REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA MINISTERIO DE EDUCACION Y DEPORTES UNIVERSIDAD JOSE GREGORIO HERNANDEZ MATERIA: CONTABILIDAD DE COSTOS I

CONSIDERACIONES GENERALES SOBRE COSTOS COSTEO Y CONTROL DE MATERIALES Unidad I

PREPARADO POR: PROF. JOSE L. RINCON C.

MARACAIBO, 06 DE DICIEMBRE DE 2.012

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1.- Definicin de Costo Es un recurso que se sacrifica o al que se renuncia para alcanzar un objetivo especifico. Segn Polimeni es el valor sacrificado para adquirir bienes o servicios. 2.- Que es la Contabilidad de Costos Se relaciona principalmente con al acumulacin y el anlisis de la informacin de costos para uso interno con el fin de ayudar a la gerencia en la planeacin, el control y la toma de decisiones Polimeni. Para Garca Coln (2007; Pg. 8), la contabilidad de costos es un sistema de informacin empleado para predeterminar, registrar, acumular, controlar, analizar, direccionar, interpretar e informar todo lo relacionado con los costos de produccin, venta, administracin y financiamiento. De igual forma, Hargadon Jr. y Mnera (2007; Pg. 1) opinan que la contabilidad de costo en un sentido general, es el arte o la tcnica empleada para recoger, registrar y reportar la informacin relacionada con los costos y, con base en dicha informacin tomar decisiones adecuadas con la planeacin y el control de los mismos. Segn, Barfield (2006; Pg. 5), la contabilidad de costos se define como una tcnica o mtodo para determinar el costo de un proyecto, de un proceso o de un producto Este costo se determina a travs de una medicin directa, de una asignacin arbitraria o de una asignacin sistemtica y racional. 3.- Objetivos de la Contabilidad de Costos Para Hargadon Jr. y Mnera (2007; Pg. 2), los objetivos principales de la contabilidad de costos se pueden resumir en los siguientes: * Determinar el costo de los inventarios de productos fabricados tanto unitarios como globales con miras a la presentacin del balance genera. * Determinar el costo de los productos vendidos con el fin de poder calcular la utilidad o prdida en el periodo respectivo y poder preparar el estado de rentas y gastos. * Dotar la gerencia de una herramienta til para la planeacin y el control sistemtico de los costos de produccin. * Servir de fuente de informacin de costos para estudios econmicos y decisiones especiales relacionados principalmente con inversiones de capital a largo plazo, tales como: reposicin de maquinarias, expansin de planta, fabricacin de nuevos productos, fijacin de precios de ventas, entre otros. Segn Garca Coln (2007; Pg. 8), los objetivos de la contabilidad de costos son entre otros: * Contribuir a fortalecer los mecanismos de coordinacin y apoyo entre todas las reas (compras, produccin, recursos humanos, finanzas, distribucin, ventas, entre otros) para el logro de los objetivos de la empresa. * Determinar costos unitarios para establecer estrategias que se conviertan en ventajas competitivas sostenibles, y para efectos de evaluar los inventarios de produccin en procesos de artculos terminados. * Generar informacin que permita a los diferentes niveles de direccin una mejor planeacin, evaluacin y control de sus operaciones.

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* Contribuir a mejorar los resultados operativos y financieros de la empresa, propiciando el ingreso a procesos de mejoras continuas. * Contribuir a la elaboracin de presupuestos y la planeacin de utilidades y en la eleccin de alternativas, proporcionando informacin oportuna e incluso anticipada de los costos de produccin, distribucin, venta, administracin y financiamiento. * Controlar los costos incurridos a travs de comparaciones con costos previamente establecidos, y en consecuencia descubrir ineficiencias. * Generar informacin que contribuya a determinar los resultados por lnea de negocios, productos y centros de costo. * Atender los requerimientos de la Ley del Impuesto Sobre la Renta y su Reglamento. * Proporcionar informacin de costos, en forma oportuna, a la direccin de la empresa para una mejor toma de decisiones. 4.- Finalidad de la Contabilidad de Costos El sistema de Contabilidad de Costos tiene un fin en si misma, se puede estudiar desde diferentes puntos de vista entre si, pero se encaminan hacia un propsito comn del control y la informacin, estos son: a. Proporcionar informes relativos a costos, para medir la utilidad y evaluar el inventario (estado de resultados y balance general). b. Ofrecer informacin para el control administrativo de las operaciones y actividades de la empresa (informe de control). c. Proporcionar informacin a la administracin para fundamentar la planeacin y la toma de decisiones (anlisis y estudios especiales). 5.- Contabilidad de Costos vs. Contabilidad Financiera La Contabilidad de Costos se encarga principalmente de la acumulacin y anlisis de la informacin relevante para uso interno de los gerentes en la planeacin, el control y la toma de decisiones. La Contabilidad Financiera se ocupa principalmente de los estados financieros para uso externo de quienes proveen fondos a la entidad y de otras personas que pueden tener intereses creados en las operaciones financieras de la organizacin. 6.- Contabilidad de Costos vs. Contabilidad Gerencial La Contabilidad de Costos se encarga principalmente de la acumulacin y anlisis de la informacin relevante para uso interno de los gerentes en la planeacin, el control y la toma de decisiones. La Contabilidad Gerencial suministra la informacin requerida para las operaciones de planeacin, evaluacin y control, salvaguarda de los activos de la organizacin y se comunica con las partes interesadas y ajenas a la empresa. 7.- Diferencias Bsicas entre la Contabilidad Financiera y la Contabilidad de Costos a.- Propsito: La Contabilidad Financiera est dirigida a confeccionar los estados financieros para informar a terceras personas, la contabilidad de costos tiene como propsito servir de apoyo a la

