SENA VIRTUAL Comunidad Virtual de Aprendizaje

Manejo de herramientas Microsoft Office 2007: POWER POINT

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SENA: Conocimiento para todos los Colombianos

Descripcion del Material de Curso

Este material de curso es una reproduccin PASO A PASO de los videotutoriales que se encuentran en el Material del Curso. Le permite visualizar por medio de imgenes informativas cada uno de los movimientos que debe seguir para alcanzar las actividades de Enseanza Aprendizaje Evaluacin. Recuerde que es necesario que previamente descargue los archivos de ejemplo para desarrollar esta guia de aprendizaje. Para descargar estos archivos, ir al boton ACTIVIDADES del menu principal de la plataforma BlackBoard en la Carpeta ACTIVIDAD No 4 Adicionalmente, Manejo de herramientas Office 2007: POWER POINT trae el Material del Curso descargable, en el link DOCUMENTOS DE APOYO, del menu principal.

SEMANA 4 Actividad 4: Elaboracin de un Informe Trimestral de Resultados de la Empresa II Gua de Aprendizaje para el DIA 1 Animaciones Animaciones Microsoft PowerPoint puede animar cada elemento insertado en la presentacin de manera individual por medio de animaciones sugeridas o personalizadas. Para insertar una animacin, es necesario ubicar la diapositiva en la que se ejecutaran las animaciones. Dar clic en la Diapositiva No 1

1. Dar clic en la Ficha Animaciones

2. Seleccionar el cuadro de texto Titulo 3. Dar clic en la pestaa Animacin, del Grupo Animaciones

Fjese que mientras usted escoge una opcin de la lista, el fondo de la diapositiva se pone negro e inmediatamente puede visualizar que hace cada animacin 1. De las opciones, seleccionar Barrido hacia arriba

La animacin corre una vista previa del efecto seleccionado. Para identificar las diapositivas que contienen animacin, fjese que en el panel izquierdo aparece un icono de estrella fugaz justo debajo del nmero de diapositiva

Personalizar una animacin Cada animacin tiene opciones de personalizacin de tiempo, direccin e inicio. Dar clic en el botn Personalizar animacin, del Grupo Animaciones El panel Personalizar animacin aparece en pantalla, al lado derecho. Fjese que dentro del panel ya aparece el efecto aplicado al cuadro de texto, pero las opciones del panel estn desactivadas

1. Dar clic sobre el efecto No 1 en el panel de personalizacin

Las opciones del panel se activan para personalizar el efecto. Los efectos pueden activarse de tres maneras: Al hacer clic - Esta opcin se limita a que el expositor debe dar clic sobre la presentacin para que el objeto aparezca en pantalla con el efecto aplicado

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1. Para visualizar este efecto, dar clic sobre el botn Presentacin, en la parte inferior del panel La presentacin se ampla al 100% de la pantalla

1. Dar clic en pantalla para que el titulo de la presentacin aparezca Este tipo de inicio sobre el efecto limita al expositor a interrumpir o dirigirse hasta el computador a dar clic para que la presentacin siga su curso. Es ideal para cuando se tiene ayuda de alguien ms en la coordinacin de la presentacin. Pulsar la tecla Esc para regresar a la aplicacin

1. 2. 3. 4.

Dar clic sobre el efecto actual en el panel de personalizacin Dar clic sobre la pestaa Inicio, del panel de personalizar animacin Seleccionar la opcin Despus de la anterior Dar clic sobre el botn Presentacin, en la parte inferior del panel

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El titulo de la presentacin se carga inmediatamente en la presentacin. Pulsar la tecla Esc para regresar a la aplicacin Es posible cambiar la direccin del efecto actual. Dar clic en la pestaa Direccin del panel Personalizar 1. Seleccionar la opcin Desde arriba 2. En pantalla se visualiza el efecto inmediatamente

3. De clic en la pestaa de Velocidad 4. Seleccione la opcin Rpido

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5. Es posible dejar de visualizar previamente cada cambio al efecto. Dar clic en la casilla Vista previa automtica, en la parte inferior del panel Personalizar animacin

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Para ver una vista previa del efecto en el momento que usted lo desee, de clic en el botn Vista previa , de la Ficha Animaciones

Insertar otras animaciones Microsoft PowerPoint tiene variados efectos para insertar a los elementos que componen la presentacin. Dar clic en la imagen 1. Dar clic en el botn Agregar efecto, del panel de personalizacin

