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Table of Contents Que es el Proyecto DBPMS BPM-Worflow Digital File Firma Digital Inteligencia de Negocios Casos de Exito

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En una aplicacin amigable en espaol, centrada en los procesos para mejorar su flujo. DBPMSuite se basa en diversos mdulos cuya colaboracin permite a la empresas contar una solucin ideal para todos los procesos diarios. Contamos, con BPMS, Gestin Documental, Reglas de negocio, OCR, Firma Digital, Impresora Virtual. Con Interfases en Intranet y web (JAVA-.NET-ORACLE FORMS 10G,11G)

1. Divisoft BPMS Intercambia e Interpreta los procesos de otros Software BPM por medio de Documentos XPDL (XML Process Definition Language) 2. Divisoft BPMS permite a la empresa integrarse a la tendencia BPM SOA con Tecnologa verde. 3. Tiene una amplia gama de funcionalidad que le permite a las empresas implementar sus flujos de trabajo. 4. Al hacer una reduccin de alto porcentaje en la impresin de documentos permite a la empresa realizar una alta reduccin de costos. 5. Rpido y sencillo acceso a la informacin lo que permite mejorar y optimizar los procesos de la compaa. 6. Reduccin de tiempos de trabajo, de tal forma que se puede aprovechar mejor y ms eficientemente el tiempo de los empleados y colaboradores. 7. En general se puede resumir en Alta productividad, Ahorro de dinero, Disminucin de tiempos entre procesos.

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1. Altamente paramtrico 2. Amigable 3. Tecnologa de punta 4. Aplicacin Web Y Oracle Forms 5. Integracin con los otros componentes de la aplicacin 6. Alto nivel se seguridad de acceso y seguridad de transacciones 7. Permite ejecucin de Apis y/o objetos de base de datos 8. Permite integrarse a otros sistemas de la organizacin. 9. Genera bitcoras de acceso al sistema y ejecucin de transacciones. 10. Conserva histricos de los diferentes mdulos 11. Rapidez en la extraccin y manejo de grandes volmenes de informacin. 12. A travs de sus componentes permite almacenar y clasificar documentos.

DBPMS esta desarrollado bajo WEB 2.0 Ajax, con el estndar jquery ui. Corre en mltiples browser (iexplorer, mozilla, safari, Chrome, etc.) Como servidor web, corre tanto en MS IIS en .net en OAS, Tomcat, weblogic, java. Base datos Oracle, 10g XE versin gratuita o la que ya tenga la empresa. Imgenes, videos, pdf, documentos. File system. Puede ser instalado bajo software libre en un esquema de Tomcat, con base de datos Oracle 10g XE y sobre Linux. De esta manera aprovechar ventajas del software libre.

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Las exigencias del mercado y la presin de la competencia obligan a las organizaciones a ser ms eficaces y eficientes en todas las reas de servicio al cliente, produccin, servicios internos y control. Los computadores de escritorio (PCs) y las aplicaciones de ofimtica (procesadores de palabra, hojas de clculo, etc.) han incrementado la eficacia y desempeo de los individuos en las organizaciones a niveles extraordinarios. Ahora, gracias a la interconexin de los PCs mediante las redes locales y la tecnologa Web, es posible incrementar tambin los niveles de eficacia y desempeo de los grupos de trabajo mediante las intranets y Web. La realizacin de actividades coordinadas en las que participan dos a ms miembros de un equipo de acuerdo con reglas de negocio establecidas (workflow) son costosas y demandan importantes recursos organizacionales tanto al nivel de personal, materiales y equipos de oficina como logstica. La automatizacin de los procesos que normalmente se realizan pasando formularios en papel de una persona a otra, puede representar a su organizacin ahorros de decenas de miles de dlares anuales con inversiones de slo algunos cientos de dlares por puesto de trabajo.

Definicin Workflow, entendido como el flujo de procesos administrativos o de negocio, es el conjunto de actividades o tareas realizadas en secuencia o en paralelo por dos o ms miembros de un equipo de trabajo para lograr un objetivo comn siguiendo unas reglas de negocio preestablecidas. La automatizacin de dichos procesos -workflow automation- es el objetivo de nuestra aplicacin. Algunas cosas para destacar 1. Cualquier conjunto de actividades: Se refiere a la amplia gama de actividades relacionadas con el negocio y su administracin. 2. En secuencia o en paralelo: Quiere decir que las actividades pueden ser realizadas una detrs de la otra o simultneamente por individuos diferentes o una combinacin de ambos. 3. Ms de dos miembros: Si una sola persona realiza la tarea, no realiza workflow. Como su nombre lo sugiere, una actividad es workflow si "fluye" de un individuo a otro. Objetivo comn: Los individuos que participan en un flujo de trabajo deben estar trabajando para lograr un objetivo comn; si trabajan en proyectos independientes, no se constituye un workflow. 4. Reglas de Negocio: Si un proceso no sigue unas reglas y ruta preestablecidas, no se trata de workflow, sino de un proceso de colaboracin.

