REPUBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA I.U.P.S.M.

EXTENSION MARACAY

SISTEMA DE GESTION DE INVENTARIO PARA LA EMPRESA INVERSIONES LA LLAVE C.A UBICADA EN MARACAY EDO ARAGUA

AUTORES: LOPEZ JULIO TORREALBA KENNY VERENZUELA LUIS PROFESORA: BESTARD FRANCYS

CAPITULO I EL PROBLEMA

Planteamiento del Problema

Desde hace unos aos atrs, despus de l aparicin del internet, se ha implementado nuevos mtodos, la cual se inicio, para que le facilitaran a todas las personas, una gran ayuda como lo son software de negocios, de una manera mucho mas cmoda (en todos los sentidos), comercializar cualquier producto. Se conoce como software al equipamiento lgico o soporte lgico de un sistema informtico, que comprende el conjunto de los

elementos lgicos necesarios que hacen posible la realizacin de tareas especficas, en contraposicin a los componentes fsicos, que son llamados hardware. Los elementos lgicos incluyen, entre muchos otros, las aplicaciones informticas; tales como el procesador de texto, que permite al usuario realizar todas las tareas concernientes a la edicin de textos; el software de sistema, tal como el sistema operativo, que, bsicamente, permite al resto de los programas funcionar adecuadamente, facilitando tambin la interaccin entre los componentes fsicos y el resto de las aplicaciones, y proporcionando una interfaz con el usuario. Segn Pacoff (2008) el anglicismo "software" es el ms ampliamente difundido, especialmente en la jerga tcnica, el trmino sinnimo "logical", derivado del trmino francs "logiciel", es utilizado en pases y zonas de habla francesa. Para Martin (2010) el software es el trmino general para la informacin que se graba en algn tipo de medio. La mayor parte del software en su ordenador viene en forma de programas. Un programa consiste en

"instrucciones" que le indican a la computadora qu hacer, cmo comportarse. La empresa Inversiones La Llave C.A., presenta problemas con el control administrativo de diferentes maneras, como lo es, en los ingresos y egresos del inventario, la cual, no tiene ese sistema de informacin que lleve a mejorar a los administradores, la calidad de la empresa. La empresa cuenta con 4 locales comerciales a los lados, el establecimiento esta en 2 ellos, ya que otros 2 son depsitos. Cuando dichos empleados van a buscar cualquier mercanca, ellos tardan mucho en buscarla, ya que no saben si estn en el deposito 1, o deposito 2, as mismo, mucha mercanca no tiene marcado el precio, la cual es malo, ya que siempre desconocen el precio del producto y tienen que estar preguntando y muchas veces se puede decir, que no hay la mercanca en los depsitos y el empleado se tarda hasta 20 minutos buscando algo que no existe. En tal sentido, la investigacin se propone despejar las siguientes interrogantes: Cules son las caractersticas del posible software para la empresa?, Qu puede hacer un sistema de informacin en la empresa?, Cules son las ventajas y desventajas de los sistemas de informacin en la empresa? . Objetivos de la Investigacin Objetivo General Desarrollar un sistema gestin de inventario para la empresa Inversiones La Llave ubicada en Maracay-Edo-Aragua. Objetivos Especficos 1.- Diagnosticar la situacin actual de la empresa.

2.-Determinar los requerimientos informacin.

para el diseo del sistema de

3.- Disear interfaz grfica y bases de datos del sistema de informacin. 4.Construir el sistema de informacin para mantener un control

administrativo y operativo de una empresa. Justificacin de la investigacin

Siempre las empresas, constan de diferentes dificultades los cuales tardan sus administradores para ayudar a facilitar al recurso humano, a mejorar las situaciones que afectan da a da, a cualquier empresa. Ciertas dificultades en diferentes departamentos, que de distintas formas o maneras se van a ir acometiendo y solventando. El problema inicia cuando en el departamento de despacho, se tarda para dar los productos a los clientes, porque no saben si esta existente el producto, no saben dnde est ubicado o simplemente no tienen precio y se tardan preguntndole al departamento de administracin. Igualmente dentro de la empresa, muchos productos no se saben dnde se encuentran porque, no hay control. En tal sentido La empresa tiene consideracin del cliente, ya que se molestan, y muchos piden la devolucin del dinero, por dichos retardos a veces se sobre pasa el tiempo, y se comprende al cliente, y por lo mismo, se quiere elaborar ese sistema de gestin para el ambiente. Ciertamente algunos de los trabajadores, se retardan en los depsitos y hacen perder mucho tiempo al cliente a causa del congestionamiento en el departamento de despacho por ende se busca una herramienta que ayude al recurso humano de la empresa a tener el control de inventario. organizacin y porque no existe ese

