DESPACHO DECRETO No. 1.

1 - 0767 de 2008 (Diciembre 4 de 2008) Por medio del cual se instituye el Manual de Comunicacin Pblica del Municipio de de Ibagu y se establecen otras disposiciones El Alcalde Municipal de Ibagu, en uso de sus facultades constitucionales y legales, en especial las conferidas por las Leyes 87 de 1993, 136 de 1994 y 489 de 1998, y CONSIDERANDO: Que el inciso 1. Del artculo 209 de la Constitucin Poltica, establece que la funcin administrativa, est al servicio de los intereses generales y se desarrolla con fundamento en los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economa, celeridad, imparcialidad y publicidad mediante la descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Que el Decreto 1537 de julio 26 de 2001, por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 87 de 1993, establece que reviste de gran importancia continuar con la implementacin de estrategias para el desarrollo transparente, eficiente, eficaz de las entidades y organismos, que consoliden la modernizacin del Estado. Que el artculo 58 de la Ley 190 de 1995, determina que todo ciudadano tiene derecho a estar informado peridicamente acerca de las actividades que desarrollen las entidades pblicas y privadas que cumplan funciones pblicas o que administren recursos del Estado. Que mediante Decreto No. 846 de diciembre 12 de 2005, se adopt para el Municipio el Modelo Estndar de Control Interno para las entidades del estado, MECI 1000:2005. Que el Componente de Comunicacin Pblica es uno de los componentes del Subsistema de Control de Gestin dentro de la estructura del Sistema de Control Interno. Que para dar cumplimiento al objetivo de fortalecer el Sistema de Control Interno en el sector pblico, la Comunicacin Pblica debe propender por el fortalecimiento de la comunicacin organizacional y la comunicacin informativa, garantizando la produccin y socializacin de la informacin de las entidades del Estado hacia sus diferentes grupos de inters. Que se entiende por comunicacin el acto de transmitir informacin a travs de signos y smbolos que son interpretados por otro u otros individuos. Desde siempre el hombre ha sentido la necesidad de relacionarse con los dems, por eso ha desarrollado diversas formas de comunicacin que le han facilitado el intercambio de informacin, conocimiento, costumbres, ideas y sentimientos. Que la comunicacin pblica es un tema poco manejado por las entidades del Estado, por tal razn observamos que existe un vaco en el tema que es preciso llenar con elementos conceptuales y adecuados instrumentos de trabajo. Es por esto,

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DESPACHO y de acuerdo con lo establecido en el Modelo Estndar de Control Interno en el Subsistema de Control de Gestin, a travs de sus componentes de Comunicacin Pblica e Informacin, que surge la necesidad de disear y aplicar planes de comunicacin estratgica que unifiquen criterios y marquen el derrotero por donde debe transcurrir la prctica comunicativa de las entidades del Estado. Que el propsito fundamental de los planes de comunicacin no deben ser slo establecer unas buenas relaciones con los medios de comunicacin y garantizar difusin de sus actuaciones, sino que adems contribuyan a la consolidacin de una cultura organizacional fundada en los principios de la funcin pblica y encaminada a movilizar internamente a los servidores pblicos en sintona con los objetivos estratgicos propios de la Alcalda de Ibagu, a favor de los sectores urbano y rural y con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. Que por esto, el presente MANUAL DE COMUNICACIN PBLICA pretende servir de herramienta para orientar las diferentes acciones comunicativas e informativas que se ejecuten hacia el interior y exterior de la Alcalda Municipal de Ibagu. Que el diagnstico de la comunicacin en la Alcalda de Ibagu, aborda los principales riesgos que enfrenta la prctica comunicativa en la Entidad, y fundamentalmente se centra en 6 categoras construidas con base en teoras organizacionales, en las caractersticas que se han identificado en el desarrollo de las funciones de cada proceso al interior de la organizacin y con su entorno y teniendo en cuenta las relaciones que usualmente se establecen con los medios de comunicacin: 1. Concepcin de la Comunicacin: En qu rea de la organizacin debe recaer la responsabilidad del proyecto comunicativo. Orientacin y enfoque de la comunicacin en las entidades. El Estilo de Direccin y la manera como este afecta la construccin de visin compartida. Entender los procesos de comunicacin como estratgicos para el buen desempeo de la funcin social y administrativa que cumple la alcalda La comunicacin debe ser un proceso transversal, por lo que de todos los procesos y servidores de la Entidad depende que fluya eficazmente. 2. Cultura de la informacin: Prctica del registro permanente y sistemtico de aquello que es susceptible de ser convertido en informacin. Manipulacin de gran volumen de datos que se constituyen en informacin fundamental para entender e interpretar los procesos de la sociedad. Confidencialidad. Ausencia de la cultura de informacin porque no hay formalizacin adecuada de procesos de difusin. Falta de un plan de comunicacin que permita establecer y direccionar canales de comunicacin

