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e d'Ascq Cedex
Mmoire de Master 2, Mention Information, Communication, Documentation Spcialit Gestion de lInformation et de la Documentation en Entreprise
Rflexion sur les apports du systme dinformation dune entreprise sur son organisation et sa performance dans le cadre dune dmarche qualit
Rflexion fonde sur la mission de stage effectue du 06 avril 2009 au 30 septembre 2009 au sein de
Sous la direction de : Marc TOMMASI, responsable universitaire Frdric MORY, tuteur professionnel
Nadia PAYRAUDEAU
I. INTRODUCTION ............................................................................................................................................. 6 II. LA DMARCH QUALIT ............................................................................................................................... 8 II.1. PRSENTATION DE LA DMARCHE QUALIT ET DE SES ENJEUX ...................................................................................... 8 II.2. LES NORMES ISO 9000 ...................................................................................................................................... 9 II.3. DMARCHE QUALIT ET CERTIFICATION .................................................................................................................. 9 II.4. PRINCIPES DUNE DMARCHE QUALIT ................................................................................................................. 10 II.4.1. Lapproche processus .......................................................................................................................... 10 II.4.2. Lorientation client ........................................................................................................................ 14 II.4.3. Lamlioration continue ...................................................................................................................... 15 II.4.4. Lengagement de la direction .............................................................................................................. 16 II.4.5. Limplication du personnel .................................................................................................................. 17 II.5. LES DIFFICULTS DE LA MISE EN PLACE DUNE DMARCHE QUALIT ............................................................................. 17 II.5.1. Identifier les pilotes de processus ........................................................................................................ 18 II.5.2. La communication verticale ................................................................................................................ 18 II.5.3. Limplication de la direction ................................................................................................................ 19 II.5.4. Laccompagnement au changement ................................................................................................... 19 II.5.5. Les jeux de pouvoir internes ................................................................................................................ 20 II.5.6. La politique de groupe......................................................................................................................... 20 II.5.7. Les outils matriels de la dmarche qualit ........................................................................................ 20 III. LES SYSTMES DINFORMATION EN ENTREPRISE ....................................................................................... 22 III.1. DFINITION ET PRSENTATION DUN SYSTME DINFORMATION................................................................................ 22 III.1.1. Donne, information et connaissance ................................................................................................ 22 III.1.2. Quest-ce quun systme dinformation ?........................................................................................... 22 III.1.3. La mise en place dun SI au sein dune entreprise .............................................................................. 24 III.2. LES DCLINAISONS DU SYSTME DINFORMATION DANS LENTREPRISE........................................................................ 25 III.2.1. La dmatrialisation........................................................................................................................... 25 III.2.2. Les SI daide la dcision ................................................................................................................... 27 III.2.3. Les SI de gestion mtier ...................................................................................................................... 28 III.2.4. Le Records Management .................................................................................................................... 31 III.2.5. Les systmes de gestion des connaissances ....................................................................................... 32 III.3. LA PLACE DU SERVICE INFORMATIQUE AU SEIN DE LENTREPRISE ............................................................................... 33 III.3.1. Lvolution du service informatique : du matriel lorganisationnel ............................................... 33 III.3.2. Service informatique, SI et personnel de lentreprise ......................................................................... 34 III.3.3. Service informatique, SI et politique de lentreprise ........................................................................... 35 III.3.4. Une rconciliation ncessaire ............................................................................................................. 36 III.4. LES DIFFICULTS LIES AU SI .............................................................................................................................. 36 III.4.1. Identifier les vrais besoins ............................................................................................................ 36 III.4.2. Le mythe de loutil miracle ........................................................................................................... 37 III.4.3. Harmoniser mais pas contraindre ...................................................................................................... 37 III.4.4. Laccompagnement au changement .................................................................................................. 38 III.4.5. Une remise en question permanente ................................................................................................. 39 Mmoire Version sans annexes 2
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IV. DMARCHE QUALIT ET PROJET DE SI ....................................................................................................... 40 IV.1. LINFORMATION ET LE DOCUMENT DANS LA DMARCHE QUALIT ............................................................................. 40 IV.1.1. changer ............................................................................................................................................ 41 IV.1.2. Prouver ............................................................................................................................................... 42 IV.1.3. Piloter ................................................................................................................................................. 42 IV.1.4. Progresser .......................................................................................................................................... 43 IV.2. LES POINTS DE DIVERGENCE ENTRE DMARCHE QUALIT ET PROJET DE SI ................................................................... 45 IV.2.1. Les objectifs ........................................................................................................................................ 45 IV.2.2. Lchelle de travail ............................................................................................................................. 45 IV.2.3. Loutil de rfrence ............................................................................................................................ 45 IV.2.4. Le type de communication ................................................................................................................. 46 IV.3. LES POINTS DE CONVERGENCE ENTRE DMARCHE QUALIT ET PROJET DE SI ................................................................ 46 IV.3.1. Une mme matire ............................................................................................................................ 46 IV.3.2. Un mme enjeu .................................................................................................................................. 46 IV.3.3. Une mme optique............................................................................................................................. 47 IV.3.4. Une mme mthode........................................................................................................................... 47 IV.3.5. Des difficults similaires ..................................................................................................................... 47 IV.3.6. Des besoins croiss ............................................................................................................................. 48 IV.4. INTRTS DASSOCIER DMARCHE QUALIT ET PROJET DE SI .................................................................................... 48 IV.4.1. Intrts pour les dmarches elles-mmes .......................................................................................... 48 IV.4.2. Intrts pour lentreprise ................................................................................................................... 49 IV.5. DIFFICULTS ET RISQUES DUNE ASSOCIATION DMARCHE QUALIT / PROJET DE SI....................................................... 51 IV.5.1. Ne pas rduire lvolution du SI aux besoins propres de la qualit .................................................... 51 IV.5.2. Motiver sans dcevoir ........................................................................................................................ 51 IV.5.3. Moderniser sans distancer ................................................................................................................. 52 IV.5.4. Le trop, ennemi de lefficacit ............................................................................................................ 52 V. CONCLUSION .............................................................................................................................................. 54 VI. RFRENCES .............................................................................................................................................. 56 VI.1. BIBLIOGRAPHIE .............................................................................................................................................. 56 VI.2. SITES INTERNET.............................................................................................................................................. 57 VI.3. MASTER 2 GIDE ............................................................................................................................................ 57 VI.4. AUTRES ........................................................................................................................................................ 58
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Figure a : Schma dun processus ......................................................................................................................... 11 Figure b : Schma dun rseau de processus ......................................................................................................... 12 Figure c : Exemple de modlisation gnrale (cartographie) des processus dune entreprise .............................. 13 Figure d : Roue de Deming .................................................................................................................................... 15 Figure e : Schma de communication dans une dmarche qualit ....................................................................... 18 Figure f : Exemples doutils utiliss dans le cadre dune dmarche qualit........................................................... 21
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Remerciements
Je souhaite adresser mes remerciements Marc Tommasi, responsable universitaire, pour son accompagnement tout au long de ce stage et ses conseils pour la rdaction du prsent mmoire.
Mes remerciements galement Frdric Mory, tuteur professionnel, pour mavoir accueillie au sein de son entreprise et offert lopportunit de dcouvrir lactivit dune SSII ainsi que le domaine de la gestion documentaire.
Je tiens remercier, galement, lensemble de lquipe dAbilDoc pour son accueil et sa disponibilit, me faisant ainsi bnficier dun stage aussi agrable quenrichissant.
Enfin, merci plus gnralement tous ceux que jai rencontrs dans le cadre professionnel et qui ont pris le temps de me faire partager leur exprience. Ces changes, riches denseignement, ont contribu nourrir le prsent mmoire.
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I. INTRODUCTION
Lobjet de ce mmoire est de mener une rflexion sur les apports du systme dinformation dune entreprise sur son organisation et sa performance dans le cadre dune dmarche qualit, en sappuyant notamment sur lexprience acquise lors du stage au sein dAbilDoc, socit dingnierie et de conseil spcialise dans la gestion documentaire. Une dmarche qualit est couramment associe lobtention dun certificat qualit, qui permet lentreprise de prsenter une garantie de son engagement et de ses efforts satisfaire ses clients, en rfrence la norme qualit ISO 9001. Or, dans ses fondements, la finalit dune dmarche qualit nest en aucun cas lobtention dun certificat, mais lamlioration de la satisfaction des clients et de la performance de lentreprise atteindre les objectifs fixs. Il sagit ainsi pour lentreprise de mettre en place une organisation appliquant des principes tels que 1 lorientation client ou lapproche processus , et permettant une analyse rgulire de son fonctionnement pour le faire progresser. Une telle organisation implique une gestion dinformation et de documentation tous les niveaux de lentreprise. De la matrise de cette gestion, dpendent 2 3 directement lefficacit , voire lefficience des processus.
Or la matrise de la gestion de linformation est lobjet dun projet de systme dinformation (SI). Ce type de projet a non seulement une dimension technique, avec les supports informatiques, logiciels et de tlcommunication, mais aussi une dimension humaine et organisationnelle. Il sagit pour lentreprise de mettre en place des pratiques de travail favorisant la circulation et le traitement de linformation et amliorant ainsi lefficacit des activits de lentreprise, quelles soient mtiers ou transversales. Cependant, la gestion de linformation est encore parfois considre comme une activit secondaire au sein de lentreprise. Cette ide impacte la dmarche qualit, souvent vue comme une contrainte supplmentaire au travail quotidien, mais elle impacte aussi le SI et celui qui en a gnralement la charge, le service informatique, parfois vus comme des ncessits pas toujours adaptes aux besoins rels. Partant de ce dnominateur commun, nous sommes amens nous interroger sur lopportunit de rapprocher dmarche qualit et projet de SI : ces deux dmarches organisationnelles ne peuvent-elles pas sassocier pour mieux servir leur intrt commun, la performance de lentreprise ? Nous mnerons ainsi cette rflexion en trois temps. Une premire partie permettra danalyser ce quest une dmarche qualit et de la distinguer de la notion de certification, den prsenter les principes de base et ses enjeux et de souligner les principales difficults inhrentes une telle dmarche. Une deuxime partie abordera ce quest un systme dinformation (SI), les principales dclinaisons dun SI dans une organisation, la place du service informatique dans lentreprise et les difficults lies la mise en uvre dun SI. Une troisime partie mettra, enfin, en regard la dmarche qualit et le systme dinformation de lentreprise, en identifiant la place particulire de linformation et de la documentation dans une dmarche qualit, les points de divergence et les points de convergence des deux dmarches, les intrts et les risques les associer.