Si la empresa sigue con la ausencia del sistema de control de inventario, la misma llegara al momento, que bajaran las ventas, ya que el cliente, siempre va a devolver el dinero, y va llegar el momento que no van a entrar los clientes, y esto puede llevar a la empresa a la quiebra. En este sentido, las pretensiones del estudio, fue elaborar una

herramienta, para la gestin de inventario de Inversiones La Llave CA., para que se disminuya el retardo de entrega en los productos y as sea una rpida y eficaz entrega del producto, ya que los empleados van a saber en qu lugar En cierta forma Para adaptar nuestro sistema a cada uno de los requerimientos de los clientes, el sistema de Inventario ser desarrollado en el lenguaje de programacin Visual Basic, ya que dicho lenguaje posee una curva de aprendizaje muy rpida y permite programar y automatizar funcionalidades en documentos, hojas de clculos y base de datos (Access). Dentro de las funcionalidades que va a desarrollar dicho sistema de inventario se tiene: 1. Brindar bsqueda de productos mediante filtros. 2. Actualizacin de productos a travs del ingreso de mercadera 3. Todos nuestros sistemas cuentan con claves de acceso a las distintas opciones del programa 4. Descuento de productos a travs de facturas de venta 5. Informes de gestin de ventas, compras y productos En tal modo dicha herramienta ayudara a la empresa a implementar el sistema de inventario a fin de solventar la problemtica de estudio, ya que va constar de diversas opciones y funcionalidades que permitirn agregar nuevos productos y eliminacin de productos, cantidades del producto y su ubicacin, llevando todos y cada unos de los registro

citados anteriormente en una base de datos del sistema de informacin.

Captulo II Marco Referencial Obligada a una creciente demanda, la empresa inversiones la llave c.a presenta un descontrol de los registros de productos que se encuentran dentro de la misma debido a la carencia de un sistema de inventario por ende se debe implementar dicho sistema de inventario a fin de solventar la problemtica de estudio ya que el control de inventario es una de las actividades ms complejas ya que debe enfrentarse a intereses y conflictos por ciertas incertidumbres citadas anteriormente. Su planeacin y ejecucin implican la participacin activa de varios segmentos de la organizacin como ventas, finanzas, compras, produccin, contabilidad. Su resultado final tiene gran trascendencia en la posicin financiera y competitiva puesto que afecta directamente al servicio, al cliente a los costos de la fabricacin y a la liquidez de capital de trabajo y a las utilidades. Antecedentes de la investigacin Se revisaron diversas fuentes referentes a los sistemas de informacin y sobre el control de inventario, pudindose recolectar investigaciones relacionadas sobre el diseo, desarrollo e implementacin de sistemas de informacin pero encontrando un vaco de informacin sobre el control de inventario de la empresa Inversiones la llave, C.A.

Bases Tericas

Control de inventario El control del inventario es uno de los aspectos de la administracin que la micro y pequea empresa en muy pocas veces atendido, sin tenerse registros fehacientes, un responsable, polticas o sistemas que le ayuden a esta fcil pero tediosa tarea. Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios; empaques y envases, y los inventarios en trnsito. La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes o servicios; de aqu la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo contable permitir a la empresa mantener el control oportunamente, as como tambin conocer al final del perodo contable un estado confiable de la situacin econmica de la empresa. Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que estn listas para la venta, es decir, toda aquella mercanca que posee dicha empresa en el almacn valorada al costo de adquisicin, para la venta o actividades productivas. Por qu se hace un inventario? El inventario se realiza con el fin de ver los bienes de la empresa los inmuebles y todo lo que venga relacionado con la misma. Y otro fin con el que se hace es para ver que producto queda al fin del mes con cuanto inicio y con cuanto culmino el mes presente. Dentro de las herramientas que se van a emplear para el desarrollo de dicho sistema de inventario se tiene: Requerimientos del sistema

Definicin de trminos El inventario: Es una accin en la cual se cuentan los productos que pueden haber en una empresa, supermercado o tienda. Por extensin, se denomina inventario a la comprobacin y recuento, de las existencias fsicas en s mismas y/o con las tericas documentadas. Con el fin de registrar y controlar los inventarios, las empresas adoptan los sistemas pertinentes para evaluar sus carencias de mercancas con el fin de fijar su posible masa de produccin y regateo Comprender el concepto, caractersticas y los fundamentos de los sistemas de embarcacin de inventarios puede ser de gran utilidad para la empresa, ya que son estos lo que realmente fijan el punto de produccin que se pueda tener en un periodo. El administrador financiero debe tener la informacin pertinente que le permita tomar decisiones sobre el manejo que se le debe dar a este rubro del activo organizacional. En el campo de la gestin empresarial, el inventario registra el conjunto de todos los bienes propios y disponibles para la venta a los clientes, considerados como activo corriente. Los bienes de una entidad empresarial que son objeto de inventario son las existencias que se destinan a la venta directa o aquellas destinadas internamente al proceso productivo como materias primas, productos inacabados, materiales de embalaje o envasado y piezas de recambio para mantenimiento que se consuman en el ciclo de operaciones. Sistema de informacin: El trmino sistemas de informacin hace referencia a un concepto genrico que tiene diferentes significados segn el campo del conocimiento al que se aplique dicho concepto, a continuacin se enumeran algunos de dichos campos y el sentido concreto que un Sistema de Informacin tiene en ese campo:

