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Primavera Project Planner

1. SOBRE LA ADMINISTRACION DE PROYECTOS

La administración de proyectos consiste en planificar, programar y controlar la ejecución de un proyecto, a objeto de cumplir adecuadamente dentro del plazo y presupuesto previsto.

En la etapa de planificación (planning), el administrador debe identificar las actividades o tareas básicas del proyecto, estimar su duración temporal y establecer las relaciones de precedencia entre las tareas.

De igual forma, es preciso identificar los recursos (mano de obra, maquinaria, materiales) necesarios para cumplir con las diferentes tareas, definiendo su disponibilidad temporal y los costos asociados a su utilización.

En la etapa de programación (scheduling), el administrador establece un orden cronológico para la ejecución de las actividades, optimizando el empleo de todos los recursos asociados (proceso de asignación de recursos conocido como “leveling”).

Desde este punto de vista, el recurso “tiempo” puede ser medido y controlado (llevando registro de su utilización), de modo tal que el proyecto se efectúe en el menor tiempo posible y al menor costo.

La etapa de control (tracking) consiste en efectuar un seguimiento de las actividades y recursos, realizando las correciones necesarias (re-programaciones) para mantener el proyecto dentro de los plazos y costos programados.

En el mercado de los programas computacionales existen diversas herramientas para la administración automatizada de proyectos. En general, todos estos programas facilitan el trabajo del administrador de un proyecto proveyendo con información amplia y precisa respecto de las principales variables que se controlan en un proyecto. El programa Primavera Project Planner es un buen ejemplo de ello.

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2. ADMINISTRACION DE PROYECTOS

2.1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

Un proyecto es un conjunto de trabajos con un inicio y término definido y un presupuesto determinado. Generalmente los proyectos son realizados por personas de diversas especialidades sin experiencia como equipo de trabajo. Esta restricción a menudo dificulta y complica la administración de proyectos.

A nivel de planificación -en términos conceptuales-, administrar un proyecto es el proceso de

pensar y definir detalladamente qué es lo que se quiere realizar, definiendo los pasos a seguir y determinando los recursos necesarios para efectuar tales pasos. En la práctica, la administración de un proyecto consiste es resolver problemas, retrasos, cambios y obstáculos -y a veces oportunidades- que surgen durante el desarrollo del proyecto.

Al planificar un proyecto se determina quién realiza cada trabajo, cuando, donde y con quien. Una vez creada la planificación, las acciones posteriores son las que transforman un proyecto

en un trabajo exitoso.

La administración de un proyecto requiere vigilancia y dedicación constante: hallar qué es lo

que realmente ocurrió, y cuánto es lo realmente realizado, qué falta por hacer, y quién es capaz

de realizarlo. Es preciso contar con un plan de contingencia que permita manejar los inevitables

percances que ocurren con la marcha de proyecto.

Existen algunas herramientas y prácticas que ayudan a preparar el trabajo de un proyecto. El utilizar un programa de administración de proyectos ayuda a organizar las ideas e identificar problemas potenciales. El seguir los procedimientos establecidos permite mantener informado

al equipo de trabajo acerca de opciones, alternativas y detalles del trabajo en forma eficiente y

oportuna. Una adecuada presentación del proyecto hacia posiciones superiores de la empresa facilita la obtención del respaldo requerido para continuar adecuadamente.

La etapa de planificación consiste en pensar acerca de los trabajos a ejecutar y la documentación requerida, definir y coordinar las actividades y los grupos de trabajo, preparar los programas de trabajo, asignar recursos a las diversas actividades y establecer un presupuesto.

La etapa de control consiste en medir el rendimiento, sugerir las acciones correctivas que sean necesarias, evaluar opciones y redistribuir trabajos. El administrador informa al equipo de trabajo acerca de los progresos obtenidos y entrega pautas para mejorar el rendimiento donde existen debilidades.

La administración significa comunicarse en la forma más precisa posible con el equipo de trabajo, con el cliente y con la administración superior, informando acerca de qué ha ocurrido, qué puede ocurrir y qué se hará al respecto. Se debe motivar al equipo de trabajo para lograr mejores resultados. El administrador apoya al equipo de trabajo presentando información precisa y oportuna a la gente apropiada.

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Para desarrollar un plan de trabajo y determinar el nivel de detalle y la cantidad de revisiones que serán necesarias es preciso responder las siguientes interrogantes: ¿ cuál es la duración total del proyecto ?, ¿ cuál es el nivel de detalle apropiado ?, ¿ con qué frecuencia se deberá actualizar el plan ?, ¿ quién requiere recibir información acerca de los avances ?, ¿ qué clase de informe se entregará ?, ¿ qué gráficos facilitarán la comunicación de resultados ?, ¿ cuánto tiempo debe asignarse para la administración del proyecto ?

Las siguientes acciones ayudan a responder las interrogantes descritas:

a) Lista detallada de actividades Estimar el tiempo necesario para realizar cada actividad, y cómo se relacionan las actividades entre ellas. Asignar una persona responsable de cada actividad, la que deberá entregar información precisa cuando sea necesario actualizar el plan de trabajo.

b) Diagrama de actividades Preparar una malla de actividades para mostrar las relaciones entre las actividades. La creación de esta malla es un proceso interactivo que debe efectuarse con los integrantes del equipo de trabajo. Nadie mejor que ellos conoce qué hacer y por qué, y en qué secuencia. A menudo será preciso modificar la malla de actividades hasta obtener una secuencia lógica y fluída de las actividades.

c) Ruta crítica Identificar las actividades cuya secuencia requiere mayor tiempo de trabajo (ruta crítica). Evaluar las formas de simplificar el proyecto. Analizar la posibilidad de acortar el proyecto realizando actividades en paralelo. Considerar si se cuenta con suficientes recursos para realizar varias tareas en forma simultánea.

d) Asignación de recursos Una vez definida la programación básica, asignar los recursos necesarios para completar el plan, asegurando que estarán disponibles cuando sean requeridos. Los recursos (personas, equipos materiales y capital) son los que hacen posible desarrollar el trabajo.

e) Redistribución de recursos Redistribuir recursos o modificar la programación de actividades para resolver conflictos entre actividades que comparten recursos. Verificar que la programación del trabajo no exija recursos más allá del límite de disponibilidad normal. Examinar los gráficos de uso de recursos para nivelar su utilización e identificar los períodos de alta y baja utilización.

f) Tiempo y dinero Evaluar el compromiso tiempo-dinero del plan de trabajo. Si se dispone de más dinero o más recursos, ¿ es posible concluir antes el proyecto ? Comparar costos, listas de necesidades y revisar las suposiciones hechas con el equipo de trabajo para refinar el plan. Obtener el acuerdo y el compromiso del equipo de trabajo y comenzar el proyecto.

g) Información del proyecto

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Organizar la información del proyecto clasificando las actividades por etapas, responsabilidad, departamento organizacional y ubicación. Establecer prioridades. Resumir los detalles innecesarios. Estructurar la presentación de la información para centrarse en los elementos clave.

h) Registro de avances Registrar los avances de cada actividad. Realizar un seguimiento de quién hizo cada cosa y cuánto fue su costo. Esto le permitirá mejorar estimaciones futuras. Informar el progreso en forma regular, cada una o dos semanas. Registrar cuánto tarda en efectuarse cada actividad, cuánto trabajo se ha realizado y cuánto tiempo se estima será necesario para concluir la actividad. Debe tenerse cuidado en contar con datos precisos y confiables.

i) Comparación con el proyecto original La mejor forma de seguir el desarrollo de un proyecto es comparar los avances informados con el plan original. Si el equipo de trabajo está atrasado, identificar el impacto que tendrá sobre la programación y desarrollar un curso de acción para avanzar más rápido. Si no es posible recuperar tiempo, asegurarse que todas las personas conozcan acerca del retraso para que puedan ajustar su propia programación. Considerar si si algunos retrasos de actividades iniciales permitirán ahorrar tiempo más adelante.

j) Comunicaciones Comunicar lo que se requiere hacer y cuándo se necesita hacer a todos los miembros del equipo. Emplear informes de programación, cartas gráficas y presentaciones temporales de fácil entendimiento. Mostrar el progreso y destacar las áreas con problemas. El nivel de detalle de cada informe deberá ser al apropiado para cada audiencia.

k) Prevención ¿ Qué cosas imprevistas pueden ocurrir ?, ¿ qué sucedería si un recurso es ocupado en otro trabajo?, ¿ qué ocurriría si el presupuesto es recortado en un 10% ?, ¿ los trabajadores serán capaces de actuar con eficiencia con nuevos diseños o maquinarias ? Siempre es necesario anticiparse a los cambios, manteniendo un plan de contingencia para enfrentar la ocurrencia de cualquier desastre.

La administración exitosa de un proyecto no finaliza con la planificación del proyecto. Para cumplir con los objetivos propuestos, es necesario efectuar un seguimiento de los eventos diarios y actualizar la programación con información precisa y oportuna. Controlar un proyecto significa registrar e informar los avances, comunicar los cambios apenas ocurran, comparar la programación actual del proyecto con la original y medir el rendimiento. Es importante actualizar la programación del proyecto una vez que éste está en desarrollo. Una de las razones principales es que las duraciones reales de las actividades generalmente difieren de lo estimado originalmente. Además, la secuencia de las actividades puede cambiar una vez que se inicia el trabajo, o puede ser necesario agregar nuevas actividades y eliminar otras.

Una buena programación del proyecto puede servir como herramienta clave para la toma de decisiones y para predecir si el proyecto será finalizado dentro del tiempo y presupuesto previstos. Al actualizar regularmente un proyecto es posible registar sus avances e idetnficar los problemas potenciales. Debe señalarse si las actividades han sido completadas o aún están en desarrollo. Para estas últimas, debe registrarse la fecha real de comienzo de cada actividad, su

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duración restante y/o el porcentaje completado de la actividad. Para una actividad finalizada, debe registrarse su fecha real de término.

Previo a actualizar un proyecto por primera vez es recomendable contar con un proyecto meta u objetivo, el cual consiste en un copia del proyecto original. A medida que el proyecto avanza, el proyecto meta servirá como base de comparación para la información relevante actualizada del proyecto. Esto permitirá medir el estado de avance del proyecto y el rendimiento de los diferentes recursos. También será posible estimar o predecir los requerimientos futuros hasta la total realización del proyecto.

2.2. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO

Una vez que se ha establecido la programación de actividades, la base de comparación y el proyecto está en desarrollo, es necesario controlar qué está sucediendo con los trabajos y recursos. El administrador deberá guiar el desarrollo del proyecto, reconocer problemas, tomar decisiones, motivar al equipo de trabajo y comunicar la información necesaria acerca del estado actual del proyecto y las acciones requeridas. Pocos proyectos se desarrollan exactamente de la forma planeada. Cambian los alcances del proyecto, algunas actividades se retrasan o se realizan fuera de la secuencia establecida y los requerimientos de recursos pueden modificarse. Durante la vida del proyecto es necesario evaluar constamente las fechas programadas, los recursos utilizados y los costos. Una comunicación efectiva es esencial para el éxito de un proyecto. Es aconsejable emplear informes y gráficos de fácil lectura para comunicar los avances del proyecto al equipo de trabajo y a la administración superior. Debe darse énfasis en las actividades críticas, en recursos o costos sobrepasados o retrasados e identificar el avance real y futuro.

2.3. PLANIFICACIÓN DEL PROYECTO

La planificación de un proyecto se inicia listando todos los elementos requeridos para obtener un producto final o alcanzar los resultados deseados. Se comienza por los componentes principales y luego se identifica cada subcomponente. Es posible crear un tercer nivel para identificar las partes de los subcomponentes. Esta desagregación contínua hasta que se haya definido unidades discretas de trabajo llamadas “paquetes de trabajo”.

Un paquete de trabajo representa una o más actividades con una duración -cantidad de trabajo requerido para su completa realización- y presupuesto definido. Este proceso de desagregación en componentes jerarquizados se conoce como “estructura jerarquizada de trabajo” (WBS). Además, es posible definir a las personas de la organización que serán responsables de cada componente. De esta forma se obtiene una “estructura organizacional jerarquizada” (OBS) similar al concepto de WBS.

La intersección de las estructuras WBS (Work Breakdown Structure) y OBS (Organizational Breakdown Structure) corresponde a una cuenta de costos. Los costos son planificados, contabilizados y controlados a nivel de la cuenta de costos. Cada cuenta de costos representa una unidad discreta de trabajo y están a cargo de una persona de la organización. Los nombres asociados a las cuentas de costos debieran identificar los componentes WBS y OBS asociados a cada actividad.

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El paso siguiente es colocar las actividades en una estructura que identifique la secuencia en que serán realizadas, definiendo las relaciones lógicas entre actividades para indicar si una actividad puede comenzar en cualquier instante o solo después que otras actividades hayan sido completadas. Esta malla de relaciones entre actividades predecesoras y sucesoras permite identificar la ruta crítica del proyecto.

Establecida la ruta crítica se puede calcular el tiempo total requerido para completar el proyecto. El proyecto no finalizar hasta que cada actividad crítica sea finalizada. Las actividades no críticas también son importantes, pero su duración original y sus relaciones lógicas no afectan la fecha de término esperada del proyecto. Estas actividades pueden tornarse críticas en la medida que el trabajo avanza.

La programación de las actividades basada en las relaciones lógicas determina el plan original del proyecto. También es preciso considerar los requerimientos y la disponibilidad de los recursos a lo largo del proyecto. Algunas actividades programadas deben ser modificadas debido a las posibles limitaciones en la disponibilidad de recursos.

Los costos del proyecto están asociados a la asignación de recursos. Con la programación de actividades definida es posible predecir los gastos futuros del proyecto. Esto permite ajustar la programación de actividades de modo tal que se pueda cumplir con la programación de costos (flujo de caja).

Una vez que se ha alcanzado un acuerdo general respecto de la programación de actividades, el presupuesto y la participación de recursos se puede decir que existe un plan objetivo. A medida que el proyecto transcurre, es importante comparar los costos reales y el avance de la programación con el plan objetivo, de forma tal que es posible efectuar un seguimiento de los costos y la programación.

Comenzado el proyecto, es posible medir el rendimiento en términos de la programación y los costos. Existe una medida del rendimiento de la programación denominada “valor del trabajo realizado”, que establece una comparación entre el trabajo realizado y el trabajo programado. Para medir el rendimiento de los gastos y su ajuste a lo presupuestado se utiliza una comparación entre el presupuesto original y los costos actuales y estimados para completar el trabajo. Esta medida se denomina “esfuerzo planificado”. El seguimiento del rendimiento de la programación y de los costos es una función separada del control de rendimiento.

2.4. ANÁLISIS DEL RENDIMIENTO DEL PROYECTO.

Una vez que ha comenzado el proyecto y se han registrado datos reales es posible comparar el rendimiento del proyecto con la planificación original.

Los conceptos de medición del rendimiento de la programación y costos de un proyecto (BAC, EAC, BCWS, BCWP y ACWP) corresponden a evaluaciones que es posible obtener por medio del proyecto objetivo (programación original y costos presupuestados) y de los datos reales de avance y progreso de actividades y de costos incurridos del proyecto en curso.

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a) BAC (Budgeted At Completion) Corresponde al presupuesto total original de la actividad.

b) EAC (Estimated At Completion) Corresponde al costo estimado necesario para finalizar una actividad en desarrollo.

c) BCWS (Budgeted Cost for Work Schedule) Representa el costo presupuestado del trabajo programado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo que debiera haberse efectuado a la fecha (trabajo programado). También se le conoce como “Esfuerzo Planeado” (Planned Effort).

d) BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) Representa el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. Se obtiene multiplicando el presupuesto original por el porcentaje de trabajo efectuado a la fecha. También se conoce como “Valor de Trabajo Realizado” (Earned Value).

e) ACWP (Actual Cost of Work Performed) Representa el costo real del trabajo realizado. Estos datos deben ser ingresados una vez que el proyecto está en curso.