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Ces principes sont dtaills dans le corps du mmoire. Lefficacit est la capacit atteindre lobjectif fix. Lefficience est la capacit atteindre lobjectif fix en optimisant les ressources mobilises.
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Il est noter, enfin, que les termes entreprise et organisation employs dans le prsent mmoire sentendent au sens large et dsigne aussi bien une entreprise prive, une administration publique... De mme, le terme client dsignera tout destinataire et consommateur du bien produit, quil sagisse dun bien matriel ou dun service (client, usager...).
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BOUVIER Alain. Management et sciences cognitives. 3e d. Paris : Presses Universitaires de France (Puf), 2007, p.32. Op.cit., p.34.
Daniel Frcher a occup le poste de Directeur Qualit la Direction centrale des tlcommunications et de linformatique de lArme de Terre.
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FRECHER Daniel, SEGOT Jacques, TUZZOLINO Philippe. 100 questions pour comprendre et agir : Mise en place dune dmarche qualit. Saint-Denis-La Plaine : AFNOR, 2004, p.5. Alain Fernandez se prsente comme consultant formateur international, spcialiste des questions de management de la performance et de l'intgration douce des technologies de l'information.
Source : FERNANDEZ Alain. Alain Fernandez. Performance et IT Management. Un autre regard sur lutilisation des technologies de linformation [en ligne]. Disponible sur : < http://www.alain-fernandez.info/ > (consult le 30.07.2009).
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FERNANDEZ Alain. Les nouveaux tableaux de bord des managers : le projet dcisionnel dans sa totalit. 3e d. Paris : ditions dOrganisation, 2005, p.58. Op.cit., p.20.
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La valeur ajoute dune entreprise rside prsent moins dans la qualit et la conformit du produit ou de la prestation fournie, qui restent ncessaires, que dans les services complmentaires et personnalises accompagnant la fourniture du produit ou de la prestation. Une dmarche qualit contemporaine, visant non seulement, fournir un produit conforme aux exigences du client, mais aussi devancer les attentes de celui-ci, constitue ainsi un atout pour lentreprise : le client tant le carburant de lentreprise, sa satisfaction et sa fidlisation contribuent la prennit de celle-ci.
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ISO Organisation Internationale de Normalisation. ISO Organisation Internationale de Normalisation [en ligne]. Disponible sur : < http://www.iso.org/iso/fr/home.htm > (consult le 22.07.2009). Ibid.
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Cependant, cest lentreprise qui choisit lorganisme qui la certifiera. Ce mode de certification insre un lien contractuel entre lentreprise, en recherche de certification, et lorganisme certificateur. La certification qualit est ainsi essentiellement marque par une finalit contractuelle, qui, au sein de certaines entreprises, prennent le pas sur lintrt premier dune dmarche qualit. La gestion de la qualit se transforme alors en course la certification plutt qu une recherche relle damlioration de la performance et de la satisfaction client. Or la mise en place dune dmarche qualit est un vritable projet dentreprise, et ce titre, elle ncessite dtre prpare, explique, accompagne. Cette phase se trouve parfois escamote face limpratif de dcrocher la certification et la dmarche se rduit la mise en place de procdures permettant de prouver le respect des exigences de la norme au lieu dun vritable changement organisationnel. Pour le personnel, le terme qualit signifie alors uniquement arrive de contraintes supplmentaires dans leur travail quotidien. Comme le prcise Yves-Frdric Livian, professeur de sciences de gestion lIAE de Lyon , lapplication procdurire de la certification [] [entrane que celle-ci] est alors vcue comme une contrainte purement commerciale, qui se relche aprs lobtention du certificat, en attendant la visite de contrle de lauditeur. Ses effets organisationnels sont souvent, dans ces cas, assez limits, car 14 lanalyse des activits et des procdures est superficielles et lappropriation reste faible .
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Il est ainsi important de bien distinguer la dmarche qualit de la certification qui peut ventuellement la valider. Toute vocation de la dmarche qualit dans la suite du mmoire renverra la dimension organisationnelle de la dmarche.
Yves-Frdric Livian est galement enseignant-chercheur dans le domaine de lorganisation et de la gestion des ressources humaines lInstitut dAdministration des Entreprises (IAE) de Lyon.
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LIVIAN Yves-Frdric. Organisation : thories et pratiques. 3e d. Paris : Dunod, 2005, p.194. BOUVIER Alain. Management et sciences cognitives. 3e d. Paris : Presses Universitaires de France (Puf), 2007, p.20. Ibid.
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Un systme a, par ailleurs, des entres et des sorties, entre lesquelles il procde des transformations. Les entres influencent les sorties mais les sorties influencent galement les entres, auquel cas on parle de rtroaction ou de feed-back. Enfin un systme cherche, par ces actions et rtroactions, sorganiser afin de maintenir un tat dquilibre ou de passer dun tat dquilibre un autre.
CNAM : Conservatoire National des Arts et Mtiers GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.44.
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Lentreprise comme systme, est compose dun ensemble de processus et de flux dans et entre ces processus. Un lment de sortie dun processus est souvent llment dentre dun autre. Ce sont ces interfaces entre processus qui constituent couramment les points faibles du systme et sont lorigine de dysfonctionnements.
Par ailleurs, le fonctionnement dun processus est reproductible de sorte quun processus peut tre 20 dcrit, dfini, modlis et formalis , comme lexpliquent Bernard Debauche, fondateur dAkazi 21 22 Technologies , et Patrick Mgard, directeur de ligne de produit chez Ilog . Dcrire lorganisation dune entreprise passe avant tout par la modlisation de ses processus et de leurs interactions. Cette modlisation a pour intrt daider lentreprise mieux se connatre, 23 24 prendre de recul par rapport la ralit, identifier ses points faibles et donc agir . Enfin, on distingue gnralement dans lentreprise trois types de processus : les processus de pilotage les processus oprationnels ou de ralisation ou encore mtier les processus supports ou de support.
Les processus de pilotage sont stratgiques pour lorganisation. Ils fixent les grandes orientations de lentreprise, ils dfinissent la finalit et les objectifs de lorganisation, et par consquent ils 25 dterminent tous les autres processus. . Par exemple, le processus de management de lentreprise et celui de lamlioration continue sont des processus de pilotage.
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SOCOTEC FORMATION. Support de stage Qualit Nouveaux auditeurs . 2002. DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris :
Lavoisier, 2004, p.15. Cr en 1999, Akazi Technologies est un diteur de logiciels de gestion des processus d'entreprises, cd la socit W4 en mai 2004. Source : I-SOURCE GESTION. Les sorties [en ligne]. Disponible sur : <http://www.isourcegestion.fr/PortefeuilleLesSorties.htm> (consult le 17.08.2009).
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Ilog est un diteur franais de logiciels de gestion de rgles mtier, de gestion des ressources et de visualisation interactive des donnes. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.22. DEBAUCHE Bernard, op.cit., p.51. Op.cit., p.17.
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Les processus oprationnels ou mtier sont les processus de la chane de valeur de 26 lentreprise destins crer de la valeur pour le client . Par exemple, le processus commercial et le processus de fabrication constituent des processus oprationnels. Les processus de support sont priphriques au mtier de lentreprise et soutiennent son activit. Ils fournissent des services, des moyens techniques et financiers, des ressources humaines et 27 matrielles aux processus oprationnels de lentreprise . Par exemple, le processus de gestion des ressources humaines et le processus des achats sont des processus support.
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DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.18. Op.cit., p.19. SOCOTEC FORMATION. Support de stage Qualit Nouveaux auditeurs . 2002. DEBAUCHE Bernard, op.cit., p.174.
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Lapplication concrte de lapproche processus dans la dmarche qualit dune entreprise passe par : la modlisation des processus de lentreprise et de leurs interactions, la dsignation dun pilote de processus pour chaque processus, pilote qui sera en charge de lorganisation et du suivi de lefficacit de celui-ci, lanalyse rgulire de la performance des processus au regard, notamment, de la satisfaction client, la dfinition et la mise en place dactions damlioration.
Cette dernire tape est la plus importante : modliser, identifier et analyser la performance sans entamer un mouvement de progression, revient une dmarche qualit non aboutie.
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Afin dimprimer un mouvement de progrs, lentreprise se place dans un cycle 4 tapes : 1. Planifier les actions mettre en place 2. Raliser les actions planifies 3. Vrifier, contrler les rsultats de ce qui a t ralis et identifier les carts avec ce qui tait prvu 4. Ragir, dfinir des actions damlioration pour traiter les carts identifis Ce cycle saccompagne dune capitalisation afin de ne pas revenir en arrire et dassurer le progrs.
WIKIPEDIA. Roue de Deming [en ligne]. Disponible sur : < http://fr.wikipedia.org/wiki/Roue_de_Deming > (consult le 24.07.2009).
