MP 12 01 02

Cdigo:
Versin:
Manual de Procedimientos
Fecha de Emisin: Ttulo:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
1 de 48
Agosto 2012
Elaborado por: Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional -rea de Calidad y Mejoramiento-
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Revisado por: Aprobado por:
Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento
Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
TABLA DE CONTENIDO 1. 2. 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 3.6. 3.7. 3.8. 3.9. OBJETIVOS ............................................................................................................. 6 ALCANCE ................................................................................................................ 6 DEFINICIONES ........................................................................................................ 6 Actividades de Control .......................................................................................... 6 Actualizacin de un Documento Normativo .......................................................... 7 Aprobacin............................................................................................................ 7 Borrador Inicial del Manual ................................................................................... 7 Cambio de Forma ................................................................................................. 7 Caracterizacin de Procesos ................................................................................ 8 Caracterizacin de Usuarios ................................................................................. 8 Controles .............................................................................................................. 8 Copia Controlada .................................................................................................. 8
3.10. Copia No Controlada ............................................................................................ 8 3.11. Correccin ............................................................................................................ 9 3.12. Diagrama de Flujo................................................................................................. 9
DEFINITIVA
La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
2 de 48
Agosto 2012
3.13. Documento ........................................................................................................... 9 3.14. Documento Externo .............................................................................................. 9 3.15. Documento Normativo ........................................................................................ 10 3.16. Documento Obsoleto .......................................................................................... 10 3.17. Documento Vigente ............................................................................................ 10 3.18. Especificacin ..................................................................................................... 10 3.19. Especificacin Tcnica ....................................................................................... 10 3.20. Estandarizacin .................................................................................................. 10 3.21. Formato .............................................................................................................. 11 3.22. Identificacin ....................................................................................................... 11 3.23. Instructivo de Procedimiento ............................................................................... 11 3.24. Instructivo de Trabajo ......................................................................................... 11 3.25. Manual de Calidad y de Operaciones ................................................................. 11 3.26. Manual de Operaciones ...................................................................................... 12 3.27. Manual de Procedimientos ................................................................................. 12 3.28. Normograma ....................................................................................................... 12 3.29. Perodo / Fecha de Vigencia ............................................................................... 12
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
3 de 48
Agosto 2012
3.30. Plan de Calidad .................................................................................................. 12 3.31. Procedimiento ..................................................................................................... 12 3.32. Proceso............................................................................................................... 12 3.33. Proceso de Estandarizacin ............................................................................... 13 3.34. Protocolos, Guas ............................................................................................... 13 3.35. Registro .............................................................................................................. 13 3.36. Registros Tcnicos ............................................................................................. 13 3.37. Requisito ............................................................................................................. 14 3.38. Responsabilidad de Aplicacin ........................................................................... 14 3.39. Revisin .............................................................................................................. 14 3.40. Sistema de Gestin............................................................................................. 14 3.41. Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades .............................................. 14 3.42. Sistema de Gestin Integral de la Calidad para la Universidad del Valle ........... 14 4. 4.1. 4.2. POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES ....................................................... 15 Estructura Documental ....................................................................................... 15 Estructura de la Normatividad para Normogramas, Manuales de Procedimientos
e Instructivos de Procedimientos ................................................................................... 16
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
4 de 48
Agosto 2012 4.3. 4 4.4.
Solicitud para Elaborar, Actualizar o Dar de Baja los Documentos del Nivel 2, 3 y ............................................................................................................................ 17 Elaboracin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 .............................................. 18
4.4.1. Generalidades para Manuales de Procedimientos ............................................. 18 4.4.2. Generalidades para Instructivos de Procedimientos ........................................... 19 4.5. 4.6. Actualizacin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 ............................................ 19 Encabezado del Documento (Manual de Procedimientos e Instructivo de
Procedimientos)............................................................................................................. 20 4.7. 4.8. 4.9. Identificacin de los Documentos del Sistema de Gestin de Calidad ............... 23 Elaboracin del Diagrama de Flujo ..................................................................... 26 Revisin y Consenso de Documentos del Nivel 2, 3 y 4 ..................................... 28
4.10. Estados de la Documentacin ............................................................................ 28 4.11. Control de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 .................................................... 29 4.11.1. Edicin y Aprobacin ................................................................................... 29 4.11.2. Cambios ...................................................................................................... 30 4.11.3. Control de Documentos Obsoletos .............................................................. 31 4.12. Distribucin y Difusin ........................................................................................ 31 4.13. Control de los Documentos de Origen Externo ................................................... 32 4.14. Contenido de los Manuales e Instructivos de Procedimientos ............................ 33
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
5 de 48
Agosto 2012
4.15. Elaboracin, Edicin y Control de Formatos ....................................................... 34 4.15.1. 4.15.2. 4.15.3. 4.15.4. 4.15.5. 4.15.6. 4.15.7. 4.15.8. 4.15.9. 5. 5.1. 5.2. 6. 6.1. 6.2. 6.3. 7. 8. 9. 10. Elaboracin .................................................................................................. 34 Codificacin de los Formatos....................................................................... 34 Versin del Formato .................................................................................... 37 Publicacin y Divulgacin ............................................................................ 38 Control ......................................................................................................... 38 Actualizacin................................................................................................ 39 Legibilidad y Proteccin de Archivos ........................................................... 39 Almacenamiento y Disposicin .................................................................... 39 Recuperacin, Retencin y Disposicin Final .............................................. 39
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL ...................................................................... 40 Elaboracin y Aprobacin de Manuales de Procedimientos y de Operacin ...... 40 Administracin de Registros .............................................................................. 41 PROCEDIMIENTOS ............................................................................................... 42 Elaboracin o Modificacin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4. ..................... 42 Administracin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 ........................................ 44 Administracin de Formatos y Registros ........................................................... 44 PROCESOS RELACIONADOS ............................................................................. 46 FORMATOS ........................................................................................................... 46 DOCUMENTOS EXTERNOS ................................................................................. 47 ANEXOS ............................................................................................................. 47
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
6 de 48
Agosto 2012 1. OBJETIVOS
Asegurar que los documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad de la Universidad del Valle se preparan, revisan, aprueban, publican, distribuyen, conservan y administran de acuerdo a lo especificado en este Manual. Definir la identificacin mediante cdigo de los formatos del Sistema de Gestin y su procedimiento de elaboracin y aprobacin. Establecer y especificar de forma detallada una gua y estructura metodolgica para llevar a cabo la identificacin y descripcin de procedimientos e instructivos de la Institucin. Establecer las disposiciones para el control de los registros del Sistema de Gestin Integral de Calidad, con objeto de garantizar que sean identificados, almacenados y retenidos bajo condiciones que garanticen su proteccin. Referenciar los controles necesarios para el almacenamiento, la proteccin, la recuperacin, el tiempo de retencin y la disposicin de los registros.
2. ALCANCE Involucra a todos los procesos del Sistema de Gestin Integral de la Calidad y aplica para la administracin y control de la documentacin del sistema. Comprende desde la solicitud para la elaboracin o actualizacin de los documentos, hasta su distribucin y control; e igualmente el control de los registros desde su recopilacin hasta la disposicin final.
3. DEFINICIONES 3.1. Actividades de Control Componente del Modelo Estndar de Control Interno -MECI-, Constituye el conjunto de elementos que al articularse e interrelacionarse, garantizan el control a la ejecucin de la funcin, planes y programas de la entidad pblica, haciendo efectivas las acciones necesarias al manejo de riesgos y orientando la operacin hacia la consecucin de sus resultados, metas y objetivos.
DEFINITIVA La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
7 de 48
Agosto 2012