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gerencia en la toma de decisiones internas mediante una adecuada planificacin, control de gestin y seguimiento de las operaciones. b.- Usuarios: En la contabilidad financiera los usuarios son fundamentalmente externos a la empresa, mientras que la de costos los usuarios son internos, por lo general, gerentes de la organizacin a varios niveles. c.- Orientacin en el tiempo: La informacin que genera la contabilidad financiera est relacionada con el pasado, describe el resultado de ciertas actividades, mientras la de costos necesita de informacin sobre los hechos pasados, est relacionada principalmente con el futuro. d.- Restricciones en la presentacin de la informacin: La informacin de la contabilidad financiera se presenta segn los principios de contabilidad generalmente aceptados (PCGA), mientras que la de costos la informacin se presenta segn las necesidades y reglas establecidas por los responsables de tomar las decisiones, quienes tienen suficiente poder de modificarlas. e.- Unidad de Medida: En la financiera la informacin contenida en los estados financieros se suele expresar en unidades monetarias, en la de costos la informacin presentada en lo informes se expresa en unidades monetarias y fsicas. f.- Visin Analtica: La financiera, a travs de los estados financieros se muestra una visin condensada de la organizacin como un todo, en costos se muestra a travs de los informes una visn con un mayor nivel de detalle de los productos, tales como: centros de costos y niveles de responsabilidad. g.- Criterio de economicidad: En la financiera este criterio es prcticamente ignorado, en la de costos es bsico, debido a la posibilidad de elegir entre varias alternativas, lo cual hace necesario el anlisis previo del costo y del beneficio de la informacin a reportar. 8.- Elementos que integran los Costos (Costo de un Producto) todo y con ejemplos Los elementos de costo de un producto son: a. Materiales: Son los principales recursos que usan en al produccin, stos se transforman en bienes terminados con la adicin de mano de obra y costos indirectos de fabricacin. El costo de los materiales se dividen en: Materiales Directos: Son todos los que pueden identificarse en la fabricacin de un producto terminado, fcilmente se asocian con ste y representan el principal costo de materiales en al elaboracin del producto. Un ejemplo de material directo es la madera aserrada que se utiliza en la fabricacin de una litera. Materiales Indirectos: Son aquellos involucrados en la elaboracin de un producto, pero no son materiales directos. Estos se incluyen como parte de los costos indirectos de fabricacin. Un ejemplo es el pegante usado para construir una litera.

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b. Mano de Obra: Es el esfuerzo fsico o mental empleados en la fabricacin de un producto. Los costos de mano de obra se dividen en: Mano de Obra Directa: Es aquella directamente involucrada en al fabricacin de un producto terminado que puede asociarse con ste con facilidad y que representa un importante costo de mano de obra en al elaboracin del producto. El trabajo de los operadores de una maquina en una empresa de manufacturera se considera mano de obra directa. Mano de Obra Indirecta: Es aquella involucrada en la fabricacin de un producto que no se considera como mano de obra directa. La mano de obra indirecta se incluye como parte de los costos indirectos de fabricacin. El trabajo de un supervisor de planta es un ejemplo de este tipo de mano de obra. c. Costos Indirectos de Fabricacin: Es un pool de costos donde se utilizan para acumular los materiales indirectos, la mano de obra indirecta y los dems costos indirectos de fabricacin que no pueden identificarse directamente con los productos especficos. Ejemplos de costos indirectos tenemos, el arrendamiento, energa y calefaccin, depreciacin del equipo de la fbrica. En el siguiente grafico observaremos los elementos de un producto: MATERIALES OTROS COSTOS DE MANUFACTURA MANO DE OBRA

DIRECTO

INDIRECTO

INDIRECTO

DIRECTO

MATERIALES COSTOS INDIRECTOS MANO DE OBRA DIRECTOS DE FABRICACION DIRECTA Observemos este ejemplo, una empresa incurre en los siguientes costos en la fabricacin de mesas de madera:
Materiales: Madera de Roble Madera de Pino Pegante Tornillos 150.000 110.000 800 1.000 Mano de Obra: Cortadores de Madera Ensamb. de Mesas Lijadores Supervisor Portero Total 180.000 190.000 170.000 20.000 10.000 570.000 Otros: Arriendo de fabrica Servicio Gen. Fab Arriendo de Oficina Salarios de Oficina Dep. Equipo de Fab Dep. Equipo de Ofic. Total Total General 70.000 20.000 16.000 80.000 21.000 8.000 215.000 1.046.000

Total

261.800

Representaremos estas cifras en los elementos del producto, segn el caso en la tabla:
Materiales Directos 150.000 110.000 Mano de obra Directa Costos Indirectos de Fabricacin Costo Total de Produccin 150.000 110.000 800 1.000

Madera de Roble Madera de Pino Pegante Tornillos

800 1.000

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Cortad. de Madera Ensambladores de Mesas Lijadores Supervisor Portero Arriendo de Fab. Serv.Gen. de Fab. Dep. Equipo Fab. Total

