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Qualidade & Gesto 2012

Padronizao

Padronizao a sistemtica que empresas podem utilizar para organizar suas atividades promovendo, por consequncia, a otimizao de seus processos. Em sntese a padronizao consiste na elaborao de procedimentos operacionais (documentos escritos) que descrevem como determinada atividade ou tarefa deve ser executada. Este foi o assunto de introduo ao mdulo de Gesto de Documentos e Registros, realizado do ltimo encontro Qualidade & Gesto 2012 , um programa patrocinado pela Conjel, com apoio da Qualyteam. O Sistema de Padronizao um dos pilares mais importantes para empresas que desejam implementar sistemas de gesto baseados na qualidade (ex. ISO 9001, MEG, PBQP-H, etc) pois atravs de sua implementao, a Organizao assegura que os processos e atividades sero executados segundo regras definidas (padronizadas), minimizando a ocorrncia de falhas operacionais. Alm disto, a padronizao tem o benefcio de reter na empresa o conhecimento gerado com a prtica e experincia de seus colaboradores. Padronizar preservar a histria de sua empresa, documentando os resultados que ela alcana.

Para que serve a padronizao?


Para uma Organizao melhorar a execuo de suas operaes, minimizando erros de processo decorrentes de aes sem planejamento.

Por que padronizar?


Para que a empresa possa reduzir os custos com retrabalho. Outro interessante benefcio da padronizao das atividades de uma Organizao est associado ao aumento da produtividade e reduo de desperdcios. Em suma, economia organizacional.

Padronizao gera burocracia?


Burocracia significa lentido e atraso decorrentes de sistemticas pouco inteligentes. A padronizao das atividades de uma Organizao serve para otimizar a execuo das atividades desde que estabelecida de maneira objetiva, ou seja, prtica. Quando no existe padronizao as tarefas ficam realmente lentas. A mesma atividade precisa ser discutida vrias vezes porque no h um padro de como faz-la, por exemplo.

Padronizao tira a criatividade?


As empresas precisam fazer as tarefas da MELHOR MANEIRA. Quando um funcionrio identifica uma maneira melhor de fazer as tarefas do que a que est sendo executada, ele deve comunicar esta nova forma ao seu superior imediato que, em consenso com toda equipe, prope a reviso do documento (procedimento operacional) estabelecendo a NOVA MELHOR PRTICA, a ser seguida por todos. assim que o sistema melhora continuamente sem tirar a criatividade dos envolvidos.

Minha empresa gil e informal e no precisa de padronizao?


Algumas empresas insistem em executar suas operaes sem planej-las antes. Em um mercado cada vez mais acirrado, empresas que no desenham como devem fazer suas tarefas, correm elevado risco de no alcanarem seus objetivos. Antigamente os melhores projetos eram conquistados pelas empresas maiores. Hoje os projetos so dados a empresas geis e organizadas. Como evidenciar se minha empresa organizada? Atravs dos documentos e registros que mostram como planejo minha estratgia de negcio, ou seja, atravs da padronizao.

O que padronizar?
Todo o trabalho que trouxer riscos operacionais, riscos de segurana e meio ambiente deve ser padronizado, ou seja, todas as atividades crticas. A organizao deve estabelecer uma regra para a definio de atividade ou tarefa crtica. Por conceito, atividade crtica aquela que tem impacto no resultado final de meu processo. Assim, qualquer atividade ou tarefa que possa prejudicar (ou beneficiar) os resultados de uma operao, so consideradas atividades crticas e devem, portanto, ser padronizadas.

Por onde comear?


Os passos para a implantao do sistema de padronizao consistem em: 1. Identificar quais Processos fazem parte de sua empresa; 2. Mapear os Processos, isto , identificar todas as atividades que fazem parte de cada processo;]

3. Identificar as atividades crticas de cada processo; 4. Elaborar procedimentos operacionais (documentos conhecidos tambm por PO ou POP), descrevendo COMO a atividade crtica deve ser executada; 5. Treinar os colaboradores envolvidos; 6. Acompanhar periodicamente a execuo das atividades. Em sntese, a padronizao dos processos facilita o controle da operao da empresa, promove a qualificao e o desenvolvimento da equipe, gerando aos clientes a percepo de credibilidade e atendimento satisfao de suas expectativas. Isso fato. Isso qualidade. O resto apenas desejo.