1. PRIVIRE GENERAL ASUPRA ACHIZIIILOR PUBLICE I CONTRACTRII COMPETITIVE 1.1 Importana achiziiilor publice 1.

2 Fundamentele contractrii competitive 1.3 Principalii piloni ai unui sistem de achiziii publice performant

1.1 Importana achiziiilor publice Achiziiile publice dein o cot important n totalul tranzaciilor care se realizeaz n economie i de aceea este important ca specialitii n administrarea afacerilor s fie familiarizai cu particularitile acestora: La nivelul Uniunii Europene, n 2009 valoarea estimat a achiziiilor publice a fost de aprox. 2300 miliarde EUR, reprezentnd aproape 20% din produsul intern brut al UE27; n Romnia, tot n 2009, valoarea achiziiilor publice a fost de aprox. 28 miliarde EUR, reprezentnd aproape 24% din PIB; ntre rile UE27, achiziiile publice nregistreaz cea mai mare pondere n PIB n Olanda (31%) Cehia (27%) i Romnia i cea mai mic pondere n Grecia i Cipru (11%) Exist o tendin continu de cretere a valorii achiziiilor publice i a ponderii acestora n PIB: n perioada 2005-2009, n medie, valoarea achiziiilor publice a crescut la nivelul Uniunii Europene cu 6% anual, iar ponderea n PIB-ul UE cu 4,5% anual Dimensiunile pieelor publice (francezii folosesc expresia passation des marches publiques pentru achiziii publice) determin importana acestora att pentru sectorul privat (firme aflate n postura de poteniali contractori) ct i pentru sectorul public: Din perspectiva firmelor, cererea instituiilor publice nu poate fi neglijat, datorit ponderii acesteia n cererea total contractele publice sunt atractive prin dimensiuni i sigurana ncasrii preului; avantajele de a furniza statului, exced dezavantajele legate de birocraie, durate mari ale parcurgerii diferitelor etape contractuale, dezechilibrul de putere ntre prile contractante i eventuala dezvluire a unor date sensibile Din perspectiva statului, datorit ponderii mari a cheltuielilor efectuate prin achizi ii n bugetul public

de performana achiziiilor depinde abilitatea statului de a produce bunurile publice necesare de performana achiziiilor depinde meninerea echilibrului bugetar (reflectai asupra implicaiilor asupra deficitului bugetar a creterii cu 5% a performanei achiziiilor publice n Romnia, n condiiile n care bugetul public reprezint aproximativ 40% din PIB)

Prin achiziii publice se pot promova obiective ale politicilor publice cum sunt cele de ocupare, protecia mediului, creterea concurenei, sprijinirea ntreprinderilor mici i mijlocii, stimularea inovrii etc.

Din perspectiva Uniunii Europene, accesul firmelor din alte State Membre la contractele ncheiate de un Stat Membru reprezint un element cheie pentru consolidarea Pieei Interne, ca pia unic

Din perspectiv internaional, accesul firmelor strine pe pieele publice ale oricrei ri, Intereseaz statele de origine ale firmelor ca mijloc de promovare a propriilor companii i a exporturilor Intereseaz statele contractante pentru c ofer posibilitatea achiziiei de bunuri, servicii i lucrri n cele mai bune condiii de calitate i pre disponibile pe plan internaional Intereseaz statele donatoare i instituiile internaionale ca mijloc de sporire a eficienei ajutorului financiar internaional sau bilateral acordat rilor mai puin dezvoltate Tendina de cretere a pieelor publice este determinat de:

Creterea ponderii bunurilor publice (produse i furnizate de ctre stat, prin intermediul bugetelor publice) n totalul bunurilor ce se produc i consum n societate Externalizarea producerii bunurilor publice ctre entiti private prin procese de achiziii publice Aceast tendin este limitat prin restrngerea treptat a sferei bunurilor publice Se apreciaz c n viitorul previzibil factorii extinderii vor prevala n raport cu cei ai restrngerii

n consecin, importana achiziiilor publice va continua s creasc.

1.2 Fundamentele contractrii competitive Concurena reprezint elementul central al funcionalitii mecanismului de pia, care asigur mbuntirea continu a raportului calitate-pre n favoarea cumprtorului, asigur valorificarea resurselor conform necesitilor i determin progresul economic i social. Ca urmare, sistemul achiziiilor publice urmrete crearea unor condiii (legale, instituionale, procedurale, decizionale etc.) ct mai apropiate de condiiile conceptual-economice ale concurenei pure i perfecte. n realitate, imperfeciunile pieei, dezechilibrul de putere ntre prile contractante, complexitatea misiunii statului i, complexitatea i imperfeciunile inerente ale cadrului legislativ i instituional, limitele cunoaterii i posibilitatea manifestrii hazardului moral (corupie), fac ca problematica achiziiilor s fie deosebit de complicat, i impun o ct mai bun gestionare a unui set de compromisuri. Responsabilii achiziiilor publice trebuie s nfrunte tensiunile dinamice ntre: (1) obiective socio-economice diferite, aflate n competiie (2) interesele economice naionale (3) maximizarea concurenei, ca obiectiv focal permanent si general (4) satisfacerea cerinelor acordurilor internaionale. Printre principalele compromisuri ce trebuie atent gestionate n domeniul achiziiilor publice, se numr (cu titlu de exemplu): Compromisul ntre cost i calitate Compromisul ntre cost si durata de executare a contractului Compromisul ntre cost i riscul ne-executrii contractului n mod corespunztor Compromisul ntre cost i obiective socioeconomice (sprijinirea ntreprinderilor mici i mijlocii sau ocuprii n anumite sectoare sau regiuni, promovarea inovrii sau protecia mediului) Compromisul ntre cost i concuren (de exemplu, costul privind atribuirea contractului crete odat cu numrul ofertelor care sunt luate n considerare) Compromisul ntre optimalitatea contractului i costurile procesului de achiziie public (de exemplu, o mbuntire nesemnificativ a contractului poate presupune o cretere importanta a costurilor aferente derulrii procesului de achiziie public)

