Instructivo Excel 2007 Hms

INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL
SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS
INSTRUCTIVO
WEB
EXCEL
ORIENTADO A RESULTADOS
Ing. Héctor Montero Sobrado
Ing. Héctor Montero Sobrado 1

hmontero@hectormonteros.com, CELULAR 506-8376-9751 OFICINA 506-2231-7165 www.hectormonteros.com
INDICE
Forma de Guardar los documentos...................11
Formas de Copiado varias .................................23
A
Formato Condicional .........................................32
Acceso a los Barra de con la Tecla ALT ................9 Formatos de Celdas ...........................................15
Administrador de Informes y Vistas Formatos Especiales tabla con Ejemplos...........47
Personalizadas ...............................................38 Función BD Min y BD Max .................................42
Al Iniciar Excel......................................................6 Función BD Suma...............................................41
Autofiltros con la Función de Subtotales ..........28 Función BUSCARV Buscar Vertical....................43
Función de Subtotales, con Filtros ....................29
Función Lógica SI ...............................................42
B Funciones de Base de datos ..............................41
Funciones de Texto............................................40
Barras de Herramientas para acceso Rápido, su Funciones Excel- Generalidades ........................40
configuración ...................................................8
Bases de Datos, 6 Reglas para su construcción.48
BUSCARH Buscar Horizontal.............................44 G
Gráficos..............................................................34
C Guardar Archivos Excel con Contraseña............11
Códigos ASCII ....................................................49

COMBINACIÓN DE Algunas TECLAS y SÍMBOLOS H
ASCII .................................................................3
Combinación de Teclas Rápidas ........................50 Hipervínculos.....................................................12
Componentes de la Pantalla de EXCEL................6
CONCATENAR VALORES y el uso de & Comercial I
.......................................................................33
Configuración General de Excel...........................8 Impresión de Documentos ................................20
Convertir TEXTO EN COLUMNAS.......................39 Insertar comentarios .........................................34
D M
Dar Formato como TABLA .................................27 Modos de Presentación de la Hoja Electrónica.11

Movimiento y Utilización de las teclas ................9
E
N
ELEGIR DE LA LISTA............................................12
Estilos de Celda..................................................26 Nombres y pantalla de administración .............25
EXCEL Elementos de la Pantalla ..........................7
O
F
Opciones del Botón derecho .............................13
Filtros Avanzados...............................................30 Ordenamientos Avanzados de Base de Datos...14
Filtros Introducción General..............................28 Ordenar una Base de Datos...............................13
Forma de Copiado en celdas adyacentes ..........23
Forma de Copiado Utilizando el ratón y Tecla
CTRL ...............................................................23
P T
Pegado especial su aplicación específica ..........24 Teclas para acceso a PESTAÑAS y Barra de
PESTAÑAS, sustitución de los Menú Contextuales Herramientas .................................................10
.........................................................................9
V
R
Validacion de listas ............................................45
Referencias Absolutas y Relativas .....................24 Validacion de listas EXTERNAS ..........................46
Subtotales..........................................................31

COMBINACIÓN DE Algunas TECLAS y SÍMBOLOS ASCII

En Combinación Es Utilizada en Y ejecuta la siguiente
La Tecla
con FUNCION
Windows
Wind E Llama al explorador
Windows
Wind F Buscar
Windows
Wind D Minimizar
Windows
Wind R Ejecutar
Windows
Wind L Bloquea el Equipo
Windows
ALT F4 Cerrar
Excel
SHIFT F11 Inserta una hoja
Excel Retrocede las hojas
CTRL Repag de trabajo
Excel Avanza las hojas de
CTRL Avpag trabajo
Excel
CTRL Z Deshacer
Excel Zoom, si está
CTRL SCROLLER activado en Opciones
Excel
CTRL Home (Inicio) Regreso A1
Barra Excel
SHIFT Selecciona Fila
(Espaciadora)
Barra Excel
CTRL Selecciona columna
(Espaciadora)
Excel
CTRL + Inserta la selección
Excel
CTRL - Elimina selección
Teclas Excel Marcar hacia la tecla
CTRL+SHIFT direccional
direccionales
Excel
CTRL * Marcar base de datos
Excel
CTRL X Cortar

En Combinación Es Utilizada en Y ejecuta la siguiente

La Tecla
con FUNCION
EXCEL
CTRL C Copiar
EXCEL
CTRL V Pegar
EXCEL Copia en celdas
CTRL ENTER
adyacentes
EXCEL
CTRL J Rellenar
EXCEL
SHIFT F2 Insertar comentario
EXCEL
SHIFT F3 Insertar funciones
EXCEL Salta un “renglón” en
ALT ENTER
la misma celda
EXCEL
CTRL F3 Insertar nombre
EXCEL
F3 Muestra nombres
EXCEL
CTRL 1 Formato de celda
EXCEL
F2 Editar
EXCEL
F5 Ir A.....
EXCEL
CTRL I Ir A.....
Estas combinaciones corresponden al OFFICE en versión español

Inicio de la pantalla explicativa
Barra de Herramientas acceso rápido
Botón OFFICE Grupo de Botones

Comandos Minimizar,
Cuadro de Barra de Fórmulas Pestañas de por pestaña Restaurar y
Nombres opciones Cerrar
Nombre de Columna
Barras desplazamiento
Número de
Filas
Barra de Estado
Hojas activas
Para comenzar a trabajar con Excel lo podemos hacer de distintas formas :

Desde la pestaña de INICIO :
a.- Hacemos Clic la pestaña de de Programas.
b.- Y dentro de esto, elegiremos EXCEL.
Si tenemos un Acceso Directo solamente Hacemos Clic el que corresponda a EXCEL.
Si tenemos la barra de acceso de Office le Hacemos Clic también.
Si nos damos cuenta, y a lo largo del curso, para una misma cosa podemos ir por varios caminos.
PRIMERA ENTRADA EN EXCEL.

Cuando iniciamos Excel por primera vez nos aparecerá una cuadro de texto, en el cual, si lo tenemos
iniciado la computadora con red nos pedirá nuestro nombre y las iniciales para después trabajar con ellos.
También sirve para saber quien crea los documentos por defecto.
También aparecerá un cuadro para elegir el tipo de documento que queremos escribir. Este ultimo
aparecerá cuando demos Nuevo.
A partir de este punto, iniciaremos un interesante recorrido por algunas de la principales herramientas con
las que cuenta EXCEL, para hacer más productiva nuestra gestión en las compañías.

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL.

Al ejecutar Excel nos aparecerá la siguiente pantalla :
La nueva interfaz de usuario orientada a los resultados facilita el trabajo en Microsoft Office Excel. Los
comandos y funciones que solían estar ocultos tras complejos barra des y barras de herramientas ahora
son más fáciles de encontrar en las pestañas orientadas a tareas que contienen grupos lógicos de
comandos y características. Muchos cuadros de diálogo han sido reemplazados por galerías desplegables
que muestran las opciones disponibles. Además, se ofrece información descriptiva sobre herramientas y
vistas previas de ejemplo para ayudarle a elegir la opción adecuada.
Independientemente de la actividad que esté llevando a cabo en la nueva interfaz de usuario, ya sea
aplicar formato a datos o analizarlos, Excel presenta las herramientas que resultan más útiles para
completar dichas tareas correctamente.
La banda situada en la parte superior de la ventana de Excel 2007 es la cinta de opciones. La cinta de
opciones está formada por diferentes pestañas. Cada pestaña está relacionada con un tipo de trabajo
específico que las personas realizan en Excel. Para ver los diferentes comandos de cada pestaña, debe
hacer clic en las pestañas situadas en la parte superior de la cinta de opciones. La pestaña Inicio, que es la
primera pestaña empezando por la izquierda, contiene los comandos habituales que la gente utiliza con
más frecuencia.
Los comandos están organizados en pequeños grupos relacionados. Por ejemplo, los comandos para editar
celdas están reunidos en el grupo Modificar, y los comandos para trabajar con celdas están en el grupo
Celdas.
Barra de títulos : Aparece en la primera línea y asigna el nombre del documento por el usuario o el
genérico asignado por la computadora. Un documento tendrá nombre cuando se grabe .
Barra de Acceso Rápido : Es la que aparece, al lado izquierdo, siempre en la primer línea y corresponde
a iconos pequeños, esta barra viene de alguna forma a sustituir la pestaña de tipo texto de versiones
anteriores.
Botón Office : En este botón aparecen la opciones de abrir, guardar archivo, publicar, Preparar Enviar, y
la funcionalidad desde la cual se parametrizan las diversas opciones de EXCEL 2007 (Fórmulas,
Complementos, ect.)
Pestañas de OPCIONES : Son las diferentes pestañas, en las que se dividen las diversas funcionalidades
de EXCEL. (INICIO, INSERTAR, DISEÑO DE PÁGINA, FÓRMULAS, DATOS, REVISAR, VISTA)
Zona de trabajo : es la que escribimos. Esta conformado por las celdas.
Barras de desplazamientos : Se encuentran en el borde inferior y derecha de la pantalla y su función es
para desplazar el punto de inserción (I) con rapidez por la zona de texto.
Barra de estado : Es la ultima línea de la pantalla y ofrece información adicional como el numero de
pagina actual, posición del cursor y además de describir una pequeña ayuda de la opción de barra de
elegida.

Barras de Herramientas de Acceso Rápido de EXCEL

Excel cuenta con barras de herramientas, compuestas de íconos, los cuales a su vez ejecutan algunas
acciones específicas ya sea
sobre las celdas, grupo de
fórmulas, o bases de datos.
Podemos agregar o quitar ya
sea botones según se necesite
Se debe de presionar el botón

de lista desplegable, y luego
seleccionar la opción Más
comandos.
NOTA: NO se recomienda tener
en forma simultánea MUCHOS
botones en primer plano, pues
consumen uso de memoria en
muchos casos en forma
Innecesaria.
Configuración de EXCEL
Desde el botón de OFFICE,

se selecciona, en la parte
inferior derecha, el botón
denominado “OPCIONES de
EXCEL”, y aparece el cuadro
o la figura que está a la
izquierda.
Desde esta funcionalidad,
podremos cambiar algunos
elementos de la
configuración Default de
Excel, tales como Nombre
del Usuarios, hacer que
podamos ver u ocultar
barras, cambiar el
movimiento del cursor
después del ENTER, fijar
tiempos para Autoguardar y
otros .

AGILIDAD DE MOVIMIENTO Y UTILIZACIÓN DE EXCEL,

Cuando se trabaja por primera vez en Excel, le puede ocurrir que no sepa como borrar, como pasar más
adelante del documento, etc ...
Solo tiene que saber unas normas o consideraciones iniciales :
La tecla Retroceso sirve para borrar hacia la izquierda.

