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Tecnologa de la Informacin.

UNIDAD 6

UNIDAD 5
TECNOLOGA DE LA INFORMACIN

Tecnologa de la Informacin.

INTRODUCCIN.

La integracin de todas las reas y sus funciones dentro de la empresa se facilita mediante la flexibilidad y rapidez de la informacin en el sistema logstico. En algunas empresas se considera a los sistemas de informacin como el conjunto de procedimientos encaminados a proporcionar los elementos de juicio necesarios en los procesos de coordinacin, control y toma de decisiones en una organizacin por lo que, bajo este punto de vista, es parte esencial de la misma. Para poder transmitir informacin importante dentro de la empresa en el momento justo cuando cada rea lo requiere, se cuenta actualmente con grandes desarrollos informticos sistemas basados en computadoras las cuales permiten mantener, controlar y publicar informacin en el momento necesario. La tecnologa de la informacin (TI) se entiende como "aquellas herramientas y mtodos empleados para recabar, retener, manipular o distribuir informacin.

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5.1 IMPACTO DE LA TECNOLOGIA DE LA INFORMACION EN LA LOGISTICA


Tecnologa de Informacin en la empresa

El departamento o equipo que dentro de una organizacin ejerce las funciones de TI se encarga de estudiar, disear, desarrollar, implementar y administrar los sistemas de informacin utilizados para el manejo de datos e informacin de toda la organizacin. Estos sistemas, a su vez, comprenden aplicaciones o software, y equipos o hardware. Llevar a cabo las tareas de la organizacin apoyndose en la Tecnologa de informacin, generalmente redunda en un procesamiento ms rpido y confiable de su datos. La informacin resultante tiene mayor movilidad y accesibilidad, y cuenta con mayor integridad, que cuando se procesa en forma manual. Igualmente, las computadoras relevan a los empleados de numerosas actividades repetitivas y aburridas, permitindoles aprovechar mejor su tiempo en actividades que agregan ms valor. A medida que los precios de los equipos de computacin bajan, su capacidad aumenta, y se hacen ms fciles de usar, la TI se utiliza en nuevas y variadas formas. En las empresas, sus aplicaciones son diversas. Hoy en da, la mayora de las empresas medianas y grandes (y cada da ms pequeas y micro-empresas) utilizan la TI para gestionar casi todos los aspectos del negocio, especialmente el manejo de los registros financieros y transaccionales de las organizaciones, registros de empleados, facturacin, cobranza, pagos, compras, y mucho ms. Desarrollo de tecnologas de informacin en la industria de servicios de logstica La globalizacin y las crecientes demandas de clientes cada vez ms complejos han creado necesidades y oportunidades de negocio que implican retos difciles de alcanzar para las compaas que se dedican a proveer servicios de logstica. Actualmente, las compaas de servicios de logstica se han visto en la necesidad de expandir sus servicios y ofrecer valor agregado que les permita destacar de la competencia. Es de suma importancia encontrar soluciones de tecnologa que permitan conectar los procesos de negocio end-to-end y que faciliten obtener una visin dentro del gran nmero de cadenas de abastecimiento de los clientes. Se ha vuelto indispensable ligar el conocimiento de la industria con un sistema de informacin robusto, extendido, en lnea y sobre todo, confiable.

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Existen muchos proveedores de tecnologas de informacin con fuerzas de ventas muy agresivas, tratando de posicionarse en los mercados, incrementando sus servicios en los diferentes aspectos de los servicios globales de logstica. Desde 1991 los proveedores de servicios de tecnologas de informacin han intentado crear aplicaciones multifuncionales de servicios de logstica. Las TI le puede ayudar a adoptar la mejor estrategia de negocios, incluyendo la opinin profesional sobre el proveedor de tecnologa que ms le pueda ayudar a su compaa, tomando en cuenta los beneficios esperados, las metas y objetivos, la misin y la visin de la compaa, el retorno de inversin esperado; en pocas palabras, nosotros podemos ayudarle a que obtenga el mayor grado de satisfaccin en un proyecto tan grande y crtico como es el de disear una estrategia soportada por TI que le permita, entre otras cosas, obtener control sobre todo el espectro de las actividades globales de logstica, incluyendo: contratos de transportacin, relaciones con clientes, manejo de inventarios, embarques, diseo y ajustes a los planes de logstica, eliminacin de cargos por retrasos y un acceso oportuno a informacin suficiente. Procesamiento de pedidos y sistemas de informacin.

El tiempo requerido para completar las actividades del ciclo del pedido est en el ncleo del pedido del servicio al cliente. Se ha estimado que las actividades relacionadas con la preparacin, transmisin, entrada y levantamiento de un pedido representan del 50 al 70% del tiempo total del ciclo del pedido en muchas industrias. Por lo tanto si se tiene que dar un alto nivel de servicio al cliente mediante tiempos cortos y consistentes en el ciclo del pedido, es esencial que se administren cuidadosamente esas actividades del procesamiento de pedidos. La administracin comienza comprendiendo las alternativas disponibles para el procesamiento de los pedidos. Con los aos, el costo de tener informacin a tiempo y confiable en toda la cadena de suministros ha descendido en forma notables, en tanto que los costos de la mano de obra y materiales han aumentado. Debido a ello, se han hecho crecientes esfuerzos para sustituir recursos con informacin. Por ejemplo, se ha usado la informacin para reponer inventarios, reduciendo as los costos de la logstica. Adems de examinar la forma en que se maneja el procesamiento de los pedidos, exploraremos tambin los sistemas logsticos de informacin, en especial los referente a cmo se han manejado para mejorar el proceso de la cadena de suministros.

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Definicin del procesamiento del pedido El procesamiento de pedidos, es la forma en que las empresas procesan y organizan una compra que se ha realizado por parte del consumidor. La compra puede ser de cualquier nmero de cosas. Esta compra puede ser: productos, servicios, informacin o reparaciones, todas estas formas de compras, requieren el procesamiento del pedido y la organizacin de la compra por parte de la empresa. Los centros de atencin telefnica principalmente giran en torno a la tramitacin de pedidos hecho por los consumidores o contestar a las preguntas de los clientes. Incluso si el consumidor slo est llamando para hacer un comentario sobre la empresa o sus servicios, esto casi siempre debe quedar documentado, sobre todo si el centro de llamadas maneja la cuenta del cliente cuando se trata de reparacin y produccin. Las empresas deben tener algn tipo de procesamiento de pedidos para tener xito; esto les ayudar a realizar un seguimiento de sus clientes, pedidos e informacin de contacto. Con este fin, los consumidores deben de llamar a las empresas para obtener informacin, la que deber ser proporcionada a los clientes con comodidad y facilidad. El procesamiento del pedido del pedido est representado por el nmero de actividades incluidas en el ciclo del pedido del cliente. Especficamente, incluyen la reparacin la transmisin, la entrada, el surtido y el informe sobre el estado del pedido. El tiempo requerido para completar cada actividad depende del tipo de peticin implicada. El procesamiento del pedido para una venta al menudeo quiz ser diferente al de una venta industrial. Con el procesamiento de pedidos no slo se beneficia las empresas que lo utilizan. Los servicios de centro de atencin telefnica y el procesamiento de pedidos tambin permiten a los clientes ciertos beneficios. Por ejemplo, cuando las personas necesitan informacin sobre su orden, pueden acceder a esta informacin a travs de la base de datos del centro de llamadas, que puede ser llevada a travs de programas informticos, e incluso en forma fsica, como los documentos hechos a mano.

Tecnologa de la Informacin. Preparacin del pedido Preparacin del pedido se refiere a las actividades de recopilar la informacin necesaria sobre los productos y servicios deseados, as como ala requisicin formal de los productos que se vayan a comprar. Puede incluir elegir un vendedor apropiado, llenar un formulario de pedido, determinar la disponibilidad de existencias, comunicar por telfono la informacin del pedido a un empleado de ventas o seleccionarlo de un men en la pgina Web. Como se ilustra a continuacin, esta actividad se ha beneficiado mucho de la tecnologa electrnica. A todos nos es familiar la lectura del cdigo de barras de nuestra compra al momento de pagar en la caja del supermercado. Dicha tecnologa acelera la preparacin del pedido al recopilar electrnicamente la informacin sobre el articulo vendido (tamao, cantidad y descripcin) y presentndola a una computadora para su posterior procesamiento. Hoy en da muchos vendedores tienen pginas Web e internet que suministran amplia informacin sobre sus productos, e incluso permiten colocar pedidos directamente a travs de dichas pginas Web. Los productos que estn razonablemente estandarizados (mantenimiento, reparacin, piezas de repuesto, etc.) son buenos candidatos para ser solicitados de esta manera, pero con el tiempo los productos de alta ingeniera tambin se pedirn en esa forma. Algunos pedidos de compras industriales son generados directamente en la computadora de la compaa, a menudo en respuesta a niveles reducidos de inventario. Al conectar las computadoras del comprador y el vendedor mediante la tecnologa de intercambio electrnico de datos (EDI, electronic data interchange), las transacciones sin papeles se realizan con menores costos de preparacin de pedidos, a la vez que se reducen los tiempos de reaprovisionamiento de pedidos. La tecnologa est eliminando la necesidad de llenar manualmente los formularios de pedidos. Las computadoras con voz activada y codificacin inalmbrica de informacin de productos, denominadas sistemas de radiofrecuencia e identificacin (RF/ID), son nuevas tecnologas que reducirn an ms el tiempo en la fase de preparacin del pedido dentro del ciclo del pedido del cliente.

