Comit de gestin tica y responsabilidad social

Cuando se avanza en los procesos de formalizacin de la Responsabilidad Social (RSE), ya sea definiendo cdigos ticos o integrando la RSE en el sistema de gestin, se hace necesario la creacin e integracin de un rgano gestor, lo que la Norma define como Comit de tica y Responsabilidad Social (CERS). El comit de tica es pues el motor que permite el avance de un sistema de gestin de RSE. Est compuesto por un grupo de personas designadas por la Alta Direccin que representan las diferentes reas de gestin de la organizacin.

Requisito de la norma
Comit de gestin tica y responsabilidad social (Art. 6.1.4.): La Alta Direccin crear un Comit de Gestin tica y Responsabilidad Social de carcter consultivo que: a) Ser nombrado por el mximo responsable de la organizacin e integrado por las personas que l designe, debiendo ser representativo de las reas de gestin de la organizacin y pudiendo incorporar expertos externos. b) Asegurar los recursos (humanos, materiales y financieros) para garantizar que el Sistema de Gestin tica y Socialmente Responsable se establece, implanta y mantiene de forma eficaz, alineado con la estrategia y objetivos de la organizacin. c) Aprobar el modelo de relacin y dilogo con los grupos de inters. d) Supervisar los planes e iniciativas en materia de Responsabilidad Social que se llevan a cabo, garantizando el cumplimiento de los objetivos y metas de los mismos. e) Identificar los riesgos legales, sociales, laborales y ambientales que puedan afectar a la organizacin. f) Asesorar a la Direccin sobre sugerencias, iniciativas y propuestas de mejora. g) Asumir la responsabilidad sobre la revisin e interpretacin de la Poltica de Gestin tica y Responsabilidad Social y el Cdigo de Conducta. h) Estar informado de las consecuencias para el sistema de gestin de cualquier cambio en la estructura de la organizacin. i) Se reunir al menos semestralmente.

PGINA

Criterio de interpretacin
El Comit de Gestin tica y Responsabilidad Social ser nombrado por la Alta Direccin. Su carcter ser consultivo, siendo la direccin la que tome la decisin en los asuntos sobre los que haya que pronunciarse en base a sus recomendaciones. El comit se reunir al menos semestralmente. La Direccin procurar que los miembros del Comit reciban formacin acerca de los principios de la Gestin tica y Socialmente Responsable, lo que facilitar su actualizacin para establecer sus sugerencias con criterio frente a iniciativas legales, estndares voluntarios o propuestas de colaboracin. El Comit tendr a su disposicin las evidencias del cumplimiento del sistema de gestin tica y socialmente responsable y, en caso de existir, el manual de gestin de la Responsabilidad Social. Tambin dispondr de un inventario de todas las iniciativas vinculadas a la Responsabilidad Social que se realizan en la organizacin y podr proponer, dentro del plan de Responsabilidad Social, las actividades previstas con indicadores que permitan valorar la consecucin de los objetivos y metas propuestos. El compromiso con la Gestin tica y Socialmente Responsable supone ir ms all de lo que la legislacin establece. Por ello, el comit velar por el seguimiento y control de todos aquellos requisitos legales que afectan a su actividad, pudiendo mantener registros de incumplimientos y sus consecuencias (econmicas, de reputacin, etc.). El Comit de Gestin tica y Responsabilidad Social deber estar informado de las consecuencias para el SGE de cualquier cambio en la estructura de la organizacin.

Herramientas
El Comit de Gestin tica y Responsabilidad Social (CERS) debe cumplir las funciones indicadas en el articulado de la norma y los criterios interpretacin. Los mismos pueden constar en el acta de la reunin de la Alta Direccin en que se nombre dicho comit. As mismo, figurar en la documentacin del propio CERS (en el reglamento o protocolo formal que haya definido). El comit podr definir un reglamento o protocolo formal para su funcionamiento. Debe ser un comit accesible, que facilite las comunicaciones annimas o personalizadas, a travs de un sitio exclusivo, por ejemplo la web corporativa, de fcil acceso para todos los grupos de inters, aunque en algunos casos no ser pblico para todos ellos (cuando la persona que lo requiera solicite anonimato). Sus funciones y contenido se podrn integrar en el marco de otros comits ya existentes (calidad, prevencin de riesgos, igualdad, etc.).

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El comit debe levantar un acta en cada reunin y mantener un registro actualizado de todas ellas, asegurando la privacidad segn la normativa vigente de proteccin de datos (LOPD).

Referencias
Modelo de integracin estratgica y operativa dela RSE en el Informe Fortica 2011: http://www.foretica.org/biblioteca/informes-foretica/doc_details/298-informe-foretica-2011-versionextendida-?lang=es

Ejemplos
Gas Natural Fenosa: Comit de Reputacin Corporativa https://portal.gasnatural.com/servlet/ContentServer?gnpage=1-10-1&centralassetname=1-10BloqueHTML-9410 Lilly: Comit de RC https://www.lilly.es/responsabilidad/Memoria%20Lilly%202010%20-baja.pdf (pg 12)

Pistas de auditora

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Existe un comit de tica y RS, de carcter consultivo, nombrado por la Alta Direccin (debe existir evidencia documental de ello)? Los miembros del comit representan las diferentes reas de la organizacin implicadas en el desarrollo de la gestin responsable? El comit se rene peridicamente y existe un libro de actas actualizado que lo evidencie? El comit cumple con las funciones que le fueron delegadas? El comit dispone de los medios y mecanismos adecuados para comunicarse internamente y mantener el dilogo con los grupos de inters (para recibir inquietudes y presentar respuestas con interlocutores vlidos)?