PROGRAMMES DENSEIGNEMENT COOPRATIF

FACULT DES ARTS

COMMUNICATION
Exemples de premiers rapports de stages de travail
Titre
Stage ralis Service Canada (direction du marketing) Stage ralis au Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada

Page
2 29 30 48

Session
t 2009 t 2008

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UNIVERSIT DOTTAWA Facult des arts Dpartement de communication

Stage ralis Service Canada (direction du marketing)

Gatineau (Qubec)

Rapport de stage prsent Professeur Mark Lowes

Rapport rdig par XYZ 01234567

Communication - Deuxime anne Le vendredi 11 septembre 2009

TABLE DES MATIRES

1. Rsum.... 1.1. Introduction..

3 3

2. Vue densemble de Service Canada... 2.1. La direction du marketing.. 2.2. Lquipe de publicit... 2.3. Les Centres Service Canada pour Jeunes (CSCJ)...

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3. Description des diffrents projets.

3.1. La prparation du processus dapprobation des avis publics.. 7 3.2. La campagne davis publics des CSCJ... 8 3.3. Les mdias sociaux 9 3.4. Autres projets... 10 4. Connaissances acquises.. 4.1. Retour sur mes objectifs de stage 4.1.1. Objectifs de rendement... 4.1.2. Objectifs dapprentissage... 4.2. Connaissances personnelles 10 11 11 13 14

5. Conclusion... 16 5.1. Recommandations.. 16

BIBLIOGRAPHIE ANNEXES Annexe I : tapes dapprobation des avis publics. Annexe II : Exemple dune Summary Sheet.. Annexe III : Gabarit dun avis public pour lintrieur dun autobus.. Annexe IV : Lignes directrices.. Annexe V : Exemple dun gabarit gnrique..

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Rsum

Mon premier stage coop sest droul au sein de lquipe de publicit sous la branche du marketing de Service Canada dans les grands difices fdraux de la promenade du Portage Hull. Jai eu la chance dtre le premier choix du poste auquel je voulais le plus tre affecte, et ce, non seulement en raison de lintrt que javais pour le domaine, mais aussi en raison des affinits ressenties envers mon interlocutrice lors de lentrevue. Aprs avoir travaill avec cette personne qui sest finalement rvle tre ma superviseure pendant plus de quatre mois (et ayant mme prolong mon contrat de deux semaines), je peux confirmer que je naurais pu faire un meilleur choix. En effet, jai dvelopp mes comptences en organisation, communications internes, communication orale et connaissances technologiques au sein dune quipe dynamique ayant mon cheminement cur. Tout en tant supervise trois chelons diffrents, jai senti que mon travail tait apprci et une partie importante du rendement de lquipe.

Introduction

Je dois avouer que je suis encore ce jour trs incertaine par rapport mon avenir et la carrire ou au domaine dans lequel je souhaite voluer, que ce soit par rapport mes comptences ou mes intrts. Pour faire le choix dun stage, jai donc d, suite aux entrevues, me fier davantage sur lchange que jai eu avec les intervieweurs qu la description des tches. De toute faon, nayant aucune exprience pertinente dans le domaine des communications, je mtais dit que rien nallait tre perdu et que tout ce que jallais vivre pourrait me servir de base pour dterminer de manire un peu plus prcise le genre demploi auquel jaspire. La publicit tant la branche des communications piquant le plus ma curiosit, le choix tait fait.

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Mon stage Service Canada ma mise en contact avec dinnombrables lments, tches et termes nouveaux qui me serviront de base pour une carrire ventuelle au gouvernement du Canada. Mme XYZ tant trs comprhensive, jai eu la chance davoir la permission de participer plusieurs activits me permettant de rencontrer dautres tudiants ou personnes-cls dans le domaine des communications de la fonction publique auxquels je pourrai me rfrer ventuellement afin de trouver un emploi aprs mes tudes. Grce au poste de coordonnatrice des avis publics que jai occup cet t, je me sens dattaque pour affronter de nombreux autres dfis avec les outils acquis et jai dj hte mon deuxime, en esprant que cette quipe puisse maccueillir nouveau.

En effet, d au fait que je quitte pour un change tudiant dune session Paris dans quelques jours, je ne serai pas au Canada lors de la priode dentrevues. De ce fait, M. Xxx Xxx, gestionnaire de programmes coop lUniversit dOttawa, ma indiqu que mes chances dobtenir un stage sont trs faibles moins de retourner mon prsent poste. Toutefois, tant donn que Service Canada sera sujet plusieurs changements administratifs dici les prochains mois, personne ne peut me confirmer quune place parmi eux mattend mon retour. Je garderai contact avec ma superviseure et ai dj averti M. Xxx que je laviserai ds que jen ai des nouvelles.

Ce rapport de stage traitera de trois principaux thmes. Tout dabord, je donnerai un aperu de Service Canada et de la division dans laquelle je suis. Je dcrirai ensuite les diffrents projets auxquels jai t affecte pour terminer avec les connaissances que je considre que jai acquises ou dveloppes.

Vue densemble de Service Canada

Service Canada est un tout nouveau ministre qui fut cr en 2005 dans le but damliorer la dlivrance de divers services aux Canadiens tels que lassurance-emploi, lobtention dun numro dassurance sociale, prts et

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bourses pour tudiants, etc.1 Travaillant en troite collaboration avec le ministre des Ressources humaines et dveloppement des comptences Canada (RHDCC), Service Canada est en constante volution afin datteindre un niveau exemplaire de service aux citoyens. cette fin, plus de 600 Centres Service Canada (CSC) ouvrent aujourdhui leurs portes travers le Canada, une ligne tlphonique fut cre (1 800 O-Canada) et un site Web fut dvelopp, regroupant les services selon les diffrents vnements de la vie (par exemple, avoir un enfant, se marier, voyager, etc.). Leur vision serait doffrir un guichet unique runissant tous les services et programmes offerts par le gouvernement du Canada.

La direction du marketing

Cette division de Service Canada est spare en deux diffrents groupes, les oprations du marketing et les services du marketing, dans lesquels travaillent plus de 50 personnes. La premire section regroupe tout ce qui a trait la langue, aux canaux de diffusion, la coordination et au design. La deuxime, la mienne, comprend la stratgie, la recherche et le dveloppement et la publicit. Tous ces gens se regroupent relativement souvent pour changer ides et projets afin de sassurer que tous uvrent dans la mme direction.

Lquipe de publicit

Avant de travailler avec la division du marketing de Service Canada, jimaginais la publicit gouvernementale en noir et blanc, trs rglemente et ne laissant aucune place la crativit. Jai t agrablement surprise de la flexibilit qui sinstalle peu peu ce sujet au sein du gouvernement du Canada. Ainsi, mon arrive, diffrents gabarits taient en cours de cration afin de

Site Web officiel de Service Canada, www.servicecanada.gc.ca, septembre 2009.

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permettre aux rgions2 du Canada de mieux rejoindre leur public cible pour la campagne des CSCJ. Lquipe de publicit avec laquelle jai travaill est peuttre un peu moins occupe ces temps-ci en raison de la crise conomique (les efforts montaires sont videmment prioriss ailleurs), mais leur crativit et leur sens de linitiative sont constamment sollicits par les autres quipes, ce qui ma permis dexplorer dautres projets et de rencontrer davantage de collgues.

Les Centres Service Canada pour jeunes (CSCJ) Les Centres Service Canada pour jeunes (CSCJ) offrent de nombreux services visant tout particulirement aider les tudiants trouver du travail, tels que l'affichage d'avis de postes vacants dtaills dans une foule de domaines, des liens vers des employeurs, des renseignements utiles sur la sant et la scurit au travail ainsi que sur d'autres programmes et services gouvernementaux.3 Service Canada compte plus de 300 de ces centres travers le Canada ce jour et lachalandage y est de plus en plus froce chaque anne. Les reprsentants de la haute gestion du ministre estiment que cette augmentation de la popularit des CSCJ pourrait tre explique par, entre autres, la crise conomique et lefficacit des campagnes davis publics.