Tecnologa de la Informacin. Transmisin del pedido Despus de la preparacin del pedido, la transmisin de la informacin del mismo es la siguiente actividad dentro del ciclo de su procesamiento. Incluye transferir la solicitud del pedido, desde su punto de origen hasta el lugar donde se pueda manejarse su entrada. La transmisin del pedido se realiza de dos maneras fundamentales: manual y electrnica. La transmisin manual puede incluir el envo por correo de los pedidos o que el personal de ventas los lleve fsicamente hasta el punto de entrada del pedido. La transmisin electrnica del pedido es ahora muy popular debido al amplio uso de los nmeros de telfono gratuitos, los telfonos de datos, las pginas Web, el sistema EDI, las mquinas de fax y las comunicaciones por satlite. Esta transmisin de informacin de pedidos casi instantnea, con su alto grado de confiabilidad y precisin, creciente seguridad y costos cada vez ms reducidos, casi ha remplazado a los mtodos manuales de transmisin de pedidos. El tiempo requerido para mover la informacin del pedido en el sistema de procesamiento puede variar de manera importante, dependiendo de los mtodos elegidos. Los mtodos ms lentos tal vez sea la recopilacin por parte del personal de ventas y la entrega de pedidos, as como la transmisin por correo. Las transferencias electrnicas de informacin en sus diversas formas, como telefnica, de intercambio electrnico de datos y comunicacin por satlites son las ms rpidas. Velocidad, confiabilidad y precisin son caractersticas del desempeo que deberan equilibrarse frente al costo de cualquier equipo y su operacin. Aqu el reto es determinar los efectos del desempeo en los ingresos. Observacin Actualmente, las compaas debaten sobre si deberan usar el EDI o internet como mtodo preferido para manejar la transmisin de pedidos. EDI es el ms antiguo de los dos y se refiere a un vnculo electrnico dedicado entre las computadoras de los compradores y los vendedores. Es una comunicacin segura, pero requiere cierto equipo y acceso a lneas dedicadas de transmisin. Los costos de transmisin pueden acceder a %0.025 por cada 1000 caracteres enviados. En contraste, Internet es una plaza pblica ampliamente disponible y de bajo costo, que usa la red estndar del sistema telefnico. Aunque est

Tecnologa de la Informacin. mejorando, la seguridad puede ser un problema, y debera ser la misma en ambos extremos de la transmisin. No hay estndares para Internet como los hay para EDI. La entrega de mensaje no est garantizada, y puede ser ms larga que para EDI debido a que los protocolos para enlutar los mensajes causan retrasos. Sin embargo, el modesto costo para la comunicacin por Internet proviene de requerir solo una llamada telefnica local y los servicios de un proveedor de servicio de internet, lo que puede ser ms bajo $10 mensuales. En forma comparativa, muchas compaas han mantenido, e incluso expandido, el uso del EDI en vista de la proliferacin del uso de Internet. Sin embargo, como la tecnologa de Internet mejora y la seguridad ya no es un problema, las comunicaciones a travs de EDI e Internet se cambiaran y llegaran a ser indistinguibles. Entrada del pedido La entrada del pedido se refiere a las muchas tareas que tienen lugar antes de efectuar el levantamiento real del pedido. Estas incluyen: 1) Comprobacin de la precisin de la informacin del pedido, como descripcin del artculo y numero, cantidad y precio. 2) Comprobacin de la disponibilidad de los artculos solicitado. 3) Preparacin de la documentacin de ordenes atrasadas o de cancelaciones, si fuera necesario. 4) Comprobacin del estado de crdito de los clientes. 5) Transcripcin de la informacin del pedido segn sea necesario. 6) Facturacin. Estas tareas son necesarias porque la informacin que se solicita del pedido no siempre est en la forma adecuada para seguir procesndola, puede no estar representada con precisin o se puede requerir trabajo adicional de preparacin antes que el pedido pueda ser liberado para levantarlo. La entrada del pedido puede ejecutarse manualmente completando estas tareas, o los pasos pueden ser totalmente automatizados. La entrada del pedido se ha beneficiado mucho con las mejoras tecnolgicas. Cdigo de barras, lectores pticos y computadoras han incrementado sustancialmente la productividad

Tecnologa de la Informacin. de esta actividad. El cdigo de barras y sus lectores tiene especial importancia para ingresar la informacin del pedido con precisin, rapidez y bajo costo. En lector ptico, (escner) del cdigo de barras ofrece mejoras significativas. Esto tal vez explique la creciente popularidad del cdigo de barras en todas las industrias minoristas, manufactureras y de servicio.

Observacin. El cdigo de barras ha sido clave para controlar los costos de compra y de inventario en grandes compaas, como Wal-Mart y Home Depot. Por otra parte, en la industria mdica, donde la reduccin de costos es una preocupacin prioritaria y donde se gastan 483 mil millones anuales en suministros quirrgicos y mdicos, slo la mitad de los suministros mdicos estn codificados con barras. Se estima que podran eliminarse $11 mil millones mediante mejores prcticas en la cadena de suministros. Las computadoras tambin se estn usando en grado creciente en la actividad de entrada del pedido. Estn remplazando, con procedimientos ms automatizados, tanto la comprobacin manual de existencias y de crdito, como las actividades de transcripcin. Como resultado, completar ahora la entrada de los pedidos toma solo una fraccin del tiempo que tomaba hace unos pocos aos. El tiempo de ciclo de pedido se afecta mediante la carga del sistema de procesamiento y levantamiento de pedidos, el mtodo de recopilacin de pedidos, las restricciones en el tamao del pedido, y el momento adecuado de la entrada del pedido. El diseo del pedido debe estar coordinado cercanamente con la toma de los pedios por parte de ventas. Por ejemplo, un procedimiento de entrada podra tener personal de ventas recolectando pedidos

Tecnologa de la Informacin. a la vez que comprueba la clientela. Las reglas de la entrada de los pedidos pueden requerir que un vendedor rena el equivalente en volumen a una carga de camin antes de que el pedido contine hacia el punto de procesamiento. En forma alternativa. Los procedimientos debern juntarse donde el cliente llene un formulario estndar de pedido que tiene que enviarse por correo en una fecha determinada para garantizar que dicho pedido se

entregado en una fecha correcta. Adems, podra imponerse la restriccin de aceptar slo unos tamaos mnimos de pedidos. Esto asegurara que no incurriera en costos de transporte muy altos, en especial si la empresa proveedora paga el flete. El sistema revisado de entrada de pedidos podra liberar a los vendedores de las actividades que no fueran de ventas, permitiendo as que los pedidos de una gran zona se consolidaran para trazar rutas ms eficientes de trasporte, y mejorar as los patrones de levantamiento y seleccin de pedidos en las instalaciones de existencias. La entrada del pedido debe incluir los mtodos que se usan para introducir la orden de ventas en el sistema de informacin de pedidos. Las opciones podran estar en un rango que fuese desde la transmisin no electrnica de la informacin del pedido, hasta el anlisis electrnico (por computadora) de la informacin del pedido para facilitar el levantamiento y el procesamiento. Surtido del pedido El surtido del pedido se representa por las actividades fsicas requeridas para: 1) adquirir los artculos mediante la recuperacin de existencias, la produccin, o la compra; 2) empacar los artculos para l envi; 3) programar el envo para su entrega, y 4) preparar la documentacin del envo. Algunas de estas actividades pueden tener lugar en forma paralela con la de entrada del pedido, lo que abrevia los tiempos de procesamiento. Las prioridades al procesar pedidos pueden afectar la rapidez con la que todos los pedidos se procesan a la velocidad con la que se manejan los ms importantes. Algunas reglas alternativas de prioridad podran ser las siguientes: 1. 2. 3. Primero en ser recibido, primero en ser procesado (orden de antigedad). Tiempo ms corto de procesamiento. Numero especificado de prioridad.

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Tecnologa de la Informacin. 4. 5. 6. Primero los pedidos ms pequeos, menos complicados. Fecha de entrega prometida ms prxima. Pedidos que tengan el menor tiempo antes de la fecha prometida de entrega.

La seleccin de una regla en particular depende de criterios, como el de equidad para todos los clientes, importancia diferenciada entre los pedidos y rapidez general de procesamiento que pueda alcanzarse. El proceso de surtido, bien sea desde las existencias disponibles o desde produccin, aade tiempo al ciclo del pedido en proporcin directa con el tiempo requerido para el surtido del pedido, el empaque o la produccin. A veces, el tiempo de ciclo del pedido se extiende por el procesamiento de pedidos parciales o por consolidacin del flete. Cuando el producto no est disponible inmediatamente para su surtido, puede ocurrir un pedido parcial. Para productos en inventario hay una probabilidad razonablemente alta de que ocurra un surtido incompleto del pedido, incluso cuando los niveles de inventario sean relativamente altos. Por ejemplo, si un pedido contiene cinco artculos, cada uno de los cuales tiene probabilidad de 0.90 de estar en existencia, la probabilidad de surtido del pedido completo (FR) es: FR= (.90) (.90) (.90) (.90) (.90) = 0.59, o 59% Por lo tanto, llenar parcialmente el pedido desde una fuente de respaldo del producto es ms. Probable de lo que podramos pensar en primera instancia. Como resultado, sern necesarios tiempo y procesamiento adicionales en el procesamiento del pedido para completarlo. Las entregas parciales y una gran parte de tiempo adicional en el manejo de la informacin del pedido pueden evitarse simplemente reteniendo el pedido hasta que est disponible el reaprovisionamiento de existencias de artculos agotados. Esto puede afectar de manera negativa el servicio al cliente hasta el punto de ser inaceptable. Por lo tanto, un problema de toma de decisiones sera comparar los costos adicionales por el aumento en el manejo de la informacin del pedido y los costos de transporte, con los beneficios de mantener el nivel de servicio deseado.

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5.2 PLANEACIN DE RECURSOS DE LA EMPRESA ERP Y LA LOGSTICA


Procesamiento de un pedido industrial. Un sistema manual de procesamiento del pedido es aquel que tiene un alto componente de actividad humana en todo el sistema. Algunos aspectos del procesamiento de pedidos pueden estar automatizados o manejados electrnicamente, pero la actividad manual representara la mayor parte del ciclo de procesamiento del pedido. Considere como un fabricante que vende a clientes industriales diseo su sistema de procesamiento de pedido.

El procesamiento de pedidos es una parte muy importante del mundo de los negocios. Por desgracia, las personas que no participan activamente en l puede que no sean conscientes de lo que es el procesamiento de pedidos, y como las empresas logran esta tarea. Con una serie de paso destinado a completar el proceso de negocios en forma organizada y eficiente, el procesamiento de pedidos no es una tarea sencilla y requiere de personas perspicaces con conocimientos tcnicos particulares de negocios. Los centros de atencin telefnica, Los Pedidos en Lnea y las licitaciones, son un rea especfica de negocios que puede centrarse exclusiva y ampliamente en el procesamiento de pedidos. Este suele ser el punto focal de los centros de pedidos en una empresa, y de las personas que trabajan en estos, estas personas estn capacitadas para tomar la Informacin de las rdenes de los clientes, esta informacin es luego transferida al sistema de la empresa.

