GestionDeProyectosIV 8sep09

Gesti Gestin de Proyectos, Maestr Maestra en Administraci Administracin de la Construcci Construccin, 8 Sep 09
MAESTRA EN INGENIERA CON NFASIS EN ADMINISTRACIN DE LA CONSTRUCCIN : GESTIN DE PROYECTOS Profesor: Dr. David Joaqun Delgado Hernndez
Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 1
AGENDA Tema III. Planeacin del proyecto Administracin de recursos humanos Administracin de la comunicacin Preguntas
Fuente: Chamoun, Y., (2002), Administracin Profesional de Proyectos, IAN Ediciones, Mxico
Administracin de Recursos Humanos
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS El objetivo de esta actividad es lograr el mejor desempeo de las personas participantes en el proyecto El gerente del proyecto tiene la enorme responsabilidad de liderar al equipo para alcanzar los objetivos
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Adems, es claro para todos que el gerente tiene la autoridad y responsabilidad requeridas para administrar el proyecto, lo que facilita la atencin a clientes, proveedores y la solucin de problemas Durante la planeacin, el gerente y el patrocinador definen e inician la integracin del equipo tanto directivo como ejecutor
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Tambin definen al equipo interno y externo, as como sus relaciones organizacionales El gerente establece, en conjunto con los involucrados, cules sern los roles y funciones de cada uno (con base en el WBS)
Alcance Riesgo Calidad Integracin Tiempo Recursos Humanos Comunicacin Costo Abastecimientos
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS As, la planeacin de recursos humanos est estrechamente ligada al WBS, pues es necesario definir el trabajo para poder asignarlo El rea de recursos humanos es fundamental para la cimentacin del balance Alcance-Tiempo-Costo, ya que no es raro que los proyectos fallen por deficiencias en la seleccin e integracin del equipo El gerente del proyecto debe identificar los conocimientos y habilidades necesarias por parte de los integrantes del equipo para seleccionar, de ser posible, a los mejores elementos disponibles
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Perfil del patrocinador: Es el punto focal de las decisiones fuera del alcance de autoridad del Gerente del proyecto Miembro de la organizacin ejecutora con capacidad para tomar decisiones e influir en los grupos clave de participantes Persona interesada en los resultados exitosos del proyecto
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Responsabilidades clave del patrocinador: Facilitar la toma de decisiones a tiempo Apoyar en la asignacin de recursos Superar conflictos y barreras organizacionales para el mejor desempeo del proyecto Aprobar el documento de incio y el plan del proyecto Aprobar los cambios al proyecto Proveer direccin estratgica Asignar y apoyar al gerente del proyecto
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Perfil del gerente del proyecto, debe tener: Habilidades de integracin y liderazgo Experiencia en la administracin de proyectos Conocimiento de la organizacin del cliente Conocimientos de la industria y del tipo de proyecto encomendado Habilidad para lograr la cooperacin de los involucrados clave
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Responsabilidades clave del gerente: Liderar al equipo para alcanzar los objetivos Asegurar la comunicacin efectiva entre la administracin y otras organizaciones externas Asegurar que los problemas del proyecto sean identificados y resueltos a tiempo Integrar y ejecutar las funciones de planeacin, programacin, negociacin, comunicacin, evaluacin, control, toma de decisiones y elaboracin de reportes
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Diagrama organizacional del proyecto: Es una representacin grfica que se usa para definir la lnea de autoridad, la dependencia organizacional y la toma de decisiones Incluye personas, compaas y dependencias organizacionales. Deben considerarse todas las organizaciones involucradas, tanto las internas como las externas, directivos y ejecutores Se trata de elaborar un organigrama indicando el orden jerarquico de las organizaciones involucradas y personas a cargo Se prepara durante el desarrollo del plan y se actualiza a lo largo del proyecto
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Diagrama organizacional del proyecto (ejemplo):

