Organizacin del departamento de ventas

Todas las empresas pasan por esta interrogante en algn momento, lo importante es tener una coherencia a la hora del diseo del equipo de ventas con el tipo de producto, el canal por donde se distribuye nuestro producto o servicio, los segmentos del mercado, la forma en que comercializa el sector sus productos o servicios. Para dar un ejemplo sera totalmente ilgico disear un equipo de ventas puerta a puerta, para un producto diseado para clase alta (ejemplo un Rolex), la organizacin del equipo o departamento de ventas es un procedimiento estructurado en 4 partes: 1. Eleccin de la organizacin del Equipo de ventas por divisiones. 2. Determinar Del tamao del equipo de ventas. 3. Delimitar las zonas de ventas. 4. Planificar las visitas. 1. ORGANIZACIN DEL EQUIPO DE VENTAS POR DIVISIONES Esta eleccin va a depender del mercado objetivo de la empresa, se pueden elegir entre cinco formas bsicas de organizacin del departamento de ventas: a) Por zonas o territorios geogrficos, b) Por productos, c) Por mercados, D) Por clientes, e) Mixta. Por zonas o Territorios: Consiste en asignar a cada vendedor una zona geogrfica perfectamente definida para que venda en ella los productos o servicios de la empresa a cualquier cliente que desee adquirirlos, independientemente de su tamao. Este tipo de organizacin es especialmente adecuado cuando la gama de productos de la empresa es homognea y los clientes similares. Tiene como ventaja los reducidos costes y tiempos de desplazamiento y como desventaja, la falta de especializacin de los vendedores. Por Productos: es la ms adecuada cuando la empresa comercializa una gran variedad de productos, se le asigna a cada vendedor una lnea de productos y esto sirve para que los vendedores se especialicen en la lnea que se le asigna, como desventaja tiene que los vendedores de diferentes lneas visiten al mismo cliente. Por mercado: es igual al anterior con la diferencia que se organiza en base al tipo de mercado al que va dirigido el producto o servicio. Por clientes: el equipo se distribuye en base a la forma de distribucin de la empresa por ejemplo venta minorista y venta mayorista. Mixta: es una combinacin de algunas de las vistas anteriormente.

FUNCIONES BSICAS DEL DEPARTAMENTO DE VENTAS 1. Desarrollo y manipulacin del producto: Consiste en perfeccionar los productos ya existentes, introducir nuevos productos, darles otro uso o aplicacin, hacerle modificaciones a sus estilos, colores, modelos, eliminacin de los productos pasados de moda, observacin del desarrollo de los productos elaborados por la competencia, su envase, accesorios del producto, de su eficiencia, sus caractersticas distintivas y su nombre. 2. Distribucin fsica: Responsabilidad que cae sobre el gerente de ventas la cual es compartida con el de trfico y envos. El gerente de ventas coordina estas con el trfico, en los problemas relativos al manejo de materiales de los productos desde la fbrica hasta el consumidor, que comprende los costos y mtodos de transporte, la localizacin de almacenes, los costos de manejo, los inventarios, la reduccin de reclamaciones por retrasos y perjuicios de ventas. 3. Estrategias de ventas: son algunas prcticas que regulan las relaciones con los agentes distribuidores, minoristas y clientes. Tiene que ver con las condiciones de ventas, reclamaciones y ajustes, calidad del producto, mtodo de distribucin, crditos y cobros, servicio mecnico, funcionamiento de las sucursales y entrega de los pedidos. 4. Financiamiento de las ventas: Las operaciones a crdito y a contado son esenciales para el desenvolvimiento de las transacciones que requieren de la distribucin de bienes y servicios desde el productor al mayorista, vendedores al por mayor y consumidores. Para financiar ventas a plazo es necesario que el gerente de ventas este ampliamente relacionado con el de crdito, para determinar los planes de pago que deben adoptarse, la duracin del perodo de crdito, el premio por pronto pago o el castigo por pago retrasado, es decir, todo lo relacionado con la prctica crediticia. 5. Costos y Presupuestos de Ventas: Para controlar los gastos y planear la ganancia, el ejecutivo de ventas, previa consulta con el personal investigador del mercado con el de contabilidad y el de presupuestos, debe calcular el volumen probable de ventas y sus costos para todo el ao. 6. Estudio de mercado: El conocimiento de los mercados, las preferencias del consumidor, sus hbitos de compra y su aceptacin del producto o servicio es fundamental para una buena administracin de ventas, debido a que se debe recoger, registrar y analizar los datos relativos al carcter, cantidad y tendencia de la demanda, el estudio de mercado debe incluir el anlisis y la investigacin de

ventas, estudios estadsticos de las ventas o productos, territorio, distribuidores y temporadas; los costos de los agentes de ventas, costos de venta y de operacin. 7. Promociones de venta y publicidad: Estas ayudan a estimular la demanda de consumo y contribuir a que los agentes de venta de la fbrica, los mayoristas y los minoristas vendan los productos: el agente de ventas aprueba los planes de promocin y publicidad, los horarios de trabajo, las asignaciones presupuestarias, los medios de propaganda, las promociones especiales y la publicidad en colaboracin con los comerciantes. 8. Planeacin de Ventas: El administrador de ventas debe fijar los objetivos de las mismas y determinar las actividades mercantiles necesarias para lograr las metas establecidas. La planeacin de ventas debe coordinar las actividades de los agentes, comerciantes y personal anunciador, la distribucin fsica; el personal de ventas, las fechas de los planes de produccin, los inventarios, los presupuestos y el control de los agentes de ventas. 9. Servicios tcnicos o mecnicos: Corresponde a los gerentes de ventas cuyos productos mecnicos requieren de servicios de instalacin y tcnicos, establecer normas al respecto; tener el equipo y los locales destinados por la empresa vendedora para tal servicio. 10. Relaciones con los distribuidores y minoristas: Las buenas relaciones con estos requieren proporcionarles asistencia de ventas, servicios mecnicos de entrega y ajuste, informarles sobre los productos, servicios, tcticas y normas de la compaa y contestar pronta y detalladamente a sus preguntas. 11. El personal de ventas: Consiste en desarrollar de la manera ms eficiente el proceso de integracin el cual comprende buscar, seleccionar y adiestrar a los agentes de ventas; as como de su compensacin econmica, supervisin, motivacin y control. 12. Funciones de administracin del departamento de ventas: Son las actividades como planear, controlar y coordinar la organizacin, valorar la actuacin de los agentes, sealar la estrategia a seguir en las ventas y elaborar los programas. Las funciones administrativas de los ejecutivos de ventas son las siguientes: formulacin de normas de ventas, facturacin de pedidos, anlisis de la competencia, aprobacin de asignaciones y presupuestos, control de costos, diseo de la organizacin de ventas, establecimiento de controles en la organizacin, valoracin de actuaciones, planeamiento de comisiones por ventas, bsqueda de nuevos mercados, atencin de las actividades de los miembros del departamento de ventas con los de otros departamentos de la empresa y la gerencia general, delegacin de autoridad, asignacin

de responsabilidades, supervisin de los agentes de ventas, contacto con los mayoristas, minoristas y relaciones con los vendedores al por menor. 13. Funciones operativas: obligaciones que tiene los ejecutivos subordinados de ventas como gerentes de divisin, distrito, sucursal, y supervisores, para poner en accin las disposiciones, planes y controles de la alta gerencia. Las funciones comprenden reclutar, seleccionar, equipar, estimular, supervisar y valorar a los agentes de ventas; planear y organizar rutas, celebrar juntas de ventas, resolver los problemas de la distribucin fsica, marcar territorios de ventas, controlar las operaciones de las sucursales, coordinar las ventas con la publicidad, interpretar las normas e instrucciones de ventas, dar cuenta acerca de las operaciones de estas, establecer contactos con los agentes de ventas, supervisores y clientes sobre el terreno, delegar la autoridad y asignar responsabilidades, organizar promociones comerciales, realizar ascensos, cambios de empleo o terminaciones de contratos, proponer a la alta gerencia los cambios que se necesiten en las normas, prcticas y controlas de los productos y procedimientos. 14. Las funciones tcnicas son las actividades de los jefes tcnicos y auxiliares cuando proporcionan asistencia y consejo especializado a los ejecutivos de ventas en el desempeo de sus funciones administrativas. El asesoramiento lo proporciona por medio de la investigacin del mercado y de los estudios de distribucin. TIPOS DE CLIENTES
Clientes Actuales: Son aquellos (personas, empresas u organizaciones) que le hacen compras a la empresa de forma peridica o que lo hicieron en una fecha reciente. Este tipo de clientes es el que genera el volumen de ventas actual, por tanto, es la fuente de los ingresos que percibe la empresa en la actualidad y es la que le permite tener una determinada participacin en el mercado. Clientes Potenciales: Son aquellos (personas, empresas u organizaciones) que no le realizan compras a la empresa en la actualidad pero que son visualizados como posibles clientes en el futuro porque tienen la disposicin necesaria, el poder de compra y la autoridad para comprar. Este tipo de clientes es el que podra dar lugar a un determinado volumen de ventas en el futuro (a corto, mediano o largo plazo) y por tanto, se los puede considerar como la fuente de ingresos futuros. Esta primera clasificacin (que es bsica pero fundamental) ayuda al mercadlogo a planificar e implementar actividades con las que la empresa u organizacin pretender lograr dos objetivos que son de vital importancia: 1) Retener a los clientes actuales, 2) identificar a los clientes potenciales para convertirlos en clientes actuales. En este punto, cabe sealar que cada objetivo necesitar diferentes niveles de esfuerzo y distintas cantidades de recursos. Por tanto, y aunque parezca una

clasificacin demasiado obvia, se la puede considerar como decisiva para el xito de una empresa u organizacin, especialmente, cuando sta se encuentra en mercados de alta competencia.

Pasos para organizar la fuerza de ventas

La fuerza de ventas es todo aquel sistema de informacin que automatiza algunas funciones de ventas y de administracin, son las herramientas con las que se cuenta para llegar a los clientes potenciales.

Consiste en el anlisis, planeacin, implantacin y control de las actividades de la fuerza de ventas. Incluye establecer objetivos y disear estrategia para la fuerza de ventas; adems reclutar, seleccionar, entregar, supervisar y evaluar a los representantes de ventas de la firma.
Los pasos principales de la fuerza de ventas son:

1. Establecimiento de objetivos: Las compaas establecen diferentes objetivos para su fuerza de ventas. Los representantes de ventas ejecutan una o ms de las siguientes tareas para sus compaas: Bsqueda de prospectos: encuentran y atienden a clientes nuevos. Comunicacin: Comunican hbilmente informacin sobre los productos y servicios de la compaa. Ventas: Conocen el arte de vender, acercarse al comprador, presentar el producto, refutar Objeciones y cerrar la venta. Dar servicio: Les proporciona servicios a los clientes como asesora para resolver sus problemas, prestar asistencia tcnica, hacer arreglos financieros y acelerar la entrega. Recaban informacin: evalan la calidad del cliente y asignan productos durante periodos de escasez. 2. Diseo de la estrategia de la fuerza de ventas: una vez que la compaa haya establecido los objetivos de su fuerza de ventas, debe enfrentar cuestiones sobre su estrategia, estructura, tamao y compensacin 3. Estrategia de la fuerza de ventas: se debe precisas su estrategia en una comprensin del proceso de compra del cliente. Puede usar uno o ms de los cinco enfoques de contacto de venta con los clientes: Representante de ventas para el comprador: hablar con un prospecto o cliente en persona o por telfono. Representante de ventas para un grupo de compradores: hace una presentacin de ventas a un grupo de compradores.

Equipo de ventas para un grupo de compradores: un equipo de ventas hace una presentacin de ventas a un grupo de compradores. Ventas en conferencia: se organiza una reunin de asesores y especialistas de la empresa con uno o ms clientes, a fin de que discutan problemas y oportunidades mutuas. Ventas en seminario: un equipo organiza un seminario educativo para un grupo tcnico de una empresa cliente para que discutan los ltimos adelantos respecto al producto.

4. Estructura de la fuerza de ventas: la estrategia implica la estructuracin de la fuerza de ventas para que tenga eficacia mxima en el mercado. Estas pueden ser: Por territorios: a cada representante de ventas se le asigna un territorio exclusivo en el que representa la lnea completa de la firma. Por productos: el representante debe conocer sus productos. Est garantizada cuando los productos son numerosos, tcnicamente complejos o sin mucha relacin Por clientes: la ventaja es que la fuerza de ventas con el tiempo llega a conocer perfectamente las necesidades de cada cliente. Compleja: cuando una compaa vende una amplia variedad de productos a diversos clientes en un rea geogrfica amplia, a menudo combina varios tipos de estructura de la fuerza de ventas. Un representante de ventas puede entonces ser responsable ante uno o ms gerentes de lnea o de apoyo.

5. Magnitud de la fuerza de ventas: las representantes de ventas son uno de los activos ms productivos y costosos de la empresa. Al aumentar su nmero aumentarn las ventas y los costos. 6. Compensaciones para la fuerza de ventas: para atraer el nmero deseado de representantes de ventas, se debe desarrollar un plan atractivo de remuneracin. La compaa debe de determinar los componentes de la compensacin: Una cantidad fija Monto variable Gastos Beneficios marginales

7. Reclutamiento y seleccin de representantes de ventas: Importancia de la seleccin cuidadosa: el aspecto fundamental de la operacin exitosa de la fuerza de ventas es la seleccin de vendedores eficaces. La mala seleccin de vendedores tambin puede dar lugar a un movimiento laboral. Cualidades que debe reunir un bien representantes de ventas: correr riesgos y hacer innovaciones, sentido de misin realizndolas estableciendo las metas a

(corto, mediano y largo plano), interesados en resolver problemas en vez de culpar a alguien ms o evadir la situacin. Socios de sus clientes y su tarea es comunicarse con la gente, interpretar cada rechazo como informacin de la que aprender mientras que la gente mediocre personaliza el rechazo y usar el ensayo mental antes de cada venta. Procedimiento de reclutamiento: el departamento de personal busca aspirantes por diversos medios, incluyendo pedir nombres de los representantes actuales usar agencias de empleo, poner anuncios, entre otros. Procedimientos para la seleccin de aspirantes: pueden varias desde una sola entrevista informal hasta pruebas y entrevistas prolongadas no slo del aspirante sino tambin de su familia.

8. Capacitacin de los representantes de ventas: Los programas de capacitacin tienen varias metas: Conocer e identificarse con la compaa. Conocer los productos de la compaa. Conocer las caractersticas de los clientes y de los competidores. Saber cmo hacer presentaciones eficaces. Conocer los procedimientos y las responsabilidades de campo.

Principios del arte de ventas: unos de los principales objetivos de los programas de capacitacin es entrenar a los representantes en el arte de vender. En la mayora de los programas de capacitacin se considera que el proceso de venta est compuesto por varios pasos que el vendedor debe de dominar. Estos pasos son: Bsqueda y calificacin de prospectos: Identificar los prospectos. El vendedor debe acercarse a muchos prospectos para obtener unas cuantas ventas. Preparacin de la visita: deber establecer objetos de la visita, acercamiento, momento oportuno, estrategia global de ventas. Visita: el vendedor debe saber cmo saludar al cliente y logara que la relacin comience de forma positiva. Intervienen en esto la apariencia del vendedor. Las primeras palabras de la entrevista y los comentarios posteriores. Presentacin y demostracin: el vendedor describe las caractersticas del producto, pero se concentra en venderle los beneficios al cliente. El vendedor seguir la frmula AIDA de conseguir atencin, mantener inters, despertar el deseo y lograr la accin. Manejo de objeciones: los clientes casi siempre plantean objeciones durante la presentacin o cuando se les solicita un pedido. Su resistencia puede ser: 1. Psicolgica: incluye resistencia a la interferencia, preferencia por los hbitos establecidos, apata. Resistencia a abandonar algo. Asociaciones desagradables

acerca de la otra persona, tendencia a resistir la dominacin, ideas predeterminadas, aversin a tomar decisiones y actitud neurtica hacia el dinero. 2. Lgica: podra consistir en objeciones acerca del precio, entregas, o ciertas caractersticas del producto o de la compaa. 3. Cierre: el vendedor intenta ahora cerrar la venta. Los vendedores deben saber cmo reconocer las seales de cierre de parte del comprador, incluyendo acciones fsicas, declaraciones o comentarios, y preguntas. Los vendedores pueden usar una de entre varias tcnicas de cierre. El vendedor puede ofrecer al comprador incentivos especficos para cerrar la venta, como pueden ser un precio especial o una cantidad extra son costo. Seguimiento: este ltimo paso es necesario si el vendedor quiere asegurarse de la satisfaccin del cliente y repetir el negocio con ste. Inmediatamente despus del cierre, el vendedor deber terminar cualesquiera detalles necesarios sobre tiempo de entrega, condiciones de la compra y otras cuestiones.

Asignacin de tiempos y territorios

ESTABLECIMIENTO DEL TERRITORIO DE VENTAS
Una tarea importante en la administracin del tiempo y del territorio es la asignacin efectiva del personal de ventas a los territorios. En general, se considera que en un territorio de ventas es un rea geogrfica que contiene cuentas de clientes. Estas cuentas pueden consistir de clientes presentes y potenciales que se asignan a un vendedor particular. Al asignar los territorios de ventas se ayuda al gerente de ventas a emplear los esfuerzos y las oportunidades de ventas. El mercado total de la mayor parte de las empresas es por lo general demasiado grande para administrarse en forma eficaz, por lo que se establecen territorios para facilitar a los gerentes de ventas la tarea de dirigir, evaluar y controlar a la fuerza de ventas. Ya sea que una empresa establezca territorios de venta por primera vez, o que modifiquen los que ya existen, se aplica el primer procedimiento general: 1) seleccionar una unidad geogrfica de control, 2) hacer un anlisis de la cuenta, 3) desarrollar un anlisis de la carga de trabajo de un vendedor, 4) combinar las unidades geogrficas de control en territorios, 5) asignar personal de ventas a los territorios. 1. Seleccin de la unidad geogrfica de control: las unidades de tipo de mayor uso son los estados, las reas de los cdigos postales, las zonas metropolitanas y reas comerciales. 2. Analisis de cuentas: una ves

Razones para establecer territorios de ventas

Para mejorar la cobertura del mercado, para mantener los costos de venta al mnimo, para reforzar las relaciones con los clientes, para construir una fuerza de ventas ms eficaces, para evaluar mejor a la fuerza de ventas y para coordinar las ventas con otras funciones de comercializacin.

Bibliografa http://www.pymesymarketing.com/organizacion.aspx http://www.buenastareas.com/ensayos/Funciones-Del-Departamento-De-Ventas/23364.html http://www.promonegocios.net/clientes/tipos-clientes.html http://es.wikipedia.org/wiki/Fuerza_de_ventas http://html.rincondelvago.com/administracion-de-la-fuerza-de-ventas.html