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Tcnicas de Almacenamiento y Logstica

Tcnicas de Almacenamiento y Logstica

Ing. Luis Tamashiro ltamashiro@esan.org.pe

Tcnicas de Almacenamiento y Logstica

TECSUP Lima Per 2010

Tcnicas de Almacenamiento y Logstica

UNIDAD I

CONCEPTOS, OBJETIVOS Y FUNCIONES DEL ALMACN

1. INTRODUCCIN Por muchos aos el almacn ha sido considerado como una carga dentro de las organizaciones, esto ha cambiado con la necesidad de reducir los costos y hacer que las empresas sean cada vez ms competitivas y de esta forma sobrevivir en el mercado. El concepto de almacn ha ido variando a lo largo de los aos, ampliando su mbito de responsabilidad dentro de la funcin logstica. Actualmente, la Gestin de Almacenes se define como: El Proceso de la funcin logstica que trata la recepcin, almacenamiento y movimiento dentro de un mismo almacn hasta el punto de consumo de cualquier material materias primas, semielaborados, terminados, as como el tratamiento e informacin de los datos generados.

2. OBJETIVOS Los objetivos que se pretenden lograr con la presente unidad son: Reconocer la importancia del almacn dentro de la organizacin. Establecer polticas y normas de funcionamiento del almacn que otorguen una operatividad y control. Diferenciar los tipos de mercancas y poder definir, para cada una, el tipo de almacenaje ms apropiado. Determinar las reas de la empresa con las cuales el almacn deba mantener una constante comunicacin y as elaborar los informes de manera oportuna y pertinente.

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3. GENERALIDADES En todo negocio y en cualquier empresa (de carcter industrial, comercial o de servicio), el almacenamiento cumple una funcin esencial, por cuanto es una actividad que est tomando un cariz de verdadera ciencia y de un profesionalismo propio, con claro y amplio futuro. Dentro de los rganos o elementos que conforman la estructura de una empresa, el almacn constituye un elemento que muchas veces es olvidado, al considerrsele como el depsito donde se guardan las existencias, y donde generalmente se enva personal de confianza de la empresa, sin tener en cuenta si la persona designada rene, adems de las cualidades indicadas, los conocimientos necesarios para cumplir con la finalidad que dentro de la organizacin, le corresponde cumplir al almacn. Sin embargo, nada ms errneo que esta manera de proceder, ya que la influencia del almacn en el funcionamiento de la empresa y en los casos de productos, es esencialmente directa y llega en muchos casos a variar las utilidades, que toda persona al invertir su dinero espera obtener. El crecimiento en magnitud y el aumento de la complejidad tecnolgica en una empresa, hace necesario el servicio de gente preparada tcnica y/o cientficamente en el manejo de almacenes y en la mecnica de su funcionamiento, que se hace ms difcil, cuanto mayor es la responsabilidad econmica, generada por el costo o la cantidad de artculos que tienen que administrar.

4. DEFINICIN DE ALMACN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Con un ejemplo fcil de comprender, se plantea el de una empresa de produccin, cuya maquinaria e instalaciones, requieren de un abastecimiento y mantenimiento continuo; para lo cual es necesario contar con almacenes diseados y organizados para satisfacer eficientemente sus requerimientos. Esta fbrica puede tener procesos parciales que transforman insumos en productos semielaborados, los que a su vez debern ser almacenados de manera conveniente, constituyendo un ciclo de produccin, que se inicia con la previsin de insumos y otros materiales y contina con la adquisicin, el almacenamiento, transformacin o fabricacin y concluye con la entrega al cliente.

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El almacn debe controlar los materiales que guarda, de manera de estar alerta para solicitar la reposicin o impulsar su movimiento segn se observe su agotamiento o su acumulacin. Esta finalidad es comprensible, por cuanto es el personal que est al lado del artculo, el que con mayor razn se da cuenta del movimiento que tiene cada uno de los artculos que guarda, sabe dnde se encuentra, quin lo necesita, en qu forma sale, en qu cantidades, etc., y por consiguiente, su vida dentro de la empresa gira alrededor de las existencias que est obligado a cuidar y mantener, para que en todo momento se pueda encontrar en su almacn, lo necesario para continuar produciendo o vendiendo. Elemento importante dentro de esa organizacin lo constituyen las personas y los mtodos y procedimientos que le permiten a la empresa estar alerta para evitar roturas de stock y la acumulacin de existencias.

5. IMPORTANCIA DEL ALMACN La importancia del almacenamiento, hay que tenerla en cuenta tanto desde el punto de vista empresarial, como del nacional, por cuanto representa: Una enorme economa en el periodo de entrega de los artculos requeridos, desde los proveedores hasta los consumidores. En muchas lneas de productos, los clientes esperan recibir los materiales, el mismo da que hacen el pedido, convirtindose el periodo de entrega, en un elemento esencial de la mercadotecnia. El conveniente almacenamiento, ha hecho que se convierta en frecuente, el planteamiento de ofrecer a los clientes, periodos de entrega ms cortos, en vez de rebajas en los precios de venta de ciertos artculos. En la economa nacional, el almacenamiento tecnolgicamente desarrollado, ha permitido reducir muchos campos de actividad, especialmente en la industria minera del pas, por cuanto es posible proporcionar un mejor servicio a los clientes, y permite tambin obtener costos unitarios de produccin ms bajos, sobre todo cuando el proceso de produccin se realiza en periodos largos. Mantener la continuidad en la produccin (cuando se trata de empresas industriales), o en el abastecimiento de artculos terminados (para empresas comerciales).

En una empresa industrial, el no disponer en determinados momentos de la cantidad deseada de un artculo o materia prima que va a intervenir en el proceso de produccin, significara cuantiosa prdida, ya que podra implicar inclusive, la paralizacin total o parcial del proceso integral de la produccin. Vale decir, que en este periodo de inadecuado abastecimiento, se va a tener que pagar personal de operadores que no trabajan, pago de energa consumida sin ser utilizada convenientemente, as como pago por asuntos administrativos que no se puede paralizar. Y el ms importante, se dejar de tener utilidades, por la ausencia de venta de mercaderas no producidas. Todo esto, por falta de un conveniente almacenamiento. La calidad y oportuna adquisicin de cada uno de los recursos e insumos necesarios en el proceso de produccin, dependern del funcionamiento de los almacenes, que deben
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marchar coordinadamente con los sistemas de compras y de inventarios de la empresa. De all la importancia que tiene para los Gerentes de Produccin y Logstica, el tener personal adecuado para el manejo y administracin de los almacenes, permitiendo tener un stock ptimo para no incurrir en un costo oculto. El almacenaje de materias primas o artculos semi manufacturados o fabricados, visto en relacin con la totalidad de la empresa, es un factor econmico nacional de gran importancia, ya que sirve para regular la distribucin de las mercancas que por razones estacionales (productos agrcolas), de produccin (fabricacin en grandes series), o de transporte (barcos o trenes), se convierten en disponibles en masa.

Los almacenes constituyen dentro de la empresa, verdaderos pulmones, cuyo objeto es permitir a sta, una uniformidad de marcha adecuada al programa de produccin o consumo. Todas estas razones, hace que al reorganizar una empresa, se comience, generalmente, por el almacn, que constituye el eje o nmero de las actividades administrativas contables, razn por la cual debe dedicarse a su organizacin y buen funcionamiento el mayor esmero posible, tratando de obtener precisin y simplicidad en sus labores. 6. FUNCIONES DEL ALMACN Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para orientar sus esfuerzos hacia ellos y para que pueda delinear las funciones del almacn. Ejemplos de funciones del almacn: 1. Recibir, para su cuidado y proteccin, todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la firma. 2. Proporcionar y suministrar, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieren. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin de terminar su proceso de fabricacin (procesos de maduracin). 5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin.

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6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidas de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para un flujo continuo de trabajo. 7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. 9. Llevar registros al da de sus existencias. La manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, cada almacn debe organizarse de acuerdo a las necesidades de cada empresa. Las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. Recepcin de materiales en el almacn: Se contrastan las rdenes de compra contra las guas de remisin.

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2. Registro de entradas y salidas del almacn: Las entradas del material se realizan de acuerdo a la organizacin del sistema de almacenamiento y las salidas conforme las autorizaciones alcanzadas al almacn.

3. Almacenamiento de materiales: El almacenamiento se lleva a cabo de acuerdo a los tipos de bienes (perecibles, de volumen, frgiles, congelados, etc.).

4. Mantenimiento de materiales y del almacn: Acciones de limpieza y cuidado de acuerdo al tipo de material y la especificacin de planta o fbrica.

5. Despacho de materiales: Conforme los programas de despacho.

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6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. Es necesario coordinar con Contabilidad el tipo de material (Materias primas, productos en proceso, repuestos, etc.) y con control de inventario las disponibilidades (deterioros separaciones, etc.).

7. PRINCIPIOS BSICOS DEL ALMACN El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la empresa, antes de ser requeridos para la administracin, la produccin o la venta de artculos o mercancas. Todo almacn puede considerarse redituable para un negocio segn el apoyo que preste a las funciones productoras de utilidades: produccin y ventas. Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento rpido de entrada y salida, o sea una alta rotacin.

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Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin agregarle valor, razn por la cual se debe conservar el mnimo de existencia con el mnimo de riesgo de faltantes y al menor costo posible por operacin. Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn: 1. La custodia fiel eficiente de los materiales o productos debe encontrarse bajo la responsabilidad de un sola personal de cada almacn. 2. El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especficas, hasta donde sea posible, de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y de ayuda en el control de inventarios. 3. Debe existir una sola puerta, o bien una de entrada y otra de salida, y ambas 4. Hay que llevar un registro al da y control interno de entradas y salidas. 5. Es necesario informar a control de inventarios y a contabilidad de los movimientos diarios de entradas y salidas del almacn, y a programacin y control de produccin de las existencias. 6. Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el nombre comn y conocido de compras, control de inventarios y produccin. 7. La identificacin debe estar codificada cuando sea posible. 8. Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes y espacios marcados con una nomenclatura que facilite la colocacin en su lugar y la localizacin cuando haya de buscarse. Esta misma localizacin debe marcarse en la tarjeta correspondiente del registro y control de las existencias. 9. Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al almacn. 10. Toda operacin de entrada o de salida del almacn requiere la documentacin autorizada segn un sistema establecido. 11. La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o al departamento de control de almacenes. 12. Los materiales almacenados debern obtenerse fcilmente cuando se necesiten. 13. La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible, es decir, deber disponerse de manera que puedan hacerse modificaciones o ampliaciones con una inversin mnima adicional. 14. La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales. 15. El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin. bajo control.

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8. CLASIFICACIN DE ALMACENES La clasificacin es la siguiente: a. Por el tipo de mercanca que guardan. b. Por el tipo de cobertura. A) POR EL TIPO DE MERCANCA QUE GUARDAN La mercanca que resguarda, custodia, controla y abastece un almacn puede ser la siguiente: Materias primas y partes componentes. Materiales auxiliares. Productos en proceso. Productos terminados. Herramientas. Refacciones. Materiales de desperdicio. Materiales obsoletos. Devoluciones. Almacn de materias primas Este almacn tiene como funcin principal el abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes, a los departamentos de produccin. Normalmente requiere tener tres secciones: Recepcin. Almacenamiento. Entrega. Las reas de recepcin y entrega pueden estar dentro del almacn o bien fuera de l. Un almacn central de materias primas puede tener uno o varios sub-almacenes en una planta, segn las necesidades del departamento de produccin, o bien, localizados en varias plantas de un mismo negocio. Almacn de materiales auxiliares Los materiales auxiliares, o tambin llamados indirectos, son todos aquellos que no son componentes de un producto, pero que se requieren para fabricarlo, envasarlo o empacarlo. Por ejemplo, para la fabricacin de una mercanca se emplean: Lubricantes. Grasa. Combustible.
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Trapos, etc. Y para envasarlo y empacarlo: Etiquetas. Frascos. Envases de cartn. Papel. Material de empaque, etc.

Este almacn puede ser una seccin del almacn de materias primas cuando las necesidades de la organizacin no necesiten una instalacin aparte. La funcin del almacn de materiales auxiliares es la de dar servicio oportuno e informacin a: Los departamentos de produccin. La seccin de empaque. Departamento administrativo para el control contable y de reabastecimiento. Almacn de materiales en proceso Si los materiales en proceso o artculos semiterminados son guardados bajo custodia y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de materiales en proceso. Puede haber uno o varios de estos almacenes segn las necesidades de fabricacin. Almacn de productos terminados El almacn de productos terminados presta servicio a los departamentos de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los pedidos de los clientes.

Almacn de herramientas y equipo Un almacn de herramientas y equipo, bajo custodia de un encargado especializado, ofrece grandes ventajas; muy especialmente para el control de esas herramientas y del equipo y tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de produccin o de mantenimiento. Este cuarto de herramientas guarda y controla tambin las herramientas no durables tales como brocas, piezas de esmeril, tornillos, etc. Almacn de refacciones Cuando el departamento de mantenimiento se encuentra fuera del rea de manufactura, se ha encontrado conveniente el que tenga su propio almacn de refacciones y herramientas con un control tan estricto como el de los dems almacenes. Almacn de material de desperdicio
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Los productos, partes o materiales rechazados por el departamento de control de calidad y que no tienen salvamento o reparacin, deben tener un control por separado; ste queda, por lo general, bajo el cuidado del departamento de control de calidad. Siendo el control de rechazos y material de desperdicio un elemento que afecta directamente los costos de fabricacin, debe destinrsele un almacn de control. Almacn de materiales obsoletos Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse vencido el plazo de caducidad. La razn en este caso para tener otro almacn separado del de materias primas es que los materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para lo que s es el consumo actual. Almacn de devoluciones Aqu llegan devoluciones de clientes. En l se separan y clasifican los productos para reproceso, desperdicio y entrada al almacn.

B) POR SU COBERTURA El tipo almacenamiento por su cobertura, est determinado esencialmente por las caractersticas de los artculos que se van a almacenar y/o por la manera cmo se encuentran envasados o embalados. Segn esto pueden ser: Almacenes cubiertos (o cerrados). Almacenes abiertos (o descubiertos), y Cobertizos. Almacenes cubiertos o cerrados El almacenamiento cubierto o cerrado, es el que se realiza bajo techo (aligerado, con eternit, canalones, etc.), en locales con muros, especialmente construidos o adaptados para tal fin. Normalmente acondicionados y equipados en forma conveniente, se les adiciona otras instalaciones complementarias para asegurar su buen funcionamiento. Es el tipo de almacenamiento ms usado, para propsitos de carcter general. Sin embargo algunas veces se les dota de tipos especiales de acondicionamiento adhoc, para que puedan funcionar almacenes refrigerados, inflamables, deshumedecidos, etc., a fin de asegurar la conservacin de materiales o artculos que determinaran su deterioro de no contar con esas condiciones especiales.

