LA PLANEACION DE PRESUPUSTO

En la Bsqueda de estabilizar las actividades de las empresas pblicas y privadas se han venido desarrollando, desde finales del siglo pasado, normas y principios para administrar los esfuerzos colectivos y alcanzar mejores logros. Toda empresa, con o sin nimo de lucro, est siempre interesada en conseguir un fin determinado por unas metas y unos objetivos. Para poner en claro estos objetivos y metas se desarrollan unas mecnicas, unas tcnicas y unos fundamentos que integrados en una sola cosa dan por resultado lo que se conoce como presupuestos. Estos son la cuantificacin de un pronstico de acontecimientos futuros que no pueden preverse con exactitud, pero que la administracin moderna considera como una de las principales herramientas con que se cuenta para el manejo eficaz de los negocios. Planeacin: La idea central de la planificacin es la racionalidad; es necesario elegir racionalmente qu alternativas son mejores para la realizacin de los valores finales que sustenten dichos hombres, familias, gobiernos o empresas. Planificar implica, entonces reducir el nmero de alternativas que se presentan a la accin a unas pocas compatibles con los medios disponibles. Se ha definido la programacin como la seleccin cuidadosa de fines y medios apropiados para alcanzarlos. Antes de iniciar cualquier accin administrativa, es imprescindible determinar los resultados que pretende alcanzar el grupo social, as como las condiciones futuras y los elementos necesarios para que ste funcione eficazmente. Esto slo se puede lograr a travs de la planeacin. Carecer de estos fundamentos implica graves riesgos, desperdicio de esfuerzos y de recursos, y una administracin por dems fortuita e improvisada. Por estas razones es que la planeacin precede a las dems etapas del proceso administrativo, ya que planear implica hacer la eleccin de las decisiones ms adecuadas acerca de lo que se habr de realizar en el futuro. La planeacin establece las bases para determinar el elemento riesgo y minimizarlo. La eficiencia en la ejecucin depende en gran parte de una adecuada planeacin, y los buenos resultados no se logran por s mismos: es necesario planearlos con anterioridad. Presupuesto: Un presupuesto es un plan integrado y coordinado que se expresa en trminos financieros con respecto a las operaciones y recursos que forman parte de una empresa para un periodo determinado con el fin de lograr los objetivos fijados por la alta gerencia. Un presupuesto es un plan de accin dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y trminos financieros que debe cumplirse en determinado

tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organizacin. PLANEACIN DE PRESUPUESTOS: 1. CONCEPTO: Es la tcnica de planeacin y predeterminacin de cifras sobre las bases estadsticas y apreciaciones de hechos y fenmenos aleatorios. Refirindose al presupuesto como herramienta de la administracin, se le puede conceptuar, como: La estimacin programada, en forma sistemtica, de las condiciones de operacin y de los resultados a obtener por un organismo, en un periodo determinado". Podemos conceptualizar los presupuestos como el desarrollo y aceptacin de una serie de objetivos y metas, as como de la movilizacin eficiente de una organizacin para alcanzados. La presupuestacin es la base sobre la cual se fundamentan: la planeacin estratgica, la administracin participativa y la calidad total. Los presupuestos corresponden a un tipo de planificacin. Definamos a los presupuestos como una declaracin de resultados que se espera conseguir, expresados stos en trminos numricos. Extendiendo un poco ms esta definicin, podemos indicar que los presupuestos son planes de accin escritos, que muestran cmo se espera que se desarrollen las operaciones en un perodo futuro. EJEMPLOS: Supongamos que usted decide ir al cine con su seora, a un cine cntrico. Puede confeccionar un presupuesto para llevar a cabo esta actividad y alcanzar su objetivo. Este podra ser el siguiente: Pasaje de micro 2 entrada 100 gr. chocolate Pasaje de micro TOTAL $1,00 $5,00 de $3,50 $1,00 $10,50

Este presupuesto seala la forma en que usted ha planificado raptar $ 10,50. Otro ejemplo sera aquel que muestra los gastos mensuales en que incurre su esposa en alimentar a la familia.