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DESPACHO Diferenciar la informacin que se debe manejar al interior y cual al exterior de la Alcalda y como se debe comunicar. 3. Temporalidad: La manera como los servidores se ubican frente a las administraciones, de acuerdo con el horizonte que se desprende de su relacin con ellas en el tiempo. Directivos: inmediatez. Funcionarios de carrera administrativa: largo plazo residentes. Asesores: labores para las que fueron contratados. 4. Inercia: Desidia o inaccin frente al cambio por: Tradicin cultural Existencia de patrimonios polticos. Reemplazo peridico de directivos. Falta de continuidad en los procesos. Falta de inters por determinados temas luego de que se cumplen los requisitos legales. Inadecuada utilizacin de instrumentos de seguimiento y evaluacin para la toma de decisiones. 5. Medios masivos de comunicacin: Estas relaciones estn caracterizadas por el rol que estos juegan como instancias veedoras de la sociedad y como generadores de opinin, cuya responsabilidad deriva igualmente de la defensa del inters comn y de la construccin de lo pblico. El carcter poltico de los medios de comunicacin en nuestra sociedad en muchas oportunidades no facilita la accin comunicativa e informativa de las entidades sino, por el contrario, tiende a dificultarla. Desconfianza y mutuo recelo. Manipulacin de la informacin de acuerdo a intereses particulares. Falta difundir informacin de inters general a travs de un interlocutor vlido. Evidente filtracin de informacin que debe manejarse internamente. Existencia en el Municipio del manejo de la informacin con tinte amarillista y el escndalo. 6. Conocimiento e interiorizacin de los procesos Este conocimiento facilita o no el buen manejo de la informacin. La dispersin fsica de algunas dependencias dificulta el normal flujo de informacin entre procesos. La falta de equipos al alcance de todos los funcionarios, que cuenten con

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DESPACHO herramientas informticas de comunicacin hace que los inconvenientes generados por las distancias sean ms evidentes. La organizacin de los procesos debe facilitar la comunicacin, por lo que se deben asignar espacios fsicos de trabajo acordes con la informacin que manejen, produzcan y el inters que genere a un pblico especfico. Que en virtud de lo anterior, DECRETA: ARTICULO 1: Las siguientes polticas de comunicacin pblica deben ser divulgadas de tal manera que se conviertan en una herramienta de trabajo para los servidores pblicos de todas las reas y niveles de la Alcalda Municipal. Una vez promulgadas, todas las reas involucradas en su aplicacin debern revisar y ajustar sus procedimientos para que se cumplan sus directrices y ser responsabilidad de la Direccin de Control Interno velar por que efectivamente sean aplicadas en la prctica comunicacional de la Alcalda de Ibagu. ARTICULO 2: POLTICA GENERAL DE COMUNICACIN: La poltica general de comunicacin del Municipio de Ibagu tiene como propsito cumplir los objetivos misionales, lograr una interaccin permanente y efectiva con la comunidad y fortalecer la cultura organizacional, en la Administracin del Municipio de Ibagu la comunicacin tendr un carcter estratgico, para lo cual se implementarn adecuados procesos comunicacionales y se ejecutar un Plan de Comunicacin. ARTICULO 3: Polticas Especficas de Comunicacin Organizacional : La comunicacin organizacional estar caracterizada por el fortalecimiento del sentido de pertenencia y la bsqueda constante de relaciones de dilogo y colaboracin mutua entre los servidores pblicos sin perjuicio de la jerarquizacin propia de la estructura organizacional mediante la implementacin de adecuados modelos de Comunicacin Pblica Organizacional. La gestin de comunicacin en la Alcalda de Ibagu propender por el conocimiento e interiorizacin del Plan de Desarrollo y los objetivos institucionales por parte de los servidores pblicos para su compresin y aplicacin en la prctica diaria para lo que se trabajar en: 1. Los Secretarios de Despacho, jefes de rea y/o dependencia divulgarn ampliamente entre su equipo de trabajo el Plan de Desarrollo de la Administracin. a. Cada Secretario de Despacho, Jefe de rea y/o Dependencia asumirn el compromiso de realizar reuniones ordinarias con una periodicidad trimestral y reuniones extraordinarias frente a temticas o asuntos que exijan solucin inmediata. Las conclusiones quedarn registradas en actas para el seguimiento y evaluacin de los resultados. b. Cada rea y/o dependencia realizar con periodicidad trimestral un informe sobre las metas, avances y logros del actual Plan de Desarrollo. Los informes sern recibidos en la Secretara de Planeacin; posteriormente se har la

