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INSTITUTO PARA LA CALIDAD 2012. Prohibida su reproduccin total o parcial sin permiso del autor y del Instituto para la Calidad de la Pontificia Universidad Catlica del Per.
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Profesor: Andrs Flores Guzmn Curso: Gestin de Costos Diplomatura de Especializacin Avanzada en Gerencia de Proyectos y Calidad 2011-II (3)
Gestin de costos
Contenido
I. II. Introduccin Estimar los costos
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1. Introduccin
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Objetivo de la sesin
Brindar a los participantes los conceptos de costos e identificar los factores que influyen en la determinacin de costos a lo largo del ciclo de vida del proyecto
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Lecciones aprendidas
Bueno (rpido), bonito y barato: te ofrezco dos de ellas. SMART (objetivos) Cuanto ms ridcula sea la fecha meta mayor ser la cantidad de dinero desperdiciada tratando de lograrla (lograble). Sndrome del estudiante: Las fechas de alerta en el calendario estn ms cerca de lo que uno piensa. Si se deja que el contenido del proyecto cambie libremente, la tasa de cambio exceder a la tasa de avance.
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Gestin de costos
Se refiere a los costo de los recursos necesarios para completar las actividades del proyecto. Se debe tener en cuenta el efecto de las decisiones del proyecto sobre los costos de operacin continua (uso, mantenimiento y soporte del producto, servicio o resultado del proyecto). Por ejemplo, limitar el nmero de revisiones del diseo puede:
reducir el costo del proyecto a expensas de un aumento de los costos operativos del cliente.
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Gestin de costos
Costo del ciclo de vida
Los gerentes de proyecto no deben excluir los costos de las fases de operacin y mantenimiento.
Costo de oportunidad
Valor del proyecto que no fue seleccionado "costo de perdida de oportunidad.
Costo hundidos
NO deben ser considerados en el proceso de estimacin. Con proyecto o sin proyecto, no se cambia el costo incurrido.
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Necesidades de informacin
Diferentes interesados del proyecto medirn los costos del proyecto de diferentes maneras y en diferentes momentos. Por ejemplo, el costo de un producto adquirido se puede medir cuando:
se tome la decisin de la adquisicin o comprometa, se realiza el pedido, se entrega el producto, se incurre o se registra el costo actual para propsitos contables del proyecto.
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Desarrollar el presupuesto
Agregacin de costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer la lnea base del costo.
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Objetivo de la sesin
Identificar los factores que permiten la aproximacin de los costos y definir los procedimientos para desarrollar estimaciones de costos.
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Estimacin de costos
Las estimaciones se expresan en unidades monetarias, personal/hora o personal/da. La precisin de la estimacin aumentar a medida que el proyecto avanza (proceso iterativo). La estimacin evala si la reduccin de costos en operacin continua, puede justificar el costo de trabajo adicional en la fase de diseo (proyecto).
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Estimacin de costos
Estimacin de orden de magnitud (ROM) -50% +50% Estimacin definitiva -10% +10%
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Estimacin de costos
Debe recordar que aunque se le diga al patrocinador que la estimacin es de orden de magnitud el patrocinador la recordar para el resto del proyecto! Protjase escribiendo orden de la magnitud en la estimacin. El hacerlo as le dar algo con lo cual se pueda defender en el futuro.
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Inconsistencias de la estimacin
Mala interpretacin de la declaracin del alcance Omisiones alcance incorrectamente definido Estructura inexacta de la WBS Tiempo mal definido excesivamente optimista Aplicacin inapropiada de tareas basadas en niveles de habilidad Falla en la definicin de riesgos Falla en entender o contabilizar la inflacin de los incrementos en costos Falla en utilizar la tcnica estimacin correcta Falla en utilizar rango de precios para costos generales y administrativos, e indirectos
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OUTPUTS
Estimaciones de costos de las actividades Base de las estimaciones Actualizacin de los documentos del proyecto
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Entradas
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Lnea base del alcance
Enunciado del alcance
Descripcin del producto, criterios de aceptacin, entregables clave, lmites del proyecto, las asunciones y restricciones del proyecto. Asuncin bsica: las estimaciones incluirn costos indirectos. Costos indirectos: no pueden atribuirse directamente a un proyecto especfico y sern asignados equitativamente entre varios proyectos por procedimientos contables. Restricciones: presupuesto limitado, fechas de entrega requerida, disponibilidad de recursos calificados, polticas organizacionales.