Las empresas tambin desarrollan o elaboran presupuestos. Por ejemplo, un presupuesto de la empresa puede mostrar lo que sta espera y planea vender durante el prximo semestre, o durante el prximo ao, o en un perodo ms extenso, como un quinquenio. Tambin existen presupuestos que cubren materias tales como los gastos de publicidad, las horas de trabajo, las necesidades de caja. Por ejemplo, supongamos que la empresa de confecciones formada por el Centro de Madres a que nos hemos referido anteriormente elabora un presupuesto de ventas para cada trimestre, para un perodo de un ao. Este presupuesto podra tomar la siguiente forma: EMPRESA DE CONFECCIONES "ISABEL" PRESUPUESTO DE VENTAS DE CHOMBAS PARA 1975 Total Unidades Enero Febrero Marzo Total ler Trimestre 2 Trimestre junio) 100 100 100 300 (abril 300 Monto $4.200 $4.200 $4.200 $12.600 $12.600 $12.600 $12.600

3er Trimestre (julio- 300 sep.) 4 Trimestre dic.) (oct- 300

Total de Ventas del 1.200 Ao

$50.400

En general, podemos afirmar que los presupuestos -cualquiera sea el procedimiento empleado para su construccin constituyen una de las herramientas ms importantes para la direccin de una empresa. No slo porque expresan de una manera objetiva la conducta que pensamos desarrollar en un perodo futuro, sino tambin porque constituyen uno de los mecanismos de control ms importantes de que puede disponer el administrador. En este captulo trataremos en detalle el presupuesto como herramienta de planificacin.

QUE COMPRENDEN? * Unos objetivos generales de largo plazo. * Unas metas especficas a corto plazo. * Un plan financiero a largo plazo y elaborado en forma general. * Un plan financiero a corto plazo presentado en forma discriminada. * Unos informes de resultados, presentados peridicamente para las diferentes reas de acuerdo con las responsabilidades atribuidas. * Una accin de seguimiento y control permanente y continuo. 2. IMPORTANCIA DE LOS PRESUPUESTOS. La presupuestacin conlleva implcitamente a una integracin de gran cantidad de enfoques y tcnicas administrativas que pueden ser aprovechadas, tales como: Anlisis estadsticos (Mnimos cuadrados, correlacin y regresin, etc.), pronsticos de ventas, anlisis de flujo de caja, proyecciones de inversin y de capital, anlisis de costo - volumen, utilidad o punto de equilibrio, estudios de tiempos y movimientos y otros. Debido a su naturaleza, el rea de presupuestos est relacionada en las empresas con las de finanzas, administracin de personal, ventas, mercadotecnia y produccin. Es decir, se relaciona con todas las reas de una empresa. Los presupuestos se basan en el sistema contable para poder desarrollarse, debido a que: La contabilidad proporciona los datos histricos que sirven para analizar y proyectar el futuro. Los datos valorizados de un presupuesto se presentan en formatos contables. Los datos reales para el anlisis de las variaciones son suministrados en gran parte por la contabilidad de la empresa. Es conocido que las funciones administrativas son: Planeacin, organizacin, direccin, ejecucin y revisin o control. Dos de estas funciones estn consignadas en los presupuestos. La funcin Presupuestaria es esencialmente un proceso de planeacin y control. Estas se basan en la conviccin de que una administracin puede y debe controlar el futuro

