Curso de Gestin de Proyectos (Clase I).

Captulo: Definicin del objetivo del proyecto Cualquier proyecto, sea grande o sea pequeo, se beneficiar de tener un plan establecido. Desde que empez a aplicarse en la NASA, en los aos 60, la gestin de proyectos se ha convertido en el proceso a travs del cual se han planificado, puesto en marcha y completado los proyectos de mayor envergadura. Ahora, vamos a considerar un ambiente ms mundano que el de la ciencia aeroespacial. Tomemos como ejemplo el de una empresa de construccin cuyos directivos hayan decidido ampliar su lnea de fabricacin. El jefe nos asigna la responsabilidad de la planificacin y la supervisin de dicho proyecto, desde su comienzo hasta el final. Nos hemos convertido en un director de proyectos. Este ser el escenario sobre el que girar este curso. La viabilidad del proyecto.Afortunadamente, en este proyecto la viabilidad ya ha sido determinada, siendo el resultado positivo. Dicho de otro modo, los superiores ya han elaborado algo parecido a un plan comercial que confirma lo siguiente: -Ya existe un mercado potencial para dar salida a los nuevos productos que se van a incluir en la lnea de fabricacin. -Todos los gastos del proyecto, de produccin, etc. se recuperarn con creces y en un tiempo suficientemente breve como para no poner en peligro la estabilidad financiera de la compaa. -El balance econmico proyectado ha sido desarrollado de forma realista, justificando los costes aadidos. Este balance incluye los estados de cuentas, declaraciones de impuestos y movimientos de efectivo. -Las posibilidades de fabricacin y la capacidad para asumir los costes aadidos se traducirn en un aumento de los beneficios de la empresa. Como responsable de un departamento o empresa hay que asegurarse de que se den todas estas condiciones para emprender nuestro proyecto. Curso de Gestin de Proyectos (Clase II). Captulo: El desarrollo del plan de proyecto Es el momento de poner a prueba sus capacidades de organizacin. Deber programar una serie de tareas, y coordinarlas de modo que se asegure que el plan progrese paso a paso, y de manera lgica, hacia la culminacin del proyecto. Vamos a ver en este y en el siguiente capitulo la progresin lgica que deberamos seguir: 1- Se empieza por definir la principal unidad de trabajo que debe ser llevado a cabo, teniendo en cuenta los borradores del plan, la estructura y las especificaciones del proyecto. Otras unidades de trabajo incluyen las etapas secuenciales de la elaboracin del proyecto, la compra y entrega del material, el almacenamiento de la materia prima, la contratacin de personal adicional para las distintas fases del proyecto, etc. 2- Se determina el tiempo requerido para completar cada fase del proyecto.

3- Se determina la secuencia que deben seguir las distintas fases del proyecto. Habr que elaborar un grfico de Gantt para ver la programacin de cada fase dentro del contexto de la totalidad del proyecto. Pongamos por ejemplo una empresa de construccin:

Este grfico representa las distintas fases de la construccin de un edificio. Cada celda representa una semana o un mes del calendario de programacin de la obra. Otros grficos ms sofisticados aaden datos referentes al presupuesto y a los miembros del equipo responsables del proyecto. Se pueden emplear cdigos de color para resaltar el progreso de cada fase. 4- Se determina el tiempo y los gastos de cada fase del proyecto, siendo el resultado igual al presupuesto total disponible. Los elementos a incluir en el presupuesto seran mano de obra, compensaciones para la plantilla, beneficios, gastos de viajes, suministros y otros gastos relacionados, material de construccin, equipos de fabricacin, gastos de instalacin, y gastos profesionales y de consultora (arquitectos, ingenieros, etc.). Curso de Gestin de Proyectos (Clase III). Captulo: El desarrollo del plan de proyecto, ltimos pasos Continuamos viendo en este captulo el planteamiento de las tareas a plantear para ejecutar un proyecto. Abordamos ahora las tres ltimas: 5- Se determinan las necesidades de personal. Habra que incluir los deberes y responsabilidades de cada uno, as como las cualidades exigidas para cada puesto de la plantilla. 6- Se determina la normativa y los procedimientos habituales a seguir durante el desarrollo del proyecto. Estos procedimientos van a marcar las pautas de control sobre el proyecto y su plantilla. 7- Por ltimo, se establecen las pautas y los detalles de un posible plan de contingencia para poder asegurar la calidad del trabajo, la disponibilidad del presupuesto y la programacin establecida. Sin menospreciar el valor de los presupuestos, el elemento ms importante de todo el proceso es seguramente la normativa de la empresa y el procedimiento a seguir en lo que respecta la

evaluacin y la revisin del proyecto. En resumidas cuentas, usted y su plantilla debern estar siempre alerta para que cada fase del proyecto se complete dentro del tiempo establecido y dentro del presupuesto, y para que el proyecto progrese secuencialmente.