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CAPITULO 1

LIBRO DE TRABAJO

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OBJETIVO En este captulo se familiarizar con el entorno de Excel, capturando datos y realizando acciones que le sern de utilidad para conocer las ventajas que ofrece Excel en una diversidad de tareas.

QUE ES EXCEL?
Excel es una aplicacin especialmente diseada para realizar diversos tipos de clculos matemticos; gracias a la versatilidad en el manejo de los datos conformados por filas (renglones) y columnas y la forma en que se pueden relacionar para la obtencin de los resultados requeridos, por lo cual se le conoce como hoja de clculo. Adems ofrece la posibilidad de insertar imgenes y representar la informacin en grficas, con estos beneficios es una poderosa herramienta para realizar operaciones tanto sencillas como complejas.

Elementos del rea de Trabajo

Al iniciar Excel, se presenta una pantalla que es la ventana principal de Excel, a continuacin se identifica cada una de las secciones que la componen.

1 Columna

2 Barra de men

3 Celda activa 6 Fila o rengln

4 Barra de frmulas 5 Barra de herramientas de formato 7 Barra de ttulo 9 Panel de tareas

8 Barra de herramientas estndar

10Barra de estatus 11 Pestaas hojas de trabajo 12 Barras de desplazamiento horizontal y vertical

Descripcin de las secciones que componen la ventana principal de Excel 1 Columna 2 Barra de men Lnea vertical de celdas nombrada por letras. Contiene los comandos necesarios para desempear las diversas acciones que ofrece Excel, en la parte derecha de esta barra puede ingresar una pregunta o palabra y en el panel de tareas desplegar una respuesta.

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3 Celda Activa

Se identifica con un marco ms grueso que el resto de las celdas, en ella puede introducir los datos directamente. 4 Barra de frmula En el cuadro de la izquierda se muestra la referencia de la celda activa que es la posicin actual del cursor, formado por la letra de la columna y el nmero de fila (nmero) y en el cuadro de la derecha despliega el contenido de la celda activa (datos numricos, texto, frmulas). 5 Barra de herramientas Contiene los botones de los comandos comnmente utilizados para de formato formatear texto, como son el tipo de fuente, tamao, centrar, negrita etc. 6 Fila o rengln Lnea horizontal de celdas nombradas por nmeros. 7 Barra de ttulo Despliega el nombre de la aplicacin y el nombre del libro (archivo) que se tiene abierto. 8 Barra de herramientas Contiene los botones de los comandos localizados en el men como estndar son: Nuevo libro, Abrir, Guardar, Imprimir. 9 Panel de tareas Es una seccin que muestra opciones que ejecuta tareas ms comunes, as como los resultados de las bsquedas que realice. 10 Barra de estatus Muestra el estatus de las acciones que se estn llevando a cabo y de las teclas presionadas como Bloq Num, Bloq. Mays, Bloq despl. 11 Pestaas hojas de Al iniciar Excel se abrir un nuevo libro con tres hojas de trabajo, un libro trabajo est compuesto por hojas de trabajo (hasta un mximo de 255) y cuyo acceso es posible por medio de estas pestaas. 12 Barras de Mediante estas barras se puede desplazar hacia arriba, hacia abajo, a la desplazamiento derecha o izquierda para la visualizacin o edicin de los datos a travs horizontal y vertical de la hoja de trabajo. El desplazamiento en una hoja de trabajo se hace a travs de las teclas de flecha arriba, flecha abajo, flecha derecha, flecha izquierda, Pgina Arriba, Pgina Abajo, al presionar Enter la direccin en que se mover la celda activa es hacia abajo. El ratn tambin da la posibilidad de movimiento situndolo en la celda deseada. Para un movimiento hacia las columnas que no se visualizan, se utiliza la barra de desplazamiento horizontal, puede ser por medio de la misma barra o presionando cualquiera de sus flechas (direccin derecha o izquierda) con el apuntador del ratn, de igual forma el uso de la barra de desplazamiento vertical es mediante el ratn. Los datos que aceptan las celdas pueden ser nmericos (slo nmeros), texto; cualquier letra, smbolos y nmeros. Una celda puede contener frmulas que estan compuestas por un = al principio, operandos que son los nmeros para realizar la operacin o referencias que indican la posicin de las celdas las cuales contienen los valores para realizar la operacin, y porsupuesto los operadores (+, - , * , / etc.) Ejemplos de frmulas: =D4/5 =C1+C2+C3+C4 =B6-2