de la empresa mediante la toma de una serie continua de decisiones bien concebidas. PROCESO DE PLANEACIN. Una de las etapas ms importantes del proceso administrativo es la planeacin y por tanto es obvia la necesidad de conocer previamente lo que pretende hacerse o alcanzarse como finalidad de la administracin. En las empresas modernas la plantacin ha ido adquiriendo una importancia preponderante como consecuencia de la necesidad de conocer con anticipacin la trayectoria que se podr, o deber seguir de acuerdo con las circunstancias en que se van a desempear las operaciones de la empresa. De sta manera, la planeacin que empez hacindose por perodos cortos, generalmente de un ao, se ha ido proyectando a plazos ms largos que abarcan tres, cinco y hasta diez aos. El proceso de planeacin es un proceso de toma de decisiones de orden superior. Las decisiones tomadas en el proceso de planeacin deben ser anticipadas, es decir se toman antes de la accin, e interrelacionadas (incluyen amplios grupos de seleccin interdependientes). De acuerdo con el tiempo se presentan dos tipos de planeacin en una empresa, a saber: Planeacin estratgica y planeacin tctica.
PLANEACIN ESTRATGICA. Es a largo plazo. Muestra las actividades de la

empresa en forma general y est encausada hacia unos objetivos generales: Permanencia, crecimiento, generacin de utilidades e impacto social.
PLANEACIN TCTICA. Es a corto plazo. Las actividades de la empresa se

presentan en forma discriminada y est encaminada hacia unas metas especficas y hacia los medios para alcanzadas.

Plan estratgico: Qu? Los pasos esbozados en el plan estratgico, algunas veces conocido como presupuesto a largo plazo, constituyen el que hacer de la empresa. Las acciones especificadas en el plan estratgico describen qu acciones debe emprender una compaa para alcanzar sus metas. Para ser efectivos, entonces, los planes estratgicos deben respaldar las metas de la compaa, no entrar en conflicto con stas. Las compaas hacen planes a largo plazo, de modo que se encuentren bien posicionadas para alcanzar sus metas y se beneficien a medida que llega el futuro. Por ejemplo, a Dow Chemicol Company le puede tomar cinco aos o ms construir unas instalaciones de produccin; entonces los gerentes de Dow deben prever la demanda del producto anticipadamente y con precisin, con el objetivo de construir a tiempo una planta de tamao apropiado para que produzca lo suficiente para satisfacer la demanda de los consumidores. El plan estratgico de una compaa tiende a tener objetivos que son cuantificables, y un marco de tiempo para lograrlos. Una compaa podra especificar, por ejemplo, que planea reemplazar sus cuatro instalaciones de produccin menos eficientes durante los prximos cinco aos, reducir las quejas de los clientes en 20% durante los prximos tres aos o incrementar la participacin en el mercado para su producto ms novedoso en 2 dentro de diez aos. Como usted puede observar, una empresa puede determinar con exactitud en qu momento cumple con todos estos objetivos. Despus de que una organizacin desarrolla un plan estratgico que especifica las acciones que adoptar para alcanzar sus metas, la compaa entonces decide cmo asignar sus recursos monetarios para implementar sus estrategias, y quin ser responsable por las actividades cotidianas de la empresa. Este paso en el pro ceso de planeacin corresponde a la preparacin de los presupuestos. Preparacin del presupuesto de capital: Cmo? El presupuesto de capital corresponde al cmo del proceso de planeacin. El presupuesto de capital es aquel que presenta a grandes rasgos la manera como una compaa pretende asignar sus recursos escasos durante un periodo de 5 aos, 10 aos o incluso ms tiempo.