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Lnea base del alcance
WBS / Diccionario de la WBS Requerimientos adicionales, contractuales y legales como: salud, seguridad, rendimiento, medio ambiente, seguros, derechos de propiedad intelectual, igualdad de oportunidades de empleo, licencias y permisos.
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Cronograma del proyecto
Factores que determinan el costo: Tipo y cantidad de recursos, tiempo asignado para completar los entregables. La estimacin de recursos incluye determinacin de disponibilidad y cantidad de personal y materiales.
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Cronograma del proyecto
La estimacin de duracin de actividades afectar a los costos:
si incluyen gastos de financiacin (incluidos los intereses). si los recursos se aplican por unidad de tiempo (costos variables). costos sensibles al tiempo: sindicatos con acuerdos de negociacin colectiva o materiales con variaciones estacionales.
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Plan de recursos humanos
Componentes para desarrollar estimaciones:
Atributos para el reclutamiento del personal Tasas de personal Recompensas / reconocimiento
Registro de riesgos
Considerar los costos de mitigacin de riesgo. Impactan al cronograma y a los costos del proyecto. Un evento negativo de riesgo, a corto plazo aumenta el costo y retrasa el cronograma.
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Factores ambientales de la empresa
Condiciones del mercado. Productos, servicios, y resultados:
Disponibles en el mercado Bajo qu trminos y condiciones. Si tienen provisin regional y/o global Si las condiciones de demanda estn influenciada por los costos de recursos.
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Entradas
Factores ambientales de la empresa
Publicacin de informacin comercial
La tasa de costos de recursos disponible en bases de datos comerciales. Base de datos comerciales hacen un seguimiento de:
capacidades y costos de recursos humanos costos estndar para material y equipo.
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Entradas
Activos de procesos de la organizacin
Polticas de estimacin de costos. Plantillas de estimacin de costos. Informacin histrica.
archivos de proyecto, registros, correspondencia, contratos cerrados, proyectos cerrados.
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Entradas
Activos de procesos de la organizacin
Lecciones aprendidas
Muchas compaas no documentan las lecciones aprendidas porque los empleados son renuentes a firmar documentos que indican que incurrieron en equivocaciones. Terminan por repetir las mismas equivocaciones. Algunas compaas conducen una reunin del postimplementacin, donde se solicita al equipo preparar un caso de 3-5 pginas que documente xitos y fallas en el proyecto.
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Herramientas y tcnicas
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Herramientas
Juicio de expertos Estimacin anloga
Utiliza valores de:
parmetros: alcance, costos, presupuesto y duracin. medidas de escala: tamao, peso y complejidad
de una actividad anterior y similar, para estimar el mismo parmetro o medida para proyecto actual. Utiliza informacin histrica y opinin de expertos. Menos costosa y ms rpida que otras tcnicas, pero tambin es menos precisa.
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Herramientas
Estimacin paramtrica
Utiliza una relacin estadstica entre:
datos histricos y otras variables (superficies de una construccin)
para calcular una estimacin de parmetros de actividades: costos, presupuesto y duracin. Puede producir niveles ms altos de precisin, dependiendo de lo sofisticado del modelo.
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Herramientas
Estimacin ascendente (bottom-up)
El detalle de los costos se suman a niveles superiores para la presentacin de informes y seguimiento. El costo y precisin de esta estimacin depende del tamao y complejidad de cada actividad o paquetes de trabajo.
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Herramientas
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Herramientas
Estimacin por tres valores
La precisin de la estimacin de costos puede mejorarse considerando la incertidumbre y el riesgo. PERT utiliza tres estimaciones para definir un rango aproximado de costo para una actividad:
Ms probable (cm). Optimista (co). Pesimista (cp.)
El costo de la actividad utiliza un promedio ponderado de las tres estimaciones: ce = (co + 4cm + cp) / 6
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Herramientas
Anlisis de reserva
Las estimaciones de costos pueden incluir reservas para contingencias (incertidumbre del costo). Puede ser determinado por un porcentaje del costo estimado, monto fijo, o mtodo cuantitativo. A mayor informacin disponible del proyecto, la reserva para contingencias puede ser utilizada, reducida o eliminada. Reservas de contingencia forman parte de los requerimientos de financiamiento.