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Une dmarche qualit russie doit devenir une caractristique propre lentreprise, et ne pas reposer uniquement sur certaines personnes. Il est donc ncessaire dextraire et de capitaliser les connaissances des collaborateurs, de constituer un document de rfrence, le manuel qualit, de sorte que tout nouveau collaborateur sapproprie la dmarche et que celle-ci continue au profit de la performance de lentreprise. Cest ce que reprsente la cale de la roue de Deming.
Pour cela, chaque processus doit tre impliqu dans le cycle damlioration, et pallier les anomalies internes, mais aussi et surtout celles lies aux interfaces avec les autres processus. Chaque pilote de processus se dote alors doutils de mesure et de suivi defficacit, voire defficience de son processus et du degr de satisfaction client. Rappelons que le terme client au niveau dun processus dsigne non seulement le client extrieur, mais aussi les clients internes. Ces outils de mesure et de suivi sont les objectifs du processus, des indicateurs, dont lvolution est suivie au moyen de tableaux de bord (sous forme de tableau ou de graphique), et des procdures de remonte des indicateurs vers le pilote de processus. Lanalyse de la performance des processus satisfaire le client et les dcisions correspondantes sont gnralement prises au cours de comits de pilotage, runissant les dirigeants et les pilotes de processus. Au cours de ces comits sont voqus aussi bien la performance intrinsque de chaque processus que la performance des flux entre processus.
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BENCHIMOL Guy. e-organisation : mode demploi. Paris : ditions dOrganisation, 2001, p.189.
AFNOR. Systmes de management de la qualit Exigences. NF EN ISO 9001 X50-131 [PDF]. La Plaine Saint Denis : AFNOR, 2008, p.4.
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BOUVIER Alain. Management et sciences cognitives. 3e d. Paris : Presses Universitaires de France (Puf), 2007, p.33.
Guy Benchimol a une triple formation d'ingnieur, d'conomiste et d'organisateur-informaticien. Il a exerc des fonctions d'ingnieur puis de directeur marketing avant de travailler comme charg de mission pour la promotion scientifique et technique la chambre rgionale de commerce et d'industrie "le de France".
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BENCHIMOL Guy. e-organisation : mode demploi. Paris : ditions dOrganisation, 2001, p.187.
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Cela ncessite lappropriation de lorientation client , un travail collaboratif et une capacit se remettre en cause, pour amliorer les interactions entre processus, constitues notamment dchanges dinformations et de documents. Le pilote dun processus nest pas ncessairement le responsable du ou dun des services concerns par ledit processus. Ce peut tre un collaborateur reconnu et moteur. Bien entendu, des actions mettant en jeu des moyens particuliers peuvent ncessiter laval du responsable concern et cest alors le rle du pilote de coordonner les actions dfinies et leur validation par la hirarchie.
Une erreur de casting des pilotes de processus peut gnrer le blocage de la dmarche qualit : le comit de pilotage se transforme alors en runion dautosatisfaction o tout va bien dans le meilleur des mondes , aucun dysfonctionnement nest remont ni analys et aucune action damlioration ne peut alors tre dfinie et mise en uvre.
Ce type de communication peut gner le dveloppement de la dmarche qualit, dans le cas o lencadrement intermdiaire, ou du moins une partie, ne sest pas appropri la dmarche. Dans ce cas, la politique qualit de lentreprise nest pas ou peu diffuse et explique auprs des collaborateurs et linverse, le feed-back est peu, voire pas assur. Limplication du personnel est alors faible, ce qui peut compromettre la russite de la dmarche qualit. Mmoire Version sans annexes 18
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Cette gne peut parfois tre contourne grce la communication transversale et les rseaux 36 parallles, qui traversent toute entreprise ; des rfrents indirects, des collaborateurs impliqus qui vont communiquer et sinvestir sur la dmarche, gnrant ventuellement la curiosit et la motivation dautres collaborateurs. Mais il sagit alors l dune organisation parallle qui de toute faon trouvera ses limites avec les freins de lencadrement intermdiaire. La dmarche qualit survit au lieu de se dvelopper.
Laisser aux pilotes de processus et au personnel le temps de prendre en main la dmarche et de dfinir sa manire de lappliquer est indispensable pour favoriser leur implication et tuer dans luf lide prconue classique cest le responsable qualit qui fait de la qualit .
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Michel Moullet voque ces rseaux parallles sous le terme de management clandestin . Il sagit de dynamiques, chappant au contrle des dcideurs et qui donnent naissance des pratiques permettant de faire face aux contraintes de lorganisation en place.
Source : CARNEL Jean-Stphane. Cours de Management Stratgique de lInformation Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes de manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009.
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Dpasser cette rsistance au changement ncessite didentifier les personnes-cls, pas seulement pour les rles de pilotes de processus, mais aussi lintrieur des processus, afin de gnrer le fameux effet boule de neige .
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La dmarche requiert donc des outils matriels permettant cette formalisation et ces changes. Le tableau ci-aprs prsente quelques exemples de ces outils. Action dune dmarche qualit Formaliser et diffuser la politique qualit de lentreprise Exemples doutils associs Traitement de texte, panneau daffichage, messagerie lectronique, Intranet Base de donnes, tableau de bord, outil de type tableur, outil daide la dcision Fiche de suivi dexcution, logiciel de gestion dactivit Cahier danomalies, fiches de nonconformit, messagerie lectronique, base de donnes, tableur Traitement de texte, tableur, outil de planification, outil de gestion de la qualit
Suivre et analyser lvolution des indicateurs lis aux objectifs dfinis Tracer lactivit de lentreprise
Inviter le personnel de lentreprise faire voluer ses mthodes de travail sans lui proposer les moyens correspondants et adapts crera un nouveau frein au changement, renforcera lide que la qualit est une contrainte et limitera la performance de la dmarche au sein de lentreprise. Les outils supportant la dmarche qualit doivent ainsi tre adapts la taille et la structure (nombre de services, nombre de sites,) de lentreprise, sa culture et au niveau de formation des collaborateurs. Il est noter que la dfinition et la mise en place de ces outils de formalisation et de traabilit, peuvent savrer dlicates dans des entreprises culture orale. Il faudra veiller ce que les outils retenus soient les plus simples et accessibles possibles, pour favoriser le changement organisationnel. Ils pourront ventuellement faire place des outils plus volus par la suite, une fois la dmarche rellement mise en place et approprie par lensemble des collaborateurs.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.15. TARONDEAU Jean-Claude. Le management des savoirs. 3e d. Paris : Presses Universitaire de France (Puf), 2003, p.21. LAUDON Kenneth, ibid.
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DAVIGNON Andr. Cours de Typologie des systmes dinformation Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009.
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Lutilisation du terme systme nest pas anodine. Il sagit, en effet, de la traduction de la thorie systmique, prsente plus avant, applique aux technologies de linformation et de la communication (TIC) : un systme dinformation est un systme constitu de systmes humains et artificiels (ou matriels). La complexit dun SI nat de sa composante humaine, elle-mme complexe, cest--dire, non rgule par des lois prdfinies. A tout moment, des dcisions ou des perturbations extrieures vont impliquer une volution de lorganisation humaine et donc modifier la pertinence et la performance du SI, pour 41 celle-ci . Le terme information , lui non plus, nest pas anodin. Il sagit bien de traiter une matire immdiatement comprhensible et utilisable au sein du systme, voire au-del des frontires de celui-ci.
III.1.2.2 Typologie
On peut distinguer diffrents types de systmes dinformation suivant le support de linformation et les outils utiliss : Les SI informels : ils dpendent de rgles de comportement non prdtermines . Ce sont, par exemple, les discussions autour de la machine caf, les rumeurs ou les rseaux sociaux sur Internet. Les SI formels : linverse des SI informels, les SI formels sont structurs et fonctionnent conformment des rgles prdtermines. Ils sont en gnral supports par des outils ddis construits par lhomme. Ce sont, par exemple, les SI informatiss. Les SI informatiss : tlcommunication. ils se fondent sur les technologies informatiques et de
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Les SI manuels : ils utilisent des moyens traditionnels de type papier et crayon
Dsormais, avec la monte en puissance des nouvelles technologies, le terme SI indique gnralement un systme dinformation formel informatis.
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DAVIGNON Andr. Cours de Typologie des systmes dinformation Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009. LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.16.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.496. Crargie est un cabinet de conseil en management ax sur lmergence dopportunits.
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Source : CREARGIE. Bienvenue chez Crargie [en ligne]. Disponible sur : < http://www.creargie.fr/ > (consult le 17.08.2009).
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DES MESNARDS Paul-Hubert. Russir lanalyse des besoins. Paris : Edition dOrganisation, 2007, p.43. EUROPEAN COMMUNITIES. Exigences types pour la matrise de larchivage lectronique : mise jour et extension 2008
Spcifications Moreq 2. Texte principal [PDF]. Traduction franaise de CHABIN Marie-Anne. [s.l.] : Direction des Archives de France, 2008. Disponible sur : < http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2088 > (consult le 11.05.2009).
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Or, dans un premier temps, limage de la qualit ses dbuts qui tait une affaire de qualiticien, le SI tait avant tout une affaire dinformaticiens. Bernard Debauche, relve ainsi quil est ncessaire de dverrouiller lorganisation des rigidits de son systme dinformation : quil soit porteur de tous les possibles plutt quun incontournable et coteux rouage de ses projets. Pour y parvenir, deux transformations des systmes dinformation sont ncessaires : dune part, leur architecture doit voluer pour rendre possible une gestion explicite et ddie des donnes, des rgles et des processus mtier ; dautre part, ils doivent se mettre la porte des gens du mtier , en les dotant doutils accessibles, lergonomie adapte, prhensibles par les experts mtier, la faon des logiciels de productivit bureautique dsormais abordable par toute personne non spcialiste de 48 linformatique. Le SI doit ainsi se mettre au service de lentreprise, de son organisation et de son personnel. Cest lobjet dune nouvelle approche de mise en uvre dun SI, centre sur son utilisateur final. Avec cette orientation utilisateur , le dveloppement dun SI se doit dsormais dtre itratif en sassurant chaque tape de sa capacit satisfaire effectivement les besoins de lutilisateur. On comprend toute limportance que revtent alors lanalyse initiale des besoins et ltablissement du 49 cahier des charges, dcrits prcdemment .
