Curso 3

Curso 3
Ciclo de gestin del voluntariado
2013 Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables 2013 Proyecto: Voluntariado juvenil y universitario
en estrategias de lucha contra la pobreza y apoyo al proceso de descentralizacin Investigacin y redaccin de contenidos: Julia Campos Guevara Juan Bernales Ramrez Diseo y diagramacin: Shinny Montes Llanos Los contenidos de esta publicacin pueden ser distribuidos, copiados y exhibidos por otras personas por cualquier medio, siempre y cuando se cite este documento como fuente y se respete las citas para el respectivo reconocimiento de los crditos.
El Proyecto: Voluntariado juvenil y universitario en estrategias de lucha contra la pobreza y apoyo al proceso de descentralizacin es una iniciativa de:
Contctenos en: Oficina Principal: Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables - Sede Central (Jr. Caman 616, Lima) Telfonos: (511) 4165200, anexos 9068 y 6018 Correo: voluntariado@mimp.gob.pe
Contenidos
Presentacin Introduccin al Curso 1: Ciclo de gestin del voluntariado Mdulo 1: Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria Matriz metodolgica Carpeta de contenidos bsicos Jornada nica: Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria para entender el ciclo de gestin del voluntariado Herramientas 05 07
11 12 31
32 44 59 60 81 82 141 173
Mdulo 2: El ciclo de gestin del voluntariado Matriz metodolgica Carpeta de contenidos bsicos Jornada nica: El ciclo de gestin del voluntariado, sus fases y las herramientas necesarias para implementarlo Herramientas Anexos
Presentacin
El curso Ciclo de gestin del voluntariado es el tercero de cuatro cursos que forman parte del Paquete de herramientas formativas para el diseo y la implementacin de programas e iniciativas de voluntariado, realizados por el Proyecto Soy Voluntari@: Voluntariado juvenil y universitario en estrategias de lucha contra la pobreza y apoyo al proceso de descentralizacin. Dicho paquete de herramientas formativas incluye los siguientes cursos: Curso 1: Formacin bsica en voluntariado Dirigido a voluntarias, voluntarios y a las personas que deseen serlo, este curso muestra y ampla las claves y bases desde las cuales se realiza la accin voluntaria, adems de brindar una visin general del voluntariado con el objetivo de fortalecer las capacidades y habilidades necesarias para la intervencin social con colectivos vulnerables. Curso 2: Diseo e implementacin de programas de voluntariado Como el voluntariado para el desarrollo precisa contar con una estructura y una coordinacin adecuadas para articular las diferentes iniciativas y esfuerzos, este curso brinda los conocimientos y las herramientas necesarias para disear e implementar programas de voluntariado. Curso 3: Ciclo de gestin del voluntariado Una correcta gestin del voluntariado permite a las voluntarias y voluntarios contar con las condiciones mnimas para el ejercicio de sus labores. Adems, permite la articulacin de recursos (humanos, logsticos y econmicos) para alcanzar los objetivos programticos. Curso 4: Estrategias para el fomento del voluntariado Este curso busca involucrar a nuevos actores, promoviendo el nuevo paradigma de voluntariado, consistente en buscar el desarrollo de la sociedad partiendo del ejercicio de la ciudadana y del empoderamiento de voluntarias, voluntarios y de las poblaciones que se benefician con sus aportes. Estos cursos pueden ser impartidos por separado, para objetivos y pblicos especficos, o juntos como parte de un gran programa de capacitacin en materia de voluntariado. Al estar integrados por mdulos, estos pueden utilizarse por separado y ser adicionados a cualquiera de los cursos para complementar la malla curricular. Adems de su estructura modular, estos cursos han sido diseados de tal manera que funcionan tanto independientes unos de otros como en conjunto. En el caso de que se requiera dictar todo el paquete formativo dentro de un programa de voluntariado, los organizadores y los facilitadores vern que las partes finales de cada curso abordan temas que, en el curso siguiente, son trabajados a profundidad; por tal motivo, no es necesario dictar todos los mdulos de todos los cursos, debiendo ser seleccionados segn el nfasis que se requiera dar a ciertos temas. Este paquete de herramientas formativas incluye, adems, un manual de uso y otros recursos para que puedan ser aplicados por los facilitadores durante el dictado de los cursos. Estos cursos han sido trabajados en el marco de uno de los principales objetivos del Proyecto, el cual consiste en crear, implementar y difundir herramientas formativas y de difusin de conocimiento, las cuales faciliten el proceso de institucionalizacin del voluntariado peruano, con nfasis en voluntariado juvenil y universitario, fortaleciendo las capacidades de diversos actores estratgicos para el diseo de programas, el fomento y la movilizacin del voluntariado y la formacin bsica de voluntarias y voluntarios.
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Estos actores estratgicos (todas las instituciones que gestionan o que potencialmente podran gestionar accin voluntaria: las instancias del Estado y los programas de desarrollo social, los Gobiernos Regionales, las universidades, organizaciones juveniles, ONG y organizaciones de voluntariado, entre otras) participaron en los talleres de recojo de informacin (junio de 2012) y de validacin metodolgica tanto en Lima (noviembre de 2012) como en diversas regiones del pas (Ica, Piura, La Libertad y Ayacucho, setiembre y octubre de 2012). En dichos talleres, se busc recoge las experiencias y los conocimientos de las y los participantes, as como explorar la pertinencia de las dinmicas, sus actividades y duracin. El Proyecto Soy Voluntari@ es implementado en el Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables (MIMP) en el marco de un convenio de cooperacin internacional con el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), con el apoyo del programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (UNV) y la Agencia Espaola de Cooperacin Internacional para el Desarrollo (AECID).
Equipo del proyecto Soy Voluntari@: Jessica Oliveira Bardales (Directora Nacional 2013), Licely Ruiz-Caro Salas (Directora Nacional 2012), Percy Muoz Jaime (Coordinador Nacional 2013), Evelyn Buenao Ramrez (Coordinadora Nacional 2012), Daniel greda Snchez, Laly Galvn Vsquez, Jennifer Isla Tantalen, Susan Bernuy Arenas, Mara Anglica Robles Crdova, Deysi Flores Vigo, Nelson Yupanqui Gmez, Narciso Gmez Pillaca, Pedro Daniel Len Estrada y Rolando Valdivia Rucoba. Agradecemos la participacin de las siguientes instituciones en los talleres relacionados con la realizacin de este curso: Ministerio de la Mujer y Poblaciones Vulnerables, Ministerio de Salud, Ministerio del Ambiente, INABIF, Programa de Voluntariado de la Municipalidad Metropolitana de Lima: Soy Lima, Municipalidad de Pueblo Libre, Universidad Ricardo Palma, Universidad del Pacfico, Pontificia Universidad Catlica del Per, Universidad Agraria La Molina, Red Interquorum, Brigada de Voluntarios Bolivarianos del Per, Federacin Internacional Cruz Roja y la Media Luna Roja, TECHO, Jvenes por la Educacin, Unin Nacional de Estudiantes Catlicos, Fundacin Telefnica, SENAJU, Cedro, Direccin de Salud Lima Sur, Instituto Bartolom de Las Casas, y a los Gobiernos Regionales de Tumbes, Piura, Ica, Ayacucho, Junn, La Libertad y Lima Metropolitana.
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Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado
Introduccin al Curso 3: Ciclo de gestin del voluntariado
El presente curso, Ciclo de gestin del voluntariado busca brindar los elementos tericos y prcticos bsicos para la correcta y eficaz gestin de los recursos humanos relacionados con proyectos y programas de voluntariado. El curso Ciclo de gestin del voluntariado consta de los siguientes mdulos: 1. Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria. Ofrece nociones bsicas sobre voluntariado, muchas de ellas abordadas plenamente en los dos primeros cursos de este paquete, (especialmente en el curso Ciclo de gestin del voluntariado), haciendo nfasis en aquellas que son pertinentes para la gestin del ciclo de voluntariado. 2. Ciclo de gestin del personal voluntario. Presenta todas las fases de la relacin existente entre las voluntarias y los voluntarios con las personas, instituciones u organizaciones encargadas de la implementacin de un proyecto o programa de voluntariado, sealando las particularidades del voluntariado en materia de gestin de los recursos humanos. Cada mdulo tiene la siguiente estructura: Matriz metodolgica. Dividida en mdulos y sesiones, explica la metodologa a ser empleada e incluye las actividades, los recursos y la duracin recomendada por cada sesin. Carpeta de contenidos bsicos para el equipo facilitador del curso. Incluye el perfil de entrada y salida de la o el participante, los objetivos del curso y toda la parte terica del mismo. Cuaderno de contenidos claves. Incluye un resumen de los contenidos bsicos y diversas ideas fuerzas que pueden ser tiles para las y los facilitadores. Herramientas. Estas incluyen todos los documentos que respaldan o apoyan la realizacin de las dinmicas propuestas en la parte metodolgica (jornada). Algunas de estas herramientas no son incluidas en el presente documento por tratarse de documentos en Power Point (PPT). Precisamente, a cada curso corresponde una serie de PPT que incluyen tanto documentos de apoyo para la exposicin de las y los facilitadores a las y los participantes durante las sesiones, como las herramientas correspondientes segn sea indicado a lo largo del desarrollo de la jornada. Sobre el ciclo de gestin del voluntariado y el presente curso El ciclo de gestin del voluntariado permite tener una visin integral de todas las fases de colaboracin entre la persona voluntaria y la organizacin. De esta forma, la gestin del voluntariado no se centra solo en reas concretas o programas, como por ejemplo la captacin o la formacin, sino que se realiza de forma transversal teniendo en cuenta al voluntario y la voluntaria junto a su relacin con la entidad, de principio a fin.
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Es as que este curso fue diseado para ser facilitado por una persona con experiencia en capacitacin, que est familiarizada con temas de voluntariado y con la adecuada gestin de los programas de voluntariado, recordando siempre que este es un medio de integracin y transformacin para la sociedad en su conjunto, es decir para quien es voluntario y para quienes son beneficiarios de un programa de voluntariado, incluyendo adems a las organizaciones e instituciones que gestionan o facilitan la labor voluntaria. Es por esto que este curso debe ser aprovechado como un medio para alcanzar el desarrollo social con justicia, inclusin, respeto por la diversidad e igualdad de oportunidades. Para la capacitacin en este curso se han utilizado varios ejemplos y casos prcticos, con el fin de que los y las participantes logren identificar claramente los conceptos, caractersticas y tendencias involucradas en la gestin de las voluntarias y los voluntarios. Objetivos del curso Brindar informacin sobre el concepto de gestin del voluntariado, su importancia y su ciclo de gestin, con el fin de capacitar a las personas responsables de llevar a cabo dicho proceso en potenciales programas de voluntariado. Entrenar a los y las participantes en el diseo del ciclo de gestin, as como en el diseo y uso de las herramientas de gestin tiles y pertinentes para un programa de voluntariado. Perfil de entrada y salida de los y las participantes
Perfil de entrada El o la participante de este curso es aquel o aquella profesional o tcnico(a) que labora en mbitos relacionados con la gestin de talento humano (aunque no necesariamente en voluntariado). Esta persona debe cumplir con los siguientes requisitos: Conocer el ciclo de gestin de talento humano. Tener inters en la gestin del talento humano de voluntarias y voluntarios. Perfil de salida Profesional o tcnico(a) que labora en mbitos relacionados con la gestin de talento humano, con conocimientos y competencias para el desarrollo de un marco institucional en el que se incorpore el ciclo de gestin del voluntariado sobre la base de las tendencias actuales.
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Competencias a desarrollar en el presente curso

Mdulo 1 Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria Conoce los diferentes conceptos, caractersticas y la relevancia de la accin voluntaria; segn el gobierno nacional, los sistemas internacionales y otros organismos pertinentes. Conoce la importancia del voluntariado para el desarrollo humano. Conoce los principales enfoques de la accin voluntaria. Conoce las consideraciones generales de la accin voluntaria referidas al marco institucional. Competencias actitudinales Valora la importancia del voluntariado, y su institucionalizacin en la transformacin del pas. Se reconoce como agente de cambio para su localidad y regin. Asume la importancia de la gestin efectiva del voluntariado. Acepta la importancia de las fases del ciclo de gestin del voluntariado. Mdulo 2 El ciclo de gestin del voluntariado
Conoce el concepto de gestin del voluntariado y su importancia. Conoce las distintas fases del ciclo de gestin del voluntariado.
Competencias conceptuales
Competencias procedimentales
Construye, en grupo, su propio concepto de voluntariado y de voluntario o voluntaria. Construye, en grupo, su propia definicin de aquellas razones por las que el voluntariado es una propuesta importante para su regin o localidad.
Aplica el procedimiento del ciclo de gestin del voluntariado en el diseo e implementacin de programas de voluntariado.
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Curso 3
Mdulo 1
Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria
Curso 3
Mdulo 1
SESIN 0: Recepcin de participantes
Objetivos: Recibir a los y las participantes, motivndolos a firmar la lista de asistencia. Brindar a los y las participantes el paquete informativo con los documentos referenciales y las herramientas necesarias para el desarrollo del presente mdulo. Actividad Recepcin de participantes Objetivo(s) Recibir a los y las participantes. Brindar paquetes informativos. Metodologa Una persona designada recibe a los y las participantes, invitndolos a llenar la lista de asistencia, al mismo tiempo que les brinda el paquete informativo para su utilizacin con el presente mdulo. Motivar a los y las participantes a llenar la ficha de inscripcin.
SESIN 1:
Introduccin Objetivos: Dar la bienvenida a los participantes. Presentacin de los y las participantes, y formacin de grupos de trabajo. Presentar el taller que implementar el curso, sus objetivos y estructura. Trabajar las reglas de convivencia. Presentar el mdulo 1 y sus objetivos.
Actividad Bienvenida al curso
Objetivo(s) Brindar la bienvenida a los y las participantes, e informacin bsica sobre el curso. Indagar sobre los conocimientos previos de los participantes sobre el tema del curso. Animacin. Romper el hielo.
Metodologa Una persona designada del equipo facilitador, o todos sus miembros, dan la bienvenida a los participantes. Se brinda una breve descripcin del curso.
Evaluacin de entrada
Cada participante desarrolla la evaluacin de entrada correspondiente al curso.
Dinmica Mar adentro, mar afuera 1
Los y las participantes se ponen de pie, formando un crculo o una fila, segn el espacio que se tenga y el nmero de participantes. A los pies de ellos se marca una lnea (hecha preferentemente con tiza) que representa la orilla del mar. Los y las participantes se colocan detrs de la lnea. Cuando la persona facilitadora de la voz de mar adentro, todos dan un salto hacia delante sobre la raya. A la voz de mar afuera todos dan un salto hacia atrsde la raya. Debe de hacerse de forma rpida. Las personas que se equivocan van saliendo del juego.
1 Vargas, Laura y Graciela Bustillos. Tcnicas participativas para la educacin popular Tomo I. Tarea Alforja. Lima, Per. Julio, 2008. Pgina 50. 2 Si no se contara con una tiza para marcar la lnea, o no se pudiera hacer una marca en el piso, se puede utilizar un pabilo, una pita, etc.
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MATRIZ METODOLGICA
Recursos Lista de asistencia (Herramienta 1.1). Lapicero. Paquete informativo. Ficha de inscripcin (Herramienta 1.2).
Tiempo
Temas a trabajar: Generalidades y objetivos del Curso Diseo e implementacin de programas de voluntariado. Generalidades y objetivos del mdulo 1.
Recursos Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 con la presentacin del curso y sus objetivos(2 diapositiva). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2 Papelgrafos con la misma informacin. (PPT-1). Herramienta 1.3: Evaluacin de entrada.
Tiempo 10
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Mdulo 1
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Actividad Dinmica Presentacin por parejas 3
Objetivo(s) Presentacin de participantes. Animacin.
Metodologa Los facilitadores motivan a los participantes a buscar un(a) compaero(a) que conozca menos y formar as una pareja. Cada participante intercambia con su pareja la siguiente informacin: su nombre, su procedencia, su trabajo, sus expectativas por el curso y algn dato personal. En plenaria, cada participante presenta a su pareja (un minuto por pareja). Para terminar, cada participante escribe su nombre en un papel o un sticker y se lo coloca en la ropa (utilizando cinta adhesiva o un imperdible) Utilizando papelgrafos escritos o proyectando un documento, el equipo facilitador presenta los objetivos generales del curso y del Mdulo 1.
Presentacin Objetivos del Curso y del Mdulo 1
Presentar los objetivos generales del curso y los objetivos generales del Mdulo 1.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 47. Dinmica Las lanchas 4 Conformacin de grupos de trabajo para el presente curso. Animacin. El equipo facilitador decide con cuntos grupos trabajar durante el presente curso. Para conformar estos grupos realizar lo siguiente: Los participantes se ponen de pie. Entonces, la persona facilitadora cuenta la siguiente historia: Estamos navegando en un enorme buque, pero vino una tormenta que est hundiendo el barco. Para salvarnos, tenemos que subirnos a una lanchas salvavidas. Pero en cada una slo pueden entrar 3 personas formen sus lanchas! Los participantes tienen grupos en los que est el nmero exacto de personas que puedan entrar en la lancha. Si tienen ms o menos personas entonces hundida la lancha. Luego, la persona facilitadora dice: Ahora tenemos que subirnos a lanchas en las que pueden entrar 7 personas Los grupos que tienen ms o menos personas se declaran hundidos. Luego, la persona facilitadora vuelve a decir: Ahora tenemos que subirnos a lanchas en las que puedas entrar 5 personas (si el nmero de participantes es mximo 20) (si el nmero de participantes est entre 21 y 30 se propone formar lanchas en las que entren 6 personas. Los grupos que se formen sern los grupos de trabajo para todo el mdulo 1. Los participantes hundidos se distribuyen entre los grupos conformados. Motivar a los participantes a ponerle un nombre a su grupo (por consenso). Estos sern los grupos con los que el equipo facilitador trabajar a los largo del mdulo cuando se implementen las actividades grupales.
3 Vargas, Laura y Graciela Bustillos. dem. Pgina 12. 4 dem. Pgina 32.
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Recursos Stickers (tipo etiqueta). Pedazos de papel bond (del mismo tamao que un sticker tipo etiqueta). Plumones delgados (para escribir los nombres). Masking tape o imperdibles chicos.
Tiempo 15
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 con los objetivos delmdulo 1 (3 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 3papelgrafos con la misma informacin. (PPT-1).
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Mdulo 1
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Actividad
Objetivo(s)
Metodologa
Para tomar en cuenta: Es muy probable que los y las participantes del presente curso provengan de distintos tipo de entidades (empresas comerciales, entidades gubernamentales, organismos no gubernamentales, asociaciones de voluntarios, parroquias, grupos universitarios, grupos escolares, etc.) y estn en el curso con el fin de aprender cmo planificar e implementar un ciclo de gestin del voluntariado para un programa de voluntariado, para el cual laborarn. La finalidad de la formacin de los grupos es que cada grupo trabaje, a lo largo del curso, una propuesta de gestin de ciclo del voluntariado. Como los y las participantes provienen de distintas canteras lo ms estratgico es que, tras conversar, por consenso decidan con qu programa de voluntariado se trabajar para desarrollarle su ciclo de gestin. De preferencia se tendr que elegir un programa y entidad que represente a la mayora de los miembros del grupo. Los miembros del grupo que no se sientan tan representados con el programa y entidad elegidos para su grupo podrn contar con el apoyo del equipo facilitador y de los y las participantes para, durante algunos minutos de conversacin, recibir algunas guas sobre cmo adaptar las propuestas del grupos a sus casos especficos.
Reglas de convivencia
Proponer reglas bsica de convivencia, consensuadas.
El equipo facilitador motivar a los participantes a proponer reglas de convivencia. Para ello utilizar la tcnica de mano alzada, a modo de lluvia de ideas. El equipo facilitador recibe y resume las reglas propuestas, escribiendo en un papelgrafo las que cuentan con consenso general. El papelgrafo con las reglas de convivencia consensuadas se coloca en una parte visible del lugar, y motivar a los participantes a respetarlas.
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Recursos
Tiempo
Papelgrafo. Plumones gruesos. Masking tape.
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Mdulo 1
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SESIN 2:
Definiciones y caractersticas de la accin voluntaria y de los voluntarios y las voluntarias Objetivos: Brindar informacin sobre las definiciones, caractersticas e importancia de la accin voluntaria, y de los voluntarios y las voluntarias, oficializadas por el Gobierno Peruano, Las Naciones Unidas y otras entidades pertinentes. Brindar informacin bsica sobre la gestin del voluntariado, su importancia, las polticas de gestin y el rol del responsable en la gestin.
Actividad Dinmica Es voluntariado?
Objetivo(s) Rescatar las percepciones de los participantes sobre lo que es el voluntariado y qu es una persona voluntaria.
Metodologa Los participantes se colocan de pie, al centro del espacio del taller; mientras, hacia un lado del mismo, se coloca sobre la pared un cartel rotulado S es voluntariado y otro cartel rotulado No es voluntariado en la pared contraria. La persona que facilita lee el primer caso escrito en la herramienta 1.4 (Es voluntariado? - Casos). Despus de leerlo pregunta Este caso, Es voluntariado o no lo es?. Cada participante se colocar debajo de uno de los dos carteles segn decida si el caso ledo es voluntariado o no lo es. Los participantes que no se decidan por una respuesta permanecern parados al centro. Luego, la persona que facilita preguntar a los que eligieron cada cartel, o a los que decidieron quedarse al centro, sobre las razones por las que eligieron su respuesta, apuntando en papelgrafos las razones explicadas. Deber tener cuidado de no corregir aquellas razones que le parezcan erradas, tampoco debe propiciar el debate. Se vuelve a repetir la dinmica con el segundo caso del Anexo 5 y as sucesivamente hasta trabajar todos los casos. Esta dinmica es solo para recoger percepciones y conocimientos previos que utilizar luego durante la explicacin sobre el voluntariado. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la naturaleza, las definiciones ms significativas sobre voluntariado y las caractersticas de la persona voluntaria Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin
Presentacin Voluntariado y la persona voluntaria
Brindar informacin sobre la naturaleza de la accin voluntaria y las principales caractersticas de la persona voluntaria.
Informacin clave en Cuaderno de Informacin clave, pgina 47. Trabajo en grupo Por qu querra ser voluntario/ voluntaria? Rescatar de los participantes sus percepciones sobre las motivaciones que los impulsaran a ser voluntarios o voluntarias. Se trabaja con los grupos conformados en la seccin 1. Cada grupo escribe en un papelgrafo los motivos principales por los cules sus miembros querran ser voluntarios o voluntarias. Para ello, se brinda 10 minutos para que los integrantes de cada grupo conversen y lleguen a respuestas consensuadas. Despus de 10 minutos, cada grupo dispone de 3 a 5 minutos para exponer en plenaria sus razones. La persona facilitadora valida cada respuesta con los participantes y agrupa las razones que guarden parecido. Luego, la persona facilitadora utilizar estas respuestas consensuadas como punto de partida para la explicacin de las motivaciones del voluntariado. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la importancia de la accin voluntaria. El punto de partida para brindar la informacin ser las respuestas consensuadas del trabajo en grupo anterior. Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Presentacin Importancia de la accin voluntaria
Brindar informacin sobre la importancia de la accin voluntaria.
Informacin clave en Cuaderno de Informacin clave, pgina 48.
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Temas a trabajar: Definiciones de voluntariado y de la persona voluntaria. Principales caractersticas del voluntariado. Tipologa del voluntariado. Institucionalizacin del voluntariado. Gestin del voluntariado: importancia y polticas de gestin. El rol de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado. Recursos Cartel rotulado S es voluntariado. Cartel rotulado No es voluntariado. Herramienta 1.4: Es voluntariado? Casos. Tiempo 20
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 con las definiciones de voluntariado y caractersticas de la persona voluntaria (3 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 3papelgrafos con la misma informacin(PPT-1).
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Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.
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Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1con la importancia del voluntariado (2diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2papelgrafos con la misma informacin (PPT-1).
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Mdulo 1
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Actividad
Objetivo(s)
Metodologa REFRIGERIO
Trabajo grupal Por qu sera importante una ley para el voluntariado?
Rescatar las percepciones de los y las participantes sobre la importancia de la institucionalizacin del voluntariado.
Se trabaja con los grupos conformados para el mdulo 2. A cada grupo se le entrega un papelgrafo y un plumn grueso. La persona facilitadora solicita a los miembros de cada grupo responder a la siguiente pregunta: Por qu creen que sera importante una ley para el voluntariado en el pas?. Se brinda 10 minutos para que los miembros de cada grupo conversen entre ellos y, por consenso, escriban hasta 3 razones importantes por las que creen que sera importante una ley para el voluntariado en el pas. Pasados los 10 minutos empieza la plenaria: Cada grupo, a travs de un vocero, explica sus razones al resto de los y las participantes. La persona que facilita agrupar las razones en un papelgrafo aparte. Se brinda dos minutos, despus de la intervencin de cada grupo, para que el resto de participantes elabora preguntas, si hubiera. Al final, la persona que facilita rescata las razones que ms se relacionan con el tema de la institucionalizacin, y dar paso a la explicacin de este tema. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo las ideas fuerza, la persona facilitadora explica: o La importancia de la institucionalizacin del voluntariado o Una breve historia de la institucionalizacin del voluntariado en el Per y las prximas etapas a cubrir. o Los derechos y deberes de las personas voluntarias en el Per, segn la Ley Nacional de Voluntariado. Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Presentacin La institucionalizacin del voluntariado en el Per
Brindar informacin sobre la institucionalizacin del voluntariado en el Per.
Informacin clave en Cuaderno de Informacin clave, pgina 48. Trabajo en grupo Nuestros aportes sobre los derechos y deberes de las personas voluntarias Rescatar opiniones y sugerencias sobre los derechos y deberes de las personas voluntarias contemplado en el Reglamento de la Ley Nacional de Voluntariado (Ley N28238). Se trabaja con los grupos conformados para el Mdulo 2 Se entrega, a cada grupo, una hoja sealando los derechos y deberes de la persona voluntaria segn el Reglamento la Ley N28238 (Herramienta 1.5). Cada grupo contar para leer la herramienta y discutir sobre la pertinencia de esos derechos y deberes de la persona voluntaria con respecto a la entidad y programa de voluntariado que el grupo ha tomado como su caso. Si los miembros del grupo, por consenso, creen que hay que suprimir algunos derechos y deberes, escribir solo los derechos y deberes que crean deben permanecer, en sendos papelgrafos para los derechos y para los deberes). Luego, si creen que hay que aadir determinados derechos y deberes, los escriben en los mismos papelgrafos. Cada grupo contar con 20 minutos para esta tarea al trmino de los cuales se pasar a plenaria donde cada grupo contar con 5 minutos para presentar ambos papelgrafos, explicando sus razones para mantener, quitar y/o reemplazar derechos y deberes para su entidad. Luego de la presentacin de cada grupo, el resto de participantes tendr un par de minutos para opinar y sugerir cambios. La persona facilitadora recalca que los derechos y deberes propuestos en la Ley N28238 no son exhaustivos, sino que cada organizacin debera definir, a partir de los derechos y deberes bsicos que deben cumplirse, sus propios derechos y deberes, determinados por la lnea que cada entidad tenga. En ningn caso se puede disminuir los derechos bsicos pero s se puede incluir ms, as como tambin se puede establecer ms especficamente los deberes, de acuerdo a la labor que los voluntarios realizan especficamente en cada entidad.
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Recursos
Tiempo 15
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Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 con informacin sobre la institucionalizacin del voluntariado en el Per (5 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 5 papelgrafos con la informacin bsica (PPT-1).
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Papelgrafos con las preguntas escritas. Herramienta 1.5: Cuadro sobre derechos y deberes, segn Ley 28238. Papelgrafos en blanco. Plumones gruesos. Masking tape.
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Mdulo 1
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Actividad Trabajo grupal Zapatos perdidos 5
Objetivo(s) Analizar la importancia de la organizacin.