Chaque centre embauche plusieurs jeunes et professionnels ayant les connaissances ncessaires pour que les services soient bien dlivrs au public. Lorsquils souhaitent promouvoir leur centre, ils doivent communiquer avec le responsable de leur rgion pour soumettre une demande. Cest cette dernire personne qui me contactait alors pour soumettre la demande davis public, laquelle je plaais en processus dapprobation pour mes superviseurs.

Service Canada regroupe notre pays en sept rgions diffrentes: BAT (la Colombie-Britannique, lAlberta et les Territoires du Nord-Ouest), ON (lOntario), QC (le Qubec), SK-MB (la Saskatchewan et le Manitoba), NS-PEI (la Nouvelle-cosse et lle-du-Prince-douard), NB (le Nouveau-Brunswick) et NL (Terre-Neuve et le Labrador). 3 Site Web officiel des CSCJ, http://www.servicecanada.gc.ca/fra/sc/jeunes/centresjeunes.shtml, septembre 2009.

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Description des diffrents projets

La prparation du processus dapprobation des avis publics

mon arrive mon premier stage, bien que la campagne de lt 2009 des avis publics ne ft pas la premire de ce genre avoir lieu, ma collgue et moi formions une toute nouvelle quipe y travailler. Mme XYZ nous a donc offert la libert dorganiser notre processus dapprobation comme bon nous semblait en divisant les tches selon les forces et intrts de chacune. Aprs mon introduction aux CSCJ et ce quest un avis public, jai entrepris dlaborer les tapes que nous allions avoir suivre et je me suis fait plusieurs guides pour maider my habituer, dont une liste cocher au fur et mesure que lavis public progressait dans le processus dapprobation (voir annexe I). Cette mthode fut fort utile lors des journes trs achalandes durant lesquelles nous recevions plusieurs demandes en mme temps.

Voici les tches que jai effectues chaque fois que je recevais une demande venant dune des rgions du Canada : Faire une demande pour obtenir un numro de dossier; Crer un dossier papier; Sassurer de la conformit de lavis public la Loi sur les langues officielles4; Identifier les corrections apporter lavis public selon le gabarit utilis; Ajouter linformation sur le budget utilis par chaque rgion en fonction des mdias choisis dans la Summary Sheet (voir annexe II) que jai moimme cre suite la demande de ma directrice; Mettre jour la section relative la publicit du rapport des activits de Service Canada, le Lookahead.
La Loi sur les langues officielles (LLO), lorsquapplique aux avis publics, exige que toute linformation diffuse par les CSCJ soit disponible dans les deux langues officielles (langlais ou le franais) dans un secteur donn, mme si une des deux langues est peu ou pas prsente dans cette communaut.
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La campagne davis publics des CSCJ

Par les annes passes, deux formats principaux de gabarits taient mis la disposition des CSCJ pour rejoindre le public : les imprims (journaux) et les messages radio. tant donn que ces deux mdias ne sont habituellement pas les favoris des jeunes viss (15 30 ans), mon quipe a pris linitiative de dvelopper des nouveaux concepts afin de rpondre la demande grandissante des responsables des centres travers le Canada. Juste avant mon arrive, ils ont russi faire approuver cinq nouveaux gabarits : des bannires pour le Web, des affiches pour insrer lintrieur dautobus ou wagons de mtro (voir annexe III), des napperons pour les foires alimentaires et des images pour des crans de cinma (avant la projection principale) et la tlvision. Nul besoin de mentionner que ces nouveaux outils ont connu beaucoup de succs et ont permis de rejoindre davantage de jeunes qui avaient besoin daide pour se trouver un emploi dt.

Bien entendu, nous ne pouvions pas nous contenter denvoyer aux dirigeants des CSCJ les nouveaux gabarits en leur conseillant de les utiliser. Ma superviseure tenait les guider dans le processus de changements, car plusieurs taient habitus de mener la mme campagne, souvent plus ou moins efficace, anne aprs anne. Elle ma donc demand de commencer par dresser une liste de toutes les socits de transport en commun du Canada avec le nom et le contact dune personne qui est charge de la publicit. Ensuite, jai d faire une recherche sur les nouveaux mdias pour trouver des statistiques qui dmontreraient leur efficacit. Ainsi, nous avons rdig des lignes directrices (voir annexe IV) qui ont t envoyes aux rgions avec les nouveaux gabarits pour les guider dans leurs choix publicitaires.

Finalement, vers la fin de mon stage, notre directrice a demand notre quipe de crer une prsentation PowerPoint sur la campagne davis publics des

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CSCJ pour en informer ses suprieurs, et je suis celle qui fut en charge de ce projet.

Les mdias sociaux

Voici un graphique reprsentant les demandes dapprobation davis publics que nous recevions chaque semaine :

Number of Requests (by Week)

60 50 40
35 51

30 20 10 0
0 0 0 2 3 0 1 2 0 22 21

7 0

8 4 1 1

Les premires semaines ont servi se prparer la campagne nationale qui arrivait, puis les semaines suivantes ont t trs, trs occupes. Par contre, vers la mi-juillet, les centres taient tous ouverts et navaient plus besoin davis publics pour augmenter leur visibilit. Mme XYZ a donc eu lide, toujours suite aux suggestions de plusieurs rgions, de crer un projet de mdias sociaux. tant donn que les principaux utilisateurs de ces sites sont exactement le public cibl et que le tout est gratuit, le rapport porte/prix est extrmement avantageux pour Service Canada. Bien entendu, toutes les nouvelles initiatives enclenches au sein de Service Canada doivent passer par un long processus dapprobation pouvant schelonner sur plusieurs mois afin de vrifier que tout est conforme aux normes tablies par le gouvernement du Canada. Avant mon dpart, jai -9-

ar c M h2 ar , 2 M ch 00 ar 9, 9 c 2 M h 1 00 ar 6, 9 c 2 M h 2 00 ar 3, 9 ch 2 3 00 Ap 0, 2 9 0 r Ap i l 6, 09 ri l 20 Ap 13, 09 ril 20 Ap 20, 09 ril 20 2 0 M 7, 2 9 ay 0 M 4, 09 ay 2 0 M 11, 09 ay 2 0 M 18, 09 ay 2 2 00 Ju 5, 9 ne 20 0 Ju 1, 9 ne 2 0 0 Ju 8 9 ne , 2 0 Ju 15 09 ne , 2 0 Ju 22 0 9 ne , 2 2 00 9 Ju 9, 2 ly 00 Ju 6, 9 ly 20 13 09 ,2 00 9

donc aid ma superviseure dresser les bases de ce projet en faisant beaucoup de recherche et en assistant avec elle des runions avec dautres groupes ayant eu la mme ide. Mon dernier mois ce stage fut presquentirement consacr lorganisation dune sance de brainstorming sur les mdias sociaux devant accueillir environ 40 personnes. Malheureusement, lvnement ayant lieu la fin septembre, je ny serai plus pour voir les fruits de mes efforts se concrtiser.

Autres projets

Les diffrentes divisions de la direction du marketing de Service Canada tant troitement lies, jai souvent aid des collgues dbords avec divers projets selon mes forces. Habituellement, mon aide fut sollicite pour corriger des textes en franais ou pour faire de la traduction de langlais au franais. Pendant quelques semaines, jai galement travaill sur le rapport financier des activits publicitaires de Service Canada pour lanne 2008-2009 adress aux hauts dirigeants et disponible pour consultation par le public. Pour ce faire, jai d contacter les responsables des rgions afin quils me fournissent les informations sur leurs dpenses annuelles. Finalement, ds ma premire journe de stage, jai fait partie du comit social de Service Canada. Ma principale tche tait de rendre visite aux gens dans leurs bureaux une semaine sur deux pour recueillir leur participation un tirage 50/50. Quoique rticente tre un leader au sein dune quipe que je ne connaissais pas au dbut, je dois avouer que faire partie de ce comit ma permis de rencontrer plusieurs personnes trs intressantes qui avaient beaucoup mapprendre.

Connaissances acquises

Au dpart, ce stage tant mon premier, je me disais que la plupart des tches que jallais avoir et des dfis que jallais rencontrer mapporteraient quelque chose sur le plan des connaissances tant donn que je navais jamais

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travaill dans un environnement semblable auparavant. Je crois avoir donn mon 100 % tous les jours pour rencontrer mes objectifs de stage.