Las Actividades de Control constituyen el componente que permite ejercer control sobre toda la operacin de la entidad pblica, ocurre en todos los procesos, interviene todas las funciones y compromete todos los niveles de responsabilidad. Integran los lineamientos estratgicos con las directrices y guas de accin que deben cumplirse en la operacin; define los procedimientos que permiten hacer efectivas las acciones, actividades y tareas; controla en tiempo real el cumplimiento de metas y la obtencin de resultados, diseando instrumentos y mecanismos que hacen que la entidad cumpla con sus objetivos, infiriendo por lo tanto la generacin de los siguientes elementos: Polticas de Operacin Manual de Operacin Manual de Procedimientos Controles Indicadores
3.2. Actualizacin de un Documento Normativo Introduccin de los cambios que se consideren necesarios en cuanto al fondo y forma de un documento normativo. 3.3. Aprobacin Autorizacin para la aplicacin Institucional procedimientos, diagrama de flujo, formato).
de
un
documento
(manual
de
3.4. Borrador Inicial del Manual Se refiere al borrador del manual de procedimientos que elabora el responsable de los procedimientos con el apoyo del facilitador del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional. Los documentos preliminares de los manuales, as como las versiones en borrador, se deben manejar a travs de la red va correo interno. Una vez que el manual haya sido ajustado y aprobado, se debe publicar en la web. 3.5. Cambio de Forma Son aquellos cambios en los Manuales que no son generados por cambios en reglamentaciones, procesos o servicios. Por ejemplo: redaccin, correccin de una referencia, etc.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
8 de 48
Agosto 2012
3.6. Caracterizacin de Procesos Documento que describe los proveedores, entradas, acciones, salidas, actores que reciben los productos y/o servicios, indicadores, recursos y requisitos de los procesos de la Institucin. 3.7. Caracterizacin de Usuarios Documento donde se realiza la descripcin de las caractersticas especiales de cada servicio y de grupos de usuarios que comparten caractersticas similares en los subprocesos. 3.8. Controles Conjunto de acciones o mecanismos definidos para prevenir o reducir el impacto de los eventos que ponen en riesgo la adecuada ejecucin de los procesos, requeridos para el logro de los objetivos de la Institucin. Las acciones de control deben ser conducentes a reducir los riesgos; stos deben ser suficientes, comprensibles, eficaces, econmicos y oportunos. 3.9. Copia Controlada Caracterstica del documento que exige que este deba ser actualizado al usuario cada vez que se presente una nueva versin del mismo, siendo necesario para ello, la destruccin del documento desactualizado o la identificacin especial en caso de conservacin del documento obsoleto. El rea Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional tiene la responsabilidad sobre el cambio de versin del documento. El rea Calidad y Mejoramiento, ha establecido que se considerarn como copias controladas, las versiones de los documentos publicados en pgina web.
Nota: Las versiones controladas de los documentos publicados en la pgina web de procesos no tendrn las firmas, sin embargo se garantiza su plena consistencia con la versin digital firmada en seal de revisin y aprobacin.
3.10. Copia No Controlada Son Copias no Controladas los documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad que no tengan el rtulo Copia controlada, las copias de los documentos que no tengan las firmas de las personas que los elaboraron, revisaron y aprobaron o los documentos que son copiados desde la web (impresos, descargados o almacenados en medio magnticos).
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
9 de 48
Agosto 2012
Las Copias no Controladas nicamente se pueden utilizar con el propsito de dar a conocer informacin general relacionada con la actividad que describe el documento. En ningn caso una Copia No Controlada puede ser utilizada como referencia para realizar una actividad. 3.11. Correccin Eliminacin de errores de impresin, lingsticos y errores semejantes, en el texto publicado de un documento normativo. Los documentos aprobados se deben publicar en la Web una vez estn libres de errores ortogrficos, forma o contenido. 3.12. Diagrama de Flujo Mtodo para describir grficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilizacin de smbolos, lneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso. 3.13. Documento Informacin y su medio de soporte.
EJEMPLO Registro, especificacin, procedimiento documentado, dibujo, informe, norma. NOTA 1 El medio de soporte puede ser papel, magntico, ptico o electrnico, muestra patrn o una combinacin de estos. NOTA 2 Con frecuencia, un conjunto de documentos, por ejemplo especificaciones y registros, se denominan "documentacin". NOTA 3 Los registros son un tipo especial de documento y su control es especfico
3.14. Documento Externo Documento que tiene relacin con el Sistema de Gestin Integral (GICUV), el cual proviene de entidades o personas externas a la Universidad. Pueden ser: Publicaciones, Catlogos, Normas Tcnicas etc. La Normatividad Externa est incluida en el Normograma de cada Subproceso. Los documentos de origen externo conservarn la identificacin que poseen, establecida por la entidad emisora.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
10 de 48
Agosto 2012
3.15. Documento Normativo Documento que entrega directrices, condiciones o polticas que deben cumplir los procesos. 3.16. Documento Obsoleto Son los documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad que en algn momento fueron Documentos Vigentes y que dada la nueva versin de un documento, pasaron a ser Obsoletos. Se ha establecido que los documentos que se vuelven obsoletos, debern rotularse con la palabra Documento Obsoleto. 3.17. Documento Vigente Documentos que han seguido todo el proceso de documentacin, (elaboracin, revisin y aprobacin). Estos documentos solo pueden ser modificados a travs del cumplimiento del procedimiento de actualizacin. 3.18. Especificacin Documento que establece requisitos.
NOTA Una especificacin puede estar relacionada con actividades (por ejemplo: un procedimiento documentado, una especificacin de proceso y una especificacin de ensayo / prueba), o con productos y/o servicios (por ejemplo, una especificacin de producto y/o servicio, una especificacin de desempeo, un plano o una especificacin de un servicio derivada de una reglamentacin).
3.19. Especificacin Tcnica Documento que describe los requisitos tcnicos que debe cumplir un producto, un proceso o un servicio.
NOTA 1 Conviene que una especificacin tcnica indique, siempre que sea pertinente, el procedimiento por medio del cual se puede determinar si se cumplen los requisitos. NOTA 2 Una especificacin tcnica puede ser una norma, una parte de una norma o puede ser independiente de una norma.
3.20. Estandarizacin Actividad que establece, con relacin a problemas reales o potenciales, soluciones para aplicaciones repetitivas y comunes, con el objeto de lograr un grado ptimo de orden en un contexto dado.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
11 de 48
Agosto 2012
3.21. Formato Documento que define la informacin que debe contener un registro y utilizado para registrar los datos requeridos por el Sistema de Gestin Integral de la Calidad. Los formatos se clasifican en: Plantilla: tipo de formato que se utiliza para crear nuevos documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad. Formato de Trabajo: tipo de formato que es modificable en cuanto al tamao de sus campos, celdas o espacios diligenciables. Formulario: tipo de formato con espacios (campos) en donde se pueden escribir o seleccionar opciones. No es modificable y cada campo tiene un objetivo.
NOTA Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan datos.
3.22. Identificacin Es el mtodo que permite reconocer los documentos y registros del Sistema de Gestin Integral de Calidad (GICUV) y reconocer con qu proceso del sistema se relacionan. 3.23. Instructivo de Procedimiento Documento derivado de un manual de procedimientos, contiene su misma estructura y lo rige el manual del cual hace referencia. En ste se documenta aspectos de orden especfico para la dependencia que lo aplica. Presenta el mismo contenido, homologado a la Seccional, Sede Regional, Facultad o Instituto Acadmico que documenta el proceso o actividades que se est normalizando. 3.24. Instructivo de Trabajo Describe las tareas especficas dentro de un procedimiento y las condiciones que se tienen que seguir para conseguir un fin. Ejemplo: Actividades especficas en la utilizacin de algn equipo. Tambin denominados Instrucciones de Trabajo; corresponden a descripciones detalladas de cmo realizar y registrar las tareas. 3.25. Manual de Calidad y de Operaciones Documento que especifica la forma como la Universidad del Valle, da cumplimiento a los requisitos del Sistema de Gestin Integral de Calidad de la Universidad del Valle (GICUV) en MECI y NTCGP 1000 versiones vigentes.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
12 de 48
Agosto 2012
3.26. Manual de Operaciones Documento que establece polticas de operacin para la correcta administracin de procedimientos, contiene toda la informacin de cmo operan los procedimientos del manual, se diferencia del manual de procedimientos porque en ste se agrupan los aspectos normativos y los aspectos procedimentales. Se aprueba por resolucin de orden directivo (Consejo Superior, Rector, entre otros). 3.27. Manual de Procedimientos Documento generado dentro del proceso de estandarizacin de una Institucin que presenta la mejor forma de realizar procedimientos o actividades y que se obtiene a travs del consenso entre los responsables del mismo. En el caso de que las Dependencias opten por procesos de certificacin independientes o que deseen profundizar en un procedimiento que la Universidad ya tenga documentado, deben elaborar Instructivos de Procedimientos en vez de Manuales de Procedimientos y hacer referencia al manual principal. Ser responsabilidad de cada una de estas dependencias su elaboracin, revisin y control. 3.28. Normograma Documento en el cual se registran los requisitos legales que debe cumplir un proceso. 3.29. Perodo / Fecha de Vigencia Perodo durante el cual un documento normativo est actualizado o vigente, y que va desde la fecha de su entrada en vigor tras una decisin del responsable del documento, hasta que se retira o se reemplaza por decisin de este mismo. 3.30. Plan de Calidad Documento que especifica qu procedimientos y recursos asociados deben aplicarse, quin debe aplicarlos y cundo deben aplicarse a un proyecto, producto, proceso o contrato especfico. 3.31. Procedimiento Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso. 3.32. Proceso Conjunto de actividades relacionadas mutuamente o que interactan para generar valor y las cuales transforman elementos de entrada en resultados. Define el qu se hace al interior de la Universidad para cumplir con los requerimientos de los actores o usuarios.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
13 de 48
Agosto 2012
NOTA 1 Los elementos de entrada para un proceso son, generalmente, salidas de otros procesos. NOTA 2 Los procesos de una entidad son, generalmente, planificados y puestos en prctica bajo condiciones controladas, para generar valor. NOTA 3 Un proceso en el cual la conformidad del producto o servicio resultante no pueda ser fcil o econmicamente verificada, se denomina habitualmente proceso especial. NOTA 4 Cada entidad define los tipos de procesos con los que cuenta, tpicamente pueden existir, segn sea aplicable, los siguientes: - Procesos estratgicos: Incluyen procesos relativos al establecimiento de polticas y estrategias, fijacin de objetivos, provisin de comunicacin, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y revisiones por la direccin. - Procesos misionales (o de realizacin del producto o de la prestacin del servicio): Incluyen todos los procesos que proporcionan el resultado previsto por la entidad en el cumplimiento de su objeto social o razn de ser. - Procesos de apoyo: Incluyen todos aquellos procesos para la provisin de los recursos que son necesarios en los procesos estratgicos, misionales y de medicin, anlisis y mejora. - Procesos de evaluacin: Incluyen aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el anlisis del desempeo y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluyen procesos de medicin, seguimiento y auditora interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratgicos, de apoyo y los misionales.
3.33. Proceso de Estandarizacin Proceso permanente y dinmico que consiste en la elaboracin y aplicacin de manuales con el propsito de mejorar la calidad y obtener una economa ptima en una actividad especfica para beneficio de la Institucin y con la cooperacin de todos los interesados. 3.34. Protocolos, Guas Documentos de trabajo detallados que describen de forma escrita o grfica el paso a paso de una actividad. 3.35. Registro Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades ejecutadas. 3.36. Registros Tcnicos Acumulacin de datos e informacin resultante de la realizacin de los ensayos y/o calibraciones y que indican si se alcanzan la calidad o los parmetros especificados de
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
14 de 48
Agosto 2012