El presupuesto de capital delinea los planes para la adquisicin y reposicin de activos costosos de larga vida como terrenos, edificaciones, maquinaria y equipo. Durante el proceso de presupuestacin de capital, las compaas deciden si deben comprar y qu bienes, cunto deben gastar y qu utilidad se podra generar partir de estos bienes. En resumen, las decisiones de presupuestacin de capital deben estimular el plan y las metas estratgicas de la empresa. Presupuesto de operaciones: Quin? Las compaas no slo deben presupuestar las actividades a largo plazo, tambin deben proyectar y presupuestar sus actividades cotidianas. El presupuesto relacionado con las operaciones rutinarias de la compaa en un futuro, de uno a cinco aos, se llama presupuesto de operaciones. Este presupuesto establece quin es responsable de las operaciones cotidianas de la organizacin; por esta razn, se identifica como el quin del proceso de planeacin. Un aspecto importante para comprender el proceso de planeacin es la interrelacin entre las metas, el plan estratgico, el presupuesto de capital y el presupuesto de operaciones. La grfica siguiente demuestra esta interrelacin. OBJETIVOS, METAS, ESTRATEGIAS Y PLANES DE UTILIDAD. La fijacin de objetivos empresariales representa el punto bsico de la toma de decisiones durante el proceso de planeacin. Los objetivos de una entidad son generales y a largo plazo. Las metas nos muestran los objetivos generales enfocados ms claramente a detallar explcitamente el lapso de tiempo para alcanzarlas, unas cifras cuantitativas y unas subdivisiones administrativas con asignacin de responsabilidades. El logro de los objetivos y metas radica bsicamente en el desarrollo de unas estrategias, las cuales nos especifican cmo hacer las cosas para alcanzar los objetivos y metas. Por ltimo, la parte ms detallada de la planeacin ocurre cuando la administracin operacionalisada los objetivos al desarrollar uno o ms planes financieros por responsabilidades, estructurados y cuantificados 3. OBJETIVOS DEL PLANEACION DE PRESUPUESTO: Los objetivos son Previsin, planeacin, organizacin, Coordinacin o integracin, Direccin y control. Por lo que, como a continuacin se cita un concepto general cada etapa del proceso Administrativo, para enseguida indicar los objetivos del presupuesto en esa etapa:

a) De Previsin Consiste en la determinacin de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, la investigacin y valoracin de cules sern las condiciones futuras en que dicho organismo habr de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de accin posible Disponer de lo conveniente para atender a tiempo las necesidades presumibles. Objetivo del Presupuesto: Tener anticipadamente todo lo necesario para la elaboracin y ejecucin del Presupuesto b) De Planeacin Consiste en la determinacin del curso concreto de accin que se habr de seguir fijando los principios que lo habrn de presidir y orientar. Camino a seguir con unificacin y sistematizacin de actividades por medio de las cuales se establecen objetivos de la Empresa necesarios para alcanzarlos. Objetivo del Presupuesto: Planificacin unificada y sistematizada de las posibles acciones, en concordancia con objetivos

c) De organizacin. Se refiere a la estructuracin tcnica, de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles, y actividades de los elementos materiales y humanos de una entidad, con el fin de lograr su mxima eficiencia dentro de los planes y objetivos sealados. La elaboracin de los presupuestos particulares para cada departamento, permiten apreciar si cada uno de ellos realiza las funciones establecidas, de esta manera lograr el completo engranaje de sus funciones totales, por la interdependencia departamental que debe existir. Objetivo del presupuesto: Adecuada, precisa y funcional estructura de la Entidad, utilizando en este caso El Presupuesto como elemento para modificar la estructura de la entidad en caso necesario.

d) De coordinacin o integracin. Consiste en dotar a la institucin de todos los procedimientos y medios necesarios de Desarrollo y mantenimiento armonioso de las actividades da la entidad, con el fin de evitar situaciones de desequilibrio entre las diferentes secciones que integran su organizacin. Objetivos del Presupuesto: Compaginacin estrecha y coordinada de todas y cada una de las secciones para que cumplan con los objetivos de la entidad. La influencia coordinadora de los presupuestos constituye una ayuda valiosa para lograr este equilibrio. e) De direccin. Consiste en la funcin ejecutiva para guiar, conducir vigilar inspeccionar y coordinar las acciones de cada miembro subordinado de la empresa, de acuerdo a lo planeado. Es una gua para la toma de decisiones programadas por los niveles ejecutivos. Objetivos del Presupuesto: Ayuda enorme en las polticas a seguir, tomas de decisiones y visin de conjunto as como auxilio correcto y con buenas bases para conducir y guiar a los subordinados. Es una valiosa herramienta puesto que por una parte permite delegar las decisiones programadas. f) De Control. Es la accin por medio de la cual se aprecia si los planes y objetivos se estn cumpliendo. Consiste en el establecimiento de sistemas que permitan medir los resultados actuales y pasados en relacin con los esperados, por medio de acciones controladoras que permitan establecer las desviaciones o variaciones ocurridas. Objetivo del Presupuesto: Comparacin a tiempo entre lo presupuestado y los resultados obtenidos, dando lugar a diferencias analizables y estudiadles, para hacer las correcciones, mejoras y formulaciones de nuevos planes para alcanzar un eficiente manejo empresarial.

