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Descripcin General Del Proceso De Negocio

El nuevo proceso de compras tendr cambios importantes debido a que el usuario responsable de autorizar los documentos comerciales, segn aplique, deber entrar a nuevas transacciones para gestionar las autorizaciones. Solicitud de pedido

El proceso de compras iniciar con la creacin de la solicitud de pedido, documento que es creado con referencia a un documento elaborado de forma manual por las reas que requieren el material/servicio. Este documento es creado fuera de SAP y se denomina Solicitud de campo. Liberacin de solicitudes de pedidos

De acuerdo a la estrategia de liberacin que aplique, el responsable tendr que entrar a la transaccin ME54N para hacer la liberacin de la solicitud de pedido. Cabe mencionar que estas liberaciones se efectan a nivel posicin del documento. Es decir, se autoriza o rechaza cada posicin del documento de forma independiente. Por definicin del negocio, las posiciones de cada solicitud de pedido que ya fueron autorizadas, no podrn ser modificadas por el rea de compras. Si se requiere hacer modificaciones a alguna posicin de una solicitud de pedido que ya fue autorizada, el proceso sera anular la liberacin de la Solped para luego proceder con la actualizacin/correccin de los valores de la posicin. Peticiones de Oferta y Ofertas

Una vez liberadas las posiciones de la solicitud de pedido de forma parcial o total, el rea de compras podr continuar con el proceso para efectuar las peticiones de oferta. Una vez que el proveedor enva los precios y condiciones que ofrece se debern registrar en el sistema. Cuadro Comparativo

Una vez registradas las ofertas de todos los proveedores, el comprador deber crear el cuadro comparativo para definir cul es la mejor oferta que le conviene a la empresa elegir para fincarle el pedido. Pedido de compras

El pedido de compras es fincado una vez tomada la decisin sobre el proveedor ganador y el sistema activa las estrategias de liberacin segn aplique. Para ello, se debe crear el pedido con referencia a la peticin de oferta del proveedor ganador. Liberacin del pedido de compras

Los responsables de autorizar los pedidos de compras de acuerdo al monto total del documento debern entrar a la transaccin ME29N para efectuar las liberaciones correspondientes una vez que hayan revisado y analizado la informacin del documento. Cabe mencionar que estas liberaciones se efectan a nivel cabecera del documento. Es decir, se autoriza o rechaza el documento de forma total.

Por definicin del negocio, todo pedido de compras que ya fue autorizado, no podr ser modificado por el rea de compras. Si se requiere hacer modificaciones el proceso sera, anular la ltima actualizacin que se le haya hecho al documento y de ah en reversa realizar el resto de actualizaciones al documento (liberaciones) hasta el punto en que el pedido pueda ser actualizado y/o corregido, para posteriormente pasar por el proceso de liberacin que aplique de acuerdo al monto. Anticipo a proveedores.

Si se pact con el proveedor el pago de un anticipo, se deber solicitar en el sistema por el rea de adquisiciones. Luego, el rea de cuentas por pagar lo deber liberar para que pueda ser pagado por los responsables de la Tesorera. Entrada de mercanca

El rea de almacn recibe la mercanca que fue solicitada y es el responsable de almacenarla y de registrar las cantidades exactas que recibi. Esto se debe hacer con referencia al pedido del proveedor. Entrada de servicios

La entrada de servicios es el registro mediante el cual se da como aceptado un servicio que fue proporcionado por un proveedor externo. Los responsables de las reas de adquisiciones son los responsables de registrar el servicio en el sistema.

Entrada de facturas.

Una vez que se han registrado en el sistema la entrada de mercanca o bien, la entrada de servicios, el rea de cuentas por pagar debe hacer el registro de la factura del proveedor en el sistema. sta debe coincidir de acuerdo a lo que se recibi en el almacn. Compensacin de anticipos

Si un proveedor recibi el pago de un anticipo, el rea de cuentas por pagar debe compensar los anticipos que se le hicieron anteriormente. Pago a proveedores

Los responsables del rea de Tesorera son los encargados de efectuar los pagos a los proveedores en el tiempo y la forma pactada previamente con el proveedor.