Decreto 2609-2012

Reglamenta el ttulo V de la Ley 594 de 2000, parcialmente 58 y 59 de la Ley 1473 de 2011

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Agenda

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Propsito Antecedentes Gestin de documentos Programa de gestin documental Sistema de gestin documental Gestin de Documentos Electrnicos de Archivo Articulacin Organismos & Entidades Plan de Gestin Documental

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Propsitos
Contribuir a la eficiencia y la transparencia de la administracin
pblica Beneficios de los avances tecnolgicos Aplicacin de las TIC en este campo de la funcin archivstica Enfatiza en la responsabilidad de las entidades pblicas Gestin de los documentos pblicos, fsicos y electrnicos Elaborar el Programa de Gestin Documental Normalizacin de los Procesos Tcnicos

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Antecedentes (Ley 80, 1989)

1995 1999 2000 2001

2002

2003

2005

2009-11

2012
Ley 1564 (CGP) Ley 1581 (PD) Decreto 019 (AT) Decreto 2364 (RFE) Decreto 2482 (MIPG) Decreto 2578 (SNA) Decreto 2609 (PGD) Directiva Presidencial 004 Circular externa 002 Circular externa 005

Decreto 2150

Ley 527

Ley 594 Decreto 1747

Acuerdo 060

Ley 734 Acuerdo 039 Acuerdo 042

Ley 794

Ley 962

Ley 1341 Ley 1437

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Gestin de Documentos
mbito e aplicacin: Administracin publica Nacional Departamental Distrito Municipal Entidades territoriales

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Gestin de Documentos
Tipos de Informacin Documentos & Archivos: Fsicos Electrnicos Arquitectura, sistemas & Preservacin Trabajo colaborativo Administracin de documentos Mensajera electrnica Administracin de contenidos Cloud Medios de almacenamiento

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Gestin de Documentos
Responsables: Empleados pblicos y contratistas Principios de la Gestin Documental Eficiencia Eficacia Economa Componentes Marco Conceptual Estndares Metodologa Gestin informacin Articulacin: TICS + Archivo + Planeacin + Productores

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Gestin de Informacin
1. 2. 3. 4. 5. 6.

Acceso / uso Captura / administracin Colaboracin / Entrega Seguridad / Preservacin Arquitectura / Sistemas Plan / Implementacin

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Acceso y uso
Sistemas de busqueda Inteligencia de negocios Administracin de datos
abiertos Anlisis de contenidos / contexto

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Captura & Administracin

Captura de informacin Administracin de
procesos de negocio Administracin Conocimiento Administracin de emails Administracin de contenidos

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Colaboracin & Entrega

Entornos colaborativos (Roles) Social Media (Valor, integracin, polticas) Informacin & Entorno laboral Mensajera instantnea (Almacenamiento y reenvo) Teletrabajo (Seguridad, procedimientos, soporte -GD-) Colaboracin sincrnica ( Conexin y acceso )

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Seguridad & Preservacin

Seguridad Administracin de registros Privacidad de datos Administracin de derechos
digitales Archivamiento Descubrimiento Electrnico (Mapping data)

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Arquitectura & sistemas

Arquitectura de informacin Arquitectura tcnica Computacin en nube Aplicaciones mviles Sitios web & portales

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Planeacin e implantacin

Planeacin estratgica Taxonoma corporativa Metodologa de gestin de proyectos Definicin de requisitos Diseo de soluciones Gestin del cambio

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Componentes gestin de documentos

Creacin Identificacin, formato, caractersticas Mantenimiento Requisitos: Tcnicos, estructurales y relacionales Difusin: Acceso, recuperacin, clasificacin y visualizacin. Administracin: Funcionales: Usuarios, roles, clasificacin, retencin, bsquedas, exportacin No funcionales: Privacidad, Usabilidad, Accesibilidad

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Procesos de la gestin Documental

Se gestionarn siguiendo el modelo de Archivo Total, esto es, que su gestin afectar el ciclo de vida de los documentos, independiente de su soporte:

Marco legal y normativo Polticas Roles y responsabilidades Procesos y procedimientos Instrumentos archivsticos Tecnologa

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Instrumentos
CCD TRD PGD Plan Institucional de Archivos de la Entidad Inventario Documental Modelo de requisitos Mapas de procesos Tablas control acceso

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Ttulo

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Estandares Sistemas Gestin Documentos

Normas de Sistemas de Gestin de Documentos Marco de Poltica de Gestin Documental Normas Tcnicas Implementacin de Procesos Gestin Documental
ISO 15489 Gestin de Documentos Generalidades Directrices - 2 ISO 23081 Metadatos Principios -1 Elementos de Implementacin y Conceptuales Elementos - 2 de Mtodo de Evaluacin - 3 ISO TR 26122 Anlisis de Procesos de Trabajo

Fundamentos y Terminologa

ISO 30300 Fundamentos y Vocabulario ISO 30301 Requisitos ISO 30303 Requisitos para Auditores y Certificadores ISO 30302 Gua de Implementacin ISO 30304 Gua de Evaluacin

Requisitos

Directrices

ISO TR 13028 Directrices para Digitalizacin

ISO 13008 Proceso de Migracin y Conversin de Documentos

ISO 16175 Requisitos para Documentos Electrnicos -1 2 3

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Articulacin organismos & entidades

Responsabilidad de otras entidades: Formulacin. Implementacin y evaluacin programa gestin documentos. Ministerios Superintendencias El AGN coordinara con otras entidades normatividad que en materia de gestin documental deba expedirse Ministerios Superintendencias

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Programa de Gestin Documental

Aspectos generales Alcance (Plan Estratgico Institucional & Plan de Accin Anual) Audiencia Requerimientos: Normativos, Econmicos, Administrativos, Tecnolgicos Fases de implementacin (Objetivos, metas, recursos) Programas especficos Armonizacin MECI+SGC Anexos Diagnostico Cronograma Presupuestos

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Modelo Ruta de Implementacin

Estratega Organizacional Equipo Eficiencia Plan Proyecto (P) Polticas y Articulacin (H) Verificar y Mejorar Plan (VA) Lder (Directivo) Definir: Metas (Alcance), Gestin Doc (Funcional) Actividades (Plan), Planeacin Indicadores (Calidad), (Organizacional) Cronograma (Tiempo) y Sistemas (TIC) Recursos (Costos) Investigacin Preliminar Contexto Admin y Legal Anlisis DOFA Buenas Prcticas Anlisis de Actividades de la Organizacin Evaluacin: Procesos y Procedimientos Clasificacin Documental Flujos Documentales Formulacin Poltica Evaluacin Continua: Metas, Insittucional - PGD Actividades y Recursos Articulacin con Sistemas Acciones de Mejora al Plan de Gestin y Planes Divulgacin de Resultados Estratgicos Identificacin de Estrategas Revisin Post Implementacin Evaluacin de Cumplimiento de Requisitos Evaluacin de Desempeo
Implementacin

Estratega Funcional

Identificacin de Requisitos

Requisitos Legales/Tcnicos Evaluacin de Riesgos de la Informacin

Modelo de Operacin Requisitos Funcionales Polticas: Admin y Preservacin Procedimientos Crticos

Diseo del Sistema de Gestin de Documentos

Estratega Tecnolgica

Evaluacin de Sistemas Existentes

Inventario de Sistemas de Informacin Anlisis Cumplimiento Requisitos SI Evaluacin de Polticas de Seguridad de la Informacin Requisitos de Integracin

Diseo Procedimientos Electrnicos Diseo Arquitectura de Informacin Planes: Implementacin, Integracin, Capacitacin, Gestin del Cambio.

Polticas y Procedimientos Documentados Material de Formacin Sistemas Implementados Integracin Sistemas de Gestin

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Gracias por su atencin

Jhon A. Gonzalez F. AGN - Subdirector Tecnologas de Informacin y Documento Electrnico Bogota, Marzo de 2013 contacto@archivogeneral.gov.co www.archivogeneral.gov.co www.preservandoparaelfuturo.org

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