La tecla SUPR sirve para borrar hacia la derecha.
La tecla INTRO/ENTER para ir a la siguiente línea. Excel pasa automáticamente al final de la línea.
Para entrar en una celda que esta escrita daremos a F2.
También existe un método para acceder a los barra des como es con la tecla ALT.y la teclas que está
Subrayada en la pestaña de contextual
Concepto de PESTAÑAS ,
Es importante mencionar, que para moverse entre “pestañas”, basta con que se gire la rueda del Mouse,
en los casos que aplica.
Pestaña INICIO: Grupo de Comandos (Portapapeles, Fuente, Alineación, Número, Estilos, Celdas, Modificar)
Pestaña INSERTAR: Grupo de Comandos (Tablas, Ilustraciones, Formas, Gráficos, Vínculos, Texto)
Pestaña DISEÑO DE PÁGINA: Grupo de Comandos (Temas, Configuración de Página, Ajustar Área de
Impresión, Opciones de la Hoja, Organizar)
Pestaña FORMULAS: Grupo de Comandos (Biblioteca de Funciones, Nombres definidos, Auditoría de

Fórmulas, Cálculo)

Pestaña DATOS: Grupo de Comandos (Obtener datos Externos, Conexiones, Ordenar y Filtrar,
Herramientas de datos, Esquema y Análisis de datos)
Pestaña REVISAR: Grupo de Comandos (Revisión, Comentarios, Cambios)
Pestaña VISTA: Grupo de Comandos (Vistas del Libro, Mostrar Ocultar, Zoom, Ventanas, Macros)
Teclas para accesos a pestañas ,

Presionando la tecla ALT, aparecerán los cuadro blancos que contiene parte de la secuencia necesaria para
ejecutar el comando seleccionado.
Ubicado en una celda cualquiera, presione en forma secuencial (NO SIMULTANEA ¡), las teclas (puede ser
mayúscula o minúscula: ALT, O, P, ahora introduzca un número, el mismo deberá de quedar como un
PORCENTAJE.

MODOS DE PRESENTACION.
Excel presenta la posibilidad de trabajar o visualizar los documentos que realicemos de diferentes modos o
formas. Todos estas formas de visualización lo tenemos bajo la pestaña de VER o en los botones de
visualización que están situados en el extremo inferior izquierdo de la pantalla junto a la barra de estado.
Podemos visualizar desde el 10% hasta el 500%. Esta opción se encuentra en la parte inferior derecha de
la hoja electrónica
Vista normal.
Es la página que esta
predeterminada de Excel y
es la que trabajamos más
habitualmente.
Vista Salto de página.
Es una vista en la visualizaremos como se va a imprimir el archivo, es el tercer botón, antes del 100%
GUARDAR UN DOCUMENTO.
Para guardar o grabar un documento se realizara de la siguiente forma :
Presionar en el Botón Office.
A continuación elegir una de estas dos opciones :
Guardar como : Cuando se realiza por primera vez.
Guardar : Las veces restantes.
Cuando elegimos "Guardar como" nos saldrá un cuadro para especificar el
nombre del documento y donde va a estar su ubicación.
Guardar Documentos con Contraseña.

Presione el BOTON Guardar, luego la opción Herramientas, Opciones Generales,
aquí aparece un cuadro de diálogo, en el se debe de introducir LA CLAVE, y listo.
ELIMINAR ARCHIVO.
Para borrar o eliminar un Archivo debemos de realizar los siguientes pasos :
Presionar en la pestaña de Archivo.
A continuación elegir la opción Guardar como .
Localizar el archivo a borrar.
Una vez localizado dar al botón derecho del ratón para que nos salga un barra
de. Dentro de este, elegir Eliminar.
SALIR DE EXCEL
Para finalizar la sesión con Excel, tenemos que seguir cualquiera de estas
opciones :
Ir al botón de OFFICE y dentro de este elegir Cerrar.
Dar un doble clic a la X de la esquina superior izquierda.

Hipervínculos
El ícono, se encuentra en la pestaña INSERTAR.
Básicamente esta función, crea un acceso directo o salto que abre un documento almacenado en un
servidor de red, intranet o Internet. Cuando haga clic en la celda que contenga la función HIPERVINCULO,
Microsoft Excel abrirá el archivo almacenado en ubicación_del_vínculo.
Sintaxis
HIPERVINCULO(ubicación_del_vínculo;nombre_descriptivo)
Ubicación_del_vínculo es la ruta y el nombre de archivo del documento que se desea abrir como texto.
Ubicación_del_vínculo puede hacer referencia a un lugar en un documento, como por ejemplo una celda
específica o un rango con nombre en una hoja de cálculo de Microsoft Excel o libro, o a un marcador en un
documento de Microsoft
Word. La ruta puede
ser a un archivo
almacenado en una
unidad
Nombre_descriptivo es
el texto o valor
numérico de celda al
que se salta. El
nombre_descriptivo se
muestra en azul y está
subrayado. Si
contenido_de_celda se
pasa por alto, la celda
muestra
ubicación_del_vínculo
como texto de salto.
Observaciones
Ubicación_del_vínculo
puede ser una cadena
de texto encerrada entre comillas o una celda que contiene el vínculo como cadena de texto.
Nombre_descriptivo puede ser un valor, una cadena de texto, un nombre o una celda que contiene el texto
o valor al que se salta.
Si nombre_descriptivo devuelve un valor de error (por ejemplo, #¡VALOR!), la celda mostrará el error en
lugar del texto de salto.
Si el salto especificado en ubicación_del_vínculo no existe o no está permito desplazarse por él, aparecerá
un error cuando se haga clic en la celda.
Para seleccionar una celda que contenga HIPERVINCULO, haga clic en una celda al lado de ésta y, a
continuación, utilice una tecla de dirección para desplazarse a la celda.
ELEGIR DE LA LISTA: Para mantener la trazabilidad de los datos introducidos en una Base de datos es
necesario garantizarse que los datos sean los mismos, ubíquese en cualquier columna que tenga datos de
TEXTO y presione el botón derecho escoja la opción ELEGIR DE LA LISTA DESPLEGABLE y simplemente
seleccione lo que necesita (la lista aparece ORDENADA).

BOTON DERECHO: En esta versión, al presionar el botón

derecho, aparece la lista con las opciones típicas, pero también
aparece un cuadro con botones para hacer cambios de tipos de
letra, tamaños, moneda etc..
ORDENAMIENTOS de base de datos: No hace falta MARCAR ningún área simplemente ubíquese debajo
de la columna o criterio que necesite ordenar y presione el botón AZ o ZA , en caso de necesitar
ordenamientos múltiples vaya al barra de DATOS ORDENAR y desde este cuadro se selecciona los campos
a ordenar así como su criterio (ascendente o descendente .
Esta funcionalidad, puede ser utilizada desde cualquiera de las siguientes pestañas:
Pestaña INICIO y la Pestaña Datos
Pestaña INICIO Pestaña DATOS

Cuando se selecciona, la opción “ordenar datos”, de la pestaña Datos, aparece una

pantalla con varias opciones de ordenamientos mucho más avanzadas
Opciones avanzadas de ordenamientos
Con esta opción, el usuario puede agregar más de 10 niveles de ordenamientos, obteniendo una mayor
amplitud de análisis

Formato de celdas
Veremos las diferentes opciones disponibles en EXCEL respecto al cambio de aspecto de las celdas de una
hoja de cálculo y cómo manejarlas para modificar el tipo y aspecto de la letra, la alineación, bordes,
sombreados y forma de visualizar números en la celda.
NOTA: Al final de este Documento se adjunta un cuadro con varios tipos de Formatos.
La tecla rápida de acceso a la pantalla de Formato de celda es CTRL+1 .
Todos los aspectos relacionados a temas de

formatos se encuentran en la pestaña INICIO.
Para cambiar la apariencia de los datos de

nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes
pasos :
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos
modificar el aspecto.
2 Seleccionar el grupo de herramientas Fuente.
3 Elegir la opción Celdas...
4 Hacer clic sobre la Opción Fuente.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha.
5 Elegir las opciones deseadas del recuadro.
6 Una vez elegidos
todos los aspectos
deseados, hacer clic
sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier
opción, aparecerá en el
recuadro Vista previa un modelo de cómo quedará nuestra selección en la celda.
A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.
Fuente: Se elegirá de la lista una fuente determinada, es decir, un tipo de letra.
Si elegimos un tipo de letra con el identificativo delante de su nombre, nos indica que la fuente elegida es
True Type, es decir, que se usará la misma fuente en la pantalla que la impresora, y que además es una
fuente escalable (podemos escribir un tamaño de fuente aunque no aparezca en la lista de tamaños
disponibles).
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de escritura. No todos los estilos son disponibles con cada tipo de
fuente. Los estilos posibles son: Normal, Cursiva, Negrita, Negrita Cursiva.
Tamaño: Dependiendo del tipo de fuente elegido, se elegirá un tamaño u otro. Se puede elegir de la lista o
bien teclearlo directamente una vez situados en el recuadro.
Subrayado: Observe como la opción activa es Ninguno, haciendo clic sobre la flecha de la derecha se
abrirá una lista desplegable donde tendrás que elegir un tipo de subrayado.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrás
elegir un color para la letra.
Efectos: Tenemos disponibles tres efectos distintos: Tachado, Superíndice y subíndice. Para activar o
desactivar uno de ellos, hacer clic sobre el recuadro de la izquierda.
Fuente normal: Si esta opción se activa, se devuelven todas los opciones de fuente que EXCEL tiene por
defecto.
Al igual que el botón de Fuente anterior, aparece el tamaño de nuestra celda, para cambiarlo puedes elegir
otro desde la flecha de la derecha, o bien escribirlo directamente en el recuadro.
Este botón lo utilizamos para poner o quitar la Negrita. Al hacer clic sobre éste se activa o desactiva la
negrita dependiendo del estado inicial.
Este botón funciona igual que el de la Negrita, pero en este caso lo utilizamos para poner o quitar la
Cursiva.
Este botón funciona como los dos anteriores pero para poner o quitar el Subrayado simple.
Con este botón podemos elegir un color para la fuente. Debajo de la letra A aparece una línea, en nuestro
caso roja, que nos indica que si hacemos clic sobre el botón cambiaremos la letra a ese color. En caso de
querer otro color, hacer clic sobre la flecha de la derecha y elegirlo.
Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de fuente.
Alineación
Se puede asignar formato a las entradas de las celdas a fin de que los datos queden alineados u orientados
de una forma determinada.
Para cambiar la alineación de los datos de nuestra hoja de cálculo, seguir los siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar la alineación.
2 Seleccionar la pestaña de Formato.
4 Hacer clic sobre la Opción Alineación.
6 Una vez elegidas todas las opciones deseadas, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Alineación del texto Horizontal: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas horizontalmente, es decir
respecto de la anchura de las celdas. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrás elegir entre una de
las siguientes opciones:
GENERAL: Es la opción de EXCEL por defecto, alinea las celdas seleccionadas dependiendo del tipo de dato
introducido, es decir, los números a la derecha y los textos a la izquierda.
IZQUIERDA (Sangría): Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la izquierda de éstas
independientemente del tipo de dato. Observe como a la derecha aparece un recuadro de Sangría que por
defecto está a 0, pero cada vez que se incrementa este valor en uno, la entrada de la celda comienza un
carácter más a la derecha, para que el contenido de la celda no esté pegado al borde izquierdo de la celda.
CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas dentro de éstas.
DERECHA: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas a la derecha de éstas, independientemente del
tipo de dato.
LLENAR: Esta opción no es realmente una alineación sino que repite el dato de la celda para rellenar la
anchura de la celda. Es decir, si en una celda tenemos escrito * y elegimos la opción Llenar, en la celda
aparecerá ************ hasta completar la anchura de la celda.
JUSTIFICAR: Con esta opción el contenido de las celdas seleccionadas se alineará tanto por la derecha
como por la izquierda.
CENTRAR EN LA SELECCIÓN: Centra el contenido de una celda respecto a todas las celdas en blanco
seleccionadas a la derecha, o de la siguiente celda en la selección que contiene datos.
Alineación del texto Vertical: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas verticalmente, es decir,
respecto de la altura de las celdas. Esta opción sólo tendrá sentido si la altura de las filas se ha ampliado
respecto al tamaño inicial. Al hacer clic sobre la flecha de la derecha podrá elegir entre una de las
siguientes opciones:
SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