180.000 190.000 170.000 20.000 10.000 70.000 20.000 21.000 142.800

260.000

540.000

180.000 190.000 170.000 20.000 10.000 70.000 20.000 21.000 942.800

En el ejemplo no se incluyen como costo del producto el arrendamiento de la oficina 16.000, los salarios de la oficina 80.000 y la depreciacin del equipo de oficina 8.000. Los Costos indirectos de fabricacin pueden clasificarse adems como fijos, variables y mixtos. 9.- Diferencia entre Costos y Gastos Ambos trminos se refieren a desembolsos, pero es necesario reconocer que la diferencia fundamental entre uno y otro es: La funcin a la que se les asigna: Los costos se relacionan con la funcin de produccin y los gastos se relacionan con funciones de distribucin, administracin y financiamiento. Su tratamiento contable: Los costos se incorporan a los inventarios de materias primas, produccin en proceso y artculos terminados y se reflejan como activo dentro del balance general, son inventariables. Los costos de produccin se llevan al estado de resultado poco a poco y paulatinamente, es decir, cuando y a medida que los productos elaborados se venden, afectando el rengln de costo de los artculos vendidos. Los gastos de distribucin, administracin y financiamiento no corresponden al proceso productivo, es decir, no se incorporan al valor de los productos elaborados, sino que se consideran costos del perodo, no son inventariables, se llevan al estado de resultado inmediata e ntegramente en el periodo en que se incurre. 10.- Relacin con la Produccin Los Costos pueden clasificarse de acuerdo con su relacin con al produccin. Esta clasificacin esta estrechamente relacionada con los elementos de costo de un producto (materiales directos, mano de obra y costos indirectos de fabricacin) y con los principales objetivos de la planeacin y el control. Las dos categoras, con base en su relacin con la produccin, son los costos primos y los costos de conversin. Costos Primos: Son los materiales directos y la mano de obra directa. Estos costos se relacionan en forma directa con la produccin. Costos de Conversin: Son los relacionados con la transformacin de los materiales directos en productos terminados. Los costos de conversin son la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacin. Los Costos Primos y los Costos de Conversin pueden representarse de la siguiente manera: COSTOS PRIMOS MATERIALES DIRECTOS MANO DE OBRA DIRECTA COSTOS DE INDIRECTOS FABRICACION

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COSTOS DE CONVERSION Costos Primos = Materiales Directos + Mano de Obra Directa Costos de Conversin = Mano de Obra Directa + Costos Indirectos de Fabricacin Adems tenemos conceptos complementarios del costo de produccin, los cuales son: Costo Total: Es la suma del costo de produccin ms los gastos de operacin. Costo Unitario Total: Es aquel costo que se obtiene como resultado de dividir los costos totales incurridos durante un perodo determinado entre el nmero de unidades producidas en el mismo perodo, son costos promedio. Costo Unitario de Produccin: Tambin es un costo promedio, pero se obtiene de dividir el total del costo de produccin entre el nmero de unidades producidas en un perodo determinado. Costos Mixtos: Estos Costos tienen caractersticas de fijos y variables, a lo largo de varios rangos relevantes de operacin. Existen dos tipos de costos mixtos: costos semivariables y costos escalonados. Costos Semivariables: La parte fija de un costo semivariable usualmente representa un cargo mnimo al hacer determinado artculo o servicio disponibles. La parte variable es el costo cargado por usar realmente el servicio. Un ejemplo es el servicio telefnico el cual consta de dos elementos: un cargo fijo por la tarifa que el usuario tiene para recibir o hacer llamadas, mas un cargo adicional o variable por cada llamada telefnica realizada. Tambin podemos ver este caso en un ejemplo que una empresa arrienda un camin de reparto con un monto fijo de tanto bolvares por da, ms un porcentaje por cada Km. Recorrido por este. Consideremos que el precio es de 20.000 diario por el camin y 10 Bs. Por Km. Recorrido y este recorre 1.000 Km. diarios el clculo es el siguiente: Cargo Fijo (Componente Fijo) 20.000 Cargo por Km. (Componente Variable) (10.000 Km. X 10 Bs.) 10.000 Costo Total 30.000 Costos Escalonados: La parte fija de los costos escalonados cambia abruptamente a diferentes niveles de actividad puesto que estos costos se adquieren en partes indivisibles. Ejemplo un salario de un supervisor, si se requiere un supervisor por cada 10 trabajadores, si tenemos 18 necesitamos 2 supervisores y si se contratan 10 trabajadores mas se requiere de otro supervisor. El costo escalonado es similar a un costo fijo dentro de un rango relevante muy pequeo. Revisando los costos de fabricacin veremos esta tabla algunos ejemplos a continuacin:
COSTOS VARIABLES Materiales Directos Mano de Obra Directa Electricidad Maquinaria Dep. bajo el mtodo de unidades de produccin COSTOS FIJOS Mantenimiento de Edificio Dep.(excepto para unid. de produccin) Impuestos sobre la Planta Seguro de Arriendo de Planta COSTOS MIXTOS SEMIVARIABLES Arriendo de Camiones Arriendo de Equipos Servicios Generales Servicio Telefnico ESCALONADOS Salarios de Supervisores Inspeccin

