Gestin de Procesos

Sesion 1- 4

Eddie Morris
emorris@esan.edu.pe Anexo 2316

Los cambios en las organizaciones

Orientacin al cliente/ciudadano Orientacin a procesos La empresa integrada Innovacin Anticipacin Integrarse a redes empresariales

Cuando la tasa de cambio externa excede a la de cambio interna.....el fin est cercano Jack Welch - General Electric

Los procesos en la situacin Actual

Complejos, redundantes,llenos de papeles No los conocemos por completo

El PROCESO Y SUS CARACTERSTICAS

Un proceso comprende un conjunto de actividades lgicamente relacionadas que producen un resultado final especfico para un cliente interno o externo.Ejemplo:Compras,Atencin de pedidos,Crditos Tiene un inicio y un fin que pueden trascender las rea funcionales El Proceso tiene clientes internos y externos Los clientes del proceso son las reas de la empresa, almacen, otros El proceso de compras tiene mtricas de Costo, Tiempo, Calidad y Servicio

Requisiciones

Cotizaciones

Generacin de la Orden de Compra

Seguimiento de la Orden de Compra

Proceso de Compras

El flujo del proceso

Proceso de Abastecimiento
Usuario Gerencia Compras Proveedor Almacn Contabilidad

Planificar el requerimiento

1
Solicitar el Producto

Aprobar solicitud

Consolidar SOLPEDs y elaborar el pedido

1
Aprobar el pedido

Enviar Orden de Compra

Fabricar el pedido

Recibir el pedido

Aceptar el pedido

Verificar documentacin

Los procesos son transversales

Entregar Cheque

Procedimiento
INGRESO DE DATOS ENTREGA DE PLANILAD A DM.VENTAS ENTREGA DE TARJETAS FICHAS A EMPR. DIGITADORA ARCHIVO DE FICHAS

CONFECCION DE REMESAS

DIGITACION DE FICHAS

RECOJO DE PRODUCCION

ENTREGA DE DISKETTE A SISTEMAS

ENTREGA DE REMESASFICHAS

VERIFICACION DE DISKETTE

REVISION

ACTUALIZACION DE BASE DE DATOS

CONSOLIDACION DE LA INFORMACION

REPORTE DE REMESAS

Definicin de Procesos

Business Process Management - BPM

El BPM - Business Process Management es un Enfoque Metodolgico, con tcnicas y software para modelar, analizar, simular y gestionar los Procesos del Negocio, asignando mtricas y metas para su monitorizacin . El BPM es la suma de rediseo de procesos, automatizacin de los procesos, herramientas del control y gestin, necesarias para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organizacin.

Malvinas

PROPANO BUTANOS DIESEL NAFTA VIRGEN

Lima

Refinera Pisco Ducto

Mercado Interno

GAS NATURAL

Definicin de los Macro Procesos

Definicin de los Procesos

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Definicin de Flujo de Datos

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El trabajo esta siendo reagrupado

Tarea A1

Tarea A2

Control

Verificar

Tarea A3

Tarea B

Tarea C

Tarea D

Tarea E

Tarea F

Tarea A

Tarea E

Tarea D

Control y verificacin por el encargado

Tarea F

Reingeniera de procesos

Rediseo radical de :
procesos de negocios

polticas, procedimientos, sistemas, estructuras organizacionales

Para obtener beneficios significativos para la empresa Se alcanzan mejoras espectaculares en las mtricas de calidad, costo, tiempo y servicio

Reingeniera de procesos
Porqu hacemos lo que estamos haciendo? Porqu lo hacemos de esa forma?

Revisin fundamental del proceso

No son cambios superficiales Reinventar el negocio
No son mejoras marginales Son saltos espectaculares en rendimiento

Rediseo radical

Espectacular

MTRICAS

Son elementos cuantificables que permiten medir la proceso en cuanto al nivel de logro del objetivo. Ejemplo:
N/P recibidas N/P atendidas Tiempo de ciclo de atencin. Cotizaciones recibidas O/C generadas

calidad del

INNOVACION DE PROCESOS

Introduccin de algo nuevo Niveles de cambio radicales Uso de tecnologas innovadoras La reingeniera es una parte del cambio radical Comprende nuevas estrategias, el rediseo del proceso y la implantacin del cambio

Habilitadores

Organizacin del equipo

Patrocinador

Lder Facilitador
asesor en reingeniera

Funcin 1

Funcin 2

Funcin 3

Sistemas y O&M

Los procesos en la empresa

P R O V E E D O R E S

B
C

C L I E N T E S F

Priorizar procesos
De acuerdo a los siguientes criterios:
Susceptibilidad al cambio Desempeo Impacto en la empresa Impacto en el cliente