CENTRAR: Centra el contenido de las celdas seleccionadas respecto a la altura de las celdas.
INFERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte inferior de éstas.
JUSTIFICAR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas tanto por la parte superior como por la
inferior.
Orientación: Permite cambiar el ángulo del contenido de las celdas para que se muestre en horizontal
(opción por defecto), de arriba a abajo o en cualquier ángulo desde 90º en sentido opuesto a las agujas de
un reloj a 90º en sentido de las agujas de un reloj. EXCEL ajusta automáticamente la altura de la fila para
adaptarla a la orientación vertical, a no ser que se fije explícitamente la altura de ésta.
Ajustar texto: Por defecto si introducimos un texto en una celda y éste no cabe, utiliza las celdas contiguas
para visualizar el contenido introducido, pues si activamos esta opción el contenido de la celda se tendrá
que visualizar exclusivamente en ésta, para ello incrementará la altura de la fila y el contenido se
visualizará en varias filas dentro de la celda.
Reducir hasta ajustar: Si activamos esta opción, el tamaño de la fuente de la celda se reducirá hasta que
su contenido pueda mostrarse en la celda.
Combinar celdas: Al activar esta opción, las celdas seleccionadas se unirán en una sola.
En la Barra de Acceso Rápido, disponemos de unos botones que nos permitirán modificar algunas de las
opciones vistas anteriormente y de forma más rápida, como:
Al hacer clic sobre este botón la alineación horizontal de las celdas seleccionadas pasará a ser Izquierda.
Este botón nos centrará horizontalmente los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón nos alineará a la derecha los datos de las celdas seleccionadas.
Este botón unirá todas las celdas seleccionadas para que formen una sola celda, y a continuación nos
centrará los datos.
Si no tiene muy claro el manejo de estas operaciones te aconsejamos realizar Ejercicio de alineación.
Bordes
Excel nos permite crear líneas en los bordes o lados de las celdas.
Para cambiar la apariencia de los datos de nuestra hoja de cálculo añadiendo bordes, seguir los siguientes
pasos :
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto.
4 Hacer clic sobre la Opción Bordes.
6 Una vez elegidos todos los aspectos deseados, hacer clic sobre el botón Aceptar.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Borde un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

NINGUNO: Para quitar cualquier borde de las celdas seleccionadas.
CONTORNO: Para crear un borde únicamente alrededor de las celdas seleccionadas.
INTERIOR: Para crear un borde alrededor de todas las celdas seleccionadas excepto alrededor de la
selección.

Borde: Este recuadro se suele utilizar cuando no nos sirve ninguno de los botones preestablecidos.
Dependiendo del borde a poner o quitar (superior, inferior, izquierdo,...) hacer clic sobre los botones
correspondientes.
Estilo: Se elegirá de la lista un estilo de línea.
Color: Por defecto el color activo es Automático, pero haciendo clic sobre la flecha de la derecha podrá
elegir un color para los bordes.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos

permitirá modificar los bordes de forma más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como

viene representado en éste. En caso de querer otro tipo de
borde, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
encontrarás todas las opciones vistas desde el recuadro dla
pestaña de.
Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar

Ejercicio de Bordes.
Tramas
Excel nos permite también sombrear las celdas de una hoja de
cálculo para remarcarla de las demás. Para ello, seguir los
siguientes pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el

aspecto.
3 Elegir la opción Celdas... o presione CTRL+1
4 Hacer clic sobre la Opción Tramas.
Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Color: Se elegirá de la lista un color de fondo determinado. Para quitar el efecto de sombreado, bastará
con elegir Sin Color.
Trama: Se elegirá de la lista un estilo de trama, así como el color de la trama.
En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos permitirá modificar el sombreado de forma
más rápida:
Si se hace clic sobre el botón se sombreará la celda del color indicado en éste, en nuestro caso, en
amarillo. En caso de querer otro color de sombreado, elegirlo desde la flecha derecha del botón. Aquí no
podrás añadir trama a la celda, para ello tendrás que utilizar la pestaña de.
Números
Excel nos permite modificar la visualización de los números en la celda . Para ello, seguir los siguientes
pasos:
1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el aspecto de los números.
4 Hacer clic sobre la Opción Número.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:

Al elegir cualquier opción, aparecerá en el recuadro Muestra un modelo de cómo quedará nuestra selección
en la celda.
Categoría: Se elegirá de la lista una categoría dependiendo del valor introducido en la celda. Las categorías
más utilizadas son:
GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

NÚMERO: Contiene una serie de opciones que visualizan los números en formatos enteros, con decimales y
con punto de miles.
MONEDA: Es parecido a la categoría Número, pero en vez del separador de miles nos permite visualizar el
número con un símbolo monetario como podría ser Pts. Siempre lleva junto con el símbolo monetario el
separador de miles.
PORCENTAJE: Visualiza los números como porcentajes. Se multiplica el valor de la celda por 100 y se le
asigna el símbolo %, por ejemplo, un formato de porcentaje sin decimales muestra 0,1528 como 15%, y
con 2 decimales lo mostraría como 15,28%.
FECHA: Visualiza la fecha correspondiente al número introducido en la celda. Así el 1 equivaldrá a
1/1/1900, el 2 al 2/1/1900, y así sucesivamente.

Impresión de Documentos
Vamos a ver las diferentes técnicas relacionadas con la impresión de datos, como puede ser la
configuración de las páginas a imprimir, la vista preliminar para ver el documento antes de mandar la
impresión y por supuesto la operación de imprimir los datos.
Todas las funcionalidades relacionanda con la impresión de documentos se encuentra en la pestaña
DISEÑO de PAGINA.
Primeramente debe de establecer el ÁREA DE IMPRESIÓN, esto se hace marcando el área que desea
imprimir, y luego presione desde el grupo de iconos “Configurar Página”, el botón ÁREA DE IMPRESIÓN, la
opción Establecer área de Impresión.
Vista preliminar
La vista preliminar es una herramienta que nos permite visualizar nuestra hoja antes de imprimirla. Nos
permite ver los saltos de página, márgenes, encabezados y pies de página, el formato completo de la hoja.
Para ir a vista
preliminar, seguir los
siguientes pasos:
desde el grupo de
iconos “Configurar
Página”, el botón
IMPRIMIR TITULOS,
aparecerá entonces el
cuadro aquí mostrado,
la opción Establecer
área de Impresión
O bien, hacer clic sobre

el botón Vista preliminar
de la barra de
herramientas.

En el centro de la ventana aparecerá una página de nuestra hoja de cálculo. Observe como en la parte
inferior de la ventana nos informa que estamos visualizando la página 1 de un total de 1 página (Vista
previa: Página 1 de 1).
En caso de tener más de una página, podremos cambiar la página a visualizar utilizando los botones:
para ir a la página anterior. También podríamos pulsar la tecla RE PAG del teclado.
para ir a la página siguiente. También podríamos pulsar la tecla AV PAG del teclado.
Si nuestra hoja sólo tiene 1 página éstos botones estarán desactivados.
Al situarse sobre la hoja, dentro de vista preliminar, el puntero del ratón se convierte en una lupa, de tal
forma que podremos ampliar o reducir cualquier zona de la página.
Si nos situamos sobre cualquier parte de la página y hacemos clic, se ampliará la parte de la página donde
nos encontramos situados. Y si volvemos a hacer clic se volverá a visualizar la página entera.
Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .
Si la hoja de cálculo se encuentra preparada para la impresión, hacer clic sobre el botón , para que
aparezca el cuadro de diálogo de Impresión explicados a continuación.
Si la hoja de cálculo necesita alguna modificación de aspecto, hacer clic sobre el botón , para que aparezca
el cuadro de Configurar página explicado a continuación.
En caso de desear volver a la hoja, hacer clic sobre el botón para cerrar la Vista preliminar.
Cuando volvemos a nuestra hoja de cálculo, aparecerán unas líneas discontinuas que nos indicarán donde
hará EXCEL los saltos de página, estas líneas no se imprimirán.
Antes de imprimir una hoja de cálculo, EXCEL nos permite modificar factores que afectan a la presentación
de las páginas impresas, como la orientación, encabezados y pies de página, tamaño del papel,...
Si deseamos modificar algunos de los factores anteriores, seguir los siguientes pasos :
1 Selecciona la pestaña de Archivo.
2 Elige la opción Configurar página...
Aparecerá el cuadro de diálogo inferior. Dicho cuadro consta de 4 Opciones.
La primera de las Opciones se denomina Página.
3 Selecciona la orientación del papel, vertical u horizontal. (En la impresora se colocará el papel siempre de
la misma forma).
4 En el recuadro Escala nos permitirá indicarle si deseamos que la salida a impresora venga determinado
por un factor de escala (100%, 50%, 200%,...) o bien ajustando automáticamente la hoja en un número
de páginas específico (una página de ancho por 1 de alto, y así se imprimiría en una sola hoja,...).
Observe como en la parte derecha disponemos de 3 botones:
Uno para ir directamente a la Vista preliminar, explicada en el punto anterior. Si has entrado a este cuadro
desde vista preliminar, este botón no aparecerá.
Otro para ir a la impresión, explicado en el punto siguiente.
Y otro para ir a opciones específicas de la impresora seleccionada para imprimir.
5 Haga clic sobre la Opción Márgenes.

