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GESTION DE PROYECTOS
GESTIN DE ALMACENES
1.
OBJETIVO
Establecer las pautas para la correcta gestin de los almacenes del Proyecto, a n de contar con informacin oportuna, conable y sustentable sobre las materiales disponibles en el almacn y el consumo de los mismos.
2.
DESARROLLO
El almacn es el espacio fsico destinado a guardar de manera transitoria los materiales adquiridos, en ptimo estado de conservacin y operatividad, a n de tenerlos disponibles en el momento oportuno para la produccin. El Proyecto determina las necesidades de almacenamiento requerida1, tanto para los materiales adquiridos por GyM o entregados por el Cliente; y establece las facilidades y organizacin requeridas, los mecanismos de control, contabilidad, stock e inventario de los materiales, el control de las facturas y pagos correspondientes. Entre las funciones a realizar dentro del almacn tenemos: 9 9 9 9 9 9 9 Recepcin, descarga y desembalaje. Vericacin cuantitativa y cualitativa del material. Catalogacin de materiales. Mantenimiento y control de rotacin de inventarios. Control de condiciones fsicas de almacenaje: humedad, polvo, calor, ventilacin, facilidad de desplazamiento, fcil acceso de equipos y personal. Despacho oportuno. Gestin de reposicin de stock.
El personal del almacn recepcionar los materiales fsicamente3, y vericar la cantidad, estado, caractersticas, medida, peso, marca, etc. Colocar el sello de recepcin en todas las guas de remisin incluyendo las guas del transportista. En caso de disconformidad, se registrar las anotaciones u observaciones en los documentos antes mencionados.
1 Ver instructivo GYM.SGP.IN.8 Gestin de Almacenes Mltiples 2 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin 3 Ver instructivo GYM.SGP.IN.6 Manejo Fsico de Almacn
PROCEDIMIENTO DE GESTION
GESTION DE PROYECTOS
GESTIN DE ALMACENES
Las instrucciones para hacer la recepcin de una orden de compra en el sistema se describen en el Manual de Referencia Rpida que el departamento de Sistemas entrega durante la capacitacin de ORACLE para Jefes de Almacn. En general, se deben considerar los siguientes puntos: 9 El campo de la Fecha de Recepcin debe indicar la fecha en que lleg fsicamente el material. 9 El campo de la Nota Embarque / Gua, debe ser llenado obligatoriamente con el Nmero de Gua de Remisin4.
El proceso de informacin de los ingresos de materiales al ORACLE debe ser diario, con el n de mantener actualizados los inventarios. Se deber mantener un archivo con toda la documentacin que sustente el ingreso del material, al cual se adjuntar el parte diario de ingreso, en forma correlativa y cronolgica. Finalmente, se tomarn en cuenta las siguientes consideraciones de acuerdo al lugar de entrega de los materiales: Entrega en el Proyecto: El responsable del almacn deber registrar de manera inmediata la entrega del material en el sistema ORACLE, luego de vericar la recepcin y conformidad del mismo. Entrega en Almacn Central Neptunia: Cuando un material llega a Neptunia para ser posteriormente redireccionado al almacn del Proyecto de destino, se crear un almacn virtual en ORACLE para dicho Proyecto. En este almacn virtual se registra la entrada del material, situacin en la que permanecer hasta que sea enviado al Proyecto. Una vez enviado el material a su destino, se procede a registrar en ORACLE, su salida de almacn central. El material puede ser visualizado en el sistema y su estado es almacn en trnsito, estado que gura hasta que el material llegue al Proyecto. En ese momento, se procede a trasladar en el sistema ORACLE dicho material desde el almacn virtual al almacn del Proyecto. Para mayor detalle sobre almacenes en trnsito revisar el documento GYM.SGP.IN.17 Gestin de Materiales en Trnsito. Slo se podr ingresar al ORACLE las facturas de los materiales que hayan sido previamente recepcionados en el sistema.
11-FEB-08 12:04 PM Pag 1 de 1
Telfono:
Fax:
COD. PROD
DESCRIPCIN
U.M.
CANTIDAD
DESTINO
FLEX FIELD
N O/C - LINEA
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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Al inicio de las operaciones se implementar una relacin con el personal autorizado para aprobar las salidas de materiales de almacn, la cual deber indicar nombres y apellidos, cargo y rma autorizada. Este documento debe ser aprobado por el Gerente de Proyecto. El retiro de materiales de almacn quedar registrado mediante Vales de Salida, los materiales sern entregados a los responsables de la emisin de vales: ingenieros de campo, capataces o despachadores, segn sea el caso. Para que los vales de salida puedan ser atendidos por el almacn deben contar con la siguiente informacin:
9 9 9 9 9 9 9
Fecha de emisin. Codicacin de costos de acuerdo con la Estructura de Control5. Sin esta informacin no se dar salida a ningn material. Detalle de cada uno de los Items solicitados. Cantidades por Item (solicitada, atendida y devuelta). Identicacin y/o rma de las personas involucradas (quien solicita, aprueba, retira y despacha el material). Deben ser cerrados a nivel de detalle de tems, sin dejar espacios en blanco. No deben contener borrones, tachaduras ni enmendaduras, caso contrario se consideran como nulos y no procede el despacho.
