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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

(RAL)

PROCESO DE ENTREGA - RECEPCIN

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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA

(RAL) PARTE I
NORMALIZACIN DE LA ENTREGA - RECEPCIN

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RECOMENDACIONES AECOC PARA LA LOGSTICA RAL Normalizacin de la Entrega - Recepcin Parte: II

RAL DISPONIBLES

RAL GENERALES
Unidades de Cargas Eficientes. Funcionamiento de los Pools de Paletas. Especificaciones Tcnicas de las cajas reutilizables de Transporte y Funcionamiento de los Pools. Elementos Reutilizables de Transprte: Criterios de Compatibilidad Estndar Cadena de Transporte Carga Completa. Cadena de Transporte Carga Fraccionada. Cdigo de Buenas Practicas. Acuerdos de Transporte. Calidad Concertada.

RAL SECTORIALES
Distribucin de Productos de Ferretera y Bricolaje. Distribucin de Productos Frescos. Distribucin de Frutas y Hortalizas. Distribucin de Productos Congelados. Distribucin de Productos Electrodomsticos. Distribucin de Productos Textiles.

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INDICE PARTE I NORMALIZACIN DE LA ENTREGA - RECEPCIN

Introduccin ................................................................................................... 3 Definicin Entrega-Recepcin y Descarga .................................................. 4 1. Recomendaciones sobre la planificacin de la Entrega-Recepcin ........................................................................... 5 2. Recomendaciones sobre condiciones tcnicas de la Entrega-Recepcin ........................................................................... 6 3. Recomendaciones sobre administracin de la Entrega-Recepcin ........................................................................... 8 4. Calidad concertada en los suministros ................................................... 10 5. Compromisos, operaciones y procedimientos con acuerdo de calidad concertada ................................................................ 11

Explicacin de la ficha logstica ................................................................... 15 Albarn de entrega......................................................................................... 17

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas por Clientes, Proveedores, y Operadores Logsticos representados en el Grupo de Trabajo "Normalizacin de la Entrega-Recepcin" del Comit de Logstica de AECOC.
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INDICE PARTE II Envases, embalajes y manipulacin de productos en la cadena distributiva

Introduccin ................................................................................................... 3 Definiciones.................................................................................................... 4 1. Unidades de carga y sistema modular..................................................... 5 2. Altura de unidades de carga paletizada................................................... 6 3. Identificacin: EAN-128 ............................................................................. 10 4. Beneficios................................................................................................... 11

Este documento elaborado por AECOC recoge las Recomendaciones acordadas por Clientes y Proveedores, representados en el Grupo de Trabajo "Envases, embalajes, y manipulacin de productos" de AECOC.

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INTRODUCCIN

La Asociacin Espaola de Codificacin Comercial (AECOC) se fund en el ao 1977 con el objetivo de promover y difundir sistemas de gestin que favorezcan las relaciones comerciales entre las empresas y permitan mejorar los aspectos tcnicos y organizativos de la cadena de suministros. Conjuntamente, empresas de la Fabricacin, Distribucin y Operadores Logsticos han cooperado en el desarrollo de este documento y consensuado las Recomendaciones AECOC que contiene el mismo. El resultado de este trabajo conjunto son Especificaciones cuyo cumplimiento se recomienda a todas las empresas vinculadas con el tema, tanto de la Fabricacin como de la Distribucin comercial. Acuerdos de este tipo slo pueden alcanzarse mediante un espritu de compromiso por ambas partes: el equilibrio entre prestacin y contra-prestacin, as como entre ventajas e inconvenientes, forma la base de todos los convenios. Esta iniciativa plantea los nuevos criterios de mejora que requieren Proveedores y Clientes en sus transacciones comerciales, y ha supuesto en primer lugar el anlisis de todos aquellos puntos que deben optimizarse en la cadena de suministro. En el trabajo han participado los interlocutores de la cadena de suministro -Fabricantes, Distribuidores y Operadores Logsticos-, que han sealado las incidencias ms comunes que suelen producirse en la Entrega Recepcin. En segundo lugar, se ha realizado una labor de concrecin de los procedimientos que deben asegurar la mejora de la cadena de suministro en este punto. El Consejo Directivo de AECOC ha aprobado este Documento de las Recomendaciones AECOC para la Logstica, y recomienda su uso para obtener la eficiencia en el mbito de las empresas que participan en el Sistema de Suministros. AECOC expresa su agradecimiento a todas las empresas que han colaborado en la realizacin de estas Recomendaciones, y a todas aquellas que con su crtica y objeciones han contribuido a perfeccionarlas y acercarlas a la prctica diaria.