6 En esta Opción podrás modificar los márgenes superior, inferior, derecho e izquierdo de las hojas a
imprimir. Por defecto éstos están a 0.
7 Si la hoja tiene encabezado o pie de página, también nos permite indicar a cuántos centímetros del borde
del papel queremos que se sitúe.
8 Si deseas que tu salida tenga centradas las hojas tanto vertical como horizontalmente, EXCEL nos lo
realizará automáticamente activando las casillas Horizontalmente y/o Verticalmente.
9 Haga clic sobre la Opción Encabezado y pie de página.
Hay dos recuadros, que en nuestro caso están vacíos, ya que no hay ningún encabezado ni ningún pie de
página asignado a nuestra hoja de cálculo.
También nos lo indica en los recuadros con (Ninguno). Pulsando la flecha de la derecha aparecerán
posibles encabezados o pies de página a utilizar.
10 Si deseas modificar el encabezado, haga clic sobre el botón Personalizar encabezado...
11 Si deseas modificar el pie de página, hacer clic sobre el botón Personalizar pie de página...
Para conocer cómo personalizar los encabezados o pies de página .

12 Haga clic sobre la Opción Hoja.
13 En el recuadro Imprimir podrás activar cualquiera de las siguientes opciones:
LÍNEAS DE DIVISIÓN para imprimir las líneas que delimitan cada celda de la hoja.
BLANCO Y NEGRO por si tenemos asignados colores en nuestra hoja y vamos a utilizar una impresora en
blanco y negro.
CALIDAD DE BORRADOR para realizar una impresión rápida pero menos bonita de nuestra hoja. Sólo
tendrá sentido si la impresora dispone de esta herramienta.
TÍTULOS DE FILAS Y COLUMNAS para imprimir los encabezados de filas (los números de filas de la
izquierda) y columnas (las letras de los nombres de las columnas superiores) de la hoja.
Una vez nuestra hoja esté preparada para imprimir, sería aconsejable guardarla, y después, seguir los
siguientes pasos:
1 Selecciona la pestaña de Archivo.
2 Elegir la opción Imprimir... Si esta opción no se encuentra en la pestaña de, situarse primero sobre el
botón para ampliar la pestaña de.
O bien, hacer clic sobre el botón Imprimir de la barra de herramientas.
Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha, sólo en caso de acceder mediante la pestaña de, no con el
botón de la barra de herramientas.
3 En el recuadro Impresora, aparecerá el nombre de la impresora con la que se supone que se va a
imprimir.
En caso de desear cambiarla, hacer clic sobre la flecha derecha del nombre para elegir otra impresora de la
lista desplegable que se abrirá.
4 En el recuadro Imprimir, podrás indicar si deseas imprimir Todo el libro, o sólo la Hojas activas
(seleccionadas o nuestra hoja activa), o bien, Selección para imprimir sólo los objetos seleccionados de la
hoja.
5 En el recuadro Intervalo de páginas, tendremos que indicar si deseamos imprimir Todas las páginas, o
bien sólo un rango, especificándolo a continuación.
6 En Copias, indicar el número de copias a realizar.
7 Haga clic sobre el botón Aceptar.

FORMAS de Copiado
Copiar celdas
Vamos a ver las diferentes técnicas disponibles a la hora de duplicar celdas dentro de una hoja de cálculo
para utilizar la más adecuada según la operación a realizar.
Copiar celdas utilizando el Portapapeles

La operación de copiar duplica una celda o rango de celdas a otra posición. Cuando utilizamos el
portapapeles entran en juego 2 operaciones Copiar y Pegar. La operación de Copiar duplicará las celdas
seleccionadas al portapapeles de Windows y Pegar copia la información del portapapeles donde nos
encontramos situados.
Para copiar unas celdas a otra posición, seguir los siguientes pasos:
1 Selecciona las celdas a copiar.
2 Selecciona la pestaña de Edición.
3 Elige la opción Copiar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña
de.
O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.

Observe como aparece una línea de marca alrededor de las celdas copiadas indicándote la información
situada en el portapapeles.
4 Selecciona las celdas donde quieres copiarlas.

6 Elige la opción Pegar, si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar la pestaña
de.
O bien, haga clic sobre el botón Pegar de la barra de herramientas.
Cuidado, ya que al pegar unas celdas sobre otras no vacías, se borrará el contenido de éstas últimas.
En el paso 4 no tiene por qué seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se
selecciona una única celda, EXCEL extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área
copiada. La celda seleccionada será la esquina superior izquierda del área pegada.
Para quitar la línea de marca alrededor del área copiada, pulsar la tecla ESC del teclado, mientras tengas la
línea de marca puedes volver a pegar el rango en otras celdas sin necesidad de volver a copiar.
Copiar celdas utilizando el ratón

Para duplicar un rango de celdas a otra posición dentro de la misma hoja, sin utilizar el portapapeles, seguir
los siguientes pasos:
2 Sitúa el ratón sobre un borde de la selección, mantén presionada la Tecla CTRL,.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca apuntando hacia la izquierda, con una pequeña cruz
o signo +
3 Pulsa la tecla CTRL.
4 Manteniendo pulsada CTRL, y también el botón izquierdo del ratón, arrástralo hasta donde quieres copiar
el rango.
Observe como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del
ratón.
5 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
6 Suelta la tecla CTRL.
Copiar en celdas adyacentes

Vamos a explicar un método muy rápido para copiar fórmulas en celdas adyacentes. Dicho método utiliza el
Cuadro de Relleno, y cuidado, ya que si en las celdas a copiar no hay fórmulas sino valores constantes,

puede que no funcione tal como te explicamos a continuación. Si deseas información sobre el uso del
cuadro de relleno, aparte de la utilidad de copiado de celdas que te explicamos a continuación, pulsa.
Para copiar un rango de celdas a otra posición siempre que ésta última sea adyacente a la inicial, seguir los
siguientes pasos:

2 Sitúate sobre la esquina inferior derecha de la selección.
El puntero del ratón se convertirá en cruz negra.
3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde quieres copiar el rango.
Observe como aparece un recuadro que nos indica dónde se situará el rango en caso de soltar el botón del
ratón.
4 Suelta el botón del ratón cuando estés donde quieres copiar el rango.
Referencias de Celdas.
Cuando copiamos fórmulas con referencias a otras celdas EXCEL, como por ejemplo =A2+3, la fórmula
variará, dependiendo de donde vayamos a copiar la fórmula, esto es lo que denominamos REFERENCIAS
RELATIVAS. A veces puede resultar incómodo la actualización anterior a la hora de trabajar y por ello
EXCEL dispone de otros tipos de referencias como son las ABSOLUTAS y las MIXTAS.
Para indicar una referencia absoluta en una fórmula tendremos que poner el signo $ delante la fila y la
columna de la celda, por ejemplo =$A$2, y así aunque copiemos la celda en otra, nunca variará la
referencia.
Para indicar una referencia mixta, pondremos el signo $ delante de la fila o de la columna, dependiendo de
lo que queremos fijar, por ejemplo:
=$A2, Se mantendrá Fija la columna A, sin importar hacia donde copiemos la Fórmula
=A$2. Se mantendrá Fija la fila 2, sin importar hacia donde copiemos la Fórmula
Pegado Especial
En algunas ocasiones nos puede interesar
copiar el valor de una celda sin llevarnos la
fórmula, o copiar la fórmula pero no el
formato o aspecto de la celda, es decir, elegir
los elementos del rango a copiar. Esta
posibilidad nos la proporciona el Pegado
especial.
Para utilizar esta posibilidad:

3 Elige la opción Copiar, si esta opción no
aparece, sitúate primero sobre el botón para
ampliar la pestaña de.
O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la
barra de herramientas.
Observe como aparece una línea de marca
alrededor de las celdas copiadas indicándonos
la información situada en el portapapeles.
4 Selecciona las celdas donde quieres
copiarlas.
6 Elige la opción Pegado especial...
Aparecerá el cuadro de diálogo siguiente:
En el recuadro Pegar, activar una de las opciones:

Todo: Para copiar tanto la fórmula como el formato de la celda.
Fórmulas: Para copiar únicamente la fórmula de la celda pero no el formato de ésta.

Valores: Para copiar el resultado de una celda pero no la fórmula, como tampoco el formato.
Comentarios: Para copiar comentarios asignados a las celdas (no estudiado en este curso).
Validación: Para pegar las reglas de validación de las celdas copiadas (no estudiado en este curso).
Todo excepto bordes: Para copiar las fórmulas así como todos los formatos excepto bordes.
Ancho de columnas: Para copiar la anchura de la columna.
En el recuadro Operación, elegir la operación a realizar a partir de los datos copiados y de los datos
iniciales de la celda donde se copia. Así por ejemplo si en la celda B1 tenemos el valor 2 y copiamos la
celda A1 con valor 4 en B1 con la opción Multiplicar, el resultado de B1 será 2*4 es decir, 8.
La casilla Saltar blancos, se usa cuando queremos que EXCEL ignore cualquier celda en blanco del rango
de copia. Normalmente si copiamos un rango que contiene celdas en blanco, éstas se pegarán sobre las
celdas correspondientes al área de pegado y quedarán vacías independientemente del valor inicial, pero si
activamos esta casilla, las celdas correspondientes al área de pegado no se verán afectadas y seguirán
manteniendo su valor original.
La casilla Transponer, sirve para reorientar el contenido de copia dentro de un rango de pegado
seleccionado, es decir, los datos de filas aparecen en columnas y los datos de columnas en filas.
7 Haga clic sobre el botón Aceptar.
Nombres Administración
Esta opción permite tener una mayor visibilidad de los nombres existentes, lo encontramos en la pestaña
Fórmulas, Grupo de Comandos Nombres Definidos, opción Administrador de Nombres, desde aquí se
pueden eliminar rangos con nombres, , editar direcciones, cambiar nombres y otros

Estilos de CELDA
Esta funcionalidad, está diseñada, para aquellos casos, en los que necesitamos, dar un tipo de presentación
específico a algún dato, grupo de datos, de una matriz, o inclusive a una Base de datos Completa.
Primeramente se marca, el dato, lista o
matriz, a la que se necesita aplicar la
funcionalidad, y luego se selecciona, el estilo
que se necesita aplicar.