rmula en la celda D4

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Las frmulas tambin pueden estar compuestas por rangos lo cuales son un conjunto de celdas que son seleccionadas para realizar una operacin. El ejemplo de rango: D4:D7 est agrupando las celdas D4,D5,D6,D7. Adems los rangos son tiles para realizar operaciones utilizando funciones que ms adelante se explicarn.
PRACTICA A DESARROLLAR 1 Introducir datos a la hoja de clculo, modificacin del tamao de la celda, mover, copiar y borrar el contenido de las celdas.

Modificacin ancho de las celdas

1 Teclear en la celda B2 el texto: Reporte Mensual del Almacn, y presionar Enter, en las celdas siguientes que son C2 y D2 se ve parte del texto encima, lo que se requiere es modificar el ancho de la columna, esto se hace situndose en el extremo derecho de la columna B hasta que aparezca el smbolo se presiona el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo hay que mover a la derecha hasta que la columna tenga el ancho deseado. Se requerir hacer este procedimiento cada vez que sea necesario, Excel maneja como estndar un ancho de 10.71 (80 pxeles).
TIP # 1 Para modificar el ancho de cualquier columna al tamao necesario para que el texto no se encime en la celda siguiente, hacer doble clic cuando aparezca el smbolo ,en la lnea divisoria derecha.

2 Teclear en la celda B3 el texto: CONCEPTO, presionar la tecla de flecha derecha, en la celda C3 el texto: NUM. SERIE, presionar la tecla de flecha derecha y en la celda D3 el texto: FUNCIONA.

Borrar contenido de una celda

La forma de borrar el contenido de una celda es situndose en la celda deseada, ya sea con el ratn o con las flechas del teclado, y presionar la tecla suprimir. Para editar el contenido de una celda, con el ratn se debe hacer doble clic dentro de sta. Si est la celda activa presionar la tecla F2 o poner el apuntador del ratn en la barra de frmula y hacer clic. Al situarse en una celda e introducir la primera letra, nmero, o un espacio el contenido de la celda se borrar.
TIP # 2 Si desea recuperar el contenido de una celda o un rango; borrados accidentalmente o regresar al estado anterior despus de haber realizado una accin no deseada presione el botn deshacer

Mover el contenido de las celdas

Para mover el contenido de una o varias celdas, se debe de seleccionar la celda o el


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conjunto de celdas. Para que queden activas, con el puntero del ratn hacer clic con el botn izquierdo y no soltar hasta indicar la nueva celda a enviar el contenido. Seleccionar las celdas B2,B3,C2,C3,D2,D3 con el ratn y mover el contenido una fila hacia arriba.
1)Se selecciona, presionando el botn izquierdo del ratn en la celda B2 y no soltarlo hasta apuntar la celda D3. 3) Soltar el botn izquierdo hasta apuntar a la celda B1. 2) Apuntar a cualquier extremo del marco y hacer clic con el botn izquierdo del ratn sin soltar. Los valores de las celdas se movieron de lugar.

Copiar el contenido de una celda a otras celdas

3 Teclear los siguientes datos, en la celda B3, CPU, en C3, PC-001, en D3, SI, para copiar de la celda B3 a

la B5 el texto CPU sin tener que escribirlo, se debe apuntar con el ratn, la esquina inferior derecha hasta que aparezca el smbolo ; presionar el botn izquierdo y sin soltar,
La copia del texto CPU se hizo en las celdas B4 y B5

mover el ratn hasta la celda B5, donde se podr dejar de presionar el botn del ratn. Continuar tecleando los siguientes datos, en C4 PC-038, C5 PC-019, D4 SI, D5 SI

Modificar su valor por NO


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El valor es modificado, tecleando directamente la palabra NO; una vez situado sobre la celda D4, de esta forma, el valor SI se borra inmediatamente.