Retour sur mes objectifs de stage

Objectifs de rendement Je suis davis que jai russi raliser les trois objectifs de rendement que jai rdigs au mois de mai.
Dici le 5 juin, je travaillerai seule et en quipe afin de faire une mise jour des versions les plus rcentes de tous les gabarits davis publics imprims et radio dans le but dobtenir lapprobation de PCO pour que les provinces les utilisent. Jaiderai galement au processus de cration de nouveaux gabarits dans le cadre dune campagne publicitaire nationale visant les jeunes.

Beaucoup plus de temps que prvu fut ncessaire la cration de ces nouveaux gabarits gnriques imprims (voir annexe V) et radio. En fait, je nen verrai probablement jamais la version finale. La date du 5 juin que je mtais fixe pour remettre ce projet ma superviseure tait utopique. Le processus dapprobation tabli au sein du gouvernement savre tre beaucoup plus long et complexe que ce que jimaginais. Jai russi faire une premire bauche, avoir lapprobation des services du contrle de la qualit et du Bureau du conseil priv5, en obtenir la modification par les services du design graphique, annoter dautres changements faire et faire approuver le tout par ma superviseure. Avant de quitter, jai remis la deuxime version aux designers pour quils puissent y apporter les changements demands (nous navons pas le programme informatique ncessaire pour ce faire).
Dici le 19 juin, jentrerai toutes les informations financires dans un tableau Excel afin de massurer de leur exactitude pour les comparer et en faire des graphiques statistiques qui serviront mes superviseurs pour analyser les donnes annuelles.

Jai beaucoup travaill ce projet et jai rencontr plusieurs obstacles en cours de route (par exemple, des problmes de communication avec les rgions,
Le Bureau du conseil priv (BCP) est le principal centre dactivits de la fonction publique travaillant au service du ministre et du Cabinet.
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manque dinformations, etc.) mais jai nanmoins russi atteindre mon objectif avant le 19 juin. Mes superviseurs semblent avoir t satisfaits de mon travail puisquils mont demand de dbuter le mme processus pour lanne 20092010 avant la fin de mon stage, afin que la nouvelle tudiante coop ait une premire base sur laquelle travailler. Les problmes rencontrs au cours de laccomplissement de ce projet mont prouv une fois de plus quel point une communication efficace est ncessaire au sein dune entreprise ou groupe de travail.
Dici la fin de mon stage, jaurai comme objectif de coordonner efficacement la campagne davis publics de Service Canada en assurant une communication efficace entre notre quipe et les 330 bureaux rpartis dans les provinces canadiennes. Je mesurerai mon rendement grce la rtroaction des clients avec lesquels je ferai affaire.

La direction du marketing de Service Canada envoie un tableau de commentaires complter chacune des rgions la fin de lt afin que les responsables puissent crire leurs commentaires, cest--dire ce quils ont apprci, ce quils ont moins aim et comment, leur avis, nous pourrions amliorer la campagne de lanne prochaine.

Je dirais que la plupart des commentaires concernant les CSCJ et le processus dapprobation ont t positifs. De plus, notre quipe fut heureuse de constater que la plupart des personnes ayant rempli le tableau avaient mentionn que le gouvernement du Canada aurait avantage explorer la possibilit doffrir un meilleur accs aux programmes et services grce aux mdias sociaux, ce qui venait appuyer encore davantage le projet pilote sur lequel nous commencions travailler. Par contre, plusieurs rgions ont fait remarquer que le processus dapprobation tait beaucoup trop long, et je dois admettre que je suis daccord avec eux. Un simple avis public devait passer entre les mains de cinq ou six personnes pour se faire approuver, ce qui allonge de beaucoup le temps ncessaire pour une rponse la rgion si on pense au fait qu lt plusieurs personnes sont en vacances, en runion, occupes, etc. Aussi, tant donn que nous navions pas le programme informatique utilis pour

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modifier les avis publics sur nos ordinateurs, un simple petit changement qui aurait pu tre corrig en 30 secondes pouvait stendre sur plusieurs jours. Si on ajoute tous ces facteurs le fait quen dbut de campagne, nous recevions un nombre trs lev de demandes davis public quotidiennement, je comprends parfaitement la frustration des rgions.

Objectifs dapprentissage mon avis, les objectifs dapprentissage sont les plus importants prendre en compte pour valuer mon volution non seulement au cours de ce premier stage, mais tout au long de mon parcours coop.
Dici la fin de mon stage (4 septembre), jamliorerai mes comptences orales et crites en langue anglaise en communicant dans cette langue avec mon quipe et les autres services du gouvernement. la fin de mon stage, j'valuerai mon amlioration en comparant mes textes crits au dbut de mon stage avec ceux crits vers la fin aot.

Je peux dire que mon amlioration en anglais est laccomplissement dont je suis le plus fire pour mon premier stage avec Service Canada. Jtais un peu dcourage au dbut, ma collgue principale ne me parlant quen anglais, mais aprs quelques semaines, je pouvais facilement entretenir une conversation avec elle et comprendre parfaitement toutes les instructions quelle me donnait. Je considre que je nai pas crit assez de textes au dbut ni la fin de mon stage pour pouvoir valuer mon amlioration, mais je crois que cest finalement au point de vue oral que jaurais d noter les changements. Quoi quil en soit, juste le fait de me sentir plus laise et de participer des discussions compltement en anglais constitue pour moi latteinte de mon objectif.
D'ici la fin de mon stage (4 septembre), j'approfondirai mes connaissances de concepts et principes de la gestion de projets en apportant mon support au processus d'approbation des avis publics. Je serai responsable de recevoir les demandes des provinces pour ensuite les adapter leurs besoins. Je pourrai mesurer mon cheminement en comparant le temps que j'utilise pour chaque demande.

Je suis trs satisfaite de lapprofondissement de mes connaissances en matire de gestion de projets, non seulement par rapport au processus

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dapprobation des avis publics, mais aussi grce au fait que jai eu la chance de participer la planification dun vnement. Comme mentionn ci-haut, le processus dapprobation peut parfois tre long et inefficace, alors je ne crois pas pouvoir vraiment me baser l-dessus pour remarquer mon amlioration. Je crois que latteinte de mon objectif peut tre remarque grce au fait que vers la fin de mon stage, jtais capable de proposer des solutions des problmes de gestion. Bien entendu, tant donn que jen suis encore mon premier stage, jai normment de choses apprendre et cest pourquoi jai pos beaucoup de questions mes collgues plus expriments. Mme si leurs rponses ne mont souvent pas t utiles dans laccomplissement des tches que javais cet t, je suis certaine que je me remmorerai leurs conseils tt ou tard dans le cadre dun autre poste.

Connaissances personnelles

Jai beaucoup appris au cours de ce premier stage propos de moi, de ma valeur en tant quemploye ou stagiaire, mais aussi propos de mes forces et faiblesses. Je sais que je dois travailler davantage pour tre bilingue si je veux faire carrire dans la fonction publique puisque, mme si les dirigeants la prsentent comme tant un lieu de travail bilingue, tous les rapports doivent tre remis en anglais, toutes les communications sont faites en anglais et toutes les runions ont lieu en anglais. Limpression que jai eue est quils sattendent ce quun francophone parle franais, mais linverse nest pas toujours vrai. Quoi quil en soit, jai pu tirer avantage de cette situation en amliorant mon anglais. De plus, mes collgues taient toujours l pour rpondre mes questions lorsque je ne comprenais pas et un service de traduction tait ma disponibilit pour faire traduire mes crits.

Jai maintenant une meilleure ide du genre demploi que je souhaite avoir long terme plus tard. Je sais aujourdhui que jai besoin dun juste quilibre entre le travail dquipe et le travail individuel et que je prfre les projets court

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ou moyen terme aux projets long terme. De plus, je souhaite voluer dans une ambiance o les gens ne sont pas stresss et o la crativit a sa place. Finalement, suite aux formations et introductions que jai eues sur la fonction publique et les emplois qui y sont offerts, je dsire travailler dans le but dy dnicher un emploi permanent la fin de mon programme dtudes. Non seulement les avantages sociaux y sont enviables, mais le fait quils accordent beaucoup dimportance la formation continue est pour moi quelque chose de primordial tant donn que je compte apprendre et voluer tout au cours de ma vie. En fait, un emploi routinier o tout est calcul davance ne serait probablement pas le genre de carrire convenable pour moi.