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DESPACHO socializacin de los resultados del mismo, dejando evidencias de tal accin a travs de actas de socializacin de resultados. 2. En los procesos de empalme con la nueva administracin, la comunicacin deber garantizar la divulgacin y el amplio conocimiento de su Plan de Desarrollo, as: a. La Administracin saliente debe cumplir con el informe de gestin y rendicin de cuentas, entendindose como gestin el impacto de su trabajo y rendicin de cuentas como la efectividad con que lo hizo (suma de eficiencia y eficacia) bajo los parmetros y protocolos de la normatividad vigente. b. El tipo de documento en el que el informe debe producirse ser un escrito tcnico bajo la metodologa que establezca el Departamento Nacional de Planeacin, la cual permitir una medicin de indicadores primarios de gestin. c. En la Alcalda de Ibagu el dialogo, la colaboracin y la participacin sern la base de las relaciones para la promocin del trabajo en equipo y la cooperacin entre las dependencias. El Grupo de Talento Humano y el Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones, generarn espacios, campaas y programas de motivacin al trabajo colectivo, el dialogo y la participacin dentro de la Alcalda municipal. ARTICULO 4. Campaas y Espacios de Comunicacin Organizacional: Las campaas y espacios de comunicacin organizacional que adelantar la Alcalda de Ibagu, dentro del marco de la presente poltica, sern: 1. CAMPAAS: a. Por lo menos cada mes el Grupo de Talento Humano o quien haga sus veces producir una frase o artculo relacionado con la promocin del trabajo en equipo y la cooperacin entre las dependencias con el fin de ser socializado por parte de cada Secretario de Despacho, Jefe de rea o Dependencia para todos los servidores pblicos, propendiendo por que los empleados interioricen la cultura de trabajo en equipo. Igualmente, el Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones o quien haga sus veces, en las carteleras internas estar exponiendo las imgenes de mayor relevancia en cuanto a trabajo en equipo, acompaada de la frase o artculo. b. Realizacin e impresin de un boletn interno bimestral. 2. ESPACIOS INTERNOS: a. Se desarrollarn encuentros y conferencias de motivacin laboral y riesgos pblicos programados por el Grupo de Talento Humano o quien haga sus veces, para las diferentes dependencias en los que se traten temas de inters y utilidad comn como por ejemplo las ventajas del trabajo en equipo, solucin de conflictos, que hacer en caso de un accidente o una emergencia en las oficinas, y otros temas de inters relacionados con el ambiente laboral. Estos espacios que tienen por objetivo propiciar la integracin entre los empleados, al tiempo que desarrollan responsabilidades en cada uno, tendrn la periodicidad que