MANEJO DE FRMULAS
Una frmula permite hacer uno o varios clculos, utilizando un mismo operador varias veces o diferentes operadores, y que al final despliega un resultado. Ejemplo de un mismo operador varias veces: =A1+A2+A3+A4 Si esta frmula se captura en la celda C1 el resultado es 50. Se observa que los valores que componen la frmula estn representados por las referencias de las siguientes celdas: A1 vale 10, A2 vale 15, A3 vale 5 y A4 vale 20. Si se modifica el valor de A3 que vale 5, y se cambia por un 25, la frmula se calcular automticamente.
Valor de la celda activa que es A4 La frmula se calcul nuevamente al presionar Enter despus de capturar el 25 en A3, y despliega el nuevo resultado.

Se modifica A3 por 25

ADVERTENCIA Para evitar que las frmulas sean confundidas por Excel como texto (rotulo), debe de iniciar con el signo de igual =. Un espacio antes del = puede causar confusin porque no se nota, verifique esto.

Ejemplo de diferentes operadores: =(A2+A3+A4)-(B1/2) Los parntesis hacen la separacin de las operaciones que se tienen que realizar dentro de la frmula. Analizando la forma de resolver: =(15+25+20)-(8/2) =( 60 )-( 4 ) =56 Cualquier modificacin que se haga a los valores de las celdas que intervienen en los clculos de una frmula, el resultado se actualizar, es por ello que cuando se maneje un mayor nmero de datos y frmulas, se observarn los beneficios de trabajar con Excel.

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PRACTICA A DESARROLLAR 2 En esta prctica aprender a centrar un ttulo que ocupa varias columnas, insertar y eliminar filas (renglones) y columnas, insertar la fecha y hora en un formato definido y desplegar comentarios.

Entrar a Excel en un nuevo libro y capturar la siguiente informacin que se muestra en la figura de la derecha. Una vez capturada, se debe de modificar el ancho de la columna D para que no se encime el ttulo de ELABORACIN en la columna siguiente.

Comando Combinar y Centrar

Para centrar el ttulo de la compaa Mueblera Artes en Madera se requiere de seleccionar las celdas de forma horizontal que abarcan los datos que se han introducido.
Celdas seleccionadas para centrar el nombre de la compaa. Columna D con un ancho que permite al ttulo ELABORACIN desplegarse completamente.

Presionar el botn Combinar y Centrar, ubicado en la barra de herramientas de formato

Al presionar el botn, queda centrado el ttulo de Mueblera Artes de Madera, abarcando de la celda A1 a la D1, existe la posibilidad de deshabilitar la accin que se acaba de realizar, slo basta con apuntar con el ratn sobre el ttulo y hacer clic, entonces se seleccionarn las celdas que abarcan el centrado, posteriormente se presiona el botn Combinar y Centrar para que el texto regrese a la posicin original.

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Insertar una columna

Para insertar una columna no importa la fila en que se encuentre; la nueva columna que se inserte quedar a la izquierda de la posicin de la celda activa, es decir, en la figura muestra activa la celda B4, por lo que la nueva columna desplazar todos los datos hacia la derecha. Una forma de guiarse es que la columna a insertar tomar el nombre de la columna que se encuentra activa, en este caso ser B.
1) Dirigirse a la opcin Insertar del men principal. 2) Hacer clic sobre la opcin Columnas.

Inmediatamente se inserta la columna, quedando con el nombre de la que se encontraba activa.

Igual dimensin, cuando era la columna D. Los datos fueron desplazados a la derecha, conservando las caractersticas con las que contaban, excepto el nombre de columna La combinacin y centrado se conserva y actualiza automticamente.