Procesamiento de un pedido al menudeo. Compaas como los minoristas, que operan como intermediarios entre vendedores y compradores, con frecuencia disean sus sistemas de procesamiento de pedidos al menos con un grado moderado de automatizacin. Normalmente no es necesario un tiempo muy rpido de respuesta del pedido, dado que hay inventarios disponibles para los consumidores finales. Estos inventarios actan como amortiguador ante los efectos indirectos del reaprovisionamiento del ciclo del pedido. Sin embargo, son importantes los tiempos de

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Tecnologa de la Informacin. reaprovisionamiento del ciclo del pedido que ayudan a mantener una programacin fija de reaprovisionamiento. Los sistemas modernos de informacin han otorgado el beneficio de remplazar muchos de los activos que antes se necesitaban para llevar un negocio. Mediante el internet, las compaas han podido reducir el espacio de almacenaje, bajar los niveles de inventario, reducir los tiempos de manejo y rastrear mejor el progreso de los pedidos. Considere como funciona un sistema de distribucin sin almacenamiento, es decir, de entrega directa al cliente.

Ejemplo Los distribuidores de bienes terminados pueden usar EDI para crear un sistema de distribucin directo desde el proveedor. El producto no necesita permaneces en el almacn del distribuidos o en sus anaqueles. Los clientes reciben sus bienes directos del proveedor. Como se muestra en la figura 5-1, la informacin del pedido y los productos fluyen a travs de la cadena de suministros de la siguiente manera:

1. Los clientes comunican al distribuidor va EDI cuantos y cuales productos quieren. 2. El distribuidor comunica a los proveedores va EDI cuantos y cuales productos deben ser enviados. 3. El distribuidor comunica al encargado de logstica va EDI donde recoger el producto y cuantos. 4. El distribuidor comunica al proveedor de la logstica va EDI cuantos y cuales productos tienen que distribuirse, donde y cuando. 5. Los proveedores preparan el producto para ser enviado. 6. Los proveedores de la logstica recopilan, clasifican y separan el producto segn las especificaciones del distribuidor. 7. El proveedor de la logstica distribuye los productos a los clientes.

Procesamiento de un pedido del cliente Los sistemas de procesamiento de pedidos que se disean para interactuar directamente con los consumidores finales se basaran en niveles elevados de servicio al cliente. Cumplir los

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Tecnologa de la Informacin. requerimientos del cliente a partir de las existencias al menudeo suministra casi instantneamente el procesamiento del pedido. McDonalds ha construido un negocio muy exitoso de franquicias de comida sobre procesamiento rpido de pedidos. La rpida respuesta a los requerimientos de pedidos del cliente a menudo ha sido el filo cortante del servicio al cliente para muchas compaas que venden al consumidor final, especialmente cuando los productos implicados son altamente sustituibles. Algunas compaas pueden suministrar rpidamente una respuesta a los pedidos del cliente incluso cuando su lugar de negocio est a cierta distancia de los clientes, los cuales podran adquirir los mismos productos en sus tiendas minoristas locales. El comercio electrnico, alguna vez practicado solo por unas cuantas empresas como WalMart, General Motors y Baxter International, ahora est llegando una realidad para muchas compaas. Segn se resuelven los temas de seguridad en internet este llega a ser una fuerza impulsora para eliminar mucho papeleo a fin de procesar un pedido, el cual ocurre cuando una empresa vende a otra (negocio a negocio, B2B, bussines o bussines). El comercio electrnico puede reducir el costo de procesamiento de una orden de compra a 80%. La figura 5-1 representa como puede funcionar un sistema de procesamiento de pedidos sin papeles, usando el internet como el punto de entrada del pedido.

Figura 5.1 Comercio electrnico a travs de internet.

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Tecnologa de la Informacin. Planeacin de pedido en la Web. El bajo costo de iniciar y operar una pgina Web en internet, le conviene en una forma atractiva para que mltiples partes se comuniquen unas con otras. La Web. Puede usarse efectivamente para planear flujos de pedidos a travs del canal de suministros. Esto es en contra con la planeacin tradicional de suministros, donde se hace una previsin de demanda del producto, se determina un tamao eficiente del pedido, este se transmite a un proveedor para reaprovisionamiento, y despus de un plazo de entrega, se reaprovisionan los inventarios, a partir de lo cual puede entenderse la demanda. Cada miembro del canal de suministros (comprador, proveedor, transportista, etc.) a menudo opera en forma independiente suministrando solo una parte de la informacin requerida para administrar el flujo del producto y responder a los requerimientos inmediatos, como el surtido del pedido, su transporte, o la estimacin de la demanda. Si se integra el internet al proceso general de planeacin, los miembros del canal puede comunicarse fcilmente unos con otros, compartir informacin en tiempo real, y responder rpido y a menudo en forma eficiente a la demanda de los envos, a la insuficiencia del material, a los retrasos en los transportes y a las imprecisiones de los pedidos. El siguiente ejemplo sobre McDonalds, es especfico para un modelos de negocio ms formalizado al que se refiere como CPFR, que son las siglas en ingles de planeacin, estimacin y reaprovisionamiento en colaboracin. Cada miembro del canal comparte informacin para hacer que todo el sistema opere de manera continua y eficiente. Como muestra en la figura 5.1, las tiendas suministran estimaciones inciales de las cuentas de los clientes as como si ventas reales, niveles presentes de inventario, y cantidades del pedido. Los centros de distribucin conocen las cantidades en trnsito las cantidades en mano, la informacin si desocupacin de anaquel y similares. Los proveedores suministran informacin concerniente a la programacin y horarios de produccin, programacin de envos y capacidad. Finalmente la divisin de marketing de McDonalds ofrecen el plan de ventas, los tiempos de promociones, las expansiones y clusulas de tiendas y similares.

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Tecnologa de la Informacin. El centro de informacin mantiene los servidores de internet y ayuda con la planeacin central de las cantidades de pedidos y la habilidad de despacharlos a tiempo. Este sistema de peticin basado en Web permite a los proveedores y a los centros de distribucin responder rpida y eficientemente las necesidades de las tiendas. Planeacin de los recursos de la empresa El nombre corto se deriva de las siglas en ingles ERP, Enterprise Resource Planning, traducido al espaol: Planeacin de los Recursos de la Empresa. Es un sistema que busca satisfacer las demandas de gestin empresarial, basado en el concepto de una solucin que permita a las empresas unificar diferentes reas (departamentos) de productividad. Las

empresas desarrollan sus actividades o estn organizadas por departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y se genera a partir de sus procesos. Con esto, las empresas tienen un cmulo de sistemas incompatibles que no permiten una visin global de la totalidad de los procesos de las empresas en el tiempo necesario para la toma ptima de decisiones. Todos los componentes de un ERP, contabilidad, logstica, compras, ventas, son ya piezas de la gestin empresarial. La

funcionalidad de los ERP se encuentra dividida por mdulos independientes, pero con la facilidad de interactuar entre ellos, segn las necesidades del cliente. De esta forma se ahorra tiempo y se minimizan los errores, al no existir independencia entre las operaciones de la empresa, evitando la transferencia de datos o procesos diferentes de envo de informacin. Algunas veces esta operacin de transferencia de informacin resulta imposible. Una de las necesidades por las que hoy da se exige la adquisicin de un sistema con estas caractersticas, es porque el mercado se hace ms grande, las fronteras se eliminan (globalizacin), interaccin con clientes y proveedores de todas partes del mundo, las barreras comerciales desaparecen y las empresas se ven forzadas a incrementar su catlogo se productos y servicios. Con estos sistemas, se administra de forma eficiente las bases de datos y se obtiene informacin en lnea, actualizada y exacta al momento en que se est realizando cualquier operacin. Esto es importante para la toma de decisiones, se conoce la situacin actual y se puede identificar la situacin futura, permitiendo elaborar planes estratgicos que permitan ser competitivos, conocer la situacin financiera, adquirir tecnologa de punta, establecer polticas de personal, mejoramiento continuo, etc. Muchos

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Tecnologa de la Informacin. conocen lo que es un ERP, sin embargo, no est claro que las empresas entiendan siempre cul es realmente su problema. Los ERP para su implantacin y xito, requieren un cambio de mentalidad de la empresa, que si no se consigue, pone en gran riesgo una inversin muy importante. Historia. Sus orgenes se remontan a la Segunda Guerra Mundial. El gobierno estadounidense emple programas especializados que ejecutaban las grandes computadoras de los aos 40 para controlar la logstica y organizacin de sus unidades en acciones blicas. A estas soluciones tecnolgicas se les conoci como los primeros sistemas para la Planeacin de Requerimientos de Materiales (Material Requirements Planning, MPR). Al final de los aos 50 las empresas, en su mayora estadounidenses, adoptaron los sistemas MRP, ya que se dieron cuenta que les permitan llevar un control de diversas actividades con informacin veraz y exacta. A esto se le suma la evolucin de las computadoras, lo que favoreci el crecimiento de estos sistemas en cuanto al nmero de empresas que optaban por ellos. Si bien es cierto que las computadoras en ese entonces eran rudimentarias, contaban con la capacidad de almacenamiento y recuperacin de datos, de manera que al integrar la operacin, se podan ejecutar acciones en un tiempo ms corto. Avanzando en las dcadas de los 60 y 70, los sistemas ayudaron a las empresas a mejorar sus operaciones, entre estas, la decisin de reducir los niveles de inventario de los materiales utilizados en su operacin, ya que al planear sus requerimientos, con base en las requisiciones establecidas en el tiempo, se redujeron costos y se adquira solamente lo necesario. He aqu por qu en la dcada de los 80 se les conoci como MRP II (Manufacturing Resource Planning)

Planeacin de los Recursos de Manufactura. Se agregaron variables, adems del control y manejo de inventarios de materiales, permitan atender factores relacionados con la planeacin de las capacidades de manufactura (maquinaria, mano de obra, con base en los tiempos de ejecucin de cada operacin del proceso de manufactura). En los 90 haba dos opciones en sistemas relacionados, MRP y MRP II, los cuales fueron insuficientes para un mercado donde haba todo tipo de organizaciones, adems de manufactureras, las haba de servicio, financieras, comerciales, etc., que necesitaban una solucin para controlar sus procesos, y por ende, ser ms competitivas. Al mismo tiempo, el crecimiento de la industria

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Tecnologa de la Informacin. de programas para computadora proporcion una variedad de soluciones a las empresas, con el objetivo de facilitar el control y acceso a informacin para la toma de decisiones y mejorar la competitividad. Hoy se escucha hablar de CRM (Customer Relationship

Management) Administracin del Servicio al Cliente, SCM (Supply Chain Management) administracin de la Cadena de Abastecimiento, e-commerce (Comercio Electrnico),

Internet, ...y muchos acrnimos (3 letras) conocidos como JIT (Just In Time) Justo a Tiempo, TQM (Total Quality Management) Administracin Total de la Calidad, APS (Advanced Planning & Scheduling) Planeacin y Calendarizacin Avanzada, etc., que han hecho de los sistemas ERP una valiosa y poderosa herramienta de manejo y control de informacin atendiendo a cada una de las necesidades de las empresas, de acuerdo a su especialidad. El objetivo que persiguen las empresas al adquirir tecnologa de punta y utilizar trminos actuales de control de informacin, es ser ms competitivas y hacer frente, mejor actual, utilizando la informacin exacta y

preparados, a los cambios en el comercio actualizada en lnea. Planeacin de Recursos de la Empresa ERP

Los sistemas de planificacin de recursos empresariales son sistemas de gestin de informacin que integran y automatizan muchas de las prcticas de negocio asociadas con los aspectos operativos o productivos de una empresa. Integran y manejan muchos de los negocios asociados con las operaciones de produccin y de los aspectos de distribucin de una compaa en la produccin de bienes o servicios. La Planificacin de Recursos Empresariales es un trmino derivado de la Planificacin de Recursos de Manufactura (MRPII) y seguido de la Planificacin de Requerimientos de Material (MRP). Los sistemas ERP tpicamente manejan la produccin, logstica, distribucin, inventario, envos, facturas y contabilidad de la compaa. El software ERP puede intervenir en el control de muchas actividades de negocios como ventas, entregas, pagos, produccin, administracin de inventarios, calidad de administracin y la administracin de recursos humanos.

