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Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req.
12/12/11 1 1 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 1
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 2 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 2.2 MISION GENERAL 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS GENERALES 2.5 ORGANIGRAMA GENERAL 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 3.1 ESTRATEGISA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.2 VALORES 3.3. POLITICAS INTERNAS DE COMPRAS 3.4 POLITICAS EXTERNAS DE COMPRAS 3.5 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.6 DESCRIPCION DE PUESTOS 3.6.1 JEFE DE COMPRAS 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR 3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES 4. FLUJO DE PROCESO DE ADQUISICION DE MATERIALES 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS 5.2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 2
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 3 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 5.3 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE MATERIALES 6. FORMATOS DE CONTROL 6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS 6.2 FORMATO SOLICITUD DE MATERIALES 1. INTRODUCCION La empresa FICTICIA dedicada a la transformacin de papel, y manufactura de material impreso, buscando su posicionamiento en el mercado como una empresa competente, rentable se enfoca al desarrollo y mejora continua de procedimientos que en apego a la organizacin, mejorar los procesos y que contemos con las evidencias necesarias para confirmar el buen desarrollo de nuestro proceso. Dentro de los valores comerciales nos enfocamos por el bienestar de nuestros colaboradores y un buen trato hacia nuestros proveedores, competidores y comunidad con la que estamos relacionados. No solo se busca la mejora continua del proceso establecido, buscamos una aportacin Social que permita mejorar nuestro entorno, apoyo a sectores vulnerables, y proveer de una seguridad social interna y externa de la organizacin. Nos apegamos a las normas gubernamentales, a las polticas de organismos internacionales, de leyes que rigen el comercio, las normas ecolgicas y de seguridad industrias as como el cumplimiento a nuestras obligaciones fiscales. Todos nuestros colabores reciben una pltica de induccin, una adhesin a nuestro cdigo de tica y conducta comercial, adems de fomentar el trabajo con valores de manera diaria, porque estamos convencidos que los valores es la fortaleza de una organizacin y esto permite el sano desarrollo de sus integrantes, un ambiente de trabajo armnico y respeto entre todo nuestro personal. 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA NOMBRES NACIONALIDAD FUNDACION FICTICIA MEXICANA 14 DE MARZO DEL 2000
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Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 4 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REPRESENTANTE LEGAL. RFC GIRO REGISTRO IMSS CAMARA DE COMERCIO CONFEDERACION DE PAPELEROS DIRECCION. TELEFONO. PAG WEB. UBICACIN DE PLANTA DE PRODUCCION CELULOSA Y PAPEL Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica LIC. AUTORIZO Director de Finanzas. 2.1. 2.2. ANTECEDENTES HISTORICOS MISION GENERAL Ofrecer las mejores alternativas en impresiones con altos estndares de calidad, cumpliendo con los requerimientos sociales, gubernamentales, que se exigen, mejorando los tiempos productivos bajo un ambiente de respeto, fomentando el cumplimiento a cada compromiso adquirido. 2.3. VISION Para el 2015 colocar una planta de produccin en la zona norte del Pas, y apertura de oficinas en el sur del pas, para expandir el mercado a Latinoamrica y el Caribe. Manteniendo una competencia sana y respeto por nuestros competidores, logrando la certificacin de EMPRESA SOCIALMENTE RESPONSABLE. 2.4. OBJETIVOS GENERALES Incrementar las ventas obteniendo para diciembre del 2012 venta superior a los $. Reducir desperdicio y costos de no calidad inferior al 0.0002% sobre factura emitida por trimestre. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras
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Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 5 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Incrementar Utilidad, haciendo eficientes los procesos de compras, produccin, distribucin, de un 10% sobre presupuesto mensual por departamento. 2.5. ORGANIGRAMA GENERAL DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE RH DIRECTOR DE INFORMATICA Y SISTEMAS DIRECTOR DE PRODUCCION DIRECTOR DE VENTAS DIRECTOR DE FINANZAS GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Abastecer a la lnea de produccin con insumos de calidad y precios acorde a la reduccin de costos de
produccin, para elevar la utilidad Realizar contratos con nuestros proveedores donde se establezcan los tiempos de entrega, condiciones de empaque, tiempos de entrega, y tiempo de pagos. Desarrollar a proveedores nacionales en apego a los requerimientos de la Norma ISO-9000 2000, en coordinacin con el departamento de Control de Calidad, Materiales y Produccin. Reducir el tiempo de proceso para requisita material apoyando al departamento emisor. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 5
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 6 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.1. REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. ESTRATEGIAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Suministrar en tiempo, forma y con las especificaciones correctas la demanda de materia prima para el departamento de produccin Proporcionar el equipo de seguridad adecuado y solicitado por las autoridades correspondientes para seguridad de nuestro personal. Realizar cada tres meses los anlisis de proveedores correspondientes a fin de conseguir los mejores precios posibles sin sacrificar calidad. En la medida que se incrementara la produccin, aumentara el suministro de materia prima en produccin. Esto incrementara el volumen de compras y se podrn negociar mayores descuentos y tiempos ms prolongados de crdito. VALORES. Dirigirnos de forma y con lenguaje cordial con compaeros y proveedores Cumplir con la poltica interna de trabajo, establecidas en la poltica comercial de la empresa. Cumplir con las polticas internas del departamento de compras. Hacer de nuestros actos ejemplo a seguir Actuar y decir la verdad Administrar los recursos en beneficio de la empresa y nunca del beneficio personal. Cumplir con lo que aceptamos a realizar. Entregar informacin, resultados en tiempo y forma Realizar las funciones que marca nuestra descripcin de puesto. Participar en la solucin de problemas que nazcan a raz del servicio prestado por el departamento de Compras aun cuando este nazca de nuestros proveedores o cliente internos Asumir las consecuencias de nuestros actos. Manejar la informacin confidencial de forma discreta. No divulgar informacin interna hacia nuestros proveedores. El flujo de caja, estados de cuenta, presupuestos son informacin confidencial, compartida con la direccin de finanzas. Apoyar en acciones con cargas del departamento. Compartir informacin de las negociaciones realizadas 3.2.
