HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA
HACIA UNA GESTION INTEGRAL DE INFORMACION NO ESTRUCTURADA
APLICACIÓN EN EXPLORACION DE HIDROCARBUROS
Muchas empresas enfocan su gestión de
información no estructurada en los
documentos, sin embargo la realidad refleja
que las necesidades de información cubren
otros tipos de información como es la
información disponible en ítems o medios
físicos/electrónicos y en ciertos formatos
propios de negocio como por ejemplo un
registro eléctrico de un pozo, sísmico o un
mapa como es el caso en la industria del
petróleo.
La búsqueda, acceso y uso de estos tipos de
información asociados por lo general a un
área geográfica son actividades del día a día
de un usuario técnico de datos. No obstante,
las piezas de información se encuentran
aisladas pues no existen entre ellas relaciones
o asociaciones que permitan su integración.
Además la administración y preservación de
información en el tiempo con calidad son
factores críticos para lograr el éxito y las
metas estratégicas de una compañía.
No obstante su innegable importancia, hoy en
día la información se administra
aisladamente, en silos, con asociaciones
limitadas o ninguna hacia otras fuentes de
datos similares que son de gran interés e
importancia para los especialistas técnicos.
Esto lleva a que un proyecto exploratorio, por
ejemplo, se tome varios meses en la
recopilación de información relevante para un
área sin tener en cuenta las altas demandas
de tiempo de expertos en la limpieza,
depuración y tratamiento de los datos para
dejarlos con las calidades requeridas para su
análisis e interpretación.
Análisis recientes sobre el estado de la
información técnica de Exploración
concuerdan en un conjunto de criterios y
desafíos para una eficiente administración de
los datos:
Por: Ing. Wilmar Amaya, MSc.
Wilmar.amaya@gmail.com
Falta de estándares y gobernabilidad
Existencia de silos de información
Falta de calidad y en especial completitud
y exactitud de los datos
Baja disponibilidad (acceso) e integralidad
Dispersión de altos volúmenes de datos
Carencia de personal experto para análisis
y control de calidad
Falta de una infraestructura (framework)
común para integración de información.
Confidencialidad y seguridad física (sitio
formal) limitados.
Así, la disponibilidad de información con
calidad al igual que su integración permiten
ver más sobre los datos facilitando vistas con
mayor comprensión e integralidad. En
consecuencia, la preservación de la
información en repositorios que aseguren su
valor y vigencia en el tiempo junto con
mecanismos mejorados de acceso en
cualquier lugar y momento son
funcionalidades que los usuarios técnicos
requieren con urgencia y que se pueden
lograr con una gestión integral y organizada
de la información que a la vez aumenta la
confianza y certidumbre en la toma de
decisiones y reduce los riesgos operacionales
al contar con información correcta y oportuna.
Objetivo
Una solución de integración que comprenda
cada uno de los desafíos identificados
requiere de un diseño, provisión,
construcción, implantación y puesta en
operación de una solución estructural para
servicios integrados de Información Técnica y
de preservación de información que aseguren
los activos estratégicos de datos, integrando
procesos, personas y tecnología.
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La solución debe ofrecer servicios basados en Estándares. Comprende la definición de

Web de auto-atención de información donde, estándares, políticas, procedimientos y
cuando y como se necesite para una empresa normas que faciliten la integración y flujo
global con énfasis en la búsqueda y acceso a de la información en los procesos de
datos no-estructurados y de bases de datos, negocio.
al igual que una infraestructura (framework) Seguridad. Define los criterios, reglas y
para servicios de administración de mecanismos para garantizar la
información técnica asegurando su calidad y confidencialidad y privacidad de los datos
preservación en el largo plazo. al igual que su seguridad física y los
controles de acceso y uso.
Alcance Gobernabilidad. Establece los roles,
funciones y responsabilidades tanto de las
De acuerdo con las prioridades en los áreas como de las personas en el ciclo de
requerimientos de información, una solución vida de los datos desde su creación hasta
de esta envergadura debe limitar su su retención y/o disposición.
cubrimiento de información No-estructurada Preservación. Define los medios, sitios y
hacia los siguientes tipos de datos: repositorios de almacenamiento de la
Información técnica propia del negocio información, procedimientos y modelos
(p.e. Sísmica, pozos, geología, …) para asegurar la vigencia y uso de la
Información geográfica (mapas, sensores información en el largo plazo. Este pilar
remotos), establece que la información se debe
administrar y asegurar como un activo
Documental técnica ya sea digital o física,
estratégico para una organización.
Activos físicos o información técnica en
medios físicos (papel, electrónicos).
Información de resultado (Producto final).
Conjunto de datos finales de los proyectos
(interpretaciones).
Para ello se debe formular la solución con
énfasis en la optimización de procesos y flujos
de información de servicios como data
management, bibliotecas de información
técnica, gestión documental técnica y
administrativa, servicios de cartografía y la
información externa de asociados,
contratistas, y entidades de gobierno.
La solución integral apunta a que se
entreguen principalmente dos ambientes de
Integración. Define los lineamientos,
trabajo que faciliten, el primero los servicios
directrices y principios arquitectónicos que
integrados de información técnica,
faciliten la navegación, transporte,
documental y física, y el segundo la
distribución y suministro de información
preservación y calidad de los datos en
entre los diversos ambientes
repositorios formales y permanentes de
heterogéneos y dominios que puede tener
información.
una solución integral.
Independientemente de la estrategia para la
Estas bases fundamentales deben soportar y
implantación de una solución (desarrollo,
permear la triada de los procesos, tecnología
compra, outsourcing,…), está debe
y servicios (gente) como componentes claves
comprender los siguientes componentes o
de una solución para la gestión eficiente de
pilares fundamentales que aseguren una
información cuyo fin principal de ser la
eficiente gestión de la información:
provisión de información con calidad, correcta