1.3 Pilonul unui sistem de achiziii publice performant OECD mpreun cu Banca Mondial au elaborat n 2006 o metodologie de evaluare a sistemelor de achiziii publice n diferite ri (http://www.oecd.org/dataoecd/1/36/37390076.pdf), propunnd un set de indicatori grupai pe patru piloni: A. Cadrul legal B. Cadrul instituional i capacitatea administrativ C. Mecanismul operativ al achiziiilor i practici de pia D. Integritatea i transparena sistemului de achiziii publice Din evalurile pilot efectuate utiliznd metodologia respectiv n unele ri (n curs de dezvoltare) interesate, a rezultat c, de regul, cadrul legal este mai avansat, iar ceilal i trei piloni sunt mai puin dezvoltai. Direciile de mbuntire vizeaz n special pilonul doi i pilonul patru, ntruct dezvoltarea pilonului trei este mai degrab rezultatul unei evoluii pe termen lung dect al unor msuri de politic economic i management guvernamental. A. MEDIUL LEGAL AL ACHIZIIILOR PUBLICE Mediul legal al achiziiilor publice este deosebit de complex i vizeaz multe alte reglementri i condiii legale dect cele care vizeaz strict achiziiile publice. Acesta include, ntr-o enumerare care nu este exhaustiv. Reglementri administrative Autoriti contractante (Existena unui regim legal clar al instituiilor publice) Serviciul public (regimul funcionarului public) nregistrri (existena unor cerine de nregistrare a tuturor deciziilor, activitilor, comunicrilor i evenimentelor pentru ca ntregul parcurs al unei achiziii s poat fi reconstituit) Acces public Remedii Control financiar (preventiv, intern, audit extern) Cadrul condiiilor generale de contractare jurispruden

Reglementarea contractelor

Codul penal
4

Corupia abuzul de putere regimul vamal regimul valutar standardele privind protecia consumatorilor i reglementrile tehnice protecia mediului asigurri obligatorii

Legi speciale

Procedurile judiciare Reflectai la implicaiile fiecreia dintre componentele mediului legal menionate asupra

performanelor sistemului de achiziii publice. Cea mai important component a mediului legal din care deriv, de altfel, i legislaia specific achiziiilor publice, i care nu a fost menionat anterior este Legea finanelor publice Aceasta are o serie de principii care imprim cerine particulare i n domeniul achiziiilor publice, discutate la curs: Nici o aciune de angajare a banilor publici nu poate fi iniiat dect dac este autorizat expres printr-o lege (aprobat de puterea legislativ: parlament sau puterea echivalent la nivel local consiliul local) Angajarea banilor publici se face sub responsabilitatea ordonatorilor de credite (putere executiv, judectoreasc sau autoriti autonome). Ordonatorii de credite care primesc bugete prin lege se numesc ordonatori primari (minitrii, primari), cei care primesc bugete prin repartiie efectuat de ctre ordonatorii primari i efectueaz la rndul lor repartiii ctre alte instituii se numesc ordonatori secundari, iar cei care nu efectueaz repartiii, ci doar execut direct bugetul primit se numesc teriari Managementul banilor publici implic decizii de alocare, angajare (ncheiere de contracte) i plat, fiecare dintre acestea avnd reguli i semnificaii diferite i implicnd perioade de timp diferite. Alocarea se face dup criterii de oportunitate, potrivit unei ordini de prioriti stricte a necesitilor (bunuri publice), ntruct nu exist niciodat suficiente resurse pentru a satisface toate necesitile. Angajarea se face dup criteriile performanei financiare (economicitate, eficacitate i eficien), cutndu-se cea mai bun soluie pentru satisfacerea nevoii vizate. ntruct achiziiile publice constau tocmai n atribuirea contractelor, sistemul achiziiilor publice este hotrtor pentru performana utilizrii banilor publici. (exist i forme de angajare n afara sistemului de achiziii publice, cum este ncheierea de contracte de munc cu personalul bugetar). Plata se
5

efectueaz n special dup criterii de legalitate i regularitate i numai dac reprezint o datorie cert Toate operaiunile privind utilizarea banilor publici sunt supuse controlului preventiv, controlului intern, auditului intern i extern Cadrul legal naional specific achiziiilor publice Ordonana de Urgen a Guvernului nr. 34/2006, aprobat prin Legea 337/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii. Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de urgen a Guvernului nr. 34/2006. Legislaia romneasc privind achiziiile publice este armonizat n raport cu aquis-ul comunitar (Directivele Uniunii Europene). Politici de achiziii publice acceptate internaional OMC - Convenia privind achiziiile guvernamentale (adoptat 1994; aplicat din 1996) Directive ale Uniunii Europene Noile directive: Directiva 17/2004(utiliti) i 18/2004 (bunuri, servicii i lucrri) nlocuiesc cu scopul de a concentra i simplifica prevederile generaiei anterioare de directive: 36/93 - bunuri 37/93 - lucrri 38/93 - utiliti publice 50/92 servicii Directivele privind remediile 13/1992 (utiliti) i 665/1989 (bunuri, servicii i lucrri) NAFTA - Cap. 10 al tratatului NAFTA (1992) Banca Mondial UNCITRAL - Model de lege privind achiziiile de bunuri, construcii i servicii (1994)

