Artigo retirado de:

http://www.fabiocruz.com/2011/07/psi-unimed-um-caso-de-sucesso/

PSI Unimed Um Caso De Sucesso

Written By: Fabio Cruz, PMP, CSM, ITIL-f | July 17, 2011 | Posted In: Boas prticas de GP

esolvi comentar sobre o artigo PSI Programa Sistema de Informao da Unimed Grande

Florianpolis, aps este artigo ter sido um dos escolhidos para ser apresentado durante a Conferncia Internacional de Gerenciamento de Projeto, realizada em 2011 na cidade de Florianpolis, no qual eu participei como ouvinte. Outro ponto que me chamou a ateno, que um dos autores, Leonel Furtado, foi meu colega no grupo de estudos do Guia PMBOK, promovido pelo chapter do PMI de Santa Catarina, e foi membro da equipe de gerenciamento de projetos executora deste caso de sucesso. O projeto foi a mudana e implantao de um novo sistema ERP, com o objetivo de melhorar o gerenciamento das reas comercial, financeira, contbil e administrativa da cooperativa. Vou comentar um pouco sobre os pontos que me chamaram mais ateno.

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Os facilitadores U

m dos pontos fortes do projeto foi a importncia e a ateno dada aos Stakeholders do projeto. Eles

foram classificados por importncia e como os mais importantes estavam nas reas de negcio, foi realizado um trabalho de apoio e priorizao as estas partes interessadas, alm de um plano de gerenciamento destes recursos, que abrangeram a EAR, plano de comunicaes, aquisies, qualidade, riscos e custos, sem deixar de lado as estimativas de recursos para as atividades, o desenvolvimento e mobilizao da equipe e em destaque o gerenciamento das expectativas das partes interessadas. Para a realizao dos trabalhos, as equipes foram divididas por conhecimento nas reas referentes s diretorias e formaram clulas de negcios com Analistas de Negcio, Analista de Sistema e os Facilitadores, aos quais destaco aqui, por serem os que dominavam por completo o assunto necessrio para o desenvolvimento do projeto.

figura do facilitador foi implantada com o objetivo de aproximar os usurios-chave das reas de

negcio, aos analistas de negcio e aos analistas de sistema, formando assim uma equipe uniforme. Outro fator importante foi promover figura do facilitador as experincias de conhecimento de projetos estratgicos da organizao, e com isso at uma campanha de marketing para atender as necessidades de comunicao e fortalecer a imagem dos facilitadores foi criada, como pode ser visualizado pelo folder abaixo.

Conforme declarado pelo facilitador financeiro Eduardo Luiz: Tivemos a oportunidade de crescer em conhecimento, promover a interao com as outras reas da organizao, alm de participar em reunies estratgicas que nos proporcionaram visibilidade de referncia em nossa diviso. Dentre as tcnicas utilizadas pela equipe para o gerenciamento dos envolvidos, esto:

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Acompanhamento do desempenho dos membros da equipe; Fornecimento regular de feedback; Resoluo de problemas e conflitos; Coordenao de mudanas para melhoria contnua; Incentivo a boa comunicao; Adaptao aos processos da empresa; Habilidade de negociao e liderana; Observao e registro de questionamentos; Coleta e registro de lies aprendidas.

primeiro passo para um planejamento diferenciado foi definir os papis e responsabilidades da

equipe, pocisionando a importncia do projeto para organizao e definindo os recursos e a estrutura do trabalho. Foi criado um Grupo Gestor que representava os Stakeholders, diretorias e patrocinadores, com o objetivo de organizar a hierarquia do projeto, e dar mais enfse participao das reas de negcio. Junto a este grupo foi criado um canal de comunicao informando o andamento e os riscos que poderiam ocorrer, conforme o trabalho foi sendo desenvolvido e as mudanas aparecendo.

Grupo Gestor tambm atuou como um comit de controle de mudanas (CCM), obtendo um

resultado extremamente positivo na tomada de decises chave para o sucesso do projeto, como por exemplo, na escolha entre prazo e escopo em momentos crticos do projeto. Por fim um destaque a mais dos facilitadores, foi o apoio dos gestores que cederam seus melhores colaboradores para o projeto, que ao final deram depoimentos como os de Fernanda Cordeiro, gerente financeira: Conseguimos efetuar a virada e manter a operao continuada da rea sem maiores impactos. Foi importante o trabalho em conjunto, com foco no processo e no na atividade isolada. ___________________________________________________________________________

Escritrio de projetos A

Unimed Grande Florianpolis possiu um escritrio de projetos (PMO) que cuida do portflio de

projetos da empresa, que so divididos entre Estratgicos e Tticos. Este escritrio tem a responsabilidade de informar os indicadores fsicos e financeiros, solicitar detalhamento de atividades atravs de Status Report, alm de posicionar a diretoria a respeito das informaes relevantes sobre os projetos sob a superviso do escritrio.

escritrio tambm o responsvel por aprovar os projetos, sendo que para aprovao os projetos

devem ser classificados no estudo de viabilidade, considerando indicadores de ROI, PayBack, TIR e VPL. Os projetos aprovados, so formalizados atravs do termo de abertura do projeto, tendo como objetivo principal documentar inicialmente o planejamento das premissas, escopo inicial, riscos envolvidos, investimento, incio e fim, alm de serem assinados pelos patrocinadores. Neste momento tambm designado o gerente do projeto.

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o

romovendo a organizao e o planejamento de atividades regulares, foi criada uma agenda fixa do

projeto com reunies e processos pr-determinados, tais comos: Reunies do Grupo Gestor: Todas as quintas, s 15:00, para discusso do escopo, e anlise de solicitaes de mudana;

Reunies com a equipe: Todas as segundas, s 14:00 com tempo mximo de 30 minutos, para discutir impedimentos, dvidas ou necessidades;

Portflio de projetos: Todas as sextas feiras o cronograma atualizado era encaminhado a diretoria. Caso houvessem atrasos superiores a 5%, deveria tambm ser encaminhado um Status Report do projeto. ___________________________________________________________________________

Lies aprendidas D
da equipe de tecnologia.

entre s lies aprendidas, a forma com que a organizao se mobilizou para o projeto e o suporte

fornecido pela rea de tecnologia da informao incrementou consideravelmente os resultados de desempenho em relao aos outros projetos nas quais as implantaes eram de responsabilidade nica

No modelo de integrao entre facilitadores, analistas de negcio e analistas de sistema, os facilitadores tinham a expertise dos processos de negcio das reas e os utilizavam para facilitar e validar especificaes tcnicas, aprimorar homologaes do sistema e acrescentar em qualidade e segurana para o trabalho final aps a implantao em produo do sistema.

gerenciamento do projeto foi baseado no Guia PMBOK, tendo como bases principais papis e

responsabilidades bem definidos, e a experincia dos integrantes da equipe. ___________________________________________________________________________

Fases do gerenciamento de projetos aplicadas

Fase de iniciao

Foi escolhido o gerente de projetos, desenvolvido o termo de abertura do projeto com seu contedo apropriado, alm do desenvolvimento das estratgias de gerencimento das partes interessadas e a identificao dos requisitos iniciais. Fase de planejamento

Foi definida a forma de gerenciar os processos relacionados s areas de conhecimento de escopo, tempo, custos, RH, comunicaes, qualidade, riscos e aquisies. Houve uma preocupao especial com a parte de comunicao, que contou com o apoio das reas de marketing e gesto de pessoas, contribuindo para a motivao da equipe e a divulgao do projeto. Fase de execuo

Consistiu em produzir o escopo do projeto e controlar as mudanas solicitadas, inclusive ligadas a questes legais, onde o CCM era acionado. Um destaque aqui que foi realmente aplicado o conceito de que somente as mudanas aprovadas eram realizadas. Fase de monitoramento e controle

Durante toda esta fase foi adotada a prtica de medir o desempenho, com relao linha de base do projeto e s mtricas determinadas pelo gerente de projetos. Quando houveram variaes, foram realizados ajustes, sempre conforme aprovao do CCM.

Ainda nesta fase foram realizadas tarefas para prever desvios e realizar aes preventivas, com o objetivo de evitar mudanas. Fase de encerramento

Esta fase girou em torno da liberao dos recursos, da confirmao e da formalizao das entregas, no registro de lies aprendidas, da assinatura do termo de encerramento, e sem deixar passar em branco, das comemoraes pelas finalizaes. ___________________________________________________________________________

Processos da rea de tecnologia da informao N

o que diz respeito aos processos especficos de tecnologia da informao, foram seguidas as melhores prticas de qualidade de software e gesto de servios de TI baseados em ISO 20.000, ITIL e CMMI. Abaixo temos a sequncia de processos voltados a rea de tecnologia da informao que foram aplicados: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. Descrio das funcionalidades; Levantamento de requisitos; Especificao funcional; Desenvolvimento; Testes; Homologao; Documento de alterao de escopo; Teste rob; Gesto da configurao;

10. Gesto de incidentes; 11. Gesto de problemas. ___________________________________________________________________________

Resultados

rios outros bons resultados foram obtidos, eu destaquei alguns para comentar que so mais

referentes a rea de gesto e melhoria de processos, tais como: Os resultados para o negcio foram os objetivos atingidos com o sistema em produo. O modelo adotado proporcionou o desenvolvimento profissional bastante importante para todos em conhecimento do negcio, processos de gesto, negociao e trabalho em equipe.

A integrao dos sistemas garantiu confiabilidade das informao, evitando retrabalho e possveis erros operacionais.

Tambm houve reduo dos trabalhos manuais, confiabilidade nos dados, e rapidez nos processos de contabilizao.

O apoio rpido a tomada de decises; Ativos organizacionais da empresa foram atualizados, gerando lies aprendidas e a continuidade destas prticas. ___________________________________________________________________________

Concluses A

apresentao deste caso de sucesso tem por objetivo proporcionar fundamentao aos leitores para

umareflexo sobre a importncia da metodologia e do investimento nos processos, alm de gerar discusses e futuras concluses importantes sobre a forma de conduo e gerenciamento de projetos em conformidade com as boas prticas e com a estrutura organizacional das empresas. ___________________________________________________________________________

Crditos O

s textos colocados neste blog so de minha autoria, Fbio Cruz, mantenedor deste blog, a partir de

um entendimento e parafraseao livre do artigo PSI Programa Sistemas da Informao, cujo os autores permitiram esta publicao livre. Parabenizo os profissionais envolvidos com este projeto pelo seu sucesso, e aos autores pela disponibilizao do material para publicao neste espao.

baixo destaco dois dos profissionais participantes da equipe de projeto do PSI Unimed, e que foram

os autores do artigo original que pode ser lido na ntegra, em verso PDF, atravs do seguinte link: PSI Programa Sistemas de Informao Unimed

Leonel Paes Furtado leonel.datainfo@unimedflorianopolis.com.br Mini-currculo do Autor:

Bacharelato em Sistemas de Informao UNIFRA (Universidade Franciscana), Santa Maria-RS/Brasil Ps graduao de e-business Universidade Tcnica de Lisboa (ISEG), Portugal Posio atual na organizao: Gerente de Projetos ------------------

Celso Lanzillotto Martins celso@unimedflorianopolis.com.br Mini-currculo do autor:

Processamento da Dados UDESC (Universidade Estadual de Santa Catarina) Ps-graduao em Marketing de Servios ESAG UDESC

Ps-graduao em Gesto de Pessoas UGF SC Posio atual na organizao: Gerente de Tecnologia da Informao