sentido 12/10/12 de adoptar el costeo por activ idades o ABC?

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Cul es el sentido de adoptar el costeo por actividades o ABC?

Publicado el 10 enero, 2012 Un sistema de costeo tiene por objeto calcular el costo de un producto o servicio, de manera sistmica. El modelo contable contiene varios sistemas que permiten llegar a ese dato. El ms utilizado por su facilidad y por desconocimiento de alternativas, es el costeo absorbente , el que asigna todos los costos de un perodo a la unidad de producto obtenida. Si lo visualizamos en una panadera, dividira todo el costo (harina, operarios panaderos, depreciaciones, energa, etc.) de un mes o da por la produccin en kilos de pan de ese mismo perodo. Todo bien, excepto que el sistema no le entrega toda la informacin que el dueo necesita para gestionar su negocio. Por ejemplo cul es la verdadera rentabilidad por clase o tipo de pan? Cul es la mejor manera (tecnologa) de hacer el pan? Dnde debe enfocar los esfuerzos de mejora? Cules son sus mejores clientes? Los Contadores tratan de responder estas preguntas haciendo malabarismos con los porcentajes y la regla de 3, pero no pueden lograr el dato exacto por una razn sencilla: el costeo absorbente costea lo que se hace (un kilo de pan) y no cmo se hace (las distintas etapas del proceso de hacer pan); es un sistema de costeo por productos. Para eso se dise el sistema de costeo por actividades o ABC (Activity Based Costing). Qu preguntas respondera el ABC en la panadera? Adems de darle el costo del kilo de pan producido, le dira: - el costo de las tareas dentro de las actividades involucradas en la fabricacin del pan. No estamos hablando de los centros de costos tradicionales sino del conjunto de tareas y actividades que se realizan dentro de esos centros. As, usted conocera el costo del amasado por tareas involucradas (juntar harina, agregar ingredientes, amasar, golpear, orear, etc.). Para qu le puede servir sto? Esta es la informacin que realmente necesita para decidir si el amasado lo hace a mano de operario o con mquina. Y lo mismo en todas las
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otras tareas. - identifica inequvocamente los productos y clientes que ms contribucin le traen a su panadera. No es el mismo dato que usted obtiene del costeo absorbente ya que en el ABC no se habla de centros de costos sino de tareas que se hacen, y por lo tanto consideran una variable que el absorbente pasa por alto: el nivel de esfuerzo que trae incorporada la tarea. El esfuerzo es la verdadera variable de un costo y el ABC lo mide y considera. Eso est claro en la produccin pero y en los clientes? El ABC le da la contribucin segn el esfuerzo de ventas, no del monto vendido: no es lo mismo tratar de venderle a un experto que a un principiante. Quizs el tiempo empleado sea el mismo y el absorbente los costear como iguales, pero el ABC le dir que el experto le trae menos contribucin porque el intento de venta tiene un costo ms alto. A partir de ah, usted tiene informacin para disear sus estrategias y tcticas de venta, sus programas de capacitacin, etc. - identifica claramente los puntos o nodos de ineficiencia en la organizacin y en el proceso, y por lo tanto lo orienta en sus esfuerzos de mejora. El absorbente mira su estructura con un criterio de promedio; costea de la misma manera al departamento de jardinera que al de diseo o de produccin. El ABC los costea de acuerdo a su contribucin y al esfuerzo, y por lo tanto le entrega la informacin que necesita para efectivizar programas de reduccin de costos. Le permite ajustar los costos a los ingresos que generan y no dedicarse a la tarea bruta de simplemente cortar costos sin atender a los efectos de su decisin. Por ejemplo, le indicara que cortar publicidad o despedir al personal es una psima idea, y le permitira evaluar otras alternativas ms eficientes para su objetivo, sea que se trate de salir de una crisis o de introducirse en un segmento de mercado. - le da la informacin que requiere su estrategia . Hacer estrategia es hilar fino, es definir aquellos aspectos que traen rentabilidad al negocio, es ubicar aquellos puntos en que la asignacin de recursos es la ms adecuada. Eso no puede hacerse de manera