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11. Capacidad para asociar los costos Un costo puede considerarse directo o indirecto segn la capacidad de la gerencia para asociarlo en forma especfica a rdenes, departamentos, territorios de ventas, etc. Costos Directos: Son aquellos que la gerencia es capaz de asociar con los artculos o reas especficos. Los materiales directos y los costos de mano de obra directa de un determinado producto constituyen ejemplos de costos directos. Costos Indirectos: Son aquellos comunes a muchos artculos y, por tanto, no son directamente asociables a ningn artculo o rea. Usualmente los costos indirectos se cargan a los artculos o reas con base en las tcnicas de asignacin. Por ejemplo, los costos indirectos de manufactura se asignan a los productos despus de haber sido acumulados en un grupo de costos indirectos de fabricacin. 12.- Departamento donde se incurren los costos. Un departamento es la principal divisin funcional de una empresa. El costeo por departamentos ayuda a la gerencia a controlar los costos indirectos y a medir el ingreso. En las empresas manufactureras se encuentran los siguientes tipos de departamentos: Departamento de Produccin: Estos contribuyen directamente a la produccin de un artculo e incluyen lo departamentos donde tienen lugar los procesos de conversin o de elaboracin. Comprenden operaciones manuales y mecnicas realizadas directamente sobre el producto manufacturado. Departamento de Servicios: Son aquellos que no estn directamente relacionados con al produccin de un artculo. Su funcin consiste en suministrar servicios a otros departamentos. Algunos ejemplos son nmina, oficinas de fbrica, cafetera y seguridad de planta. Los costos de estos departamentos por lo general se asignan a los departamentos de produccin, puesto que stos se benefician de los servicios suministrados. 13.- reas funcionales de los Costos. Los costos clasificados por funcin se acumulan segn la actividad realizada. Estos son: Costos de Manufactura: Estos se relacionan con la produccin de un artculo. Los costos de manufactura son la suma de los materiales directos, de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricacin. Costos de Mercado: Se incurren en la promocin y venta de un producto o servicio. Costos Administrativos: Se incurren en la direccin, control y operacin de una compaa e incluyen el pago de salarios a la gerencia y al staff. Costos Financieros: Estos se relacionan con la obtencin de fondos para la operacin de la empresa. Incluyen el costo de los intereses que la compaa debe pagar por los prstamos, as como el costo de otorgar crdito a los clientes. 14.- Periodo en que los costos se comparan con el ingreso Los costos tambin pueden clasificarse sobre la base de cuando se cargan contra los ingresos. Algunos costos se registran primero como activos (gastos de capital) y luego se deducen (se cargan como un gasto) a medida que se usan o expiran. Otros costos se registran inicialmente como gastos (gastos operacin). La clasificacin de los costos en categoras con respecto a los periodos que benefician, ayudan a la gerencia en la medicin del ingreso, en la preparacin de estados financieros y en al asociacin de los gastos con los ingresos en el periodo apropiado. Las dos categoras usadas son:

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Costos del Producto: Son los que se identifican directa e indirectamente con el producto. Estos son los materiales directos, la mano de obra directa y los costos indirectos de fabricacin. Estos costos no suministran ningn beneficio hasta que se venda el producto y, por consiguiente, se inventaran hasta la terminacin del producto. Cuando se venden los productos, sus costos totales se registran como un gasto, denominado costos de los bienes vendidos. El costo de los bienes vendidos se enfrenta con los ingresos del periodo en el cual se venden los productos. Costos del Periodo: Estos costos, que no estn directa ni indirectamente con el producto, no son inventariados. Los costos del periodo se cancelan inmediatamente, puesto que no puede determinarse ninguna relacin entre costo e ingreso. Los siguientes son ejemplos de los costos del periodo: el salario de un contador (gastos administrativos), la depreciacin del vehculo de un vendedor (gastos de mercadeo) y los intereses incurridos sobre los bonos corporativos (gastos financieros). En el siguiente cuadro observaremos la relacin entre el costo del producto y los costos del periodo: COSTO
DESEMBOLSO DE CAPITAL ACTIVO (BENEFICIO FUTURO) COSTO NO EXPIRADO GASTO CORRIENTE GASTO (SIN BENEFICIO FUTURO) COSTO NO EXPIRADO

MATERIALES COSTO DEL MANO DE OBRA DIRECTOS PRODUCTO DIRECTA COSTOS INDIRECTOS COSTOS INDIRECTOS DE FABRICACION DE FABRICACION COSTOS DE LOS BIENES VENDIDOS

GTOS DE VTAS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

GTOS DE VTAS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

COSTO DEL PERIODO ESTADO DE INGRESOS

15.- Relacin con la planeacin, el control y la toma de decisiones Los Costos que ayudan a la gerencia en las funciones de planeacin, control y toma de decisiones son: Costos Estndares y Costos Presupuestados: Los costos estndares son aquellos que deberan incurrirse en determinado proceso de produccin en condiciones normales. El costeo estndar usualmente se relaciona con los costos unitarios de los materiales directos, la mano de obra y los costos indirectos de fabricacin, cumplen con el mismo propsito de un presupuesto. (Un presupuesto es una expresin cuantitativa de los objetivos esenciales y es un medio para controlar el desarrollo hacia el logro de dichos fines), Sin embargo, los presupuestos con frecuencia muestran la actividad pronosticada sobre una base de costo total ms que sobre una base de costo unitario. La gerencia utiliza los costos estndares y los presupuestados para planear el desempeo futuro y luego, para controlar el desempeo real mediante el anlisis de variaciones (es decir, la diferencia entre las cantidades esperadas y las reales). Costos Controlables y no Controlables: Los Costos Controlables son aquellos que pueden estar directamente influenciados por los gerentes de unidad en determinado periodo. Por ejemplo, donde los gerentes tienen la autoridad de adquisicin y uso, el costo puede

