UNIVERSIDAD MICHOACANA SAN NICOLAS DE HIDALGO FACULTAD DE INGENIERIA MECANICA TEMA: RESUMEN DE ADMINISTRACION Concepto de la administracin Definicin nominal

La palabra administracin de deriva del prefijo ad hacia y ministratio que se deriva a su ves de minus que denota inferioridad y magster que indica superioridad de aqu de muestra que la palabra administracin se refiere a una funcin de mandato algunas de las definiciones mas usadas de la administracin son:

es un proceso social que lleva consigo la responsabilidad de planear y regular en forma eficiente las operaciones de una empresa para lograr un propsito dado (E. F. L. Brech) consiste en lograr un objetivo determinado con el esfuerzo ajeno (G. P. Ferry) administrar es prever organizar mandar coordinar y controlar ( Henry Fayol) Su objetivo el termino administrador es utilizado para la persona que delega en otros determinadas funciones as como dirigir y coordinar funciones que sean realizadas en un organismo social la tendencia natural del humano a reunirse en grupos en forma semntica hace necesaria la administracin para la coordinacin y cooperacin de los mismos por lo que se dice que el objeto de la administracin es el organismo social Su finalidad El alcance del hombre como individuo es reducido lo que lleva a unin de esfuerzos para alcanzar objetivos que solo no podra realizar pero es evidente que debe de existir alguna jerarqua cadena de mando o forma de organizacin lo que a su ves trae por consecuencia diferentes formas de organizacin unas mas eficientes que otras as pues la administracin busca la obtencin de resultados de mxima eficiencia en la coordinacin para obtener los mejores resultados de recursos humanos y materiales. Coordinar implica el ordenamiento armnico y simultaneo de varias cosas as pues la coordinacin es la accin de quien esta administrando Sus etapas de observar las libres sociedades del hombre se nota rpidamente que se cuentan con 2 etapas:

la primera etapa en todo organismo es la de estructuracin o construccin del mismo en ella partiendo de una clula que se van diferenciando los tejidos y rganos hasta que se llega a integrar el ser apto ya para el desarrollo de actividades o funciones la segunda etapa es aquella en la que totalmente desarrolla su plenitud el organismo sus funciones Su carcter tcnico De lo anterior la administracin se deduce en como lograr la mxima eficiencia de la coordinacin es pues un conjunto de reglas pero las opiniones en cuanto a que si la administracin es una ciencia o una tcnica es aun tea de debate ya que posee puntos de ambas por ejemplo:

La ciencia tiene por objeto el valor es tanto que la tcnica busca realizacin del valor utilidad al cientfico le interesa saber lo que es sea til intil o inconveniente de lo anterior se deriva que la ciencia esta formada por un conjunto de principios o al menos se basa en ellos la tcnica se compone de un conjunto de reglas e instrumentos as pues la tcnica solo le interesa la mejor tcnica disponible dejando las pasadas en el olvido Es importante mencionar que a pesar de que hay ciertas personas con mayor habilidad para la administracin esta no es emprica es necesario contar con principios y bases para el buen desarrollo de la administracin Caractersticas de la administracin

su universalidad: el fenmeno administrativo de da donde sea que exista un organizo social porque en el siempre tiene que existir organizacin y coordinacin su especificidad: aunque la administracin va siempre acompaada de otros fenmenos el fenmeno administrativo es especifico y distinto en cada caso su unidad temporal: aunque se distinga en etapas el fenmeno administrativo es nico por lo mismo en toda la vida de la empresa los fenmenos administrativos de dan en mayor o menor grado su unidad jerrquica: todos cuantos tienen carcter de jefes en un organismo social participan en distintos grados de la misma administracin
Su importancia

la administracin se da dondequiera que existe un orden social el xito del organismo social depende directa e indirectamente de su buena administracin paras las grades empresas es esencial ya que sin la base de la administracin esta no podra trabajar para las empresas pequeas es su posibilidad de competir as como de expandirse la elevacin de la productividad y eficiencia
Capitulo 2 Administration publica y privada En la clasificacin de la administracin de presentan dos grandes partes la administracin publica y privada la primera de estas es para cuando se trata de obtener la mxima eficiencia en un organismo social de orden publico y la segunda es cuando se busca la mxima eficiencia en un organismo privado de esto se deriva el problema de distinguir el carcter publico del privado ya que las normas y reglas usadas en ambos casos son diferentes en el carcter publico se da con un poder de autoridad la privada se basa en la capacidad de convencer y entusiasmar para la mejor distincin de ambos casos se usan una funciones propias del derecho

la naturaleza del rgano: esto nos dice que la funcin social debe considerarse publica cuando interviene una autoridad soberana el fin buscado: el cual en latn dice el derecho publico es el que mira la bien de la republica de roma el privado en cambio solo mira la bien particular

 la fuente inmediata: cuando este se emana a ley sin necesidad de ninguna aceptacin o convenio sino que se impone por la autoridad es de carcter publico
existen casos de naturaleza mixta los cuales son los mas difciles de considerar en algn criterio Administracin de personas y cosas Para que se lleva acabo la buena administracin es necesario tener varios elementos como las cosas que son medios para alcanzar la mxima eficiencia pero las cosas son medios exclusivamente pasivos ya que estos no aportan nada a la administracin ya que carecen de inteligencia y libertad y personas que son elementos activos ya que se dirigen y dirigen a los dems tambin dirigen las cosas existen varios problemas con la administracin de cosas y personas por ejemplo las cosas tienden a seguir la ley de la casualidad as que pueden ser predecidas y en algunos casos medidas en cambio las personas son seres inteligente y libres por esto no pueden ser predecidas aun as las personas tienden a seguir la ley de la finalidad ya que se sobre entiende que todas las personas de un organismo social persiguen un fin comn la administracin de pende de ambos factores pero de puede decir que la administracin se lleva a cabo por las personas y que las cosas son subordinados as pues la administracin de las cosas solo puede ser llevada acabo por las personas Administracin y ciencias sociales Es necesario que tengan que existir puntos de relacin con otras disciplinas en el campo de la ciencia y la tcnica pero la administracin ha demostrado su utilidad en la resolucin de problemas como anteriormente se ha mencionado no puede haber administracin fuera de la sociedad y al mismo tiempo toda sociedad necesita de administracin para su correcto desarrollo de sus funciones de aqu nace el termino llamado metafsica social cuya conexin con la administracin radica en los principios que utiliza para deducir sus reglas estructuras he instrumentos administrativos por otra parte existe la sociologa ligada a la administracin ya que esta utiliza muchos de los principios sobre el comportamiento social y a su ves la administracin aporta a la sociologa muchas de las tcnicas y experiencias de la coordinacin de personas de esta cooperacin entre disciplinas naci la sociologa industrial la cual estudia los fenmeno sociolgicos que se dan dentro de la empresa. Estudiosos de la administracin consideran que la administracin debe tener la finalidad propia y especifica de conocer y describir las diversas relaciones interpersonales de la empresa para ello se consideran 2 especies de conducta individual