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Herramientas
Costos de la calidad
Costos de conformidad Costos de prevencin Planeamiento Capacitacin Auditoria Control Costos de no conformidad Costos de fallas Internos (por cliente) Externos (por cliente) Reproceso Apresuramiento Garanta Servicios Retiros
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Herramientas
SW de estimacin de Gestin de Proyectos
Hojas de clculo, simulacin, herramientas estadsticas. Simplifican el uso de tcnicas de estimacin y facilitan rpida revisin de estimaciones alternativas.
Salidas
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Salidas
Estimacin de costos de las actividades
Se puede presentar en forma resumida o detallada. Costos estimados para todos los recursos:
mano de obra directa, materiales, equipos, servicios, instalaciones, tecnologa de la informacin, asignacin por inflacin o costos imprevistos.
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Salidas
Base de estimaciones
Documentacin de:
La base de estimacin (es decir, cmo se ha desarrollado) Todas las asunciones formuladas Las restricciones conocidas
Indicacin del rango de posibles estimaciones (por ejemplo, $ 10.000 ( 10%)), Indicacin del nivel de confianza de la estimacin definitiva.
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3. Determinar el presupuesto
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Objetivo de la sesin
Determinar los factores que producen la lnea base del costo.
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Determinar el presupuesto
Agregacin de costos estimados de actividades individuales o paquetes de trabajo para establecer una lnea base del costo, autorizada. Incluye todos los presupuestos autorizados, pero excluye las reservas de gestin. Los presupuestos constituyen los fondos autorizados para ejecutar el proyecto. El rendimiento de costos ser medido contra el presupuesto autorizado.
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Determinar el presupuesto
Relacin entre WP, CA, WBS, OBS
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OUTPUTS
Lnea base del desempeo del costo Requisitos de financiamiento del proyecto Actualizaciones a los documentos del proyecto
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Estimacin de costos de actividades Bases de las estimaciones Lnea base del alcance
Limitaciones formales de consumo de fondos del proyecto en determinado periodos, por requerimientos organizacionales, por contrato o por otras entidades, como organismos gubernamentales.
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Calendario de recursos Contratos Activos de procesos de la organizacin
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Herramientas y tcnicas
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Herramientas
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Herramientas
Suma de costos Anlisis de reserva
Reservas para contingencias (Para cambios planificados de riesgos identificados) Reservas de gestin (Para cambios no planificados de alcance y costo) Las reservas no forman parte de la lnea base del costo. No se incluyen en la medicin del EV Las reservas se incluyen en el presupuesto para financiar el proyecto.
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Herramientas
Juicio de expertos Relaciones histricas
Las relaciones generadas por una estimacin paramtrica o anloga emplean caractersticas del proyecto para desarrollar modelos matemticos y predecir los costos totales del proyecto. El costo y exactitud de los modelos dependern si:
La informacin histrica utilizada es exacta, Los parmetros utilizados son fcilmente cuantificables, Los modelos son escalables, independiente del tamao del proyecto.
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Herramientas
Conciliacin del lmite de financiamiento
En general, grandes variaciones en los consumos peridicos de fondos no son deseables para las operaciones de la organizacin. Los consumos de fondos se concilian con los lmites de financiacin establecidos por el cliente o la organizacin ejecutante.
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Salidas
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Salidas
Lnea base del desempeo del costo
(BAC) Presupuesto hasta la conclusin aprobado y distribuido en el tiempo. Utilizado para medir el desempeo global de costos del proyecto. Se representa con la curva S.
Salidas
Lnea base del desempeo del costo
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Objetivo de la sesin
Identificar los factores que influyen en la gestin de la lnea base del costo del proyecto. Calcular los parmetros de gestin del valor ganado del proyecto e interpretar los resultados en forma eficaz.
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OUTPUTS
Mediciones del desempeo del trabajo Proyecciones del presupuesto Actualizaciones de los activos de los procesos de la organizacin Solicitudes de cambio Actualizacin al plan de gestin del proyecto
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Entradas
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Entradas
Plan de gestin del proyecto
Lnea base del desempeo de costos
Lnea base comparada con los resultados actuales para definir si es necesario un cambio, accin correctiva, o accin preventiva.