RESPETO HONESTIDAD COMPROMISO RESPONSABILIDAD CONFIDENCIALIDAD TRABAJO EN EQUIPO Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 6
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 7 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Compartir problemas y encontrar soluciones en conjunto con retroalimentacin Aportar ideas de mejora, crticas constructivas en un ambiente de respeto. Motivar a compaeros para el desarrollo de planes y acciones que mejoren el rendimiento colectivo. Cumplir en tiempo y forma de cada accin realizada. Atender a los compromisos y citas con proveedores Tomar accin para el cumplimiento de nuestros proveedores. PUNTUALIDAD 3.3. POLITICAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1. Los contratos celebrados entre FICTICIA y sus proveedores deber de ser revisado por el departamento Jurdico antes de celebrar la firma de contratos. 2. Las condiciones de pagos deben establecerse en tiempo mayor de 30 das 3. Las condiciones de entrega de Insumos y materia prima deber ser en la planta de produccin dentro de los horarios de las 7 hrs a las 18 hrs. Y solo en casos urgentes se puede ampliar el horario, estas incidencias no deben de presentarse ms de 2 veces al mes. Y es responsabilidad del Jefe de Compras su autorizacin y realizar acciones correctivas. 4. Los compradores debern establecer que las compras sean bajo los INCONTEM DAT, DDP, DDU 5. El personal del departamento deber de ser bilinge con dominio del Idioma Ingles al 100% hablado y escrito. 6. No se realizara el pedido si la requisicin de compras no cuenta con las firmas necesarias para su autorizacin 7. Las requisiciones sern atendidas de acuerdo al orden de llegada. 8. Las ordenes de compras se colocaran de acuerdo a: Para Materias Primas, accesorios, papelera, cafetera, uniformes, consumibles, solo a los
proveedores registrados. - Para accesorios, equipos, o servicios fuera de catlogos ser colocada con el proveedor que tenga el mejor precio, de acurdo a la descripcin y calidad que detalle el solicitante en la requisicin. 9. A todos los proveedores de equipo, mantenimiento de edificio, se les solicitara una garanta de 1 aos por el equipo y servicio prestado. 10. La gestin interna del proceso invariablemente ser realizada mediante la automatizacin Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 7
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 8 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.4. REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. POLITICAS EXTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1. No se puede intercambiar informacin de los proyectos de produccin de la empresa 2. No se pueden aceptar regalos, dadivas de forma personal por ningn integrante del departamento de compras. 3. No se aceptan pagos, de gastos para asistir a alguna junta o cierre con proveedores. 4. El gerente de compras es el nico que realizara convenios de compras cuyos contratos tengan beneficios para la empresa. 5. Todos los acuerdos con proveedores que no impliquen un costo superior a $100000 (cien mil pesos) se celebraran en las instalaciones, y pueden ser firmadas por el Jefe de Compras. 6. Los contratos celebrados con transportistas, mensajeros, debern contar con respaldo y seguro a cuenta del transportista. 7. Se deber vigilar y estar actualizada la informacin emitida por la cmara de comercio, las secretarias de: Hacienda, economa, ecologa, para cumplir con nuevas disposiciones. 8. Se dar a conocer las condiciones, de embalaje y empaque de los insumos a recibir, as como la informacin que deber proporcionar el transportista para poder ingresar a las instalaciones. 9. El transportista o mensajero que entregue el producto deber proporcionar copia de la factura, copia de la orden de compras. Para que sea sellada en el departamento de recepcin de materiales Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 8
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 9 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.5. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE FINANAZAS GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA JEFE DE COMPRAS JEFE DE LOGISTICA INTERNACIONALES COMPRADOR JUNIOR 3.6. DESCRIPCION DE PUESTOS Establecer funciones y responsabilidades para cumplir los objetivos fomentando los valores en cada accin asignada Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 9
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 10 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.6.1. JEFE DE COMPRAS. DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA JEFE DE COMPRAS REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras que se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener procesos que afecten los intereses de la empresa, y en representacin de ella firmar acuerdos comerciales. Cumplir los objetivos que la direccin dicte siguiendo las polticas internas y externas del departamento Evaluar al personal subordinado bajo los principios de Retroalimentacin, Orientacin y Respeto. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Supervisar el apego y actualizacin de los procedimientos del sistema ISO-9000-2000 2. Trabajar conjuntamente con el departamento Jurdico, en la redaccin, revisin y autorizacin de contratos comerciales. 3. Establecer polticas internas y externas que faciliten la transparencia en las negociaciones propias del departamento. 4. Supervisar la actualizacin de la informacin en el sistema, como son status de requisiciones, rdenes de compras, presupuesto por departamento, cuentas por pagar. 5. Supervisar las tareas y funciones del personal subordinado 6. Realizar evaluaciones mensuales de los resultados obtenidos, realizando estrategias que permitan el logro de objetivos trimestrales 7. Participacin en la junta de FORSCAR (pronostico de ventas) realizando estimado de compras y costos de materiales. 8. Resolver controversias y diferencias que existan entre el departamento y clientes internos y externos. 9. Asistir con proveedores en convenios de
contratos semestrales, anuales y quinquenales. 10. Autorizar compras en dlares, evaluando el valor de la moneda y tasas de cambio acordadas. Siendo esta fijadas al momento de la contratacin. 11. Supervisar que sus subordinados cumplan con las medidas de seguridad e higiene impuestas por la empresa as como el reglamento interno de trabajo. 12. Participar en comits y juntas de proyectos que desarrolle la empresa. 13. Proveer a sus subordinados de capacitacin, orientacin, propiciando la mejora continua bajo un ambiente de respeto y cordialidad. 14. Realizar cualquier funcin que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 35 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3Motivador con filosofa ganar/ganar 3-Couching 3-Experiencia de 3 aos en puestos 4Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de contratos de compra-venta Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 10
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 11 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ROSA AVILA COMPRADOR JUNIOR OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: JEFE DE COMPRAS DIRECCION: FINANZAS COMPRADOR JUNIOR REVISO: AUTORIZO: LIC. ADRIANA FLORES LIC. CARMEN HERNANDEZ JEFE DE COMPRAS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ABASTECER A LA EMPRESA CON PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD EN TIEMPO Y FORMA CORRESPONDIENTES AL CONVENIO COMERCIAL FUNCIONES GENERALES. Colocar ordenes de compras con proveedores de bienes y servicios que estn calificados como proveedor confiable, por el compromiso a cumplir nuestros requerimientos Negociar con proveedores, las condiciones de pagos, descuentos y entregas buscando aumentar la utilidad en la reduccin de costos de compras, o costo de materia prima. Evitar que las lneas de produccin se detengan por falta de abasto o problemas ocasionados por la calidad de los materiales. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las polticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y proteccin civil que se le asigne 4. Evaluar a los proveedores en conjunto con el departamento de Calidad, Produccin y Finanzas 5. Tomar decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el abastecimiento oportuno asesorando al solicitante, para la entrega oportuna en tiempo y forma 7. Exigir la atencin del proveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, ordenes de compras generadas - entrada de material - devoluciones y rechazos de materiales - cuentas por pagar - notas de crdito recibidas. 9. Tomar acciones en la
solucin de problemas de entrega, o requisicin de material 10. Informar a los solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de informacin. 11. Participar en las juntas diarias de produccin, informando los tiempos de entrega del material. 12. Realizar cualquier funcin que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 25 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3- toma de decisiones 3-Couching 3-Experiencia de 3 aos en puestos 4Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de contratos de compra-venta 6- Confiabilidad. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 11