los procesos. Pueden ser formularios, contratos, hojas de trabajo, manuales de trabajo, hojas de verificacin, notas de trabajo, grficos de control, informes de ensayo y certificados de calibracin externos e internos, notas, publicaciones y retroalimentacin de los clientes. 3.37. Requisito Disposicin que indica criterios que se deben cumplir. 3.38. Responsabilidad de Aplicacin Autoridad responsable de la aplicacin de los reglamentos establecidos en el Manual. 3.39. Revisin Verificacin de un documento normativo para determinar si se aprueba, se cambia o se anula. 3.40. Sistema de Gestin Sistema para establecer la poltica y los objetivos y para lograr dichos objetivos.
NOTA Un sistema de gestin de una organizacin podra incluir diferentes sistemas de gestin, tales como un Sistema de Gestin Integral de la Calidad, un sistema de gestin financiera o un sistema de gestin ambiental.
3.41. Sistema de Gestin de la Calidad para Entidades Herramienta de gestin sistemtica y transparente que permite dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades. Est enmarcado en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades. 3.42. Sistema de Gestin Integral de la Calidad para la Universidad del Valle El Sistema de Gestin Integral de Calidad GICUV es la forma como la Universidad ha articulado los elementos de compromiso Institucional, con el reconocimiento de Alta Calidad otorgado por el Ministerio de Educacin. El GICUV integra los componentes y elementos del MECI, (Modelo Estndar de Control Interno) las polticas y directrices del SISTEDA (Sistema de Desarrollo Administrativo) y los requisitos -debes- de la NTCGP 1000 (Norma Tcnica de Calidad para la Gestin Pblica) y las hace compatibles con los factores y caractersticas del proceso de Autoevaluacin Institucional.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
15 de 48
Agosto 2012
4.
POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES
4.1. Estructura Documental La estructura de la documentacin del Sistema de Gestin Integral de la Calidad est definida por la siguiente pirmide documental:
Figura 1. Estructura Documental
Segn la Estructura Documental definida en la figura 1, los documentos que tendr cada nivel sern los siguientes: Nivel 1. Manual de Calidad y de Operaciones. Documentos Generales: Visin, Misin, Estructura Orgnica, Plan Estratgico de Desarrollo, Plan de Accin, Plan de Inversin, Manual de Competencias, Manual de
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
16 de 48
Agosto 2012
Funciones, Poltica de Calidad, Objetivos de Calidad, Ethos Universitario, MITIGAR, PQRS y Mapa de Procesos. Estos documentos sern aprobados por Acuerdos o Resoluciones del Consejo Superior, Consejo Acadmico o Rector dependiendo del caso y sern regidos por las disposiciones del Manual de Acuerdos y Resoluciones. Nivel 2. Caracterizaciones: Normograma, Plan de Calidad, Caracterizacin de Subproceso, Caracterizacin de Usuario, Caracterizaciones Indicadores, Diagrama de Flujo del Subproceso y las Posibles Dificultades en el Desarrollo de los Procesos. Nivel 3. Manual de Operaciones y Manual de Procedimientos. Nivel 4. Instructivos de Procedimientos, Instructivos de Trabajo. Nivel 5. Formatos y Registros. Nivel 6 Guas, Fichas Tcnicas, Protocolos e Instrucciones.
La custodia de los documentos institucionales del Sistema es responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional y la responsabilidad por la administracin y control es del responsable en donde se origina el documento.
4.2. Estructura de la Normatividad para Normogramas, Procedimientos e Instructivos de Procedimientos
Manuales
de
El listado de polticas que deben ser ejecutadas para llevar a cabo un proceso o procedimiento, debe seguir el orden establecido en la siguiente pirmide normativa:
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
17 de 48
Agosto 2012
Figura 2. Estructura de la Normatividad Cuando exista ms de una norma del mismo tipo, el listado de dichas normas debe colocarse en orden cronolgico (menor a mayor).
4.3. Solicitud para Elaborar, Actualizar o Dar de Baja los Documentos del Nivel 2, 3y4 El rea de Calidad y Mejoramiento revisar la propuesta del documento elaborado o de los cambios realizados para su oficializacin. En el caso de la dada de baja de algn documento, el rea de Calidad y Mejoramiento estudiar la solicitud y segn la conveniencia se proceder a dar de baja al documento solicitado, posteriormente se actualizar el Listado Maestro de Documentos.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
18 de 48
Agosto 2012
4.4.
Elaboracin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4
Para la elaboracin de los documentos de los niveles 2, 3 y 4 se debe utilizar los formatos establecidos. Ver numeral 8 del presente documento. La redaccin de los documentos se debe realizar en tiempo presente y en tercera persona. Se deben incluir las explicaciones estrictamente necesarias buscando brevedad en el contenido del documento. Se deben evitar trminos en idiomas extranjeros, si se trata de palabras especializadas o tcnicas debe definirse su expresin fornea en el numeral referente a las definiciones de la plantilla del documento. Todos los documentos tienen como destino final un usuario, de manera que la redaccin debe ser de fcil comprensin a todo nivel, debe hacerse en un lenguaje sencillo, breve, claro, preciso y sin enmendaduras. Las versiones de los documentos se actualizarn cada vez que surjan cambios en los mismos.
4.4.1. Generalidades para Manuales de Procedimientos La documentacin de procedimientos y su posterior consolidacin en los Manuales de Procedimientos o de Operacin debe obedecer a la normatividad de la Universidad o de Ley, por cuanto la Universidad no puede documentar un mtodo de operacin que no est reglamentado. Los procedimientos documentados en los Manuales de Procedimientos obedecen a los procesos transversales incluidos en el Mapa de Procesos, los cuales sern consolidados en el Listado Maestro de Documentos. Un Manual de Procedimientos no podr incluir procedimientos documentados en otros Manuales de Procedimientos. Para esto, el rea de Calidad y Mejoramiento ser la dependencia encargada de la edicin final de los manuales. Los procedimientos deben presentarse en el formato Manual de Procedimientos F04-MP-12-01-02 y para aquellos que se encuentran en etapa de borrador, se les debe colocar esta nota que indique que el manual est en proceso de revisin.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
19 de 48
Agosto 2012
Los formatos que se anexan a los manuales, deben llevar su respectivo instructivo de diligenciamiento, para aquellos casos en los que se genere algn tipo de confusin. 4.4.2. Generalidades para Instructivos de Procedimientos Los Instructivos de Procedimientos se elaboran por la Unidad Acadmica, Administrativa, Seccional o Sede Regional que requieran adaptar los Manuales de Procedimientos Institucionales a sus mtodos de operacin o requieran de mayor especificidad a la hora de aplicarlo. Este tipo de documentos deben ser elaborados por las Unidades, Seccionales o Sedes Regionales que estn analizando sus procedimientos, implementando Sistemas de Gestin de Calidad Propios y basndose en los Manuales Institucionales ya existentes. En el caso que no exista un procedimiento institucional, la Unidad debe comunicarse con el responsable del proceso o subproceso o con el rea de Calidad y Mejoramiento, informar sobre la inexistencia de un procedimiento institucional para desarrollar una actividad, antes de proceder a documentarlo en su unidad. La elaboracin y actualizacin de los instructivos de procedimientos es responsabilidad de quien administra la documentacin del Sistema de Gestin de Calidad al cual pertenece el instructivo. Para la elaboracin de los Instructivos de Procedimiento el funcionario encargado debe seguir el procedimiento de elaboracin de documentos contemplado en el presente manual en el captulo 6.1.
4.5. Actualizacin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 Cada responsable del documento deber estar atento a cualquier cambio en la normatividad, paso o mejora en el trmite del mismo. Slo se actualizarn o cambiar de versin de los documentos cuando hayan cambios de fondo o contenido. En el momento que se presente cambios en los documentos se deber establecer la mejor forma de realizarlo y escribir los cambios o ajustes sobre una copia no controlada de la versin del documento; as mismo deber realizar acuerdo entre las reas o usuarios afectados por los cambios planteados.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
20 de 48
Agosto 2012
Una vez tenga claro el cmo desarrollar esta nueva versin del documento deber enviar propuesta al rea de Calidad y Mejoramiento para realizar la correccin de la versin del documento y editar as la una nueva versin del mismo. El rea de Calidad y Mejoramiento se encargar de la edicin final de los documentos, de actualizar el Listado Maestro de Documentos, y de publicar el manual actualizado en la pgina. La socializacin y divulgacin a las dependencias o usuarios afectados ser realizada por el responsable del subproceso o del documento para lo cual debern elaborar circulares, boletines y realizar charlas o reuniones sobre el tema. De esta socializacin se debern dejar los registros correspondientes. Cuando se modifique, se actualice o se anule un Instructivo de Procedimiento, para evitar que se utilicen documentos obsoletos, la unidad acadmica - administrativa ser la responsable de custodiar todas las versiones anteriores.
4.6.
Encabezado del Documento (Manual de Procedimientos e Instructivo de Procedimientos)
Figura 3. Encabezado Manual de Procedimientos 1 pgina
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
21 de 48
Agosto 2012
Figura 4. Encabezado Instructivo de Procedimientos 1 pgina El encabezado del documento incluye lo siguiente: Logo de la Entidad: Debe ubicarse al lado superior izquierdo de la plantilla. El logo debe colocarse en blanco y negro. Ttulo: Escribir el nombre del documento en mayscula sostenida, de forma que de una idea clara de su contenido. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Negrilla y Tamao: 12. Cdigo: Conjunto de caracteres que permiten identificar un documento relacionando al proceso al que corresponde, tipo de documento que representa y su consecutivo. La codificacin de los documentos se utiliza para facilitar su identificacin, agrupacin y control. El cdigo es asignado de acuerdo con lo establecido en el numeral 4.7 de este documento. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 12. Versin: Corresponde al nmero de versin del documento, iniciando con la versin 1.0, que corresponde a la primera emisin aprobada. Cuando el documento se modifique, se asignan nmeros enteros, en forma consecutiva, es decir, se contina con la 2.0. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 12. Pgina: Corresponde al nmero de pgina actual del documento. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 12. Fecha de Emisin: Mes y Ao de la aprobacin del documento por parte del rea de Calidad y Mejoramiento (Mes Ao). Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 12.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
22 de 48
Agosto 2012
Cdigo del Manual de Procedimientos Marco: solamente aplica para los instructivos de procedimientos, este campo corresponde al manual de procedimientos institucional al cual est ligado el instructivo. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 12. En el cuadro de elaboracin se incluye la identificacin de la oficina, rea o dependencia que elabora el documento, para los campos de revisin y aprobacin se incluye la identificacin de los funcionarios (cargo y firma), que participan en estas etapas del documento. Fuente: Arial, Estilo de Fuente: Normal y Tamao: 8. Los anteriores encabezados aplican para los siguientes documentos del Sistemas de Gestin Integral de Calidad de la Universidad del Valle GICUV: Manuales de Procedimientos e Instructivos de Procedimientos. A partir de la segunda hoja del documento lleva el mismo encabezado, excepto el cuadro de elaboracin, revisin y aprobacin, tal como se muestra a continuacin:
Figura 5. Encabezado Manual de Procedimientos 2 pgina en adelante
Figura 6. Encabezado Instructivo de Procedimientos 2 pgina en adelante Para los siguientes documentos: Normograma, Plan de Calidad, Caracterizacin de Subproceso, Caracterizacin de Usuario, Caracterizaciones Indicadores, Diagrama de Flujo del Subproceso y las Posibles Dificultades en el Desarrollo de los Procesos, el encabezado est definido en el formato establecido para cada documento.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
23 de 48
Agosto 2012 4.7.
Identificacin de los Documentos del Sistema de Gestin de Calidad
Para la identificacin de los documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad, se debe utilizar una notacin alfanumrica, la cual vara de acuerdo con el tipo de documento a codificar. Para los siguientes documentos: Manual de Procedimientos, Manual de Operacin, Instructivos de Procedimientos e Instructivos de Trabajo la notacin alfanumrica que se le asigna a cada documento se compone de: Los dos primeros caracteres corresponden al tipo de documento:
Tabla 1. Cdigos de los Documentos (a) Tipo de Documento Manual de Calidad Manual de Operacin Manual de Procedimientos Instructivos de Procedimientos Instructivos de Trabajo Caracterizacin de Usuarios Cdigo MC MO MP IP IT CU
El siguiente carcter corresponde al cdigo numrico del proceso, el cual se debe asignar de acuerdo con la siguiente tabla:
Tabla 2. Cdigos de los Subprocesos