Insertar una fila

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La forma de insertar una fila, es similar al de las columnas, no importando en que columna se encuentre situado el cursor, slo que ahora, la fila que se inserte, tomar el nmero de la fila que se encuentre activa, y desplazar los datos hacia abajo.
La figura muestra, que la celda activa es la D2 y al insertar una fila, quedar con el nmero 2, pero los datos que comienzan en la fila 3, se trasladarn a la 4.

1) Dirigirse a la opcin Insertar del men principal. 2) Hacer clic sobre la opcin Filas.

Inmediatamente se inserta la fila con el nmero de la que se encontraba activa.

Nueva Fila

Datos desplazados hacia abajo.

Eliminar una columna


1) Hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el ttulo de una columna en especfico, para seleccionarla.

2) Ir al men principal en la opcin Edicin.


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Eliminar una fila


La columna fue eliminada. Para eliminar la fila 7 se hace el mismo procedimiento que se llevo a cabo anteriormente con la eliminacin de la columna, pero ahora haciendo clic sobre el nmero 7 de la fila para seleccionar.

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1) Hacer clic con el botn izquierdo del ratn sobre el ttulo de una fila en especfico, para seleccionarla. 2) Ir al men principal en la opcin Edicin. 3) Seleccionar Eliminar.

La fila se elimin y el contenido del rengln 8 cambi de posicin. Se observa que los datos C-1233, PINO, 4 ahora se encuentran en la fila 7.

Insertar fecha y hora

Para insertar la fecha y hora es por medio de los siguientes pasos:


1) Teclear =ahora() en la celda B4, que tiene como ttulo ELABORACIN, presionar ENTER.

2) Aparece la fecha y la hora en ese formato. 3) Para modificar el formato para que se lea: 1 de Octubre de 2004, hay que presionar el botn derecho del ratn; del men que se despliega, seleccionar la opcin FORMATO DE CELDAS.

4) De la ventana que se despliega seleccionar la categora Fecha. 5) Seleccionar en Tipo, el de da/mes/ao, cuando requiera ver como se despliega el formato, puede guiarse en la cartula de Muestra. 6) Para que se ejecute la accin, hacer clic en Aceptar.

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La fecha queda en el formato seleccionado.

Existen diferentes tipos de formatos que se pueden elegir de la lista, solo hay que seleccionar el que requiera guindose por la seccin Muestra que presenta la fecha actual en el formato que se va seleccionando (resaltndose con una barra color azul). Para desplegar la hora en una celda: Teclear en la celda A2 =ahora(), presionar Enter.
Se despliega la fecha y la hora en este formato.

Estando en la celda A2 hay que presionar el botn derecho del ratn y aparece el men contextual como aparece en el paso 3 del punto anterior. Seleccionar la opcin Formato de celdas En la ventana Formato de celdas, seleccionar en la seccin Categora la opcin Hora.

Elegir de la seccin Tipo el formato que la muestra presenta, en este caso es de hora,minutos,segundos y si es a.m. o p.m.

Presionar el botn Aceptar El formato seleccionado modifica la forma original en que Excel despliega la fecha y hora. La celda A2 ya muestra la hora en el formato de hrs, minutos, segundos y en este caso p.m.

Insertar un comentario

Situarse en la celda D3, en donde esta el ttulo ELABORACIN, ir al men principal en la opcin Insertar y seleccionar Comentario

Se despliega un cuadro de texto en color amarillo, en el cual se puede editar y teclear una serie de palabras que permitan hacer mencin a los datos desplegados.
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1) Borrar el texto microsoft: 2) Teclear FECHA DE ELABORACIN

Los 8 crculos que aparecen en el marco del cuadro amarillo, sirve solo hay que poner el apuntador del ratn y al aparecer o , y ajustar el tamao segn lo requiera, al final soltar el botn.