Aparece un listado de 4 grupos de efectos, dependiendo del momento en el que el elemento se encuentre dentro de la presentacin. Dar clic sobre la opcin Entrada 1. Dar clic en la opcin Ms efectos 2. Seleccionar la opcin Desvanecer, del Grupo Sutil 3. Dar clic en el botn Aceptar

4. Dar clic en la pestaa Inicio 5. Dar clic en la opcin Despus de la anterior

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La exploracin de cada uno de los efectos es vital para que usted conozca las capacidades de la aplicacin. Tmese el tiempo para visualizarlos y escoger sus favoritos. Recuerde, la simplicidad da una mejor impresin al momento de hacer una presentacin. Sobre las animaciones Para identificar los tiempos y el orden de los efectos, cada elemento animado tiene un nmero al lado izquierdo. Este nmero es consecutivo cuando todas las opciones estn programadas para aparecer en pantalla despus de dar clic en ella. Dar clic en la Diapositiva No 2

1. Dar clic sobre el texto de los objetivos Fjese que no es necesario tener cada texto en un cuadro de texto distinto para aplicar efectos. Pero NO es posible aplicar efectos a palabras, a menos que estn en una lnea de manera independiente. Si desea agregar un efecto a una palabra que se encuentra en medio de una frase, esta accin se aplicara por defecto a la frase completa. Reordenar la ejecucin del efecto El orden de aparicin de cada efecto lo determina la posicin en la lista del panel de personalizacin. En este caso, moveremos de sitio los elementos actuales. Dar clic en el botn Flecha Arriba de Reordenar 2 veces 1. Dar clic en el tem Adquirir compromisos. 2. Dar clic en el botn Flecha Arriba de Reordenar 2 veces 3. Dar clic en el botn Reproducir, de la parte inferior del panel

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Ms opciones de personalizacin Es posible incluir sonidos a la animacin de elementos en pantalla. Recuerde que la recomendacin principal en una presentacin es no incluir sonido, pues puede tornarse en una desventaja. Dar clic sobre la Diapositiva No 1

1. Dar clic sobre el tem Rectngulo, en la lista de personalizacin 2. Dar clic sobre la pestaa que aparece en el tem 3. Dar clic en la opcin Opciones de efectos

4. El cuadro de dialogo Desplazar hacia arriba aparece en pantalla

5. En Mejoras, dar clic sobre la pestaa Sonido 6. Es posible escoger uno de los sonidos incluidos, para este ejercicio, seleccionaremos un sonido personalizado. Dar clic la opcin final de la lista Otro sonido

7. El cuadro de dialogo Agregar sonido aparece en pantalla 8. Seleccionar el sonido Intro.wav 9. Dar clic en el botn Aceptar

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Tambin es posible animar el texto para que el efecto se aplique letra por letra o palabra. Dar clic en la pestaa de Animar texto

1. Seleccionar la opcin Por Palabra

2. Dar clic en la ficha del cuadro de dialogo Intervalos

En esta seccin puede alterar los tiempos entre un efecto y otro dentro de la diapositiva. Si pre visualiza esta diapositiva, notar que el sonido finaliza con las animaciones, lo cual es apropiado. Dar clic en el botn Aceptar

Animar Grficos SmartArt Estos grficos pueden animarse de manera sencilla, bien sea como un solo conjunto o por niveles o formas. Dar clic sobre la Diapositiva No 7

1. 2. 3. 4.

Dar clic sobre el Grafico SmartArt Dar clic en la Ficha Animaciones Dar clic en la pestaa de Animar De la lista desplegada, seleccionar del Grupo Desvanecer, la opcin Una a una por nivel

5. En el panel de Personalizacin, aparecen los 11 pasos de animacin

6. Si estos no se ven totalmente, de clic en la flecha hacia abajo, que aparece justo debajo de la primera animacin 7. Dar clic en el icono Guardar, de la Barra de Acceso Rpido Recuerde, puede personalizar cada movimiento mediante el panel. De igual manera puede animar un grafico por tablas.

