CONTABILIDAD INDUSTRIAL

PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS

Oscar Huerta Antonio Prez

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS PREFACIO A todo empresario le interesa la prosperidad de su negocio. Por eso suele destinar todo su tiempo a la atencin de los mil y un detalles que exigen su intervencin. Sabe que debe estar ah para tomar decisiones oportunas. En muchos negocios es el nico que conoce todas las dificultades y problemas de la empresa. Planifica, organiza, integra motiva y evala sin ayuda alguna. La planeacin es un proceso muy importante en la administracin y sta consiste en elegir un curso de accin y decidir por anticipado qu es lo que debe hacerse, en qu secuencia, cundo y cmo. La planeacin proporciona la base para una accin efectiva que resulta de la habilidad de la administracin para anticiparse y prepararse para los cambios que podran afectar los objetivos organizacionales, es la base para integrar las funciones administrativas y es necesaria para controlar las operaciones de la organizacin. Es necesario tomar en cuenta todas las herramientas para llevar a cabo una buena planeacin, ya que ellas nos ayudaran a tomar buenas decisiones y elabora un plan que nos lleve a lograr nuestros objetivos. Para comenzar a entender los temas es necesario definir dos conceptos bsicos: 1.- Organizacin o empresa: Persona fsica o sociedad mercantil o industrial que se dedica a la produccin de artculos o a proporcionar servicios. 2.-Empresario: Es la persona que emprende actividades para iniciar, mantener o ampliar un negocio orientado a la produccin de artculos o servicios. El empresario contribuye al bienestar general al satisfacer necesidades de la comunidad. Una vez que entendimos estas dos palabras podemos introducirnos al significado de la planeacin. PLANEACION Es tomar decisiones anticipadamente, con base en el conocimiento previo de la realidad, para controlar las acciones presentes y prever sus consecuencias futuras, encausadas al logro de un objetivo o una meta Ahora tenemos que conoces lo elementos que la conforman.

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ELEMENTOS DE LA PLANEACION

* Objetivo. El aspecto fundamental al planear es determinar los resultados. * Cursos alternos de accin. Al planear es necesario determinar diversos caminos, formas de accin y estrategias, para conseguir los objetivos. * Eleccin. La planeacin implica la determinacin, el anlisis y la seleccin de la decisin ms adecuada. * Futuro. La planeacin trata de prever situaciones futuras y de anticipar hechos inciertos, prepararse para contingencias y trazar actividades futuras. Por lo tanto definimos la planeacin como: La determinacin de los objetivos y eleccin de los cursos de accin para lograrlos, con base en la investigacin y elaboracin de un esquema detallado que habr de realizarse en un futuro. Para seguir indagando en el concepto de la planeacin hay que conocer la naturaleza de esta. NATURALEZA DE LA PLANEACION Es posible resaltar la naturaleza esencial de la planeacin al examinar sus cuatro aspectos principales:

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La contribucin de la planeacin a los propsitos y objetivos Cada plan y todos sus planes de apoyo debern contribuir al logro del propsito y los objetivos de la empresa. Este principio se deduce de la naturaleza de la empresa organizada, que existe para el logro del propsito de grupo mediante la cooperacin deliberada. Primaca de la planeacin Aunque en la prctica todas las funciones se combinan como un sistema de accin, la planeacin es nica en el sentido de que implica establecer los objetivos necesarios para todo el esfuerzo de grupo. Adems, un gerente debe planear con el fin de saber qu tipo de relaciones de organizacin y aptitudes personales se necesitan, junto con los cursos que los subordinados seguirn y que tipo de control deber aplicarse. Y, por supuesto, todas las dems administrativas deben planearse para que sean eficaces. Generalizacin de la planeacin La planeacin es una funcin de todos los gerentes, aunque el carcter y el alcance de la planeacin varan con la autoridad de cada uno y con la naturaleza de las polticas y planes establecidos por los superiores. Si a los gerentes no se les permite cierto grado de libertad o discrecin y responsabilidad en la planeacin, no sern verdaderos ejecutivos.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

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La planeacin tambin cuentas con aspectos o caractersticas las cuales son:

1.- La planeacin es un proceso permanente y contino: no se agota en ningn plan de accin, si no que se realiza continuamente en la empresa.

