MINISTERUL TRANSPORTURILOR DIRECIA GENERAL RELAII FINANCIARE EXTERNE

PLAN DE COMUNICARE

(aferent proiectelor de transport finanate prin fondurile de pre-aderare ex-ISPA/PHARE)

RADUTA AIDA-MADALINA GRUPA 4.

Cuprins

I. II. III. IV. V. VI. VII. VIII. IX. X.

Lista de abrevieri Principii generale Scopul Strategiei de Comunicare Obiectivele Strategiei de Comunicare Public int Canale de comunicare Instrumente de informare i publicitate Monitorizarea activitii de informare i publicitate Evaluarea Strategiei de Comunicare Bibliografie

I. LISTA DE ABREVIERI MT DGRFE AI B CE RCE UE CN ADNR SA CN CF CFR SA Ministerul Transporturilor Direcia General Relaii Financiare Externe Autoritate de Implementare Beneficiarul Comisia European Reprezentana Comisiei Europene n Romnia Uniunea European Compania Naional de Autostrzi i Drumuri Naionale din Romnia S.A. Compania Naional de Ci Ferate CFR S.A.

II. PRINCIPII GENERALE Msurile de informare i publicitate referitoare la interveniile fondurilor europene au n vedere creterea notorietii i transparenei aciunii Uniunii Europene i formarea unei imagini omogene a interveniilor respective in statele benficiare. Dac pn n prezent, sectorul transporturi a beneficiat de finanri din fondurile de pre-aderare ISPA i PHARE, ncepnd cu anul 2007, pentru dezvoltarea infrastructurii de transport, vor putea fi accesate fonduri comunitare nerambursabile alocate de Uniunea European prin Fondul de Coeziune i Fondul European de Dezvoltare Regional. Pentru proiectele finanate din fondurile ex-ISPA/PHARE, activitatea de informare i publicitate constituie obiectul unui set de msuri stabilite de ctre autoritile competente naionale, regionale i locale, n colaborare cu Reprezentana Comisiei Europene, pe durata Memorandumului de Finanare. n acest sens, Direcia General Relaii Financiare Externe a elaborat Strategia de Comunicare pentru proiectele finanate din fondurile de pre-aderare ex-ISPA/PHARE, document ce stabilete principalele direcii de aciune pentru perioada 2007-2010, n vederea ndeplinirii cerinelor Uniunii Europene legate de activitatea de informare i publicitate. III.SCOPUL STRATEGIEI DE COMUNICARE Avnd ca documente de referin: Strategia Guvernului de Comunicare Intern i Extern privind Integrarea Romniei n Uniunea European Strategia Naional de Comunicare pentru Programul ISPA adoptat de Guvernul Romniei n edina din 11 septembrie 2003 Regulamentul Comisiei Europene (CE) nr.1164/1994 de creare a Fondului de Coeziune (art.14 Informare i Publicitate)

Regulamentul Comisiei Europene (CE) nr. 1267/1999 privind constituirea unui instrument structural de preaderare ISPA (art.13 Informarea i Publicitea) Anexa III din memorandumurile de finanare ISPA privind msurile de informare i publicitate Anexa D din memorandumurile de finanare PHARE privind informarea i publicitatea Manualul de Identitate Vizual al Reprezentaei Comisiei Europene n Romnia, ediia ianuarie 2007 definim: scopul Strategiei de Comunicare ex-ISPA/PHARE ca fiind informarea publicului privind contribuia Uniunii Europene la dezvoltarea sectorului transporturi din Romnia prin acordare de sprijin financiar nerambursabil din fondurile de pre-aderare si exISPA/PHARE. IV.OBIECTIVELE STRATEGIEI DE COMUNICARE IV.1. OBIECTIVE GENERALE: Pentru ndeplinirea scopului declarat, Strategia de Comunicare are definite urmatoarele obiective generale:

1. informarea publicului profesionist asupra progresului lucrrilor, serviciilor, achiziiilor de bunuri aferente sectorului transporturi finanate prin Facilitatea ISPA, n prezent Fondul de Coeziune conform Regulamentului Comisiei Europene nr. 1164/94, sau prin proiectele PHARE. Publicul profesionist este alctuit din beneficiarii poteniali i finali, autoritile publice centrale, regionale i locale, reprezentani ai Comisiei Europene, organizaiile profesionale i mediile economice, partenerii economici i sociali, organizaiile neguvernamentale, operatorii de proiecte, reprezentanii mass-media, etc. 2. asigurarea transparenei activitilor desfurate de Ministerul Transporturilor i instituiile relevante prin informarea publicului larg din Romnia privind rolul Uniunii Europene n realizarea proiectelor finanate din fondurile de pre-aderare ex-ISPA/PHARE (n conformitate cu cerinele privind informarea i publicitatea prevzute n Memorandumul de Finanare). IV.2.OBIECTIVE SPECIFICE: 1. informarea corect i prompt asupra stadiului de derulare a proiectelor de transport finantate prin fondurile de pre-aderare ex-ISPA/PHARE; 2. asigurarea coerenei fluxului de informaii asupra msurilor ex-ISPA/proiectelor PHARE pentru a avea o perspectiv unitar cu privire la toate proiectele de transport (concepie unitar a campaniei de promovare);

3. asigurarea acurateii informaiei pentru pres n ceea ce privete proiectele de transport derulate cu ajutorul sprijinului financiar comunitar, inclusiv prezentarea etapelor parcurse i a beneficiilor pentru societate. V. PUBLIC INT Conform cerinelor Uniunii Europene, toate proiectele finanate din fondurile comunitare nerambursabile ex-ISPA/PHARE trebuie s respecte regulile de publicitate stipulate n Memorandumurile de Finanare i s asigure vizibilitatea sprijinului financiar comunitar acordat rii noastre, n concordan cu prevederile Manualului de Identitate Vizual editat de Reprezentana Comisiei Europene. n acest sens, vom avea n vedere informarea publicului cu privire la implementarea acestor proiecte ce au ca finalitate dezvoltarea infrastructurii de transport n Romnia. Din motive practice, am definit publicul ca fiind de dou tipuri, dup cum urmeaz: a. publicul profesionist: beneficiarii poteniali i finali; autoritile publice centrale, regionale i locale, reprezentani ai Comisiei Europene; organizaiile profesionale i mediile economice; partenerii economici i sociali; organizaiile neguvernamentale; operatorii de proiecte, reprezentani ai mass-media, etc. b. publicul larg este format din toi cetenii rii care vor fi informai asupra sprijinului acordat de Uniunea European Romniei pentru dezvoltarea sectorului transporturi. Modalitile de comunicare cele mai eficiente cu publicul profesionist sunt urmtoarele: invitarea reprezentanilor instituiilor definite ca facnd parte din publicul profesionist la ceremoniile oficiale de recepie a lucrrilor ex-ISPA/semnare a contractelor exISPA/PHARE; - crearea unui website dedicat proiectelor de transport care beneficiaz de finanare de preaderare nerambursabil ex-ISPA/PHARE. - crearea unei adrese de e-mail (ex. ispa@mt.ro) dedicate pentru primirea ntrebrilor privind modul de gestionare a proiectelor finanate prin ex-ISPA/PHARE; - tiprirea de materiale de informare asupra proiectelor de transport finanate prin fondurile de pre-aderare ex-ISPA/PHARE i distribuirea lor prin intermediul centrelor de informare EUROPA i a sediilor ADR-urilor, etc; - organizarea periodic de forumuri i seminarii pe teme ce privesc progresele nregistrate n implementarea proiectelor de transport care beneficiaz de finanare de pre-aderare nerambursabil. Pentru formularea mesajelor ce vor fi transmise n timpul campaniei de contientizare a publicului larg privind fondurile nerambursabile de pre-aderare acordate de Uniunea European se va ine cont de gradul actual de informare a publicului cu privire la proiectele finanate de Uniunea European precum i de interesul publicului pentru cunoaterea acestor programe de finanare nerambursabil. Astfel, mesajele vor conine informaii de interes general cu privire la aceste tipuri de proiecte de transport, cu accent pe contribuia Uniunii Europene la finanarea lor. Dup cum se tie, cel mai mare impact asupra publicului larg l au aciunile publicitare din audio vizualul central i local. Avnd n vedere costurile foarte ridicate pe care le implic realizarea de 5