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Entradas
Informacin sobre el desempeo del trabajo
Incluye informacin sobre el avance del proyecto:
entregables que se han empezado sus avances entregables que se han terminado
Incluye adems:
costos autorizados e incurridos estimaciones para completar el trabajo del proyecto.
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Entradas
Activos de procesos de la organizacin
Polticas, procedimientos y guas relativas al desarrollo de presupuestos, formales e informales Herramientas de control de costos Mtodos para monitoreo y presentacin de informes
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Herramientas y tcnicas
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Integra medidas de alcance, costo, y cronograma. Requiere una lnea base integrada contra el cual se pueda medir su rendimiento. Ayuda a determinar causa y magnitud de variaciones para decidir si requieren una accin correctiva.
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Valor planificado (PV) Presupuesto asignado y autorizado para los trabajos de una actividad o componente del EDT. Al total del PV se denomina Lnea base de medicin del rendimiento (PMB). El total del PV para el proyecto se conoce como presupuesto a la culminacin (BAC).
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Valor ganado (EV) Valor del trabajo realmente ejecutado, valorizado respecto al presupuesto asignado para esa labor. El EV medido no puede ser mayor que el presupuesto autorizado (PV) para un componente. A menudo se usa para describir el porcentaje completado de un proyecto.
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Valor ganado (EV) Debe establecerse un criterio de medicin del avance para cada componente de la EDT. Se supervisa el EV, tanto en forma:
incremental (para determinar la situacin actual) acumulativa (para determinar a largo plazo las tendencias de rendimiento)
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Costo Actual (AC) Costo total incurrido y registrado para culminar los trabajos realmente ejecutados para una actividad o componente de la EDT. El AC no tendr ningn lmite superior, lo que se incurri para alcanzar los EV se medir tal cual.
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Herramientas
Gestin del valor ganado
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Herramientas
Gestin del valor ganado
Variacin de cronograma (SV= EV - PV) Indicar si un proyecto esta atrasado respecto al cronograma, en trminos financieros. Cuando el proyecto finalice la SV ser igual a cero. Ejemplo:
PV = US$ 42,000 EV = US$ 38,000 AC = US$ 48,000 SV = US$ 38,000 - US$ 42,000 = - US$ 4,000
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Gestin del valor ganado
Variacin del costo (CV= EV - AC) Al final del proyecto ser igual al BAC menos el AC. Relacin de rendimiento de avance fsico para los costos incurridos. Generalmente un valor negativo no es recuperable para el proyecto. Ejemplo:
PV = US$ 42,000 EV = US$ 38,000 AC = US$ 48,000 CV = US$ 38,000 - US$ 48,000 = - US$ 10,000
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Gestin del valor ganado
ndice de desempeo de cronograma (SPI= EV / PV) Medida del avance logrado versus el planificado. Si SPI < 1, el trabajo ejecutado es menor a lo previsto. Ejemplo:
PV = US$ 42,000 EV = US$ 38,000 AC = US$ 48,000 SPI = US$ 38,000 / US$ 42,000 = 0.90
US$ 0.90 trabajo ejecutado ha sido hecho por cada US$ 1 de trabajo planeado.
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Gestin del valor ganado
ndice de desempeo de cronograma (CPI= EV / AC) Medida del valor de trabajo culminado versus el costo incurrido para tales trabajos. Si CPI < 1, sobrecosto respecto al trabajo ejecutado. Ejemplo:
PV = US$ 42,000 EV = US$ 38,000 AC = US$ 48,000 SPI = US$ 38,000 / US$ 48,000 = 0.79
US$ 0.79 de trabajo ejecutado ha sido hecho por cada US$ 1 gastado.
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Gestin del valor ganado
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Proyecciones
Realizar predicciones de condiciones en el futuro del proyecto, basado en la informacin y conocimiento disponibles en el momento de la proyeccin. Se basa en informacin del desempeo del trabajo ejecutado. BAC = Total de PV acumulado a la conclusin
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Proyecciones
Plan original
HOY
BAC PV EAC
AC
ETC
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Proyecciones
EAC bottom-up (Suma ascendente manual del equipo) Se construye sobre los costos actuales incurridos y la experiencia del trabajo realizado a la fecha. Exige nueva estimacin para el trabajo x ejecutar ETC Puede interferir con los dems trabajos planificados del equipo, en vista que esta actividad no esta presupuestada.