la conducta adaptiva que es la que asume es individuo al moldea a formas prefijadas sin buscar mejorarlas para la mejora de resultados la conducta racional es aquella donde el hombre pretenda cambiar para mejorar todos los modelos prefijados con anterioridad para maximizar resultados
dentro de la empresa existen varios tipos de organizaciones entre las cuales se encuentra la organizacin formal sea el conjunto de reglas preescritas y de actividades requeridas para la adecuada realizacin de de las operaciones y fines buscados y la organizacin informal que es la que surge de las relaciones de conveniencia de la empresa dentro del grupo de trabajo de los grupos que integran la misma y que de manera determinante ayuda o entorpece el fin buscado Administracin y derecho La ley esta ligada a la sociedad y ya que la administracin tiene como objeto el organismos social la administracin y la ley estn ligadas aun en la administracin privada ya esta rige la

exigencia y limites que se puede imponer pero la administracin es de carcter meta-jurdico ya que no se basa en la ley para obligar el cumplimiento de sus objetivos sino que se apoya en esta para el buen cumplimento y bsqueda de la mxima eficiencia. En otras ocasiones por si carcter cooperativo y la bsqueda de un objetivo comn una norma administrativa puede ser elevada al carcter de ley. El derecho proporciona a la administracin la estructura jurdica indispensable para que cualquier organismo social pueda ser administrado la administracin a su ves da al derecho la eficiencia jurdica de sus normas sobre todo aquellas que directamente tienden a la organizacin de la sociedad Administracin y economa Se ha mostrado hasta el momento la interaccin de la administracin con varias otras disciplinas ahora toca el turno de la economa es clara la aplicacin directa de los aspectos administrativos en la economa y la importancia de la economa para la administracin ambas disciplinas se rigen bajo la misma ley el mximo beneficio con el mnimo esfuerzo por el hecho anterior la administracin y la economa pueden llegar a confundirse. Las tcnicas de la ingeniera aplicadas en la industria ha surgido as: Ing. Industrial se conoce con este nombre y quiz mas frecuentemente con el de ing. Administrativa en lo programas de la carrera de ingeniera en ciertas materias propias de la administracin por el hecho ineludible de que casi la totalidad de lo graduados en ingeniera tienen que prestar sus servicios en una planta industrial. Se conoce con el nombre de ing. Industrial al conjunto de tcnicas administrativas que se usan fundamentalmente para el mejoramiento de los procedimientos sistemas mtodos etc. Esto quiz sena mejor aplicados por ingenieros con estudios posteriores de los elementos de administracin indispensables quisiramos hacer notar que tales tcnicas solo forman una parte de la administracin de las cosas y el total de la administracin que comprende y requiere adems de la coordinacin de la personas y la de estas con las cosas. La aplicacin de tcnicas parcial o totalmente matemticas ha permitido un enorme avance en campos de la administracin y la ayuda en la toma de decisiones a travs de la investigacin de operaciones pero tmese en cuenta que jams lo mtodos matemticos podrn sustituir al criterio del administrados sobre todo en la apreciacin de los aspectos humanos Administracin y psicologa En este caso el administrador va a coordinar personas y al mismo tiempo a coordinar la actuacin de estas mismas con las cosas sistemas etc. Necesita por lo mismo conocer del mejor modo posible los diversos mtodos psicolgicos para tratar de influir en el logro de la cooperacin de los hombres como base para su coordinacin. La administracin la dar sus regalas para la eficacia del aspecto funcional de dichos fenmenos no puede prescindir de los principios y leyes de la psicologa. El administrador necesita influir eficazmente en la conducta de los dems y de ello depende las psicologa que proporciona bases tcnicas para influir en la manera de actuar de quienes integran un organismo social. En tres formas principales ayuda a la psicologa al administrador

ofrecindole algunas tcnicas de carcter esencialmente psicolgico analizando los aspectos psicolgicos de algunas tcnicas de naturaleza ya substancialmente administrativa

 proporcionado al administrador una serie de conocimientos y tcnicas psicolgicas que lo ayuden para comprender mejor a sus subordinados.
Las diferencias entre la psicologa y la administracin es que la psicologa se basa en el mejoramiento del hunazo y administracin utiliza la psicologa como herramienta para obtener el mximo beneficio con el mnimo esfuerzo CAPITULO 3 Elementos de la administracin La administracin no se puede separar es un conjunto pero para conceptos de estudio y mejor normalizacin se har las divisiones ms comunes son: A) divisin tripa tica 1) planeacin 2) organizacin 3) supervisin B) divisin en 4 elementos 1) planeacin 2) organizacin 3) ejecucin 4) control C) divisin en 5 elementos 1) prever 2) organizar 3) mandar 4) coordinar 5) controlar Elementos de la mecnica administrativa Previsin comprende tres etapas: A) previsin consiste en prever las condiciones futuras que se subdivide en: 1) objetivos 2) investigaciones 3) cursos alternativos B) planeacin consiste en la determinacin de acciones futuras y se subdivide en:1) polticas 2) procedindoos 3) programas C) organizacin que es la estructuracin de las jerarquas funciones y obligaciones se subdivide en: 1) jerarquas 2) funciones