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DESPACHO permita el presupuesto asignado para tal fin. b. La comunicacin interna de carcter organizacional debe proponer mecanismos y procedimientos que garanticen un adecuado empoderamiento de los servidores pblicos con respecto al Plan de Desarrollo. Para ello se realizarn actividades de induccin y reinduccin a todos los servidores pblicos de la Alcalda de Ibagu con el fin de darles a conocer el Plan de Desarrollo, sus resultados, avances y desarrollo de la Gestin. c. Se fomentar su produccin y circulacin fluida mediante la implementacin de sistemas de informacin y procedimientos que contribuyan al entendimiento de los procesos y la toma acertada de decisiones por parte de los servidores pblicos, garantizando el adecuado flujo de la informacin en forma descendente, ascendente, cruzada y horizontal. d. El portal Web del Municipio de Ibagu, www.alcaldiadeibague.gov.co es administrado por el Grupo de Informtica de la Secretara Administrativa; no obstante, en cada proceso existir un responsable del manejo de la informacin, quien se encargar de actualizarla permanentemente. All se publica la informacin importante y de inters para la comunidad. Este portal, adems de publicar la contratacin y licitaciones que se llevan a cabo en la Alcalda, sirve para manejar procesos de total transparencia y pulcritud administrativa. e. Redes Internas: Se debe propender por que la totalidad de las dependencias y reas de trabajo cuenten con infraestructura de red local, lo que permitir que se compartan recursos de almacenamiento de datos y de impresin. Mediante esta ventaja el correo electrnico interno se convertir en una alternativa de comunicacin rpida, eficaz y oportuna sobre asuntos internos ordinarios y extraordinarios y para multiplicar la informacin de inters de la Alcalda Municipal. f. Las carteleras internas ubicadas en sitios estratgicos de las dependencias municipales se utilizarn para socializar informes y noticias de inters para los servidores de la Administracin y el pblico en general. Se tendr una cartelera a la entrada del Palacio Municipal para publicar los eventos de la alcalda. En ningn caso podrn ser utilizados los muros de los edificios para tal efecto. g. Existir un Buzn para que los servidores de la Administracin depositen sus sugerencias, peticiones, quejas o reclamos relacionados con la gestin de la Entidad, desempeo de los funcionarios, trato y relaciones interpersonales, entre otras, con el fin de mejorar la comunicacin organizacional. Pargrafo: La informacin es un bien colectivo e indispensable para el conocimiento de los procesos internos y el cumplimiento de la misin institucional. Artculo 5.- Polticas Especficas de Comunicacin Informativa: La comunicacin con la comunidad se har en el marco del entendimiento de la administracin pblica como un servicio a la ciudadana, mediante la ejecucin de los procesos comunicacionales que permitan prestar una atencin ntegra, respetuosa y equitativa

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DESPACHO al ciudadano y que garantice que la comunicacin externa y la rendicin de cuentas sean los ejes fundamentales sobre los cuales se de cumplimiento a los principios de publicidad, probidad y transparencia. Se contar con mecanismos de acercamiento a la comunidad que permitan el mejoramiento en el servicio prestado ampliando el conocimiento acerca de las necesidades de la comunidad con respecto a la labor de la Administracin. Ellos son: 1. Consejos Comunitarios: Este mecanismo abre la posibilidad de expresar inconformidades de la ciudadana frente al servicio brindado por parte de la Administracin y adems permite espacios de opinin para que se conozcan las necesidades de la comunidad; esta estrategia comunicativa permitir acercar la Administracin Municipal a la comunidad. Podr hacerse extensiva mediante la utilizacin de los diferentes medios de comunicacin. 2. Los medios escritos peridicos, revistas, boletines, comunicados, folletos, carteleras, entre otros- permiten a los ciudadanos acceder al conocimiento de los planes y programas ofrecidos desde las Secretarias o dependencias de la Alcalda, para que as puedan informarse permanentemente y accedan con facilidad a los servicios ofrecidos. 3. El buzn de sugerencias, el portal web, la lnea gratuita 173, el chat institucional, entre otros, sern utilizados por parte de la comunidad para opinar acerca de los servicios ofrecidos por la Alcalda, para expresar las ideas, incrementar la cultura de conciencia ciudadana permitiendo mejorar la comunicacin entre la Alcalda Municipal y la comunidad, y garantizando una adecuada dinmica social, en la cual se priorice el servicio, el respeto y se busque fortalecer el compromiso social. Pargrafo 1: Para dar cumplimiento a los principios de probidad, publicidad y transparencia, la Alcalda de Ibagu informar peridicamente a la ciudadana sobre los resultados de su gestin en diferentes medios y canales de comunicacin. 1. Convocar a la poblacin del Municipio a una reunin anual de RENDICIN DE CUENTAS, para socializar los informes acerca de la gestin. Esta reunin se organizar con el apoyo de las juntas de accin comunal y se llevar a cabo siguiendo los lineamientos establecidos por el Departamento Administrativo de la Funcin Pblica, en las guas respectivas. 2. Se publicarn los resultados de la gestin pblica en los medios y publicaciones propios de la Alcalda y en los medios masivos de comunicacin. Adems se podr enterar a la comunidad acerca de los servicios ofrecidos y los beneficios a los cuales puede acceder por ser habitante del Municipio. 3. Las dependencias de la Alcalda tendrn un lugar particular en el cual se publicarn los asuntos relacionados con su gestin para enterar permanentemente a la comunidad, esta tendr como responsable un servidor delegado por cada Secretario de Despacho, Jefe de rea o Dependencia. Pargrafo 2: Vocera institucional. La Alcalda de Ibagu, tendr voceros institucionales en los temas estratgicos y crticos de su gestin sobre los cuales

