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ADMINISTRADOR Y LDER

"La diferencia entre administradores y lderes se basa en sus concepciones del caos y el orden. Los administradores idolatran el proceso, buscan estabilidad y control e instintivamente tratan de resolver los problemas rpidamente a veces incluso antes de comprender totalmente su significado. Lo lideres por el contrario, toleran el caos y la falta de estructura y estn dispuestos a demorar las soluciones para entender los problemas ms profundamente. Aunque hay para quienes " administracin " y " liderazgo " son sinnimos, debe hacerse una distincin entre ambos trminos. A menudo pensamos que la administracin y el liderazgo son lo mismo. Sin embargo, hay grandes diferencias que todo directivo debe conocer. En esencia, el liderazgo es un concepto ms amplio que la administracin, pues sta es una clase de liderazgo, regida por las metas de la organizacin. El liderazgo existe cada vez que alguien gua e influye en la conducta de un grupo o individuo, cualquiera que sea la razn. Guiar hacia un objetivo comn presupone la aplicacin de determinados valores y la suficiente capacidad para transmitir un mensaje. Entre sus funcione decimos: e:
Administrador Administra Copia Mantiene Manda Acepta la realidad Enfoque a sistemas y estructuras Control Cmo y cundo Hace las cosas bien Da la hora Lder Crea Desarrolla Convence Investiga la realidad Enfoque en la gente Confianza Qu y Porqu Hace las cosas correctas Hace relojes

ORGANIZACIN DE UN EVENTO
Definir el responsable del evento Determinar el objetivo del evento Determinar la audiencia meta Realizar el presupuesto Definir opciones de sede Definir opciones de recintos Investigar vas de comunicacin que conectan con la sede Investigar la capacidad hotelera Solicitar cotizaciones de las opciones de sede Solicitar cotizaciones de alimentos y bebidas Realizar primera revisin de avances Revisar y solicitar bases de datos actualizadas de la audiencia meta y su costo (apoyndose en cmaras y asociaciones) Definir un programa preliminar de actividades generales a realizar: conferencias, cenas, entre otros . A ocho meses del evento Determinar los comits que el responsable del evento va a coordinar: hospedaje, transportacin area y terrestre, alimentos y bebidas, conferencistas/programa/contenido, promocin y publicidad Realizar viajes de inspeccin a las sedes preseleccionadas Revisar cotizaciones de recinto, hoteles, transportacin, alimentos y bebidas Analizar viajes y cotizaciones Eleccin de sede y recinto Analizar contrato y reglamento de operacin del recinto seleccionado Revisar basa de datos Disear el Manual del Expositor Definir la imagen general del evento Disear la estrategia de mercadotecnia para el evento (correo directo, telemarketing, revistas especializadas, radio, televisin, prensa, productos promocionales, etc.) Definir plan de medios de promocin (calendarizacin) A seis meses del evento Negociacin con hoteles, recinto y transportacin Definicin de la fecha del evento, as como tiempos de montaje y desmontaje Revisin de presupuesto Depuracin de la base de datos Inicio de la promocin del evento (psters, invitaciones por correo directo, relaciones

pblicas, ruedas de prensa, etc.) Presentacin del evento en medios y a clientes potenciales Revisin del programa preliminar del evento de acuerdo a los conferencistas confirmados Definir cmo se har el preregistro (invitaciones y/o telemarketing) Elaborar el plan de transporte y hospedaje para los asistentes y sus acompaantes Establecer necesidades de equipo de apoyo: equipo audio visual, decoracin, atenciones, souvenirs, fotografa, filmacin, grabacin de videos y memorias del evento, iluminacin. A cuatro meses del evento Enviar correspondencia de promocin Impresin de programas definitivos Disear el programa turstico para acompaantes Primer cierre y monitoreo del preregistro Continua la depuracin de la base de datos Redefinir necesidades y ajuste de presupuesto A tres meses del evento Planeacin del servicio de alimentos y bebidas (programar horarios) Confirmar la lista de equipo de apoyo y definir proveedores Ajustar necesidades de hotelera y transportacin Continua preregistro y ajuste presupuesto Entregar Manual del Expositor A dos meses del evento Programacin de eventos especiales (cena de gala, brindis, inauguracin, etc.) Requerimientos adicionales: leyendas, mantas, sealizacin, gafetes, etc.) Confirmar el tipo de montaje de las salas con el recinto Verificar avance de materiales impresos Revisar el presupuesto actual y preregistro Revisar con proveedores tiempos de montaje y desmontaje de expositores. A un mes del evento Prueba y confirmacin del men/montajes/colores del mantel Confirmar habitaciones del hotel Confirmar transportacin Revisar equipo de apoyo Preparar paquetes de informacin para participantes registrados Primera junta con el recinto para la revisin de la logstica del evento Labor de telemarketing para quienes no se han registrado Cerrar el contrato con alimentos y bebidas y pagar el anticipo

