MINSAP INFOMED/ CNICM Vicedireccin de Servicios Bibliotecarios.

Instruccin Metodolgica 2/ 2004 Desarrollo de las colecciones en el Sistema Nacional de Informacin de Salud. Objetivos y alcance: La presente instruccin establece lineamientos generales para el desarrollo de las colecciones en todas las unidades de informacin del Sistema Nacional de salud. Su objetivo fundamental es orientar al personal responsabilizado con esta actividad en la seleccin adecuada de los materiales de las ciencias Mdicas y las Ciencias afines a la Medicina, que conformarn permanentemente sus fondos, as como la conservacin y el descarte de los mismos Generalidades: Las colecciones constituyen un eslabn fundamental para que las instituciones ofrezcan servicios informativos a sus usuarios. El desarrollo de las colecciones tiene implcitos dos momentos, el de la seleccin y adquisicin y el del descarte de los documentos que por diversas causas no tiene utilidad para los usuarios de la institucin. El desarrollo de Internet y la cantidad de informacin disponible aqu presupone un cambio en la concepcin tradicional del desarrollo de colecciones pues a partir de este momento hay que refererirse a la seleccin y adquisicin de fuentes disponibles en la red a travs del LIS Trminos y Definiciones: Descarte: Proceso de eliminacin de informacin descontinuada y obsoleta Inventario: Proceso de comprobacin de la existencia de publicaciones, documentos, etc, que han entrado en determinado fondo. Con este termino se designa tambin el proceso de control y revisin de las publicaciones Obsolescencia: Propiedad de la informacin de perder con el tiempo su valor prctico debido al cambio del objeto de la informacinSeleccin y adquisicin: Conservacin de documentos: Comprende los planes y prcticas especficas, relativas a la proteccin de los materiales de archivos y

bibliotecas frente al deterioro y los daos, se incluyen mtodos y tcnicas desarrolladas por el personal tcnico. Procedimientos para la seleccin y adquisicin 1. Cada biblioteca o centro de informacin realizar la seleccin de los documentos que ingresaran a sus fondos teniendo en cuenta los siguientes criterios: Visin y misin de la biblioteca Necesidades e intereses de los usuarios a los que debe brindar servicios Poltica de desarrollo de la institucin donde esta insertada, as como sus intereses temticos. Directrices emanadas por el MINSAP. El desarrollo de colecciones en formatos tradicionales(impresos) y electrnicos El presupuesto asignado para el desarrollo de colecciones en los diversos formatos

2. Las bibliotecas del Sistema Nacional de Informacin en salud tienen como premisa fundamental que el alcance de su coleccin ser la Literatura Biomdica y de ciencias afines, para cumplir sus funciones de diseminacin de la informacin cientfica- mdica a los profesionales de la salud. 3. Se ingresarn como fondos a las bibliotecas del Sistema Nacional de Informacin en salud: Documentos con nivel cientfico Documentos de carcter gubernamental que revistan importancia para el desarrollo de la actividad asistencial e investigativa en el SNS, como son: directrices, programas, estadsticas y legislacin sanitaria. Todo documento en formato impreso o electrnico, ya sea monografas, publicaciones seriadas y publicaciones referativas, que responda a la poltica de seleccin previamente definida por la institucin. Todo material audiovisual que contenga informacin para satisfacer las necesidades informativas de los profesionales de la salud. Publicaciones adquiridas por la va de canje y donacin. Documentos generados por el personal tcnico y profesional de la institucin, como pueden ser, tesis, frums, trabajos investigativos, etc. Traducciones que respondan a los intereses de la institucin. Materiales divulgativos para los exhibidores. Documentos escritos en los idiomas bsicos, en el siguiente orden de prioridad: espaol. Ingls, francs y ruso. En el caso de los idiomas

alemn, italiano y portugus solo se dejar el documento que sea muy importante o que no exista en los dems idiomas. Monografas con no ms de 5 aos de publicadas, teniendo en cuenta que los libros publicados actualmente vienen con su CD aadido y las publicaciones seriadas con no ms de 3 aos de publicadas. y mtodos para la seleccin de

4. Se utilizarn como herramientas materiales: Internet Book in print Ulrich s. Catlogos de las casas editoriales Bull Am Lib Ass. Visitas a libreras o ferias.