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DEFINICIN DE ENTREGA-RECEPCIN Y DESCARGA

Dentro del Proceso de relacin Comercial Cliente-Proveedor, la EntregaRecepcin es el acto de materializacin del compromiso, adquirido por el Proveedor, de poner a disposicin del Cliente la mercanca solicitada a travs del pedido, en la cantidad, lugar, momento y condiciones tcnicas y legales acordadas. Comprende por tanto todas las gestiones de Planificacin, Movimiento Fsico, y Control Administrativo del flujo de producto entre Proveedor y Cliente. La Descarga es el acto puntual fsico del proceso Entrega-Recepcin consistente en trasladar las mercancas desde el vehculo que la ha transportado hasta el punto donde el Receptor est en disposicin de recepcionarla. Este punto de recepcin debe ubicarse cerca del muelle, de forma que el Receptor pueda proceder a la identificacin de la mercanca, y el Descargador a mantener el control hasta el momento en el que el Receptor da la conformidad de la misma. La responsabilidad sobre la ejecucin de la Descarga se indicar en la Ficha Logstica y bajo una de las dos condiciones que se detallan a continuacin: X 1 Entrega sobre camin: Implica la accesibilidad directa a la mercanca por los elementos de manutencin disponibles. X 2 Entrega sobre muelle: Implica el acto de la descarga El proveedor deber transmitir al operador de transporte los acuerdos RAL de la ficha logstica. En ambos casos el Receptor pondr a disposicin del descargador los elementos de manutencin apropiados. La Entrega-Recepcin, como actividad que materializa el compromiso de compra-venta, para llevarla a buen fin, tanto operativa como econmicamente, es responsabilidad compartida por ambas partes y, en consecuencia, debe estar sujeta a unas reglas estndares suficientemente estrictas para asegurar su aplicacin. Por otra parte dichas reglas, deben ser lo ms adecuadas posibles a las leyes generales del Comercio, de forma que minimice la solicitud de particularizaciones.

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1. RECOMENDACIONES SOBRE LA PLANIFICACIN DE LA ENTREGARECEPCIN

RAL 1.1 PLAZOS DE ENTREGA

Debe fijarse en el pedido la fecha concreta de la entrega. Si procede debern confirmarlo las partes con la suficiente antelacin al acto de entrega. Se recomienda establecer programas de recogidas regulares de envos.

RAL 1.2 HORARIOS DE DESCARGA

Se recomienda acordar entre receptor y cargador una hora de entrega. Se recomienda ampliar los horarios de recepcin por parte del cliente, as como la adecuacin a estos de los horarios de servicios o reparto por parte del proveedor, con el fin de evitar las ineficiencias en las operaciones de entrega y recepcin, producidas por la excesiva concentracin horaria para realizar dichas entregas.

RAL 1.3 COMUNICACIN ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR

Se recomienda ampliar y agilizar el sistema de comunicacin entre clientes y proveedores, con el fin de conseguir por ambas partes una mayor coordinacin en las actividades generales y promocionales.

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2.

RECOMENDACIONES CONDICIONES TCNICAS ENTREGA-RECEPCIN

SOBRE DE LA

RAL 2.1 TURNOS DE DESCARGA

En el caso de no existir hora convenida de descarga, se asignar un turno de descarga en funcin de la hora de llegada del vehculo al recinto de recepcin. El vehculo una vez dentro del recinto se desplazar por los distintos puntos de descarga sin necesidad de guardar nuevos turnos de descarga.

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RAL 2.2 ENTREGAS PALETIZADAS, PARQUE DE PALETAS Y ESPECIFICACIONES DE USO

1 se establece la posibilidad de entregar, paletas remontadas hasta un mximo de 1.35 m. (ver RAL Unidad de Carga Eficiente) 2 la mercanca debe estar empaquetada y paletizada de forma que pueda almacenarse en los ms variados sistemas de almacenaje ajustados a las dimensiones recomendadas por AECOC sobre paletizacin y embalajes. 3 por razones de los medios de manutencin actuales y futuros, y por razones de proteccin del medio ambiente, no deben emplearse las paletas de un solo uso. 4 En el caso de que el proveedor use un Pool de paletas, el receptor facilitar y realizar la clasificacin de las mismas, as como proveer de los medios necesarios a la hora de su recogida. Tanto proveedor como cliente se comprometen en el control del buen uso del Pool. (ver RAL Funcionamiento de los Pool de Paletas) En su caso, el Pool de paletas garantizar los acuerdos de servicios de recogida con el envo de los vehculos necesarios en cada punto de entrega que se solicite. En caso de intercambios de paletas, este ser objeto de acuerdo entre las partes e indicado en la ficha logstica.