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Tecnologa de la Informacin. Ventajas:

Optimizacin de los procesos empresariales.


Acceso a toda la informacin de forma confiable, precisa y oportuna (integridad de datos).

La posibilidad de compartir informacin entre todos los componentes de la organizacin. Eliminacin de datos y operaciones innecesarias de reingeniera.

El propsito fundamental de un ERP es otorgar apoyo a los clientes del negocio, tiempos rpidos de respuesta a sus problemas, as como un eficiente manejo de informacin que permita la toma oportuna de decisiones y disminucin de los costos totales de operacin.

Caractersticas Integrales: Porque permiten controlar los diferentes procesos de la compaa entendiendo que todos los departamentos de una empresa se relacionan entre s. Modulares: Los ERP entienden que una empresa es un conjunto de departamentos que se encuentran interrelacionados por la informacin que comparten y que se genera a partir de sus procesos. Adaptables. Los ERP estn creados para adaptarse a la idiosincrasia de cada empresa. Ventajas Reducir los costos operativos y mejorar la eficiencia. Lograr una mejor visibilidad sobre las operaciones de toda la compaa. Tomar mejores decisiones empresariales. Entregar el producto correcto en el momento preciso. Cumplir las promesas realizadas a los clientes. Adoptar las mejores prcticas de fabricacin. Incrementar la satisfaccin de sus clientes. Planear y programar orden por orden. Minimizar los errores humanos. Reducir el inventario y los faltantes.

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Tecnologa de la Informacin. Desventajas La instalacin del sistema ERP es muy costosa. Los vendedores del ERP pueden cargar sumas de dinero para la renovacin de sus licencias anuales, que no est relacionado con el tamao del ERP de la compaa o sus ganancias. Los ERP son vistos como sistemas muy rgidos, y difciles de adaptarse al flujo especfico de los trabajadores y el proceso de negocios de algunas compaas. Los sistemas pueden ser difciles de usarse. Los sistemas pueden sufrir problemas de "cuello de botella": la ineficiencia en uno de los departamentos o en uno de los empleados puede afectar a otros participantes. Muchos de los eslabones integrados necesitan exactitud en otras aplicaciones para trabajar efectivamente. Una vez que el sistema est establecido, los costos de los cambios son muy altos. La resistencia en compartir la informacin interna entre departamentos puede reducir la eficiencia del software. Hay problemas frecuentes de compatibilidad con algunos de los sistemas legales de los socios. Los sistemas pueden tener excesiva ingeniera respecto a las necesidades reales del consumidor.

Relacin con la logstica La logstica tiene que gestionar las entradas de materiales en el almacn (sean productos que se compren, sean productos fabricados por la propia empresa o sean devoluciones de cliente), la ubicacin en el almacn, la preparacin de pedidos, la contratacin del transporte y las expediciones.

Debido a las aplicaciones y procesos que realiza la logstica, actualmente se tienen que realizar de la forma ms ptima posible: el mejor resultado con el menor coste posible. Para ello se requiere entre otras cosas la utilizacin de un software especfico.

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Tecnologa de la Informacin. Proveedores de ERP A nivel mundial encontramos los siguientes proveedores de software. SAP (Alemania) es Software propietario, es uno de los mximos exponentes del ERP mundial. El de mayor expansin. ORACLE (USA) es Software propietario, desde 1987 desarrolla y vende aplicaciones basadas exclusivamente en su motor de base de datos. Dispone de varias aplicaciones que podran ser consideradas dentro de esta categora. No obstante no es un software ERP al uso. El principal cometido de Oracle es la promocin y uso de su sistema de gestin de base de datos. Navision financials de Microsoft es Software propietario, posiblemente uno de los ms utilizados despus de SAP. Obviamente no tan complejo y completo, pero con una gran campaa de marketing detrs. ERPBox (Mxico) Software propietario. Especializado en empresas de comercializaci n, mayoristas y distribucin. IECS (Espaa) Software propietario META4 (Espaa) Software propietario Facultad de Ingeniera - Universidad Rafael Landvar SIP-G4 (Mxico) Software propietario Skynet ERP - Per Software propietario Nauron IT (Argentina) Software propietario GACI Group (Argentina) Software propietario. E-Flexware ERP (Argentina) Software propietario. Ofimtica (Colombia-Mxico) Software propietario BAAN, es otra multinacional del software especializada en ERP con una cuota de mercado del 6%. SSA Global Muchos de los proveedores y fabricantes mundiales de ERP han hecho alianzas estratgicas, fusiones o comprado acciones de las dems empresas participantes en el mercado ser ms competitivas.

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Tecnologa de la Informacin. Consejos para lograr el xito en la implantacin de un ERP: a) Evaluar en el mercado varias posibilidades de ERP. b) Armar dentro de la empresa el Equipo de Implementacin (usuarios clave), quienes tienen la responsabilidad de conocer el total funcionamiento del sistema a adquirir, as como la necesidad de hardware y software. Dedicados 100% a esta funcin mientras dure el proyecto de implantacin. c) Contratar un asesor externo, de preferencia experto en ERP que tiene la misin de ser nuestro representante ante el proveedor del sistema o nuestro gua si se elabora a la medida. d) Solicitar al proveedor que, en un ambiente de pruebas, arme un ejemplo del funcionamiento de la empresa, con todas las variables posibles, para evaluar de mejor forma el ERP. e) Crear, dentro de la empresa, un experto en aspectos tcnicos del ERP, as como un experto dentro del rea del funcionamiento del ERP, evitando gran porcentaje de dependencia del proveedor. f) No escatimar en costos ni tiempos relacionados a la capacitacin y entrenamiento de los usuarios clave. g) Aseguramiento del personal, es decir, luego de capacitaciones, la completa identificacin con la empresa. h) Negociar licencias de cada usuario y mantenimiento del software anual, antes de cerrar la compra. i) Completo convencimiento y total patrocinio al equipo implementados por parte de los Dueos o Junta Directiva de la empresa. j) Personal convencido de los beneficios de un ERP.

La implementacin en la que particip y fracas, no cumpli con todos los incisos anteriores. El principal motivo del fracaso fue el no involucramiento de la alta gerencia. Esto significa que los gerentes, dueos, directores deben estar convencidos de la utilizacin de un sistema de este tipo, as como de las ventajas y desventajas del mismo. Se debe crear un equipo evaluador antes de tomar la decisin de compra.

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Tecnologa de la Informacin. Se debe estar consciente del trabajo que esto conlleva (mientras dura la implementacin). Algunas veces son noches de desvelo, horas extras de trabajo, doble papeleo, cambio en culturas de trabajo, resistencia al cambio, discusiones, disgustos, cambios en la forma de hacer las cosas, en fin, no es sencillo ni fcil implementar un sistema de esto , pero si se conocen los beneficios futuros, luego de este tiempo de trabajo, no se deben escatimar esfuerzos para cumplir con la correcta implementacin.

5.3 TIPOS DE TRANSACCIONES PROPICIADAS POR LA TECNOLOGA DE LA INFORMACIN.


Es un tipo de sistema de informacin diseado para recolectar, almacenar, modificar y recuperar todo tipo de informacin que es generada por las transacciones en una organizacin. Una transaccin es un evento o proceso que genera o modifica la informacin que se encuentran eventualmente almacenados en un sistema de informacin. Estos sistemas se dirigen principalmente a las reas de ventas y mercadotecnia, administracin y finanzas y al rea de recursos humanos. Control automtico (ascensores), cdigo de barra (control de inventario, para este sistema debe existir acuerdo entre quienes lo usan para estandarizar los cdigos y saber a qu se referencia cada uno), lector de banda magntica (cajero automtico), punto de venta (POS, en supermercados y tiendas de retail), etc.

Ejemplos de funciones concretas de un sistema transaccional:

Un sistema transaccional debe controlar las transacciones para mantener la seguridad y consistencia de los datos involucrados. Por ejemplo, un cliente transfiere dinero de una cuenta a otra cuenta dentro de un mismo banco; la cantidad de dinero que se descuenta de la cuenta emisora debe ser igual a la que se suma en la cuenta receptora. De no ser as, la accin (transaccin) no se realiza.

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Tecnologa de la Informacin. Un sistema transaccional debe ser capaz de enmendar cualquier error ocurrido durante una transaccin, pudiendo deshacer las operaciones realizadas, manteniendo los datos tal cual estaban antes del error. Tambin debe ser capaz de controlar y administrar mltiples transacciones, determinando prioridades entre stas. Por ejemplo, un cliente est haciendo la reserva de un asiento en un vuelo, dicho asiento debe ser bloqueado temporalmente hasta que se concrete la transaccin, porque otro cliente podra estar queriendo reservar el mismo asiento en el mismo momento.

Propiedades de los sistemas transaccionales Automatizan tareas operativas en una organizacin, permitiendo ahorrar en personal. Suelen dirigirse especialmente al rea de ventas, finanzas, marketing, administracin y recursos humanos. Suelen ser los primeros sistemas de informacin que se implementan en una organizacin. Sus clculos y procesos suelen ser simples. Se suelen utilizar para cargar grandes bases de datos. Los beneficios de este tipo de sistemas en una organizacin son rpidamente visibles. Estos sistemas son optimizados para almacenar grandes volmenes de datos, pero no para analizar los mismos.

