Instituto Tecnolgico de Mrida

Ingeniera industrial

Administracin de Operaciones I

Administracin de Almacenes
Ku cel Claudia Alejandra Rodrguez Arredondo Karina del Carmen Tamayo Angulo Miguel Antonio Torres Limn Andrs 30 de noviembre del 2012

ndice

4.1 Funciones del Almacn...1

4.2 Localizacin Distribucin de Almacn..3

4.3 Seleccin de Mobiliario y Equipo de Almacn....7

4.4 Sistemas Informticos de Administracin de Inventarios10

4.1 FUNCIONES DEL ALMACN

El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de una empresa comercial o industrial, con objetivos bien definidos de resguardo, custodia, control y abastecimiento de materiales y productos. Dado esto el almacn se refiere ms que nada un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Una de las habilidades ms importantes del administrador moderno es la de mantener una inquietud constante, entre los miembros de su empresa, para mejorar las operaciones administrativas y productivas, buscando siempre la manera de obtener mayores utilidades con menos inversin y esfuerzo. Por lo tanto, la administracin de los almacenes es una de las operaciones de mayor importancia para una empresa o compaa, ya que su resultado se refleja directamente en los estados financieros, adems es una funcin primordial en el plan general de la operacin de la empresa, donde cada actividad embona en un patrn calculado para producir una accin conjunta y dirigida a una meta. Una administracin as integrada tiene como fin la unificacin y coordinacin de todos los esfuerzos humanos para conseguir los objetivos con una mayor efectividad y un menor costo. Es imperioso conocer los objetivos de la empresa para planear los almacenes y dirigir sus actividades. El responsable de los almacenes debe recibir de la alta gerencia la informacin precisa y comprensible de tales objetivos para que l y su personal orienten sus esfuerzos hacia ellos, y para que puedan delinear las funciones del almacn. El almacn es un medio para lograr economas potenciales y para aumentar las utilidades de la empresa. Este concepto ahuyenta la idea de que un almacn es un mal necesario cuya funcin principal es la de agregar gastos y disminuir utilidades. Ahora se piensa de una manera cientfica al integrar sus funciones a las de ventas, compras, control de inventarios, produccin y distribucin. Tambin se le da al almacn la altura que debe de tener dentro de la organizacin en la seleccin de su personal: desde el puesto ejecutivo de jefe del almacn o de control de inventarios, hasta el ltimo puesto de mozo o cargador. Se estudia cientficamente su localizacin, las medidas adecuadas de su rea y la divisin de sus espacios, los medios de almacenamiento y manejo de productos y materiales, los diseos ms indicados de estantera y, muy especialmente, los procedimientos y prcticas administrativas que han de normar su funcionamiento econmico y eficiente. Todo esto debe partir de la definicin y establecimiento de objetivos y polticas.

La funcin del almacn se integra en el concepto de gestin general de la empresa. La gestin se define como la administracin y direccin de una empresa atendiendo a una serie de procedimientos y reglas que, mediante la coordinacin y organizacin de los recursos disponibles, persigue cumplir los objetivos prefijados de la manera ms eficaz posible. En el caso de la gestin de almacn su objetivo no es solamente el citado de salvaguardia de los materiales all guardados sino, y muy especialmente, la de actuar como regulador entre los ritmos de salida de unas fases (ejemplo: compras o salidas de lneas de produccin) y los de entrada de las siguientes (ejemplo: entradas en lneas de produccin o ventas). Es, en segundo lugar, el agente del sistema que garantiza que la cobertura de los procesos productivos o comerciales no se detenga ni sufran trastornos indeseables, denominndose entonces gestin de existencias. Hay que indicar que el proceso productivo puede ser de cualquier ndole. Desde lo ms intuitivo de comprender, como es la actividad de una fbrica, hasta cualquier servicio prestado, como puede ser un parque temtico de atracciones. El almacn debe garantizar el funcionamiento constante y preciso de todas las atracciones del parque, tanto desde la venta del servicio o productos (juegos, comidas, regalos, productos de las tiendas) hasta el mantenimiento de las propias atracciones. Los inventarios, definidos como una provisin de materiales con el objeto de facilitar la continuidad del proceso productivo y la satisfaccin de los pedidos de consumidores y clientes, se presentan prcticamente en cualquier organizacin, y en particular, en las empresas industriales, sean stas pequeas, medianas o grandes. Como ya se dijo anteriormente, la manera de organizar y administrar el departamento de almacenes depende de varios factores, tales como el tamao y plan de organizacin de la compaa, el grado de centralizacin deseado, la variedad de productos fabricados, la flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manufactura y de la programacin de la produccin. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes: 1. Recepcin de materiales en el almacn 2. Registro de entradas y salidas del almacn 3. Almacenamiento de materiales 4. Mantenimiento de materiales y del almacn