Cliente Consejo Directivo Patrocinador Enrique Gonzlez
Equipo directivo
Gerente del proyecto Mauricio Torres Staff Interno
Equipo ejecutor
Arquitecto
Obra civil
Acabados
Electromecnico
Mobiliario
Sistemas
Equipo externo
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Matriz de roles y funciones: Es una herramienta basada en el WBS, que integra a los involucrados en el proyecto y asegura la distribucin adecuada de roles (quin hace qu) y funciones (quin decide qu) Incluye todo trabajo expuesto en el WBS y las personas clave, sus roles y funciones Se trata de elaborar una matriz, donde en la columna izquierda se incluyan todos los entregables del WBS y en el rengln superior los nombres de los involucrados
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Matriz de roles y funciones: En cada una de las celdas se incorpora el rol o la responsabilidad (ej: autoriza, participa, coordina, ejecuta-elabora y revisa) Se puede adaptar la definicin de roles a los requerimientos personales o de la empresa, siempre que se logre una comunicacin efectiva Se disea durante el desarrollo del plan y se actualiza a lo largo del proyecto
ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Matriz de roles y funciones (ejemplo):

WBS Actividad Consejo directivo P Patrocinado r A Gerente del proyecto C Staff interno E Arquitecto Proveedores 1.1.2.1 Plan del proyecto Declaracin del alcance WBS P P
1.1.2.1.1
C/E
E ejecuta P participa C Coordina R revisa A autoriza
1.1.2.1.2
1.1.2.1.3
Diagrama organizacion al Matriz de roles y funciones Calendario de eventos Estatus semanal P
1.1.2.1.4
1.1.2.1.5
1.1.2.1.6
Administracin de la Comunicacin
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN El objetivo de esta actividad es lograr una comunicacin efectiva entre los involucrados y asegurar la oportuna y apropiada generacin, recoleccin, distribucin y disposicin final de la informacin del proyecto La cantidad de informacin transmitida depende de cada cliente y de cada proyecto, por lo que es necesario planear los contenidos y la frecuencia, as como los involucrados especficos Existen cuatro herramientas para lograr una efectiva comunicacin: matriz de comunicacin, calendario de eventos, estatus semanal y reporte mensual
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Matriz de comunicacin: Sirve para mantener informados a los involucrados y asegurar una comunicacin efectiva, facilitando la toma oportuna de decisiones y la tranquilidad de los involucrados clave Incluye una lista de reportes de avance, documentos de planeacin, lista de distribucin, periodicidad de la distribucin, medio de distribucin de la informacin y responsable de emitir el reporte Se trata de colocar, en la primera columna, a los involucrados relevantes por empresa o departamento y en la segunda su rol
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Matriz de comunicacin: Se incluye en cada celda de los dos renglones superiores, el tipo de reporte o documento y su periodicidad Se indica en cada celda con simbolos el medio a utilizar (@= email, I = impreso y * para sealar quien genera la informacin) Se disea durante la planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto Es importante tener presente que para el directivo la informacin debe ser concisa, relevante y grfica y para los ejecutores detallada
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Matriz de comunicacin (ejemplo):