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Un comentario en cualquier celda es til para poder identificar u obtener informacin acerca del contenido o una breve descripcin que ayude a comprender lo que se est desplegando, por ejemplo; Total, Fecha de elaboracin, etc. El tringulo rojo en la esquina superior derecha de la celda, indica que contiene un comentario que se despliega al situar el apuntador del mouse sobre la celda, sin hacer clic.

Libros de trabajo

Excel permite tener abiertos al mismo tiempo varios libros y el nmero de estos depender de la memoria que tenga en la computadora, aunque es poco prctico tener muchos libros abiertos, en ocasiones es necesario trabajar con ms de un archivo al mismo tiempo.
PRACTICA A DESARROLLAR 5 En esta prctica se trabajara con dos archivos abiertos y se copiarn datos de un libro a otro, as como el manejo de las hojas de clculo.

1 En un nuevo libro capturar los siguientes datos:

2 De la barra de herramientas estndar hacer clic con el botn izquierdo del ratn en el icono para generar un nuevo libro, ahora que ya se cuenta con dos archivos se puede verificar esto, por medio de la opcin Ventana del men principal. 3 De las opciones de sta ventana hacer clic en Organizar.
En esta seccin se muestran los libros que se encuentran abiertos y el cuadro naranja indica qu libro est activo.

Cuadro de dilogo Organizar ventanas Ventana de Excel


Libro La opcin La Mosaico, opcin Horizontal, presenta al mismo presenta en pantalla tiempo las en pantalla ventanas de los todos libros los libros abiertos de la abiertos. siguiente forma.

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La opcin Vertical muestra las ventanas de los libros abiertos de esta forma.

La opcin Cascada sobrepone las ventanas de los libros abiertos.

NOTA En Organizar ventanas, entre la opcin Mosaico y Vertical, no existe diferencia cuando se tienen dos libros abiertos. Para demostrar su comportamiento se represent con ms de dos libros.

4 Seleccione la opcin Vertical y haga clic en el botn Aceptar, del cuadro de dilogo Organizar ventanas.

Copiar datos de un libro a otro libro

5 Seleccionar de la celda A2 a la B7 del Libro1, (Presionar el botn izquierdo del ratn en la celda A2, y soltarlo cuando se site en la celda B7), presione el botn derecho del ratn; se despliega el men contextual y seleccionar Hacer clic con el botn izquierdo del ratn en la celda A2 del Libro2.

Presionar el botn derecho del ratn; en el men

contextual

seleccionar

Se ha llevado a cabo la copia en el Libro2 del conjunto de celdas que se seleccionaron en el Libro1. Trabajar con varias hojas

El nombre de las hojas de trabajo se encuentra en las pestaas, localizadas en la parte inferior izquierda de la ventana de un libro, mediante stas es posible tener
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Fondo blanco

Nombre Hoja

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acceso y el fondo blanco indica que se encuentra activa.


Si el nmero de hojas de trabajo sobrepasa su rea de despliegue es posible utilizar los siguientes botones: Despliega desde la primera hoja de la izquierda. Avanza una hoja a la izquierda. Avanza una hoja a la derecha. Despliega la ltima hoja que se encuentra a la derecha.

rea de despliegue de las hojas de trabajo

Cambiar de nombre a una hoja

6 Hacer doble clic con el botn izquierdo del ratn en la pestaa de la Hoja1 del Libro2, de modo que las letras cambien a color blanco, teclee Material, que es el nuevo nombre de sta hoja, hacer clic en cualquier celda para notar el cambio de nombre.
TIP # 4 Otra forma de modificar el nombre a una hoja de clculo es: situarse en la pestaa de la hoja y hacer clic con el botn derecho del ratn, seleccionar Cambiar nombre del men contextual.

Insertar una nueva hoja en un libro

7 Seleccione la Hoja3 del Libro2, para que est activa. En la opcin Insertar del men principal, hacer clic con el botn izquierdo del ratn en Hoja de clculo.

Ntese que se insertar la Hoja4 a la izquierda de Hoja3.