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RAL 2.2 ENTREGAS PALETIZADAS, PARQUE DE PALETAS Y ESPECIFICACIONES DE USO

5 se recomienda la utilizacin de todos los medios tcnicos que dentro del respeto al entorno permitan mantener la estabilidad de las mercancas sobre la paleta, con el fin de cumplir las recomendaciones de AECOC sobre paletizacin. (Ver RAL Unidades de Carga Eficientes) 6 se recomienda de forma general y para todos los pedidos, con un nmero de cajas inferior a la que contiene la paleta estndar, la compra por capas de productos completas, con el fin de conseguir tcnicamente la optima manipulacin de los productos. Para los pedidos cuyo nmero de cajas sea inferior al de la capa de paletizacin, estos se entregarn juntos con otros productos con las mismas caractersticas de compra (paleta multiproducto). En este ltimo supuesto, el receptor aportar las paletas en los casos que sea necesaria la repaletizacin del producto.

RAL 2.3 INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS

1 las deficiencias de las mercancas observadas en la recepcin debern indicarse en el albarn de entrega, recabndose la firma del transportista en todas las copias del documento de entrega. 2 se realizar la descarga y el tratamiento de la mercanca en mal estado en funcin de los acuerdos reflejados sobre esta materia en la ficha logstica.

RAL 2.4 PRODUCTOS CON TEMPERATURA CONTROLADA RAL 2.5 FECHAS DE CONSUMO

La temperatura controlada o de congelacin para la conservacin de productos debe indicarse en la ficha logstica.

La diferencia de tiempo entre la fecha de consumo preferente y/o fecha de caducidad y la fecha de recepcin se acordar entre clientes y proveedores, y se reflejar en la ficha logstica.

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3.

RECOMENDACIONES ADMINISTRACIN DE LA ENTREGA-RECEPCIN

SOBRE

RAL 3.1 DEVOLUCIN DE MERCANCAS

La recepcin de mercanca no debe estar condicionada por la retirada de otra mercanca pendiente de recogida. Las condiciones de las retiradas de estas mercancas se recogern en la ficha logstica.

RAL 3.2 FICHA DE PRODUCTO

Debe potenciarse la transmisin y empleo de las fichas de productos segn la norma EANCOM y su actualizacin permanente. Se recomienda el uso del mensaje PRICAT y del catalogo de productos AECOC DATA. La identificacin de las unidades de envo debe corresponderse con los datos de la ficha de producto (PRICAT). El proveedor debe comunicar con la suficiente antelacin al cliente cualquier cambio que afecte a la ficha de producto (PRICAT).

RAL 3.3 COMPROBACIN DE LAS MERCANCAS ENTREGADAS

Se recomienda la utilizacin del Lenguaje Comn EANCOM y los Identificadores de Aplicacin EAN-128 para evitar las incidencias entre lo entregado y lo solicitado.

RAL 3.4 EL ALBARN DE ENTREGA

Los albaranes de entrega deben contener todos los datos necesarios para la cadena total de suministro, siguiendo el modelo RAL propuesto por AECOC. En todos los casos la documentacin de la entrega debe entregarse en mano junto con el albarn del proveedor.

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RAL 3.5 CONFORMIDAD A LA RECEPCIN

El Receptor dar conformidad a la Recepcin de mercanca mediante la aplicacin de un sello con firma y fecha sobre el albarn en el cual se podr hacer constar el texto "Conforme salvo examen de contenido".

RAL 3.6 DATOS Y CONFIRMACIN DEL RECHAZO DE MERCANCAS

En caso de rechazo de mercanca por parte del cliente, este aplicar un sello identificativo de rechazo en el albarn de entrega, incluyendo el nombre del centro, la fecha, motivo del rechazo, y nombre y firma de la persona responsable de la recepcin.

RAL 3.7 CONTROL DEL TIEMPO DE RECEPCIN

El receptor de la mercanca indicar en el albarn de entrega la informacin de la hora de entrada acordada por el cliente, hora de llegada y hora de salida.

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4. CALIDAD SUMINISTROS *
4.1 OBJETIVO

CONCERTADA

EN

LOS

Facilitar el flujo de materiales en la entrega - recepcin Poner a disposicin del cliente (entrega) el producto solicitado en el pedido: - en la cantidad, - en el lugar, - en la fecha y hora, - y en las condiciones acordadas. asegurando la repetibilidad y racionalizacin de los procesos.

4.2 PUNTOS CLAVES

establecer acuerdos con el cliente en un marco de confianza, alineamiento de ficheros maestros (AFM), seguimiento de las Especificaciones de Codificacin EAN, aplicacin de herramientas facilitadoras que incrementen la eficiencia en los procesos, enfoque multifuncional con compromiso de liderazgo.

4.3 MEJORAS POTENCIALES

menor tiempo del flujo operativo hacia el lineal, reduccin de las incidencias en las entregas y procesos de facturacin, incremento en los niveles de informacin y trazabilidad, menor coste de entrega.

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* Ver RAL Calidad Concertada

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5. COMPROMISOS, OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS CON ACUERDO DE CALIDAD CONCERTADA *

5.1 COMPROMISOS - Un Contrato de Calidad Concertada comporta que el Proveedor est evaluado y homologado por el cliente. - La homologacin siempre se establece por la libre iniciativa de las partes para asegurar la calidad referida a productos y servicios logsticos.

5.2 OPERACIONES Y PROCEDIMIENTOS EN LA ENTREGA Y RECEPCIN

5.2.1 ABRIR LAS CAJAS DEL ENVO

X RAL: En un entorno de Calidad Concertada no se abrirn las unidades de carga durante la entrega con el objeto de verificar determinados atributos de los contenidos. A continuacin se detallan las RAL que contribuyen a la no-apertura de las cajas: - Se entiende que abrir cajas para comprobar el Cdigo EAN de la Unidad de Consumo es una prctica que permite conocer si se ha producido un cambio improcedente e ineficiente de cdigo del producto. - El receptor debe determinar el nivel de garanta que debe ofrecer el proveedor para evitar las aperturas de las cajas, y reflejarlo en los acuerdos particulares que establezca con el proveedor. Se califica de prctica ineficiente y denunciable: - No garantizar el mantenimiento del Cdigo EAN asignado ni avisar de los cambios procedentes de Cdigo EAN. - Que el distribuidor no indique al proveedor el nivel de garanta que precisa para no abrir cajas.

*Ver RAL Calidad Concertada

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5.2.2 ABRIR LAS CAJAS DEL ENVO

X RAL: El receptor siempre debe disponer previamente a la entrega de la siguiente informacin de los contenidos de las unidades de carga (primarias, secundarias y terciarias): 4 4 4 4 4 Descripcin de las unidades contenidas Formato de las unidades contenidas Cantidad de las unidades contenidas Fecha de Caducidad Cdigo EAN de las unidades contenidas.

X RAL: Se acepta el contenido de las unidades de carga secundarias y terciarias multireferencia segn criterio de confianza de calidad concertada establecido entre cliente y proveedor. X RAL: Se aplicarn las Especificaciones sobre Codificacin EAN de promociones contempladas en las prcticas de la Optimizacin de la Expedicin y Recepcin. X RAL: El proveedor comunicar con la suficiente antelacin al cliente el cambio de cdigo EAN de producto o bien el nuevo cdigo EAN que se asigna a un nuevo producto. Los cambios de cdigo EAN estn justificados entre otros, por los cambios de formato y contenidos que afectan a la gestin logstica. El formato lo definen: 4 Dimensiones del envase 4 Volumen 4 Peso 4 Unidades contenidas 4 Cambio de diseo.

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5.2.3 EMISIN DE DOCUMENTO PARALELO AL ALBARN DEL PROVEEDOR

En todos los casos el proveedor debe presentar en mano el albarn de la entrega. El albarn de proveedor debe tener un formato de documento estndar RAL. En los casos que no existan acuerdos de calidad concertada y se presenten diferencias de las mercancas que se entregan con respecto al dato del albarn, stas se reflejarn en el albarn del proveedor firmado y sellado por el distribuidor.

5.2.4 PALETAS MULTIREFERENCIA

X RAL: La presentacin de las unidades de carga mixtas en la entrega siempre est sujeta a los pactos que subscriben proveedor y distribuidor. En todos los casos debe aplicarse el anlisis de costes basado en las actividades con el fin de conocer las repercusiones que tienen las formas de presentacin sobre el transporte, las manipulaciones, las esperas del transporte, y las operaciones post-recepcin.