PROCESO SUBSISTEMA ESTRATGICO 1. Planeacin Institucional 2. Comunicacin Institucional 3. Gestin del Control 12. Gestin de la Calidad SUBSISTEMA MISIONAL 4. Formacin 5. Extensin y Proyeccin Social 6. Investigacin y Generacin de Conocimiento
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
24 de 48
Agosto 2012

PROCESO
7. Desarrollo Humano y Bienestar SUBSISTEMA DE APOYO 8. Gestin de Bienes y Servicios 9. Gestin Financiera 10. Gestin del Talento Humano 11. Gestin de Recursos Tecnolgicos SUBSISTEMA DE EVALUACIN Y MEJORAMIENTO 13. Gestin del Mejoramiento
El proceso 12. Gestin de Calidad ubicado en el Subsistema Estratgico no sigue el consecutivo de los dems procesos, ya que este fue reubicado del Subsistema de Evaluacin y Mejoramiento al Subsistema Estratgico. El siguiente carcter corresponde al cdigo numrico del subproceso. El ltimo carcter corresponde al nmero consecutivo del documento asociado al subproceso. Ejemplo: Manual de Procedimientos Gestin de los Programas Acadmicos MP04-01-01 Cdigo: MP 04 01 - 01
Tipo de Documento
Proceso: Formacin Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos Consecutivo del Manual
Para los documentos, de la siguiente tabla la codificacin es igual a la descrita anteriormente, excepto que no tienen un nmero consecutivo.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
25 de 48
Agosto 2012
Tabla 3. Cdigos de los Documentos (b) Tipo de Documento Plan de Calidad Caracterizacin de Subproceso Normograma del Subproceso Caracterizacin de Indicadores (Indicadores de Gestin, Indicadores SUE y Plan de Accin) Posibles Dificultades en el Desarrollo de los Procesos Diagrama de Flujo del Subproceso Cdigo PC CS NS CI NC DF
Ejemplo: Caracterizacin de Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos CS-04-01 Cdigo: CS 04 01
Tipo de Documento
Proceso: Formacin Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos
Los Instructivos de Procedimientos debajo del Logo de la Universidad deben tener el Nombre de la Seccional, Sede Regional o Unidad Acadmica o Administrativa responsable de los procedimientos que contiene el Instructivo. En la Codificacin del Instructivo de Procedimientos, se debe colocar el cdigo de la Seccional, Sede Regional, Facultad o Instituto al cual pertenece el Instructivo, adems dicho documento debe llevar una casilla adicional con el Cdigo del Manual de Procedimientos Institucional Marco al cual pertenece el Instructivo. Los cdigos asignados para cada Unidad Acadmico Administrativa sern asignados segn las siglas definidas en el listado de correspondencia del SABS. La Codificacin del Instructivo de Procedimientos se realizar de acuerdo a la siguiente tabla:
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
26 de 48
Agosto 2012
Tabla 7. Codificacin de Instructivos de Procedimientos IP XX-XX-XX XXX Tipo de Documento Cdigo del Manual de Cdigo de la Sede Regional, (Instructivos de Procedimientos Institucional Facultad o Instituto segn el Procedimientos) Marco SABS Ejemplo: Instructivos de Procedimientos Apoyo a las Actividades Complementarias de la Investigacin Programas Acadmicos, IP-06-04-01-FACIN Cdigo: IP 060401 FACIN
Tipo de Documento Cdigo del Manual de Procedimientos Institucional Marco Cdigo de la Sede Regional, Facultad o Instituto
La identificacin de los Documentos Generales del Sistema de Gestin Integral de Calidad se realizar a travs de la Normatividad que la rige, identificando la versin en que se encuentra. Para el control de las versiones del Listado Maestro de Documentos, Listado Maestro de Formatos y Registros, Listado Maestro de Instructivos de Procedimientos se identificarn con el mes y ao de su publicacin (mes ao)
4.8. Elaboracin del Diagrama de Flujo Se deber realizar un diagrama de flujo por subproceso, teniendo en cuenta la caracterizacin y se podr hacer diagrama de flujo por procedimiento dentro de los manuales de procedimiento, si as se requiere. Algunos smbolos estndares, que se requieren con frecuencia para diagramar se muestran a continuacin:
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
27 de 48
Agosto 2012
Tabla 8. Elementos del Diagrama de Flujo