EAC = AC + ETC ascendente
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Proyecciones
EAC segn la proporcin presupuestada Acepta el desempeo actual del proyecto a la fecha (ya sea favorable o desfavorable) AC Predice que los futuros trabajos del ETC sern realizados con el mismo presupuesto (BAC EV). Cuando el rendimiento es desfavorable, suponer que el desempeo mejorar debe ser sustentado por un anlisis de riesgo.
EAC = AC + BAC - EV
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Proyecciones
EAC segn el CPI actual Asume que el desempeo de costos (CPI) ser el mismo en el futuro.
EAC = AC + ( (BAC EV) / CPI ) EAC = AC + ( BAC/CPI EV/CPI ) EAC = AC + ( BAC/CPI AC) EAC = BAC / CPI
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Proyecciones
EAC segn el CPI actual Ejemplo EAC:
BAC = US$ 80,000 CPI = 0.79 EAC = BAC / CPI EAC = US$ 80,000 / 0.79 = US$ 101,265
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Proyecciones
EAC considerando el CPI y SPI Para su aplicacin, supone:
un desempeo de costos negativo a la fecha necesidad que el proyecto se comprometa firmemente en cumplir con el cronograma
Este mtodo es ms til cuando el cronograma del proyecto es un factor que afecta el esfuerzo del ETC. Segn el criterio del GP, se pueden considerar ponderaciones del CPI y SPI a 80/20, 50/50, etc.
EAC = AC + [(BAC - EV) / (CPI acumulado x SPI acumulado)]
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Proyecciones
VAC (Variance At Completion)
Ejemplo VAC:
BAC = US$ 80,000 EAC = US$ 101,265 (calculo anterior con CPI) VAC = BAC - EAC US$ 80,000 - US$ 101,265 = US$ 21,265
Basado en el rendimiento pasado, el proyecto se exceder por US$ 21,265 del presupuesto planeado.
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ndice de Desempeo para terminar (TCPI)
Proyeccin del desempeo del costo que deben cumplirse para el trabajo restante, con el objetivo de cumplir una meta de gestin (BAC o EAC). Si se hace evidente que BAC ya no es viable, el GP proyectar una EAC. Aprobada la EAC, esta reemplaza al BAC como meta de desempeo de costo. El TCPI = el trabajo restante por completar (BAC menos EV) dividido entre los fondos restantes (que puede ser o bien BAC - AC, o EAC - AC).
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ndice de Desempeo para terminar (TCPI)
Si el CPI est por debajo de la lnea base, las futuras actividades del proyecto debern realizarse de inmediato en el rango del TCPI(BAC) para mantenerse dentro de BAC autorizado. La decisin de mantener el BAC deber considerar: riesgos, cronograma y resultados tcnicos.
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ndice de Desempeo para terminar (TCPI)
(BAC)
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ndice de Desempeo para terminar (TCPI)
Cuando se reconoce que no se puede cumplir con el BAC, el GP preparar una nueva EAC, y una vez aprobada, el proyecto trabajar con el nuevo valor.
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ndice de Desempeo para terminar (TCPI)
(EAC)
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Revisin de desempeo
Anlisis de variacin.
Compara el rendimiento real del proyecto con el rendimiento planificado o esperado.
Anlisis de tendencias.
Examina el rendimiento del proyecto a lo largo del tiempo para determinar si est mejorando o deteriorando.
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Herramientas
Anlisis de variacin
Determina la causa y grado de variacin en relacin con la lnea base de desempeo de costo, para decidir cuando es requerida una accin correctiva o preventiva. El rango de porcentaje de variaciones aceptables deber disminuir a medida que se completa ms trabajo.
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Salidas
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Salidas
Las mediciones de desempeo de trabajo Proyecciones del presupuesto Actualizaciones a los activos de procesos de la organizacin
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Salidas
Actualizaciones al plan de gestin de proyectos
Plan de gestin de costos Lnea base de desempeo de costo
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Bibliografa
Project Management Institute - PMI. PMI A Guide to the Project Management Body of Knowledge. 4ta Edition. PMBOK 2008. Harold Kerzner. Kerzner Project Management. A Systems
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