CAPITULO 5

GRAFICOS EN EL LIBRO DE TRABAJO

GRAFICOS EN EL LIBRO DE TRABAJO

OBJETIVO Al finalizar este captulo podr graficar los datos que contengan las celdas as como utilizar los diferentes tipos de grficos con sus caractersticas propias.

DATOS PARA GRAFICAR

Excel brinda la facilidad de desplegar el comportamiento de los datos de manera grfica, con esto es posible ver la informacin de otro modo, es decir, no slo ver los nmeros, o las cantidades sino que cmo se representan, de modo que se pueden hacer comparaciones con facilidad, sin estar observando las cifras.
PRACTICA A DESARROLLAR 1 Esta prctica tiene como finalidad el elaborar una grfica partiendo de los datos que se capturen en la hoja de trabajo.

Capturar datos para graficar

1. Abrir un nuevo libro de trabajo y capture los siguientes datos:

2. Para obtener el promedio de los tres parciales, se emplear la siguiente formula: =SUMA(C7:E7)/3 que tendr que ir en la celda F7 para despus copiarla hasta la celda F14

3. Copiar la formula, despus de haber presionado Enter en la celda E7, presionar el botn izquierdo del ratn en la esquina inferior derecha de la celda F7 y desplazndolo hasta la celda F14 donde soltar el botn.

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Formatear datos

4. Para eliminar los decimales de las celdas, seleccionar la columna F, para que se seleccionen todas las celdas de esa columna, presionar el botn derecho del ratn y seleccionar Formato de celdas De la ventana Formato de celdas, seleccionar en Categora, Nmero, y modificar en Posiciones decimales a 0.

Presione el botn Aceptar de la ventana Formato de celdas. Otra forma de eliminar los decimales es la siguiente: En la formula de =SUMA(C7:E7)/3 se le tiene que agregar la funcin REDONDEAR quedando de la siguiente manera: =REDONDEAR(SUMA(C7:E7)/3,0)
Lo que se va a redondear A cuantos decimales .

Insertar la frmula en la celda F7 y copiarla hasta la celda F14.

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NOTA
La funcin REDONDEAR(), da como resultado un nmero redondeado con los decimales que se le especifiquen.

5. Seleccione de la celda B6 a la B14 y presionando la tecla Ctrl seleccione de la F6 a la F14, recuerde que como son diferentes columnas, para seleccionarlas por separado la tecla Ctrl debe de mantenerse presionada.

Asistente para grficos grficos,

6. Hacer clic en el botn de Asistente para

Esta es la ventana del Asistente para grficos paso 1 de 4.

Tipos de grficos, que pueden seleccionarse con un clic y que en la siguiente seccin (Subtipo de grfico) se elige el que necesite.

Seleccionar en la seccin Subtipo de grfico, Columna agrupada con efecto 3D

Presione el botn Siguiente.

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Modificar datos de origen

7. En la siguiente ventana se representa el paso 2 de 4, donde se establecen o modifican los datos de origen.

La ficha Serie, da la posibilidad de modificar los datos de origen para los valores a graficarse, as como los rtulos que se desplegarn en el eje de las (X).

Como los datos fueron seleccionados en el paso 5, no es necesario que se realicen cambios en esta ventana. Presione el botn Siguiente.

Opciones de grfico

8. Se despliega la ventana correspondiente al paso 3 de 4, opciones de grfico, (ficha Ttulos).

Modificar los siguientes campos :

Promedios Mdulo Excel Alumnos

Calificacin

Conforme se van introduciendo los datos a los campos, se va modificando en la ventana de visualizacin.

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9. Hacer clic sobre la pestaa de Eje, para ver la ficha Eje, donde se pueden habilitar o deshabilitar los ejes de la grfica.

En el cuadro de seleccin Eje de categoras (X) lo que se deshabilita son los nombres de los alumnos en este caso.

En el cuadro de seleccin Eje de valores (Z) lo que se deshabilita son las calificaciones.

10. Seleccione la pestaa Lneas de divisin, en sta ficha se pueden desplegar las lneas para los ejes X, Y, Z, con la posibilidad de representar el grfico en dos dimensiones 2D

En el cuadro de seleccin Lneas de divisin principales lo que se habilita son las lneas para las categoras (X).

Si se selecciona la opcin Planos laterales y lneas divisin 2D, la grfica se comporta como se muestra en la figura.

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NOTA
En los puntos 9 y 10 de sta prctica no se tiene que realizar ninguna modificacin, nicamente son para explicar cuales son las principales caractersticas que componen esas fichas.

11. Haga clic sobre la pestaa Leyenda, que permite modificar la posicin de sta o tambin de ocultarla.

Leyenda En la seccin Ubicacin seleccione Arriba, haciendo un clic en la opcin de botn circular.

12. Seleccione la pestaa Rtulos de datos, esta ficha permite desplegar los valores o rtulos correspondientes a cada uno de los datos representados, en esta grfica por ser de barras, se muestran en la parte superior de cada una.
Al seleccionar Nombre de la serie:

Al seleccionar Nombre de la categora:

Al seleccionar Nombre de la categora: Como los promedios se pueden ver con facilidad en la escala de calificaciones, no es necesario seleccionar esta opcin y tampoco ninguna de esta ficha.

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13. Haga clic en la pestaa Tabla de datos, esta ficha tiene como funcin, el desplegar en la parte inferior (en este caso debajo de los nombres de los alumnos), los datos de cada uno.
Mostrar tabla de datos

Para este punto no seleccione ninguna opcin, slo presione el botn Siguiente.

Ubicacin del grfico

La clave de la leyenda para ste libro es el cuadro de color azul que contiene Promedios.