Dar FORMATO, como TABLA

Primeramente, se ubica el cursor, en cualquier lugar de la base de Datos o tabla, y desde la pestaña
INICIO, Grupo estilos, se selecciona el botón “Dar Formato como tabla”, al seleccionar el diseño de tabla
deseado, aparece un cuadro denominado “Dar Formato como tabla”
Una vez aplicado, el resultado será una Tabla, en la que aparecen los filtros, de forma que sean utilizados
en en nuevo formato.

USO DE FILTROS EN EXCEL

¿Qué SON LOS FILTROS?
Cuando en una tabla, lista u hoja de cálculo creada con Excel se cuenta con información variada y
abundante sobre un tema, distribuida en las diferentes filas y columnas de la tabla de datos, el análisis de
la información puede llegar a complicarse, al estar presentada de una sola vez toda la información
disponible.
Excel dispone de ciertas herramientas en la pestaña de Datos, llamadas Filtros, las cuales facilitan
grandemente el análisis de la información, mediante la aplicación de criterios específicos indicados por el
usuario para presentar solamente la información que cumple con dichos criterios. La información filtrada
mediante uno o más criterios se puede visualizar de inmediato por medio de una nueva tabla, de un nuevo
gráfico o de ambas formas a la vez. En cualquier momento se puede volver a la tabla completa de datos de
origen, sin más que desactivar el filtro aplicado.
A continuación se explica el uso de Autofiltros y Filtros Avanzados, sobre una Hoja Excel a datos de Datos
ficticios de una BD de Ventas.
AUTOFILTROS
Los Autofiltros permiten aplicar varios filtros simultáneamente sobre una columna de una lista o sobre
varias columnas a la vez, incluyendo la posibilidad de usar los conectivos lógicos Y (conjunción) y O
(disyunción), todo ello con mayor sencillez que con la herramienta Filtros Avanzados., Se accede a ellos de
dos formas, la primera es desde la pestaña INICIO, Grupo de Comandos MODIFICAR, allí hay un botón
llamado Ordenar y Filtrar, la otra opción es desde la pestaña DATOS, Grupo de Comandos Ordenar y Filtrar,
Botón Filtro.
Al utilizar los filtros, esta funcionalidad nos permite hacer un amplio análisis de datos, pues ahora se
pueden hacer selecciones múltiples de variables, así como por color de celdas.

Función de SUBTOTALES, con Filtros
Para aprovechar al máximo la herramienta de Filtros, nos permitimos hacerte la siguiente sugerencia, en la
parte superior de la base de datos,
coloca el nombre de algún campo que
quieras SUBTOTALIZAR, luego en el
campo adjunto presiona la combinación
de TECLAS Ctrl.+F3, aparecerá el
cuadro de diálogo de Funciones, busca
en Categoría Matemáticas la función
SUBTOTALES, en el campo de
Num_función coloca el número 9, lo que
significa que hará una SUMA, si pusieras
un número 1, obtendrías el promedio,
para obtener más ayuda sobre esta
función busca en el ayuda, para ver el
cuadro de Funciones.
Luego en el campo Ref1, marca el
rango que quieres subtotalizar, que
debe de coincidir con el nombre del
campo a totalizar.
Luego presiona ACEPTAR, a partir de
este momento, sólo tendrás que utilizar
el Filtro simple, y automáticamente,
obtendrás el resultado a subtotalizar..

FILTROS AVANZADOS
Esta herramienta filtra campos más complejos.

Debes primeramente crear el cuadro con el RANGO de Criterios, este puede estar ubicado en cualquier
parte de la hoja, los Títulos de los campos deben de ser IGUALES a los de la base de datos, sin embargo
NO, importa el orden en que los Ubiques.
Luego coloca el cursor en cualquier lugar

de la base de Datos, y presiona, Datos,
Filtro, Filtro avanzado. Aparecerá la
siguiente ventana.
Marca el rango de CRITERIOS Incluyendo

lo títulos, el rango de la lista se automarca
si en primera instancia ya estabas ubicado
en cualquier lugar de la BD , ahora si
quieres Filtrar la lista SIN MOVERLA de
Lugar, marca la opción, pero si lo que necesitas es que el resultado sea copiado en otro lugar, solamente
debes de ubicar el cursor en un única celda pero DENTRO de la Misma Hoja en la que se halla la BD.
Si hacen un cambio en la lista de CRITERIOS, debes de volver hacer la rutina, Datos, Filtro, Filtro
Avanzado, y luego ACEPTAR.
Si quieres ver todos los Datos, debes de presionar datos Filtro, MOSTRAR TODO.

SUBTOTALES : Cada vez que necesitamos subtotalizar uno de los campos de una base de datos, debemos
primero ORDENAR en FORMA ASCENDENTE el criterio que necesitamos SUBTOTALIZAR, luego nos
ubicamos en la pestaña DATOS, Grupo de comandos
Herramientas de datos, la opción Subtotales.
Aparece entonces un cuadro de diálogo en el que
tenemos que seleccionar el CRITERIO PREVIAMENTE
ORDENADO, luego seleccionamos la función que
necesitamos (Suma, diferencia, Desvstd etc.), ahora
seleccionamos los campos que necesitamos sean
SUBTOTALIZADOS, se selecciona normalmente
sumatorias de datos NUMERICOS.
Luego ACEPTAR.
Aparece entonces una pantalla en donde se muestra el
detalle de cada uno de los criterios seleccionados y a
su vez un ESQUEMA (parte superior izquierda
numerada como 1,2,3), la cual nos muestra según el
nivel de detalle que escojamos la SUBTOTALIZACION
o NO de la base de datos.
Salto de página entre Grupos, será utilizada cuando necesitemos que en el Reporte Impreso, quede en
Hojas separadas cada uno de los SUBTOTALES.

Formatos Condicionales
Estos formatos, cómo su nombre lo indica, serán aplicados, en casos en los que necesites, que el formato
de una celda o rango de celdas, adquieran un FORMATO ESPECIAL, que
dependa de máximo tres condiciones.
Podremos accesar a esta funcionalidad desde la pestaña INICIO, Grupo de
Comandos ESTILOS, la opción FORMATO Condicional.
Se debe definir el rango o celda, en el que se desee hacer el formato, en

caso de aplicar el Formato a una Base de datos, en el que se desee, que
TODA la línea adquiera ciertas características especiales de Fuentes, Bordes
o Tramas, debemos de marcar SOLAMENTE el rango, de la BD, sin incluir los
títulos, luego seleccionamos en la pestaña de Formato-Formato Condicional,
y podemos seleccionar ya sea FORMULA o Valor de Celda, cuando hablamos
de valores numéricos.
Desde esta funcionalidad, estamos en la posibilidad de crear reglas de

cualquier tipo.
Según Valores, o con datos específicos, con base a promedios, valores
únicos o duplicados, o formatos especiales.
Adicionalmente, permite
ATENCION: En caso de
necesitar Editar o
Cambiar, un Formato
Condicional debe de
marcarse la Celda o rango
ORIGINAL, bajo el cual el
Formato Fue hecho, ya
que de otra forma,
correremos el riesgo de
que solamente se aplique
el nuevo cambio, en
forma parcial.

CONCATENAR VALORES y el uso de & comercial: Algunas veces se necesita agrupar en una UNICA
CELDA, datos dispersos en diversas celdas.
Existe varias formas la primera es ubicándonos en la celda en la que deseamos aparezca agrupada la
información luego presionamos el icono de la funciones, luego la opción TEXTO y CONCATENAR, desde ahí
se selecciona la celda que contiene el texto que buscamos aparezca de primero y así sucesivamente, en
caso de necesitar dar espacio entonces entre cada TEXTO del cuadro de diálogo introducimos COMILLAS.
La otra forma es utilizando la tecla de &: esta forma se ejecuta de la siguiente manera:
Supongamos que en A1 tenemos un nombre como LUIS en B1 tenemos San José, y en C1 tenemos 895-
3564, nos gustaría que en B3 aparezca “LUIS San José 895-3564”
Nos ubicamos en B3 y presionamos + o =, como para iniciar una fórmula, luego tocamos A1 y agregamos
& luego abrimos comillas y espacio “ “, luego de nuevo & y presionamos B1 y de nuevo la &, de nuevo
abrimos comillas y espacio, y otra vez la & y C1.
Notemos que por cada celda que quiero que aparezca la inicio y cierro con un &.
REEMPLAZAR VALORES: Para poder reemplazar valores ya sea por una equivocación o simplemente
edición de datos presione CTRL.+ L y aparece un cuadro de diálogo denominado REEMPLAZAR, escriba o
digite el valor erróneo o que desea reemplazar y luego marque la OPCION BUSCAR SOLO EN CELDAS
COMPLETAS para garantizarse que solamente serán cambiadas las celdas que contienen ese valor, ya que
de otro modo se podrían efectuar cambios en celdas que contienen alguna parte de los valores por ejemplo
si quisiéramos cambiar el nombre de ANA por ALBERTO, y no seleccionamos BUSCAR SOLO EN CELDAS
COMPLETAS podríamos hacer cambios en otras celdas o TEXTOS por ejemplo si tenemos un celda que
CONTIENE ADUANA parecerá ADUALBERTO.

INSERTAR COMENTARIOS: Ubíquese en la celda que desea introducir su nota o cometario y presione el
botón derecho INSERTAR COMENTARIOS o presiones Shift F2 Y escriba lo que desee, el nombre que
aparece como quién emite el comentario puede cambiarse desde Botón de Office, Opciones de Excel, “más
Frecuentes”, NOMBRE DE USUARIO.
Cuando se necesite ver en forma simultánea TODOS LOS COMENTARIOS presione en la pestaña de
CONTEXTUAL VER y luego la opción COMENTARIOS, aparece el cuadro de DIALOGO REVISIÓN, desde aquí
se mueve entre los comentarios, los edita e incluso podrían eliminarse.
Gráficos
Vamos a ver cómo crear gráficos a partir de unos datos introducidos en una hoja de cálculo. Así resultará
más sencilla la interpretación de los datos.
Un gráfico es la representación gráfica de los datos de una hoja de cálculo y facilita su interpretación.
A la hora de crear un gráfico, EXCEL

dispone de un asistente que nos guiará en
la creación de éste, de forma que nos
resulte más fácil.
Los pasos a seguir para crear un gráfico
son los siguientes:
1 Selecciona los datos a representar en el
gráfico, típicamente recomendamos que
los datos tengan una configuración del
TIPO de Base de datos, antes descrita.
2 Selecciona la pestaña de Insertar.
3 Elige la opción Gráfico... Si esta opción
no aparece, sitúate primero sobre el
botón para ampliar la pestaña de.
O bien haga clic sobre el botón Gráfico
de la barra de herramientas.
Aparecerá el primer paso del asistente
para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.
4 Elige un tipo de gráfico.
Observe como existen más tipos de
gráficos en la Opción o Opción Tipos
personalizados.
5 Una vez elegido el tipo de gráfico, en el
recuadro de la derecha, elige un subtipo.
Si no tiene muy claro la diferencia entre subtipos, en la parte inferior del recuadro aparece una breve
descripción de éste.
6 Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantiene pulsado, aparece en lugar de los
subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.
7 En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo,
hacer clic sobre el botón deseado:
CANCELAR para no realizar el gráfico.

ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá
desactivado ya que no tiene sentido.
SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá
sentido.
FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.
En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.
Este pasos es el más importante de todos ya que en él definiremos qué datos queremos que aparezcan en
el gráfico. Dispone de dos Opciones:
8 En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se
realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el
asistente se convertirá en una barra más pequeña tal como:
Selecciona el rango a representar y haga clic sobre le botón para volver con el asistente para gráficos.
9 Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada
serie de datos.
En caso de no tenerlo claro puedes Observe en la parte superior del cuadro de diálogo, una muestra de
nuestro gráfico.
10 Haga clic sobre la Opción Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.
11 En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como
Serie1, Serie2,...,
Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el
nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se
encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre, tal como explicamos en el paso 8.
12 En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta
serie de datos. Éstos aparecen según la selección realizada en el paso 8.
13 Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie
nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores de la forma explicada en los pasos
11 y 12.
14 Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón
Quitar.
15 El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de
datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre
puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón (explicado en el paso 8) o bien escribiendo
directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.
Dependiendo del tipo de gráfico puede que esta opción varíe.
Observe la muestra del gráfico en la parte superior.

16 Haga clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.
Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis Opcións
para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.
Algunas opciones pueden variar dependiendo del tipo de gráfico.
17 En la primera Opción Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que
aparezca en la parte superior de éste.
18 Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje
horizontal).
19 Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje
vertical).
20 Haga clic sobre la Opción Eje, para seguir con las opciones del gráfico.
21 Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.
22 Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos.
Estas opciones sólo tienen sentido en caso de que los rótulos del eje sean fechas. Con la opción Categoría
sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas
entre los distintos rótulos.
En cualquier caso, si elige la opción Automático, EXCEL tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.
23 Haga clic sobre la Opción Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico.
Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los
marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

Las líneas de división principales parten de unas subdivisiones del eje denominadas marcas de graduación
principales. Las líneas de división secundarias parten de subdivisiones menores denominadas marcas de
graduación secundarias.
24 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).
25 Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).
26 Haga clic sobre la Opción Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.
Generalmente, EXCEL presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las
series de datos representadas en el gráfico.
27 Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.
28 Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones
o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda.
Haga clic sobre la ubicación o posición deseada.
29 Haga clic sobre la Opción Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.
El asistente para gráficos permite asociar distintos tipos de rótulos a los marcadores de datos.
30 Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.
31 En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda
junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.
32 Haga clic sobre la Opción Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.
Dependiendo del tipo de gráfico que se esté creando, EXCEL puede darte la opción de incluir una tabla de
datos junto con los datos. Una tabla de datos es una tabla con los valores representados en el gráfico.
33 Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.
34 Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar
clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.
35 Haga clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.
Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá
elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.
36 Haga clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del
libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la
nueva hoja.
O bien, haga clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos
de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.
37 Haga clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.
Si has elegido la opción de gráfico como objeto en una hoja de cálculo, EXCEL crea el gráfico en una
posición y con un tamaño predeterminados, no te preocupes ya que a continuación te explicamos cómo
modificar dichas opciones.
Además el gráfico aparecerá remarcado con un cuadro y con unos indicadores en cada esquina y punto
medio de cada borde. Esto nos indica que el gráfico está seleccionado. Si no lo estuviese, para seleccionar
cualquier gráfico, basta con hacer clic sobre él.
Modificar la posición y el tamaño de un gráfico

Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo:
1 Selecciona el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.
El puntero del ratón se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.
3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta donde desees colocar el gráfico.
4 Suelta el botón del ratón.
Para cambiar el tamaño de un gráfico:

1 Selecciona el gráfico.
2 Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de los indicadores alrededor del cuadro del gráfico (como si se
deseara cambiar de tamaño una ventana).
El puntero del ratón se convertirá en una flecha de dos puntas.

3 Pulsa el botón del ratón y manteniéndolo pulsado, arrástralo hasta la posición deseada.
Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén
pulsada la tecla CTRL o MAYUS.
4 Suelta el botón del ratón.

ADMINISTRAR INFORMES y VISTAS PERSONALIZADAS

Normalmente hay ocasiones en las que necesitamos imprimir varias vistas o áreas
que se encuentran ya sea en hojas diferentes de un mismo libro o diferentes.
Para utilizar el administrador de INFORMES
debemos extraer esta herramienta desde
los componentes (HERRAMIENTAS-
COMPLEMENTOS).
Ahora lo primero que debemos de hacer

es seleccionar las AREAS que deseamos
que aparezcan en nuestro INFORME.
Primeramente marcamos y seleccionamos

las diversas AREAS DE IMPRESIÓN de
nuestro informe. Es recomendable hacer un VISTA PRELIMINAR de cada una de las
Hojas
Luego a cada una de las diversas VISTAS seleccionadas las nombramos y definimos
desde la pestaña de VER-Vistas Personalizadas., presionamos AGREGAR y aparecen
en forma respectiva los siguientes

cuadros
En nombre ponemos un NOMBRE que sea

afín al entorno de lo que vamos a
presentar (ejem si estamos en la Hoja
denominada ventas el área que definimos
como la vista de esa hoja debemos de
ponerle un nombre relacionado con las
ventas, así en todas las hojas.
Luego desde la pestaña de Agregar
Informes en el campo Nombre del Informe
ponemos el nombre de el mismo.
Como cada informe puede diferir en su
contenido seleccionamos en cada hoja ya
sea las vistas o escenarios necesarios que sen el CUERPO central del Informe

Para imprimir el informe lo hacemos desde Ver – Administrador de Informes IMPRIMIR

y Listo.
Convertir TEXTO EN COLUMNAS

Esta opción la encontramos en la
Pestaña Datos, Grupo de comandos
Herramientas de Datos, el botón
TEXTO en COLUMNAS.
La utilizamos entre otras cosas,
aquellas situaciones en los que toda
la data aparenta que está “bien”, y
sin embarguo , al aplicar algún
ordenamiento u otra funcionalidad
típica, el resultado no es el deseado,
la aplicación de TEXTO EN
COLUMNAS, resuelve muchas
inconsistencias de EXCEL. Esta
aplicación puede efectuarse de
varias formas, supongamos que
tenemos en A1 lo siguiente: ANA
HEREDIA 1975, marcamos TODA la
columna, luego desde la pestaña de
DATOS, TEXTO EN COLUMNAS,
DELIMITADOS, SIGUIENTE, en esta pantalla aparecen las diversas OPCIONES que el usuario puede
definir de cómo vienen separadores de TEXTO, se puede ver como cambia en la vista previa.
En caso de presionar siguiente se presenta la opción de seleccionar cada columna y escoger el
formato en que me gustaría aparezca representado en la Columna, también podemos
seleccionar el destino hacia el cual enviaríamos los datos, luego FINALIZAR.

FUNCIONES y FÓRMULAS
Uso de algunas Funciones de Excel.
Excel posee una gran cantidad de Funciones, sin embargo aquí explicaremos en forma breve el uso de
algunas de ellas, iniciaremos con las funciones de Texto.
ALGUNASFUNCIONESDETEXTO
Funciones de texto: Estas
funciones son de una gran DERECHA IZQUIERDA
utilidad, y sumamente
GT9867MF45 MF45 GT9867MF45 GT9867
intuitivas, pueden ser aplicadas
GR3456MT97 GR3456MT97
para la extracción de algún
AB5678DJ92 AB5678DJ92
datos específico, y que se
AC1389PT26 AC1389PT26
encuentre en medio de una
serie de caracteres
Derecha: Extraer la cantidad de EXTRAE ESPACIOS

valores que necesite y que GT9867MF45 T9867MF GT986 7MF 45 GT9867MF45
estén ubicados a la derecha. GR3456MT97 GR3 456MT 97
AB5678DJ92 AB56 78 DJ92
Izquierda: Extraer la cantidad de AC1389PT26 AC 1389PT 26
valores que necesite y que estén
ubicados a la izquierda.
Extrae: Extrae aquellos valores que se encuentran en medio de una serie de caracteres, primeramente
debemos de indicarle a Excel que lea de izquierda a derecha, una posición determinada a partir de la cual
queremos extraer los valores, luego le indicamos el número de registros que deseamos obtener, incluída la
posición inicial.

Funciones de Base de Datos.
BDSUMA

BDMIN y BDMAX
BDMIN
Número de columna en la base de datos
1 2 3 4
AÑO SAN JOSE ALAJUELA HEREDIA CARTAGO
1988 22.9 6.0 35.8 53.9
1989 53.1 57.5 0.9 24.4 RANGO
1990 51.8 8.3 14.7 2.7
TEMPERATURAS DE MARZO
1991 1.9 9.8 13.2 1.0

1992 17.1 20.6 33.2 21.4
1993 22.3 21.3 54.6 28.0
1994 25.6 18.2 58.5 48.4
1995 59.5 15.4 57.1 3.2
1996 42.3 49.0 58.4 28.0
1997 18.0 45.0 21.1 46.5
1998 4.5 11.9 3.8 21.5
1999 29.2 30.7 22.4 59.2
2000 2.4 13.8 0.3 55.6
Criterio>>>>> SAN JOSE ALAJUELA HEREDIA CARTAGO