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considerarse controlable por ellos. Los costos no Controlables son aquellos que no administran en forma directa determinado nivel de autoridad gerencial. Costos Fijos Comprometidos y Costos Fijos Discrecionales: Un costo fijo comprometido surge, por necesidad, cuando se cuenta con una estructura organizacional bsica (es decir, propiedad, planta, equipo, personal asalariado esenciales, etc.). Es un fenmeno a largo plazo que por lo general no puede ajustarse, en forma descendente sin que afecte adversamente la capacidad de la organizacin para operar, incluso, a un nivel mnimo de capacidad productiva. Un costo fijo discrecional surge de las decisiones anuales de asignacin para costos de reparaciones y mantenimiento, costos de publicidad, capacitacin de los ejecutivos, etc. Es un fenmeno de trmino a corto plazo que, por lo general, puede ajustarse de manera descendente, que as permite que la organizacin opere a cualquier nivel deseado de capacidad productiva, teniendo en cuenta los costos fijos autorizados. Costos Relevantes y Costos Irrelevantes: Los costos relevantes son costos futuros esperados que difieren entre cursos alternativos de accin y pueden descartarse si se cambia o elimina alguna actividad econmica. Los costos irrelevantes son aquellos que no se afectan por las acciones de la gerencia. Los costos hundidos son un ejemplo de costos irrelevantes. Estos son costos pasados que ahora son irrevocables, como la depreciacin de la maquinaria. Cuando se les confronta con una seleccin, dejan de ser relevantes y no deben considerarse en un anlisis de toma de decisiones, excepto por los posibles efectos tributarios sobre su disposicin y en las lecciones dolorosas que deben aprenderse de los errores pasados. Los hechos especficos de una situacin dada determinarn cules costos son relevantes y cules irrelevantes. Costos Diferenciales: Un costo diferencial es la diferencia entre los costos de cursos alternativos de accin sobre una base de elemento por elemento. Si el costo aumenta de una alternativa a otra, se denomina costo incremental, si el costo disminuye de una alternativa a otra, se denomina costo decremental. Cuando se analiza una decisin especfica, la clave son los efectos diferenciales de cada opcin en las utilidades de la compaa. Con frecuencia, los costos variables y los incrementales son los mismos. Sin embargo, en caso de que una orden especial, por ejemplo, extienda la produccin ms all del rango relevante, se incrementaran los costos variables al igual que los fijos totales. En ese caso, el diferencial en los costos fijos debe incluirse en el anlisis de la toma de decisiones junto con el diferencial en los costos variables. Costo de Oportunidad: Cuando se toma una decisin para empearse en determinada alternativa, se abandonan los beneficios de otras opciones. Los beneficios perdidos al descartar la siguiente mejor alternativa son los costos de oportunidad de la accin escogida. Puesto que realmente no se incurre en costos de oportunidad, no se incluyen en los registros contables. Sin embargo, constituyen costos relevantes para propsitos de toma de decisiones y deben tenerse en cuenta al evaluar una alternativa propuesta. Costo de Cierre de Planta: Son los costos fijos en que se incurrira aun sino hubiera produccin. Es un negocio estacional, la gerencia a menudo se enfrenta a decisiones de si suspender las operaciones o continuar operando durante la temporada muerta. En el periodo a corto plazo es ventajoso para la firma permanecer operando en al medida en que puedan generarse suficientes ingresos por ventas para cubrir los costos variables y contribuir a recuperar los costos fijos. Los costos usuales de cierre de planta que deben considerarse al

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decidir si se cierra o se mantiene abierta son arrendamiento, indemnizacin por despido a los empleados, costos de almacenamiento, seguro y salarios del personal de seguridad. 16. Que es Materiales Son elementos bsicos que transforman en productos terminados a travs del uso de la mano de obra y de los costos indirectos de fabricacin en el proceso de produccin. Los costos de los materiales pueden ser directos e indirectos. Los materiales directos son aquellos que pueden identificarse con la produccin de un articulo terminado, que pueden asociarse fcilmente al producto y que representan un costo importante del producto terminado. Un ejemplo seria el acero utilizado en la fabricacin del automvil. Los materiales directos, junto con la mano de obra se clasifican como costos primos. Los materiales indirectos son los dems materiales o suministros involucrados en la produccin de un articulo que no se clasifican como materiales directos, por ejemplo, el pegante que se emplea en la fabricacin de muebles y los remaches utilizados para ensamblar un automvil (es decir, costos necesarios pero relativamente insignificantes). Los materiales indirectos de fabricacin se consideran costos indirectos de fabricacin. 17. Como se Contabilizan los Materiales La contabilizacin de los materiales por parte de un fabricante comprende dos actividades: La compra de materiales y su uso. a.- Compra de Materiales La mayora de los fabricantes cuentan con un departamento de compras cuya funcin es hacer pedidos de materias primas y suministros necesarios para la produccin. El gerente del departamento de compras es responsable de garantizar que los artculos pedidos renan los estndares de calidad establecidos por la compaa, que se adquieran al precio mas bajo y se despachen a tiempo. Comnmente se utilizan tres formatos en la compra de artculos: una requisicin de compra, una orden de compra y un informe de recepcin. b.- Requisicin de Compra Una requisicin de compra es una solicitud escrita que usualmente se enva para informar al departamento de compras acerca de una necesidad de materiales y suministros. Suponemos un ejemplo el almacn de materiales solicita un pedido de 50 equipos, del numero de catalogo 20 B, a un precio de 1.000,00 y los cuales se deben distribuir para determinada fecha. El empleado llena el formato de requisicin de compra y lo enva hasta el departamento de compra para solicitar los equipos. En el cuadro siguiente se muestra la requisicin solicitada, por lo general se hace en original y copia, el original su destino es el departamento de compras (para ubicar el pedido) y la copia para el empleado del almacn que solicito la orden de compra (para realizar seguimientos de los pedidos). Es de hacer notar que cada empresa u organizacin tiene especificaciones establecidas en la mayor parte de sus formatos.
KARITAS S. A. No. REQUISICION DE COMPRA DEPARTAMENTO O PERSONA QUE REALIZA LA SOLICITUD _______________ FECHA DEL PEDIDO: __________FECHA REQUERIDA DE ENTREGA_________