En informtica, un sistema de informacin es cualquier sistema computacional que se utilice para obtener, almacenar, manipular, administrar, controlar, procesar, transmitir o recibir datos, para satisfacer una necesidad de informacin.

En teora de sistemas, un sistema de informacin es un sistema, automatizado o manual, que abarca personas, mquinas, y/o mtodos organizados de recoleccin de datos, procesamiento, transmisin y diseminacin de datos que representa informacin para el usuario.

Sistema: Un sistema es un conjunto de partes o elementos organizados y

relacionados que interactan entre s para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energa o materia del ambiente y proveen (salida) informacin, energa o materia.

CAPITULO III Marco metodolgico El marco metodolgico est referido al momento que indica el conjunto de procedimientos lgicos y operacionales implcitos en todo proceso de investigacin. En otras palabras, el fin esencial del marco metodolgico es explicar en un lenguaje claro y sencillo, los mtodos e instrumentos que se emplearon as como el tipo y diseo de la investigacin. Hurtado (2000; 75) afirma que: La metodologa es el rea del conocimiento que estudia los mtodos generales de las disciplinas cientficas. La metodologa incluye los mtodos, las tcnicas, las estrategias y los procedimientos que utilizar el investigador para lograr los objetivos. En esencia, se basa en proporcionar un resumen explicativo sobre la secuencia de la elaboracin del trabajo de investigacin, a travs de los procedimientos, habilidades y estrategias que utiliza el investigador para lograr los objetivos. Modalidad de la investigacin El paradigma Interpretativo-fenomenolgico fue el escogido para realizar esta investigacin cualitativa y la modalidad de estudio para su desarrollo fue la investigacin descriptiva de campo y de base documental para la recoleccin de datos usando como medio las encuestas. Tipo de Investigacin De acuerdo a la naturaleza del presente trabajo, el tipo de investigacin es de campo y de base documental, ya que este tipo de investigacin tiene como caracterstica principal ubicar al investigador en contacto con el objetivo o sujeto investigado y la recopilacin de datos se acometi por medio de encuentas, para la ejecucin del proyecto lo constituy el Departamento Administrativo de la Empresa Inversiones las llaves C.A. Este tipo de investigacin se apoya en informaciones que provienen entre otras, de entrevistas y observaciones". Y se adapta a la modalidad de Proyecto Factible dado que presenta una solucin viable a un problema planteado y su diseo "no experimental" puesto que las

variables de investigacin sern estudiadas en su contexto natural, sin ningn tipo de interferencia, para evaluar su incidencia sobre la ejecucin del proyecto. Por lo tanto la investigacin quedara enmarcada dentro de los parmetros que se refieren a un proyecto factible. El proyecto consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de un sistema de gestin; El Proyecto tiene apoyo en una investigacin de tipo documental, de campo. Para el diseo del sistema se inicia con una investigacin preliminar tpica del ciclo de vida del desarrollo del software y luego con la aplicacin de las fases de la metodologa XP apoyadas en el modelado propuesto por la metodologa AM. La metodologa XP segn Villegas, A. (2005), "es una metodologa gil basada en cuatro principios: simplicidad, comunicacin, retroalimentacin y valor. Adems, orientada por pruebas y refactorizacin, se disea e implementan las pruebas antes de programar la funcionalidad, el programador crea sus propios tests de unidad (p. 115). Y la metodologa AM. Segn Ambler, S. (2002). "es una coleccin de prcticas, guiadas por principios y valores que pueden ser aplicados por profesionales de software en el da a da" (p. 45).