Pour chaque dclinaison, nous prsenterons ses principales caractristiques, son intrt organisationnel et ses apports vis--vis de la performance de lentreprise.
III.2.1. LA DMATRIALISATION
III.2.1.1 Prsentation de la dmatrialisation
Numrisation et dmatrialisation des documents Les SI informatiss permettent de grer des informations sous format numrique. Cependant, nombre dinformations en entreprise circulent encore sous format papier (courriers, plans, factures etc.). Les intgrer au SI ncessite donc de les dmatrialiser. Au pralable, une distinction mrite dtre faite entre les termes numrisation et dmatrialisation .
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DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.11.
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DAVIGNON Andr. Cours de Typologie des systmes dinformation Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009.
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La numrisation consiste raliser une copie numrique dun document papier pour le conserver ou lchanger. La dmatrialisation, elle, va plus loin que la simple numrisation. Comme lexplique la socit Documalis, la dmatrialisation au sens large est le fait de transformer des flux de documents papier 50 ou fax en flux de documents numriques, et dy associer les traitements et procdures ncessaires . Dmatrialiser des documents implique donc : de numriser les documents papier de nutiliser dautre support matriel que des quipements informatiques
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et surtout, de dfinir les nouvelles pratiques de travail mettre en uvre par les collaborateurs, aprs numrisation.
Cependant, si les mentalits voluent, beaucoup dentreprises conservent une culture papier marque : un projet de dmatrialisation ncessite alors un accompagnement particulirement renforc des futurs utilisateurs afin que la solution support de la dmatrialisation soit rapidement approprie et que les nouvelles mthodes de travail soient appliques.
Par ailleurs, il est important de ne pas oublier que tout nest pas dmatrialisable et que les supports numriques et papier continueront coexister. La nouvelle organisation devra donc galement prendre en compte les procdures de traitement : des supports papier non dmatrialisables, des documents dmatrialisables mais ncessitant par exemple, une signature manuscrite ou 52 un renvoi de loriginal et donc, qui devront transiter physiquement dans les services des supports papier aprs numrisation.
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Comme lexplique Gilles de Chzelles, spcialiste des nouvelles technologies de linformation et de la 55 communication (NTIC) et de la dmatrialisation des changes , si une partie des informations schangent au moyen de documents, les changes informels sont galement de plus en plus dmatrialiss avec larrive dInternet ainsi que lutilisation de nouveaux moyens de tlcommunication (tlphonie mobile, tlphonie via Internet, visioconfrence, etc.) et de moyens techniques individuels (ordinateurs portables, assistant lectronique personnel, etc.). Ces nouveauts prennent une part croissante dans lorganisation de lentreprise, quil sagisse dune volont gnrale de la direction ou de choix individuels ou locaux pour rpondre des besoins particuliers. Ainsi, si la notion de tltravail ou e-travail nest pas toujours traite comme un sujet part entire, elle fait nanmoins de plus en partie du quotidien des entreprises.
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DOCUMALIS. Livre blanc de la dmatrialisation du courrier entrant [PDF]. Version 1.1.C [s.l.] [s.n.], 2008. Disponible sur : <http://www.documalis.com/site/contact/documentation.html > (consult le 17.04.2009). DE CHEZELLES Gilles. La dmatrialisation des changes. Paris : Lavoisier, 2006, p.73.
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DOCUMALIS. Livre blanc de la dmatrialisation du courrier entrant [PDF]. Version 1.1.C [s.l.] [s.n.], 2008. Disponible sur : <http://www.documalis.com/site/contact/documentation.html > (consult le 17.04.2009). DE CHEZELLES Gilles. La dmatrialisation des changes. Paris : Lavoisier, 2006, p72 et p.174.
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DE CHEZELLES Gilles. Le e-travail, une autre faon de rduire les cots [en ligne]. Disponible sur : <http://www.dechezelles.fr/articles/6-3050607.html > (consult le 27.07.2009). DE CHEZELLES Gilles. Gilles de Chzelles, spcialiste NTIC et de la dmatrialisation des changes [en ligne]. Disponible sur : < http://www.dechezelles.fr/ > (consult le 14.08.2009).
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L'activit de dcision occupe une place importante dans la gestion d'une entreprise. Le dcideur poursuit des objectifs lis ceux de son organisation. Il est dot d'une latitude dcisionnelle et dispose de variables de dcision . Il arrte ses choix en fonction de certaines rgles et d'un certain contexte. Ainsi, afin doptimiser et dobjectiver le processus de prise de dcision, certaines organisations se dotent de systmes dinformation daide la dcision (SIAD). Il s'agit dun outil permettant lobservation et la description synthtique d'informations utiles pour l'identification de risques et dopportunits ainsi que le suivi de lvolution des activits. Certains types de SIAD, destination des hauts dirigeants, sont utiliss pour les rflexions, analyses et dcisions stratgiques de lorganisation. Ils servent rduire lincertitude lie aux dcisions qui engagent lavenir de lentreprise et qui requirent jugement, valuation et intuition. Les objectifs dun SIAD sont ainsi d'aider les dcideurs suivre un avancement par rapport des objectifs dfinis, identifier des dysfonctionnements, anticiper, voire adapter une stratgie. Ce systme napporte ni explications ni commentaires aux phnomnes qu'il prsente. Les analyses post-observatoires comme les dcisions sont donc toujours le travail des managers. Les SIAD sont interactifs et doivent favoriser le dialogue homme-machine : lutilisateur peut modifier les hypothses, poser de nouvelles questions et entrer de nouvelles donnes. Les lments dentre dun SIAD peuvent tre de deux types : des informations internes concernant : la rpartition des ressources, les performances, les fournisseurs, les clients,... des informations externes : lois, concurrence, bourse, vnementiel (forums, sminaire,...), statistiques externes (produite par l'INSEE par exemple),...
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KLEIN Hlne, GOUPY Laetitia, PAYRAUDEAU Nadia. Typologie des systmes dinformation, les SIAD . Dossier remis dans le cadre du cours de Typologie des systmes dinformation propos par Andr DAVIGNON lUniversit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009.
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A partir de ces lments, les SIAD, construisent des informations synthtiques comme : des tableaux multidimensionnels, des statistiques, des donnes conomiques sectorielles, des analyses, des graphiques, des grilles de critres dcision.
Par ailleurs, la prise de dcision en entreprise nest pas simplement lapanage des dirigeants. Elle a lieu quotidiennement tous les niveaux de lentreprise et la prise de dcision par les employs dune organisation nest pas ngliger. En effet, certains de ces employs interagissent directement avec les clients de sorte que la qualit de leur dcision impacte directement sur la satisfaction de ces clients et donc les sources de revenus de lentreprise. Les principaux enjeux de la mise en place dun SIAD au sein dune organisation sont ainsi: lamlioration des conditions de prise de dcision dans un contexte dincertitude et durgence, lamlioration de la rapidit des prises de dcision, ce qui favorise la ractivit et la capacit dadaptation de lentreprise et permet de conserver ou de gagner un avantage concurrentiel, laugmentation de la production dides et lamlioration de la qualit des dcisions prises, lamlioration de lefficacit des processus, laccs une information personnalise et adapte chaque dcideur, un gain financier. En effet, chaque dcision amliore prise, quel que soit le niveau dans lentreprise, correspond une valeur financire. Le cumul damlioration de multiples petites dcisions peut tre source dune variation de valeur annuelle significative.
Comme tout systme dinformation, un SIAD ne sera rellement performant que dans le cas dun usage optimal des fonctionnalits du SIAD et dune bonne appropriation par ses utilisateurs.
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Premier niveau de SI de gestion mtier Un logiciel de workflow (ou gestion du flux de travail) est un logiciel permettant de grer un enchanement de tches (ordre, dlai, acteurs) au sein dun processus et les circuits de validation des documents et informations lies ces tches. Si un outil peut tre spcifiquement ddi au workflow, ce dernier est dsormais souvent une fonctionnalit propose par des logiciels grant galement le traitement de donnes ou de documents.
Le progiciel ddi, lui, est un ensemble logiciel mis au point par un diteur et destin excuter des traitements pour une fonction ou une activit donne : progiciels de comptabilit, de paie, de 57 gestion de production, de gestion de trsorerie, etc. . Parmi les progiciels ddis, on rencontre notamment les outils de CRM (Customer Relationship Management), appels aussi GRC (Gestion de la Relation Client). Il sagit dun ensemble de techniques et outils permettant de conqurir le client, 58 de le connaitre et de le fidliser . On peut distinguer deux catgories de CRM, le CRM oprationnel et le CRM analytique : Le CRM oprationnel comprend des applications orientes vers le client, comme des outils pour lautomatisation de la force de vente, le soutien du service la clientle et du centre 59 dappels et lautomatisation de certaines tches du marketing. . Le CRM analytique comprend des applications qui analysent des donnes sur le client gnres par les applications CRM oprationnels pour fournir de linformation destine 60 amliorer la gestion de la performance de lentreprise .
Deuxime niveau de SI de gestion mtier Les logiciels EAI (Enterprise Application Integration), appels aussi IAE (Intgration dApplications dEntreprise), sont des logiciels dits intermdiaires , qui crent une interface ou un pont entre des 61 applications diffrentes via des changes de donnes [].