3) obligaciones Elementos de la dinmica administrativa D) integracin es la integracin de electos y personas y se divide en: 1) seleccin 2) introduccin 3) desarrollo E) direccin que es impulsar coordinar y vigilar el organismo social y su subdivide en: 1) mando o autoridad 2) comunicacin 3) supervisin F) control consiste en un sistema que permita medir los resultados actuales y pasados para corregir y mejorar 1) establecimiento 2) operacin de controles 3) interpretacin de resultados Elementos de la administracin de las cosas A) operaciones financieras son las que tienen por objeto al organismo social B) operaciones productivas son las que se realizan bajo tcnicas con el fin de crear los bienes o prestar servicios C) operaciones de ventas son las que tienen por objeto hacer los bienes servicios cuya produccin tiene como fin el organismo social D) operaciones de conservacin se refieren a la mejor forma de proteger los bienes y materiales de la empresa E) operaciones de registro que fija los resultados de la empresa F) operaciones de compras que busca adquirir los bienes que requiere la empresa para sus labores al mejor precio posible CAPITULO 4 Razones y problemas de su estudio la administracin enfocada la empresa requiere de un estudio especial debido a su particularidad por eso se debe definir el concepto de la empresa para esto nos apoyaremos en una tcnica de investigacin: 1) que elementos forman la empresa? 2) que es lo que da unidad a esos elementos? 3) cual es la causa que produce esa unidad? 4) que fines persiguen la empresa y cada uno de los elementos que la forma? Elementos que forman la empresa La empresa esta formada principalmente por tres clases de elementos: A) bienes materiales

1) edificios instalaciones maquinaria herramientas etc. 2) materias primas consumibles materiales lubricantes etc. 3) dinero que lo que se encuentra disponible para pagos diarios urgentes etc. B) hombres 1) obreros calificados y no calificados empleados 2) supervisores 3) los tcnicos 4) altos ejecutivos 5) directores C) sistemas 1) sistemas de produccin tales como formulas patentes mtodos etc. 2) sistemas de organizacin y administracin Unidad emperesarial y sus distintos aspectos Posee 4 ngulos distintos 1) aspecto econmico ya que la empresa se considera como una unidad de produccin de bienes y servicios para satisfacer un mercado destaca que toda la maquinaria sistemas y personas tiene un fin comn que es satisfacer un mercado 2) aspecto jurdico debido a la propiedad de la empresa esta se encuentra regida bajo las normas jurdicas de la sociedad de lo anterior se deduce que cuando jurdicamente existe una sola sociedad propietaria de distintas unidades econmicas es indivisible es in divisin patrimonial se refleja principalmente en los resultados contables 3) aspecto administrativo ya que lo administrativo es la esencia de la coordinacin que se realiza por medio de la unidad sea este mando concentrado en una persona (unidad real) o en un grupo de personas (unidad ficta) estas disposiciones se encuentran contenidas ante todo en la constitucin poltica de loa estados unidos mexicanos (Art. 123) complementada por la ley federal de trabajo 4) unidad sociologica esta surge de la comunidad de vida que e desarrolla en la empresa la unidad de ideas y el inters de la empresa la influencia de la unidad sociolgica en la empresa es de gran impacto afectando directamente a la empresa y su personal por ello las corrientes modernas exigen la dignidad del trabajador su necesidad de calidad de vida en la empresa El empresario Es la persona central de la empresa quien coordina la unidad y coordinacin de la misma y quien directamente hace actuar a la misma los principales elementos que integran la funcin empesarial son: 1) Asuncin de riesgos es el empresario quien liga su suerte con la de empresa 2) creatividad o innovacin amplia y presiona para que aumente la empresa 3) decisiones fundamentales y finales decide en ltimo trmino de forma inapelable las decisiones de las que depende la vida de la empresa

4) designacin de funcionarios es consecuencia del inciso 3 5) delegacin igualmente consecuencia del inciso 3 6) fijacin de grandes objetivos y polticas es consecuencia del inciso 2 7) control 8) aprobacin de los lineamientos generales de la empresa esto suele ser vinculado al empresario pero no es su responsabilidad directa Anlisis de la funcin en aspectos empresariales 1) emperezas autnticamente artesanas son aquellas donde el trabajador labora con objetos de su propiedad sin utilizar trabajo ajeno (zapateros herreros etc.) 2) empresa familiar con frecuencia loe miembros mas directos de la familia son los que laboran con instrumentos de su propiedad 3) empresas cooperativas de produccin y consumo se caracteriza por que los trabajadores deben apartar partes iguales del capital quienes deben recibir partes iguales de las utilidades Funciones de la empresa Su subdivide en: A) fines de la empresa objetivamente considerada 1) su fin inmediato la produccin de bienes y servicios para el mercado 2) fines mediatos se supone analizar lo que se busca con la prediccin de estos bienes y servicios la empresa privada busca la obtencin de un beneficio econmico mediante la satisfaccin de una necesita y la empresa publica busca satisfacer una necesidad de carcter social B) finalidades subjetivas del empresario la finalidad natural es la obtencin de de utilidades justas Los problemas de la magnitud de la empresa Existen problemas de definicin en cuanto al tamao de la empresa ya que la mediana empresa no es ni grande ni pequea La importancia del problema Parte de este problema radica en caracterizar a la empresa basado es su tamao cual seria el criterio a usar? ya que por ejemplo una empresa grande en un pas en vas de desarrollo es considerada mediana en un pas del primer mundo tambin existe la clasificacin por tipo de merado capital etc. por esto se toman los siguientes criterios a) criterio de mercadotecnia una empresa puede ser grande o pequea en razn del mercado que maneja b) criterio de produccin este puede variar en razn de la maquinacin que se de el numero de empleados la cantidad de mano de obra etc. c) criterio financiero se hace por razn de su capital puede ser por la propiedad individual causantes menores mayores etc. CAPITULO V LA PREVISIN. Para hacer previsiones es indispensable