>30
Referencia de celda>>> HEREDIA 0.87

=BDMIN(D5:G18;F23;D20:G21)
Funciones Lógicas
SI Condicional

BUSCARV Buscar Vertical: Dada una matriz (área compuesta por varias FILAS y COLUMNAS),
buscar un valor que coincida con un valor en forma exacta con un valor BUSCADO de forma
que dependiendo la columna en la que esté ubicado aparezca los valores coincidentes.
Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en
la misma fila de una columna especificada en la tabla. Utilice BUSCARV en lugar de BUSCARH
cuando los valores de comparación se encuentren en una columna situada a la izquierda de
los datos que desea encontrar.
Sintaxis
BUSCARV(valor_buscado;matriz_de_comparación;indicador_columnas;ordenado)
Valor_buscado es el valor que se busca en la primera columna de la matriz. Valor_buscado
puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_de_comparación es el conjunto de información donde se buscan los datos. Utilice
una referencia a un rango o un nombre de rango, como por ejemplo Base_de_datos o Lista.
Si el argumento ordenado es VERDADERO, los valores de la primera columna del argumento
matriz_de_comparación deben colocarse en orden ascendente: ...; -2; -1; 0; 1; 2; ... ; A-Z;
FALSO; VERDADERO. De lo contrario, BUSCARV podría devolver un valor incorrecto.
Para colocar los valores en orden ascendente, elija el comando Ordenar dla pestaña de
Datos y seleccione la opción Ascendente.
Los valores de la primera columna de matriz_de_comparación pueden ser texto, números o
valores lógicos.
El texto escrito en mayúsculas y minúsculas es equivalente.
Indicador_columnas es el número de columna de matriz_de_comparación desde la cual
debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es igual a 1, la
función devuelve el valor de la primera columna del argumento matriz_de_comparación; si el
argumento indicador_columnas es
igual a 2, devuelve el valor de la
segunda columna de
matriz_de_comparación y así
sucesivamente. Si
indicador_columnas es menor que
1, BUSCARV devuelve el valor de
error #¡VALOR!; si
indicador_columnas es mayor que
el número de columnas de
matriz_de_comparación,
BUSCARV devuelve el valor de
error #¡REF!
Ordenado Es un valor lógico que
indica si desea que la función BUSCARV busque un valor igual o aproximado al valor
especificado. Si el argumento ordenado es VERDADERO o se omite, la función devuelve un
valor aproximado, es decir, si no encuentra un valor exacto, devolverá el valor
inmediatamente menor que valor_buscado. Si ordenado es FALSO, BUSCARV devuelve el
valor buscado. Si no encuentra ningún valor, devuelve el valor de error #N/A.
Se verbaliza de la siguiente forma:
En el campo Valor Buscado: “Cada vez yo introduzco o aparezca un valor en..”
Matriz Buscar en: “Este valor tiene que ser buscado en la matriz que se encuentra en..”
Indicador de Columnas: “Y arrastre los valores que se encuentran en la columna Número”
Ordenado: Se coloca un cero Siempre para que se hallen solamente valores EXACTOS
Observaciones
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es VERDADERO, utiliza el valor
más grande que sea menor o igual a valor_buscado.
Si valor_buscado es menor que el menor valor de la primera columna de

matriz_de_comparación, BUSCARV devuelve el valor de error #N/A.
Si BUSCARV no puede encontrar valor_buscado y ordenado es FALSO, devuelve el valor de
error #N/A.
La Búsqueda Horizontal BUSCARH se verbaliza de la misma forma solamente que la búsqueda

se ejecuta en foma HORIZONTAL siendo el valor buscado los valores de la PRIMERA FILA de la
matriz que se elige.

VALIDACIÓNde las entradas de celda a los datos de una lista o entrada de DATOS numéricos. O listas
de nombres.
Primeramente para nombrar nombres, debe de crearse la lista, luego ubicamos el cursor en el primer dato
de la lista, presionamos CTRL+SHIFT+Flecha abajo, luego ubicamos el cursos en el CUADRO DE NOMBRES,
escribimos el nombre, y presionamos la tecla ENTER, para verificar los nombres contenidos en un libro lo
buscamos con CTRL+F3.
En la misma hoja de cálculo, escriba la lista de entradas válidas en una única columna o en una única fila.
Seleccione las celdas que desee VALIDAR.
En Pestaña DATOS, Grupo de comandos Herramientas de datos, presionar el botón Validación de datos.
pestaña Configuración.
En el cuadro Permitir, haga clic en Lista.
En el cuadro Origen, introduzca

una referencia a lista de datos
válidos.
Cuando ya haya hecho listas, en
otra hoja que preferiblemente
esté en el mismo libro, presione la
tecla F3, entonces aparecerá en el
cuadro PEGAR NOMBRE, un
listado de rangos con nombre
seleccione el que necesita y listo.
Si desea hacer una selección en
una lista de entradas cuando
haga clic en una celda restringida,
compruebe que la casilla de
verificación Celda con lista
desplegable está activada.
Para especificar que la entrada no

es válida si las celdas están
restringidas o si las celdas que
contienen la lista de datos válidos están en blanco, desactive la casilla de verificación Omitir blancos.
Para que aparezcan mensajes que pidan entradas y que expliquen o impidan las entradas incorrectas,
especifique los tipos de mensajes que desee en las pestañas Mensaje entrante y Mensaje de error.
¿Cómo?
Para omitir la presentación de mensajes, desactive las casillas de verificación Mostrar mensaje al
seleccionar la celda en la pestaña Mensaje entrante y Mostrar mensaje de error si se introducen datos no
válidos en la pestaña Mensaje de error.
Sugerencias
Si la lista de entradas válidas es corta, pueden escribirse las entradas en el cuadro Origen en vez de hacerlo
en una hoja de cálculo, separadas por el carácter de separación de listas de Windows (como valor
predeterminado, comas). Por ejemplo, puede escribir Inferior, Promedio, Superior en el cuadro Origen en
vez de introducir las tres palabras en una hoja de cálculo.
Si la lista de entradas válidas puede cambiar, asigne un nombre al rango de lista y, a continuación,
escríbalo en el cuadro Origen. Si el rango al que se haya asignado el nombre crece o disminuye debido a
los cambios que se realicen en la lista en la hoja de cálculo, éstos se reflejarán automáticamente en la lista
de entradas válidas de la celda.
Si la lista de entradas válidas está en otra hoja de cálculo o en otro libro, defina un nombre para los datos
externos en la hoja de cálculo activa. En el cuadro Origen, puede hacerse referencia al nombre en la misma

hoja de cálculo. Por ejemplo, si la lista de entradas válidas está en las celdas A6:A12 de la primera hoja de
cálculo de un libro denominado Presupuesto.xls, puede definirse el nombre DatosVálidos en la hoja de
cálculo activa para que sea =[Presupuesto.xls]Hoja1!$A$6:$A12 y, a continuación, introducir =DatosVálidos
en el cuadro Origen.
VALIDACIÓN LISTAS EXTERNAS

Usando "Rangos con Nombre" y estando AMBOS LIBROS ABIERTOS <== (p.e.)
1.- En el libro que contiene las listas y llamaremos El_Otro_Libro _:
==> Crear Nombres para el(los) rango(s) de lista(s) -> p.e. Lista1 (Lista2, Lista3 ...)
2.- En el libro que contendrá las reglas de validación:
==> Crear nombre(s) "nuevo(s)" CON "referencia" al "otro" libro (ABIERTO)
(p.e.) Nombre: Valida1 -> =El_Otro_Libro!Lista1 NOTA: Debe de escribir MANUALMENTE, el nombre de la
lista que se encuentra en el libro de “Listas” y que va a ser utilizado, en la validación
3.- Para las reglas de validación (en el "segundo" libro)
Seleccionar -> LIsta
Se refiere a: -> =Valida1

FORMATOS ESPECIALES
Cómo debe aparecer el valor en la
DESCRIPCION FORMATO Celda de Entrada celda
Utilizando
TEXTO Utilizando TEXTO Utilizando TEXTO Utilizando TEXTO
#,##0 "US Dólares" 1500 1,500 US Dólares
"Respuesta: "General 1500 Respuesta: 1500
"El Monto es: "#,##0" dólares" 1500 El Monto es : 1,500 dólares
Formateado de
números Formateado de números Formateado de números Formateado de números
#,##0, 123456789 123,457
#,##0, 12345678912 12,345,679
#,##0, 1234 1
Validación de Validación de datos

datos Numéricos Validación de datos Numéricos Numéricos Validación de datos Numéricos
0.00;"Números positvos UNICAMENTE!" -500 Números positivos UNICAMENTE!
0.00;"Números positvos UNICAMENTE!" -123 Números positivos UNICAMENTE!
0.00;"Números positvos UNICAMENTE!" 0 0.00
CEROS con
Guiones CEROS con Guiones CEROS con Guiones CEROS con Guiones
#,##0_);(#,##0);-0-_) 0 -0-
#,##0_);(#,##0);-0-_) 12.2 12
#,##0_);(#,##0);-0-_) -12 (12)
Números
telefónicos Números telefónicos Números telefónicos Números telefónicos
(###) ###-### 5605551212 (560) 555-1212
###"/"###-#### 8005551212 800/555-1212
Números de
Sguro SOCIAL u Números de Sguro SOCIAL
Otros Números de Sguro SOCIAL u Otros u Otros Números de Sguro SOCIAL u Otros
###-##-#### 421897322 421-89-7322
CCSS ###-##-#### 421897322 CCSS 421-89-7322
Formatos de
FECHAS Formatos de FECHAS Formatos de FECHAS Formatos de FECHAS
mmmm-yy 01/06/1995 Junio-95
mmmm d, yyyy 01/06/1995 Junio 1, 1995
dddd 01/06/1995 Jueves
mmmm d, yyyy (dddd) 01/06/1995 Junio 1, 1995 (Jueves)
Hoy es:" dddd 01/06/1995 Hoy es: Jueves
Aplicación de
Diferentes Aplicación de Diferentes
COLORES Aplicación de Diferentes COLORES COLORES Aplicación de Diferentes COLORES
[Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General 1 1
[Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General -1 -100.0%
[Red][<1]0.0%;[Blue][>=1]#,##0;General 45 45
General;General;General;[Red]General Solamente TEXTO EN ROJO Solamente TEXTO EN ROJO

General;General;General;[Red]General 234 234
Símbolos
ESPECIALES Símbolos ESPECIALES Símbolos ESPECIALES Símbolos ESPECIALES
©General 1994 ©1994
General;General;General;General® Registrado Registrado®
General;General;General;General™ Coca-Cola Coca-Cola™
General;General;General;“General” "Texto entre comillas" “"Texto entre comillas"”

Bases de Datos Aspectos Generales
Reglas Generales de Bases de DATOS

1 Todos los títulos de la Base de Datos debe de estar en una ÚNICA Fila
2 Cada Título debe de estar en una ÚNICA CELDA, Utilizar ALT+Enter,
para saltar de renglón en la Misma Celda
3 La base de datos NO debe de Contener COLUMNAS ni FILAS en Blanco
que Corten la BD
4 No debe de incluir CELDAS COMBINADAS en la Bases de Datos
5 No hacer Fórmulas que totalicen Columnas de la BD, No agregar
Fórmulas a los lados de la BD, que no Contengan Títulos de Columnas
6 Las variables DISCRETAS (Meses, Vendedores, Productos, Cuentas,
Agencias etc), deben de estar ubicados como Títulos de Columnas,
agrupando los Valores contenidos en cada Una de las Variables.
Nunca debe de Colocarse los valores en forma Individual como Títulos
de Columna !!!