Poblacin y Muestra La poblacin es la totalidad de elementos o individuos que tienen ciertas caractersticas similares y sobre las cuales se desea hacer inferencia. En esta fase de la investigacin se reflejar el conjunto de elementos sobre los cuales se pretende indagar a efectos de conocer sus caractersticas, de manera que consigan validar las conclusiones que pretenden obtenerse. De este modo, la poblacin estar delimitada por el radio de accin sobre el cual podra aplicarse el estudio, enmarcado en ambiente donde todos los componentes presentan caractersticas anlogas. La poblacin para este estudio est conformada por quince (15) personas entre los que se encuentran ejecutivos de alto nivel y parte del personal que conforma el Departamento Administrativo. Debido a que la poblacin no es extensa se considera lo expuesto por Vara, A. (2008). "Si la poblacin es pequea y se puede acceder a ella sin restricciones, entonces se trabajar con toda la poblacin" (p. 18). Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos

Las tcnicas estn representadas por aquellos elementos a travs de los cuales se obtiene la informacin. Para Mndez (2001:152), las tcnicas son los medios empleados para recolectar la informacin. En este caso, el proceso de investigacin se requiere del uso de diversas tcnicas que le permitan al investigador obtener toda la informacin o datos que requiere para el desarrollo del mismo. De acuerdo a lo antes sealado las tcnicas utilizadas para el desarrollo del Trabajo de investigacin fueron las siguientes: Observacin Directa Fue aplicada en las instalaciones de la empresa Casa azul Boulevard, C.A, especficamente en las reas relacionadas al Inventario, con la cual se pretende observar las distintas actividades y procesos de control interno aplicados por el personal en su manejo. De esta manera se pretende asegurar la constancia y consistencia de los hechos a abordar. Segn Sabino, (1997; 134), Seala que: "La observacin directa es aquella a travs de la cual se puedan conocer los hechos y situaciones de la realidad social. Al inicio de la investigacin la observacin fue simple y directa, con la finalidad de captar los hechos observados en el ambiente natural en el que se producen. Posteriormente fue aplicada la observacin participante, llevndose un registro en relacin a patrones de conducta ante los procesos sucedidos. Indagacin Es el acto de obtener informacin verbal sobre un asunto referido a travs de sondeos directos con los responsables de las actividades sobre las cuales pretende investigarse. sta tcnica fue aplicada especficamente a cada uno de los responsables del departamento de Almacn, Inventarios y Gerencia General. Entrevistas no estructurada Consiste en la iniciacin de una conversacin espontnea con el objeto de recopilar datos necesarios. De este modo, la informacin fue recolectada a travs de entrevistas directas con todo el personal involucrado con las actividades del inventario: administrador, contador, almacenista y vendedores de la organizacin, las cuales contaron con preguntas abiertas como: Administrador y contador: Cmo describe el proceso de inventarios de la organizacin?

Cuntas personas intervienen en ese proceso? Cules son los procedimientos de control que aplican al inventario? Cmo determinan las salidas de los productos de los inventarios? Cul es la base de clculo de los inventarios? Qu metodologa aplican para las compras? Almacenista: Cmo describe el proceso de inventarios de la organizacin? Cules son sus funciones durante el proceso de inventario? Cules medidas de control se aplican para la salvaguarda del inventario? Cul tcnica utiliza para almacenar las mercancas? Las condiciones fsicas del almacn garantizan su seguridad? Vendedores: Cul es su participacin dentro del proceso de inventarios? Cules son los productos que mas se venden? Cmo describe los niveles de existencias de mercancas en el almacn? Adems de las preguntas anteriores, el investigador realiz otras que consider necesarios que pudieran surgir de las respuestas de las preguntas anteriores. Toda esta informacin qued registrada en una libreta destinada para tal fin.

Consulta a Expertos Con conocimientos en reas especficas. A travs de esta tcnica se obtuvo informacin importante y opiniones en el manejo del control interno del inventario y la aplicacin de manuales para lograrlo. Fue aplicada a profesores y personal de empresas que trabajan en el campo. Tcnicas de Anlisis de Datos

Para el anlisis de los datos es necesario definir una tcnica de anlisis, como lo son el anlisis cuantitativo y el anlisis cualitativo. Luego de la recopilacin de los datos, que se obtuvo como resultado de las diferentes tcnicas aplicadas para tal fin, es necesario analizarlos de forma clara para as poder determinar cuales son los requerimientos y necesidades del departamento. Segn Sabino, C. (2000) seala el anlisis cuantitativo se define como: "Una operacin que se efecta, con toda la informacin numrica resultante de la investigacin. Esta, luego del procesamiento que ya se le habr hecho, se nos presentar como un conjunto de cuadros y medidas, con porcentajes ya calculados" (P. 110). Ya que los datos, obtenidos en esta investigacin a travs de las tcnicas de recoleccin de datos antes mencionadas, no son numricos, no se aplic esta tcnica de anlisis. Segn Hernndez, S. (2003), el anlisis cuantitativo consiste en: "registrar sistemticamente comportamientos o conductas a los cuales, generalmente, se les codifica con nmeros para darle tratamiento estadstico." (p.450) En la presente investigacin el anlisis cualitativo fue aplicado a la informacin obtenida a travs de la observacin directa y las entrevistas que se realizaron al personal de alto nivel de ejecutivos y del Departamento Administrativo de la empresa Inversiones La Llave, C.A.