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Tecnologa de la Informacin. Caractersticas esperables de un sistema transaccional Para que un sistema informtico pueda ser considerado como un sistema transaccional, debe superar el test ACID. Rapidez: deben ser capaces de responder rpidamente, en general la respuesta no debe ser mayor a un par de segundos. Fiabilidad: deben ser altamente fiables, de lo contrario podra afectar a clientes, al negocio, a la reputacin de la organizacin, etc. En caso de fallas, debe tener mecanismos de recuperacin y de respaldo de datos. Inflexibilidad: no pueden aceptar informacin distinta a la establecida. Por ejemplo, el sistema transaccional de una aerolnea debe aceptar reservas de mltiples agencias de viajes. Cada reserva debe contener los mismos datos obligatorios, con determinadas caractersticas.

Otros factores que afectan el tiempo de procesamiento del pedido Puede haber numerosos factores que agilizan o retrasan el tiempo de procesamiento. Estos factores son resultado de los procedimientos de operacin, de las polticas de servicio al cliente y de las prcticas del transporte.

Prioridades del procesamiento Algunas empresas pueden otorgar prioridades a su lista de clientes como una manera de distribuir los recursos limitados de tiempo, capacidad y esfuerzo a favor de las rdenes ms beneficiosas.

Ejemplo Un fabricante de papel no haba establecido prioridades en el procesamiento de los pedidos de bolsas y papel para envolver que le solicitaban las cadenas de comida; sin embargo, haba prioridad implcita en el procesamiento de pedidos. Cuando el plazo de procesamiento era muy corto, los empleados de los pedidos procesaban primero los ms pequeos y sencillos. Los pedidos ms grandes, que por lo regular eran los ms rentables, quedaban relegados a procesamiento posterior.

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Tecnologa de la Informacin. Procesamiento paralelo vs secuencial Si se llevan a cabo algunas tareas simultneamente, el tiempo total de procesamiento puede reducirse. Con el simple cambio de hacer mltiples copias de un pedido, de manera que el gerente de ventas pudiera revisar una copia, mientras en otro lado se realizan las actividades de transcripcin y comprobacin de crdito, se reducir de alguna manera el tiempo de procesamiento del pedido.

Precisin en el surtido del pedido Si se puede completar el ciclo de procesamiento del pedido sin tener errores en el requerimiento del pedido de un cliente, es probable que se minimice el tiempo de procesamiento.

Acumulacin de pedidos Reunir pedidos de mltiples clientes en grupos para realizar un procesamiento por acumulacin procesamiento puede del reducir los costos de pedido.

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Tecnologa de la Informacin. Tamao del lote El pedido de un cliente puede ser demasiado grande para surtirlo de inmediato de las existencias disponibles. En vez de esperar a que est completamente surtido, pueden prepararse y enviarse pequeos lotes del pedido.

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Tecnologa de la Informacin. Consolidacin del embarque. Muy parecido a la acumulacin de pedidos. Consolidar algunos pedidos pequeos para construir un volumen ms grande de envi reduce los costos de transporte.

Sistema logstico de informacin. Un sistema logstico de informacin puede describirse en trminos de su funcionalidad y de su operacin interna.

Funcin del sistema logstico de informacin. El propsito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa. Mayor espacio en la memoria de las computadoras. Gracias al beneficio de suministrar informacin a tiempo y de manera incomprensible dentro de la empresa, as como los beneficios compartir informacin adecuada entre otros miembros del canal, ahora son posibles operaciones logsticas ms eficientes. Pensar en la informacin con propsitos logsticos como un sistema logstico de informacin. Debe ser lo suficientemente comprensible y capaz de permitir la comunicacin. reas funcionales (marketing, produccin, finanzas, logstica, etc.). Miembros de la cadena de suministro (vendedores y clientes).

Vista general del sistema logstico de informacin. El propsito principal de reunir, retener y manipular datos dentro de una empresa. Gracias al beneficio de suministrar informacin a tiempo y de manera incomprensible dentro de la empresa, as como los beneficios compartir informacin adecuada entre otros miembros del canal, ahora son posibles operaciones logsticas ms eficientes. La estructura general de las relaciones de un sistema logstico se puede observar en la figura 5.2.

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Tecnologa de la Informacin.

Interno Finanzas/contabilid ad Marketing Logstica Manufactura Compras

Externo Clientes Proveedores Transportistas Socios de la cadena de suministros

OMS Disponibilidad de existencias Comprobacin del crdito Facturacin Asignacin del producto para los clientes Cumplimiento

WMS Manejo del nivel de existencias Seleccin del pedido Ruta del operador Asignaciones para el operador y carga de trabajo Estimacin de disponibilidad del producto

TMS Consolidacin del embarque Ruta de los vehculos Seleccin del monto Quejas y reclamaciones Rastreo Pago de factura Auditoria de la factura del flete

Figura 5.2 Vista general del sistema logstico de informacin

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Tecnologa de la Informacin. Sistema de manejo de pedidos (OMS) Dirige el contacto inicial con el cliente en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido. Este subsistema se dirige el contacto inicial con el cliente en el momento de preguntar por el producto y hacer el pedido. Es el sistema frontal del LIS. El OMS se comunica con el sistema de administracin del almacn para comprobar la disponibilidad del producto, bien desde los inventarios, bien desde los programas de produccin.

Principales actividades: Disponibilidad de existencias Comprobacin del crdito Facturacin Asignacin del producto para los clientes Cumplimiento

Sistemas de manejo del almacn (WMS) Ligarse al OMS para saber qu productos ay disponible para la venta. Subsistema de informacin que ayuda a un sistema de flujo del producto y en las instalaciones de la red logstica. El sistema de manejo de almacn, puede contener el OMS, o tratarse de una entidad separada dentro del LIS. El WMS tienen al menos que ligarse de nuevo al OMS para que el departamento de ventas sepa que productos hay disponibles par a la venta. Es un subsistema de informacin que ayuda en el manejo del flujo del producto y en las instalaciones de la red logstica. Los elementos clave pueden identificarse como:

1.

RECEPCIN. Es la entrada o punto de registro para informacin dentro del WMS. El producto es descargado por el transportista en el punto de descarga de entrada al almacn e identificado por cdigo de producto y cantidad.

2.

SALVAGUARDA. El producto entrante necesita ser almacenado temporalmente en el almacn. El WMS retiene la disposicin de espacio dentro del edificio y el inventario almacenado en cada ubicacin. El WMS asigna al producto entrante una

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Tecnologa de la Informacin. ubicacin especfica para posterior recuperacin. El nivel de existencias en cada ubicacin afectada se incrementa y el registro de ubicacin del inventario se ajusta. 3. MANEJO DE INVENTARIO. El WMS vigila los niveles de producto en cada

ubicacin de existencias en el almacn. Si los niveles de inventario estn por debajo del control local de almacn, entonces se sugieren las cantidades de reaprovisionamiento y su tiempo de entrega segn reglas especficas. 4. PROCESAMIENTO Y RECUPERACIN DE PEDIDOS. Planear Para la recuperacin de existencias en el almacn, es decir, tomar los artculos requeridos en un pedido, es quizs el aspecto ms valioso del WMS. La recuperacin de existencias es la operacin ms intensa en mano de obra, y normalmente la parte ms costosa de las operaciones de almacn. 5. PREPARACIN DEL EMBARQUE. Los pedidos a menudo son surtidos en oleada por el almacn; esto significa que de todos los pedidos, un subconjunto se procesara en cierto momento. EL tamao de este subconjunto de pedidos, y los pedidos incluidos en el, son seleccionados basndose en las consideraciones de envo. Los pedidos para los clientes localizados en una misma rea son surtidos simultneamente para que lleguen al mismo tiempo a la plataforma de embarque y al camin. Los estimados se hacen segn volumen y peso de los mltiples pedidos de los clientes, para ser colocados en un camin, contenedor o vagn.

En resumen realiza las siguientes actividades: Manejo del nivel de existencias Seleccin del pedido Ruta del operador Asignacin para el operador y carga de trabajo Estimacin de disponibilidad del producto

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Tecnologa de la Informacin. Sistema de manejo de transporte TMS. Se enfoca al trasporte de llegada y de salidas de una empresa y es parte integral del LIS. Propsito: ayudar al planeacin y control de la actividad de transporte de la empresa. Este sistema se enfoca en el transporte de llegada y salida de una empresa y es parte integral del LIS. Su propsito es ayudar el al planeacin y control de la actividad de transporte en la empresa.

Esto implica: Seleccin de la modalidad.- Un buen TMS almacenara datos de modalidades mltiples, tarifas de flete, tiempos esperados de envo, disponibilidad de la modalidad y frecuencia de los servicios, y sugerir el mejor transportista para cada envo. Consolidacin del flete.- El TMS puede seguir con atencin y en tiempo real y tamaos de envo, destinos y fechas prometidas de entrega. RUTA Y PROGRAMACIN DE EMBARQUES.- El TMS mantiene datos de las ubicaciones de parada; tipo de vehculo, nmero y capacidad; tiempos de parada y carga y descarga. PROCESAMIENTO DE QUEJAS RASTREO DE ENVOS.- El rastreo de informacin desde el TMS puede ser posible para los receptores de los envos a travs de Internet u otros medios electrnicos. Auditoria y pago de la factura del flete.-Determinar los cargos de fletes para envos puede ser complicado, debido a las muchas excepciones que pueden tener lugar en las tarifas de flete. Dado que los transportistas cargan solo la tarifa ms baja aplicable, cuando ocurre un error de categora, el remitente (la parte que compra el servicio de transporte) puede quejarse con el transportista por la diferencia entre los cargos reales y los cargos ms bajos. Es responsabilidad del remitente auditar las facturas de flete para hallar esos errores y solicitar el rembolso por parte del transportista.

Entre las principales actividades de este sistema estn:


Consolidacin del embarque Ruta de vehculos Seleccin del modo

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Tecnologa de la Informacin.
Quejas y reclamaciones Rastreo Pago de factura Auditoria de la factura del flete

Sistema de manejo del transporte. El sistema de manejo del transporte (TMS) se enfoca en el transporte de llegada y de salida de una empresa y es parte integral del LIS como se muestra en la figura 5-2. Igual que el WMS, comparte informacin con otros componentes del LIS, como contenido de los pedidos, peso y volumen del artculo, cantidad, fecha prometida de entrega y programacin de envo del vendedor. Su propsito es ayudar en la planeacin y control de la actividad de transporte de la empresa. Esto implica: 1) seleccin del mtodo; 2) consolidacin del flete; 3) ruta y programacin de envos; 4) procesamiento de quejas; 5) rastreo de envos y 6) informacin y pago de la facturacin del flete. Puede ser que el TMS de una empresa en particular no contenga todos estos elementos. Cada actividad ser comentada a la luz de las solicitudes de informacin y por la ayuda que presta en la toma de decisiones suministrada por el TMS.