Nombre Simbologa Explicacin INICIO/FIN: Se debe emplear para identificar el inicio o final de diferentes actividades del procedimiento. En su interior, se deben escribir los trminos Inicio y fin en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal- centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. ACTIVIDAD: Se debe utilizar cada vez que ocurra un cambio en el proceso. Se debe usar para denotar toda clase de actividad. En su interior, se debe escribir la actividad en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. SERIE DE ACTIVIDADES O PROCEDIMIENTOS: Representa la ejecucin de otro procedimiento, proceso o instruccin de trabajo ya predefinida, documentada y estandarizada, la cual cuenta con un procedimiento propio, ya sea de la misma dependencia o de otra con la cual tenga interaccin. En su interior, se debe escribir la Serie de actividades en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. DECISIN: Se debe utilizar un rombo en aquel punto del proceso donde se requiere tomar una decisin. La serie de actividades siguiente vara con base en esta decisin. Las salidas de rombo se deben identificar como Si/No. En su interior, se debe formular una pregunta que genere las diferentes alternativas del procedimiento en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. DOCUMENTO FSICO: Representa los documentos internos o externos (emitidos por entidades externas) referenciados como entradas o salidas de un procedimiento. En su interior se debe escribir el nombre del documento en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. DOCUMENTO ELECTRNICO: Representa los documentos internos o externos que se encuentren en medio electrnico, en cualquier tipo de extensin. En su interior se debe escribir el nombre del documento en estilo de fuente Normal. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10 FLUJO: Se debe utilizar una flecha para denotar la direccin y el orden correspondiente a la secuencia de pasos. Conecta los diferentes smbolos y con ello se representa el recorrido de la informacin entre las diferentes actividades o dependencias.
Inicio / Fin
Actividad
Serie de Actividades
Decisin
Documento Fsico
Documento Electrnico
Flujo
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
28 de 48
Agosto 2012
Nombre Conector de Pgina Simbologa