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(a) El rea til de almacenamiento cubierto, es el rea determinada por las dimensiones interiores de la construccin. (b) Es rea total de almacenamiento cubierto, es el rea de terreno necesario para locales de almacenamiento, espaciados a distancias mnimas, incluyendo todas las reas operativas (camino de acceso, rea de estacionamiento, etc.) Almacenes cubiertos o descubiertos El almacenamiento abierto o descubierto, es el que se realiza sobre una superficie adecuada del terreno, en la cual no se ha ejecutado ningn tipo de construcciones. Su permetro para efectos de seguridad, puede estar constituido por muros de material noble, o por cercos de alambre, madera u otro tipo. En estos almacenes se depositan generalmente materiales que no son afectados por el medio ambiente o cuyo embalaje le da proteccin del aire, sol, lluvia y que en otras situaciones, podran deteriorar el artculo o materia prima almacenada. De acuerdo con los trabajos que se pudieran realizar sobre su superficie, en algunas ocasiones estos almacenes funcionan sobre terrenos no mejorados, es decir en estado natural; en otras ocasiones se efectan trabajos de semi mejoramiento (nivelaciones, extendiendo material para evitar el polvo, etc.); y por ltimo pueden hacerse trabajos de mejoramiento de la superficie, mediante construcciones de losas de concreto o asfalto. Esto es lo que da lugar a los almacenes abiertos no mejorado, semi mejorado o mejorado. (a) El rea til es el espacio de almacenamiento que se encuentran al aire libre, incluyendo los caminos, zonas de estacionamiento, etc. (b) El rea total comprende el rea neta ms un espacio adicional necesario para cumplir con las reglas de seguridad y ejecucin de las operaciones de almacenamiento. Cobertizo Un tipo de almacenamiento intermedio entre los anteriormente mencionados, lo constituyen los cobertizos, tambin llamados galpones, los que se caracterizan por tener una cobertura, pero sin muros perimtricos. En estos ambientes se almacenan generalmente artculos que no requieren proteccin del aire, de la humedad ni del calor, pero que s necesitan ser protegidos de la lluvia, del sol y de la nieve.

9. RELACIN DEL ALMACN CON OTRAS REAS DE LA EMPRESA a. Dentro de la empresa El almacenamiento corporativo normalmente, forma parte de una divisin, de una gerencia, un ente ms grande dentro de la organizacin de la empresa.

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El almacn puede formar parte de la Gerencia Logstica, de produccin, de Ventas o de Compras. En realidad, depende de la naturaleza de la empresa (industrial, comercial o de servicio), y de la envergadura o magnitud de stas. Lo interesante es conocer que el almacenamiento es un servicio muy valioso, el cual va a ser utilizado por la organizacin que lo controle en beneficio de su propio inters y el de la empresa. El almacenamiento debe ser dependiente, hasta donde sea posible, de la Gerencia de Logstica o Gerencia de Abastecimiento, (mientras unas de stas existan en la empresa), sin dejar de tener relacin directa o indirecta, con otras dependencias de la empresa. El Almacn debe informar directamente al ms alto funcionario logstico de la empresa, por ser el encargado de la funcin de distribucin fsica; y a la vez, recibe informacin de Compras, de Trfico y de otras dependencias de suministro y de control de materiales. Sin embargo, si la empresa no tiene un ente de esa categora y si el almacenamiento no tiene el tamao suficiente, la informacin debe hacerse al departamento o divisin que proporcione sus servicios principales. (1) Relacin con Produccin (Ventas) Las relaciones que deben establecer almacenes con ventas (comercio), o produccin (industria), son de suma importancia, puesto que son estas dependencias las que mueven con sus consumos, los artculos que se encuentran en almacn. En ambos casos (produccin o ventas), es conveniente llevar a cabo un planeamiento coordinado, que les permita adquirir los materiales que van a tener salida y no van a constituir una carga para el almacn y por consiguiente para la empresa. El almacn debe conocer los materiales de mayor consumo o de mayor demanda, indicndosele en lo posible: 1. La cantidad aproximada que se utilizar o vender en determinado tiempo. 2. Los artculos o materiales cuya adquisicin debe cesar, sea por que han sido puestos fuera de uso o por que la demanda no justifica su adquisicin. 3. Las condiciones en que necesita el consumidor el o los artculos (embalados o no), y la fecha en que debern estar en su poder. Asimismo, el almacn debe dar a conocer a ventas o produccin, los datos referente a las existencias, como por ejemplo, existencias crticas de algunos artculos, documentacin referente a los artculos y que son enviadas por las casas productoras o proveedoras, solicitudes que hace para entregarlos de los que est pidiendo. Sin embargo en un almacn ideal se deben contar con esos datos para simular los volmenes de inventario que necesitar el rea de produccin para fabricar un nmero determinado de productos y prever el tamao de sus inventarios y sus necesidades de

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reabastecimiento, las reas de control de inventarios dependiendo de las empresas dependen de los jefes de almacn. (2) Relacin con Compras Como se sabe, Compras proporciona al Almacn los artculos que adquiere y que son solicitados por Almacn o por quien lo va a usar. Es decir, que Compras procura los artculos o materias primas que el Almacn debe guardar y por ello sus relaciones se efectan alrededor de esos artculos que Almacn solicita para reponer sus existencias. Por consiguiente, es de gran inters para ambas dependencias, estar informados del movimiento de los artculos, fluctuaciones del mercado, cantidades econmicas, etc., que permitan determinar cmo, cundo y cunto adquirir. Los puntos de contacto entre estas dos dependencias son: a) Determinacin de las cantidades por adquirir, teniendo en cuenta el consumo de las existencias y el volumen de adquisicin ms bajo, para que el precio resulte compatible con el menor costo. b) Informacin sobre existencias disponible, rapidez de consumo, necesidades futuras, por parte del almacn, para que Compras pueda fijar las cantidades a pedir y los plazos de entrega en que deben cumplir los proveedores. c) Informacin sobre fluctuaciones probables en los precios de mercado, y en condiciones de compra, para que Almacn anticipe sus solicitudes. d) Proporcionar registros de las cantidades ms econmicas de adquisicin, por cada artculo, de manera de determinar con exactitud el mximo de existencias por obtener y la poca de efectuar las solicitudes, procurando establecer cantidades estndar. e) Recabar del almacn la autorizacin de compra, antes de efectuar cualquier adquisicin. Esta autorizacin, consiste en proporcionar los datos correspondientes a existencias de artculos en los depsitos o por llegar, as como los consumos promedios de los meses o aos anteriores. f) Acordar la cantidad y el precio que abarcarn, los compromisos de adquisicin o los contratos futuros que establezca Compras. g) Determinar el espacio disponible en los almacenes, para fijar el volumen de las compras y obtener mejores precios. h) Planear las adquisiciones en comn acuerdo, teniendo en cuenta los puntos ya mencionados. Todos estos puntos de contacto, son informaciones que se proporcionan mutuamente Almacenes y Compras, para lograr adquirir el producto en las mejores condiciones de precios, sin gravar a su entidad, inmovilizando grandes cantidades de capital.

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Las relaciones entre dos elementos, pueden liberar gran parte del capital destinado a adquisiciones, mediante la buena rotacin de los artculos y de esa manera obtener mayores utilidades y disponer al mismo tiempo de ese capital liberado, para invertirlo en otros aspectos del negocio. (3) Relacin con Contabilidad La Contabilidad ejerce control sobre el Almacn, constituyndose en un fiscalizador de su funcionamiento. La relacin almacn-contadura es sumamente estrecha, por cuanto el capital de una empresa se encuentra invertido en las existencias que el almacn guarda, de esta manera la contabilidad es el elemento controlador de ese capital inmovilizado. El control que se realiza se refiere exclusivamente a determinar la exactitud de los registros que lleva, comparndoselos con la realidad, de manera de evitar prdidas, sustracciones, deterioros, etc., que atentan contra el capital invertido. Para poder determinar si los valores estn de acuerdo con las existencias realiza inventarios que le permita hacer dichas comparaciones. Es preciso, que el almacn debe proporcionar todos los datos necesarios para que pueda llevar sus registros. Estos datos se refieren generalmente a: (a) (b) (c) (d) Ingresos y salidas efectuadas diariamente. Distribucin de las existencias dentro del almacn (ubicacin). Prdidas que se produzcan por deterioro, rotura o envejecimiento. Ajustes que se efecten.

Con estos datos la contabilidad realiza sus registros, los que se constatan con la realidad por medio de los inventarios, que le proporcionan elementos fundamentales, para los balances y estados de cuenta, facilitando de esta manera a los dirigentes, los datos necesarios para fijar precios de ventas o de productos y dirigir y controlar la marcha de sus negocios. Otro aspecto de las relaciones entre el almacn y la contabilidad, es el referente a la contabilidad de costos, que para la industria o el comercio es sumamente esencial, por cuanto sabiendo cunto ha costado el producto, se podr determinar un mejor precio de venta y hacer frente a la competencia del mercado, al mismo tiempo que obtener las relaciones de utilidades para los que invierten su dinero. Los artculos que se encuentran almacenados, se gravan con gastos que se efectan en el cuidado y manipuleo, en los salarios del personal encargados de l, en seguros, inventarios, inters de capital invertido, etc., que constituyen un costo especial, que se denomina costo de posesin y almacenaje, diferente al costo de adquisicin de compra. Siendo todos estos gastos propios del almacenamiento, es lgico que a contabilidad le interese este aspecto, lo mismo que a almacenamiento, y de all nace otro vnculo entre estas dos dependencias. (4) Otras relaciones internas

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A parte de las relaciones ya tratadas, el almacn como toda dependencia, tiene relaciones de subordinacin y mando, es decir, que tiene jefes de subordinados, y con ellos deben mantener relaciones tan estrechas como las anteriores, en lo referente a informar o recibir informacin en forma peridica sobre las necesidades, ocurrencias y labor desarrollada. Tiene relaciones tambin con otras dependencias, como por ejemplo: mantenimiento, seguridad, transporte y trnsito, inspeccin y control de calidad, as como con el rea de ingeniera. En conclusin, debemos recordar que una organizacin que rene a diversos elementos con una finalidad comn y, que todos los que forman parte de ella, y el ptimo funcionamiento slo se lograr por medio de la coordinacin y el planeamiento de manera de prever los tropiezos que se puedan presentar y hacerles frente en forma conjunta. b) Fuera de la Empresa Fuera de la empresa, las actividades de almacenamiento, normalmente no tienen relaciones directas, pero s, estn tcitamente autorizadas con: 1. Los proveedores de los artculos o materias primas, que se van a utilizar en los procesos de fabricacin de la empresa de quienes debe conocer la seriedad con que prestan sus servicios, as como de la bondad debe conocer la seriedad con que se prestan sus servicios, as como de la bondad de los materiales o artculos que producen y que proporcionan. 2. Los clientes, de quienes requiere conocer principalmente, cmo acostumbran o desean que se remitan los productos que se le envan: debe conocer los plazos de entrega de los artculos que solicitan, a fin de atenderlos oportunamente y as mantener la buena imagen de la empresa; as como para conocer los medios de transporte a emplearse, cantidad a despacharse, nmero de vehculos a emplear, etc. 3. Con los propietarios de compaas de transportes de terceros, cuando se requiere su empleo, en caso que nuestra empresa ni la del cliente dispongan de medios necesarios. De ellos es preciso conocer capacidades de transporte, medios disponibles, estados de mantenimiento de sus vehculos, seriedad y garanta que ofrecen, as como la forma y momento de cargar los vehculos. 4. Con las compaas de seguros, con sus agentes o ajustadores, a fin de que puedan concurrir oportunamente a verificar el estado en que se reciben o llegan las cargas a los almacenes y determinar los daos o disconformidades en los artculos que sido adquiridos o solicitados por la empresa. De acuerdo con el informe de los ajustadores es que se proceder a la recepcin de las mercancas, para en caso necesario, proceder al cobro del seguro (de transporte) respectivo. El resultado de estas relaciones, debe ser motivo de informes oportunos que se deben hacer llegar al ente de quien dependa el Jefe de Almacn, para as asegurar una correcta tramitacin administrativa y deslindar responsabilidades.

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10. RESUMEN El tema abordado en esta primera unidad, tiene como objetivo fijar en el participante la necesidad de una toma de conciencia sobre la labor del almacn en la empresa y no identificarlo como un depsito simple de mercancas; sino, todo lo contrario, tiene sus funciones claramente definidas, contribuye al logro de objetivos corporativos y se debe considerar principios para su manejo y control. Para que lo mencionado se cumpla, se precisa en primer lugar, definir el tipo de almacn que se va administrar y ello parte por establecer la mercadera que se va almacenar y ella puede ser: materia prima, productos terminados, productos en proceso, repuestos, mercadera devuelta, etc. Identificada la mercadera nos ayudar a disear el tipo de proteccin que necesitamos darle de ello puede ser que sea un almacn cerrado o un almacn abierto o simplemente un cobertizo. Luego de definir el tipo de almacn, necesitamos establecer los vnculos con las dems reas de la empresa, esto es, con quienes el almacn mantiene o intercambia comunicaciones, estas pueden ser dentro o fuera de la empresa y ello depender del tipo de mercanca que guarda.

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UNIDAD II

DISPOSICIN FSICA DE ALMACENES


1. INTRODUCCIN El almacenamiento es una actividad, mediante la cual se asegura en forma directa, la disponibilidad de abastecimientos, en determinadas reas y en cantidades suficientes, desde que se producen, hasta que son empleadas por la empresa. Consiste en la retencin, ordenamiento, control y mantenimiento de los artculos pendientes de entrega. El local almacn, es diseado o designado especficamente para fines de almacenamiento y hecho con techo y paredes laterales posterior y delantera. Puede tener uno o ms pisos, construidos al mismo nivel del suelo a la altura de la plataforma de los vagones o camiones. En la actualidad, el almacn es esencial en todo negocio y su manejo y funcionamiento se considera como una ciencia, motivo de perfeccionamiento y profesionalizacin, para quienes tienen la responsabilidad de conducirlo.

2. OBJETIVOS Mediante la presente unidad pretendemos que el participante logre desarrollar lo siguiente: Establecer en forma clara y debidamente definidas las reas que constituyen el almacn. Determinar las recomendaciones ms apropiadas en funcin al tipo de mercadera dada en custodia. Definir el diseo ms adecuado para el almacn, teniendo en cuenta las especificaciones y normas dadas para un buen funcionamiento. Determinar el espacio ptimo para el almacenaje de un producto en funcin de la forma, volumen y requerimiento.

3. LAS REAS DEL ALMACN Una planta manufacturera o un negocio de compra y venta, debe tener normalmente tres reas en el almacn, como base de su planeacin: Recepcin. Almacenamiento. Entrega.