Fijar objetivos o fines que se persiguen

 Investigar los factores positivos y negativos de estos objetivos Coordinar los diversos medios en distintos cursos alternativos de accin.
Podemos pues definir la previsin como el elemento de la administracin en el que, con base en las condiciones futuras en que una empresa habr de encontrarse, reveladas por una investigacin tcnica, se determinan los principales cursos de accin que nos permitirn realizar los objetivos de esa misma empresa. El principio de la previsibilidad. Este principio puede formularse como sigue: Las previsiones administrativas deben realizarse tomando en cuenta que nunca alcanzaran certeza completa, ya que por el numero de factores y la intervencin de decisiones humanas, siempre existir en la empresa un RIESGO; pero tampoco es valido decir que una empresa constituye una aventura totalmente incierta. Aplicacin del principio. Para la previsin del futuro encontramos tres situaciones bsicas:

Certeza: excluye el temor a equivocarse; la certeza moral para cada caso individual constituye en el fondo una mera probabilidad. Incertidumbre: implica carecer absolutamente de elementos para poder predecir como se presentaran los acontecimientos del futuro. Probabilidad: la constituye aquel estado en el que, sin estar seguro en el sentido que ocurrir un hecho, o una serie de ellos, tenemos motivos serios y fundados para concluir que hay mayores posibilidades de que ocurra en un sentido que en otro. De lo anterior deducimos que nuestras previsiones sern tanto mas validas y confiables:

Cuanto mas analticamente estudiemos cada uno de los factores que han de intervenir en la realizacin de los hechos futuros. Cuanto mas nos fundemos en hechos objetivos, y no en meras opiniones. Cuanto mas podamos aplicar a estos factores medidas, sobre todo estadsticas y de calculo de probabilidades.
Principio de la objetividad. Las previsiones deben descansar en hechos mas bien que en opiniones subjetivas. Principio de la medicin. Las previsiones sern tanto mas seguras tanto mas podamos apreciarlas, no solo cualitativamente, sino en forma cuantitativa o susceptible de medirse. REGLAS PARA LA FIJACIN DEL OBJETIVO. La palabra objetivo, implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones. La importancia de la fijacin de objetivos es clara y definitiva. En nuestra definicin estn sealados al decir lograr resultados de mxima eficiencia. Clasificacin de los objetivos.

Objetivos individuales y colectivos. Debe ante todo distinguirse el objetivo que persigue una persona fsica concreta, de los objetivos de un grupo humano.

 Objetivos generales y particulares. Se entiende que un objetivo es general, cuando es mas amplio en relacin con otros que estn subordinados. Objetivos bsicos, secundarios y colaterales. Los objetivos secundarios son meros medios para la consecucin de los objetivos bsicos o primordiales. Objetivos colaterales son aquellos que, sin ser buscados directamente como los principales, se obtienen casi espontneamente al desarrollar los secundarios. Objetivos a corto y a largo plazo. En razn de la finalidad econmica de las empresa, los objetivos deben realizarse en estas en el plazo mas corto posible. Pero existen algunos que de antemano se prev que no podrn obtenerse si no es despus de un tiempo determinado, estos son a largo plazo. Objetivos naturales y subjetivos o arbitrarios. El objetivo natural es aquel que, por sus propias caractersticas, busca determinada funcin, organizacin, etc.
Para fijar los objetivos se tienen dos tipos de reglas: Reglas negativas:

No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan solo sus sntomas o elementos. No debemos confundir el objetivo con uno de los medios de alcanzarlo. No debemos como posibilidades contradictorias, las que quiz solo son contrarias. Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con las mas parecidos.
Reglas positivas:

Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ngulos distintos y complementarios. El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia Debemos aplicarle las seis preguntas: Que, Como, Quien, Donde, Cuando y Por que. El objetivo debe ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo. Los objetivos deben ser estables.
LA INVESTIGACIN Y SUS REGLAS La investigacin tiene como fin determinar los medios mas aptos para alcanzar los objetivos Reglas de investigacin Para investigar los factores positivos y negativos, lo haremos por medio de algunas reglas: Regla 1. Debe tenerse a la vista el mayor numero de factores positivos y negativos que habrn de influir en la obtencin del objetivo propuesto. Regla 2. Deben distinguirse los factores mensurables de las de mera apreciacin Regla 3. Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance. Regla 4. Deben seleccionarse los factores estratgicos

Regla 5. Deben tratar de fijarse los elementos totalmente imprevisibles, con el fin de buscar el modo de prever y evitar los efectos daosos que puedan producir. TCNICAS DE LA INVESTIGACIN. Los medios a que se vale el administrador para investigar son dos fundamentalmente: La observacin La encuesta. Toda tcnica comienza con la observacin y termina con ella. La observacin podemos hacerla en: 1 Hechos 2 Experimentos 3 Registros 1 La simple observacin de hechos actuales. Distinguen dos tcnicas principales de observacin a) de participantes y b) de no participantes. La diferencia depende de si, quienes la realizan, forman o no parte del medio social observado. 2 Observacin experimental. Requiere tener un control sobre los elementos del problema, en forma de poder variarlos a voluntad, para recoger sistemticamente las observaciones. 3 Observacin a travs de registro. Este tipo de observacin se clasifica segn se trate de: a) Registros contables

Registros estadsticos Registros administrativos.

La observacin que se realiza a travs de sistemas de esta naturaleza, es una de las mas valiosas. La encuesta Nos referimos aqu a dos instrumentos de los mas usados para preguntar a los dems los datos que nos interesa en la funcin administrativa: el cuestionario y la entrevista. 1 La encuesta por cuestionario. Suele comprender estos pasos:

Determinacin de su universo o mbito Muestreo Formulacin del cuestionario Recoleccin de datos Tabulacin de los mismos Interpretacin de los resultados. Determinacin del universo. Consiste en determinar exactamente que es lo que vamos a investigar. Muestreo. La encuesta moderna se funda ordinariamente en la fase de que si se escoge una muestra representativa del todo, en una proporcin adecuada, tendr las caractersticas de ese todo, y el resultado ser el mismo valor que si se hubiera hecho una investigacin total del universo.