Calificar de 1 a 5 1: Tiene poco impacto 5: Gran impacto

Ejemplo de Priorizacin

ATRIBUTOS / CRITERIO Impacto en la Empresa PROCESO Impacto en la estrategia Susceptibilidad al cambio Impacto en Costos Impacto en Clientes TOTAL

20%
Proceso de Comercializacin Proceso de Abastecimiento Proceso de Administracin de Equipos 3 3 5

10%
5

10%
4

30%
5

30%
5

100%
4.9

3.4

3.2

MATRIZ DE PRIORIZACIN
DONDE: 5= Gran Impacto 1= Tiene poco impacto

Ameba Organizacional
COMIT EJECUTIVO GERENCIA GENERAL

GERENCIA DE VENTAS

10

GERENCIA FINANZAS

GERENCIA DE LOGSTICA, DISTRIBUCIN Y SUCURSALES

GERENCIA PRODUCTOS INDUSTRIALES

GERENCIA MARKETING LICORES

GERENCIA MARKETING PERFUMERA

GERENCIA COMERCIO EXTERIOR

GERENCIA RECURSOS HUMANOS

GERENCIA SISTEMAS

JEFATURAS DE VENTAS

11 3

CRDITOS

TESORERA

CONTAB.

COMPRAS

CTRL. INV.

DISTRIBUCIN

SUC.

15 14 9

FIN

SALA DE VENTAS

RECEPCIN DE PEDIDOS

FUERZA DE VENTAS

ALMACN NODRIZA

ALMACN ATENCIN

ALMACN RECLAMOS

4 2 13 5 12 1 7 6
RECEPCIN ALMACENAJE Y EXTRACCIN REVISIN Y EMBALAJE

DESPACHO

CLIENTE
INICIO

Diagrama de Bloques

Gestin Comercial

Macroproceso

Captacin de Cliente

Entrega del Servicio

Proceso

Prospeccin

Desarrollo de Bases

Cierre

Validacin o/c

Distribucin Entrega de Trabajo del Servicio

Subprocesos

Identificacin de Clientes
Apertura de Orden Reordenar Informacin de stock Cambio de Orden Notificar Despachar Facturar Pago Notificar Recibo Reclamos Estados de Cuentas Compra Paga Devuelve Reintegro Deseo CONSUMIDOR ADULTO CONSUMIDOR INFANTIL

Juguete

COMPAIA DE JUGUETES ABC

CLIENTE

Reintegro Devuelve Pago Compra

Recibo

COLECCIONISTA

Cliente Distribuidor
Empaque atractivo Pocos defectos Apertura puntual de pedidos y complemente entregados a tiempo para la venta estacional

Consumidor adulto
Costos razonablemente bajos

Consumidor Infantil
Personajes populares

Coleccionista
Variedad
Diferencias perceptibles de ao a ao, pero no dentro del ao Detalles finos

50% margen de utilidad

Completar re-ordenes dentro de diez das Acceder a publicidad cooperativa

Disponibilidad en lugares Buena semejanza Resistente convenientes Seguridad

Durable

Clientes y Expectativas de los Clientes

Procedimientos engorrosos

Falta de polticas

Colas
Mayores costos
Prdida de horas- hombre

Trabajo
Seleccionar un proceso justificando dicha seleccin Diagrama de bloques Identificar los clientes internos/externos y sus expectativas Identificar los problemas principales del proceso

Business Process Management - BPM

El BPM - Business Process Management es un Enfoque Metodolgico, con tcnicas y software para modelar, analizar, simular y gestionar los Procesos del Negocio, asignando mtricas y metas para su monitorizacin . El BPM es la suma de rediseo de procesos, automatizacin de los procesos, Workflow, herramientas del control y gestin, necesarias para ayudar a mejorar la eficiencia y la eficacia de la organizacin.

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Definicin de los Macro Procesos

Definicin de los Procesos

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Definicin de Flujo de Datos

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Business Process Management - BPM

Orienta los esfuerzos para la optimizacin de los procesos de la empresa, en busca de la mejora, la eficiencia y eficacia por medio de la gestin sistmica de los mismos Los procesos deben ser modelados, automatizados, integrados, monitoreados y optimizados de forma contnua

BPM es una colaboracin entre personas del negocio y tecnlogospara fomentar procesos de negocio efectivos, giles y transparentes.BPM abarca personas, sistemas, funciones, negocios, clientes, proveedores.
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Definicin de los Macro Procesos

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Definicin de Flujo de Datos

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Mejoramiento continuo y Reingenieria de procesos

Metodologas de Rediseo de Procesos

PASO NO.0 Revisar la estrategia empresarial PASO NO.1 Identificar los objetivos impulsados por el cliente del proceso PASO NO.2 Hacer el mapa del proceso actual y medirlo