El tamao y distribucin de estas tres reas depende del volumen de operaciones y de la organizacin de cada empresa en lo particular. stas pueden estar completamente separadas e independientes unas de otras, o bien dentro de un solo local cerrado. Cuando se presenta este ltimo caso, basta con sealar las reas en el piso o levantar divisiones.

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a. rea de Recepcin El flujo rpido del material que entra, para que est libre de toda congestin o demora, requiere de la correcta planeacin del rea de recepcin y de su ptima utilizacin. Condiciones que impiden el flujo rpido: 1. Espacio de maniobras restringido o inadecuado. 2. Medios de manejo de materiales deficientes. 3. Demoras en la inspeccin y documentacin de entrada. El objetivo que persigue toda empresa es obtener rapidez en la descarga y lograr que la permanencia de la mercanca en el rea de recepcin sea la mnima posible. El espacio necesario para el rea de recepcin depende del volumen mximo de mercanca que se descarga y del tiempo de su permanencia en ella. Una planeacin es correcta cuando los cambios del flujo de los materiales y productos se han reducido al mnimo. El tiempo de permanencia de las mercancas en el rea de recepcin debe ser lo ms corto posible, pues el espacio requerido y el costo de operacin dependen de la fluidez con que stas se pasan del vehculo del proveedor al almacn.

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Todo estancamiento innecesario eleva el costo del producto. Los costos de las funciones del rea de recepcin pueden ser los siguientes (dados aqu como un ejemplo): 1. El costo del espacio, al precio del metro cuadrado ocupado, que incluye: a) Patios de maniobra de los vehculos. b) Andenes. c) Zona de maniobras de estiba. d) Zona de inspeccin. e) Zona de la oficina de control, y f) Zona de medicin (bscula). 2. Otros costos incluyen: a) El mantenimiento del rea y de su equipo y maquinaria; y b) Los intereses sobre la inversin en el inmueble y en el equipo. 3. Los gastos indirectos de: a) Personal. b) Registros, y c) Proteccin de los materiales. Deben estudiarse los medios que sean ms prcticos para facilitar y acelerar la maniobra de descarga de vehculos segn las instalaciones en el rea de recepcin. Estas maniobras pueden realizarse en un andn elevado a la altura aproximada de las plataformas de los vehculos o bien al ras del piso del almacn, en este caso se puede usar una plataforma telescpica para levantar la mercanca. En cual esquiera de estas instalaciones los medios ms usuales son: El montacargas elctrico (de gasolina o diesel). La carretilla neumtica. La carretilla manual. Las tarimas de madera. Los contenedores. Los carros especiales. Los transportes de rodillos.

Zona de Inspeccin El flujo rpido de los materiales que se reciben, requiere de un espacio ptimo para descarga y almacenamiento provisional, para revisin y cotejo con la remisin del proveedor, debe ser pesada y elaborarse la documentacin de entrada. Andn y patio de maniobras de los vehculos El almacn y su andn, elevados del piso de trnsito como lo est el edificio de la planta. Se sugiere un andn de tipo sierra para descargar hasta cuatro camionetas, camiones o trailers. En l la parte trasera de los vehculos queda arrimada diagonalmente al andn. De esta manera se ahorra el espacio que ocuparan los vehculos si se colocaran perpendicularmente al andn.

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El patio de maniobras de los vehculos requiere 25 metros de largo para trailers arrimados perpendicularmente al andn y slo 22 si lo hacen diagonalmente.

b. rea de Almacenamiento La planeacin del rea de almacenamiento, por espacios destinados a cada grupo de materiales o mercancas con caractersticas similares, requiere un conocimiento pleno del producto y de las condiciones que exige su resguardo, proteccin y manejo. Enseguida se dan algunas recomendaciones. Para aminorar el riesgo de incendio: a) Aislar los productos inflamables como cartn, papel, estopa, trapo, telas, tintas, tinner, pintura, etc. b) Prevenir la combustin espontnea de estopa, trapo o papel impregnados de aceite o grasa oxidante. Se requiere un lugar aparte, con recipientes a prueba de fuego, y donde haya una libre ventilacin. c) Aislar los productos explosivos; de ser posible fuera del almacn. d) Revisar peridicamente los extintores. e) Despejar los pasillos de acceso a los extintores; separa los materiales de fcil combustin con un espacio mnimo de 45 cm. Para evitar la corrosin y el enmohecimiento. a) Colocar todo lo que sea de metal en lugar seco y distante de la tubera de agua o vapor.

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b) Corregir las goteras de techos y tuberas. c) Evitar la humedad en piso y paredes. d) Alejar los productos y materiales de los recipientes con cidos que despidan gases corrosivos. e) Cubrir los materiales o productos de acero con grasa, aceite o barniz especial. f) Colocar productos qumicos almacenamiento de aceros. absorbentes de humedad en las reas de

g) Evitar derrames de agua o lquidos en el piso. Para que no se estropeen: a) Evitar que los productos sean golpeados unos con otros, especialmente cuando se almacenan en grandes tambores o recipientes, o por los equipos de manejo de materiales. b) No permitir que los medios de almacenamiento rompan o rayen los artculos. c) Los materiales de cristal o frgiles deben quedar lejos de mquinas o trfico dentro del rea de almacenamiento. d) Proteger los materiales y productos contra el polvo tapando la entrada y salida de los estantes con alguna tela. Para evitar el deterioro: a) Proteger la luz de las ventanas o guardar en lugares con poca iluminacin o productos que se decoloren con la luz. los materiales

b) Evitar que se ensucien o manchen las mercancas y materiales al manejarlos o almacenarlos. c) Las condiciones del piso deben observarse en los proyectos de mejoras. Principios bsicos que se deben seguir en el rea de almacenamiento 1. Primera entrada, primera salida. 2. Colocar los artculos de mayor demanda ms a la mano cerca de las puertas de recepcin y entrega-. La Ley de Pareto o regla 80-20 dice que el 80% de la demanda debe ser satisfecha con el 20% de los artculos. Es a stos los que se refiere este principio.

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3. Reducir las distancias que recorren los artculos as como el personal. Esta es una manera de reducir los costos de la mano de obra. 4. Reducir movimientos y maniobras. Cada vez que se mueve una mercanca hay una ocasin ms para estropearla. 5. Prohibir la entrada al rea de almacenamiento a personal extrao a l. Solamente personal autorizado para inventario u otra razn podra entrar. 6. Controlar las salidas de mercanca del rea de almacenamiento a travs de documentacin autorizada. 7. Llevar registro de existencias al da. 8. Eliminar el papeleo superfluo. 9. Reducir el desperdicio de espacio, diseando la estantera con divisiones a la medida de lo que se almacena. 10. rea ocupada por los pasillos respecto de la totalidad del rea de almacenamiento, debe representar un porcentaje tan bajo como lo permitan las condiciones de operacin. El pasillo principal debe correr a lo largo del almacn. Los transversales, perpendiculares al principal, deben permitir el fcil acceso a los casilleros, bastidores o pilas independientes de artculos. 11. El punto de recepcin en el extremo del pasillo principal y el punto de distribucin en el otro.

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Distribucin de estantera para un almacn tipo

40 m.

9 m. rea adicional para almacenamiento futuro

Tarima s vacas

Almacenaje especial

Oficina

Entrega Recepcin

S H

Bscula Acomodar Poco Consumo Mucho Consumo Sin Movimiento

c. rea de entrega La mercanca que ha sido tomada del rea de almacenamiento y llevada al rea de entrega debe: a) Ser trasladada con el medio mecnico ms adecuado.

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b) Ser acompaada de un documento de salida, una nota de remisin, una factura remisin.

factura, o una

c) Ser revisada en calidad y cantidad; mediante el cotejo de la mercanca con el documento de salida. d) Los materiales para envoltura y empaque deben haberse surtido del almacn de material auxiliar, con suficiente anticipacin y cantidad. e) Las mesas, la bscula y las herramientas de fleje, de engomado, y tiles necesarios debern tener un rea ordenada que facilite las maniobras de manejo de los productos y de empaque.

4. RESUMEN En esta segunda unidad se han definido las reas del almacn, sus funciones y recomendaciones para que se lleven a cabo operaciones eficientes. Los mtodos alternativos de almacenamiento pueden ser: basados en el tipo de producto que se almacena y retira, a partir de la colocacin de los artculos, por medio de los equipos que se emplea o finalmente se basa en la forma de surtir los pedidos. Se hace mencin tambin a los mtodos de ubicacin de las mercancas en la que se pueden dar dos mtodos: el almacenamiento al azar y el almacenamiento en el lugar asignado. Las reas de almacn definidas son: la recepcin, el almacenamiento y la entrega. Cada una de ellas tiene sus especificaciones para un ptimo desempeo; por ejemplo, el rea de recepcin comprende una zona de inspeccin y un patio de maniobras, donde los vehculos han de descargar la mercadera; en esta rea es importante la efectividad, es decir que su labor sea rpida y exacta para evitar la demora de la disponibilidad de la mercanca al almacn. Por su parte, el rea de almacenamiento est ms dedicada al cuidado de la mercanca; que constituye la base para evitar su deterioro o su prdida por sustraccin; para lo cual se hace necesario dar determinadas pautas para asegurarla y mantenerla en el mejor estado posible y ello implica tomar medidas respecto a riesgos de incendio, corrosin y enmohecimiento y definir el rea de almacenamiento teniendo en cuenta el rea que ser destinada a pasillos. El rea de entrega tiene tambin sus normas las cuales deben seguirse estrictamente para evitar los faltantes del almacn.

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UNIDAD III

LOS EQUIPOS Y LA SEGURIDAD DEL ALMACN


1. INTRODUCCIN Es indudable que todo almacn requiere de equipos para un funcionamiento eficiente, y estos pueden ser equipos de manejo de materiales, equipos de almacenaje o equipos diversos. La seleccin de estos equipos requiere revisar ciertos principios de modo que su adquisicin sea debidamente justificada y prevean los cambios futuros que sufrir los artculos que contendr el almacn y de esta manera evitar que los equipos adquiridos sean dejados de lados por los cambios producidos en el almacn. Otro aspecto importante considerado en esta unidad es la seguridad del almacn no slo para la conservacin de los artculos sino tambin para evitar accidentes al personal que labora en l.

2. OBJETIVOS En esta unidad se ha previsto que al terminar el participante estar en condiciones de: Definir polticas acerca de seleccin sobre cualquier equipo para el almacn. Efectuar la debida justificacin econmica para la adquisicin de un equipo. Decidir acerca del grado de automatizacin del almacn. Adoptar medidas de seguridad aplicadas ala almacn.

3. TIPOS BSICOS DE EQUIPO Una investigacin completa de todos los distintos tipos de equipo de almacenamiento, sera una tarea casi interminable. Sin embargo, afortunadamente, la mayor parte del equipo puede clasificarse en una lista bastante manejable de tipos bsicos o grupos de equipo. Dentro de cada grupo hay muchas variaciones, que son muy importantes, y que habr que considerar antes de hacer una seleccin final. A continuacin damos una lista general de equipos que se emplea en el almacenamiento. Cuando abordemos cada uno de los tipos de equipo detallaremos las variedades dentro de cada grupo, que definitivamente no ser completa, por que hay muchos artculos nuevos o variaciones a los ya existentes, que llegarn rpidamente al mercado. Dejamos a cada administracin de almacn el investigar las clase de equipo que ms adecuado sea para los materiales que se manipularn en su respectivo almacn.

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Equipo de manejo de materiales 1. Camiones elevadores Aditamentos y accesorios para camiones elevadores Camiones y carretillas de mano Transportadores Gras

2. Equipo de almacenaje Armazones Camillas y patines 3. Equipo miscelneo A este equipo pertenecen: Canales Ascensores Mesas hidrulicas Escaleras Bscula Cables de remolque

a. Equipo de manejo de materiales Estudiaremos aqu las caractersticas importantes de este tipo de equipo de manejo que se usan en almacenamiento: 1. Montacargas El montacargas, llamado a veces camin de horquilla o elevador mecnico, es el caballito de batalla del almacenamiento. Casi todas las operaciones de almacenaje tienen por lo menos un montacargas en su lista de equipo y muchas lo usan exclusivamente. Es probable que el montacargas sea la pieza de equipo ms flexible que se use en el almacenamiento. Puede mover artculos en sentido horizontal y vertical; moverse libremente, y con ciertos aditamentos, levantar, voltear, empujar y arrastrar objetos de cualquier tipo y forma. Una gran parte del valor de almacenamiento, depende de su equipo de manejo, y el montacargas es el ncleo de ese equipo. En la actualidad, hay una amplia seleccin de diseo distintos para escoger, as como muchos accesorios y aditamentos que aumentan la utilidad y flexibilidad de las mquinas bsicas. Mencionamos algunos de ellos:

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Montacargas.

2. Accesorios para montacargas La utilidad y eficacia del montacargas bsico, puede aumentarse por medio de accesorios. Por ejemplo, hay muchos tipos distintos de mecanismos para el manejo de materiales, que pueden emplearse en vez de horquillas convencionales, y pueden formar parte permanente del montacargas especializando su uso, o puede removerse, de modo que el montacargas pueda utilizarse con accesorios o con las horquillas ordinarias si es necesario. Casi todos los accesorios pueden hacerse de tal modo que se instalen o se remuevan en un periodo de tres a cinco minutos. Un accesorio muy comn para montacargas es un aditamento de gra. En vez de invertir en una gra mvil, que slo puede usarse como gra, con frecuencia es ms econmico obtener un aditamento para el montacargas, y cuyo costo ser tan slo una fraccin de los que importara una gra separada.

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Otros accesorios comunes para montacargas son los que se usan para manejar cargas sin camillas, o unitarias, entre los que se incluyen sujetadores, horquillas de dientes mltiples, empujadores y mecanismos para arrastrar y empujar. Encontramos accesorios que incluyen tambin transportadores laterales para mover las cargas unos cuantos metros a la izquierda o la derecha, palas para mover materiales sueltos, prtigas para recoger varias unidades enrolladas a la vez, garfios de barril para manejar objetos cilndricos.

Accesorios para montacargas.

3. Camiones y carretillas Una lista completa del equipo manual para el manejo de materiales sera interminable. Aparentemente el equipo es relativamente barato, se ha desarrollado una gran variedad de artculos. Los catlogos de equipo suministrados por los fabricantes a sus agentes de ventas son una buena fuente de informacin. En el almacenamiento moderno, hay un sitio bien definido para el equipo manual. Muchas tareas pueden efectuarse ms rpidamente y con menos esfuerzo, usando un camin o carretilla de mano, que si se usara equipo mecnico. Cuando el trabajo es liviano y de poco volumen, existe la posibilidad de que pueda llevarse a cabo ms econmicamente con herramientas de mano. Todas las funciones del

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almacenamiento deben considerarse, primero, como operaciones manuales y, luego, se examinarn para ver si podran efectuarse mejor con equipo mecanizado.