Esta seccin enfoca el workflow como parte de la categora groupware. Una vez posicionado el workflow dentro de la categora ms amplia de soluciones de groupware, se presentan los diversos tipos de aplicaciones de workflow, se segmentar el mercadeo de workflow y los diferentes categoras de producto. Existen tres tipos diferentes de aplicaciones de workflow: Workflow de produccin Workflow colaborativo Workflow administrativo

En las aplicaciones de workflow de produccin, el workflow es la tarea principal de los participantes. Dicho personal puede tener actividades adicionales en su trabajo diario, pero fundamentalmente la realizacin de workflow, p.ej. tramitar solicitudes de crdito. El workflow de produccin es similar a la produccin en una lnea de ensamble en una fbrica: Debe ejecutarse en el menor tiempo posible, es altamente predecible, repetitivo y de alto volumen. Los trabajadores en la lnea de ensamble pasan su

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mayor parte del tiempo produciendo objetos; pueden participar en actividades adicionales, pero ellas son secundarias. Debe notarse adems que el workflow de produccin se suele circunscribir a un slo departamento de la empresa. En un banco por ejemplo, los individuos a cargo de la aprobacin de solicitudes de crdito slo realizan workflow para esa actividad es improbable que otros funcionarios del banco realicen esa actividad fuera del departamento. Debido a la naturaleza su naturaleza de "produccin", dichas aplicaciones deben cumplir con algunos de los siguientes atributos: 1. Velocidad de transferencia, o sea, la velocidad con que las tareas pasan de un paso a otro. Es muy importante en el workflow de produccin, ya que es la tarea principal de los participantes. Es improductivo que un miembro del equipo no haga nada mientras espera a que le llegue trabajo. 2. La flexibilidad de poder cambiar el proceso no suele ser importante. Una vez establecido el flujo, este permanece sin cambio por largo tiempo. 3. El workflow de produccin suele estar circunscrito a un slo departamento, la escalabilidad, o capacidad de "crecer" no es importante. 4. Este tipo de soluciones estn optimizadas para trasladar grandes volmenes de informacin e imgenes a lo largo de rutas preestablecidas. El workflow de produccin fue el primer tipo de workflow desarrollado y mercadeado, esto, porque generalmente no se requera de una base distribuida de usuarios a lo largo de la compaa para lo que es indispensable contar con una red local (LAN).

Involucra procesos estructurados o semi-estructurados que permiten a varias personas participar en un grupo de trabajo, ejemplos de ello lo constituyen el diseo arquitectnico o ingenieril, generacin de informes, produccin de material publicitario, revisin de documentos legales, etc. Estos procesos involucran tpicamente un "documento" que hace las veces de contenedor de la informacin, viajando de paso en paso y en cada uno de ellos el partcipe realiza una tarea o accin sobre el "documento". Por tanto, las caractersticas esenciales de workflow colaborativo son las siguientes: 1. El "documento" y el "proceso" son claves. Es importante para la aplicacin preservar la integridad tanto del documento como del proceso. 2. Fundamentalmente participan "knowledge workers", por tanto est restringido a ciertos grupos "creativos" dentro de la organizacin. 3. Es importante que una buena solucin no sea "intrusiva" ya que el trabajo de conocimiento es un proceso mental que involucra la creatividad, la que no se desea restringir o encasillar. 4. Ya que cualquiera en la empresa es un participante potencial, es necesario poder distribuir el software al mayor nmero de usuarios con la menor carga logstica posible 5. Las soluciones de workflow colaborativo suelen estar centradas en el "documento"

Involucra procesos administrativos tales como ordenes de compra, hojas de tiempos y movimientos, reportes de gastos, cambios de ordenes, reportes de calidad y muchas otras actividades que traspasan las barreras departamentales e inclusive de la empresa misma. Los atributos de una buena herramienta son: 1. Existen un gran nmero de procesos administrativos en cada organizacin, por ello la solucin debe ser capaz de manejar muchos procesos diferentes. 2. Casi cualquier persona es un participante potencial , de ah que la escalabilidad de la solucin sea de mucha importante. 3. El workflow administrativo es diferente para cada organizacin y tambin cambia con frecuencia; de ah la gran importancia de poder cambiar los procesos fcilmente. 4. Ya que cualquiera en la empresa es un participante potencial, es necesario poder distribuir el software al mayor nmero de usuarios con la menor carga logstica posible. El workflow administrativo est destinado a cada escritorio y se prev que ser el segmento ms grande del mercado del workflow.

