DIGITALIZACIN DE DOCUMENTOS La digitalizacin de documentos es el mecanismo ms sencillo, eficiente y rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volmenes de documentos,

en forma de imgenes digitales. La problemtica de algunas empresas es el acumulamiento de documentos que a veces son inmanejables al momento de realizar su bsqueda. VENTAJAS DE DIGITALIZAR DOCUMENTOS:

Reduccin de las reas de archivo fsico y ahorros monetarios. Reduccin de riesgos por prdida de documentos y deterioros. Ahorros en papel, tonners, copiadoras, impresoras, mobiliario de archivos, etc. A diferencia del papel, las imgenes digitales no pierden nitidez, ni se daan gradualmente con el paso del tiempo. Se elimina la cultura de las fotocopias y los archivos personales dentro del escritorio o la Red. Se comparten los documentos digitales a travs de Internet o de CDs, NO a travs de Fotocopias. Al complementar la Digitalizacin ms una Plataforma Documental, permite una Rpida Consulta de los Documentos y un Archivo nico existente para cada uno de los procesos internos de una empresa.

PROCESO DE DIGITALIZACION

DESCRIPCION DEL PROCESO DE DIGITALIZACION

El proceso de digitalizacin inicia con: la depuracin de los documentos, retirando cualquier elemento de sujecin que pueda afectar el paso por los escneres y siempre manteniendo el orden original, cuando los documentos estn preparados se pasan en el escner, el cual capta a travs de una lectura ptica con un sensor los puntos que componen una imagen y los transforman en el ordenador en bits. Posterior al escaneo los documentos fsicos pasan al proceso de rearmado en el que se integra el expediente como estaba originalmente, el resultado de la digitalizacin es el archivo digital, el cual puede ser migrado a un gestor documental para su consulta y bsqueda de informacin, incluso ampliarla, imprimirla, exportarla, enviar por correo electrnico, etc.

SISTEMA HOMBRE AMBIENTE -MAQUINA. proceso de digitalizacin de documentos 1. 2. 3. El hombre emite informacin a la maquina (escner) con respecto a su conocimiento para que este se encienda. La mquina (escner) presenta una informacin sobre tu estado de uso (si se encuentra prendido o apagado). El hombre de acuerdo a su percepcin y su conocimiento acerca de la maquina decide si la informacin es correcta o no. Una vez tomada la decisin efecta una accin sobre la mquina. La mquina realiza un proceso (escaneo de documento). La mquina emite informacin sobre la terminacin del proceso de escaneo. Asimismo, otra de las maquinas utilizadas para el proceso (Computador) emite informacin sobre la terminacin del proceso de escaneo Nuevamente, el hombre de acuerdo a su percepcin y su conocimiento acerca de las maquinas decide si la informacin emitida es correcta o no. El hombre emite informacin a la maquina (Computador) para el almacenamiento y distribucin de los documentos. La mquina emite una respuesta sobre el proceso.

4. 5. 6. 7. 8. 9. 9.

10. El hombre decide si es correcta o no la informacin. 11. La secuencia continua hasta que termine la jornada laboral.

El proceso anterior entre el hombre y la maquina(s) est realizado conjuntamente con ambientes en donde se encuentran materiales, fsicos, concretos, productos del ser humano (sillas, calles, estaciones de trabajo, edificaciones, etc.). Adems un entorno, donde se manifiestan factores que condicionan o enmarcan el sistema (factores ecolgicos, geogrficos, socioculturales, econmicos y polticos entre otros).