Al utilizar esta opcin las hojas se insertarn a la izquierda de la que se encuentre activa.

Eliminar una hoja de un libro

8 Para eliminar la Hoja2 del Libro1, seleccinela.

Seleccionar la opcin Insertar de la barra de men y hacer clic con el botn izquierdo del ratn en Eliminar hoja.

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Ahora ste libro tiene Hoja1 y Hoja3. Seleccione la Hoja3 del Libro2.

En la celda A2 teclee Precio, presione Enter.

Lleve a cabo los pasos anteriores para eliminar la hoja. Como no es una hoja en blanco, es decir que contiene al menos una celda ocupada, se desplegar la siguiente ventana.

Presione el botn Eliminar

Eliminar varias hojas de un libro

9 Para eliminar la Hoja4 y la Hoja2 del Libro2 al mismo tiempo, seleccinelas siguiendo los siguientes pasos: 1 Hacer un clic con el botn izquierdo del ratn en la Hoja4. 2 Mantener presionada la tecla Ctrl. 3 Hacer un clic con el botn izquierdo del ratn en la Hoja2, teniendo todava presionada la tecla Ctrl (de esta forma puede seleccionar varias hojas del mismo libro sin importar que no se encuentren de forma consecutiva (juntas). 4 Proceder con la accin de eliminacin, seleccionando la opcin Insertar del men principal y hacer clic con el botn izquierdo del ratn en Eliminar hoja. El Libro2 slo se quedo con la hoja Material.

Copiar una hoja de un libro a otro libro la Hoja1 del Libro1,

10 Seleccione

Del men principal, hacer clic con el botn izquierdo del ratn en la opcin Mover o copiar hoja

Se despliega la ventana Mover o copiar.

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El Libro2 contiene ya una copia de Hoja1 del Libro1. seleccionar Libro2


Seleccionar (mover al final), ya que de lo 11 Presionar la tecla Ctrl, sin soltarla seleccione la Hoja1 del Libro2, con el botn izquierdo del ratn contrario, colocar la tambin mantenindolo presionado hasta que el icono que se muestra en la siguiente figura se copia a la izquierda despliegue. de la hoja que se rea de seleccione. Sin soltar la tecla Ctrl y tampoco el botn izquierdo Marcar con un clic del despliegue del ratn, moverse sobre la misma barra del rea botn izquierdo del ratn.

En el campo Al libro:

Copiar una hoja en un mismo libro

de despliegue de las hojas, y situarse en el lugar Presione donde desee la copia, es decir ya sea antes de la hoja Material, antes de la Hoja1 o al finalel de botn sta. Aceptar. Excel al realizar una copia en un mismo libro, genera un nmero consecutivo entre parntesis para diferenciar de la hoja original o de las dems copias que se realicen. El nombre en todo momento puede ser modificado, siguiendo los pasos del punto 6. En el punto 10 se utiliz un procedimiento para realizar la copia de una hoja de un libro a otro, por medio del men, ahora la forma de llevarlo a cabo fue nicamente con el ratn, que es un mtodo ms rpido en comparacin con el anterior.

Mover una hoja en un mismo libro

12 Seleccione la Hoja1 del Libro2, con el botn izquierdo del ratn, mantenindolo presionado se desplegar sobre el apuntador del ratn el siguiente icono: Sitese a la derecha de la Hoja1(2) y suelte el botn observar que la hoja ha cambiado de lugar

izquierdo del ratn, como podr

Mover una hoja de un libro a otro

13 Se proceder a mover la hoja Material que se encuentra en el Libro2 al Libro1, siguiendo los siguientes pasos.
Libro2 Libro1

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Seleccione la hoja Material como en el punto anterior manteniendo presionado el botn izquierdo del ratn hasta que se despliegue el icono sobre el apuntador, y soltar el botn hasta situarse entre la Hoja1 y la Hoja3 en el Libro1. En la siguiente figura se muestra el resultado de esta accin.
Libro2 Libro1

La hoja Material ya no est en el Libro2

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