Monitoramento Eletrnico

Sugestes para controle de e-mails e recursos tecnolgicos

Monitoramento Eletrnico
Sugestes para controle do uso de e-mails e recursos tecnolgicos em benefcio da empresa e em favor do bem-estar dos empregados

Federao do Comrcio do Estado de So Paulo Conselho de Comrcio Eletrnico

Apresentao
A Fecomercio (Federao do Comrcio do Estado de So Paulo), por meio do Conselho de Comrcio Eletrnico, atenta aos problemas causados pelo uso inadequado de recursos tecnolgicos, elaborou esta cartilha, voltada principalmente para as micro e pequenas empresas. O objetivo mostrar aos empresrios dos setores de comrcio e servios e dos mais variados segmentos da economia como realizar um controle responsvel dos meios eletrnicos. O empregador conhecer solues de preveno contra fraudes e poder impedir atitudes incorretas e aes ilegais que, de alguma forma, tenham conseqncias jurdicas e financeiras negativas. Ainda assim, saber que isso pode ser feito mantendo um ambiente de trabalho agradvel. Com esse intuito, o Conselho de Comrcio Eletrnico espera que as informaes aqui apresentadas possam ser teis atuao e ao desenvolvimento das empresas. Renato Opice Blum Presidente do Conselho de Comrcio Eletrnico

Introduo
Os sistemas eletrnicos e recursos tecnolgicos - como e-mails, computadores, notebooks, softwares utilizados atualmente so necessrios para que as empresas se mantenham num alto nvel competitivo. Tornaram-se ferramentas bsicas para agilizar negcios e mostrar confiabilidade a clientes e parceiros. Mas, para que isso ocorra, muito importante que os funcionrios possam fazer o melhor uso deles e, numa parceria com o empregador, desenvolvam plenamente suas atividades. interessante lembrar que tais equipamentos, normalmente, so de exclusiva propriedade das empresas, que arcam com os seus custos de aquisio, aluguel e manuteno. Alm disso, os empregadores so responsveis pelos empregados no exerccio do trabalho, e, por isso, o uso dos recursos tecnolgicos deve ser feito de forma correta, a partir dos interesses definidos pela empresa e voltados, prioritariamente, aos objetivos profissionais. Recente deciso do Tribunal Superior do Trabalho (TST), que condenou um empregado pelo uso indevido do e-mail profissional, aponta a tendncia dos procedimentos a serem adotados pelos empresrios e o modo de comportamento dos funcionrios no ambiente de trabalho. Nesta deciso, a empresa teve reconhecido seu direito de obter provas atravs do monitoramento dos e-mails de um funcionrio que enviava fotos pornogrficas aos colegas. O TST decidiu que no houve violao intimidade e privacidade do empregado e que a prova assim obtida legal (Agravo de Instrumento em Recurso de Revista 613/2000 - fonte: www. tst.gov.br).

A seguir, algumas questes que serviro como orientao, sugesto e, principalmente, conhecimento de como atuar em um novo cenrio em que as ferramentas tecnolgicas so imprescindveis.

1 Por que o empresrio deve se

preocupar com esse tema?
Este tema srio porque o mau uso dos meios tecnolgicos pode causar a perda de tempo do funcionrio com assuntos particulares; o congestionamento na rede devido ao excesso de imagens, fotos, filmes, etc., transmitidos e que no esto relacionados ao trabalho; o risco de divulgao de informaes confidenciais da empregadora; e a possibilidade de a empresa ser responsabilizada pelo uso indevido desses recursos.

2 A empresa pode monitorar

os e-mails de seus empregados e o acesso internet?

De acordo com a nica deciso em Superior Instncia (TST - AIRR 613/2000), o e-mail corporativo aquele que leva o nome da empresa aps o @ (ex: jose@fecomercio.com.br) - de propriedade da empresa. O acesso internet se d por meio de tecnologia oferecida pelo empregador, que tem o direito e o dever de controlar essa utilizao de modo a preservar a empresa, o conjunto de empregados e, eventualmente, terceiros que possam ser prejudicados por aes indevidas.

3 Por que o e-mail corporativo

pode ser considerado uma propriedade da empresa?
Porque, normalmente, um recurso fornecido pela empresa para uso profissional, no qual o empregado utiliza-se do computador, do provedor e do prprio endereo eletrnico que lhe foi disponibilizado e custeado pelo empregador. Alm disso, o e-mail pode ser uma ferramenta imprescindvel para a realizao de certas atividades pelo funcionrio, o que torna mais forte o argumento de que o recurso de propriedade do empresrio.

4 O e-mail um tipo de

correspondncia, assim como as cartas e os telegramas?