Existen 3 tipos de variaciones que se usan para analizar el rendimiento:

a) Costo al completar v/s costo presupuestado Es posible comparar el costo presupuestado para la finalización del proyecto (BAC) con el costo estimado (EAC), el cual se obtiene a partir de los datos reales y una predicción de los costos futuros. Esta diferencia se conoce como “variación”, y se calcula según:

Variación = BAC - EAC

Si EAC es menor que BAC, entonces se espera que el proyecto ocasione menos gastos que los planificados. Si EAC es mayor que BAC, el proyecto gastará más de lo presupuestado.

b) Costo real v/s trabajo realizado La diferencia entre el costo real (ACWP) y el valor del trabajo realizado (BCWP) se denomina “variación de costo”. La variación de costo se calcula según:

Variación de Costo = BCWP - ACWP

Por ejemplo, si se ha gastado $100.- y se ha realizado un trabajo equivalente a $70.- (basado en el presupuesto original), entonces el proyecto gastará más de lo presupuestado (si se mantiene la proporción de gastos y avances).

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c) Fechas reales v/s fechas programadas Es posible comparar la cantidad de trabajo programado (BCWS) con la cantidad de trabajo realmente efectuado a la fecha de comparación (BCWP). La diferencia obtenida se denomina “variación de programación”. La variación de programación se calcula según:

Variación de Programación = BCWP - BCWS

Si se ha efectuado una cantidad de trabajo inferior a lo programado (variación negativa), entonces probablemente la actividad -que está retrasada- finalizará fuera de lo programado.

2.5. REGISTRO DE DATOS

Es fundamental en un proyecto el tener certeza y seguridad respecto de los datos ingresados (duraciones originales y restantes de actividades, porcentaje completado de actividades, unidades de recursos por actividad). En este sentido, todo proyecto requiere de estimaciones (programación y presupuesto original) y posee datos reales relativos a actividades (tiempos y porcentajes), recursos (cantidades, precios y limitaciones) y costos.

a) Estimación de Tiempo La duración original de una actividad programada corresponde a la cantidad de tiempo que se estima necesario para completar una actividad. Esta estimación deberá ser propuesta por el responsable de la actividad -de acuerdo a su experiencia y a los recursos disponibles- y acordada con el administrador del proyecto.

b) Estimación de Recursos Los recursos necesarios para completar una actividad programada (en términos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad. El administrador deberá tener presente que existe un compromiso entre el tiempo definido como duración de una actividad y la cantidad de recursos asignados a la misma. El precio del recurso está determinado por el mercado (se refiere al costo directo). Deberá tenerse presente los límites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

c) Estimación de Costos Una vez definida la duración de una actividad y los recursos asociados a ella, la estimación de costos proviene de la aplicación directa del precio -o costo directo- de cada recurso, la cantidad de recurso requerido y la cantidad de tiempo en que será utilizado. Los costos no operacionales (costo de oportunidad, depreciación, costos fijos, etc.) pueden ser incluídos, aunque resulta aconsejable considerarlos en los costos generales del proyecto.

d) Tiempos reales Iniciado el proyecto, el control periódico del mismo requiere el ingreso de datos reales relativos a las actividades (fechas de comienzo y término real, porcentaje completado) y estimaciones (duración restante).

Para el cálculo del porcentaje completado se emplea dos bases de cálculo: cantidad de horas- hombre y ponderación de factores.

Cantidad de horas-hombre. Consiste en establecer la proporción de horas-hombre utilizadas hasta la fecha en la actividad respecto del total de horas-hombre programadas para la actividad (de acuerdo a la duración original). Es decir,

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Porcentaje Completado = Horas-hombre reales / Horas-hombre programadas

Ponderación de factores. Consiste en definir dos o más factores que tienen incidencia en la realización de una actividad. Estos factores pueden ser suministros (disponibilidad física de los elementos o materia prima requeridos para una actividad), fabricación (construcción de productos intermedios a partir de la materia prima), montaje (armado de elementos a partir de productos intermedios) y puesta en marcha (prueba de funcionamiento y finalización de la actividad). El responsable de la actividad deberá señalar el cumplimiento de cada uno de los factores señalados. De esta forma, el porcentaje completado será calculado según

Porcentaje Completado =

* F1 +

* F2 +

* F3 +

* F4

donde F1, F2, F3, F4 son los factores de la actividad, y

,

,

,

son los coeficientes de ponderación de cada factor

(

+

+

+

=

1).

Los coeficientes de ponderación se establecen de acuerdo a la importancia de cada factor respecto de la actividad en cuestión, por acuerdo entre el responsable de la actividad y el administrador del proyecto. La cantidad de horas-hombre de la actividad puede considerarse en el coeficiente de ponderación de cada etapa o factor (suministros, fabricación, montaje, puesta en marcha).

e) Recursos y Costos reales La cantidad de recursos utilizada en cada actividad es controlada por el responsable de cada actividad. Los costos reales se obtienen de la gestión administrativa y contable del proyecto.

f) Estimación de nuevos tiempos La duración restante se estima en forma similar a la duración original, teniendo presente el trabajo ya realizado y el compromiso existente entre el tiempo definido y los recursos asignados.

g) Estimación de recursos Los recursos necesarios para completar una actividad ya iniciada (en términos de tipo y cantidad de recursos) son propuestos por el responsable de la actividad de acuerdo al avance obtenido y los requerimientos reales. Deberá tenerse presente los límites de disponibilidad (en tiempo y unidades) de cada recurso.

h) Estimación de precios Este factor depende del mercado, aunque es posible de manejar de acuerdo al control de inventarios (materias primas, maquinarias, etc.) programados para el proyecto.

Para el ingreso de los datos estimativos iniciales (duración original, cantidad, precio y límites de disponibilidad de recursos), de los datos reales (porcentaje completado, recursos y costos) y de los datos estimados para las actividades en curso (duración restante, cantidad de recursos) es conveniente utilizar formularios de ingreso de datos que sean llenados conjuntamente por el responsable de cada actividad y el administrador del proyecto.

Primavera Project Planner

3.

PRESENTACION

Primavera Project Planner for Windows , conocido en forma abreviada como P3, es un completo programa computacional para la administración de proyectos basado fundamentalmente en la técnica de programación de actividades conocida como Método de la Ruta Crítica o CPM (Critical Path Metod).

Sus diferentes prestaciones lo convierten en una de las más poderosas herramientas de apoyo para la administración de proyectos de todo tipo. Está concebido para ayudar a la planificación, programación y control de las actividades que componen un proyecto, y para facilitar la asignación y el control de los recursos y costos involucrados en un proyecto.

El presente manual es una traducción adaptada del manual de referencia del programa Primavera Project Planner for Windows . Está desarrollado en tres grandes secciones: Introducción, Creación de Proyectos y Administración de Proyectos.

La Introducción describe cómo trabajar con la gráfica de barras (Bar chart) y su visualización en pantalla, crear y personalizar diagramas (layouts), crear gráficas impresas y utilizar la aplicación gráfica Primavera Draw . Se detallan las herramientas que provee el programa para personalizar y presentar cada proyecto en un ambiente gráfico, aprovechando la potencialidad de Windows.

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La sección Creación de Proyectos está compuesta por 7 capítulos en los cuales se entrega información relacionada con la definición y creación de proyectos, incluyendo el establecimiento de una estructura de trabajo jerárquica, la definición de códigos de actividad y calendarios, la definición de un fondo de recursos y un plan de costos, la creación de ítems de datos personalizados y el trabajo en un entorno de proyectos múltiples.

La sección Administración de Proyectos se compone de 6 capítulos, y proporciona información acerca de las herramientas de P3 que facilitan la administración de proyectos, incluyendo la creación y mantención de proyectos objetivo, el cálculo y actualización de la programación de actividades, la nivelación del uso de recursos, modificaciones masivas de datos, la creación y ejecución de gráficos e informes, la administración de archivos de proyectos y los procesos de exportación e importación de datos.

El lector notará que a través de este trabajo se utiliza reiteradamente las palabras o términos en idioma inglés, o bien conceptos traducidos pero señalado entre paréntesis su equivalente en inglés. Se ha utilizado este esquema dada la errónea tendencia de traducir algunos términos con diferentes palabras en castellano, hecho que crea confusión conceptual al utilizar como sinónimos términos que -para la administración de proyectos- poseen un significado preciso.

4. PRIMAVERA PROJECT PLANNER

4.1.

INTRODUCCIÓN

4.1.1. Elementos Básicos

Aquí se presentan los conceptos básicos, la terminología y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentación del programa asume que el lector está familiarizado con el trabajo en ambiente Windows. P3 puede ser manejado tanto desde el teclado como a través de un mouse de 2 botones.

Dada su característica esencialmente gráfica, P3 hace uso extensivo de gráficos, diagramas, ventanas, cuadros de diálogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad gráfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se hará referencia a ellas con una descripción de texto. Para un conocimiento detallado el interesado deberá recurrir al manual de referencia del programa.

4.1.2. Pantallas y gráficas de barras

La pantalla gráfica presenta la programación del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta gráfica. Es posible trabajar con la información tabular para modificar datos de filas

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o columnas o con la carta gráfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades.

El menú de edición permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lógicas y encadenar y desencadenar actividades.

4.1.3. Diagramas

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta gráfica, organización de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un número ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de selección

establecido por un filtro. El diagrama utiliza el último filtro activo, y registra este hecho para

la próxima utilización del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule

Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo después de la fecha de término del proyecto.

4.1.4. Filtros

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarán en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el análisis en áreas específicas del proyecto.

4.1.5. Tablas y gráficos de recursos y costos

P3 proporciona gráficos de recursos y costos que pueden ser incluídos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignación de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

4.1.6. Programa Primavera Draw

Esta aplicación es un programa de dibujo para la creación de imágenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imágenes usando líneas, formas geométricas y texto. Las imágenes pueden ser modificadas en tamaño, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imágenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imágenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imágenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imágenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicación interesante es la creación e incorporación del logo o isotipo de la empresa en los informes y gráficos impresos.

4.1.7. Impresión de pantallas

Para imprimir el despliegue de una carta gráfica, P3 proporciona opciones de personalización de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la

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gráfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinación diferente de la tabla de actividades, carta gráfica, curvas y tablas de recursos y costos.

4.2. CREACIÓN DE PROYECTOS

4.2.1. Actividades y Relaciones

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamaño del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

4.2.2. Códigos de Actividad

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definición de un conjunto de códigos estructurados en un diccionario de códigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y gráficos basados en esta definición.

4.2.3. Códigos de Estructura Laboral Jerárquica (WBS)

Corresponde a la jerarquía o subdivisión laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El código WBS representa una estructura en niveles de detalle del trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y éste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables.

4.2.4. Calendarios

Los calendarios definen los períodos laborales del proyecto, así como la longitud de la semana laboral (total de días hábiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, éstos se asignan a las actividades para controlar la programación de fechas y modelar situaciones específicas.

4.2.5. Recursos y Costos

El control efectivo de un proyecto integra información acerca de la programación, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida.

4.2.6. Items de Datos Personalizados

Los ítems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto.

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4.2.7. Proyectos Maestros y Subproyectos

Primavera permite controlar un proyecto complejo que ha sido subdividido en subproyectos o bien controlar varios proyectos en forma simultánea.

4.3. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS

4.3.1. Metas y Progreso

Una vez que el proyecto está en desarrollo es posible analizar su comportamiento comparando el progreso real con la programación original. El crear una proyecto objetivo (target project)

ayuda a decidir cuándo es necesario efectuar acciones correctivas y a identificar las áreas con

?”

para planificar el trabajo restante. Al utilizar el presupuesto objetivo (target budget) es posible calcular el valor del trabajo efectuado (earned value) y determinar los recursos adicionales que serán requeridos para completar el proyecto.

variaciones significativas. Permite además efectuar un análisis del tipo “¿qué ocurre si

El progreso se registra actualizando la programación de actividades e ingresando los costos reales a intervalos regulares. Estos datos pueden ser ingresados directamente en P3 o por medio de la importación de datos desde una base de datos o una planilla electrónica.

4.3.2. Programación y restricciones

Es posible calcular la programación de actividades cada vez que se agregan o eliminan actividades en un proyecto, se revisan sus fechas, duraciones u otros datos. Una vez que se calcula la programación, puede ser necesario ajustar ciertas fechas específicas debido a retrasos por problemas climáticos o necesidades de financiamiento. Puede agregarse condiciones o restricciones que reflejen de manera más precisa los requerimientos del proyecto.

4.3.3. Cambio global

El comando de cambio global (global change) permite realizar cambios generales a la totalidad de las actividades de un proyecto o a un grupo de ellas en forma rápida. P3 entrega flexibilidad para especificar el tipo de cambio general a realizar (búsqueda y reemplazo, asignación de recursos, uso de datos aritméticos o modificación de datos alfanuméricos).

4.3.4. Informes Tabulares y Gráficos

P3 proporciona informes y gráficos que facilitan la comunicación de información resumida o detallada acerca del proyecto. El usuario determina el contenido, formato, orden y selección de las actividades, entre otras opciones. Es posible imprimir informes y gráficos individuales o en serie. Todo informe o gráfico puede ser visualizado en pantalla.

Muchas de las opciones de informes y gráficos están disponibles para la pantalla de la carta gráfica, por lo que este capítulo presenta únicamente las opciones específicas para impresión. Todos los cuadros de diálogo de informes y gráficos proporcionan información de ayuda contextual.

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4.3.5. Comandos utilitarios

Primavera dispone de comandos utilitarios (File, Project) que permiten copiar y borrar proyectos, respaldar y recuperar proyectos en diferentes unidades o directorios, mezclar varios proyectos para crear un solo gran proyecto y resumir un grupo de proyectos.

4.3.6. Exportación e Importación

Primavera puede exportar datos de un proyecto hacia planillas electrónicas, bases de datos y otras aplicaciones gráficas. También es posible importar datos para actualizar proyectos. Al exportar hacia planillas electrónicas es posible realizar cálculos adicionales, personalizar la diagramación de informes, efectuar cambios globales y crear gráficos adicionales. Importando datos desde otras aplicaciones es posible construir proyectos, revisar estructuras de códigos, actualizar datos de recursos y costos o mezclar datos de proyectos.

5. ELEMENTOS BÁSICOS

Aquí se presentan los conceptos básicos, la terminología y las convenciones que utiliza Primavera Project Planner (P3). En general, toda la documentación del programa asume que el lector está familiarizado con el trabajo en ambiente Windows.

Dada su característica esencialmente gráfica, P3 hace uso extensivo de gráficos, diagramas, ventanas, cuadros de diálogo y menus desplegables. Por razones de incapacidad gráfica para representar las prestaciones de P3, a lo largo de este manual solamente se hará referencia a ellas con una descripción de texto. Para un conocimiento detallado, el interesado deberá recurrir al manual de referencia del programa.

5.1. ESPACIO DE TRABAJO

La pantalla de P3 está dividida en dos secciones: una Tabla de Actividades (Activity table) ubicada a la izquierda de la pantalla- la cual contiene información tabular mostrada en filas (actividades) y columnas (datos de actividades), y una Carta Gráfica (Bar chart) -ubicada a la derecha de la pantalla- la cual despliega información gráfica de las actividades (gráfica de barras temporales conocida como Carta Gantt) utilizando barras y una escala de tiempo graduada.

Ambas zonas de la pantalla pueden ser personalizadas según las preferencias del usuario, pudiendo modificar títulos, tipografía y anchos de columnas, colores de fondo y de texto, formas de las barras y notas explicativas asociadas a ellas.

Además, esta pantalla posee barras de título, de menú y de herramientas. Contiene los botones clásicos de Windows para control de ventanas (mover, cerrar, maximizar, minimizar, etc.). Todos los comandos pueden ser controlados por el mouse o por combinaciones de teclas o funciones del teclado.