Estatus semanal Involucrado Rol sem Reporte mensual men Minuta de juntas internas sem Minuta de juntas proveedores sem Ordenes de cambio otro Requisiciones de pago quin Control presupuestal men Estatus de compras men Evaluacin de proveedores otro Plan del proyecto men
Consejo directivo Enrique Gonzlez Mauricio Torres Por definir
Cliente
Patrocinador
Gerente del proy Staff interno
*@
*@
*I
*@
*@
*@
Laura Garza
Responsble del cambio Responsable de sistemas Responsable de evento Diseo
Carla Valdez
Nancy Ruiz
Arquitecto
Contratistas y proveedores
Diseo e implementacin
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Calendario de eventos: Permite una visin grfica completa de los eventos ms importantes a lo largo del calendario del proyecto, facilitando la integracin de objetivos Incluye las fechas de los eventos repetitivos relevantes del proyecto (ej: reuniones, pagos, trmite de facturas, fechas de entregables parciales y final, eventos clave, entregas de reportes mensuales, etc) Se trata de sealar cada evento relevante en un calendario con todo el proyecto (se usa simbologa grfica)
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Calendario de eventos: Se elabora durante la planeacin y se actualiza a lo largo del proyecto
L Ene Feb Mar Abr May 1 M M J V S 2 3 4 5 1 2 1 2 1 2 3 4 6 3 3 D L 7 4 4 1 5 6 8 5 5 2 7 M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L M M J V S D L 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31
Inicio del proyecto Junta quincenal interna Junta con proveedores Entrega de reporte mensual Fin del proyecto
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Calendario de eventos: El predeterminar en forma grfica las juntas permite avisar a los involucrados, que generalmente mantienen agendas ocupadas y llenas de imprevistos As, en caso de ser necesario, se puede participar en la junta de forma presencial o remota (enviando la informacin requerida) Tambin se puede facultar a otra persona para que atienda a la reunin Las minutas sirven para enterar a los involucrados de los avances alcanzados (distribuidas con la matriz de comunicacin)
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Estatus semanal: Permite confirmar prioridades semanalmente, presentando un indicador de tiempo, costo, riesgo, abastecimientos, cambios y avances generales Incluye las prioridades de la semana y plan de accin, es decir: qu debe hacerse la prxima semana? amenazas, qu situaciones pueden volverse crticas? reas de oportunidad, qu se puede mejorar?
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Estatus semanal (incluye): WBS resumido, con fechas de inicio, avances y terminacin lo programado contra lo real y sus diferencias curva S de valor ganado (tcnica que se ver ms adelante) fechas clave (cumplimiento de entregas parciales y final) lecciones aprendidas cambios relevantes de la ltima semana que integran el importe acumulado de costos por cambios a la fecha
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Estatus semanal (incluye): control presupuestal (presupuesto actual, costo total proyectado, ahorros/sobrecostos) estatus de abastecimientos clave Se disea un formato para el proyecto que considere la informacin anterior, o la ms relevante en su caso Se establece el formato y los contenidos generales durante la elaboracin del plan y se genera y distribuye segn la matriz de comunicacin a lo largo del proyecto (se ajusta de acuerdo a las necesidades del cliente)
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Estatus semanal (ejemplo):