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DESPACHO debe expresarse en los medios y ante los diferentes auditorios y escenarios. 1. El Alcalde Municipal ser el principal vocero de la Administracin. Los Secretarios de Despacho sern voceros en los temas que sean de competencia de su secretara, quienes verificarn la informacin antes de dar cualquier declaracin y no emitirn informacin dudosa o para la cual no hayan sido autorizados previamente. 2. Las declaraciones en medios masivos de comunicacin o en espacios pblicos que hagan los voceros institucionales, deben ir en beneficio de la imagen institucional de la Alcalda Municipal. Artculo 6: Relaciones con los medios de comunicacin. La relacin de la Alcalda de Ibagu, con los medios de comunicacin tendr carcter institucional, buscando establecer con ellos unas relaciones de cooperacin bilateral que garanticen un adecuado nivel de confianza e imparcialidad en el suministro de informacin a todos los medios masivos en igualdad de condiciones de acceso y oportunidad. 1. El Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones ser el canal y la dependencia responsable de coordinar todo lo relacionado con la expresin de la Entidad y sus voceros frente a los medios de comunicacin, gestionando los posibles contactos entre periodistas y funcionarios para formalizar y establecer relaciones de confianza y cooperacin bilateral. 2. El suministro de informacin a los medios de comunicacin se har en igualdad de condiciones permitiendo el acceso a la misma sin preferencias especiales por ninguno de ellos cuando haya informacin noticiosa que divulgar. 3. El Grupo de Relaciones Pblicas y Comunicaciones estar dispuesta y abierta a los requerimientos de los periodistas y los medios de comunicacin para colaborarles en la consecucin de la informacin verdica y oportuna. Artculo 7: Comunicacin con los Contratistas y Proveedores. La Comunicacin con los Contratistas y los Proveedores de la Alcalda de Ibagu estar enmarcada por la aplicacin de los principios y reglas determinados por las leyes 80 de 1993, 1150 de 2007 y sus decretos reglamentarios. Artculo 8: Interaccin informativa con los organismos de control. La interaccin informativa de la Alcalda de Ibagu con los organismos de control de orden nacional, departamental o municipal, estar enmarcada por el respeto y por el principio de separacin e independencia de las ramas del poder pblico. La Alcalda de Ibagu buscar garantizar la circulacin fluida y oportuna de la informacin hacia los rganos de control cada vez que lo requieran y de manera obligatoria con la periodicidad establecida por la Ley y los reglamentos. La Alcalda Municipal presentar a los rganos de control del orden nacional,

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DESPACHO departamental y municipal la informacin correspondiente a la ejecucin del Plan de Desarrollo y rendicin de cuentas en la forma y oportunidad que indiquen sus normas y reglamentos. Los fundamentos de la informacin enviada a los rganos de control, sern el Plan de Desarrollo Municipal y las actuaciones relacionadas con el manejo de fondos, bienes y recursos pblicos. Pargrafo 1: Corresponde al servidor encargado en cada unidad ejecutora, recoger la informacin relacionada con el avance de los planes, programas y proyectos plasmados en su plan de accin, y enviar el informe de avance o la justificacin por el no logro, cada tres meses a la Secretaria de Planeacin para su consolidacin y presentacin a los rganos de control competentes con la periodicidad establecida en sus reglamentos o en cualquier momento posterior a la recopilacin. Pargrafo 2: El trmino para la presentacin de los informes trimestrales ser de quince (15) das hbiles posteriores al trimestre evaluado. El plazo mximo para la presentacin del informe consolidado anual (final), ser el veinte (20) de enero del ao siguiente. El Alcalde Municipal al culminar la gestin fiscal presentar un informe de los logros alcanzados en su gestin, el cual ser trasladado a los entes de control en la forma, trminos y plazos establecidos por la Ley 951 de 2005. ARTICULO 9: PBLICO OBJETIVO: Los siguientes son los grupos de personas hacia los cuales se orienta la accin comunicativa de la Alcalda Municipal de Ibagu, cada uno de ellos con su correspondiente descripcin que especifica su nivel de importancia y sus principales caractersticas. 1. INTERNOS a. CONSEJO DE GOBIERNO: Grupo de funcionarios del nivel Directivo, de libre nombramiento y remocin encargados de dirigir y coordinar el efectivo cumplimiento de las polticas del Alcalde Municipal al interior de la Entidad. Son los responsables del manejo de las polticas de alta direccin definidas en el Plan de Desarrollo. La comunicacin se realiza por medio de reuniones, correo, pagina Web, capacitaciones y otras actividades tendientes al cumplimiento de los planes y programas de la Alcalda Municipal. b. SERVIDORES PBLICOS DEL MUNICIPIO: Grupo de funcionarios con responsabilidades especficas y funciones dentro de la Entidad. La comunicacin se da en forma directa, por medio de reuniones, correo, pgina Web, capacitaciones y otras actividades tendientes al cumplimiento de los planes y programas de la Alcalda Municipal. 2. EXTERNOS a. LA COMUNIDAD: Es la depositaria de los resultados de la gestin de la Entidad, actividad que se logra fundamentalmente gracias a la divulgacin que hacen los medios masivos de comunicacin, grupos humanos que habitan el territorio

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DESPACHO Municipal, a quienes como miembros del Estado y dueos del patrimonio pblico, debe rendrseles cuentas sobre las actuaciones de la Alcalda Municipal. La comunicacin con ellos se hace de manera personal, a travs de pgina Web, va telefnica, fax, encuestas, reuniones comunales, audiencias pblicas, atencin de quejas y reclamos, y en las diferentes actividades comunitarias que realiza la Entidad. b. VEEDURAS CIUDADANAS: Organizaciones sociales conformadas por personas que hacen control social a la Alcalda Municipal o a macroproyectos regionales. Son de gran inters para el Municipio porque contribuyen a la transparencia administrativa y a la aplicacin del control social. La entidad se comunica permanentemente con ellos de manera personal, a travs de actividades de capacitacin, audiencias pblicas, a travs de pgina Web, a travs de fax y telfono. c. RGANOS DE CONTROL: Son las entidades a las que la Alcalda de Ibagu debe rendir cuentas sobre la gestin administrativa y fiscal realizada. La comunicacin se hace a travs de oficios, llamadas telefnicas, fax, ejercicios de auditora, pgina Web, participacin en encuentros de capacitacin. d. CONGRESISTAS: Elaboran, interpretan, reforman y derogan las Leyes y los Cdigos en todas las ramas de la Legislacin que afectan directa o indirectamente al Municipio. La comunicacin se hace de manera personal, por medio de oficios, correo, fax, lnea telefnica, audiencias pblicas, foros. e. DIPUTADOS: Elaboran, interpretan, reforman y derogan las ordenanzas tendientes al desarrollo de programas y proyectos de orden econmico, social y administrativo que afectan directa o indirectamente al Municipio. La comunicacin con ellos se hace a travs de correo, fax, lnea telefnica y en forma personal. De igual modo en audiencias pblicas, foros y actividades de capacitacin. f. CONCEJALES: Ejercen el control poltico a la Alcalda Municipal y aprueban el presupuesto del Municipio para cada vigencia fiscal. Aprueban por medio de acuerdos los planes y programas tendientes al desarrollo del Municipio. Denuncian ante los organismos de control la manera como proceden los servidores pblicos en la administracin de los recursos pblicos. La comunicacin con ellos se da a travs de correo, fax, telfono o de manera personal. De igual modo, en audiencias pblicas, informes de auditoria, resultados de quejas y reclamos, respuesta a solicitudes, rendicin de cuentas, foros y actividades de capacitacin. g. SECTOR PRODUCTIVO: Conformado por los sectores de la economa que generan empleo y contribuyen al desarrollo del Municipio. La comunicacin con ellos se da a travs de oficios, informes, telfono, fax, reuniones y de manera personal. h. PERIODISTAS: Profesionales de la informacin cuya misin es informar a la comunidad sobre los resultados de la gestin de la Alcalda Municipal, lo cual hacen a travs de boletines, ruedas de prensa e informes periodsticos. La comunicacin con ellos se da a travs de encuentros informales, boletines de prensa, comunicados, ruedas de prensa, entrevistas directas o va telefnica. i. MEDIOS DE INFORMACIN: Casas periodsticas (peridicos, radio o televisin), donde se recibe y divulga informacin a la comunidad sobre la gestin realizada por