campanii mass media (crearea de video-clipuri, nchirierea spaiului de emisie, monitorizarea apariiei spoturilor publicitare) i innd seama c sumele alocate prin Memorandumurile de Finanare pentru msurile ex-ISPA/proiectele PHARE privind activitatea de informare public au fost extrem de mici, considerm c acest mijloc de comunicare n mas este mai dificil de realizat. VI. CANALE DE COMUNICARE Comunicarea direct se va face prin organizarea unor evenimente de informare public la care s fie invitai att reprezentani ai autoritilor centrale i locale, ct i ai organizaiilor neguvernamentale, ai companiilor de construcii i consultan n construcii, reprezentani ai bncilor, reprezentani ai mass-media. Scopul acestor evenimente este acela de a prezenta participanilor stadiul derulrii proiectelor aferente sectorului transporturi care beneficiaz de asisten financiar din partea Uniunii Europene prin ex-Facilitatea ISPA/Programul PHARE. Comunicarea prin mijloace electronice urmrete informarea rapid a tuturor celor interesai de informaii privind proiectele de transport finanate prin msurile ex -ISPA/proiectele PHARE. n acest sens, vom avea n vedere crearea unui website i a unei adrese de e-mail dedicate acestor tipuri de proiecte. Informarea public va avea la baz i editarea de materiale informative despre proiectele de transport care beneficiaz de asisten comunitar nerambursabil, materiale care vor fi distribuite centrelor EUROPA i altor instituii care ne sprijin n diseminarea informaiei ctre cetean. Comunicatele de pres pentru informarea publicului larg se vor emite cu ocazia organizrii unor ceremonii oficiale de semnare a contractelor sau de recepie a lucrrilor sau la finalizarea proiectelor finanate prin ex-ISPA/PHARE. Totodat, se vor lansa invitaii de participare reprezentanilor publicului profesionist interesat de implementarea proiectelor de transport finanate din fonduri comunitare nerambursabile. De asemenea, cu prilejul acestor ceremonii, oficialii Ministerului Transporturilor i ai instituiilor relevante pot susine conferine de pres. n anumite situaii, cnd intervin schimbri majore n derularea proiectelor, se vor organiza conferine de pres pentru informarea publicului asupra acestor schimbri. VII. INSTRUMENTE DE INFORMARE I PUBLICITATE VII.1. Instrumente de comunicare cu publicul profesionist a. emiterea de comunicate de pres cu privire la toate tipurile de evenimente organizate (licitarea anumitor servicii sau lucrari, semnarea contractelor, recepia final a lucrrilor, organizarea de forumuri, seminarii, workshop-uri, conferine, caravane de informare public, etc); b. organizarea de evenimente pe parcursul anului (semnarea contractelor, recepia final a lucrrilor, organizarea de forumuri, seminarii, workshop-uri, conferine, caravane de informare public); c. publicarea de informaii referitoare la licitaii pe site-ul MT sau al instituiilor relevante (anunuri de intenie, anunuri de participare la licitaie, anunuri de atribuire a contractelor); 6