Camiones y carretillas. 4. Transportadores Casi todos los sistemas de transportadores se disean para llevar a cabo ciertas funciones especficas de almacenamiento para las que se destinan. Sin embargo, hay algunos tipos que son normales y que pueden compararse como artculos ordinarios de catlogo. Son principalmente las variedades porttiles, que tiene amplias aplicaciones en las operaciones de carga y descarga. Este tipo de sistema puede disearse para operaciones en gran escala, que incluyan muchos millares de metros de transportadores, y muchas estaciones de control y de acumulacin, o para operaciones mucho ms pequeas, ya que el principio es el mismo. Esos sistemas son especialmente valiosos cuando hay un gran volumen de artculos relativamente pequeos que hay que clasificar y acumular. No es necesario que los artculos tengan el mismo tamao, porque cualquier artculo que pueda moverse con un transportador, puede manejarse de ese modo.

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Los transportadores pueden moverse por gravedad o con motores, o con una combinacin de ambos. Cuando se muevan por gravedad, se requerir una cada de media 3 centmetros por cada 30 centmetros para mantener la carga en movimiento. Si se mueven con motores elctricos o de gas, los requerimientos de fuerza dependern del tipo de transportador, las cargas que haya de mover, y el plano en que deban hacerlo.

Transportadores.

5. Gras Junto con los camiones elevadores y los transportadores, las gras constituyen, uno de los tres tipos principales de equipo para el manejo de materiales en el almacenamiento. La ventaja principal de las gras, es que pueden funcionar en forma completamente independiente del piso del almacn. No requieren pasillos para maniobras del equipo como el caso de los camiones elevadores. Otra ventaja importante, es que puede manejar cargas a mayores alturas, con ms seguridad y mayor eficiencia, lo que permite una mejor utilizacin del espacio de almacenamiento vertical. Puede darse el crdito a las gras, con toda justicia, por haber permitido obtener todos los beneficios de la dimensin vertical en el almacenamiento. Una ventaja adicional de las gras que realmente nada tiene que ver con la altura, es su capacidad de manejo de cargas voluminosas y difciles. Las gras tienen la capacidad exclusiva de levantar y mover las cargas desde arriba, lo que las hace indispensables en ciertas operaciones de almacenamiento.

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Gras.

b. Equipo de almacenamiento A menudo el equipo de almacenaje es tan importante para el costo total y para el xito de las operaciones de almacenamiento, como el equipo de trabajo. Las compaas darn ms atencin, normalmente, a la forma en que se manejan sus artculos que a la forma en que se almacenen. 1. Armazones Aunque es probable que la mejor utilizacin del espacio sea la razn principal para adquirir armazones de almacenaje, hay otras dos muy importantes, que son el mejoramiento de la eficiencia de manejo, y el evitar daos a los materiales. En cualquier valoracin de los armazones de almacenaje, es muy importante considerar tres factores: la utilizacin del espacio, la eficiencia de manejo, y los daos a los materiales. Las decisiones de almacenamiento relacionadas con el equipo de almacenaje, deben basarse en el mejoramiento neto de las operaciones de almacenamiento.

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Exhibicin 23, (continuacin).

Exhibicin 24, Bastidores de almacenamiento.

Los bastidores son los armazones de almacenaje o racks considerados en la definicin, sus formas y sus usos dependern del tipo de almacn y de los bines que custodia.

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2. Tarimas y Patines Hay tantos tipos de tarimas y patines, algunas de las primeras se asemejan mucho a los segundos. La diferencia esencial es que la tarima se construye para permitir el apilamiento, lo que no ocurre con un patn. Es posible que el tipo de tarima que se llama patn ms a menudo, es la tarima de una sola cara, que consiste de uno o ms patines sujetos a una plataforma superior. Hasta aqu esa definicin conviene tanto a una tarima como a un patn. Sin embargo, si los patines se construyen y se espacian para permitir el apilamiento, la unidad ser una camilla. Si los patines slo tienen por objeto elevar la carga sin apilarla, la unidad ser un patn. Tarimas: La gran variedad de artculos que se asemejan y los muchos tipos distintos de equipo de manejo, han hecho que se desarrolle una gran variedad de tarimas. Las ventajas en el uso de tarimas son: a) La reduccin de maniobras y manipulaciones sucesivas en las operaciones de traslado, almacenamiento y despacho, que permite ahorrar tiempo y mano de obra, y; b) la posibilidad de utilizar ms racionalmente la altura de las zonas de almacenamiento, o sea un mayor aprovechamiento cbico del espacio del almacn. El material de construccin que se ms comnmente es la madera, pero cada vez ms las tarimas se fabrican en aluminio, magnesio y acero, para aprovechar la mayor resistencia y larga vida de los metales. Se usa tambin una combinacin de cartn acanalado y madera para tarimas desechables de un solo viaje, su uso depender del tipo material. Las dimensiones ms comunes en las tarimas son de 0.80 x 1.2 m cuya rea ser de 0.96 m2 o de 1.20 x 1.20 m cuya rea ser de 1.44 m2 y la altura es de 15 cm. Es por ello que una de las desventajas de su uso es el espacio que ocupa, adems de su costo. Las medidas de las cajas o paquetes deben ser un submltiplo de las dimensiones de las tarimas. Por ejemplo: Clculo de cajas por tarima
Tarima de: 0.80 x 1.20 0.40 x 0.80 0.96 / 0.32 0.20 x 0.80 0.96 / 0.16 0.20 x 0.60 0.96 / 0.12 0.20 x 0.40 0.96 / 0.08 0.20 x 0.30 0.96 / 0.06 = = = = = = = = = = = 0.96 m2 0.32 m2 3 cajas 0.16 m2 6 cajas 0.12 m2 8 cajas 0.08 m2 12 cajas 0.06 m2 16 cajas Tarima de: 1.20 x 1.20 0.40 x 0.80 1.44 / 0.32 0.20 x 0.80 1.44 / 0.16 0.20 x 0.60 1.44 / 0.12 0.20 x 0.40 1.44 / 0.08 0.20 x 0.30 1.44 / 0.06 = = = = = = = = = = = 1.44 m2 0.32 m2 4 cajas 0.16 m2 6 cajas 0.12 m2 12 cajas 0.08 m2 18 cajas 0.06 m2 24 cajas

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Los diseos ms comunes son:

Patines: La variedad de los diseos de patines es mucho mayor que la de los diseos de tarimas. A menudo los patines se disean para desempear alguna funcin especial, y para las dimensiones de un artculo especfico. Pueden hacerse casi cualquier forma que permita elevar la carga para su transportacin. Cuando los patines tienen ruedas, se conocen comnmente como semivivos o vivos. Un patn semivivo tiene patas o patines rgidos en un extremo, y una o ms ruedas en el otro. Un patn vivo se asemeja a una carretilla de plataforma plana, aunque su diseo y construccin permiten que se maneje con una gra o camin elevador, o que se empuje sobre el suelo.

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4. MEDIDAS DE SEGURIDAD Un programa de seguridad eficaz es un requisito indispensable de la buena administracin de las bodegas. La alta eficiencia requerida para competir en el almacenamiento moderno, abarca los riesgos del rpido movimiento del equipo, el almacenaje a gran altura, y el manejo de una gran cantidad de productos distintos. Hay que dar prioridad a la salud y a la seguridad del personal en cada funcin de manejo y de almacenamiento. Un alto grado de eficiencia y la seguridad en las condiciones de trabajo son incompatibles. La prevencin de un solo accidente serio, puede compensar el costo y el esfuerzo adicionales para mantener en vigor un programa de seguridad durante muchos aos. Las caractersticas principales de un buen programa de seguridad para los almacenes comprenden: Las asignaciones de trabajo. Cuidado y limpieza del almacn. Mecanismos de advertencia y proteccin

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4.1 ASIGNACIONES DE TRABAJO La actitud de la administracin de la bodega es sumamente importante para un programa eficaz de seguridad. Debe haber un genuino inters por la salud y la seguridad, y ese inters debe ser lo primero. El supervisor debe ser conocedor de cmo se realiza un trabajo a fin de tener la mayor seguridad posible de que se llevarn a cabo sin peligro. Deben tenerse en cuenta las siguientes instrucciones y consideraciones: VALORACIN DE LOS TRABAJOS Antes de asignar un trabajo el supervisor debe valorar los factores de seguridad Qu clase y nmero de personal se necesita? Conocen las prcticas de seguridad aplicables? Qu equipo deber usarse? Est el personal adiestrado en el empleo seguro del equipo? SELECCIN DE PERSONAL El supervisor debe emplear un buen criterio para asignar los trabajos a fin de cerciorarse de que est dentro de las competencias del personal. Por lo menos una persona de cada cuadrilla debe estar capacitada y tener experiencia necesaria para cada trabajo especial. Se debe hacer una cuidadosa seleccin de cualquier persona que tenga que trabajar sola y hay que cuidar de que informa peridicamente de su estado o que se le vigile en forma intermitente. INSTRUCCIONES El supervisor debe decidir primero lo que hay que hacer y cmo quiere que se haga, y luego transmitirlo claramente a los que reciban la asignacin. Si hay que usar algn equipo. Deber estar en buenas condiciones de seguridad, y los operadores debern saber utilizarlo sin peligro. Si es necesario algn equipo de proteccin, cada empleado debe tenerlo, conocer su objeto, y usarlo. INFORMES Una regla bsica es que hay que informar inmediatamente al supervisor cuando ocurra cualquier accidente. El supervisor se encargar rpidamente de cualquier lesin, por trivial que sea, y tomar las medidas correctivas para evitar que el accidente se repita. Hay que hacer un registro formal de cualquier lesin debida a un accidente, con la finalidad de establecer la naturaleza de la lesin, el tratamiento administrado, le fecha, la causa y las medidas correctivas aplicadas.

4.2 CUIDADO Y LIMPIEZA DE LOS ALMACENES Una bodega limpia, ordenada y bien dispuesta, es indispensable para la salud y la seguridad del personal. El encargado del almacn tendr la responsabilidad de mantener esas condiciones, adems deber establecer normas muy elevadas de cuidado y limpieza y exigir que se cumplan. Los requerimientos bsicos son:

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DISPOSICIN APROPIADA El almacn debe disearse para permitir el manejo y almacenaje seguro y eficiente de los materiales. Habr que designar y marcar zonas especficas para la recepcin, embarque, almacenaje, recuperacin, empaquetado y otras funciones del almacenamiento. Se usarn lneas rectas en todo el plan de disposicin porque permiten la mayor claridad de la visin. ALMACENAJE ORDENADO Los materiales deben almacenarse de acuerdo con las normas de seguridad y eficiencia. El almacenaje debe ser ordenado, compacto y a escuadra. Los pasillos y zonas de trabajo no se utilizarn para almacenar materiales. Debern conocerse los lmites de capacidad de los pisos, tarimas, armazones y otras clases de almacenaje, y se exigir en estricto cumplimiento de las prcticas relacionadas con ellos. Se corregirn inmediatamente los almacenajes que se inclinen. Se destinar un sitio fijo y seguro para almacenar las herramientas y stas se devolvern a su sitio inmediatamente despus de usarse. LIMPIEZA El mantenimiento de la limpieza deber ser un programa continuo en todo el almacenamiento. La administracin debe encabezar ese programa estableciendo normas de limpieza exigiendo que se cumplan. Entre los mtodos de mantenimiento de la limpieza se incluyen el empleo de la pintura, la reparacin rutinaria de pisos, la jardinera, el empleo de desviadores de polvo, las instalaciones sanitarias convenientes para lavarse las manos y el uso de uniformes para el personal. DISPOSICIN ADECUADA DE DESECHOS El almacn deber tener una cantidad suficiente de depsitos para desechos situados en lugares estratgicos, para dar un servicio sistemtico de recoleccin, remocin y disposicin de los desechos. Los desechos de empaque, estibas, bandas de alambre, etc., son muy comunes en todo almacenamiento, se depositarn inmediatamente en los recipientes aprobados por la primera persona que los encuentre. Los recipientes debern estar tambin limpios y bien pintados, de acuerdo con el programa de limpieza. SEPARACIN DE PRODUCTOS DAADOS Los materiales que se reciban daados y los que se daen en el proceso de manejo de la bodega, se separarn de los inventarios vendibles. Por lo general los materiales daados ms peligrosos que los vendibles, por lo cual deben manejarse con ms cuidado y almacenarse en una zona marcada claramente, y alejada del almacn regular. RTULOS DE IDENTIFICACIN Se usarn rtulos para identificar ciertas zonas clave de la bodega as como las localizaciones de productos especficos. Hay que cuidar que los rtulos estn bien hechos, y que sean atractivos y de fcil lectura. El programa de rtulos debe mantenerse actualizado, removiendo los que caigan en desuso y reemplazndolo luego con otros que reflejen las condiciones actuales. MARCAS DE PASILLOS Se marcarn con lneas amarillas los pasillos, los muelles y las zonas de armazones. En las reas de mucho trfico, las columnas, postes y otras obstrucciones, se pintarn de color

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amarillo. El acceso a vlvulas de control, tableros elctricos, estaciones de primeros auxilios y otras zonas importantes semejantes, se marcar en forma apropiada en los pisos y los muros, y tambin con rtulos. ALUMBRADO ADECUADO El tipo y la cantidad de alumbrado dependern de la naturaleza del almacenamiento. Una bodega con pasillo muy anchos y con artculos de tamao grande y de fcil manejo, requerir alumbrado que otra que tenga pasillo y productos y difciles de manejar. Un alumbrado adecuado es indispensable para la seguridad de las operaciones de la bodega y no hay que economizar en l.