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Conclusion

En conclusion, mon premier stage pour le programme coop au sein de lquipe de publicit de la direction du marketing de Service Canada fut pour moi le premier stage parfait. Jai beaucoup appris sur le milieu de travail, le professionnalisme, le vocabulaire du milieu et, en prime, je me suis faite des amis et des contacts qui pourront mtre prcieux tt ou tard au cours de ma future carrire dans la fonction publique. Lamlioration de mon anglais demeure ma principale source de satisfaction et jen suis trs reconnaissante mon quipe qui a su faire preuve de patience avec moi. Jai aujourdhui plus de confiance en moi et une bien meilleure ide de ce que je rechercherai pour mes stages venir.

Recommandations Humblement, je recommanderais lquipe de publicit de se procurer le programme ncessaire pour faire des petits changements graphiques aux avis publics, ce qui diminuerait de beaucoup le temps ncessaire lapprobation des avis publics. Ayant coordonner toute une campagne au cours de lt, les responsables des rgions en seraient srement trs reconnaissants. De plus, tant moi-mme au sein du groupe dge vis par les CSCJ (15 30 ans), je suis davis que les mdias sociaux sont la bonne voie vers laquelle avancer pour rejoindre leur public cible, leur prsence sur Internet augmentant un rythme fulgurant. Jencourage 100 % Mme XYZ et son quipe poursuivre vers ce but ultime, mme sils risquent de rencontrer quelques embches en cours de route. Je pense quil faudra toujours des gens pour battre le chemin et tre les premiers tenter lexprience pour constamment tenter doffrir un meilleur service aux Canadiens.

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BIBLIOGRAPHIE

Bureau du Conseil priv http://www.bcp-pco.gc.ca/index.asp?lang=fra&page=about-apropos

Centres Service Canada pour Jeunes (CSCJ) http://www.servicecanada.gc.ca/fra/sc/jeunes/centresjeunes.shtml

Ministre de la Justice : La Loi sur les langues officielles http://www.justice.gc.ca/fra/pi/franc/41/index.html

Site Internet officiel de Service Canada www.servicecanada.gc.ca.

Tous les sites Internet ont t consults en septembre 2009.

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ANNEXE I tapes du processus dapprobation des avis publics

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tapes pour lapprobation dun avis public

Rception dune demande davis public 1. Vrifier rgulirement les courriels dans la bote de rception commune. 2. Envoyer une demande de Webcims XYZ. 3. Une fois le Webcims reu, ajouter les informations la tracking sheet et sassurer que le suivi rencontre la date limite. dition 4. Comparer le contenu de lavis public avec le gabarit appropri pour sassurer que tout est conforme. 5. Vrifier que lavis public est prsent dans les deux langues officielles. 6. Envoyer lavis public lquipe du Service de rdaction et de rvision (SRR). 7. Une fois les changements reus de lquipe du SRR, faire une liste de toutes les modifications et lenvoyer par courriel au destinataire. 8. Une fois la nouvelle version reue, revrifier lavis public pour sassurer que tous les changements ont t apports et que toutes les erreurs sont corriges. 9. Imprimer une copie de lavis public, le gabarit, le formulaire dautorisation et les corrections (incluant toutes les versions, si ncessaire) et les placer dans un dossier. 10. Complter une page de couverture pour tous les dossiers incluant la date, le numro didentification et le titre de lavis. Brocher la page au dossier. Processus dapprobation 11. Distribuer le dossier et le faire approuver par XYZ, XYZ et XYZ. 12. Des changements peuvent tre demands lors du processus dapprobation : a. Si le dossier est approuv avec des changements, il peut procder la distribution : i. Envoyer ces changements avec lapprobation la rgion. ii. Demander la rgion de nous envoyer la version finale pour nos dossiers.

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b. Si le dossier nest pas approuv avec les changements, le processus doit tre interrompu et les changements demands doivent tre faits par la rgion. La version rvise de lavis public sera alors utilise pour complter le processus dapprobation. 13. Informer la rgion par courriel ds que lavis public est approuv et inclure lavis public final, le formulaire dautorisation et son numro didentification par courriel. 14. Indiquer que le dossier est complt dans la tracking sheet et remplir le dossier Excel (finances). Classer les dossiers 15. Classer toutes les correspondances lectroniques (courriels envoys et reus) dans le dossier appropri : a. Les courriels sont classs par rgion (pas par province) et par mois. b. Ceux-ci doivent tre classs dans le dossier approved pour chaque province. 16. Imprimer lapprobation et lajouter au dossier. Rapports 17. Ajouter lavis public dans le rapport LookAhead qui est prpar chaque vendredi. a. Les avis publics doivent tre ajouts au LookAhead au fur et mesure de leur approbation. Le rapport hebdomadaire doit tre prt pour XYZ chaque lundi matin.

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ANNEXE II Exemple dune Summary Sheet

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SCCY Regions BC / Alberta / Territories (BAT) Saskatchewan / Manitoba Ontario Quebec New Brunswick Nova Scotia / PEI NFLD / Labrador Total $9 203,29 $5 889,46 $191 113,94 1 10 139 SCCY Types of Media-buy Aboriginal Bus Cinema Community TV Ethnic Other Placemats Print Radio Web Total $14 319,34 $1 023,75 $135 551,18 $27 908,82 $595,00 $191 113,94 18 1 69 40 1 139 107 22 249 403 7 1 160 18 1 86 42 1 159 Estimated Costs $0,00 $10 832,00 $400,00 $483,85 4 1 5 191 46 135 Requests Public Notices Requests 1 4 1 5 24 120 1 160 3 11 159 Estimated Costs $118 816,02 $3 732 $6 396,76 $47 076,41 Requests 26 1 4 97 Public Notices 345 1 10 660 Requests 37 5 6 97

SCC Public Notices 379 8 13 660 29 121 1 210 SCC Public Notices 3 191 46 135 107 22 294 405 7 1 210

SCCY Public Notices by Media Placement

1% 16%

35%

4%

Aboriginal Bus Cinema Community TV

12%

Ethnic Other Placemats Print Radio Web

9% 21% 2%

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ANNEXE III Gabarit dun avis public pour lintrieur dun autobus

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ANNEXE IV Lignes directrices