Metodologa La persona facilitadora conforman dos grupos de participantes, pidindoles que se quiten los zapatos (zapatillas, sayonaras, botines, zapatos, etc.) y los pongan dentro un respectivo costal. Luego, amarra bien el costal. Se indica que se cuenta con 3 minutos para esta dinmica y que gana el equipo cuyos miembros logren ponerse primero sus zapatos. Se da la seal de arranque. Quien coordina puede presionar con el tiempo, acortndolo o alargndolo. Despus del tiempo dispuesto se suspende la dinmica y se evala lo logrado por cada equipo. Si no hubo ningn nivel de organizacin, se dan un par de minutos para que cada grupo converse entre s y ver cmo podran organizarse mejor. Se repite de nuevo la dinmica, detenindose a los 3 minutos. Luego se pasa a una reflexin en plenaria, partiendo de que cada grupo cuente cmo se sinti y qu sucedi. La persona facilitadora debe motivar a que se cuente cmo se desarrollo la dinmica y qu cambios hubo de la primera a la segunda vez. Se recomienda que la persona facilitadora apunte las experiencias de forma resumida, para que, partiendo de ellas, se tengan elementos o ejemplos para la reflexin. Se resaltan los aspectos centrales que tienen que ver con la organizacin, la que favorecieron o no, y el trabajo colectivo. Relacionar estos elementos con la realidad de los y las participantes. Se trabaja con los grupos conformados en la seccin 1. El equipo facilitador entrega a cada grupo un papelgrafo, plumones gruesos y revistas usadas. La persona facilitadora menciona la tarea a realizar por cada grupo: Realizar un collage que muestre lo que es la gestin del voluntariado. Para ello pueden utilizar imgenes de las revistas entregadas y los plumones gruesos. Pueden colocar frases o ttulos. Despus de 20-25 minutos, cada grupo deja de trabajar y coloca su papelgrafo en la pared. Cada grupo recorrer el espacio del taller analizando cada papelgrafo. Para ello contar con 5 minutos por cuadro. Al costado de cada cuadro habr otro papelgrafo donde cada grupo colocar sus comentarios con respecto a la representacin de la gestin del voluntariado. Luego, en plenaria, el equipo facilitador resumen las ideas o propuestas que mejor se ajustan al concepto de gestin del voluntariado, incluyendo los comentarios ms pertinentes. ALMUERZO
Trabajo en grupo Museo de la gestin del voluntariado
Rescatar de los y las participantes sus conocimientos o percepciones sobre lo que es la gestin del voluntariado para, a partir de esto, trabajar la definicin de gestin del voluntariado.
Presentacin La gestin del voluntariado
Brindar informacin sobre la accin del voluntario, su importancia, y las polticas de gestin del voluntariado.
Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la naturaleza, las definiciones ms significativas sobre voluntariado y las caractersticas de la persona voluntaria Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Informacin clave: en Cuaderno de Informacin clave, pgina 49.
5 Vargas Vargas, Laura y Graciela Bustillos de Nez. dem. Pgs. 242-245.
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Recursos Dos sacos o costales de material resistente (preferible hechos de tela). Segunda opcin: dos cajas que se puedan cerrar. 10
Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape. Revistas usadas, diversas.
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60 Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 con las definiciones de voluntariado y caractersticas de la persona voluntaria (3 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 3 papelgrafos con la misma informacin (PPT-1). 20
Mdulo 1
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Actividad Trabajo grupal Responsabilidades y habilidades de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado
Objetivo(s) Rescatar de los y las participantes sus conocimientos o percepciones sobre las responsabilidades y habilidades de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado.
Metodologa Se trabaja con los grupos conformados en la seccin 1. El equipo facilitador entrega a cada grupo dospapelgrafos, y plumones gruesos.Un papelgrafo se titula Responsabilidades y el otro Habilidades La persona facilitadora menciona la tarea a realizar por cada grupo: En el primer papelgrafo los miembros de cada grupo escriben las que creen deben ser las responsabilidades de la persona que coordina la gestin del voluntariado; mientras que en el segundo papelgrafo se escriben las que creen deben ser las habilidades que debe tener la misma persona. Se brinda 15 minutos para completar los dos papelgrafos. Luego de los 15 minutos se detiene el trabajo grupal y se pasa a plenaria. En esta, cada grupo contar con 5 minutos para explicar sus propuestas. Luego de la presentacin de cada grupo se brinda 5 minutos para que el resto de participantes pregunta, opine y brinde sugerencias. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la naturaleza e importancia de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado, sus responsabilidades, funciones y habilidades. Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Presentacin El rol de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado
Brindar informacin sobre la persona coordinadora de la gestin del voluntariado, sus responsabilidades, funciones y habilidades.
Informacin clave: en Cuaderno de Informacin clave, pgina 50. Trabajo grupal Organizacin de la responsabilidad de la gestin del voluntariado Rescatar de los y las participantes sus opiniones sobre las ventajas y desventajas sobre algunos tpicos en la coordinacin de la gestin del voluntariado. Se trabaja con los grupos conformados en la seccin 1. El equipo facilitador entrega a cada grupo un papelgrafo, el cual tiene preparado el siguiente cuadro 6. Temas que hay que valorar La persona responsable es voluntaria La persona responsable es remunerada Se ha constituido un rea o departamento de voluntariado La responsabilidad se asume desde la direccin/ coordinacin de la entidad Otros: Como el cuadro lo indica, los miembros de cada grupo conversarn y por consenso colocarn las ventajas y desventajas de cada Tema que hay que valorar. Contarn con 20-25 minutos para rellenar el cuadro con sus propuestas. Los miembros de cada grupo siempre tendrn en mente que el programa de voluntariado que estn trabajando, el cual fue definido en la seccin 1 de este mdulo. Despus del tiempo brindado se pasa a plenaria en donde cada grupo contar con 5-7 minutos para explicar su cuadro. Luego de la presentacin de cada grupo se brindar un tiempo prudencial para que el resto de participantes pregunte, opine y de sugerencias. REFRIGERIO
6 Tomado de: Observatorio del Tercer Sector. Manual de Gestin del Voluntariado. Obra Social - Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 45.
Ventajas
Inconvenientes
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Recursos Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape. 30
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-1 sobre el rol de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado (2 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2papelgrafos con la misma informacin (PPT-1).
15
30
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Mdulo 1
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SESIN 3:
Cierre del Mdulo 1 Objetivos: Elaborar una definicin consensuada de voluntariado (o accin voluntaria) y de persona voluntaria. Proponer la naturaleza de la coordinacin de la gestin del voluntariado para determinados programas. Presentacin de casos exitosos en la gestin del voluntariado. Evaluar el mdulo.
Actividad Trabajo grupal Nuestra definicin de voluntariado y qu caractersticas debe tener la persona voluntaria
Objetivo(s) Consensuar una propia definicin de voluntariado, con caractersticas definidas, que parte de y complemente la definicin oficial.
Metodologa Se trabaja con los grupos conformados al inicio del mdulo. A cada grupo se le reparte un papelgrafo y un plumn grueso. Se propone que cada grupo, a raz de lo trabajado en el mdulo, proponga una definicin propia- de lo que sera el voluntariado y las caractersticas (2 3) propias de una persona voluntaria. Se brinda 15 minutos para que los miembros de cada grupo conversen entre ellos y escriban sus propuestas consensuadas. En plenaria, cada grupo expondr su definicin y caractersticas, dejando tiempo para opiniones y sugerencias del resto de participantes. La persona facilitadora anotar los principales aportes de cada grupo y al final de la plenaria, y tomando esos aportes, motivar a los participantes a redactar una definicin de voluntariado propia de ese curso, as como definir 3 caractersticas propias de la persona voluntaria. Se escriben la definicin y caractersticas en un papelgrafo el cual se colocar en una de las paredes del espacio designado para el taller. Se trabaja con los grupos conformados al inicio del mdulo. A partir del cuadro trabajado en el ltimo trabajo grupal de la seccin anterior (Trabajo grupal Organizacin de la responsabilidad de la gestin del voluntariado), y tomando en cuenta las ventajas y desventajas escritas, los miembros determinarn qu es mejor para su programa de voluntariado: o Si la persona responsable de la coordinacin de la gestin del voluntariado debe ser voluntaria o remunerada. o Si debe designarse un rea o departamento especial para el voluntariado. o Si la persona responsable de la gestin del voluntariado tiene que ser una que est en la direccin o coordinacin de la entidad o tiene que ser una persona ajena a esas reas. Cada grupo dispondr de 15 minutos escribir sus propuestas en un papelgrafo, despus de conversar y llegar a consensos. Luego de los 20 minutos se pasa a plenaria donde cada grupo contar con 5-7 minutos mximo para explicar sus propuestas con respecto a su programa de voluntariado. Luego de la presentacin de cada grupo, el resto de participantes contar con algunos minutos para poder opinan y dar sugerencias sobre si lo expuesto por el grupo es conveniente o no, para su programa de voluntariado. Utilizando videos o un documento proyectado, la persona facilitadora presente 2 3 casos exitosos de gestin del voluntariado. Para cubrir todas las posibilidades, se procurar que los casos presentados pertenezcan a entidades de distintas caractersticas: una ONG, una entidad gubernamental, una empresa, una asociacin religiosa, una universidad, etc.
Trabajo grupal Qu tipo de coordinacin queremos para nuestro voluntariado
Consensuar un tipo de coordinacin de la gestin del voluntariado para los programas de voluntariados que se estn trabajando en el presente curso.
Presentacin Casos exitosos en la gestin del voluntariado
Presentar programas cuya gestin del voluntariado haya resultado exitosa, lo que facilitar la identificacin de los y las participantes con este proceso.
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Temas a trabajar: Definiciones de voluntariado y de la persona voluntaria. Naturaleza de la coordinacin de la gestin del voluntariado. Casos exitosos en la gestin del voluntariado. Evaluacin del mdulo.
Recursos Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.
Tiempo 25
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Herramientas 1.6: videos de casos exitosos, o Herramienta 1.7: presentacin de casos exitosos (en diapositiva de PPT).
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Mdulo 1
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Actividad Evaluacin del Mdulo 1.
Objetivo(s) Evaluar: - la seleccin y estructuracin temtica del mdulo. - El desempeo del equipo facilitador. - Los recursos materiales utilizados.
Metodologa Cada participante responde a la ficha de evaluacin sobre el mdulo. Una vez entregada la ficha de evaluacin, se le brindar a cada participante una lista con las principales experiencias en voluntariado implementadas en el pas, incluyendo los enlaces con sus respectivas pginas virtuales y sus nombres en las redes sociales.
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Recursos Herramienta 1.8: Ficha de evaluacin del mdulo. Herramienta 1.9: Principales experiencias en voluntariado, implementadas en el pas.
Tiempo 15
Mdulo 1
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Carpeta de contenidos bsicos para el equipo facilitador del curso
MDULO 1
MDULO

A. OBJETIVOS B. INFORMACIN BSICA 1. Definicin de voluntariado Qu es el voluntariado y quines son las personas voluntarias? Pero entonces cules son esas definiciones de voluntariado? Qu caracteriza a las voluntarias y los voluntarios?
1.1 Qu es el voluntariado y quines son las personas voluntarias? Qu caracteriza a las voluntarias y los voluntarios? 1.2 Cmo aporta el voluntariado al desarrollo humano? 2. 3. 4. Introduccin a la gestin del voluntariado La importancia de la gestin del voluntariado voluntariado El rol de la persona responsable de la gestin del voluntariado Responsabilidades de la persona coordinadora de voluntariado Funciones
Mdulo 1
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MDULO
A. OBJETIVOS Brindar informacin bsica sobre el voluntariado, la importancia del mismo, as como sobre su marco institucional en el pas. Brindar informacin bsica pertinente sobre la gestin del voluntariado y su importancia, as como el marco correspondientes a las polticas de gestin. Proponer definiciones concensuadas propias del curso con respecto al voluntariado, su importnancia y el ciclo de gestin del voluntariado B. INFORMACIN BSICA
1. DEFINICIN DE VOLUNTARIADO
Para explicar el tema gestin del voluntariado, el presente curso considera importante introducir primero el tema voluntariado en si mismo. Este concepto ha sido abordado ampliamente en el curso 1, Formacin bsica del voluntariado, que brinda una visin general del fenmeno del voluntariado, desde la definicin de voluntariado y su importancia hasta la institucionalizacin del mismo en el pas, pasando por los temas de problemtica social y campos de accin del voluntariado, adems de trabajar con los enfoques transversales y las habilidades sociales necesarias en toda accin voluntaria. 1.1 Qu es el voluntariado y quines son las personas voluntarias? El voluntariado ha existido, existe y existir en todas las sociedades donde exista algn tipo de problemtica, ya sea permanente o pasajera, que afecte a algunos de sus integrantes y cuyos efectos negativos puedan ser combatidos o menguados gracias a la ayuda y colaboracin de otros miembros de la sociedad. Y, por lo general, el voluntariado acta all donde el Estado no puede llegar; otras veces, las voluntarias y los voluntarios asisten al Estado con recursos humanos y hasta financieros con el fin de garantizar la realizacin de una mejor sociedad. Sin embargo, el hecho de que el voluntariado haya respondido a lo largo de la historia a todo tipo de problemticas imposibilita la existencia de una nica definicin sobre el tema.
Idea fuerza 1: Podemos decir que hay tantas definiciones de voluntariado como voluntarias y voluntarios existen.
Pero entonces cules son esas definiciones de voluntariado? Todas las definiciones sobre voluntariado suelen coincidir en tres aspectos fundamentales, los mismos que las Naciones Unidas sealan en su informe de 2011:1
1 Informe sobre el estado del voluntariado en el mundo (VNU, 2011). Nueva York, Naciones Unidas. 2012. Pginas 4 y 5.
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Jornada nica: Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria
El voluntariado, como su nombre lo indica, depende de la voluntad de la persona que lo ejerce; es decir que se realiza por libre voluntad. Toda accin, para que sea voluntaria, debe hacerse por la propia voluntad libremente expresada de la persona y no como una obligacin impuesta por una ley, un contrato o un requisito acadmico. 2 Otra caracterstica universal del voluntariado es que no est motivado por una remuneracin econmica. Esto significa que no se realiza para la obtencin de una recompensa econmica aunque es obvio que ciertas condiciones mnimas (como el reembolso de gastos, el pago de viticos o la garanta de un seguro contra accidentes segn corresponda) que forman parte de las buenas prcticas en voluntariado; si bien las voluntarias y los voluntarios no se movilizan por intereses econmicos, tampoco se trata de perjudicarles la economa. El ltimo aspecto consiste en la persecucin de un bien comn que llegue a la mayor cantidad de personas, las que pueden incluir a la familia o el hogar de la voluntaria o el voluntario pero no debe limitarse a ellos. La accin voluntaria puede beneficiar a la familia o comunidad de las voluntarias y voluntarios, incluso a ellas y ellos mismos, pero no debe realizarse con ese nico objetivo. En el Per, la Ley N 28238, Ley General del Voluntariado, define al voluntariado como:3 Labor o actividad realizada sin fines de lucro, en forma gratuita y sin vnculos ni responsabilidad contractual. El Voluntariado comprende actividades de inters general para la poblacin, como: actividades asistenciales, de servicios sociales, cvicas, de capacitacin, culturales, cientficas, deportivas, sanitarias, de cooperacin al desarrollo, de defensa del medio ambiente, de defensa de la economa o de la investigacin, de desarrollo de la vida asociativa, de promocin del voluntariado y otras de naturaleza anloga, tendientes al bien comn. El voluntariado lo podr prestar a los beneficiarios una persona natural, independientemente, o una organizacin de voluntarios agrupados bajo la forma de una asociacin sin fines de lucro, y en ningn caso podr sustituir al trabajo que se realiza en forma remunerada.
Esta misma ley seala que una voluntaria o un voluntario es toda: Persona natural o jurdica (Organizacin de Voluntarios) sin fines de lucro que realiza labores propias del voluntariado, en instituciones pblicas o privadas, comunidades campesinas y nativas, y rondas campesinas, entre otras.
Finalmente, esta ley define al beneficiario de la accin voluntaria como: Las personas naturales destinatarias de la accin del voluntario y/o persona jurdica de derecho privado o pblico donde el voluntario presta sus servicios.
2 dem. Pgina 4. 3 Ley N28238. Ley General del Voluntariado del Per.
Mdulo 1
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Idea fuerza 2: Podremos encontrar diversas definiciones de voluntariado, pero todas coinciden en tres caractersticas fundamentales: Se realiza por libre voluntad de eleccin. No persigue ningn beneficio econmico ni busca lucrar. Busca el bienestar de los dems.
Otras definiciones de voluntariado: La Declaracin Universal sobre el Voluntariado de 1990 seala que el voluntariado:4 Es una decisin voluntaria que se apoya sobre motivaciones y opciones personales; es una forma de participacin activa del ciudadano en la vida de las comunidades; se manifiesta generalmente en una accin y en un movimiento organizado en el seno de una asociacin; contribuye a la mejora de la calidad de vida y a crear un mundo ms solidario. Responde a los principales desafos de una sociedad que busca lograr un mundo ms justo y pacfico. Contribuye al fortalecimiento de un desarrollo social y econmico ms equilibrado, incluso a la creacin de nuevos empleos y profesiones.
Segn la Declaracin Universal sobre el Voluntariado de 2001:5 El voluntariado es el pilar fundamental de la sociedad civil. Da vida a las ms nobles aspiraciones de la humanidad - la bsqueda de la paz, libertad, oportunidad, seguridad, y justicia para todas las personas. En esta rea de globalizacin y de cambio continuo, el mundo se vuelve cada vez ms pequeo, interdependiente y ms complejo. Ser voluntario, ya sea a travs de la accin individual o grupal es el medio por el cual: - Los valores humanos de comunidad, cuidado y servicio pueden sustentarse y fortalecerse; - Los individuos pueden ejercer sus derechos y responsabilidades como miembros de comunidades, a la vez que aprenden y crecen durante sus vidas, realizando todo su potencial humano; y, - Las conexiones se puedan lograr a travs de las diferencias que nos separan para que podamos vivir juntos en comunidades sanas y sustentables, trabajando juntos para proveer soluciones innovadoras a los retos comunes y para dar forma a nuestros destinos colectivos.
Segn Declaracin de la Conferencia Mundial del Servicio Voluntario:6 El servicio voluntario es universal e incluyente, y entraa libertad de actuacin, solidaridad, dignidad y confianza. () Los voluntarios llevan a las comunidades campaas en pro del desarrollo sostenible, la reduccin de la pobreza, el alivio de la deuda, la sensibilizacin sobre el VIH/SIDA y el medio ambiente.
Segn el programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU):7 El voluntariado es una forma poderosa de involucrar a los ciudadanos para hacer frente a los desafos en materia de desarrollo, y capaz de transformar el ritmo y la naturaleza del mismo. El voluntariado beneficia tanto al conjunto de la sociedad como a los voluntarios, fortaleciendo la confianza, la solidaridad y la reciprocidad entre las personas y creando oportunidades de participacin apropiadas.
Finalmente, la Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja seala que el voluntariado es una actividad que:8
4 Propuesta elaborada por iniciativa de IAVE (Asociacin Internacional de Esfuerzos Voluntarios), en el Congreso Mundial Live90 en Pars, como resultado de la propuesta presentada en el Congreso Mundial de Washington en 1988. Fuente: http://www.iniciativasocial.net/declaracion1990.htm 5 Adoptada por la Junta Directiva Internacional de IAVE- Asociacin Internacional para el Esfuerzo Voluntario en su 16 Conferencia Mundial de Voluntarios, msterdam, Holanda, Enero 2001, el Ao internacional del Voluntario. Fuente: http://www.iniciativasocial.net/declaracion2001.htm 6 Celebrada en Budapest (Hungra), entre el 15 y el 17 de septiembre de 2011 por el Dcimo aniversario del Ao Internacional de los Voluntarios. 7 Organizacin de la ONU que contribuye a la paz y al desarrollo en todo el mundo por medio del voluntariado. Fuente: http://www.unv.org/es/quienes-somos.html 8 Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja: Poltica de Voluntariado. Octubre 1999.
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Se fundamenta en el libre albedro de la persona que presta servicios de voluntariado, y no en el deseo de obtener un beneficio material o pecuniario, ni en presiones sociales, econmicas o polticas externas. Tiene por objeto ayudar a las personas vulnerables y a sus comunidades. Su organizacin corre a cargo de representantes reconocidos de las Sociedades Nacionales de la Cruz Roja o de la Media Luna Roja.
Qu caracteriza a las voluntarias y los voluntarios? Segn Devereux (2008), la sociedad tiene una idea de la persona voluntaria como aquella que sirve a personas de la tercera edad, nios y nias, o personas enfermas en situaciones especficas. Sin embargo, se propone que estas son solo partes de los distintos roles y actividades, y enorme incidencia que puede asumir una persona voluntaria9. Podemos decir, a partir de las definiciones expuestas, que las voluntarias y los voluntarios se caracterizan por un fuerte sentido de la solidaridad, el altruismo y el inters por colaborar en el desarrollo de sus comunidades. Entendemos, por esto ltimo, que las voluntarias y los voluntarios trabajan donde es ms necesario: en caso de emergencias o desastres, las comunidades siempre buscan la manera de organizarse para ayudar a las personas ms afectadas, consiguiendo una respuesta mucho ms rpida y efectiva que las de otros grupos; en rubros como alfabetizacin, cuidado del medio ambiente, asistencia a personas enfermas o en situacin de pobreza extrema y el novsimo rubro que consiste en promover los derechos humanos e involucrar a la poblacin en una toma de conciencia sobre poltica, siempre el trabajo voluntario mostrar las tres caractersticas antes mencionadas. Pero la caracterstica principal es el ejercicio de la ciudadana: las voluntarias y los voluntarios ejercen su ciudadana al involucrarse con las diversas problemticas de su entorno social y, a su vez, incentivan el ejercicio de ciudadana en los beneficiarios al hacerlos partcipes de la labor voluntaria. Adems, el voluntariado por el desarrollo garantiza una relacin horizontal, de igual a igual, donde el aprendizaje y el respeto mutuos entre voluntarias, voluntarios y beneficiarios es el eje fundamental de las relaciones encaminadas a la construccin de sociedades mejores y ms justas.
Idea fuerza 3: Podemos decir que el voluntariado es una forma poderosa de involucrar a las personas en la construccin del desarrollo justo y sostenible, enfocado en el bienestar social. El trabajo voluntario enriquece su potencial al ser impulsado por valores como la solidaridad, la reciprocidad, el desprendimiento econmico, la confianza mutua, la pertenencia y el empoderamiento. El voluntariado, adems, es una contribucin de las ciudadanas y los ciudadanos para el desarrollo social, econmico, poltico y cultural de sus comunidades, dado que refuerza, mediante el ejercicio de la ciudadana, la cohesin social y las actitudes solidarias.
Idea fuerza 4: Si bien no existe una sola definicin sobre voluntariado o sobre cules seran las caractersticas principales de una persona voluntaria, es importante que cada entidad, o agrupacin de personas deseosas de iniciar la aventura voluntaria, desarrolle sus propias definiciones de ambos conceptos. De la misma forma las personas voluntarias debern estar al tanto de la definicin de voluntariado y persona voluntaria que tengan las entidades de las cuales forman parte.
1.2 Cmo aporta el voluntariado al desarrollo humano? Citando a Kermal Dervis (en Devereux 2008)10, se ha demostrado alrededor del mundo que las personas voluntarias tienen un rol nico e importante como participantes activos del proceso de desarrollo. De hecho, las entidades que brindan accin voluntaria y las redes de voluntariado son
9 Devereux, Peter. Tesis International volunteers: cheap help or transformational solidarity toward sustainable development. Murdoch University, 2008. Pp. 145 y 163. 10 Devereux, Peter. dem.
Mdulo 1
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recursos importantes que necesitan ser reconocidos como socios legtimos en el proceso de desarrollo. Para el Programa de Naciones Unidad para el Desarrollo (PNUD) el aprovechamiento de la energa y creatividad de millones de personas en todo el mundo que desean hacer una contribucin distintiva al desarrollo y la paz mundial a travs del voluntariado, ser un factor crtico en los aos por venir mientras nos acercamos a la fecha lmite para lograr los Objetivos de Desarrollo del Milenio en el 2015. Ampliando, el voluntariado contribuye con el desarrollo mediante la accin voluntaria, que permite a las personas contribuir con la estabilidad y cohesin de sus comunidades y sociedades. Al involucrar a ciudadanas y ciudadanos en las decisiones que afectan sus vidas, el voluntariado se constituye tanto en una manifestacin como en un motor de capital social y participacin ciudadana, ayudando particularmente a las poblaciones en situacin de vulnerabilidad a convertirse en agentes activos en su propio desarrollo.11 En el mundo:12 cerca de 140 millones de personas realizan trabajo voluntario en todo el mundo; de existir el pas de los voluntarios, este sera el noveno ms poblado del mundo y la sptima economa mundial. el valor del trabajo voluntario en los pases desarrollados equivale al 2.7% del Producto Bruto Interno, llegando a representar casi el 3% en Argentina, el 4% en Estados Unidos y el 5% en Suecia. los voluntarios representan el 44% de la fuerza econmica del sector civil, lo que equivale a 20.8 millones de trabajadores a tiempo completo. el voluntariado es una de las formas en que los jvenes del mundo logran conseguir mejores oportunidades en el mediano plazo. los primeros en reaccionar ante desastres y emergencias naturales son las voluntarias y los voluntarios locales y no los equipos de emergencia capacitados. En el Per:13 Segn cifras de Naciones Unidas, el voluntariado en Per contribuye con ms del 1 % al producto interno bruto (PIB) del pas, es decir, ms de US$ 1,500 millones. Aproximadamente el 39% de jvenes entre los 15 y 29 aos participa activamente en algn grupo o asociacin de voluntariado, y el 34% de la poblacin mayor de 18 aos ha realizado algn tipo de trabajo voluntario en relacin con el ao anterior. Ciudades como Cusco, Trujillo, P iura, Arequipa y Pucallpa cuentan con altas tasas de participacin voluntaria. Otras ciudades con un importante nmero de voluntarias y voluntarios son Tacna y Chiclayo. Las reas con mayor participacin voluntaria son desarrollo y vivienda, servicios sociales, educacin, religin, investigacin, deportes, recreacin y salud. Las organizaciones que fomentan mayor cantidad de trabajo voluntario son las organizaciones vecinales, los grupos parroquiales, comits del vaso de leche, clubes deportivos, centros de educacin primaria y secundaria, centros y postas de salud, entre otras. En el ao 2004, se realiz en Pakistn la Primera Conferencia Internacional sobre Voluntariado y los Objetivos del Milenio, organizada con el fin de explorar y destacar el papel del voluntariado en la consecucin de los Objetivos de Desarrollo del Milenio (ODM) y trazar acciones destinadas a crear un ambiente que favorezca la accin voluntaria colectiva individual y la haga ms significativa en el alcance de dichos objetivos. Se concluy que a travs del voluntariado existe un gran potencial para alcanzar estos objetivos, citando en las siguientes lneas se citan algunas conclusiones elaboradas en esta conferencia:
11 Informe Anual 2010 UNV La inspiracin de los jvenes. Fuente: http://www.unv.org/es/noticias/publicaciones/informe-anual-2010.html 12 Informe 2011 VNU. 13 Informe 2011 VNU.