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.209 KLEIN Hlne, GOUPY Laetitia, PAYRAUDEAU Nadia. Typologie des systmes dinformation, les SIAD . Dossier remis dans le cadre du cours de Typologie des systmes dinformation propos par Andr DAVIGNON lUniversit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. LAUDON Kenneth, op.cit., p.408. Ibid. Op.cit., p.205.
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Un PGI (Progiciel de Gestion Intgre), appel aussi ERP (Enterprise Resource Planning), est un ensemble de modules logiciels intgrs autour dune base de donnes unifie pour des applications comme les ventes et la distribution, la comptabilit financire, la gestion des investissements, la 62 planification de la production, la maintenance des installations et les ressources humaines. Ainsi, alors quun EAI est un pivot entre des applications existantes, un PGI a vocation remplacer tout ou partie des applications existantes dans lentreprise en unifiant les donnes gres. Enfin, le BPMS (Business Process Management System), appel aussi systme de gestion de processus, est une plateforme logicielle de production pour modliser, informatiser, dployer, 63 excuter, superviser, contrler et optimiser les processus de bout en bout dune organisation . Un BPMS sinsre [] dans le systme dinformation de lentreprise entre les outils et applications logiciels habituellement utiliss par les personnels de lorganisation pour exercer leur mtier, et les 64 services fonctionnels et techniques du systme dinformation . Bernard Debauche distingue le BPMS, le workflow et lEAI de la sorte : alors que le BPM gre lorchestration des processus (fonctionnels) et des activits (procdures), le workflow et lEAI visent 65 davantage lautomatisation de processus et dactivits (de procdures).
Comme nous venons de le voir, lactivit de lentreprise peut sappuyer sur une grande varit de SI de gestion mtier. Selon Bernard Debauche, le dploiement des PGI a acclr linformatisation des entreprises tant au niveau des activits mtier que des activits support. [] Il sen est suivi une prolifration 66 dapplications htrognes au sein de lentreprise, incapables de partager leurs informations . Une telle htrognit de systmes dinformation de gestion mtier est galement favorise par des mouvements de rorganisation, dacquisitions, de fusions des entreprises. Elle gnre des risques en matire de fiabilit de linformation, des cots levs de maintenance informatique et entrave la bonne circulation des donnes, que ce soit en interne ou avec dautres organisations (clients, fournisseurs, partenaires, etc.). Lvolution du SI de gestion global et lamlioration de sa performance sont ainsi devenues un vritable enjeu pour lentreprise une poque o comptitivit rime avec ractivit, dautant que les SI de gestion mtier constituent souvent la principale source des SI daide la dcision, prsents prcdemment.
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KLEIN Hlne, GOUPY Laetitia, PAYRAUDEAU Nadia. Typologie des systmes dinformation, les SIAD . Dossier remis dans le cadre du cours de Typologie des systmes dinformation propos par Andr DAVIGNON lUniversit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.57. Op.cit., p.101. Op.cit., p.79. Op.cit., p.28.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.79
AFNOR, ADBS. Ce quest le Records management en quelques mots et qui sadresse-t-il ? Le portail franais du Records Management [en ligne]. Disponible sur : < http://www.records-management.fr/spip.php?article26 > (consult le 29.07.2009).
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BREBION Patrick, TEXIER Bruno. Records Management : le prix de la tranquillit. Archimag, 2008, n219, pp17-19. Ibid. Ibid.
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Les savoirs ou connaissances constituent le capital immatriel de lentreprise, par opposition au capital matriel (usines, machines, etc.). La gestion des connaissances ou Knowledge Management (KM) a pour but la matrise des comptences et des savoirs de lentreprise et la valorisation de ce capital immatriel Kenneth Laudon caractrise un systme de gestion de connaissances comme un systme permettant d identifier les savoirs utiles, les capturer [], et les formaliser [], les stocker et en faciliter laccs dautres, quels que soient lendroit o ils se trouvent et le temps qui spare la 74 cration de la connaissance initiale dune rutilisation .
On peut distinguer trois types de connaissances en fonction de leur support : les connaissances structures, existant sous forme de documents, de rapports, etc. les connaissances semi-structures, existant sous forme de courriels, de vidos, tableaux daffichage etc. les connaissances tacites, non documentes et dtenues par les collaborateurs de lentreprise.
Les principaux types doutils de gestion des connaissances permettant de grer un ou plusieurs types de connaissances ci-dessus, sont : des outils de travail collaboratif : ils permettent des collaborateurs dorganiser et de coordonner un travail commun, de partager leurs connaissances en tout lieu et tout instant. des outils de gestion lectronique de documents (GED) : ils permettent de matriser la gestion documents lectroniques, de leur cration leur archivage. Dsormais, les outils de GED proposent galement des fonctionnalits de travail collaboratif pour matriser notamment la circulation des documents et la contribution de plusieurs collaborateurs un mme document. des outils de gestion de contenu (ECM, Entreprise Content Management ou WCM, Web Content Management) : ils permettent de faciliter la gestion, non pas des documents, mais des informations de manire gnrale, quelles soient structures ou non. Pour les outils de WCM, il sagit de faciliter la publication et la modification des informations mises en ligne. les portails et intranet : ils permettent la publication et la recherche dinformations et documents, laccs des applications spcifiques ou encore proposent des espaces dchanges entre collaborateurs.
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CARNEL Jean-Stphane. Cours de Management Stratgique de lInformation Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes de manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.451
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Cette typologie a tendance seffacer face de nouveaux outils de gestion de connaissances combinant tout ou partie des fonctionnalits prsentes ci-avant.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.428 Op.cit., p.429. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.207
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Dsormais, pour le service informatique, il ne sagit plus simplement dassurer techniquement la mise en place et la maintenance dun parc informatique, matriel et logiciel. Il sagit galement de prendre en charge la gestion des projets de mise en place et dvolution des systmes dinformation dune entreprise en appliquant lorientation utilisateur , que nous avons prcdemment aborde. Le service informatique dune entreprise est ainsi amen voluer dune mission matrielle vers une mission plus organisationnelle. Dans les entreprises, gnralement denvergure, le service informatique prend alors le nom de DSI, Direction des Systmes dInformation.
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Ainsi, contributions frquence irrgulire, dfaut de mise jour des informations proposes, inadquation entre le contenu propos et le service attendu, voire infobsit , terme par lequel 80 Miche Germain dsigne la surabondance dinformations, gnrent des difficults accder une information fiable et pertinente tout instant. Cette situation peut renvoye une image dun SI inadapt donc inutile, dgradant indirectement, limage du service informatique. Dcalage entre les outils et les comptences des utilisateurs La dmocratisation de linformatique peut amener croire que dsormais lutilisation de supports informatiques et de tlcommunications dans le cadre professionnel relve de comptences acquises, notamment dans la sphre personnelle. Or cette ide cache de fortes disparits potentielles au sein dune entreprise, du salari quasi expert, au non initi voire au rsistant la conversion aux nouvelles technologies. Les facteurs de telles disparits peuvent tre multiples : origine gnrationnelle, niveau de formation, capacit dadaptation et dapprentissage, croyances et prjugs sur les nouvelles technologies, etc. Les formations accompagnant la mise en place de nouveaux outils supports du SI peuvent alors parfois se rvler insuffisantes auprs de personnes dont le besoin est une vritable mise niveau pralable. Les outils supports du SI sont alors considrs comme compliqus et fastidieux et leur appropriation reste limite. Le SI renvoie alors une image de contrainte accrue dans la ralisation des tches pour un bnfice final rduit. Un sentiment gnral de frustration Au final, comme le remarque Brigitte Guyot, [] un facteur de frustration se manifeste aussi bien chez les concepteurs, qui trouvent que les usages nexploitent pas toutes les fonctionnalits mises 81 disposition, que chez les utilisateurs, rebuts par ces outils moins simples quon ne le dit .
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PAYRAUDEAU Nadia. Compte-rendu de confrences . Compte-rendu sur les confrences dlivres le 16.01.2009 par Catherine BETTOCHI, charge dtude en ingnierie documentaire au CETE Nord Picardie / PANDOC, le 13.02.2009 par Cline LEMASSON, documentaliste au CETE Nord Picardie et le 12.03.2009 par Michel GERMAIN, directeur associ dArctus, dans le cadre du Master 2 GIDE Universit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.36. Op.cit., p.191.
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Selon elle, jusquici, la prgnance des solutions techniques occultait quelque peu les aspects proprement organisationnels, ce qui expliquerait le faible intrt du management pour les questions dinformation. On peut juger quil en a t dessaisi ou quil a prfr le confier dautres, principalement aux informaticiens. Cependant, les technologies, en accroissant lactivit dinformation largement souterraine, ont contribu la rendre visible, crant de ce fait un 83 march interne organiser . La gestion de linformation, parfois considre comme une activit secondaire, extrieure au cur de mtier, ne fait pas ainsi toujours lobjet dune rflexion et dune organisation la hauteur de son impact stratgique potentiel. Ce manque dintrt des dirigeants contribue dune part, renforcer lloignement du service informatique vis--vis du reste de lentreprise, et dautre part, limiter la performance du SI, faute de dcisions adquates pour son volution.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.155. Op.cit., p.63.
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Cette tape ncessite alors la fois de : prendre du recul face aux besoins exprims tout en dtectant les besoins tacites, de confronter ces besoins aux objectifs fixs lors du lancement du projet de SI, de classer les besoins par ordre de priorit.
Sans cela, le projet se perdra vouloir rpondre toutes les requtes, pas toujours compatibles entre elles, voire qui cachent des critiques davantage politiques quorganisationnelles. Le risque est daboutir une solution inadapte, se soldant par une perte dinvestissement tant humain que technique et financier. Les choix raliss et les priorits dfinies devront tre communiqus et expliqus auprs des utilisateurs afin que ceux-ci ne se dtachent pas du projet, en ny retrouvant pas tous les besoins quils auront remonts.