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Lignes directrices
Tlvision communautaire Selon le Rseau ducation-Mdias, les 709 canaux communautaires au Canada constituent une porte dentre dans le foyer des gens en permettant un message adapt leur rgion. La programmation de la chane communautaire tant disponible gratuitement pour les abonns, lavis public sera accessible un trs grand nombre de citoyens. Notez que ces canaux sont considrs comme un service dintrt public et que certains ont une vocation spcifique, ce qui peut aider davantage cerner le public cible. Cinma Lavis public affich dans une salle de cinma avant le film a lavantage dtre prsent un public trs rceptif regardant dans cette direction. Dailleurs, de rcents sondages mens par Cineplex Media ont dmontr que plus de 89 % des personnes qui on a expos lannonce en avaient un souvenir, ce qui est trs lev. Lavis public doit tre sous forme de diaporama statique ou dannonce digitale qui sera prsent avant le film sadressant un public gnral*. Les dimensions requises pour le cinma - comprenant lespace bleed - sont de 1152 pixels by 648 pixels avec une rsolution de 72 dpi, donc de 1280 pixels par 720 pixels sans lespace. Intrieur dautobus Selon une tude faite par Metromedia Plus dans les autobus de Montral, 60 % des gens sont gs de 18 24 ans, ce qui constitue une option intressante pour la prsentation davis public dautant plus que ce public est la recherche de distractions, donc trs rceptif. Laffichage dans les autobus permet galement une exposition prolonge du public cible lavis public. Veuillez noter que deux formats sont disponibles : le Standard Card (11"x 35") et le Super Card (11"x 70"). Web Les recherches sont unanimes : la popularit et lefficacit dInternet lors dune recherche demploi sont la hausse. En effet, selon une tude mene par TNS Sofres/APPEI, 83 % de la population la recherche dun emploi utilisent Internet au moins une fois par semaine pour le faire. tant donn que 90 % des jeunes de 18 24 ans y naviguent rgulirement (source : Statistiques Canada), le Web serait galement un virage avantageux pour la prsentation davis publics. La bannire lectronique saffiche lorsquune page Web qui contient une rfrence la bannire est tlcharge dans un navigateur Web. Cette activit est connue sous le vocable impression . Lorsque linternaute clique sur la bannire, le systme ouvre le site Web dont on fait la promotion dans la bannire; on dit que linternaute effectue un clic publicitaire . Vous devrez fournir le lien menant la page des CSCJ dont celui-ci : http://www.servicecanada.gc.ca/fra/sc/jeunes/centresjeunes.shtml (franais) http://www.servicecanada.gc.ca/eng/sc/youth/centresyouth.shtml (anglais) Napperons La prsentation des avis publics sous format papier dans les foires alimentaires a non seulement lavantage de rejoindre un public gnralement jeune, mais constitue aussi un des meilleurs rapports cot/efficacit. En effet, limpression (noir et blanc ou couleurs) est accessible et peu coteuse et le format papier permet au public de garder linformation avec soi, ce qui nest pas possible avec des mdias tels la tlvision communautaire ou les bannires dans les autobus.

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ANNEXE V Gabarit gnrique

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UNIVERSIT DOTTAWA Facult des arts Dpartement de communication

Stage ralis au Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada Gatineau (secteur Hull), Qubec

Rapport de stage prsent Professeur Mark Lowes

Rapport rdig par

Communication 1A Septembre 2008

1 TABLE DES MATIRES

RSUM.2 1. INTRODUCTION..3

2. VUE DENSEMBLE DU MINISTRE DES AFFAIRES INDIENNES ET DU NORD CANADA.3

3. DESCRIPTION DES DIFFRENTS PROJETS4 3.1 RDACTION, RECHERCHE ET CRATION5 3.2 CONFRENCES, FORMATION ET RENCONTRES....7 3.3 CRATION DE NOUVEAUX MDIAS.8 3.4 SALONS TUDIANTS DE LEMPLOI PANCANADIENS...10

4. CONNAISSANCES ACQUISES12 4.1 CONNAISSANCES ACQUISES EN COMMUNICATION.....12 4.2 CONNAISSANCES PERSONNELLES ACQUISES.14

5. CONCLUSION.16

RECOMMANDATIONS.17 BIBLIOGRAPHIE...18

2 RSUM

Pour mon premier stage coop, jai pu travailler avec lquipe des Communications au Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada (AINC) pour le gouvernement fdral. Affecte divers projets pendant ces quatre mois, cest principalement sous les communications internes que mon exprience sest obtenue. Ce secteur des communications est nouvellement form et donc plusieurs aspects, et surtout la raison dtre, ont pris forme pendant mon stage. En tant quagente en communications junior, jai pu toucher la rdaction, la rvision, la traduction ainsi qu la cration de messages internes ministriels en plus de pouvoir participer lorganisation de divers vnements culturels et la ralisation de nouveaux projets technologiques. Lapprentissage fut continuel. Tout au long de mon sjour chez AINC, lquipe ma traite en tant quemploye plutt quen tudiante, ce qui a t bnfique pour dvelopper des comptences pratiques abordes thoriquement en classe. Si mon intgration aux communications internes me rfrait la gestionnaire de cette quipe, mon affectation demeurait sous la Directrice gnrale associe de la branche. Cette double supervision ma permis dtre guide en tout temps, combinant ainsi lappui et les conseils ncessaires pour une tudiante en stage.

1. INTRODUCTION

Le milieu des communications est trs vaste. Selon nos intrts personnels, il est possible de travailler dans plusieurs secteurs. La fonction publique possde cet avantage de pouvoir offrir des emplois qui conviennent aux dsirs et aux valeurs de chaque employ. Le Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada tombait point avec mes propres objectifs de carrire qui tournent autour du milieu culturel. Les connaissances acquises sur les cultures autochtones ont enrichi cette curiosit naturelle que je possde pour la diversit culturelle en plus de moutiller concrtement dans mon domaine dtudes. Selon moi, quiconque est intress par laspect social ou culturel des communications est susceptible de se sentir valoris par son travail avec AINC. Le personnel l-bas est trs accueillant : des dners pour

3 larrive et le dpart de la dizaine dtudiants coop et du programme fdral dexprience de travail tudiant (PFET) qui taient au dpartement ont t organiss, la Directrice gnrale questionnait aussi rgulirement les tudiants sur leurs tches et leur charge de travail en plus de nous avoir personnellement convoqus une runion o nos commentaires et suggestions taient nots dans le but de faire part aux gestionnaires dventuelles amliorations apporter avec leurs futurs stagiaires.

Parmi les stagiaires que je connais, que ce soit de lUniversit dOttawa ou dailleurs, certains mont avou que leur premier stage avait t peu dynamique au niveau de lapprentissage et faible quant la charge de travail attribu. Pour ma part, je nai que rarement manqu de travail, ayant souvent participer diffrents projets. Cela fait en sorte que cette premire exprience dans mon domaine a su maximiser lapplication de mes cours universitaires portant sur lthique des mdias, la planification des communications et la communication organisationnelle.

Ce rapport de stage sera divis en trois sections principales. Tout dabord, une vue densemble du Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada ainsi que du Dpartement des communications sera prsente, ensuite, les diffrents projets auxquels jai pris part seront brivement noncs en insistant particulirement sur les trois dossiers prdominants de mon stage. Finalement, un survol des connaissances acquises au cours de mes quatre mois de collaboration sera formul.

2. VUE DENSEMBLE DU MINISTRE DES AFFAIRES INDIENNES ET DU NORD CANADA (AINC) Travailler ensemble faire du Canada un meilleur endroit pour les Autochtones, les rsidants du Nord et leurs collectivits.

Le Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada a pour mission daider les Autochtones et les rsidants du Nord raliser leurs aspirations sociales et conomiques et

4 former des collectivits viables et en sant , et ce, dans les dix provinces et territoires du pays. Il dirige cette mission sous deux mandats. Le premier concerne les affaires indiennes et inuites et le deuxime, le dveloppement du Nord. En ce qui concerne les affaires indiennes et inuites, le ministre agit au nom du gouvernement canadien sur des sujets comme les revendications territoriales et lautonomie gouvernementale de ces communauts, le tout sous lutilisation des diffrentes lois qui sont en place. Pour le deuxime mandat, les sujets soutenus sont similaires au premier en plus de faire la coordination de la gestion de lenvironnement et des ressources entre le gouvernement canadien et les gouvernements territoriaux. AINC assure donc la gestion de 80 % de la masse continentale du pays et intervient directement dans le dveloppement politique et conomique des territoires 1 . De plus, AINC joue un rle majeur dans les questions internationales touchant la rgion circumpolaire (Nord du 60e parallle).

Le MAINC compte plusieurs programmes. Infrastructure et logement, Autonomie gouvernementale, Dveloppement conomique, Entreprise autochtone Canada et le Secrtariat des relations avec les Inuits ne sont que quelques-uns de ceux-ci et il existe galement un Programme spcifiquement pour le Nord (Programme des Affaires du Nord / PAN).

Le Dpartement des Communications Gatineau (secteur Hull) est le bureau central. Il se rapporte donc au Sous-ministre et est dirig par la Directrice gnrale avec laide de la Directrice gnrale associe. Un lien est aussi tenu entre les gestionnaires du bureau central et les bureaux rgionaux. Trois secteurs dactivits ressortent de la direction gnrale des communications : la planification stratgique, les affaires publiques et les services la clientle.

