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2AM45
11/05/2013
2.1.3 Diseo del instrumento para la diagnostico preliminar Concluida la parte preparatoria, se procede la instrumentacin de la auditoria administrativa, etapa en la cual se tiene que seleccionar y aplicar las tcnicas de recoleccin que se estimen ms variables; de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoria, la medicin que se empleara, el manejo de los papeles de trabajo y evidencias, as como supervisin necesaria para mantener una coordinacin.
2.1.4 Aplicacin el instrumento Este aspecto de la auditoria implica localizar, seleccionar y estudiar qu puede aportar elementos de juicio a los auditores. Las fuentes documentales bsicas a las que se puede acudir son: *Normativa, *Administrativa y *Estudios financieros. Este recurso que puede ser empleado por los auditores consiste en la revisin del rea fsica donde se desarrolla el trabajo de organizacin, para conocer las condiciones laborales y el clima organizacional imperial. El acceso a redes permite detectar informacin operativa o normativa de clientes, socios lo que a su vez se mantiene una relacin interactiva con su entorno. Para reunir a diversas personas y cuestionarlas orientadamente para obtener informacin. Es el que brinda mas informacin ms completa y precisa; permite tener un contacto directo con el entrevistado, para obtener respuestas, que se puede percibir actitudes y recibir comentarios. Es empleado para obtener informacin deseada en forma homognea, estn constituidas por series de preguntas escritas, predefinidas, secuenciadas y
2.2 Definicin del objetivo de la auditoria El objetivo primordial de la auditoria administrativa consiste en descubrir diferencias e irregularidades en alguna funcin del organismo social examinado e indicar sus posibilidades en alguna funcin del organismo social examinado e indicar sus probables correcciones. En otras palabras, el objetivo bsico eficaz y eficiente.
2.3 Identificacin de factores a evaluar Los elementos o factores a evaluar en los mtodos de administracin que exigen una constante vigilancia, anlisis y evaluar son los siguientes: 1. Planes y objetivos 2. Estructura orgnica 3. Polticas y prcticas 4. Sistemas y procedimientos 5. Mtodos de control 6. Medios de operacin 7. Potencial humano y elementos fsicos empleados 2.4 Determinacin de recursos a emplear Recursos humanos y materiales. En todo tipo de empresa existe la necesidad de evaluar polticas y prcticas de personal. Esta evaluacin comprende un a revisin para determinar la capacidad y los puntos dbiles y fuertes de la empresa. En la auditoria administrativa de personal habr que atender al sistema que ser sigue para llevar el registro y a la preparacin y el trmite de los informes de la persona.
2.5 Elaboracin del Programa de autoridad Antes de implantar un programa general de auditoria administrativa, es necesario contar con la aprobacin y el pleno respaldo de la direccin. Al preparar un plan para alcanzar las metas fijadas, s importante determinar primeramente las necesidades generales, la relacin entre ellas y precisar si tales necesidades abarcan todos los aspectos indispensables para la finalidad a perseguir. El auditor supervisor tiene que decidir cules son los factores necesarios para lograr los objetivos de estudio, cuales son los mejores mtodos para lograrlo, cual
3.1.1 Identificacin de fuentes de informacin Las fuentes de informacin en el esclarecimiento de los factores que componen el objeto de estudios sealados, se logra a travs de diferentes tcnicas como: Investigacin documental observacin el cuestionario la entrevista.
3.1.2 Solicitud de informacin. De acuerdo con el procedimiento de recoleccin de informacin, es necesario preparar la informacin para una prxima solicitud, la cual se consigue mediante los resultados de la auditoria e identifique el rea, sistema, programa, proyecto, el objeto de revisin, la duracin alcance, recursos y mtodos empleados .La solicitud seala los hallazgos de informacin y la frecuencia con que se repite y se presenta en: Objetividad: Visin de los hechos. Oportunidad: Disponibilidad de la informacin en tiempo y lugar. Claridad: Fcil comprensin del contenido. Utilidad: Provech que puede obtenerse de la informacin. Calidad: Apego a las normas de administracin de la calidad y elementos del sistemas de gestin de la calidad. Lgica: Secuencia acorde con el objeto y prioridades establecidas.
3.2.4 Investigacin y/o anlisis documental La finalidad del anlisis, o sea la divisin por elementos, es preparar una sntesis, que ser el proceso de combinar diferentes elementos o tcnicas: Fuentes: Son los archivos privados. Medios: Son aquellos documentos como formas, reportes, informes. 3.2.5 Verificacin o inspeccin Los papeles de trabajo actuales o del perodo se elaboran y obtienen en el transcurso de la auditora; en ellos se deja evidencia del proceso de planeacin y del programa de auditora; del estudio y evaluacin del control interno; del anlisis de saldos, movimientos, operaciones, tendencias y razones financieras; del registro de la naturaleza, alcance y oportunidad de los procedimientos de auditora; de la supervisin realizada; de la persona que aplic los procedimientos y de la fecha en que se realiz el trabajo; de las conclusiones de la revisin; y del informe de auditora en que se incluyan las recomendaciones formuladas.