Raportul dintre cerinele reglementrilor naionale naionale i internaionale NAIONAL instituii i organizare coordonarea instituiilor publice
6

protejarea intereselor autoritii contractante proceduri i metodologii publicitatea cerine privind eligibilitatea neutralitatea standardelor tehnice proceduri deschise criterii de selecie transparente proceduri de recurs

INTERNAIONAL

B. CADRUL INSTITUIONAL I CAPACITATEA ADMINISTRATIV Calitatea cadrului instituional i capacitatea administrativ sunt apreciate prin prisma urmtoarelor aspecte: a. Integrarea organic a achiziiilor publice n sistemul de bun guvernare n ce privete arhitectura instituional, relaiile intra i inter-instituionale, fluxul decizional i de raportare etc. b. Separarea diferitelor atribuii pentru realizarea unui control ncruciat i evitarea conflictului de interese c. Realizarea unui echilibru la un nivel adecvat (ridicat) ntre competen, putere decizional i responsabilitate n configuraia atribuiilor personalului specializat n achiziii publice; d. Numr suficient de personal cu calificri i remuneraii adecvate e. Capacitatea de dezvoltare instituional: perfecionare profesional, nzestrare tehnic (sediu, mobilier, computere, mijloace de transport), resurse informaionale (baze de date, registre, manuale, studii), noi tehnologii (e-procurement, carduri) f. Capacitatea de monitorizare i control, revizuire i soluionare a disputelor

Sistemul de reglementare i control al achiziiilor publice

Instituii specializate la nivel naional de regul sub controlul (pe lng Ministerul Finanelor) Rolul sistemului de reglementare i control evolueaz DE LA Revederea contractelor i soluionarea disputelor CTRE
7

Reglementarea plafoanelor pentru aplicarea procedurilor Pregtirea documentaiilor standard (model) pentru licitaii Furnizarea de ndrumri, instruire i asisten tehnic autoritilor contractante Furnizarea de informaii autoritilor contractante Furnizarea de informaii potenialilor contractori Elaborarea statisticilor privind achiziia public

n Romnia, instituiile cu rol specific n domeniul achiziiilor publice sunt: Autoritatea Naional pentru Reglementarea i Monitorizarea Achiziiilor Publice (OUG74/2005, HG 895/2005) i Consiliul Naional de Soluionare a Contestaiilor (HG 782/2006)

Sistemul de coordonare a autoritilor contractante

Coordonarea autoritilor contractante este important att datorit concentrrii achiziiilor (obinerea de condiii contractuale mai favorabile) ct i pentru asigurarea unitii i coerenei sistemului de achiziii publice. Realizat iniial sub forma unor sisteme de achiziii centralizate (specifice n condiii de lips de personal calificat i risc ridicat) coordonarea tinde s evolueze ctre soluii mai sofisticate n cadrul unor sisteme descentralizate Datorit evitrii monopolului Realizrii unui control adaptat al calitii furniturilor sau serviciilor Realizrii de aranjamente financiare flexibile Recurgerea n mod facultativ la ageniile centrale de contractare Conveniile cadru Consoriile de autoriti contractante

Mijloace de coordonare

Personalul implicat
Personalul reprezint cea mai important component a capacitii administrative Categorii de personal Specialistul sectorial (tehnic) Specialistul n achiziii

Probleme pe care le ridic personalul

8

Limbajul inadecvat, obscur sau echivoc al reglementrilor Lipsa de disciplin Controale ne-sistematice i prea indulgente Obediena fa de decidenii politici Insuficient cunoatere a reglementrilor noi Fluctuaia mare a personalului implicat Condiii i dotri inadecvate

Expertul n achiziii publice reprezint una dintre cele mai solicitante poziii profesionale pentru un specialist, datorit Cerinelor n ce privete cunotinele juridice i administrative Cerinelor n ceea ce privete rigoarea i integritatea Cerinelor n ce privete loialitatea fa de interesul public Cerinelor n ce privete cunotinele tehnice, abilitatea negustoreasc, creativitatea i spiritul ntreprinztor Cu toate aceste constrngeri, el trebuie s conduc procesul de achiziii publice ca un bun om de afaceri i s fie judecat dup performanele financiare ale achiziiilor realizate. n realitate, n prezent exist o mare lips de personal competent n acest domeniu; n mod tipic, specialistul n achiziii publice se concentreaz aproape exclusiv pe aplicarea de proceduri, fr a judeca i optimiza deciziile (alegeri) n funcie de opiuni, urmrind n primul rnd crearea de acoperiri pentru a evita rspunderea. Recent, preedintele BCR (numit de ERSTE) spunea c funcionarul public este pltit pentru procesare de documente, nu pentru performan, de aceea avem foarte mult procesare. De asemenea, el nu se bucur de ncredere, independen, respect, recunoaterea meritului i compensaii materiale adecvate. Cei corupi sau incompeteni nu sunt sancionai corespunztor i suficient de prompt. n viitorul apropiat situaia se va schimba radical n bine, datorit presiunilor de modernizare i raionalizare a statului, a economiei i societii. Aceast schimbare reprezint o oportunitate deosebit pentru absolvenii Facultii de Comer