Seleccin de la modalidad Muchas empresas transportan productos en mltiples tamaos de envo, lo que hace que se tengan que considerar mltiples servicios de flete. Las opciones de servicio de transporte tpicamente van desde carga rea y transportistas terrestres de paquetes, hasta movimientos de contenedores ocenicos y carga ferroviaria. El TMS puede hacer coincidir el tamao del envo con el costo del servicio del transporte y los requerimientos de desempeo, en especial donde haya opciones de la competencia. Un buen TMS almacenara datos de modalidades mltiples, tarifas de flete, tiempos esperados de envo, disponibilidad de la modalidad y frecuencia de los servicios y sugerir el mejor transportista para cada envo.

Consolidacin del flete


Una funcin muy valiosa del TMS consiste en sugerir los patrones para consolidar pequeos envos dentro de otros ms grandes. Dado que una caracterstica principal de las tarifas de flete es que los costos unitarios de envo descienden en forma desproporcionada a como aumenta el tamao del envo, la consolidacin del envo puede suponer ahorros sustanciales en los costos

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Tecnologa de la Informacin.
de transporte, especialmente cuando los tamaos de los envos son pequeos. El TMS puede seguir con atencin y en tiempo real los tamaos del envo, destinos y fechas prometidas de entrega. A partir de esta informacin y usando las reglas de decisin internas, pueden formarse cargas econmicas a la vez que se consideran los objetivos de servicio de entrega.

Ruta y programacin de embarques Cuando una empresa posee o arrienda una flota de vehculos, se requiere cuidadoso manejo para asegurar que la flota sea operada eficientemente. Con la informacin de los pedidos del OMS y la del procesamiento de pedidos desde el WMS, el TMS asigna cargas a los vehculos y sugiere la secuencia en la que el vehculo debe realizar las paradas. Deber considerarse el momento oportuno durante el cual pueden hacerse paradas, la recoleccin de mercanca devuelta desde los puntos de parada, la planeacin para cargas de regreso, las restricciones para el conductor sobre la distancia de manejo, as como las pausas de descanso, y la utilizacin de la flota durante mltiples periodos. El TMS mantiene datos de las ubicaciones de parada; tipo de vehculo, nmero y capacidad; tiempos de parada para carga y descarga, momentos oportunos y otras restricciones de la ruta. Con esta informacin de referencia, los envos que hay que efectuar en un periodo real se planean usando las reglas de decisin o algoritmos implantados en el TMS.

Procesamiento de quejas. Es inevitable que algunos envos se daen durante el transporte. Si se mantiene informacin del contenido del envo, valor del producto, transportista, origen y destino, y lmites de responsabilidad legal, muchas quejas pueden procesarse automticamente o con un mnimo de intervencin humana.

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Tecnologa de la Informacin. Rastreo de envos. La tecnologa del sistema de informacin ha jugado un papel importante al rastrear el progreso de los envos una vez que ya han sido transferidos a los transportistas. Los cdigos de barras, la radiotransmisin en ruta; los sistemas de posicionamiento global y las computadoras a bordo son elementos clave del sistema de informacin que permiten conocer la localizacin de los envos en tiempo real. El rastreo de informacin desde el TMS puede, entonces, ser posible para los receptores de los envos a travs de Internet u otros medios electrnicos. Incluso pueden calcularse estimaciones de tiempos de llegada. Los

transportistas de pequeos envos, como DHL, Airbone Express, FedEx y UPS estn a la vanguardia en el desarrollo de dicho sistema de informacin, dado que lo que ellos venden es satisfaccin al cliente. A menudo se promete el servicio garantizado de entrega, y un sistema sofisticado de rastreo de envos ayuda a realizar este objetivo.

Aplicacin Federal Express codifica con barras cada documento enviado con un nmero nico para fcil y rpida identificacin de un paquete durante su viaje. El cdigo de barras es escaneado en el punto de entrada al sistema de reparto, en la seleccin, durante el reparto y en el punto de destino. Instaladas en los camiones de reparto hay pequeas computadoras que aceptan comunicaciones por radio.

Esto permite dirigir a los camiones en sus rutas para efectuar la recepcin y la entrega, adems de servir como punto de entrada de los datos de la informacin sobre la ubicacin de

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Tecnologa de la Informacin. los envos y de los camiones. El agente de reparto lleva un escner en la mano que lee el nmero del envo en el momento de la recoleccin o de la entrega. El aparato de escner, con su informacin codificada, puede ser conectado a la computadora a bordo del camin y ser leda en la base de datos del sistema de informacin de transporte de la compaa. La comunicacin va satlite y los sistemas de posicionamiento global representan lo ltimo en tecnologa para ser integrada en los sistemas de rastreo.

En los sistemas justo a tiempo, donde la incertidumbre en las llegadas de los envos pueden causar serias consecuencias para las operaciones de produccin, se estn utilizando los satlites de navegacin para identificar la ubicacin exacta de los envos por camin, segn se mueven por los canales de distribucin y para mantener la comunicacin en tiempo real con los conductores, con el fin de informar pausas y retrasos, y para estimar los tiempos de llegada.

Aplicacin. Una compaa de camiones de alquiler est usando ahora comunicacin mvil por satlite de dos vas y un sistema de informe de posicin para seguimiento de la ubicacin de sus camiones, con el fin de mejorar el desempeo de los programas justo a tiempo. El ncleo del sistema es una pequea computadora en el camin que puede comunicarse con un satlite de navegacin. El satlite puede fijar la ubicacin geogrfica exacta del camin en

cualquier sitio en el que se encuentre. Se pueden intercambiar mensajes entre los conductores y las oficinas centrales sin necesidad de comunicacin telefnica.

Auditoria y pago de la factura del flete. Determinar los cargos de flete para envos puede ser complicado debido a las muchas excepciones que pueden tener lugar en las tarifas de flete. Dado que los transportistas cargan solo la tarifa ms baja aplicable, cuando ocurre un error de categora, el remitente puede quejarse del transportista por la diferencia entre los cargos reales y los cargos ms bajos. Es responsabilidad del remitente (la parte que compra el

servicio de transporte) auditar las facturas de flete para hallar esos errores y solicitar un rembolso por parte del transportista. La auditora de una factura de flete puede ser una actividad de intensa labor debido al gran nmero de rutas y combinaciones de

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Tecnologa de la Informacin. clasificaciones. El TMS basado en la computadora puede buscar rpidamente el mnimo costo de ruta y comparar el costo con el que aparece en la factura del flete.

El pago de la factura del flete tambin puede facilitarse gracias al TMS. Ms que usar el TMS como ayudante en la toma decisiones, el pago de facturas es una actividad transaccional. Aqu el TMS registra que el envo se ha efectuado y solicita al sistema de informacin financiera de la compaa que ejecute el pago al transportista, a menudo electrnicamente. Slo puede suministrarse una descripcin limitada del LIS y sus componentes, dado que las caractersticas varan con las necesidades de una aplicacin en particular. Por ejemplo, algunos sistemas de almacenamiento pueden incluir control de radiofrecuencia de todas las tareas, estndares y medidas de desempeo, cuenta del ciclo de existencias y programacin del muelle, por nombrar unas pocas. El TMS podra incluir seleccin de la modalidad, seleccin de la ruta de los vehculos con carga completa y medicin del desempeo de los transportistas. Sin embargo, algunas de las capacidades fundamentales del LIS que se han comentado ilustran cmo la tecnologa de la informacin est teniendo un impacto en la planeacin y control de las operaciones.

Operacin interna. Desde el punto de vista de la operacin interna, un sistema logstico puede representarse esquemticamente, como se muestra en la figura 5-3. Ntese tres elementos distintos que conforman el sistema: 1) la entrada, 2) la base de datos y su manipulacin relacionada, y 3) la salida. En la figura 5-4 se subrayan un poco ms los elementos de datos del sistema

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Tecnologa de la Informacin.

Medio ambiente

Entrada de datos
Actividades de la base De datos 1. Almacn de datos

Decisiones

Archivo Recuperacin Mantto. de archivos

2. Transf. de datos Operaciones bsicas de procesamiento datos Anlisis de datos usando tcnicas matemticas y estadsticas

Datos del cliente Entrada

Registros de la compaa

Informacin publicada

Datos de administracin

Base de datos Archivos de computadoras Gerente de base de datos Registros manuales

Figura: 5-4 Presenta


Procesamiento de datos

Anlisis de datos

Recuperacin de datos

cin detallada del

Informes breves Salida

Informes de estado

Informes de excepcin

sistema logstico de
Informes de accin

Documentos preparados: rdenes de compra, conocimientos de embarque, etc.

Resultados de anlisis

informaci n.

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Tecnologa de la Informacin. La entrada. La primera actividad relacionada con el sistema de informacin es la adquisicin de los datos que ayudaran en el proceso de toma de decisiones. Despus de identificar cuidadosamente los datos necesarios para planear y operar el sistema logstico, los datos pueden obtenerse de muchas fuentes, en especial: 1) clientes; 2) registros de la compaa; 3) datos publicados, y 4) administracin. Los clientes, a travs de sus actividades de ventas, suministran indirectamente muchos datos tiles para la planeacin. Durante la entrada del pedido, se capturan datos que son tiles para las decisiones de estimacin y operacin, como volumen de ventas, y su eleccin en el momento oportuno, ubicacin de las ventas y tamao del pedido. De forma similar, los datos sobre los tamaos de envos y los costos de transporte se obtienen de los repartos hechos a los clientes. Las facturas de flete, rdenes de compra y facturas son fuentes adicionales de este tipo de datos primarios.

Los registros de la compaa, en la forma de informes de contabilidad, informes de estado, informes de estudios internos y externos, y diferentes informes de operaciones, suministran gran riqueza de datos. Normalmente, los datos de estos informes no estn organizados de manera significativa para propsitos logsticos de la toma de decisiones. Los datos seleccionados se capturan en el sistema de informacin para manejarse en una etapa posterior. Los datos publicados de fuentes externas representan una fuente nica de informacin. Muchos datos estn disponibles por investigaciones realizadas por el gobierno, investigaciones realizadas por asociaciones de comercio, intercambio de datos mediante Internet y EDI, y proveedores que suministrarn datos valiosos slo por la buena voluntad que genera tal participacin. Los diarios profesionales y las revistas de comercio son ejemplos adicionales. Este tipo de datos externos tiende a ser ms amplio y ms generalizado que los datos generados en forma interna.