CANTIDAD 50

NUMERO DE DESCRIPCION PRECIO CATALOGO UNITARIO 20 B EQUIPOS 1.000,00

TOTAL 50.000,00

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COSTO TOTAL 50.000,00 ______________ Firma Autorizada c.- Orden de Compra Si la requisicin de compra esta correctamente elaborada, el departamento de compras emitir una orden de compra. La orden de compra es una solicitud escrita a un proveedor, por determinados artculos a un precio convertido. La solicitud tambin especifica los trminos de pago y de entrega. La orden de compra es la autorizacin al proveedor para entregar los artculos y presentar una factura. Continuamos con el mismo ejemplo anterior, el original de la orden de compra se le enva al proveedor (Para ubicar el pedido), las copias usualmente van al departamento de contabilidad (Con el propsito de registrarlas en el libro diario de compras y los libros mayores y auxiliares), a cuentas por pagar (por cualquier pago eventual dentro del periodo de descuento), al departamento de recepcin (para hacerles ver que hay una entrega de material) y finalmente una copia para el departamento de compras (para as mantener un archivo de las ordenes de compras emitidas).
KARITAS S. A. O. C. No. ORDEN DE COMPRA PROVEEDOR __________________ FECHA DEL PEDIDO: ___________________ __________________________________FECHA DE PAGO_____________________ TERMINOS DE LA ENTREGA ________________ TERMINOS DE PAGO _________

CANTIDAD 50

NUMERO DE DESCRIPCION CATALOGO 20 B EQUIPOS

PRECIO UNITARIO 1.000,00

TOTAL 50.000,00

COSTO TOTAL 50.000,00 ______________ Firma Autorizada d.- Informe de Recepcin Cuando se despachan los artculos ordenados, el departamento de recepcin los desempaca y los cuenta. Es un formato que garantiza que los artculos entregados sean los realmente contados, los que estn daados y las especificaciones que estn en la orden de compra y la lista de empaque. El departamento de recepcin emite un informe donde contiene el nombre del proveedor, numero de orden de compra, fecha en que se recibe el pedido, cantidad recibida, descripcin de los artculos, diferencias con la orden de compra (menciona los artculos daados) y por ultimo la firma autorizada. Para ver el informe de recepcin continuamos con el mismo ejemplo para los 50 equipos, el original lo guarda el departamento de recepcin, las copias se envan al departamento de compras (con el propsito de indicar que el pedido fue recibido) y el departamento de cuentas por pagar (para confrontar con la orden de compra y la factura del proveedor), si todo esta correcto se autoriza el pago, por ultimo las copias se envan al departamento de contabilidad (registro en el libro diario e ingresar la compra y el pasivo relacionado) y el empleado de

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almacn que inicio tal requisicin de compra (avisa que los equipos llegaron), a su vez se adjunta una copia a los materiales que van al almacn.
KARITAS S. A. INFORME DE RECEPCION PROVEEDOR _________________ _______________ ORDEN DE COMPRA No. ________________________ FECHA DE RECEPCION : ______________________ No. _________

CANTIDAD DESCRIPCION 50 EQUIPOS ______________ Firma Autorizada

DISCREPANCIAS NINGUNA

Para concluir con la contabilizacin de los materiales se muestra un ejemplo en la figura siguiente del uso de los tres formatos, primero la factura del vendedor (factura del proveedor) que se incluye porque el ciclo no se completa hasta que la cantidad adecuada, segn la factura, menos cualquier descuento, se paga, para propsitos de control interno, los tres documentos a saber (orden de compra, informe de recepcin y factura del proveedor) deben confrontarse y aprobarse por una persona independiente, de lo contrario, puede ocurrir que la persona encargada del departamento de compras que emiti la orden, podra aprobar la factura a un precio mayor al de la orden de compra y recibir una comisin del proveedor, para concluir lo mejor para una organizacin es que las personas involucradas de una seccin no estn relacionadas con el departamento de contabilidad y se responsabilicen por la revisin y aprobacin, para as no existir conflictos de intereses dentro la empresa.

Requisicin de compra

Orden de compra

Informe de Recepcin

Factura del Proveedor

Inicia

Empleado de la bodega genera la solicitud

Departamento de compras emite la orden de compra

Proveedor

Departamento de Contabilidad

Departamento de Recepcin

Cuentas por Pagar

e.- Salida de Materiales

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La persona encargada del almacn es la responsable del adecuado almacenamiento, proteccin y salida de todos los materiales bajo su custodia. La salida debe ser autorizada por medio de un formato de requisicin de materiales preparado por el gerente de produccin o por el supervisor del departamento. Cada formato de requisicin de materiales indica el nmero de orden o el departamento que solicita los artculos, la cantidad, la descripcin, el costo unitario y el costo total de los artculos despachados. El costo que figura en el formato de requisicin de materiales es la cantidad que se carga a produccin por los materiales utilizados, el calculo del costo total de los materiales entregados parece relativamente simple: el costo unitario de un articulo se multiplica por la cantidad comprada y la cantidad se determina con propiedad a partir del formato de requisicin de materiales, sin embargo determinar el costo unitario de los materiales despachados no es tan simple en periodos de inflacin (alza de precios). A continuacin observamos como el formato de requisicin de materiales:
KARITAS S. A. No. _________ FORMATO DE REQUISICION DE MATERIALES FECHA DE SOLICITUD ____________ FECHA DE ENTREGA _________________ DEPARTAMENTO QUE LA SOLICITA______________APROBADO POR ________ REQUISICION No. ____________________ ENVIAR A: _______________________