DESSA Adaptacin de oficinas Patrocinador Gerente del proyecto 3 de Julio Enrique Gonzlez Mauricio Torres Estatus semanal Semana 22/31
Prioridades (qu debe hacerse la prxima semana) 1. Cerrar la albailera al 100% 2. Resolver los ltimos pendientes de diseo 3. Recuperar el retraso en instalaciones elctricas 4. Resolver los pendientes de sistemas 5. Confirmar los tiempos de entrega de mobiliario Amenazas (problemas que puedan volverse crticos) 1. Tiempo de entrega de los equipos para sistemas 2. Tiempo de entrega de mobiliario
Plan de accin 1. Terminar la trabe para recibir el cristal en la sala de juntas y la recepcin 2. Terminar sanitarios con cambio de especificacin 3. Obtener compromiso del proveedor de instalaciones para abrir otro frente 4. Definir tipo de contactos en piso y ventilador para Site
Fecha 04-Ago 06-Ago
Resp Carla Valdez Laura Garza
Impacto Alto Alto
Estatus Confirmar Confirmar
Areas de oportunidad (que se puede mejorar/estrategias) 1. Prever prstamo de cierto equipo por parte del proveedor en caso de problemas con tiempos de entrega 2. Realizar juntas con proveedores para mantener limpia la obra
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN
Control del tiempo WBS Edificio Plan Prediseo Diseo Construccin Albailera Acabados Instalaciones Mobiliario Sistemas Imprevistos Programa Mes Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Inicio 28-Ene 28-Ene 28-Ene 3-Mar 12-Abr 12-Abr 10-May 21-Abr 27-Jul 17-May 10-Ago Final 31-Ago 31-Ago 2-Mar 20-Abr 16-Ago 16-May 26-Jul 26-Jul 9-Ago 16-Ago 31-Ago Progr (%) 54 72 100 100 54 100 74 73 0 62 0 Real (%) 52 72 100 98 51 95 72 65 0 57 0 Dif -2 0 0 -2 -3 -5 -2 -8 0 -5 0
Prog (%) 0.3 3.6 8.1 15.4 34.2 54 72.5 100
Real (%) 0.4 3.5 7.5 16 31.5 51.7
Var 0.1 Corte -0.1 30-Jun -0.6 Real 0.6 51.70% -2.7 Programado -2.3 54% Variacin -2.30%
Fechas claves Trmino de acabados Trmino de construccin Apertura 26-Jul 16-Ago 31-Ago
Lecciones aprendidas Establecer modelo de costos con el arquitecto para que disee apegado a presupuesto y evitar retrabajos Control de cambios Orden de cambio a presupuesto Autorizadas Potenciales Orde de cambio a costo Presupuesto actual Presupuesto base Revisiones autorizadas Presupuesto actual Ordenes de cambio pot
$26,926 $8,426 $18,500 $34,550 Ahorros/sobrecostos proyectados Presupuesto proyectado $2,310,440 Costo total proyectado $2,316,563 Ahorros/sobrecostos $6,124
$2,275,013 $8,426 $2,283,440 $18,500
Abastecimientos Equipo electrico Luminarias Equipo hidrulico Conmutador Servidor Mobiliario Paquete de arquitectura Paquete de obra civil Paquete de acabados Paquete electromecnico Paquete de mobiliario Paquete de sistemas
O O O O (Cr) O (Cr) Cr C C C C C C
Cr = E= C= O=
Crtico Entregado Contratado Ordenado
Fotos de avance Inculir fotos
Rep de valor ganado Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Av programado 0.3 3.6 8.1 15.4 34.2 54 72.5 100
Pres prog ($2,310,440) 250000000 V a lo rg a na d o ($ ) 200000000 150000000 100000000 50000000 0
Pres prog ($2,310,440) $ 6,931.32 $ 83,175.84 $ 187,145.64 $ 355,807.76 $ 790,170.48 $ 1,247,637.60 $ 1,675,069.00 $ 2,310,440.00
F eb re ro
E ne ro
M ar zo
M ay o
Ju ni o
Ju lio
Meses
A go st o
A br il
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual: Informa mensualmente a los involucrados clave y al cliente sobre el desempeo del proyecto y presenta recomendaciones sobre tendencias, reas de oportunidad y prioridades Debe considerar: qu ha pasado? (logros y desviaciones) recomendaciones (accin correctiva, reas de oportunidad, riesgos, tendencias y prioridades) estatus de definicin del alcance
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual (incluye): Estatus del tiempo Estatus del presupuesto Estatus de calidad Estatus de riesgos Estatus de abastecimientos Documentacin fotogrfica (si aplica)
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual: Se trata de disear un formato para el proyecto que incluya la informacin anterior, o la ms relevante en su caso Se disea durante el desarrollo del plan y se distribuye segn la matriz de comunicacin a lo largo del proyecto Se ajusta de acuerdo a las necesidades del cliente
ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual (ejemplo):

DESSA Reporte Mensual 05-Jul Reporte de Junio
Estatus Ejecutivo Logros/avances 1. Conclusin del diseo 2. Trmino de la albailera 3. 72 % de avance en acabados 4. 65 % de avance en instalaciones 5. Equipo elctrico e hidrulico recibidos 6. 57 % de avance en sistemas
Desviaciones 1. Orden para mobiliario 2. Equipo para sistemas con tiempo de entrega especial 3. Retraso en instalaciones elctricas
Recomendaciones Accin correctiva 1. Poner especaial atencin a los ltimos detalles para fincar el pedido del mobiliario 2. Seguimiento estrecho al pedido del equipo de sistemas Areas de oportunidad 1. Prever alternativas de equipo prestado para sistemas 2. Recuperacin de la desviacion de la instalacin elctrica del 14 % con base en un mejor desempeo reforzando al equipo