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2.- La planeacin esta siempre orientada hacia el futuro: la planeacin se halla ligada a la previsin. En el fondo, la planeacin es una relacin entre tareas por cumplir y el tiempo disponible para ello, el aspecto de temporalidad y de futuro se encuentra implcito en el concepto de planeacin. Dado que el pasado ya no es y el presente deja de ser, la planeacin debe preocuparse por el futuro. 3.- La planeacin busca la racionalidad en la toma de decisiones: al establecer esquemas para el futuro, la planeacin funciona como un medio orientador del proceso para la toma de decisiones, da mayor racionalidad y disminuye la incertidumbre en cualquier toma de decisin. 4.- La planeacin busca seleccionar un curso de accin entre varias alternativas: Cuando se selecciona un curso de accin que prosigue en el tiempo, se dejan a un lado todas las alternativas que fueron rechazadas por algn motivo o razn. 5.- La planeacin es sistmica: la planeacin debe tener en cuenta el sistema y los subsistemas que lo conforman; debe abarcar la organizacin como totalidad (si la planeacin se elabor en el nivel organizacional) o una unidad como totalidad (si se elabor en el nivel de ejecucin). 6.- La planeacin es repetitiva: incluye pasos o fases que se suceden. Que la planeacin se proyecta hacia el futuro, debe ser suficientemente flexible para aceptar ajustes y correcciones, a medida que se vaya ejecutando. 7.- La planeacin es una tcnica cclica: La planeacin se convierte en realidad a medida que se ejecuta. A medida que va ejecutndose, la plantacin permite condiciones de evaluacin y medicin para establecer nueva plantacin con informacin perspectivas ms seguras y correctas. As mismo, reduce la incertidumbre y aumenta la informacin. 8.- La planeacin es una funcin administrativa que interacta con las dems: est estrechamente ligada a las dems funciones organizacin, direccin y control -, sobre las que influye y de las que recibe influencia en todo momento y en todos los niveles de la organizacin. 9.- La planeacin es una tcnica de coordinacin e integracin: permite la coordinacin e integracin de varias actividades para conseguir los objetivos previos. Dado que la eficacia se haya ligado al logro de los objetivos deseados, es necesario integrar, sincronizar y coordinar las diversas actividades de los distintos rganos o unidades para conseguir los objetivos finales. La planeacin permite esa coordinacin e integracin. 10.-La planeacin es una tcnica de cambio e innovacin: constituye una de las mejores maneras deliberadas de introducir cambios e innovaciones en una empresa, definidos y seleccionados con anticipacin y debidamente programados para el futuro. Cabe mencionas tambin el por qu planear es decir las ventajas de esta. VENTAJAS DE LA PLANEACION

Seala la necesidad de cambios futuros. Contesta a las preguntas "y qu pasa s":

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Proporciona una base para el control. Ayuda al gerente a obtener status. Un aspecto o vocablo que tambin debemos considerar para planear ser el tiempo.

EL TIEMPO EN LA PLANEACION El tiempo es un integrante esencial de un plan. Determinar lo que debe hacerse implica decidir cundo y dentro de qu lmites de tiempo deben efectuarse las actividades. Al hablar de tiempo en la planeacin, tampoco debemos olvidar que sta se divide en a corto, mediano y largo plazo. La diferencia entre ellas es la siguiente:

La planeacin a corto plazo generalmente es de un ao. La planeacin a mediano plazo es de uno a tres aos. La planeacin a largo plazo es de ms de tres aos.

La planeacin es un proceso continuo consistente en muchos pasos individuales que conducen a decisiones saber: que hacer, cundo, quin lo har y la mejor forma de hacerlo. Este proceso debe ser dinmico y de acuerdo con el funcionamiento de la compaa y los cambios externos, de tal forma que los planes y decisiones se mantengan constantemente actualizados. PRINCIPIOS DE LA PLANEACION

Una vez definida la planeacin, necesitamos conocer el "que" de las actividades, es decir, "que se va hacer". Conocido lo anterior seguir "como se va hacer", posteriormente "en dnde se va a hacer" y, por ltimo, "cuando se va a hacer". Es por eso que debemos citar los tipos de planes existentes.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS TIPOS DE PLANES

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*Propsito.- Definen la razn de ser, naturaleza y carcter de la organizacin, as como las aspiraciones fundamentales o finalidades que tiene. *Objetivos.- Los objetivos o metas son los fines hacia los cuales se dirige la organizacin. *Estrategias.- Es un conjunto de acciones planificadas sistemticamente en el tiempo que se llevan a cabo para lograr un determinado fin o misin. *Polticas.- son planes en el sentido de que constituyen declaraciones o entendimientos generales que orientan o encauzan el pensamiento en la toma de decisiones. *Procedimientos.- son planes que establecen un mtodo obligatorio para manejar actividades futuras. Son guas para la accin, ms que para el pensamiento, y describen la manera exacta en que deben realizarse ciertas actividades. Son secuencias cronolgicas de acciones requeridas. *Reglas.- describen las acciones que no debemos de hacer, es decir cmo debemos comprtanos. *Programas.- Los programas son un conjunto de metas, polticas, procedimientos, reglas, asignaciones de tarea, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de accin; normalmente cuentan con el apoyo de presupuestos. *Presupuesto.- es un estado de los resultados esperados, expresados en trminos numricos. Una vez conocidos los tipos de planes debemos conocer las partes que componen la planeacin.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS PARTES DE LA PLANEACION

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Para hacer una planeacin en pequeas empresas hay que considerar ciertas cosas como son los: FACTORES a TOMAR EN CUENTA PARA REALIZAR una PLANEACIN AMBIENTE EXTERNO Las condiciones ambientales que enfrentan las empresas en la actualidad, son diferentes a aquellas de las dcadas pasadas. Ahora, muchas compaas compiten en mercados globales, en lugar de hacerlo en los nacionales. Los cambios tecnolgicos y el aprovechamiento de las capacidades de recopilacin y procesamiento de la informacin exigen acciones y respuestas competitivas ms oportunas y eficaces.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS ANALISIS DEL AMBIENTE EXTERNO

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A fin de manejar datos ambientales que a menudo son ambiguos e incompletos y aumentar la comprensin del ambiente general, las empresas llevan a cabo un proceso llamado anlisis del ambiente externo, el cual consta de cuatro actividades:

Rastreo Supervisin Pronstico Evaluacin. Identificacin de las primeras seales de cambios y tendencias en el ambiente. Deteccin del significado por medio de observaciones continas de los cambios y tendencias en el ambiente. Desarrollo de proyecciones de los resultados anticipados con base en los cambios y tendencias supervisados. Determinacin del momento y la importancia que tienen los cambios y tendencias en el ambiente para las estrategias de las empresas y su administracin-

Rastreo

Supervisin

Pronstico

Evaluacin

Rastreo.- Comprende el estudio de todos los segmentos en el ambiente general. A travs del rastreo, las empresas identifican seales tempranas de cambios potenciales en el ambiente general y detectan aquellos cambios que estn en proceso. Al llevar a cabo el rastreo por lo regular, los analistas manejan informacin y datos ambiguos, incompletos y sin relacin alguna entre ellos Supervisar.- Los analistas observan los cambios en el ambiente para saber si en realidad alguna tendencia importante. La habilidad de detectar el significado de los distintos ambientes resulta crucial para una supervisin exitosa. Pronostico.- El rastreo y la supervisin se ocupan de los eventos que se presentan en el ambiente general en un momento determinado. Al pronosticar, los analistas desarrollan proyecciones es de lo que podra suceder y con qu rapidez, como resultado de los cambios y ciencias que se detectan mediante el rastreo y la supervisin. Por ejemplo, es probable que los analistas pronostiquen el tiempo que se requerir para que una nueva tecnologa llegue al mercado. O quiz pronostiquen el tiempo que transcurrir antes de que se necesiten

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distintos procedimientos de capacitacin corporativa para manejar los cambios anticipados en la composicin de la fuerza laboral, o el tiempo que pasar ande que los cambios en las polticas fiscales afecten los patrones de compra de los consumidores. Evaluacion.- El objetivo de la evaluacin es determinar el momento en que se presentarn y el significado que tendrn los efectos de los cambios en el ambiente sobre la administracin de una empresa. Mediante el rastreo, la supervisin y el pronstico, analistas puede entender el ambiente general. Avanzando un paso ms, el propsitola evaluacin es especificar las implicaciones de esa comprensin de la organizacin, evaluacin, los analistas slo cuentan con datos interesantes, que no tienen ninguna relevancia para el conocimiento. Ademas de las partes y los factores de la planeacin hay que conocer los pasos que componen dicho concepto. PASOS DE LA PLANEACIN

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EXPRESIN NUMRICA DE LOS PLANES A TRAVS DEL PRESUPUESTO Esta ultimo punto se resalta por que para planear tambin hay que determinar los presupuestos para hacer o llevar acabo lo planificado. En este paso se le da significado a la toma de decisiones y al establecimiento del plan, mediante una expresin numrica convirtindolos en presupuestos. Los presupuestos globales de una empresa son la suma total de los ingresos y los gastos, con las utilidades, presupuestos de las principales partidas del balance general (efectivo y gastos de capital). Si los presupuestos son bien elaborados sirven de medio para sumar los diversos planes y fijar estndares importantes contra los que se pueda medir el avance de la planeacin. Pero qu papel juegan estos en la planeacin?

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS EL PAPEL DE LOS PRESUPUESTOS EN LA PLANEACION

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Los presupuestos tienen una gran importancia en la planeaion ya que los ejecutivos de cada empresa tienen que responder a diversas preguntas, y las respuestas son las ms importantes por que necesitan estrategias a largo plazo. Y aqu es donde entran los presupuestos ya que sirven de gua y ayudarn a que se logren los resultados esperados. Los presupuestos sirven de herramienta para que faciliten la administracin por objetivos, expresados en trminos monetarios. Todas las empresas realizan presupuestos por departamento y de ah se van a lo general aunque la planeacin puede realizarse de forma inversa al presupuesto para un proyecto de forma general en una empresa se le llamara: EL PRESUPUESTO MAESTRO Es la unin de varios presupuestos, que buscan la determinacin de la utilidad o prdida que se espera en el futuro, y formular estados financieros presupuestados para tomar decisiones en un futuro. Est integrado por dos reas, el presupuesto de operacin y el presupuesto financiero. PRESUPUESTO DE OPERACIN Este forma la primera parte del presupuesto maestro, influyen directamente en las utilidades de la compaa y los diferentes presupuestos que conforman al presupuesto de operacin son: Presupuesto de ventas. Presupuesto de produccin. Presupuesto de materia prima. Presupuesto de mano de obra. Presupuesto de gastos indirectos de fabricacin. Presupuestos de gastos de operacin. Presupuestos de costo de venta y de valuacin de inventarios. Presupuesto de ventas: es la determinacin del comportamiento de su demanda, para llevarlo a cabo se recomienda: desarrollar claramente el objetivo, realizar un estudio del futuro de la demanda, elaborar el presupuesto de ventas. Presupuesto de produccin: de este depende todo el plan de requisitos de los diferentes insumos o recursos que se utilizaran en proceso productivo. PRESUPUESTO FINANCIERO Estos presupuestos surgen de la informacin generada en el presupuesto de operacin. Este expresa el estado de situacin financiera presupuestado obviamente y el estado de flujo de efectivo tambin presupuestado. Presupuesto de efectivo: Lo desarrolla normalmente el contador o tesorero de la empresa, es un pronstico de entradas y salidas de efectivo que diagnosticarn los faltantes y sobrantes futuros.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS PROYECCIONES

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Cuando se habla de proyecciones, administrativamente hablando, usualmente se hace referencia a que ha sido elaborado un presupuesto sobre el cual se procede a trabajar. Dicho presupuesto es sumamente importante ya que de ste se derivar una serie de parmetros para todos los dems presupuestos que se elaborarn posteriormente. Sin embargo, los planes de ventas por parte de la organizacin, son una referencia para poder hacer los clculos en otras reas como compras, quien para poder hacer clculos a futuro depende directamente del departamento de produccin, ya que en sta rea es donde se sabe y se determinan los requerimientos de insumos y operativos necesarios para poder desarrollar las cantidades de productos estimados a elaborar partiendo de los planes de ventas anteriormente mencionados, en conjunto a las polticas de inventarios deben estar coordinados para lograr una combinacin adecuada entre el volumen de produccin y el costo de la misma. PRONOSTICOS Es la estimacin de un evento futuro atraves de una anlisis de datos pasados o por intuicin. Los pronsticos de ventas y produccin son menos exactos que los presupuestos, pero pueden proporcionar informes ms rpidos sobre cambios a corto plazo en la demanda de recursos humanos. *Tcnicas para pronosticar. Los instrumentos con los que se pretende pronosticar las necesidades futuras de empleados en una organizacin pueden ir desde tcnicas muy elementales hasta muy complejas. Pero ni siquiera las muy complejas son totalmente precisas, slo permiten mayor grado de aproximacin. *Tcnicas de pronstico basadas en la experiencia: Se apoyan principalmente en el juicio de las personas con conocimientos y visin amplios sobre las futuras necesidades de recursos humanos. Debido a que la mayor parte de las decisiones acerca del empleo son formuladas por los gerentes de lnea, las personas a cargo de planear los recursos de personal deben disear mtodos que les permitan conocer las necesidades de estos gerentes.

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Tcnicas de pronstico con patrones tpicos de series de tiempo

PROMEDIO MOVIL SIMPLE Esta tcnica asume que los datos tienen un patrn de comportamiento horizontal. Esta tcnica toma un grupo de valores observados, obtiene su promedio y luego utiliza ste como el pronstico del prximo periodo.

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PROMEDIOS MOVILES DOBLES Esta tcnica es til para realizar el pronstico de una serie de datos con tendencia ,ya que si se calcularan los PMS de estos datos, los resultados siempre estaran por debajo o por encima de los valores reales. SUAVIZAMIENTO EXPONENCIAL Es quiz el mtodo mas usado para pronosticar la demanda de un artculo. Se trata de una tcnica para pronosticar basada en los errores de los pronsticos: Una ventaja de este mtodo es que solo requiere los siguientes datos: Ultimo pronstico Ultima demanda El valor de ponderacin Una vez generado los pronsticos tendremos un requerimiento y podemos hacer la planeacin de los distintos recursos. PLANEACION DE RECURSOS Aqu se determina cuales sern las necesidades en cantidad y calidad de cada tipo de recursos, y su distribucin para cada periodo. Por lo tanto, para fines de nuestro estudio clasificamos los recursos en cuatro clases que son:

Planeacin de recursos humanos. Los pronsticos traducen las causas de la demanda a clculos especficos, a corto y largo plazos. Los planes a largo plazo son por necesidad clculos de necesidades probables. Sin

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embargo, a medida que se conocen mejor las causas de la demanda y las tcnicas de prediccin, los clculos se hacen ms precisos. El suministro interno se compone de los empleados actuales que pueden ser promovidos o transferidos o que pueden absorber las funciones que se requieren llenar. El suministro externo se compone de la oferta de mano de obra exterior a la organizacin Planeacin de recursos materiales La planeacin de recursos materiales en una empresa es aquella que establece los objetivos y determina un curso de accin a seguir, de los siguientes elementos: 1. Instalaciones: edificios, predios, plantas de fabricacin, etc. 2. Equipo: Maquinaria, herramienta, medios de transporte, etc. 3. Materiales de produccin: materia primas, materiales directos e indirectos.

ESTRATEGIAS Una estrategia muestra cmo una institucin pretende llegar a esos objetivos. Se pueden distinguir tres tipos de estrategias, de corto, mediano y largo plazos segn el horizonte temporal. Trmino utilizado para identificar las operaciones fundamentales tcticas del aparato econmico. Su adaptacin a esquemas de planeacin obedece a la necesidad de

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dirigir la conducta adecuada de los agentes econmicos, en situaciones diferentes y hasta opuestas. En otras palabras constituye la ruta a seguir por las grandes lneas de accin contenidas en las polticas nacionales para alcanzar los propsitos, objetivos y metas planteados en el corto, mediano y largo plazos. TIPOS DE ESTRATEGIAS Las operativas. Son aqullas que estn dirigidas hacia el mejoramiento de las reas crticas de la empresa (comercializacin, produccin, personal, tecnologa, procesos de trabajo, capacitacin, etc.) Las de negocios de empresa. Son aqullos que estn dirigidos hacia el mejoramiento en la posicin estratgico-competitiva de los bienes o servicioque genera la organizacin. PLANEACION ESTRATEGICA Steiner, la define como: "El proceso de determinar los mayores objetivos de una organizacin y las polticas estrategias que gobernarn la adquisicin, uso y disposicin de los recursos para realizar esos objetivos". Aguirre O. la define como: "El proceso de decidir qu se va ha hacer, cmo se har, quin y cundo se har mediante la implantacin de los planes estratgicos, tcticos y operativos". Rodrguez Valencia la define como: "El conjunto de planes integrales de una organizacin que normarn el comportamiento futuro de la misma". La planificacin Estratgica es una herramienta por excelencia de la Gerencia Estratgica, consiste en la bsqueda de una o ms ventajas competitivas de la organizacin y la formulacin y puesta en marcha de estrategias permitiendo crear o preservar sus ventajas, todo esto en funcin de la Misin y de sus objetivos, del medio ambiente y sus presiones y de los recursos disponibles. IMPORTANCIA DE LA PLANEACION ESTRATEGICA Los administradores encuentran que definiendo la misin de sus empresas en trminos especficos, les es ms fcil imprimirles direccin y propsito, y como consecuencia stas funcionan mejor y responden mejor a los cambios ambientales. La planeacin estratgica nos ayuda a adquirir un concepto muy claro de nuestra organizacin, o cual a su vez hace posible la formulacin de planes y actividades que nos lleven hacia los objetivos organizacionales.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS ELEMENTOS DE LA PLANIFICACION ESTRATEGICO

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a) Determinacin de la Misin/Razn de ser. Como primera parte del proceso se define la misin. Esto es, la "razn de ser" de la empresa, gerencia o departamento.

b) Determinacin de las Estrategias.Para lograr la misin se tienen que fijar las estrategias. Ellas son los grandes caminos en cuanto mercados, productos, productividad, rentabilidad, administracin/organizacin, tecnologa, especficos por unidad de planeacin, cuyo logro combinado asegura a su vez el logro de la misin. c) Determinacin de las Tcticas. Podemos definir las tcticas como "pequeos caminos" para concretizar las estrategias. Una vez que ya conocemos todo respecto a la planeacin tenemos que conocer las herramientas principales para realizar, dichas herramientas se pueden considerar tcnicas. TECNICAS Y HERRAMIENTAS PARA LA PLANEACION ADMINISTRATIVA TECNICAS.-La finalidad de las tcnicas de la planeacin consiste en que el administrador que las utilice, tome las decisiones ms adecuadas de acuerdo a la situacin ms especfica del medio y de la organizacin en donde se acte. Las tcnicas pueden ser usadas en cualquier proyecto. ANALISIS FODA Es una herramienta para conocer la situacin real en que se encuentra una organizacin, empresa o proyecto, y planificar una estrategia de futuro.1 Durante la etapa de planificacin estratgica y a partir del anlisis DAFO se debe poder contestar cada una de las siguientes preguntas: FORTAZLEZAS.- Actividades que una empresa hace muy bien. DEBILIDADES.- Actividades que una empresa no hace muy bien o simplemente no hace. OPORTUNIDADES.- Hechos y circunstancias del entorno que promueven o facilitan el desarrollo de la organizacin. AMENAZAS.- Hechos y circunstancias del entorno que impiden el desarrollo de la organizacin.

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS MATRIZ FODA

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QUE PERMITE EL ANALISIS FODA

Determinar las posibilidades reales que tiene la empresa, para lograr los objetivos que se haba fijado inicialmente. Que el propietario de la empresa adquiera conciencia, sobre los obstculos que deber afrontar. Permitir explotar ms eficazmente los factores positivos y neutralizar o eliminar el efecto de los factores negativos.

LOS MANUALES Es un documento que contiene informacin vlida y clasificada sobre una determinada materia de la organizacin. Es un compendio, una coleccin de textos seleccionados y fcilmente localizables. Existen muy diversos tipos de manuales; mencionaremos tan solo algunos:

Manual de objetivos y polticas: Este manual, es una gua autorizada dentro de la estructura de un organismo social, contiene un grupo de objetivos a alcanzar a corto, mediano y largo plazo, clasificndolos por departamentos, con expresin de las polticas correspondientes a esos objetivos y a veces de algunas reglas muy generales que ayudan a aplicar adecuadamente las polticas.

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Los manuales departamentales: son aquellos en que se recogen todas las polticas, reglas, etc., aplicables en cada departamento determinado. Son los que mejor merecen el nombre, de acuerdo con la definicin dada. Los manuales del empleado, o de bienvenida: suelen recoger todo lo que interesa conocer al empleado en general, sobre todo al ingresar a la empresa. Manuales de organizacin: son como una explicacin, ampliacin y comentario de las cartas de organizacin, a que nos referimos en el siguiente captulo; en ocasiones, adicionalmente, una sntesis de las descripciones de puestos y reglas de coordinacin interdepartamental.

DIAGRAMAS DE FLUJO Diagrama de flujo, diagrama secuencial empleado en muchos campos para mostrar los procedimientos detallados que se deben seguir al realizar una tarea, como un proceso de fabricacin. Tambin se utilizan en la resolucin de problemas. Consiste en representar grficamente hechos, situaciones, movimientos o relaciones de todo tipo, por medio de smbolos. CARACTERISTICAS DE LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Identificar las ideas principales a ser incluidas en el diagrama de flujo. Deben estar presentes el autor o responsable del proceso, los autores o responsables del proceso anterior y posterior y de otros procesos interrelacionados, as como las terceras partes interesadas. Definir qu se espera obtener del diagrama de flujo. Identificar quin lo emplear y cmo. Establecer el nivel de detalle requerido. Determinar los lmites del proceso a describir.

VENTAJAS DEL DIAGRAMA DE FLUJO

Favorecen la comprensin del proceso al mostrarlo como un dibujo. El cerebro humano reconoce muy fcilmente los dibujos. Un buen diagrama de flujo reemplaza varias pginas de texto. Permiten identificar los problemas y las oportunidades de mejora del proceso. Se identifican los pasos, los flujos de los re-procesos, los conflictos de autoridad, las responsabilidades, los cuellos de botella, y los puntos de decisin. Son una excelente herramienta para capacitar a los nuevos empleados y tambin a los que desarrollan la tarea, cuando se realizan mejoras en el proceso.

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FIGURAS BASICAS DE UN DIAGRAMA DE FLUJO

EJEMPLO DE DIAGRAMA DE FLUJO

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GRAFICA DE GANTT Es un diagrama o grfica de barras que se usa cuando es necesario representar la ejecucin o la produccin total, sta muestra la ocurrencia de actividades en paralelo o en serie en un determinado perodo de tiempo. Es una grfica de barras con el tiempo en el eje horizontal y las actividades a programar en el eje vertical. Tiene por objeto controlar la ejecucin simultnea de varias actividades que se realizan coordinadamente. Ventajas

Desventajas Sin embargo, despus de iniciada la ejecucin de la actividad y cuando comienza a efectuarse modificaciones, el grfico tiende a volverse confuso. An en trminos de planificacin, existe todava una limitacin bastante grande en lo que se refiere a la representacin de planes de cierta complejidad. El Grfico de Gantt no ofrece condiciones para el anlisis de opciones, ni toma en cuenta factores como el costo. Es fundamentalmente una tcnica de pruebas y errores. No permite, tampoco, la visualizacin de la relacin entre las actividades cuando el nmero de stas es grande.