5. Despacho de materiales 6. Coordinacin del almacn con los departamentos de control de inventarios y de contabilidad. Algunos otros ejemplos de funciones del almacn son: 1. Recibir para su cuidado y proteccin todos los materiales y suministros: materias primas, materiales parcialmente trabajados, productos terminados, y piezas y suministros para la fabricacin, para mantenimiento y para la oficina. 2. Proporcionar materiales y suministros, mediante solicitudes autorizadas, a los departamentos que los requieran. 3. Controlar los productos terminados para su posterior destino. 4. Hacerse cargo de los materiales en curso de fabricacin o de las materias primas que se almacenen con el fin que maduren o se curen para poderlas utilizar (madera verde, cerveza, etc.) 5. Mantener el almacn limpio y en orden, teniendo un lugar para cada cosa y manteniendo cada cosa en su lugar, es decir, en los lugares destinados segn los sistemas aprobados para clasificacin y localizacin. 6. Mantener las lneas de produccin ampliamente abastecidos de materias primas, materiales indirectos y de todos los elementos necesarios para y un flujo continuo de trabajo. 7. Custodiar fielmente todo lo que se le ha dado a guardar, tanto su cantidad como su buen estado. 8. Realizar los movimientos de recibo, almacenamiento y despacho con el mnimo de tiempo y costo posible. 9. Llevar registros al da de sus existencias. 4.2 LOCALIZACIN DISTRIBUCIN DE ALMACENES La localizacin de los almacenes se decide analizando los costos de los diversos emplazamientos alternativos. Y teniendo como restriccin fundamental el tiempo mximo de respuesta a los pedidos de los clientes. Los almacenes tienen como objetivo principal en brindar a los materiales una proteccin adecuada.

El principal recurso de los almacenes es el espacio, por lo que se busca cubrir el objetivo principal del almacn aprovechando al mximo el espacio disponible, para lograr este es indispensable una cuidadosa planeacin. LA UBICACIN. En el mundo competitivo de hoy, las empresas deben analizar todas las facetas y las variables a afrontar, en la bsqueda de ventajas competitivas y un criterio importante en la bsqueda de dichas ventajas es la localizacin, sin importar si se trata de una pequea empresa, gran empresa, una sucursal o un almacn. Cada da, la localizacin se relaciona ms estrechamente con la distribucin, comercializacin y venta de productos. Su importancia es fundamental. El estudio de localizacin tiene por objeto determinar el lugar ms adecuado para la construccin de una industria, empresa o almacn, de tal manera que los costos de produccin y/o distribucin de los productos sean mnimos. Localizacin de la planta. En general, las decisiones de localizacin podran catalogarse de infrecuentes, de hecho, algunas empresas slo la toman una vez en su historia. Este suele ser el caso de las empresas pequeas de mbito local, pequeos comercios o tiendas, bares, restaurantes, etc., para otras, en cambio, es mucho ms habitual por ejemplo, bancos, cadena de tiendas, empresas hoteleras, etc., y por lo que se ve la decisin de localizacin no solo afecta a empresas de nueva creacin, sino tambin a las que ya estn funcionando. La frecuencia con que se presenta este tipo de problemas depende de varios factores, entre ellos se pueden citar el tipo de instalaciones o el tipo de empresa, en la actualidad, la mayor intensidad con que se vienen produciendo los cambios en el entorno econmico est acrecentando la asiduidad con la que las empresas se plantean cuestiones relacionadas con la localizacin de sus instalaciones. Los mercados, los gustos y las preferencias de los consumidores, la competencia,