USO de Códigos ASCII y combinación de teclas .
Típicamente, el uso diario de cualquier herramienta de MSOFFICE, requiere conocer de aspectos

complementarios tales como los códigos ASCII y como una mejora de productividad, el uso del teclado en
el trabajo diario en EXCEL.
En este caso para utilizar los códigos ASCII, debe de presionar en forma simultánea la TECLA ALT + el
número que aparece INCLUYENDO el CERO.
CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER CARÁCTER

num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII num ASCII
01 041 ) 080 P 0119 w 0158 ž 0197 Å 0236 ì
02 042 * 081 Q 0120 x 0159 Ÿ 0198 Æ 0237 í
03 043 + 082 R 0121 y 0160 0199 Ç 0238 î
04 044 , 083 S 0122 z 0161 ¡ 0200 È 0239 ï
05 045 - 084 T 0123 { 0162 ¢ 0201 É 0240 ð
06 046 . 085 U 0124 | 0163 £ 0202 Ê 0241 ñ
07 047 / 086 V 0125 } 0164 ¤ 0203 Ë 0242 ò
08 048 0 087 W 0126 ~ 0165 ¥ 0204 Ì 0243 ó
09 049 1 088 X 0127 0166 ¦ 0205 Í 0244 ô
010 050 2 089 Y 0128 € 0167 § 0206 Î 0245 õ
011 051 3 090 Z 0129 0168 ¨ 0207 Ï 0246 ö
012 052 4 091 [ 0130 ‚ 0169 © 0208 Ð 0247 ÷
013 053 5 092 \ 0131 ƒ 0170 ª 0209 Ñ 0248 ø
014 054 6 093 ] 0132 „ 0171 « 0210 Ò 0249 ù
015 055 7 094 ^ 0133 … 0172 ¬ 0211 Ó 0250 ú
016 056 8 095 _ 0134 † 0173 0212 Ô 0251 û
017 057 9 096 ` 0135 ‡ 0174 ® 0213 Õ 0252 ü
018 058 : 097 a 0136 ˆ 0175 ¯ 0214 Ö 0253 ý
019 059 ; 098 b 0137 ‰ 0176 ° 0215 × 0254 þ
020 060 < 099 c 0138 Š 0177 ± 0216 Ø 0255 ÿ
021 061 = 0100 d 0139 ‹ 0178 ² 0217 Ù
022 062 > 0101 e 0140 Œ 0179 ³ 0218 Ú
023 063 ? 0102 f 0141 0180 ´ 0219 Û
024 064 @ 0103 g 0142 Ž 0181 µ 0220 Ü
025 065 A 0104 h 0143 0182 ¶ 0221 Ý
026 066 B 0105 i 0144 0183 · 0222 Þ
027 067 C 0106 j 0145 ‘ 0184 ¸ 0223 ß
028 068 D 0107 k 0146 ’ 0185 ¹ 0224 à
029 069 E 0108 l 0147 “ 0186 º 0225 á
030 070 F 0109 m 0148 ” 0187 » 0226 â
031 071 G 0110 n 0149 • 0188 ¼ 0227 ã
032 072 H 0111 o 0150 – 0189 ½ 0228 ä
033 ! 073 I 0112 p 0151 — 0190 ¾ 0229 å
034 " 074 J 0113 q 0152 ˜ 0191 ¿ 0230 æ
035 # 075 K 0114 r 0153 ™ 0192 À 0231 ç
036 $ 076 L 0115 s 0154 š 0193 Á 0232 è
038 & 077 M 0116 t 0155 › 0194 Â 0233 é
039 ' 078 N 0117 u 0156 œ 0195 Ã 0234 ê
040 ( 079 O 0118 v 0157 0196 Ä 0235 ë

Combinación de TECLAS para EXCEL en Español
Tecla Sola Shift Ctrl Alt Ctrl + Shift

F1 Ayuda Qué es esto? Inserta GRAFICO
F2 Editar Campo Insertar Comentario Salvar Como...
F3 Ubica la lista de Pegar Función Define NOMBRE en áreas Crea Nombres

Nombre Rangos
F4 Repite Acción Encuentra espacios Salva el Libro Salir
en Blanco
F5 IR A... Buscar Restaura la Ventana
F6 Abre el Otro Libro Activo Salta al LIBRO

Previo
F7 Ortografía Mueve la Ventana
F8 Extiende la Adjunta a selección Dimensiona el Tamaño de Lista de MACROS
selección celda
F9 Cálculo Manual Calcula toda la Hoja MINIMIZA la Hoja
F10 Activa el MENU Equivale Botón Restaura Todo el Libro

Derecho
F11 Nuevo Grafico Inserta Nueva Hoja Crea Hoja Para MACROS Editor de VB
F12 Salvar Como Salvar Abrir Archivo Imprimir

A Abrir Archivo Marcado de AREA
B Buscar
C Copiar
D Rellena Derecha
E Edición Menú
F Activa el Cuadro FONT Formato Menú
G Guardado Rápido
H Herramientas
Menú
I IR A.... Insertar Menú
J Rellena Abajo
K Inserta Hipervínculo
L Reemplazo
M
N NEGRITA
O
P IMPRIMIR
Q
R
S Subrayado
T Datos Menú
U Crea Nuevo LIBRO
V Pegar
W Cierra el Libro ACTIVO
X CORTAR

Tecla Sola Shift Ctrl Alt Ctrl + Shift

Y Repite la última acción
Z DESHACER
` (~)
1 (!) Formato de Celda Copia Formato
Número
2 (@) Copia Formato
Hora
3 (#) Copia Formato
Fecha
4 ($) Formato Moneda
5 (%) Marcado sobre celda Formato Porciento
6 (^) Aplica Bordes

7 (&) Notación
Científica
8 (*) Símbolos de Esquema
9 (() Oculta Filas Muestra FILAS

0 ()) Oculta Columnas Muestra
Columnas
- Elimina Selección
= (+) Inicia Fórmula
[ Auditoría DEPENDIENTES Auditoría
PRECEDENTES
] Todos los dependientes Todos los
precedentes
; (punto coma) Inserta Fecha Inserta Hora
(apostrofe)
: (dos puntos) Inserta Tiempo
/ Selecciona Matriz
\
Insertar Modo INSERTAR
Delete (Supr) Borra Borra un Rango
Home Inicio Se Ubica en A1
End (Fin) Fin de Fila Fin de Hoja Activa
Page Up Sube una Página Hoja Previa Izquierda una

Pantalla
Page Down Baja Una Página Próxima Hoja Derecha una
Pantalla
Flecha Mueve a la Marca Rango
Izquierda Izquierda Izquierda
Flecha Derecha Mueve a la Marca Rango Derecha
Derecha
Flecha ARRIBA Mueve Hacia Marca Rango Arriba
Arriba
Flecha Abajo Mueve Hacia Marca Rango Abajo
Abajo
Barra Espacio Selecciona Fila Selecciona Columna Activa Caja
Espaciadora Control
Tab Mueve Derecha Mueve Izquierda Siguiente Ventana Próxima Ventana Previa
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Instructivo Excel 2007 Hms

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INSTRUCTIVO EXCEL EMPRESARIAL

SOLUCIONES SIMPLES A PROBLEMAS COMPLEJOS

Ing. Héctor Montero Sobrado

Ing. Héctor Montero Sobrado 1

Códigos ASCII ....................................................49

Dar Formato como TABLA .................................27 Modos de Presentación de la Hoja Electrónica.11

Ing. Héctor Montero Sobrado 3

COMBINACIÓN DE Algunas TECLAS y SÍMBOLOS ASCII

Ing. Héctor Montero Sobrado 4

En Combinación Es Utilizada en Y ejecuta la siguiente

Estas combinaciones corresponden al OFFICE en versión español

Ing. Héctor Montero Sobrado 5

Inicio de la pantalla explicativa

Barra de Herramientas acceso rápido

Botón OFFICE Grupo de Botones

Para comenzar a trabajar con Excel lo podemos hacer de distintas formas :

PRIMERA ENTRADA EN EXCEL.

Ing. Héctor Montero Sobrado 6

ELEMENTOS DE LA PANTALLA DE EXCEL.

Ing. Héctor Montero Sobrado 7

Barras de Herramientas de Acceso Rápido de EXCEL

Se debe de presionar el botón

Desde el botón de OFFICE,

Ing. Héctor Montero Sobrado 8

AGILIDAD DE MOVIMIENTO Y UTILIZACIÓN DE EXCEL,

La tecla Retroceso sirve para borrar hacia la izquierda.

Pestaña FORMULAS: Grupo de Comandos (Biblioteca de Funciones, Nombres definidos, Auditoría de

Ing. Héctor Montero Sobrado 9

Pestaña REVISAR: Grupo de Comandos (Revisión, Comentarios, Cambios)

Teclas para accesos a pestañas ,

Ing. Héctor Montero Sobrado 10

Guardar Documentos con Contraseña.

Ing. Héctor Montero Sobrado 11

Ing. Héctor Montero Sobrado 12

BOTON DERECHO: En esta versión, al presionar el botón

Pestaña INICIO y la Pestaña Datos

Pestaña INICIO Pestaña DATOS

Ing. Héctor Montero Sobrado 13

Cuando se selecciona, la opción “ordenar datos”, de la pestaña Datos, aparece una

Opciones avanzadas de ordenamientos

Ing. Héctor Montero Sobrado 14

La tecla rápida de acceso a la pantalla de Formato de celda es CTRL+1 .

Todos los aspectos relacionados a temas de

Para cambiar la apariencia de los datos de

A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

SUPERIOR: Alinea el contenido de las celdas seleccionadas en la parte superior de éstas.

Preestablecidos: Se elegirá una de estas opciones:

Ing. Héctor Montero Sobrado 17

En la Barra de Herramientas disponemos de un botón que nos

Si se hace clic sobre el botón se dibujará un borde tal como

Para practicar estas operaciones te aconsejamos realizar

1 Seleccionar el rango de celdas al cual queremos modificar el

Aparecerá el cuadro de diálogo de la derecha:

A continuación pasamos a explicar las distintas opciones del recuadro.

GENERAL: Visualiza en la celda exactamente el valor introducido.

Ing. Héctor Montero Sobrado 19

O bien, hacer clic sobre

Ing. Héctor Montero Sobrado 20

Esta operación se puede realizar también haciendo clic sobre el botón .

5 Haga clic sobre la Opción Márgenes.

Para conocer cómo personalizar los encabezados o pies de página .

Ing. Héctor Montero Sobrado 22

Copiar celdas utilizando el Portapapeles

O bien, haga clic sobre el botón Copiar de la barra de herramientas.