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El papel del voluntariado como facilitador del dilogo entre la poblacin de ms bajos ingresos y las autoridades legislativas () Los voluntarios dan a las comunidades la oportunidad de ampliar sus conocimientos, su experiencia y ampliar las redes de solidaridad para la erradicacin de la pobreza () () En muchos casos, es necesaria legislacin nacional para fomentar el voluntariado y hacerlo ms participativo. Se reconoci el enorme trabajo hecho sobre una base voluntaria por la gente para apoyar la educacin de los nios, en sus comunidades locales y tambin en los niveles nacionales e internacionales. Las opiniones fueron unnimes en lo que se refiere al alto impacto que alcanzan las intervenciones para los Objetivos de Desarrollo del Milenio 4 y 5, donde el voluntariado puede contribuir favorablemente a travs de intervenciones preventivas, servicios externos y cuidados basados en la comunidad. Los gobiernos necesitan reconocer la enorme contribucin que los voluntarios y organizaciones voluntarias hacen () () el voluntariado debera integrarse en programas de estudios para los jvenes y en los programas formales e informales de formacin destinados a adultos. () acentuaron el rol de los voluntarios y sus organizaciones en el aumento de la conciencia medioambiental entre sus comunidades tambin, a travs de sus redes, influyendo en la poltica en el uso sostenible de los recursos medioambientales. Conferencia internacional sobre voluntariado y los objetivos del Milenio. 2004
Segn las Naciones Unidas, los programas de voluntariado contribuyen al logro de sociedades ms cohesionadas, con mayores niveles de confianza e integracin social14, convirtindose as en mecanismos efectivos para superar desigualdades y luchar contra la pobreza. Segn el Programa de Voluntarios de las Naciones Unidas (VNU),15 el voluntariado beneficia tanto al conjunto de la sociedad como a las y los voluntarios, fortaleciendo la confianza, la solidaridad y la reciprocidad entre las personas y creando oportunidades de participacin apropiadas. Por todo lo mencionado, entonces, es importante que el voluntariado tenga el lugar que se merece, brindndole una base legal e institucional desde el Estado concretado con la Ley General de Voluntariado, Ley N28238- que brinde soporte, y promocione y articule las acciones e iniciativas voluntarias.
14 Naciones Unidas (2005). Report of the Secretary-General. Follow-up to the implementation of the International Year of Volunteers. Nueva York, Naciones Unidas. De: http://www.worldvolunteerweb.org/fileadmin/docs/old/pdf/2005/050830INTresiyvffup.pdf 15 Programa de voluntariado de las Naciones Unidas (VNU). Informe sobre el estado del voluntariado en el mundo. Nueva York, Naciones Unidas. 2011.
Mdulo 1
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2. INTRODUCCIN NTRODUCCIN A LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO
Para que un programa de voluntariado funcione efectivamente y brinde los beneficios propuestos, al mismo tiempo que amplia y fortalece a la entidad que lo implementa, no le basta solo con tener un diseo realizado con un anlisis y una planificacin estratgicos slidamente realizados; es necesario complementar estas acciones con una gestin adecuada del voluntariado. A partir de las lecturas realizadas,16 no se llega a un acuerdo en cuanto a la definicin de la gestin del voluntariado per se. Sin embargo, se puede concluir una definicin referencial a partir de los ciclos de gestin descritos. Con gestin del voluntariado nos referimos a la coordinacin y canalizacin de todas las acciones del trabajo y personal voluntarios y al manejo de las relaciones que se establecen con este personal tanto dentro de la entidad como con los diversos actores sociales (principalmente los aliados de nuestro programa), respetando siempre las responsabilidades asignadas. En este sentido, el objetivo de toda gestin del voluntariado es ayudar a las personas [personal voluntario] a realizar su potencial [potencial que se ha optado por canalizar, en parte, a travs de la entidad], de manera que sus motivaciones y los objetivos de la entidad encajen.17 Para que la gestin de un programa de voluntariado sea verdaderamente til, tanto para la organizacin como para el personal voluntario, la entidad encargada de su implementacin debe tener en cuenta estas consideraciones bsicas: La definicin clara de las tareas para las personas voluntarias se hace de acuerdo a sus motivaciones y competencias, pero tambin de acuerdo a las prioridades y necesidades de la entidad. Esto incluye la planificacin de dichas tareas y la definicin de un sistema efectivo de seguimiento y comunicacin. La diversidad de tareas puede ir desde lo administrativo hasta el trabajo de campo, en contacto con la poblacin beneficiaria. Todo personal voluntario ser valorado como parte importante de la organizacin, contando con el seguimiento y apoyo necesarios que lo ayude a mejorar sus tarea, si es necesario, escuche sus necesidades y le brinde el reconocimiento que merece. Toda la entidad debe conocer sobre el programa de voluntariado, qu tareas desarrolla el personal voluntario y cmo se lleva a cabo su gestin. Debe insertarse en la entidad una cultura de trabajo con voluntarios
Es necesario dedicar tiempo a pensar y definir cmo se implementar la participacin voluntaria antes de incorporar voluntariado a una organizacin o un programa.
La presencia del personal voluntario Hay entidades cuya misin y visin son realizadas exclusivamente sobre la base del voluntariado mientras que, para otras, el trabajo del personal voluntario complementa al del personal remunerado. Esto hace que vare, segn el caso, el nivel de implicacin, de responsabilidad y el tipo de proyectos y actividades que se desarrollen. Segn la obra social La Caixa, es muy importante definir cul ser la presencia del personal voluntario en la entidad ya que el establecimiento de mecanismos de relacin con el voluntariado es uno de los aspectos claramente determinantes para su funcionamiento. Entre otros factores, el hecho de que haya o no un rea especfica, la existencia o no de una figura coordinadora o el nmero de personas que componen el rea y su correspondiente dedicacin condicionan de un modo u otro los resultados en la gestin del colectivo y la relacin con el mismo. 18
16 Con respecto a los autores revisados, referirse a la seccin Bibliografa de los mdulos 1 y 2. 17 Observatorio del Tercer Sector. Buenas prcticas en la gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2007. Pgina 17. 18 Observatorio del Tercer Sector. Idem. Pgina 31.
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La existencia de un rea especfica o figura responsable del voluntariado facilita el desarrollo del voluntariado en el entidad.
La gestin del voluntariado, o del personal voluntario, debe ser elaborada con: La participacin de todos los actores involucrados Tal flexibilidad que le permita adaptarse a los cambios que pudieran darse Transparencia, para que todos y todas conozcan el programa y lo que implica la integracin del personal voluntario.
3. LA IMPORTANCIA DE LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO
Por qu es importante la gestin del voluntariado? En primer lugar porque una gestin efectiva es la base para crear una relacin favorable y fructfera entre la entidad y el personal voluntario. Muchas veces ocurre que el carcter propio del voluntariado y el hecho de que muchas entidades se hayan creado gracias al esfuerzo del personal voluntario ha hecho que, a veces, se reste valor a la importancia de la gestin de este colectivo considerndolo slo como un agente que permite ahorrar recursos lo que le otorga una visin muy parcial de todo lo que significa el voluntariado.
La labor que realiza el voluntariado va ms all de la colaboracin gratuita: Por el hecho de que sta tiene que brindar resultados positivos tanto para el personal voluntario como para la entidad, y ser consecuente con su misin y visin, es necesario dedicarle el tiempo y esfuerzo necesarios para garantizar que sea.
Define claramente las funciones de las personas voluntarias evitando malentendidos y favoreciendo una buena relacin con el resto del equipo de la entidad. Contempla brindar la formacin adecuada al personal voluntario para que, por un lado, realice su labor de manera ms eficiente y, por otro, fortalezca capacidades y habilidades para otras facetas de su vida personal. Brindar la oportunidad para planificar y realizar un buen acompaamiento que refuerce y motive al personal voluntario de tal manera que este desarrolle sus labores con entusiasmo, incrementando su identificacin con la entidad. Es importante recordar que es necesario definir claramente cmo se implementar la gestin (y todas la acciones que esto implica) porque, si esta no se realiza adecuadamente, el voluntariado no tendr un funcionamiento eficiente.
El hecho de que el voluntariado sea no remunerado, ofrezca una menor dedicacin a la entidad que el personal contratado y otros factores similares no pueden justificar que se ponga menos nfasis en las funciones vinculadas a su coordinacin. Toda organizacin de voluntariado debe plantearse la mejor manera de gestionar a este colectivo con la mayor eficacia y eficiencia, es decir, aprovechando los recursos de los que dispone para obtener el mejor resultado a partir de la colaboracin del personal voluntario, y para que este sienta que existe una genuina preocupacin por parte de la entidad.. 19
19 dem. Pgina 18.
Mdulo 1
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4. EL ROL DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO
Sea cual sea el programa, es necesario que el conjunto del personal voluntario tenga un referente durante toda su trayectoria en la entidad, una figura que le acompae, oriente y supervise. Esa es la figura de la persona coordinadora del voluntariado, responsable de su correcta gestin. Esta persona tambin debe garantizar la consolidacin del grupo y el trabajo conjunto. Debe consolidarse como un o una lder que logre una mayor involucramiento e identificacin del personal voluntario, una mayor calidad en las actividades y una mayor satisfaccin y reconocimiento por la labor realizada. Dependiendo de las caractersticas de la entidad, cada una debe optar por un modelo de coordinacin a travs de personas remuneradas o voluntarias. Si bien contar con una persona coordinadora que tambin ser voluntaria puede reportar beneficios como la proximidad con los dems voluntarios y voluntarias, la posibilidad de implicar ms a todo el personal voluntario en la entidad o el posible conocimiento de otras personas interesadas en participar como voluntarias; tambin pueden presentarse algunas dificultades como, por ejemplo, la presencia discontinua cuya consecuencia es la prdida del contacto directo permanente con todo el equipo de voluntariado y la vivencia a lo largo del da de todo lo que sucede en la entidad. Responsabilidades de la persona coordinadora de voluntariado Direccionar constantemente el trabajo voluntario hacia la misin y la visin de la entidad y del programa de voluntariado, enfatizando su importancia en la organizacin. Velar por el cumplimiento del plan operativo del programa de voluntariado; lo que significa impulsarlo atendiendo al calendario de todas las actividades que se hayan programado; lo que no excluye el proponer nuevas situaciones emergentes y avisar de los cambios que detecte respecto del plan inicial. Establecerse como el punto referente en todo lo relacionado con la gestin del voluntariado, tanto para las otras coordinaciones de la entidad como para el personal voluntario. Debe generar confianza para todos estos actores. Concentrar el conocimiento sobre el conjunto de voluntarios y voluntarias: cules son sus necesidades, qu podra desmotivarlos, cules son sus inquietudes ms comunes, etc. Delegar tareas concretas (por ejemplo, aspecto relacionados con el seguimiento de las actividades) manteniendo siempre la visin global del avance del programa. Facilitar las relaciones entre el personal voluntario y otros colectivos involucrados en la entidad. Proponer nuevas iniciativas al equipo de direccin de la entidad para mantener viva la participacin de las personas voluntarias. La personas coordinadora debe tener un papel relevante en la organizacin, dependiendo directamente de la direccin de la entidad; as, ejercer sus responsabilidades para con el personal voluntario a la vez que incidir en aquellas decisiones de la entidad que influyan directamente en el voluntariado. Funciones Las funciones de las personas coordinadoras del voluntariado pueden concretarse en tareas diversas, entre ellas: 20
20 Funciones citadas de: Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 44.
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Representacin institucional del voluntariado en cualquier lugar. Sistematizar los procesos vinculados a la gestin del voluntariado. Gestin administrativa del voluntariado. Coordinacin del proceso de seleccin de las personas voluntarias. Bsqueda de nuevos canales de captacin de voluntariado. Concretar la labor del voluntariado en la organizacin. Potenciar la motivacin de las personas voluntarias. Estructuracin de la formacin del voluntariado. Facilitar la comunicacin y la coordinacin entre las personas voluntarias. Velar por la participacin del voluntariado en la entidad. Responsabilizarse de la evaluacin y el seguimiento peridicos del voluntariado. Establecer vas de reconocimiento del voluntariado transversales. Articulacin de las relaciones entre las personas voluntarias y el personal remunerado.
Entre las habilidades que deberan tener destacan:21 Liderazgo y coordinacin de equipos. Capacidad de motivar y valorar la labor de los equipos de voluntariado. Comunicacin y relacin con todo tipo de personas. Trabajo en equipo. Capacidad de adaptacin a nuevas necesidades.
21 Habilidades citadas de: Observatorio del Tercer Sector.
Mdulo 1
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BIBLIOGRAFA La siguiente bibliografa ha sido revisada y/o citada para la confeccin del contenido para el curso Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria MDULO 1 Federacin Internacional de Sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Poltica de Voluntariado Octubre, 1999. Fundacin Luis Vives. Cuaderno de Gestin Claves para la Gestin del Voluntariado en las Entidades no Lucrativas 2009. Junta Directiva Internacional de IAVE- Asociacin Internacional para el Esfuerzo Voluntario. Declaracin Universal del Voluntariado 2001 En el blog: Iniciativa social elaborado por Pablo Navajo y Ana Ma. Aguilar. (http://www.iniciativasocial.net/declaracion1990.htm) Observatorio del Tercer Sector. Buenas prcticas en la gestin del voluntariado. Fundacin Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2007. Programa de Voluntariado de las Naciones Unidas (VNU). Pgina web: UN Voluntarios (www.unv.org) Programa de Voluntariado de las Naciones Unidas (VNU). Informe Anual 2010 VNU (http://www.unv.org/es/noticias/publicaciones/informe-anual-2010.html) Programa de Voluntariado de las Naciones Unidas (VNU). Informe sobre el estado del voluntariado en el mundo 2011 Naciones Unidas. 2011.
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Mdulo 1
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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTA 1.1: REGISTRO DE ASISTENCIA Institucin CARGO CELULAR DNI E-Mail Firma
1. Nombre de la actividad:
2. Fecha de la actividad:
3. Ciudad:
4. Lugar de la Actividad:
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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTA 1.2: FICHA DE INSCRIPCIN 1. Nombre de la actividad: 2. Fecha:
1. Apellidos 2. Nombres 3. Edad 4. DNI 5. Profesin/ Oupacin 6. Telfono/ Celular 7. E-mail 8. Entidad de rocedencia 9. Cargo que ocupa 10. Ha recebido alguna capacitacin previa sobre voluntariado? SI ( ) NO ( ) De qu trat? / De qu trataron?
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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTAS 1.3
HERRAMIENTA 1.3 - EVALUACIN DE ENTRADA NOMBRE: FECHA:
1. Qu es el voluntariado y quines son las personas voluntarias?
2. En qu consiste el ciclo de gestin de talento humano?
3. Podra resumir las fases o etapas del ciclo de gestin de talento humano?
4. Por qu es importante el ciclo de gestin de talento humano?
Mdulo 1
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HERRAMIENTAS
Es o no es voluntario?
CASOS 1 Desde marzo de 2008, los empleados y las empleadas de la empresa Starbucks Coffee Espaa participan en el programa Quedamos al salir de clase a travs del cual visitan semanalmente seis colegios con el objetivo de apoyar a nias y nios (de 3 a 12 aos) en actividades extraescolares. Las actividades principales son la organizacin de juegos educativos y la ayuda con sus deberes escolares. Seniors Espaoles para la Cooperacin Tcnica (SECOT) es una asociacin compuesta por ejecutivos jubilados que de forma altruista prestan sus conocimientos a desempleados y jvenes emprendedores, los cuales desean convertirse en trabajadores autnomos y ganarse la vida formando pequeas y medianas empresas. Un estudiante con problemas de aprendizaje ha organizado un programa en su escuela a travs del cual las personas interesadas den clases al o a la estudiante que quieran para que logre mejorar su nivel de lectura y escritura. El programa se llama Leo mejor. Este estudiante ha realizado grandes campaas grandes y, en los ltimos aos, se ha dedicado sobre todo a promover su organizacin, sin recibir ningn tipo de remuneracin por esta labor. Un programa de una congregacin religiosa motiva a jvenes en situacin de riesgo a participar en los proyectos que se estn llevando a cabo en sus propias comunidades. La organizacin PAN-SOY ha creado un programa interno en el que sus trabajadores van a un centro que alberga nias y nios con sndrome de Down para darles clases y jugar con ellos. Los trabajadores de PAN-SOY deben ir todos los sbados, considerndose stas como horas de trabajo; por lo tanto, cualquier falta ser descontada. El Centro de Extensin Universitaria de una universidad realiza campaas para motivar a sus estudiantes a participar en proyectos sociales. Cada estudiante puede elegir trabajar, si as lo desea, en el proyecto que ms le guste o en el que ms se aproxime a la carrera que est estudiando.
HERRAMIENTA 1.4
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HERRAMIENTAS
Reglamento de la Ley 28238 (Ley General del Voluntariado)
Lea los siguientes ejemplos y diga a qu enfoque o enfoques hacen referencia y si se incorporan o no en dicha actividad de voluntariado:
Artculo 8 Derechos del Voluntario a) Contar con la seguridad adecuada para salvaguardar su integridad fsica, psquica y moral. b) Ser informado previamente si la labor a desarrollar conllevar algn peligro para su vida o salud. c) Recibir de parte del beneficiario la capacitacin necesaria para el desarrollo del servicio de voluntariado a realizar, de acuerdo a las posibilidades del beneficiario. d) Contar con una identificacin que acredite su condicin de voluntario. Artculo 9 Deberes del Voluntario a) Informar oportunamente a los beneficiarios la interrupcin de la prestacin del voluntariado, cuando corresponda. b) Desarrollar su labor con diligencia y honestidad, y observar las indicaciones que el beneficiario le asigne. c) Respetar los derechos de los beneficiarios.
HERRAMIENTA 1.5
d) Guardar confidencialidad de la informacin recibida y conocida en el desarrollo del voluntariado. e) Participar en las actividades de formacin o capacitaciones previstas por la organizacin de voluntarios o por los beneficiarios.
e) Obtener una certificacin de las actividades realizadas en el servicio de voluntariado desempeado, con especificacin de las actividades desarrolladas y de las capacitaciones adquiridas de ser el caso. f) En caso de sufrir algn accidente o su fallecimiento en el ejercicio de la actividad, su derecho a que los gastos derivados de tales eventualidades sean asumidos por la persona jurdica a la cual pertenece. g) Acordar libremente el tiempo y el horario que puedan dedicar a la actividad voluntaria, de acuerdo a las necesidades de la organizacin de voluntarios.
f) Rechazar cualquier tipo de contraprestacin econmica.
g) Tener un comportamiento acorde con el servicio de voluntariado que presta.
h) Utilizar debidamente la acreditacin y distintivos que se le entregue.
i) Respetar y cuidar los bienes que el beneficiario ponga a su disposicin para el desarrollo del servicio de voluntariado.
Mdulo 1
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Artculo 8 Derechos del Voluntario
Artculo 9 Deberes del Voluntario j) Cumplir con la regulacin interna de la organizacin de voluntarios a la que pertenece y/o de la entidad beneficiaria a la que brinda su servicio.
k) Cumplir con lo establecido en el presente reglamento.
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HERRAMIENTAS
Enlaces a videos sobre experiencias exitosas en la gestin del personal voluntario
Techo: http://www.youtube.com/watch?v=rbt1WeRQQCY&feature=player_embedded Crea +: http://www.youtube.com/watch?v=pnl9in_OcTI&feature=related Bola Roja: http://www.youtube.com/watch?v=FINookDLd7w&feature=player_embedded HERRAMIENTA 1.6
Mdulo 1
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HERRAMIENTAS
HERRAMIENTA 1.7
Fuente: Red Iberoamericana de Compromiso Social y Voluntariado Universitario. RevistaVoluntari@s. 1er Nmero. 2009
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Mdulo 1
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HERRAMIENTAS
Ficha de evaluacin del mdulo realizado
Curso: Mdulo (nmero): Fecha:
HERRAMIENTA 1.8
CALIFICACIN DE ASPECTOS GENERALES A continuacin, califica las siguientes afirmaciones respecto a distintos aspectos del mdulo en el que acabas de participar, teniendo en cuenta la siguiente escala de puntuacin: 1 2 3 4 = = = = No estoy de acuerdo en absoluto No estoy de acuerdo parcialmente Estoy de acuerdo parcialmente Estoy de acuerdo totalmente
I. Percepcin general 1.1 Aprend cosas nuevas . 1 2 3 4
1.2 Este mdulo me result til para incrementar la efectividad de mi trabajo en esa rea del voluntariado. 1 2 3 4
II. Metodologa 2.1 Las dinmicas de animacin me parecieron adecuadas. 1 2 3 4
2.2 Las presentaciones o charlas realizadas resultaron una manera didctica de brindar informacin . 1 2 3 4
2.1 Las dinmicas o trabajos grupales ayudaron a centrar y adecuar la informacin en relacin al trabajo con el voluntariado que estamos realizando o vamos a realizar. 1 2 3 4
III. Desempeo del equipo facilitador 3.1 Las presentaciones fueron claras y fcil de entender. Se us un lenguaje entendible. 1 2 3 4
3.2 Se usaron ejemplos relativos a otros programas o proyectos de voluntariado que ayudaron a la comprensin de cada tema presentado. 1 2 3 4
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3.3 El lenguaje corporal del presentador o de la presentadora ayud a la comprensin de la informacin que estaba brindando. 1 2 3 4
3.4 Los facilitadores y las facilitadoras estimularon el debate participativo y colectivo. 1 2 3 4
3.5 Los facilitadores y las facilitadoras respondieron con claridad a las preguntas planteadas. 1 2 3 4
IV. Herramientas 4.1 Las herramientas utilizadas fueron relevantes al mdulo que trabajado 1 2 3 4
V. Aprendizaje 5.1 Tuve oportunidad de participar efectivamente
OPINIONES Y SUGERENCIAS VI. Las tres cosas ms tiles que aprend en este mdulo fueron:
VII. Este tema (o temas), en mi opinin, podran haberse tratado de una manera distinta:
VIII. Me gustara que se profundizara ms en los siguientes temas:
IX. Recomendara que, en un futuro, este mdulo (colocar sugerencias generales):
X. Otros comentarios.
Nombre (opcional): Muchas Gracias!
Mdulo 1
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HERRAMIENTAS
Principales experiencias en voluntariado implementadas en el pas
Ruwasunchis Pgina web: http://www.ruwasunchis.org/ Facebook: https://www.facebook.com/ruwasunchis CELCOS Crculo Estudiantil de Lucha contra el VIH/SIDA Pgina web: http://celcosunt.blogspot.com/2009/08/celcos-unidos-contra-el-vihsida.html Facebook: https://es-la.facebook.com/celcosuniversidad.nacionaltumbes Reinventando el Mundo Pgina web: http://reinventandoelmundo.com/ Facebook: https://www.facebook.com/ReinventandoElMundoUnt SoyLima Pginas web: http://www.soylima.com/ http://www.munlima.gob.pe/programas/item/1269-voluntariado-soy-lima.html Facebook: https://www.facebook.com/SoyLima.Voluntariado HERRAMIENTA 1.9
Estas experiencias estn descritas con mayor detalle en el documento fuente Cuadernillo de sistematizacin de experiencias de voluntariado a nivel nacional, el cual se puede descargar libremente utilizando el siguiente enlace: http://es.scribd.com/doc/129337304/Cuadernillo-de-sistematizacion-deexperiencias-de-voluntariado-a-nivel-nacional-Soy-Voluntari
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Curso 3
Mdulo 2
Ciclo de gestin del personal voluntario
Curso 3
Mdulo 2
El ciclo de gestin del voluntariado
SESIN 1:
Introduccin Objetivos: Recapitular los trabajado en el Mdulo 1. Presentar los objetivos principales del Mdulo 2.
Actividad Recepcin de participantes
Objetivo(s) Recibir a los y las participantes Brindar paquetes informativos. Animacin Reforzamiento del conocimiento de los nombres de los y las participantes.
Metodologa Una persona designada recibe a los y las participantes, invitndolos a llenar la lista de asistencia, al mismo tiempo que les brinda el paquete informativo para su utilizacin con el presente mdulo. Motivar a los y las participantes a llenar la ficha de inscripcin. Todos los participantes se sientan en crculo. La persona que facilita se queda al centro, de pie, y explica lo siguiente: las personas que estn sentadas a su derecha son las mandarinas, mientras que las sentadas a su izquierda son las naranjas. Se recomienda que todos y todas aprendan el nombres de las personas sentadas a sus costados. La dinmica consiste en que el coordinador seala a un/una participante dicindole Mandarina! o Naranja!. Si le dice lo primero el o la participante deber decir el nombre de la persona que tiene derecha, pero si le dice lo segundo tendr que decir rpidamente el nombre de la persona sentada a su izquierda. Si la persona no se acuerda el nombre o demora ms de 3 segundos en responder, pasa al centro y la persona facilitadora ocupa su puesto. En el momento que la persona al centro diga Canasta revuelta!, todos y todas debern cambiar de asiento (la persona al centro aprovechar para ocupar una silla). Se recomienda hacer esta dinmica rpidamente para mantener el inters. Utilizando papelgrafos escritos o proyectando un documento, el equipo facilitador presenta la informacin puntual principal brindada en el Mdulo anterior, as como los principales resultados de los trabajos grupales y/o los resultados consensuados. Luego, la persona facilitadora motiva a los y las participantes a realizar preguntas aclaratorias.
Dinmica Canasta revuelta1
Recapitulacin Lo que trabajamos en el Mdulo 1
Reforzar la informacin clave trabajadas en el Mdulo 1 y los principales resultados de los trabajos grupales y/o los resultados consensuados.
1 Vargas Vargas, Laura y Graciela Bustillos de Nez. Idem. Pgs. 27-28.
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Curso 3. Ciclo de gestin del personal voluntario
MATRIZ METODOLGICA
(para desarrollarse en dos jornadas)
Temas a trabajar: Objetivos del Mdulo 2. Informacin bsica (informacin clave) del Mdulo 1. Recursos Registro de asistencia (utilizar la herramienta 1.1 del Mdulo 1). Lapicero. Paquete informativo. 5 Tiempo
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 con las principales informacin clave del Mdulo 1 y principales resultados de los trabajos grupales (1 diapositiva). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 1 papelgrafo con la misma informacin (PPT-2).
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Mdulo 2
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Actividad Presentacin Objetivos del Mdulo 2
Objetivo(s) Presentar los objetivos generales del Mdulo 2.
Metodologa Utilizando papelgrafos escritos o proyectando un documento, el equipo facilitador presenta los objetivos generales del Mdulo 2.
Informacin clave: en Cuaderno de Informacin clave, pgina 52.
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Recursos Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 con los objetivos del mdulo 2 (1 diapositiva). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 1 papelgrafo con la misma informacin. (PPT-2).
Tiempo 5
Mdulo 2
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SESIN 2:
El ciclo de gestin del voluntariado y sus fases: Definicin, importancia y descripcin de sus fases. Objetivos: Brindar informacin general sobre la gestin del voluntariado en todo programa, y su importancia. Brindar informacin sobre las fases del ciclo de gestin del voluntariado. Familiarizar a las y los participantes en la definicin de fases del ciclo de gestin para sus respectivos programas de voluntariado, incluyendo la definicin de perfiles necesitados, vinculacin, formacin, acompaamiento, reconocimiento y desvinculacin.
Actividad Trabajo grupal Nuestro ciclo de gestin
Objetivo(s) Rescatar los conocimientos de las y los participantes sobre el ciclo de gestin y sus fases, para tener materia prima para tratar el tema central de esta sesin.
Metodologa Se trabajan con los grupos conformados en la Seccin 1 del Mdulo 1. Cada grupo recibe un papelgrafo y plumones gruesos. La persona facilitadora indica que cada grupo tiene que escribir en el papelgrafo qu es, para sus miembros, el ciclo de gestin del voluntariado. Adems, cada grupo tendr que colocar, a manera de esquema o flujograma, cules seran, para sus miembros, las fases del ciclo de gestin del voluntariado. Cada grupo dispone de 10 minutos para que sus miembros discutan y, por consenso, escriban sus propuestas en el papelgrafo (si un papelgrafo queda corto, puede pedir otro ms). Despus del tiempo concedido se pasa a plenaria, donde cada grupo cuenta con 5 minutos (mximo) para explicar su definicin del ciclo de gestin y las fases que lo componen. Despus de la presentacin de cada grupo, el resto de participantes cuenta con un par de minutos para opinar y brindar sugerencias. Los papelgrafos se colocan hacia un lado del espacio del taller. La persona facilitadora est atenta para rescatar aquellas definiciones y propuestas que se relacionen con las explicaciones de los temas a tratar en el futuro y se remitirn a ellas como ejemplos. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica el ciclo de gestin del voluntariado y su importancia. Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Presentacin El ciclo de gestin del voluntariado y su importancia
Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre el ciclo de gestin del voluntariado y su importancia.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 52. Presentacin Fase 1: Planificacin de la gestin Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre la primera fase del ciclo de gestin del voluntariado. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la primera fase del ciclo de gestin. Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 53.