Tendencias/prioridades 1. Se confirma el compromiso de proveedores y de fechas de entrega establecidas 2. Continuar los acabados y cerrar el 26 de julio 3. Recuperar y terminar las instalaciones 4. Seguimiento a los equipos de sistemas 5. Seguimiento al mobiliario Control de cambios Orden de cambio a presupuesto Autorizadas Potenciales Orde cambio a costo Rep de valor ganado Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Av programado 0.3 3.6 8.1 15.4 34.2 54 72.5 100 Pres prog ($2,310,440) $ 6,931.32 $ 83,175.84 $ 187,145.64 $ 355,807.76 $ 790,170.48 $ 1,247,637.60 $ 1,675,069.00 $ 2,310,440.00
$26,926 $8,426 $18,500 $34,550

Reporte de calidad 1. Confirmacin de calidad en mobiliario 2. Confirmacin de calidad en acabados Reporte de riesgos 1. Se estudian planes alternos para equipo de sistemas 2. El proyecto entra en etapa de mayor intensidad Suministros clave Equipo electrico Luminarias Equipo hidrulico Conmutador Servidor Mobiliario Paquete de arquitectura Paquete de obra civil Paquete de acabados Paquete electromecnico Paquete de mobiliario Paquete de sistemas
O O O O (Cr) O (Cr) Cr C C C C C C
Cr = E= C= O=
Crtico Entregado Contratado Ordenado
Fotos de avance Inculir fotos
Tarea 3 (Para el 15 de Sep de 2009) Desarrollar las herramientas para la administracin de recursos humanos (diagrama organizacional del proyecto y matrz de roles y funciones), y para la administracin de la comunicacin (matriz de comunicacin, calendario de eventos, estatus semanal y reporte mensual), aplicado a su proyecto
PREGUNTAS
Gracias por su atencin

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Gesti Gestin de Proyectos, Maestr Maestra en Administraci Administracin de la Construcci Construccin, 8 Sep 09

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 1

Administracin de Recursos Humanos

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 3

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 4

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 6

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Diagrama organizacional del proyecto (ejemplo):

Gerente del proyecto Mauricio Torres Staff Interno

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 13

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 14

ADMINISTRACIN DE RECURSOS HUMANOS Matriz de roles y funciones (ejemplo):

E ejecuta P participa C Coordina R revisa A autoriza

Diagrama organizacion al Matriz de roles y funciones Calendario de eventos Estatus semanal P

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 16

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 17

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Matriz de comunicacin (ejemplo):

Consejo directivo Enrique Gonzlez Mauricio Torres Por definir

Gerente del proy Staff interno

Responsble del cambio Responsable de sistemas Responsable de evento Diseo

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 21

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 23

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Estatus semanal (ejemplo):

Fecha 04-Ago 06-Ago

Resp Carla Valdez Laura Garza

Impacto Alto Alto

Estatus Confirmar Confirmar

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 28

Prog (%) 0.3 3.6 8.1 15.4 34.2 54 72.5 100

Real (%) 0.4 3.5 7.5 16 31.5 51.7

$2,275,013 $8,426 $2,283,440 $18,500

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 30

Crtico Entregado Contratado Ordenado

Fotos de avance Inculir fotos

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 31

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 32

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 35

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual (ejemplo):

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 36

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual (ejemplo):

$26,926 $8,426 $18,500 $34,550

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 37

ADMINISTRACIN DE LA COMUNICACIN Reporte mensual (ejemplo):

Crtico Entregado Contratado Ordenado

Fotos de avance Inculir fotos

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Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 39

Gracias por su atencin

Dr. David Joaqu Joaqun Delgado Hern Hernndez 40

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