 Formulacin del cuestionario. Un cuestionario podr definirse como un mecanismo para obtener respuesta a ciertas preguntas por medio del uso de una forma escrita. Como reglas para formular el cuestionario veremos: Naturaleza de las preguntas: Estas pueden se abiertas o cerradas segn permitan una contestacin nica o categrica o respuestas variables que incluyan en si explicaciones. Unidad , secuencia , claridad y facilidad. Recoleccin de datos. Para que el cuestionario sea contestado deben tenerse en cuenta tambin ciertas reglas: a) Debe ante todo explicar los objetivos que busca la encuesta. b) Debe ofrecerse algo de inters para quien se va a tomar la molestia de contestar. C) Debe dirigirse la solicitud de contestacin a la persona que tenga autorizacin suficiente para poder contestar el cuestionario. d ) Debe facilitarse la devolucin. e) debe reiterarse la suplica de contestacin. Tabulacin de datos. Es por la necesidad de organizar el medio y la conveniencia de usar nmeros ndices. Interpretacin de los resultados. Debe tenerse mucha cautela, pues no hay error mas peligroso que el de una mala interpretacin.
2 La entrevista su importancia y sus fines. La entrevista constituye uno de los medios mas sencillos usados por el administrador tcnico. La entrevista puede usarse para muy diversos fines:

Para admisin de personal Para examinar las razones que ocasionan la salida del mismo Para obtener informacin de los trabajadores Para tratar de ajustar su conducta cuando esta no es tan satisfactoria Para investigar causas generales de descontento Para obtener informes de personas extraas a la empresa sobre muy diversos tpicos Para conseguir colaboracin por parte de los trabajadores, etc.
Concepto y elementos La entrevista es una comunicacin o conversacin, oral y personal, entre dos personas. Requiere ante todo de dos personas, el entrevistador y el entrevistado. La entrevista supone un propsito dado no se hace por el mero hecho de conversar. Los fines de la entrevista pueden reducirse a tres bsicos:

obtener informacin proporcionar informacin indicar sobre ciertos aspectos de la conducta del entrevistado.
Entrevista espontnea y dirigida En toda entrevista el entrevistador se desarrollara mejor tanto menor pueda apreciarse esa direccin. La tcnica de la entrevista se desarrolla en tres puntos principales

A Como se prepara B Como se desarrolla C Como se sumariza A Preparacin de la entrevista Debe precisarse con toda exactitud lo que se desea obtener. Debemos comprobar si no existen otros medios de investigacin mas tiles. Debe prepararse una gua muy breve para la conduccin de la entrevista. B Como se desarrolla Debe comenzarse por explicar el objeto de la entrevista. Cuando se trate de personas tales como publico, consumidores, etc., es muy usual el recurso de ofrecer algn regalo. Debe comenzarse por cuidar y mantener el rapport mas adecuado. Deben lanzarse primero las preguntas mas sencillas. Debemos permitir que el entrevistado exponga los hechos a su modo. Debe formularse una pregunta cada vez por razones obvias de claridad. Debe anotarse todo dato u observacin importante. Debemos escuchar con atencin e inters, solo interrumpir para ampliaciones o aclaraciones. No debemos dar sensacin de que tenemos prisa. Nunca debemos implicar juicios sobre lo afirmado. Debemos aplicar en forma intensa nuestra observacin. Las preguntas difciles deben prepararse con otras que faciliten su respuesta. Deben evitarse las preguntas capciosas. Debemos garantizarnos de que hemos preguntado todo lo que desebamos saber. Al terminar debemos hacer un breve resumen de lo que a nuestro juicio logramos conseguir. Hay que procurar entrevistar y no ser entrevistados. C Como se sumariza Despus de terminada la entrevista, con el fin de que no se escapen datos debemos hacer un resumen. Deben distinguirse los hechos de las interpretaciones del entrevistador y del entrevistado. Debemos tratar de comprobar las respuestas siempre que sea posible. Debemos procurar tabular las opiniones recogidas. REGLAS SOBRE LOS CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCION . Su sentido Las reglas del objetivo se refieren a la determinacin del fin buscado. Algunas reglas auxiliares Debemos esforzarnos por pensar como podramos lograr el mismo fin que nos hemos propuesto, pero con diversos medios.

Podemos analizar si la investigacin de los medios no nos indica modificacin, precisin, ampliacin o reduccin en el objetivo inicialmente sealado. Debemos aplicar la regla de no tomar el dilema se hace o no se hace sino analizar combinaciones intermedias. En todo caso es necesario a la empresa que confronte un problema: Definirlo con exactitud Separar los factores bsicos que intervienen en el. Tratar de definirlos y hacerlos mesurables Ensayar distintas combinaciones de los factores para lograr una solucin. Poner por escrito dichas soluciones. Ponderar ventajas y desventajas para la situacin. Escoger la solucin mejor. Tratar de ver si las otras soluciones pueden quedar incorporadas en el plan. TCNICAS SOBRE CURSOS ALTERNATIVOS. Concepto de investigacin de operaciones. Es un procedimiento cientfico que busca proveer las bases mas objetivas y cuantitativas que sea posible con el fin de apreciar mejor los diversos factores que intervienen en un problema y analizar su relacin, a travs de un modelo, para encontrar una solucin optima entre varias posibles. Sus etapas bsicas.

Formulacin del problema. Implica la precisin mas exacta de los objetivos y de la relacin de los elementos. Construccin de un modelo matemtico. Lo consideran como la representacin lgica del sistema. En realidad, constituye un smbolo o representacin de objetivos. Este modelo expresa la efectividad del sistema bajo estudio. La formula mas general es:
E = f ( x, y ) E = efectividad del sistema X = variables del sistema sujetas a control Y = variables no sujetas a el

Anlisis del modelo. Consiste en el uso de deducciones matemticas a base de calculo, lgebra de matrices etc. Comprobacin del sistema y de la solucin. Debe determinarse la precisin con que predijo el efecto de los cambios. Establecimiento de controles para la solucin. Iniciacin del nuevo procedimiento, o solucin a que se llego.
Principales tcnicas de investigacin de operaciones. I Modelos para adopcin de decisiones Existen modelos descriptivos, que solo se destinan a describir.