3. DESCRIPTION DES DIFFRENTS PROJETS

Mon curriculum vit coop misait beaucoup sur le fait que jai de lexprience en rdaction, notamment avec le journal tudiant francophone de lUniversit (La Rotonde). Je crois donc quil tait naturel pour ma directrice de stage de mintgrer lquipe de rdaction du
1

Idem

5 nouveau site Web pour le ministre, o javais comme tche de rdiger des textes techniques dintroduction et dinformation sur des sujets concernant AINC. Je me suis rapidement aperue que ce projet ne me stimulait pas et que ce type dcriture ne rejoignait pas mes aspirations potentielles de carrire. Cest en faisant preuve de tact et de professionnalisme que jen ai alors discut avec ma directrice, qui mencourageait venir la consulter nimporte quel moment. Voulant que mon exprience avec son secteur soit stimulante et formatrice, elle ma donc affecte lquipe des communications internes qui tait nouvellement btie et qui demandait plus de participation et de dynamisme que la rdaction lectronique. Cest ce moment que jai pu appliquer mes comptences et rendre mon stage plus actif.

3.1 RDACTION, RECHERCHE ET CRATION

Comme mentionn plus haut, ma premire tche ft de rdiger des textes techniques pour le renouvellement du site Web, tout en faisant de la recherche pour trouver du contenu sur les sujets attribus. Dans mes objectifs de stage, javais mentionn que je dsirais dvelopper mon criture en langue seconde. Cest donc en anglais que jai compos trois pages dintroduction pour les sections du dveloppement conomique, de la rgion circumpolaire et de lenvironnement. Ces sujets complexes sur lesquels je ne possdais aucune connaissance ont activ ma volont de vouloir bien russir et de faire mes preuves. Cependant, javais sous-estim le temps de rdaction ncessaire que jaurais besoin alors que je nai eu que de rares occasions de pratiquer mon anglais crit dans le pass. Je constatais que ma vitesse dcriture tait considrablement lente par rapport celle de mes collgues. En faisant part de mes inquitudes la personne charge du projet Web (voyant la date de tombe pour soumettre les pages arriver rapidement), elle ma rassure en mavouant quelle prfrait que je suive mon objectif dcrire en anglais et den faire moins que les autres que de lui soumettre des textes en franais qui drogeaient de mon principe dapprentissage.

Avec les communications internes, jai pu excuter plusieurs messages ministriels au nom du Sous-ministre et du Sous-ministre dlgu, entre autres dans le cadre de la Semaine de

6 sensibilisation aux cultures autochtones et de la Semaine nationale de la fonction publique. Jai aussi eu la chance dcrire le portrait et la biographie de trois employs du ministre qui se sont mrit des prix dexcellence au sein de la fonction publique canadienne. Ces textes ont t affichs sur le site intranet dAINC. La confiance qui ma alors t accorde pour rdiger ces textes a t trs apprcie et ma aussi donn la chance de dmontrer mes capacits rdactionnelles plus labores, les messages ministriels tant souvent brefs et concis.

Pour le renouvellement du site Web, jai aussi eu de la recherche faire pour une section nomme Fast Facts . Je devais trouver soixante faits intressants propos des cultures autochtones qui touchaient, entre autres, le domaine de la culture, les dates historiques importantes et les personnalits autochtones marquantes. Cela ma permis, un niveau personnel, den apprendre davantage sur les peuples autochtones.

Pendant le dernier mois de mon stage, ma directrice ma demand de crer le plan des publications 2008-2009 envisages par les dix rgions du ministre. Ctait donc moi de contacter, par courriel et par tlphone, les directeurs rgionaux afin de leur demander de me faire parvenir leurs publications prvues, cest--dire tout ce qui touche les affiches, les brochures, les cahiers, les volumes, les analyses, bref, la production matrielle visant le public externe. Jai eu crer un tableau Excel avec toutes ces donnes pour ensuite le transmettre ma directrice. La version que jai pu donner ma superviseure na pu tre finale, car certaines rgions nont pas respect les dlais et mon stage sest termin avant que je puisse achever ce projet.

3.2 CONFRENCES, FORMATION ET RENCONTRES

En tant qutudiante coop, jai t encourage, du dbut la fin de mon affectation, assister autant que possible diverses confrences, formation et runions. Ds la premire journe de mon stage, ma superviseure ma invite une formation mdia rserve aux directeurs de la branche des communications. Cet atelier expliquait comment agir et ragir face aux mdias en

7 entrevues ou en confrences de presse. Jai mme pris en note des indications juges pertinentes au domaine des communications en gnral, dautant plus que les aspects de promotion et de relations publiques mintressent personnellement. Une confrence que jai particulirement aime fut celle de Luc Dupont portant sur la communication intergnrationnelle laquelle jai assist en compagnie dune collgue et dun autre tudiant coop. Cette sance tait tout aussi pertinente sur le plan professionnel que sur le plan universitaire. Jai aussi eu la chance de participer au Caf rseautage tudiant qui offrait la possibilit de discuter avec des professionnels de diffrents secteurs de communications de la fonction publique en plus de rencontrer dautres jeunes stagiaires.

Je fais certainement partie des rares tudiants en stage aux communications qui ont pu rencontrer personnellement le Sous-ministre, Michael Wernick, et le Sous-ministre dlgu, Neil Yeates. Ctait afin de raliser un projet vido dans le cadre de la Semaine nationale de la fonction publique. Accompagne de la Directrice gnrale des communications, dune collgue des communications internes et des deux personnes charges de la technique, nous avons film, dans le bureau du Sous-ministre, les deux hauts fonctionnaires qui avaient des discours prsenter aux employs de chez AINC. Cette exprience ma permis davoir un aperu de tout ce quimplique lorganisation dune activit o une personne haut place prend part, avec tous les imprvus et retards que cela suppose.

Pour ma part, cest sans aucun doute la journe parlementaire qui ma le plus fascine. Nous avons eu droit une visite la Tribune de la presse parlementaire canadienne, suivie dun dbat la Chambre des Communes dans la section des mdias et de la priode de questions. la Tribune de la presse, on nous a expliqu comment fonctionnait le droulement des confrences de presse parlementaires qui sont souvent commandes la dernire minute suite un vnement dintrt public qui mrite lattention immdiate des mdias en plus de pouvoir comprendre tout le processus complexe de gestion et dorganisation quune confrence clair exige, quelle soit de 5 ou 30 minutes. Par la suite, le dbat en Chambre dans la section mdias a t un bon exercice pour comprendre le processus journalistique dans le domaine politique : ayant entendu les mmes changes entre les ministres que les journalistes, cest le lendemain, par lintermdiaire des journaux et donc des articles crits au sujet du dbat de la veille, que jai pu comprendre ce qui

8 avait t le plus pertinent lors des changes selon ce qui avait t publi. Finalement, de pouvoir assister la priode de questions des journalistes la sortie des ministres de la Chambre a t une exprience privilgie qui na que stimul davantage mon intrt pour le monde des mdias.

Comme je ferai encore partie de lquipe la fin de mon stage temps partiel, ma gestionnaire des communications internes ma incluse dans le dveloppement dune campagne de promotion pour le secteur du Leadership et du Dveloppement, projet qui stendra jusquau mois de novembre. Je participe donc aux runions avec les directeurs et gestionnaires du secteur, en plus davoir pu assister la rencontre avec une agence de communications quant lapparence des futures affiches et des bannires lectroniques pour la campagne. Pour quelquun comme moi qui vise plutt le domaine priv pour sa carrire, jai trouv bien intressant de voir comment la personne qui reprsentait lagence faisait son travail avec un client potentiel. Je reprendrai donc ma participation ce projet ds mon retour au travail.

3.3 CRATION DE NOUVEAUX MDIAS

La branche des communications dAINC tient compte du fait que la relve en est lair des nouveaux mdias et que la technologie occupe une grande place dans son quotidien. Ceci tant dit, le processus de cration de trois nouveaux mdias a t entrepris pendant mon stage, soit un Wiki interne, un E-Zine et un E-Bulletin. Ces deux derniers ont t soutenus par mon quipe ainsi quavec Inet Services qui soccupe de tout ce qui prend forme en ligne.