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La barra de menú contiene los comandos para definir un proyecto, agregar, editar y programar actividades, nivelar recursos, generar informes y otras funciones.

La barra de herramientas puede ser personalizada para incluir los íconos representativos de los comandos y funciones más utilizados.

5.2. CUADROS DE DIÁLOGO

La mayoría de los comandos del programa despliegan cuadros de diálogo que despliegan información o solicitan el ingreso de datos para ejecutar alguna acción. Estos cuadros poseen ventanas, botones de opciones selectivas y cuadros para listas tabulares (filas y columnas).

5.3. VENTANAS MÚLTIPLES

P3 permite abrir hasta 4 proyectos en forma simultánea, cada uno de los cuales utiliza una ventana propia, las cuales pueden ser arregladas en forma de cascada. Para aprovechar esta opción el programa debe ejecutarse en un equipo con al menos 16 MB de memoria principal.

5.4. PANTALLAS Y GRÁFICAS DE BARRAS

La pantalla gráfica presenta la programación del proyecto utilizando un esquema tabular y una carta gráfica. Es posible trabajar con la información tabular para modificar datos de filas o columnas o con la carta gráfica (empleando el mouse) para cambiar fechas, duraciones y relaciones de actividades.

El menú de edición permite agregar, eliminar, editar, copiar y pegar actividades, establecer relaciones lógicas y encadenar y desencadenar actividades.

5.4.1. Elementos básicos

La pantalla que aparece cuando se abre un proyecto se conoce como el “diagrama por defecto” (default layout), el cual se denomina Classic Schedule Layout. Este diagrama despliega información básica de la programación del proyecto (fechas programadas, duraciones, porcentaje de trabajo completado, holguras y otros datos de la programación). Un diagrama es la combinación de elementos visuales, incluyendo las actividades, su organización, tamaño de barras, colores, diseños, tipografía y otros atributos. Todos estos elementos pueden ser modificados para personalizar el diagrama de presentación de información. Para desplazarse a través de un diagrama se emplea el mouse (con las funciones clásicas de desplazamiento en ventanas del ambiente Windows) o el teclado (teclas independientes y combinaciones con teclas de control o de funciones).

5.4.2. Tabla de Actividades

La tabla de actividades despliega una actividad por fila con sus correspondientes datos en las columnas de la tabla. Si se incluye demasiados datos por actividad, esta tabla se hará demasiado ancha, en desmedro de visualización de la carta gráfica. Esta tabla puede ser formateada mediante el comando Format, Columns que permite al usuario definir los datos desplegados, el título, ancho, alineación y tipografía de la columa. P3 despliega cuadros de diálogo que facilitan el formato y personalización de la tabla de actividades. Es posible dar formato a las fechas y valores numéricos desplegados.

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5.4.3. Barras de actividades

La carta gráfica -que despliega las barras de las actividades y sus relaciones- puede ser modificada para incluir diferentes tipos de barras gráficas (representativas de diferentes fechas de programación para una misma actividad) y texto ilustrativo de actividades, recursos, anotaciones y otros. Para ello se emplea el comando Format, Bars. P3 despliega cuadros de diálogo que facilitan el formato y personalización de la carta gráfica. Es posible modificar la unidad de tiempo y la densidad de la escala de tiempo graduada. Es posible limitar la ventana de visualización del tiempo estableciendo una fecha de inicio y término (no es aconsejable establecer límites que corten el despliegue total del proyecto). La grilla (líneas de fondo horizontales y verticales) puede ser editada.

5.4.4. Uso del mouse.

La carta gráfica facilita efectuar cambios en la programación del proyecto sin necesidad de utilizar el teclado. Mediante el puntero del mouse y con operaciones de arrastre (drag) y soltura (drop) es posible actualizar actividades y aplicar restricciones sin necesidad de digitar información.

5.4.5. Organización de actividades

Es posible ordenar las actividades para sean desplegadas en el orden deseado en un diagrama de P3. Las actividades pueden ser ordenadas por diferentes criterios o parámetros. Si se emplea un parámetro selectivo, se obtiene un tipo de organización denominado actividades agrupadas (grouping). La agrupación de actividades permite enfocar la atención en áreas específicas del proyecto. El diagrama presenta las actividades agrupadas separadas por filas que pueden ser rotuladas con un título representativo. Para efectos de impresión, es posible incorporar saltos de página entre las diferentes agrupaciones definidas. En particular, puede ser interesante agrupar las actividades utilizando los códigos de la estructura de trabajo jerárquica.

5.4.6. Presentaciones resumidas

Las actividades agrupadas pueden presentarse en forma resumida, presentando una visión general del proyecto sin detalles de cada actividad. Para resumir actividades se emplea el comando Display, Summarize All. P3 puede resumir los datos datos de la tabla de actividades y las barras de actividades de la carta gráfica. Estas barras pueden ser modificadas en su presentación empleando el comando Format, Summary Bars.

5.4.7. Elementos OLE

P3 permite incorporar objetos ligados e incrustados (OLE) para integrar información proveniente de diferentes aplicaciones. Por ejemplo, es posible crear dibujos, gráficos, texto ú otros objetos por medio de una aplicación OLE e integrar tales objetos en el diagrama del proyecto. Para mayores detalles refiérase al manual de referencia del programa.

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5.5.

DIAGRAMAS

Un diagrama (layout) es una pantalla que combina elementos visuales como la tabla de actividades (filas y columnas), carta gráfica, organización de las actividades y colores que conforman una perspectiva o vista del proyecto.

Es posible crear un número ilimitado de diagramas para cada proyecto. Cada diagrama despliega un conjunto de actividades, las cuales son definidas por un criterio de selección establecido por un filtro. El diagrama utiliza el último filtro activo, y registra este hecho para la próxima utilización del diagrama. Por defecto P3 emplea el denominado Classic Schedule Layout. Este diagrama utiliza una ventana de tiempo que se inicia 5 unidades de tiempo antes de la fecha de comienzo del proyecto y finaliza 5 unidades de tiempo después de la fecha de término del proyecto.

5.5.1. Creación de diagramas

Para crear un nuevo diagrama se emplea el comando File, Layout, New. Es posible modificar los atributos de colores de pantalla, tipografía y filtros asociados a cada diagrama. Para grabar un diagrama se emplea el comando File, Layout, Save. Los diagramas son identificados con código LT seguido de 2 dígitos y -adicionalmente- un nombre propio.

5.5.2. Aplicación de diagramas

P3 puede abrir un diagrama por vez para cada proyecto, aunque pueden ser compartidos con otros usuarios. Para aplicar un diagrama específico se emplea el comando File, Layout, Open. Un diagrama puede desplegar hasta 16.000 filas. P3 registra el último diagrama activado para los últimos 25 proyectos abiertos.

Los diagramas pueden ser intercambiados entre diferentes proyectos mediante la aplicación del comando File, Layout, Transfer. Los objetos OLE no se transfieren cuando se intercambian diagramas. El diagrama puede ser borrado con el comando File, Layout, Delete.

Para actualizar un diagrama aplicando un nuevo filtro se utiliza el comando Format, Run Filter Now. Esta acción incorpora toda actividad que haya sido agregada o modificada y concuerde con los criterios de selección del filtro. El comando Format, Reorganize Now permite ordenar el despliegue de actividades según la agrupación activa y los criterios de ordenamiento establecidos en el cuadro de diálogo de organización de actividades.

5.5.3. Tipografía y colores

P3 provee un cuadro de diálogo de definición de tipografía (comando Define, Fonts) que permite modificar el tipo, estilo y tamaño del texto del diagrama. El comando Format, Screen Colors permite personalizar los colores de la tabla de actividades, títulos de columnas, escala de tiempo, texto y fondo de la carta gráfica, destacar colores de actividades, recursos, gráficos y líneas de fechas. El diagrama inicial Classic Schedule Layout posee un esquema de combinación de colores predefinido que no puede ser modificado. Los esquemas de combinación de colores definidos pueden ser grabados y utilizados por el usuario en diferentes proyectos.

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5.6.

FILTROS

Los filtros permiten seleccionar las actividades que se visualizarán en un diagrama. Los filtros se emplean para enfocar el análisis en áreas específicas del proyecto.

5.6.1. Definición de filtros

Cada diagrama tiene asociado un filtro, el cual es identificado en la barra de estado (última línea de la pantalla). Cada filtro emplea un conjunto de instrucciones -llamado criterio de selección- que determina cuales actividades aparecerán en la pantalla. Para visualizar un filtro (P3 trae predefinidos alrededor de 20 filtros) se emplea el comando Format, Filter, y luego se aplica seleccionando el botón OK del cuadro de diálogo de filtros. Cuando se abre un diagrama, P3 aplica el filtro definido en el cuadro de diálogo opciones de diagramas (se emplea el comando File, Layout, Options). Es posible crear un número ilimitado de filtros para cada proyecto. Al crear un nuevo filtro o modificar uno existente se puede especificar hasta 4 niveles de criterios de selección, donde cada nivel puede contener 7 criterios. Los criterios de un mismo nivel y los diferentes niveles pueden enlazarse con el operador lógico AND (All) o el operador OR (Any). Las actividades son filtradas por los diferentes niveles en orden sucesivo (del 1 al 4).

Los operadores lógicos permitidos como criterio de selección se muestran en la tabla siguiente:

Columna

Descripción

Select if Identifica el dato empleado para la selección Is Permite restringir el número de actividades seleccionadas según alguno de los siguientes

Low Value

criterios EQ Equal to NE Not equal to GT Greater than LT Lower than WR Within range NR Not within range CN Text string contains SN Text string does not contains Identifica el dato de la actividad para establecer la selección. El valor superior (high value) se utiliza solo con los criterios que determinan rango (WR y NR)

High Value

Para borrar o transferir filtros se emplea los botones Delete y Transfer -respectivamente- del cuadro de diálogo de filtros.

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5.6.2. Relación con diagramas

Cuando se graba un diagrama, P3 registra la identificación del filtro y los criterios de selección del filtro activo en el archivo de diagramas. Las especificaciones de un filtro son almacenadas por proyecto y son compartidas por los diferentes diagramas. Todos los usuarios con acceso al proyecto pueden agregar, modificar, borrar o transferir diagramas.

Si al abrir un diagrama el filtro almacenado en el diagrama no concuerda con el filtro almacenado en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter has changed. Update from current?) ofreciendo la opción de actualizar el diagrama con el filtro activo -almacenado en el proyecto- (opción Yes) o con el filtro correspondiente el último filtro usado por el diagrama -almacenado en el diagrama- (opción No). Si el filtro propio del diagrama no existe en el proyecto, P3 despliega un mensaje (Filter does not currently exists. Create?) ofreciendo la opción de crear el filtro (opción Yes) en el proyecto o solamente ejecutarlo (opción No). Los filtros pueden ser aplicados empleando diferentes opciones. Para ello se emplea el comando File, Layout, Options. El cuadro de diálogo de opciones de diagrama permite aplicar el filtro reemplazando el conjunto de actividades activas (Replace current set activities) con las actividades filtradas, agregando las actividades filtradas al conjunto activo (Append to current set of activities), no aplicar el filtro (Do not run the filter) o consultar por la aplicación de un filtro (Ask how filter is to be applied).

Si se escoge la opción de consulta de aplicación, cada vez que se activa un diagrama P3 presenta un cuadro de diálogo de aplicación de filtro que consulta sobre la aplicación del filtro (Run the filter) y la forma como éste afecta al conjunto de actividades activas (reemplazando o agregando).

Mediante el botón Options del cuadro de diálogo de apertura de proyectos es posible determinar el filtro a aplicar antes de abrir un proyecto.

Los filtros y los diagramas son almacenados junto con el proyecto, luego diferentes usuarios que compartan un mismo proyecto tendrán acceso a los mismos diagramas y filtros.

5.7. TABLAS Y GRÁFICOS DE RECURSOS Y COSTOS

P3 proporciona gráficos de recursos y costos que pueden ser incluídos en los diagramas para el seguimiento del uso y asignación de recursos y presupuestos. Es posible utilizar curvas de uso individual (profile curve) o acumulado (cumulative curve) para visualizar el uso de recursos o costos por unidad de tiempo o en forma acumulada. Las tablas muestran los datos de cantidad de recursos y costos por unidad de tiempo.

5.7.1. Creación de tablas y gráficos

Las tablas y gráficos de uso de recursos y costos pueden desplegarse direactamente en la carta gráfica. P3 despliega la tabla o el gráfico correspondiente sobreponiendo una ventana en el tercio inferior de la pantalla, bajo las áreas de la tabla de actividades y carta gráfica.

Estas tablas o gráficos pueden ser grabados como parte del diagrama o ser impresos directamente con el comando File, Print. Las tablas o gráficos reflejan el uso de recursos o costos basado en las fechas más próximas programadas.

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P3 despliega un cuadro de diálogo de tablas y gráficos que contiene opciones para seleccionar recursos y personalizar las curvas y gráficos. Este cuadro puede ser desplazado utilizando el mes. En el eje de las ordenadas (eje Y) aparecen dos escalas graduadas. La escala de la izquierda se utiliza para los histogramas; la escala de la derecha mide los valores acumulados. P3 proporciona suficiente espacio en el eje Y para mostrar valores de hasta 2 dígitos. La zona superior de la escala muestra las unidades y el factor de escala. Nótese que la escala de tiempo (eje X) de los gráficos muestra el mismo número de unidades de tiempo que la escala temporal de la carta gráfica. Ambas escalas poseen una grilla o líneas de fondo que facilitan la visualización de datos (pueden ser modificadas con el comando Format, Sight Lines).

Para crear una tabla o un gráfico basado en cuentas de costos o una combinación de recursos y cuentas de costos se utiliza el botón Select del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. Aparecerá un nuevo cuadro de diálogo de selección de curvas (o tablas) de recursos. El ancho y la altura de la ventana puede ser modificado con el puntero del mouse. El ancho de esta ventana siempre coincide con el ancho de la carta gráfica.

5.7.2. Personalización de tablas y gráficos

Es posible modificar la presentación de tablas y gráficos mediante la opción Display del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. El nuevo cuadro de diálogo que aparece permite seleccionar entre recursos y costos, formato de las curvas, cantidad de decimales y visualización de recursos sobreasignados.

El cuadro de diálogo opciones de despliegue de curvas presenta 3 ventanas. La ventana de despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Esta última opción permite el seguimiento del flujo de caja del proyecto.

La ventana de presentación (Presentation) permite seleccionar entre histogramas (Histogram) de área (Area) o de barra (Bar), destacar las sobreasignaciones con otro color (Emphasize overload with color) y dibujar los límites de disponibilidad del recurso (Draw limits). Otra alternativa es desplegar curvas acumuladas (Cumulative curve).

Es posible definir la unidad de tiempo (Time interval) a usar en el gráfico y la forma de cálculo de los valores (cuando la unidad de tiempo escogida para el gráfico no concuerda con la unidad de planificación del proyecto). Las opciones son totalizar (Total), valor máximo (Peak) o valor promedio (Average).

La totalización corresponde a la suma de los valores en el intervalo de tiempo. El valor máximo corresponde a los valores más altos por unidad de planificación en cada intervalo. El valor promedio corresponde a la suma de valores del intervalo dividida por el número de unidades de planificación del intervalo.

Téngase presente que al desplegar curvas de costos, ésta representa costos reales (actual costs) hasta la fecha de control (data date), los valores siguientes corresponden a una estimación de costos (costs to complete).

El cuadro de diálogo opciones de despliegue de tablas presenta 2 ventanas. La ventana de despliegue (Display) permite seleccionar entre unidades de recursos (Units) o costos (Costs). Existe un campo para definir la cantidad de decimales (máximo 2 decimales).

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La ventana de tiempo (Time interval) posee las mismas opciones de los gráficos, agregando un campo para seleccionar el tipo y tamaño de la letra.