PASO No.3 Analizar y modificar el proceso actual

PASO No.4 Benchmark para innovar y proveer alternativas

PASO No.5 Diseo Social Diseo Tcnico

PASO No.6 Implantar el nuevo proceso

CAMBIOS organizacionales con el nuevo enfoque

Las unidades de trabajo Los trabajos Rol de los trabajadores Preparacin para el trabajo Medidas de rendimiento Los gerentes Estructura organizacional

Dptos. Funcionales Tareas Simples Controlados Entrenamiento Actividades Supervisores Menos Jerrquica

Equipo de proceso Multidimensionales Toman decisin Educacin Resultados Entrenadores Ms plana horizontal

La organizacin horizontal

Gerencia Superior

Lider del Procerso Equipo

Procesos Bsicos

Objetivos claves de desempeo

Reducir tiempo del ciclo

Generacin y cumplimiento de orden

Equipo Logstica integrada

Reducir costos

Investigacin Manufacturacin

Marketing

Finanzas Comercializacina

Equipo

Reducir tiempo de venta

Comprender las caracteristicas del proceso

Proceso DefinicinCrtico de los Macro Procesos

Procedimiento Crtico

Diagrama de Bloques

Diagrama de bloques
Ayuda a identificar las operaciones claves del proceso Requiere investigacin previa Comprender la totalidad del proceso Identificar los departamentos claves del proceso Permite identificar los lmites del proceso

Gestin Comercial

Captacin de Cliente

Entrega del Servicio

Diagrama de Bloques

Gestin Comercial

Macroproceso

Captacin de Cliente

Entrega del Servicio

Procesos

Subprocesos
Prospeccin Desarrollo de Bases Cierre Validacin o/c Distribucin Entrega de Trabajo del Servicio

SIPOC Diagram
Supplier(s) Inputs Process Outputs Customer(s)

Proveedor es del proceso (internos o externos)

Insumos del proceso: materiales, informacin, documentos, etc.

Resultados del proceso: materiales, informacin, documentos, etc. (con Valor Agregado)

Clientes del proceso (internos o externos

Diagrama de bloques del Proceso 35

Ejemplo: Diagrama de Bloques - Pesquera

36

Simbologa para el anlisis de procesos

PASO
Operacin Transporte

SIMBOLO DESCRIPCION
Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en forma directa al proceso Cualquier accin que desplaza informacin u objetos, incluyendo personas Retraso no programado de materiales, partes o productos. Cualquier tiempo de espera de las personas Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y autorizaciones Retraso programado de materiales, partes o productos

Demora (no programada) Inspeccin Almacenaje (demora programada) Retrabajo

Cualquier paso innecesario y repetido de operacin

Anlisis del proceso

SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
ACTIVIDADES/PASOS
TIPO DE ACTIVIDAD
VA CONTROL
PASO 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 ACTIVIDADES ELABORACION DEL PEDIDO ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA ESPERA REVISION DEL PEDIDO ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS VERIFICACION DE STOCK ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN VERIFICACION DE STOCK CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. ESPERA APROBACION DEL PEDIDO REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA TOTAL VA X X X X X X X X X X X X X X X X 4.25 1.00 1.00 0.50 0.50 0.50 8.00 0.50 8.00 0.25 0.25 0.50 1.00 0.25 2.00 2.00 26.50

CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)

OTROS (*)

TIEMPO EFECTIVO (**)

2.00

20.25

Proceso propuesto
CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO

PASO 1 2 3 4 5 6

ACTIVIDADES ELABORACION DEL PEDIDO JEFE INMEDIATO AUTORIZA PEDIDO ATENCION DEL PEDIDO POR ALMACEN PREPARACION DEL PEDIDO ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE CONFORMIDAD DEL AREA SOLICITANTE TOTAL

VA 0.25

CONTROL OTROS(*) EFECTIVO(**) 0.25 0.25 0.25 0.25 0.30 0.25 0.25 0.00 0.25 1.55 0.5

0.25 0.30 0.25

1.05

Proceso actual
Costo Calidad Tiempo Servicio $ 150 10% 26 Hrs 20 %

Proceso mejorado
Costo Calidad Tiempo Servicio $ 30 95 % 1.55 Hrs 100 %

Trabajo
Seleccionar un proceso justificando dicha seleccin Elaborar el Diagrama de bloques del proceso Identificar los clientes internos/externos y sus expectativas Identificar los problemas principales del proceso Elaborar diagramas del proceso y de procedimientos de la situacin actual

Caso: KODAK
1. Cul fue la accin inicial de Kodak en la bsqueda de una metodologa? Qu hizo bien y que no hizo bien en la definicin de su metodologa? 2. Qu aspectos del modelo de La Rueda de Cambio Global le parecen ms importantes? Hoy en dia qu otros elementos considerara en el modelo? 3. Investigue sobre metodologas de rediseo de procesos y elabore una comparacin entre ellas 4. Evalue el marco de referencia y sugiera algn replanteamiento de las actividades definidas para mejorar la metodologa