Nous lavons vu, un SI est non seulement compos de systmes artificiels mais aussi dune organisation adquate accompagnant la mise en uvre de ces systmes. Un outil ne sera performant que sil est correctement utilis et quil sinscrit dans une volution gnrale des mthodes de travail, voire de la culture de lentreprise. Ne pas tout attendre de loutil permet galement de conserver le recul ncessaire un regard critique sur les informations restitues. En effet, le niveau de pertinence du SI dpend de la pertinence des donnes et informations dentre. Celles-ci peuvent tre insres automatiquement dans le systme, auquel cas elles dcoulent dun choix initial la conception du projet, ou fournies par des contributeurs identifis. Dans les deux cas, la qualit de linformation est bien issue de dcisions humaines et, non dune fatalit mcanique .
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.69.
DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.175. GUYOT Brigitte. op.cit., p.156.
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Se rfugier dans une posture de sachants face lvolution de son mtier et de lentreprise nest pas rserv aux seuls informaticiens. Tout collaborateur est susceptible dvaluer limportance de son rle de lentreprise au regard de la valeur de linformation quil dtient et de ses connaissances. Linformation et les connaissances sont considres alors comme une source de pouvoir, et les partager reviendrait perdre sa place et sa valeur. Une telle posture constitue un point de rsistance dans le cadre dun projet de SI, qui, comme nous lavons vu, implique plutt la mise en commun et lchange des informations au sein de lentreprise.
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BENCHIMOL Guy. e-organisation : mode demploi. Paris : ditions dOrganisation, 2001, 242p. Op.cit., p.178. Op.cit., p.180.
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En effet, linsertion et lidentification de lindividu avec lentreprise, lappropriation de procdures de travail et des circuits dinformation, la valorisation de la formation permanente dispense, sont autant dactions daccompagnement qui ncessitent du temps avant dtre favorables lentreprise.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.205. DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.172.
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Lapproche processus met en valeur lexistence de flux animant lentreprise. Ces flux, qui peuvent tre des flux matriels, sont aussi et essentiellement des flux dinformations. Cest ainsi que Brigitte Guyot affirme que linformation joue un rle essentiel ds quon sintresse aux interactions qui 93 structurent et transforment un systme . La satisfaction des exigences des clients et des exigences rglementaires applicables implique, elle, de tracer lactivit de lorganisation et de conserver les informations et documents qui en dcoulent, afin que lorganisation soit en mesure de prouver tout moment le respect de ces exigences. Enfin, lamlioration continue ncessite de mesurer la performance, de dtecter les ventuels dysfonctionnements, danalyser cette performance et ces anomalies en vue de dcider et de planifier des actions damlioration. Il sagit aussi de capitaliser et de formaliser lexprience acquise pour la valoriser, cest--dire apprendre et voluer, afin dassurer un mouvement de progrs lorganisation. Comme nous lavons vu, lensemble de ces activits requirent des outils adapts la taille et la structure de lentreprise, sa culture et au niveau de formation des collaborateurs, pour en favoriser la gestion quotidienne et faire de la dmarche qualit, non pas une charge de travail supplmentaire, mais un changement organisationnel tous les niveaux de lentreprise.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.45.
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IV.1.1. CHANGER
IV.1.1.1 Avec le client (extrieur)
Lorientation client implique un change rgulier avec le client, du recueil de ses exigences lvaluation de leur satisfaction. Ces changes doivent se mener dans un esprit de continuit de service, quelle que soit ltape de lactivit ou linterlocuteur. Il est ainsi impratif de tracer les informations sur le client et son profil, ainsi que les exigences recueillies et leurs modifications, pour connatre tout instant le degr davancement et les particularits du contrat, comme du client. Ces informations sont autant datouts pour assurer un suivi rigoureux de la prestation (fourniture de produit ou de service), comme pour mieux connatre le client et le fidliser. Dans une dmarche qualit, le client est galement, de manire plus gnrale, le march cible. Il sagit alors dorganiser une veille dinformations, aussi bien commerciales pour dtecter les futurs contrats potentiels, que stratgiques pour anticiper les volutions des attentes des clients. Un systme dinformation adapt pourra faciliter ces dmarches via, par exemple :
des outils de communication, du tlphone la vidoconfrence en passant par la messagerie lectronique consultable distance, des outils dinformations allant du simple tableur loutil spcifique de veille et daide la dcision, en passant par des outils de gestion de la relation client.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.29. BENCHIMOL Guy. e-organisation : mode demploi. Paris : ditions dOrganisation, 2001, p.53.
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Un systme dinformation adapt pourra faciliter ces changes via, par exemple : la dmatrialisation dactivits, comme par exemple celui de la gestion de courrier ou de la gestion commerciale (bon de livraison, factures,) des outils dinformations de type intranet, travail collaboratif, workflow, gestion lectronique de documents, etc. linteroprabilit des diffrentes applications de lentreprise ou la mise en uvre doutils dintgration permettant lchange de donnes entre elles.
IV.1.2. PROUVER
Si la norme ISO 9001 dans sa version 1994 insistait sur les aspects de formalisation et de matrise documentaire, les versions 2001 et 2008 laissent lentreprise plus libre de choisir ses modalits de suivi dactivits (types de supports, stockage des documents,). Cependant, la notion de traabilit et de disponibilit de la preuve reste prsente : les enregistrements tablis pour apporter la preuve de la conformit aux exigences et du fonctionnement efficace du systme de management de la qualit doivent tre matriss. [] Les enregistrements 96 doivent rester lisibles, faciles identifier et accessibles . Cest cet aspect de la gestion de linformation et du document but de preuve qui a principalement contribu associer la dmarche qualit lide de faire du papier pour faire du papier . Car la preuve nest pas forcment requise tous les jours, et les salaris ont parfois limpression que leur activit de formalisation est superflue. La prise de conscience de lintrt dassurer la traabilit des activits de lentreprise nat souvent alors de la confrontation avec des problmes de non qualit : quel soulagement de pouvoir prsenter la preuve du respect des exigences et de dcharger lentreprise, au moins partiellement, du cot de la rparation des anomalies apparues ; ou au contraire quel regret de ne lavoir pas fait. Avec la gestion des enregistrements des fins de preuve, on retrouve ici une des dclinaisons des systmes dinformation en entreprise. Le records management a pour objet en effet de mmoriser les documents vitaux, et organiser les documents de travail des personnels de faon rationnelle. [] Cest ainsi que, ds sa production, un document est identifi, authentifi, localis et insr dans ce cadre. Le records management a donc une fonction organisatrice forte, conseillant les services ou lensemble de lentreprise de faon trs oprationnelle et pragmatique, tout en prenant en compte le 97 long terme .
IV.1.3. PILOTER
Nous lavons vu, la roue de Deming, illustrant le principe damlioration continue fait intervenir 4 phases : la planification, la ralisation, le contrle et la raction. Planifier et raliser constituent en gnral le quotidien des entreprises pour fournir le produit ou le service prvu leur client. Mais attendre le terme de lanne ou le terme dun contrat pour regarder si les objectifs fixs sont atteints, revient un constat a posteriori dun intrt faible, car il est de toute faon trop tard pour rectifier le tir. Le contrle est effectu mais il ne permet pas de ragir.
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AFNOR. Systmes de management de la qualit Exigences. NF EN ISO 9001 X50-131 [PDF]. La Plaine Saint Denis : AFNOR, 2008, p.3. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.80.
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Au contraire, piloter un processus ou une entreprise, limage du pilotage dune voiture, cest disposer de manire rgulire dinformations sur la situation du moment afin de pratiquer les ventuels ajustements ncessaires latteinte des objectifs fixs, voire lvolution de ces objectifs. Piloter, cest savoir o lon va, or il faut savoir pour agir . Ces informations utiles au pilotage, aussi appeles indicateurs , manent dun systme de mesure et de surveillance. Elles sont prsentes sous la forme dun tableau de bord, permettant de : comparer les valeurs cibles et les valeurs mesures didentifier et danalyser les carts ventuels.
Des organisations sites multiples et/ou secteurs multiples accroissent les besoins de disposer dindicateurs. Le pilotage est ncessaire tous les niveaux de lentreprise et ces informations doivent tre consolides afin de fournir aux dirigeants une vision globale de la performance de lentreprise. Le tableau de bord constitue ainsi un des principaux outils dune dmarche qualit : il doit tre au cur du comit de pilotage pour mener le mouvement de progrs de lorganisation. Un systme dinformation adapt comprendra ainsi des outils daide la dcision, permettant de mesurer et danalyser tout moment la performance des processus sur la base, notamment, des donnes traces dans le cadre de la gestion quotidienne des activits de lentreprise. Il permettra galement ladaptation du tableau de bord afin dassurer sa cohrence avec les ventuelles volutions de la politique et des objectifs de lentreprise.
IV.1.4. PROGRESSER
IV.1.4.1 Ne pas revenir en arrire
Pour progresser, il faut dabord viter de rinventer la poudre et, au minimum, assurer un niveau de qualit constant. Cest ce que reprsente la cale retenant la roue de Deming. Cela passe par lidentification des mthodes de travail permettant dassurer un produit conforme, la formalisation de ces mthodes pour les mmoriser et, surtout, pouvoir les transmettre, voire les rappeler, tout moment aux intervenants concerns. Brigitte Guyot explique que dcrire une procdure de travail est une prise de distance avec le geste et laction, qui gnre des informations et contribue organiser lactivit. Ce raisonnement est un des fondements de la dmarche qualit. Gestes et savoir-faire ont donn lieu une mise en information de plus en plus pousse par le biais de procdures, de guides et de manuels. Il sagit de codifier suffisamment les tapes et les modes dintervention de chaque oprateur pour que le rsultat soit quivalent quelle que soit la personne qui y a contribu. Un manuel qualit synthtise les connaissances mobilises au cours dun processus, les rend visibles par des procdures. Cette explicitation des savoir-faire garantit au client une homognit et un rsultat satisfaisant, et donne des critres dvaluation et de contrle de lintervention de chaque acteur. Linformation joue le double rle de rvlateur des pratiques et de support de formalisation puisquelle les met en 98 forme . Il sagit ainsi de capitaliser le savoir-faire et grer les connaissances pour assurer la capacit de lentreprise fournir une prestation (fourniture de produit ou de service) de qualit et satisfaire le client.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.21.