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 12 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras internacionales que se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener requisiciones que no cuentan con la informacin necesaria para realizar la compra de importacin. Proporcionara informacin del valor real del producto tomando en cuenta tasas de cambios y movimiento de mercados internacionales. Realizara monitoreo del curso del material desde la colocacin de orden de compra hasta la llegada a las instalaciones, verificando la documentacin, impedimentos y permisos. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las polticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y proteccin civil que se le asigne 4. Mantenerse en contacto con proveedores internacionales y agentes aduanales. Po wi fi y videoconferencias segn sea el caso y necesidades para confirmar la informacin del pedido. 5. Tomar decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el trayecto del material, hasta la llegada en las instalaciones y servicios contratados 7. Exigir la atencin del proveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, - ordenes de compras generadas - entrada de
material - devoluciones y rechazos de materiales - cuentas por pagar - notas de crdito recibidas. 9. Asesorar a los solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de informacin, para la colocacin de la requisicin 10. Actualizar la informacin del status de rdenes de compra internacional para el Comprador Junior, y esta sea trasmitida en la junta diaria de produccin. 11. Realizar cualquier funcin que su jefe le asigne. PERFIL DEL PUESTO CONOCIMIENTOS 1-Lic. En administracin o contabilidad 2dominio del idioma ingles a un 100% hablado y escrito con certificado Tolf Alemn en un 80% hablado y escrito. 3-Experiencia de 3 aos en puestos similares. 4-Dominio de contratos de compra-venta Sexo: indistinto HABILIDADES 1-De negociacin 2-Administrar por objetivos 3-Motivador con filosofa ganar/ganar 4-Liderzgo 5- Saber delegar Edad: mayor de 25 ACTITUDES. 1-Gusto por negociar 2-Inteligencia Emocional 3Couching 4- Empowermen 5-Manejo de estrs Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 12
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 13 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 4. FLUJO DE PROCESO ADQUISICION DE MATERIALES. FLUJO PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES. SOLICITANTE AUTORIZACION PROCESO DE COMPRAS RECEPCION DE MATERIAL ALMACEN. COMPRADOR: Recibe la requisicin y realiza la orden de compra, Recibo de materiales. Recibe el material Emite requisicin de compras en base a faltantes de insumos y materiales NO El jefe del departamento Evala la requisicin Y las fechas para La entrega y autoriza Realiza la orden de compra y da de alta En el sistema Verifica la Documentacin
NO SI SOLICITANTE. Cualquier material diferente a insumos y materia prima, deber levantar requisicin CONTABILIDAD. Asigna el nmero de cuenta del cargo o gasto asignndolo a pronsticos del presupuesto departamental Devuelve al proveedor SI Registra en el sistema Y genera la entrada DOCUMENTOS: Inventario semanal Folletos tcnicos Catalogo de insumos Lista de artculos DOCUMENTOS: Catalogo de cuentas Presupuesto departamental de gastos Cargo a rdenes de produccin DOCUMENTOS: Sistema electrnico. Ordenes de compras Status de requisiciones. DOCUMENTOS. Internas: Sistema electrnico orden de compras. Registro de entradas. Externas: Copia de orden de compra Copia de factura o remisin Impedimentos. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 13
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 14 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Sirven para detallar las acciones de cada operacin que puede repercutir en el resultado de los objetivos, su funcin es prever cualquier falla que puede tener el flujo de informacin y las responsabilidades que cada persona debe asumir para concluir con una accin en beneficio de la empresa misma 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS PROCEDIMIENTO OPERATIVO REQUISICION DE COMPRAS. Establecer las acciones para la realizacin de requisicin de compras con las condiciones necesarias para su aprobacin. OBJETIVO : ANTECEDENTES: La recisin de compra es el documento que da aviso al departamento de compras del material a cotizar y requisita de acuerdo con las polticas de la empresa, este documento permite la descripcin del material y registro de cdigo de inventario si se trata de materia prima o insumos. Todos los empleados de la empresa estn facultados para realizar requisiciones, pero el filtro es la autorizacin del jefe del departamento quien est facultado a pedir los respaldos necesarios que justifiquen la compra. El departamento de compras puede asesorar de forma directa en cmo llenar la requisicin, cuando se trate de equipos, maquinaria o elementos de primera ocasin o importacin. DESCRIPCION SOLICITAR MATERIAL 1,Se verifican existencias de forma semanal con inventario del almacn de insumos, identificando los materiales que se encuentran en su stock mnimo 2.Se enlistan los insumos por categora y proveedor asignado segn el catalogo de
insumos para produccin 3.Se solicita material registrado en la lista de artculos, de acurdo a las necesidades del departamento y calendario proporcionado por compras para las adquisiciones ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. (sistema electrnico de control de inventarios) RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTANTO Requisicin de compras FO 0001 Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 14
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 15 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 4,Compras actualizara los calendarios para la recepcin de requisiciones de compras de los artculos en catalogo. Siendo actualmente las siguientes das: 5 de cada mes Papelera, material de oficina y computo 12 de cada mes primeros auxilios y equipo de seguridad. 20 de cada mes cafetera. 15 de los meses Febrero y junio uniformes. 5.Para los materiales no incluidos en los catlogos deber anexarse folleto del proveedor selecciona y especificaciones tcnicas descritas ampliamente 6.Datos indispensables que debe proporcionar el solicitante en la requisicin de compras electrnica. -departamento descripcin completa y detallada no usar el nombre comercial, este se puede poner en las observaciones -cdigo del material segn la lista de artculos. - costo unitario - cantidad la fecha en la que se requiere el material 7.Si el material ser ocupado en una orden de produccin deber registrarse el numero de orden de produccin asignada para el traspaso del cargo 8.El jefe de cada departamento es responsable de cuidar los gastos de su departamento y por ello de vigilar que las compras solicitadas sean necesarias. Y no rebase el presupuesto anual fijado. Por ello es quien autoriza las solicitudes generadas en su departamento, en su ausencia lo puede hacer el Gerente de rea 9.El sistema traslada la requisicin al departamento de contabilidad donde deber confirmar los cdigos y cuenta contable que asigno el programa, el es el nico autorizado para modificar cuentas contables. El costo lo reserva del flujo de caja para evitar retrasos en los pagos y la Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. Actualizacin de este procedimiento COMPRADOR JUNIOR Requisicin de compras FO 0001 SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO Manual o folleto tcnico con descripcin del material a comprar. SOLICITANTE.
Requisicin de compras electrnica FO 0001 SOLICITANTE Requisicin de compras electrnica FO 0001 JEFE DEL DEPARTAMENTO Y GERENTE DE AREA Requisicin de compras electrnica FO 0001 Presupuesto anual de gastos CONTADOR SIOR. Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de cuentas COI. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 15
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 16 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra falta de liquidez. 10.Cuando contabilidad libera la requisicin llega en forma automtica al servidor de compras donde los compradores separan las requisiciones por tipo de compra y material. Dando prioridad a todas aquellas que tengan una orden de produccin asignada. Despus a las que corresponde a produccin, compras internacionales, y requisiciones de primera ocasin. Las compras de lista de artculos se agrupan para la compra por volumen una vez al mes. 11.Para las compras de primera ocasin el comprador deber investigar y cotizar con 3 proveedores, recabando la informacin que le permita elegir al adecuado, por calidad, tiempo de entrega y costo. 12.Cuando ya se tienen la respuesta de los proveedores se levanta la orden de compra y se actualiza por partidas el status de la requisicin electrnica Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de insumos Lista de artculos Catalogo de proveedores. (todos en sistema electrnico) COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMPRADOR JUNIOR COMPRADOR SIOR Requisicin de compra electrnica Carta Cotizaciones Presupuesto de proveedores Requisicin de compras electrnica. Orden de compra electrnica. 5.2. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Instruir de los requerimientos mnimos a cumplir por los diferentes departamentos en la emisin y manejo de la orden de compra. Siendo este el contrato de compra- venta que celebramos con los proveedores OBJETIVO : ANTECEDENTES: Se necesita difundir la importancia y el valor administrativo que representa la orden de compra, donde se detallan las condiciones y caractersticas del material adquirido. Su empaque embalaje, transporte, fecha y lugar de entrega, as mismo como las condiciones que debe cumplir el material para su recepcin. La descripcin detallada con propiedad para evitar errores de interpretacin, los cdigos asignados y las cuentas que llevaran el cargo. DESCRIPCION 1.Se levanta la orden de compra con los datos siguientes. Solicitante: nombre, departamento, cuenta RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR COMPRADOR JUNIOR Orden de compra electrnica. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 16