Los cdigos de frentes y partidas, as como el cierre de los vales, son de responsabilidad de la persona que autoriza el documento. Los vales de salida anulados deben ser archivados en original y todas sus copias por el almacn. Es responsabilidad del almacn de mantener un archivo permanente, conservando el orden correlativo y cronolgico de todos los vales. Una vez despachado los materiales, se procede a registrar la operacin en el sistema ORACLE. Con la transaccin de salida se asigna el costo de los materiales al frente y partida indicada en el vale de consumo. ORACLE genera un Parte de Salida del Material como constancia del registro de la operacin en el sistema.
Las instrucciones para hacer una transaccin de salida se describen en el Manual de Referencia Rpida que el departamento de Sistemas entrega durante la capacitacin de ORACLE para Jefes de Almacn.
Toda salida de material debe estar acompaada de los siguientes documentos, los cuales sustentan la transaccin de salida del material: 9 9 9 Vale de salida correctamente llenado. Parte de Salida generado por ORACLE. Otros documentos de sustento que se requieran, como guas de remisin.
El proceso de informacin de las salidas de materiales al ORACLE debe ser diario, con el n de mantener actualizados los inventarios. Finalmente, cuando el almacn principal no est fsicamente cercano al punto en donde se requieren los materiales, se deber elaborar una Gua de Remisin6 de GyM para poder entregar el material al destinatario. Tomar en cuenta que la generacin de la Gua de Remisin es un requisito de ley.
5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.31 Control de Costos 6 Ver instructivo GYM.SGP.IN.12 Uso y Emisin de Guas de Remisin
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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PARTE DE SALIDA
Obra Sub Inventario 1570 - Golf Millenium 30/01/2008
Fecha
NUMERO TRANSAC
CODIGO ITEM
DESCRIPCIN
FRENTE
PARTIDA
EQUIPO
UM
CANTIDAD
El almacn recepcionar los materiales sobrantes fsicamente que son devueltos, procediendo a noticar al rea tcnica, de equipos o a quien la Gerencia designe para hacer una evaluacin del estado de los mismos, en la que se denir si: El material reingresa como parte del inventario, para lo cual el almacenero ingresara el bien al sistema ORACLE. Caso contrario ser considerado como material defectuoso (chatarra), implantndose un control extracontable para estos bienes.
9 9
Los bienes devueltos y calicados como defectuosos debern ser ubicados en un lugar separado de los dems y sern registrados en un control de hoja de clculo, el mismo que debe contener la siguiente estructura: 9 9 9 9 9 Fecha de devolucin. Numero del vale. Cantidad, unidad de medida. Detalle de los materiales. Nombre de la persona que calic el estado de los materiales.
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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Es posible que se descubra que los materiales no cumplen con las especicaciones indicadas en la OC o que tienen un defecto no evidente en el momento en que se estn utilizando. En ese caso se debe formular el reclamo correspondiente al proveedor, noticndole que se va a proceder a la devolucin de los materiales ya rececpcionados. Este proceso inicia con la devolucin de los materiales al Almacn, en caso se haya dado una salida de los mismos. Almacn emite las guas de remisin correspondientes al proveedor, para lo cual deber registrar la salida de los bienes en ORACLE, imprimir el parte de salida y adjuntar copia de la gua de remisin para ser archivado como movimiento de retiro de materiales. El almacenero informar a la administracin, contabilidad y logstica del Proyecto de estas devoluciones, para que stos a su vez realicen las gestiones necesarias con el proveedor y procedan a su regularizacin en el registro contable y el pago correspondiente.
El inventario al trmino del Proyecto debe ser cero. En caso se prevean excedentes de inventarios al nal del Proyecto, una opcin para liquidar estos saldos es venderlos a terceros. Para ello la gerencia de Proyectos a travs de la administracin, jar los precios de los materiales y determinar la venta. El almacn recibir la orden de despachar los materiales de parte de la administracin, y proceder con la emisin de la Gua de Remisin correspondiente, har la entrega del bien, procesar en el sistema ORACLE dicha operacin, y reportar a la administracin con copia de los documentos, para que sta a su vez gestione la emisin de la factura de venta.
Otra opcin para liquidar los excedentes de inventario al nal del Proyecto es trasladarlos a otro Proyecto de GyM. Para ello, la gerencia de Proyectos a travs de la administracin jar los precios de los materiales, el mismo que ser negociado previamente con el otro Proyecto. El almacn recibir la orden de despachar dichos materiales a otros Proyectos, y proceder a emitir la gua de remisin, despachar los materiales, procesar en el sistema ORACLE dicha operacin y reportar a la administracin con la documentacin sustentatoria; administracin a su vez emitir la Nota de Traslado correspondiente. Ambos Proyectos debern registrar la operacin oportunamente. De existir alguna diferencia en cantidades o precios, la administracin de los Proyectos harn las regularizaciones contables correspondientes con otra Nota de Traslado.