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Temas a trabajar: El ciclo de gestin del voluntariado y su importancia. Fases del ciclo de gestin del voluntariado: o Fase 1: Elaboracin / Planificacin de la gestin. o Fase 2: Captacin de voluntarios y voluntarias. o Fase 3: Vinculacin: Incorporacin e induccin. o Fase 4: Desarrollo del trabajo voluntario (formacin, acompaamiento y reconocimiento). o Fase 5: Desvinculacin y/o nuevo inicio. Recursos Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape. Tiempo 25
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre el ciclo de gestin del voluntariado y su importancia. (2 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2).
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Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre la primera fase del ciclo de gestin. (2 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2).
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Mdulo 2
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Actividad Trabajo grupal Herramientas para definir el perfil de nuestros voluntarios y voluntarias
Objetivo(s) Conocer y familiarizarse con las herramientas necesarias para construir perfiles de nuevo personal voluntario que sean pertinentes para los programas de voluntariado que se estn trabajando en este curso.
Metodologa Se trabaja con los grupos conformados en la Seccin 1 del Mdulo 1. Tomando en cuenta el marco lgico, el plan operativo y/o la informacin brindada en la presentacin anterior, cada grupo elaborar el perfil o los perfiles necesarios para el nuevo personal voluntario que necesita. As mismo determinar cunto de cada personal necesitar. La definicin del perfil (o perfiles) se har siguiendo los siguientes pasos2: PASO 1: Llenado de la plantilla para la definicin de tareas que realizar el voluntario en el programa: Herramienta que tiene por finalidad describir las competencias necesarias para cada tarea propuesta para cada actividad. Cada participante recibe una copia de la Plantilla para la definicin de tareas que realizar el voluntario en el programa. (Herramienta 2.1) La persona facilitadora explica la naturaleza de esta herramienta y cmo usarla. Luego de la explicacin, los miembros de cada grupo contarn con 25-30 minutos para discutir y, en consenso, llenar la plantilla. Para ello utilizar uno o dos papelgrafos donde se ha replicado la diagramacin de esta plantilla. Luego del tiempo estipulado se pasa a plenaria donde cada grupo contar con 5-7 minutos para explicar su plantilla. El resto de participantes contar con algunos minutos para dar opiniones y sugerencias. Tambin se puede contar con este tiempo para recoger opiniones sobre la herramienta y sugerencias de cambios si es que stas son pertinentes. PASO 2: Llenar la Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles): Una vez que tengamos llena la plantilla de competencias, elaboremos el perfil o los perfiles necesarios. Para ellos necesitamos agrupar aquellas tareas cuyas competencias son iguales o similares. Esa agrupacin nos definir un perfil necesitado, ya que se espera no necesitar un perfil determinado y distinto para cada tarea. Cada participante recibe una copia de la Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles). (Herramienta 2.2) La persona facilitadora explica su llenado y uso. Luego, los miembros de cada grupo contarn con 10-15 minutos para discutir y, en consenso, llenar la tabla. Para ello utilizar un papelgrafo donde se ha replicado esta herramienta. Luego del tiempo estipulado se pasa a plenaria donde cada grupo contar con 5-7 minutos para explicar su herramienta. El resto de participantes contar con algunos minutos para dar opiniones y sugerencias. Tambin se puede contar con este tiempo para recoger opiniones sobre la herramienta y sugerencias de cambios si es que stas son pertinentes. PASO 3: Ficha para la redaccin del perfil necesitado: Una vez llena la tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles), se procede a la redaccin del mismo. Para ello se trasladan y se resume los datos de la tabla anterior a una Ficha para la redaccin del perfil necesitado. Se utiliza una ficha para cada grupo de tareas (o perfil). Cada participante recibe una copia de la Ficha para la redaccin del perfil necesitado. (Herramienta 2.3). La persona facilitadora explica su llenado. Se brinda 30 minutos para que los miembros de cada grupo conversen y, por consenso, escriban el perfil en un papelgrafo. Despus, se pasa a plenaria en donde cada grupo presenta su propuesta. Despus de cada presentacin, el resto de participantes puede brindar opiniones y sugerencias. Tambin se puede contar con este tiempo para recoger opiniones sobre la herramienta y sugerencias de cambios si es que stas son pertinentes. Los grupos mantienen sus perfiles consensuados hasta el final del mdulo pues a partir de estos se trabajarn las dems herramientas.
2 IMPORTANTE: Las descripciones y/o pasos para utilizar las herramientas de apoyo a la implementacin del ciclo de gestin del voluntariado se encuentran detalladas en el Cuaderno de Contenidos, incluido en este mdulo.
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Recursos Herramienta 2.1: Plantilla para la definicin de tareas que realizar el voluntario en el programa. Herramienta 2.2: Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles). Herramienta 2.3: Ficha para la redaccin del perfil necesitado.
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Mdulo 2
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REFRIGERIO Actividad Presentacin Fase 2: Captacin del nuevo personal voluntario Objetivo(s) Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre la segunda fase del ciclo de gestin del voluntariado, referida a la captacin de nuevo personal voluntario. Metodologa Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la captacin del nuevo personal voluntario (2da fase del ciclo de gestin del voluntariado). Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 54. Trabajo grupal Diseando nuestra estrategia de convocatoria Proponer un diseo bsico preliminar de una estrategia de convocatoria para captar nuevo personal voluntario. Se trabaja con los mismos grupos con los que se viene trabajando. Partiendo del programa de voluntariado que cada grupo est trabajando, cada grupo disea su estrategia de convocatoria como parte de la convocatoria para nuevo personal voluntario, siguiendo los siguientes pasos: o Paso 1: Definir la capacidad organizativa de la entidad en relacin al volumen del voluntariado: Para ello, cada grupo tendr que responder las preguntas de la siguiente tabla:
Temas que hay que valorar Nmero (aprox.) Por qu
Nmero de personas voluntarias que puede gestionar la entidad Nmerp de actividades que puede realizar el voluntariado Nmero de horas que se pueden dedicar al seguimiento del voluntariado Otros: Otros: o Paso 2: Siguiendo con el diseo de la estrategia, y con el perfil (o perfiles) que se necesita en la mano, hay que definir el pblico objetivo de la convocatoria (es decir, el nuevo personal voluntario), y los espacios que frecuentan. Para ello, cada grupo responder en un papelgrafo las siguientes preguntas, muchas de las cuales se pueden responder a partir del perfil (o perfiles): - Qu tipo de voluntarios y voluntarias necesitamos convocar? (Preguntas ayuda: Son trabajadores de una empresa?, escolares?, amas de casa?, estudiantes de medicina o de enfermera?, pobladores adultos de la comunidad en general?, estudiantes universitarios y escolares de secundaria juntos?, jvenes que asisten a determinada congregacin religiosa?, jvenes de determinados clubes deportivos?, etc.) - Qu caractersticas especficas tiene(n) este(os) tipo(s) de persona(s) voluntaria(s)? (Preguntas ayuda: Qu rango de edad estamos considerando?, En qu zonas urbanas especficas viven?, Qu ingreso econmico tienen al mes?, Qu nivel de educacin formal deben tener?, Alguna experiencia anterior en voluntariado?, Usan redes sociales?, Qu programas de televisin ven ms?, etc.) CONTINUA
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10 Recursos Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre la segunda fase del ciclo de gestin. (5 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 5 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2). Tiempo 15
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Actividad
Objetivo(s)
Metodologa CONTINUA - Qu espacios frecuentan el tipo (o los tipos) de voluntariado que deseamos convocar? (Algunos espacios que podran frecuentar: El mismo centro laboral o educativo, redes sociales (Facebook, LinkedIn, por ejemplo), establecimientos de salud, lozas deportivas, discotecas, uso de mototaxis, comedores populares, bodegas, parroquias, etc.). o Paso 3: Teniendo en cuenta las caractersticas de la poblacin es momento de redactarmensaje motivador y la informacin bsica que debe estar en la convocatoria. Para ello, responder en un papelgrafo las siguientes preguntas: - Cul sera el mensaje motivador principal que anime a tu pblico objetivo? Consejos: - Pensar en el beneficio que puede significar para el voluntario o voluntaria de tipo emocional porque no hay remuneracin econmica-, - el beneficio que su colaboracin significa para el pblico beneficiario - Este mensaje tendr una extensin mxima de una o dos frases. Si es ms largo, pierde su impacto. - Apelar a un estilo de lenguaje con el que nuestro pblico objetivo (o sea, la persona a la que se dirige la convocatoria) se sienta identificado (dependiendo de la edad, la zona, experiencia de vida, etc., el tono del mensaje puede variar, aunque sea la misma informacin). - Qu informacin bsica sobre el programa se brindar para que el pblico objetivo tenga una referencia? Esto es poner datos: Nombre del programa, puesto que se necesita, funciones principales a desarrollar, conocimientos y/o habilidades requeridas, rea de trabajo voluntario, horario deseado fechas de duracin, necesidad de presentar algn documento (si es as, a dnde y de qu manera se enva), fechas de recepcin de documentos y/o candidatos/as, datos de contacto con alguien responsable de la convocatoria (telfono y correo electrnico). o Paso 4: Ahora que tenemos la informacin que la convocatoria brindar, es momento de definir qu medios. - Qu medio o combinacin de medios ser el ms adecuado para dar nuestra informacin y que sean los ms convenientes en costo-efectividad (es decir, los ms usados por nuestro pblico objetivo y al menor costo)? Considerar los siguientes: Comunicacin entre pares: cara a cara (complementada con distribucin de materiales impresos), colocacin de afiches en los espacios de socializacin ms utilizados, uso de redes sociales (Facebook, Twitter, etc.), correo electrnico a actores sociales aliados para que socialicen la difusin entre sus contactos, difusin a travs de medios de comunicacin masiva (radio, televisin, prensa escrita), difusin a travs de eventos o momentos especficos (feria del voluntariado, actividades en entidades, seminarios, ritos religiosos, reuniones empresariales u organizacionales, etc.) en donde se utiliza la comunicacin cara a cara y se puede distribuir material impreso, publicacin de la convocatoria en las plataformas o bolsas de trabajo. Una vez que se haya completado el paso 3, se pasa a plenaria donde cada grupo presentar sus 3 pasos. Contar con 5-7 minutos para ello. Despus de cada presentacin, el resto de participantes contar con algunos minutos para opinar y brindar sugerencias.
NOTA: Si bien la estrategia de convocatoria contiene ms pasos de los descritos ac, para este punto se propone avanzar hasta el paso 3, por cuestiones de tiempo.
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Recursos
Tiempo
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Actividad Presentacin Fase 3: Vinculacin del nuevo personal voluntario con el programa y la entidad
Objetivo(s) Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre las acciones principales para vincular al nuevo personal voluntario con el programa y la entidad.
Metodologa Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la vinculacin del nuevo personal voluntario (3era fase del ciclo de gestin del voluntariado). Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 56. Trabajo grupal Herramientas que faciliten la vinculacin del nuevo personal voluntario Conocer y familiarizarse con las herramientas necesarias para facilitar la vinculacin de la nueva persona voluntaria con la entidad, buscando su compromiso con la misin y visin del programa. Se contina trabajando con los mismos grupos. PASO 1: Gua de temas a tratar en la reunin inicial: ayuda memoria con los principales tpicos a tratar en la reunin inicial cuyo objetivo es refrescar la informacin sobre la entidad, el programa, las tareas a realizar, etc. Cada participante recibe una copia de la Gua de temas a tratar en la reunin inicial con el personal voluntario seleccionado(ayuda memoria). (Herramienta2.3). La persona facilitadora explica la naturaleza de esta herramienta y cmo usarla. Luego de la explicacin, los miembros de cada grupo contarn con 15-20 minutos para discutir y, en consenso, proponer qu temas se tocarn en la reunin inicial con el personal voluntario seleccionado. Colocarn los temas, ordenndolos segn la estructura de la herramienta entregada. Luego del tiempo estipulado se pasa a plenaria donde cada grupo contar con 5 minutos para explicar su plantilla. El resto de participantes contar con algunos minutos para dar opiniones y sugerencias. Tambin se puede contar con este tiempo para recoger opiniones sobre la herramienta y sugerencias de cambios si es que stas son pertinentes. PASO 2: Modelo de acta de compromiso: El acta de compromiso es el acuerdo de parte de la entidad como de la persona voluntaria de establecer un vnculo de trabajo voluntario. Cada participante recibe una copia del Modelo de acta de compromiso (Herramienta 2.4). La persona facilitadora explica la naturaleza de esta herramienta y cmo usarla. Se brinda a cada grupo 10 minutos para que sus miembros la revisen y discutan sobre su correspondencia con la naturaleza de la entidad y el programa de voluntariado (con los que el grupo est trabajando) y si habra que realizar algunos cambios. Si hubiera cambios, estos se apuntan, por consenso, en un papelgrafo. Luego de los 10 minutos cada grupo contar con algunos minutos para exponer su opinin sobre esta herramienta y sus propuestas de cambio si hubiera. PASO 3: Ficha de registro de la persona voluntaria: Esta es quizs una de las herramientas ms importantes puesto que su objetivo principal es registrar la historia de la persona voluntaria dentro de la entidad, desde su primer ingreso a la misma. La persona facilitadora indica a los participantes que cada grupo tiene que elaborar una Ficha de registro, que registre los datos ms importantes de la persona voluntaria y que registre los avances de esta persona durante su estada en el programa Cmo sera esta ficha de registro?. Los miembros de cada grupo tienen que discutir y en consenso elaborar lo que ellos y ellas crean que sera una Ficha de Registro para la gestin del voluntariado. Para ello contarn con papelgrafos y plumones gruesos. Se brinda 30 minutos para esta tarea. Luego de este tiempo, cada grupo presenta su propuesta de Ficha de Registro. Solo al final despus de todas las presentaciones los y las participantes tendrn la oportunidad de elegir la ficha que ms se acerque a una efectiva herramienta de registro. CONTINUA
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Recursos Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre la tercera fase del ciclo de gestin. (2 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 2 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2).
Tiempo 10
Herramienta 2.4: Gua de temas a tratar en la reunin inicial con el personal voluntario seleccionado(ayuda memoria). Herramienta 2.5: Modelo de acta de compromiso. Herramienta 2.6: Ficha de Registro del Personal Voluntario. Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.
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Mdulo 2
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Actividad
Objetivo(s)
Metodologa CONTINUA Luego, la persona facilitadora reparte a cada participante una copia de la propuesta de Ficha de Registro por parte del curso (Herramienta 2.6), para compararla con la ficha ganadora del ejercicio. Se brinda unos minutos para que la revisen y luego se brinda otros minutos para que opinen y den sugerencias de cambio, tal vez complementndola con variables que el equipo facilitador no haba considerado en su propuesta de ficha. ALMUERZO
Dinmica El mundo 3
Animacin. Concentracin.
Las y los participantes, incluidos los miembros del equipo facilitador, se sientan formando un crculo. La persona facilitadora explica que se va a lanzar una pelota diciendo uno de los elementos (Aire, Tierra o Mar). La persona que reciba la pelota debe decir el nombre de algn animal que pertenezca al elemento indicado, dentro del tiempo de 5 segundos. En el momento en que cualquiera de los y las participantes tire la pelota diciendo Mundo, todos y todas cambian de sitio. Pierde la persona a la que se le pasa el tiempo, o no dice el animal que corresponde al elemento indicado. Tambin pierde quien repite un animal ya nombrado. Por ejemplo, si A lanza la pelota a B diciendo Mar, B debe mencionar un animal de mar (por ejemplo, anchoveta) al recibir la pelota. Luego B lanza la pelota repitiendo el elemento, cambindolo por otro, o diciendo Mundo. La persona facilitadora controla los 5 segundos y presiona a la persona con el tiempo. Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica el desarrollo de las acciones voluntarias (4ta fase del ciclo de gestin del voluntariado). Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Presentacin Fase 4: Desarrollo de las actividades
Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre la formacin, las acciones principales para vincular al nuevo personal voluntario con el programa y la entidad.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 57. Trabajo grupal Propuesta de herramientas que faciliten la gestin del desarrollo de las actividades del voluntariado Proponer, conocer y familiarizarse con las herramientas necesarias para facilitar la vinculacin de la nueva persona voluntaria con la entidad, buscando su compromiso con la misin y visin del programa. Se contina trabajando con los mismos grupos. En resumen, este ejercicio busca que cada grupo revise una o dos herramientas que faciliten la gestin del desarrollo de actividades (se les indicar cules tendrn que trabajar), para conversar sobre los cambios realizados y as, a partir de modificaciones (si de dan), llegar a una versin consensuada. Segn sea el nmero de grupos, cada uno trabajar una o dos herramientas. PASO 1: La persona facilitadora presenta cada herramienta, explicando sus caractersticas. Para un refuerzo, se entrega a cada participante un documento con los objetivos y caractersticas bsicas de cada herramienta (Herramientas 2.7 a la 2.12). CONTINUA
3 Vargas Vargas, Laura y Graciela Bustillos de Nez. dem. Pg. 61.
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Recursos
Tiempo
45 Una pelota u otro objeto que pueda lanzarse y atrapar. 5
Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre la cuarta fase del ciclo de gestin. (10 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 10 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2).
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Herramientas 2.7 a la 2.12: Fichas, tablas y plantillas necesarias para la organizacin y sistematizacin del desarrollo de las actividades de voluntariado (7 herramientas en total).
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Mdulo 2
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Actividad
Objetivo(s)
Metodologa CONTINUA PASO 2: Con la informacin en mano, cada grupo se encargar de crear una propuesta para una o dos herramientas (si es ms de una, que sean dos herramientas sucesivas). Contar con 30 minutos para ello (20 minutos para cada herramienta), para que sus miembros discutan, revisen y hagan las correcciones, diagramando nuevamente la herramienta en un papelgrafo(utilizando para ello papelgrafos y plumones gruesos). Luego de los 30 minutos, se pasa a plenaria donde cada grupo dispone de 5 a 10 minutos para presentar su(s) propuesta(s) de revisin de herramienta(s). Se brindan otros minutos adicionales para opiniones y sugerencias del resto de participantes. A continuacin indicamos las herramientas a ser revisadas: Herramienta 2.7: Plan formativo para el voluntariado. Herramienta 2.8: Ficha de evaluacin de la actividad formativa. Herramienta 2.9: Tabla de acciones de acompaamiento. Herramienta 2.10: Ficha resumen sobre actividad realizada. Herramienta 2.11: Ficha de monitoreo del trabajo voluntario. Herramienta 2.12: Encuesta de satisfaccin de la persona voluntaria.
Trabajo grupal Propuesta de una herramienta de evaluacin de la persona y su trabajo voluntario
Proponer, conocer y familiarizarse con el proceso de evaluacin de la persona y su trabajo voluntario a travs del uso de un formato determinado para tal fin.
Para este ejercicio, cada grupo propondr un formato de evaluacin de la persona y su trabajo voluntario. Para tal efecto, la persona facilitadora explica que el formato a desarrollar, utilizado en la evaluacin, deber recabar informacin sobre: o La percepcin de la persona evaluada sobre su trabajo realizado, su correspondencia con su perfil de puesto y su relacin con la coordinacin de la gestin del voluntariado o de la entidad. o La medicin del nivel de desempeo de la persona voluntaria son respecto a las tareas que debe desarrollar. o La identificacin de la persona voluntaria con las habilidades y capacidades solicitadas en la convocatoria. o Requerimientos formativos de la persona evaluada. La persona facilitadora mostrar un papelgrafo, u otra herramienta, con esta lista de informacin requerida. La persona facilitadora indica que cada grupo deber elaborar un formato que permita recabar la informacin necesitada, explicada en el punto anterior. Puede utilizar el formato entrevista (preguntas), preguntas abiertas o cerradas, escalas de medicin, etc. Para ello contarn con papelgrafos y plumones gruesos. Se brinda 20 minutos a cada grupo para desarrollar su propuesta. Luego de este tiempo, cada grupo contar con 10 minutos mximo para presentar y explicar su formato. Despus de la presentacin de todos los grupos, los y las participantes contarn con algunos minutos para brindar opiniones y sugerencias; eligiendo el formato que les parece el ms adecuado. Luego, se reparte a cada participante el modelo de formato de evaluacin propuesto por el curso (Herramienta 2.13). SE brindar 10 minutos para que las y los participantes lean el formato y lo comparen con el formato elegido como el ms completo en la plenaria. Luego de los 10 minutos, los y las participantes opinarn sobre el formato propuesto por el curso (si les parece ms adecuado que el otro, si hay que complementarlo con algunas cosas del formato consensuado como el mejor en la plenaria, si es demasiado complicado, etc.). Luego de la discusin se establece cul es el formato de evaluacin ms adecuado.
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Recursos
Tiempo
Herramienta 2.13: Ficha de evaluacin. Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.
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Mdulo 2
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Actividad Presentacin Fase 5: Desvinculacin: finalizacin y nuevo inicio
Objetivo(s) Brindar a las y los participantes la informacin bsica sobre la desvinculacin del personal voluntario.
Metodologa Con la ayuda de papelgrafos o proyectando un documento conteniendo la informacin clave, la persona facilitadora explica la desvinculacin del personal voluntario (5ta fase del ciclo de gestin del voluntariado). Luego de brindar la explicacin, la persona facilitadora motiva a los participantes a preguntar para aclarar dudas o complementar informacin.
Informacin clave en Cuaderno de informacin clave, pgina 61. Trabajo grupal Actividad de desvinculacin Proponer una actividad de desvinculacin para la gestin del voluntariado. Cada grupo propone la realizacin de una actividad de desvinculacin para el personal voluntario. Hay que describir: o la actividad misma, mencionar a los grupos de personas que sern invitados, cmo se llevar a cabo, etc. o Como se mantendr la relacin posterior con la persona cesante (mencionar las acciones posibles, dentro de las caractersticas de la entidad) Los miembros de cada grupo contarn con 10 minutos para desarrollar estos dos puntos. Luego de discusiones y consensos, se escribirn las propuestas en papelgrafos. Despus de los 10 minutos, se pasa a plenaria donde cada grupo presente sus propuestas de actividades para cada uno de los 2 puntos. Despus de cada presentacin, el resto de participantes cuenta con algunos minutos para opinar y brindar sugerencias.
Evaluacin del Mdulo 2.
Evaluar: - la seleccin y estructuracin temtica del mdulo. - el desempeo del equipo facilitador. - Los recursos materiales utilizados. Verificar los conocimientos aprendidos a partir de la informacin brindada a lo largo de este curso. Asegurar el cumplimiento de los objetivos del curso. Agradecer y reconocer la participacin de los y las asistentes al curso.
Cada participante responde a la ficha de evaluacin sobre el mdulo.
Evaluacin de salida
Cada participante desarrolla la evaluacin de salida correspondiente al curso.
Cierre del curso
El equipo facilitador del curso, junto a los y las participantes, revisa los objetivos propuestos para el curso 2 y asegura el cumplimiento de cada uno resumiendo la informacin brindada y los trabajos grupales realizados. El equipo facilitador entrega a cada participantes un documento que indique la participacin de la persona al curso. El equipo facilitador brinda palabras de cierre y agradecimiento.
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Recursos Si se cuenta con tecnologa disponible: Laptop, proyector y ecran. Documento PPT-2 sobre la quinta fase del ciclo de gestin (4 diapositivas). Si no se cuenta con tecnologa disponible: 4 papelgrafos con la misma informacin (PPT-2).
Tiempo 10
15
Utilizar la herramienta 1.8 del mdulo 1.
15
Herramienta 2.14: Evaluacin de salida.
15
PPT-1: Diapositiva o papelgrafo con los objetivos del curso. Certificados de participacin.
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Mdulo 2
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Carpeta de contenidos bsicos para el equipo facilitador del curso
MDULO 2
MDULO

A. OBJETIVOS B. INFORMACIN BSICA 1. Qu es el ciclo de gestin del voluntariado? 2. Fases de la gestin del voluntariado 2.1 FASE 1 - Elaboracin / Planificacin del Programa Voluntariado HERRAMIENTAS PARA LA FASE 1 2.2 FASE 2 - Captacin de voluntarios: Convocatoria y seleccin 2.2.1 Subfase 1 de la captacin de voluntarios: Convocatoria 2.2.2 Subfase 2 de la captacin de voluntarios: Seleccin
HERRAMIENTAS PARA LA FASE 2 2.3 FASE 3 - Vinculacin: Incorporando voluntarias y coluntarios para la accin. 2.3.1 Subfase 1 de la vinculacin: Formalizacin del compromiso 2.3.2 Subfase 2 de la vinculacin: Registro del voluntario 2.3.3 Subfase 3 de la vinculacin: Integracin de la nueva persona volntaria HERRAMIENTAS PARA LA FASE 3 2.4 FASE 4 - Desarrollo: Voluntarias y voluntarios en el campo. 2.4.1 Proceso 1 del desarrollo: Formacin 2.4.2 Proceso 2 del desarrollo: Participacin 2.4.3 Proceso 3 del desarrollo: Acompaamiento 2.4.4 Proceso 4 del desarrollo: Socializacin o comunicacin interna 2.4.5 Proceso 5 del desarrollo: Evaluacin de la persona voluntaria y su trabajo 2.4.6 Proceso 6 del desarrollo: Reconocimiento
HERRAMIENTAS PARA LA FASE 4 2.5 FASE 5. Trmino de la accin coluntaria: Finalizavin y nuevo inicio. HERRAMIENTAS PARA LA FASE 5
Mdulo 2
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MDULO
A. OBJETIVOS Brindar la la definicin del ciclo de gestin del voluntariado y su importancia. Brindar informacin bsica sobre las fases del ciclo de gestin del voluntariado y proponer estas fases para utilizarla en los programas de voluntariado que se trabajarn grupalmente. Valorar la necesidad de incorporar el ciclo de gestin a los programas de voluntariado. B. INFORMACIN BSICA En el presente mdulo analizaremos el ciclo de gestin del voluntariado y sus distintas etapas, a travs del cual las personas encargadas de la coordinacin de la gestin del mismo tendrn que realizar diversas tareas para planificar, convocar, seleccionar, motivar, y monitorear el trabajo del personal voluntario, entre otras actividades ms. En este sentido, la coordinacin necesita de distintas herramientas que le ayuden a recolectar, ananlizar y sistematizar (en un futuro) informacin sobre la implementacin del programa, llevando a cabo su labor de forma satisfactoria. Es por eso que, al final de la explicacin de cada fase del ciclo de gestin del voluntariado, el presente documento propone el uso de determinadas herramientas que ayude a la coordinacin a estructurarla, organizarla e implementarla de la manera ms efectiva posible. Casi la mayora de estas herramientas han sido adaptadas de propuestas de entidades, mientras que un limitado nmero corresponde a creacin propia. Nuestro propsito es brindar estas herramientas, principalmente, como guas para que cada entidad pueda adaptarlas segn las caractersticas de sus propios programas de voluntariado y del personal que lo conforma. La revisin y prctica/ensayo de estas herramientas se incluyen en la matriz metodolgica como trabajos grupales, despus de la explicacin de cada fase del ciclo de gestin del voluntariado. Las personas a cargo de facilitar estos trabajos grupales tendrn que revisar primero, en este documento, las informacin sobre la naturaleza de la herramienta y las indicaciones sobre cmo utilizarlas.
1. QU ES EL CICLO DE GESTIN DEL VOLUNTARIADO?
La definicin ms pertinente del ciclo de gestin de del voluntariado, o de voluntarios y voluntarias, o del personal voluntario, se encuentra en el documento Manual de gestin del voluntariado, elaborado por el Observatorio del Tercer Sector para la Obra Social Fundacin La Caixa: El ciclo de gestin del voluntariado es un modelo que facilita el funcionamiento del voluntariado en la entidad.1 Este modelo nos brinda una visin integral de todas las etapas o fases que implican la participacin de personal voluntario, as como la interrelacin que hay entre estas: empezando por la reflexin sobre nuestra propia entidad, sus objetivos y pblicos beneficiarios, pasando por la convocatoria y seleccin del voluntariado, la manera como el nuevo personal voluntario ingresar a la entidad, la organizacin y desarrollo de capacitaciones, la realizacin de las actividades, para terminar con el reconocimiento del personal y su trabajo voluntario y el trabajo de su desvinculacin de la entidad.
1 Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 23.