Tambin deben indicar las desviaciones que presentan respecto de los criterios, normas o previsiones de presupuesto, en la medida que esta informacin respalde la evidencia la cual valida las observaciones. Tipos de Papeles de trabajo
Estados financieros Conciliaciones bancarias Manuales Organigramas Planes de trabajo Programacin de actividades Informes de labores
3.3.1 Determinacin del tipo de cedulas a elaborar (sumarias, analticas y su subanalticas). Cdulas sumarias o de resumen En las cdulas sumarias se resumen las cifras, procedimientos y conclusiones del rea, programa, rubro o grupo de cuentas sujeto a examen; por ejemplo, ingresos, gastos o asignaciones presupuestales. Es conveniente que estas cdulas contengan
Su aplicacin parte de razonamientos de tipo financiero o estadstico; algunas aplicaciones se pueden referir, por ejemplo, a razones de rentabilidad o produccin per cpita, la determinacin del costo-beneficio, las variaciones entre el gasto ejercido y el presupuesto, conciliaciones. Asimismo, en las cdulas analticas se incluyen los resultados finales, representados por las observaciones. Cdulas Subanalticas Por medio de las cdulas subanalticas, se desagregan o analizan con detalle los datos contenidos en una cdula analtica. Si se examina, por ejemplo, la cuenta de inversiones en valores, la cdula subanaltica sera aquella en que se mostraran los saldos mensuales de las cuentas de inversin.
3.3.2 Elaboracin de las cedulas de trabajo (estructura: Encabezado, cuerpo y pie) Las irregularidades derivadas del anlisis realizado se plasmarn en las denominadas cdulas de observaciones, las cuales contendrn adems las causas, efectos, fundamentos legales que fueron transgredidos y las recomendaciones, sugeridas por el auditor para promover la solucin a la problemtica detectada.
4.1.1.3 Discusin de observacin con el auditado Debe limitarse a observar e informar las diferentes situaciones encontradas en la auditora. En el desarrollo de una auditoria, el auditor, si encuentra anomalas, nunca debe recriminar, dar rdenes o decir a las personas auditadas cmo se deben hacer las cosas. El trabajo del auditor debe limitarse a observar y evaluar los procedimientos, y de encontrar alguna falla o inconsistencia, hacer las anotaciones y plasmarlo en su informe.
Las correcciones y observaciones, lo mismo que las estrategias a seguir, sern responsabilidad de la administracin, mas no del auditor. El auditor slo deber realizar su trabajo, y de acuerdo a los resultados, presentar a la administracin las anomalas, irregularidades y las sugerencias y alternativas de solucin.
La neutralidad y sutileza del auditor debe ser absoluta.
4.1.1.4 Formulacin de observaciones finales con la recomendacin para ampliar mejoras. Para poder llevara a cabo las observaciones, es necesario que el auditor tenga acceso a toda la informacin que juzgue pertinente para analizar la situacin de la empresa; para este efecto, los directivos de la empresa deben proporcionarle o facultarlo para obtener dicha informacin: a continuacin, se estudian dichos documentos y se evala en funcin a lo que se investiga. Verificacin: Es la comprobacin de que se lleven a cabo los objetivos y polticas, as como los procedimientos preestablecidos. Observacin: Slo se observara el desarrollo de las operaciones de determinada rea, a fin de obtener informacin de la misma.
4.1.2 Clasificacin de datos obtenidos El auditor proceder a hacer una recopilacin de todos aquellos datos contenidos en las informaciones escritas o verbales que le fueron proporcionadas, as como los papeles de trabajo elaborados en las investigaciones efectuadas, a fin de proceder en su clasificacin. La clasificacin de los datos tiene por objeto facilitar el mecanismo para proceder a la evaluacin de resultados, por lo que el auditor proceder a agruparlos de tal manera, que le sirvan de gua para formular sus conclusiones.
1. Comunica los resultados de la auditora de gestin. 2. Persuade a la gerencia para adoptar determinadas acciones y, cuando es necesario llamar su atencin, respecto de algunos problemas que podran afectar adversamente sus actividades y operaciones. Cada auditora de gestin culmina en un informe por escrito que es puesto en conocimiento de la entidad auditada. El Contenido del Informe define que la estructura del informe de auditora de gestin es la siguiente: Sntesis gerencial. Introduccin. Conclusiones. Observaciones y recomendaciones.
5.3 Entrega de presentacin oral del informe de auditora al auditado Informe es la narracin verbal sobre los resultados que se obtienen de un encargo. Los informes rendidos por el deben hacerse ya que en esta forma queda constancia de su labor. Por otra parte, el informe escrito es prcticamente una prueba de sus sugerencias, acuerdos tomados o resultado de su trabajo. La presentacin y contenido del informe debe reunir, entre otros los siguientes requisitos: Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa. Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y convincentes, motivando la accin correspondiente.
5.5 Seguimiento a las recomendaciones realizadas para comprobar mejoras administrativas implantadas En esta etapa las observaciones que se producen como resultado de la auditoria deben sujetarse a un estricto seguimiento, ya que no solo orienta a corregir las fallas detectadas, sino tambin a evitar su recurrencia. El seguimiento no se limita a determinar observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organizacin, la que hace posible. Verificar que las acciones propuestas como resultado de las observaciones o deficiencias, sino a aportar elementos de crecimiento para la organizacin, sino tambin a evitar su recurrencia. Facilitar al titular de la organizacin la toma de decisiones. Constatar las acciones que se llevaron a cabo para implementar las recomendaciones. Al finalizar la revisin, rendir de nuevo informe referente al grado y forma como se atendieron.