14. Despus de haber Siguiente, se despliega

presionado el la siguiente pantalla:

botn

Para que la grfica se inserte en una hoja en blanco existente, slo teclee en el campo En una hoja nueva, el nombre de la hoja, si no existe, entonces la crear automticamente.

Presione el botn Finalizar. Guarde el libro con el nombre GRAFICA.

A continuacin se muestra la pantalla que se despliega, en la que incluye la creacin de la nueva hoja, que se ubica a la izquierda el la Hoja1, donde se encuentran los datos.

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Nueva hoja con el nombre que se le asign en el punto anterior.

Modificar formato del grfico

Se encuentra activa la herramientas de grfico.

barra

de

15. Para realizar modificaciones al formato del grfico, presione el botn derecho del ratn y sobre uno de los nombres de los alumnos, seleccione la opcin Formato de ejes y se desplegar la siguiente ventana:

En la ventana Formato ejes, seleccionar la pestaa Fuente, para modificar en el campo Tamao, tecleando el nmero 8. Presione el botn Aceptar. El resultado es que ahora los nombres de los alumnos se desplegarn, en el eje de las (X) de forma completa (nombre, apellido).

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16. Las barras pueden cambiar su aspecto, para hacerlo, utilizando la barra de herramientas de grfico seleccione de la barra desplegable la opcin Serie PROMEDIO, al seleccionarlo, observe que las barras tambin han quedado seleccionadas, presione el botn Formato de series de datos Tambin puede presionar el botn derecho del ratn sobre una de las barras de la grfica y seleccionar del men contextual la opcin

Para que ventana:

se

despliegue

la

siguiente

Puede llegar a esta opcin, por medio de la barra de desplazamiento.

Seleccione esta opcin, haciendo un clic.

Presione Aceptar.

el

botn

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17. Modificar la orientacin y tamao del ttulo CALIFICACIONES, hacer clic sobre l con el botn derecho del ratn y seleccionar Formato del ttulo del eje de la ventana que se despliega, seleccionar la pestaa Alineacin, y en la seccin Orientacin, modificarlo a 90 grados.

Recuerde que puede realizarse presionando el botn izquierdo del ratn sobre el cuadro rojo y sin soltarlo moverlo hasta la posicin deseada, o bien directamente teclear 90 en el campo numrico que indica los grados. Presione el botn Aceptar. 18. Note que en la escala de los promedios comienza con 0 y termina con 10, para modificar esto y comience con 1, en la barra de herramientas de grfico, seleccionar en la barra desplegable la opcin Eje de valores, otra forma de realizar esta accin es haciendo clic con el botn derecho del ratn sobre uno de los promedios.

Formato de ejes

Seleccionar la opcin Formato de ejes presionando el botn de la barra de herramientas de grfico, o bien si hizo clic con el botn derecho del ratn. De la pantalla que se despliega, seleccionar la pestaa Escala, esta ficha tiene los campos necesarios para que dependiendo de los valores que se tecleen, puedan visualizarse directamente sobre la grfica en la que se est trabajando, de esta manera se tiene el control de poder modificar estos valores dependiendo de los requerimientos que se presenten para que al final se presente una grfica completa y profesional.

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Modificar en el campo Mnimo a 1, y revisar que los siguientes valores de los campos sean como los que se despliegan en la figura.

Hacer clic sobre la pestaa Fuente, en el campo tamao, teclear 12, Presionar el botn Aceptar.

En la figura de la izquierda se puede observar, que el ttulo de los promedios ya se encuentra orientado hacia arriba, a 90 grados, los valores de los promedios comienzan en 1.

Tipo de grfico

19. El tipo de grfico puede modificarse mediante la opcin Tipo de grfico, de la barra de herramientas de grfico. Presionar la flecha hacia abajo del botn Tipo de grfico para que se despliegue el cuadro de opciones.

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ADVERTENCIA Si no presiona la flecha hacia abajo del botn Tipo de grfico, automticamente se modificar la grfica actual por otra predefinida en Excel, sin oportunidad a elegir del cuadro desplegable.

Seleccionar Grfico circular 3D

Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre el grfico circular y del men contextual seleccionar la opcin Tipo de grfico, de la ventana que se despliega, seleccionar

Circular seccionado con efecto 3D

Al presionar el botn Presionar para ver la muestra, se puede visualizar cual ser el resultado.

Presione el botn Aceptar de la ventana Tipo de grfico.

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Seleccionar este cuadro y presionar la tecla suprimir, para eliminarlo.

Seleccionar este cuadro y ampliarlo, presionando el botn izquierdo del ratn en la esquina superior derecha, desplazar el ratn hacia arriba y soltarlo antes de llegar al ttulo del grfico.

Formato de serie de datos

Hacer clic en cualquier seccin de color del grfico (rebanada) con el botn derecho del ratn, y seleccionar Formato de serie de datos

De la ventana Formato de serie de datos, seleccionar la pestaa Rtulos de datos, en la seccin Contenido del rtulo, marcar las opciones:

Presionar el botn Aceptar de la ventana Formato de serie de datos.

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Este es el resultado del paso anterior, como se puede observar, los nombres de los alumnos no se ven completos, as como no se alcanza a distinguir la calificacin. Hacer clic con el botn derecho del ratn sobre uno de los rtulos de los datos y seleccionar

Formato de rtulos de datos

En la ventana de Formato de rtulos de datos. Seleccionar la pestaa Fuente, para que en la ficha se modifique: Tamao a 14.

El Color a Blanco.

Presionar el botn Aceptar.

Seleccionar cada rtulo con el botn izquierdo del ratn y uno por uno, acomodar en la seccin que le corresponde, a modo de que quede como en la siguiente figura.

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Los rtulos se pueden visualizar correctamente, aprovechando el color blanco de las letras que contrasta con el fondo de color en cada una de las secciones del grfico.

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