SEMANA 4 Actividad 4: Elaboracin de un Informe Trimestral de Resultados de la Empresa II Gua de Aprendizaje para el DIA 2 Transiciones entre diapositivas e Impresin Transiciones entre diapositivas Las transiciones son efectos que pueden agregarse entre diapositivas para animar la presentacin. Dar clic en la Diapositiva No 1

1. Dar clic en la Ficha Animaciones 2. Dar clic en el botn Mas, del Grupo Transicin a esta diapositiva

1 2

Cada una muestra en tiempo real, como se vera la transicin de cada diapositiva. Para el ejemplo seleccionaremos Desaparecer suavemente, del Grupo Atenuaciones y disoluciones

1. Dar clic en la pestaa Velocidad de transicin, del Grupo Transicin a esta diapositiva. 2. Seleccionar Medio 3. Dar clic en el botn Aplicar a todo

1 2

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Es posible programar en cuanto tiempo se avanzar a la siguiente diapositiva. Dar clic en la casilla Automticamente despus de: 1. Dar clic en la pestaa superior hasta llegar a 00:08 2. Desactivar la casilla Al hacer clic con el mouse

Impresin: Vista Preliminar Las diapositivas pueden imprimirse como un documento. Inicialmente, debe definirse ciertos parmetros. Dar clic en el Botn Office 1. Ubicar el mouse sobre la opcin Imprimir 2. En el panel lateral, dar clic sobre la opcin Vista Preliminar

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La Vista preliminar se activa en pantalla . Fjese que en el Men Cinta solo aparece la Ficha Vista Preliminar y las diapositivas se muestran con los mrgenes de impresin. 1. Dar clic en el botn Opciones, del Grupo Imprimir 2. Dar clic sobre la opcin Color o Escala de grises 3. Dar clic sobre Escala de Grises

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Los colores de la presentacin cambian. Esta opcin es recomendada para impresoras laser que no son a color.

Imprimir varias diapositivas en una hoja Si desea imprimir varias diapositivas en una sola hoja, de clic en la pestaa de Imprimir, en el Grupo Configurar Pagina 1. Puede seleccionar de la lista, el nmero de diapositivas que desea por hoja. Dar clic en la opcin Documentos (4 diapositivas por pgina) 2. Dar clic sobre la herramienta Orientacin 3. Dar clic en la opcin Horizontal

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Esto le permite ajustar el papel dependiendo del nmero de diapositivas que se impriman por pgina . Ya que una orientacin vertical no siempre ofrece el espacio adecuado para visualizarlas correctamente. Si desea modificar la forma como se ve este documento, Ir a la Ficha Vista, al Patrn de documentos

Imprimir las diapositivas con las notas Las diapositivas pueden ir acompaadas de las notas, que es un complemento para el expositor, para tener en cuenta tems o conceptos que guen su presentacin. Dar clic en la pestaa de Imprimir, en el Grupo Configurar Pagina 1. Seleccionar la opcin Pagina de Notas, del listado 2. De clic en la herramienta Pagina siguiente, para ver la vista previa del contenido de notas

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Imprimir Una vez modificados todos los aspectos del documento, dar clic en la herramienta Imprimir

1. El cuadro de dialogo Imprimir aparece en pantalla

En la seccin Impresora , dar clic en la pestaa Nombre y seleccionar la impresora conectada a su PC. Si no aparece, reconfigrela en el panel de control o llame a su tcnico de confianza En la seccin Intervalo de Impresin, puede seleccionar el nmero de diapositivas a imprimir En la seccin Imprimir, puede seleccionar el tipo de impresin: Documento, diapositivas, notas o esquemas Tambin el color o escala de grises

Si selecciona Documentos, en la seccin Imprimir, se activan todas las opciones para Documentos, permitindole definir el numero de diapositivas y la orientacin Puede Ajustar al tamao del papel la diapositiva completa, para dejarla sin mrgenes, dando clic en la casilla Adems, puede Enmarcar la diapositiva , agregndole un marco lineal alrededor para definirla dentro de la pgina

SEMANA 4 Actividad 4: Elaboracin de un Informe Trimestral de Resultados de la Empresa II Gua de Aprendizaje para el DIA 3 Presentaciones personalizadas y Comentarios Presentaciones personalizadas La presentacin personalizada permite seleccionar las diapositivas que se vern en la presentacin, omitiendo algunas o dndoles un orden diferente. Dar clic en la Ficha Presentacin con diapositivas

1. Dar clic en el botn Presentaciones personalizadas, del Grupo Iniciar presentacin con diapositivas 2. Dar clic en la opcin Presentaciones personalizadas

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3. Dar clic en el botn Nueva