las tecnologas, las materias primas, etc., estn en continuo cambio hoy da y las organizaciones han de adecuarse para dar respuesta a estos cambios modificando sus operaciones. Entre las diversas causas que originan problemas ligados a la localizacin se pueden citar los siguientes: * Un mercado en expansin. * La introduccin de nuevos productos o servicios. * Una contraccin de la demanda. * El agotamiento de fuentes de abastecimiento de materias primas. * La obsolescencia de una planta de fabricacin por el transcurso del tiempo o por la aparicin de nuevas tecnologas. * La presin de la competencia. * Cambios en otros recursos. * Las fusiones y adquisiciones entre empresas. Los motivos mencionados son slo algunos de los que pueden provocar la toma de decisiones sobre las instalaciones o al menos, llevar a la empresa a reexaminar la localizacin de las mismas. Para llegar a la localizacin correcta se suele realizar un estudio de localizacin, en el que se incluyen dos aspectos diferentes: 1.- MACROLOCALIZACIN: La seleccin de la regin o zona ms adecuada, evaluando las regiones que preliminarmente presenten ciertos atractivos para la empresa de que se trate. 2.- MICROLOCALIZACIN: La seleccin especfica del sitio o terreno que se encuentra en la regin que ha sido evaluada como la ms conveniente.

PROCEDIMIENTO LOCALIZACIN.

GENERAL

PARA

LA

TOMA

DE

DECISIONES

DE

1- ANLISIS PRELIMINAR: Se tratara aqu de estudiar las estrategias empresariales y polticas de las diversas reas o departamentos de la empresa para traducirlas en requerimientos para la localizacin de las instalaciones. Se debe determinar cules son los criterios importantes en la evaluacin de alternativas: necesidades de transporte, suelo, suministros, personal,

infraestructuras, servicios, condiciones medioambientales, etc. Al evaluar la importancia de cada factor se deber distinguir entre los factores dominantes o claves y los factores secundarios. Con todo esto se conseguir el establecimiento de un conjunto de localizaciones candidatas para un anlisis ms profundo, rechazndose aqullas que claramente no satisfagan los factores dominantes de la empresa. 2- EVALUACIN DE ALTERNATIVAS (Anlisis detallado): En esta fase se recoge toda la informacin acerca de la localizacin para medirla en funcin de cada uno de los factores considerados. Esta evaluacin puede consistir en una medida cuantitativa, si estamos ante un factor tangible, o en la emisin de un juicio si el factor es cualitativo. 3- SELECCIN DE LA LOCALIZACIN: A travs de anlisis cuantitativos y/o cualitativos se compararn entre s las diferentes alternativas para conseguir determinar una o varias localizaciones vlidas, dado que, en general, no habr una alternativa que sea mejor que todas las dems en todos los aspectos, el objetivo del estudio no debe ser buscar una localizacin ptima sino una o varias localizaciones aceptables. En ltima instancia, otros factores ms subjetivos, como pueden ser las propias preferencias de la empresa a instalar determinarn la localizacin definitiva.

