EQUIPO DE PRCTICAS PRE PROFESIONALES

ANEXO 01 Sistema de Gestin de la Biblioteca Central de la UNHEVAL

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Fecha 16/10/2008 Versin 0.9 Descripcin Versin preliminar del documento Visin. Autor Resurreccin Valdivia, Soto Espejo, Trujillo Pacar Resurreccin Valdivia, 09/08/2010 1.0 Versin 1.0 del documento Visin. Soto Espejo, Trujillo Pacar 07/11/2011 2.0 Versin 2.0 del documento Visin. Resurreccin Valdivia, Trujillo Pacar

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Tabla de Contenidos
1 Introduccin 1.1 Propsito 1.2 Alcance 1.3 Definiciones, Acrnimos, y Abreviaciones 1.4 Referencias 2 Posicionamiento 2.1 Oportunidad de Negocio 2.2 Sentencia que definen los problemas 2.3 Sentencia que define la posicin del Producto 3 Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios 3.1 Resumen de Stakeholders 3.2 Resumen de Usuarios 3.3 Entorno del Usuario 3.4 Perfil de los Stakeholders 3.5 Perfiles de Usuario 4 Descripcin Global del Producto 4.1 Perspectiva del producto 4.2 Descripcin del Producto 4.3 Caractersticas Emergentes 4 4 4 5 5 5 5 5 7 7 7 8 9 9 12 12 12 13 14

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1 Introduccin
1.1 Propsito El Sistema de Gestin de la Biblioteca Central de la UNHEVAL, se presenta como un sistema innovador para cubrir las falencias que se hacen notorios en la Biblioteca Central, ya sea en el aspecto de bsqueda y prestamos del material bibliogrfico, inscripcin de usuarios, entre otras. La innovacin nace en la tecnologa utilizada como por ejemplo en el uso continuo del Internet y la Red Telemtica implantada en la UNHEVAL. La globalizacin genera una dependencia marcada a tener la informacin al alcance de todos, sin las restricciones que pueden producirse por la infraestructura o la ubicacin de la misma. La Biblioteca Central de la UNHEVAL es una de las bibliotecas que cuentan con la mayor cantidad y variedad de Material Bibliogrfico en la Regin de Hunuco, y es de enorme importancia que las personas tengan la informacin de la bibliografa asociada a ella a su alcance y sin la necesidad de acercarse a sus instalaciones. Al mismo tiempo al manejar una gran cantidad de ejemplares, necesita de un soporte informtico que cubra sus necesidades en software como en hardware, para dar un servicio adecuado a sus usuarios. El sistema que se desarrollar, pretende cubrir todas estas necesidades, con soporte de software en 2 lenguajes de programacin distintas, que son la mejor opcin del resultado de nuestro anlisis. El sistema estar basado en un lenguaje de escritorio (JAVA) que ser usado por los administrativos de la Biblioteca y un Sistema Web (PHP), cuya informacin de su Base de Datos de sus ejemplares estar disponible en la Web, para cualquier usuario y en el momento en que lo necesite.

1.2

Alcance Este documento se limita a una breve descripcin y no ahondar en detalles

tcnicos o especificaciones concretas del sistema. Se incluir la descripcin y el perfil

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de los stakeholders y usuarios junto a una descripcin global del producto.

1.3 PHP: JAVA:

Definiciones, Acrnimos, y Abreviaciones

CODIGO DE BARRAS: LECTORA DE HUELLA DIGITAL: RED TELEMTICA: Formato MARC: Usuario Final: Encriptacin md5:

1.4 -

Referencias Glosario. Diagrama de casos de uso.

Posicionamiento

2.1

Oportunidad de Negocio

Se ver beneficiada la UNHEVAL, ya que el uso de este sistema agilizar muchos de los trmites que se realizan en la Biblioteca Central. Por otro lado, al facilitar la inscripcin de los usuarios, disminuirn las colas y el flujo del proceso ser ms rpido; as como tambin en el prstamo, bsqueda del material bibliogrfico, se automatizar y se eliminaran aquellos procesos que son innecesarios, evitando as una prdida de tiempo en procesos manuales.

2.2

Sentencia que definen los problemas

Inscribirse en las instalaciones de la biblioteca.

El problema de:

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Afecta a: El impacto asociado es: Una adecuada solucin sera:

Los usuarios que regularmente lo hacen. Hacer colas interminables y prdidas de tiempo. Eliminar este proceso, para ser incluido en la matrcula al ao lectivo en curso. No tener toda la informacin en la bsqueda de un

El problema de: Afecta a: El impacto asociado es:

Material Bibliogrfico y su disponibilidad, tanto en la web, como en las instalaciones de la Biblioteca. Los usuarios que regularmente lo hacen. Acudir necesariamente a las instalaciones de la Biblioteca, por algn material bibliogrfico que sea inexistente o no se encuentre disponible. Facilitar la informacin del material bibliogrfico y su

Una adecuada solucin sera:

disponibilidad en la web, con toda la informacin que el usuario realmente necesite. No tener control oportuno de los usuarios que tienen una falta al reglamento de la Biblioteca. Los administrativos de la Biblioteca, No poderse aplicar sanciones efectivas a tiempo a estos usuarios, ocasionando prdidas a la Biblioteca. Tener la informacin de usuarios no calificados en tiempo real, para aplicar las acciones correctivas del caso. No tener datos estadsticos, producidos por el flujo de

El problema de: Afecta a: El impacto asociado es:

Una adecuada solucin sera:

El problema de: Afecta a: El impacto asociado es:

informacin que se genera en la atencin en la Biblioteca. Los administrativos de la Biblioteca, El no aprovechamiento de la informacin que se genera en el flujo de informacin. Traducir todos los datos del flujo de informacin en datos estadsticos, que podrn ser analizados y aprovechados en una Base de Conocimiento para tomar las medidas correspondientes.

Una adecuada solucin sera:

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2.3
Para: A los:

Sentencia que define la posicin del Producto

Proveer un servicio de calidad y valor aadido. Usuarios de la Biblioteca Central. Sistema de Gestin Bibliotecario. Proporciona informacin oportuna y adecuada a sus usuarios, con valor aadido. Forma tradicional (ir, hacer cola, buscar material bibliogrfico). Permite la disponibilidad de los datos del Material Bibliogrfico fuera de las instalaciones de la Biblioteca, as como eliminar los procesos que son innecesarios y afectan a los usuarios.

Creamos: Que: No en la: Nuestro producto:

Descripcin de Stakeholders (Participantes en el Proyecto) y Usuarios

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado de requerimientos. Tambin es necesario identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en el proyecto los representa adecuadamente. Esta seccin muestra un perfil de los participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto, as como los problemas ms importantes que stos perciben para enfocar la solucin propuesta hacia ellos. No describe sus requisitos especficos ya que stos se capturan mediante otro artefacto. En lugar de esto proporciona la justificacin de por qu estos requisitos son necesarios.

3.1

Resumen de Stakeholders Usuario Descripcin

Personal encargado del Prstamo de

Responsabilidades
Se encargarn de brindar la informacin del proceso de Prstamo de Libros, las fichas Pg. 7

Personal de la Unidad de Circulacin

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Libros. Personal encargado Personal de la Unidad de Procesos de la digitalizacin de datos al sistema. Personal encargado del Prstamo de Tesis. Personal encargado Personal de la Unidad de Material Audiovisual del Prstamo de Material Audiovisual (CDs, DVDs, etc) Personal encargado Personal de Informtica de la UNHEVAL de la gestin de los Datos de los Alumnos de la UNHEVAL. Equipo de personas Equipo de Prcticas Pre Profesionales que desarrollarn el Sistema de Gestin de la Biblioteca Central de la UNHEVAL.

virtuales y sus estndares. Se encargarn de brindar y dar una pequea capacitacin del Registro de Datos de todo el Material bibliogrfico al Sistema, bajo el formato MARC. Se encargarn de brindar informacin del prstamo de Tesis, sus condiciones y reglamentos. Se encargarn de brindar informacin del prstamo de algn Material Audiovisual, sus condiciones y reglamentos. Se encargar de proporcionar informacin de todos los alumnos de la UNHEVAL, as como tambin sern los encargados de brindarnos su infraestructura fsica en sus servidores. Se encargar directamente del desarrollo e implementacin del sistema. Se ver beneficiado por la necesidad que la Biblioteca tiene de contar con este sistema.

Personal de la Unidad de Hemeroteca

3.2

Resumen de Usuarios Nombre Descripcin

El usuario final del Sistema en sus diversos tipos, que harn uso de la plataforma web. Gestionar el manejo de la biblioteca de la UNHEVAL en los aspectos generales, la habilitacin para el ao lectivo y su configuracin. DOCUMENTO VISIN Pg. 8

Usuarios de la Biblioteca Director de la Biblioteca

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Personal de la Unidad de Circulacin Personal de la Unidad de Procesos Personal de la Unidad de Hemeroteca Personal de la Unidad de Material Audiovisual Personal de Seguridad

Se encargarn de realizar los prstamos de Libros, haciendo uso de fichas virtuales, previo pedido de un usuario. Estos pedidos pueden ser para Sala de Lectura o a Domicilio. Se encargarn del Registro de Datos de todo el Material bibliogrfico al Sistema, bajo el formato MARC. Se encargarn de realizar los prstamos de Tesis, haciendo uso de fichas virtuales, previo pedido de un usuario. Estos prstamos solo pueden ser para Sala de Lectura. Se encargarn de realizar los prstamos de algn Material Bibliogrfico, haciendo uso de fichas virtuales, previo pedido de un usuario. Se encargar del registro de los usuarios que ingresan y salen de las instalaciones de la Biblioteca, Tambin del control del Material Bibliogrfico que salieron como prstamo a Domicilio.

3.3

Entorno del Usuario

El usuario podr hacer uso del sistema a travs de la plataforma web que se estar conectado a la Base de Datos Central del Sistema, as mismo podr hacer uso de servicios adicionales como Bibliografa personalizada y record de pedidos. Para acceder a esta plataforma slo ser necesario ingresar a la pgina web desde cualquier computadora conectado a internet. Dicha plataforma estar implementada en el lado del Servidor, por lo que no ser necesaria la instalacin de plugins o software adicional para acceder a este servicio. En el caso de que no pudiera acceder a la Web, este podr usar un modulo en el mismo local de la Biblioteca Central via Intranet.

3.4

Perfil de los Stakeholders 3.4.1 Jefe de la Unidad de Circulacin

Representante Descripcin Tipo Jefe de la Unidad de Circulacin Persona con el conocimiento del funcionamiento y normativas en el

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prstamo de libros en las reas de Ciencias y Letras Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios Realizar el prstamo de Libros a los Usuarios. Disminuir el tiempo en el proceso de prstamo de libros y registrar el flujo de informacin producido en la misma. Alta, porque es quien brinda la informacin necesaria en el proceso de prstamo libros.

3.4.2
Representante Descripcin Tipo

Jefe de la Unidad de Procesos

Jefe de la Unidad de Procesos Persona con el conocimiento del estndar MARC que es utilizado en la digitalizacin del Material Bibliogrfico. Digitalizacin del Material Bibliogrfico y su registro a la Base de Datos del Sistema. Incrementar la fiabilidad de los datos y su correcta visualizacin. Alta, porque es quien brinda la informacin necesaria en el proceso de registro de datos bajo el formato MARC. Se sugiri que el nuevo sistema est bajo el formato MARC, ya que toda la data actual se encuentra almacenada bajo este formato. Adems que es un estndar comn usado en la Bibliotecas.

Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin

Comentarios

3.4.3
Representante Descripcin Tipo

Personal de la Unidad de Hemeroteca

Personal de la Unidad de Hemeroteca. Persona con el conocimiento del funcionamiento y normativas en el prstamo de tesis. Realizar el prstamo de Tesis a los Usuarios. Disminuir el tiempo en el proceso de prstamo de tesis y registrar el flujo de informacin producido en la misma. Alta, porque es quien brinda la informacin necesaria en el proceso de prstamo de Tesis.

Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin

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El sistema actual que se usa para la bsqueda de tesis es igual que le de Comentarios los libros y la cantidad de personal que labora en esta unidad es mnima.

3.4.4
Representante Descripcin Tipo

Personal de la Unidad de Material Audiovisual

Oscar Personal de la Unidad de Material Audiovisual Persona con el conocimiento del funcionamiento y normativas en el prstamo de Material Audiovisual. Realizar el prstamo del Material Audiovisual. Registrar el flujo de informacin producido en la misma. Alta, porque es quien brinda la informacin necesaria en el proceso de prstamo de Material Audiovisual. La cantidad de material en esta Unidad es mnima, pero se pretende en el futuro incrementar para brindar un mejor servicio.

Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

3.4.5
Representante Descripcin Tipo

Personal de Informtica de la UNHEVAL

Personal de Informtica de la UNHEVAL Persona con acceso a la Base de Datos Central de la UNHEVAL, la infraestructura de sus Servidores y la Red Telemtica, en la que se pretende implementar parte del sistema. Gestionar la data que se produce en el flujo de informacin relacionado con los alumnos matriculados de la UNHEVAL y el mantenimiento de su infraestructura tecnolgica. Hacer uso efectivo de la Red Telemtica e integrar la data en sus

Responsabilidades

Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

servidores. Alta, porque es quien tiene el acceso a la data y el hardware asociado a ella. Adems ser responsable de la disponibilidad de los Servidores.