Explicacin CONECTOR DE PAGINA: Representa el vnculo entre pginas sucesivas de un mismo flujo. En su interior se deben escribir nmeros consecutivos enteros comenzando desde el uno (1). Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. CONECTOR DE ACTIVIDADES: Indica que esa salida es la entrada a otra actividad dentro del diagrama. En su interior, se deben escribir letras consecutivas en mayscula comenzando desde la A. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10. DATOS ALMACENADOS: Representa toda la informacin almacenada. Alineacin del texto: horizontal centrar, vertical centrar. Fuente Arial tamao 10.
Conector de Actividades
Datos Almacenados
4.9. Revisin y Consenso de Documentos del Nivel 2, 3 y 4 Los documentados debern ser revisados y aprobados por todos los funcionarios con quienes se elabor y el responsable del documento (Jefe de Unidad). A partir de la firma de aprobacin del documento, el responsable del mismo, se compromete a que su ejecucin se realice como est documentado. Todos los documentos del Sistema de Gestin Integral de Calidad que sean elaborados por el responsable de un subproceso deben ser revisados por el rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional, con el fin de verificar que se cumpla con los parmetros definidos en el presente manual. El consenso de los documentos debe llevarse a cabo con el personal involucrado en su elaboracin. Primero con los responsables de los documentos, usuarios y luego por los Jefes de Unidad. La documentacin de Sistemas de Calidad particulares debe aprobarse por los responsables del sistema.
4.10. Estados de la Documentacin Para los Manuales de Operacin, Manual de Procedimientos o Instructivos de Procedimientos pasar por los siguientes estados:
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
29 de 48
Agosto 2012
Borrador: Durante su elaboracin y hasta su aprobacin por parte del responsable del subproceso o del lder del manual de procedimientos. Definitiva: Aprobacin por parte del responsable del subproceso o quien tiene la autoridad para hacerlo.
4.11. Control de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4 4.11.1. Edicin y Aprobacin
La edicin de la Documentacin del Sistema de Gestin Integral de la Calidad, es responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional. La edicin de los Instructivos de Procedimientos, Instructivos de Trabajo, Fichas Tcnica, Protocolos, Guas, Instrucciones es responsabilidad de la Unidad responsable del documento relacionado. La aprobacin de los documentos del Sistema de Gestin de Calidad debe llevarse a cabo por el Responsable del Subproceso o quien tiene la autoridad para hacerlo, en seguimiento a lo establecido en la Resolucin que adopt el Mapa de Procesos. La aprobacin de los Manuales de Procedimientos debe realizarse por el responsable directo de los procedimientos que han sido consolidados en stos. En el caso que por la transversalidad de los procedimientos varias dependencias realicen actividades relacionadas al subproceso el manual deber ser revisado y aprobado por los Jefes de las Unidades que responden por ello. La aprobacin de los Manuales de Operacin se realiza a travs de Resolucin de Rectora por ser ste un documento que define polticas y directrices. La custodia de la Documentacin del Sistema de Gestin Integral de Calidad en medio magntico, es responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional. Las versiones impresas desde la pgina web, sern copias no controladas y el rea de Calidad y Mejoramiento ser responsable de la actualizacin de las versiones en la pgina web.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
30 de 48
Agosto 2012
En el caso que se requiera una copia de un documento del Sistema de Gestin de Calidad para fines pedaggicos o informativos, el responsable del Subproceso o el rea de Calidad y Mejoramiento entregar una copia con el distintivo de Copia no Controlada. Los instructivos de procedimientos deben ser aprobados por la autoridad directa de la Unidad Acadmica o Administrativa, Seccional o Sede Regional. El Control de los instructivos de procedimientos lo realiza la Unidad responsable mediante el seguimiento a un Listado Maestro de Procedimientos el cual debe actualizarse cada que se cree, modifique o elimine un Instructivo de Procedimientos. Cada que hayan modificaciones a este listado debe enviarse copia al rea de calidad y Mejoramiento para su seguimiento. Es responsabilidad de la unidad acadmica - administrativa el control, la disponibilidad de los instructivos de procedimientos de las versiones vigentes y de las copias que utilizan durante la ejecucin de las tareas.
4.11.2.
Cambios
En el momento de que se presenten cambios en los documentos el responsable del subproceso o la autoridad pertinente debe realizar los ajustes con el apoyo del rea de Calidad y Mejoramiento, de ser necesario. Los cambios presentados en los documentos deben ser revisados y aprobados por los mismos cargos responsables de las aprobaciones originales o de aquellas personas involucradas en stos. Para los Manuales de Procedimiento e Instructivos de Procedimiento una vez realizados los cambios, se registran en la tabla Control de Cambios, al final del Manual de Procedimientos, antes de los Anexos. Para los documentos del nivel 2, la identificacin de cambios se realizar una vez el documento haya sido aprobado, mediante el diligenciamiento de la ficha control de cambios.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
31 de 48
Agosto 2012
En la Documentacin del Sistema de Gestin Integral de Calidad se conservar la versin anterior, como documento obsoleto. Cuando hayan cambios en el Listado Maestro de Instructivos de Procedimientos, se debe enviar una copia al rea de Calidad y Mejoramiento quien consolidar el estado en que se encuentra la documentacin en cada Sistema de Gestin de Calidad, Unidad Acadmica o Administrativa. Control de Documentos Obsoletos
4.11.3.
Cuando se modifique, se actualice o se anule un documento del Sistema de Gestin Integral de Calidad, para evitar que se utilicen documentos obsoletos, el rea de Calidad y Mejoramiento ser el responsable de custodiar todas las versiones anteriores en medio magntico. El control de los documentos obsoletos externos ser responsabilidad de cada responsable de los procesos, dicho responsable deber consultar las versiones actualizadas de los documentos externos en la pgina web de la entidad que emite el documento.
4.12. Distribucin y Difusin El Manual de Control de Documentos y Registros debe estar disponible para todo el personal de la Universidad. La difusin de este manual es responsabilidad del rea de Calidad y Mejoramiento.
La Documentacin del Sistema de Gestin Integral de la Calidad, deben difundirse a todos los procesos y/o dependencias en donde son esenciales para el adecuado funcionamiento del proceso o procedimiento descrito. La Documentacin del Sistema de Gestin Integral de la Calidad, debe estar disponibles para todo el personal de la Institucin a travs de la Web y siguiendo con las siguientes polticas de seguridad: 1. Todo el personal que tenga responsabilidad en la elaboracin y manejo de la Documentacin del Sistema de Gestin Integral de la Calidad debe ser capacitado en su acceso.
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
32 de 48
Agosto 2012
2. El rea de Calidad y Mejoramiento debe garantizar la publicacin oportuna en la pgina web, de la documentacin, una vez se aprueben las modificaciones a los documentos que estn siendo objeto de levantamiento o actualizacin. 3. El Jefe de la dependencia a la que pertenece la documentacin es el responsable de su difusin con la colaboracin del rea de Calidad y Mejoramiento si se requiere. Se debe dejar registro del mismo, el cual deber ser archivado como constancia de su difusin. 4. El rea de Calidad y Mejoramiento no se responsabiliza por copias o versiones impresas obsoletas, debido a que los archivos que se encuentran en la Web Interna no tienen restriccin para ser impresos. Si existe una copia impresa de un documento del Sistema de Gestin Integral de Calidad (GICUV), es responsabilidad del lector garantizar que esta sea la versin vigente verificndola con el documento publicado. Utilizar documentos desactualizados puede ocasionar graves desvos al objetivo de un proceso y una no conformidad para el Sistema de Gestin Integral de Calidad (GICUV).
4.13.Control de los Documentos de Origen Externo
Los documentos externos son controlados por los responsables de los procesos en la administracin de su gestin documental. Es su responsabilidad el control de las versiones y su correcta utilizacin. Las copias impresas de los documentos normativos externos se considerarn como documentos no controlados. En el Captulo 9 de los Manuales e Instructivos de Procedimientos, se realizar la identificacin de los documentos de origen externo de consulta. La identificacin de los documentos de origen externo normativos y obligatorios se realizar en los normogramas de cada subproceso. En el caso de Leyes, Decretos de Ley, Decretos Reglamentarios, Ordenanzas, emitidos por el Gobierno Nacional o Departamental (Normograma del Subproceso) es responsabilidad del responsable del subproceso verificar cambios que le apliquen, solicitar los conceptos requeridos a la Oficina Jurdica y cuando se
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
33 de 48
Agosto 2012
requieran cambios en los procedimientos, informar al rea de Calidad y Mejoramiento de la Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional para el apoyo en su actualizacin.
4.14. Contenido de los Manuales e Instructivos de Procedimientos Todo Manual de Procedimientos e Instructivo de Procedimientos deber contener: 1 Objetivo del Manual: Precisa sin ambigedad los aspectos que trata e documento y ampla la informacin del ttulo del mismo. Por ejemplo: este manual o instructivo especfica las caractersticas de...., este manual o instructivo establece los parmetros y lineamientos bsicos para..., etc. 2 Alcance: Establece los lmites de aplicacin del Manual o Instructivo de Procedimientos. Por ejemplo: este manual es de aplicacin general para las dependencias de...y comprende desde....hasta..... 3 Definiciones: Vocabulario, conceptos, que definen los trminos necesarios para la comprensin total del Manual o Instructivo de Procedimientos 4 Polticas y Condiciones Generales: Incluye las caractersticas y polticas que deben ser ejecutadas para llevar a cabo un proceso o procedimiento. Estn establecidas mediante Resoluciones, Acuerdos, Circulares, etc. 5 Diagrama de Flujo: Los diagramas de flujo o flujogramas son diagramas que emplean smbolos grficos para representar los pasos o etapas de un procedimiento, describiendo de manera sistemtica la secuencia y la interaccin de esas etapas. 6 Procedimientos: Registro secuencial de las actividades con sus respectivos responsables. 7 Procesos Relacionados: Relaciona todos aquellos procesos que tienen una relacin con mayor impacto con el manual desarrollado. 8 Formatos: Contiene todas las formas que se utilizan para la aplicacin del Manual. 9 Documentos Externos: Identifica los Documentos Externos que son utilizados para desarrollar los diferentes procedimientos.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
34 de 48
Agosto 2012
10 Anexos: Contiene todos aquellos documentos que complementan o instruyen el manual. Control de Cambios: Contiene los cambios realizados al manual de procedimientos cuando haya sido actualizado o modificado. En los formatos: F-13-MP-12-01-02 Instructivos de Procedimientos y F-04-MP-12-01-02 Manual de Procedimientos, esta descrito los criterios para cada numeral del documento ya sea Manual o Instructivo de Procedimientos. 4.15. Elaboracin, Edicin y Control de Formatos
4.15.1.
Elaboracin
Los Formatos sern elaborados por los Responsables de los Procedimientos, cumpliendo con los estndares definidos a continuacin. Una vez elaborada la propuesta enviarla al rea de Calidad y Mejoramiento para la verificacin del cumplimiento de los estndares y la correspondiente oficializacin y publicacin en la pgina web. Formato Solicitud para Oficializar Formatos, Cdigo F-01-MP-12-01-02. 4.15.2. Codificacin de los Formatos
No todos los registros son codificados. Ejemplo: Registros de los Sistemas de Informacin, Externos o algunos internos que no requieren formatos (cuadros de trabajo, informes, etc.), se identificarn por el nombre. La Identificacin de cada Formato se realiza de la siguiente forma segn corresponda: Tabla 9. Codificacin de los Formatos (a) FXXXXX
Tipo de Documento Nmero Consecutivo del formato Cdigo del Manual de (Formato). dentro del Manual de Procedimientos Procedimientos o Instructivo de o Instructivo de Procedimientos. Procedimientos.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
35 de 48
Agosto 2012
Ejemplo: Formato Solicitud para Oficializar Formatos F-01-MP-12-01-02 Cdigo: F 01 MP-12-01-02
Tipo de Documento Consecutivo del documento
Cdigo - Manual de Procedimientos asociado al formato
Si el formato no corresponde a ningn Manual o Instructivo de Procedimientos en particular se codifica de la siguiente forma: Tabla 10. Codificacin de los Formatos (b) FXXXXX
Tipo de Documento Nmero Consecutivo del formato Cdigo del proceso a que pertenece (Formato). dentro del Subproceso. Cdigo del Subproceso.
Ejemplo: Formato Formato Anlisis de Sostenibilidad de Programas Acadmicos F-01-04-01 Cdigo: F 01 04-01
Tipo de Documento Consecutivo del documento Cdigo Procesos y Subproceso asociado al formato
Para los formatos de las Seccionales, Sedes Regionales, Facultades e Institutos que no estn asociados a los Instructivos de Procedimientos, se codificar de la siguiente manera: Tabla 11. Codificacin de los Formatos (c) FTipo de (Formato).
XXX-
XX-
XX - XX
Cdigo del proceso al que pertenece Cdigo del Subproceso.
Documento Cdigo de la Nmero Consecutivo Seccional, Sede del formato. Regional, Facultad o Instituto segn SABS.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
36 de 48
Agosto 2012
Los Cdigos para cada Sede Regional o Facultad e Instituto se encuentran en el Anexo 1. Listado siglas del SABS por dependencia.
2 No. 000 4 Los estndares y los elementos que se deben tener en cuenta para la elaboracin de Formatos, se detallan a continuacin: 5
Fecha
Da Mes Ao
VICERECTORIA ADMINISTRATIVA Divis in de Adm inis tracin de Bienes y Servicios Seccin de Mantenim iento y Ejecucin de Obras
SEGUIMIENTO A ORDENES DE TRABAJO Y ORDENES DE GASTO
No de Proveedor DocumentoVICERECTORIA ADMINISTRATIVA
Detalle
Valor
PLANEACION
Divis in de Adm inis tracin de Bienes y Servicios Seccin de Mantenim iento y Ejecucin de Obras
SEGUIMIENTO A ORDENES DE TRABAJO Entrega Recibo Y ORDENES DE GASTO
3 4 5
No. 000
Fecha
Da
Mes
Ao
No de Documento
Proveedor
Detalle
Valor
PLANEACION Entrega Recibo
F-01-MP-08-04-01 O F -01-08-04 V-01-2004
Elaborado por: rea de Calidad y Mejoramiento Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional
Figura 7. Elementos de un Formato