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DESPACHO la Alcalda Municipal. La comunicacin con ellos se hace por medio de los periodistas, boletines de prensa, ruedas de prensa, comunicados, reuniones, entrevistas directas y va telefnica. ARTICULO 10: Este Manual Estratgico de Comunicacin Pblica, presenta las Polticas, refleja el sentir Corporativo y se convierte en la carta de navegacin donde el propsito de fondo no solo es establecer unas buenas relaciones con la comunidad, los medios de comunicacin y dems pblicos de inters y garantizar la difusin de las actuaciones de la Entidad, sino que contribuyan a la generacin y consolidacin de una cultura organizacional fundada en los principios de la funcin pblica y encaminada a movilizar internamente a los servidores pblicos en sintona con los objetivos estratgicos propios de la Alcalda Municipal y con el cumplimiento de los fines esenciales del Estado. ARTICULO 11: Para desarrollar el Componente de Comunicacin Pblica, se tom como marco de referencia el Modelo de Comunicacin Pblica Organizacional e Informativa para Entidades del Estado (MCPOI), producido por la agencia USAID/CASALS, dentro del programa Fortalecimiento de la Transparencia y Rendicin de Cuentas en Colombia. ARTICULO 12: Para garantizar la adecuada coordinacin tcnica y de apoyo a la socializacin, diseo, implementacin, puesta en marcha, mantenimiento, ajustes y autocontrol de la Comunicacin Organizacional en la Alcalda de Ibagu, crease el Grupo Operativo en Comunicaciones conformado por las mismas personas que en la actualidad integran el equipo MECI. Los servidores pblicos que hacen parte de ste Grupo de Trabajo se deben caracterizar en la entidad por el conocimiento del rea donde trabajan y de los procesos a su cargo. En general deben ser lderes y motivar a los dems servidores de la Alcalda Municipal, para el logro de los objetivos y metas propuestas en el diseo e implementacin de la Comunicacin Pblica. ARTCULO 13: Este Grupo Operativo tendr como funciones especficas con relacin a la Comunicacin Pblica, las siguientes: 1. Socializacin y aplicacin de las polticas de Comunicacin. 2. Diseo y ejecucin del Plan de medios y acciones comunicativas. 3. Elaboracin y ejecucin del diagnstico de comunicaciones en la Administracin Municipal. 4. Consolidacin del diagnstico y su socializacin ante el Comit Coordinador de Control Interno y presentacin de propuestas de mejoramiento de la Comunicacin de la Alcalda Municipal. 5. Elaboracin de la Propuesta Metodolgica de Rendicin de Cuentas a la Sociedad de acuerdo a la normatividad vigente, para su presentacin ante la Alta Direccin. 6. Adoptar estrategias de evaluacin y seguimiento permanente al Plan de Comunicacin de la Alcalda Municipal.

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DESPACHO

ARTICULO 14: El Grupo Operativo en Comunicaciones actuar bajo las directrices y polticas del Secretario(a) de Apoyo a la Gestin y Asuntos de la Juventud, dado que el componente de Comunicacin Pblica se encuentra identificado como uno de los componentes del subsistema de control de gestin, dentro de la estructura del Sistema de Control Interno MECI 1000:2005. ARTICULO 15: El Grupo Operativo en Comunicaciones, se reunir el ltimo viernes de cada mes por convocatoria del directivo representante de la alta direccin como coordinador del MECI, encargado de garantizar la operacionalizacin del MECI 1000:2005 En todo caso, sus miembros debern dedicarle el tiempo necesario y suficiente que garantice el permanente y efectivo diseo, implementacin, mantenimiento y actualizacin de la Comunicacin Pblica en la Alcalda Municipal; para ello, los Secretarios de Despacho y Jefes de rea o Dependencia debern otorgar y garantizar el tiempo que sea requerido. ARTICULO 16: El presente Decreto rige a partir de la fecha de su publicacin, ser aplicable a todas las Dependencias de la Alcalda de Ibagu y deroga las normas que le sean contrarias. PUBLIQUESE Y CUMPLASE Dado en el Municipio de Ibagu a los 4 das del mes de Diciembre de 2.008.

Fdo. JESUS MARIA BOTERO GUTIERREZ. Alcalde de Ibagu.

MARTHA MIRELLA PEA TORRES Secretaria de Apoyo a la Gestin Institucional

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