5.7.3. Selección de recursos y cuentas de costos

Es posible crear curvas o tablas empleando cuentas de costos o una combinación de recursos y cuentas de costos (ambos deben estar definidos en el respectivo diccionario del proyecto). Esto se realiza mediante la opción Select del cuadro de diálogo de tablas y gráficos. El cuadro de diálogo de selección de tablas (o gráficos) permite combinar recursos y costos en una misma curva. La siguiente tabla describe las opciones de cada cuadro de diálogo:

Columna

Descripción

Group #

Define la forma como aparacerán los recursos/costos. Grupos con número diferentes aparecen apilados (stacked) como una barra sobre otra. Grupos con el mismo número se muestran combinados en el histograma. Puede definirse hasta 24 grupos Define una fila de la tabla. P3 combina los datos con igual número de fila. Puede definirse hasta 24 filas Identifica cada selección. El nombre del grupo aparece en la leyenda del gráfico y a la izquierda de la tabla Identifica cada selección. Es posible escoger un color desde la paleta de colores del programa. Al apilar es conveniente escoger colores diferentes. Los grupos con igual número deben usar el mismo color (ya que son combinados entre sí) Identifica el recurso/cuenta de costos seleccionado desde la lista de recursos y cuentas de costos de los diccionarios. El valor superior (high value) se ingresa solamente cuando se definen rangos (criterios WR y NR)

(Profile)

Row #

(Table)

Group Name

Group Color

(Profile)

Low Value/High Value Resource/Cost Account

Cuando se despliegan histogramas es posible identificar cada grupo (si están apilados) y el valor correspondiente (uso de recursos o costos) a cada período de tiempo de la gráfica pulsando el puntero del mouse sobre el gráfico. P3 desplegará una cuadro de valores de curvas, señalando el nombre del grupo (Group Name), el color (Color), el valor (Value) -si se trata de costos- y la unidad (Units) -si se trata de recursos.

La tabla siguiente muestra las combinaciones válidas para recursos y cuentas de costos:

Selección

EQ

NE

GT

LT

WR

NR

Resource Cost Account Cost Account Wildcard Resource/Cost Account Resource/Cost Account Wildcard Hierarchical Resource

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Y

N

N

N

*

N

Y

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

N

Y

Y

N

N

N

N

EQ= igual a

NE= no igual a

GT= mayor que

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LT = menor que Y = seleccón válida

WR = dentro de rango N = selección no válida

NR = fuera de rango

(*) Cuando se emplean “comodines” (wildcard) dentro de un rango (WR) el signo de interrogación (?) debe ocupar la misma posición en las columnas de valor inferior (low value) y superior (high value).

5.8. PROGRAMA PRIMAVERA DRAW

Esta aplicación es un programa de dibujo para la creación de imágenes que pueden ser incorparadas a cualquier diagrama de P3. Entrega una amplia variedad de herramientas de dibujo para crear todo tipo de imágenes usando líneas, formas geométricas y texto. Las imágenes pueden ser modificadas en tamaño, forma y color.

Primavera proporciona una biblioteca de imágenes predefinidas (clip-art images) que pueden ser incorporadas a cada proyecto. Estas imágenes pueden ser editadas con las herramientas del programa de dibujo. Es posible importar imágenes desde Windows (metafile images) o utilizar el portapapeles (Windows Clipboard) para pegar archivos de imágenes (archivos metafile o bitmap). Una aplicación interesante es la creación e incorporación del logo o isotipo de la empresa en los informes y gráficos impresos.

5.9. IMPRESIÓN DE PANTALLAS

Para imprimir el despliegue de una carta gráfica, P3 proporciona opciones de personalización de la salida impresa. Es posible imprimir elementos individuales tal cual aparecen en la gráfica de pantalla, o bien tales elementos pueden ser modificados para definir una pantalla impresa con una combinación diferente de la tabla de actividades, carta gráfica, curvas y tablas de recursos y costos.

5.9.1. Impresión de la carta gráfica

Cuando se imprime la carta gráfica, P3 basa la salida impresa en el despliegue de la pantalla activa. De esta forma, las fechas de comienzo y término de la escala de tiempo, la tabla de actividades y carta gráfica, así como las gráficas y tablas de recursos corresponden al formato del diagrama (layout) activo al momento de la impresión. La salida impresa está basada en la organización de actividades dada por criterios de agrupación, por la estructura de trabajo jerárquica o por resúmenes de actividades. Es posible obtener pantallas impresas con actividades agrupadas y rotuladas (organize bands), con datos resumidos (summarized data), con curvas de uso de recursos (resource profile), o con organización jerárquica (WBS outline).

Otras opciones tales como títulos y márgenes se obtienen del cuadro de diálogo de opciones de impresión. Cuando se imprime una pantalla, P3 ignora las divisiones horizontales (horizontal split bar). Este cuadro de diálogo presenta 3 ventanas para definir el formato de despliegue de datos (Display), la definición de páginas (Page settings) y los encabezados de títulos (Title block).

La ventana de despliegue de datos permite seleccionar la fecha de comienzo (Start date) y de término (End date) de la salida impresa. Es recomendable definir una “ventana de tiempo” que permita cubrir una porción del proyecto completo cuando se desee enfocar el análisis en una parte del proyecto total. Cuando se imprima datos de costos, se recomienda cubrir todo el proyecto (de lo contrario, las “predicciones” de costos no serán exactas). Estas fechas pueden ser definidas como absolutas o relativas. Para actividades que no quedan dentro de la ventana

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de tiempo definida P3 no imprime las barras gráficas pero sí imprime los datos de la tabla de actividades.

Para imprimir la tabla de actividades se selecciona la opción Activity table. Si se desea obtener una salida impresa que contenga solamente las columnas visibles en pantalla de esta tabla se debe seleccionar la opción Show visible columns only. La opción Bars permite imprimir las barras de actividades. Para imprimir recursos y costos se activa la selección Resource/Cost display.

La ventana de definición de páginas permite escoger la ubicación de la escala de tiempo (Timescale placement) arriba (top) y/o abajo (bottom) de cada página impresa. El campo de páginas horizontales (Maximun number of horizontal pages) permite establecer el número de páginas impresas en sentido horizontal (por problemas de espacio, la escala de tiempo puede no aparecer). Si este valor se deja en 0, P3 ajusta la impresión en forma automática.

Es posible definir los márgenes de impresión superior (Top), inferior (Bottom), izquierdo (Left) y derecho (Right), así como definir la unidad de medida (Margin units). Esta unidad puede ser pulgadas (inches), centímetros (centimeters) o puntos de impresión (points). El área de impresión varía de acuerdo a la impresora (printer) o graficador (plotter) empleado y al programa controlador (driver) instalado. Para impresión contínua se debe ingresar 0 en los márgenes correspondientes. Las páginas impresas se identifican como filas (números) y columnas (letras). Así, la página 2B corresponde a la segunda fila (2) y segunda columna (B).

Es posible imprimir títulos y escalas de tiempo en todas las páginas (Show timescale/titles on all pages). Al utilizar una impresión continua, es recomendable desactivar esta opción para obtener encabezamientos y títulos solo en la primera página. De igual modo, para impresión contínua es recomendable no imprimir los bordes interiores de cada página (Mask interior page borders).

La ventana de encabezados de títulos permite definir hasta 3 líneas de títulos (Center title) y 1 título de revisión (Revisión title), los cuales sirven de encabezado para las páginas impresas. El encabezado de título puede ser impreso (Placement) al final (bottom) de la primera o última página, o en todas las páginas (all pages). Si no desea imprimirlo debe escoger la opción None. El tipo y tamaño de letra se define en el campo Font.

Existe la alternativa de imprimir o eliminar el cuadro de revisión (Supress revision box), imprimir el logo de la empresa (Display logo) e imprimir los archivos fuentes del proyecto (Display project and file names). El logo a imprimir debe ser un archivo gráfico creado con la extensión .PMT en el programa de dibujo proporcionado por Primavera. Para proyectos con múltiples revisiones y gran cantidad de informes es aconsejable seleccionar la impresión de nombres de proyectos y archivos.

Al ejecutar una impresión de pantalla P3 otorga la opción de mostrar en pantalla (preview) la salida impresa. Para impresiones con un alto número de páginas es conveniente efectuar una revisión previa. P3 proporciona una lupa o zoom (magnifying glass) para acercar los detalles de la salida impresa. Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

OK

Cierra el cuadro de diálogo e imprime la pantalla

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Cancel

Logo

Grayscale

Cierra el cuadro de diálogo sin imprimir la pantalla

Permite incorporar un logotipo (archivo .PMT)

Muestra la salida impresa en tonalidades grises

La opción Grayscale transforma la pantalla a colores en una pantalla monocromática con tonalidad de grises. Para usuarios con impresoras monocromáticas, esta opción ayuda a visualizar la salida impresa a obtener.

5.9.2. Selección de impresora o graficador

El comando File, Print Setup permite escoger la impresora o el graficador para la impresión de informes, gráficos y carta gráfica. P3 soporta una amplia variedad de impresoras y graficadores. El cuadro de diálogo de impresión es similar a las ventanas empleadas en Windows para el control de impresoras. Por defecto P3 utiliza la impresora instalada en el panel de control de Windows.

P3 soporta la mayoría de los graficadores e impresoras laser del mercado. Los graficadores utilizan un lenguaje gráfico como elemento de control. P3 soporta Graphics Machine Language (GML) para Zeta Graphics, Hewlett-Packard Graphics Language (HP-GL y HP- GL/2) para Hewlett-Packard, CCP para Calcomp y DM/PL para Houston Instrument’s. Otros modelos compatible con lenguaje HP-GL son AST Turbo Laser (se configura como HP7550), Graphtec MP2000 (configurado como HP7475) y JDL-850 EWS/GL (configurado como HP7550). Los graficadores Ioline LP3700 y LP3000 se controlan con lenguaje DM/PL.

5.9.3. Opciones de impresión

Al imprimir una pantalla puede ser necesario insertar saltos de páginas (page breaks), convertir un diagrama en colores para un impresora monocromática o imprimir solamente un rango de las páginas de la salida impresa.

P3 divide la pantalla en las páginas requeridas al visualizar un vista previa o al ejecutar la impresión. Para visualizar la subdivisión en páginas se utiliza el comando Format, Show Page Breaks. Los saltos de página insertados por P3 (soft page breaks) se muestran como líneas grises sólidas. El usuario puede insertar saltos de página utilizando el comando Format, Add Page Break. Estos saltos de página (hard page breaks) se muestran con doble línea achurada.

Al imprimir en una impresora monocromática, P3 proporciona un mapa para transformar

colores en escalas de grises (se utiliza el botón Grayscale de impresión).

del cuadro de diálogo de opciones

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Al abrir el cuadro de diálogo de definición de impresión (con el comando File, Print Setup) el

botón Options

permite imprimir todo el proyecto o solo una porción de la carta gráfica. Las

opciones disponibles dependerán de la impresora seleccionada.

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6. CREACIÓN DE PROYECTOS

6.1. ACTIVIDADES Y RELACIONES

Las actividades o tareas representan el trabajo a realizar dentro de un lapso de tiempo determinado. El proceso mediante el cual se crean las actividades depende del tipo y tamaño del proyecto. De esta forma, es posible crear las actividades en forma individual o bien copiarlas en forma masiva desde un conjunto predefinido o fragmento (fragnet).

6.1.1. Creación de un proyecto

Para crear un nuevo proyecto se debe escoger:

File, New

En el cuadro de diálogo que aparece se deberá ingresar un nombre para el proyecto (hasta 4 caracteres); es opcional el ingreso de un número o versión (Number/Version), del título del proyecto (Project title) y del nombre de la compañía (Company name); todos los demás datos corresponden a valores por defecto.

La unidad de planificación (Planning unit) determina la unidad de tiempo que el programa utiliza para programar (y controlar) el proyecto. Esta unidad de tiempo puede ser horas (h), días (d), semanas (w) o meses (m). Cuando recién se crea un proyecto, P3 establece como unidad de planificación el día, con una semana laboral (workweek) de 5 días (de lunes a viernes). Esta semana laboral está basada en el calendario 1 (corresponde a una copia del calendario global y se crea con cada proyecto). Para otras unidades de tiempo (horas, semanas o meses) el calendario 1 define una semana laboral continua de 7 días.

Para modificar el número de días hábiles de la semana laboral y el día de inicio de la semana se debe utilizar los campos días laborales/semana (Workdays/week) e inicio de la semana (Week starts on), respectivamente.

El proyecto puede definirse con fecha de comienzo (Project start) o con fecha de término (Project must finish by). La fecha de comienzo (valor por defecto) corresponde a la fecha del sistema.

Si el nuevo proyecto corresponde a un subproyecto, en la ventana inferior del cuadro de diálogo deberá especificarse este hecho seleccionando el botón Treat this new project as a subproject. Deberá identificarse el proyecto maestro (Master project) con un nombre de hasta 4 caracteres y el subproyecto (Subproject ID) con un nombre de hasta 2 caracteres (al menos 1 debe ser alfabético).

Todo nuevo proyecto se inicia con el diagrama (layout) por defecto, el cual contiene la tabla de actividades (Activity table) y la gráfica de barras (Bar chart), junto con el formulario de actividades (Activity form). De esta forma, el programa está preparado para ingresar la definición de actividades.

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6.1.2. Creación de actividades

Cuando se ingresa una actividad, P3 siempre despliega el formulario de actividades (Activity form), siendo necesario especificar la identificación (ID), un nombre o título y la duración de la actividad. Inicialmente P3 establece la duración original (original duration) de la actividad en 1 unidad de tiempo.

Nótese que para identificar plenamente una actividad el programa solamente requiere de su código de identificación (ID), aunque es altamente recomendable utilizar un nombre o título para identificar de manera más explícita a cada actividad.

Al crear una actividad, P3 asigna la fecha actual del proyecto (project data date) como la fecha más temprana de comienzo FTC (early start date) de la actividad, y calcula la fecha más próxima de término FPT (early finish date) como la fecha actual más la duración de la tarea (considera solamente los períodos de tiempo laborales, según el calendario asignado). Estas fechas son usadas para todos los cálculos de programación de P3.

6.1.2.1. Estimación de la duración Es preciso ingresar una estimación de la duración original de la actividad (tiempo requerido para completar la actividad) expresada en unidades de planificación. P3 considera este dato como un valor determinístico. El tiempo faltante para completar la actividad o duración restante (remaining duration) es igual -en un comienzo- a la duración original.

En el caso que se definan recursos que controlan la duración de una actividad de acuerdo a su disponibilidad (driving resource), P3 puede calcular la duración de la actividad (driven durations) como el cuociente entre la cantidad de recurso presupuestada (budgeted amount) y la tasa de ocupación del recurso (rate of use).

6.1.2.2. Definición del tipo de actividad P3 permite clasificar las actividades en diferentes tipos, según su duración temporal o su definición. Estos tipos son

Tipo de Actividad

Descripción

Start milestone Actividad con cero duración que sirve para señalar el inicio de una secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito Finish milestone Actividad con cero duración que sirve para señalar el término de una secuencia de actividades. Corresponde a un punto de control o hito Start flag Señala el inicio de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha más próxima de comienzo (FPC) de él o los predecesores Finish flag Señala el término de un grupo de actividades. Corresponde a la fecha más tardía de término (FTT) de él o los predecesores Hammock Resume las fechas FPC y FTT de un conjunto de actividades. Es de utilidad cuando se desea informar acerca de la duración global de un grupo de actividades importantes

El cuadro de diálogo del formulario de actividades editables

presenta los siguientes campos

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Campo

Descripción

ID

Identificación de la actividad. Su ingreso es obligatorio Nombre, título o descripción de la actividad. Acepta hasta 48 caracteres Duración original. Debe ingresarse de acuerdo a la unidad de planificación seleccionada Duración restante. Inicialmente es igual a la duración original Porcentaje completado. Corresponde al porcentaje de avance o desarrollo de la actividad. Este valor modifica la duración restante Establece el calendario asociado a la actividad. Por defecto se utiliza el calendario 1 Tipo de actividad. Por defecto se utiliza el tipo actividad o tarea normal (act) Fechas más próximas de comienzo y término, respectivamente. Calculadas por P3 Fechas más tardías de comienzo y término, respectivamente. Calculadas por P3 Holguras libre y total. Calculadas por P3

OD

RD

Pct

Cal

Type

ES/EF

LS/LF

TF/FF

Existen otros campos (incluídos por defecto) que corresponden a la codificación y/o estructuración de actividades.