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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A. Control de Materiales:
La Ocina Tcnica, en coordinacin con el Jefe de Almacn, denir los criterios para determinar los materiales que deban tener un control riguroso, preciso y constante, entre los cuales tenemos: Incidencia en el costo. Dicultad en la gestin logstica. Dicultad en la manipulacin, almacenamiento y/o conservacin. Dicultad en el control y/o seguridad, como en el caso de Proyectos desarrolladas en la va pblica.
9 9 9 9
El resto de materiales podrn controlarse de manera menos frecuente y/o precisa. Este tema se desarrolla en detalle en el procedimiento GYM.SGP.PG.27 Gestin de Materiales.
Los inventarios de los materiales gestionados por Stocks Mnimos se manejan de acuerdo a lo indicado en el procedimiento GYM.SGP.PG.37 Programacin de Pedido de Materiales. Para gestionar la logstica de los materiales de Stock Mnimo es necesario contar con la informacin de los movimientos de materiales actualizados en ORACLE.
El inventario al trmino del Proyecto debe ser cero. El Jefe de Almacn, en coordinacin con la Ocina Tcnica, vericar peridicamente que el consumo de los materiales sea el esperado, identicando posibles sobrantes a n de Proyecto. En ese caso, se buscar vender dichos materiales a terceros o trasladarlos a otro Proyecto que los pueda necesitar. La posibilidad de no eliminar el inventario al trmino del Proyecto representa una contingencia de costo para el mismo.
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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% de O/C donde % de recepcin % de ingreso la fecha de material tardio de recepcin del regularizada (ms recepcin de Incumplimiento material es de 2 das de factura (> 5 das Oracle (1) menor a la fecha recepcin fsica) en Prov y > 2 das de generacin de (b) en Lima) (c) O/C (a)
DIVISIN CIVIL C-11 AMPLIACION MALVINAS GRIFO YANACOCHA ORCOPAMPA 2 MANTENIMIENTO LOTE 8 ANDOAS PLUS DIVISIN EDIFICACIONES TELECOMUNICACIONES CONSORCIO HEROES NAVALES LOMAS BALTAMAR DIVISIN ELECTROMECNICA PLANTA DE ACIDO ILO FUNDICIN ILO K10 ALQUILER DE EQUIPOS CERRO VERDE K REDES INDUSTRIALES DE GAS II CERRO VERDE 9% 41% 0% 1% 2% 0% 17% 0% 98% 2% 1% 1% 0% 1% 0% 0% 4% 12% 0% 10% 2% 1% 3% 0% 7% 1% 2% 1% 6% 0% 0% 0% 55% 44% 69% 27% 88% 63% 62% 57% 95% 58% 60% 18% 91% 75% 44% 96% 23% 32% 23% 12% 30% 21% 27% 19% 67% 20% 21% 7% 32% 25% 15% 32%
PROCEDIMIENTO DE GESTION
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1. Cumplimiento del Proceso (Fig. 04) 9 % de O/C donde la fecha de recepcin del material es anterior a la fecha de generacin de O/C Porcentaje de rdenes de compra que fueron creadas despus de la recepcin del material. Mide si el requerimiento se ha regularizado despus de llegado el material a la Proyecto, es decir que ni siquiera se hizo el SI en ORACLE sino que se compr directamente y luego se regulariz. % de recepcin del material regularizada (ms de 2 das de recepcin fsica) Porcentaje de tems recepcionados con ms de 2 das de atraso. Mide la rapidez con la cual se est ingresando la informacin de llegada de un material al sistema de almacenes. % de ingreso tardo de recepcin de factura (mayor a 5 das en Provincia y mayor a 2 das en Lima) Porcentaje de tems con recepcin de factura atrasado por ms de 5 das en provincia y ms de 2 das en Lima. Mide la rapidez con la que administracin del Proyecto ingresa las facturas correspondientes a materiales en la contabilidad Incumplimiento ORACLE Promedio de los tres % anteriormente mencionados. % de O/C Urgentes Porcentaje de rdenes de compra con fecha necesaria en el Proyecto anterior a la fecha de aprobacin del SI. Para compras locales si la diferencia es menor a 2 das desde aprobado el requerimiento del Proyecto en ORACLE y para compras por encargo si el plazo es menor a 4 das. Esto est en funcin a la fecha que el Proyecto dene que necesita el material y que debe ser indicada en la O/C.
9 9
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3.
REFERENCIAS Y ANEXOS
3.2. Anexos
9 9 GYM.SGP.PG.39-A01 Vale de Salida GYM.SGP.PG.39-F01 Reporte de Inspeccin