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DOS JORNADAS: JORNADA 1: DISEO DEL PROGRAMA DE VOLUNTARIADO ANLISIS ESTRUCTURAL JORNADA 2: DISEO DEL PROGRAMA DE VOLUNTARIADO PLANIFICACIN ESTRUCTURAL
En el siguiente diagrama describimos el ciclo de gestin del voluntariado:
FASE 5: Desvinculacin y/o nuevo inicio Alejamiento o nuevas formas de vinculacin FASE 1: Elaboracin / Planificacin de la gestin del voluntariado Creacin del perfil o perfiles necesarios
Marco lgico del Programa de Voluntariado
FASE 4: Desarrollo del trabajo voluntario Formacin, acompaamiento y reconocimiento
FASE 2: Captacin de voluntarios y voluntarias Estrategia de convocatoria y selecin
FASE 3: Vinculacin al entidad y el programa Incorporacin, presentacin e induccin
Este modelo facilita el trabajo con nuestros voluntarios y voluntarias pues permite organizar nuestra relacin con la persona voluntaria y la entidad, teniendo a aquella en cuenta de manera trasversal, a lo largo de todo el programa, involucrndola de principio a fin. Hay que definirlo como como un todo y no como procesos desarticulados. Esto permitir a quien coordine el trabajo voluntario, entender mejor sus necesidades y potencialidades, as como reflexionar y decidir qu modelo de gestin del voluntariado quiere y necesita su entidad, en funcin de sus actividades, dimensin, etc.2 Es importante reconocer que en cuanto a gestin del voluntariado no existe una receta mgica que permitir cumplir todos los objetivos planteados. Tampoco existe un solo modelo de gestin
2 dem.
Mdulo 2
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de voluntariado, si no tantos como necesidades de programas existan; lo que incluye entidades formadas exclusivamente por personas voluntarias y entidades que trabajan con modelos mixtos de personal remunerado y voluntario. La cuestin es que cada entidad adapte el ciclo a su propia organizacin. Es necesario aadir que es tan importante como reflexionar sobre la manera cmo se gestionar el voluntariado es asignar esta funcin a una persona responsable. Esto es vlido hasta para las entidades con menos recursos. 2. FASES DE LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO Para fines de ste curso y en base a las experiencias recogidas de otras organizaciones cuyas actividades y esfuerzos son realizados en nuestro pas, se puede proponer un ciclo de gestin del voluntariado conformado por las siguientes fases. 2.1 FASE 1 - Elaboracin / Planificacin del Programa Voluntariado En esta etapa se reflexiona, discute y disea las bases sobre las cuales descansarn todas las acciones voluntarias posteriores. En esta fase se realizan las siguientes acciones: Reflexionar y analizar cules son las definiciones sobre voluntariado que trabajar el programa de voluntariado as como su entorno (poblacin beneficiaria y otros actores sociales). En este sentido, cabra hacerse las siguientes preguntas, entre otras: o Cmo entendemos el voluntariado?, o Cul ser la finalidad del voluntariado en la organizacin?, o Cul es el contexto que rodear el programa de voluntariado? Para refrescar nuestra memoria y responder estas preguntas, revisar la informacin para el Modulo 1, concerniente al voluntariado y su importancia.
Incluir lo trabajado al inicio con la planificacin estratgica de nuestro programa de voluntariado, incluyendo los objetivos y polticas (es el qu vamos a hacer) pero tambin la elaboracin de la estructura organizativa (los quin se responsabiliza de qu y con qu recursos contamos y cmo se van a distribuir) Preveer todo el ciclo de gestin del voluntariado (incluye tambin el qu vamos a hacer, pero aadindole el cmo lo vamos a hacer), as como su proceso de sistematizacin. Signficia preveer las tareas necesarias que desarrollar el personal voluntario, sin olvidar aquellas actividades necesarias para tu fortalecimiento y motivacin. Para pensar qu tareas podrn realizar los voluntarios y las voluntarias es necesario trabajar con el plan operativo, o el marco lgico, que da sustento al programa de voluntario. En ste se describen las actividades necesarias para lograr los resultados especficos que el programa requiere, adems de las tareas bsicas para lograr que las actividades se lleven a cabo. Redactar la normatividad interna de la entidad, con respecto al voluntariado (cdigo de conducta). Determinar el rol y funciones: o Para la(s) persona(s) que coordine(n) o gestione(n) el trabajo de las personas voluntarias. Su figura ser un componente clave para la exitosa gestin de las personas voluntarias. Sea cual sea el modelo existente para la gestin del voluntariado (una o ms personas encargadas, remuneradas o no remuneradas, etc.), es necesario que el personal voluntario tenga un referente durante todo su paso por el programa, de manera que cuente con un soporte que lo acompae, oriente y supervise. Todo esto con el fin de garantizar la consolidacin del grupo, una mayor implicacin de las personas voluntarias, mayor calidad en sus acciones y una mayor satisfaccin por la labor realizada.
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Kang-Hyunlee, Presidente Mundial de la Asociacin Internacional para los Esfuerzos Voluntarios (IAVE), propone en su ponencia durante la V Conferencia de Voluntariado de Amrica Latina de IAVE (Colombia, 2010), el siguiente mapa de funciones para la coordinacin del manejo del voluntariado dividido en seis funciones claves:
A. Desarrollar y Evaluar Polticas y Programas
B. Promover el Voluntariado
C. Reclutar y hacer Induccin a Voluntarios
E. Manejar las Propias Relaciones y Responsabilidades
D. Manejar y Desarrollar Voluntarios
F. Ofrecer Apoyo a los Voluntarios
Esta persona, o personas, ser la encarga de redactar un plan de voluntariado, documento que determinar las lneas de actuacin, ms o menos detalladas, en cuanto a la gestin del personal voluntario se refiere. Para ello, este documento brinda la gua y los temas bsicos para su redaccin.
o Realizar el perfil, o perfiles, necesario para las personas voluntarias. Es decir, realizar un diagnstico de las necesidades del personal voluntario que no solo sirva para saber cunto personal har falta sino, lo ms importante, sirva para definir las caractersticas necesarias del personal voluntario necesitado. De esta manera, se podr determinar las tareas que ste llevar a cabo, as como su relacin con la entidad. Para definir el perfil: primero determinar las funciones que los distintos tipos de voluntarios y voluntarias llevarn a cabo y luego definir las caractersticas y competencias que deber poseer el nuevo personal Es necesario dedicarle a este proceso el tiempo y reflexin necesarios pues es lo que garantizar una buena seleccin y la concordancia entre las expectativas de los voluntarios y las de la organizacin3 o entidad responsable del programa de voluntariado.
Los anexos 1-A y 1-B describen dosbuenas prcticas referida a esta fase. Estn citadas del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007): - Una se refiere al proceso de reflexin y planificacin de la Orden Hospitalaria de San Juan de Dios. - La segunda se refiere la definicin de perfiles y responsabilidades organizativas del voluntariado de la Federacin de Asociaciones de Scouts de Espaa.
3 Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay. Montevideo, 2011. Pgina 47.
Mdulo 2
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HERRAMIENTAS PARA LA FASE 1 A. Tabla resumen de la planificacin de la gestin del voluntariado Esta herramienta, a manera de resmen ejecutivo, sintetiza todo lo relevante con respecto al programa de voluntariado pero sobre todo con respecto a la gestin del trabajo del personal voluntario. De preferencia, la persona coordinadora ser la encargada de llenar esta tabla, la cual se convertir en la herramienta por excelencia que le permita tener a la mano toda la infromacin concreta sobre el programa. En esta tabla se debe colocar informacin sobre: El nombre y rea de la entidad que estn implementando el programa de voluntariado. Con respecto al Programa de Voluntariado: El nombre, objetivo, pblico beneficiario, pblico soporte, resultados esperados involucrados y nombre de la persona responsable del programa de voluntariado. Tambin se agrega el costo total del programa. Con respecto a la Gestin del Voluntariado: Nombre de la(s) persona(s) coordinadora(s) de la gestin del voluntariado. Costo aproximado referente a la gestin del voluntariado. Nombre de cada una de las actividades del plan operativo que realizar el personal voluntario. Para cada actividad, describir el nmero de personal voluntario necesario, las tareas o los roles que involucran su realizacin y las metas esperadas (nmero aproximado de poblacin beneficiaria, nmero de recursos distribuidos, etc.). Tanto las actividades como las tareas tienen que estar claramente detalladas. No basta con poner como rol Educadores de pares, es necesario detallar sobre qu temas y en qu consiste esa educacin (charlas grupales, consejera interpersonal, distribucin de material educativo, facilitacin de talleres, facilitacin de juegos, organizacin y movilizar poblacin para una marcha, etc.). Las tareas requeridas nos orientarn sobre qu conocimientos, capacidades o habilidades son necesarias que los nuevos voluntarios y voluntarias tengan; es decir, si es necesario o no contar con, por ejemplo, un determinado rango de edad, un determinado nivel de educacin (o contar con educacin especfica sobre un determinado campo), experiencia previa en trabajo voluntario similar, algn tipo de entrenamiento o capacitacin en un determinado tema, habilidades sociales de liderazgo, habilidades comunicacionales, etc. En esta seccin tambin se incluyen los documentos requeridos, si es que son necesarios para la realizacin de determinadas tareas (por ejemplo, tener brevete de conducir si la tarea implica manejar un automovil). Luego se enumera los temas de induccin a la entidad y formacin que se impartirn al equipo de personal voluntario; y de ser posible, el nombre de la persona responsable de cada una de las actividades de formacin. La formacin tiene que ver mayoritariamente con los talleres o cursos de capacitacin sobre los temas bsicos que trabaja el programa de voluntariado (por ejemplo, conocimiento bsico sobre drogas y drogodependencia, o consejera en VIH, o reduccin de estigma y discrimnacin entre la comunidad y el personal de salud, o elaboracin de materiales educativos, u organizacin de eventos, etc.). Datos referidos a la estrategiade la captacin de voluntarios: espacios escogidos para la convocatoria, medios a utilizar, nmero esperado de personas a presentarse, nombres de la persona encargada de implementar la convocatoria, nombre de las personas encargadas de entrevistas y seleccionar al nuevo personal voluntario, cronograma de la implementacin de la estrategia de convocatoria. Datos referidos al desarrollo del trabajo voluntario: espacios o reas especficas de la implementacin de dicho trabajo (por ejemplo, colegios de la UGEL X), nombre de los responsables del acompaamiento y monitoreo al personal voluntario, cronograma del desarrollo de tareas y horarios a cubrir, medios de reconocimiento de voluntarios y voluntarias, medios de comunicacin interna a utilizar (boletines, correos electrnicos, peridico mural, etc.), medios de desvinculacin con el programa (entrevista, maderas para continuar con la relacin con la entidad, etc.).
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A continuacin, nuestra propuesta de Tabla resumen de la planificacin de la gestin del voluntariado Tabla resumen de la planificacin de la gestin del voluntariado
En relacin con la entidad que implementa el programa de voluntariado: Nombre de la entidad rea o unidad de la entidad que lo implementa: En relacin con el programa de voluntariado: Nombre del programa: Objetivo de programa: Pblico beneficiario: Pblico soporte: Resultados esperados involucrados con el trabajo de personas voluntarias: Nombre de la personas responsable del programa de voluntariado Costo del programa de voluntariado En relacin con la gestin del personal voluntario, en general: Nmero de persona voluntarias a gestionar: Nombre de la(s) persona(s) coordinadora(s): Costo aproximado: Actividad del plan operativo: Nmero de personal voluntario necesitado: Tareas a ejecutar: Conocimientos, capacidades o habilidades del personal voluntario que son necesarios: En relacin con la captacin de nuevo personal voluntario: Nombre de la persona encargada de coordinar la captacin: Espacios escogidos para la convocatoria: Medios a utilizar para la convocatoria: Nmero esperado de personas a presentarse: Nombre de las personas encargadas de las entrevistas y seleccionar al nuevo personal: Cronograma de la implementacin de la estrategia de convocatoria (para cada tarea: de qu da a que da, mes, ao): En relacin con la induccin del nuevo personal: Actividades de induccin Indicar tipo de actividad y tema: Cronograma de actividades de induccin: En relacin con la formacin del personal: Actividades de formacin Indicar tipo de actividad, tema y persona responsable a cargo:
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En relacin con el desarrollo de actividades: Espacios o reas especficas de la implementacin: Nombres de las personas responsables del acompaamiento y monitoreo: Cronograma del desarrollo de tareas y horarios a cubrir: Cronograma de monitoreo (en lo posible, fechas especficas): Medios de comunicacin interna a utilizar (boletines, peridico mural, correo electrnico, etc.): Actividades y medios de reconocimiento de la labor de voluntarios y voluntarias (ceremonia especfica, etc.). Incluir cronograma y recursos a utilizar (diploma, medalla, almuerzo de confraternidad, etc.): En relacin con la desvinculacin con el programa: Fechas tentativas de actividades de desvinculacin: Medios de desvinculacin con el programa Maneras de continuar con la relacin con el personal voluntario cesante:
B. Plantilla para la definicin de tareas que realizar el voluntario o voluntaria en el programa4 Herramienta que tiene por finalidad describir las competencias necesarias para cada tarea propuesta para cada actividad. Al tener la relacin de las competencias requeridas podremos con mayor facilidad definir los perfiles de las personas que necesitamos para realizar aquellas actividades que requieran de personal voluntario. Por ejemplo, ac una muestra de la plantilla:
Competencia acadmica 1. Actividad X: Tareas 1.1 1.2 1.3 () 2. Actividad Y: Tareas 2.1 2.2 2.3 () Competencia actitudinal Competencia en habilidades
4 Diseo de la plantilla basado en: Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 57.
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En la columna de la izquierda se colocan las actividades que involucran el trabajo con personas voluntarias, segn lo planteado en el plan operativo (porque algunas actividades tal vez no contemplen la participacin de personal voluntario). Para cada actividad se colocan las tareas necesarias que tendr que implementar el personal voluntario para el cumplimiento de la actividad. Las siguientes tres columnas describen las competencias necesarias para desarrollar las tareas, entendindose como competencia La competencia como capacidad aprendida para actuar eficazmente en situaciones diversas, capacidad que se apoya sobre conocimientos pero no se reduce a su dominio, pues abarca conocimientos, habilidades y actitudes necesarias para el desempeo personal y social5: Competencia acadmica: Es el conjunto deseable y bsico de conocimientos tcnicoinformativos sobre, en este caso, los temas pertinentes al programa de voluntariado. Algunos programas necesitarn que estas competencias tengan mayor peso que otras, pero siempre es necesario un mnimo de conocimientos para realizar cualquier actividad. Ejemplo: Si el programa de voluntariado requiere el trabajo voluntario para una intervencin que brinde soporte a los damnificados de un terremoto, es muy probable que se solicite personal voluntario con un mnimo bsico de formacin en psicologa o, al menos, que haya tenido entrenamiento en brindar consejera de soporte. Competencia actitudinal: Se refiere al conjunto de actitudes bsicas determinadas que definan la identificacin del o de la postulante con la poblacin beneficiaria y con el tema del trabajo voluntario. Es aqu donde se define algunos rasgos especficos como creatividad, facilidad para trabajar en situaciones incmodas, facilidad para trabajar en grupo, paciencia para trabajar en procesos de toman ms tiempo de lo habitual, etc. Ejemplo: Si un programa de voluntariado contempla la implementacin de consejeras y prueba de descarte de VIH en poblacin travesti que ejerce el trabajo sexual, las personas voluntarias no pueden permitirse en ningn momento juzgar a las personas que estn aconsejando pues estara abusando de su supuesto poder, perjudicando al valorarla negativamente y perjudicando al programa de voluntariado. Competencia en habilidades: Es el conjunto de habilidades sociales, comunicacionales y fsicas necesarias para el desarrollo de las tareas que el programa ha previsto. Ejemplo: Si el programa de voluntariado contempla visitas domiciliarias, bajo el sol, durante varias horas al da, es probable que el perfil pida personas capaces de estar de pie o caminar considerables trechos durante X horas al da. Supongamos que ese mismo programa involucra la tarea de brindar informacin a mujeres jovenes rurales o de contextos urbanomarginales informacin sobre salud sexual y reproductiva, es necesario que la persona voluntaria tenga algunas habilidades comunicativas asertivas bsicas (saber escuchar, plantear opiniones y crticas, manejo del tono de voz y de la comunicacin gestual, etc.). C. Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles)6 Una vez que tengamos llena la plantilla de competencias, elaboremos el perfil o los perfiles necesarios. Para ellos necesitamos agrupar aquellas tareas cuyas competencias son iguales o similares. Esa agrupacin nos definir un perfil necesitado, ya que se espera no necesitar un perfil determinado y distinto para cada tarea (ya que, de ser as, contaramos con tantos perfiles como tareas haya en el programa! Y esa es una situacin imposible de manejar). Para ello utilicemos, a manera de herramienta, la Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles). En esta tabla, las tareas de la herramienta anterior (1.2) con competencias similares se agrupan en la seccin de la izquierda (Grupos de tareas) colocando slo la numeracin y el nombre de la tarea. Hacia la seccin de la derecha (Competencias acadmicas, actitudinales y comportamentales) colocamos aquellas competencias similares, al menos las ms importantes para realizar las tareas. Cada grupo de tareas (cada uno con competencias especficas) constituye un perfil necesitado por el programa. Si el programa necesita ms de un perfil, la coordinacin decide si la convocatoria se hace para todos los perfiles necesitados o prioriza la convocatoria para un determinado perfil en un primer momento, y ms adelante (pasadas algunas semanas o meses) realiza una siguiente convocatoria para el resto de perfiles.
5 Tomado de: http://curriculosem.wikispaces.com/Competencias
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Grupos de Tareas Grupo 1 (Perfil 1)
Competencias acadmicas, actitudinales y comportamentales
Grupo 2 (Perfil 2)
(etc.)
D. Ficha para la redaccin del perfil necesitado7 Una vez llena la tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles), se procede a la redaccin del mismo. Para ello se trasladan y se resume los datos de la tabla anterior a la siguiente Ficha para la redaccin del perfil necesitado. Se utiliza una ficha para cada grupo de tareas (o perfil). Adems de los datos de la tabla anterior tambin se necesita informacin correspondiente a la caractersticas del programa (ttulo, duracin, zona geogrfica, condiciones de trabajo, tiempo de dedicacin).
Ficha para la redaccin del perfil necesitado Nombre del cargo: Programa o Proyecto en el que se ubica: Objetivos y descripcin de la(s) tarea(s): Formacin o experiencia requeridas (competencias acadmicas): Habilidades o competencias requeridas (competencias actitudinales y comportamentales): Condiciones de trabajo (recursos, espacio fsico): Duracin prevista: Tiempo de dedicacin requerida:
2.2 FASE 2 - Captacin de voluntarios: Convocatoria y seleccin Implica la convocatoria y seleccin del personal voluntario. Antes de llevar a cabo la captacin, y teniendo en mano el perfil o los perfiles propuestos, es necesario reflexionar sobre: La correspondencia entre las necesidades de voluntariado de la entidad (la demanda: Qu tipo de voluntariado queremos?8 Qu queremos que realicen, con qu poblacin beneficiaria y en dnde queremos que realicen sus labores voluntarias?, etc.) y los posibles espacios en los que se pueden encontrar esos voluntarios (la oferta: A dnde tendremos que acudir para encontrar a este personal voluntario?, Qu coresponde ms al perfil que buscamos estudiantes escolares o universitarios? personal de empresas? personal de salud? chicos y chicas de parroquias? mujeres de organizaciones sociales de base tipo comedores populares o vaso de leche? chicos de la calle?). Las posibles expectativas de los voluntarios y las voluntarias frente a la entidad, de esa forma se evitarn problemas como la persona no est contenta con su labor en la organizacin pues no es lo que esperaba.
6 Diseo de la tabla basado en: Observatorio del Tercer Sector. Idem. Pgina 58. 7 Diseo de la ficha basado en: Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay. Montevideo, 2011. Pgina 47. 8 Sobre los tipos de voluntariado, revisar el curso Formacin bsica del voluntariado (pgina 29) que forma parte, juntamente con este curso, del Paquete de herramientas formativas para el diseo y la implementacin de programas e iniciativas de voluntariado, realizados por el Proyecto Soy Voluntari@: Voluntariado juvenil y universitario en estrategias de lucha contra la pobreza y apoyo al proceso de descentralizacin.
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Principios en los que se basa la captacin: El nmero de personas voluntarias se debe ajustar al volmen de voluntariado que se es capaz de gestionar. Toda la entidad debe participar activamente en la captacin, en lugar de esperar pasivamente a que las personas lleguen. Focalizar la captacin en personas motivadas, que crean en nuestro programa y que deseen dedicar tiempo y esfuerzo a la consecusin de nuestros resultado y objetivo. Para captar voluntariado es muy til trabajar conjuntamente con otras entidades del sector y aprovechar sinergias. Esta fase contempla las siguientes subfases: 2.2.1 Subfase 1 de la captacin de voluntarios: Convocatoria Ya con el perfil (o perfiles) en la mano, es el momento de hacer partcipe nuestra convocatoria para dar a conocer nuestra necesidad de contar con personal voluntario. Este proceso implica 3 pasos: o Paso 1 de la convocatoria: Diseo de una estrategia de difusin de la convocatoria Es importante que durante el mapeo de los actores sociales que hayan implementado o estn implementando programas de voluntario similares, se incluya preguntas sobre las estrategias de convocatoria realizadas para poder conocer diferentes estrategias y los resultados obtenidos. Para el diseo de esta estrategia es necesario: Definir nuestro pblico objetivo: A qu grupo de personas queremos convocar? Sern estudiantes, trabajadores de una empresa, personal militar o chicos/as que asisten regularmente a una parroquia? El pblico objetio lo constituye personas que reunen la totalidad o la mayora de las caractersticas del perfil (o perfiles) que necesitamos. Dentro de la definicin de este pblico objetivo se incluye la descripcin del mismo en trminos de edad, idiomas, situacin socio-econmica-laboral, educacional, pertenencia a un grupo poblacional vulnerable o postergado, etc. Todo esto con el fin de recabar caractersticas que nos puedan dar un norte no solo sobre cmo estructurar una estrategia de convocatoria (vindolo por el lado ms marketero), sino tambin para tener alguna idea de requerimientos y necesidades futuras de estos voluntarios y voluntarias que la entidad pudiera tomar en cuenta para apoyarlo en su desarrollo personal (por ejemplo, apoyarlos con la matrcula en algunos cursos formativos externos como clases de ingls, computacin, etc.). Definir el objetivo de la convocatoria: Qu es lo que queremos conseguir con la convocatoria? Bsicamente se refiere al nmero de pblico objetivo (es decir, nuevas personas voluntarias) que la entidad desea integrar a su programa de voluntariado y que este cumpla con ciertas caractersticas bsicas (en conocimiento, actitudes y habilidades). Definir el mensaje principal para la estrategia de difusin, que sea coherente con la misin y visin de la entidad. A continuacin presentamos siete consejos para la redaccin/construccin de mensajes motivadores exitosos: Identificar los beneficios que brinda realizar dicho trabajo voluntario. Ejemplo:Hazte voluntario por un mundo mejor. Dar base a dichos beneficios con informacin relevante, sustentada. Ejemplo: Los voluntariosperuanos aportamos al equivale al 1% del PBI. Escribir mensajes claros y simples de entender. Ejemplo:Aydanos a ayudar. Resaltar los puntosesenciales. Ejemplo:Llevemos alegra a quienes la necesitan
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Limitar el nmero de ideas e informacin. Ejemplo:Colecta por un techo. Crear una emocin apropiada a la informacin que estamos brindando. Ejemplo:Ayuda a que los nios vuelvan a sonrer! Que el mensaje lo pueda brindar una fuente confiable o un persona lder de opinin (un/una cantante un/una deportista, etc.). Ejemplo:Las declaraciones, por parte de las estrellas del cine y la msica, nacionales e internacionales, para donar dinero o realizar labor voluntaria.
Para evitar desinformacin, junto al mensaje motivador, la informacin de la convocatoria debe incluir la naturaleza del programa (objetivo y actividades concretas), habilidades bsicas requeridas de la persona postulante, localizacin exacta de las actividades, poblacin beneficiaria con la que se trabajar, perodo de tiempo, y beneficios para los voluntarios y las voluntarias. En este punto es importante decidir si es que durante la convocatoria se pedir a los y las postulantes algn documento que informe sobre algn conocimiento o formacin, o experiencia, relacionados con el tema y las acciones voluntarias a desarrollar o si no es necesario pedirlo. Por ejemplo, si el programa desea implementar consejera para la prevencin de la violencia en el hogar o de la transmisin del VIH, es necesario que los y las postulantes presenten un documento demostrando formacin en psicologa (o estn estudiando la carrera) o formacin especfica y experiencia para realizar ese tipo de consejeras, o algn tipo de consejera (conocimiento de los pasos bsicos para realizar una consejera). Por otro lado, si lo que el programa desea es mano de obra para construir casas en una zona urbano-marginal de la ciudad, es ms que seguro que no se requiera de personal concretamente calificado por lo que slo bastar el mensaje motivador en la convocatoria, sin incluir la necesidad de presentar un CV o historia de vida, sino tan solo informar brevemente de qu se trata el programa.
Definir los espacios de donde se podrn captar ms personas voluntarias, de acuerdo al perfil que hayamos elaborado. A continuacin algunos espacios de difusin ms utilizados: o Instituciones educativas y universitarias con proyectos de servicio como parte de sus actividades. o Empresas o Gremios y sindicatos o Organizaciones sociales de base o Entidades gubernamentales o Organizaciones no gubernamentales o internacionales o Federaciones, coordinadores o redes de voluntariado locales. o Clubes, grupos especficos, etc., con proyectos de servicio como parte de sus actividades. o Contactos de la institucin o Familiares y amigos de la poblacin beneficiaria o Familiares y amigos de los funcionarios de la entidad Luego se define el canal de difusin ms adecuado al mbito (o mbitos) escogido. Para determinar bien qu canales utilizaremos es necesario primero conocer de antemano, bsicamente, cuntas personas queremos reclutar como personal voluntario, cules son los canales ms utilizados por los convocados y las convocadas, con qu formatos se sentiran ms identificados/as, y con qu recursos contamos. A continuacin los canales ms comunes: Comunicacin entre pares: Los propios voluntarios pueden utilizar la comunicacin cara a cara para difundir el nuevo programa y motivar a sus pares. Durante estas conversaciones informales se pude distribuir materiales impresos (volantes y folletos son los ms utilizados). Estas conversacin hay que realizarlas en sitios y momentos estratgicos (recreo en los colegios, campeonatos en lozas deportivas, horario de refrigerio en las empresas, etc.).
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Colocacin de afiches en los espacios de socializacin ms utilizados por el potencial personal voluntario (en bodegas, patios de colegio o universidad, en las oficinas de una empresa, en el restaurante-men cercana al lugar de trabajo, en una parroquia o templo, etc.). Uso de redes sociales (Facebook, Twitter, etc.), pudiendo incluir la creacin de grupos o salas especiales para la difusin. Correo electrnico a actores sociales aliados para que socialicen la difusin entre sus contactos. Difusin a travs de medios de comunicacin masiva (radio, televisin, prensa escrita), con la transmisin o publicacin del aviso, o de una nota, o una entrevista a la coordinacin del programa o entidad, etc. Difusin a travs de momentos especficos, a travs de nuestros actores sociales aliados o de nuestro personal (voluntario o no voluntario), en donde se utiliza la comunicacin cara a cara y la distribucin de material impreso. Por ejemplo, una Feria del Voluntariado en espacios masivos (centros comerciales, plazas, playas, etc.), la gerencia de una empresa durante una reunin con sus empleados y empleadas, un dirigente en una reunin vecinal, la coordinadora de un comedor popular, un sacerdote durante una misa, la directora de un colegio en una actividad escolar, etc. Implementar, con otros actores involucrados en el voluntariado, una Feria del Voluntariado, en espacios de socializacin masivos (centros comerciales, plazas, playas, etc.). Publicacin de la convocatoria en las plataformas o bolsas de trabajo. Luego de haber definido los mensajes principales, los canales y espacio pertienentes para la difusin de la convocatoria, es necesaio decidir sobre lo siguiente para la implementacin de la misma: Definicin de los objetivos que se esperan con la convocatoria, incluyendo indicadores para expresarlos (por ejemplo, qu universidades hay que cubrir y, en cada una, cuntas charlas sern dictadas, qu material ser distribuido y cunto, etc.), nmero de postulantes que se espera recibir, tipos de voluntarios o perfil, cuota de gnero, etc.). Definir actividades, tareas y responsables. A partir de los indicadores definidos al inicio, los espacios elegidos y los canales ms adecuados para realizar la convocatoria se definen las actividades y tareas especficas para hacer la convocatoria. Por ejemplo: Brindar una charla de 20 minutos sobre el programa de voluntariado y la oferta de una participacin voluntaria a los trabajadores de una empresa durante algn momento adecuado del da, Apoyando esta charla con un breve sketch teatral motivador y la distribucin de un trptico informativo. Incluir adems qu personas se encargarn de realizar dichas tareas, es decir, definir los responsables.