C. MECANISMUL OPERATIV AL ACHIZIIILOR I PRACTICI DE PIA n condiii de concuren pur i perfect, cumprtorul este n poziia de a obine cel mai bun aranjament contractual posibil fr nici un efort. n realitate, condiiile pieelor nu corespund criteriilor concurenei pure i perfecte: Ofertanii calificai pot fi puin numeroi i de talii foarte diferite (oligopol)
9

Produsele i serviciile sunt puternic difereniate necesitnd o alegere atent Ofertanii pot recurge la forme de nelegeri pentru a submina concurena n astfel de condiii, ncheierea unor contracte avantajoase necesit talent, abilitate,

eforturi i costuri semnificative. Cel mai important factor n asigurarea performanei achiziiilor cu costuri ale sistemului de achiziii relativ sczute este informaia. Acolo unde pieele sunt bine dezvoltate exist deja un sistem de informaii de pia. Acestuia trebuie s i se adauge un sistem de informaii pentru achiziii publice cuprinznd date privind contractele ncheiate, furnizorii de bunuri i servicii i felul n care au executat contractele n trecut, preurile efective de achiziie a diferitelor bunuri i servicii i aa numite preuri umbr (de exemplu, tariful mediu orar al serviciilor prestate de un arhitect senior, costul mediu al manoperei pentru turnarea unui metru cub de beton armat etc.) Reducerea costurilor sistemului de achiziii publice se realizeaz i prin alte ci i mijloace: Utilizarea de formulare tipizate Utilizarea tehnologiilor informatice Utilizarea contractelor cadru etc.

D. INTEGRITATEA I TRANSPARENA SISTEMULUI DE ACHIZIII PUBLICE Problemele privind integritatea i transparena sunt principalele cauze pentru o foarte strict i amnunit reglementare a achiziiilor publice. La baza acestor probleme stau: Faptul c funcionarii statului folosesc bani care nu sunt ai lor, nu sunt folosii pentru binele lor personal, ci pentru binele public i nu se ntorc la ei, ceea ce motiveaz o suspiciune general de utilizare ineficient, prin lipsa efortului de realiza performane mai bune, sau de utilizare frauduloas; Aceast suspiciune general este confirmat de multe ori i ntrit prin scandaluri publice, n timp ce lucrurile care funcioneaz bine nu sunt nici evideniate, nici cunoscute i nici recunoscute sau folosite pentru a extinde utilizarea bunelor practici i a experienei valoroase; Dorina publicului de a putea fi informai i de a putea controla felul n care sunt folosii banii contribuabililor Decepiei celor mai muli fa de contactul cu sistemul de achiziii publice i performanele acestuia, cauzat de lipsa de profesionalism n derularea procedurilor de achiziii publice, (calificrii insuficiente a personalului de achiziii , a inexistenei unor

10

sisteme de evaluare a performanei, recunoatere a meritului , de stimulare i de sancionare prompt a eecului Prevalena unei culturi i orientri juridico administrative n detrimentul judecilor i opiunilor motivate pe baze economice, comerciale i financiare Lipsa ncrederii i deraierile frecvente au efectul creterii riscului efectiv i a percepiei riscului, ceea ce sporete costurile ntregului sistem pe seama contribuabililor care trebuie s le suporte Performana sistemului de achiziii publice din punctul de vedere al integritii i transparenei se analizeaz n raport cu urmtoarele aspecte Eficacitatea sistemelor de control i audit (problemele sunt depistate rapid iar msurile de corecie sunt adoptate i aplicate fr ntrziere, rapoartele sunt relevante i permit o corect evaluare a punctelor tari i slabe, ntrind ncrederea n sistem, Asigurarea accesului public la informaii i o predispoziie a autoritilor de a da socoteal publicului pentru performana achiziiilor Combaterea corupiei i descurajarea suspiciunilor de corupie printr-un comportament ireproabil Mecanism de soluionare a disputelor deschis i eficace, recunoaterea responsabilitilor i adoptarea de remedii juste, echitabile. n privina corupiei, slide-ul urmtor prezint formele cele mai frecvente de manifestare a acesteia n domeniul achiziiilor publice (trebuie remarcat c aceasta se poate manifesta att n legtur cu actele autoritii contractante ct i cu cele ale ofertanilor sau contracturilor) Combaterea corupiei presupune, n primul rnd interzicerea oricror legturi i foloase ale celor care decid atribuirea contractului i pe parcursul executrii acestuia n relaie cu contractorii: Printre simptomele indicnd posibilitatea ca un sistem de achiziii s fie afectat de corupie se numr: Un nivel al concurenei sczut n cadrul procedurilor de atribuire; Existena unor relaii sociale ntre reprezentanii autoritilor contractante i cei ai contractorilor Fluctuaia mare a personalului care rspunde de achiziii, salariile mici ale acestuia, lipsa de calificare i experien Caracterul neobinuit al structurii contractelor, procedurilor de atribuire sau al condiiilor contractuale (inclusiv forme de plat)
11

Cltorii i distracii neobinuit de numeroase in programul responsabililor sistemului de achiziii precum i obinuina acestora de a cheltui mult i cu prea mare uurin