4. El cuadro de dialogo Definir Presentacin personalizada se visualiza. 5. Dar clic en la casilla Nombre de la presentacin con diapositivas 6. Borrar el contenido actual 7. Digitar: Presentacin rpida 8. Seleccionar la diapositiva No 1, del panel izquierdo 9. Dar clic en el botn Agregar 10. Dar clic en la diapositiva No 2, Introduccin

11. Dar clic en el botn Agregar 12. Dar clic en la diapositiva No 6: Equipo y lideres 13. Dar clic en el botn Agregar

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14. Seleccionar la diapositiva No 10 15. Dar clic sostenido sobre la barra de desplazamiento 16. Pulsar la tecla Shift y sostener 17. Dar clic en la ltima diapositiva , sin dejar de pulsar la tecla Shift 18. Dar clic en el botn Agregar 19. Dar clic en el botn Aceptar 20. Dar clic en el botn Mostrar

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Modificar una presentacin personalizada existente Es posible modificar esta presentacin. Para editar, dar clic en el botn Presentaciones personalizadas, del Grupo Iniciar presentacin con diapositivas 1. Dar clic en la opcin Presentaciones personalizadas

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2. Dar clic en el botn Modificar

3. Seleccionar la diapositiva No 7: Resumen de Tareas 4. Dar clic en el botn Agregar

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5. Dar clic sostenido sobre la barra de desplazamiento del panel derecho, para ubicar la diapositiva insertada 6. Dar clic sobre ella 7. Dar clic sobre la Flecha hacia arriba , para ubicar esta diapositiva en la cuarta posicin 8. Dar clic en el botn Aceptar 9. Dar clic en el botn Cerrar

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Visualizar una presentacin personalizada 1. Dar clic en la herramienta Presentacin personalizada 2. Dar clic en el nombre asignado a la presentacin creada: Presentacin Rpida

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La presentacin se visualiza inmediatamente en pantalla completa, con el orden establecido por usted en la personalizacin. Insertar Comentarios de revisin Los comentarios son mensajes en forma de notas que pueden agregarse a los elementos para indicar o sugerir una accin o situacin. Dar clic en la Ficha Revisar

1. Dar clic sobre la Diapositiva No 2 2. Seleccionar el prrafo Objetivo 3. Dar clic en la herramienta Nuevo Comentario

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Un comentario aparece en forma de globo. All es posible digitar un texto que resalte alguna accin o situacin

4. Dar clic en el espacio de trabajo de la aplicacin 5. El comentario aparece con un pequeo icono al lado derecho de la diapositiva, junto a la seleccin

6. Para visualizar el contenido del comentario, dar clic sobre el icono

Para eliminar el comentario 1. 2. 3. 4. De clic sobre el icono del comentario De clic sobre la herramienta Eliminar Para modificar el comentario, de clic sobre la herramienta Modificar comentario Para moverse entre comentarios, de clic sobre la herramienta siguiente o anterior

SEMANA 4 Actividad 4: Elaboracin de un Informe Trimestral de Resultados de la Empresa II Gua de Aprendizaje para el DIA 4 Grabar narraciones y Ensayar Intervalos Grabar Narraciones Las narraciones sirven de apoyo cuando se tienen textos fijos y no hay un trasfondo para el expositor. Tenga en cuenta que estos archivos incrementan de gran forma el tamao del documento y adems, deben cargarse junto con el mismo. Ir a la Ficha Presentacin con diapositivas

1. Dar clic en la herramienta Grabar Narracin

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El cuadro de dialogo Grabar Narracin aparece en pantalla. En l se muestran los detalles de la calidad de sonido con la que se van a grabar los audios. Dar clic en Establecer nivel de micrfono

El cuadro de dialogo Comprobar micrfono aparece en pantalla, mostrando el nivel de sonido del micrfono para hacer pruebas. Dar clic en Aceptar 2. Dar clic en el botn Aceptar, del cuadro de dialogo Grabar Narracin

3. Dar clic en el botn Diapositiva actual, del cuadro de dialogo, para indicar en cual diapositiva se va a iniciar el dialogo 4. Inicie la narracin de los prrafos de la diapositiva No 2

5. Una vez finalice, pulse la tecla Esc 6. Una notificacin aparece en pantalla, preguntando si va a guardar o no la grabacin. Dar clic en el botn Guardar 7. La Vista Normal de diapositivas pasa a la Vista Clasificadora de diapositivas. Fjese que el icono esta activo en la parte inferior, sobre la Barra de Estado