CANTIDAD

DESCRIPCION

50 EQUIPOS DEVOLUCION: NINGUNA

NUMERO DE ORDEN COSTO DE TRABAJO UNITARIO EQUIPOS 10,00 SUB TOTAL

TOTAL 5.000,00 5.000,00 -0-

TOTAL 5.000,00 18. Sistema de Contabilizacin de Materiales enviados a Produccin e Inventario Final de Materiales Tanto el sistema de inventario peridico como el de inventario perpetuo pueden utilizarse para contabilizar los materiales enviados a produccin y el inventario final de materiales. a.- Contabilizacin mediante el Sistema de Inventario Peridico En un sistema de inventario peridico, la compra de materiales se registra en una cuenta titulada Compras de materias primas. Si existe un inventario inicial de materiales, este se registra en una cuenta separada llamada Inventario inicial de materiales. Las compras mas el inventario inicial es igual a los materiales disponibles para usar durante un periodo. Para determinar el inventario final de materiales, debe realizarse un conteo fsico de los materiales todava disponibles al final del periodo, el costo de los materiales utilizados en el periodo se determina restando el inventario final de materiales de los materiales disponibles para usar durante el periodo, de la siguiente manera: Inventario Inicial de Materiales + Compras = Materiales disponibles para usar XXXXXX XXXXXX XXXXXX

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- Inventario Final de materiales (con base en un conteo fsico) XXXXXX = Costo de los materiales empleados XXXXXX Se puede observar que en este mtodo, el costeo de los materiales usados no se determina directamente, se calcula de manera indirecta como un residuo, en otras palabras, el costo de los materiales utilizados es igual a lo que queda despus de restar el costo del inventario final del costo de los materiales disponibles para su uso. b.- Contabilizacin mediante el Sistema de Inventario Perpetuo En un sistema de inventario perpetuo, la compra de materiales se registra en una cuenta titulada Inventario de materiales, en lugar de hacerlo en una cuenta de compras. Si existe un inventario inicial de materiales, tambin debe registrarse como un debito en la cuenta de inventario de materiales. Cuando se utilizan los materiales, la cuenta de inventario de materiales se acredita por el costo de los materiales usados con un correspondiente debito en la cuenta de inventario de trabajo en proceso. El resultado final es que el costo de los materiales usados se carga a produccin en el momento en que se emplean los materiales, y el saldo de la cuenta de inventario de materiales muestra el costo de los materiales aun disponibles para su uso. As, en el mtodo de inventario perpetuo, tanto el costo de los materiales usados como el inventario final de materiales pueden determinarse directamente despus de cada transaccin. Cuando se emplea un sistema de inventario perpetuo debe mantenerse tarjetas de registro del libro mayor auxiliar a fin de contabilizar los inventarios de materiales, el total de los materiales de las tarjetas de registro de materiales en el libro mayor general, el libro mayor auxiliar de materiales tiene una tarjeta de registro de inventario separada para cada tipo de articulo en el inventario, este formato comn es una tarjeta de registro de inventario, la cual se describe a continuacin:
PARTE: EQUIPOS TARJETA DE REGISTRO DE INVENTARIO DESCRIPCION: ROJOS Y VERDES

RECIBIDO
FECHA CANT. VALOR

EMITIDO
FECHA CANT. VALOR

SALDO
CANT. COSTO UNITARIO VALOR

1/6/08

50

50,00 3/6/08 50 50,00

50 0

1,00 0

50,00 0

c.- Registro del Costo de Materiales en el Libro Diario En el sistema de inventario perpetuo se utiliza por la mayor parte de las empresas manufactureras medianas y grandes, este sistema suministra mejor control y mayor informacin que un sistema de inventario peridico. Con la disponibilidad de computadores no costosos, los pequeos fabricantes pueden sacarle provecho a los beneficios de mantener un sistema de inventario perpetuo. Con este sistema, los materiales se adquieren, se realiza un debito directamente a la cuenta de inventario de materiales. Cuando los materiales directos se emplean en produccin, debe hacerse un asiento en el libro diario para cargar el costo de los materiales al inventario de

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trabajo en proceso. El costo de los materiales indirectos cuando se emplean en produccin, se debita al control de costos indirectos de fabricacin. Suponemos que se compran 200 unidades de materiales directos y 50 unidades de materiales indirectos a 10 y 5 por unidad respectivamente, se realiza el siguiente asiento para registrar la compra de materiales: Inventario de Materiales 2.250,00 Caja o cuentas por pagar 2.250,00 200 Unidades x 10 cada una = 2.000,00 50 Unidades x 5 cada una = 250,00 Total 2.250,00 Pero si la gerencia desea llevar cuentas separadas de inventario para materiales directos e indirectos, vamos a suponer que de las unidades compradas anteriormente se empleen 50 Unidades de materiales directos y 20 unidades de materiales indirectos en la produccin, se realizara el siguiente asiento para registrar el envi de los materiales del inventario, as: Inventario de Trabajo en Proceso (50 Unidades x 10,00) 500,00 Control de Costos Indirectos de fabricacin (20 Unid. x 5,00) 100,00 Inventario de Materiales 600,00 El porque de este asiento, es debido que los materiales directos se debitan al Inventario de Trabajo en Proceso, porque estos representan un elemento importante del costo de un producto y por lo tanto requieren un reconocimiento separado a fin de proveer un mejor control, en cambio los materiales indirectos en general representan cantidades insignificantes las cuales no son atribuyen al producto y en consecuencia, se cargan al control de costos indirectos de fabricacin, esta cuenta (Control de costos indirectos de fabricacin) se utiliza para acumular todos los costos indirectos de produccin como materiales indirectos, mano de obra indirecta, depreciacin de fbrica, etc. 19. Procedimientos de Control Es de gran importancia que una compaa cuente con un buen sistema de control de inventario de materiales. El logro de un buen control mantiene los costos a un nivel mnimo y la produccin de planta en un plan de trabajo constante e ininterrumpido. Los siguientes conceptos deben emplearse en un sistema de control de inventarios: Esta es una la pregunta dice como que nombre 3 caracteristicas de los procedimientos de control a. El inventario es el resultado de la compra de materias primas y partes. Tambin es el resultado de aplicar la mano de obra y los costos indirectos de fabricacin a las materias primas para producir. b. La reduccin del inventario es el resultado del uso normal y de encontrar usos alternativos o desechar los itemes innecesarios. c. La inversin ptima en inventario se basa en tcnicas cuantitativas diseadas para minimizar el costo de mantener y organizar el inventario. d. La compra eficiente, la administracin y la inversin en materiales dependen de un pronstico exacto de ventas y de la programacin de la produccin.