Cercul vicios al corupiei n domeniul achiziiilor publice

Pentru combaterea corupiei, trebuie s se respecte un cod de conduit care s vizeze cel puin urmtoarele aspecte: Evitarea oricrui conflict de interese Responsabilii din sistemul de achiziii publice nu trebuie s fie implicai n vreun fel, direct sau prin rude sau apropiai n furnizarea de produse i servicii autoritii contractante pentru care lucreaz i nici s nu participe n vreun fel la distribuirea eventualelor ctiguri de pe urma vreunui astfel de contract; ei trebuie s fie permanent vigileni n legtur cu posibilitatea de a intra n mod chiar involuntar ntr-un conflict de interese i s fac dendat cunoscut iminena unei astfel de situaii Evitarea oricror beneficii de la ofertani sau contractori
12

Responsabilii din sistemul de achiziii publice nu trebuie s accepte nici un fel de cadouri, servicii sau alte favoruri ori beneficii de la ageni economici implicai in procese de achiziii publice, nici chiar dup ncheierea complet a contractului, fie direct fie indirect

Confidenialitate Responsabilii din sistemul de achiziii publice nu trebuie s dezvlui sub nici o form informaii confideniale despre una dintre firmele n procesul de achiziii publice, indiferent c o astfel de dezvluire ar fi pentru propriul beneficiu, n beneficiul altora sau fcut cu orice alt scop. Integritatea ine de caracterul i educaia individului, iar cei care sunt predispui spre

corupie nu vor putea fi mpiedicai dect cu costuri nejustificat de mari; ei vor gsi oricum ci de a eluda legea i controlul (eventual folosind n acest scop slbiciunile i lipsa de raionalitate a reglementrilor). De aceea, creterea integritii este bine s se asigure prin recrutarea atent a personalului, protecia acestuia i o recompensare just a performanelor. Reflectai asupra implicaiilor n privina soluionrii disputelor un sistem de achiziii publice performant presupune existen unor mecanisme eficiente de revizuire, soluionarea rapid i just i la nivelul cel mai sczut (fr a afecta dreptul contestatarului de a se adresa nivelurilor superioare ) Nivelurile revizuirea ierarhic (numai pn la ncheierea unui contract) revizuirea administrativ revizuirea judiciar Dreptul la revederea procedurii de selecie Revizuirea efectiv i rapid Anularea deciziilor ilegale sau abuzive Despgubirea real i echitabil a celor prejudiciai orice potenial contractor are dreptul de a cere revizuirea se excepteaz de la revizuire: selectarea metodei de achiziie respingerea tuturor ofertelor componena listelor scurte revizuirea ierarhic se poate face numai pn la intrarea n aplicare a unui contract n baza procedurii de selecie
13

Principiile

Potrivit UNCITRAL, regulile acceptate pe plan internaional includ:

dup revizuirea ierarhic problema poate fi ridicat la un nivel administrativ care are competena s: suspende aplicare procedurilor i actele consecutive i s anuleze deciziile ne-regulamentare ordone aciuni corective ordone plata de despgubiri anuleze procedura

acces la justiie (curte specific)

2. PRINCIPII GENERALE ALE ACHIZIIILOR PUBLICE a) nediscriminarea; b) tratamentul egal; c) recunoaterea reciproc; d) transparena; e) proporionalitatea; f) eficiena utilizrii fondurilor publice; g) asumarea rspunderii (accountability). Principiile reprezint jaloane ale conduitei i lurii deciziilor n cadrul sistemului de achiziii publice iar aplicarea lor nu poate fi n toate cazurile absolut, mai ales pentru faptul c, uneori, aplicarea ntr-o msur mai mare a unui principiu poate veni n concuren cu aplicarea altuia. Reflectai asupra necesitii aplicrii principiilor ntr-o manier echilibrat. Dac dorii putei citi mai mult n Manualul Operaional, cap. 2.2, pp. 32-63 Finalitatea achiziiilor publice: better value for money Conducerea procesului de achiziii publice se ghideaz permanent dup scopul de a obine o valoare ct mai mare cu costuri ct mai mici. Acest obiectiv este aparent simplu de comensurat, dar n realitate, dac n ceea ce privete sumele de bani implicate lucrurile sunt clare, noiunea de valoare este greu de definit. n practic, responsabilii pentru achiziii publice au o marj mare de interpretare a valorii. De aceea, pentru a nu grei, ei trebuie s respecte o serie de reguli: Valoarea trebuie ntotdeauna stabilit n raport cu utilitatea public. De exemplu, achiziia unui scaun mai confortabil pentru un funcionar public reprezint valoare dac prin caracteristicile sale contribuie la creterea productivitii (reducerea costurilor cu salariile), diminuarea mbolnvirilor profesionale, creterea
14

concentrrii n munc i reducerea frecvenei sau gravitii greelilor etc. Toate aspectele care pot conferi calitate unui scaun, dar care nu au un aport la mbuntirea muncii, nregistrarea unor economii de bani publici imediate sau viitoare, nu pot fi considerate ca adugnd valoare Valoarea trebuie ntotdeauna stabilit din perspectiva efectului asupra ntregului sistem al finanelor publice, nu strict prin prisma unor criterii locale sau sectoriale. De exemplu, formularele care se utilizeaz n multe agenii este preferabil s fie tiprite sau achiziionate centralizat , dar pentru realizarea unui numr mic de copii ale unor documente de relevan pentru un anumit compartiment este ineficient s se s se recurg la un copiator de mare performan, fie el central sau local Valoarea trebuie ntotdeauna stabilit ntr-un cadru temporal bine determinat. De exemplu, trsturile care fac un bun s fie deosebit de durabil pot aduga valoare dac economisesc cheltuieli viitoare, dar reprezint o risip dac bunul respectiv trebuie nlocuit la perioade scurte de timp datorit uzurii morale ori datorit unor schimbri previzibile Valoarea trebuie stabilit ntotdeauna prin luarea n considerare a soluiilor alternative de satisfacere a necesitilor n orice caz, preul cel mai mic nu reprezint dect rareori, i bine fundamentat, criteriul principal n obinerea better value for money. Reflectai la implicaiile asupra deciziilor care vizeaz organizarea i desfurarea procesului de achiziie public. 3. ETAPELE PROCESULUI DE ACHIZIII PUBLICE 3.1 Etape premergtoare atribuirii contractului 3.2 Evaluarea ofertelor i atribuirea contractului 3.3 Administrarea (executrii) contractului 3.1 Etapele pregtitoare Descrierea corect a obiectului, cerinelor calitative i termenelor de livrare Studierea pieei Gruparea achiziiilor Alegerea metodei de atribuire Luarea deciziei n privina strategiei de contractare i n privina repartizrii riscurilor ntre cumprtor i contractor
15

Pregtirea dosarului licitaiei (specificaie tehnic, criterii de calificare, cerine de calificare, criterii de atribuire, condiii contractuale)

Aceste etape pregtitoare care corespund etapelor de planificare i elaborare a documentaiei de atribuire sunt cele mai importante pentru c de felul n care sunt luate diferitele decizii (alegeri) depinde n mod hotrtor derularea celorlalte etape i performana ntregului proces.Reflectai asupra implicaiilor fiecrei etape i categorii de decizii. Metode de atribuire indicate n reglementri internaionale Uniunea European Licitaie deschis Licitaie restrns Dialogul competitiv Negociere cu publicarea prealabil Negociere fr publicarea prealabil Cererea de oferte Concursul de soluii Achiziia direct Licitaie Licitaie restrns Licitaie n doi pai Concurs de oferte Negocieri competitive Comparaie de preuri Achiziii din surs unic Licitaia internaional competitiv Licitaia internaional restrns Licitaia naional competitiv Contractare direct Plata din cont Concurs de oferte

UNCITRAL

Banca mondial

Se constat c reglementrile internaionale cuprind n general aceleai tipuri de metode, chiar i atunci cnd sunt folosite denumiri diferite.
16

Criterii de alegere a metodelor de atribuire a contractelor publice Nivelul competiiei Natura (obiectul) contractului Valoarea (estimat) a contractului Gradul de cunoatere a necesitilor Eficiena aplicrii procedurii

Reflectai la modul n care aceste criterii se combin pentru alegerea metodei de atribuire

Documentaia de atribuire Publicitatea (eventual notificarea n avans a inteniei de a efectua o achiziie) Scrisoarea de invitaie de a supune oferte Instruciuni pentru ofertani Specificaie tehnic (Caiet de sarcini, Termeni de referin) Condiii contractuale

Coninutul tipic al instruciunilor pentru ofertani Informaii generale despre proiect autoritatea contractant scopul licitaiei sursa de finanare

Eligibilitatea Documentele licitaiei limba de lucru cum se pot obine clarificri forma ofertelor conformitatea cu documentele licitaiei oferte alternative perioada de valabilitate
17

Pregtirea ofertelor

asigurri/garanii cerine formale/semnturi copii, modificri i retrageri, termenul, deschiderea,

Transmiterea i primirea ofertelor Detalii privind deschiderea i evaluarea ofertelor Atribuirea contractelor Rspunderile autoritii contractante Specificaie tehnic (Caiet de sarcini, Termeni de referin) Coninutul specificaiei tehnice pentru achiziia de bunuri (exemplu):

Lista de bunuri care se achiziioneaz descriere detaliat, cantitate, termene de livrare, alte cerine modul de indicare a preurilor, descrierea bunurilor, service, asigurarea calitii Informaii care trebuie furnizate cu oferta Cerine tehnice i standarde Inspecii i testri Service instalare, instruire, furnizare de manuale, piese de schimb etc. Criterii pentru recepia final a bunurilor

Condiii contractuale Condiiile contractuale difer n funcie de tipul de contract. Principalele tipuri de contracte sunt: Contractul de furnizare de bunuri Contractul de prestare de servicii (de exemplu: cercetare, consultan, asisten tehnic, asisten juridic, arhitectur/urbanism, publicitate etc.) Contractul de lucrri Contractul (acordul) cadru (pentru cazurile n care, pentru o perioad de timp, se au n vedere achiziii repetate, la termene i n cantiti i structuri care nu pot fi stabilite cu precizie n avans) Acest tip de contract se pune n aplicare prin contracte subsecvente cu contractorul (cadru) ales, fr a fi necesar reluarea, de fiecare dat a procedurii de atribuire. Coninutul condiiilor contractuale: Autoritatea contractant i reprezentanii ei
18

Termene de livrare Soluionarea disputelor Condiii de livrare Rspunderi, asigurri i garanii Documente de livrare, condiii ale recepiei Condiiile acceptrii livrrii Service Piese de schimb Garanie Pre i condiii de plat Penalizri i daune