4.3 SELECCIN DE MOBILIARIO Y EQUIPO DEL AMACEN En el sistema total de manejo de materiales, el almacenamiento incluye instalaciones, equipo, personal y tcnicas requeridos para recibir, almacenar y embarcar materia prima, productos en proceso y productos terminados. Las instalaciones, equipo y tcnicas para almacenamiento varan mucho segn la naturaleza del material que se va a manejar. Las caractersticas del material como tamao, peso, durabilidad, duracin (vida) en estantera y tamao de los lotes son factores a tomar en cuenta para el diseo de un sistema de almacenamiento y para resolver los problemas relacionados. EQUIPO PARA ALMACENAMIENTO Despus de establecer las unidades y niveles de almacenamiento de inventarios almacenamiento para reserva y para surtir pedidos, se hace la seleccin del equipo para almacenamiento. En la seleccin de equipo para un edificio existente, hay que tener en cuenta las restricciones de la construccin. El equipo para almacenamiento debe ser compatible con la capacidad de carga de los pisos, altura libre debajo de rociadores contra incendio y acero estructural, espaciamiento entre columnas y la ubicacin de andenes para recibo y embarque, etc. Las caractersticas de la unidad de almacenamiento, como tarimas, tambores, atados, etc., determinan el tipo de equipo necesario. Los niveles de inventario que se deben mantener determinan el nmero de unidades del equipo de almacenamiento. Las caractersticas de los materiales y su volumen de movimiento son factores decisivos en la seleccin del equipo materiales. Por lo general, el equipo para almacenamiento, consiste en estanteras ("racks") para usos generales o especiales, de altura, fondo y capacidad de carga variables. El piso del almacn se puede utilizar en parte o en su totalidad en vez de equipo. para manejo de

Las unidades de almacenamiento, como tarimas con productos enlatados empacados, que tienen rigidez y estabilidad para soportar otras hileras, se suelen apilar en el piso. Los rollos y bobinas de papel o acero se almacenan sobre un extremo (de pie). Cuando hay muchas unidades de almacenamiento que tienen rigidez y resistencia, se suelen apilar en el piso. Las unidades de almacenamiento pesadas o voluminosas y carentes de rigidez y cuyo nmero es pequeo se almacenan mejor en estanteras. Las unidades de almacenamiento pequeas, como relojes de pulsera o tornillera se almacenan en estanteras y casilleros. Armazones o bastidores para tarimas. Los armazones para tarimas son tiles cuando los materiales no tienen rigidez o estabilidad para apilarlos en el piso y cuando hay gran nmero de unidades de almacenamiento en existencia. El armazn para tarimas se conecta con la tarima y queda por encima del material; sirve como estructura para colocar otra tarima. A veces se colocan varias hileras de tarimas y esto ahorra espacio en el piso por comparacin con bastidores o estantes para tarimas que requieren acceso desde los pasillos. El bastidor se puede desmontar si no se requiere apoyo para la carga que est en la tarima.

Bastidor para tarimas Sistemas equipo automatizados para almacenamiento y retiro El xito del

mecanizado y automatizado re quiere tambin la aprobacin total de la

gerencia para la planeacin, diseo, procuracin, instalacin y, en particular, la correccin de fallas antes de operarlo. A veces el tiempo requerido desde la planeacin hasta el arranque es de ms de 3 aos.

El planeador puede pensar en el empleo de sistemas mecanizados y automatizados para el almacn si existen algunas o todas las condiciones siguientes: Mucha variedad de artculos en almacn. Artculos almacenados en gran cantidad. Elevada rotacin de inventarios en general. Almacenamiento de artculos que son de temporada. Alto costo del terreno y del piso. Altos costos de mano de obra. Necesidad de servicio rpido a los clientes. Es deseable el almacenamiento aleatorio. Las unidades de almacenamiento son de tamao uniforme. El equipo para manejo de materiales, que suelen ser gras apiladoras, se mueve sobre rieles entre las unidades de almacenamiento y las guan rieles en la parte superior de ellas. Las gras apiladoras pueden trabajar con las unidades de almacenamiento desde cualquier lado, con los cuales se pueden tener pasillos estrechos y se aumenta la densidad de almacenamiento. El operador de la gra apiladora viaja con ella en sentidos horizontal y vertical. En instalaciones semiautomticas, el operador selecciona el pasillo y el nivel con un teclado. La gra apiladora se mueve junto con el operador en la abertura para almacenamiento a fin de colocar o retirar la carga. En el sistema automtico, un solo operador controla el movimiento de cierto nmero de gras apiladoras desde una consola, por lo general con ayuda de una computadora.