El personal de la compaa tambin puede ser una valiosa fuente de datos. Las predicciones de futuros niveles de ventas, acciones de la competencia y la disponibilidad de materiales comprados son solo unos cuantos ejemplos. Este tipo de datos no se mantienen en los archivos de la compaa, los registros de las computadoras ni las bibliotecas, tanto como en

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Tecnologa de la Informacin. la mente de las personas. El personal de la compaa, como gerentes, consultores y planificadores internos, as como especialistas en actividades, est cerca de las fuentes de datos y llegan a ser buenas fuentes de datos en s mismos.

Observacin La computadora ha trado nuevas fuentes de datos anteriormente no disponibles, y ha llevado a la mejora significativa de las operaciones. Sears, Roebuck y CO. Es un minorista importante de aparatos grandes para el hogar, de los cuales efecta casi 4 millones de repartos anualmente. Dado que os clientes pueden comprar tales bienes una vez cada 10 o 15 aos, los patrones de reparto rara vez se repiten. Histricamente, el personal de Sears hacia corresponder manualmente las direcciones de los clientes con los cdigos geogrficos. Por ejemplo, para Ontario, California, el proceso tomara dos horas con una t asa de aciertos de 55%. Usando un software de correspondencias de direcciones, el proceso toma ahora 20 minutos con una tasa de aciertos de casi 90 por ciento.

Manejo de la base de datos Convertir datos en informacin, representarlos grficamente en forma til para la toma de decisiones, y entrecruzar la informacin con mtodos de ayuda en la toma de decisiones, son considerados a menudo como el corazn de un sistema de informacin. El manejo de la base de datos implica la seleccin de los datos que van a almacenarse y recuperarse, la eleccin de los mtodos de anlisis que se van a incluir y la eleccin de los procedimientos bsicos de procesamiento de los datos que se van a poner en prctica.

Despus de determinar el contenido de la base de datos, el primer tema para su diseo es decidir qu datos debern mantenerse en la forma tradicional de copia fotosttica, los datos que van a ser conservados en la memoria de la computadora para rpido acceso y los datos que no se van a conservar en ninguna base regular. El mantenimiento de datos puede ser costoso y su conservacin en cualquier forma debera basarse en: 1) qu tan importante o critica es la informacin para la toma de decisiones; 2) la rapidez de recuperacin de la informacin; 3) la frecuencia de acceso a los datos, y 4) el esfuerzo requerido para manejar los datos en la forma debida. La informacin necesaria para una planeacin estratgica poco

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Tecnologa de la Informacin. frecuente, a menudo no requiere acceso inmediato. La informacin para planeacin de operaciones ms frecuentes tiene exactamente las caractersticas opuestas. Un empleado de trfico que pide informacin sobre una tarifa de flete a partir de los registros almacenados en la computadora, o el representante de servicio al cliente que comprueba el estado de un pedido mediante el sistema de rastreo de pedidos de la compaa, aprovecha cada uno la ventaja de estas capacidades de almacenamiento bsico y de recuperacin en lnea en tiempo real del sistema de informacin. El procesamiento de datos es una de las caractersticas ms antiguas y ms populares de un sistema de informacin. Cuando las computadoras fueron introducidas por primera vez en la comunidad de los negocios, su propsito era reducir las cargas de efectuar los clculos de las facturas para miles de clientes y preparar los registros de la contabilidad. Ahora, la preparacin de rdenes de compra, conocimientos de embarque y facturas de flete es una actividad comn del procesamiento de datos para ayudar al encargado de la logstica a planear y controlar el flujo de materiales. Las actividades del procesamiento de datos, o de transacciones, representan una conversin relativamente sencilla y directa de los datos de los archivos en un tipo de forma ms til. Esta actividad de transaccin fue la caracterstica dominante de los sistemas de software de ERP (por sus siglas en ingls, planeacin empresarial de recursos), como SAP, i2, Oracle y otros tan populares en las compaas durante el decenio pasado. El anlisis de datos es el sistema ms moderno y sofisticado de informacin. El sistema puede contener cualquier nmero de modelos matemticos y estadsticos, tanto generales como especficos para los problemas logsticos particulares de la empresa. Tales modelos convierten la informacin en soluciones a los problemas, suministrando apoyo para la toma de decisiones. Planear la ruta de surtido en un almacn con alto coeficiente de rotacin de inventarios, asignar las rutas de los camiones de reparto, y ubicar clientes para los almacenes y las plantas son ejemplos de decisiones que pueden ser ayudadas por las herramientas matemticas inmersas dentro del sistema de informacin. Lo que comenz como sistemas bsicamente de transaccin, los sistemas de software de ERP, estn ahora aadiendo mdulos de apoyo para la toma de decisiones con el fin de aumentar sus capacidades.

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Tecnologa de la Informacin. La salida. El elemento final del sistema de informacin es el segmento de salida. Esta es la zona de conexin, o interfaz, con el usuario del sistema. La salida por lo general es de varios tipos y es transmitida de diferentes formas. Primero, la salida ms obvia es algn tipo de informe, como: 1) informes breves de costos o estadsticos de desempeo, 2) informes de estado de inventarios o progreso de pedidos, 3) informes de excepcin que comparan el desempeo deseado con el real, 4) informes (rdenes de compra o de produccin) que inician la accin.

Segundo, la salida puede ser en la forma de documentos preparados, como conocimientos de embarque para transportacin y facturas de flete. Finalmente, la salida puede ser resultado del anlisis de los datos de los modelos estadsticos y matemticos.

La entrada, la capacidad de administracin de la base de datos, y la salida son las caractersticas clave de la operacin interna del LIS. Adems de las capacidades transaccionales bsicas, el principal propsito del sistema es ser una herramienta de apoyo para la toma de decisiones de planeacin y operacin del sistema logstico.

5.3.1 DE COMPRAS.
Toda empresa necesita adquirir recursos para la realizacin de sus operaciones. La gestin de compras es el conjunto de actividades a realizar en la empresa para satisfacer esa necesidad del mejor modo. Este conjunto de actividades se pueden enumerar segn las siguientes funciones:

Deteccin de la necesidad Solicitud y anlisis de alternativas de compra Negociacin con los proveedores Colocacin de rdenes de compra(doc. que inicia el procedimiento de compras) Seguimiento y activacin de rdenes de compra Recepcin de efectos comprados Almacenaje y registro Entrega de los insumos al sector que los requiri.

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Tecnologa de la Informacin.

Estudio permanente del mercado de oferta Mantenimiento de registros de stock Control de calidad

Compras tiene una importancia sustantiva en las empresas, porque es el rea que articula las necesidades de produccin de la empresa al proveerla de los materiales que necesita para cumplir su tarea y porque es el rea en la que se genera el proceso de pagos, por lo tanto tiene gran incidencia en la operatoria de la empresa. Es el rea desde donde sale el dinero de la empresa, para lo cual se debe garantizar comprar la mejor calidad al menor costo posible. El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsin de posibles variaciones de la demanda, sino la obtencin de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estndares de la calidad y teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros y obsolescencia a los que puedan estar sujetos los productos adquiridos.

Tradicionalmente a la gestin de compras se le asignan las siguientes funciones: Estudio sistemtico del mercado en el que se encuentra la oferta. Realizacin de peticiones de oferta a los proveedores. Seleccin de ofertas. Adjudicacin de pedidos. Ejecucin de los pedidos. Seguimiento de oferta y pedidos.

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5.3.2 DE ABASTECIMIENTO.
Una cadena de abastecimiento no es ms que todas las actividades relacionadas con la transformacin de un bien, desde la materia prima hasta el consumidor final, muchas veces nos llega a nuestras manos un producto, sin darnos cuenta que ha pasado por un proceso para que llegue a ser el producto que tenemos, ese proceso es el que conocemos como cadena de abastecimiento. Adems una compaa que produce bienes forma parte de un eslabn en la cadena de abastecimiento.

En una cadena de abastecimiento va estar presente la logstica ya que una cadena de abastecimiento tiene como objetivo: Abastecer los materiales necesarios en cantidad necesaria, calidad y tiempo requeridos al costo ms bajo posible, lo cual ser traducido al mejor servicio al cliente.

Dentro de los factores que conforman el objetivo de la cadena de abastecimientos se puede decir que tanto la cantidad, calidad, tiempo y costo son factores dinmicos, y que viene a depender de la demanda, y esta no es constante, las exigencias de calidad cada vez son mayores, los tiempos de entrega son variables, e igualmente varan los costos. Esta dinmica dificulta la gestin por lo que es necesario el uso de la tecnologa de informacin y as facilitar la toma de decisiones

Los cinco elementos que integran una cadena de abastecimiento son: 1. 2. 3. 4. 5. Proveedores. Transporte. La empresa. Los clientes. La comunicacin.

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5.3.3 DE VENTAS.
La funcin del departamento de ventas es planear, ejecutar y controlar las actividades en este campo. Debido a que durante el desarrollo de los planes de venta ocurren muchas sorpresas, el departamento de ventas debe de dar seguimiento y control continuo a las actividades de venta.

La venta es un proceso que permite que el vendedor de bienes o servicios identifique, anime y satisfaga los requerimientos del comprador con beneficio mutuo y en forma permanente. Un vendedor profesional, segn los autores especializados y expertos, debe reunir condiciones fundamentales que incluyen las siguientes cualidades distintivas: Debe estudiar permanentemente para mejorar su eficiencia. La capacitacin debe responder a un plan de entrenamiento coherente y organizado. Admitir que el trabajo esforzado es el soporte fundamental de su actividad. Asignar verdadero valor a sus servicios. Mantener su integridad, independencia y dignidad. Ajustarse a un cdigo de tica establecido y aceptado. Aspirar permanentemente a la perfeccin de su trabajo.

Otros factores a tener en cuenta son: Usar el tiempo en forma efectiva, asignando prioridades. Planificar y controlar sus resultados para mejorar el rendimiento. Persuadir continuamente a otras personas. Saber negociar condiciones adecuadas.

Las ventas son el corazn de cualquier negocio, es la actividad fundamental de cualquier aventura comercial. Se trata de reunir a compradores y vendedores, y el trabajo de toda la organizacin es hacer lo necesario para que esta reunin sea exitosa.

