FACULDADE DOM PEDRO II DE TECNOLOGIA GESTO DA TECNOLOGIA DA INFORMAO - NOTURNO

IMPLANTAO DE FERRAMENTAS DE GESTO NAS PEQUENAS E MDIAS EMPRESAS.

SALVADOR 2013 BRUNA COUTINHO DIEGO RODRIGUES EDINAIDE NEVES JONAS MARTINS UENDRES SOUSA WESLEY SANTOS

IMPLANTAO DE FERRAMENTAS DE GESTO NAS PEQUENAS E MDIAS EMPRESAS.

Projeto apresentado a Faculdade Dom Pedro II, como requisito parcial de avaliao da disciplina Projeto Integralizador no 1 semestre do curso de Gesto em Tecnologia da Informao. ORIENTAO: Prof. Lucas Lopes

SALVADOR 2013

O tema deveria estar aqui Edinaide Neves (edinaideneves@hotmail.com) Bruna Coutinho (brunacoutinho@hotmail.com) RESUMO A pequena e mdia empresa representa um grande setor na economia mundial. Porm, este setor sofre com as variaes em seu meio econmico e legislativo, principalmente pela falta de conhecimento das ferramentas que auxiliam a gesto e a tomada de decises para investimento e, pelo alto custo que as mesmas proporcionam. A pequena e mdia empresa tem um papel fundamental no desenvolvimento da economia global, empregando grande parte da populao dos pases, inovando e investindo de forma empreendedora. Para garantir o sucesso de um investimento requer-se uma capacidade de tomada de deciso com indicadores da situao presente, passada e futura da empresa e do mercado. O Aumento da concorrncia faz com que as empresas necessitem absorver cada vez mais conhecimento e utilizar modernas ferramentas de gesto e tambm algumas ditas tradicionais, mas que possibilitem o processo de tomada de decises em todos os nveis da organizao. As rpidas mudanas e a velocidade das respostas que as empresas precisam dar para manterem se no mercado globalizado torna-se imprescindvel a busca por indicadores econmicos, financeiros e socioambientais com a finalidade de subsidiar o processo de tomada de deciso.

Palavras-Chave:: Pequena e mdia empresa, tomada de deciso, Sistemas ERP. ABSTRACT The small and medium enterprises is a major sector in the world economy. However, this sector suffers from the changes in their economic environment and legislation, especially the lack of knowledge of the tools that assist the management and decision-making for investment and the high cost that they provide.

The small and medium enterprises have a key role in the development of the global economy, employing large population countries, innovating and investing in an

entrepreneurial way. To ensure the success of an investment requires a capacity of up decision-making indicators of the present, past and future of the company and the market. The increased competition makes companies need to absorb more knowledge and use modern management tools and also some so-called traditional, but to enable the process of decision-making at all levels of the organization. The rapid changes and speed of responses that companies need to take to keep up in the global market it is essential to the pursuit of economic, financial and environmental in order to support the process of decision making. Keywords: Small and medium enterprise, decision making, Planning. 1 INTRODUO Passada a novidade da utilizao dos ERP (Enterprise Rersource Planning) ou sistemas integrados de gesto, pelas grandes corporaes, o que se observa hoje no mercado da Tecnologia de Informao (TI), a luta acirrada dos fornecedores dessa soluo no concorrido nicho de mercado das pequenas e mdias empresas. As manchetes e notcias veiculadas por peridicos e publicaes da rea tm evidenciado a grande concorrncia por que passam os fornecedores nacionais, assim como os grandes fornecedores internacionais, no desafio de conquistar novos consumidores dentro dessa promissora parcela do mercado. De um lado, esto os fornecedores nacionais j acostumados a atender o segmento das pequenas e mdias empresas, procurando atingir cada vez mais uma parcela maior desse mercado com solues mais prximas das necessidades dessas empresas. De outro lado, os grandes fornecedores internacionais que antes s focavam as grandes corporaes, agora desenvolvendo todo o tipo de estratgia no sentido de oferecer solues diferenciadas e mais prximas da realidade da pequena e mdia empresa. As estratgias so as mais variadas, desde o desenvolvimento de solues mais especficas e direcionadas a determinados setores, at o estabelecimento de parcerias entre empresas nacionais e internacionais de forma a atingir mais rapidamente esse mercado. At mesmo empresas consideradas como maiores fornecedoras de ERP para organizaes de grande porte, produto considerado inacessvel em termos de custo e viabilidade para pequenas e mdias empresas (Corra, 1998), esto preparando-se para atender esse segmento de mercado, oferecendo pacotes desenhados especificamente para atender as empresas de pequeno e mdio porte, com verses do software desenvolvidas com base em funcionalidades de plataforma mais adequadas as pequenas e mdias empresas. (Computeworld, 10/09/02. Acesso em 07/04/04). Enterprise Resource

O mesmo peridico eletrnico destaca a preocupao do grande fornecedor internacional de ERP em relao aos seus concorrentes no Brasil, compostos por empresas nacionais e internacionais j focadas no mercado das Pequenas e Mdias Empresas, motivo pelo qual usam a estratgia de fazer parceria e acordos comerciais com empresas nacionais que j atuam 3 com esse perfil de empresa, de forma a oferecer produtos j localizados para o padro da economia brasileira e adequadamente adaptados ao segmento das pequenas e mdias empresas. Tamanho interesse nas pequenas e mdias empresas decorre do vasto potencial de mercado contido nesse segmento, considerado pelos fornecedores como nicho de mercado pouco explorado e que oferece grandes oportunidades de negcios. Por essa razo, companhias de renome mundial alm de focar esse segmento, esto dando prioridade s pequenas e mdias empresas. Por outro lado, as pesquisas demonstram que a adoo de sistema ERP pelas empresas envolve diferentes e importantes aspectos e provoca grandes impactos no meio organizacional onde so implantados. Os efeitos vo desde mudanas na estrutura fsica, organizacional, processos, plataforma de tecnologia e capacidade (Riccio, 2001; Laudon & Laudon, 2004), at a exigncia de mudana cultural por parte das pessoas e da organizao, para se adaptar a esse novo conceito de sistema integrado. Diferentes estudos tm abordado os principais impactos e efeitos da implementao de ERP nas grandes empresas (Scapens, 1998, 2003; Ezzamel, 2000; Riccio, 2001; Saccol et al., 2003) e alguns j trazem para discusso os fatores impactantes nas implementaes em segmentos especficos e diferenciados como as PMEs (Vidal, 1990; Lima et al. 2000; Ozaki e Vidal, 2001; Mendes e Escrivo Filho, 2000, 2001, 2002, 2003). 3.1 Sistemas ERP. Sistemas Integrados de Gesto Empresarial (SIGE ou SIG), em ingls Enterprise Resource Planning (ERP) , so sistemas de informao que integram todos os dados e processos de uma organizao em um nico sistema. A integrao pode ser vista sob a perspectiva funcional (sistemas de: finanas, contabilidade, recursos humanos, fabricao, marketing, vendas, compras etc) e sob a perspectiva sistmica (sistema de processamento de transaes, sistemas de informaes gerenciais, sistemas de apoio a deciso etc). Os ERPs em termos gerais, so uma plataforma de software desenvolvida para integrar os diversos departamentos de uma empresa, possibilitando a automao e armazenamento de todas as informaes de negcios. Entre as mudanas mais palpveis que um sistema de ERP propicia a uma corporao, est a maior confiabilidade dos dados, agora monitorados em tempo real, e a diminuio do retrabalho. Algo que conseguido com o auxlio e o comprometimento dos funcionrios, responsveis por fazer a atualizao sistemtica dos dados que alimentam toda a cadeia de mdulos do ERP e que, em ltima instncia, fazem com que a empresa possa interagir. Assim, as informaes trafegam pelos mdulos em tempo real, ou seja, uma ordem de vendas dispara o processo de fabricao com o envio da informao para mltiplas bases, do estoque

de insumos logstica do produto. Tudo realizado com dados orgnicos, integrados e no redundantes. Para entender melhor como isto funciona, o ERP pode ser visto como um grande banco de dados com informaes que interagem e se realimentam. Assim, o dado inicial sofre uma mutao de acordo com seu status, como a ordem de vendas que se transforma no produto final alocado no estoque da companhia. Ao desfazer a complexidade do acompanhamento de todo o processo de produo, venda e faturamento, a empresa tem mais subsdios para se planejar, diminuir gastos e repensar a cadeia de produo. Um bom exemplo de como o ERP revoluciona uma companhia que com uma melhor administrao da produo, um investimento, como uma nova infra-estrutura logstica, pode ser repensado ou simplesmente abandonado. Neste caso, ao controlar e entender melhor todas as etapas que levam a um produto final, a companhia pode chegar ao ponto de produzir de forma mais inteligente, rpida e melhor, o que, em outras palavras, reduz o tempo que o produto fica parado no estoque. A tomada de decises tambm ganha uma outra dinmica. Imagine uma empresa que por alguma razo, talvez uma mudana nas normas de segurana, precise modificar aspectos da fabricao de um de seus produtos. Com o ERP, todas as reas corporativas so informadas e se preparam de forma integrada para o evento, das compras produo, passando pelo almoxarifado e chegando at mesmo rea de marketing, que pode assim ter informaes para mudar algo nas campanhas publicitrias de seus produtos. E tudo realizado em muito menos tempo do que seria possvel sem a presena do sistema. Entre os avanos palpveis, podemos citar o caso de uma indstria mdia norteamericana de autopeas, situada no estado de Illinois, que conseguiu reduzir o tempo entre o pedido e a entrega de seis para duas semanas, aumentando a eficincia na data prometida para envio do produto de 60% para 95% e reduzindo as reservas de insumos em 60%. Outra diferena notvel: a troca de documentos entre departamentos que demorava horas ou mesmo dias caiu para minutos e at segundos. Esse apenas um exemplo. Porm, de acordo com a empresa, possvel direcionar ou adaptar o ERP para outros objetivos, estabelecendo prioridades que podem tanto estar na cadeia de produo quanto no apoio ao departamento de vendas como na distribuio, entre outras. Com a capacidade de integrao dos mdulos, possvel diagnosticar as reas mais e menos eficientes e focar em processos que possam ter o desempenho melhorado com a ajuda do conjunto de sistemas.

3.2 Pequenas e Mdias Empresas

As pequenas e mdias empresas (conhecidas tambm pelo acrnimo PMEs) so empresas com caratersticas distintivas, tendo uma dimenso com determinados limites de empregados e financeiros fixados pelos Estados ou Regies administrativas. So agentes com lgicas, culturas, interesses e esprito empreendedor prprios. As pequenas e mdias empresas tm um importante papel na economia de todos os pases. Os pases da OCDE podem ter entre 70% e el 90% dos empregados a trabalhar neste tipo de empresas. As principais razes para a sua existncia so: Podem fornecer produtos individualizados, em contraste com as grandes empresas, que se concentram em produtos mais estandardizados. Servem de tecido auxiliar s grandes empresas. A maior parte das grandes empresas recorrem a empresas subcontratadas de menor dimenso para realizar servios ou operaes que caso fossem feitas internamente resultariam em custos maiores. Existem atividades produtivas onde mais apropriado trabalhar com empresas pequenas, como por exemplo o caso das cooperativas agrcolas. A maior vantagem de uma PME a sua capacidade para mudar rapidamente pois sua estrutura e muito baixa comparada a outras que so enormes muito grandes que usam produtos de marcas que valorizam bem mais seu estoque assim a economia mundial e populacional fica bem mais conceituada. A empresa produtiva em reao s necessidades do mercado, o que muito mais difcil numa grande empresa, com um grande nmero de empregados e grandes somas de capital investido. No entanto, o acesso a mercados a mais especficos ou carteiras de clientes mais reduzidas aumentam o risco de destas empresas, pelo que importante conseguirem aumentar o seu mercado e clientes. * Financiamento. As pequenas empresas tm mais dificuldade de encontrar financiamento com um custo e prazo adequados devido ao seu maior risco. Existem alternativas ao financiamento bancrio clssico, como por exemplo o capital de risco. Emprego. So empresas com muita rigidez laboral e com dificuldades para encontrar mo-de-obra especializada. A formao prvia do empregado fundamental. Tecnologia. Devido aos menores volumes de receita destas empresas no h possibilidade de dedicar fundos investigao, pelo que necessitam de se associar a empresas falidas pois elas e outras empresas que fazem a economia girar. * Acesso a mercados internacionais. A menor dimenso complica a sua entrada noutros mercados. Existem instituies pblicas que fazem esforos para formar as empresas na cultura dos outros pases.

3.3 Qualificao dos funcionrios: A formao da competncia profissional um dos desafios enfrentados por empresas que usam como base softwares de gesto. Esse cenrio se aplica especialmente ao setor de software e servios associados, para o qual a qualificao dos profissionais condio essencial para a permanncia das empresas no mercado mundial 5 CONSIDERAES E TRABALHOS FUTUROS Como j enfatizado no desenvolvimento deste trabalho, a realidade das pequenas e mdias empresas, em razo de suas peculiaridades e caractersticas prprias, em muito difere do segmento das grandes corporaes. Embora o conceito e filosofia dos sistemas ERP no se alterem ao serem adotados por um ou por outro porte de empresas, os resultados decorrentes da sua implementao variam e podem diferir bastante, em funo do ambiente organizacional, cultural e scio-econmico onde so implementados. Muitos dos benefcios, vantagens ou melhorias obtidas com a adoo do sistema ERP, como tambm as dificuldades, problemas e limites decorrentes da sua implementao so comuns, tanto em empresas de maior porte como nas pequenas e mdias empresas.

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