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FICHA LOGSTICA (RAL)

DATOS DE LAS EMPRESAS CLIENTE Y PROVEEDOR
CLIENTE
RAZN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL: TEL. FAX RAZN SOCIAL: DOMICILIO SOCIAL : TEL. FAX

PROVEEDOR

INFORMACIN DE CENTROS LOGSTICOS

CENTRO LOGSTICO CLIENTE N : DIRECCIN : PERSONAS DE CONTACTO : TEL. : TEL. : FAX : FAX : CENTRO LOGSTICO PROVEEDOR N : DIRECCIN : PERSONAS DE CONTACTO : TEL. : TEL. : FAX : FAX :

INFORMACIN DE ENTREGAS
RECEPTOR / CLIENTE
DAS DE RECEPCIN X HORARIO DE RECEPCIN

PROVEEDOR
PLAZOS DE ENTREGA MNIMOS :

PETICIN / CONFIRMACIN HORA PREVIA DESCARGA A RECEPTOR / CLIENTE SI NO (Marcar con circulo)

PETICIN / CONFIRMACIN PREVIA DE ENTREGA DE PROVEEDOR SI NO (Marcar con circulo)

ESTIPULACIONES E INFORMACIN TCNICO - ADMINISTRATIVA

ESTIPULACIONES
MODALIDAD DE ENTREGA ENTREGA SOBRE CAMIN ENTREGA SOBRE MUELLE DESCARGA POR CUENTA DE CLIENTE PROVEEDOR ACUERDOS ENTRE CLIENTE Y PROVEEDOR SOBRE INCIDENCIAS EN LAS ENTREGAS ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCAS CON DEFICIENCIAS DETECTADAS EN EL MOMENTO DE LA ENTREGA X

INFORMACIN
PARQUE DE PALETAS POOL DE PALETAS PALETAS INTERCAMBIABLES OTROS MATERIAL CONSIGNADO OTRA INFORMACIN LIMITACIONES EN TIPO DE VEHCULOS INFORMACIN TCNICA DE LA MERCANCA TEMPERATURA CONTROLADA O DE CONGELACIN SISTEMA DE MEDICIN DE LA TEMPERATURA EN LA RECEPCIN

ACUERDO SOBRE LA RETIRADA DE MERCANCAS DIFERENCIAS ENTRE LA FECHA DE CONSUMIR DETECTADAS POSTERIORMENTE A LA ENTREGA PREFERENTEMENTE Y LA FECHA DE RECEPCIN

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EXPLICACIN DE LA FICHA LOGSTICA

1. FICHA LOGSTICA Documento diseado para contener los datos y acuerdos relacionados con las operaciones de la Entrega- Recepcin. 2. INFORMACIN DE CENTROS LOGSTICOS Centro logstico del Cliente : Lugar fsico de las instalaciones del Cliente donde se realiza la EntregaRecepcin de las mercancas. Centro logstico del Proveedor : Lugar fsico de las instalaciones del Proveedor donde estn las personas de contacto. Personas de contactos : Cargos responsables del Cliente y Proveedor que atienden consultas y aspectos relacionados con las operaciones de la Entrega-Recepcin. 3. INFORMACIN DE ENTREGAS Das de recepcin: Das de la semana que dispone el Cliente para que el Proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercanca correspondiente a un pedido. Horarios de recepcin: Horario disponible del Cliente para que el proveedor pueda efectuar la Entrega de la mercanca correspondiente a un pedido. Plazo de entrega mnimo: Periodo de tiempo mnimo que transcurre desde el instante en el que se acuerda un pedido hasta el instante en el que la mercanca del pedido estar disponible en las instalaciones del Cliente.

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4. ESTIPULACIONES E INFORMACIN TCNICO - ADMINISTRATIVA Descarga por cuenta del cliente: Descarga que corre a cargo del Cliente. Descarga por cuenta del proveedor: Descarga que corre a cargo del Proveedor. Pool de paletas: Parque de paletas utilizado por la cadena logstica y gestionado por empresas privadas especializadas. Material consignado: Cualquier material que acompaa o forma parte del producto motivo de la transaccin, que es recuperable por el proveedor para posteriores transacciones. Limitaciones en tipo de vehculos: Son aquellos condicionantes de cualquier tipo que limitan la utilizacin de vehculos de transporte estndares. Informacin tcnica de la mercanca Informacin que describe aspectos tcnicos necesarios de la presentacin del producto relacionados con el transporte y almacenamiento del mismo.

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