Los modelos mas usados son los llamados de poltica directriz, que expresan en ciertos trminos tcnicos los objetivos deseados. 2 La utilizacin del calculo de probabilidades. Las desviaciones de la probabilidad; caen as, dentro de un margen que puede predecirse y, por consiguiente, dicha probabilidad es un substitutivo de datos. 3 Teora de juego. Ha servido principalmente para el anlisis y la previsin de los problemas de competencia. 4 La teora de las colas o lneas de espera. Utilizan formulas matemticas para equilibrar el costo de las colas, en comparacin con el que representara suprimirlas mediante un mejoramiento del servicio. 5 La programacin lineal. La mas extendida e importante de las tcnicas de investigacin de operaciones. Busca determinar la combinacin optima de recursos limitados para lograr un objetivo. 6 Otras tcnicas. Suelen emplearse tambin el uso de la lgica simblica, la teora de la bsqueda, la teora del valor , los mtodos Montecarlo y la introduccin a la servo-teora en los problemas de la administracin. Algunos ejemplos de su utilizacin industrial.

Inventarios. Produccin los quiere lo mas amplio que sea posible. Localizacin. Lugar en que estn en mejores condiciones las distintas unidades de una empresa para su mejor coordinacin. Reemplazo de equipo. Puede determinarse el tiempo mas conveniente para el reemplazo de equipo. Problemas de competencia. Se trata de adivinar los cursos de accin que otros competidores seguirn. Procesos combinados. Pueden multiplicarse hasta el infinito las posibilidades.
Limitaciones de la investigacin de operaciones.

No substituye el criterio del administrador. No puede usarse con un numero ilimitado de factores. Los factores de ndole humana no pueden ser medidos con exactitud.
Sus beneficios.

Permite analizar los probables resultados de miles o millones de soluciones. Limita el rea de decisin. Da objetividad y solidez en la toma de decisiones. Permite encontrar cuales serian los resultados de muestras mas importantes. Nos revela en ocasiones cursos de accin que de otro modo difcilmente se nos ocurriran.

Capitulo VII La organizacin Su concepto e importancia Se utiliza para mejor utilisar la palabra organismo que necesariamente implica Partes y sus funciones, unidad funcional y coordinacin Definicin real Terry define la organizacin diciendo que: es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias para lograr un objetivo y una indicacin de autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas que tienen a su cargo la ejecucin de las funciones respectivas Pretersen y Plowman dicen: es un mtodo de distribucin de la autoridad y la responsabilidad y sirve para establecer canales prcticos de comunicacin en los grupos Aqu se definir como: la organizacin es la estructuracin tcnica de las relaciones que deben existir entre las funciones niveles y actividades de de los elementos materiales y humanos de un organismo social con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados Su importancia 1.- la organizacin por se un elemento final del aspecto terico recoge y complementa todo lo que previsin y previsin ha sealado con respecto a la empresa 2.-tiene gran importancia para construir el punto de de enlace entre los aspectos tericos llamados por algunos como la mecnica administrativa y los aspectos prcticos de la misma o lo que debe ser y lo que es. Principios de la organizacin Principio de la especializacin Cuanto mas se divide el trabajo dedicado para cada empleado a una actividad mas limitada y concreta se obtiene de suyo mayor eficiencia preescisin y destreza pero 1.-la especializacin es solo til cuando se tiene conocimiento general del campo del que dicha especializacin es parte 2.-la especializacin tiene como limites los que impone la naturaleza humana del trabajo cuando no se conocen se llega fcilmente a la sper especializacin que arroja resultados no deseados Principio de la unidad de mando este principio establece que la necesidad de que cada subordinado no reciba ordenes sobre una misma materia de dos personas distintas esto es esencian ya que el orden y eficiencia exigen organizacin Principio del equilibrio de responsabilidad autoridad Debe precisarse el grado de responsabilidad que corresponde al jefe de cada nivel jerrquico establecindose al mismo tiempo la autoridad correspondiente a aquella esto es que la autoridad se ejerce de arriba hacia abajo y la responsabilidad de abajo hacia arriba Principio del equilibrio de direccin control A cada grado de delegacin debe corresponder al establecimiento de los controles adecuados para asegurar la unidad de mando esto es que la administracin no puede existir sin alguna delegacin ya que aquella consiste es hacer a travs de otros

La funcionalizacion: reglas y tcnicas Reglas sobre la divisin de funciones La divisin en el primer nivel jerrquico siempre es funcional existen innumerables reglas para realizar esta divisin de funciones aqu se presenta un conjunto de reglas consideradas como practicas 1.-teniendo en cuenta los objetos y planes que se pretenden realizar debe hacerse ante todo una lista escrita de todas las funciones que para esa empresa se consideren deben establecerse en el primer nivel jerrquico 2.-deben definirse en forma sencilla o precisarse al menos cada una de las funciones listadas de ello puede resultar: a) que se encuentren dos a mas idnticas eliminado alguna de ellas o dejndola sin titulo b) que se encuentran algunas superposiciones parciales en el caso que se combinaran funciones 3.-para cada una de las funciones del primer nivel se procede de idntica manera hasta establecer todas las funciones que deben existir en el segundo nivel jerrquico dentro de cada departamento 4.-se repite en forma idntica esta operacin hasta alcanzar los ltimos niveles y agotar todas la funciones que se deben analizar 5.-cuando se tiene una divisin funcional terica se renen la funciones obtenidas en unidades concretas de organizacin Unidades de organizacin Se forman agrupando las funciones de cada lnea bsica de acuerdo a tres criterios prcticos principales: 1.-el trabajo que se debe hacer 2.-las personas concretas de que se puede suponer 3.-los lugares en que dicho trabajo se debe realizar otra de las formas bsicas de criterios son:

por producto por territorio por comprador por proceso por numero
Organizacin lineal o militar Es aquella en la que la autoridad y responsabilidad correlativas se transmiten ntegramente por una sola lnea para cada base o grupo las ventajas de este sistema no hay conflictos de autoridad ni fugas de responsabilidad facilita la rapidez de accin las desventajas son que se carece casi totalmente de los beneficios de la especializacin se carece de flexibilidad en los casos de crecimiento de la empresa Organigramas