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 17 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra contable. Proveedor: nombre, direccin, RFC, telfono, contacto, tipo de transporte, condicin de traslado, condiciones de pago. Material, por cada partida cdigo, descripcin, cantidad solicitada, presentacin, costo unitario y total a pagar, desglose del iva. Suma de totales 2.Se enva la orden de compra al proveedor, obteniendo firma electrnica de aceptacin 3.Se libera la orden de compra para que el rea de recibo de materiales la tenga en forma visible y verifique la informacin al momento de recibir el material. 4.se revisan los documentos: copia de factura, impedimentos, y estos deben ser iguales a los registrados en la orden de compra en saldos, descripcin e identificacin del proveedor para el material 5.Al momento de recibir el material se tiene que verificar fsicamente la descripcin y esta debe de corresponder con la orden de compra en caso contrario no se recibe el material y se devuelven los documentos al transportista, avisando inmediatamente al comprador 6.Cuando el material es recibido se registra la entrada misma que libera la orden de compra como recibida al departamento de cuentas por pagar 7.Da seguimiento al cumplimiento de pagos a proveedores, tomando acciones para evitar retrasos, escalando las jerarquas cuando sea necesario. Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES AUTORIZO Director de Finanzas. COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Orden de compra electrnica Orden de compra electrnica ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES
Copia de orden de compra Copia factura del proveedor Identificacin del transportista Impedimentos aduanales. ENGARGADO DE RECIBO DE MATERIALES Orden de compra electrnica ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES Orden de compra electrnica Entrada de material COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Pendientes en cuentas por pagar (reporte del sistema electrnico) 5.3 PROCEDIMIENTO MANEJO DE MATERIALES PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANEJO DE MATERIALES Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 17
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 18 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra OBJETIVO : ANTECEDENTES: Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. Dar a conocer el flujo que tienen el movimiento de materiales desde su recepcin a las instalaciones hasta la devolucin del proceso. Esto implica control de inventarios. El manejo de materiales requiere de controles fsicos, estadstico, porque es un activo de la empresa y se debe de valorar con el costo que implica para el proceso de produccin, as como las ventajas en el eficiente requerimiento de materiales, su almacenaje y resguardo en condiciones propias para evitar desperdicio. DESCRIPCION 1.Cuando el rea de recibo de materiales libera la entrada de este, se da aviso al usuario para que pase a recoger su material, todo el insumo y material para produccin se debe dar de alta al almacn y este es el encargado de surtirlo despus, nadie puede disponer de este tipo de material sin autorizacin del almacn. 2. El almacenista recoge el material y lo traslada al almacn u rea de produccin que este en espera de el. Verificando la cantidad que recoge, la identificacin individual y las condiciones de embalaje. 3.Registra la entrada en el sistema de inventarios, confirmando que se registro es correcto, y que la actualizacin de las cantidades corresponda al fsico 4.Ordena el material de acurdo al sistema PEPS, y en orden de almacenamiento A.B.C, 5.Las diferentes reas de produccin solicitan material usando un vale de salida de material donde deben especificar la orden de produccin a la que se asigna el material solicitado. 6.Cuando se concluye un proceso el rea de produccin hace devoluciones de material sobrante en condiciones de uso, registrando la cantidad de vuelta, descripcin, y orden de produccin donde se uso. 7.Cuando un producto o insumo no cumple con la calidad requerida el material se RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR
RESIBO DE MATERIALES ALMACENISTA Entrada de material FO 002 ALMACENISTA ALMACENISTA Control de inventarios Sistema electrnico. ALMACENISTA PERSONAL DE PRODUCCION Vale de salida de almacn. PERSONAL DE PRODUCCION Vale de devolucin al almacn Reporte de rechazo y queja. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 18
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 19 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra devuelve al almacn con una acta de rechazo esta se llena a mano indicando las condiciones que no cumpli el material, nombre de la persona que realiza el rechazo, y daos ocasionados en el proceso como puede ser tiempo, material desperdiciado, re trabajo, hrs. Maquina 8.Cuando el almacn recibe material rechazado debe identificar lote recibido emplayado y con una etiqueta de cuarentena y rechazo para evitar que se surta mas material, con el mismo formato de reporte de rechazo y queja, informa al departamento de compras, complementando la informacin con los datos de entrada y existencia actual del producto, y cantidad pendiente para produccin. 9.El Comprador contacta con el representante del proveedor, estableciendo prioridad en el reemplazamiento del material, es conveniente informar que cantidad sera el mnimo a recibir para no afectar a produccin. Exigiendo una solucin inmediata. 10.El comprador verificara de forma personal que el proveedor cumpla con lo requerido, deteniendo su proceso de pago, recepcin de nota de crdito o cambio fsico del producto. 11.Calidad y el Jefe de produccin asesoran al comprador en las condiciones del material, uso e incumplimiento evalan el desempeo y atencin del proveedor el cual pone en riesgo su calificacin como proveedor confiable. 12.aun cuando el proveedor remplace el material se deber exigir una nota de crdito por los daos generados. 13.las existencia se controlan con inventarios fsicos semanales identificado oportunidades de mejora, y el departamento de Contabilidad levanta inventario fsico mensual para corroborar la informacin del sistema Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica SUPERVISOR DE PRODUCCION AUTORIZO Director de Finanzas. Vale de devolucin al almacn. Reporte de rechazo y queja ALMACENISTA
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Orden de compra electrnica Reporte de rechazo y queja. COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica INSPECTOR DE CALIDAD SUPERVISOR DE PRODUCCION Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DE ALMACEN CONTADOR Nota de crdito emitida por el proveedor. Marbetes Cierre mensual contable. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 19
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 20 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 6. FORMATOS DE CONTROL Se muestran los formatos de uso continuo los cuales tienen acceso a los clientes internos del departamento de compras. 6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS. REQUISICION DE COMPRAS NOMBRE DEL SOLICITANTE DEPARTAMENTO OFICINA CANTIDAD PARTIDA CODIGO DESCRIPCION UNIDAD COSTO U SOLICITADA TOTAL FECHA REQUISICION SE NECESITA PARA: ATUROIZACIONES SUBTOTAL IVA TOTAL JEFE DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD FECHA DE RECEPCION EN COMPRAS. El formato es similar al del sistema donde el usuario solo debe digitar la informacin sombreada, esto aplica para los materiales codificados. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 20
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 21 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. En caso que el usuario requiera otro formato que le permita colocar la descripcin por no existir cdigo el sistema le solicita la informacin material con cdigo o sin cdigo, y captura toda la informacin Las autorizaciones son va intranet al recibir el aviso de una requisicin pendiente de revisar. Autoriza y pasa al siguiente departamento. En compras se registra de forma automtica. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 21
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 22 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 6.2 FORMATO SOLICITUD Y REGISTO DE SALIDA DE MATERIAL SOLICITUD Y REGISTRO DE SALIDA DE MATERIAL DEPARTAMENTO FECHA HORA REC. ALMACEN. CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD SURTIDA DESCRIPCION ORDEN DE PRODUCCION CODIGO SUPERVISOR EN TURNO SE SURTE POR HORA DE ABASTECIMIENTO Para ser surtido se necesita la firma del supervisor del rea solicitante, quien debe de confirmar la orden de produccin asignada, y la cantidad pedida. 7. ANEXOS. Son tablas diseadas para difundir la informacin a los departamentos involucrados y esta esta formada en conjunto con los departamentos de Produccin, Contabilidad, Compras. 7.1 CATALOGO DE INSUMOS Uso de produccin, almacn, contabilidad y compras, esta es la base de datos para solicitar insumos recurrentes demandados por los distintos departamentos de produccin. 7.2 LISTA DE ARTICULOS Manual de procedimientos
Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 22
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 23 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Se enumeran los diferentes materiales de uso y consumo de los departamentos administrativos, y operativos los cuales no van agregados a costos de produccin, y se quedan registrados como gastos administrativos obedeciendo un presupuesto por departamento asignado de forma mensual. 7.3 PROGRAMA ANUAL DE INSUMOS Este programa se obtiene de los estimados y graficas de ventas, ponderando los datos con los costos actuales de los materiales, este registro ayuda a clarificar los costos de produccin. Y planeacin de flujo de efectivo. 7.4 PRESUPUESTO POR DEPARTAMENTO Es la asignacin de capital para el uso y abastecimiento de artculos a los departamentos administrativos, para mantener las operaciones diarias. Y este presupuesto es autorizado en base a su consumo, nmero de personas y necesidad de lo artculos. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 23Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 1
MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. MANUAL ORGANIZACIONAL Y DE OPERACIONES DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 1
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 2 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica CONTENIDO 1. INTRODUCCION 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA 2.1 ANTECEDENTES HISTORICOS 2.2 MISION GENERAL 2.3 VISION 2.4 OBJETIVOS GENERALES 2.5 ORGANIGRAMA GENERAL 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 3.1 ESTRATEGISA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.2 VALORES 3.3. POLITICAS INTERNAS DE COMPRAS 3.4 POLITICAS EXTERNAS DE COMPRAS 3.5 ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 3.6 DESCRIPCION DE PUESTOS 3.6.1 JEFE DE COMPRAS 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR 3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES 4. FLUJO DE PROCESO DE ADQUISICION DE MATERIALES 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS 5.2 PROCEDIMIENTO DE ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 2
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 3 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 5.3 PROCEDIMIENTO DE MANEJO DE MATERIALES 6. FORMATOS DE CONTROL 6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS 6.2 FORMATO SOLICITUD DE MATERIALES 1. INTRODUCCION La empresa FICTICIA dedicada a la transformacin de papel, y manufactura de material impreso, buscando su posicionamiento en el mercado como una empresa competente, rentable se enfoca al desarrollo y mejora continua de procedimientos que en apego a la organizacin, mejorar los procesos y que contemos con las evidencias necesarias para confirmar el buen desarrollo de nuestro proceso. Dentro de los valores comerciales nos enfocamos por el bienestar de nuestros colaboradores y un buen trato hacia nuestros proveedores, competidores y comunidad con la que estamos relacionados. No solo se busca la mejora continua del proceso establecido, buscamos una aportacin Social que permita mejorar nuestro entorno, apoyo a sectores vulnerables, y proveer de una seguridad social interna y externa de la organizacin. Nos apegamos a las normas gubernamentales, a las polticas de organismos internacionales, de leyes que rigen el comercio, las normas ecolgicas y de seguridad industrias as como el cumplimiento a nuestras obligaciones fiscales. Todos nuestros colabores reciben una pltica de induccin, una adhesin a nuestro cdigo de tica y conducta comercial, adems de fomentar el trabajo con valores de manera diaria, porque estamos convencidos que los valores es la fortaleza de una organizacin y esto permite el sano desarrollo de sus integrantes, un ambiente de trabajo armnico y respeto entre todo nuestro personal. 2. DATOS GENERALES DE LA EMPRESA NOMBRES NACIONALIDAD FUNDACION FICTICIA MEXICANA 14 DE MARZO DEL 2000
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Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 4 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REPRESENTANTE LEGAL. RFC GIRO REGISTRO IMSS CAMARA DE COMERCIO CONFEDERACION DE PAPELEROS DIRECCION. TELEFONO. PAG WEB. UBICACIN DE PLANTA DE PRODUCCION CELULOSA Y PAPEL Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica LIC. AUTORIZO Director de Finanzas. 2.1. 2.2. ANTECEDENTES HISTORICOS MISION GENERAL Ofrecer las mejores alternativas en impresiones con altos estndares de calidad, cumpliendo con los requerimientos sociales, gubernamentales, que se exigen, mejorando los tiempos productivos bajo un ambiente de respeto, fomentando el cumplimiento a cada compromiso adquirido. 2.3. VISION Para el 2015 colocar una planta de produccin en la zona norte del Pas, y apertura de oficinas en el sur del pas, para expandir el mercado a Latinoamrica y el Caribe. Manteniendo una competencia sana y respeto por nuestros competidores, logrando la certificacin de EMPRESA SOCIALMENTE RESPONSABLE. 2.4. OBJETIVOS GENERALES Incrementar las ventas obteniendo para diciembre del 2012 venta superior a los $. Reducir desperdicio y costos de no calidad inferior al 0.0002% sobre factura emitida por trimestre. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras
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Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 5 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Incrementar Utilidad, haciendo eficientes los procesos de compras, produccin, distribucin, de un 10% sobre presupuesto mensual por departamento. 2.5. ORGANIGRAMA GENERAL DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE RH DIRECTOR DE INFORMATICA Y SISTEMAS DIRECTOR DE PRODUCCION DIRECTOR DE VENTAS DIRECTOR DE FINANZAS GERENTE DE CONTABILIDAD GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA 3. OBJETIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Abastecer a la lnea de produccin con insumos de calidad y precios acorde a la reduccin de costos de
produccin, para elevar la utilidad Realizar contratos con nuestros proveedores donde se establezcan los tiempos de entrega, condiciones de empaque, tiempos de entrega, y tiempo de pagos. Desarrollar a proveedores nacionales en apego a los requerimientos de la Norma ISO-9000 2000, en coordinacin con el departamento de Control de Calidad, Materiales y Produccin. Reducir el tiempo de proceso para requisita material apoyando al departamento emisor. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 5
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 6 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.1. REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. ESTRATEGIAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Suministrar en tiempo, forma y con las especificaciones correctas la demanda de materia prima para el departamento de produccin Proporcionar el equipo de seguridad adecuado y solicitado por las autoridades correspondientes para seguridad de nuestro personal. Realizar cada tres meses los anlisis de proveedores correspondientes a fin de conseguir los mejores precios posibles sin sacrificar calidad. En la medida que se incrementara la produccin, aumentara el suministro de materia prima en produccin. Esto incrementara el volumen de compras y se podrn negociar mayores descuentos y tiempos ms prolongados de crdito. VALORES. Dirigirnos de forma y con lenguaje cordial con compaeros y proveedores Cumplir con la poltica interna de trabajo, establecidas en la poltica comercial de la empresa. Cumplir con las polticas internas del departamento de compras. Hacer de nuestros actos ejemplo a seguir Actuar y decir la verdad Administrar los recursos en beneficio de la empresa y nunca del beneficio personal. Cumplir con lo que aceptamos a realizar. Entregar informacin, resultados en tiempo y forma Realizar las funciones que marca nuestra descripcin de puesto. Participar en la solucin de problemas que nazcan a raz del servicio prestado por el departamento de Compras aun cuando este nazca de nuestros proveedores o cliente internos Asumir las consecuencias de nuestros actos. Manejar la informacin confidencial de forma discreta. No divulgar informacin interna hacia nuestros proveedores. El flujo de caja, estados de cuenta, presupuestos son informacin confidencial, compartida con la direccin de finanzas. Apoyar en acciones con cargas del departamento. Compartir informacin de las negociaciones realizadas 3.2.
RESPETO HONESTIDAD COMPROMISO RESPONSABILIDAD CONFIDENCIALIDAD TRABAJO EN EQUIPO Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 6
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 7 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Compartir problemas y encontrar soluciones en conjunto con retroalimentacin Aportar ideas de mejora, crticas constructivas en un ambiente de respeto. Motivar a compaeros para el desarrollo de planes y acciones que mejoren el rendimiento colectivo. Cumplir en tiempo y forma de cada accin realizada. Atender a los compromisos y citas con proveedores Tomar accin para el cumplimiento de nuestros proveedores. PUNTUALIDAD 3.3. POLITICAS INTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1. Los contratos celebrados entre FICTICIA y sus proveedores deber de ser revisado por el departamento Jurdico antes de celebrar la firma de contratos. 2. Las condiciones de pagos deben establecerse en tiempo mayor de 30 das 3. Las condiciones de entrega de Insumos y materia prima deber ser en la planta de produccin dentro de los horarios de las 7 hrs a las 18 hrs. Y solo en casos urgentes se puede ampliar el horario, estas incidencias no deben de presentarse ms de 2 veces al mes. Y es responsabilidad del Jefe de Compras su autorizacin y realizar acciones correctivas. 4. Los compradores debern establecer que las compras sean bajo los INCONTEM DAT, DDP, DDU 5. El personal del departamento deber de ser bilinge con dominio del Idioma Ingles al 100% hablado y escrito. 6. No se realizara el pedido si la requisicin de compras no cuenta con las firmas necesarias para su autorizacin 7. Las requisiciones sern atendidas de acuerdo al orden de llegada. 8. Las ordenes de compras se colocaran de acuerdo a: Para Materias Primas, accesorios, papelera, cafetera, uniformes, consumibles, solo a los