6.1.2.3. Agrupación de actividades Las actividades pueden ser organizadas dentro de grupos basados en el código de identificación (ID code), el código de actividad (activity code), el código de estructura jerárquica (Work Breakdown Structure) y su calendario (calendar ID).

6.1.3. Creación y modificación de relaciones

Una vez que se han creado todas las actividades, éstas deben ser encadenadas entre sí con relaciones lógicas de secuencia que definen una red lógica de actividades (diagrama de red) por medio del cual P3 determina la programación o ubicación temporal de cada actividad.

Para encadenar actividades (relación lógica de secuencia) empleando el mouse se debe escoger el comando

Display, Relationships

Alternativamente se puede utilizar los formularios de predecesor y/o sucesor (Predecessor & Successor forms) para definir las relaciones lógicas entre las actividades. Estos formularios aparecen abreviados como Pred y Succ en el formulario de actividades. Es posible definir cuatro tipos de relaciones lógicas, descritas a continuación

Tipo de relación

Descripción

Finish-to-start (FS) La actividad sucesora (dependiente) puede comenzar una vez finalizada la actividad predecesora (independiente) Start-to-start (SS) El inicio de la actividad sucesora (dependiente) depende del inicio de la actividad predecesora (independiente) Finish-to-finish (FF) El término de la actividad sucesora (dependiente) depende del término de la actividad predecesora (independiente) Start-to-finish (SF) La actividad sucesora (dependiente) no puede finalizar hasta que comience la actividad predecesora (independiente)

Si una actividad sucesora no comienza inmediatamente de finalizada su predecesora, es posible definir un atraso (lag) o adelanto (lead) expresado en unidades de planificación. Este valor puede ser positivo (atraso) o negativo (adelanto). En general, los adelantos (o “atrasos negativos”) no corresponden a una situación normal.

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6.1.3.1. Encadenamiento múltiple Para encadenar simultáneamente un grupo de actividades en una secuencia lógica es posible utilizar los comandos Edit, Select All para seleccionar las actividades (en pantalla aparecen resaltadas) seguido de Edit, Link. P3 agrega relaciones del tipo FS entre las actividades, uniéndolas secuencialmente desde la primera actividad seleccionada hasta la última.

6.1.3.2. Modificación de relaciones Para modificar el tipo de relación o especificar un nuevo valor para el atraso se debe apuntar con el mouse a la línea que une las actividades a modificar (previamente debe desplegarse las relaciones lógicas mediante el comando Display, Relationships). Las modificaciones se introducen en el cuador de diálogo Edit Relationship. Si la actividad apuntada tiene más de una relación, P3 despliega el cuadro de diálogo Confirm Relationship mediante el cual se puede seleccionar la relación lógica correspondiente a las actividades a modificar.

6.1.4. Formulario de Actividades

Este formulario contiene información detallada acerca de cada actividad (desplegando aquélla seleccionada en la tabla de actividades). Para seleccionarlo se debe escoger

Display, Activity form

El formulario despliega información acerca de la identificación de la actividad, descripción, fechas próximas y tardías, holguras, duración original y restante, porcentaje completado, identificación del calendario y tipo de actividad. En la última fila se muestran los valores de los distintos códigos asociados.

6.1.4.1. Edición de datos Para cambiar cualquier dato basta con sobre-escribir en el campo correspondiente. En los campos con datos estructurados, P3 despliega un ícono de lista mediante el cual se puede escoger el nuevo valor (campos Cal, Type, WBS o código de actividad).

6.1.4.2. Formulario detallado Desde la barra de menú es posible desplegar un formulario específico usando el comando Display, Activity Detail. De esta forma se puede desplegar cualquiera de los siguientes formularios: presupuesto (Budget), códigos (Codes), restricciones temporales (Constraints), costos (Cost), datos personalizados (Custom Data), fechas relevantes (Dates), anotaciones y comentarios (Log), actividades predecesoras (Predecessors), recursos asignados (Resources), actividades sucesoras (Successors), código de estructura laboral jerárquica (WBS). A continuación se describe cada uno de los formularios citados.

a) Formulario de Presupuesto (Budget Summary form) El cuadro de diálogo de este formulario en la ventana superior entrega información de los recursos asignados a la actividad (nombre del recurso, cuenta contable y categoría de costo, control -driving- de la actividad y curva de distribución), y diferentes datos respecto de unidades y costos relativos al recurso seleccionado y al total de recursos asociados a la actividad en la ventana inferior.

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El detalle de los campos de la ventana inferior se entrega en la tabla siguiente:

Columna

Descripción

Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado Res Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recurso

% Complete/Expended Señala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado (costo del recurso) para el recurso seleccionado y el total

Budgeted amount

Señala la cantidad presupuestada en unidades y costos

Scheduled budget

Señala el presupuesto original programado

Earned value Señala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados

Actual to date

Señala las cantidades y gastos reales a la fecha

To complete Señala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para

completar la actividad Señala las cantidades y gastos totales predichos para la finalización de la

actividad Variance Señala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At completion)

At completion

b) Formulario de Códigos de Actividad (Activity Codes form) El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna

Descripción

Code

Código identificador (hasta 4 caracteres alfanuméricos) Valor o identificador asociado al código (permite el ingreso de 255 registros) Nombre o descripción del valor

Value

Description

c) Formulario de Restricciones Temporales (Constraints form) Por defecto, toda actividad es programada “lo antes posible” (tipo ASAP, As Soon As Possible). P3 permite cambiar esta característica temporal por medio de diferentes restricciones. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Dato

Descripción

Early constraint

Restricción del tipo antes de (no comenzar antes de, no finalizar antes de) Restricción del tipo después de (no comenzar después de, no finalizar después de) Restricción del tipo comenzar el Restricción del tipo debe (debe comenzar el, debe finalizar el) Fecha de término esperada Restricción de holgura cero (libre o total). Una actividad con holgura libre igual a cero es del tipo “lo más tarde posible” (ALAP, As Late As Possible)

Late constraint

Start on

Mandatory

Expected finish

Float constraint

d) Formulario de Costos (Cost form) Este formulario se utiliza para actualizar los datos de recursos y costos. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna

Descripción

Resource Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category

Driving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividad

Curve

Budgeted cost Señala el costo presupuestado para el recurso

Actual this period

Señala la cuenta contable y categoría de costo del recurso

Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)

Señala el costo real del período (desde la última fecha de actualización)

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Actual to date Señala el costo real a la fecha de actualización Percent expended Señala el porcentaje de recurso (en términos de costo) utilizado Percent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizado Earned value Señala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo presupuestado Cost to complete Señala el costo estimado (predicho) necesario para completar la actividad At completion Señala el costo total predicho para la finalización de la actividad Variance Señala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At completion)

e) Formulario de Items de Datos Personalizados (Custom Data Items form) Este formulario despliega los valores vigentes para cada ítem de dato (nombre del campo y valor) asociado a la actividad seleccionada. Es posible intercambiar la visualización de los datos de actividades (Activity data) y recursos (Resource data).

f) Formulario de Fechas (Dates form) Este formulario muestra las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) actuales (current) y programadas (target). Las fechas se despliegan en formato estándar (calendario) y como número del período laboral (workperiod numbers) o días hábiles. Es posible registrar el avance (progreso) de una actividad actualizando las fechas correspondientes. El campo Suspend se utiliza para una actividad ya iniciada pero interrumpida (la fecha de inicio debe ser anterior a la fecha de interrupción). La reanudación de la tarea se ingresa en el campo Resume (la fecha de reinicio debe ser posterior a la fecha de interrupción).

g) Formulario de Anotaciones y Comentarios (Log form) Este formulario actúa como una agenda electrónica que permite registrar eventos y/o comentarios relevantes de una actividad, hasta un total de 99 líneas de texto. Es posible seleccionar líneas para desplegar en la gráfica de barras (bar chart) o en informes impresos. Para comentarios reservados es posible esconder (mask) selectivamente el contenido de cada línea.

h) Formulario de Predecesores (Predecessors form) Este formulario entrega información acerca de las actividades que preceden (en la relación lógica) a la actividad seleccionada, señalando las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duración original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el boton de despliegue vertical (scroll bar).

i) Formulario de Recursos (Resources form) Este formulario se utiliza para asignar recursos y costos a la actividad seleccionada. El cuadro de diálogo de este formulario despliega los siguientes datos:

Columna

Descripción

Resource

Nombre del recurso seleccionado

Cost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recurso

Driving

Curve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)

Units per {day} Budgeted quantity Res Lag/Duration Percent complete

Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividad

Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del recurso Señala la cantidad presupuestada en unidades Señala el atraso y la duración asignada del recurso Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizado

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Actual this period

Señala la cantidad real del período (desde la última fecha de actualización)

To complete Señala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividad

At completion

Señala la cantidad total predicha para la finalización de la actividad

Variance (units) Señala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity) y lo predicho (At completion)

j) Formulario de Sucesores (Successors form) Este formulario entrega información acerca de las actividades que suceden (en la relación lógica) a la actividad seleccionada, señalando las fechas de comienzo (start) y término (finish) próximas (early) y tardías (late) (abreviadas como ES, EF, LS, LF), el porcentaje (PCT) de avance de la actividad, la duración original (OD) y la holgura total (TF). Es posible visualizar la totalidad de actividades relacionadas empleando el botón de despliegue vertical (scroll bar).

k) Formulario de Códigos WBS (WBS form) El cuadro de diálogo de este formulario despliega el código de estructura jerárquica asignado a la actividad. Para cambiar el código se utiliza el botón de despliegue vertical (scroll bar).

6.1.5. Edición de Actividades

Para editar (cortar, copiar y pegar) las actividades del proyecto se utiliza el comando Edit del menú de comandos y los correspondientes subcomandos. P3 permite seleccionar para edición hasta 2000 actividades simultáneas (usando el comando Edit, Select All).

Si se copia más de una actividad P3 copia las relaciones lógicas existentes entre las actividades seleccionadas. Al pegar actividades, P3 despliega un cuadro de diálogo (Rename Activities) para cambiar de identificador (activity ID) a las actividades duplicadas. Las opciones de cambio o renombre son:

Opción

Descripción

Rename

duplicates

Copia todas las actividades con su identificador propio. Esta opción aparece solo cuando se copia hacia otro proyecto (incluyendo subproyectos). Si existe un

only

identificador repetido, P3 solicita el ingreso de un nuevo identificador Rename all Asigna un nuevo identificador a cada actividad. P3 muestra el identificador existente y solicita el ingreso del nuevo Prefix or suffix Especifica un prefijo o un sufijo para agregar al identificador existente

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Auto-increment Crea un nuevo identificador secuencial (de tipo alfanumérico), con incremento automático. P3 solicita un valor base y el incremento Arithmetic add Crea un nuevo identificador secuencial numérico, con incremento automático. P3 solicita un valor base y el incremento

Cuando se copia y pega actividades en otro proyecto, P3 mantiene los datos de las actividades originales, tales como: identificador, título, duraciones, porcentaje completado, holgura, anotaciones y comentarios, recursos y costos (con su correspondiente diccionario), restricciones temporales e ítem de datos personalizados. Si se transfiere un grupo de actividades, P3 conserva las relaciones lógicas existentes entre ellas.

En el caso de copiar y pegar actividades hacia un nuevo proyecto (proyecto anfitrión) con datos básicos diferentes (como calendarios y diccionarios), P3 transfiere estos datos con las siguientes consideraciones:

Opción

Descripción

Calendar data Las actividades copiadas y el proyecto anfitrión pueden poseer diferentes unidades de planificación. Es recomendable revisar la duración de cada actividad y su compatibilidad con la unidad de planificación del proyecto anfitrión. En el caso de calendarios múltiples, P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades transferidas Resource and cost data P3 agrega todos los recursos contenidos en el diccionario de recursos al proyecto anfitrión Custom data items P3 compara las especificaciones de los datos personalizados. Si las actividades transferidas contienen datos personalizados con nombres de campo, tipo y longitud concordantes con los del proyecto, P3 copia todos los valores de esos datos personalizados Activity codes P3 mantiene la cadena de caracteres completa (64 caracteres) para cada código de actividad. No obstante, las clasificaciones y títulos del diccionario de código de actividades no son transferidos WBS codes P3 mantiene los valores WBS de cada actividad. No obstante, la estructura WBS (niveles y ancho en caracteres) no es transferida

6.2. CÓDIGOS DE ACTIVIDAD

Las actividades o tareas de un proyecto pueden ser jerarquizadas o agrupadas mediante la definición de un conjunto de códigos estructurados en un diccionario de códigos de actividad. De esta forma es posible organizar, agrupar, seleccionar y resumir actividades; y producir informes impresos y gráficos basados en esta definición.

6.2.1. Definición de Códigos de Actividad

Es posible definir una estructura de códigos de actividad para clasificar las actividades en grupos específicos, tales como etapa, departamento, responsable, ubicación o sub-contratista. Una vez definida la estructura, se asignan los valores a las actividades.

6.2.1.1. Creación de una estructura Una estructura de códigos de actividad (activity-code structure) consiste en una clasificación, la cual emplea valores específicos con un título identificador propio, el cual puede aparecer en diagramas (layouts), informes impresos y gráficos. P3 permite crear hasta 20 clasificaciones, cada una de ellas con un número ilimitado de valores. Cada valor puede tener un título descriptivo (opcional). Para ello se debe escoger

Define, Activity Codes

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El cuadro de diálogo que aparece (Activity Codes Dictionary) consta de dos secciones:

clasificaciones y valores y títulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada.

a) Sección de Clasificaciones

Columna

Descripción

#

Número de la clasificación

Name Nombre de la clasificación (hasta 4 caracteres alfanuméricos). P3 permite crear 20 clasificaciones Length Establece el número máximo de caracteres (ancho de campo) para la clasificación. P3 permite utilizar un total de 64 caracteres para las 20 clasificaciones Description Nombre descriptivo de la clasificación. Hasta 16 caracteres alfanuméricos

b) Sección de Valores y Títulos

Columna

Descripción

Code Value Nombre que identifica una subdivisión dentro de la clasificación. Este valor permite seleccionar, agrupar y resumir actividades para diagramas, informes y actualizaciones Code Title Título descriptivo del nombre. Aparece en diagramas, informes y gráficos Sequence Establece el orden de aparición de los códigos en diagramas, informes y gráficos. Pueden crearse hasta 255 valores. Si se omite la secuencia, P3 ordena los valores en orden alfanumérico (espacios, números y letras)

Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

Close

Transfer

Aliases

Print

Cierra el cuadro de diálogo

Copia el diccionario de códigos de actividades de un proyecto a otro

Permite crear códigos combinados

Imprime el diccionario de códigos de actividades

6.2.1.2. Creación de Códigos de Actividad Estandarizados P3 provee de códigos de actividad estandarizados, los cuales pueden ser modificados. Para definir códigos de actividad (ya sean propios o predefinidos) se utiliza el comando Define, Standard Activity Codes que permite definir un conjunto de hasta 20 clasificaciones.

6.2.2. Asignación de Códigos de Actividad.

Los códigos de actividad permiten caracterizar individualmente cada actividad. Los valores de cada clasificación pueden ser asignados aún cuando no hayan sido creados en el respectivo diccionario. Sin embargo, es recomendable definir previamente las clasificaciones y sus valores antes de efectuar las asignaciones.

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El programa entrega varios métodos para asignar los códigos de actividad: uso de los formularios de actividades o códigos de actividad (Activity form o Activity Codes form, respectivamente), uso de la tabla de actividades (Activity table), comando Global change.

6.2.2.1. Uso de formularios A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede asignar los valores de cada clasificación directamente en cada campo del formulario (ubicados en la última línea). Es posible visualizar los valores disponibles para cada clasificación empleando el botón de despliegue vertical (scroll bar). Para efectuar la asignación por medio del formulario de códigos (Activity Codes form) se debe utilizar el comando Display, Activity Detail, Codes.

6.2.2.2. Uso de la tabla de actividades La tabla de actividades (Activity table) permite mostrar una lista de actividades en formato de planilla. Se debe especificar una columna que contenga el campo código de actividad. Para personalizar la tabla de actividades se usa el comando Format, Columns que permite definir las columnas mostradas. Es posible asignar códigos a un rango de actividades seleccionadas. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de código de actividad- de la actividad de origen.

6.2.2.3. Uso del comando Global change Este comando provee un método rápido para asignar códigos de actividad a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.2.2.4. Modificación de clasificaciones y valores Para insertar nuevas clasificaciones y/o valores se utiliza el cuadro de diálogo, seleccionando la correspondiente columna.

6.2.3. Subdivisión de Identificadores de Actividad

El identificador de actividad (activity ID) puede ser dividido en secciones, dando a cada una de ellas un significado. Una buena estructuración de este identificador permite aumentar la potencialidad de organizar, seleccionar y resumir actividades. Para ello debe seleccionarse la opción identificador de actividad (activity ID) en el cuadro de diálogo diccionario de códigos de actividad (Activity Codes Dictionary). Nótese que esta opción es excluyente con la opción códigos de actividad (Activity codes) y alias (Alias). El identificador de actividad se establece de igual forma que los códigos de actividad (véase el punto 2.1.1.), pudiendo contener hasta 10 caracteres alfanuméricos. Es posible dividir el identificador en un máximo de 4 clasificaciones. Si el identificador definido es de contenido numérico, P3 ajusta los valores hacia la derecha en el despliegue (esto tiene relevancia al ordenar y seleccionar por este identificador).

1.

6.3. CÓDIGOS DE ESTRUCTURA LABORAL JERÁRQUICA (WBS)

Corresponde a la jerarquía o subdivisión laboral (Work Breakdown Structure) necesaria para llevar a cabo el proyecto. El código WBS representa una estructura en niveles de detalle del

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trabajo a realizar, comenzando con el producto final, y éste a su vez dividido en elementos de trabajo identificables.

6.3.1. Planificación y Análisis de los componentes del proyecto

En una primera etapa es recomendable definir un proyecto a partir de sus componentes, empleando los códigos y títulos del diccionario WBS. Una metodología a seguir consiste en listar los componentes principales del proyecto (o subproyectos). Luego dividir estos componentes principales en otros más pequeños (o grupo de actividades). Se debe utilizar un esquema de codificación que represente adecuadamente las relaciones existentes entre los niveles así definidos, separando cada subnivel con un caracter (por ejemplo, un punto). Se crea una estructura de árbol, donde cada rama es representada por un código. Los niveles dependientes de una rama contienen el código raíz más el código propio del nivel.

6.3.1.1. Organización de actividades con códigos WBS Es posible crear vistas (outline) del proyecto basadas en su estructura WBS. Las actividades con igual código WBS aparecen agrupadas. P3 puede asignar este código en forma automática al crear una nueva actividad dentro de una agrupación. Esta forma de organización facilita el análisis de la programación del trabajo y su presupuesto.

6.3.1.2. Impresión de la vista Para imprimir las vistas desde la carta gráfica (Bar chart) se emplea el comando File, Print. Para visualizar la impresión se utiliza File, Print Preview.

6.3.2. Construcción del WBS

Cuando se crea un proyecto, el diccionario WBS (Dictionary WBS) está predefinido conteniendo un nivel de 10 caracteres. Para modificar esta estructura estándar se debe escoger

Define, WBS Dictionary

y luego Structure. El cuadro de diálogo que aparece (Work Breakdown Structure) permite establecer hasta 20 niveles (level) usando un total (ancho de campo) de 48 caracteres alfanuméricos, aunque cada nivel no puede exceder de 10 caracteres. Además, debe especificarse el separador de niveles (un caracter ASCII imprimible). El caracter . (punto) se utiliza por defecto.

Si se borra un nivel de la estructura, P3 borra todos los códigos y títulos del nivel y de los correspondientes subniveles.

Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

Cancel

Structure

Copy

Cierra el cuadro de diálogo sin efectuar cambios

Permite modificar la estructura WBS

Permite crear estructuras de niveles y subniveles

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Transfer

Print

Copia el diccionario WBS de un proyecto a otro

Imprime el diccionario WBS

6.3.2.1. Diagramación del WBS Para crear los códigos y títulos asociados a la estructura WBS se utiliza el cuadro de diálogo WBS (WBS Dictionary). A medida que se agregan códigos, P3 automáticamente inserta cada nuevo código en la ubicación respectiva dentro de la estructura. Es posible ingresar cualquier caracter alfanumérico como parte del código (con excepción de un asterisco). No es posible emplear un espacio como primer caracter del primer nivel.

6.3.2.2. Copia de ramas de WBS Para crear una estructura general en forma rápida, es posible efectuar copias de niveles y subniveles (ramas). Para ello se selecciona el comando Copy del cuadro de diálogo WBS. En el subcuadro de diálogo que se abre (Define a Unique WBS Code) se debe confirmar el nuevo código. Todos los subniveles del nivel de origen se trasladan como subniveles al nivel copiado.

6.3.2.3. Transferencia del Diccionario WBS Es posible copiar el diccionario WBS desde un proyecto hasta el proyecto activo. Para ello se selecciona el botón Transfer del cuadro de diálogo WBS. La estructura transferida reemplaza a la existente en el proyecto activo.

6.3.2.4. Impresión del Diccionario WBS Es posible efectuar una impresión del diccionario WBS (con visualización previa, impresión directa o copia hacia un archivo). Para ello se selecciona el botón Print del cuadro de diálogo WBS.

6.3.3. Asignación de Códigos WBS a las Actividades

El programa entrega varios métodos para asignar los códigos WBS a las actividades:

asignación directa mientras se agregan actividades al cuadro de diálogo de diagramación (WBS outline), uso de los formularios de actividades o códigos WBS (Activity form o WBS form, respectivamente), uso del comando Copy Cell en la tabla de actividades, traslado de actividades entre diferentes agrupaciones (según código WBS) mediante la técnica “drag & drop”, comando Global change.

6.3.3.1. Cuadro de diálogo de diagramación P3 puede asignar los códigos WBS mientras se construye el proyecto. Primero se debe crear la estructura WBS, códigos y títulos y luego desplegar el cuadro de diálogo de diagramación empleando el comando Format, Organize. Una vez abierto el cuadro, seleccionar la opción Outline. Este cuadro presenta los siguientes datos:

Columna

Descripción

Order by

Campo clave para la primera clasificación

Group

Opción de datos agrupados

Order

Tipo de ordenamiento

Skip Page

Establece salto de página

Title Font

Tipografía para el título

Bkgd

Color de fondo

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Text

Color del texto

Las actividades que no están clasificadas según un código WBS aparecen agrupadas al final del diagrama, bajo el título de “uncategorized”. Si se está creando un nuevo proyecto -y aún no se ingresan actividades- P3 despliega solamente el diagrama general de la estructura WBS. Al agregar actividades al proyecto ubicándolas dentro del diagrama P3 crea los códigos WBS respectivos. Para ello se selecciona el nivel WBS de la actividad a ingresar y se emplea el comando Edit, Add.

6.3.3.2. Uso de formularios Si las actividades no están organizadas según el diagrama WBS, el código WBS se puede ingresar mediante el formulario de actividades (Activity form). En la última línea del formulario aparece el campo WBS, en el cual se ingresa la clasificación de la actividad. Si el código no existe, P3 lo crea. Para utilizar el formulario WBS (WBS form) se selecciona el botón WBS del formulario de actividades. Un acceso rápido se obtiene pulsando el botón derecho del mouse o mediante la combinación de teclas CTL+W.

6.3.3.3. Copia de los códigos WBS Es posible asignar el mismo código WBS a varias actividades. Para ello se usa el comando Edit, Copy Cell, partiendo desde la celda -campo de código WBS- de la actividad de origen.

6.3.3.4. Traslado de actividades Es posible asignar los códigos WBS mediante el traslado de actividades de una agrupación a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botón del mouse para “arrastrar” (drag) la actividad y “dejarla caer” (drop) en su nueva ubicación soltando el botón. P3 asigna automáticamente el nuevo valor del código WBS.

6.3.3.5. Uso del comando Global change Este comando provee un método rápido para asignar códigos WBS a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.4.

CALENDARIOS

Los calendarios definen los períodos laborales del proyecto, así como la longitud de la semana laboral (total de días hábiles), los feriados y las excepciones. Una vez definidos los calendarios del proyecto, éstos se asignan a las actividades para controlar la programación de fechas y modelar situaciones específicas.

6.4.1. Definición de Calendarios

P3 permite establecer hasta 31 calendarios de proyecto para modelar las diferentes modalidades de trabajo. Por defecto, P3 provee de un calendario global (global calendar) y un calendario del proyecto (calendar 1).

El calendario global define los feriados y otros períodos no laborales, los cuales se aplican a todo el proyecto. Además entrega información relativa a la fechas de inicio y/o término del proyecto.

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El calendario 1 (que inicialmente es una copia del calendario global) se utiliza para ser asignado a las actividades. En un proyecto con unidad de planificación de días (daily project), este calendario define una semana laboral de 5 días hábiles corridos, comenzando el día lunes (modificable). Para proyectos con nivel de precisión de horas, semanas o meses, este calendario emplea un período laboral (worktime) contínuo (24 horas al día, 7 días a la semana).

Todos los calendarios del proyecto utilizan la unidad de planificación del proyecto (horas, días, semanas o meses). Por defecto, P3 utiliza el día como unidad de planificación.

Para crear y modificar calendarios se debe escoger

Define, Calendars

El cuadro de diálogo que aparece (Project Calendar) despliega el calendario 1, posicionado en el mes correspondiente a la fecha de inicio del proyecto (project start date).

Los días no laborables (nonworkdays) se despliegan achurados. Los días feriados (definidos en el calendario global) se indican mediante una letra “G” (global holiday). Los días feriados que se repiten año tras año (es decir, puede cambiar el día pero no el número) se indican mediante una letra “R” (repeating holiday).

Si el proyecto es programado a nivel de horas, el calendario muestra las 24 horas diarias (de 00:00 a 23:59 horas). Las horas no laborables se despliegan achuradas. Por defecto, el calendario 1 establece un horario contínuo de trabajo (24 horas diarias). Además, el cuadro de diálogo contiene los siguientes botones:

Close

Cierra el cuadro de diálogo sin efectuar cambios

Add

Permite crear nuevos calendarios

Delete

Permite borrar un calendario

Transfer

Copia el calendario de un proyecto a otro

Holidays

Permite crear días feriados (no laborables)

Standard

Permite modificar variables generales

Print

Imprime el calendario activo

6.4.1.1. Desplazamiento temporal El cuadro de diálogo del calendario despliega un mes cada vez. Para desplazarse a lo largo del calendario se emplea el mouse o las teclas de desplazamiento (scroll keys). La tabla siguiente describe las formas de desplazamiento:

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Desplazamiento

Mouse

Teclado

Día a día / hora a hora Mes a mes Año a año

Seleccionar día u hora Barras de desplazamiento (scrolling)

Flechas PgUp o PgDn Ctl+PgUp o Ctl+PgDn

6.4.1.2. Uso del Calendario Global Este calendario se utiliza para establecer los feriados (holidays) y períodos no laborables (nonworkperiods) del proyecto, en especial si se planea utilizar más de un calendario. P3 aplica estos períodos no laborables en todos los calendarios del proyecto. En el cuadro de diálogo de calendario se debe escoger Global Calendar en el campo calendario (por defecto, P3 siempre muestra el calendario 1). En el caso de proyectos con unidad de tiempo hora, el calendario global permite establecer los horarios (dentro del día) no laborables de todo el proyecto.

Para revisar la definición del calendario se emplea el botón Standard del cuadro de diálogo. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Global Information) muestra el día de inicio de la semana (Week starts on), la unidad de planificación del proyecto (Planning unit), la fecha de inicio del calendario (Calendar start), la fecha actual (Data date) y las fechas de inicio (Start date) y término (Finish date) del proyecto. Nótese que la unidad de planificación del proyecto no puede ser modificada (se define al crear el proyecto).

Para proyectos diarios y semanales, P3 utiliza el día de inicio de la semana para generar informes en una escala de tiempo semanal, y determinar cuándo ocurre el fin de semana (weekends). Además, para proyectos semanales este día determina el comienzo de cada período laboral. En proyectos mensuales el día de inicio de la semana no tiene efecto.

La fecha de inicio del calendario (calendar start field) establece la fecha de inicio de todos los calendarios del proyecto. Por defecto, P3 utiliza como fecha de inicio del calendario global el mes anterior a la fecha de inicio del proyecto (project start date) para proyectos a nivel de horas; el año anterior para proyectos diarios; 4 años antes para proyectos semanales; y 12 años antes para proyectos mensuales. Si se modifica este dato, debe cautelarse que la fecha de inicio del calendario debe ser anterior a la fecha de inicio del proyecto.

El campo opcional fecha de término (finish date) del proyecto actúa como una restricción temporal del tipo “No finalizar después de”.

Para proyectos diarios el cuadro de diálogo del calendario (Standard Global Information) permite establecer una convención para los días feriados que ocurren en fin de semana. Es posible “mover” los feriados de fin de semana para el siguiente día laboral o hábil, transformándolo en día feriado (no laborable).

6.4.1.3. Definición de turnos Es posible definir hasta 6 turnos diarios (shifts) para proyectos con unidad de planificación a nivel de horas. Es recomendable establecer turnos cuando existen recursos limitados. Sin embargo, P3 no utiliza los turnos en los cálculos de programación de actividades (es decir, las actividades comienzan según su ubicación en el proyecto y no -necesariamente- al comenzar el turno; de igual forma, finalizan según su duración y no

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-necesariamente- al finalizar el turno). El producto del número de turnos por el número de horas por turno no puede exceder de 24 horas.

6.4.2. Edición de Calendarios

P3 genera el calendario 1 en forma automática al crear un proyecto. Este calendario puede ser modificado pero no borrado.

6.4.2.1. Creación de calendarios Para crear un nuevo calendario en el proyecto se debe seleccionar el botón Add del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de creación (Add Calendar) solicita el ingreso de un identificador del calendario (Calendar ID) y su título (Title).

Es recomendable utilizar identificadores secuenciales e ingresar un título representativo del calendario. El calendario creado especifica una semana laboral (workweek) de 7 días.

6.4.2.2. Definición de la semana laboral Para definir la semana laboral del calendario se emplea el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario.

Para proyectos con unidad de planificación a nivel de horas debe definirse las horas de inicio y término de cada día de la semana (P3 considera un horario continuado de 00:00 a 23:59 horas cada día).

Los calendarios para proyectos semanales o mensuales utilizan el mismo formato (semanas y meses con disponibilidad laboral contínua, respectivamente). El definir un día como no laborable indica que la semana (o el mes, según la unidad de planificación) es no laborable.

En un calendario de proyecto diario se debe seleccionar el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Daily Information) permite definir los días hábiles (workdays).