5. La responsabilidad para la seleccin y el desarrollo de las colecciones en las instituciones de salud estar a cargo del responsable de la biblioteca o centro de informacin, conjuntamente con el vice director docente de la institucin. Procedimientos para la conservacin de los documentos 1. Revisar sistemticamente las colecciones para constatar cualquier problema relacionado con su preservacin. 2. Consultar al equipo de conservacin de la BMN, ante cualquier duda sobre la estrategia a seguir para la conservacin de los documentos. 3. Restringir el prstamo interbibliotecario de aquellos documentos que estn deteriorados por el uso, o que tienen una frgil encuadernacin. Se incluyen en esta restriccin las obras de referencia y las colecciones valiosas. 4. Cumplir lo establecido en el Reglamento de conservacin, aprobado por la equipo de Conservacin de la BMN(anexo 1) 5. Mantener la limpieza del deposito segn los procedimientos que se anexan en la presente instruccin(anexo 2) Procedimientos para el descarte de los documentos. 1. Realizar el inventario de los fondos y constatar el estado de las colecciones cada dos aos. 2. Definir los documentos que sern objeto de descarte teniendo en cuenta: Grado de envejecimiento de la informacin, de acuerdo con la regularidad objetiva conocida como obsolescencia Rpido crecimiento de las colecciones Deterioro de los documentos

Baja demanda de los documentos por parte de los usuarios. Ttulos con un mayor nmero de ejemplares que el establecido. Escasez de espacio para el almacenamiento. Contaminacin de los documentos con hongos, bacteria, comejn u otra plaga que ponga en peligro el resto de la coleccin 3. Una vez terminado el descarte se separa fsicamente los documentos del fondo. 4. Se darn baja en todos los instrumentos de control: fichas catalogrficas, topogrficas, registro de entrada de documentos, kardex, bases de datos, etc, y se informar al catlogo colectivo de la BMN en los casos que corresponda. 5. Definir conjuntamente con el rgano superior el destino final de los documentos descartados.

Parmetros para ejecutar el descarte en las bibliotecas de la red de informacin de ciencias Mdicas. LIBROS: a) No se establecen perodos de obsolescencia determinados b) Slo se descartaran aquellos que por sus condiciones fsicas lo requieran( en muy mal estado o ilegibles, siempre y cuando no tengan el valor informativo que se requiere, de lo contrario habr que valorar su recuperacin y conservacin. c) Ttulos repetidos ms de dos veces en una misma edicin d) Ttulos desactualizados, publicados en idiomas diferentes al nuestro y que no son demandados. e) Ttulos que contengan informacin o teoras obsoletas, a menos que sean libros clsicos en la medicina. f) Ttulos poco confiables, cuyos enfoques estn fuera de poca. g) Ttulos no demandados. PUBLICACIONES SERIADAS a)El perodo de obsolescencia de la coleccin ser de 10 aos. b)Revistas que se reciban por las diferentes vas de adquisicin, canje o donacin y que no sean de inters para la institucin. c)Los duplicados de un mismo ttulo a los que no se les d mucho uso. d)Ttulos deteriorados que no se puedan reparar. e)Ttulos que se han dejado de publicar. f)Ttulos que solo tienen pocos nmeros y estn obsoletos. g)Ttulos que no tengan cobertura de indizacin en Medline, Index Medicus, Lilacs, Excerpta Mdica y Science Citation Index y que tengan restrospectividad de 5 aos. h) Ttulos y aos no demandados.