4. Ventajas de planificacin de presupuesto: Una de las principales ventajas del presupuesto es que fuerza a la administracin a desarrollar planes especficos con relacin a los perodos de operaciones futuros, y luego a traducir estos planes en cifras que indican en forma fra los resultados que debemos lograr para cumplir con los objetivos. Una segunda ventaja es que entrega una vara de medicin para controlar la conducta desarrollada por la organizacin. Cuando comparamos la meta presupuestada con la actuacin real, podremos ver cul fue el resultado de la actividad, si se cumpli o no con las metas propuestas. Incluso, el presupuesto nos permite medir la actuacin individual de las personas que intervienen en el proceso. En resumen, las dos ventajas principales de los presupuestos son: 1) Conducen a la administracin a desarrollar planes coordinados y a fijarlos en un presupuesto. 2) ayudan al control de la actuacin de los empleados al mostrar las eficiencias y las ineficiencias. Tambin existe una tercera ventaja. Un presupuesto, para que sea efectivo, implica la aplicacin de buenas formas de organizacin. Exige, por ejemplo, una estructura de organizacin bien concebida, con una clara delegacin de autoridad sobre actividades y funciones especficas.

5. desventajas del presupuesto:

1.- Los presupuestos tienen un alto grado de subjetividad, debido a que siempre se prepararn de acuerdo con la visin que los encargados de prepararlos tengan sobre las diferentes variables del entorno que intervienen o que tienen injerencia en el mismo. 2.- Su implantacin es costosa y requiere tiempo, por lo cual los resultados que se deriven del mismo no son inmediatos; por esta razn, muchas empresas prefieren trabajar a la deriva y no enmarcan su actuacin financiera en un plan presupuestal.

3.- Requieren del compromiso de todos los estamentos de la empresa para que pueda funcionar, lo cual no siempre es posible. 4.- Algunos administradores los ven como una camisa de fuerza y se empean en cumplir las metas presupuestadas con exactitud; esta inflexibilidad no les permite explorar nuevas alternativas financieras u operacionales. 5.- En ltima instancia, se basa en estimaciones. 6.- El proceso de elaboracin que demanda resulta demasiado costoso. 7.- Ayuda pero no suple a la administracin. 8.- El tiempo que demanda su preparacin retrasa la consecucin de los fines deseados. 9.- Su elaboracin a menudo no considera la utilidad con que atribuye cada producto o lnea de productos. 10.- Cuando abarca un ao natural o fiscal es de escaso valor para evaluar las erogaciones mensuales, puesto que sus objetivos son anuales, mientras que el presupuesto anual se divide fcilmente entre doce meses. 11.- La utilidad presupuestada vara debido a las estimaciones de ingresos y costos y gastos estimados en comparacin con las reales, lo cual altera diversos renglones del estado de resultados presupuestado, al que se debe ajustar la ltima hora, lo que debilita un trabajo llevado a cabo detallada y cuidadosamente.

6. elementos 7. mtodo de planeacin:

La finalidad de Los mtodos de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. Estos mtodos tambin son conocidos como ciencia de la administracin e investigacin de operaciones. Estos primeramente se aplicaron en trminos militares y despus fueron usados por los administradores. Al planificar las distintas actividades de la empresa, es necesario, primordialmente, estudiar su situacin actual, la respuesta del mercado de que se dirige, el crecimiento y desarrollo que ha alcanzado y las oportunidades que el medio le ofrece. Los aspectos fundamentales de un proceso de planeacin son:

1.