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Tecnologa de la Informacin. Una venta involucra al menos tres actividades: 1) Cultivar un comprador potencial, 2) Hacerle entender las caractersticas y ventajas del producto o servicio y 3) Cerrar la venta, es decir, acordar los trminos y el precio. Segn el producto, el mercado, y otros aspectos, el proceso podr variar o hacer mayor nfasis en una de las actividades.

5.3.4 DE TRANSPORTE.
La funcin de transporte se ocupa de todas las actividades relacionadas en forma directa o indirectamente con la necesidad de situar los productos en los puntos de destino correspondiente, tomando en cuenta: seguridad, servicio y costo. El transporte se encarga a trasladar el producto desde el almacn (punto de origen), hasta el lugar de destino. Hay que mencionar que esto es de suma importancia dentro del mundo de la distribucin.

El concepto de transporte est relacionado con el llamado tiempo de transporte consistente en que la materia prima (mercadera) se encuentra en los muelles para su carga hasta que el producto llega al lugar de destino. Aqu se incluye conceptos como tiempo de espera, carga/descarga de vehculos, paros en rutas, transbordo, etc.

Hay que indicar que la calidad del servicio est en funcin de las exigencias del mercado: Rapidez y puntualidad en la entrega. Fiabilidad en las fechas prometidas. Seguridad e higiene en el transporte. Informacin y control de transporte. Cumplimiento de las condiciones impuestas por el cliente.

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5.3.5 DE ALMACENAMIENTO.
Un almacn bsicamente es un espacio, recinto, edificio, o instalacin donde se suele guardar la mercanca, pero al mismo tiempo puede hacer otras funciones, como por ejemplo el acondicionamiento de productos determinados, hacer recambios (tanto para el mantenimiento como para la existencia tcnica), etc., ms profundamente diramos que el trmino almacn viene derivado del rabe (almaizan) y es una casa o edificio donde se guardan gneros de cualquier clase. Por tanto, un almacn fundamentalmente se encarga de guardar el stock, pero no debemos de confundir los trminos. La gestin del stock no ser la misma que la gestin del almacn. La primera se encarga de aprovisionar para un buen nivel de servicio mientras que la segunda intenta realizar las operaciones de almacenamiento (algunas veces tambin de preparacin y produccin) con los mnimos recursos propios del almacn (como son el espacio, la maquinaria y el personal).

De esta forma, para la gestin del almacn, la gestin del stock se convertir en proveedora de servicios logsticos de almacenaje y preparacin.

Tras el anlisis podemos llegar a las siguientes conclusiones: El almacn no solo servir para almacenar sino tambin para preparar la entrega al cliente y algunas veces operaciones de produccin. Finalmente el almacn es un recinto (tanto abierto como cerrado) ordenado para cumplir las funciones de almacenamiento y acondicionamiento que se hayan definido previamente. El empleo de inventarios surge como una herramienta capaz de mejorar ostensiblemente la coordinacin entre la demanda y el suministro, logrando al mismo tiempo que los costes totales sean ms bajos. Es el mantenimiento del inventario el que exige realizar las actividades de almacenamiento y manejo de mercancas, por lo que ms que como una necesidad, ambas tareas surgen como una conveniencia econmica.

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Tecnologa de la Informacin. Los costes de almacenamiento y manejo de mercancas se justifican en funcin de que pueden compensarse con otros como los del transporte, o los de produccin-compras. Esto es as ya que, por ejemplo, el almacenamiento de un producto puede significar menores costes de produccin si sta evita tener que ajustarse a las necesidades de una demanda con grandes variaciones o incertidumbre. Tambin el almacenamiento de mercancas puede llevar a tener menores costes de transporte, dado que es posible hacer envos mayores y, por tanto, ms econmicos. De esta forma, el objetivo que se plantea es emplear la cantidad suficiente de almacenamiento, de tal manera que se pueda obtener un buen balance econmico entre los costes de almacenamiento, produccin y transporte. Las razones para efectuar el almacenamiento: Reduccin de los costes de produccin-transporte. El almacenamiento y el inventario asociado al mismo son dos factores que generan nuevos gastos. No obstante, ese aumento de costes se compensan con la disminucin de los transportes y produccin, ya que se mejora la eficiencia de ambos procesos. Coordinacin de la demanda y el suministro. Las empresas que tienen una produccin de carcter estacional y una demanda razonablemente constante suelen tener problemas de coordinacin entre la demanda y el suministro. Apoyo al proceso de produccin. El almacenamiento puede formar parte del proceso de produccin. La fabricacin de ciertos productos, como quesos, vinos o licores, requiere un perodo de almacenamiento para su maduracin. Apoyo al proceso de comercializacin. La comercializacin generalmente se ocupa de cundo y cmo estar disponible el producto en el mercado. El almacenamiento se emplea aqu para dar valor a un producto, de modo tal que si se almacena el mismo cerca del cliente, el tiempo de entrega disminuye. Esta mejora en el servicio al comprador puede generar un incremento de las ventas.

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PREGUNTAS DE REPASO.
1. Un fabricante de ropa deportiva para dama y caballero distribuir sus productos hechos en Hong Kong en mercados de Estados Unidos y Europa. Los principales puntos de venta sern pequeas tiendas minoristas y algunas tiendas departamentales. Sugiera varios diseos para manejar el procesamiento de los pedidos. Cules podran ser los costos y los beneficios relativos de cada uno?

2. Qu beneficios se obtienen al usar cdigos de barras y escneres para la entrada de pedidos frente a la codificacin de teclado en una base de datos de una computadora? Hay alguna desventaja?

3. En las siguientes situaciones, indique el efecto del tiempo de procesamiento de pedidos de: 1) procesamiento de prioridades; 2) procesamiento paralelo versus secuencial; 3) precisin en el llenado del pedido; 4) acumulacin de pedidos, y 5) consolidacin del flete en: a. Pacientes que buscan servicio en una clnica mdica. b. Compra de lminas de acero a un fabricante de acero, para usarlas en la fabricacin de la carrocera de automviles. c. Clientes que esperan en las filas a la hora de la comida en los restaurantes McDonalds. d. Un supermercado que solicita reaprovisionamiento de existencias para sus almacenes de suministros. 4. Al gerente de logstica de un fabricante de aparatos de televisin en Corea del Sur se le ha dado la responsabilidad de montar un sistema logstico de informacin para su compaa. Cmo contestara a sus siguientes preguntas?

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Tecnologa de la Informacin. a. Qu tipo de informacin necesito del sistema de informacin? De dnde la obtendra? b. Qu artculos en la base de datos de la informacin debera retener en la computadora para fcil acceso? Cmo debera manejar el resto? c. Qu tipos de problemas de toma de decisiones me ayudaran a manejar el sistema de informacin? d. Qu modelos para anlisis de datos seran los ms tiles para tratar con estos problemas? 5. Para las siguientes compaas, sugiera los tipos de datos que deberan reunirse para planificar y controlar sus cadenas de suministro: a. Un hospital. b. El gobierno de una ciudad. c. Un fabricante de llantas. d. Un minorista de mercanca general. e. Una empresa de extraccin de mineral. Para cada una, qu herramientas de anlisis de informacin cree que deberan incluirse en el sistema logstico de informacin? 6. Un fabricante de juguetes est planeando un programa de inventario administrado por el proveedor con uno de sus minoristas, Toys Us. Para operar dicho programa, qu informacin debera suministrar el minorista al fabricante de juguetes? Describa cmo se usar cada elemento de la informacin.

7. Comente el impacto que las reglas de prioridad del procesamiento de pedidos pueden tener en el tiempo total del procesamiento de pedidos. Bajo qu circunstancias preferira procesar los pedidos segn la regla de el primero

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Tecnologa de la Informacin. recibido-primero procesado (orden de antigedad) versus la regla del tiempo ms corto de procesamiento?

8. Suponga que trabaja para una compaa que vende piezas para reparacin automotriz y le ponen a cargo de desarrollar una estrategia de comercio electrnico. Se prepara una pgina Web para promover y proveer informacin sobre la lnea del producto y para aceptar pedidos en lnea. Cmo planeara el llenado de los pedidos? Es decir, procesamiento de pedidos, manejo de inventarios, almacenamiento, preparacin de los envos y reparto? Qu tecnologa de sistemas de informacin pudieran ser tiles para llevar a cabo estas actividades?

9. OMS, WMS y TMS conforman un sistema logstico de informacin (LIS). a. Describa los elementos de los datos y las herramientas de apoyo para la toma de decisiones que deberan estar en el LIS para: i) un minorista de comida rpida como Burger King o Pizza Hut: ii) un fabricante de automviles como General Motors, Toyota o Fiat, y iii) una organizacin de servicio, como la Cruz Roja. b. Para formar un LIS integrado, qu tipos de datos deberan compartirse entre OMS, WMS y TMS para formar un sistema logstico de informacin efectivo? 10. Un fabricante de cmaras digitales y otros equipos fotogrficos vende esos artculos a travs de una red de minoristas. Algunas plantas localizadas alrededor del mundo fabrican los productos que son enviados a los almacenes, donde los productos son mantenidos como inventario, utilizado para suministrar a los minoristas. Los productos se programan para ir a produccin basados en los pedidos de los almacenes. Los almacenes surten los productos basados en los pedidos anticipados de los minoristas. Los minoristas hacen nuevos pedidos para sus inventarios en tienda basados en las estimaciones de ventas para sus territorios locales. Se usan camiones para mover los productos a travs de la cadena de suministros (plantaalmacn-tienda del minorista). Cuando en el canal de suministros existen

incertidumbres, stas son resultado de estimaciones equivocadas, retrasos en el

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Tecnologa de la Informacin. transporte, cambios en la programacin de produccin, promociones no anticipadas de productos y recuento de inventario adecuado. Mediante internet y la pgina Web de la compaa, disee un sistema de solicitud que sea una alternativa para la valoracin actual de pedidos. Sugiera el tipo de informacin que cada miembro del canal debera suministrar, cmo deberan hacerse las tomas de decisiones de solicitudes, cmo se tienen que manejar las incertidumbres y qu ventajas generales podra tener una solicitud basada en la Web comparada con el sistema actual de pedidos.

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BIBLIOGRAFA

LIBRO: LOGSTICA Y ADMINISTRACIN DE LA CADENA DE SUMINISTROS, QUINTA EDICION, AUTOR: RONALD H. BALLOU; EDITORIAL: PEARSON.

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Logstica Administracin de la cadena de suministros Ronald H. Ballou Logstica. Administracin De La Cadena de Suministros. Ronald H. Ballou Pearson Prentice Hall 5ta edicin

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