proveedores registrados. - Para accesorios, equipos, o servicios fuera de catlogos ser colocada con el proveedor que tenga el mejor precio, de acurdo a la descripcin y calidad que detalle el solicitante en la requisicin. 9. A todos los proveedores de equipo, mantenimiento de edificio, se les solicitara una garanta de 1 aos por el equipo y servicio prestado. 10. La gestin interna del proceso invariablemente ser realizada mediante la automatizacin Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 7
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 8 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.4. REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. POLITICAS EXTERNAS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. 1. No se puede intercambiar informacin de los proyectos de produccin de la empresa 2. No se pueden aceptar regalos, dadivas de forma personal por ningn integrante del departamento de compras. 3. No se aceptan pagos, de gastos para asistir a alguna junta o cierre con proveedores. 4. El gerente de compras es el nico que realizara convenios de compras cuyos contratos tengan beneficios para la empresa. 5. Todos los acuerdos con proveedores que no impliquen un costo superior a $100000 (cien mil pesos) se celebraran en las instalaciones, y pueden ser firmadas por el Jefe de Compras. 6. Los contratos celebrados con transportistas, mensajeros, debern contar con respaldo y seguro a cuenta del transportista. 7. Se deber vigilar y estar actualizada la informacin emitida por la cmara de comercio, las secretarias de: Hacienda, economa, ecologa, para cumplir con nuevas disposiciones. 8. Se dar a conocer las condiciones, de embalaje y empaque de los insumos a recibir, as como la informacin que deber proporcionar el transportista para poder ingresar a las instalaciones. 9. El transportista o mensajero que entregue el producto deber proporcionar copia de la factura, copia de la orden de compras. Para que sea sellada en el departamento de recepcin de materiales Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 8
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 9 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.5. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. DIRECTOR GENERAL DIRECTOR DE FINANAZAS GERENTE DE COMPRAS Y LOGISTICA JEFE DE COMPRAS JEFE DE LOGISTICA INTERNACIONALES COMPRADOR JUNIOR 3.6. DESCRIPCION DE PUESTOS Establecer funciones y responsabilidades para cumplir los objetivos fomentando los valores en cada accin asignada Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 9
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 10 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 3.6.1. JEFE DE COMPRAS. DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA JEFE DE COMPRAS REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras que se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener procesos que afecten los intereses de la empresa, y en representacin de ella firmar acuerdos comerciales. Cumplir los objetivos que la direccin dicte siguiendo las polticas internas y externas del departamento Evaluar al personal subordinado bajo los principios de Retroalimentacin, Orientacin y Respeto. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Supervisar el apego y actualizacin de los procedimientos del sistema ISO-9000-2000 2. Trabajar conjuntamente con el departamento Jurdico, en la redaccin, revisin y autorizacin de contratos comerciales. 3. Establecer polticas internas y externas que faciliten la transparencia en las negociaciones propias del departamento. 4. Supervisar la actualizacin de la informacin en el sistema, como son status de requisiciones, rdenes de compras, presupuesto por departamento, cuentas por pagar. 5. Supervisar las tareas y funciones del personal subordinado 6. Realizar evaluaciones mensuales de los resultados obtenidos, realizando estrategias que permitan el logro de objetivos trimestrales 7. Participacin en la junta de FORSCAR (pronostico de ventas) realizando estimado de compras y costos de materiales. 8. Resolver controversias y diferencias que existan entre el departamento y clientes internos y externos. 9. Asistir con proveedores en convenios de
contratos semestrales, anuales y quinquenales. 10. Autorizar compras en dlares, evaluando el valor de la moneda y tasas de cambio acordadas. Siendo esta fijadas al momento de la contratacin. 11. Supervisar que sus subordinados cumplan con las medidas de seguridad e higiene impuestas por la empresa as como el reglamento interno de trabajo. 12. Participar en comits y juntas de proyectos que desarrolle la empresa. 13. Proveer a sus subordinados de capacitacin, orientacin, propiciando la mejora continua bajo un ambiente de respeto y cordialidad. 14. Realizar cualquier funcin que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 35 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3Motivador con filosofa ganar/ganar 3-Couching 3-Experiencia de 3 aos en puestos 4Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de contratos de compra-venta Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 10
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 11 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.6.2 COMPRADOR JUNIOR DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ROSA AVILA COMPRADOR JUNIOR OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: JEFE DE COMPRAS DIRECCION: FINANZAS COMPRADOR JUNIOR REVISO: AUTORIZO: LIC. ADRIANA FLORES LIC. CARMEN HERNANDEZ JEFE DE COMPRAS DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS ABASTECER A LA EMPRESA CON PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD EN TIEMPO Y FORMA CORRESPONDIENTES AL CONVENIO COMERCIAL FUNCIONES GENERALES. Colocar ordenes de compras con proveedores de bienes y servicios que estn calificados como proveedor confiable, por el compromiso a cumplir nuestros requerimientos Negociar con proveedores, las condiciones de pagos, descuentos y entregas buscando aumentar la utilidad en la reduccin de costos de compras, o costo de materia prima. Evitar que las lneas de produccin se detengan por falta de abasto o problemas ocasionados por la calidad de los materiales. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las polticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y proteccin civil que se le asigne 4. Evaluar a los proveedores en conjunto con el departamento de Calidad, Produccin y Finanzas 5. Tomar decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el abastecimiento oportuno asesorando al solicitante, para la entrega oportuna en tiempo y forma 7. Exigir la atencin del proveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, ordenes de compras generadas - entrada de material - devoluciones y rechazos de materiales - cuentas por pagar - notas de crdito recibidas. 9. Tomar acciones en la
solucin de problemas de entrega, o requisicin de material 10. Informar a los solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de informacin. 11. Participar en las juntas diarias de produccin, informando los tiempos de entrega del material. 12. Realizar cualquier funcin que su jefe inmediato le asigne. PERFIL DEL PUESTO Sexo: indistinto Edad: mayor de 25 CONOCIMIENTOS HABILIDADES ACTITUDES. 1-Lic. En administracin o contabilidad 1-De negociacin 1-Gusto por negociar 2-dominio del idioma ingles a un 100% 2-Administrar por objetivos 2-Inteligencia Emocional hablado y escrito con certificado Tolf 3- toma de decisiones 3-Couching 3-Experiencia de 3 aos en puestos 4Liderzgo 4- Empowermen similares. 5- Saber delegar 5-Manejo de estrs 4-Dominio de contratos de compra-venta 6- Confiabilidad. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 11
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 12 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 3.6.3 ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES DEPARTAMENTO: COMPRAS PUESTO: REALIZO: LIC. ADRIANA FLORES JEFE DE COMPRAS OBJETIVO DEL PUESTO: JEFE INMEDIADO: DIRECCION: GERENTE DE COMPRAS Y FINANZAS LOGISTICA ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES REVISO: AUTORIZO: LIC. MAURICIO ALVAREZ LIC. CARMEN HERNANDEZ GERENTE DE COMPRAS Y DIRECTOR DE RECURSOS HUMANOS LOGISTICA Buscar el aumento de utilidades en cada operacin de compras internacionales que se realice, tomando los principios ticos y comerciales de la empresa FUNCIONES GENERALES. Tiene facultad para detener requisiciones que no cuentan con la informacin necesaria para realizar la compra de importacin. Proporcionara informacin del valor real del producto tomando en cuenta tasas de cambios y movimiento de mercados internacionales. Realizara monitoreo del curso del material desde la colocacin de orden de compra hasta la llegada a las instalaciones, verificando la documentacin, impedimentos y permisos. FUNCIONES ESPECIFICAS 1. Cumplir con el desarrollo de los procedimientos establecidos para sus funciones diarias 2. Respetar el cumplimiento de las normas de seguridad e higiene impuestas por la empresa dentro de las polticas internas 3. Participar en las comisiones de seguridad, primeros auxilio y proteccin civil que se le asigne 4. Mantenerse en contacto con proveedores internacionales y agentes aduanales. Po wi fi y videoconferencias segn sea el caso y necesidades para confirmar la informacin del pedido. 5. Tomar decisiones en la colocacin de pedidos cuando se cumplan ventajas de compra. 6. Dar seguimiento en el trayecto del material, hasta la llegada en las instalaciones y servicios contratados 7. Exigir la atencin del proveedor en reclamos y devoluciones de materiales. 8. Actualizar los registros de: - requisiciones colocadas, - ordenes de compras generadas - entrada de