MATERIALES BIBLIOGRAFICOS que no se deben descartar a)Ttulos sobre biografas de personalidades de la medicina por su importancia para la historia. b)Ttulos que tienen valor en las investigaciones c)Ttulos difciles de conseguir y cuyo contenido no sea tratado nuevamente de esa manera. d)Libros raros e)Libros y revistas de autores cubanos, por considerarse Patrimonio Nacional. No se descartan adems: a) Obras de referencia (ndex medicus, Excerpta medica, enciclopedias, diccionarios de la lengua espaola, diccionarios especializados y guas teraputicas b) Tesis c) Documentos de carcter histrico d) Colecciones completas de publicaciones seriadas de una especialidad. e) Textos clsicos de una especialidad.

Anexo 1 Infomed/CNICM Vice direccin de Servicios bibliotecarios Departamento de Acervo Bibliogrfico Reglamento de conservacin de los documentos 1. No guardar dentro del local de trabajo y depsito ningn objeto o sustancia que no formen parte de los tiles de trabajo. 2. No fumar en el local de trabajo 3. No mantener plantas en los depsitos o reas donde se manipulen o almacenen documentos. 4. No se permite la presencia de animales domsticos en el rea de la biblioteca. 5. No manipular los documentos con las manos sucias. 6. No ingerir alimentos en los depsitos, as como evitar residuos en los lugares permitidos para evitar la proliferacin de insectos y roedores. 7. Cumplir con el acceso limitado en los depsitos , as como en los lugares establecidos. 8. Utilizar en la habilitacin de los documentos, pegamentos que renan las condiciones idneas para que el documento no sufra daos. 9. No realizar reparaciones de documentos sin consultar a grupo de expertos(grupo de Conservacin de la BMN) 10. Evitar la presencia de depsitos de agua dentro de los lugares que almacenan documentos. 11. Mantener una severa observacin de todos los materiales que se incorporan a la institucin antes de ser trasladados al depsito con el fin de evitar la transmisin de agentes bibliofgos que puedan ifectar las colecciones. 12. Realizar revisiones peridicas de la documentacin y el mobiliario, con nfasis en las zonas donde se han detectado focos de humedad, para erradicar agentes nocivos a los documentos. 13. Mantener los aires acondicionados funcionando durante la jornada laboral. 14. No exponer los documentos a la luz solar. 15. No prestar los documentos originales frgiles o que se encuentren en mal estado.

Anexo 2 Infomed/CNICM Vice direccin de Servicios bibliotecarios Departamento de Acervo Bibliogrfico

Procedimientos para la limpieza tcnica en el depsito 1. Al limpiar los estantes, se debe comenzar por el ultimo entrepao, es decir, el ms cercano al techo y seguir de ah hacia abajo hasta terminar. Retirar con anterioridad los documentos del estante en lotes de cuatro a cinco ejemplares como mximo y tomarlos por el lomo, nunca por el canto. Si se detecta humedad o un deterioro, muy avanzado de los documentos, se debe separar del estante, y proceder a tomar las medidas necesarias. 2. Antes de colocar el documento nuevamente en el estante, se debe limpiar sobre una mesa forrada con cartulina. 3. El polvo de los libros se aconseja, limpiar con aspiradora, se protege la boquilla con un lienzo, para no daar los documentos, en caso de que la institucin no posea aspiradora, se debe limpiar con brochas de celdas suaves. 4. Los estantes se deben limpiar con un pao mojado en una solucin que contiene 50% de alcohol y 50% de agua. 5. La limpieza de los pisos se debe realizar con aspiradora, en caso de que no exista, se debe limpiar con una frazada hmeda, atender principalmente a rincones( no se debe usar luz brillante, aserrn, gasolina, alcohol, etc). 6. Los libros de grandes formatos nunca se deben colocar con el canto hacia arriba, pues se pueden desencuadernar. 7. El personal que realiza la limpieza de los documentos y estantes, debe utilizar guantes, tapa boca y batas sanitarias.
BIBILIOGRAFIA

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