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On retrouve ainsi l une autre des dclinaisons des systmes dinformation en entreprise : le knowledge management. Pour que lentreprise soit elle-mme apprenante, pour valoriser le capital immatriel dtenu par ses salaris, elle doit : instaurer une culture de remise en cause et damlioration du service rendu, que ce soit vis-vis des clients extrieurs, que des clients internes ou des partenaires mettre en place une structure et des mthodes de travail intgrant et organisant ces phases danalyse, de rtroaction et danticipation.
Cette organisation doit prvoir galement les modalits de partage et de diffusion des nouvelles connaissances et pratiques au sein de lentreprise. Cela peut passer par la diffusion de notes internes, par des formations rgulires au poste de travail, par lorganisation de runions de partage dexprience, etc. Enfin, cet apprentissage organisationnel est proprement fond sur lhumain de sorte que le mouvement de progrs dune entreprise dpend essentiellement du niveau dimplication du personnel dans la dmarche qualit. Cest le paradoxe de lautonomie et fdration, dj voqu. Fdrer les connaissances et les valoriser pour lvolution de lentreprise ncessite daccrotre la responsabilisation individuelle. Le personnel doit avoir conscience de limpact de sa contribution la performance de lentreprise et se sentir impliqu par son amlioration. Pour Gilles de Chzelles, lusage quotidien du travail collaboratif et du knowledge management permet dintgrer les connaissances trs tt et de manire claire, pratique et structure dans les activits de lorganisation. [] Le partage systmatique des connaissances amliore, de faon 102 presque mcanique, la qualit des services dispenss aux clients .
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MERAT Marie-Catherine. Mmoire : pourquoi elle nous trompe . Sciences et Vie, 2008, n1089, p54-67. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.49. BOUVIER Alain. Management et sciences cognitives. 3e d. Paris : Presses Universitaires de France (Puf), 2007, p.58-59. DE CHEZELLES Gilles. La dmatrialisation des changes. Paris : Lavoisier, 2006, p.169.
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En revanche, le projet de SI rpond un objectif plus interne, mme sil peut parfois lui-mme concerner la gestion de la relation client. A limage de la dmarche qualit ses dbuts qui visait supprimer la non-qualit, il sagit dun objectif defficacit de fonctionnement des activits de lentreprise en vitant la non-information, voire la dsinformation (volontaire ou non).
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Loutil de rfrence dun projet de SI est le cahier des charges. tabli lissue de lanalyse des besoins, il dcrit les exigences fonctionnelles et non fonctionnelles du systme dinformation cible. Le cahier des charges est susceptible dvoluer tout au long du projet, ce dernier tant dvelopp de manire itrative dans une approche utilisateur . Cependant, lissue du projet, toute nouvelle volution majeure de lorganisation fera lobjet dun nouveau cahier des charges.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.17.
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Assurer la prennit de lentreprise implique dsormais de davantage fidliser le client car, selon Kenneth Laudon, acqurir un nouveau client peut coter jusqu six fois plus cher que de conserver 104 un client actuel . Fidliser cest se rendre disponible, sadapter, personnaliser la prestation. Ainsi, dans les deux dmarches, on sattache amliorer la ractivit et ladaptabilit de lentreprise face un environnement particulirement changeant.
sont
Par ailleurs, en tant que projets, dmarche qualit et SI ne peuvent correctement tre mis en uvre que sils sont ports par une volont et une implication forte de la direction et quils intgrent un accompagnement au changement auprs du personnel.
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.405. WALLYN Christian. Cours de Gestion de projet Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2008.
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Par ailleurs, responsable qualit et informaticien peuvent tre amens faire face une image dgrade de leur activit au sein de lentreprise, qui mane dun dfaut de communication, de mauvaises expriences, de prjugs, etc. Tous les deux ont une position dexpert qui peuvent les amener senfermer dans une tour divoire, les loignant des proccupations concrtes et quotidiennes de lorganisation. Cette situation peut tre dans les deux cas favorise par une direction dtache, laissant le responsable qualit soccuper de la qualit et linformaticien de linformation. Ceux-ci doivent au contraire parvenir vulgariser leur domaine afin que lensemble du personnel se lapproprie et lapplique au quotidien, participant ainsi activement la performance de lentreprise.
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Par la satisfaction du client Pour Kenneth Laudon, les entreprises ont toujours dclar accorder la priorit au client. Mais leurs systmes dinformation ne les aidaient gure appliquer ce principe. Des fragments de donnes sur les clients se trouvaient frquemment dans des systmes isols et ddis aux finances, la 107 distribution, aux ventes, au service aprs-vente et au marketing . Il introduit ainsi lintrt des outils de gestion de la relation client dans lentreprise. En gnralisant, mettre le client au centre de lentreprise, comme le demande une dmarche qualit, cest aussi centraliser les donnes sur le client et sur la ou les prestations qui le concernent, pour mieux le connatre, personnaliser et assurer le suivi de prestation. En effet, ne pas tre mesure de rpondre correctement au client et de le satisfaire, faute dinformations disponibles, renvoie un manque de professionnalisme, qui, comme lindique Bernard Debauche, a un effet dsastreux sur limage de lentreprise. Linsatisfaction des clients se 108 transforme alors vite en infidlit , dans un contexte qui implique, au contraire, de les fidliser. Associer dmarche qualit et SI permet de mieux satisfaire le client et de sassurer quil contribue diffuser une image de marque positive de lentreprise. Par sa capacit voluer Dans la dmarche qualit, la satisfaction du client concerne, non seulement le client acquis, mais aussi le client potentiel. Lorganisation doit ainsi tre en mesure danticiper et rpondre des attentes latentes, voire futures. En intgrant les nouvelles technologies et en faisant voluer son SI, lentreprise fait galement voluer ses flux en interne et avec son environnement, en mettant disposition des moyens dchange nouveaux. Cest ainsi, que, pour Gilles de Chzelles, un projet de dmatrialisation russi apporte, lentit qui la mis en uvre, une image de modernit et defficacit quelle pourra utiliser au mieux 109 pour se vendre lextrieur [] .
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LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL ric. 9e d. Paris : Pearson Education France, 2006, p.405. DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, p.174. DE CHEZELLES Gilles. La dmatrialisation des changes. Paris : Lavoisier, 2006, p.76.
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De manire plus gnrale, un SI en correspondance avec les volutions technologiques, commerciales et socitales, voire les anticipant, reflte la capacit de lentreprise se remettre en cause et samliorer, ce qui est un principe majeur dune dmarche qualit.
Dans ce contexte, mettre en uvre une dmarche qualit sans lassocier au SI, peut gnrer une forte incomprhension auprs du personnel et gner lefficacit de la dmarche. Comment, en effet, comprendre une politique damlioration de la performance de lentreprise qui ne sappuie pas sur des moyens eux-mmes modernes et performants ? Le risque est une faible implication des salaris dans le projet, ceux-ci ne se reconnaissant plus dans les valeurs et la culture de leur entreprise. Rapprocher dmarche qualit et SI, cest ainsi rapprocher lentreprise et ses collaborateurs.
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GARNIER Alain. Intervention Les 10 piliers de lIntranet 2.0 lors de la journe Egide Intranet : lentreprise tisse sa toile du 12.03.2009. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2009. PAYRAUDEAU Nadia. Compte-rendu de confrences . Compte-rendu sur les confrences dlivres le 16.01.2009 par Catherine BETTOCHI, charge dtude en ingnierie documentaire au CETE Nord Picardie / PANDOC, le 13.02.2009 par Cline LEMASSON, documentaliste au CETE Nord Picardie et le 12.03.2009 par Michel GERMAIN, directeur associ dArctus, dans le cadre du Master 2 GIDE Universit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.193.
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Olivier Zara, fondateur dAxiopole , souligne, lui, que la performance des entreprises dans une socit de l'information est de savoir mobiliser l'intelligence collective et les connaissances de ses parties prenantes (salaris, fournisseurs, clients,). S'il faut, et s'il faudra toujours, savoir produire et vendre, ce n'est plus aujourd'hui un facteur suffisamment diffrenciateur dans la comptition 114 internationale .
Sappuyer sur le SI pour dvelopper une dmarche qualit ne doit pas se rduire mettre en place un dispositif ddi qualit , comme il sen fait dsormais. Planifier et grer les audits qualit, assurer le suivi et lanalyse des non-conformits ou diter des statistiques qualit sont des tches qui mritent comme, toute autre, dtre facilites pour tre appropries et efficaces. Cependant, se concentrer uniquement sur celles-ci reviendrait encore la position du qualiticien qui cherche mettre en place des outils pour organiser son propre travail, plutt que pour amliorer le fonctionnement et la performance gnrale de lentreprise. Or nous lavons vu, ce nest pas le travail du responsable qualit qui fait la qualit, mais celui coordonn de lensemble des collaborateurs de lentreprise.
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Axiopole est une socit spcialise dans les solutions web 2.0 pour les entreprises et le grand public.
Source : AXIOPOLE. Personal Branding Identit et rputation numrique Rseaux sociaux Web 2.0 [en ligne]. Disponible sur : <http://www.axiopole.com/ > (consult le 21.08.2009)
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ZARA Olivier. Pour le management de lintelligence collective, Par Olivier Zara (Axiopole) [en ligne]. Disponible sur : <http://www.journaldunet.com/management/0411/041158zara.shtml > (consult le 21.08.2009)
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Il sagit dviter de gnrer des espoirs dus et de gcher les bonnes volonts existantes au sein de lorganisation, qui feront dfaut pour un aboutissement favorable du projet.