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y oportuna como soporte para la toma de Cubre aspectos de arquitectura de

decisiones con baja incertidumbre. datos, modelos, metadata, taxonomías
La solución conceptualmente integra los y seguridad de la información.
siguientes componentes arquitectónicos y sus Caracteriza los flujos de información y
respectivos alcances: su gobierno para la eficiente gestión
del ciclo de vida de los datos.
a. Entrada de datos. Facilita y controla el
ingreso de información tanto interna Comprende los procedimientos y/o
(proyectos, funcionarios, sistemas de Herramientas de análisis y control de
información) como externa (Socios, calidad para la administración y el
operadoras, otras entidades). El objeto es Contexto de los datos: Formatos,
garantizar que la información recibida Nomenclatura, metadata, taxonomía,
cumple con criterios de calidad a través de coherencia, asociaciones, consistencia.
herramientas como manuales de e. Repositorios de información. Define e
recepción de datos que permitan la implanta los modelos, arquitectura y
integración de información bajo tecnología de los sitios y repositorios para
estándares. el almacenamiento y preservación de la
b. Servicios Integrados de Información. información técnica al igual que su
Implanta un conjunto de productos y conservación en el largo plazo y custodia.
procesos que permiten la operación de Comprende las herramientas,
servicios de información integrados bajo procedimientos y servicios para el control
un único ambiente de trabajo. El objeto es y aseguramiento de la calidad de los
integrar los servicios de datamanagement datos.
(datos técnicos como sísmica, pozos, f. Calidad de Datos. Un pilar clave para el
cultural), los de gestión documental almacenamiento de Información
(documentos técnicos y administrativos) y encargado de la conversión, limpieza,
los activos físicos en papel o medios acondicionamiento/tratamiento, carga y
electrónicos. migración de información a los
c. Motor de Metadata. Es el mecanismo repositorios definitivos garantizando el
fundamental para la integración y cumplimiento de los criterios y
asociación entre sí de las diferentes clases especificaciones de calidad para el
de información consideradas en los contenido de datos.
Servicios Integrados de Información. Cada Estructura y migra la totalidad de la
clase de información tiene su propia información de los proyectos
metadata administrada de forma corrientes, las aplicaciones técnicas
independiente. El motor de metadata es interactivas como Geoframe y
un integrador que facilita asociar y Openworks, la información documental
correlacionar las piezas de información técnica disponible en contenedores
entre sí de manera que el usuario final documentales y la información física
pueda encontrar y usar todas los ítems de administrada por centros o bibliotecas
información relevantes a un proyecto hacia la nueva plataforma aplicando
área geográfica de interés. Conforma una pruebas de aceptación, transición,
especie de catalogo maestro de metadata entrenamiento y entrega en
de información heterogénea. producción a un operador de servicios
d. Sistema de Gestión de Información. de información definido por la
Define y establece las diferentes políticas, empresa.
estándares, metodologías, normas, Comprende los procedimientos,
procedimientos y guías para una efectiva servicios y/o Herramientas de análisis
estandarización de información técnica y control de calidad para el Contenido
junto con modelos de gobernabilidad que de los datos: Exactitud/precisión,
definen los roles y responsabilidades para completitud, cubrimiento, temática,
una correcta administración de datos. correlación, temporalidad. Define las
especificaciones de calidad, sus