7
F-01-MP-08-04-01 O F -01-08-04 V-01-2004
Tabla 12. Estndares para la elaboracin de Formatos Cdigo

1
Descripcin Logosmbolo de la Universidad del Valle Alineado a la izquierda En blanco y negro Orden Jerrquico de la Dependencia que genera el formato, as:
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
37 de 48
Agosto 2012 Cdigo
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS Descripcin - En maysculas (Rectora, Vicerrectora, Facultad Instituto o Sede Regional) - En Tipo Ttulo ( Oficina, Direccin, Divisin o Escuela) - En Tipo Ttulo ( rea, Seccin o Departamento) Alineado a la izquierda Tamao de fuente Arial 10. Nombre del Formato en maysculas y negrilla. Alineado a la derecha Tamao de fuente Arial 12 Consecutivo de numeracin (si se requiere), Alineado a la derecha. Tamao de fuente Arial 11 Fecha en da, mes, ao (si se requiere) Alineado a la derecha Debajo del cuadro de encabezado rea encargada del control de formatos Alineado a la derecha en la esquina derecha inferior En Tipo Ttulo, Tamao de fuente Arial 6 Codificacin del Formato El cdigo del Formato compuesto por el consecutivo del Formato y el Cdigo del Manual al que pertenece, si se tiene; sino el Cdigo del proceso Cdigo del Subproceso. Tamao de fuente Arial 8 Versin del Formato Versin - Consecutivo - Ao. Tamao de fuente Arial 8
4.15.3.
Versin del Formato
La versin corresponde al nmero de cambios que se le han realizado al formato. Es importante que se identifique la versin del formato y la fecha de actualizacin. Est compuesto por la siguiente codificacin (V XX - Ao):
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
38 de 48
Agosto 2012 Tabla 13. Versin del Formato VVersin.
XXConsecutivo numrico del formato.
Ao Cuatro dgitos correspondientes al ao
4.15.4.
Publicacin y Divulgacin
Si el Formato es de uso institucional, el responsable del subproceso debe dar a conocer el Formato a travs de una Circular. El rea de Calidad y Mejoramiento publicar todos los formatos aprobados de los procesos centrales en la pgina web de procesos, con el fin de dar cumplimiento a las nuevas disposiciones de disminucin de trmites del Estado. Para los procesos descentralizados, el responsable de calidad o Comit de Calidad en las Facultades, Institutos Acadmicos, Seccionales o Sedes Regionales entregar al solicitante el formato estandarizado para su implementacin y socializacin. Los formatos de los procesos descentralizados podrn ser publicados en las pginas web de las Facultades, Institutos Acadmicos, Seccionales o Sedes Regionales, quienes sern los encargados de su administracin y control. Si se hace necesario por la complejidad del formato, se debe elaborar un Instructivo para el diligenciamiento de este, por parte del responsable del subproceso o procedimiento. Formato Instructivo de Diligenciamiento de Formatos Cdigo F-02-MP-12-01-02.
4.15.5.
Control
Los Formatos descritos en los Manuales de Procedimientos o de Manuales de Operacin se controlan a travs del Listado Maestro de Formatos y Registros F-06-MP12-01-02, el cual contiene la informacin correspondiente a No. de Versin, Medio de Almacenamiento, Ubicacin, Proteccin, Tiempo de Retencin y Disposicin Final.
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
39 de 48
Agosto 2012
El responsable de calidad o Comit de Calidad en las Facultades, Institutos Acadmicos, Seccionales o Sedes Regionales debe llevar un control de los formatos y registros por procedimiento con todos los tems de control que se especifican en el Listado Maestro de Formatos y Registros F-11-MP-12-01-02.
4.15.6.
Actualizacin
Para la modificacin y actualizacin de los Formatos el responsable del Procedimiento debe realizar la modificacin al mismo y enviar al rea de Calidad y Mejoramiento la versin modificada para su revisin, oficializacin y publicacin en la pgina web. 4.15.7. Legibilidad y Proteccin de Archivos Para mantener la legibilidad y la proteccin de los registros fsicos que se generan en el Sistema de Gestin de Calidad, se debe tener en cuenta los aspectos descritos en el Manual de Procedimientos de Administracin de Archivos MP-08-07-01. Para los registros en medio magntico que se generan en el Sistema de Gestin de Calidad, se debe seguir las Polticas para el Uso de Recursos Informticos Seguridad de la Informacin - Proteccin y Respaldo de la Informacin1, polticas establecidas por la Oficina de Informtica y Telecomunicaciones OTEIL. 4.15.8. Almacenamiento y Disposicin El almacenamiento y disposicin de los registros se define en el Listado Maestro de Formatos y Registros, teniendo en cuenta la normatividad vigente y lo establecido en el Subproceso de Gestin Documental Manual de Procedimientos Administracin de Archivos MP-08-07-01. 4.15.9. Recuperacin, Retencin y Disposicin Final La recuperacin, retencin y disposicin final de los registros se define en el Listado Maestro de Formatos y Registros.
Fuente: http://www.univalle.edu.co/politicainformatica/ DEFINITIVA La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
40 de 48
Agosto 2012 5. 5.1.
DIAGRAMA DE FLUJO GENERAL Elaboracin y Aprobacin de Manuales de Procedimientos y de Operacin
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
41 de 48
Agosto 2012 5.2.
Administracin de Registros
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
42 de 48
Agosto 2012 6. PROCEDIMIENTOS
: Actividad de Control 6.1. Elaboracin o Modificacin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4.

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE Funcionario REGISTROS Solicitud de Elaboracin o Modificacin Programa de Trabajo
1. Levantamiento A- Solicitar la elaboracin o modificacin de de Informacin un documento B- Establecer con el Responsable del Proceso o Subproceso si la modificacin es necesaria, y de serlo, el programa de trabajo para el levantamiento del documento C- Programar el levantamiento de la informacin con el Responsable del documento o a quin l designe, utilizando los formatos establecidos segn el tipo de documento a levantar D- Investigar la normatividad vigente segn el tipo de documento a levantar; Resoluciones, Acuerdos, Leyes, Circulares E- Levantar la informacin del documento
Equipo de Trabajo designado (apoyo rea de Calidad y Mejoramiento) Equipo de Trabajo designado (apoyo rea de Calidad y Mejoramiento)
2. Documentar el A- Documentar el procedimiento en el Manual o Formato Levantamiento de Procedimientos, Instructivo de en el caso que lo requiera Procedimientos B- Realizar Diagrama de Flujo especifico del Manual o Instructivo de Procedimientos
C- Validar los Formatos utilizados en el procedimiento, verificando su utilizacin y adecundolos al estndar.
Equipo de Trabajo designado (apoyo rea de Calidad y Mejoramiento) Equipo de Trabajo designado (apoyo Borrador del rea de Calidad y Documento Mejoramiento) Equipo de Trabajo Formato de designado (apoyo Levantamiento de rea de Calidad y Procedimientos Mejoramiento) F-03-MP-12-01-02 Equipo de Trabajo designado (apoyo Diagrama de Flujo rea de Calidad y Mejoramiento) Equipo de Trabajo designado (apoyo rea de Calidad y Mejoramiento)
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
43 de 48
Agosto 2012
ETAPA

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
D- Documentar el Manual o Instructivos de Equipo de Trabajo Manual de Procedimientos designado (apoyo Procedimientos rea de Calidad y F-04-MP-12-01-02 Mejoramiento) Instructivos de Procedimientos F13MP-12-01-02 3. Revisin y A- Validar la Informacin levantada con el Equipo de Trabajo Validacin de la funcionario que entreg la informacin. designado (apoyo informacin del rea de Calidad y documento Mejoramiento) B- Firmar en seal de aprobacin Funcionario o Funcionarios que Esta actividad slo aplica para los Manuales o entregaron la Instructivos de Procedimientos informacin C- Revisar el Documento Jefe de Unidad Documento Revisado 4. Aprobacin del A- Aprobar el Documento Jefe de Unidad Documento Responsable del Documento Documento Revisado 5. Identificacin de A- Identificar los cambios que se realizaron Responsable del Ficha control de cambios Documento cambios al documento, una vez sea aprobado el F16MP-12-01-02 documento, mediante el diligenciamiento de Integrante del la ficha control de cambios. Equipo de Calidad Nota: Para los Manuales de Procedimiento e y Mejoramiento Instructivos de Procedimiento, la identificacin de los cambios se registrar en la tabla Control de Cambios, la cual se encuentra al final del documento. 6. Publicar en la A- Publicar el documento en la Web. Integrante del Pgina Web Equipo de Calidad y Mejoramiento Responsable del Documento de Profesional rea de Listado Maestro de Calidad y Documentos Mejoramiento F06MP-12-01-02
B- Actualizar Documentos.
el
Listado
Maestro
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
44 de 48
Agosto 2012
ETAPA 7. Divulgar el documento a travs de Boletines, Circulares, etc.