Le Wiki a t cr, la base, pour notre quipe des communications internes afin de faciliter lchange dinformations sur le travail accompli concernant le E-Zine et le EBulletin. Cet outil permet donc lchange, lajout, ldition et la mise jour de donnes et dinformations sur ces projets en plus de garder jour les directrices gnrales et associes sur lavancement de notre travail. ventuellement, cet outil de travail serait sujet tre accessible chaque dpartement du ministre afin que tous puissent avoir accs aux informations de leur branche.

Au dbut du mois de juillet, nous, lquipe des communications internes, avons commenc tenir des runions hebdomadaires dans le but de crer un E-Zine et un EBulletin. Le E-Zine sera un magazine lectronique publi tous les quatre mois. Il vise les employs du ministre de chaque rgion et le contenu portera sur les activits du ministre, la promotion professionnelle et personnelle des employs et lnonciation des ralisations faites par AINC dans le but de crer un sentiment dappartenance et de communaut chez les employs. Le point de dpart tait de trouver des modles, des exemples de ce qui se faisait dans les autres ministres afin de nous donner un fil conducteur. Une de mes tches a t de dresser une liste des contributeurs potentiels pour le E-Zine, savoir qui serait susceptible de vouloir partager des nouvelles et des informations. AINC tant trs vaste, je me suis rendue compte assez vite quil serait impossible de faire une liste dite complte et jai fait part ma gestionnaire de cette situation. Force a t dadmettre que finalement, un meilleur portrait se dresserait au fur et mesure que les ditions sortiraient et que les contributeurs communiqueraient avec nous pour placer des articles.

En ce qui concerne le E-Bulletin, il sagit du mme principe de communication lectronique que le E-Zine, mais cette fois-ci, ce sont des informations plus formelles qui sont offertes, et ce, hebdomadairement. Prsentement, des courriels sont envoys chaque fois quun poste ou un concours ouvre, que le Sous-ministre ou son Sous-ministre dlgu ait un message transmettre ou quun dpartement et ses directeurs ou gestionnaires ont une information partager. Le problme est quen envoyant une masse importante de courriels qui ne concernent pas toujours tous les employs et qui font dborder la bote de rception des employs, plusieurs dentre eux finissent par supprimer les courriels entrants sans mme les lire. Le E-Bulletin propose donc de classer en sections les billets dans un seul et unique courriel une journe par semaine, ce qui permet alors aux employs de consulter rapidement les liens qui peuvent les concerner ou les intresser. La forme du courriel se veut brve : la nouvelle ne donne que les informations ncessaires et ensuite un hyperlien est suggr pour avoir accs de plus amples renseignements.

10 Le procd pour raliser ce bulletin a t trs similaire celui du E-Zine et donc la liste que javais dj labore sur les contributeurs potentiels a t ajoute au profil du E-Bulletin.

Nos cours luniversit nous parlent beaucoup des nouvelles technologies et il est profitable pour moi de prendre part de tels projets concrtement. Ma participation la cration du E-Zine et du E-Bulletin ma permis de voir les tapes ncessaires pour mettre jour ce type de mdias lectroniques.

3.4 SALONS TUDIANTS DE LEMPLOI PANCANADIENS

Le ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada a dj particip de faon non officielle des salons demplois. Cette anne, par contre, cest titre officiel quil participera une quinzaine de salons dans les universits, et ce, travers le Canada. Un tel projet demande normment dorganisation de la part des Ressources humaines et cest pourquoi ces derniers ont fait appel nos services afin de les aider pour les aspects de promotion et dimage entre autres.

Ds la mi-juillet, des rencontres frquentes taient planifies avec les Ressources humaines. Au dpart, il tait important de savoir comment nous devions aller chercher lattention des tudiants dans de tels salons o les diffrentes entreprises prsentes, publiques et prives, se font concurrence. tant moi-mme aux tudes, donc, cible directe de ces employeurs, on ma souvent consulte afin davoir mon point de vue sur certaines tactiques ou dcisions. On ma aussi demand daller rencontrer les autres tudiants du dpartement afin de connatre leur opinion sur le ministre, leurs commentaires sur leur stage et le travail quils accomplissent, le potentiel de vouloir se btir une carrire dans la fonction publique, etc. Cest moi qui ai fait le questionnaire qui a t approuv par la suite par le responsable du projet des salons pour les Ressources humaines et par ma gestionnaire. Cette tche ma permis de discuter avec mes pairs seul seul et de comparer nos expriences respectives tout en accumulant des informations pertinentes pour les organisateurs. Le directeur des RH a

11 trouv bien intressant de voir les rponses et a jug trs pertinentes les questions que javais poses.

Jai eu faire de la recherche pour trouver le nom des personnes-ressources pour chaque universit visite et en faire un tableau. En plus, je devais trouver les universits qui possdent des associations ou des programmes pour les tudiants autochtones, car celles-ci ont plus de chance de recevoir des tudiants autochtones, qui reprsentent notre public cible a priori. Jai aussi eu rdiger un message qui sera envoy aux universits pour les informer de notre prsence leur salon de lemploi et un autre ne visant que quelques-unes dentre elles o nous invitons la population estudiantine une rencontre de discussion plus intime avec un haut fonctionnaire du ministre dans le cadre dun dner la veille de lvnement. Une confrence par tlphone a eu lieu avec les organisateurs du salon qui se tiendra Halifax et comme ni ma gestionnaire et ni ma collgue ne pouvaient y participer, cest moi qui ai pris part la confrence avec une gestionnaire des RH afin de prendre des notes sur ce qui concernait les communications. Jai par la suite fait un rsum de mes notes pour ma gestionnaire. Cest par des implications comme celles-l que ma superviseure a su me dmontrer sa confiance envers mon travail et qui ma permis de prendre confiance envers les tches qui mtaient donnes et que jaccomplissais.

Il sera trs intressant de venir voir ici mme sur le campus, le salon de lemploi qui se tiendra le 2 octobre prochain afin de constater tangiblement nos efforts dans lorganisation de ces vnements.

Jusqu la fin de mon stage, le processus a eu le temps de bien volu et malgr les craintes et inquitudes des organisateurs, je peux affirmer que la participation du ministre sera sans aucun doute une russite, non sans oublier que cette premire participation en est une dapprentissage et que pour les prochains salons, ils sauront comment sadapter.

12 4. CONNAISSANCES ACQUISES

En amorant ce premier stage, je ne savais pas quoi mattendre. Javais entendu des histoires par le biais damis, de connaissances et de compagnons de classe racontant des cas vcu de mauvaises expriences de stage. Mme lors des premiers ateliers coop, on nous avait mentionn quil tait possible que cette premire exprience puisse ne pas totalement rejoindre nos objectifs de carrire, que les tches ne seraient peut-tre pas des plus dynamiques. Pour ma part, je peux confirmer que ce stage a t riche en apprentissages. Comme mon quipe a profit de ma prsence pour lui offrir du soutien, jai pu tre intgre part entire au dpartement et donc dvelopper des comptences en communication.

4.1 CONNAISSANCES ACQUISES EN COMMUNICATION

Trois cours universitaires ont pu me servir de base pendant mon stage : thique des mdias, planification des communications et introduction la communication organisationnelle. Ces cours mont donn la thorie, mais mon stage a touch ces sujets et ma apport des connaissances pratiques hautement pertinentes qui me serviront la fois dans mes prochains stages et dans ma future carrire.

En thique, nous avions appris valuer les critres normatifs et dontologiques ncessaires lexercice de fonctions professionnelles. Dans la rdaction, jai eu utiliser des critres tels que la rigueur, lexactitude et limpartialit. En effet, lors de mes recherches pour le renouvellement du site Web, les informations que je choisissais devaient tre justes, reprsentatives de la ralit autochtone et neutres. Cest pourquoi beaucoup de temps tait accord la recherche sur les sujets que lon me donnait puisqu la base, surtout en tant que nouvelle stagiaire, je possdais peu de connaissances sur les conditions relles des peuples autochtones. Dans certains sujets, une liste de liens tait offerte afin daller recueillir des informations. Pour les cas o il ny en avait pas, je devais men tenir mon jugement personnel pour trouver des sources pertinentes et valides. La rdaction a t un bon exercice de mise en

13 pratique de ces rgles de conduite thique lorsque nous sommes amens produire des textes qui seront accessibles publiquement. De plus, comme ma directrice mavait pralablement prpar une liste de projets sur lesquels elle dsirait que je participe avant mme de rendre mes objectifs de stage, jai pu faire du respect de lthique un de mes objets de rendement.