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e. Los pronsticos ayudan a determinar en que momento se ordenan los materiales. El control del inventario se logra mediante la programacin de la produccin. f. El control de inventarios es ms que mantener registros de inventario. El control lo realizan las personas que hacen juicios personales con base en sus experiencias pasadas. Sus decisiones se toman dentro de una estructura general de los objetivos y las polticas de la organizacin para lograrlos. El control es relativo, no absoluto. g. Los mtodos de control de inventario variaran en gran parte segn el costo de los materiales y su importancia en el proceso de manufactura. Los materiales costosos o aquellos que son esenciales para la produccin, tienden a que su programa de control se revise con mayor frecuencia por un personal experimentado, a pesar del costo y el esfuerzo de hacerlo. Los procedimientos de control comnmente utilizados son: Esta es la otra si dice como que nombre todos los procedimientos de control utilizados normalmente por el fabricante a.- Pedido Cclico Es un mtodo en el que se revisan los materiales disponibles en un ciclo regular o peridico. Por ejemplo, el inventario de materiales podra revisarse cada 30 das. La duracin del ciclo variara segn el tipo de materiales que se revisan. Los artculos esenciales tienen ciclos de revisin ms cortos que los artculos menos importantes. Al momento de la revisin se colocara un pedido para llevar el inventario a un nivel deseado como, por ejemplo, existencias para dos semanas. Una tcnica utilizada con frecuencia para artculos pequeos es el mtodo de 30-60-90 das. Cuando el inventario baja a existencias de 60 das, se realiza un pedido por una provisin de 30 das. Pueden realizarse ajustes en el nmero de das de las existencias o en la cantidad ordenada durante periodos de fluctuacin conocidos. b.- Mtodo Mnimo-Mximo Se basa en el supuesto de que los inventarios de materiales tienen niveles mnimos y mximos. Una vez determinadas las cantidades mnimas y mximas especificas, la cantidad mnima representa el punto del pedido. Cuando el inventario llega a la cantidad mnima, se hace una orden para incrementar el inventario a la cantidad mxima. Por lo general, las cantidades mnimas se basan en una cantidad que proteger contra los agotamientos de inventarios. c.- Mtodo Doble Compartimiento Se utiliza cuando los materiales son relativamente econmicos y/o no esenciales. Este sistema tiene la ventaja de ser simple y requiere un mnimo de tiempo de oficina. El inventario de materiales se divide y se sita en dos compartimientos o depsitos. El primero contiene la cantidad de artculos que se utilizaran entre el intervalo en que se recibe un pedido y se sita el siguiente pedido. El segundo contiene existencias suficientes para cubrir el uso entre el pedido y su entrega, ms las unidades adicionales de las existencias de seguridad. Cuando se agota el primer compartimiento, se hace un pedido. Los artculos en el segundo, se utilizan hasta el recibo del pedido, el cual se coloca tan pronto como sea necesario usar los artculos del segundo compartimiento.

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d.- Sistema de Pedido Automtico Es aquel en el que los pedidos se hacen automticamente, tan pronto como el nivel de inventario alcanza una cantidad predeterminada del punto de pedido. Este sistema es particularmente conveniente cuando una empresa emplea un computador. Se mantienen tarjetas de registro de inventario perpetuo que registran las compras y requisiciones de materiales especficos. Cuando se alcanza el punto de pedido predeterminado, el computador en forma automtica clasifica la tarjeta de materiales. Despus, un empleado las procesa y hace un pedido por la cantidad necesaria. Con el uso del computador, es posible recalcular peridicamente la inversin ptima en inventario y, por tanto, revisar la cantidad que va a comprarse as como imprimir las rdenes de compra reales. e.- Plan ABC Se utiliza cuando una empresa tiene gran cantidad de itemes individuales, cada uno con un valor diferente. El control de materiales de un artculo de alto valor ser diferente del control de uno de bajo valor. As, el plan ABC es una forma sistemtica de agrupar los materiales en clasificaciones separadas y determinar el grado de control que cada grupo merece. Por ejemplo, los itemes que no son costosos y/o no fundamentales para el proceso de produccin pueden contabilizarse con el mtodo mnimo-mximo o el mtodo del doble compartimiento. Las tcnicas complejas de inventario, como el sistema de pedido automtico, pueden emplearse para planear y controlar los artculos que son costosos y/o fundamentales para el proceso de produccin.