Definir plazos de tiempo para cada tarea, organizndolos en un cronograma y en orden lgico, incluyendo las fechas para las entrevistas de seleccin (si fueran necesarias) y las comunicaciones para confirmar la seleccin o no de cada postulante. Para organizar todo esto, se recomienda hacer un plan operativo. En la pgina 88 del presente documento presentamos una herramienta que brinda las pautas necesarias para elaborar este plan.
o Paso 2 de la convocatoria: Implementacin de la convocatoria Bsicamente, esto implica llevar a cabo las tareas previstas en el plan de convocatoria, en los plazos previstos, y hacerles el seguimiento a travs del monitoreo de actividades.
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o Paso 3 de la convocatoria: Evaluacin de los resultados La evaluacin de la estrategia de difusin de la convocatoria debe analizar los siguientes aspectos, segn los indicadores propuestos en la ejecucin y objetivos determinados en la planificacin de la misma:
Aspectos / Indicadores Cumplimiento de los plazos de acuerdo al plan operativo para esta estrategia. Transmisin y comprensin del mensaje Efectividad de los canales propuestos. Nivel de desempeo de los responsables de la estrategia. Herramienta que los puede evaluar Cronograma de la estrategia de convocatoria Ficha de evaluacin (explicada en la siguiente seccin)
Nmero de personas que se acercaron al programa a partir de la actividad de convocatoria. Nmero de voluntarios captados en comparacin con la meta propuesta. Ms adelante evaluar: Nmero de voluntarios que continan trabajando despus de un nmero determinado de meses. 2.2.2 Subfase 2 de la captacin de voluntarios: Seleccin La seleccin del personal voluntario, a partir de la convocatoria, se realiza de la misma manera que cuando se contrata a un personal asalariado, a travs de un proceso para detectar si es la persona adecuada y si se ajusta al perfil que buscamos, contrastando los datos de las personas candidatas con el fin de filtrar y depurar hasta llegar a una cantidad ms reducida de postulantes a los cuales se les entrevistar personalmente.9 La herramienta principal para este proceso es la entrevista personal a aquellos candidatos que mejor se ajustan al perfil. La entrevista ()permite uniformizar criterios de seleccin y orientar la conversacin para detectar si el candidato es adecuado para las actividades que require la organizacin10. Esta herramienta nos permitir estar al tanto de cules son las capacidades tcnicas de las personas que llegan a la entidad, pues de esa forma se les podr derivar a las reas o labores en las que mejor calcen, y se evitarn problemas como (La persona voluntaria) no se siente cmodo en su labor pues no logra cumplirla a cabalidad porque considera no tener las condiciones necesarias, o La institucin no cree que (la persona voluntaria) est realizando un buen trabajo pues no tiene las capacidades necesarias, probablemente haya que trasladarlo de rea, capacitarlo ms, etc. Por otro lado, existen casos en los que la organizacin no se encuentra buscando personal con calificaciones o competencias especficas, por lo que casi cualquier persona podra formar parte de la organizacin segn la tarea o accin especfica que el programa tenga planificado para ella. Es evidente entonces que, para ste tipo de perfil, no es necesario realizar una entrevista de seleccin, sino pasar directamente a la incorporacin de la persona a la entidad. Un ejemplo de esto, son las construcciones masivas de viviendas de emergencia que se llevan a cabo en Latinoamrica por la ONG Techo. En estas construcciones cualquier persona entre los 17 y 30 aos de edad, sin necesitar ningn tipo de experiencia previa, puede formar parte; otro lo contituye el personal voluntario que muchas entidades convocan para llevar acabo sus colectas anuales. La gran mayora de estos voluntarios/as no pasan por un proceso de seleccin, pues los requisitos para su participacin son bastante bsicos.
9 O por otros medios de comunicacin, de no requerirse que el candidato se encuentre fsicamente en un lugar determinado para sus labores. 10 Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). dem. Pgina 48.
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En la seccin Herramientas para la Fase 2 presentamos una relacin de temas y preguntas gua que servirn a las personas encargadas de la seleccin para realizar una entrevista efectiva. Despus de la entrevista, los candidatos y las candidatas seleccionadas deben ser informados, mientras se prepara su incorporacin al programa y a la entidad que lo implementa; mientras que a las personas no seleccionadas,es conveniente comunicarles los motivos y explicarles los criterios que se han seguido para tomar la decisin. En el Manual de Gestin de voluntariado (Fundacin La Caixa, 2009) se plantea que la entidad puede ofrecer nuevas posibilidades a las personas no seleccionadas: Orientndolas sobre otras alternativas de voluntariado; por ejemplo, animndolas a que se acerquen a otra entidad en la que podra encajar su perfil. Derivndolas a federaciones o coordinadoras que pueden apoyarlas y asesorarlas en el proceso de bsqueda de una entidad en la que realizar voluntariado.
En el Anexo 2 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada en el documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y se refiere a la captacin y seleccin de personal voluntario a partir de perfiles claramente definidos realizada por Intermn Oxfam. En el Anexo 3 se brinda ejemplos de productos comunicacionales dedicados a la difusin de convocatorias para reclutar personal voluntario.
HERRAMIENTAS PARA LA FASE 2 A. Ficha sobre las consideraciones iniciales antes de proponer la captacin de (nuevo) personal voluntario11 Antes de iniciar la planificacin de la convocatoria del primer personal voluntario, o de nuevo personal voluntario, es recomendable tener en cuenta qu cantidades de personas, actividades y horas el programa podr gerenciar, para luego no tener problemas con escasez de tiempo, recursos humanos y recursos materiales y financieros.
FICHA: CONSIDERACIONES INICIALES ANTES DE PROPONER LA CAPTACIN DE (NUEVO) PERSONAL VOLUNTARIO Temas que hay que valorar Nmero de personas voluntarias que puede gestionar la entidad Nmero de actividades que puede realizar el voluntariado Nmero de horas que se pueden dedicar al seguimiento del voluntariado Otros: Otros: Nmero (aprox.) Por qu?
11 Diseo de la ficha basado en: Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 62.
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B. Ficha para organizar la convocatoria de (nuevo) personal voluntario12 El objetivo de esta ficha es sintetizar la informacin necesaria para planificar y organizar la convocatoria, desde la definicin de pblicos objetivos, de mensajes y medios, hasta el plan operativo visibilizado en un cronograma. Corresponde a las personas en la coordinacin del programa de voluntariado, y de su gestin, llenar esta ficha.
FICHA RESUMEN SOBRE LA CONVOCATORIA DE PERSONAL VOLUNTARIO
Entidad: Programa: Persona responsable de la convocatoria: Fecha:
I. Pblicos objetivos Pblico primario Voluntarios y /o voluntarias de (marcar las alternativas que mejor se ajusten a las necesidades del programa): Consejeros / Personal de salud Personal militar Personas que participan en grupos religiosos (parroquias, etc.) Personas que participan en grupos infantiles, adolescentes o juveniles Personas pertenecientes a organiza-ciones sociales de base Personas pertenecientes a grupos culturales Personal docente Otros:
Pblico general Trabajadores y trabajadoras Estudiantes escolares
Estudiantes Nivel tcnico
Estudiantes Nivel Universitario
Personas afectadas por determina-das infecciones o enfermedades Pblico secundario Personas y/o cargos que pueden apoyar motivando a la poblacin primaria a participar en el programa de voluntariado Lderes o lideresas de opinin Coordinacin de organizaciones sociales de base, asociaciones diversas, ONGs, etc. Otros:
Direccin o gerencia empresarial Coordinacin de actividades educativas, UGEL, etc. Coordinacin de actividades sanitarias Lderes y lideresas comunitarios
Coordinacin del personal militar Autoridades religiosas Lderes o lideresas sindicales
12 Diseo de la ficha basado en: The AIDS Control and Prevention Project (AIDSCAP). How to create and effective communication project. AIDSCAP. Virginia, USA.Secciones II, IV, V y VI.
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II. Caractersticas de la poblacin objetivo Generales Rango de edad: Zona de procedencia: Distrito(s): Comunidades(s) Indistintamente Lenguaje(s) prioritarios: Alguna otra(s) caractersticas pertinentes:
Situacin socioeconmica y laboral: Ingreso mnimo promedio mensual: Situacin laboral: Su hogar Estudiante dependien-te de familia Estudiante codepen-diente de familia Empleado /a de una empresa (incl. PYME) Situacin educacional Mayora sin nivel educativo Mayora con nivel primario Mayora con nivel secundario Mayora con nivel universitario Situacin sociopoltica Miembros de minora tnica Miembros de comunidad marginalizada Pertenecientes a un partico poltico Personas pertenecientes a la diversidad sexual Personas con algn grado de discapacidad fsica y/o cognitiva. Otros: Mayora con nivel tcnico Otro: Subempleados/as Independientes / comerciantes Nios, nias y adoles-centes de la calle Otros:
III. Localizacin del pblico objetivo Colegios Universidades / Institutos Colegios militares ONGs (proyectos / programas) Otros programas de voluntariado Barrio Clubes deportivos Clubes sociales Redes sociales (Facebook, etc.) Otros:
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IV. Mensajes MENSAJE (S) Qu beneficios conseguir el pblico objetivo primario participando como personal voluntario? El mensaje, Es simple y directo? S NO Qu queremos que el pblico objetivo primario sienta cuando lea o escuche el mensaje?
a) b) c) d) e)
V. Informacin bsica (nombre del programa, objetivo principal, entidad que lo gestiona, periodo de tiempo, horario(s), poblacin que se est convocando, datos de contacto)
VI. Canales y medios Canales (mtodos) interpersonales Educadores de pares Presentacin al pblico (charla) Consejera Llamada telefnica / skype Medios comunitarios Volantes Folletos (brochures) Rotafolios Afiches Presentaciones culturales Grabacin de video Medios masivos Radio TV Prensa escrita Redes sociales (Facebook, Twitter, etc.) Otros: Grabacin de audio Otros: Otros:
VII. Estrategia Actividad(es) Responsable(s) a) b) c) d) Mensaje(s) Canal(es) y/o Medio(s) Aliados Cronograma Metas
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C. Ayuda memoria para redactar mensajes exitosos13

Ficha: Ayuda memoria para redactar mensajes exitosos
Identificar beneficios que motiven al pblico objetivo primario a participar del programa de voluntariado. Ejemplo: Ayuda a los nios y nias de los asentamientos a cosechar un futuro mejor (de: Un techo para mi pas) Apoyar el beneficio con alguna informacin relevantes. Ejemplo: Buscamos abrir oportunidades educativas en los Asentamientos Humanos de Lima para as, promover el desarrollo cognitivo y afectivo de los nios y nias en situacin de extrema pobreza a travs del trabajo de jvenes voluntarios (de: Un techo para mi pas) Hacer el mensaje claro y simple. Ejemplo: Aydanos a proteger el voto de 20 millones de peruanos (de: Asociacin Civil Transparencia) Sirve mucho redactar un slogan o frase pegajosa (en una o dos frases, y con pocas palabras) Resaltar los puntos esenciales. Limitar el nmero de ideas e informacin. Colocar fuentes de informacin confiables. Ejemplo: Motivar a un lder o lideresa de opinin, pertinente, para que brinde la informacin motivando ms al pblico objetivo primario.
D. Propuesta de pauta para entrevista de seleccin14 Esta herramienta es una gua de temas a considerar durante la entrevista de seleccin. El hecho de incluir todas las preguntas o no en la entrevista depender de la naturaleza del trabajo voluntario que se requiere. Al ser una gua, se recomienda utilizar las preguntas como pautas para realizar la entrevista como si fuese una conversacin, que fluyan naturalmente y no necesariamente de la manera como estn dispuestas en esta herramienta (es decir, hacer una pregunta tras otra como en el caso cuando decimos bien, ahora vamos con la siguiente pregunta). Si una persona postulante nos informara sobre algo, antes de haberle preguntado sobre ese asunto, se marca en la herramienta como informacin ya conseguida, y ya no es necesario preguntar al respecto. La herramienta presentada, a manera de tabla, consta de dos columnas. En la columna de la izquierda colocamos los temas y preguntas, mientras que la de la derecha se reserva para colocar un marca que indique que, de alguna manera, ya hemos conseguimos dicha informacin.
13 Diseo de la ayuda memoria en: The AIDS Control and Prevention Project (AIDSCAP). Virginia, USA. Pgina 39. 14 Diseo de la ficha basado en: Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay. Montevideo, 2011. Pgina 49.
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PAUTAS PARA LA ENTREVISTA DE SELECCIN

Tema I. Recibimiento Bienvenida y agradecimiento Informacin conseguida
II. Motivaciones de la persona postulante Cmo te enteraste sobre este llamado a personas voluntarias? Qu fue lo que te interes?
III. Presentacin de la persona postulante A qu te dedicas? Qu haces por la vida? Cules son tus conocimientos con respecto (al tema del trabajo de voluntariado)? Qu habilidades o capacidades posees al respecto? Cules son tus expectativas al respecto?, o Qu te gustara hacer o cules de tus habilidades te gustara aplicar en nuestra entidad? En qu tipo de actividades te sientes ms cmodo? Con qu poblacin de la comunidad te gustara trabajar? Cunto tiempo crees que le podras dedicar al trabajo voluntario? Has hecho antes trabajo voluntario? Si la respuesta es afirmativa, que explique sobre qu, con qu entidad, en dnde y qu le pareci. Qu es lo que sabes sobre nuestra entidad? Qu te motiva a ser parte de nuestra entidad?
IV. Presentacin de la entidad y del programa de voluntariado Nuestra entidad tiene como misin (resumir en breve a qu se dedica la entidad, sus lineas de accin, etc.). Las caractersticas del programa de voluntariado al cual te ests presentando son (objetivo de programa, pblico beneficiario, cobertura geogrfica, resultados esperados, actividades, cantidad de funcionarios, cantidad de voluntarios, fuentes de financiamiento, etc.).
V. Descripcin del puesto de voluntariado que se ofrece Necesitamos voluntarios y voluntarias para (nombrar los distintos tipos de actividades que hay que realizar, pblico beneficiario, condiciones del trabajo seguridad, horarios disponibles, etc., equipo con el que se colaborar, contrapartes, etc.)
VI. Valoracin por parte de la persona postulante Crees que este puesto se ajusta a tus expectativas?
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VII. Otros aspectos a indagar Puede haber otros aspectos , que segn el tipo de trabajo sea especialmente importante indagar. Por ejemplo: Qu opinas de la poblacin beneficiaria con la cual tendras que trabajar?, Qu opinas del trabajo en equipo?, Estaras disponible en casos de emergencia?, Tienes alguna condicin especial fsica, de salud, que quisieras compartir?, Estaras dispuesto/a a participar en capacitaciones?
VIII. Brindar tiempo para que la persona postulante realice preguntas Tendras alguna pregunta, o preguntas, que quisieras hacernos?
PARA FINALIZAR: Agradecer a la persona postulante su ofrecimiento y tiempo destinado a la entrevista. Concluir con el compromiso de dar una respuesta si es que no se puede darla en ese momento.
E. Ficha Conclusiones sobre persona entrevistada (para la persona que realiza la entrevista) La presente herramienta es una ficha individual para ser llenada con algunos resultados de la entrevista, y las opiniones y evaluacin de la persona entrevistadora sobre la persona postulante. Los primeros espacios estn dedicados a datos generales de las personas involucradas en la entrevista y sobre el programa de voluntariado. En los espacios de identificacin con el pblico beneficiario y las actividades a realizar, evaluamos qu tanta relacin guarda lo manifestado por la persona voluntaria con respecto a estos aspectos. proponemos una escala del 1 al 5, donde uno significa una relacin muy pobre y 5 una relacin muy estrecha. La escala se complementa con comentarios o recomendaciones de la persona entrevistadora. Con respecto a la identificacin de la persona postulante con el pblico beneficiario, se evala su opinin sobre dicho pblico, qu tan cmodo o cmoda se sienta trabajando con y para ese pblico, y si su relacin con ese pblico sera fructfera o no. Por ejemplo, tal vez una persona postulante no se sienta cmoda del todo trabajando con personas travestis o personas privadas de libertad; si esa persona estuviera trabajando con ellos tal vez podra estar juzgando a cada momento el comportamiento de esta poblacin, lo que perjudicara el trabajo voluntario. Con respecto a su identificacin con las tareas a realizar es lo mismo. Por ejemplo, para un programa de voluntariado, el entrevistador explica claramente a la persona postulante cmo es el trabajo voluntario de la construccin de paredes; sin embargo, pueda ser que, al final, este trabajo no resulte tan simptico o fcil como la persona postulante lo haba pensado. El mismo principio se aplica a los niveles de conocimientos, capacidades y habilidades de la persona voluntaria con respecto al trabajo: se evalua qu tanta relacin tiene lo manifestado por la persona con respecto a los requisitos solicitados. En los siguientes espacios concernientes a disponibilidad, expectativas, comodidad de trabajar en equipo, etc. la persona entrevistadora resumira la informacin principal brindada por la persona entrevistada. Los ltimos espacios se destinan a comentarios y recomendaciones de la pesronas entrevistadora. Estas ltimas centradas en conocimientos y habilidades que hay que reforzar en la persona postulante, lo que servir tambin para poder disear o programar talleres de capacitacin; y en aquella rea de servicio del programa con la que mejor se identifica la persona postulante (esto en el caso de que se haga la convocatoria para cubrir varios puestos de trabajo voluntario).
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Lo ltimo se reserva a la firma de la conformidad sobre la informacin escrita en la presente ficha. CONCLUSIONES SOBRE LA PERSONA ENTREVISTADA (ficha para ser llenada por la persona que realiza la entrevista de seleccin)
Nombre de la persona entrevistada: Programa de voluntariado al que se presenta: Puesto de voluntariado al que se presenta: Nombre de la persona entrevistadora: Fecha de la entrevista:
Identificacin con el pblico beneficiario con el cual se trabajar Comentario:
Identificacin con las tareas a realizar Comentario:
Conocimiento de la persona sobre el tema del trabajo Comentario:
Habilidades y capacidades sobre el tema del trabajo Comentario:
Disponibilidad para el trabajo voluntario
Expectativas de trabajar en el programa
Disponibilidad en caso de situacin de emergencia
Condicin (fsica, de salud, mental) especial que quisiera comentar Disponibilidad para asistir a cursos de capacitacin
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Otros comentarios:
Recomendaciones en cuanto a las actitudes a desarrollar:
rea de servicio identificada para ubicar a la persona postulante:
Certifico que la informacin que se ha proporcionado en la presente entrevista es correcta y verdadera y doy consentimiento para que (nombre de la entidad) la registre en su base de datos para referencia, evaluacin o confirmacin de la misma. Nombre y firma de la persona postulante:
Fecha: Nombre y firma de la persona entrevistadora:
Fecha:
2.3 FASE 3 - Vinculacin: Incorporando voluntarias y coluntarios para la accin Esta etapa incluye a todos los procesos que se desarrollan desde que la persona voluntaria es aceptada para formar parte de la organizacin hasta antes de empezar las labores propias del puesto que ocupe. Su objetivo es que se familiarice con el entorno y pueda adaptarse rpidamente al mismo y a sus labores. Esta fase contempla las siguientes subfases: 2.3.1 Subfase 1 de la vinculacin: Formalizacin del compromiso Esto implica: Una reunin interpersonal o grupal para revisar el plan de trabajo, la dedicacin, el horario, y las formas de acompaamiento que la entidad puede brindar. La firma de un acuerdo formal; es decir, formalizar el compromiso del nuevo personal voluntario con la entidad. Esto puede realizarse a travs de la firma de un Acta de Compromiso o Acuerdo escrito en el que se establezca la relacin entre la entidad y la persona voluntaria, donde se formalice por escrito el acuerdo relacionado con la carga de trabajo, el horario, las condiciones administrativas, etc. Este acuerdo formal debe constar de las siguientes partes segn la Mesa Nacional de Dilogo sobre Voluntariado y Compromiso Social, en su Manual de Gestin y Formacin (Uruguay, 2011): Datos de identificacin del voluntario
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Tarea que realizar Beneficiarios Lugar de trabajo (dentro o fuera de la entidad) Frecuencia Horario Capacitacin necesaria (si corresponde) Tiempo de duracin del compromiso Fecha de firma Firma de ambas partes
Adems, debe incluir el Reglamento del voluntariado. Este reglamento es un documento donde se explican claramente los derechos y deberes recprocos entre la persona voluntaria y la entidad, adems de las conductas esperadas y no aceptadas por parte de la persona voluntaria.
2.3.2 Subfase 2 de la vinculacin: Registro del voluntario Luego de haber formalizado el compromiso entre el nuevo personal voluntario y la entidad, es necesario inscribirlo en un sistema de registro con el fin de que podamos sistematizar los datos referentes a su contacto personal, su historia de vida (estudios, habilidades, etc.), el monitoreo de sus actividades (logros, habilidades que necesita reforzar, sus percepciones con respecto a sus labores y al programa, etc.), sus opiniones y sugerencias con respecto a la coordinacin del programa, entre otros datos. 2.3.3 Subfase 3 de la vinculacin: Integracin de la nueva persona voluntaria Una vez pactado el acuerdo formal, es necesario: Presentar a las nuevas personas voluntarias a los integrantes del programa y de la entidad, explicando las funciones que realizan. hacer una primera visita a los espacios especficos donde realizarn sus labores. Establecer un primer contacto con su(s) coordinador(es) inmediato(s), encargado de hacer el seguimiento y acompaamiento respectivo. Luego de la presentacin se recomiendo implementar las acciones de induccin bsica al nuevo personal voluntario. El objetivo de sta es brindarles la informacin necesaria para que entiendan cmo funciona la entidad en la que laborarn y lo que se espera de ellos como voluntarios. Esta induccin debe incluir los siguientes temas: Visin, misin, objetivos de la entidad. Historia de la entidad. Descripcin de la poblacin beneficiaria con la que la entidad trabaja (incluyendo la del programa de voluntariado). Discusin sobre los temas bsicos sobre los que la entidad trabaja. Organigrama de la entidad y del programa de voluntariado. Introduccin de las principales directivas de la entidad. En algunos casos resulta de ayuda reforzar la induccin entregndole a la persona un kit de induccin, que contenga folletos o documentos que expliquen un poco ms sobre la historia y labor de la entidad y del programa de voluntariado, as como su organizacin o estructura (organigrama). Tambin es conveniente incluir en este kit material que logre sensibilizar y motivar an ms como testimonios de la poblacin beneficiaria, de otros voluntarios o voluntarias, cifras de logro, casos exitosos, etc. Igualmente, es muy efectivo acompaar las labores del nuevo personal voluntario durante los primeros das para corregir posibles errores, absolver dudas y reconfirmar que la persona elegida tenga las habilidades necesarias. Incluso puede realizarse actividades de integracin como un desayuno de presentacin o una jornada de motivacin e intercambio entre los nuevos voluntarios y los antiguos, etc.
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En el Anexo 4 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y refiere al proceso de acompaamiento en el proceso de incorporacin de la Asociacin Pupaclown, Payasos de Hospital.
HERRAMIENTAS PARA LA FASE 3 A. Gua de temas a tratar en la reunin inicial Esta gua es una ayuda memoria con los principales tpicos a tratar en la reunin inicial que viene despus del proceso de seleccin. Esta reunin se da entre representantes de la entidad (el coordinador de la gestin del voluntariado, generalmente) y las personas postulantes seleccionadas. Esta reunin puede ser interpersonal o grupal, segn las condiciones, y su objetivo es refrescar la informacin sobre la entidad, el programa, las tareas a realizar, etc., aadiendo informacin relevante a las condiciones de trabajo, como se detalla en la siguiente lista. GUA DE TEMA A TRATAR EN LA REUNIN INICIAL CON EL PERSONAL VOLUNTARIO SELECCIONADO (Ayuda memoria)
TEMA Informacin tratada (marcar al realizarse)
Descripcin del programa de voluntario y de las actividades para las cuales se necesita el trabajo voluntario Descripcin del puesto, tareas requeridas y el tiempo de dedicacin. Descripcin de los fines y directrices de la entidad (misin, visin, pblicos beneficiarios, objetivos, estrategias, etc.). Medios utilizados para llevar a cabo el programa de voluntariado. Comentario sobre la no remuneracin y el compromiso a realizar las tareas con responsabilidad y regularidad. Explicacin sobre cundo una labor voluntaria, o servicio, es satisfactoria y cundo no lo es. Descripcin de las condiciones de trabajo voluntaria y los deberes de la entidad para con el personal voluntario, aadiendo particularidades sobre seguridad (si fuera el caso). Descripcin de los derechos de la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238) y otros derechos propuestos por la entidad. Descripcin de los deberes de la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238) y otros derechos propuestos por la entidad.
B. Modelo de acta de compromiso15 El acta de compromiso es el acuerdo de parte de la entidad como de la persona voluntaria de establecer un vnculo de trabajo voluntario. En este se colocan los nombres de las partes involucradas, as como las funciones que cada uno debe desempear, la duracin del acuerdo establecido, las
15 Modelo de acta de compromiso elaborado a partir de: Lpez Salas, Emilio. Claves para la gestin del voluntariado en las entidades no lucrativas Cuaderno de Gestin 6. Fundacin Luis Vives. Espaa. Pginas 102 103.
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situaciones de resolucin del acuerdo, y los derechos y deberes de las personas voluntarias, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (Ley N28238). Para sellar el acuerdo, cada una de las partes tiene que firmar el documento. El acta presentada a continuacin es un modelo, a manera de plantilla, que la entidad adecuar si lo cree necesario, segn sus caractersticas y necesidades.