Fijar

objetivos

metas

posibles

de

alcanzar;

2. Determinar cules son las actividades necesarias para llegar a cumplir con los objetivos; 3. Identificar cules son los medios necesarios para llevar a cabo las actividades previamente definidas; 4. Ubicar en el tiempo, las distintas actividades programadas.

5. Asignar a cada miembro del equipo de trabajo, responsabilidades especficas para cada actividad a desarrollar

La planificacin de presupuesto es:

coordinacin y organizacin.

planear, control, direccin,

ELAVORACION DE UN PRESUPUESTO: Para la elaboracin de presupuestos, es frecuente contemplar las siguientes etapas:

Inicio del proceso presupuestario Elaboracin de presupuestos por unidad de negocio (centro de beneficio, responsabilidad, coste, ) Negociaciones de consenso con cada unidad de negocio. Consolidacin de los diferentes presupuestos. Aprobacin del presupuesto consolidado Puesto en uso: Revisiones peridicas del presupuesto.

N. Etapa

Interrogantes o Cuestiones Quin inicia el proceso? Cundo y cmo se inicia el proceso? Cul es el papel de la direccin? Cul es el papel de los directivos de las unidades de negocio? Qu informacin se trasmite a cada responsable? Cules son los lineamientos generales para realizar el proceso?

1 Inicio

2 Elaboracin

Quin debe elaborar el presupuesto? Cul es el papel de la direccin? Qu criterios se deben seguir? Qu calendario est previsto para la elaboracin?

3 Negociacin 4 Consolidacin 5 Aprobacin

Quines intervienen? Qu criterios se deben seguir? Quin coordina este proceso? Qu mecanismos se utilizarn? Quines intervienen? Qu calendario est previsto para aprobacin? Qu mecanismos se utilizarn? Cundo y en qu circunstancias se debe revisar los presupuestos? Qu criterios se deben seguir?

6 Revisin

Algunos ejemplos de presupuestos son:

Presupuesto de una familia: 1.

Gastos bsicos mensuales: Alquiler de una casa: $2000 (dos mil pesos) Gasto de trasporte: $250 (doscientos cincuenta pesos) Educacin: $500 (quinientos pesos) Actividades extraescolares: $320 (trescientos veinte pesos) Telfono fijo, celular e internet: $460 (cuatrocientos sesenta pesos) Cobertura mdica: $2000 (dos mil pesos)

Total de Gastos bsicos: $5990 (cinco mil novecientos noventa pesos) 1.

Ingresos:

Alquiler de una propiedad: $ 3400 (tres mil cuatrocientos pesos) Ingresos de jefe de familia: $ 3050 (tres mil cincuenta pesos) Ingresos de jefa de familia: $2200 (dos mil doscientos pesos) Total de ingresos: $8650 (ocho mil seiscientos cincuenta pesos) Presupuesto de una empresa: 1.

Gastos administrativos por mes:

Alquiler de un espacio apropiado: $1000 (mil pesos) Sueldo del personal administrativo: $20.000 (veinte mil pesos) Seguros: $15.000 (quince mil pesos) Mantenimiento: $2000 (dos mil pesos) Materiales de trabajo: $150 (ciento cincuenta pesos) Total de gastos administrativos: $38.150 (treinta y ocho mil ciento cincuenta pesos) 1.

Ventas mensuales en el sector A:

Doscientas unidades de treinta y cinco pesos: $7000 (siete mil pesos) Quinientas unidades de diez pesos: $6000 (seis mil pesos) Ciento cincuenta unidades de doce pesos: $1800 (mil ochocientos pesos) Total de ventas mensuales A: $14.800 (catorce mil ochocientos) Ventas mensuales en el sector B: Cien unidades de diez pesos: $1000 (1000 pesos) Trescientas unidades de quince pesos: $4500 (cuatro mil quinientos pesos) Doscientas cincuenta unidades de cinco pesos: $1250 (mil doscientos cincuenta pesos) Total de ventas mensuales en el sector B: $6750 (seis mil setecientos cincuenta)

1.

EJEMPLO: