A ANLISE DO AMBIENTE ORGANIZACIONAL NA PEQUENA EMPRESA: UM ESTUDO EM PMES NA CIDADE DE SO PAULO Autores: Martinho Isnard Ribeiro de Almeida (martinho@usp.

br) Armando Lourenzo Moreira Jnior (armando.lourenzo@uol.com.br)

Resumo: Relacionar a anlise do ambiente organizacional para a pequena empresa o grande objetivo desse trabalho.A anlise do ambiente organizacional de grande importncia para todas as empresas, independente do seu porte. Para as empresas de pequeno porte deve ser feita uma simplificao na aplicao do modelo. Nesse trabalho foi feita uma pesquisa qualitativa, com base em trs entrevistas com dirigentes de empresas de pequeno porte. Como principais consideraes finais o presente trabalho apresentou as seguintes: Deve existir uma simplificao na aplicao dos modelos de anlise ambiental para as EPPs; vital a importncia da anlise do ambiente interno, a empresa de pequeno porte da nfase no ambiente operacional e as atividades do dia-a-dia do dirigente dificultam a realizao de trabalhos estratgicos como a anlise do ambiente organizacional. Palavras - chave: pequena empresa; anlise do ambiente organizacional;estratgia

INTRODUO No mundo empresarial a pequena empresa vem conquistando cada vez mais o seu espao e demonstrando a sua importncia em termos de gerao de riqueza e contribuio para a reduo do desemprego. Sua sobrevivncia no depende apenas de uma postura empreendedora dos seus fundadores, preciso mais do que isso. O Planejamento Estratgico vem suprir essa necessidade de sobrevivncia por meio de utilizao de tcnicas, as quais conseguem adequar a empresa s diversas mudanas ambientais. O Planejamento Estratgico sempre foi considerado uma tcnica voltada para as empresas de grande porte, entretanto as pequenas empresas vm fazendo uso dele e conseguindo resultados positivos. O importante que se faa uma adequao para o porte da empresa. Dentro do Planejamento Estratgico a Anlise do Ambiente Organizacional pode ser considerada fundamental para munir a empresa de informaes e anlises. Conforme Segev (1977) in Peter & Certo (1993), no futuro as mudanas do ambiente crescero muito e as empresas dependero cada vez mais de seus ambientes. Nesse sentido a realizao de anlises ambientais ser muito mais importante para o Administrador no futuro do que no presente.

Relacionar a anlise do ambiente organizacional para a pequena empresa o grande propsito desse trabalho, que procurar levantar os procedimentos que os dirigentes das PMEs utilizam para monitorar e prever as mudanas ambientais. A Pequena Empresa no Brasil Com o mercado competitivo as pequenas empresas precisam agir mais estrategicamente para conseguirem diminuir as altas taxas de mortalidade. Os nmeros variam muito, mas para Dornelas (2001) 73% das empresas criadas morrem nos seus trs primeiros anos de vida. Vrias so as causas para essa mortalidade segundo Cher (1991), Degen (1989), Cavalcanti et al (1981) e Dornelas (2001): Falta de experincia no setor, falta de habilidade e conhecimento gerenciais, estimativas financeiras erradas, Falta de obstculos entrada, falta de recursos financeiros (crditos e investimentos por terceiros), falta de profissionais qualificados, burocracias legais, dificuldade em negociar preos com grandes clientes e fornecedores, obsolescncia de mtodos e da mentalidade empresarial, mercado competitivo, desentendimentos entre scios, organizao poltica muito pequena, no utilizao de consultoria especializada, viso de curto prazo, falta de informao sobre os principais acontecimentos econmicos, polticos e sociais no Brasil e no Mundo, falta de disciplina e organizao e dificuldades de comunicao. Com relao pequena empresa, uma grande dificuldade est em caracteriz-la. Normalmente os dois critrios mais usuais so a quantidade de funcionrios ou o valor do faturamento, mas essas variveis podem no represent-las da forma mais adequada. De acordo com Chr (1991:17): Existem muitos parmetros para se definir as PMEs, muitas vezes dentro do prprio pas como o Brasil. De qualquer forma, para se conceituar as PMEs, algumas variveis so tradicionalmente utilizadas, tais como mo-de-obra empregada, capital registrado, faturamento, quantidade produzida etc. Vale lembrar que a classificao baseada em mo-de-obra tem sido a mais usada, apesar da falta de consenso. Assim no teremos a pretenso de defender nenhum dos critrios existentes nem to pouco a de criar novos, na medida em que acreditamos ser o prprio empresrio a pessoa mais habilitada para classificar o porte da empresa.

Para ampliar essa conceituao da PME, encontra-se no SEBRAE in Cavalcanti et al (1981) e em Johnson e Scholes (1993) in Almeida (1997) as caractersticas para as PMEs:

Sua administrao dever ser independente e, freqentemente, os gerentes devero ser proprietrios; A empresa deve pertencer a um indivduo ou a pequeno grupo e/ou o capital dever ser fornecido por uma dessas partes; O pequeno tamanho da empresa dever ser relativo quanto ao seu gnero industrial visto como um todo e dependendo, portanto, de como o negcio em questo se compara com os lderes do ramo. Sofrem presses competitivas significativas. As decises so influenciadas pelos fundadores dos negcios. pouco provvel que tenham executivos seniores ou departamentos centrais que possam fazer anlises complexas e pesquisas de mercado. Costumam ser de capital fechado o que afeta a capacidade de conseguir dinheiro; se quiserem crescer conseguir dinheiro ser uma questo estratgica chave. Querem consolidar sua posio no mercado em um particular mercado.

Diversas so as formas de conceituao da pequena empresa e para a legislao verifica-se a seguinte: De acordo com o artigo 1, da lei 9841, de 05.10.1999, nos termos dos arts. 170 e 179 da Constituio Federal, o conceito formal de micro e pequena empresa foi estabelecido considerando-se: Microempresa, a pessoa jurdica e a firma mercantil individual que tiver receita bruta anual igual ou inferior a R$ 244.000,00. Empresa de pequeno porte, a pessoa jurdica e a firma individual que, no enquadrada como microempresa, tiver receita bruta anual superior a R$ 244.000,00 e igual ou inferior a R$ 1.200.000,00.

Para o SEBRAE (2003) a definio relacionada ao porte, conforme tabela abaixo:

Classificao de Empresas por nmero de Empregados Microempresa Pequena Empresa Mdia Empresa Grande Empresa Indstria at 19 empregados Comrcio/servio at 09 empregados Indstria de 20 a 99 empregados Comrcio/servio de 10 a 49 empregados Indstria de 100 a 499 empregados Comrcio/servio de 50 a 99 empregados Indstria acima de 499 empregados Comrcio/servio mais de 99 empregados

Fonte: SEBRAE (2003) Com essas caractersticas percebe-se a grande dificuldade em estabelecer um critrio nico para definir o porte da empresa e nesse trabalho a caracterizao se dar pelo nmero de empregados.

Anlise do Ambiente Organizacional A etapa de anlise do ambiente organizacional de muita importncia, pois com a turbulncia do ambiente monitorar as informaes e fazer previses torna-se imprescindvel para a formulao das estratgias. De acordo com Almeida (1997) os sistemas de monitorao do ambiente so mais comuns nas grandes empresas e nas de pequeno e mdio portes so quase inexistentes. Mesmo a anlise do ambiente de maneira mais ampla tambm no encontrada na maior parte das empresas e segundo Almeida & Almeida (2003): infelizmente parece que ainda so poucas as organizaes que tm uma anlise ambiental estruturada. No curso de anlise do ambiente organizacional ministrado no terceiro trimestre de 2002 na FEA-USP os alunos tiveram dificuldade em localizar empresas que tivessem a anlise ambiental estruturada para elaborar o trabalho de campo da disciplina. Verificando-se a literatura existente sobre o tema possvel encontrar diversos autores e cada um com uma proposta diferente para a anlise ambiental, mas um ponto comum: freqentemente no apontam as particularidades na pequena empresa em termos de tcnica de anlise. Mais recentemente com o despertar da pequena empresa no cenrio nacional, j possvel encontrar autores que tratem do tema de maneira mais especfica como Almeida (2001), Las Casas (1999), Mintzberg & Quinn (1998) e Fischmann & Almeida (1991). Vrios so os modelos de anlise do ambiente organizacional para a formulao das estratgias. Normalmente variam na segmentao do ambiente e alguns so incompletos quando tratam das tcnicas de anlise e previso ambiental. A anlise ambiental uma ferramenta importante para o desenvolvimento do Planejamento Estratgico que por sua vez no est apenas ligado as grandes empresas. O processo de anlise ambiental pode ser complexo dependendo das tcnicas utilizadas (cenrios para ambientes especficos), mas pode fazer parte da empresas de menor porte quando da utilizao de estudos j disponveis (Almeida e Almeida, 2003). Abaixo so apresentados os modelos de anlise do ambiente organizacional voltados tambm para pequenas empresas e encontrados em Las Casas (1999) e Almeida (2001).

Modelo 1 Las Casas (1999) antes de apresentar seu modelo comenta que as pequenas empresas, de maneira geral, no fazem planos formais, mas os informais so feitos com mais freqncia e direcionados para o curto prazo. Um outro problema refere-se aos dirigentes das pequenas e mdias empresas estarem mais voltados para as tarefas burocrticas e no para as atividades voltadas para a estratgia como a prpria anlise do ambiente organizacional. Esse um fato que dificulta muito a adequao das empresas s mudanas ambientais na medida em que o dirigente pode correr o risco de no perceber as alteraes e manter a empresa em uma rota contrria as necessidades de mercado e demais variveis que interferem na empresa e esta no tem controle (Las Casas, 1999). O ambiente afeta todas as empresas, independente de seu porte. Nesse sentido necessria uma atualizao muito grande por parte do empresrio para que se possam fazer as devidas adaptaes. Quanto mais hostil e turbulento for o ambiente, mais o Planejamento requerido e conseqentemente a anlise prvia do ambiente tambm. Como resultado os dirigentes devem dedicar-se coleta e anlise de informaes e ao planejamento (Las Casas, 1999). De acordo com Las Casas as empresas recebem influncias externas e adaptamse, exercendo tambm influncia por suas aes e estratgias, que por sua vez, formaro o ambiente futuro. Da a importncia do constante monitoramento do ambiente. Uma empresa s sobrevive se monitorar seu ambiente constantemente e tomar as devidas providncias para a sobrevivncia. No se encontram no modelo proposto por Las Casas (1999) as tcnicas para a anlise e previso ambiental mais adequadas para as pequenas empresas, muito embora tenha sido feita uma meno em relao a subjetividade da anlise e que ela possa ser realizada em grupo para a sugesto de idias. Quanto s fontes de informaes so indicados os jornais, revistas, boletins, palestras e tudo o que possa ser citado como fonte de informao. No modelo proposto no existe uma segmentao ambiental propriamente dita, apenas so apontadas as principais variveis do ambiente empresarial: econmicas, demogrficas, sociais, culturais, tecnolgicas, polticas, legais e outras. As variveis devem ser selecionadas e escolhidas segundo as relaes com o ambiente de cada empresa e como produto dessa anlise devero ser indicadas as oportunidades e as ameaas. Como um desdobramento de cada varivel o autor apresenta sugestes de subtpicos, sem a pretenso de esgotar o assunto: Economia: tendncias de consumo, emprego, crescimento da indstria, inflao, taxa de juros e balana de pagamentos. Poltico-legal: legislao, poltica internacional, poltica partidria, poltica legislativa, distribuio de renda e poltica. Demogrfica: caractersticas da populao, taxa de crescimento, distribuio populacional e migrao.

Sociocultural: fatores religiosos, geogrficos e culturais, alfabetizao, situao social de cada segmento e situao poltica e sindical. Tecnolgicas: mudanas tecnolgicas, inovaes, transferncias tecnolgicas, marcas e patentes, pesquisa e desenvolvimento e incentivos do governo. Outras: tendncias de mercado, concorrncias, filosofia de marketing, poluio e legislao e ecologia.

Modelo 2 O modelo de Almeida (2001) tambm relacionado pequena empresa, inclusive com aplicaes reais em organizaes. Com relao necessidade da simplificao e a importncia da utilizao de anlise ambiental em termos de resultados objetivos na pequena empresa encontra-se em Almeida (2001) que o planejamento estratgico quando aplicado s pequenas empresas necessita de um grande grau de simplificao e enfrenta a dificuldade de conseguir que o empresrio saia do dia-a-dia, sendo necessrio criar um comprometimento com a sua equipe, para for-lo a desenvolver o trabalho. O resultado da utilizao do Planejamento Estratgico para pequenas empresas muito grande, pois as empresas maiores, mesmo que no tenham o Planejamento Estratgico formal, normalmente j desenvolvem atividades ligadas a ele, como a anlise ambiental, mas as pequenas empresas dificilmente fazem qualquer reflexo estratgica e, para surpresa dos empresrios, muitas vezes descobrem que pequenas mudanas de rumo podem alterar completamente o resultado da empresa. Percebe-se uma outra diferena nesse modelo para outros como os de Certo & Peter (1993) e Vasconcellos (1983), a separao clara da anlise dos aspectos internos da anlise do ambiente. Nesse modelo entende-se como ambiente tudo o que pode influenciar a empresa e esta nada pode fazer para mudar a situao. No caso de aspectos internos encontrados em outros modelos junto com anlise ambiental difere-se radicalmente em razo desse conceito, pois para os aspectos internos existe um controle por parte da empresa.. Para uma melhor conceituao a tabela abaixo amplia a viso a partir de uma comparao entre ambiente e aspectos internos. Comparao entre a Anlise dos Aspectos Internos e do Ambiente
O que se procura Horizonte de tempo analisado Produto Ao Como ser montada a estratgia Aspectos Internos eficincia presente Pontos Fortes e Fracos A ao s depende da prpria entidade Ambiente Eficcia Futuro Oportunidades e ameaas A entidade dever se adaptar ao futuro do ambiente Procura-se tirar vantagem dos pontos Procura-se aproveitar as oportunidades fortes e reduzir os pontos fracos e evitar as ameaas

Fonte: Almeida (2001:19)

A coleta de dados significativa para o monitoramento e o processo de anlise do ambiente para uma empresa feito em trs fases: ambiente da regio onde se localiza a empresa, ambiente de um setor de atividades da empresa e o ambiente da empresa. Com relao ao ambiente de uma regio os passos para a anlise so: determinao dos fatores importantes de uma regio para o sucesso da entidade = > comparao com outras regies e possveis estratgias para aproveitar oportunidades e evitar ameaas. Para o ambiente de um setor de atividades deve-se avaliar: o poder dos clientes e fornecedores, o nvel de saturao da concorrncia, a facilidade de entrada de novos concorrentes, a facilidade de entrada de produtos ou servios substitutos e o nvel de interferncia do governo. Visando a anlise do ambiente deve-se verificar a segmentao, as variveis ambientais e seus mtodos de anlise. Como segmentos o autor aponta o Macroambiente Clima, o Macroambiente Solo, Ambiente Operacional e o Ambiente Interno. As variveis ambientais e os mtodos de anlise para cada segmento so: Macroambiente clima: as variveis so relacionadas e decorrentes das aes do governo nas esferas municipais, estaduais, federais ou de outros pases (inflao, crescimento do PIB e legislao) e como mtodo: a opinio de experts. Macroambiente solo: as variveis esto relacionadas com as tendncias da populao e suas caractersticas (crescimento ou reduo por regio, por idade, por faixa de renda e por sexo) e como mtodo so apontados estudos estatsticos. Ambiente Operacional: as variveis referem-se aos relacionamentos com a empresa (concorrentes, fornecedores e clientes diretos) e como mtodo os estudos de cenrios. Ambiente Interno: as variveis so os valores e as aspiraes das pessoas relevantes (proprietrios e funcionrios) e como mtodo pode ser utilizado o sistema de anlise de cultura organizacional. Vrios so os modelos de anlise ambiental para empresas de um modo geral ou voltados as de grande porte como os de Oliveira (1991), Wright et al (2000), Thompson Jr. & Stricklan III (2000), Hunger & Wheelen (2002), Oliveira (2002) e Tavares (1999), mas poucos particularizam para as pequenas organizaes de fato. Outro aspecto relacionado anlise do ambiente refere-se as tcnicas de previso de variveis e estas so separadas em quantitativas e qualitativas. As tcnicas quantitativas so divididas em projeo de srie temporal e as tcnicas causais. Almeida e Almeida (2003).

Para Securato (1996) in Almeida e Almeida (2003) as tcnicas mais comuns de anlise quantitativa so: brainstorming, sinttica, especialista e delphi. METODOLOGIA DA COLETA DE DADOS Como apresentado na introduo, esse trabalho percorre o campo do Planejamento Estratgico, especificamente em uma de suas partes: anlise do ambiente organizacional na pequena empresa. O trabalho tem como objetivo levantar a situao atual dos procedimentos para a realizao da anlise do ambiente organizacional na pequena empresa, a partir do levantamento feito na literatura correspondente e de um estudo em trs empresas na cidade de So Paulo. Tipo de Pesquisa Neste estudo, em razo de seu contexto e dos objetivos, partiu-se para o tipo de pesquisa com uma abordagem definida como exploratria. Para Martins (1994:30), esta abordagem adotada para a busca de maiores informaes sobre determinado assunto. Possui um planejamento flexvel, e indicada quando se tem pouco conhecimento do assunto. Tem a finalidade de formular problemas e hipteses para estudos posteriores. Tcnicas para a coleta de dados A coleta de dados foi realizada por meio de entrevista pessoal. Observa-se em Mann (1983:99), que o Shorter Oxford Dictionary define entrevista como um encontro de pessoas face a face especialmente com a finalidade de consultarem-se oficialmente sobre algum assunto. Encontram-se em Gil (1995) observaes adequadas em relao s vantagens da entrevista, como segue: a) a entrevista possibilita a obteno de dados referentes aos mais diversos aspectos da vida social; b) a entrevista uma tcnica muito eficiente para a obteno de dados em profundidade acerca do acompanhamento; c) os dados obtidos so suscetveis de classificao e de quantificao. A entrevista foi realizada nas dependncias das Empresas e inicialmente foram explicados os objetivos da pesquisa. Os entrevistados foram os dirigentes das empresas. Os tpicos constantes da estrutura da entrevista foram: Histrico da empresa. Dificuldades para a elaborao da anlise do ambiente. Mtodos de levantamento de informaes e previso ambiental. Fontes de informaes. Componentes monitorados na anlise do ambiente

Vantagens da anlise do ambiente. Existncia de Planejamento Estratgico. Relao da formulao de estratgias com clima organizacional e os valores do fundador.

Apresentao dos dados coletados na pesquisa As entrevistas foram estruturas com base em um roteiro elaborado previamente. Diretamente no foram obtidas as informaes, pois foi necessrio adequar os tpicos do roteiro para a linguagem do respondente. Quando determinados termos como extrapolao e anlise do ambiente organizacional, foram mencionados, a entrevista passou por dificuldades em razo do desconhecimento destes. Nesse sentido os autores desse trabalho utilizaram de um roteiro, mas em diversos momentos precisaram explicar na prtica o significado do termo empregado. Nessa apresentao dos resultados foram mantidos os termos utilizados pelos entrevistados nas respostas. Empresa 01 A primeira empresa atua no setor de alimentao fabricando lanches, refeies e sobremesas industriais e realizando eventos. A organizao tem uma gesto familiar, na qual trabalham os dois fundadores (marido e esposa) e dois filhos ocupando cargos de gerncia nas reas financeira e produo. Foi fundada em 1985. No tem a prtica de realizar um planejamento estratgico formal, muito embora de maneira informal pense constantemente e, simultaneamente ao dia-a-dia da empresa, em estratgias para adequao da organizao ao ambiente organizacional. Em 2004 comear a realizar formalmente o planejamento estratgico. Os principais componentes monitorados so os concorrentes, clientes, poltica, indicadores econmicos e aspiraes da famlia Como fontes de informaes a empresa tem os jornais dirios, revistas de negcios e especializadas, palestras, conversas com concorrentes, especialistas, consultores, clientes e polticos. Apontou como principais vantagens da anlise do ambiente a adaptao da empresa ao futuro e possibilidade de formulao de estratgias. Quanto s dificuldades mencionou como principal a falta de cultura da famlia e gestores em adotar essa prtica de maneira mais formal. Como mtodos de anlise ambiental mencionou as projees estatsticas, reunies para sugestes (assemelhando-se ao brainstorming), opinio de especialistas e realizao de algo parecido com a tcnica de cenrio, mas feito apenas mentalmente em relao ao futuro da empresa e em termos de mercado. O dirigente disse que tem uma dificuldade muito grande em implementar uma estratgia quando essa no tem respaldo nas aspiraes e valores da famlia.No faz pesquisa de clima organizacional e praticamente nem leva em considerao as aspiraes dos funcionrios na formulao de estratgias, mesmo os principais colaboradores. Empresa 2 A segunda empresa uma consultoria em marketing e atua especificamente na rea txtil. A consultoria no tem funcionrios e trabalha com associados em funo do projeto contratado. Foi fundada em 2000. Com relao ao planejamento estratgico no o tem como uma atividade formal, somente de maneira informal. Deve ser

destacado que o dirigente na sua empresa oferece o servio de planejamento de marketing para seus clientes, alm de ser professor universitrio nessa disciplina. Os componentes monitorados na anlise ambiental so: tendncias polticas, compras governamentais (licitaes nas esferas municipal, estadual e federal), concorrentes, processo de compra dos clientes, perfil scio-econmico, aspectos polticos, legislao e indicadores de conjuntura. Como fontes apontou a internet, jornais dirios, revistas de negcios e especializadas, compra de servios especializados (licitao), viagens profissionais, conversas com consultores, especialistas e professores e entidades de classe (ABIT e ABRAVEST). Com relao s tcnicas de anlise indicou opinies de especialistas e projees estatsticas. As principais dificuldades encontradas para a realizao da atividade so: informalidade de mercado e dados precisos. Como principais vantagens da anlise do ambiente foram mencionadas: precaverse das ameaas e melhoria na formulao de estratgias. A relao das estratgias com os valores do dirigente foi identificada como um fator muito importante, pois o proprietrio estabelece os valores morais como limites para a implementao de estratgias e quanto ao clima respondeu que no monitora em funo de no ter funcionrios, muito embora trabalhe com associados. Empresa 3 A empresa trabalha no comrcio de jeans, vendendo moda jovem para homens e mulheres. de gesto familiar, sendo dois irmos dividindo a administrao da rede de lojas. Foi fundada em 1980. O respondente afirmou utilizar formalmente o planejamento estratgico e o definiu como fazer a previso de vendas e no o trabalho de uma maneira mais ampla. Os principais componentes monitorados so: concorrncia, fornecedores, clientes, economia, poltica e legislao. Para o monitoramento tem como principais fontes os fornecedores (visitas), pesquisa de mercado em concorrentes e clientes, compra de informaes de moda, revista especializada, internet e palestras. As maiores dificuldades mencionadas foram a falta de tcnicas para realizar a anlise do ambiente e a dificuldade em ter tempo para as atividades estratgicas e no somente as operacionais. A maior vantagem saber se a empresa est adequada ao mercado e como tcnicas de previso mencionou a projeo e a intuio. Com relao a formulao e implementao de estratgias leva em considerao a opinio dos gerentes e tem como limitao em relao as estratgias os seus valores. Consideraes Finais Esse trabalho aponta algumas concluses para as empresas de pequeno porte quanto anlise do ambiente organizacional, mas deve ser destacado que essas consideraes esto restritas ao mbito da amostra pesquisada. As pequenas empresas da amostra pesquisada realizam anlise do ambiente organizacional, mas de uma maneira no estruturada quando comparada s organizaes de grande porte. Como consideraes finais pode-se observar que:

Os modelos de anlise ambiental so mais voltados para as grandes empresas, Deve existir uma simplificao na aplicao dos modelos para as EPPs vital a importncia da anlise do ambiente interno quanto s aspiraes e valores dos proprietrios e funcionrios, A empresa de pequeno porte realiza a anlise ambiental, mas a nfase no ambiente operacional e As atividades do dia-a-dia do dirigente dificultam a realizao de trabalhos estratgicos como a anlise do ambiente organizacional. A anlise ambiental feita pelas pequenas empresas utiliza os segmentos previstos nas teorias apresentadas, mas as EPPs no tm como prtica realizarem a anlise por meio de tcnicas de anlise e levantamento estruturadas.

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