3.2 Evaluarea ofertelor n cadrul procedurilor de achiziii publice Scopul evalurii este de a atribui contractul ofertantului care promite cea mai bun valoare n schimbul banilor (Value for money) Prin Value for money se nelege combinaia dintre: costul total pe ntreaga perioad de via a produsului/serviciului/lucrrii care face obiectul achiziiei i calitatea produsului/serviciului/lucrrii (neleas ca abilitate de a corespunde necesitilor prezente i de perspectiv ale utilizatorului, cu luarea n calcul a riscurilor aferente) Principiile evalurii 1. Principiul angajamentului la vrf (alinierea criteriilor la strategia autoritii contractante, bune practici comerciale n raport cu ofertanii) 2. Principiul transparenei (dezvluirea mizelor pe care autoritatea contractant le ataeaz achiziiei, a criteriilor de selecie (pt. lista scurt) a ofertanilor i a criteriilor de atribuire) 3. Principiul responsabilitii fa de beneficiar (implicarea permanent a tuturor prilor interesate pe parcursul procesului de achiziie public) 4. Principiul bunei definiri a cerinelor Relaia cerine necesiti Cerine exprimate n ct mai mare msur prin parametrii msurabili Cerine pentru ntreaga durat a produsului/serviciului/lucrrii
19

Cerine i termeni contractuali standardizate n ct mai mare msur Luarea n calcul a legislaiei i politicilor orizontale (mediu, sntate, egalitate de anse, alte aspecte de ordin etic) Parteneriatul cu potenialii furnizori n definirea cerinelor

5. Principiul informrii participanilor cu privire la evaluare

Reguli privind selecia ofertanilor Criteriile de selecie se stabilesc n avans i se comunic odat cu anunul public. Se iau n considerare Criterii de ne-eligibilitate: Incapacitate financiar (stare de faliment, arierate, resurse financiare neadaptate contractului) Incapacitate tehnic (profil de activitate, calificri, experien) Antecedente grave de comportament necorespunztor (nendeplinirea la timp sau de calitate a contractelor) Criterii de ordin financiar Criterii de ordin tehnic Managementul i experiena echipei Criterii rezultate din eventuale cerine de parteneriat Abordri n privina distribuiei riscurilor Experiena nregistrat n privina condiiilor de livrare Experiena nregistrat n privina calitii Reguli privind atribuirea contractului Atribuirea contractului ctre ofertantul care a propus cea mai bun value for money Luarea n calcul att a criteriilor financiare ct i acelor tehnice Criteriile de evaluare trebuie s vizeze strict scopul achiziiei Evaluarea separat a criteriilor tehnice i a celor financiare Cea mai bun ofert se stabilete prin combinarea performanelor tehnice cu cele financiare Rezultatul evalurii trebuie s fie n ntregime documentat i justificat

ntrebri cheie pentru definirea value for money 1. Obiective i prioriti ale autoritii contractante
20

Cum corespund cerinele obiectivelor strategice? Ct de clar i msurabil sunt exprimate cerinele? Au fost consultate toate prile interesate la stabilirea criteriilor de evaluare? Ponderea diferitelor criterii reflect corespunztor prioritile? Au fost analizate cerinele pe ntreaga durat de via, inclusiv posibile schimbri viitoare (strategii de ieire sau relansare a competiiei)? Sunt bine informai potenialii ofertani cu privire la ceea ce este important pentru utilizator? Cum s-a alocat riscul ntre autoritatea contractant, ofertant, furnizor i beneficiar?

2. Evaluarea capacitii ofertanilor n ce msur au ofertanii capacitile necesare? n ce msur performanele anterioare ale ofertanilor sunt potrivite comparativ cu cerinele n cauz? Este asigurat compatibilitatea din punct de vedere cultural? Exist vreo contradicie ntre cerinele n cauz i obiectul principal de activitate al ofertantului? 3. Evaluarea beneficiilor Sunt verificate toate criteriile tehnice din punctul de vedere al relevanei? Sunt corect stabilite ponderile n raport cu prioritile i sunt stabilite metodele de msurare? S-a inut seama de prioritile prezente i viitoare? S-au separat aspectele financiare de cele tehnice? S-a stabilit metodologia de combinare a meritului tehnic cu cel financiar al ofertei? Au fost luate n calcul toate costurile (inclusiv cele recurente ) S-a fcut un studiu de pia i benchmarking? S-au stabilit soluii contractuale pentru a face fa schimbrilor posibil s apar n viitor? 5. Reconsiderarea ipotezelor/deciziilor Au fost acoperite toate necesitile la un nivel calitativ corespunztor? Au fost luate n considerare toate variantele adecvate naintea opiunii pentru una dintre acestea?
21

4. Evaluarea costurilor

 Caracterul realizabil: exist toate premisele pentru ca ofertanii s neleag ce se ateapt din partea lor, s expun n cadrul ofertei nelegerea lor? Sunt evaluate implicaiile? S-a verificat capacitatea de a suporta costurile n prezent i n viitor? Sunt ipotezele financiare i tehnice realiste? Este posibil s se asigure calitatea cerut la preul preconizat iar ofertanii s obin un profit normal? S-a avut n vedere repartizarea riscurilor ctre acele pri care sunt n cea mai bun condiie s le controleze? Metode de punctare a ofertelor scoring Compromisul ntre calitate (meritul tehnic) i cost (meritul financiar) Valoarea unui punct (VP) = rabatul de pre pe care trebuie s-l fac ofertantul pentru a compensa un punct inferioritate la meritul tehnic Metode de scoring Care permit cunoaterea a-priori a VP Scoring liniar Scoring parabolic Care nu permit cunoaterea a-priori a VP Scoring n raport cu cel mai sczut pre Scoring n raport cu cel mai mare i cel mai mic pre Scoring n raport cu preul mediu Reguli de scoring Scoring linear - MFLi=F*(P-pi)/P-p Scoring parabolic - MFPi=F*(1-(pi/P)2) sau MFPi=F2*(api2+bpi+c) Scoring n raport cu cel mai sczut pre - MFs=F*(Ps/Pi) Scoring n raport cu cel mai mare i cel mai mic pre - MFSs=F*(PS-Pi)/(PS-Ps) Scoring n raport cu preul mediu - MFm=F*(PS-Pi)/(PS-Pm) 3.3 Sarcinile administrrii contractelor Faza anterioar atribuirii determinarea tipului de contract, termenilor contractului i condiiilor Faza de atribuire a contractului negociere (cnd acest lucru este permis)
22