Or, mme si cette culture dinformation tend se dvelopper, beaucoup de salaris peuvent se sentir dpasss, non pas quils refusent dadhrer cette culture, mais ils ne disposent pas des moyens pour le faire. Une dmarche qualit, seule, ncessite dj de sapproprier des principes et une culture spcifiques ; lassocier un projet de SI accrot le besoin daccompagnement au changement du personnel, et en particulier, le besoin de formation. La mise en place du projet doit ainsi prendre en compte le temps et le budget ncessaire cette volution.
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GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, p.216.
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Mettre disposition un logiciel ultra performant , mais peut-tre aussi ultra compliqu , avec des circuits dinformation complexes, l o un fax et une runion rgulire suffisent ne fera que renforcer les rsistances et conduire lchec du projet. Ainsi, associer dmarche qualit et projet de SI doit avant tout permettre de garantir ladquation entre les volutions de lorganisation et les moyens de gestion de linformation et des connaissances mis disposition, dans le cadre de la recherche damlioration de la performance de lentreprise.
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V. CONCLUSION
Plusieurs enjeux peuvent motiver une entreprise sinvestir dans une dmarche qualit : un enjeu commercial, avec lobtention dun certificat permettant de garantir lengagement et les efforts continus satisfaire le client ; un enjeu de conformit, avec la recherche de la suppression des anomalies de production (dun bien matriel ou dun service) ; un enjeu de performance, avec la cration dune dynamique damlioration continue. Cest ce dernier enjeu qui correspond lintrt premier de la dmarche qualit, qui trop souvent se rduit une course la certification, au dpens de la dimension organisationnelle. Or, mettre en place une dmarche qualit, cest adopter la vision de lentreprise comme un systme, constitu de processus, travers par des flux et interagissant avec son environnement physique, concurrentiel, socialCest modliser ce fonctionnement pour lanalyser et le faire progresser. Cest mettre le client au cur du systme dans le but didentifier ses exigences explicites, implicites, futures et de les satisfaire toujours mieux. Enfin, cest instaurer un cycle damlioration continue, permettant la fois de capitaliser lexprience et de dfinir des axes dvolution. Lapplication de lensemble de ces principes implique lexistence et la gestion de flux dinformation et de documentation, que lon peut classer suivant 4 principales thmatiques : changer, prouver, piloter et progresser. La performance de ces flux impacte directement sur celle de lentreprise. Cependant, la gestion de linformation relve dun autre domaine : celui des systmes dinformation. Un systme dinformation (SI) est une structure technique, humaine et organisationnelle traitant la matire informationnelle et supporte, dsormais essentiellement, par des outils informatiques et de tlcommunication. La mise en place ou lvolution dun SI constitue un projet part entire, impliquant llaboration dun cahier des charges et appliquant une approche oriente utilisateur . Les systmes dinformation touchent lensemble des activits de lentreprise : la prise de dcision et son suivi, la gestion des mtiers (production, ressources humaines, comptabilit,), larchivage lgal et rglementaire, la gestion des connaissances. Bien que tout collaborateur, dans le cadre de son travail, soit amen excuter des tches de gestion dinformation, celle-ci est encore parfois considre comme une activit secondaire. Ainsi, le service informatique peut occuper parfois une place un peu part dans lentreprise : posture de sachant , dcalages de perceptions du SI avec le reste du personnel, intrt du management limit pour lactivit de gestion de linformation. La situation mrite de sinverser avec la reconnaissance de la dimension de service de linformation. En mettant en regard dmarche qualit et projet de SI, des points de divergence, mais surtout de convergence se dgagent. Dmarche qualit et projet de SI sappliquent tous deux lentreprise, visant sa performance dans un contexte concurrentiel exigeant grce une organisation adapte ; ils se fondent tous deux sur une approche systmique et mettent les destinataires de la dmarche leur centre ; ils ncessitent tous deux de sappuyer sur les mthodes de gestion de projet et sont ainsi confronts aux difficults inhrentes ; ils doivent tous deux dpasser une image parfois dgrade et vulgariser des notions, lorigine expertes. Enfin, si la dmarche qualit gnre des flux dinformation et documents, le SI les gre sous rserve dune organisation adquate. Associer dmarche qualit et SI peut permettre ainsi aux projets de senrichir mutuellement, de valoriser limage de marque de lentreprise, de favoriser lidentification des salaris ses valeurs, et surtout de construire une organisation gnrale cohrente donc comptitive.
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Ces intrts ne doivent cependant pas masquer les difficults que peut gnrer galement un tel rapprochement. Associer deux projets, cest non seulement associer leurs forces mais aussi cumuler les risques : retomber dans les travers de la qualit au service du qualiticien, susciter des espoirs dus ; creuser les disparits existantes face aux nouvelles technologies et la culture de linformation ; se perdre dans un projet trop ambitieux aussi bien dun point de vue organisationnel, technique, que financier. Dployer une dmarche qualit, source dune gestion dinformations consquente, sans impliquer les ressources informationnelles existantes, devient de plus en plus difficilement concevable, face au poids croissant de linformation dans lentreprise et la reconnaissance progressive de sa fonction organisatrice. Cette dmarche ncessite de prparer minutieusement le projet et de trouver lquilibre entre finalit et moyens mis en uvre. Mais, ignorer ce phnomne, cest prendre le risque que lentreprise devienne dpasse, voire, paradoxalement, dsorganise.
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VI. RFRENCES
VI.1. Bibliographie
AFNOR. Systmes de management de la qualit Exigences. NF EN ISO 9001 X50-131 [PDF]. La Plaine Saint Denis : AFNOR, 2008, 29p. BENCHIMOL Guy. e-organisation : mode demploi. Paris : ditions dOrganisation, 2001, 242p. BOUVIER Alain. Management et sciences cognitives. 3 d. Paris : Presses Universitaires de France (Puf), 2007, 128p. BREBION Patrick, TEXIER Bruno. Records Management : le prix de la tranquillit. Archimag, 2008, n219, pp17-19. CASANOVA Pierre. EMC : La Lad comme point dentre dun processus documentaire . Archimag, 2009, suppl., n222, p.7. DEBAUCHE Bernard, MEGARD Patrick. BPM Business Process Management : pilotage mtier de lentreprise. Paris : Lavoisier, 2004, 212p. DE CHEZELLES Gilles. La dmatrialisation des changes. Paris : Lavoisier, 2006, 208p. DES MESNARDS Paul-Hubert. Russir lanalyse des besoins. Paris : Edition dOrganisation, 2007, 146p. DOCUMALIS. Livre blanc de la dmatrialisation du courrier entrant [PDF]. Version 1.1.C [s.l.] [s.n.], 2008. Disponible sur : <http://www.documalis.com/site/contact/documentation.html> (consult le 17.04.2009). EUROPEAN COMMUNITIES. Exigences types pour la matrise de larchivage lectronique : mise jour et extension 2008 Spcifications Moreq 2. Texte principal [PDF]. Traduction franaise de CHABIN Marie-Anne. [s.l.] : Direction des Archives de France, 2008. Disponible sur : <http://www.archivesdefrance.culture.gouv.fr/static/2088> (consult le 11.05.2009). FERNANDEZ Alain. Les nouveaux tableaux de bord des managers : le projet dcisionnel dans sa e totalit. 3 d. Paris : ditions dOrganisation, 2005, 485p. FRECHER Daniel, SEGOT Jacques, TUZZOLINO Philippe. 100 questions pour comprendre et agir : Mise en place dune dmarche qualit. Saint-Denis-La Plaine : AFNOR, 2004, 142p. GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris : Lavoisier, 2006, 236p. LAUDON Kenneth, LAUDON Jane. Management des systmes dinformation. Adapt par FIMBEL e ric. 9 d. Paris : Pearson Education France, 2006, 638p. LIVIAN Yves-Frdric. Organisation : thories et pratiques. 3 d. Paris : Dunod, 2005, 320p. MERAT Marie-Catherine. Mmoire : pourquoi elle nous trompe . Sciences et Vie, 2008, n1089, p54-67. TARONDEAU Jean-Claude. Le management des savoirs. 3 d. Paris : Presses Universitaire de France (Puf), 2003, 128p.
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GLORIEUX Nomie. Matriser un projet ECM en vue de matriser le contenu de lentreprise : le cas de lintranet documentaire chez Brianfid-Lux . 96p. Mmoire de Master 2 GIDE Universit Charles de Gaulle Lille 3 : 2008. KLEIN Hlne, GOUPY Laetitia, PAYRAUDEAU Nadia. Typologie des systmes dinformation, les SIAD . Dossier remis dans le cadre du cours de Typologie des systmes dinformation propos par Andr DAVIGNON lUniversit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. PAYRAUDEAU Nadia. Compte-rendu de confrences . Compte-rendu sur les confrences dlivres le 16.01.2009 par Catherine BETTOCHI, charge dtude en ingnierie documentaire au CETE Nord Picardie / PANDOC, le 13.02.2009 par Cline LEMASSON, documentaliste au CETE Nord Picardie et le 12.03.2009 par Michel GERMAIN, directeur associ dArctus, dans le cadre du Master 2 GIDE Universit Charles de Gaulle Lille 3 : 2009. WALLYN Christian. Cours de Gestion de projet Universit Charles de Gaulle Lille 3. Notes manuscrites prises par Nadia PAYRAUDEAU : 2008.
VI.4. Autres
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SOCOTEC FORMATION. Support de stage Qualit Nouveaux auditeurs . 2002.
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