material - devoluciones y rechazos de materiales - cuentas por pagar - notas de crdito recibidas. 9. Asesorar a los solicitantes de cualquier aclaracin, o falta de informacin, para la colocacin de la requisicin 10. Actualizar la informacin del status de rdenes de compra internacional para el Comprador Junior, y esta sea trasmitida en la junta diaria de produccin. 11. Realizar cualquier funcin que su jefe le asigne. PERFIL DEL PUESTO CONOCIMIENTOS 1-Lic. En administracin o contabilidad 2dominio del idioma ingles a un 100% hablado y escrito con certificado Tolf Alemn en un 80% hablado y escrito. 3-Experiencia de 3 aos en puestos similares. 4-Dominio de contratos de compra-venta Sexo: indistinto HABILIDADES 1-De negociacin 2-Administrar por objetivos 3-Motivador con filosofa ganar/ganar 4-Liderzgo 5- Saber delegar Edad: mayor de 25 ACTITUDES. 1-Gusto por negociar 2-Inteligencia Emocional 3Couching 4- Empowermen 5-Manejo de estrs Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 12
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 13 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 4. FLUJO DE PROCESO ADQUISICION DE MATERIALES. FLUJO PARA LA ADQUISICION DE MATERIALES. SOLICITANTE AUTORIZACION PROCESO DE COMPRAS RECEPCION DE MATERIAL ALMACEN. COMPRADOR: Recibe la requisicin y realiza la orden de compra, Recibo de materiales. Recibe el material Emite requisicin de compras en base a faltantes de insumos y materiales NO El jefe del departamento Evala la requisicin Y las fechas para La entrega y autoriza Realiza la orden de compra y da de alta En el sistema Verifica la Documentacin
NO SI SOLICITANTE. Cualquier material diferente a insumos y materia prima, deber levantar requisicin CONTABILIDAD. Asigna el nmero de cuenta del cargo o gasto asignndolo a pronsticos del presupuesto departamental Devuelve al proveedor SI Registra en el sistema Y genera la entrada DOCUMENTOS: Inventario semanal Folletos tcnicos Catalogo de insumos Lista de artculos DOCUMENTOS: Catalogo de cuentas Presupuesto departamental de gastos Cargo a rdenes de produccin DOCUMENTOS: Sistema electrnico. Ordenes de compras Status de requisiciones. DOCUMENTOS. Internas: Sistema electrnico orden de compras. Registro de entradas. Externas: Copia de orden de compra Copia de factura o remisin Impedimentos. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 13
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 14 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 5. PROCEDIMIENTOS OPERATIVOS DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS. Sirven para detallar las acciones de cada operacin que puede repercutir en el resultado de los objetivos, su funcin es prever cualquier falla que puede tener el flujo de informacin y las responsabilidades que cada persona debe asumir para concluir con una accin en beneficio de la empresa misma 5.1 PROCEDIMIENTO DE REQUISICION DE COMPRAS PROCEDIMIENTO OPERATIVO REQUISICION DE COMPRAS. Establecer las acciones para la realizacin de requisicin de compras con las condiciones necesarias para su aprobacin. OBJETIVO : ANTECEDENTES: La recisin de compra es el documento que da aviso al departamento de compras del material a cotizar y requisita de acuerdo con las polticas de la empresa, este documento permite la descripcin del material y registro de cdigo de inventario si se trata de materia prima o insumos. Todos los empleados de la empresa estn facultados para realizar requisiciones, pero el filtro es la autorizacin del jefe del departamento quien est facultado a pedir los respaldos necesarios que justifiquen la compra. El departamento de compras puede asesorar de forma directa en cmo llenar la requisicin, cuando se trate de equipos, maquinaria o elementos de primera ocasin o importacin. DESCRIPCION SOLICITAR MATERIAL 1,Se verifican existencias de forma semanal con inventario del almacn de insumos, identificando los materiales que se encuentran en su stock mnimo 2.Se enlistan los insumos por categora y proveedor asignado segn el catalogo de
insumos para produccin 3.Se solicita material registrado en la lista de artculos, de acurdo a las necesidades del departamento y calendario proporcionado por compras para las adquisiciones ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. (sistema electrnico de control de inventarios) RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR ALMACENISTA Y JEFE DE ALMACEN Registro de existencias. SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTANTO Requisicin de compras FO 0001 Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 14
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 15 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra 4,Compras actualizara los calendarios para la recepcin de requisiciones de compras de los artculos en catalogo. Siendo actualmente las siguientes das: 5 de cada mes Papelera, material de oficina y computo 12 de cada mes primeros auxilios y equipo de seguridad. 20 de cada mes cafetera. 15 de los meses Febrero y junio uniformes. 5.Para los materiales no incluidos en los catlogos deber anexarse folleto del proveedor selecciona y especificaciones tcnicas descritas ampliamente 6.Datos indispensables que debe proporcionar el solicitante en la requisicin de compras electrnica. -departamento descripcin completa y detallada no usar el nombre comercial, este se puede poner en las observaciones -cdigo del material segn la lista de artculos. - costo unitario - cantidad la fecha en la que se requiere el material 7.Si el material ser ocupado en una orden de produccin deber registrarse el numero de orden de produccin asignada para el traspaso del cargo 8.El jefe de cada departamento es responsable de cuidar los gastos de su departamento y por ello de vigilar que las compras solicitadas sean necesarias. Y no rebase el presupuesto anual fijado. Por ello es quien autoriza las solicitudes generadas en su departamento, en su ausencia lo puede hacer el Gerente de rea 9.El sistema traslada la requisicin al departamento de contabilidad donde deber confirmar los cdigos y cuenta contable que asigno el programa, el es el nico autorizado para modificar cuentas contables. El costo lo reserva del flujo de caja para evitar retrasos en los pagos y la Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. Actualizacin de este procedimiento COMPRADOR JUNIOR Requisicin de compras FO 0001 SOLICITANTE Y JEFE DEL DEPARTAMENTO Manual o folleto tcnico con descripcin del material a comprar. SOLICITANTE.
Requisicin de compras electrnica FO 0001 SOLICITANTE Requisicin de compras electrnica FO 0001 JEFE DEL DEPARTAMENTO Y GERENTE DE AREA Requisicin de compras electrnica FO 0001 Presupuesto anual de gastos CONTADOR SIOR. Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de cuentas COI. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 15
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 16 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra falta de liquidez. 10.Cuando contabilidad libera la requisicin llega en forma automtica al servidor de compras donde los compradores separan las requisiciones por tipo de compra y material. Dando prioridad a todas aquellas que tengan una orden de produccin asignada. Despus a las que corresponde a produccin, compras internacionales, y requisiciones de primera ocasin. Las compras de lista de artculos se agrupan para la compra por volumen una vez al mes. 11.Para las compras de primera ocasin el comprador deber investigar y cotizar con 3 proveedores, recabando la informacin que le permita elegir al adecuado, por calidad, tiempo de entrega y costo. 12.Cuando ya se tienen la respuesta de los proveedores se levanta la orden de compra y se actualiza por partidas el status de la requisicin electrnica Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS Requisicin de compras electrnica FO 001 Catalogo de insumos Lista de artculos Catalogo de proveedores. (todos en sistema electrnico) COMPRADOR JUNIOR COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DEL DEPARTAMENTO DE COMPRAS COMPRADOR JUNIOR COMPRADOR SIOR Requisicin de compra electrnica Carta Cotizaciones Presupuesto de proveedores Requisicin de compras electrnica. Orden de compra electrnica. 5.2. PROCEDIMIENTO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA
PROCEDIMIENTO OPERATIVO ELABORACION DE ORDEN DE COMPRA Instruir de los requerimientos mnimos a cumplir por los diferentes departamentos en la emisin y manejo de la orden de compra. Siendo este el contrato de compra- venta que celebramos con los proveedores OBJETIVO : ANTECEDENTES: Se necesita difundir la importancia y el valor administrativo que representa la orden de compra, donde se detallan las condiciones y caractersticas del material adquirido. Su empaque embalaje, transporte, fecha y lugar de entrega, as mismo como las condiciones que debe cumplir el material para su recepcin. La descripcin detallada con propiedad para evitar errores de interpretacin, los cdigos asignados y las cuentas que llevaran el cargo. DESCRIPCION 1.Se levanta la orden de compra con los datos siguientes. Solicitante: nombre, departamento, cuenta RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR COMPRADOR JUNIOR Orden de compra electrnica. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 16