Segundo nossa legislao, correspondncia toda comunicao de pessoa a pessoa por meio de carta, atravs de via postal ou por telegrama (art. 47, Lei 6.538/78). Sobre a questo, o extinto Tribunal de Alada Criminal de So Paulo decidiu que e-mail no pode ser considerado correspondncia para fins penais (Mandado de Segurana n 360504/8).

5 Os e-mails pessoais acessados

do computador da empresa podem ser monitorados?

No se recomenda o monitoramento de emails pessoais, nos termos da deciso preferida em Superior Instncia: Os sacrossantos direitos do cidado privacidade e ao sigilo de correspondncia constitucionalmente assegurados concernem comunicao estritamente pessoal, ainda que virtual (e-mail particular). Assim, apenas o e-mail pessoal ou particular do empregado, socorrendo-se de provedor prprio, desfruta da proteo constitucional e legal de inviolabilidade (gn) (TST 1 Turma RR 613/ 2000-013-10-00 10/06/05).

6 Qual o primeiro passo para

implantar o monitoramento eletrnico?
A empresa pode criar um regulamento de segurana interno, o qual deve dispor sobre normas de uso dos recursos tecnolgicos.

7 preciso avisar aos funcionrios

antes de a empresa implantar o monitoramento?
aconselhvel que a empresa d cincia aos funcionrios de que o monitoramento ser realizado. O regulamento de segurana deve ser apresentado aos empregados e constar, por exemplo, de vinculao numa das clusulas de contrato de trabalho. Pode at ser objeto de conveno coletiva. Sugere-se tambm a realizao de palestras em que os funcionrios assinem lista de presena. conveniente que haja sempre avisos ostensivos sobre essas regras, independentemente da forma escolhida.

8 E o que a lei prev?

No caso especfico do monitoramento do uso de e-mails e do acesso Internet, no h nenhuma legislao especfica sobre o assunto. Mas alguns dispositivos genricos podem esclarecer a questo. O Cdigo Civil, por exemplo, prev que aquele que causar prejuzos a algum obrigado a indeniz-lo. Estabelece, ainda, que o empregador responsvel pelos atos praticados por seus funcionrios no exerccio do seu trabalho (art. 932, III). Outra lei importante: o Estatuto da Criana e do Adolescente prev que o empregador tambm pode ser responsabilizado por fornecer os meios (computador, acesso internet, etc) pelos quais seu funcionrio pratica pedofilia, se tinha conhecimento, mas no fez nada para impedir isso (art. 241, 1, III). A CLT concede ao empregador o poder de direo das atividades funcionais de seu empregado, o que significa dizer que ele poder fiscaliz-lo, repreend-lo e estabelecer normas de procedimento dentro de sua empresa (art. 2). E no s. O empresrio tem a segurana tambm de que o empregado poder ser penalmente punido se, atravs do acesso internet ou uso de e-mail, divulgar informaes confidenciais da empresa ou, ainda, praticar atos que deslealmente gerem vantagens aos concorrentes (art. 154, CP). Essa questo foi abordada numa recente deciso do Tribunal Regional do Trabalho da 5 Regio, em que ficou configurada a justa causa de um empregado, que entrou no diretrio informatizado do sistema de computao do empre-

gador, imprimiu documento de propriedade empresarial e recusou-se a entregar tal impresso ao seu superior (TRT/SP - 5 Turma - Recurso Ordinrio n 01974.2002.201.02.00.2).

9 O empresrio realmente pode ser

responsabilizado por atos praticados por seus funcionrios na web?

Sim. O empresrio responsvel pelas conseqncias de atos ilcitos praticados por seus funcionrios a partir de recursos da empresa e que venham a prejudicar outras empresas ou pessoas. Alm disso, o empregador obrigado a manter o controle da disciplina em ambiente de trabalho.

10 O empregado pode ser

dispensado por justa causa pelo mau uso dos equipamentos eletrnicos?
Depende. Alm dos motivos para demisso por justa causa j previstos na CLT, a implantao de um regulamento de segurana poder fornecer ao empregador uma garantia de quais procedimentos podero ser considerados corretos pela empresa. No caso do uso indevido pelo funcionrio, o empresrio deve registrar previamente as advertncias feitas a ele. Dessa forma, poder caracterizar e documentar o motivo para a eventual dispensa por justa causa, se o funcionrio no mudar de conduta. Mas claro que, dependendo da gravidade do ato praticado pelo funcionrio (pedofilia pela internet, por exemplo), no necessria a aplicao de vrias advertncias.

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11 Quais so as ferramentas tecnolgicas mais usadas que permitem o monitoramento?