4.3 MECANISMOS DE ADVERTENCIA Y PROTECCIN El viejo refrn, ms vale prevenir que lamentar, se aplica especialmente al concepto de mecanismos de advertencia y proteccin, porque tiene por objeto prevenir accidentes y lesiones en los almacenes. Deben disearse de tal modo que protejan a los visitantes y a los nuevos empleados que tengan pocos conocimientos de las operaciones de almacenaje, y tambin al personal experimentado. El nico enfoque prctico para lograr un programa eficaz de seguridad, consiste en que haya medios eficaces para evitar accidentes y lesiones, aqu mostramos slo algunos: BARANDALES DE PROTECCIN Se instalarn barandales slidos de proteccin a lo largo de los andadores que requieren proteccin contra el equipo peligroso que haya cerca de ellos. Si el personal se limita a emplear los andadores bien definidos, se sentir y estar relativamente seguro. Los barandales son indispensables en algunos puntos crticos para lograr esa seguridad. DEFENSAS DE EQUIPO Habr que poner defensas protectores en todas las parte movibles del equipo que sean peligrosas. Las defensas deben disearse de tal modo que no estorben demasiado a los que desempean el trabajo, porque de lo contrario muy pronto se removern y desecharn. Casi todos los trabajadores dan mayor importancia a llevar a cabo el trabajo que a usar mecanismos de seguridad, especialmente cuando esos mecanismos estorban. DEFENSAS SUPERIORES Todos los camiones elevadores debern tener defensas superiores. Si son de tipo removible, se disearn de tal modo que se facilite su remocin y reemplazo. El diseo de las defensas es muy importante porque debe tener la solidez suficiente para resistir los golpes ms fuertes, y no debe estorbar la visin del operador del vehculo. Los postes que sostengan la defensa deben colocarse de tal modo que no haya peligro de que el operador se coja los brazos, las piernas o el cuello en ellos, o en algn otro obstculo cuando maneje el camin. BLOQUES DE SEGURIDAD PARA RUEDAS DE LOS CAMIONES Otra causa de accidentes serios es que un camin transportador se aleje del muelle mientras un camin elevador trata de entrar o salir. Esta clase de accidentes puede prevenirse usando bloques de seguridad para las ruedas. El operador del camin elevador o
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un almacenero, pueden encargarse de colocar los bloques pero se establecer la estricta disposicin de que la remocin de los bloques ser responsabilidad del almacenero. El operador del camin no siempre puede saber sin el almacenero ha terminado su trabajo y est fuera de peligro.

5. ORILLAS REMOVIBLES DE MUELLES Se usarn orillas removibles en el muelle de carga si hay una gran actividad en esas zonas. Un accidente muy frecuente en las bodegas que causa serias lesiones, consiste en que los camiones elevadores se salgan de los muelles.

6. SUPERFICIES A PRUEBA DE RESBALONES Las superficies resbaladizas causan muchos accidentes tanto en los hogares como en los almacenes. Ese tipo de accidentes es especialmente importante en el almacenamiento debido a que es un trabajo en el que hay que andar y trepar mucho. Como prevencin, hay que instalar superficies que no sean resbaladizas en todas las zonas donde haya peligro de resbalones, tales como andadores, plataformas, rampas, etc. Esas superficies pueden hacerse antirresbalantes de varios modos (preparar una superficie de concreto dura y spera en la que no resbalen los zapatos cuando est hmeda o cubierta con aceite).

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7. ROPAS PROTECTORAS El uso apropiado de ropas protectoras puede ser de gran ayuda para evitar accidentes y lesiones. Hay que establecer como prctica normal que se usen guantes, cascos, anteojos y zapatos de seguridad en toda clase de trabajos que requieran dicha proteccin. La ropa maltratada o sucia se considerar como un riesgo para la seguridad. Bota alta, forrada, para agua y fro Bota para cidos

8. RTULOS DE ADVERTENCIA Y CLAVES DE COLORES Los rtulos que se usan para llamar la atencin del personal a ciertas situaciones peligrosas, son muy eficaces para prevenir accidentes. Esos rtulos deben disearse de tal modo que mejoren el aspecto general del almacn adems de llamar la atencin. Casi todos los rtulos que se necesitan en un almacn pueden hacerse a la orden por cualquier especialista en esos trabajos. Hay que evitar los rtulos mal hechos, porque aparentemente invitan a violar el mensaje que llevan. Las siguientes claves de colores son aceptadas en las operaciones de almacenaje: Amarillo: es el color ms comn para indicar precaucin. Debe utilizarse en zonas donde haya peligro de tropezones y cadas. Se usarn como alternativas las lneas amarillas slidas intercaladas con lneas negras o los cuadros amarillos y negros para llamar la atencin. Rojo: Es el color ms comn para indicar peligro. Se usar selectivamente para llamar la atencin a ciertas cosas que se consideren muy peligrosas. Verde: Este color bsico sirve para indicar seguridad. Se usa comnmente con el blanco para dar mayor contraste que el que obtendra aisladamente con cualquiera de ellos. Negro y blanco: Se usan estos colores para indicar zonas de limpieza y de trfico. El negro slido, el blanco slido, o las combinaciones de ambos en forma de rayas o cuadros, se usarn para lo siguiente:

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Rtulos de cuidado y limpieza. Rtulos de direcciones. Fondos de pasillos o pasadizos. Recipientes de basura.

9. RESUMEN En esta unidad se ha tratado los siguientes temas relativos las condiciones de seguridad que debern tenerse en cuenta en el almacn, para ello se reviso lo siguiente: Se ha revisado los tipos bsicos de equipo los que podemos diferenciar en tres grupos: a)El equipo de manejo de materiales, que est dado por los montacargas, con sus aditamentos y accesorios, las carretillas de mano, los transportadores y las gras, b) El equipo de almacenaje, bsicamente compuesto por los armazones o andamios y las tarimas o paletas y los patines, y c) El equipo miscelneo que est dado por ascensores, mesas hidrulicas, escaleras, bsculas, etc. Para terminar, se hace una enumeracin de condiciones de seguridad, las cuales han sido conducidas hacia las asignaciones apropiadas de trabajo, el orden y la limpieza, los sistemas de proteccin y las comunicaciones en funcin al uso de colores que tienen por finalidad resaltarla.

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Anotaciones:

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UNIDAD V

PROCEDIMIENTOS DE ALMACN
1. INTRODUCCIN Los procedimientos de almacn que constituye el tema tocado en esta unidad se refiere a la necesidad, en primer lugar, de identificar los artculos y que esta identificacin sea empleada en toda la empresa, por ende se hace necesaria la creacin de cdigos de reconocimiento de materiales. Los procedimientos de almacn se refieren a los procesos de recepcin y despacho y las consideraciones y recomendaciones a tener en cuenta para que dichas transacciones se efecten sin tropiezos y sean debidamente registradas, sea para dar ingreso a mercancas o para su entrega o despacho. Un aspecto resaltante en el almacn es el control y su control es el inventario, el cual tiene una importancia no slo a nivel de almacn, donde se ha registrado adecuadamente las transacciones y est cumpliendo con uno de sus principios bsicos: conservar y custodiar los artculos entregados, sino tambin a nivel de estados financieros para la determinacin de la utilidad de una empresa, esto es la valorizacin de las mercancas almacenadas.

2. OBJETIVOS Los objetivos que se persiguen con esta unidad son: A. Establecer un cdigo de identificacin a los artculos que se deben almacenar en el almacn. B. Definir los procedimientos y documentos pertinentes para registrar las transacciones por medio de las cuales se reciben o despachan artculos en el almacn. C. Preparar adecuadamente el almacn para la toma de inventarios peridicos y al azar.

3. ORGANIZACIN DE LAS FUNCIONES DEL ALMACN En una gran mayora de empresas industriales, el almacn de productos terminados se encuentra bajo el control del departamento de ventas; los almacenes de materias primas y materiales indirectos bajo la de produccin, y las refacciones y herramientas bajo la jefatura de mantenimiento. La administracin moderna ha hecho desaparecer esta divisin por su falta de integracin en todo el sistema de abastecimiento, produccin y distribucin. Se puede pensar que el gerente de ventas y el de produccin no saben administrar ni controlar los almacenes, como tampoco tienen tiempo para hacerlo si sus actividades especficas estn encaminadas a su especialidad.

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El sistema logstico de abastecimiento, almacenamiento, produccin y distribucin ahora se coloca bajo una sola cabeza que coordina de manera integral las operaciones productivas de la empresa industrial. Este departamento maneja las necesidades del mercado, las capacidades de planta, las existencias de cada almacn y los medios de distribucin y as lleva un control completo de la inversin en los inventarios con un mnimo de riesgo de faltantes. El departamento de abastecimientos y de almacenes puede ser una entidad independiente y responsable directamente ante la alta gerencia, o bien una parte o seccin de un departamento de control de inventarios, de compras, ventas, contabilidad, etc. Para determinar la distribucin y dependencia de los almacenes no puede haber un patrn, pues cada empresa en particular deber tener su organizacin de acuerdo a sus necesidades. Una organizacin de las funciones que es ahora comn en muchas empresas industriales, es que las funciones de abastecimiento y almacenamiento estn integradas en un solo departamento. DIRECCIN DE VENTAS DIRECCIN DE ABASTECIMIENTO S Y ALMACENES DIRECCIN DE PRODUCCIN

DEPARTAMENTO DE COMPRAS, TRFICO Y RECIBO

OFICINA DE CONTROL DE INVENTARIOS

Materias Primas Produccin

Herramientas y Equipo Produccin

Materiales en Proceso Programacin

Materiales de desecho Control de Calidad

Refacciones y otros Mantenimiento

Ventas
Productos Terminados

Organigrama de las funciones del almacn. 4. FUNCIN DEL ALMACN EN EL INVENTARIO El almacenamiento necesita caractersticamente controles ms rgidos de contabilidad y responsabilidad que cualquier otro departamento o divisin de operaciones de una compaa, porque es el departamento que, por un lado, mantiene relaciones con los proveedores al recibir los materiales a procesar y de otro, es el ltimo departamento que maneja los artculos antes de que se enven a los clientes internos o externos.

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Todos los documentos que usan para recibir y entregar los materiales o productos son bsicos para la funcin contable de cuentas por cobrar o cuentas por pagar y control de activos de la compaa. Muchas empresas tienden a descuidar los controles de contabilidad en este punto. Esto puede deberse por un lado a los materiales en su estado no le son atractivos a nadie y su deterioro es mnimo y de otro, en el caso de productos sus costos han sido registrados antes de que lleguen a la bodega. La responsabilidad primordial e inherente del almacenamiento es la responsabilidad de los inventarios. Esa es una responsabilidad bsica del almacenamiento, todas las operaciones, procedimientos y comunicaciones que se relacionan con el almacenamiento, deben tender a cumplir con ella independientemente de que se lleven a cabo otras cosas. La responsabilidad de los inventarios en el almacenamiento significa que ste tiene que responder ante la compaa de todos los artculos recibidos en la bodega. El concepto bsico que establece la responsabilidad es sencillo y directo. Todo lo que se recibe en una bodega deber estar en ella, o se dispondr de ello con medios aceptables y autorizados. Los inventarios no desaparecen sin explicacin. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos qumicos o daarse irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna. Puede considerarse legtima cierta cantidad de prdidas debidas a esos motivos, pero esto no hace desaparecer la responsabilidad del almacn por esas prdidas, ni constituye una excusa de las mismas. El sistema de responsabilidad de los inventarios debe hacer que el departamento de contabilidad reciba de dos fuentes los documentos que amparen todas las transacciones de inventario. Esos documentos deben conciliarse luego para cerciorarse de que estn de acuerdo, a fin de aislar y resolver cualquier discrepancia. 5. CONOCIMIENTO DEL PRODUCTO Hemos analizado los materiales y productos nicamente para calcular los espacios que ocuparn segn su cantidad y tamao, as como el tipo y tamao de sus envases. Ahora debemos investigar sus caractersticas para darles el tratamiento adecuado en su manejo, su almacenamiento y su control. Para clasificar y agrupar los tipos similares de materiales y de productos necesitamos indagar en el departamento tcnico las condiciones ideales para su almacenamiento (humedad, temperatura, etc.); saber si pueden acostarse, si pueden manejarse con rapidez y sin riesgo de romperse, etc. Puede convenir separar las distintas mercancas en reas especiales segn sus caractersticas; y en algunos casos, en salas o cuartos hermticos.

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Algunos ejemplos de clasificacin son: 1. Por sus caractersticas:

Explosivo Acabado delicado De combustin Lquido Con olor desagradable Gaseoso Perecedero 2. Por condiciones de lugar: Seco Hmedo Clido 3. 4. 5. 6. 7. Por Por Por Por Por lnea de producto. mquina. frecuencia de uso. peso. tipo de envase.

Polvo En cuarentena En espera de inspeccin Aduanera Cortante Inflamable Alto costo

Fro Iluminado Oscuro

Otra manera es la separacin por la clasificacin A, B y C (el mtodo se revisa en la siguiente unidad), por cualquiera de los sistemas de selectividad: precio unitario, utilizacin y valor, criterio o alta rotacin. En los almacenes de refacciones de plantas manufactureras ha sido conveniente destinar un lugar o estantera para cada mquina. De manera que cuando uno requiere mantenimiento, todas sus refacciones se encuentran juntas. Slo los tornillos y refacciones comunes se encuentran aparte. 6. ARTCULOS QUE SE DEBEN ALMACENAR Se necesitan conocer: 1. Las dimensiones y peso de cada unidad de material o producto, las dimensiones y peso de cada unidad envasada as como la tara del envase. 2. La cantidad usualmente solicitada al almacn y la frecuencia de las requisiciones por turno, semana o mes. 3. El sitio de recepcin y punto de entrega. 4. El nmero mximo de unidades que se almacenarn (tamao del lote o mximo de pedido de compra o de orden de produccin). 5. La cantidad mnima que hay que almacenar.
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6. El espacio necesario para la manipulacin y transporte, as como las deben observar.

precauciones que se

A continuacin se da un modelo de tarjeta que no debe copiarse como modelo nico, sino que deben modificarse de acuerdo con las necesidades precisas y con los objetivos que se persiguen alcanzar con la recoleccin de datos.
Artculo Nmero Fecha

Clase

Unidad

Caractersticas

Tamao unitario

Cantidad envasada

Tamao de envase

Forma envase

Peso Unitario

Peso envasado

Tara de envase

Tamao Paleta

Localizacin Actual Cantidad Mxima Cantidad Mnima

Localizacin Propuesta Cantidad Promedio

Observaciones

Los datos deben actualizarse cada vez que se intente hacer un nuevo estudio de los espacios necesarios en el almacn. Anotaciones en la tarjeta: 1. En el primer rengln se anota el nombre del artculo; su nmero clave (contabilidad), y la fecha del estudio. 2. En el segundo la clase: materia prima, material auxiliar, producto, parte componente, herramienta, refaccin, etc.; la unidad: metros, kilos, toneladas, litros, etc.; y caractersticas fsicas: frgil, delicado, corrosivo, etc.

las

3. En el tercer rengln se anota el tamao unitario: medias de ancho, grueso, altura total o circunferencia, de manera que se pueda conocer el espacio cbico que habr de ocupar en un estante, caja, cajn o recipiente; la cantidad envasada; tamao del envase y forma del envase. 4. En el cuarto se anota el peso unitario: el peso de cada artculo antes de su envase final; el peso envasado: de las unidades de artculos; la tara de envase: el peso del tambor, cuete,

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caja o recipiente vacos y el tamao de la tarima: si se han de colocar los artculos o materiales sobre stas, se requiere su largo, ancho y altura. 5. En el quinto se anota la localizacin actual y la localizacin propuesta. 6. En el sexto rengln se anota la cantidad mxima: la cantidad de unidades que se espera recibir en el almacn como mxima; la cantidad promedio: la calculada como existencia promedio entre la cantidad mxima de llegada y el punto de reorden. 7. SISTEMA DE CODIFICACIN La codificacin es el proceso mediante el cual se asigna un cdigo a cada artculo. El cdigo es la denominacin que corresponde a cada uno de los artculos del inventario, lo que resulta sumamente importante porque permite identificarlo fcilmente, mediante la simbologa asignada. Esta asignacin del cdigo resulta indispensable cuando se trata del procedimiento electrnico de datos. Puede haber dos codificaciones, que deben distinguirse una de la otra: la del proveedor y la de la compaa que compra y manufactura, o que compra y vende. La codificacin del proveedor sirve para usarla en las rdenes de compra; la del negocio para identificar cada artculo por su nombre y nmero en los almacenes y departamentos que los usan, consumen, registran y venden. El nombre dado a los artculos debe conocerse en toda la planta o negocio. Adems de que el nombre debe estar unificado en todo el negocio, es preferible pedir el artculo por el nmero de clave dado en la codificacin interna de la compaa. Algunos materiales y partes componentes deben marcarse a su llegada al rea de recepcin con el nmero dado en la codificacin interna para evitar confusiones en el almacenamiento y en la entrega al solicitante. Algunas partes pequeas, como tornillos, no pueden marcarse una por una; en este caso se marca la caja, envase o bolsa original del proveedor. Cada compaa ha de tener su propia codificacin de acuerdo con sus necesidades. El establecimiento de un sistema de identificacin de los materiales directos o sea materias primas, es la funcin principal del departamento de ingeniera, de compras, de almacenes o de produccin. La identificacin de los productos terminados es la funcin principal del departamento de ventas. El sistema de identificacin debe abarcar todo lo que se almacena en alguna de las etapas de la produccin y debe ser lo suficientemente flexible para las necesidades actuales de la fbrica y las previsibles, con un criterio razonable. Cdigo de ubicacin En toda empresa es necesario establecer diversos sistemas de codificacin, que permitan simplificar las labores de sus almacenes.

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El cdigo de ubicacin del material es un smbolo que permite localizar rpidamente los artculos almacenados, facilita el despacho, la inspeccin y el control. Para poder confeccionar un Cdigo de Ubicacin, es necesario dar los siguientes pasos: Elaborar o disponer de un plano de las instalaciones del Almacn, a escala apropiada. Zonificar, es decir establecer reas que se puedan diferenciar ya sea por su ubicacin, tamao o forma de construccin. Sealizar las diferentes reas de almacenamiento, estantes, anaqueles o espacios dentro de cada zona y en los cuales se va a depositar las mercaderas, previniendo los espacios de circulacin necesarios. Igualmente, a nivel andamio, ser necesario determinar el nmero de columnas y niveles que debe tener estos elementos. Posteriormente, luego de definida la cantidad zonas, reas y estantes o ambientes de almacenamiento existentes en los almacenes, se establece el nmero de dgitos. Letras o smbolos que sern necesarios para identificar cada uno de ellos. Con la finalidad de comprender lo expuesto, tomamos el ejemplo de un almacn con las siguientes caractersticas: Espacios Cantidad Smbolo N. de elementos Zonas 7 a 9 A Z 1 letra

reas o Andamio Por zona 10 a 14

01 09

2 dgitos

Columnas por Andamio 8 a 12 01 09 2 dgitos Niveles de columna 5 a 10 A Z 1 letra Asumamos que se requiere codificar la ubicacin de un artculo que ha sido depositado en la zona, andamio 1, columna 08 y tercer nivel C. El cdigo resultante ser: A 01 08 C

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Codificacin de materiales Para numerar un material se pueden tener en cuenta una, varias o todas las caractersticas siguientes, pero procuremos fijarnos solamente en aquellas que determinen el uso del material en cuestin dentro de nuestras fbricas. Estas caractersticas importantes se mencionan nicamente como ejemplo en el cual se ha dado un nmero a cada una: 1. Dimensiones: largo, ancho y calibres, en el caso de una lmina; dimetro, en el caso de una flecha. 2. Material del que est hecho: hierro, acero, cobre, latn, nquel, plstico, madera, etc. 3. Acabado: rolado en caliente, rolado en fro, niquelado, cromado, esmaltado, etc. 4. Composicin qumica: aceros aleados, sustancias qumicas, mezclas, etc. 5. Aparato o equipo del cual va a formar parte: en el caso de ser componentes identificables como pertenecientes a alguno de los productos terminados que produce la fbrica. 6. Casa vendedora y marca de fbrica: en algunos casos. La identificacin del material debe tomar en cuenta solamente las caractersticas antes mencionadas que sean utilidad para la fbrica; de otra manera el sistema de identificacin se complicara innecesariamente. EL CDIGO DE IDENTIFICACIN Al disear un cdigo se procura que ste sea sencillo y prctico de usar. No deber ser ambiguo, deber ser preciso y tendr que poder distinguir un artculo de otro. Es decir, debe de singularizar un artculo con respecto a los dems casos. El cdigo tiene que facilitar la clasificacin de los datos referentes. El cdigo presentar la suficiente flexibilidad como para permitir la expansin del archivo de datos. Si en el archivo hay categoras, es necesario prever la extensin en cada categora, ya sea al final o en medio. O sea extensin o intercalacin. Existen diversos mtodos de codificacin, que sugerimos como posible uso:

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Codificacin Secuencial: Todos los artculos ordenados numricamente en orden creciente. Este mtodo es sencillo, pero de aplicacin limitada. Codificacin por Bloques o Rangos: Consiste en que dentro de un ordenamiento secuencial se asignan bloques de nmeros consecutivos que representen categoras de datos. Este mtodo es significativo ya que conociendo los lmites de los bloques, podemos determinar para un nmero a qu categora pertenece. Codificacin por Grupos: Se aplican en aquellos casos en que los artculos de un archivo admiten la subdivisin en clasificacin mayores o menores que pueden ser representados por dgitos sucesivos. Ejemplo: 111 Alta (11X) Sillas (1XX) Baja (12X) 112 121 122 Reclinable Extensible Reclinable Plegable

Cuadradas (21X) Redondas (22X)

211 212 221 222 223 231 232

Chica Grande Chica Mediana Grande Sencilla Extensible

Mesas (2XX)

Ovaladas (23X)

Como se puede ver la seleccin y clasificacin es fcil, pero se requiere de una clave de muchas posiciones. Por mucho que se ampliar el registro, los 110 primeros nmeros no quedaran afectados a ningn artculo. Codificacin por Partes Jerarquizadas: En este mtodo la clave se forma por partes significativas jerarquizadas.

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XX Almacn Grupo Sub Grupo Subensambles Ejemplo:

XX -

XXX - XXXX

01 Almacn de Materia Prima Madera Lminas de 1/4 Espesor de 2,5 mm

02 -

003 -

0025

Al igual que la codificacin por grupos, la codificacin por partes facilita la seleccin y clasificacin, pero requiere de una clave de muchas posiciones. EL CDIGO DE BARRAS Un cdigo de barras es una serie de barras y espacios de varios anchos. Los datos se pueden codificar asignando un nmero nico a cada artculo, con caracteres reconocibles por el sistema alfa numrico. As se forma un patrn de barras negras y espacios blancos. En los almacenes y centros de distribucin, se pueden usar varias simbologas, tales como UPC, Cdigo Universal de Productos (Universal Products Code); EAN simbologa europea (European Article Numbering) y otros que cada empresa puede desarrollar de acuerdo a sus necesidades. Cada vez hay ms empresas que usan el sistema de cdigo de barras, combinando con terminales terrestres de radiofrecuencia, para dirigir las actividades de almaceneros e identificar los materiales y productos, desde la entrada hasta su salida del almacn. El sistema activa lo siguiente: a. b. c. d. e. f. Pedido. Recibido. Inventariado. Surtido. Empacado. Embarcado.

Un sistema de cdigo de barras que usa terminales de radiofrecuencia (RF) puede reducir significativamente el nmero de errores tpicos en el sistema manual convencional, adems reduce un considerable nmero de horas de entrada manual de datos y de correccin de errores. Una vez que se han establecido los niveles de existencias, estos se pueden controlar desde la recepcin hasta el embarque. Con el uso del cdigo de barras y terminales de radiofrecuencia se emplea el siguiente equipo:

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a. b. c. d. e.

Lectores. Terminales de radiofrecuencia. Aplicaciones de software. Computadora de aplicaciones. Computadora de negocios.

Finalmente, respecto al uso de mtodos de codificacin y registro de artculos, debemos decir que estn en constante evolucin a fin de hacer ms fciles las tareas para que: La entrega de los pedidos a cliente sea ms rpida y completa. Los niveles de inventarios se mantengan en los niveles ms bajos posibles. Menor ocupacin de los espacios. Las operaciones del almacn se hagan con el mnimo de personal. Localizar a proveedores en cualquier zona del pas.

8. OPERACIN DE OBTENCIN O RECEPCIN a. Conceptos Generales Esta actividad, en realidad, se inicia con el pedido, (solicitud de compra), que no viene a ser ms que la demanda de abastecimiento en determinados artculos. Todos los controles de responsabilidad de inventario de los almacenes, se inician con la recepcin apropiada de los artculos, ya que los procedimientos incorrectos de recepcin dan origen a: Cuentas inexactas. Identificacin incorrecta de los artculos. Recepcin de artculos daados, etc. Si estos errores se producen en la recepcin, permanecern durante todo el proceso de almacenamiento, hasta que sean descubiertos, con ocasin de efectuar inventarios fsicos; acarreando mayores problemas, cuando se trate de despachar dichos artculos. b. Definicin de Recepcin Es el segundo paso del ciclo de almacenamiento, mediante el cual se toma posesin fsica de los bienes adquiridos por la empresa (generalmente por Compras), ya sea solicitado por los propios almacenes, por aquellos que usarn el material.

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Ms que la simple aceptacin de dichos bienes, se requiere de una constante preparacin para contribuir a la operacin continuada de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando la exactitud y calidad de los que se recibe. Las actividades de recepcin u obtencin no se consideran completas hasta que las mercaderas se hayan clasificado correctamente, e ingresen a la fase de estiba, de acomodamiento, acondicionamiento o distribucin en los almacenes. En caso de mercaderas deterioradas o no conformes, el proceso termina con la expedicin de la documentacin necesaria para tomar las decisiones y medidas que se hayan acordado (reclamacin, devolucin, etc.).
Almacenamiento

Artculo
utilizable
Recepcin
De Artculo

Inspec. Recep y

Recuperacin

Artculo no
utilizable

Devolucin

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Al efectuar un informe para proceder a reclamaciones, es conveniente consignar algunos datos tales como: 1. 2. 3. 4. Tipo general del artculo. Los problemas que han presentado. Algunas normas para su reclamacin. Sugerencias para evitar que se repita.

c. Tareas que se realizan Las actividades o tareas que se ejecutan en este paso de obtencin, son las siguientes: 1. Supervisin y planificacin Esta actividad corresponde al jefe de la dependencia. Consiste en prever, planificar, coordinar, dirigir y controlar todas las actividades de recepcin y control de mercaderas. Tarea muy importante, es la de planear el trabajo de la dependencia, teniendo en cuenta la mercadera por recibir, en relacin a la documentacin que se recibe del Servicio de Compras. El supervisor deber prepararse con los medios humanos y materiales, que le permitan efectuar una recepcin gil y un control adecuado. Tendr en cuenta el volumen, las caractersticas y el momento en que la mercadera va a ser recibida, a fin de efectuar una labor eficiente. 2. Recepcin fsica (descarga y desembalaje) La recepcin fsica, comprende la descarga del material y el desembalaje de los artculos que se reciban. La actividad fundamental de esta dependencia, puede estar encargada a uno o varios elementos, cuya preparacin, conocimientos de la mercadera y sus caractersticas y experiencia, lo faculten a relacionarse con una variada gama de proveedores, entre los cuales, no siempre se encuentran caractersticas de honestidad. Es frecuente observar en esta actividad que la actitud pasiva y poco exigente genera un considerable nmero de faltas y reclamos, debido a que no se estuvo atento al momento de la descarga o no se efectu la medicin, pesaje o verificacin del contenido de los artculos. Cuando se reciba la mercadera asegurada, que llega en malas condiciones, es posible que en esta fase se requiera la presencia de la firma aseguradora o su representante, (ajustadores), a fin de verificar el estado en que se reciba el material. a. Descarga: Es la labor de trasladar los bultos en los cuales llegan los artculos, de los medios en que han sido transportados hasta el lugar en que sern recibidos. Ella puede realizarse manual o mecnicamente, y para hacerlo es conveniente que el personal que debe recibir los artculos, sepa con anticipacin cul es la mercadera que

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llega, cmo llega, su peso, embalaje, etc., a fin de que pueda tomar sus previsiones para efectuar la descarga en el mnimo tiempo con los medios adecuados y con seguridad. Sus principales preocupaciones deben ser, reducir al mnimo los gastos de recepcin, evitar prdidas de tiempo y maltrato en los bultos. Es necesario disponer del espacio suficiente para depositar los bultos que llegan, evitando recorridos y maniobras innecesaria de los vehculos que conducen las cargas. Debe contar con personal experto para esta operacin a fin de lograr un buen manipuleo de los bultos. Algunas veces sta labor es realizada por el personal de los transportistas, debiendo en este caso, ser preocupacin de quien recibe, que esta operacin de descarga se realice en las mejores condiciones. b. Desembalaje: Es la labor manual de retirar o quitar de los bultos, los artculos exteriores, en que han llegado. Es decir se quita el material de embalaje, para lo cual se debe contar con personal especializado en esta labor, a fin de evitar los deteriores que se puedan producir, sobre todo cuando se trata de materiales frgiles. Al sacar los artculos deben colocarse en una zona o espacio, donde no se confunda con otros y permita una buena verificacin. 3. Verificacin o control de calidad (chequeo) Otra actividad de importancia, la constituye el control de las caractersticas o especificaciones de la mercadera solicitada. Consiste en verificar si verdaderamente se trata de los artculos solicitados, si la cantidad concuerda con el pedido y si la calidad es la correcta. 4. Registro de entrada Esta actividad consiste en completar los formatos de ingreso de mercadera, (notas de entrada), con los datos de la mercadera recibida. Igualmente esta labor deber estar dirigida a cancelar las rdenes de compra pendientes, de acuerdo con los ingresos totales o parciales de la mercadera. 5. Entrega Luego de realizadas las actividades precedentes, se requiere hacer entrega de la mercadera al almacn correspondiente, comunicndolo al interesado y al jefe de almacn. Esta actividad no necesariamente es secuencial, ni debe realizarse al final del proceso de recepcin. En muchos casos ser necesario solicitar la presencia del almacenero, a fin de que la recepcin se efecte en el lugar del almacenamiento, principalmente cuando su volumen o caractersticas hacen difcil la manipulacin y el control de las cantidades. Este aspecto de la recepcin requiere de la formulacin de un informe, en el que se consideran datos diferentes, para que compras, ventas, contabilidad, etc., puedan efectuar el

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pago y la utilizacin de la mercadera llegada. Este parte, es remitido al jefe de almacenes para que a su vez proceda a informar a otros elementos interesados. c. Documentos de Recepcin Con mayor o menor complejidad, en gran nmero de empresa, se requieren bsicamente de los siguientes documentos para la recepcin y verificacin de materiales: Solicitud de compra (pedidos) Es la informacin previa de los materiales que se van a adquirir. Esto se hace de acuerdo al plan de adquisiciones que se formule y apruebe. Esta solicitud de compra o pedido se hace normalmente en formatos establecidos, pero puede ser en forma de telegrama o verbal a veces. Los tipos de pedidos o solicitudes de compra pueden tener uno de estos tres tipos: a. De completamiento: a fin de mantener los niveles o dotaciones autorizadas, cuando se llega al punto de pedido. b. Especiales: para satisfacer necesidades no incluidas en las solicitudes de compra para recompletamiento, (necesidades de proyecto). c. De emergencia: para satisfacer necesidades imprevistas debidas a variaciones contables en la produccin y ocasionalmente por desastres. Orden de compra Es la copia del documento que ha sido entregado al proveedor y en el cual figura el detalle de la mercadera a recibir. Es preparado por quien va a efectuar la adquisicin, a veces sin formato (una carta). Informacin tcnica Segn las caractersticas de la empresa, puede ser conveniente contar con un archivo de planos y especificaciones o catlogos en esta dependencia. Con ella se simplifica la redaccin de las rdenes de compras y se facilita el control de la mercadera. En todo caso, el recibidor deber disponer oportunamente de dicha informacin para efectuar las consultas tcnicas del caso. Informacin comercial Cuando la complejidad de una adquisicin requiere de la formulacin de contratos, negociaciones, bases de licitacin y condiciones generales de compra, es indispensable contar con toda esta documentacin, a fin de cumplir y exigir el cumplimiento de los convenios: garantas, plazos de entrega, penalidades, repuestos, instruccin, etc.

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Autorizacin de devolucin Es un documento en el cual se autoriza a efectuar la devolucin o reclamacin que previamente se ha planteado a la gerencia. En realidad puede ser el documento de gestin donde se sugiere la devolucin, pero con el visto bueno de una autoridad competente. d. Normas y procedimientos Como una gua prctica para el recibidor, se menciona aqu las principales normas y procedimientos de recepcin y verificacin: 1. Para facilitar la tramitacin rpida de artculos y documentos de ingreso, es conveniente revisar la documentacin que da origen a las entregas, para prever, programar, y tomar accin que eviten cualquier contratiempo al momento de la recepcin. 2. Los pedidos se hacen normalmente mediante el empleo de un formato (orden de compra). Sin embargo, son aceptables los pedidos que eventualmente puedan hacerse en forma verbal o de mensajes, siempre que est autorizado este procedimiento. Cada pedido debe hacerse incluyendo artculos suministrados por un solo proveedor; es decir, que deben hacerse tantos pedidos como proveedores que se tenga, a fin de facilitar el despacho y evitar confusiones. 3. Cuando la documentacin est incompleta, sea insuficiente o tenga impresiones o defectos, que pongan en duda la conformidad del artculo, se recomienda una accin rpida de consulta con los diseadores, solicitantes o usuarios, a fin de proponer la aceptacin, modificacin o devolucin de los materiales segn sea el caso. 4. Los encargados de la recepcin de los materiales, debern recomendar a travs de sus superiores inmediatos y de acuerdo a sus experiencias, las caractersticas del embalaje o presentacin de los materiales para facilitar el chequeo de las especificaciones, el control en general, la entrega rpida y el acomodo en los almacenes. 5. El personal de esta dependencia deber proponer y fundamentar todas las mejoras tendentes a racionalizar el proceso de recepcin, simplificar los procedimientos y aumentar la eficiencia. 6. La desconfianza sirve ms en la recepcin de artculos, que la excesiva confianza o indiferencia. Quiere decir esto, que debe hacerse una inspeccin concienzuda de los materiales que llegan. 7. Se debe firmar el ingreso de los artculos solamente cuando se est seguro de que es exactamente lo solicitado.

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8. No se debe aceptar excusas de apuro del proveedor, del transportista o del usuario, para ingresar los artculos sin una buena revisin. 9. Pesar todo aquello que debe pesarse, medir lo que debe medirse, contar lo que debe contarse. No fiarse de facultades innatas para calcular al ojo, ya que la responsabilidad es muy grande. 10. En lo posible realizar el control sobre el suelo, excepcionalmente y tomando muchas precauciones, sobre el vehculo o medio en que llega el artculo. Dar conformidad a la entrega luego de descargar la mercadera. 11. Revisar la documentacin que traen los bultos, ella servir para efectuar el control de recepcin. 12. Si no se cuenta con el personal suficiente para la descarga, solicitarlo. Evitar hacer esfuerzos excesivos, tanto por seguridad del personal como del artculo que se est recibiendo. 13. Verificar los precintos de los bultos para abrir inmediatamente aquellos que evidencien alteraciones. 14. Revisar los cilindros, damajuanas, botellas, etc., que contenga lquidos, para evitar que se reciban incompletos por haberse derramado. 15. Dar al personal la seguridad necesaria, al recibir artculos peligrosos. 16. Utilizar el documento de origen para efectuar la verificacin, realizar sta en orden, sin apresuramiento y de acuerdo a un plan. 17. Pedir ayuda cuando los conocimientos del almacenero no permitan identificar un artculo; con ello solamente se est asegurando que lo que se recibe es conforme. 18. Preparar los medios para realizar la identificacin, no buscarlos a ltima hora. 19. Procurar que los artculos permanezcan el menor tiempo posible en recepcin, se debe pensar que pueden ser necesarios con urgencia. Pero no por ello descuidar el control. 20. Si se detectan materiales malogrados, informar para hacer las reclamaciones a los transportistas o a los proveedores. Caso no hacerse, se aceptar como que los daos se ocasionaron en el almacn.

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9. OPERACIN DESPACHO O DISTRIBUCIN a. Conceptos Generales Esta actividad es la ltima etapa del almacenamiento y previa al transporte y entrega de las mercaderas, que es importante, por que de la eficiencia con que se realice permitir entre otras cosas: 1. Cumplir oportunamente con la entrega de los pedidos, de acuerdo con el orden de prioridad o presentacin. 2. Facilitar el control de las cantidades a despacharse, y eventualmente, controlar los saldos fsicos de aquellos, cuyos artculos se han despachado en parte; 3. Evitar el congestionamiento en las horas ms crticas (de punta). La entrega, es la descarga formal y transferencia de propiedad de los artculos, a los clientes o usuarios. Consecuentes con dichos propsitos, la preparacin y despacho de mercaderas, deberan hacerse, en lo posible, previa presentacin anticipada de los pedidos, con un tiempo razonablemente establecido. Esta recomendacin no siempre es fcil de aplicar, y es casi ignorada cuando se trata de almacenes comerciales, donde se atiende directamente al pblico; pero, cualquiera sea el caso, y dado que todo pedido requiere un tiempo de preparacin, es necesario nombrar el orden en que estos deben ser atendidos y en lo posible comunicar al usuario, el tiempo de espera que se requiere. b. Definicin Es la actividad que consiste en atender los requerimientos del usuario o cliente, encargndose de la distribucin o entrega de las mercancas solicitadas. Es decir, consiste en la entrega de los artculos que guarda el almacn, a cambio de una orden o vale de salida (Nota de Entrega) y que constituye un comprobante del movimiento efectuado. Es preciso que los requerimientos de los usuarios sean atendidos con prontitud, razn por la cual dentro del proceso general, es necesario que se cumpla con actividades o tareas complementarias, como son el embalaje o empacado, asegurndose que las cantidades y calidad de los artculos o materiales sean correctas. Es igualmente, importante en esta funcin asegurar el control de la exactitud de los artculos que se despacha, as como la rapidez de su ejecucin para cumplir con los plazos solicitados. c. Entrega de materiales o artculos En algunas ocasiones la entrega de materiales se hace en el almacn central o en locales de dependencias auxiliares fuera de la ciudad.

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En entrega de materiales o artculos sea a los clientes o usuarios, requiere de: 1. La expedicin de directivas y el establecimiento de normas que incluyan procedimientos para el movimiento de los artculos, as como responsabilidades de entrega; 2. Definir las misiones de distribucin en las instalaciones de los clientes o usuarios, as como el lugar hasta el cual la empresa tiene la responsabilidad de la distribucin, (importante para efectos de seguros). 3. Establecer procedimientos de control de stock para mantener los niveles adecuados. 4. Establecer y controlar los procedimientos para la entrega, transferencia, devolucin o cualquier otra operacin. En general para efectos de transporte, la entrega de materiales puede realizarse sea: a. Por cuenta de la empresa. b. Por cuenta del cliente o usuarios. En ambos casos es preciso tomar en cuenta la distancia de abastecimiento, a fin de poder prever el medio de transporte, el sistema de embalaje responsabilidades de seguros, etc. As como para definir si estos medios van a ser por cuenta de la empresa del comprador, o de terceros. De acuerdo a estas condiciones, se efectuarn las coordinaciones y controles necesarios que permitan asegura una correcta entrega de los materiales o artculos, respetando la rotacin de los artculos y aplicando el sistema de que lo que entre primero, sale primero, para as evitar el deterioro o inutilizacin de algunos artculos, por que han llegado al lmite de su conservabilidad. d. Organizacin del rea de despacho Como en el caso de recepcin y de almacenamiento, para el despacho se requiere disponer de espacios adecuados para el estacionamiento provisional y entrega de mercaderas a los usuarios o clientes. La disposicin y tamao del rea, variar de acuerdo al tipo de mercaderas, y el volumen de las operaciones. Por lo general es preciso disponer de ventanas con mostrador y/o puertas, que permitan la salida directa de las mercaderas al medio de transporte, empleando si fuera necesario un desnivel adecuado, que facilite la carga. Se debe tener en consideracin, reas de estacionamiento exterior adecuadas al volumen y al tipo de las mercaderas, y explotando al mximo los frentes para poder atender simultneamente a varios clientes. Igualmente, es necesario disponer de herramientas y equipo de manipuleo y elevacin, a fin de facilitar la carga de las mercaderas. e. Embarque, transporte y flete Despus del proceso de produccin y almacenamiento, se contina con la actividad de enviar los productos a los clientes. Esto requiere acciones previas que corresponden hacerse dentro del proceso de almacenamiento y que comprende:

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1. Embarque Es el eslabn fsico entre el producto (vendedor) y el cliente (comprador); de esta actividad dependen las futuras relaciones entre ambos. A partir del embarque es que se proporcionan los documentos necesarios con que contabilidad iniciar sus funciones y responsabilidades de facturacin y cobro. En esta operacin hay que asegurarse que: a. Las mercaderas se manejen de modo tal, que su entrega se realice a tiempo y en buenas condiciones de seguridad. b. La documentacin se prepare en forma tal, que elimine al almacn de cualquier responsabilidad contable. c. Las relaciones entre productos y cliente continen siendo favorables, y que... d. Contabilidad no tenga problemas en su responsabilidad de facturacin Para asegurar un buen embarque hay necesidad que se preparen las normas y procedimientos a seguir, as como los principios generales a aplicarse en estas operaciones, teniendo en cuenta que es primordial para la empresa, la eficiencia con que debe atenderse en este servicio, a todos los clientes. Asimismo, debe tenerse en cuenta que el embarque que debe planificarse y programarse a fin de asegurarse una carga equilibrada de trabajo dentro del lmite que nos permita el suministro de este servicio, manteniendo el orden progresivo de prioridades establecidas para el embarque. Este aspecto de embarque tiene estrecha relacin con todo un sistema de control y manejo de cargas. 2. Transporte En general, el almacn es directamente responsable de la eleccin y administracin de los transportes que acarrean la carga de salida. Por lo general los almacenes manejan sus propios medios de transporte. Cuando estas operaciones son de mucha magnitud, se convierte en un aspecto propio de la funcin logstica de transporte, sujeta a modalidades y principios independientes y que requiere una tcnica especial. Estos medios pueden ser diversos: terrestres, areos, martimos, por ferrocarriles, por tuberas, a campo traviesa, etc., y pueden ser proporcionados por la empresa productora, por el cliente o por empresas especializadas de terceros. En general hay que tener en cuenta los factores que afectan la transportacin para armonizarlos con el tiempo de entrega y el costo.

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3. Flete Es el pago que se efecta por el transporte de bienes. Cuando el almacn es encargado de esta actividad se designa un empleado para que se responsabilice del pago de aquellos artculos que salgan o lleguen al almacn. Toma como documento base, las rdenes de embarque, buscar que obtener los mayores ahorros posibles y archivar o tramitar las reclamaciones relacionadas con los embarques que salen. f. Documentos La documentacin bsica con que se trabaja en despacho, es la siguiente: 1. Pedido de materiales (o mercaderas) Se emplea normalmente en las empresas industriales y de servicio. Normalmente es un documento contable que emite el usuario, al cual se le entrega la mercadera, tiene la importancia equivalente a un cheque. En las empresas de comercializacin, el pedido del cliente no tiene valor contable y sirve nicamente para preparar la mercadera que ste desea adquirir. 2. Vale de salida En las empresas industriales y de servicios, se utiliza este documento, de menor valor formal que el pedido, para casos de urgencia y cuando no es posible obtener el Vo. Bo. Oficialmente establecido para toda salida de materiales del almacn. Debe tomarse como un documento provisional. 3. Transferencia Se utiliza para despachos de un almacn (principal) a otro (secundario) o viceversa. 4. Nota de venta o factura Es el que sirve para despachar y facturar a un cliente. 5. Gua de remisin Este documento sirve principalmente para remitir y acompaar la mercadera que se entrega a un cliente. El original acompaar a la factura para su cobranza. 6. Registros y control El volumen y complejidad de las actividades de despacho, puede demandar el establecimiento de normas y procedimientos de control y seguimiento de la documentacin, dando origen a la formulacin de documentos de control de pedidos, entregas y devoluciones, entre los que se pueden citar como ms comunes: Registro de pedidos Se registra la fecha, y numeracin de los pedidos que hacen los clientes, as como de su procedencia.

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A partir de ese registro se puede hacer un seguimiento del estado de atencin de los mismos, a fin de evitar demoras indeseables para los usuarios y clientes. Control de entregas Independientes o combinado con el registro de pedidos, se debe efectuar un control de las entregas o envos de mercaderas, a fin de cerrar el circuito de su responsabilidad. Registro de devoluciones De modo similar a los pedidos, se puede llevar un control de las devoluciones de los usuarios o clientes, con el propsito de prestar un servicio eficiente y restituir aquello que el solicitante requiere. Es una medida de control de calidad (a veces). Partes o informes diversos Depende del tipo de empresa y con el fin de facilitar los controles de facturacin y de inventario, puede ser necesario que la dependencia encargada del despacho emita con regularidad, (diaria o semanalmente), reportes sobre lo despachado y de lo pendiente, mediante la medida de control de eficiencia. Coordinacin con la garita de vigilancia Con el fin de evitar la fuga de mercaderas, es necesario establecer un procedimiento coordinado mediante el cual se verifique que la salida de mercadera que sale de los almacenes, sea controlada en la garita, mediante la retencin de una copia de la gua de salida; la misma que posteriormente ser entregada en contabilidad o facturacin para cerrar el circuito de control correspondiente.

10. DEFINICIN DE INVENTARIO El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir la informacin contenida en las tarjetas de registro de stock, a fin de que se pueda preparar el balance de la empresa. En esta actividad, los bienes normalmente, se cuentan, se miden o se pesan y si los bienes estn en una situacin de poder venderse fcilmente, se hace una estimacin o valorizacin de los artculos en su costo original o en el precio a que podra comprarse en el mercado abierto, cualquiera que sea el ms bajo de estos precios. El inventario en realidad, es un sistema de registros e informes, que se realiza a travs de todas las actividades del acto de abastecimiento, para obtener la relacin final de los artculos que se mantienen en existencia.

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Conceptos Generales Los inventarios deben realizarse peridicamente, a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de las gestiones. Contribuye a reducir al mnimo las posibilidades de fricciones entre las relaciones internas y externas, o en adaptarlas a la conveniencia de la empresa. El control de inventarios, significa un buen planeamiento de operaciones de produccin a largo y mediano plazo, as como una buena programacin de la produccin y los mtodos de control. El inventario en una empresa, en un momento dado, es difcil de estimar, debido a que deben efectuarse los clculos mientras se van realizando transacciones, y por lo tanto, constantemente estn en movimiento (entradas y salidas). Es necesario tomar algunas precauciones para asegurar que no se produzcan errores por esta causa, razn por la cual, algunas empresas prefieren paralizar las transacciones, a pesar de la supuesta prdida que pueda ocasionar. Plan de inventario El Plan de Inventario, debe desarrollarse con relacin a los planes de produccin y de ventas. En un mercado de vendedores, el plan de produccin debe tener prioridad para establecer el programa de inventario. En un mercado de compradores, debe darse prioridad a los requerimientos de las ventas. En cualquier tipo de mercado, es preciso conocer el costo de los artculos y del almacenamiento y valorarlos con respecto a los objetivos de la empresa. Cuando ya se ha establecido el Plan General del Inventario, habr que establecer controles de inventario para todos los productos.

Responsabilidad de los inventarios La responsabilidad fsica de los inventarios, es una funcin netamente de almacenamiento, razn por la cual se hace indispensable: a. Aplicar procedimientos apropiados para la recepcin, la distribucin y la como, b. Mantener al da, registros completos y exactos de los artculos. seguridad; as

Es decir, que el almacenamiento debe responder ante la empresa, de todos los artculos recibidos en el almacn, a no ser que se hayan dispuesto de ellos, previa aplicacin de medidas aceptadas y autorizadas. Los artculos de un almacn no desaparecen sin explicacin alguna; pueden daarse irreparablemente, evaporarse, ser robados, etc., pero el almacn sigue siendo responsable de ello. Por eso el sistema encargado de la responsabilidad de los artculos, debe hacer que el Departamento de Contabilidad, reciba documentos de por lo menos dos fuentes diferentes, a

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fin de conciliarlos y resolver cualquier discrepancia. La frmula general, que debe guiar los controles, es:

I
donde: R D I = = =

- D

Inventario, en existencia,

Recepcin, y Despacho o Distribucin

De esta frmula, lgicamente se deduce: R= D= I + D; y R-I

Registro de existencias Tanto el almacn, como Contabilidad, deben mantener registros de inventario, por cuanto son indispensables para: a. Almacenes, a fin de: Presentar la situacin de los artculos. Determinar la disponibilidad de las existencias. Indicas los procedimientos necesarios para pedir la reposicin de la existencia. b. Contabilidad, a fin de: Proporcionar datos bsicos, para determinar los activos de la empresa; Conciliar los registros de los artculos del almacn; Exigir el cumplimiento de las responsabilidades del almacenamiento, con respecto a los inventarios fsicos. En los registros de inventarios, normalmente se incluyen los datos siguientes: 1. Para los artculos que llegan: a. b. c. d. e. f. g. h. i. Fecha en que se coloc el pedido. Fecha de embarque. Fecha de recepcin. Nmero del pedido (orden de compra). Nombre del proveedor. Nombre del transportista. Cantidad pedida. Cantidad recibida. Nmero de factura del flete.
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2. Para los despachos, (que salen), se requiere de una informacin similar, haciendo los cambios de trminos, que fueren necesarios. Contabilidad, puede requerir adicionalmente otro tipo de informacin, referentes a costos, precios, facturacin, etc. Lo importante es que los formatos para los inventarios, se confeccionen de acuerdo al diseo que se ajuste al sistema de almacenamiento y no que el sistema de almacenamiento se ajuste al diseo del formato que se puede tener. Tipos de inventarios Los inventarios pueden ser: completos o generales y parciales o especiales: a. Los inventarios completos o generales incluyen todos los artculos existentes en un almacn; se pueden realizar en un momento determinado, cuando sea necesario, o sobre la base de un ciclo continuo de inventarios programados por la Gerencia Logstica (o Contabilidad), para asegurar que cada artculo sea verificado dentro del perodo prescrito. b. Los inventarios parciales o especiales se analizan cada vez que sea necesario verificar o reajustar el registro de stock de un artculo determinado, por ejemplo, cuando el registro de stock de un artculo muestra un balance de cero, a pesar de haber existencias o cuando determinado artculo es denegado en el almacn y la tarjeta de registro indica que existen disponibilidades para la entrega. Los inventarios y el control fsico Los inventarios, entendidos como la relacin de los artculos que se mantienen en existencia, deben ser controlados peridicamente a fin de garantizar la consistencia de los datos y la eficiencia de la gestin. Recordando lo anterior y en el entendido que se cuenta con una nomenclatura adecuada, se establece una clasificacin de los tipos de inventarios que responde a la clase de mercancas existentes. a. Los inventarios regulares Pueden ser a su vez: 1. De alta rotacin Cuando son mercaderas peridicamente. 2. De baja rotacin Cuando se trata de mercaderas (generalmente repuesto), cuya permanencia en el almacn permite asegurar la continuidad y eficiencia del servicio, pero cuyo movimiento es lento y/o aleatorio. u objetos de transacciones continuas, renovndose

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b. Inventarios irregulares Se denominan as, aquellos inventarios que contienen mercaderas que la empresa adquiere y utiliza slo en casos especficos o muy eventuales y por lo tanto se justifica mantener en stock. Existen dos tipos de mercaderas que generalmente constituyen lo que se llama inventarios irregulares: 1. Transitorias Son mercaderas adquiridas con un fin especfico, por ejemplo la ampliacin de una planta industrial o de oficinas de cierta envergadura. Estas se almacenan provisionalmente y se espera agotarlas al trmino del trabajo. Estos materiales pueden resultar ocasionalmente con algunos excedentes o sobrantes que pasarn a formar parte del inventario regular o a la venta si resulta ms conveniente. 2. Cargo directo Estas mercaderas no pasan por almacn. Son adquiridos y entregadas (previo control adecuado) directamente al usuario. Algunas son de poco valor o importancia y otras veces de caractersticas tan particulares que no se justifica almacenarlos (Ejemplo: Mobiliario de oficina). Tambin excepcionalmente algunas de estas mercaderas son devueltas al almacn; generalmente cuando se ha cometido un error en su adquisicin y se almacenan hasta que el proveedor las cambie o se les encuentre alguna aplicacin o destino. Procedimientos de control fsico de inventarios El control fsico del inventario, es la comprobacin, (mediante el recuento), de que las existencias estn de acuerdo con los registros visibles y de contabilidad. Existen diversos mtodos de control fsico de las existencias; los ms empleados son: a. Inventario rotativo permanente Este mtodo implica la revisin continua de las existencias, mediante un equipo de inventariadores que actan en funcin a una programacin especfica. El trabajo de este equipo se concentra en determinados materiales y/o depsitos y se realiza sin paralizar las actividades del almacn. A lo ms, slo se debe efectuar un bloqueo temporal de la documentacin y del despacho de un reducido nmero de artculos, mximo por un da; la mayor parte de las veces por algunas horas.

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Son dos formas de efectuar el inventario: 1. Al barrer: En estos casos se procede casi literalmente, comenzando por un punto determinado del depsito o estante y continuando con el control de toda la mercadera all almacenada, sin excepcin. Es interesante anotar que este procedimiento permite ordenar los almacenes y encontrar algunos tapados (Material mal ubicado o mal clasificado) y detectar averas o malas condiciones de conservacin de la mercadera. 2. Selectivo: Aqu se procede a escoger dentro de las existencias; sin tener en cuenta su ubicacin, algunos artculos especficos, utilizando los diversos criterios de seleccin. Este mtodo se emplea para realizar inventarios de tipo especial o parcial. b. Inventario Masivo Peridico Es el mtodo ms comn de toma de inventarios. Se ejecuta cerrando las operaciones del almacn por varios das, generalmente 2 veces por ao y requiere una adecuada preparacin y planificacin a fin de evitar la prolongacin excesiva del cierre y la paralizacin de las actividades de la empresa. Sirve principalmente a la contabilidad como sustento de los estados de las cuentas de mercaderas. Requiere la participacin de todo el personal estable del almacn y algunas veces, apoyo de personal de otras dependencias afines. Este mtodo se aplica para efectuar inventarios de tipo general o completo. Preparacin del inventario fsico En ambos mtodos, el rotativo y el masivo, la ejecucin de inventario fsico requiere de una preparacin adecuada. Con el fin de evitar contratiempo, se deben tomar en consideracin los aspectos siguientes: a. Ordenamiento del almacn Esta condicin es necesaria en cualquier caso; sin embargo, se hace imprescindible cuando se trata de inventarios masivos, a fin de facilitar la labor de los inventariadores. b. Personal necesario Es necesario tener en cuenta que el personal de apoyo que requieren los inventariadores, debe conocer el material y estar en condiciones de ejecutar labores que exigen habilidad y capacidad fsica. Este personal puede ser el que trabaja a

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diario en los almacenes pero deber adems, instrursele sobre los procedimientos de toma de inventarios y en la forma de manejar la documentacin. c. Documentacin Igualmente importante es preparar la documentacin para la toma de inventario. Son dos los aspectos a considerar en relacin con la documentacin: 1. La puesta al da de los Registros Contables y del Almacn que facilitar la conciliacin. 2. El bloqueo de la documentacin de entrada y salida durante el control fsico para evitar omisiones y/o duplicidad en el conteo. d. Medios Fsicos De acuerdo con la variedad de los materiales a inventariar, ser necesario disponer de herramientas o equipos que permitan manipular (subir, bajar, desembalar, pesar, medir, calcular, contar, marcar y/o rotular, etc.). Igualmente ser necesario disponer de equipos de seguridad y primeros auxilios en caso de accidente. Programa y Presupuesto La programacin del inventario fsico, es decir, la determinacin del nmero de veces que un artculo debe ser controlado en un perodo dado deber basarse en los siguientes elementos de juicio y criterios: a. Variedad y cantidad de artculos existentes. b. Horas-Hombre disponibles. En especial el nmero de inventariadores disponibles en forma permanente o peridica. c. Valor de consumo de cada tem del inventario, en funcin a la clasificacin A, B, C. (Los tems de un stock se clasifica por orden decreciente del volumen anual en dlares, separado en 3 niveles A B - C). d. Frecuencia de salida de cada tem.

11. RESUMEN Organizar las funciones del almacn consiste en primer lugar, en integrarlas en base a un departamento que pueda coordinar todas las actividades que se realizan, este departamento puede ser independiente o ser parte de otro. Para llevar a cabo sus actividades se debe partir con tener un amplio conocimiento del producto y esto implica conocer las necesidades ideales de almacenamiento, adems de su Clasificacin ABC que puede ser por precio, utilizacin, rotacin y valor. Adems, sobre los artculos a almacenar ha de conocerse: las dimensiones y el peso, cantidad normalmente solicitada, lugar de recepcin y entrega, nmero mximo de unidades que el almacn deber contener, la cantidad mnima y el espacio necesario.
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Una vez obtenida la informacin sobre los artculos a almacenar, debemos considerar la codificacin de los mismos, de modo que se pueda identificar a cada artculo fcilmente y para ello debe tomarse en cuenta: las dimensiones, el material del que est hecho, acabado, el equipo del cual forma parte, etc. Luego de identificado el artculo y codificado, podemos estar en condiciones de recibirlo, para lo cual se ejecutarn las siguientes tareas: recepcin fsica (descarga y desembalaje), verificacin, registro de entrada y entrega al almacn, contando con los siguientes documentos: solicitud (orden) de compra, informacin tcnica, informacin comercial y autorizacin de devolucin, pero teniendo en cuenta un conjunto de normas y procedimientos. Una vez ingresada la mercadera y en poder del almacn, el siguiente paso es transferir su propiedad a los clientes o usuarios y se debe considerar el embarque el transporte y el flete, conjuntamente con sus documentos como pedido de mercaderas, vale de salida, transferencia, nota de venta o factura, gua de remisin, con el fin de llevar el respectivo control. El inventario es la lista detallada del contenido de un almacn o instalacin, que se valora peridicamente, para verificar o corregir la informacin contenida en los listados de registro de stock, a fin de preparar los estados financieros de la empresa. Se debe tener en cuenta que todo lo que se recibe en un almacn deber estar en l o se dispondr de ello con medios aceptables y autorizados, los inventarios no desaparecen sin explicacin. Pueden robarse, evaporarse debido a procesos qumicos o daarse irreparablemente, pero no se pierden sin razn alguna. El inventario es el resultado de la diferencia entre la cantidad que ingresa y la que despacha y sobre los cuales debe efectuarse un control fsico, los que pueden ser a travs de inventarios regulares (de alta rotacin y de baja rotacin) o inventarios irregulares (transitorios y con cargo directo). En cuanto a los procedimientos, estos pueden ser inventario rotativo permanente o inventario masivo peridico el que deber prepararse haciendo un ordenamiento del almacn asignando personal necesario, preparar la documentacin, los medios fsicos y el presupuesto respectivo.

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