eficiente trabajando con informacin basada en el promedio; tiene que hacerse con los datos de costos del cmo se trabaja realmente en su negocio. Adems, si cuenta con informacin relevante a la estrategia, sus tcticas sern mejor diseadas y ejecutadas. Si piensa entrar en el segmento A (estrategia), sabr mejor cmo hacerlo (tctica). - le permite efectuar un real seguimiento a los costos de sus operaciones, e identificar las causas de las variaciones. Saber que el kilo de pan coste un 3,24% ms que la hornada (da, turno, mes) anterior no le dice mucho ni tampoco le sirve de mucho. Apenas puede calcular ese porcentaje. Pero saber que ese aumento se debi a un bajo rendimiento en la actividad de horneado por baja en el nivel de energa requerido s que le permite tomar decisiones: reparar, cambiar equipo, redisear proceso, desviar flujo, cambiar producto, etc. - le permite optimizar sus herramientas de gestin, en caso de que las tenga. Y si no las tiene, le permite adquirirlas sin que se transformen en un gasto. Normalmente las empresas incorporan herramientas y mtodos en las organizaciones sin darles la plataforma requerida
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para su funcionamiento ptimo; el caso tpico es el Balanced ScoreCard (BSC), el que por indicacin de sus propios autores debera construirse sobre un sistema de costeo ABC. Sin embargo, es ms que comn encontrar BSC armados sobre el costeo absorbente de la contabilidad. Eso, en pocas palabras, es perder plata por ignorancia. - le permite incorporar criterios de Calidad y Mejora Continua a su organizacin. La Calidad no trabaja sobre los centros de costos sino sobre las actividades que se realizan en su empresa, pero si no las identifica y costea, cmo va a trabajar con calidad? Los sistemas de Calidad imperantes, como las Normas ISO o las 5 Ss u otros especficos, hacen cuestin de estado el incorporar el ABC en el sistema de informacin, y es obvia la razn: la calidad no se produce en el centro de costos galpn N sino en lo que se hace dentro de ese galpn. - en suma, le permite mejorar su empresa, generar ms empleo, y ganar ms dinero. En cuanto al cmo se hace, el sistema de costeo ABC tiene dos metodologas que le permiten incorporarlo a su sistema de informacin, e incluso a su sistema contable: diseo plano y el basado en el tiempo invertido por actividad. El diseo plano es el que sigue las pautas tradicionales de definicin, investigacin, identificacin, medicin, diseo e implementacin. Es largo porque implica introducirse en el corazn del negocio y diseccionarlo en sus componentes, pero para eso estn los especialistas en costeo. Es el mtodo ms adecuado en empresas con cierta complejidad en sus procesos, y el que mejor frutos da una vez implementado. El mtodo basado en el tiempo es una propuesta que parte de las estimaciones de los gerentes funcionales de los tiempos ocupados (o que deberan ocuparse) en cada actividad. Como tal, es ms simple de disear y hacer funcionar ya que slo requiere de dos variables, costos totales y tiempos estimados, y por lo mismo es ms barato. Pero, no deja de ser una simplificacin bastante aceptable y por lo tanto es recomendado para empresas con procesos estables, medianamente estandarizados y no complejos. Otra observacin es que, por estar basado en estimaciones, no cumple con las exigencias normativas del sistema contable y por lo tanto sus datos obtenidos no deberan ocuparse en los registros contables ni en la valoracin de inventarios; es un costo ABC estadstico, por decirlo as. El mtodo plano cumple con las exigencias y por lo tanto puede transformarse en el sistema de costeo oficial de la empresa, con todos los beneficios que trae por sobre los utilizados actualmente. En cuanto al costo de disear e implementar el sistema, por cualquiera de sus dos mtodos, depender del tipo de empresa, pero las ventajas que trae el sistema ABC compensan con creces los posibles costos de su implantacin. Despus de todo, si lleva contabilidad usted ya tiene un sistema de costeo, generalmente el absorbente, y sin darse cuenta le est saliendo carsimo porque no le da la informacin que realmente necesita verdad? Carlos M. Duarte M., Ing. Comercial (UdeC, Chile), Director.

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