Existem softwares que realizam o monitoramento eletrnico, capazes de registrar os sites visitados pelos empregados, impedir o acesso a outros e classificar automaticamente cada palavra que passa pelos e-mails da rede da empresa. possvel saber o tempo gasto em cada site, alm do nmero e do contedo das mensagens eletrnicas recebidas e enviadas. Existem alguns recursos que no custam caro e podem at mesmo ser encontrados gratuitamente na internet.

12 Como manter um ambiente de

trabalho agradvel e no constranger o funcionrio?

importante que as empresas garantam a liberdade do funcionrio de utilizar alguns recursos mesmo para questes particulares. As ferramentas de controle permitem verificar de que forma isso est sendo feito, por exemplo, a partir da pesquisa do contedo de mensagens particulares e tempo gasto em sites no voltados para uso profissional. Alguns intervalos no trabalho servem para que o funcionrio relaxe e retome as atividades com mais disposio, o que aumenta seu rendimento e se torna um fator favorvel para a empresa. Assim, a utilizao do e-mail e da internet para fins particulares no deve ser negada por completo, desde que seja moderada e em observncia da lei, da moral e dos bons costumes.

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Regulamento de Segurana
Como j dito, avaliamos que aconselhvel que as empresas elaborem um regulamento interno em que estejam previstas as formas de controle e monitoramento dos meios eletrnicos. Com ele, sua empresa ter mais facilidade de implantar os procedimentos e poder contar tambm com a cincia e a colaborao de cada funcionrio, fazendo do monitoramento uma soluo til para a segurana de ambas as partes. Seguem algumas sugestes para a elaborao de um Regulamento de Segurana: 1- Dispor sobre a propriedade da empresa em relao aos seus equipamentos; 2- Esclarecer que os recursos da empresa foram fornecidos para maximizar os resultados, devendo ser utilizados de forma adequada sob as penas da Lei; 3- Esclarecer que os recursos s podem ser utilizados para fins profissionais, com eventuais excees expressamente definidas, se houver; 4- Dispor que o regulamento cumprimento obrigatrio para alcanar um nvel de segurana tanto para a empresa quanto para o empregado. 5- Tratar, caso haja necessidade, de eventuais categorias hierrquicas internas, delimitando a utilizao dos equipamentos em relao a cada funcionrio, especificamente; 6- Informar que a empresa pode delimitar o recebimento e envio de arquivos;

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7- Esclarecer que no deve haver carter pessoal com os recursos oferecidos;

8 Deixar claro que todos os cdigos e senhas fornecidos aos funcionrios para utilizao dos equipamentos so estritamente confidenciais, devendo o funcionrio tomar todas as cautelas na sua guarda; 9 Informar ao funcionrio de que ele responder no caso de transgresses ao regulamento. Ao final do texto, aconselhvel constar uma declarao de cincia e do dever de respeito ao Regulamento de Segurana e legislao vigente. A falta de cumprimento das regras poder implicar penalidades dispostas no artigo 482, da Consolidao das Leis Trabalhistas, que trata da ruptura do contrato de trabalho por justa causa. E, como no poderia deixar de ser, imprescindvel que a empresa interessada em implantar o regulamento de segurana consulte o seu departamento jurdico, de modo a garantir a validade dos instrumentos e conferir aos envolvidos na relao de trabalho maior transparncia quanto responsabilidade de cada um.

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Concluso
As medidas preventivas apresentadas aqui visam impedir a responsabilizao da empresa por danos causados pela utilizao inadequada dos meios eletrnicos, sem que o relacionamento entre o empresrio e seus funcionrios seja desgastado desnecessariamente. preciso entender que o empresrio tem condies de implantar mecanismos para se proteger de surpresas desagradveis causadas pela eventual m conduta de seus funcionrios, evitando, com isso, demisses abusivas ou futuras acusaes de violao de correspondncia e de intimidade. Por outro lado, as informaes apresentadas possibilitam que os funcionrios saibam como utilizar os recursos tecnolgicos da empresa, principalmente, com bom senso.

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Expediente Monitoramento Eletrnico Sugestes para controle do uso de e-mails e recursos tecnolgicos em benefcio da empresa e em favor do bem-estar dos empregados Presidente do Conselho de Comrcio Eletrnico: Renato Opice Blum Assessoria Jurdica: Llian Santezi e Sarina Manata Colaborao Jurdica: Rony Vainzof Projeto Grfico: MAVERPITA 1a edio - Set. 2005

Federao do Comrcio do Estado de So Paulo R. Dr. Plnio Barreto, 285, Bela Vista CEP: 01313-020 - Tel: (11) 3254-1700 Presidente: Abram Szajman Diretor-Executivo: Antonio Carlos Borges