3.4.6
Representante Descripcin

Equipo de prcticas pre profesionales

Alumnos de la EAP Ing. de Sistemas que realizan el Sistema de DOCUMENTO VISIN Pg. 11

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Informacin como parte de sus prcticas pre profesional. Tipo Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios Experiencia media en el Diseo y Desarrollo de Sistemas de Informacin. Anlisis, Diseo y Desarrollo del Sistema de Gestin de la Biblioteca Central de la UNHEVAL. Implementar el Sistema de Informacin que se pretende desarrollar para la mejora de los procesos de la Biblioteca Central de la UNHEVAL. Alta, porque deber desarrollar un sistema confiable y compatible con el hardware que se cuenta actualmente y que se pretende adquirir al futuro.

3.5

Perfiles de Usuario 3.5.1 Usuario de la Biblioteca de la UNHEVAL

Alumnos de la UNHEVAL, Administrativos, Alumnos de Colegios,

Descripcin

Alumnos de CEPRE, Alumnos de Post Grado, Publico en General entre otras. Persona con acceso a los servicios que brinda la Biblioteca y que cumple

Tipo Responsabilidades Criterio de xito Grado de participacin Comentarios

con todos los requisitos necesarios que se le exige. Las de Usuario Final. Tener la informacin que necesita desde cualquier lugar y reducir el tiempo en los trmites que se vinculan a la Biblioteca. Alta, por su condicin de Usuario Final.

Descripcin Global del Producto 4.1 Perspectiva del producto

El producto se posicionar como innovador en un sector que no utiliza de buena manera la tecnologa Web y ser de un uso intuitivo para el usuario. La practicidad del producto reside en que ya no se necesitara el llenado de fichas para el prstamo, que en muchos casos es molestoso, y la fluidez del proceso de prstamo. Adems que se aprovechar el flujo de

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informacin producido en los procesos manuales. Sigue la tendencia mundial en cuanto a utilizacin de la Internet.

4.2

Descripcin del Producto

El Sistema que se desarrollar estar conformado de 2 plataformas: Una plataforma local que ser usado por los Administradores de las diversas reas de la Biblioteca, el cual ser desarrollado en JAVA y cumplir con los estndares establecidos previamente por el personal. La informacin de ste nuevo sistema, debe contemplarse con la migracin de datos del Sistema anterior y los datos relevantes que el personal considera de vital importancia. Las interfaces de usuario seguirn el estndar del sistema anterior para aprovechar su data y la rpida adaptacin de los administrativos para hacer uso del nuevo. Todos los mdulos que se desarrollarn bajo esta plataforma, harn uso de seguridad con encriptacin md5, y su registro de ingreso con su usuario y contrasea, el cual nos permitir hacer un rastreo del trabajo que es realizado por cada administrativo. Una plataforma Web, que ser de uso exclusivo de los usuarios de la Biblioteca (Alumnos, Pblico en general, etc), el cual podrn acceder a travs de una pgina web para obtener informacin, datos relevantes, actividades que se realicen, etc. Los usuarios que se encuentran habilitados para el presente ao lectivo, tendrn opciones adicionales y personalizadas. Para acceder a estos servicios, tendrn que ingresar a la web con su cdigo de acceso y su contrasea, los cuales sern proporcionados en el registro del usuario al sistema, siempre y cuando cumplan con las condiciones necesarias. Este servicio adicional estar siempre activo, an cuando no se encuentre habilitado al sistema. El objetivo principal de esta plataforma es servir de nexo entre los Usuarios y los Administrativos, y fomentar su comunicacin con fines de retroalimentacin de informacin y mejora continua.

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4.3

Caractersticas Emergentes

A continuacin se mostrar un listado con los beneficios que obtendr el cliente a partir del producto:
Beneficio del cliente Caractersticas que lo apoyan El Sistema Web no tendr restricciones horarias para acceder al mismo. El sistema local de administracin podr ser usado en el horario que los administrativos de la Biblioteca estn presentes en sus reas. La aplicacin se basa en tecnologas que ayudara la fcil fluidez del proceso, adems que su uso ser intuitivo. El sistema le evitar al usuario esperas y demoras en el los procesos manuales de la Biblioteca. El sistema le evitar realizar procesos innecesarios, ya que estos se unirn a otros procesos o se eliminarn, gracias a su automatizacin.

Disponibilidad horaria

Interactividad Servicio sin demoras

Procesos automticos

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