En un calendario de proyecto a nivel de horas se debe seleccionar el botón Standard del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de definición (Standard Hourly Information) permite definir las horas de inicio (starting time) y término (ending time) para cada día. Para definir como no laborable un día completo se debe ingresar la hora 00:00 para ambos campos. P3 permite ingresar horario de inicio y término entre dos días (por ejemplo, comenzar a las 23:00 y finalizar a las 06:59 horas).

6.4.2.3. Asignación de calendarios a actividades P3 asigna el calendario 1 a todas las actividades, a menos que se creen nuevos calendarios y éstos sean expresamente asignados a las actividades. La asignación de calendarios debe efectuarse antes de programar el proyecto. La asignación de calendarios puede realizarse por medio del formulario de actividades (Activity form), de la tabla de actividades (Activity table) o copiando calendarios de una actividad a otra(s):

a) Formulario de actividades

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Desplegar el formulario apuntando a una actividad con el mouse o empleando el comando Display, Activity form. En el campo de calendario (Cal) seleccionar el identificador del calendario a asignar.

b) Tabla de actividades Agregar el campo identificador de calendarios (Calendar ID) como una columna de la tabla empleando el comando Format, Columns. Editar el campo de calendario (con la tecla F2) y seleccionar el identificador del calendario a asignar.

c) Copia de calendarios En la tabla de actividades seleccionar la celda del campo identificador a copiar. Seleccionar las actividades receptoras de la copia. Emplear el comando Edit, Copy Cell.

6.4.2.4. Reasignación de calendarios Un método rápido para reasignar calendarios en forma masiva consiste en agrupar las actividades por identificador de calendario (calendar ID), empleando para ello el comando Format, Organize. Es posible asignar los calendarios mediante el traslado de actividades de una agrupación a otra. Para mover actividades dentro de un proyecto (drag & drop) basta con posicionar el mouse en la primera columna, presionar el botón del mouse para “arrastrar” (drag) la actividad y “dejarla caer” (drop) en su nueva ubicación soltando el botón. P3 asigna automáticamente el nuevo calendario.

Mediante el comando Calculate, Global change es posible asignar calendarios a un gran grupo de actividades, utilizando sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else.

6.4.2.5. Borrado de calendarios P3 permite borrar los calendarios de un proyecto, con excepción del calendario global y el calendario 1. Previo al borrado de un calendario debe cautelarse que no existen actividades asociadas al calendario. Si se re-programa un proyecto con actividades no asociadas a un calendario (debido a la eliminación de éste), P3 asigna el calendario 1 a tales actividades. Para borrar un calendario en el proyecto se seleccionar el calendario y luego escoger el botón Delete del cuadro de diálogo de calendario.

6.4.3. Definición de períodos no laborables y excepciones.

Después de crear o modificar calendarios y establecer las semanas laborales (workweek), es posible definir los períodos no laborables (nonworkperiods). Estos períodos corresponden a las tiempos no trabajados (y por lo tanto no considerados en la programación del proyecto), tales como feriados, vacaciones u otras fechas especiales. En los períodos no laborables P3 no programa actividades ni asigna recursos.

También es posible establecer excepciones (exceptions), que corresponden a tiempos que regularmente son períodos no laborables pero que -excepcionalmente- deben ser considerados como hábiles. Por ejemplo, si se ha definido el día domingo como “no laborable”, P3 puede considerar -excepcionalmente- el domingo 23 como un día laborable.

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Lo definido en el calendario global se aplica a todo el proyecto; en cambio, lo definido en cada calendario es aplicable solamente a aquéllas actividades asignadas al respectivo calendario.

Para definir períodos no laborables se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de diálogo de calendario y marcar el período de tiempo a definir. Luego, se escoge -alternativamente- los botones Work (laborable) o Nonwork (no laborable).

Es posible seleccionar un rango o período de tiempo arrastrando el mouse desde la fecha inicial hasta la fecha final del período a definir. Para seleccionar una columna de días (por ejemplo, todos los días jueves del mes) se debe seleccionar con el mouse el nombre del día (THU por Thuesday, en este caso).

Para especificar una excepción se debe seleccionar el calendario respectivo en el cuadro de diálogo de calendario y marcar el período de tiempo (que corresponde a un período no laboral o nonworkday) a definir como excepción (exception), el cual puede ser un día o un rango de horas.

Para seleccionar períodos de tiempo no consecutivos se utiliza la tecla <CTL> junto con el botón izquierdo del mouse.

6.4.3.1. Cuadro de diálogo de feriados Para revisar los períodos no laborables, feriados y excepciones de un calendario se emplea el botón Holidays del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de feriados (Holidays List) muestra dos secciones en las cuales se listan los períodos no laborables (nonworkperiods) y las excepciones (exceptions) del calendario seleccionado. Estas secciones presentan los siguientes datos:

Columna

Descripción

Start

Fecha u hora de inicio del período no laborable o excepción Fecha u hora de término para períodos consecutivos Señala si existe repetición años tras año

End

Repeating

P3 permite definir períodos no laborables y excepciones directamente en este cuadro de diálogo. Para agregar un período específico (hora, día, semana, mes) se debe seleccionar el signo + (suma) en la línea de edición. El período se escoge con la barra de desplazamiento (scroll bar). Para eliminar un período no laborable o excepción se utiliza el signo - (menos), previa selección del período en cuestión.

6.4.3.2. Proyectos con unidad de tiempo hora Cuando se ingresa la hora de inicio (start) o término (end) de un período no laboral o excepción, P3 acepta solamente valores enteros (de 00:00 a 23:59). Si se ingresa el valor 11:00 como fin del período, P3 entiende este valor como 10:59.

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6.4.3.3. Proyectos con unidad de tiempo día Los períodos no laborables o excepciones se ingresan de acuerdo al formato de fecha definido (mediante el comando Format, Dates).

6.4.3.4. Proyectos con unidad de tiempo semana o mes Al seleccionar el inicio de un período no laborable o excepción (utilizando el formato de fecha definido para el proyecto), P3 automáticamente coloca el inicio del período (semana o mes, según corresponda), aún cuando se haya especificado un día en particular. Esto se debe a que la unidad de tiempo mínima considerada es una semana o un mes, respectivamente. El término del correspondiente período (semana omes completo) aparece directamente.

6.4.4. Impresión de Calendarios

Es posible producir un informe resumido (summary) basado en todos los calendarios del proyecto o bien un informe detallado (detailed) empleando el calendario activo. Para ello se debe seleccionar el botón Print del cuadro de diálogo de calendario. El subcuadro de diálogo de impresión (Print) solicita definir el estilo (Style) del informe (resumido o detallado), rango de fecha (Span) a cubrir y la tipografía (Font). La impresora a utilizar corresponde a la seleccionada con el comando File, Print Setup.

6.5. RECURSOS Y COSTOS

El control efectivo de un proyecto integra información acerca de la programación, recursos y costos. Antes de iniciar el seguimiento del uso de recursos y de los costos incurridos es necesario establecer un plan de recursos y costos, para luego asignarlos adecuadamente a cada actividad o tarea definida.

6.5.1. Definición de recursos

Los recursos necesarios para desarrollar un proyecto pueden ser trabajadores, maquinarias, materiales o capital. Estos se definen en un diccionario de recursos (Resource Dictionary). Para ello se debe escoger:

Define, Resources

El cuadro de diálogo del diccionario de recursos consta de tres secciones: recursos, límites y precios. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar cada recurso creado.

a) Sección de Recursos

Columna

Descripción

Resource Nombre del recurso (hasta 8 caracteres). P3 ordena los recursos en orden alfanumérico. Este identificador es obligatorio Units Define la unidad de medida del recurso. P3 no utiliza esta unidad de medida para el cálculo de uso del recurso Driving Establece si el recurso controla y determina la duración de cada actividad a la cual es asignado Description Nombre descriptivo del recurso. Opcional

b) Sección de Límites

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Columna

Descripción

Normal Corresponde a la disponibilidad normal del recurso -en términos cuantitativos- medida como unidades del recurso por unidad de tiempo (de acuerdo a la unidad de planificación). P3 valida el rango 0 < normal < 32.600

Max

Define la disponibilidad máxima del recurso por unidad de tiempo. P3 valida max > normal Establece los períodos en los cuales existe la disponibilidad normal y máxima

(maximun)

Through

Si las columnas normal y max se dejan en blanco, el recurso se entiende como ilimitado. Si se desea nivelar recursos es preciso definir los valores normal y max. La fecha ingresada en la columna through señala el inicio del período de restricción. Si se deja en blanco, P3 asume que los límites de disponibilidad se aplican para el resto del proyecto.

En proyectos con unidad de planificación a nivel de horas, la disponibilidad de recursos puede ser establecida por turnos (shifts).

c) Sección de Precios

Columna

Descripción

Price/Unit

Define el precio del recurso por unidad Establece los períodos en los cuales se aplica el precio

Through

La fecha ingresada en la columna through señala el inicio del período del precio unitario. P3 permite hasta 6 períodos sucesivos. Si se deja en blanco, P3 asume que el precio unitario se aplica para el resto del proyecto.

Además, el cuadro de diálogo del diccionario de recursos contiene los siguientes botones:

Close

Cierra el cuadro de diálogo

Transfer

Copia el diccionario de recursos de un proyecto a otro

Calculate

Calcula

los costos asociados a las actividades que utilizan el recurso

seleccionado

Close Out

Realiza un seguimiento de cantidades y costos por períodos. Al finalizar un período, esta opción iguala todos los valores a cero

Print

Imprime la lista de recursos definidos para el proyecto

Es posible definir recurso genérico (hierarchical resource) mediante la utilización de un asterisco (*) en el nombre del recurso. Esta definición permite agrupar recursos de modo tal que se intercambien al efectuar una nivelación. Un recurso genérico puede tener límites de disponibilidad por unidad de tiempo. Si un recurso incluído en el recurso genérico es ilimitado, el recurso genérico se entiende como ilimitado.

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6.5.2. Estimación de Costos

Una vez que se asignan los recursos del proyecto, es posible estimar los costos del mismo (presupuesto). Los costos están asociados al nivel de desarrollo o avance de cada actividad o tarea. Para llevar un adecuado control de los costos se puede definir una contabilización de costos (cost accounts). Esta estructura consiste en un código de costo (1 caracter) y número de cuenta (11 caracteres) definida en un diccionario de contabilización de costos (Cost Accounts Dictionary). Para ello se debe escoger:

Define, Cost Accounts

El cuadro de diálogo del diccionario de contabilización de costos consta de dos secciones:

categorías y títulos. Cada uno de ellos se compone de diferentes columnas que permiten caracterizar la estructura creada.

a) Sección de Categorías

Columna

Descripción

Code

Código de 1 caracter alfanumérico que describe el tipo de costo (mano de obra, materiales, maquinarias). Es posible definir hasta 36 categorías. Nombre descriptivo de la categoría

Category Title

b) Sección de Títulos

Columna

Descripción

Account #

Código de hasta 11 caracteres alfanuméricos que identifica el número de la cuenta de la contabilización de costos Nombre descriptivo de la cuenta contable

Account

Title

Además, el cuadro de diálogo del diccionario de contabilización de costos contiene los siguientes botones:

OK

Cierra el cuadro de diálogo y actualiza los cambios

Cancel

Cierra el cuadro de diálogo sin actualizar los cambios

Transfer

Print

Copia el diccionario de contabilización de costos de un proyecto a otro

Imprime la lista de cuentas del diccionario de contabilización de costos

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6.5.3. Utilización de Curvas de Distribución

La distribución de recursos y costos se efectúa en forma proporcional (distribución lineal o uniforme) a lo largo de la actividad. Sin embargo, no siempre los recursos pueden ser aplicados en forma uniforme o los costos son constantes para cada día del proyecto. Cuando los recursos/costos no pueden ser aplicados en forma uniforme se utiliza curvas -provistas por el programa- que caracterizan mejor la distribución de recursos y costos. Para ello se debe escoger:

Define, Resource Curves

El cuadro de diálogo de las curvas de distribución de recursos/costos (Resource/Cost Distribution Curves) consta de dos secciones: curvas de recursos y gráfica de la distribución.

a) Sección Curvas de Recursos

Columna

Descripción

Designator Código de 1 caracter hexadecimal (0 a F) que identifica el tipo de curva. P3 entrega 10 curvas predefinidas y permite crear hasta 50 nuevas curvas. Es posible utilizar hasta 16 curvas simultáneamente

Title

Nombre descriptivo de la curva

b) Sección Gráfica de la Distribución Es posible editar las curvas predefinidas o crear otras nuevas mediante la edición de las barras porcentuales o cuadros de porcentaje. Nótese que la curva se divide en 11 intervalos.

Además, el cuadro de diálogo de las curvas de distribución de recursos/costos contiene los siguientes botones:

OK

Cierra el cuadro de diálogo y actualiza los cambios

Cancel

Cierra el cuadro de diálogo sin actualizar los cambios

Restore

Restablece la curva de distribución original sin modificaciones

Prorate

Recalcula la curva de distribución editada, ajustando la sumatoria de las barras porcentuales a 100%

Template

Display

Carga una curva de distribución predefinida

Despliega las curvas de distribución vigentes (4 por pantalla)

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Las curvas de distribución se asignan en el formulario de recursos (Resources Form) o en la tabla de actividades (Activity table). Estas curvas sólo son aplicables para recursos que no alteran la duración de una actividad (nondriving resource). Al aplicar una curva de distribución, las unidades del recurso utilizadas por unidad de tiempo se calcula según:

Units/Timeperiod = Estimate to Complete the Interval / Duration of Interval

El programa utiliza la curva de distribución para calcular datos reales . De esta forma, para una actividad con fecha de inicio real (actual start date), la duración total de la actividad se calcula según:

Total Duration = Actual Duration + Remaining Duration

El porcentaje de duración completado se determina según:

Percent Duration Completed = (Actual Duration / Total Duration) * 100

Para obtener la cantidad del recurso real utilizada a la fecha (actual-to-date quantity) se tiene:

Actual to Date = Percent of Cumulative Use * Budget

6.5.4. Asignación de Recursos y Costos

El programa permite realizar un seguimiento de diferentes ítemes de costos, tales como costo presupuestado (budgeted cost), costo para completar la actividad (cost to complete), costo al completar la actividad (cost at completion), costo real a la fecha (actual cost to date), costo real del período (actual cost this period) y costo presupuestado del trabajo efectuado (earned value). Para configurar el nivel de detalle de la contabilización de costos (número de posiciones decimales) se debe escoger el cuadro de diálogo de cálculo de valor ganado (Earned Value Calculations).

El programa entrega varios métodos para asignar los recursos y la contabilización de costos a las actividades: uso de formularios (forms), comando de edición y asignación de recursos, comando Global change.

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6.5.4.1. Uso de formularios (Detail Forms) A partir del formulario de actividades (Activity form) se puede escoger los formularios de recursos (Resource form), presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form).