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 17 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra contable. Proveedor: nombre, direccin, RFC, telfono, contacto, tipo de transporte, condicin de traslado, condiciones de pago. Material, por cada partida cdigo, descripcin, cantidad solicitada, presentacin, costo unitario y total a pagar, desglose del iva. Suma de totales 2.Se enva la orden de compra al proveedor, obteniendo firma electrnica de aceptacin 3.Se libera la orden de compra para que el rea de recibo de materiales la tenga en forma visible y verifique la informacin al momento de recibir el material. 4.se revisan los documentos: copia de factura, impedimentos, y estos deben ser iguales a los registrados en la orden de compra en saldos, descripcin e identificacin del proveedor para el material 5.Al momento de recibir el material se tiene que verificar fsicamente la descripcin y esta debe de corresponder con la orden de compra en caso contrario no se recibe el material y se devuelven los documentos al transportista, avisando inmediatamente al comprador 6.Cuando el material es recibido se registra la entrada misma que libera la orden de compra como recibida al departamento de cuentas por pagar 7.Da seguimiento al cumplimiento de pagos a proveedores, tomando acciones para evitar retrasos, escalando las jerarquas cuando sea necesario. Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES AUTORIZO Director de Finanzas. COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Orden de compra electrnica Orden de compra electrnica ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES
Copia de orden de compra Copia factura del proveedor Identificacin del transportista Impedimentos aduanales. ENGARGADO DE RECIBO DE MATERIALES Orden de compra electrnica ENCARGADO DE RECIBO DE MATERIALES Orden de compra electrnica Entrada de material COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Pendientes en cuentas por pagar (reporte del sistema electrnico) 5.3 PROCEDIMIENTO MANEJO DE MATERIALES PROCEDIMIENTO OPERATIVO MANEJO DE MATERIALES Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 17
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 18 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra OBJETIVO : ANTECEDENTES: Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica AUTORIZO Director de Finanzas. Dar a conocer el flujo que tienen el movimiento de materiales desde su recepcin a las instalaciones hasta la devolucin del proceso. Esto implica control de inventarios. El manejo de materiales requiere de controles fsicos, estadstico, porque es un activo de la empresa y se debe de valorar con el costo que implica para el proceso de produccin, as como las ventajas en el eficiente requerimiento de materiales, su almacenaje y resguardo en condiciones propias para evitar desperdicio. DESCRIPCION 1.Cuando el rea de recibo de materiales libera la entrada de este, se da aviso al usuario para que pase a recoger su material, todo el insumo y material para produccin se debe dar de alta al almacn y este es el encargado de surtirlo despus, nadie puede disponer de este tipo de material sin autorizacin del almacn. 2. El almacenista recoge el material y lo traslada al almacn u rea de produccin que este en espera de el. Verificando la cantidad que recoge, la identificacin individual y las condiciones de embalaje. 3.Registra la entrada en el sistema de inventarios, confirmando que se registro es correcto, y que la actualizacin de las cantidades corresponda al fsico 4.Ordena el material de acurdo al sistema PEPS, y en orden de almacenamiento A.B.C, 5.Las diferentes reas de produccin solicitan material usando un vale de salida de material donde deben especificar la orden de produccin a la que se asigna el material solicitado. 6.Cuando se concluye un proceso el rea de produccin hace devoluciones de material sobrante en condiciones de uso, registrando la cantidad de vuelta, descripcin, y orden de produccin donde se uso. 7.Cuando un producto o insumo no cumple con la calidad requerida el material se RESPONSABLE DOCUMENTO A EMPLEAR
RESIBO DE MATERIALES ALMACENISTA Entrada de material FO 002 ALMACENISTA ALMACENISTA Control de inventarios Sistema electrnico. ALMACENISTA PERSONAL DE PRODUCCION Vale de salida de almacn. PERSONAL DE PRODUCCION Vale de devolucin al almacn Reporte de rechazo y queja. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 18
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 19 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra devuelve al almacn con una acta de rechazo esta se llena a mano indicando las condiciones que no cumpli el material, nombre de la persona que realiza el rechazo, y daos ocasionados en el proceso como puede ser tiempo, material desperdiciado, re trabajo, hrs. Maquina 8.Cuando el almacn recibe material rechazado debe identificar lote recibido emplayado y con una etiqueta de cuarentena y rechazo para evitar que se surta mas material, con el mismo formato de reporte de rechazo y queja, informa al departamento de compras, complementando la informacin con los datos de entrada y existencia actual del producto, y cantidad pendiente para produccin. 9.El Comprador contacta con el representante del proveedor, estableciendo prioridad en el reemplazamiento del material, es conveniente informar que cantidad sera el mnimo a recibir para no afectar a produccin. Exigiendo una solucin inmediata. 10.El comprador verificara de forma personal que el proveedor cumpla con lo requerido, deteniendo su proceso de pago, recepcin de nota de crdito o cambio fsico del producto. 11.Calidad y el Jefe de produccin asesoran al comprador en las condiciones del material, uso e incumplimiento evalan el desempeo y atencin del proveedor el cual pone en riesgo su calificacin como proveedor confiable. 12.aun cuando el proveedor remplace el material se deber exigir una nota de crdito por los daos generados. 13.las existencia se controlan con inventarios fsicos semanales identificado oportunidades de mejora, y el departamento de Contabilidad levanta inventario fsico mensual para corroborar la informacin del sistema Pgina REVISO Gerente de Compras y Logstica SUPERVISOR DE PRODUCCION AUTORIZO Director de Finanzas. Vale de devolucin al almacn. Reporte de rechazo y queja ALMACENISTA
COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Orden de compra electrnica Reporte de rechazo y queja. COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica INSPECTOR DE CALIDAD SUPERVISOR DE PRODUCCION Reporte de rechazo y queja Orden de compra electrnica COMPRADOR JUNIOR ENCARGADO DE COMPRAS INTERNACIONALES JEFE DE ALMACEN CONTADOR Nota de crdito emitida por el proveedor. Marbetes Cierre mensual contable. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 19
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 20 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 6. FORMATOS DE CONTROL Se muestran los formatos de uso continuo los cuales tienen acceso a los clientes internos del departamento de compras. 6.1 FORMATO DE REQUISICION DE COMPRAS. REQUISICION DE COMPRAS NOMBRE DEL SOLICITANTE DEPARTAMENTO OFICINA CANTIDAD PARTIDA CODIGO DESCRIPCION UNIDAD COSTO U SOLICITADA TOTAL FECHA REQUISICION SE NECESITA PARA: ATUROIZACIONES SUBTOTAL IVA TOTAL JEFE DEL DEPARTAMENTO CONTABILIDAD FECHA DE RECEPCION EN COMPRAS. El formato es similar al del sistema donde el usuario solo debe digitar la informacin sombreada, esto aplica para los materiales codificados. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 20
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 21 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. En caso que el usuario requiera otro formato que le permita colocar la descripcin por no existir cdigo el sistema le solicita la informacin material con cdigo o sin cdigo, y captura toda la informacin Las autorizaciones son va intranet al recibir el aviso de una requisicin pendiente de revisar. Autoriza y pasa al siguiente departamento. En compras se registra de forma automtica. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 21
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 22 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. 6.2 FORMATO SOLICITUD Y REGISTO DE SALIDA DE MATERIAL SOLICITUD Y REGISTRO DE SALIDA DE MATERIAL DEPARTAMENTO FECHA HORA REC. ALMACEN. CANTIDAD SOLICITADA CANTIDAD SURTIDA DESCRIPCION ORDEN DE PRODUCCION CODIGO SUPERVISOR EN TURNO SE SURTE POR HORA DE ABASTECIMIENTO Para ser surtido se necesita la firma del supervisor del rea solicitante, quien debe de confirmar la orden de produccin asignada, y la cantidad pedida. 7. ANEXOS. Son tablas diseadas para difundir la informacin a los departamentos involucrados y esta esta formada en conjunto con los departamentos de Produccin, Contabilidad, Compras. 7.1 CATALOGO DE INSUMOS Uso de produccin, almacn, contabilidad y compras, esta es la base de datos para solicitar insumos recurrentes demandados por los distintos departamentos de produccin. 7.2 LISTA DE ARTICULOS Manual de procedimientos
Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 22
Docto. MO-ORG-004 Revisin 1 Fecha Req. 12/12/11 1 23 MANUAL ORGANIZACIONAL REALIZO Jefe de Compra REVISO Gerente de Compras y Logstica Pgina AUTORIZO Director de Finanzas. Se enumeran los diferentes materiales de uso y consumo de los departamentos administrativos, y operativos los cuales no van agregados a costos de produccin, y se quedan registrados como gastos administrativos obedeciendo un presupuesto por departamento asignado de forma mensual. 7.3 PROGRAMA ANUAL DE INSUMOS Este programa se obtiene de los estimados y graficas de ventas, ponderando los datos con los costos actuales de los materiales, este registro ayuda a clarificar los costos de produccin. Y planeacin de flujo de efectivo. 7.4 PRESUPUESTO POR DEPARTAMENTO Es la asignacin de capital para el uso y abastecimiento de artculos a los departamentos administrativos, para mantener las operaciones diarias. Y este presupuesto es autorizado en base a su consumo, nmero de personas y necesidad de lo artculos. Manual de procedimientos Operativos Correspondiente al departamento de Compras Realizado por Lic. Castillo Cardoso Magali Prohibida su reproduccin. Pgina 23

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