Con frecuencia, los artculos que se van a almacenar se entregan a la gra apiladora con un transportador; los articules que se van a retirar se entregan tambin en su destino con un transportador; estos transportadores pueden ser semiautomticos o automticos. El almacenamiento y retiro de lotes pequeos se puede efectuar con equipo mecanizado y automatizado; la mecanizacin permite el transporte de los estantes y casilleros hasta un surtidor de pedidos que est en un lugar fijo. Para ello se utilizan con frecuencia los carruseles. El operador puede seleccionar el lado en el cual est el material con un tablero de control cuando el equipo es semiautomtico. Con frecuencia, la lista de empaque para surtir la prepara la computadora en orden de colocacin. En el sistema automatizado, la computadora coloca en forma automtica el nuevo lado para tomar material y el surtidor de pedidos indica que ha tomado el ltimo concepto de la lista o que se ha agotado el material. La automatizacin con computadora puede incluir la preparacin de la lista de empaque, facturacin y nuevo pedido al almacn central o al proveedor. Las estanteras y casilleros, sean manuales o mecanizados se pueden disponer a niveles mltiples con el empleo de entrepisos o plataformas. Esta configuracin es adecuada cuando el edificio o la nave son muy altos y se necesita gran densidad de almacenamiento. Por lo general, los artculos de mucho volumen y peso se almacenan en los niveles inferiores y los de poco peso y lento movimiento se colocan en la parte ms alta. MOBILIARIO PARA ALMACN * Estantes para varios tems * Estantes para carga pesada * Equipos de despacho * Equipo de cmputo

4.4 SISTEMAS INFORMATICOS ADMINSTRACIN DE INVENTARIOS

En la prctica se dispone de una gran variedad de, sistemas de informacin que soportan los aspectos administrativos y de control de las organizaciones. Los sistemas, segn su naturaleza, se clasifican en los grupos siguientes: Determinsticos. Probabilsticas. Abiertos. Cerrados. Hasta cierto punto la clasificacin no tiene mayor importancia, pero es imperativo que dentro de los sistemas exista la dinmica suficiente para responder a los cambios que emanan, ya sea de forma externa y/o interna. Esto es esencial en las organizaciones modernas, pues en la poca actual se registran cambios sustanciales, ya sean sociolgicos, tcnicos, econmicos o legales, que modifican las polticas y funciones de las organizaciones. El proceso de diseo de los sistemas de informacin comprende tanto el diseo de uno nuevo como el rediseo de un sistema que se encuentre en operacin. Un nuevo sistema se requiere cuando la organizacin inicia sus operaciones o cuando una nueva divisin solicita por primera vez el proceso de datos de un cierto sistema. Los sistemas en operacin normalmente necesitan ser rediseados o modificados parcialmente en forma peridica para asegurar que estn acordes con lo actual y no con los requerimientos histricos.

Una organizacin se puede clasificar como un sistema total, y sus subsistemas son: * Subsistema administrativo. * Subsistema operativo. * Subsistema de informacin. * stos deben interrelacionarse para lograr las metas y objetivos de la organizacin. El subsistema de informacin tiene una funcin muy importante dentro de la organizacin: * Debe proporcionar informacin confiable y oportuna para que el subsistema administrativo tome un nivel adecuado de decisiones. * Debe monitorear el subsistema operativo para conocer los resultados reales obtenidos y proporcionar informacin sobre las operaciones que da con da tiene que realizar la organizacin. * Debe comparar los resultados reales con los planeados y proporcionar informacin que los ayude a corregir las desviaciones de incurridas. se han

Tradicionalmente

sistemas

computacionales

informacin

desarrollado bajo metodologas distintas, producto de la experiencia del personal especialista; sin embargo, en los ltimos aos ha nacido una serie de nuevas disciplinas (tecnologa de informacin, ingeniera de software, etc.) que tienen como finalidad proporcionar una metodologa formal e ingenieril para desarrollar sistemas computacionales de informacin de manera eficiente y efectiva.

Tipos de sistemas de informacin. Aunque muchas compaas y organizaciones estn haciendo grandes esfuerzos para extender las aplicaciones de las computadoras fuera de las zonas que actualmente se consideran comprobadas y de rutina, de todos modos la gran mayora de los sistemas de informacin (ya sean manuales o basados en computadoras) continan en las categoras que veremos a continuacin. Ordinariamente la obtencin y diseminacin de la informacin es el problema ms difcil de la compaa. La informacin es voluminosa, esparcida, y a menudo difcil de obtener. Si los gerentes quedan envueltos en el papeleo, no tendrn tiempo para llevar a cabo la valoracin, el planeamiento o la toma de decisiones. Su trabajo ser una constante bsqueda de informacin para manejar las diversas crisis que se presenten, adems del flujo normal del trabajo. Con el transcurso del tiempo las empresas tpicas han desarrollado los sistemas principales de informacin, para proporcionar informacin de planeamiento, de operacin y de control para los tomadores de decisiones de toda la organizacin. Esos sistemas principales son los siguientes: * Financiero. * De produccin o de operaciones. * De mercadotecnia. * De personal. * De control de proyectos. * Otros sistemas secundarios. Como lo veremos ms adelante, esos sistemas no son separados ni distintos, sino que conectan, interactan y renen los subsistemas de la organizacin con el medio de la informacin. Todas las compaas tienen algn sistema de informacin financiera. Esta categora de la informacin es la que ahora se usa

ms comnmente. La base del sistema es el flujo de dlares en toda la organizacin, y si estn diseados correctamente los sistemas de contabilidad, de contabilidad y de responsabilidad, siguen la estructura de la organizacin. Esos sistemas comprenden grandes cantidades de datos, relacionados primordialmente con informacin histrica e interna, aunque en algunas zonas del planeamiento financiero el sistema proporciona el criterio futurista asociado, con el

planeamiento. El presupuestario es totalmente futurista. En general la conversin de un sistema, financiero, manual a otro basado en computadoras, no podr tener tantas mejoras como mecanismo administrativo como ocurre en otros tipos de sistemas de informacin. Desde un punto de vista de manejo de datos y de costo, ordinariamente los* sistemas financieros son los que se prefieren para conversin, pero no hay la misma oportunidad de mejorar el sistema de informacin debido a la naturaleza de sus operaciones, que ordinariamente se ocupan sobre todo del control presupuestal. La mejora consistir en la prontitud y la exactitud de los informes. Peridicamente la administracin aprueba algn tipo de plan financiero (el presupuesto principal), que asigna la responsabilidad del mantenimiento de ingresos, las inversiones y los costos dentro de los lmites normales. Luego ese plan se convierte en la base de los informes peridicos de actuacin comparados con el plan, y esos informes constituyen el mecanismo con el que se ejerce el control. En esa clase de sistemas los principales problemas son los siguientes: * Determinacin de normas equitativas de control, * Determinacin de la necesidad de accin, y * Obtencin de informacin rpida y actualizada, y de sus variaciones.

* No es probable que el automatismo de los registros financieros disminuya los problemas asociados con los dos primeros atributos, aunque sin embargo, ser de gran ayuda para acelerar la produccin de informes. Es probable que el sistema financiero sea el ms importante sistema de informacin aislado de la compaa, y en la mayor parte de las empresas, es el ms antiguo y el mejor desarrollado. La principal preocupacin de ese sistema consiste en las actividades necesarias de diseo para convertirlo en un importante instrumento para la operacin y el planeamiento.

BIBLIOGRAFIA
http://www.programaempresa.com/empresa/empresa.nsf/0/e88d210e51f9371ac12 5705b002c66c9/$FILE/almacen1y2.pdf http://www.mitecnologico.com/Main/AdministracionDeOperacionesI http://www.monografias.com/trabajos12/alma/alma.shtml http://www.monografias.com/trabajos16/gestion-almacenes/gestionalmacenes.shtml http://webcache.googleusercontent.com/search?q=cache:Yv0yUCVTLdkJ:www.ite scam.edu.mx/principal/sylabus/fpdb/recursos/r45563.DOC+SELECCION+Y+MOBI LIARIO+Y+EQUIPO+DE+ALMACEN&cd=3&hl=es&ct=clnk&gl=mx James Riggs. SISTEMAS DE PRODUCCIN, PLANEACIN, ANLISIS Y CONTROL. Tercera edicin. Editorial Limusa Wiley. Mxico