ACTA: ACUERDO DE COMPROMISO INCORPORACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA
Siendo las partes, Don/Doa (Nombre del director o directora - Presidente/a de la entidad), con D.N.I.________________________, en su calidad de (Director/a Presidente/a) de (nombre de la entidad) y Don/Doa (Nombre de la persona voluntaria), con D.N.________________________, en su calidad de persona voluntaria; ambas suscriben el siguiente ACUERDO: PRIMERO.- Que es deseo de ambas partes firmar el presente acuerdo. SEGUNDO.- Que la persona voluntaria conoce los fines y las directrices de (Nombre de la entidad) y est de acuerdo con ellos y con los medios utilizados para llevar a cabo el programa o proyecto de voluntariado. TERCERO.- Que conoce y acepta expresamente, que su actividad, por los fines a los que va orientada, no ser objeto de remuneracin alguna y se compromete a realizarla con responsabilidad y regularidad; avisando a (Nombre de la entidad) con la antelacin suficiente en el caso de que surgiera alguna dificultad imprevista, a fin de poder ser reemplazado/a por otra persona voluntaria. As mismo, la persona voluntaria, se compromete en caso de imposibilidad para acudir a una actividad concertada, a avisar con tiempo suficiente para garantizar su cobertura durante la actividad (mnimo ___ horas). CUARTO.- Que la persona voluntaria contar con una persona encargada del acompaamiento a su trabajo, cuyo objetivo es brindar asesora y monitorear sus actividades. QUINTO.- Que las tareas que la persona voluntaria se encargar de desarrollar son las siguientes (colocar la relacin de tareas a desarrollar por el personal voluntario), en un perodo de tiempo que va desde la fecha de firma de este acuerdo hasta el da __ de (mes) del ao ________; participando activamente en el siguiente horario propuesto l/ella misma (colocar el horario propuesto por la persona voluntaria para realizar sus labores) SEXTO.- Que dado el carcter voluntario de su actividad, podr cesar en la misma cuando lo desee, debiendo en este caso ponerlo en conocimiento de (Nombre de la entidad) con la antelacin suficiente, a fin de poder buscar quien le sustituya. STIMO.- Que, en el supuesto que sus servicios no sean satisfactorios para (Nombre de la entidad), esta podr prescindir de ellos, notificndolo razonablemente. As mismo, (Nombre de la entidad), en caso de cesar una actividad en el da y hora acordado, notificar a la persona voluntaria este hecho con la suficiente anticipacin (mnimo _____ horas). OCTAVO.- Que la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), tiene derecho a: a. Contar con la seguridad adecuada para salvaguardar su integridad fsica, psquica y moral. b. Ser informado previamente si la labor a desarrollar conllevar algn peligro para su vida o salud. c. Recibir parte del beneficiario la capacitacin necesaria para el desarrollo del servicio de voluntariado a realizar, de acuerdo a las posibilidades del beneficiario o beneficiaria. d. Contar con la identificacin que acredite su condicin de personal voluntario. e. Obtener una certificacin de las actividades realizadas en el servicio de voluntariado desempeado con especificacin de las actividades desarrolladas y de las capacitaciones adquiridas de ser el caso. f. En caso de sufrir algn accidente o su fallecimiento en el ejercicio de la actividad, su derecho a que los gastos derivados de tales eventualidades sean asumidos por la persona jurdica a la cual pertenece. g. Acordar libremente el tiempo y el horario que puedan dedicar a la actividad voluntaria, de acuerdo a las necesidades de la organizacin de voluntarios. CONTINUA
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CONTINUA NOVENO.- Que la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), tiene como deberes: a. Informar oportunamente a los beneficiarios la interrupcin de la prestacin del voluntario, cuando corresponda. b. Desarrollar su labor con diligencia y honestidad, y observar las indicaciones que el beneficiario le asigne. c. Respetar los derechos de los beneficiarios. d. Guardar confidencialidad de la informacin recibida y conocida en el desarrollo del voluntariado. e. Participar en las actividades de formacin o capacitaciones previstas por la organizacin de voluntarios o por los beneficiarios. f. Rechazar cualquier tipo de contraprestacin econmica. g. Tener un comportamiento acorde con el servicio de voluntariado que preste. h. Utilizar debidamente la acreditacin y distintivos que se le entregue. i. Respetar y cuidar los bienes que el beneficiario ponga a su disposicin para el desarrollo del servicio de voluntariado. j. Cumplir con la regulacin interna de la Organizacin de Voluntarios a la que pertenece y/o de la entidad beneficiaria a la que brinda su servicio. k. Cumplir con lo establecido en el presente Reglamento. DCIMO.- Que (nombre de la entidad), segn seala el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), se compromete a: a. De las Asociaciones: Debern asumir los gastos derivados del accidente o fallecimiento del voluntario en el cumplimiento del servicio del voluntariado. b. Deberes comunes a Las Asociaciones y Organizaciones de Hecho: b.1 Los Estatutos de Las Asociaciones: Debern contener cuando menos lo siguiente: Las condiciones de admisin y prdida de la condicin de voluntario, los derechos y deberes de los voluntarios conforme a lo estable ido en el presente reglamento, los principios que han de regir las relaciones entre La Asociacin y los voluntarios y los mecanismos de participacin en la misma. Las Organizaciones de Hecho debern contar con un documento en el que conste lo sealado en el prrafo precedente. b.2 Articular los mecanismos necesarios para garantizar la informacin, participacin y colaboracin de la persona voluntaria. b.3 Llevar un registro de altas y bajas del personal voluntario. b.4 Proporcionar la capacitacin mnima e indispensable para el correcto desarrollo del servicio de voluntariado. b.5 Proporcionar un documento de identificacin del voluntario. b.6 Expedir una constancia de ser o haber sido miembro de La Asociacin o de la Organizacin de hecho.
Firmado en (localidad), a (da) de (mes) del (ao)
Por (nombre de entidad) Nombre de persona voluntaria: Nombre: Doc. Identidad: Doc. Identidad:
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C. Ficha de registro de la persona voluntaria Esta es quizs una de las herramientas ms importantes puesto que su objetivo principal es registrar la historia de la persona voluntaria dentro de la entidad, desde su primer ingreso a la misma. As, en esta herramienta se registra: La informacin bsica sobre los datos personales, historia de vida y experiencia de la persona voluntaria. La actividad de induccin realizada. Toda actividad de formacin impartida por la entidad a la persona voluntaria. Los resultados de los monitoreos peridicos producto del acompaamiento, a cargo de una persona designada. Los resultados de las evaluaciones peridicas realizadas por la coordinacin del voluntariado o un agente externo a la entidad. A continuacin presentamos un modelo de ficha de registro, conteniendo los puntos bsicos de recoleccin de informacin. El formato puede modificarse segn las necesidades de la entidad. FICHA DE REGISTRO DE LA PERSONA VOLUNTARIA
Fecha de vinculacin: Fecha de desvinculacin: Tipo: N voluntario/voluntaria:
DATOS PERSONALES Nombre(s): Apellido o apellidos: Direccin:
Distrito: Fecha de nacimiento: Telfono: Correo electrnico (e-mail): Primaria Secundaria FORMACIN (marcar y llenar lo que corresponda) Tcnica. Por favor, colocar el (o los) oficios o carrera(s) seguidas: Doc. Identidad: Celular:
Universitaria. Por favor, colocar la profesin (o profesiones):
Ttulo:
Bachiller Licenciatura en: Diplomatura(s) en: Maestra(s) en: Doctorado(s) en:
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Idiomas: ___ Quechua ___Aymara ___ Otros idiomas locales. Indicar cul(es): ___ Ingls ___ Francs ___Portugus ___Otro. Indicar cul(es): Conocimiento de informtica: ___Word ___Excel ___Powerpoint ___Algn programa de diseo grfico. Indicar cul(es): ___Otro(s) programa(s). Indicar cul(es): Experiencia en redes sociales: ___Cuenta en Facebook ___Cuenta en Twitter ___Cuenta en LinkedIn ___Cuenta en otras redes sociales. Indicar cul(es): Cuenta con vehculo propio: ___S ___No Cuenta con brevete: ___S ___No
SITUACIN LABORAL Situacin laboral actual: ___En actividad (se incluye ac el trabajo en el hogar) ___Persona desempleada ___Persona jubilada ___Estudiante ___Otra situacin. Indical cul: Experiencia laboral (rellenar empezando por el ms actual y as sucesivamente hasta completar la tabla): Entidad Puesto y funcin Perodo de tiempo
Experiencia como voluntario: Entidad Puesto y actividades desarrolladas Perodo de tiempo
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HISTORIA DE VOLUNTARIADO CON LA ENTIDAD Programa de voluntariado: Puesto: Actividades principales a desarrollar:
Cobertura geogrfica de su trabajo voluntario: Persona que coordina su trabajo voluntario: Fecha de ingreso al programa: Duracin aproximada de su trabajo voluntario: Disponibilidad de su trabajo voluntario: Lunes Maana Tarde De a... De a... Martes De a... De a... Mircoles De a... De a... Jueves De a... De a... Viernes De a... De a... Sbado De a... De a... Domingo De a... De a...
VINCULACIN A LA ENTIDAD Fecha de reunin inicial despus de haber sido seleccionado/seleccionada por la entidad: Actividades de induccin realizadas (marcar cada una cuando se haya realizado y colocar la fecha): (colocar ac la primera actividad de induccin programada) (colocar ac la segunda actividad de induccin programada) (colocar ac la tercera actividad de induccin programada) () Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES FORMACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Actividades de formacin brindadas por la entidad (marcar cada una cuando se haya realizado y colocar la fecha y el resultado): (colocar ac la primera actividad de formacin programada) Resultado: Fecha:
(colocar ac la segunda actividad de formacin programada) Resultado:
Fecha:
(colocar ac la tercera actividad de formacin programada) Resultado:
Fecha:
() Resultado:
Fecha:
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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES - ACOMPAAMIENTO MONITOREO DEL TRABAJO VOLUNTARIO Programa de voluntariado: Monitoreo N: Actividad monitoreada: Tareas monitoreadas: Fecha:
Desempeo:
1 (pobre)
3 (regular) Aspectos a reforzar
5 (bueno)
Aspectos a destacar
Percepcin de la persona voluntaria sobre sus aspectos a destacar y reforzar:
Percepcin de la persona voluntaria sobre el monitoreo en general:
Percepcin de la persona voluntaria sobre la coordinacin de sus actividades: Aspectos a destacar Aspectos a reforzar
Observaciones finales de la persona que realiza el monitoreo:
Nombre, firma y fecha de la persona voluntaria:
Nombre, firma y fecha de la persona que realiz el monitoreo:
(se repiten tantas secciones de monitoreo como nmero de monitoreos programado para la persona voluntaria a lo largo del presente programa de voluntariado)
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DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EVALUACIN Evaluacin N: Persona que realiza la evaluacin: Fecha: Cargo de la persona que realiza la evaluacin:
Desempeo en las actividades/tareas evaluadas Descripcin 1 (pobre) 2 3 4 (regular) 5 (bueno)
Observaciones sobre las actividades / tareas:
Capacidades y habilidades Descripcin Relacin con los compaeros y las compaeras Relacin con la poblacin beneficiaria Puntualidad Iniciativa y creatividad Flexibilidad y adaptabilidad Rendimiento y productividad Otro. Especificar: Otro. Especificar: Observaciones sobre el desempeo: 1 (pobre) 2 3 4 (regular) 5 (bueno)
Prximos pasos Tareas principales en las que la persona voluntaria debe enfocarse en su prxima asignacin:
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Formaciones necesarias (e inmediatas) que mejoraran la eficacia de la persona voluntaria en el desempeo de sus funciones:
Nombre, firma y fecha de la persona voluntaria evaluada:
Nombre, firma y fecha de la persona que realiz la evaluacin:
(se repiten tantas secciones de la evaluacin como nmero de evaluaciones programado para la persona voluntaria a lo largo del presente programa de voluntariado)
2.4 FASE 4 - DESARROLLO: VOLUNTARIAS Y VOLUNTARIOS EN EL CAMPO. Se trata de la etapa en la que se realiza directamente la accin voluntaria, y suele ser la fase de mayor duracin durante todo el ciclo de gestin del voluntariado. En esta fase estn incluidos varios procesos o aspectos que facilitan el adecuado desenvolvimiento del potencial del voluntariado, as como el continuo fortalecimiento de su motivacin. stos procesos son: formacin, participacin, acompaamiento, comunicacin, evaluacin y reconocimiento. 2.4.1 Proceso 1 del desarrollo: Formacin En cuanto a la formacin, algunas organizaciones consideran que comienza desde la etapa de induccin con la entrega del kit de induccin a la persona voluntaria. De cualquier forma, su proceso de formacin se efecta en gran medida durante todo el desarrollo de su actividad voluntaria. La formacin, como conjunto de actividades destinadas a brindar informacin para realizar la labor de voluntariado con eficacia y calidad humana, se desarrolla principalmente a travs de las actividades de capacitacin (talleres, cursos, etc.). Las capacitaciones siempre son fuente de motivacin y muestran el compromiso de la entidad con la calidad de su propuesta y con el personal voluntario. En este sentido, la formacin tiene dos objetivos principales: Permitir que la persona voluntaria adquiera conocimientos y competencias que le permitan realizar mejor sus funciones o actividades. Incorporar en el personal voluntario los valores e ideales del programa de voluntariado.
La formacin fomenta la motivacin del personal voluntario pues permite que ste comprenda el verdadero sentido de su actuacin en el programa.
Es preciso sealar tambin, que el tipo, variedad y profundidad de la capacitacin de un(a) voluntario(a), depender de las funciones que tenga encargadas, y del tiempo que se ha comprometido permanecer en la organizacin. Tal como lo seala el Manual de Gestin de voluntariado (Fundacin La Caixa, 2009), cada organizacin deber plantearse cules son los requisitos formativos de la entidad y de su actividad, y vincularlos con el desarrollo de la persona voluntaria.
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Principios para la formacin del personal voluntario: La temas de capacitacin se definen bsicamente a partir de sus necesidades formativas. El plan de capacitacin debe garantizar el desarrollo del personal voluntario dentro de la entidad. Las personas voluntarias pueden formar parte de los equipos facilitadores de capacitacin para el nuevo personal del equipo (sea este voluntario o no). Es importante que en la evaluacin del plan de formacin participen todas las reas del programa de voluntariado y la entidad. Con respecto a cualquier tema tcnico sobre el que se quiera formar, siempre se debe incluir los siguientes puntos: Cmo realizar un trabajo en particular. Qu no se debe hacer. Qu hacer si hay problemas de seguridad u otra dificultad. Qu hacer en caso de una situacin imprevista. Qu habilidades sociales se deben priorizar. Con respecto a los tipos de formacin, presentamos algunas alternativas:16 Impartir una formacin bsica inicial homognea para cualquier persona que se incorpore. Brindar una formacin especfica sobre le mbito en el que se va a laborar: proporciona los conocimentos y habilidades necesarias para cumplir adecuadamente la actividad. Capacitar sobre el contexto, brindando informacin sobre la cultura, costumbres y situacin de la comunidad o de la poblacin beneficiaria. Sensibilizar sobre la perspectiva desde la que acta la entidad, fomentando nuevas actitudes personales. Ofrecer formacin complementaria externa en los temas en cuestin. Acompaar o tutorar durante el primer periodo a la persona que se incorpora a cargo de otra persona voluntaria que le ayude desde su primera experiencia.
En el Anexo 5 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y refiere al proceso de formacin de la Fundacin Red de Apoyo a la Integracin Sociolaboral (RAIS).
2.4.2 Proceso 2 del desarrollo: Participacin Es el proceso por el cual los voluntarios y las voluntarias desarrollan su actividad o prestan el servicio, de acuerdo con lo planificado y aplicando los conocimientos adquiridos en la capacitacin. Hay que tener en cuenta que la participacin va ms all de ser una mano de obra; significa implicarse a fondo, sentirse parte de todo el proceso: antes, durante y despus, es poder expresar sus opiniones y sentimientos sobre lo que estn haciendo y sobre la forma en que se ha organizado, es tener el espacio para hacer sugerencias, etc.17 Para que este proceso tenga impacto, es necesario18: Crear espacios para el encuentro del voluntariado. Establecer mecanismos para la reflexin, la discusin y el debate. Asignas al voluntariado funciones concretas. Rotar responsabilidades entre el personal voluntario. Esto garantiza la promocin del liderazgo y la participacin en la organizacin. Establecer y respetar los mtodos democrticos para la eleccin de los lderes.
16 Citado de:Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay. Montevideo, 2011. Pgina 55. 17 Federacin internacional de sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Gua del voluntariado. Barcelona, Espaa. 2007. Pgina 20. 18 Federacin internacional de sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. dem. Pgina 21.
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2.4.3 Proceso 3 del desarrollo: Acompaamiento Acerca del proceso de acompaamiento permanente de la persona voluntaria, se debe reconocer que es de suma importancia, pues permite al voluntario o voluntaria: recibir retroalimentacin sobre su desempeo, fortaleciendo as su motivacin. sentirse asesorado por una persona de referencia. Adems, el acompaamiento (o seguimiento) asegura que todo el personal voluntario est participando, permite resolver dudas y supervisa la calidad de la actividad o servicio implementado. La consulta peridica con el personal voluntario es una oportunidad para que ellos y ellas expresen su grado de satisfaccin, las limitaciones o aspectos a mejorar. Entre las actividades o instrumentos que nos ayudarn al acompaamiento se encuentran19: Reuniones peridicas: - entre los Responsables de Programas y/o proyectos - con los voluntarios - con los/as beneficiarios/as Encuestas de satisfaccin aplicadas al personal voluntario y a la poblacin beneficiaria. Realizar visitas de observacin Redactar informes o reportes publicados y ponerlos a disposicin de: los voluntarios/as, los funcionarios, los donantes, cooperantes tcnicos, autoridades, etc. Durante ste proceso de acompaamiento la persona coordinadora del voluntariado, o la persona que l o ella designe, deber estar siempre dispuesto a escuchar y atender las dudas, preguntas, peticiones, etc. del personal voluntario, por lo que necesitar poner en prcitca sus habilidades de escucha, empata, comunicacin asertiva, entre otras. Al respecto, en el Anexo 6 brindamos algunos consejos para aplicar algunas habilidades para una comunicacin asertiva. Segn la Fundacin Luis Vives (Espaa, 2009), la diferencia entre lo que es y no es acompaamiento del o la voluntario/a sera de la siguiente forma:20
Es acompaamiento Considerar que la persona y su crecimeinto son prioritarios. Reconocer las capacidades Dejar que el otro sea protagonista de su itinerario Conocer y respetar los procesos indiciduales Aceptar la realidad personal Asumir sus limitaciones Respetar el derecho a la equivocacin Recorrer tambin el camino Permanecer prximo y en la distancia Distinguir la intensidad de la compaa segn el momento No es avompaamiento Considerarnos dueos del coluntariado Ser paternalistas, anrquicos o autoritarios Anular la capacidad o libertad de decidir el futuro Tomar desiciones por la persona voluntaria Crear dependencia Inpedir el crecimiento personal o eludir la autonoma Evitar la toma de desiciones REstar envima de... Suplir responsabilidades Imponer pistas para avanzar Asesorar tcnicamente en la tarea o supervisar Solo valorar, evaluar, diagnosticar, hacer seguimiento
En el Anexo 7 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y refiere al proceso de sistematizacin del seguimiento al personal voluntario de la Fundacin Entreculturas.
19 dem. Pgina 22. 20 Lopez Salas, Emilio. Claves para la Gestin del Voluntariado en las Entidades no Lucrativas- Cuaderno de gestin 6. Fundacin Luis Vives. Espaa. 2009. Pgina 127.
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2.4.2 Proceso 4 del desarrollo: Socializacin o comunicacin interna La socializacin, o coumnicacin interna, de distintos tpicos con respecto a la implementacin del programa de voluntariado permite una mayor integracin del personal voluntario y su seguimiento, utilizando para ello ya sea canales formales o informales. Qu hay que comunicar? A continuacin algunas ideas: Avances de actividades y resultados positivos que van surgiendo, resaltando la labor del voluntariado. Cmo se est beneficiando la poblacin objetivo. Acuerdos tomados con otros actores sociales. Informe de actividades de reconocimiento y/o confraternizacin. Prximas actividades de socializacin. Mensajes motivadores. Intercambio de experiencias. Testimonios. Ancdotas, datos curiosos. Cumpleaos. Para la socializacin de actividades ms punturales, referidas a la implementacin de actividades, se utilizarn los canales respectivos para la comunicacin interna entre los miembros la entidad. En general, la organizacin garantizar una comunicacin efectiva, definiendo canales de acuerdo a las caractersticas del personasl voluntario y de los recursos disponibles y capacidades de la entidad. A continuacin brindamos una lista de los posibles medios de comunicacin entre los distintos actores del programa, incluyendo a la poblacin beneficiaria: Boletines internos, externos o revistas institucionales. Envo de informacin por correo electrnico a travs de listas de distribucin. Reuniones o encuentros. Intranet Uso de redes sociales como Facebook, Twitter, etc. Envo de sms. 2.4.4 Proceso 5 del desarrollo: Evaluacin de la persona voluntaria y su trabajo Para el tema en cuestin, la evaluacin es un proceso participativo, interactivo, objetivo, respetuoso y constructivo, cuyos objetivos principales son: Conocer los elementos que permitieron un buen desempeo por parte de la persona voluntaria, para mantenerlos y mejorarlos, pero tambin de las limitaciones, para tomar las medidas correctivas. Conocer el nivel de cumplimiento de los compromisos adquiridos por voluntarios y voluntarias, para as brindar los reconocimientos respectivos. Conocer el nivel de satisfaccin del personal voluntario con sus labores y con la coordinacin del voluntariado (con la labor que desempean, con sus compaeros/as, con la organizacin en general, etc.). Conocer el uso efectivo de los recursos financieros y logsticos. Hay que recalcar que esta evaluacin se refiere al desarrollo de la persona voluntaria en el programa y la institucin y no a la evaluacin de la implementacin del programa que lo incluye. Sin embargo los resultados de la primera s forman material prima de la segunda. La Fundacin Luis Vives (Espaa, 2009), propone en cuanto a la evaluacin que:21
21 Lopez Salas, Emilio. Idem. Pgina 128.
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La evaluacin tiene que ayudar a: Analizar lo realizado Criticar constructivamente el trabajo Dialogar con el equipo humano Aceptar los puntos dbiles y los puntos fuertes Proponer mejoras y propuestas alternativas Aprender de la experiencia
La evaluacin no tiene que ayudar a: Eludir la realidad Criticar a las personas Megar las propias respobsabilidades Defender a toda costa lo realizado Un ajuste de cuentas
Quienes participan en esta evaluacin? La persona coordinadora del voluntariado. La persona voluntaria. Quin evala? La personas coordinadora del voluntariado. El Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD) en su documento Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay (2011), recomienda tomar en cuenta en las evaluaciones ciertos temas como22: Nivel de profesionalidad y compromiso en el desarrollo de sus funciones. Las relaciones con el personal remunerado y las dems personas voluntarias. El grado de satisfaccin personal a partir de la actividad realizada. Tipo de relacionamiento con las personas destinatarias (si las hay). Con qu medios contamos para evaluar estos aspectos? El mismo documento propone lo siguiente: un informe de la persona coordinadora del voluntariado. una evaluacin de la persona que supervisa el equipo de trabajo en el cual ha trabajado el voluntario o la voluntaria. una autoevaluacin hecha por el voluntario o la voluntaria. una evaluacin de parte de la poblacin beneficiaria. Una de las tcnicas ms utilizadas en la evaluacin de la persona voluntaria y su trabajo es la reunin/entrevista formal con la persona voluntaria (la herramienta para esta tcnica se describe ms adelante). A travs de una conversacin informal y del llenado de un formato especial y una conversacin interpersonal, la persona evaluadora discute con la persona evaluada sobre su desempeo en el programa, estableciendo alcances, fortalezas, pero tambin zonas de debilidad y oportunidades de reforzamiento. Del mismo modo, se rescatan las opiniones y sugerencias de la persona evaluada con respecto a la coordinacin de su trabajo y del programa. Otras tcnicas utilizar para trabajar informacin similar en la evaluacin: Conversaciones informales. Reuniones de equipo. Encuestas. Grupos focales. Estas tcnicas se aplican tanto al personal voluntario como a las personas encargadas de las coordinaciones y a la poblacin beneficiaria.
En el Anexo 8 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y refiere a la creacin de una herramienta de evaluacin a cargo de la Asociacin Espaola contra el Cncer (aecc).
22 Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). dem. Pgina 57.
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2.4.6 Proceso 6 del desarrollo: Reconocimiento El reconocimiento es la muestra de agradecimiento que la entidad brinda al personal voluntario por realizar su aporte a travs de las tareas fijadas. Es la manera ms clara de mantener viva la motivacin de la que se hablaba en el apartado anterior. El reconocimiento del esfuerzo y labor del trabajo voluntario no siempre debe hacerse por medio de elementos fsicos o tangibles (certificados, diplomas, medallas, comunicados, actos pblicos, etc.), muchas veces pueden llegar a pesar ms las acciones intangibles, en el da a da, que demuestran consideracin, gratitud y satisfaccin para con el desempeo del/la voluntario/a. Para que el reconocimiento sea real y el personal voluntario as lo perciba y valore, se deben aplicar criterios comunes (McCURLEY, S.; LYNCH, R., 1996) sobre el reconocimiento: Recordarlo siempre. Debe ser frecuente. Combinar diferentes vas de reconocimiento. Las acciones deben ser sinceras, nunca forzadas. Valorar a la persona, adems de su labor. Relacionado directamente con los resultados (justificadas). Inmediato o prximo a la labor valorada. Debe adaptarse a las caractersticas o perfiles del voluntariado. Coherente con lo que ms valore la entidad. Sobre el reconocimiento, el Manual de Gestin de voluntariado (Fundacin La Caixa, 2009), propone que se puede diferenciar el reconocimiento segn su grado de formalidad23: Reconocimiento formal: es el ms visible. Sus actividades se realizan peridicamente y deben incluirse en el plan operativo. Entre las actividades ms significativas tenemos: o Reservar espacio en el boletn o en la pgina web para colocar ah las actividades voluntarias (desempeo positivo) y datos del personal voluntario. o Proporcionar formacin continua. o Velar por la seguridad del personal voluntario y por su atencin y asistencia humanitaria si resultasen afectados por un desastre o sufriesen un accidente. o Ofrecer la posibilidad de que el personal voluntario participe en actividades de la entidad (actos, celebraciones, jornadas). o Involucrar al personal voluntario en la toma de decisiones y planificacin tanto del programa como de la entidad. o Brindar carnet de identificacin, lo que reforzar su identificacin con la identidad. o Entregar certificados de partcipacin en actividades formativas. o Facilitar la participacin del personal voluntario en actividades de capacitacin externas a la entidad, que ayudena su labor voluntaria o a su desarrollo personal (clases de idiomas, de computacin, etc.). o Abrir espacios de reflexin para el intercambio de ideas, puntos de vista, sugerencias, etc. o Organizar actos pblicos o eventos de reconocimiento (celebracin anual con autoridades de la entidad y comunidad, una fiesta por el da del voluntariado, etc.). o Recomendar la buena labor desempeada (para el registro del voluntario u personas apropiadas). o Convocar un premio para el voluntario o la voluntaria del ao. o Entregar medallas. o Celebracin de los cumpleaos (individual o por mes). o Ofrecer merchandising del programa que mantengan su identidad con la entidad (camisetas, gorras, lapiceros, cuadernos, etc.). Reconocimiento informal: Es el reconocimiento diario del esfuerzo voluntario, pero con un perfil bajo. No involucra preparacin especfica y se realiza en cualquier momento que se considere apropiado. Entre las acciones ms significativas tenemos:
23 Observatorio del Tercer Sector. dem. Pgina 138.
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o o o o o
Llamar a cada uno de las voluntarias y voluntarios por su nombre. Informarles sobre los resultados de su labor, asesorndolos y hacindoles sentirse necesarios. Felicitar y agradecerles por su dedicacin. Ofrecerles tareas que los motiven, as como nuevas responsabilidades. Expresear algo positivo acerca de sus cualidades.
Otras ideas para reconocer la labor de voluntarios y voluntarias:24 Invitarlos a tomar un caf. Pedirles su opinin. Saludarlos, decirles hasta luego despus de la jornada. Llamarlos o visitarlos si estn enfermos, si cumplen aos, si obtienen un logro personal, familia o profesional, si hay una mala noticia en la familia. Demostrar inters en sus aspectos personales sin invadir su privacidad. Enviarles pequeas notas de agradecimiento. Permitir que ellos mismos elaboren y presenten sus informes. Destacar las fechas importantes; cumpleaos, aniversarios, etc. Animar a que escriban un artculo acerca de algn logro de trabajo.
Cabe recalcar que quien tenga el poder de brindar reconocimiento por la labor voluntaria deber ser justo ante todo. Es decir, premiar a una persona voluntaria que no est cumpliendo a cabalidad con su labor podra terminar generando incomodidad y una ruptura o fragmentacin en el equipo, hacindole as ms dao que bien al programa y a sus integrantes.
En el Anexo 9 se describe una buena prctica referida a esta fase. Est citada del documento Buenas Practicas en la Gestin del Voluntariado, editado por la Obra Social Fundacin La Caixa (2007) y refiere al proceso del reconocimiento formaldel personal voluntario de la Asociacin Trabajo, Asistencia y Suspencin de Barreras (TAS).