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De igual manera es menester diferenciar entre habilitado para workflow (workflow enabled) y software para la automatizacin de workflow. El verdadero software de automatizacin debe proveer un nmero de caractersticas y capacidades para automatizar procesos que van ms all de simple enrutamiento de documentos. Algunos de los atributos esenciales a la automatizacin de workflow se listan a continuacin: 1. Mapas grficos de procesos. 2. Simulacin para la prueba de aplicaciones. 3. Enrutamiento basado en roles (no solo cargos o nombres de una lista de correo) 4. Monitoreo de procesos 5. Enrutamiento condicional 6. Brindar estadsticas de tiempo y costos. 7. Agentes de automatizacin para utilizar aplicaciones de terceros como parte del workflow. 8. Instalacin y mantenimiento automatizados. 9. Interaccin transparente con bases de datos 10. Conserva histricos de los diferentes mdulos 11. Administracin de excepciones Al aplicar estos criterios el nmero de "aplicaciones de workflow" se reducen a unos cuantos. Se podr preguntar por que aplicar tantos criterio, la razn es sencilla: Los procesos de negocios o administrativos se vuelven complejos muy rpidamente. An procesos sencillos en la superficie tienden a complicarse cuando se observan las sutilezas y excepciones posibles en cualquier organizacin. Para manejar las complejidades del ms sencillo de los procesos de negocio se necesita de todas los atributos mencionados, mas temprano que tarde.

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Digital File, Gestor de Contenidos

Digital File, Gestor de Contenidos es un componente de administracin de documentos flexible que modela la estructura de datos segn lo necesite el cliente. Digital admin. Es el modulo de administracin de roles, usuarios, estructura de datos. Administracin de horarios, niveles se visualizacin de documentos, etc. Digital Capture. Digital Capture es un componente cliente servidor, que se instala en cada una de las estaciones de trabajo de captura e indexacin de volmenes de documentos. Digital Capture, ya sea que su informacin est en papel para escanear, en archivos electrnicos, en una oficina o disperso en los diferentes departamentos, digital captura le permite reunir esta informacin en forma eficiente.

Digital Publisher Digital Publisher, es la seccin dentro de digital file, encargada del control, Verificacin de la calidad, agrupamiento y publicacin de los documentos. En esta seccin se lleva el control de calidad, se agregan los datos relacionados, es decir adems de los documentos digitalizados, se agregan datos genricos de cada seccin. Una vez revisado el expediente o la parte de este, se pblica. As queda disponible para ser consultado segn los roles y derechos que se tenga.

Digital View Visor web 2.0 para Internet e Intranet. Este es un componente de usuario final que permite la consulta de un expediente, permite la bsqueda por palabras clave extradas por proceso de OCR y ICR. Es una consulta amigable Basada en la tecnologa WEB 2.0 AJAX.

El proceso de visualizacin es controlado por manejo de niveles de seguridad fundamentado en roles.

Digital Virtual Printer. Esta herramienta adiciona en forma automtica los correos relacionados con un expediente. Digital file crea un expediente digital completo. Para ello integra los correos electrnicos como parte de ese expediente. Como lo hace? Cada expediente, puede contener una lista de id correos, si un correo con un id correo reconocido, es enviado a formar parte de ese expediente. Esta bsqueda es automtica y adjunta el correo en formato pdf, as como el correo en formato outlook (.msg)

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Gestiona la administracin de correos (Outlook) con digital file. Por medio de una relacin entre el correo y el expediente. Cada uno de los ID de correos son almacenados en la informacin principal del Expediente. Por medio de estos ID, el sistema busca cual correos son los relacionados y los anexa, independientemente del servidor de correos. Digital Mail Esta herramienta adiciona en forma automtica los correos relacionados con un expediente. Digital file crea un expediente digital completo. Para ello integra los correos electrnicos como parte de ese expediente. Como lo hace? Cada expediente, puede contener una lista de id correos, si un correo con un id correo reconocido, es enviado a formar parte de ese expediente. Esta bsqueda es automtica y adjunta el correo en formato pdf, as como el correo en formato outlook (.msg) Gestiona la administracin de correos (Outlook) con digital file. Por medio de una relacin entre el correo y el expediente. Cada uno de los ID de correos son almacenados en la informacin principal del Expediente. Por medio de estos ID, el sistema busca cual correos son los relacionados y los anexa, independientemente del servidor de correos. Digital OCR Reconocimiento ptico de Caracteres. Digital file cuenta con una herramienta que realiza esta tarea, sobre todos los documentos que se almacenan. Para documentos en formato texto, formato imagen y formato pdf que son ingresados, son sometidos a la extraccin de las palabras y estas son almacenadas en un banco de datos, con el fin de facilitar la bsqueda de trminos y la relacin de estos trminos con los documentos contenedores. Al disponer de un banco de palabras, es posible realizar bsquedas de una manera muy similar a las bsquedas que ofrece google. Se cuenta con un diccionario de descarte, que consiste en ignorar las palabras que ahi se contengan. Esto con el fin de ignorar palabras comunes y que no aportan a la bsqueda.