A- Realizar la Divulgacin del documento Responsable del levantado: Circulares, Boletines de Subproceso Divulgacin, reuniones, etc.
8. Aplicacin y uso A- Aplicar el documento, actividad o tarea tal del documento como se ha establecido.
Jefe de Unidad Responsable del Subproceso Funcionarios Comunidad Universitaria
6.2.
Administracin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS Solicitud de Eliminacin
1. Dada de Baja a A- Solicitar la eliminacin de un documento Jefe Unidad algn documento del sistema de calidad por encontrarse responsable del obsoleto. procedimiento B- Establecer con los responsables del Integrante del documento a dar de baja con sus respectivas Equipo de Calidad aprobaciones y Mejoramiento C- Actualizar el Listado Documentos y la pgina web. Maestro de
Profesional del Listado Maestro de Equipo de Calidad Documentos y Mejoramiento F06MP-12-01-02
6.3.
Administracin de Formatos y Registros

ETAPA ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS
1. Elaboracin, A- Detectar la necesidad de elaborar un Responsable del Identificacin y Formato procedimiento Aprobacin de Formatos Internos
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
45 de 48
Agosto 2012
ETAPA

ACTIVIDAD RESPONSABLE REGISTROS Borrador Formato
B- Disear el formato de acuerdo a las Responsable del necesidades. procedimiento C- Aprobar el Borrador del Formato Responsable del Subproceso
D- Enviar al rea de Calidad y Mejoramiento Responsable del Solicitud para Oficializar Formatos procedimiento
E- Revisar formato y ajustar de acuerdo al Integrante del estndar establecido. Ver punto 4.16 Equipo del rea de Calidad y Mejoramiento F- Enviar formato con los cambios Integrante del Borrador Formato realizados al responsable del procedimiento Equipo del rea de Calidad y Mejoramiento G- Revisar los ajustes del formato y dar su Responsable del Formato aprobacin. procedimiento Oficializado H- Actualizar el Listado Registros y Formatos Maestro de
Solicitud para Oficializar Formatos F-01 MP-12-01-02 Borrador Formato
2. Diligenciamiento del Formato 3. Almacenamiento
Integrante del Listado Maestro de Equipo del rea de Formatos y Calidad y Registros Mejoramiento F11MP-12-01-02 I- Subir el formato oficializado a la pgina Integrante del Formato web. Equipo del rea de Oficializado en la Calidad y Pgina web Mejoramiento J- Realizar la Divulgacin y capacitacin en Responsable del Circular, Formato el uso del Formato procedimiento de Asistencia a Responsable del Capacitacin Subproceso A- Hacer uso del formato, para dejar Usuario de la Formato evidencia de las actividades o tareas Actividad o Tarea Diligenciado realizadas A- Ver Especificaciones Documental de Retencin Responsable del Tabla de Retencin procedimiento Documental
Responder por el almacenamiento de los registros en medio magntico
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
46 de 48
Agosto 2012
ETAPA 4. Proteccin

A- Ver Instructivos de Conservacin de Responsable del Archivos Procedimiento A- Ubicar registros en los Archivos de Responsable del Gestin y responder por el almacenamiento Subproceso de los registros en medio magntico B- Ubicar Registros en el Archivo Central o Jefe de Gestin Archivo Histrico Documental
5. Recuperacin
6. Tiempo de Retencin Disposicin Final
A- Ver Especificaciones Documental
de
Retencin Responsable del Tabla de Retencin procedimiento Documental
7.
PROCESOS RELACIONADOS
Todos los Procesos incluidos en el Mapa de Procesos de la Universidad del Valle (Ver Manual de Operaciones y de Calidad MC120101), documentados segn el presente Manual de Procedimientos.
8. No. 1 2 3 4 6 7 8 9 10 11 12
FORMATOS CDIGO F01MP-12-01-02 F02MP-12-01-02 F03MP-12-01-02 F04MP-12-01-02 F06MP-12-01-02 F07MP-12-01-02 F08MP-12-01-02 F09MP-12-01-02 F10MP-12-01-02 F11MP-12-01-02 F12 MP-12-01-02 DESCRIPCIN Solicitud para Oficializar Formatos Instructivo de Diligenciamiento de Formatos Levantamiento de Procedimientos Manual de Procedimientos Listado Maestro de Documentos Caracterizacin de Subprocesos Normograma Caracterizacin de Indicadores Plan de Calidad Listado Maestro de Formatos y Registros Listado Maestro de Instructivos de Procedimientos
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
47 de 48
Agosto 2012 No. 13 14 15 16 CDIGO
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DESCRIPCIN Instructivos de Procedimientos Caracterizacin de Usuarios Diagrama de Flujo del Subproceso Ficha Control de Cambios
F13MP-12-01-02 F14MP-12-01-02 F15MP-12-01-02 F16MP-12-01-02
9. No.
DOCUMENTOS EXTERNOS DOCUMENTO EXPEDIDO POR Norma Tcnica Colombiana NTC-ISO 9000 en su versin Instituto Colombiano de Normas Tcnicas y vigente Sistemas de Gestin de Certificacin - ICONTEC la Calidad Fundamentos y Vocabulario
1.
10. ANEXOS Listado Siglas del SABS, suministrado por la Seccin de Gestin Documental.
CONTROL DE CAMBIOS
N 1.0
DESCRIPCIN Versin Inicial del Manual Cambios en la codificacin de los manuales de procedimientos en el Listado Maestro de Procedimientos Pgina 12. Elaboracin de Procedimientos y consolidacin en manuales de procedimientos. Pgina 13. Identificacin de los Documentos del Sistema de Gestin de Calidad: cambios en la nomenclatura de los documentos Pgina 16. Aprobacin de los procedimientos consolidados en los Manuales de Procedimientos por los responsables de ellos segn las dependencias a las que pertenecen.
FECHA Julio-2008
2.0
Octubre 2008
DEFINITIVA
Cdigo:
Versin:
MP-12-01-02
Pgina:
7.0
48 de 48
Agosto 2012 N
CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DESCRIPCIN FECHA
3.0
4.0
5.0
6.0
7.0
F-04-MP-12-01-02 V-04-2011
Ajustes de forma en palabras, frases y contenidos. Inclusin de la condicin general 4.4 relacionada con las Junio de actualizaciones a los manuales de procedimientos 2009 Ajuste al procedimiento para la elaboracin, edicin y control de formatos. Ampliacin de Objetivos del Manual Ajustes a definiciones Diciembre Inclusin de Procedimiento de Administracin de 2009 Registros 6.3 Cambio en el Formato de Manual de Procedimientos Polticas Especficas para la elaboracin y control de los Mayo 2010 Instructivos de Procedimientos Ampliacin del Objetivo del Manual Ajustes a definiciones Cambio en las numeral 4. Polticas y Condiciones Generales Ajuste de los diagramas de flujo Junio 2011 Ajustes de forma en palabras, frases y contenidos en los procedimientos de este manual Cambio en el Formato de Manual de Procedimientos y de Instructivo de Procedimiento Adicin de documentos externos Cambio en las polticas de los numerales 4.7. Identificacin de los documentos, 4.15.2. Codificacin de Agosto 2012 Formatos y 4.15.4. Publicacin y Divulgacin.
DEFINITIVA

MP 12 01 02

Загружено:

Сведения о документе

Оригинальное название

Авторское право

Доступные форматы

Поделиться этим документом

Поделиться или встроить документ

Параметры публикации

Этот документ был вам полезен?

Это неприемлемый материал?

Авторское право:

Доступные форматы

MP 12 01 02

Загружено:

Авторское право:

Доступные форматы

Cdigo:

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Coordinador del rea de Calidad y Mejoramiento

Jefe de Oficina de Planeacin y Desarrollo Institucional

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

e Instructivos de Procedimientos ................................................................................... 16

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

Agosto 2012 4.3. 4 4.4.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

Agosto 2012 1. OBJETIVOS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

NOTA Un formato se transforma en un registro cuando se le incorporan datos.

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

POLTICAS Y CONDICIONES GENERALES

Figura 1. Estructura Documental

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

4.2. Estructura de la Normatividad para Normogramas, Procedimientos e Instructivos de Procedimientos

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Elaboracin de los Documentos del Nivel 2, 3 y 4

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Encabezado del Documento (Manual de Procedimientos e Instructivo de Procedimientos)

Figura 3. Encabezado Manual de Procedimientos 1 pgina

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Figura 5. Encabezado Manual de Procedimientos 2 pgina en adelante

Agosto 2012 4.7.

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Identificacin de los Documentos del Sistema de Gestin de Calidad

Tabla 2. Cdigos de los Subprocesos

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Proceso: Formacin Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos Consecutivo del Manual

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

Ejemplo: Caracterizacin de Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos CS-04-01 Cdigo: CS 04 01

Proceso: Formacin Subproceso: Gestin de Programas Acadmicos

La impresin y copia magntica de este documento se considera <COPIA NO CONTROLADA>

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS

CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS