Logistica Compras - Sesion 3 - Control de Lectura Benchmarking de Proceso de Compras

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS
PRACTICA DIRIGIDA Instrucciones.1. Revisar y analizar la informacin adjunta durante la semana. 2. Prepar entre semana cuadro comparativo de factores comunes entre las tres (03) empresas y asigne puntaje comparativo. Obtenga resultados. 3. cul empresa tiene mejor performance? 4. Presente sus conclusiones y recomendaciones. 5. Tiempo de anlisis : 3 das tiles de recibido el presente archivo. 6. Este archivo ser considerado para resolver en clase y desarrollar las preguntas que formule el expositor. 7. Lleve una hoja doble para desarrollar en clase las preguntas 2, 3 y 4 que equivale a la nota de control de dicha fecha.
Ttulo:
Benchmarking de proceso de compras
(El proceso de compras presentado se obtiene de un benchmarking realizado entre 03 empresas extranjeras que tienen certificacin ISO; IPAC, GRUPO VEGAFLOR y SENEFELDER ) PROCESO MEJORADO 1. El departamento solicitante, debe remitir la requisicin de compras al jefe de compras, es necesario que adjunte especificaciones tcnicas en caso de productos nuevos. 2. El jefe de compras recepciona la requisicin de compras, evala contenido del documento y si el caso amerita, verifica especificaciones tcnicas. 3. El jefe de compras decide si es viable la aprobacin de la requisicin. 4. Si la requisicin es aprobada por el jefe de compras, elabora el formato de consulta de insumos a bodega, y hace llegar el documento al departamento de bodega.
EXPOSITOR : ING CIP JORGE ROCA BECERRA EMAIL : gerencia@logisticaysuministrosroca.com, Nextel 417*4837
5. El supervisor de bodega que atiende pedido, verifica la existencia del pedido en relacin a las cantidades actuales que se encuentran en bodega. 6. El supervisor de bodega elabora un informe de saldos en bodega; y hace llegar copia del documento al jefe de compras. 7. El jefe de compras determina si las existencias de bodega, cumplen con la requisicin de compras enviada por el departamento solicitante, si este es el caso; termina procedimiento de compras. 8. Si las existencias de bodega no satisfacen la requisicin de compras; el jefe de compras establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida saldos en bodega). 9. El jefe de compras revisa historial de proveedores; determina si existen registros de proveedores para la requisicin de compra; si encuentra registros, ir al paso 11 caso contrario al paso 10. 10. El jefe de compras solicita proformas o cotizaciones a proveedores. 11. Los proveedores realizan y proporciona proforma en el tiempo sugerido por el jefe de compras. 12. El jefe de compras realiza un anlisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opcin de compra en base a precios y tiempos de entrega; debe emitir un informe en un periodo mximo de dos das. 13. Si no existe una proforma que llegue a satisfacer la requisicin, se regresa al paso 10. 14. Si el costo del producto es mayor al parmetro establecido como monto mximo de aprobacin de compras, se debe solicitar la aprobacin al Gerente General. 15. Si el costo del producto es menor al parmetro establecido como monto mximo de aprobacin de compras, se debe solicitar la aprobacin al jefe administrativo. 16. Si el jefe administrativo determina que la compra requiere de la instauracin de un contrato, ir al paso 17. 17. El Asesor Jurdico de la empresa, se encarga de la elaboracin del contrato y de su debida legalizacin, tambin se encarga de establecer las garantas para el cumplimiento del mismo.
18. El jefe de compras, elabora la orden de compra y la remite al proveedor seleccionado. 19. El proveedor despacha la orden de compra. 20. El supervisor de bodega recibe y verifica que orden recibida cumpla con los requerimientos establecidos en la orden de compra correspondiente 21. Si el producto no cumple con las especificaciones de la orden de compra ir al paso 22 caso contrario ir al paso 23. 22. El supervisor de bodega realiza la devolucin correspondiente elabora informe de evaluacin de proveedores, e informa de la situacin al jefe de compras para que establezca el tiempo para una nueva entrega o la suspensin de la orden de compra. 23. El supervisor de bodega elabora informe de evaluacin de proveedores en base a la verificacin de pedido y permite el ingreso del producto a bodega.
FLUJO DE COMPRAS
Normalizacin del proceso Relacin con punto 4.2.4 (Control de los registros) A lo largo del proceso, se establece que la comunicacin entre departamentos deja una constancia escrita de la actividad, lo cual proporciona evidencia de las operaciones realizadas. Relacin con punto 7.4.1 (proceso de Compras) y 7.4.2 (informacin de las Compras) Antes de la adquisicin de un producto, el departamento solicitante determina los requisitos de los productos a comprar; incluso se realizan especificaciones tcnicas si el caso amerita; de esta forma la informacin que llega al proveedor tiene un mayor grado de exactitud y precisin. Los proveedores, se seleccionan en base a su capacidad para proporcionar productos o servicios que alcance la mayor satisfaccin con forme a los requisitos de la empresa. Se establece un riguroso control administrativo. Relacin con punto 7.4.3 (Verificacin de los productos comprados) El personal de bodega realiza una comprobacin de patrones tcnicos y funcionales y una verificacin visual de aspecto del producto, con lo cual determina si es permitido o no el ingreso a bodega del producto comprado. Relacin con punto 8.4 (Anlisis de datos) Existe un sub-proceso de EVALUACIN DE PROVEEDORES, el cual deriva en la depuracin de proveedores que pueden ayudarnos a alcanzar los objetivos de calidad, fijados por la empresa.
Conclusiones El proceso de compras dentro de una organizacin, afectan directamente sobre las actividades de la empresa, pero en diferente magnitud, dependiendo del giro que esta posea; por este motivo, la seleccin de un proveedor debe orientarse en funcin de la capacidad que tenga el proveedor para proporcionar productos que satisfagan los requisitos de la organizacin; es necesario que se establezcan sistemas de medicin que ayuden en la gestin de seguimiento y evaluacin de los proveedores. Es importante contar con un asesor jurdico, que sirva como asesor legal a la empresa en la formulacin de contratos y en el establecimiento de las garantas que estos ameriten, en ocasiones existen compras que incurren en costos muy elevados, y es necesario cuidar los intereses de la empresa, un profesional en esta rama, es una herramienta indispensable no solo en el marco de una funcin litigante, sino tambin y fundamentalmente de prevencin. La departamentalizacin dentro de una organizacin, sin duda ayuda en la fluidez y coordinacin del proceso de compras; sectorizar actividades y decisiones entre los diferentes departamentos que intervienen en el proceso; ayuda a que la decisin de compra sea el conjunto de trabajos que realicen los recursos de varios departamentos.
ANTECEDENTES En el ao de 1988 un grupo de socios ecuatorianos, decidieron incursionar en el negocio florcola, adquiriendo un terreno de 9 has., en la Hacienda La Vega, ubicada en San Pablo de Lago, para el desarrollo de un proyecto de 6 has de rosas. Se iniciaron los primeros contactos con la empresa Meillan, productora de variedades de rosas, ubicada en Antibe, Francia, quien proporcionara asistencia tcnica. De esta manera, naci VEGAFLOR, con 3 has., iniciales y 5 variedades, una de las cuales, se la mantuvo durante casi diez aos en produccin. Posteriormente, VEGAFLOR ha ido creciendo ao a ao, y actualmente cuenta con 15 has de produccin, tras la constitucin de Empresa Floralworld S.A. que se inici con de 5 has., actualmente, cuenta con 11 has., formando entre la dos fincas un total de 26 has., sembradas en su totalidad de rosas con una diversidad de mas de 65 variedades. Para mantener atractiva la oferta exportable en los diferentes mercados, el Grupo realiza una renovacin anual de aproximadamente el 15% de las plantas, con una inversin de alrededor de 250 M dlares. DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD 7.4. PROCESO DE COMPRAS El Proceso de Compras en VEGAFLOR se aplica a la compra de productos que afectan directamente a la calidad de la flor producida y comercializada. Estos son: - Plantas y Material Vegetal - Insumos Agroqumicos - Material de Empaque Compra de Plantas y Material Vegetal La compra de material vegetal se define de acuerdo a la informacin proporcionada por el Proceso de Comercializacin (variedades de mayor y menor venta, tendencias del mercado), y Proceso de Cultivo (productividad por variedades). Una vez que se han identificado las variedades erradicar, se selecciona a los obtentores que poseen las variedades seleccionadas y definen los acuerdos para la compra (esta negociacin la realiza directamente Gerencia General). Definida la negociacin, se comunica al responsable del Proceso de Cultivo para que proceda a realizar la verificacin de las plantas compradas y clasifique las plantas que sirven para proceder a la siembra. El material vegetal que no cumple con las expectativas, es tratado de acuerdo a los criterios establecidos en el procedimiento de Producto no conforme. Compra de Agroqumicos y Material de Empaque Las actividades para definir la compra de Agroqumicos y material de empaque se inician cuando los responsables de los procesos de Cultivo, Apoyo o Poscosecha elaboran las requisiciones de Materiales y/o Insumos necesarios y lo remiten al Jefe
de Compras, entradas Pedido de Insumos y Materiales, ste rene informacin proporcionada por el Bodeguero, de la existencia de los productos que fueron requeridos y establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida saldos en bodega), y procede con la gestin de compra segn el procedimiento establecido realizando un anlisis en base a las proformas recibidas, el anlisis proporcionar la mejor opcin de compra en base a precios y tiempos de entrega como sugerencia para el Jefe compras, quien realizar las respectivas rdenes de compra para que sean aprobadas por el Subgerente Administrativo Financiero el Jefe Administrativo y posteriormente se enven al respectivo proveedor. Una vez que el proveedor entrega el pedido, ste es verificado antes de su ingreso a bodega. Los resultados de la verificacin son considerados en la evaluacin de proveedores. Registrado el ingreso a bodega, los productos son entregados a los respectivos solicitantes de acuerdo a sus requerimientos. Una descripcin ms detallada del proceso se enc uentra en el Proceso de compras. Un anlisis comparativo entre la requisicin solicitada y los productos entregados, (facturas, nota de venta y otros), permite comprobar el nivel de cumplimiento del Objetivo del proceso. Durante la inspeccin, los productos que no cumplan con las especificaciones, son manejados de acuerdo al procedimiento Producto no conforme. PROCESO DE COMPRA DE AGROQUMICOS Y MATERIAL DE EMPAQUE
1. OBJETIVO: Efectuar el procedimiento de las compras de agroqumicos y material de empaque que se requieran en la compaa. 2. ALCANCE: El presente procedimiento abarca desde la solicitud de compra, hasta la adquisicin del artculo solicitado. 3. DEFINICIONES: Requerimiento Interno.- Documento interno que contiene el requerimiento de bienes necesarios para el buen desarrollo. Requisitos: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implcita u obligatoria. Especificacin: Caractersticas requeridas en un bien. Calidad: Grado en el que un conjunto de caractersticas cumplen con los requisitos. Verificacin: Confirmacin mediante la aportacin de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos especificados. Por ejemplo verificacin de la altura de botas de trabajo o su material. Validacin: Confirmacin mediante el suministro de evidencia objetiva de que se han cumplido los requisitos para una utilizacin o aplicacin especfica. Esta confirmacin se realiza posterior al uso previsto. Por ejemplo validacin de la duracin de botas de trabajo. Solicitud: Documento interno que emite cada departamento para solicitar la adquisicin de cualquier bien. Orden de Compra: Documento que establece los trminos en los que se solicitan los bienes a los proveedores. Producto: Conjunto de atributos tangibles e intangibles.
Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.
4. DOCUMENTOS DE SOPORTE: CDIGO IDAF 001 FDAF 002 FDAF 003 FDAF 004 FDAF 005 ISG 022 DOCUMENTO Listado de proveedores Fichas de especificaciones tcnicas de los productos Ingreso a bodega formato de consulta de insumos a bodega informe de saldos en bodega Matriz de identificacin de responsabilidades para la compra de bienes y servicios
5. ADQUISICIONES No. ACTIVIDAD

Elabora el formato de requisicin de materiales y/o insumos necesarios. Receptar pedido de insumos y materiales, adems verifica el cumplimiento del formato establecido para requisicin de materiales y / o insumos necesarios. Aprobar requisicin de compra de materiales y / o insumos necesarios, Elaborar formato de consulta de insumos a bodega Revisar y determinar el stock actual de los productos incluidos en el documento Elaboracin de informe de saldos en bodega Establece cantidades efectivamente necesarias (cantidad requerida saldos en bodega).
RESPONSABLE
Departamento solicitante
REGISTRO
OBSERVACIONES
Se deber adjuntar las especificaciones tcnicas en caso de productos nuevos Para cada compra se deber consultar las fichas de especificaciones tcnicas (IDAF 002) entregadas con anterioridad.
Jefe de compras
Jefe de compras
Requerimiento interno FDAF-002 Requerimiento interno FDAF-004 La orden de requerimiento interno ser firmada por el supervisor de bodega.
Jefe de compras
Supervisor de bodega
Supervisor de bodega
Requerimiento interno FDAF-005
Jefe de compras
Solicitar proforma a proveedores
Jefe de compras
Para identificar al responsable de la compra, consultar la matriz de identificacin de responsabilidades para la compra de bienes y servicios ISG 022. Difundir listado de proveedores (IDAF- 001) a responsables de compra cuando se actualice.
proporcionar proforma en el tiempo sugerido por el jefe de compras
Proveedores
10
Realizar anlisis en base a las proformas recibidas, determina mejor opcin de compra en base a precios y tiempos de entrega.
Jefe de compras
11
Si no existe proforma que satisfaga requisitos, ir al paso 8 Elaborar orden de compra
Jefe de compras
12
Jefe de compras
Orden de Compra FDAF-001
13
Revisa, objeta, cuestiona o recomienda Comunicar al Proveedor Bodeguero sobre la decisin de compra. Remitir orden de compra a proveedor Despachar Orden de Compra Si el producto comprado, cumple con las especificaciones, ingresar a bodega.
Jefe Administrativo
14
Jefe de compras
15
Jefe de compras
17
Proveedor
18
Caso contrario realizar la devolucin correspondiente y acordar tiempos para la nueva entrega.
Proveedor Bodega
Ingreso a Bodega FDAF-003
Cuando el producto no cumpla con las especificaciones, se notificar sta situacin al Jefe Departamental para la toma de decisiones.
Senefelder
ANTECEDENTES Senefelder es una industria grfica ecuatoriana reconocida a nivel nacional por la impresin de importantes publicaciones de alto tiraje como revistas, guas y catlogos. Una trayectoria de ms de tres cuartos de siglo fieles al compromiso de lograr resultados de excelente calidad en cada impresin, que ponga valor agregado a la imagen de cada uno de nuestros clientes. Fruto de alto nivel profesional de nuestra gente, unida a la tecnologa de punta en las artes grficas, con el objetivo de superarnos cada da. Es el principio que nos permite mantener el liderazgo, en todos los segmentos de la industria grfica.
DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD

7.4 Compras 7.4.1 Proceso de compras VESPUCIOS S.A.asegura que los productos servicios comprados contratados cumplen con los requisitos de compra contratacin especificados
El tipo y alcance del control aplicado al proveedor y al producto servicio adquirido depende del efecto del producto servicio y su impacto a la calidad de los servicios (formacin y asesora) de VESPUCIOS S.A.. VESPUCIOS S.A.evalua y selecciona los proveedores en funcin de su capacidad para suministrar productos servicios de acuerdo con los requisitos de la VESPUCIOS S.A.. Se establecen los criterios para la seleccin y evaluacin peridica. Se mantienen registros de los resultados de la evaluacin y las subsiguientes acciones necesarias que se deriven de la misma (vase 4.2.4). 7.4.2 Informacin de las compras La informacin de compra (Orden de Compra, Contratos) describen el producto servicio a adquirir, incluyendo, cuando sea apropiado:
GESTION EFICIENTE DE COMPRAS a) requisitos para la aprobacin del producto servicio,
OBJETIVO Asegurar una planificacin efectiva de las compras de materia prima para las reas de litografa, formas continuas y valores de la empresa, de forma tal que permita garantizar la satisfaccin de nuestros clientes.
ALCANCE Desde la deteccin de los requerimientos de materia prima de las diferentes reas de produccin hasta la planificacin anual de las compras, su aprobacin y verificacin peridica.
b) requisitos para la cualificacin del personal, y c) requisitos del sistema de gestin de la calidad. VESPUCIOS S.A.asegura que los requisitos de compra son claramente especificados previo a su comunicacin al proveedor. 7.4.3 Verificacin de los productos comprados VESPUCIOS S.A.establecer e implantar la inspeccin u otras actividades necesarias para asegurar que el producto comprado cumple los requisitos de compra especificados. Cuando la organizacin o su cliente proponga llevar a cabo actividades de verificacin en las instalaciones del proveedor, la organizacin debe especificar en la informacin de compra las disposiciones requeridas para la verificacin y el mtodo para la puesta en circulacin del producto.
NORMAS, POLTICAS Y CONCEPTOS GENERALES POLTICAS:

El departamento de Compras realizar revisiones peridicas a la ejecucin del Plan de Compras. El Plan de Compras est sujeto a cambios, segn disposicin del rea de ventas. El departamento de Ventas y dems departamentos proporcionarn cada tres meses la informacin para actualizar el Plan de Compras de la Compaa CONCEPTOS INFORME DE EXISTENCIAS: Documento en donde se encuentran las cantidades existentes de cada una de las materias primas adquiridas durante el ao. PRESUPUESTO ANUAL DE COMPRAS: Documento que muestra la inversin destinada por Artes Grficas Senefelder a la adquisicin de insumos requeridos para la produccin de litografa, formas continuas y valores y dems.
No.
Responsable
Gerente de Compras
Actividad VIENE DEL PEC 2.1.2 NEGOCIACIN Y VENTAS Enva cada mes al Gerente y Contralor General, Jefe de Ventas y Jefe de Valores el Forecast. Ver REG. Forecast
Receptan, llenan y entregan al gerente de Compras el registro de requerimientos de materia prima basndose en el comportamiento del ejercicio anterior, la situacin proyectada del pas y a la proyeccin esperada del negocio.
Gerente General Contralor General Gerente de Produccin Gerente de Seguridad Valores Gerente de Compras
Ver REG. Necesidades Anuales de Materia Prima
Recepta los requerimientos, los compara con el Informe de Existencias de materia prima para asegurar la cantidad de insumos a demandar y actualiza el plan de compras. Ver REG. Necesidades Anuales de Materia Prima
No. 4
Responsable Gerente de Compras
Actividad
Elabora el plan con el efecto sobre el flujo de caja proyectado, y entrega al Jefe Financiero.
Ver REG. Flujo de Caja Elabora el Plan Anual de Compras, el mismo que deber contener: Necesidad de Materias Primas por divisin Inversin por divisin Colocacin de Pedido con fecha de llegada Ver REG. Plan Anual de Compras
Gerente de Compras
Contralor General
Recepta, revisa y aprueba la planificacin de compras basado en el Presupuesto Anual. * En caso de no estar de acuerdo en alguna de las partes de la planificacin, informa al Gerente de Compras para su adecuacin.
No. 7
Responsable
Actividad Solicita y analiza las cotizaciones, de las necesidades reales de materia prima, a los proveedores previamente calificados y realiza el anlisis comparativo de las mismas. Ver REG. Anlisis de Cotizaciones
Revisa mensualmente el cumplimiento de la Planificacin y actualiza el plan anual de compras.
Gerente de Compras
VA HACIA AL PEC 2.3.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES
REGISTROS Y DOCUMENTOS GENERADOS

Registro Document o Necesidad es Anuales de Materia Prima REG.2.3.11 Anlisis de Cotizacion es REG.2.3.12 Distribuci n Original Departamen to de compras Copia Jefe de Ventas Original Departamen to de compras Copia Gerente General Contralor Original Departamen to de compras Copia Gerente General Contralor Original Departamen to de compras Copia Jefes de Indexacin Conservaci n Disposici n Acceso Gerente de Compra s
Por Departamen to
1 ao
Archivo pasivo
Por Proveedor
1 ao
Destrucci n
Gerente de Compra s Gerente General Contral or Gerente de Compra s/ Gerente General Contral or Gerente de Compra s
Plan Anual de Compras REG.2.3.13
Por fecha
2 aos
Archivo pasivo
Forecast REG.2.3.14
Por fecha
2 aos
Archivo pasivo
rea Presupuest o de Compras REG.2.3.15 Original Departamen to de compras Copia contralor Gerente General Por Fecha 2 aos Archivo pasivo Gerente de Compra s/ Contral or Gerente General
DIAGRAMA DE LAS TAREAS DEL PROCESO
INDICADORES DE CALIDAD Capacidad de cumplimiento por parte de los proveedores con respecto a los requerimientos solicitados por la empresa Valor agregado en el producto entregado por los proveedores Porcentaje de cumplimiento insatisfactorio en las entregas por parte de los proveedores
EMPRESA IPAC ANTECEDENTES IPAC S.A fue fundada en Septiembre de 1972 e inici sus actividades productivas introduciendo perfiles abiertos (canales y correas) en el mercado ecuatoriano. En 1975 abre su primer local de distribucin en la ciudad de Quito. Con el transcurso de los aos, IPAC S.A fue expandiendo sus lneas de produccin, instalando en 1978 la primera mquina tubera. En 1979 instala una planta de galvanizado con el fin de comercializar tuberas y caeras galvanizadas. En el ao 2002 crea un Centro de Servicios en Guayaquil, con el propsito de ofrecer productos en medidas y formas especiales que se adopten a los requerimientos de los clientes. Gracias a sus diversas lneas productivas e instalaciones y capacidad de su recurso humano, la Empresa se ha convertido en uno de los principales productores y comercializadores de productos de acero del pas y ha alcanzado una slida proyeccin internacional. DETALLES DEL MANUAL DE CALIDAD 7.4. COMPRAS En IPAC S.A los departamentos responsables de realizar las compras o contratacin de servicios son: Departamento de Compras: Para lo cual se dispone de una Lista de Insumos, Repuestos y Servicios Crticos (COM ESP 02) en el que se detalla la informacin de los proveedores calificados, para las adquisiciones de los Repuestos, Insumos y Servicios considerados como crticos. No se realizan visitas a proveedores de insumos y repuestos. Los cuales son calificados segn lo determina el procedimiento de Seleccin y Evaluacin de proveedores (COM PRO 02) Adems se dispone de un procedimiento Gestin de Compras (COM PRO 01) en donde se detalla en forma general el manejo del departamento de Compras. Departamento de Comercio Exterior.
En este departamento existen proveedores de servicios los cuales se encuentran detallado en la Lista de Servicios crticos, (CEX ESP 03), en donde se detalla la informacin de los proveedores calificados. La Seleccin y Evaluacin de estos proveedores se la realiza de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Gestin de Comercio Exterior (CEX PRO 01). En el caso de los proveedores de materias primas, tales como bobinas de acero, son considerados como crticos y confidenciales. La seleccin de estos proveedores es realizada directamente por la Vicepresidencia de IPAC S.A. La evaluacin de los proveedores de materia prima es realizada mensualmente mediante un informe de novedades, realizada por el Jefe de Ingeniera, dicho informe es enviado a la Gerencia y Vicepresidencia para su revisin y respectiva gestin con el proveedor. En el caso de las compras al exterior el responsable de los trmites de importacin es el Jefe de Comercio exterior para el cual dispone de un instructivo de importaciones (CEX INS 01). Departamento de Logstica Los proveedores del servicio de transporte son seleccionados y evaluados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de Gestin de Logstica (LOG PRO 01). Adems existe una lista de proveedores de servicio de transportes (LOG ESP 03) donde se encuentran detallados los proveedores calificados para este servicio. Departamento de Sistemas. Los proveedores calificados del rea de sistemas se encuentran detallados en la lista de servicios crticos (SIS ESP 03), los cuales son seleccionados y calificados de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de gestin de sistemas informticos y de seguridad (SIS PRO 01). DESCRIPCIN DEL PROCESO ENTRADAS
ENTRADAS DOCUMENTALES SELECCIN DE LOS PROVEEDORES COM FOR 01 Seleccin de proveedores_contratistas COM FOR 01 Seleccin de proveedores_contratistas (REGISTRO)
EVALUACION DE PROVEEDORES
Formato de evaluacion de proveedores (FOR COM 03) Lista provedores Aprobados por actualizar (COM ESP 02)
COTIZACIONES DE SOLICITUDES COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios
COM FOR 06 Entrega de Muestras IBS Solicitud de Cotizacin
IBS Cotizacin
COM FOR 02 Solicitud de cotizacin Autorizada
PLANIFICACION DE LAS COMPRAS
Presupuesto de adquisiciones mensuales COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios
ENTRADAS FISICAS
Insumos y repuestos por comprar
PROCESO
SUBPROCESOS / ACTIVIDADES SELECCIN DE LOS PROVEEDORES Enviar formato de seleccin al proveedor critico Verificar si el proveedor-contratista cumple con los criterios de Seleccin Aprobar la seleccin del proveedor Inscribir al Proveedor en la base de datos del sistema Actualizar la lista de equipos, insumos y servicios crticos (COM ESP 02)
EVALUACION DE PROVEEDORES Elaborar y Evaluar dos veces al ao a cada proveedor critico (FOR COM 03)
Actualizar la lista de equipos, insumos y servicios crticos Actualizar lista de proveedores aprobados Evaluar una vez al ao a los proveedores no crticos Actualizar lista de proveedores no crticos COTIZACIONES DE SOLICITUDES Verificar datos de solicitudes requerimientos
Confirmar y probar el producto solicitante Elaborar solicitud de cotizacin Cotizar a proveedores Confirmar stock actual en IBS Gestin Bodegas Solicitar autorizaciones de Jefes o Gerentes de reas Negociar con los proveedores Realizar la cotizacin Generar orden de compras / orden de trabajo
Revisin de presupuesto de adquisiciones mensuales de los departamentos Elaborar solicitud de compra Cotizar a proveedores Generar orden de compra
Insumos y repuestos comprados
SALIDAS
SALIDAS DOCUMENTAL SELECCIN DE PROVEEDORES
Reporte de Seleccin de Proveedores (COM FOR 04)
EVALUACION DE PROVEEDORES Reporte de Evaluacion de Proveedores (COM FOR 05)
lista de proveedores Actualizada(COM ESP 02)
COTIZACIONES DE SOLICITUDES COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios (REGISTRO)
COM FOR 06 Entrega de Muestras (REGISTRO) IBS Cotizacin (REGISTRO)
COM FOR 02 Solicitud de cotizacin Autorizada
IBS Cotizacin (REGISTRO)
IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO)
COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios (REGISTRO)
IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO) SALIDAS FISICAS
Insumos y repuestos por almacenar
FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS
INDICADORES DE CALIDAD
Nombre de Indicador Indice Frmula Unidad de medida
Tiempo promedio de respuesta a las solicitudes de Compras
Promedio de fecha de entrega de materiales a bodega fecha de solicitud de compra
dias
Tiempo promedio de retraso del proveedor para el despacho de productos de acuerdo al tiempo estipulado
Promedio de fecha de entrega fecha estipulada de entrega
dias
Dolares ahorrados en las adquisiciones de materiales, insumos y repuestos
suma de precios de compras anteriores suma de precios de compras actuales
Porcentaje de solicitudes Inmediatas
No. De items inmediatos / No. Items solicitados
# de ideas # de SAC # de SAP # de accidentes e incidentes
cantidad de Ideas Generadas en el departamento Cantidad de AC Cantidad de AP Cantidad de Accidentes del mes
# # # #