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Es un mtodo que asocia la identidad de una persona o equipo, con un mensaje o documento electrnico, para asegurar la autora y la integridad del mismo. La firma digital del documento es el resultado de aplicar algoritmos matemticos, (denominados funcin hash), a su contenido y, generando una firma digital del documento. Para verificar la firma se tiene que validar la vigencia del Certificado Digital del firmante, el estado del certificado digital (si est revocado) y que el uso del certificado digital sea el apropiado para la operacin realizada (firma y no repudio).

Para firmar un documento, se requiere de un certificado digital emitido por una Autoridad Certificadora Registrada, y el cual debe ser almacenado y custodiado en un dispositivo (Token o tarjetas inteligentes -smart cards-) que cumpla con el estndar FIPS 140 nivel 2, este dispositivo es muy importante ya que es el responsable de custodiar un secreto nico (llave privada) que es utilizado para firmar digitalmente los documentos o archivos. El dispositivo requiere adems de los datos de activacin, los cuales pueden ser una palabra de paso, una frase clave o informacin biomtrica (huella digital). La firma digital cumple una doble autenticacin y se basa en el principio de que el usuario se debe autenticar dos veces, primero con algo que sabe (la palabra o frase clave) y con algo que tiene (la llave privada almacenada en el dispositivo criptogrfico). Finalmente, para firmar un documento con relevancia jurdica se requiere de un servicio de validacin en lnea que indique el estado del certificado, con el objetivo de no permitir que se tramiten documentos firmados digitalmente con un certificado revocado o suspendido, as mismo se debe validar toda la cadena de confianza que respaldan a la autoridad certificadora que emiti el certificado.

1. El firmante ingresa a la opcin de firmar digitalmente el documento 2. La aplicacin solicita el dispositivo (token o tarjeta inteligente) 3. El firmante inserta el dispositivo en el lector (Puerto USB o en el lector de tarjetas) 4. El dispositivo solicita los datos de activacin (palabra o frase clave) 5. El firmante indica su palabra o frase clave (que es secreta y custodia para evitar robo de la identidad) 6. El sistema operativo calcula el cdigo clave (digesto) y lo firma utilizando la llave privada custodiada por el dispositivo. Adems verifica el estado del certificado para evitar firmar utilizando un certificado revocado o suspendido. 7. La aplicacin almacena en grupo el documento firmado, el cual es compuesto por la unin del documento electrnico, el certificado digital y el digesto o resumen encriptado. 8. El firmante verifica que el documento o archivo est firmado digitalmente

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El procedimiento para firmar documentos electrnicos puede variar dependiendo de la aplicacin que est utilizando. Existen programas que permiten que un documento sea firmado por varias personas, por ejemplo, Microsoft Word permite generar una o ms lneas de firma para el mismo documento.

BI es la cspide informativa del proyecto File, que recoge la informacin gerencial para satisfacer la necesidad de informacin rpida y oportuna de las empresas. Hoy se manejan grandes cantidades de datos los cuales pueden ser analizados, de tal manera que se pueda localizar informacin relevante para tomar diferentes cursos de accin. BI (Inteligencia de negocios DIVISORT BPMS), influye a la toma de decisiones rpidas y oportunas. BI supervisa la actividad de negocio realizando el seguimiento de rendimiento de los procesos mientras suceden, controlando muchos indicadores, mostrando las mtricas de los procesos y tendencias clave y prediciendo futuros comportamientos. Este control le permite responder a eventos en los procesos de acuerdo a las circunstancias, como cambio en las reglas, notificaciones, excepciones y transferencia de incidentes a un nivel superior. BI forma parte de las estrategias corporativas, ya que la comunicacin e informacin son de gran valor en las organizaciones o empresas, porque representan poder. BI se Alimenta de un sistema de Minera de Datos, basado en consultas inteligentes, que permiten adaptar rpidamente la informacin a la necesidad de datos relevantes en grficos y proyecciones. Herramienta que genera Mtricas, graficas e informacin Gerencial. Es una colaborativa, provee una herramienta de Inteligencia de negocios(BI) para la organizacin.

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