d. prezentarea unui raport privind activitatea de informare i publicitate Comitetului de Monitorizare a proiectelor ex-ISPA. Acest raport se nainteaz semestrial dar i oricnd este cazul, ca urmare a solicitrii formulate de acest organism. e. prezentarea unui raport anual de activitate conducerii MT; f. tiparirea de brouri, pliante, afie, buletine informative. Realizarea grafic a materialelor informative i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual, ediia ianuarie 2007. g. crearea unui website dedicat proiectelor de transport finanate prin msurile ex ISPA/proiectele PHARE; h. crearea unei adrese de e-mail dedicat corespondenei rapide i eficiente cu mediul profesionist. VII.2. Instrumente de comunicare cu publicul larg a. comunicate de pres va fi verificat de responsabilul cu comunicarea, va fi aprobat de conducerea DGRFE i va fi transmis spre difuzare direciei de specialitate a MT; b. organizarea de conferine de pres cu ocazia lansrii sau ncheierii unui proiect finanat din fondurile de pre-aderare ale Uniunii Europene; c. realizarea i tiprirea de bannere pentru diferite tipuri de evenimente (forumuri, seminarii, conferine, etc). Realizarea grafic a bannerelor i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual ; d. realizarea de baze de date foto i video despre evenimentele desfurate n cadrul fiecrui proiect; e. realizarea de dosare de pres. Realizarea grafic a dosarelor de pres i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual ; f. editarea unei brouri de prezentare general a proiectului, tiprirea de foi volante, realizarea de afie, etc. Realizarea grafic a materialelor informative i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual g. realizarea i actualizarea unui website cu programele de finanare european de preaderare, specifice sectorului transporturi. Realizarea grafic a site-ului i coninutul acestuia vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual h. realizarea de panouri care s marcheze desfurarea lucrrilor. Realizarea grafic a panourilor i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual i. realizarea de plci comemorative pentru finalul lucrrilor. Realizarea grafic a plcilor comemorative i coninutul acestora vor fi n conformitate cu specificaiile Manualului de Identitate Vizual . j. Mesajele transmise ctre publicul larg trebuie formulate clar i concis, folosindu-se un limbaj comun i accesibil. n felul acesta informaia transmis poate fi receptat corespunzator de publicul int. Totodat, trebuie stabilit un slogan pentru campania de informare ex-ISPA/PHARE, care prin repetiie s poat fi memorat de publicul int. VIII. MONITORIZAREA ACTIVITII DE INFORMARE I PUBLICITATE Dup cum a fost stabilit n Memorandumurile de Finanare, informarea i publicitatea trebuie s fie obiectul unui set coerent de msuri definite de organul responsabil n colaborare cu Comisia pe ntreaga durat a proiectului. Toate instituiile implicate n programarea, implementarea i monitorizarea proiectelor finanate de ISPA/PHARE trebuie s dezvolte msuri specifice de informare i publicitate n conformitate cu prevederile Anexei III, respectiv Anexei D din Memorandumurile de Finanare ISPA/PHARE. 7

Pentru buna desfurare a activitii de informare i publicitate, n Strategia Naional de Comunicare ISPA sunt definite urmtoarele responsabiliti ale fostelor Agenii de Implementare ISPA ( n prezent denumite Organisme Intermediare): 1) anunarea asistenei ISPA imediat dup aprobarea proiectului, prin intermediul comunicatelor de pres difuzate ctre mass-media central (scris i audio-vizual); 2) participarea la seminarii i conferine legate de asistena ISPA; 3) publicarea de brouri i foi volante, cu informaii relevante despre proiectele de transport; 4) elaborarea de materiale audio-vizuale; 5) crearea unui web-site dedicat ISPA; 6) publicarea coninutului proiectului ntr-un format adecvat i diseminarea ctre mass-media central; 7) instruirea beneficiarilor asupra principalelor etape ale proiectului n vederea crerii unor albume foto pentru activitatea de relaii publice i naintarea la Comitetul de Monitorizare a unei selecii de fotografii. De asemenea, in cadrul aceleiai Strategii Naionale de Comunicare ISPA sunt prevzute i responsabilitile beneficiarilor finali, dup cum urmeaz: 1) anunarea asistenei ISPA imediat dup aprobarea proiectului prin intermediul mass-media scris i audiovizual la nivel local (ora /jude /regiune); 2) producerea i asigurarea securitii (mpreun cu contractorul) a panourilor temporare i a plcilor permanente (pentru infrastructura cu acces public) 3) participarea la seminarii i conferine; 4) publicarea coninutului proiectului (n forma aprobat de agenia de implementare) i diseminarea ctre mass-media local (ora/ jude/regiune); 5) producerea unui album foto (mpreun cu contractorii) n etapele indicate de Ageniile de implementare i transmiterea la timp ctre ageniile de implementare. Pentru urmrirea ndeplinirii responsabilitilor ce le revin prilor implicate n implementarea proiectelor finanate prin ex-Facilitatea ISPA, MT, prin DGRFE, trebuie s monitorizeze activitile de informare i publicitate desfurate de fostele Agenii de Implementare ISPA, n prezent Organisme Intermediare, aflate n subordine (Agenia ISPA MT, Agenia ISPA CNADNR, Agenia ISPA CFR) i s asigure respectarea cerinelor Uniunii Europene n Romnia n confomitate cu prevederile Manualului de Identitate Vizual, ediia 2007. De asemenea, n vederea monitorizrii ndeplinirii responsabilitilor ce le revin prilor implicate n implementarea proiectelor finanate prin PHARE, MT, prin DGRFE, va asigura respectarea