A una semana del evento Cerrar cuentas con alimentos y bebidas Junta final para revisin de la logstica con el recinto: horarios y fechas del montaje y desmontaje, vigilancia, limpieza, requisitos de telfonos y faxes, servicios de copiado, apoyo en escenografa, sealizacin, estacionamiento, ubicacin del rea de registro, requerimientos para la inauguracin, rea de invitados especiales, proveedores oficiales, etc. Junta con alimentos y bebidas para revisar horarios y tiempos Junta con hoteles, confirmar ltimos detalles Junta con empresa de transportacin Confirmacin de programa de acompaante

Plan de trabajo
Es un instrumento de planificacin. Entendiendo planificacin como un proceso de concertacin que por su carcter dinmico, evoluciona y se adecua a un contexto social, espacial y temporal. ELECCION DEL TEMA: Se debe precisar qu tipo de evento cultural se va a realizar. ELECCION DEL TEMA: La aceptacin del evento por parte del pblico depende la mayora de las veces de la importancia del tema que el evento cultural tendr. DEFINIR METAS Y OBJETIVOS: Factor importante para trabajar sobre las necesidades del evento. INVITADOS: Determinacin del tipo y nmero de estos. Considera el pblico al que estar dirigido el evento y la cantidad de los mismos. ELECCION DE LOS COPATROCINADORES: Implica la colaboracin de dos o ms instituciones para hacer efectiva esta actividad. Los compromisos entre las partes. LOS PONENTES MUSICOS, PINTORES, ESCULTORES, POETAS, ARTISTAS: La eleccin debe de hacerse considerando el cobro por presentacin, y/o los antecedentes profesionales y carismticos delos artistas. SELECCIN DE LA FECHA DE REALIZACION Y DURACION DEL EVENTO: Esto depender del tipo de evento que se vaya a realizar, el lugar las condiciones climticas, los ponentes, (tengan, fechas disponibles en su agenda) y delos recursos financieros con que cuenta). SELECCIN DE LUGAR: Factor determinante para el xito o fracaso de un evento cultural, ya que se debe de considerar, que laposibilidad de concentracin mental y fsica esun aspecto muy importante. COORDINADOR GENERA: Debe ser una persona estrechamente involucrada con los objetivos de evento, debe contar con cualidades y caractersticas de liderazgo.

LISTA DE NESESIDADES PARA UN EVENTO


Listn, tijeras, micrfono inalmbrico Presidium/tarima para presidium Personalizadores para presidium/iluminacin Equipo de sonido Iluminacin de podium Confirmar invitados importantes Fotgrafo/video Discurso II. Equipo Equipo audiovisual Iluminacin Decoracin Tarimas Escenografa Mobiliario especial Sonido Requisitos de telfonos/faxes y larga distancia Servicio de copiado Circuito cerrado Traduccin simultnea Tablero para recados de los participantes III. Instalaciones Area de registro: gafetes de preregistro, material a entregar, telfono Sala de organizadores: telfono, sala, circuito cerrado Sala VIP de conferencistas: sala, telfono/fax, servicio de caf, circuito cerrado Sala de prensa: telfono/faxes, mquinas de escribir, computadora, copiadora, circuito cerrado, sala, servicio de caf, rea de informacin, estacionamiento, lugares especiales para las personalidades, sealizacin IV. Promocin/Memorias Impresos/publicidad Atenciones a visitantes Reconocimientos Souvenirs Fotografa

Filmacin Gafetes de VIPs organizadores y prensa Grabacin de videos y memorias del evento V. Personal Anfitriones de conferencistas e invitados especiales Edecanes Programa de edecanes Traduccin simultnea Programa de traduccin simultnea Fotografa y video Operadores de equipo Variedad musical Vigilancia Limpieza

(PAS BENEFICIARIO) ................. MINISTERIO .

FONDO EUROPEO DE DESARROLLO O PRESUPUESTO GENERAL DE LAS COMUNIDADES EUROPEAS

PROYECTO .............................

OPERACIN DESCENTRALIZADA DIRECTA O INDIRECTA PBLICA O INDIRECTA PRIVADA (especifquese) COMPROMISO FINANCIERO O PRESUPUESTARIO GLOBAL INDIVIDUAL N (n contable)

PRESUPUESTO-PROGRAMA ..................

PERODO DE INICIO

DEL ..................... AL .....................

Importe total del presupuesto del Presupuesto-Programa en moneda nacional:

Importe total de la parte del presupuesto en rgimen de gestin administrativa en moneda nacional.

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