Los sistemas de organizacin se representan en forma intuitiva y con objetividad en los organigramas conocidos tambin como cartas o graficas los organigramas nos sirven para: 1.- la divisin de funciones 2.- los niveles jerrquicos 3.- las lneas de autoridad y responsabilidad 4.- los canales formales de la comunicacin 5.- las naturaleza formal del staff del departamento 6.- las jefes de cada grupo de empleados trabajadores etc. 7.- las relaciones que existen entre los diversos puestos de la empresa y en cada departamento o seccin Los organigramas deben ser ante todo organizados no deben comprender ordinariamente a los trabajadores o empleados deben contener nombres de funciones y no de personas no pueden presentar un numero muy grande de elementos de organizacin. Las clases de organigramas son: Organigramas verticales: en los cuales cada puesto subordinado se muestra con recuadros descendentes ligados a aquel por lneas que representan la comunicacin de la responsabilidad y autoridad Organigramas horizontales: son similares a los anteriores solo que comenzando del nivel mximo jerrquico a la izquierda y descendiendo a la derecha Organigramas circulares: estn formados por un cuadro central que corresponde a la autoridad mxima de la empresa a cuyo alrededor se trazan crculos concntricos cada uno de los cuales es un nivel de organizacin Organigrama escalar: consiste en sealar con distintas sangras en el margen de la izquierda los distintos niveles jerrquicos Los niveles jerrquicos: sus reglas Crecimiento horizontal y vertical Cuando al aumentar las funciones un jefe nombre nuevos auxiliares pero sieguen dependiendo de directamente de el a esto se le llama crecimiento horizontal por el contrario cuando un jefe considera que ya son muchas las personas a supervisar se coloca bajo la supervisin inmediata a uno o dos de los dems a esto se le llama crecimiento horizontal Limitaciones del crecimiento vertical: este dificulta la rapidez y eficacia de la comunicacin Limitaciones de crecimiento horizontal: este aumenta lo que se llama amplitud de control lo que organiza recargo de trabajo para el jefe que tiene que mantener la eficiencia del proceso Centralizacin o descentralizacin A este efecto debe mencionarse que es imposible la centralizacin o descentralizacin total el problema real se presenta en los niveles que estas dos opciones deben presentarse ya que la administracin centralizada delega poco y conserva en los altos jefes el control mximo y la administracin descentralizada delega en mucho mayor grado la facultad de decidir y conservar solo los controles necesarios De acuerdo con las ideas de Farol se debe hacer lo siguiente:

que se fije con precisin en grado que se delega y se controla

 que ese grado este de acuerdo con las caractersticas de la empresa en concreto que haya estabilidad es la delegacin esto es porque lo mas peligroso es estar en cambio constante de sistema
La definicin de funciones y obligaciones Es necesario una ves establecida la administracin que exista la definicin precisa de cada unidad de trabajo esta se refiere a lo que cada hombre tiene que hacer lo especifico del puesto se refiere a que es lo que se debe hacer la parte impersonal del puesto se refiere a que el puesto es el que se define y no la persona Anlisis de puestos Esto significa separar y ordenar la tcnica para hacer esto es la mostrada a continuacin la cual comprende 3 aspectos 1.-como obtener los datos de lo que constituye el puesto 2.-como ordenar dichos datos 3.-como organizar los mismos El anlisis comprende la definicin del puesto o sea su aspecto especfico y en la descripcin se distingue:

el encabezado la descripcin genrica la descripcin especifica

Manuales departamentales de organizacin Los manuales departamentales favorecen la organizacin y mejor administracin de un departamento y estos suelen contener:

los objetivos generales de la empresa los departamentos y las secciones a las que se refiera las polticas y algunas normas muy generales tanto de la empresa como del departamento la carta de organizacin general del departamento la reglamentacin precisa de los aspectos que requisen coordinacin la definicin precisa de la autoridad y responsabilidad los anlisis de puesto de los jefes de departamento la presentacin grafica de los procedimientos y tramites mas importantes
Carta de distribucin de trabajo Este instrumento es considerado por algunos como tcnica de planeacin su funcin directa es la de dividir las funciones y mejorar la estructura de los grupos de trabajo y sirve para analizar las labores de grupos pequeos y se formula de la siguiente manera

de forma la lista de los deberes o actividades que corresponden a cada persona de hace una lista de de las grandes funciones que corresponden a ese grupo

 se vacan tanto las actividades o funciones gerenciales como los deberes de cada uno de los individuos se suman horizontalmente dentro de cada actividad las horas que corresponden a los deberes especficos se procede al anlisis del cuadro (Que? Quien? Como? Etc.) con los cambios que se sugieran de hace una nueva carta de distribucin que servir para explicar el nuevo sistema
Preguntas para el anlisis de cuadro Se recomiendan una serie de preguntas clasificadas en 3 pasos: 1.-analizar las actividades en conjunto 2.-analizar las actividades separadamente 3.-analizar los deberes de individuo Para las actividades en conjunto:

existe alguna actividad que pueda ser eliminada? existe alguna actividad que debe hacerse en el departamento y no se hace? hay actividades que podran realizarse mejor en otro departamento? cual es la actividad ms importante del departamento? existe duplicidad? es lgica la distribucin del tiempo entre las actividades? estn balanceadas las cargas de trabajo?
Para analizar las actividades separadamente:

todos los deberes de los empleados son necesarios para dicha actividad? existe alguna cosa que falte para la realizacin de dicha actividad? Cul de esos deberes exige ms tiempo? existen repeticiones de la misma funcin? es posible que una sola persona realice deberes que hoy relazan varios? existe fuga de responsabilidad en alguno de los puntos? estn asignadas las cosas por mayor importancia a los funcionarios mas preparados? existe en todos los casos una supervisin adecuada?
Para el anlisis por individuo:

estn debidamente utilizadas las capacidades de los individuos? Qu porcentaje de su actividad esta empleando en las actividades importantes? tienen asignadas tareas si relacin alguna entre si?

 estn balanceadas y bien distribuidas las actividades?