Faza ulterioar atribuirii contractului conformitatea cu cerinele contractuale planul de administrare a contractului controlul termenelor i calitii comunicare intern i extern gestiunea garaniilor

msurarea i raportarea performanelor gestiunea amendamentelor la contract soluionarea plngerilor i disputelor Planul de administrare a contractului Stabilirea programului de executare a contractului Stabilirea sarcinilor de administrare a contractului i metodei de monitorizare sarcini preliminare supravegherea implementrii sarcini ulterioare implementrii Nominalizarea echipei de administrare a contractului i stabilirea procedurilor

Monitorizarea performanei contractului Descrcarea de rspundere a administratorului de contract recepia controlul preventiv al plilor pli efective documentarea operaiunilor modificarea contractului Descrcarea de obligaii a contractorului corespondena cu contractorul rapoartele contractorului managementul calitii prevenirea ntrzierilor poteniale soluionarea eventualelor plngeri ale contractorului Soluionarea problemelor de performan i a disputelor
23

Probleme de performan nerespectarea termenelor nerespectarea calitii schimbri datorate evoluiei

Despgubiri Modificarea contractelor Soluionarea disputelor soluionarea amiabil concilierea consiliul de revizuire a disputelor arbitrajul recursul la justiie

4. Responsabilitatea social n domeniul achiziiilor publice Includerea responsabilitii sociale pe agenda sistemelor de achiziii publice este motivat de faptul c contribuabilii sunt dispui s atribuie valoare acestor preocupri. (Cu alte cuvinte, contribuabilul european, de exemplu, este dispus s considere justificat plata unui pre mai mare pentru hrtie reciclat, tiind c aceasta salveaz pdurea i protejeaz atmosfera. Deci, dac servesc interesul public, achizitorii publici vor avea in vedere astfel de aspecte la evaluarea value for money). Responsabilitatea social trebuie neleas ca o sum de strategii, politici aciuni i criterii care exced obligaiile legale (conformarea fa de obligaiile legale fiind presupus implicit) Dezvoltat iniial ca o form de conduit recomandat corporaiilor i apoi companiilor de orice talie, responsabilitatea social este aplicabil astzi tuturor entitilor organizatorice, inclusiv celor de drept public sau de drept civil (ONG) Confundat frecvent cu actele caritabile sau de mecenat, responsabilitatea social vizeaz toate aspectele funcionrii i managementului unei organizaii aa cum rezult din modelul adoptat de standardul ISO 26000 (prezentat n slide-ul urmtor Adoptat recent, standardul ISO 26000 ofer cea mai cuprinztoare viziune asupra responsabilitii sociale, urmnd s devin un etalon universal ntr-un viitor nu prea ndeprtat

24

Exemplu privind aplicarea responsabilitii sociale n domeniul achiziiilor publice, cu privire la mediu Cunoscut sub denumirea de Green Procurement, procesul de achiziie public orientat spre satisfacerea unor preocupri cu privire la protecia mediului, include criteriile de mediu n toate etapele sale: Alegerea soluiilor de satisfacere a anumitor necesiti (ce produse servicii sau lucrri s se achiziioneze) pe baza impactului diferitelor variante asupra mediului Comunicarea clar a preocuprii de a proteja mediul, astfel nct potenialii ofertani s-i adapteze ofertele
25

Cuprinderea cerinelor de mediu n specificaia tehnic: Utilizarea referinelor la standarde de mediu Utilizarea unei abordri tiinific fundamentate de evaluare a impactului pe ntreg ciclul de via (de exemplu ce se ntmpl din perspectiva mediului, dup scoaterea din uz, sau consumul produsului n cauz) Utilizarea de specificaii axate pe performanele finale, astfel nct ofertanii s fie stimulai s ofere soluii inovative Solicitarea de alternative ecologice (acolo unde acestea nefiind cunoscute nu pot fi descrise tehnic)

Includerea tuturor obligaiilor legale cu privire la mediu aplicabile organizaiilor drept criterii de eligibilitate sau selecie, dup caz, fr a leza principiile nediscriminrii i tratamentului egal

Utilizarea criteriilor de performan de mediu drept criterii de msurare a meritului tehnic al ofertelor, din perspectiva ciclului de via complet (sau a chiar a meritului financiar, acolo unde costurile asociate scoaterii din uz sau depozitrii deeurilor, de exemplu, ar putea fi semnificative Autoritile contractante trebuie s se asigure c toate criteriile de selecie sau de atribuire

sunt stabilite numai n direct legtur cu obiectul contractului (de exemplu, dac achiziioneaz hrtie de copiator cu coninut mare de hrtie reciclat i fr coninut de produse chimice periculoase, poate cere date pentru a evalua capacitatea ofertantului poitenial de a produce i livra o asemenea hrtie, dar nu poate cere ca acesta s foloseasca el nsui hrtie cu astfel de caracteristici ct-vreme acesta nu reprezint o obligaie legal.

26