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CONTROL DE LOS REGISTROS

Fecha: 31 03 08 Versin: 03 Revisin 06 Prepar: M. Trosic Revis: S. Gambeta Aprob: H. Berra

1. OBJETO Este procedimiento establece la metodologa para realizar el Control de los Registros necesarios para operar con eficacia el Sistema Gestin de la Calidad de PETROIL S.R.L. Asegurando que los registros del Sistema de Gestin de la Calidad puedan ser utilizados como evidencias objetivas del cumplimiento de los requerimientos del Sistema. Definir los registros necesarios del Sistema. 2. ALCANCE Lo sealado en este procedimiento se aplica a la totalidad de los registros dispuestos en los procedimientos generales y operativos del Sistema de Gestin de la Calidad de PETROIL S.R.L. 3. REFERENCIAS Las actividades expuestas en este captulo se desarrollan teniendo en cuenta los siguientes documentos: Norma ISO 9001:2000, punto 4.2.4, Control de los registros de la calidad. Norma IRAM 301:2000, punto 4.12, Control de los registros Manual de Calidad de PETROIL S.R.L. en especial este captulo. Procedimientos Generales de PETROIL S.R.L.

4. RESPONSABILIDADES Gerencia: Tiene la responsabilidad de aprobar cada uno de los registros confeccionados para proporcionar al Sistema la suficiente evidencia de control de las actividades desarrolladas. Representante de la Direccin: Tendr permanentemente actualizado un listado de los registros de la calidad vigentes y comprobar la correcta implementacin de este procedimiento mediante inspecciones y auditorias peridicas. Responsable Operativo: - Generar los registros que sean necesarios para el control de las actividades operativas. - Tendr la responsabilidad de comunicar al Representante de la Direccin y al Responsable de Gestin toda vez que se cree un nuevo
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registro o se modifique uno ya creado, para evitar la utilizacin indebida de documentacin obsoleta. Responsable/Coordinador de Gestin: - Mantener actualizados y ordenados la totalidad de los registros definidos para el Sistema, su vigencia y distribucin para evitar el mal uso de documentacin obsoleta por parte de los operarios. - Realizar la entrega de documentacin vigente a cada punto de uso. Registrando su distribucin en RG 06-1 Entrega de documentacin vigente. Asegurando que el personal que debe utilizarlos ha recibido la debida capacitacin para su correcta utilizacin y que han sido informados de las modificaciones que se hubieren introducido. Registrando para ello la informacin en RG 08 Registro de Capacitacin. 5. DESCRIPCIN Los registros que deben llevarse en el desarrollo de las actividades estn descriptos en los Procedimientos Generales, como as tambin se especifica en los mismos las responsabilidades, el lugar y el perodo durante el cual se conservarn. Los registros han sido dispuestos con el objeto de proporcionar evidencias de que efectivamente se ha cumplimentado con lo dispuesto en los procedimientos de gestin, por lo tanto, todos ellos deben ser legibles an mucho despus que se hayan archivado, y cumplir con los siguientes requisitos: Identificacin clara del suceso o actividad que registra Fecha Firma y aclaracin de la persona que registra Mencin de los sectores, reas de trabajo o personas a las que involucra. Si el registro es supervisado, firma de la persona que verifica. Lo registrado no pueden modificarse: una enmienda, tachadura o evidencia en la computadora que el registro ha sido modificado con posterioridad a la fecha del suceso, invalida un registro. Deben ser fcilmente localizables. Se registran todas las informaciones claves. No tendrn celdas en blanco; las que no se escriban sern cruzadas. 5.1 Codificacin
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Todos los registros pertenecientes al Sistema de Gestin sern codificados con el nmero del procedimiento al que pertenecen, tambin contendrn: Ejemplo: RG 08 ROP 05 IF RG: Registro General 08: Cdigo ROP: Registro Procedimiento Operativo. 05: Cdigo Procedimiento 5.2 Archivo y conservacin de los registros El archivo de los registros de la calidad se realiza segn se describe en el procedimiento particular que describe su generacin. Si existieran distintos registros dentro de un mismo archivo o carpeta, se los separar convenientemente, con una letra que lo identifique o con una palabra que lo referencie, para facilitar el acceso y evitar su prdida o deterioro. Todos los registros sern considerados confidenciales y slo tendrn acceso a ellos el personal de PETROIL S.R.L., el cliente en el caso que lo requiera, y las personas autorizadas por escrito por el Gerente. En general se conservarn durante un perodo mnimo de cinco aos, salvo que en los procedimientos particulares se indique otra cosa, en instalaciones y bajo condiciones ambientales que minimicen el riesgo de deterioro o extravo. 6. REGISTROS RG 07 Listado de Registros 7. ANEXOS No Contiene del IF: Cuando existen varios reg. De un mismo proced. del Se codifican con letras. (Informe Final) Fecha de vigencia. Nombre y Apellido de quien elabor, revis y aprob el registro. Logo de la Empresa. Ttulo. Pginas que contiene.

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