Los comits El empleo de los comits es una de las actividades mas realizadas hoy en da es definido como un grupo de personas al cual le es encomendada una materia administrativa los comits se clasifican de la siguiente manera: Comits consultivos: su funcin es discutir algn asunto con el fin de aportar puntos de vista a quien habr de decidir Comits decisorios: tienen como finalidad limitar la autoridad de de algn funcionario Comits ejecutivos: son los que se integran para impulsar y cuidar a que se lleve acabo alguna funcin Los fines de un comit son:

contar con un grupo que ayude a la deliberacin que conduzca a una decisin limitar la autoridad representar los intereses de los diversos grupos de una institucin coordinar mejor planes y polticas transmitir informacin consolidar la autoridad motivar a los funcionarios inferiores
CAPITULO 12 EL CONTROL SU CONCEPTO Y SUS TIPOS Definicin de Maddock Es la medicin de los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, ya sea total o parcialmente, con el fin, corregir, mejorar, y formular nuevos planes. Es la recoleccin sistemtica de datos para reconocer la realizacin de los planes. SU IMPORTANCIA

Cierra el ciclo de la administracin. De hecho los controles son a la vez medios de previsin. Se da en todas las dems funciones administrativas: hay control de la organizacin, de la direccin, la integracin, etc. Es por ello un medio para manejarlas o administrarlas.
SUS PRINCIPIOS Del carcter administrativo del control Es necesario distinguir las operaciones de control de la funcin de control. La funcin es de carcter administrativo y es la respuesta al principio de la delegacin, esta no se podra dar sin control, como ya se hizo notar. las operaciones son de carcter tcnico. Por lo mismo, son un medio para auxiliar a la lnea en sus funciones. De los estndares

El control es imposible sui no existen estndares de alguna, manera prefijados, y ser tanto mejor cuanto ms precisos cuantitativos sean dichos estndares. Del carcter medial del control Aunque parezca una cosa obvia, hay que recordar constantemente este principio. De el se deduce tambin espontneamente una regla: un control solo deber usarse si el trabajo, gasto, etc., que impone, se justifican ante los beneficios que de el se esperan. Del principio de excepcin El control administrativo es mucho ms eficaz y rpido cuando se concentra en los casos en que no se logro lo previsto, mas bien que en los resultados que se obtuvieron como se haba planeado. SU PROCESO Y REGLAS 1.- Hay que distinguir, ante todo, los pasos o etapas de todo control.

Establecimiento de los medio de control. Operaciones de recoleccin y concentracin de datos. Interpretacin y valoracin de los resultados. Utilizacin de los mismos resultados.
2.- Entre la innumerable variedad de medios de control posibles en cada campo hay que escoger los que puedan considerarse como estratgicos. 3.- los sistemas de control deben reflejar, en todo lo posible, la estructura de la organizacin.

La organizacin es la expresin de los planes, y a la vez un medio de control, por eso, cuando el control rompe los canales de la organizacin, sistemticamente distorsiona y trastorna esta. Adems los mismos controles pierden eficacia.
4.- Al establecer los controles, hay que tener en cuenta su naturaleza y la de la funcin controlada para aplicar el que sea mas til.

Para determinar la naturaleza de los controles, servir la siguiente clasificacin de los medios de control, puramente personas. En lo que se refiere a la naturaleza de la funcin controlada, vase lo que se afirma, acerca de los medios de control.
5.- Los controles deben ser flexibles. Cuando un control no es flexible, un problema que exija rebasar lo calculado en la previsin hace que o bien no pueda realizarse adecuadamente la funcin, o bien que se tienda a abandonar el control, considerndolo inservible. 6.- Los controles deben reportar rpidamente las desviaciones. 7.- Los controles para todos cuantos de alguna de manera han de usarlos. 8.-los controles deben llegar lo mas concentrados que sea posible a los niveles administrativos, que los han de utilizar. 9.- los controles deben de conducir por s mismos de alguna manera a la accin correctiva. 10.- En la utilizacin de los datos del control debe seguirse un sistema.

 Anlisis de los hechos. Interpretacin de los mismos. Adopcin de medidas aconsejables. Su iniciacin y revisin estrecha. Registro de los resultados obtenidos.
El control puede servir para lo siguiente:

Seguridad en la accin seguida (como el director de una nave que, aunque no tenga que variar el rumbo, usa instrumentos para asegurarse de que el rumbo es el debido). Correccin de los defectos. Mejoramiento de lo obtenido. Nueva planeacin general. Motivacin del personal.
CLASIFICACION DE LOS MEDIOS DE CONTROL Clasificacin de las principales reas de control

Controles de ventas. Controles de produccin. Controles financieros y contables. Control de la calidad de la administracin. Controles generales. Principales controles sobre ventas

Por total de las mismas ventas. Por tipo de artculos vendidos. Por volumen de ventas estacinales. Por el precio de los artculos vendidos. Por clientes al menos los principales.
6. Por vendedores.

Por territorios. Por utilidades producidas en cada uno delos cuatro inmediatamente anteriores. Por costos de los diversos tipos de ventas.
Principales controles en produccin.

Control de inventarios. De operaciones productivas. De calidad.

 De tiempos y mtodos de operacin. De desperdicios. De mantenimiento y conservacin.

Controles contables y financieros.

Los estados financieros. Sistemas de contabilidad de costos. Auditoria interna y externa. Control de depreciaciones y adiciones. Control de efectivo en caja. Control de recuperacin de inversiones. Control de costos y utilidades en cada campo de la empresa. Control de acciones, obligaciones y valores en general.
Control de la calidad de la administracin. Estos controles constituyen en la realidad lo estudiado en cada uno de los elementos administrativos analizados anteriormente. Controles generales En esta categora estn comprendidos todos aquellos que pueden ser utilizados en todos los campos y con toda clase de fines. Deben considerarse mas bien como instrumentos para controlar la operacin de un rea cualquiera.