8. Dar doble clic sobre la Diapositiva No 2 9. De clic sobre la Ficha Animaciones Desactivar la casilla Automticamente despus de:. Esto permite que la diapositiva no avance a la siguiente, recuerde que adicionalmente, hay un texto en las notas que el expositor va a exponer. Ensayar Intervalos Es posible grabarse exponiendo por medio de esta herramienta. La idea central es que usted ensaye la presentacin completa, incluyendo las palabras que no estn escritas dentro de la presentacin. Para ello solo debe dar clic en la Ficha Presentacin con diapositivas

1. Dar clic en la herramienta Ensayar Intervalos

Inmediatamente la presentacin se proyecta en toda la pantalla y en la esquina superior izquierda aparece una mini barra de control de la grabacin. Para avanzar a la siguiente diapositiva cuando ya considere usted que sea necesario, de clic en el botn siguiente de la mini barra de control Si decide corregir su discurso pero no quiere interrumpir la grabacin, de clic sobre el botn pausa , de la mini barra de control El tiempo indicado en la casilla central, hace referencia al tiempo que usa para la diapositiva actual. Si desea reiniciar la grabacin de la diapositiva actual, de clic en el botn Repetir, de la mini barra de control La casilla de tiempo al final de la mini barra, indica el total de tiempo invertido en toda la presentacin. Considrelo para manejar su exposicin. Los intervalos pueden usarse no directamente para programar la presentacin en el computador, pero si para estudiar, ajustar y calcular el tiempo que como expositor, usted usara para hablar ante un auditorio. Para finalizar la grabacin, de clic en el botn cerrar (la X), de la mini barra

1. La Vista Normal de diapositivas pasa a la Vista Clasificadora de diapositivas. Fjese que el icono esta activo en la parte inferior, sobre la Barra de Estado 2. Dar doble clic sobre la Diapositiva No 1

3. De clic sobre la Ficha Animaciones

Fjese que cada diapositiva a la que usted le grabo un intervalo, lo conserva y programa en la casilla Automticamente despus de:. Si desea no usar las grabaciones de Intervalos, simplemente desactive esta casilla en cada diapositiva

SEMANA 4 Actividad 4: Elaboracin de un Informe Trimestral de Resultados de la Empresa II Gua de Aprendizaje para el DIA 5 Usar modo moderador Configurar dos monitores Es posible usar dos monitores para mostrar la exposicin. Uno proyecta la presentacin como tal y el otro controla los cambios entre diapositivas. Esta herramienta puede usarse si se tienen varios monitores o un porttil con capacidad de mostrar dos visualizaciones. Estos son los pasos con un porttil. Ir al Escritorio de su computador pulsando las teclas Windows + D 1. Dar clic derecho sobre la imagen del escritorio 2. Seleccionar la opcin Propiedades

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3. El cuadro de dialogo Propiedades de pantalla aparece. Dar clic en la Ficha Configuracin 4. En la ficha aparecen dos opciones de monitor, una activa y el otro desactivado. De clic sobre el monitor No 2 5. En la parte inferior del cuadro hay una casilla llamada Extender el escritorio de Windows a este monitor. De clic para activarla 6. De clic en el botn Aplicar

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La pantalla puede oscurecerse por unos momento y el otro monitor puede mostrar una pantalla azul, indicando que ya esta activa

7. Dar clic en el botn Aceptar

8. Ir a la aplicacin PowerPoint

9. Dar clic en la Ficha Presentacin con diapositivas 10. Activar la casilla Usar vista de moderador

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11. En la pestaa Mostrar presentacin activada , seleccionamos el monitor 2, como no tenemos otro monitor saldr este mensaje en Pantalla

12. Pulsar la tecla F5 para visualizar la presentacin

En la pantalla de su computador, la vista del moderador de PowerPoint se activa En este modo, puede una persona manipular las diapositivas y sus efectos para ayudarle al expositor a no interrumpir su charla por adelantar la diapositiva. Recuerde que los intervalos tambin sirven si es el caso que el expositor no tenga quien le ayude a coordinar este tipo de ayuda. Fin del Ejercicio Dar clic sobre el vinculo ACTIVIDADES del men principal de la plataforma y seleccionar ACTIVIDAD SEMANA 4 de las opciones.