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Benchmarking de proceso de compras

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

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GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Proveedor: Organizacin o persona que proporciona un producto.

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

5. ADQUISICIONES No. ACTIVIDAD

Requerimiento interno FDAF-005

Solicitar proforma a proveedores

proporcionar proforma en el tiempo sugerido por el jefe de compras

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Si no existe proforma que satisfaga requisitos, ir al paso 8 Elaborar orden de compra

Orden de Compra FDAF-001

Ingreso a Bodega FDAF-003

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

DETALLE DEL MANUAL DE CALIDAD

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS a) requisitos para la aprobacin del producto servicio,

NORMAS, POLTICAS Y CONCEPTOS GENERALES POLTICAS:

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Ver REG. Necesidades Anuales de Materia Prima

Responsable Gerente de Compras

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

VA HACIA AL PEC 2.3.2 EVALUACIN DE PROVEEDORES

REGISTROS Y DOCUMENTOS GENERADOS

Plan Anual de Compras REG.2.3.13

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

DIAGRAMA DE LAS TAREAS DEL PROCESO

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

COTIZACIONES DE SOLICITUDES COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios

COM FOR 06 Entrega de Muestras IBS Solicitud de Cotizacin

COM FOR 02 Solicitud de cotizacin Autorizada

PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

Insumos y repuestos por comprar

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

Insumos y repuestos comprados

Reporte de Seleccin de Proveedores (COM FOR 04)

EVALUACION DE PROVEEDORES Reporte de Evaluacion de Proveedores (COM FOR 05)

lista de proveedores Actualizada(COM ESP 02)

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

COM FOR 06 Entrega de Muestras (REGISTRO) IBS Cotizacin (REGISTRO)

COM FOR 02 Solicitud de cotizacin Autorizada

IBS Cotizacin (REGISTRO)

IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO)

PLANIFICACION DE LAS COMPRAS

COM FOR 02 Solicitud de cotizacin de Materiales, Insumos, Servicios (REGISTRO)

IBS Sistema ORDEN DE COMPRA / ORDEN DE TRABAJO (REGISTRO) SALIDAS FISICAS

Insumos y repuestos por almacenar

FLUJO DE PROCESO DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

GESTION EFICIENTE DE COMPRAS

Tiempo promedio de respuesta a las solicitudes de Compras

Promedio de fecha de entrega de materiales a bodega fecha de solicitud de compra