cerinelor privind vizibilitatea contribuiei Uniunii Europene la dezvoltarea infrastructurii de transport din Romnia. Pentru realizarea activitii de monitorizare, DGRFE, prin responsabilii de comunicare, a ntocmit un instrument de lucru care centralizeaz toate sarcinile ce trebuie ndeplinite de ctre organismele intermediare/constructori/consultani pentru asigurarea publicitii proiectelelor ex -ISPA/PHARE. Acest instrument va fi actualizat trimestrial, pentru evidenierea progreselor nregistrate n defurarea acestei activiti. Totodat, n vederea asigurrii respectrii prevederilor Manualului de Identitate Vizual DGRFE va verifica i aproba toate materialele publicitare emise de beneficiarii proiectelor ex -ISPA/PHARE. Pentru o bun monitorizare i coordonare a activitilor de informare i publicitate, DGRFE a elaborat un Manual de Proceduri care conine i checklist-urile pentru verificarea ndeplinirii acestor cerine de comunicare. IX. EVALUAREA STRATEGIEI DE COMUNICARE Pe baza nregistrrilor din instrumentul de lucru creat pentru monitorizarea activitii de informare i publicitate desfurat pentru fiecare msur ex-ISPA/proiect PHARE, vom extrage informaiile necesare pentru evaluarea acestei activiti la sfritul fiecrui an. Aceste informaii ne vor ajuta n evaluarea calitativ i cantitativ a aciunilor ntreprinse pentru fiecare msur ex -ISPA/proiect PHARE n parte. Indicatorii de evaluare ai aciunilor de informare i publicitate sunt: - numrul comunicatelor de presa difuzate spre publicare in mass-media; - numrul de evenimente organizate pe parcursul anului (la semnarea contractelor, la recepia final a lucrrilor, organizarea de forumuri, seminarii, workshop-uri, conferine, caravane de informare public, etc.) ; - numrul de articole aprute n mass media pentru fiecare msur ex-ISPA/proiect PHARE n parte; - numrul de vizitatori pe websiteul dedicat proiectelor de transport finanate prin ex-ISPA/ PHARE; - numrul de materiale informative tiprite pentru informarea i publicitatea proiectelor de transport finanate prin ex-ISPA/ PHARE. Pe baza analizei acestor indicatori se va stabili dac msurile de informare i publicitate ntreprinse pe parcursul anului au fost eficiente, daca mesajele transmise au ajuns la publicul int definit i dac a crescut gradul de informare a cetenilor cu privire la fondurile de pre-aderare alocate de Uniunea European rii noastre pentru sectorul transporturi.

X. BIBLIOGRAFIE

1. Strategia Guvernului de Comunicare Intern i Extern privind Integrarea Romniei n Uniunea European 2. Strategia nationala de comunicare pentru Programul ISPA 3. Relatii publice, George David, Editura Oscar Print, Bucuresti, 2002 4. Relatii publice: principii si strategii, Cristina Coman, Polirom, Iasi, 2001 5. www.infoeuropa.ro; www.gov.ro; www.mfinante.ro, www.mt.ro.

10

11