La ventaja principal del grfico de Gantt radica en que su trazado requiere un nivel mnimo de planificacin, es decir, es necesario que haya un plan que ha de representarse en forma de grfico. Los grficos de Gantt se revelan muy eficaces en las etapas iniciales de la planificacin. Por eso se utiliza mucho la representacin grfica del plan, en tanto que los ajustes (replanificacin) requieren por lo general de la formulacin de un nuevo grfico. Para superar esa deficiencia se crearon dispositivos mecnicos, tales como cuadros magnticos, fichas, cuerdas, etc., que permite una mayor flexibilidad en las actualizaciones.

Diagrama de Red PERT (o de flechas) El diagrama de red PERT de flechas representa las interdependencias y relaciones de precedencia entre las actividades del proyecto. Cada actividad se representa mediante una flechallamada arco o rama, y la punta indica el sentido de avance del proyecto. La relacin de precedencia entre las actividades se especifica utilizando eventos. Un evento representa un punto en el tiempo y significa la terminacin de algunas actividades y comienzo de nuevas. Los puntos inicial y final de una actividad, por consiguiente, estn descritos por dos eventos generalmente conocidos como evento de inicio y evento terminal.

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Determinar las actividades necesarias y cuando lo son. Buscar el plazo mnimo de ejecucin del proyecto. Buscar las ligaduras temporales entre actividades del proyecto. Identificar las actividades crticas, es decir, aquellas cuyo retraso en la ejecucin supone un retraso del proyecto completo. Identificar el camino crtico, que es aquel formado por la secuencia de actividades crticas del proyecto. Detectar y cuantificar las holguras de las actividades no crticas, es decir, el tiempo que pueden retrasarse (en su comienzo o finalizacin) sin que el proyecto se vea retrasado por ello. Si se est fuera de tiempo durante la ejecucin del proyecto, seala las actividades que hay que forzar. Nos da un proyecto de coste mnimo

Tabla de informacin Actividad Despus de Duracin de la actividad

A B C D E F

A A B C D-E

4 semanas 6 semanas 2 semanas 2 semanas 8 semanas 4 semanas

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PLANEACION ADMINISTRATIVA Y PRESUPUESTOS CARTA DE GANTT

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MALLA DE GANTT

DIAGRAMA DE RED PERT EJEMPLO.

El diagrama de Gantt a comparacin del de Red Pert no tiene o no plantea como tal los tiempos, ya que el de Red nos define el tiempo de inicio y el tiempo de fin de cada actividad, as mismo con los datos podemos calcular la holgura en cada actividad para poder definir la ruta crtica del proyecto. ARBOL DE DECISIONES

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El rbol de decisin es un diagrama que representan en forma secuencial condiciones y acciones; muestra qu condiciones se consideran en primer lugar, en segundo lugar y as sucesivamente. Este mtodo permite mostrar la relacin que existe entre cada condicin y el grupo de acciones que podemos realizar para determinar la mejor decisin. Los rboles de decisin son normalmente construidos a partir de la descripcin de la narrativa de un problema. Ellos proveen una visin grfica de la toma de decisin necesaria, especifican las variables que son evaluadas, qu acciones deben ser tomadas y el orden en la cual la toma de decisin ser efectuada. Cada vez que se ejecuta un rbol de decisin, solo un camino ser seguido dependiendo del valor actual de la variable evaluada. Se recomienda el uso del rbol de decisin cuando el nmero de acciones es pequeo y no son posibles todas las combinaciones. Pero toda empresa debe considerar ciertos aspectos o factores para la realizacin de su planeacin dichos conceptos se citaran a continuacin.