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métricas y medición al igual que los
planes de aseguramiento de calidad.
g. Solución de TI. Licencia, implanta y pone
en operación los productos y aplicaciones
especializadas de software, hardware,
software operacional, soluciones de
almacenamiento, redes y solicitudes/ordenes que garanticen el
telecomunicaciones requeridos y que
respondan a esquemas de alta
disponibilidad y exigencia en escalabilidad
para la gestión integral de la información
técnica asegurando su integración con la
actual arquitectura en operación para el
Upstream.
h. Servicios de atención y suministro de
información. Define y diseña el modelo
de servicios de atención a usuarios (Front-
Desk) basado en acuerdos de niveles de
servicio/negocio que satisfaga la
experiencia final del usuario en la
consulta, acceso y suministro de la
información técnica a los flujos de trabajo
y toma de decisiones de negocio tanto
dentro como fuera del país.
Implanta y pone en operación una
solución de auto-atención de usuarios
basada en Web o punto único de
acceso seguro a la información donde
y cuando se necesite para una
Empresa global mediante facilidades
de búsqueda geoespacial (por mapas)
y textual sobre datos no-
estructurados, su visualización y mejores prácticas
descarga de acuerdo con los
privilegios/permisos tanto de los datos
como del perfil del usuario.
Cubre la implantación de herramientas
y procedimientos para el análisis y
gestión del desempeño y productividad
de los servicios de atención a usuarios
como soluciones de Workflow y
facilidades para gestión y control de
suministro de los datos a los proyectos
y los usuarios especialistas de E&P.
i. Servicios del Centro/Biblioteca de
Información Técnica -CIT. Define y
pone al servicio un sitio físico formal de la
Empresa para el recibo, administración,
preservación y custodia de los activos
físicos de información ya sean en papel o
medios electrónicos, aplicando los
procesos, modelos y estándares
empresariales para esta clase de datos.
Comprende los servicios de atención a
usuarios propios del centro los cuales
serán integrados de acuerdo con la
solución de servicios integrados de
información.
j. Manejo de cambio y cultura. Diseña y
ejecuta los planes de capacitación y
entrenamiento basados en competencias y
destrezas que permitan la asimilación y
manejo del cambio y mejore la cultura
organizacional en la gestión de
información técnica con énfasis en la
sensibilización de la información como un
activo estratégico de negocio y las
asegurando que la
gente involucrada o impactada asimile la
nueva solución y esquema de gestión.
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Estrategia de desarrollo
1. Entrada de datos
Partiendo de las necesidades prioritarias 2. Servicios integrados de
de contar con una solución robusta, información
estable, escalable y evolutiva como base 3. Motor de metadata
para ofrecer los servicios integrados de 4. Sistema de gestión de información
información y teniendo en cuenta los 5. Solución de TI
tiempos y recursos que demanda la 6. Servicios de atención y suministro
construcción de la solución según de información
antecedentes, experiencias y mejores 7. Servicios de CIT
prácticas a nivel mundial en sector 8. Manejo de cambio y cultura
perolero; como estrategia se ve factible y
realizable desarrollar y entregar en Entregables del producto repositorios y
operación un primer producto llamado calidad de información
servicios integrados de información un
segundo producto para la construcción de Los entregables para los repositorios de
los repositorios y sitios junto con el información cubren los siguientes
aseguramiento de la calidad de datos. componentes descritos en el Alcance de
este documento:
Entregables del producto servicios
integrados de información 1. Repositorios de información
2. Calidad de datos
De esta forma los entregables de los 3. Solución de TI
Servicios Integrados de Información 4. Manejo del cambio y cultura
cubren los siguientes componentes
descritos en el Alcance de este
documento y limitados a la administración
de la información no-estructurada:

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Estructura Organizacional

La estructura organizacional para el

desarrollo de la solución integral
comprende principalmente los siguientes
roles:

Patrocinador
Gerente
Comité Ejecutivo
Líderes Técnicos: Tecnología, Negocio,
Servicios de Información
Equipo Extendido estructurado por
frentes de trabajo así:
- Líder Frente: Servicios
DataManagemet
- Líder Frente: Servicios de
Información
- Líder Frente: Repositorios y
Calidad de datos
- Líder Frente: Centro/Biblioteca de
información técnica

Resumen

Aunque las empresas tienen diversos desafíos para una gestión integral de información
heterogénea principalmente por gobiernos aislados en los tipos de información (silos), este
documento presenta un diseño conceptual y arquitectura de una solución para una gestión
eficiente de información no-estructurada que cubre datos técnicos propios de un negocio,
documentales e ítems físicos. La solución tiene como base unos pilares fundamentales
sobre los cuales se construyen diferentes componentes estructurales que conforman los
productos principales para servicios integrados de información y la preservación en el
tiempo de los datos con calidad con el objeto de proveer información correcta y oportuna
en la toma de decisiones estratégicas en los procesos de negocio.

[NOTA: El autor agradece la participación, aportes, revisiones y comentarios del Ing. Javier
D. Ospina (Javier_ospina@hotmail.com) en el diseño y construcción de esta solución]

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