Al escoger Detail form, Resource, el cuadro de diálogo de recursos despliega los siguientes datos:

Columna

Descripción

Resource Nombre del recurso seleccionado Cost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recurso Driving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividad Curve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe)

Units per {day}

Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas del recurso

Budgeted quantity Señala la cantidad presupuestada en unidades Res Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recurso Percent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizado

Actual this period To complete

At completion Señala la cantidad total predicha para la finalización de la actividad

Señala la cantidad real del período (desde la última fecha de actualización) Señala la cantidad estimada (predicha) necesaria para completar la actividad

Variance (units)

Señala la diferencia de cantidad (en unidades) lo presupuestado (Budgeted quantity) y

lo predicho (At completion)

El programa realiza el cálculo de las variables To complete y At completion según:

Quantity to Complete = Units/Timeperiod * Remaining Duration

Quantity at Completion = Actual Quantity to Date + Quantity to Complete

Al escoger Detail form, Cost, el cuadro de diálogo de costos despliega los siguientes datos:

Columna

Descripción

Resource Nombre del recurso seleccionado Cost Acct/Category Señala la cuenta contable y categoría de costo del recurso Driving Señala si el recurso seleccionado controla la duración de la actividad Curve Identifica el código de la curva de distribución asociada (si existe) Budgeted cost Señala el costo presupuestado para el recurso

Actual this period

Actual to date Señala el costo real a la fecha de actualización

Percent expended

Percent complete Señala el porcentaje de recurso (en términos de unidades) utilizado Earned value Señala el costo correspondiente al porcentaje completado multiplicado por el costo presupuestado Cost to complete Señala el costo estimado (predicho) necesario para completar la actividad At completion Señala el costo total predicho para la finalización de la actividad Variance Señala la diferencia de costo entre lo presupuestado (Budgeted Cost) y lo predicho (At completion)

Señala el costo real del período (desde la última fecha de actualización)

Señala el porcentaje de recurso (en términos de costo) utilizado

Al escoger Detail form, Budget Summary, el cuadro de diálogo de presupuesto entrega información resumida (en dos cuadros) identificando el recurso a asignar y despliega

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datos de cantidades y costos asociados al recurso seleccionado (primeras dos columnas) y al total de los recursos asignados a la actividad (últimas dos columnas), con la siguiente estructura:

Columna

Descripción

Units per {day} Señala la cantidad (unidades) por unidad de tiempo asignadas para el recurso seleccionado Res Lag/Duration Señala el atraso y la duración asignada del recurso

%

Complete/Expended

Budgeted amount Señala la cantidad presupuestada en unidades y costos

Señala el porcentaje completado (cantidad del recurso) y gastado (costo del recurso) para el recurso seleccionado y el total

Scheduled budget Señala el presupuesto original programado Earned value Señala la cantidad y gasto correspondiente al porcentaje completado multiplicado por las cantidades y gastos presupuestados

Actual to date

To complete Señala las cantidades y gastos estimados (predichos) necesarios para completar la actividad

At completion

Variance Señala la diferencia entre lo presupuestado (budgeted amount) y lo predicho (At

Señala las cantidades y gastos reales a la fecha

Señala las cantidades y gastos totales predichos para la finalización de la actividad

completion)

6.5.4.2. Uso de la tabla de actividades (Activity table) Para asignar recursos y costos desde la tabla de actividades se utiliza el comando Edit, Assign Resource.

6.5.4.3. Uso del comando Global change Este comando provee un método rápido para asignar recursos a un gran grupo de actividades por medio de la utilización de sentencias lógicas selectivas del tipo If:Then:Else. Se emplea el comando Calculate, Global Change.

6.5.5. Seguimiento de Recursos y Costos

El programa permite realizar seguimiento y análisis de recursos y costos por varios métodos:

en la tabla de actividades (Activity table), desplegando tablas (resource/cost table) o gráficos (resource/cost profile) de uso de recursos y costos por unidad de tiempo, acumulado o valor máximo (peak), en los formularios de presupuesto resumido (Budget Summary form) o costos (Cost form), informes impresos (Tabular Reports and Graphics) organizado por actividad -para un análisis detallado.

El programa calcula en forma automática (según ciertas reglas de cálculo) los costos estimados a partir de las cantidades y precio unitarios ingresadas en la tabla de actividades o el formulario de recursos. De esta forma, P3 utiliza las siguientes fórmulas de cálculo

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Budgeted Cost = Budgeted quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Cost at Completion = Actual Cost + Cost to Complete

Estos cálculos pueden ser modificados cambiando las reglas de cálculo automático de costos (Autocost rules) o bien sobre-escribiendo directamente por medio del ingreso directo de datos.

El porcentaje gastado (percent expended) refleja la proporción del costo presupuestado que ha sido gastado, de la forma

Percent Expended = Actual to Date / Budgeted cost

6.5.5.1. Parámetros de seguimiento A objeto de seguir adecuadamente el progreso de un proyecto se han definido diversos parámetros que permiten visualizar el cumplimiento de lo proyectado (el tiempo programado y el costo presupuestado). La tabla siguiente resume los diferentes parámetros utilizados:

Parámetro

Descripción

BAC (Budgeted At Completion) Define el presupuesto inicial

EAC (Estimated At Completion)

ETC (Estimated To Completion) Define el presupuesto estimado necesario para completar una actividad iniciada

BCWS (Budgeted Cost for Work Scheduled) BCWP (Budgeted Cost for Work Performed) ACWP (Actual Cost for Work Performed)

SV (Schedule Variance) Define el atraso/adelantamiento del trabajo efectivamente realizado v/s el trabajo programado

CV (Cost Variance) Define los costos incurridos v/s el costo presupuestado para el trabajo efectivamente realizado

Define el costo presupuestado del trabajo programado. También se le conoce como Planned Effort (esfuerzo planificado) Define el costo presupuestado del trabajo efectivamente realizado. También se le conoce como Earned Value (valor ganado) Define el costo real del trabajo efectivamente realizado. También se le conoce como Actual to Date (real a la fecha)

Define el presupuesto total estimado al completar una actividad iniciada

Variance

Define la variación final del costo v/s el presupuesto inicial

Se tienen las siguientes fórmulas

Schedule Variance = BCWP - BCWS

Cost Variance = BCWP - ACWP

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Variance = BAC -EAC

6.5.5.2. Configuración del cálculo de la variable Earned Value Para configurar la fórmula de cálculo del costo presupuestado para el trabajo programado y realizado (BCWS y BCWP, respectivamente) se debe escoger

Calculate, Earned Value

Para seleccionar la opción Use target se debe haber creado un proyecto objetivo o meta (target project) con anterioridad.

6.5.6. Actualización de Recursos y Costos

El programa provee un conjunto de reglas de cálculo de costos (Autocost Rules) que establecen diferentes fórmulas de cálculo de los parámetros señalados y son aplicadas cada vez que se actualizan los datos de una actividad.

Estas reglas pueden ser modificadas en cualquier instante, aunque es recomendable mantener consistencia en su definición a lo largo del control de un proyecto. Para visualizar y modificar las reglas se debe escoger

Calculate, Autocost

P3 proporciona una opción por defecto (default), lo que permite restablecer las reglas de cálculo mediante el comando File, Project, Calculate, Autocost, Default.

Es posible crear un conjunto de reglas personalizado, el cual se puede guardar mediante un identificador. A continuación se describen las reglas de cálculo de costos.

6.5.6.1. Regla Nº 1. “Link remaining duration and schedule percent complete” Seleccionar esta regla cuando se desea calcular el porcentaje completado (schedule percent complete) de una actividad programada al ingresar la duración restante (remaining duration); o bien para calcular la duración restante cuando se ingresa el porcentaje completado.

Para desligar ambos elementos se debe deseleccionar la opción (al utilizar curvas de distribución es conveniente separar ambos conceptos).

6.5.6.2. Regla Nº 2. “Freeze resource units per time period” Seleccionar esta regla cuando la duración restante es cambiada, de forma tal que P3 recalcula la cantidad de recurso necesaria para completar la actividad con una tasa de ocupación fija, según la fórmula

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Si la regla es deseleccionada, P3 calcula la tasa de ocupación del recurso según

Units per Timeperiod = Quantity to Complete / Remaining Duration

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6.5.6.3. Regla Nº 3. “Add actual to ETC Subtract actual from EAC” Seleccionar esta regla en modo suma (add) cuando el presupuesto total de una actividad es modificable, calculado según

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

Si el presupuesto es fijo, seleccionar en modo resta (subtract), de manera que el presupuesto se calcula según

Estimate to Complete = Estimate at Completion - Actual to Date

Units per Timeperiod = Estimate to Complete / Remaining Duration

En este caso, a mayor gasto inicial existe un menor remanente para gasto final.

Seleccionar la opción “Allow negative ETC” indica que se acepta un valor negativo en el costo estimado para completar la actividad (esto significa sobrepasar el presupuesto inicial). Si no se permite valores negativos, P3 recorta el valor a cero (para resultados negativos).

6.5.6.4. Regla

to

recompute” Selecccionar esta regla para calcular los diferentes costos asociados a un recurso en función del precio unitario por la cantidad asignada, según:

4.

“When

quantities

change,

use

current

unit

prices

Budgeted Cost = Budgeted Quantity * Price/Unit

Actual Cost = Actual Quantity * Price/Unit

Cost to Complete = Quantity to Complete * Price/Unit

Además, P3 calcula el costo total (estimado) a completar según

Cost at Completion = Cost to Complete + Actual Cost

Esta regla se aplica sólo si la cantidad de recurso para una actividad es cambiada durante la actualización.

6.5.6.5. Regla Nº 5. “Use the update percent complete against budget to estimate” Al seleccionar esta regla P3 estima los costos reales según

Actual Quantity = Budgeted Quantity * Percent Complete

Primavera Project Planner

Actual Cost = Budgeted Cost * Percent Complete

P3 efectúa estos cálculos cuando se modifica el presupuesto, el porcentaje completado o el porcentaje de uso del recurso.

El ingreso de valores reales (actual value) sobre-escribe estos cálculos.

6.5.6.6. Regla Nº 6. “Link actual to date and actual this period” Al seleccionar esta regla, cualquier cambio en el valor real a la fecha (actual to date) o en el valor real del período (actual this period), significa actualizar el otro valor, y viceversa. Si se cambian ambos valores simultáneamente, P3 no efectúa cálculos.

6.5.6.7. Regla Nº 7. “Link budget to EAC for non-progressed activities” Seleccionar esta regla para establecer el presupuesto (budget) igual al valor estimado total al completar la actividad (EAC) sólo si la actividad no tiene avance.

Esta regla obliga a recalcular el presupuesto de la actividad (con lo cual cambia el presupuesto inicial) cada vez que se modifica el valor estimado total al completar la actividad.

Una vez establecido el presupuesto de una actividad es conveniente deseleccionar esta opción, de manera que cualquier diferencia entre los parámetros BAC y EAC de como resultado una variación.

Nótese que esta regla es unidireccional; es decir, un cambio en el presupuesto no altera el valor estimado total al completar la actividad.

6.5.6.8. Regla Nº 8. “Calculate variance as Budget - EAC EAC - budget” Por defecto, P3 calcula la variación como la diferencia entre el presupuesto inical (budget) y el valor estimado total al completar la actividad (EAC). Un valor negativo para este parámetro señala que el presupuesto ha sido excedido.

6.5.6.9. Opciones generales. Adicionalmente, P3 ofrece dos alternativas de cálculo.

a) Perform these calculations during each schedule computation Esta opción establece el cálculo automático al realizar cualquier programación del proyecto.

b) Apply these rules when moving from one <cell> <resource> to another Esta opción permite escoger el cálculo de fórmulas inmediatamente después de

moving from one cell to another) o al cambiar la selección de un

moving from one resource to another). Cuando se actualicen varias

cualquier cambio (

recurso (

variables es conveniente utilizar esta última opción.

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Estas opciones se aplican en las actualizaciones de los formularios de recursos, presupuesto y costos. Cuando se actualiza por medio de la tabla de actividades, los cambios siempre se realizan celda por celda.

6.5.6.10. Estableciendo un proyecto con reglas de cálculo de costos Para actualizar en forma rápida un proyecto basta con ingresar solamente el porcentaje completado de cada actividad. Si se desea mantener un mayor control sobre la actualización, es posible modificar las siguientes variables: porcentaje completado, duración restante, unidades por período de tiempo, real a la fecha, estimado para completar, total estimado al completar. Las siguientes ecuaciones se cumplirán siempre

Quantity to Complete = Units per Timeperiod * Remaining Duration

Estimate at Completion = Estimate to Complete + Actual to Date

En el caso de existir contradicciones en el cálculo de las diferentes fórmulas o en el ingreso de datos, P3 establece los cálculos de acuerdo a las siguientes prioridades:

Prioridad

Variable

1

Duración restante

2

Unidades por período de tiempo

3

Cantidad real a la fecha

4

Estimado para/al completar

En caso de conflicto, la Regla Nº 4 sobrepasa a la Regla Nº 5. Por otro lado, todo cálculo de costos puede ser sobre-escrito por medio del ingreso directo de costos.

Al re-programar un proyecto P3 actualiza los recursos y costos mediante el ingreso del porcentaje completado o de la duración restante. Para ello debe seleccionarse las reglas Nº 1 (unión entre porcentaje completado y duración restante), Nº 4 (cálculo de costos basado en el cambio de cantidades) y Nº 5 (estimación de cantidades y costos reales basado en el porcentaje completado).

6.5.7. Nivelación de recursos

Una vez que se asignan los recursos a las actividades, se puede visualizar directamente en pantalla el uso de cada recurso (Resource/Cost profile) para determinar los recursos cuyo uso está sobre el límite normal o máximo (recurso sobreasignado).

Para redistribuir los recursos a través de un proyecto se debe escoger

Calculate, Level

La redistribución o nivelación de recursos puede retrasar actividades e incluso todo el proyecto. Cuando la variable tiempo es importante, la nivelación puede realizarse con restricción de tiempo (time constrained). Todo proceso de nivelación genera un informe explicativo que aanliza las acciones efectuadas. Este proceso entrega alternativas para una mejor distribución de los recursos, pero no debe considerársele como una alternativa óptima.

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En el proceso de nivelación P3 comienza con la primera actividad de la red -que no tiene predecesoras- y determina si los recursos asignados están dentro de los límites normal y máximo para las fechas más próximas de comienzo y término. Este proceso se denomina “nivelación hacia adelante” (forward level).

En particular, es conveniente establecer un orden ascendente de actividades utilizando como llave principal las fechas tardías de comienzo más tempranas y la holgura total como llave secundaria (este priorización puede ser modificada). Puede utilizarse hasta 10 llaves.

6.5.7.1. Suavizamiento de recursos P3 puede “suavizar” (smoothing resources) la asignación de recursos durante el proceso de nivelación. Este proceso es altamente efectivo cuando se desea ocupar la disponibilidad máxima de los recursos en situaciones restrictivas de tiempo (time- constrained). En tal situación, el proceso utiliza las holguras positivas para minimizar los cambios bruscos en la asignación de recursos.

En suavizamiento sin restricción de tiempo (non-time-constrained) P3 suaviza una actividad sólo si tiene holgura positiva. En tal caso, se divide la diferencia de disponibilidad normal y máxima en 10 partes iguales; si es requerida una cantidad de recursos mayor al límite normal, éste se incrementa sucesivamente en décimos hasta lograr la nivelación (con tope igual a la disponibilidad máxima).

Si se escoge la opción sin suavizamiento (none option), P3 realiza dos procesos de nivelación a través de la red. En el primer paso intenta nivelar dentro del límite normal, utilizando las holguras positivas. En un segundo paso se intenta nivelar dentro del límite máximo. P3 retrasa las actividades que sea necesario para cumplir con los límites de disponibilidad.

En proyectos con tiempo restringido, P3 duplica los límites normal y máximo para asegurar que el proyecto se re-programe dentro del plazo límite. Si estos nuevos límites entregan recursos insuficientes, la actividad es retrasada hasta su fecha más tardía de término (se consume toda la holgura positiva).

6.5.7.2. Fecha de nivelación Cuando se emplea nivelación hacia adelante (es decir, considerando las fechas más próximas), se puede especificar una fecha de corte (cutoff date for leveling) para la nivelación, con lo cual se aplica el proceso re-distributivo de recursos desde la fecha actual hasta la fecha de corte.

6.5.7.3. Programación antes de nivelación Una vez efectuado el proceso de nivelación, las fechas niveladas (leveled dates) reemplazan a las fechas de programación (schedule dates) del proyecto. P3 siempre efectúa una revisión hacia adelante en la programación. Al seleccionar la opción Schedule prior to leveling, P3 además efectúa una revisión hacia atrás.

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6.6. ITEMS DE DATOS PERSONALIZADOS

Los ítems de datos personalizados permiten crear campos y valores propios del usuario para clasificar actividades, recursos y contabilizar costos en una base de datos propia de cada proyecto.

6.6.1. Definición de Items de Datos Personalizados