La planification des communications est une aptitude de base que chaque communicateur professionnel se doit de matriser. Que ce soit de la planification stratgique, oprationnelle ou des plans daction, chaque secteur en communication a besoin, un moment ou un autre, de dfinir ou de mettre en valeur son mandat, ses objectifs, ses publics cibles et ses stratgies. Si je nai pas eu crer de plan de communication pendant mon affectation, jai cependant eu en consulter afin dexcuter des tapes pour divers clients, portant principalement sur les techniques, les mdias et supports communicationnels. Comme exemples, il y a dabord lappui de notre section aux Ressources humaines pour les salons de lemploi o nous avons eu rflchir sur des techniques et des moyens promotionnels pour rejoindre les tudiants, lments dont les RH sont moins habitues que nous produire. Ensuite, il y a aussi une situation o ma gestionnaire a d retravailler un plan de communication prsent par un de nos clients. Des lments manquaient, dautres taient moins pertinents et ma gestionnaire men a fait part en regardant avec elle les corrections quelle avait apportes en mexpliquant le pourquoi des modifications.

Finalement, mon exprience de travail avec le groupe des communications internes a donn beaucoup de sens la matire aborde lors du cours dintroduction la communication organisationnelle. Nous avions abord, entre autres, les thmes de la communication interne dans lorganisation, les problmes principaux relis ce secteur, les quipes de travail et les technologies de linformation et de la communication (TIC). Tous ces sujets ont t de bons appuis dans mon environnement de travail et jai mme consult mes notes et mes lectures que javais eues pour ce cours afin de me prparer et de comprendre en quoi consistaient les tches de cette division des communications. lintrieur du plan stratgique des communications internes qui a t publi en mai dernier, soit peu prs en mme temps que mon arrive aux AINC, lintgration dune infolettre tait recommande. Ma participation la cration des nouveaux mdias (Wiki, E-Zine, E-Bulletin) ma permis dapprofondir mes connaissances sur les

14 technologies de linformation et de la communication (TIC) qui reprsentait dailleurs mon troisime et dernier objectif de stage.

De loin, jai aussi pu observer le travail des Relations mdias et des communications externes, les quipes se trouvant proximit de la mienne. En discutant avec les membres de ces secteurs, jai pu comprendre et distinguer le travail et les tches qui sont sous leurs responsabilits. Ces discussions informelles mont galement servi dapprentissage.

4.2 CONNAISSANCES PERSONNELLES ACQUISES

Lorsque lon arrive sur le march du travail aprs nos tudes universitaires ou, dans ce cas-ci, en alternance avec nos tudes, toute la thorie que nous avons absorbe pendant ces annes passes en salles de cours ressurgit dans notre tte et cest alors que nous pouvons appliquer ces notions dans un environnement concret et prcis. Ce que jai appris pendant cette priode de quatre mois chez AINC en communications est diversifi.

Sur la base du public cible du ministre, cest--dire les autochtones, jai pu dcouvrir la richesse de leurs cultures dont plusieurs aspects mtaient inconnus. plusieurs reprises, jai pu entendre des Ans faire des discours, voir des danses traditionnelles et des performances de chants gutturaux qui mont, chaque fois, trs impressionne. Malheureusement, selon moi, ces peuples ne sont pas assez mis en vidence chez la population canadienne. Pouvoir comprendre la diffrence entre les Premires Nations, les Mtis et les Inuits est un dfi, car ces termes sont souvent mlangs en plus des tiquettes dIndiens et dAmrindiens qui sont utiliss tort. Jai pu assister, pendant la Semaine de sensibilisation aux peuples autochtones, deux confrences qui mont marque. La premire accueillait un an qui est venu raconter lHistoire des autochtones au Canada et ce qui a rendu le tout intressant tait davoir la version dun membre dune communaut autochtone et non pas dun manuel dhistoire. La deuxime confrence tait tenue par Manon Barbeau, membre fondateur du Wapikoni Mobile. Le Wapikoni Mobile, cest un studio ambulant qui offre aux jeunes de diverses communauts autochtones qubcoises la

15 possibilit de s'exprimer en ralisant, seul ou en groupe, des films ou des enregistrements musicaux 2 . Quelques projections ralises par les jeunes ont t projetes et jai t trs touche par leurs vidos qui dmontraient trs ouvertement et honntement leur quotidien et leur ralit.

Je tiens mentionner quun vnement historique a eu lieu le 11 juin pour le ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada ainsi que pour les peuples autochtones. En effet, le gouvernement a prsent des excuses officielles face aux mauvais traitements soumis plusieurs autochtones lors de la priode des pensionnats indiens dans les annes 50 70. Le Premier ministre, Stephen Harper, a tenu un discours qui a touch plusieurs autochtones et jai pu le constater directement en ayant assist au visionnement des excuses sur la Colline parlementaire avec des collgues de travail o plusieurs familles autochtones staient rassembles.

Mes acquis au niveau mme de la communication sont surtout bass sur ce quest le domaine en tant que tel, de latmosphre de travail en milieu communicationnel. Moi qui travaille mieux sous pression, car cela exige plus de dynamisme, jai t choye avec les communications internes qui ont souvent remettre des produits et retravailler des messages jusqu la dernire minute, mais reste que le secteur public noffre pas ladrnaline que je recherche. Le travail dquipe est important dans le domaine, car cest la sparation des tches qui fait quun projet avance plus rapidement et est donc plus efficace en matire de rendement. Lessentiel est donc de partager les informations avec son quipe dans le but de bien grer la participation des membres. De plus, quen communication nous savons naturellement comment bien communiquer nest pas tenir pour acquis : au contraire. Cest un constant apprentissage que de savoir comment bien transmettre les messages afin dviter la confusion, surtout lorsque ceux-ci sont dintrt public.

http://www.onf.ca/aventures/wapikonimobile/excursionWeb/genese.php

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5. CONCLUSION

En conclusion, mon premier stage a t trs agrable et trs pertinent mon domaine dtudes. Avoir la chance de vivre le ct professionnel des communications aussi tt dans mes tudes, na que confirm ma volont vouloir faire carrire dans ce domaine. Toutefois, maintenant que jai pu tester le secteur public, jaimerais bien pouvoir essayer lautre ct de la mdaille, soit le secteur priv qui, selon moi, rejoint beaucoup plus ma vitesse de production et dans lequel les dlais sont trs brefs et o la rapidit dadaptation est plus stimulante. Ceci tant dit, je me considre chanceuse davoir fait partie dun ministre o la culture est au cur des dcisions et des intrts. Encore plus plaisant davoir ctoy un personnel aussi chaleureux et accueillant qui a su me faire sentir ma place, en tant quemploye et non pas titre de simple stagiaire.

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RECOMMANDATIONS

Maintenant que mon stage aux Affaires indiennes et du Nord Canada est termin, il va de soit daffirmer que ce ft une trs belle exprience, ayant accept avec joie loffre de lquipe des communications internes de prolonger ma contribution, temps partiel, jusquen dcembre prochain. Le groupe des Communications chez AINC est une trs dynamique et chacun partage ses connaissances, intgre et implique les tudiants dans les diffrents projets du dpartement.

Jaimerais dailleurs profiter de ce rapport pour remercier le support, les conseils et la confiance que mont accords Xxxx Xxxxx (Directrice gnrale associe/superviseure de stage), Yyyy Yyyyy (Gestionnaire pour les communications internes) ainsi que Zzzz Zzzzz (Conseillre en communications/collgue aux communications internes).

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BIBLIOGRAPHIE

Site du Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada http://www.ainc-inac.gc.ca

Wiki des communications internes du Ministre des Affaires indiennes et du Nord Canada (lien confidentiel)

Site du Wapikoni Mobile http://www.onf.ca/aventures/wapikonimobile/excursionWeb/index.php