HERRAMIENTAS PARA LA FASE 4 A. PLAN FORMATIVOpara el voluntariado (para usarse durante la subfase Formacin) Pensar en la formacin del personal voluntario significa definir lneas bsicas que nos permitan planificar nuestras acciones formativas. En este sentido, el plan de formacin para el voluntariado nos permitir definir qu aprendizajes son necesarios para cada uno de los perfiles incorporados y plantear cmo las personas los adquirirn durante el transcurso de su participacin. El plan de formacin debe indicar, entre otras cosas:25 Los contenidos (comunes y especficos) que deben ser cubiertos desde cada uno de los perfiles de voluntariado. La periodicidad y la duracin de las distintas acciones formativas. Las personas destinatarias de cada accin formativa (todo el voluntariado, unos determinadosperfiles, etc.). Los objetivos y la modalidad formativa de cada accin (si es un curso o un taller participativo, si se imparte de forma presencial o a distancia, si tiene un carcter terico o se basa en experiencias, etc.).
24 Federacin internacional de sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Gua del voluntariado. Barcelona, Espaa. 2007. Pgina 39. 25 Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 110.
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Etapas de las acciones formativas: Anlisis de las necesidades de formacin: del voluntariado, de la organizacin y de las diferentes actividades, proyectos y programas. Planteamiento de temas de formacin: especficas segn cada perfil y algunas de carcter comn para todos ellos. Seleccin de actividades formativas: pensando que en los prximos planes formativos podrn desarrollarse otras actividades complementarias o dar continuidad a algunas de las ya planteadas. Aplicacin de los aprendizajes a la realidad cotidiana. Anlisis y la evaluacin de los resultados y del impacto de la formacin, para no perder la capacidad de aprendizaje organizativoy no repetir errores similares en el futuro. La formacin del voluntariado puede realizarse mediantediferentes tipos de actividades. El coste econmico notiene por qu ser un obstculo, ya que pueden plantearseacciones formativas aprovechando recursos existentesde otras organizaciones (intercambios, etc.) o bien aquellas organizadasdesde organismos especializados de forma gratuita.26 Considerar tambin el trabajo con personas voluntarias con experiencia de la misma entidad, y hasta espacios de formacin ms informales como las reuniones de seguimiento, grupos de trabajo sobre temas concretos, etc.
A continuacin explicaremos las secciones consideradas para nuestro modelo de plan formativo para el voluntariado: Seccin 1 - Informacin general: colocar el nombre del programa de voluntariado, el periodo aproximado de duracin de todo lo concerniente a la formacin, as como el nombre de la persona encargada de la formacin del voluntariado. Seccin 2 Identificacin de necesidades: se propone utilizar una tabla que consta de los siguientes tipos de informacin requerida: o Perfiles definidos: Es la primera columna. En ella se colocan todos los perfiles requeridos por el programa de voluntariado. Para cada perfil requerido hay que determinar qu conocimientos y habilidades se necesitan (columnas centrales) y luego enumerarlos por orden de necesidad (es decir, priorizarlos) en la columna de la derecha. o Conocimientos necesarios para las tareas que se llevarn a cabo: Es la segunda columna. Se refiere a los temas, tpicos e informaciones que el voluntariado y la coordinacin del programa siente como necesarios para desarrollar sus actividades y tareas con eficacia. o Habilidades necesarias para las tareas que se llevarn a cabo: En la tercera columna. Para este espacio considerar habilidades como las habilidades sociales, habilidades comunicativas, etc. o Priorizacin de necesidades formativas: Como se dijo, es la lista por orden de importancia de los conocimientos y habilidades necesarios de impartir al personal voluntario. La priorizarin nos ayudar a establecer un cronograma de actividades formativas. Seccin 3 Planificacin de las actividades formativas: es otra tabla cuyo fin es resumir la informacin sobre la formacin colocando los nombres de las actividades, los perfiles que participarn, sus modalidades, periodicidad, cronograma, para terminar describiendo el material necesario e indicando el costo. A continuacin las secciones (columnas) para llenar: o Actividad formativa: Es la columna de la izquierda. Ac se coloca el ttulo de la actividad formativa. El resto de columnas de la tabla servir para describir las caractersticas de cada una de las actividades formativas. Se aconseja colocar las actividades formativas en orden, segn el momento en que se propone implementarlas. o Perfil del voluntariado: Con perfil nos referimos a un grupo especfico de voluntarios (si es que el programa contempla ms de un grupo de voluntarios). Puede darse el caso que todos los grupos tengan que participar de la misma actividad formativa.
26 Observatorio del Tercer Sector. dem. Pgina 111.
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o Periodicidad: Es decir, cada cunto se brindar esta actividad (cada dos meses, cada seis meses, una vez al ao, etc.) o Modalidad: Es un taller participativo o un curso?, Ser una actividad presencial o a distancia?, Terica o algo ms vivencial?, etc. o Das y horas: Colocar el nmero aproximado de das y horas por da requeridos para cada actividad formativa. o Calendario: Colocar el mes y ao en que se propone llevar a cabo cada actividad formativa.27 o Material necesario: son todos los recursos fsicos o electrnicos que ayuden a la implementacin de cada actividad formativa; por ejemplo, materiales de escritorio, uso de laptop, de proyector, etc. Para este punto tambin colocar si se requerir de alquilar un local o no para llevar a cabo la actividad, si se requiere el uso de movilidad, si se va a pedir refrigerio, etc. o Costo: Colocar un costo total aproximado requerido para poder implementar cada actividad formativa. Seccin 4 Evaluacin de la actividad formativa: Consiste en otra tabla en la que, como lo dice el ttulo, se colocar para cada actividad formativa informacin que nos permitir conocer su efectividad. Esta informacin se refiere a: o Nmero de participantes: Es la segunda columna. Se coloca el nmero de participantes convocados y el nmero de los que terminaron cada actividad de formacin. o Satisfaccin: Recoge el nivel de satisfaccin de los participantes con respecto a la importancia de la informacin brindada y al desempeo de los facilitadores. La informacin para esta columna proviene de la evaluacin que hagan los participantes al final de cada actividad. Y para la evaluacin contamos con otra herramienta, Ficha de evaluacin de la actividad formativa (pgina 60 ). o Aplicabilidad en el da a da: Es decir, si los voluntarios y las voluntarias aplican los conocimientos y/o habilidades aprendidas en cada actividad formativa. Esta informacin se recoge del monitoreo que se hace a cada voluntario y voluntaria. Para ello, revisar las Fichas de monitoreo de actividades.
PLAN FORMATIVO PARA EL VOLUNTARIADO Seccin 1 Informacin general Nombre del programa de voluntariado: Periodo de implementacin del plan formativo: De (mes) del (ao) a (mes) del (ao) Persona encargada de la coordinacin de las actividades formativas:
Seccin 2 Identificacin de necesidades Perfiles definidos 1. 2. 3. 4. (lista) (lista) (lista) (lista) Conocimientos necesarios Habilidades necesarias (lista) (lista) (lista) (lista) Priorizacin de necesidades formativas (lista) (lista) (lista) (lista)
27 Por este motivo, se recomienda, en la columna de actividades formativas, colocar en primer aquellas actividades que estn ms prximas al inicio de la gestin del voluntariado, y colocar al final aquellas actividades consideradas para ser implementadas en ltimo lugar.
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Seccin 3 Planificacin de las actividades formativas Actividad formativa 1. 2. 3. 4. 5. 6. Perfil de voluntario/a Periodicidad Modalidad Das y horas Calendario Material necesario Costo
Seccin 4 Evaluacin de las actividades formativas Actividad formativa 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero de participantes Nivel de satisfaccin Aplicabilidad en el da a da
Comentarios:
B. Ficha de evaluacin de la actividad formativa (para usarse durante la subfase Formacin)28 Esta herramienta recoge la opinin de los y las participantes de cada actividad formativa sobre los contenidos brindados y desempeo de los facilitadores. Este es un modelo que muestra nuestra propuesta de ficha de evaluacin de una actividad formativa. Esta ficha tambin se puede emplear para evaluar sesiones dentro de una misma actividad formativa, sobre todo si estas conforman una diversidad de temas y cada una est dictada por un facilitador distinto. En el grupo de preguntas que evalan objetivos se les pide a los participantes que manifiesten hasta qu punto fue alcanzado cada objetivo del taller. Para responder hay que seleccionar uno de los nmeros que van del 1 (el objetivo no fue alcanzado en absoluto) hasta 5 (se obtuvo ms de lo que propone el objetivo). El grupo de preguntas referido a la evaluacin de la planificacin de la actividad y al desempeo del equipo facilitador mezcla preguntas con respuestas cerradas y preguntas que requieren respuestas abiertas.
28 Diseo de ficha basado en: http://paz.caritas.org/index.php/Herramientas_para_la_evaluacin_de_talleres
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FICHA DE EVALUACIN DE ACTIVIDAD FORMATIVA Actividad formativa: Fecha: Lugar:
Evaluacin de objetivos 1. Hasta qu punto cree que este taller lo/la hay ayudado a (escribir objetivo 1 del taller)? 1 (no alcanzado) 2 3 4 5 (se obtuvo ms)
2. Hasta qu punto cree que este taller lo/la hay ayudado a (escribir objetivo 1 del taller)? 1 (no alcanzado) 2 3 4 5 (se obtuvo ms)
(Repita la pregunta para cada objetivo del taller. Prestar atencin de cambiar la numeracin de las preguntas que vienen despus de la evaluacin de los objetivos)
Planificacin de la actividad y desempeo del equipo facilitador 3. Por favor califique lo siguiente, marcando lo que usted opine: 3.1 Qu opina sobre la claridad de los objetivos propuestos? 1 (para nada claros) 2 3 4 5 (bien precisos)
3.2 Qu opina de la informacin que se le ha brindado? 1 (nada que ver con lo que esperaba) 2 3 (es la informacin que esperaba) 4 5 (obtuve mucho ms)
3.3 Qu opina de los mtodos de enseanza para esta actividad? 1 (totalmente inapropiados) 2 3 4 5 (son los apropiados)
3.4 Qu opina de los ejercicios, dinmicas o trabajos grupales? 1 (no hubo) 2 (hubo, la mayora inapropiados) 3 (hubo, la mitad apropiados) 4 hubo, la mayora apropiados) 5 (hubo, todos apropiados)
3.5 Qu opina de la claridad de la(s) persona(s) facilitadora(s)? Comprendieron? 1 (no comprend nada) 2 3 4 5 (comprend todo)
4. Qu habilidades en la comunicacin o en la enseanza de los facilitadores se podran mejorar?
5. En su opinin, Qu fue lo ms interesante de esta actividad? Cundo fue y qu aprendiste?
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6. En su opinin, Qu no funcion en esta actividad? Qu sugerencias tiene para mejorarla?
7. Qu es lo que saca de este taller? Cmo aplicar lo que aprendi a su trabajo voluntario y a su vida diaria?
8. Hay algo que no se haya preguntado y que quiera preguntar?
Mil gracias por sus respuestas!
C. Tabla de acciones de acompaamiento (para usarse durante la subfase Acompaamiento) 29 La presente tabla describe las acciones de acompaamiento del trabajo voluntario. La persona, o personas, a cargo de la coordinacin de voluntarios y voluntarias (generalmente, las que estn a cargo de la gestin del voluntariado) se encargan de las acciones de acompaamiento las cuales, mayormente, se concretan en reuniones de coordinacin y intercambio de experiencias, acciones de monitoreo, entrevistas de seguimiento y encuestas (o entrevistas) de satisfaccin.
ACCIONES DE ACOMPAAMIENTO A LO LARGO DE LA TRAYECTORIA DE LA PERSONA VOLUNTARIA EN EL PROGRAMA O ENTIDAD Accin Entrevista inicial (a los 2-3 das de haber sido la persona seleccionada) Entrevista inicial (a los 2-3 das de haber sido la persona seleccionada) Objetivos Valorar la acogida inicial (induccin y presentacin). Contar con sus primeras impresiones. Resolver dudas iniciales. Seguimiento de las actividades y propuesta de pasos a seguir. Presentacin de problemas y bsqueda de soluciones (incluyendo relaciones con otros actores sociales) Brindar asesora y apoyo en dificultades cotidianas. Fomentar y reforzar la relacin con el resto del equipo de voluntariado.
29 Diseo de la tabla basado en: Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 130.
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Reuniones informales semanales (se recomienda realizarlas al final de la semana o al inicio de la misma)
Llevar a cabo un seguimiento del desarrollo de las motivaciones. Implementar acciones de monitoreo (llenado de ficha correspondiente) Para la primera reunin mensual, adems: Valorar el ajuste inicial de expectativas personales y organizativas. Valorar la integracin y la acogida del equipo. Detectar posibles dificultades e inquietudes. Valorar la estancia en la organizacin y cmo se siente la persona en ella. Concretar aspectos organizativos que deberan ser mejorados: formacin, actividades. Concretar aspectos personales que pueden mejorarse: actitudes, formas de llevar a cabo las actividades, etc.
Entrevistas mensuales de seguimiento
D. Ficha resumen sobre actividad realizada (para usarse durante la subfase Acompaamiento) 30 Esta ficha es una herramienta breve (mximo dos pginas) que la persona voluntaria, o una de ellas si se trabaja en equipo, tiene que llenar despus de realizar una actividad. En ella se resume la informacin necesaria que nos dir qu tan efectiva ha sido la actividad realizada, qu problemas existieron y qu cambios se sugieren para mejorar la siguiente vez.
FICHA INFORMACIN RESUMEN SOBRE LA ACTIVIDAD REALIZADA Actividad: Persona(s) que implement(aron) esta actividad: Personal voluntario que llena esta ficha: Fecha de la actividad: Duracin de la actividad: Fecha actual: Si hubo, material educativo traido (tipo y cantidad): Si hubo, material educativo distribuido (tipo y cantidad): Material de apoyo utilizado (incluyendo documentos para presentar en proyector): Nmero (aproximado) de asistentes Cmo se realiz la convocatoria a la actividad?
Lugar / Espacio donde se realiz la actividad: Resultados positivos de la actividad: Qu aspectos o elementos facilitaron los resultados positivos?
30 Diseo de la ficha basado en: Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pginas 132-133.
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Resultados negativos de la actividad: Qu dificult el desarrollo de la actividad? Se solucionaro dichos problemas? Cmo as se solucionaron? Cmo calificaras tu nivel de organizacin para esta actividad? 1 (muy pobre) 2 3 (regular) 4 5 (muy efectivo)
Cmo calificaras tu nivel de conocimiento con respecto al tema de esta actividad? 1 (muy pobre) 2 (pobre) 3 (regular) 4 (estoy en el nivel adecuado) 5 (ms del nivel adecuado)
Cmo calificaras tu habilidad para la comunicacin por la poblacin beneficiaria? 1 (agresiva) 2 (entre asertiva y agresiva) 3 (asertiva) 4 (entre pasiva y asertiva) 5 (pasiva)
Qu habilidades sientes que has dominado en esta actividad?
Qu habilidades sientes que te falt desarrollar para esta actividad?
Algn comentario ms que quisieras agregar?
Firma de la persona que llen esta ficha:
Fecha:
E. Ficha de monitoreo del trabajo voluntario (para usarse durante la subfase Acompaamiento) Esta ficha es para la persona que realiza el acompaamiento a las personas voluntaria y sus objetivos son: registrar el desarrollo del trabajo voluntario de cada persona (enfatizando sus fortalezas y debilidades tanto en su capacidades fsicas o tcnicas como en sus habilidades sociales), resgistrar las propuestas de la persona que monitorea para que mejore en su labor diaria. Esta herramiente puede servir para monitorear una actividad realizada por la persona voluntaria, aunque tambin se sugiere utilizarla para monitorear un grupo de actividades realizadas por el personal voluntario, durante un perodo corto de tiempo (dos semana, tres semanas). En un primer momento, la persona encargada del monitoreo llena parte de esta ficha partiendo del monitoreo de las actividades, enfocndose as en la organizacin de las mismas y en el desempeo del personal voluntario al implementarlas. Luego, la persona encarga del monitoreo ensear las fichas a todo el personal voluntario que ha monitoreado para que ste comente sobre su monitoreo (qu tan justo le parece) y comente sobre la gestin del voluntariado y la coordinacin del programa de voluntariado.
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FICHA DE MONITOREO DE LA PERSONA VOLUNTARIA DATOS GENERALES Programa de voluntariado: Persona que realiza el monitoreo: Persona voluntaria que es monitoreada: Actividad(es) monitoreada(es): Lugar(es) de la actividad: Fecha(s) en que se aplic este monitoreo:
DESEMPEO DE LA PERSONA VOLUNTARIA Sobre el nivel promedio de organizacin de la(s) actividad(es) monitoreadas 1 (muy pobre) 2 Aspectos a resaltar 3 (regular) 4 Aspectos a mejorar 5 (muy efectivo)
Sobre le nivel promedio de conocimientos tcnicos con respecto al tema o temas de la(s) actividad(es) 1 (muy pobre) 2 (pobre) Aspectos a resaltar 3 (regular) 4 (estoy en el nivel adecuado) Aspectos a mejorar 5 (ms del nivel adecuado)
Sobre sus habilidades sociales al implementar la(s) actividad(es) 1 (agresiva) 2 (entre asertiva y agresiva) Aspectos a resaltar 3 (asertiva) 4 (entre pasiva y asertiva) Aspectos a mejorar 5 (pasiva)
PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR
PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
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Formacin necesaria para reforzar la eficacia de su desempeo (indicar los temas necesarios):
Comentarios u observaciones adicionales:
PARA SER LLENADO POR LA PERSONA VOLUNTARIA MONITOREADA: Este monitoreo te parece ___Justo ___Medianamente justo ___Injusto Por qu le parece (justo / medianamente justo / injusto)?
Con respecto a la accin de acompaamiento a sus labores: PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
Con respecto a la coordinacin del programa PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
Firma de la persona que realiz el monitoreo: Firma de la persona voluntaria:
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F. Encuesta de satisfaccin de la persona voluntaria (para usarse durante las subfases Acompaamiento y Reconocimiento)31 Esta herramieta es para ser llenada por el personal voluntario. Su objetivo es rescatar sus opiniones sobre la labor de la coordinacin, enfatizando su nivel de motivacin. Esto servira a la gestin del voluntariado para conocer el grado de identificacin e involucramiento del personal voluntario con el programa y la entidad, y qu cambios proponer para reforzar la motivacin del mismo. Esta encuesta se plantea como annima, pero al final se invita a la persona a escribir su nombre, si es que quiere. Generalmente se realiza al mismo tiempo que se realiza el monitoreo, o la evaluacin, del personal voluntario, con la finalidad de obtener informacin desde los dos puntos de vista (el de la coordinacin y el del personal voluntario).
ENCUESTA DE SATISFACCIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Fecha: Programa de voluntariado: Fecha de su entrada al programa:
Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de otros voluntarios y voluntarias durante sus actividades con el programa y la entidad? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin de la gestin del voluntariado? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin del programa y de la entidad? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin del personal administrativo?
1 bajo 1 bajo 1 bajo 1 bajo
3 medio 3 medio 3 medio 3 medio
5 alto 5 alto 5 alto 5 alto
2 2 2
4 4 4
Cuenta con los materiales y recursos de apoyo necesarios (materiales educativos, movilidad, utilera, materiales de oficina, etc.) para completar su tarea? ___S ___No Qu materiales o recursos siente que le faltan?
Si hubiera, Qu opina de los materiales educativos que distribuye a la poblacin beneficiaria (folletos, trpticos, uso de rotafolio)? Piensa que son adecuados o no? En qu medida s, en qu medida no?
Siente que como voluntario/voluntaria ha alcanzado sus metas profesionales y de desarrollo? ___S ___No Piensa que su trabajo voluntario ha tenido un impacto positivo en el programa en el que est? ___S ___No Siente que cuenta con el apoyo de parte del resto de personas voluntarias? ___S ___No
31 Diseo de la encuesta basado en: Federacin internacional de sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Gua del voluntariado. Barcelona, Espaa. 2007. Pgina 38.
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Siente que se le motiva como voluntraio/voluntaria? De acuerdo a la respuesta anterior, explicar sus motivos:
NO
Qu tipo de motivaciones siente que tiene?
Qu tipo de motivaciones siente que faltan?
Siente que le falta algn tipo de capacitacin que le sera de provecho como voluntario/voluntaria? ___S ___No Si la respuesta fue S: En qu?
Dada su experiencia como voluntario o voluntaria, Piensa que hay programas que (nombre de la entidad) pueda ampliar? ___S ___No Si su respuesta fue S, indique sus razones:
Le gustara seguir siendo voluntario de (nombre de la entidad)? ___S ___No Por favor, explique la razn de su respuesta:
Tiene algn comentario u observacin adicional para hacer?
Si gusta, coloque su nombre:
MUCHAS GRACIAS!
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G. Ficha de evaluacin (para usarse durante la subfase Evaluacin)32 La presente herramienta es un modelo de gua para realizar una eficaz entrevista. Esta herramienta se maneja con la mayor confidencialidad, slo tendrn acceso a ella: o la persona evaluada o la persona evaluadora o la persona coordinadora del programa o la persona encargada de la administracin del programa Este formato se completa de la siguiente manera: 1. La evaluacin se realiza a travs de una entrevista interpersonal entre la persona que evalua y la persona evaluada. 2. Con anterioridad a la fecha y hora de la reunin de evaluacin: Se brinda la seccin 1 a la persona voluntaria que es evaluada para que la complete. La seccin 1 trata de la percepcin de esta persona con respecto a su puesto y la gestin de su trabajo. Puede llenarse a mano. La pesona encargada de la evaluacin completa las secciones 2 y 3. Estas secciones tratan sobre la evaluacin del logro de los objetivo de las tareas a realizar y sobre las habilidades de la persona voluntaria, respectivamente. Es preferible si se llena a travs de un programa de manejo de textos (Word, etc.) 3. Durante la reunin de evaluacin: La persona evaluada lee sus respuestas y las discute con la persona evaluadora. Los comentarios de la persona evaluadora que no hayan tenido consenso con la persona evaluada se aadirn a lo ya escrito por sta (puede aadirse usando esta frase Sin embargo, la persona evaluadora opina que). El mismo procedimiento se sigue para las secciones 2 y 3, pero ahora es la persona evaluadora la que lee los resultado. Es el momento de conversar y discutir y si hubiera que hacer un cambio, debido a un consenso, se hace. Si hay una situacin de no consenso, los argumentos de la persona evaluada se incluyen. Luego, las dos personas completan las seccin 4. 4. Con respecto a cmo disponer del formato llenado33 se puede optar por una de las siguientes opciones: El formato lleno y firmado (que seguramente tendr textos escritos a mano) se fotocopia y se entrega la copia a la persona voluntaria. Se transcribe toda la evaluacin a un documento de texto (Word, etc.), se imprime dos copias y se firman, entregndose una copia firmada a la persona evaluada. A continuacin nuestra propuesta de formato de evaluacin:
FORMATO DE EVALUACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Programa de voluntariado: Nombre y apellido de la persona evaluada: Nombre y apellido de la persona que evalua: Cargo de la persona que evalua: Periodo de evaluacin: ___Evaluacin intermedia o anual ___Fin del voluntariado ___Otra Qu periodo de tiempo se considera? De (mes) de (ao) a (mes) de (ao) Fecha de la evaluacin:
Nota: Una efectiva entrevista de evaluacin requiere de por lo menos 60 minutos
32 Diseo de la ficha basado en el formato de evaluacin de la organizacin humanitaria internacional Mdicos Sin Fronteras (Centro Operacional Bruselas). 33 Si la persona evaluada consider pertinente no firmar, la ficha de evaluacin pasar a una instancia superior para su resolucin.
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SECCIN 1: EXPERIENCIA EN EL PUESTO Para ser llenada por la persona voluntaria 1.1 Cmo te sientes en tu puesto de trabajo voluntraio? En tu ambiente de trabajo? Cul es tu impression general?
1.2 Cules han sido los hechos o eventos ms importantes para ti en este ltimo periodo? Por qu? Qu o quin tuvo una influencia en tu trabajo y/o en ti como personal?
1.3 El trabajo que realizas, Corresponde a las funciones descritas en tu Acta de Compromiso con la entidad?
1.4 Qu tareas te han sido delegadas, cul(es) has delegado, y cules quisieras que se deleguen a ti o a otros?
1.5 Cules son las prioridades que crees debera tener tu trabajo?
1.6 Qu opinas del apoyo que has recibido de tu supervisor en terminus de gua, asesora y comunicacin?
1.7 Crees que cuentas con los recursos necesarios para llevar a cabo tus tareas y lograr tus objetivos?
1.8 Qu opinas de tu desarrollo personal, y professional, que has logrado en este ltimo periodo? Qu progresos has hecho? Hay algo que has querido conseguir en este trabajo y que hasta ahora no has podido?
SECCIN 2: EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES Y OBJETIVOS ESTABLECIDOS Para ser llenada por la persona que realiza la evaluacin. Para cada tarea/actividad, indicar el nivel de evaluacin segn la siguiente descripcin: 1. Dbil: La persona no es capaz de realizar la tareas descritas en el Acta de Compromiso de una aceptable o no logr conseguir el resultado esperado. 2. Promedio: La persona alcanza algunos de los requerimientos pero generalmente necesita ayuda; parcialmente logra los resultados esperados. 3. Bueno: La persona realiza sus tareas conforme a las expectativas y a la descripcin de stas en el Acta de Compromiso. Los resultados se consiguieron segn lo esperado. 4. Muy bueno: La persona hace ms de lo necesario al realizar las tareas, con iniciativa y flexibilidad. Los resultados conseguidos sobrepasan las expectativas. 2.1 Evaluacin de las tareas - para cada tarea, tal como aparece en el perfil y/o Acta de Compromiso. Actividad / Tarea: (se coloca ac la primera tarea descrita en el Acta de Compromiso): 1 2 3 4
Comentarios:
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Conocimientos y habilidades adquiridos:
Conocimientos y habilidades por adquirir:
Actividad / Tarea: (se coloca ac la primera tarea descrita en el Acta de Compromiso):
Comentarios: Conocimientos y habilidades adquiridos: Conocimientos y habilidades por adquirir:
SECCIN 3: EVALUACIN DE LAS HABILIDADES Y ACTITUDES GENERALES Para ser llenado por la persona que evalua 3.1 Espritu de iniciativa, creatividad y anticipacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona se anticipa al presente y acta pensando en futuras necesidades y posibilidades? Hasta qu punto se esfuerza para mejorar su trabajo con nuevos enfoques? 1 Comentarios: 2 3 No aplicable o no observado 4
3.2 Planificacin, delegacin y organizacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona planifica su trabajo? Cmo organiza sus actividades? Hasta que punto pone en prctica un sistema para delegar funciones?
No aplicable o no observado
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1 Comentarios:
3.3 Confianza en si mismo/misma Quiere decir: Hasta qu punto la persona realiza su trabajo con total confianza? Cul es su capacidad para hacer frente a situaciones demandantes tomando decisiones bien fundadas y expresando su opinin de manera eficaz? 1 Comentarios: 2 3
No aplicable o no observado 4
3.4 Capacidad para socializar informacin / reportar Quiere decir: Hasta qu punto la persona responde a las necesidades de informacin de los miembros del equipo y del pblico beneficiario que la rodea? Se anticipa a esas necesidades y lo hace de manera efectiva? Son esas informaciones confiables? 1 Comentarios: 2 3
3.5 Razonamiento crtica / Resolucin de problemas Quiere decir: Hasta qu punto la persona entiende las consecuencias y las relaciones causaefecto? Es capaz de unir diversos elementos en un todo coherente? Proponer nuevos puntos de vista para analizar las situaciones? 1 Comentarios: 2 3
3.6 Capacidad de negociacin y de influencia Quiere decir: Hasta qu punto la persona tiene xito negociando y/u obteniendo aceptacin y apoyo a sus ideas y propuestas? 1 Comentarios: 2 3
3.7 Espritu de grupo / Comunicacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona facilita el funcionamiento del equipo en el cual est trabajando? Mantiene una suficiente y adecuada comunicacin con otros voluntarios y voluntarias? 1 Comentarios: 2 3
3.8 Manejo de stress / autocontrol Quiere decir: Hasta qu punto controla o canalice sus emociones o stress para evitar una mala reaccin ante una oposicin, hostilidad, provocacin u otra situacin de stress? Cul es su capacidad para trabajar eficazmente a pesar de un stress prolongado? 1 Comentarios: 2 3
134
3.9 Flexibilidad / Adaptabilidad Quiere decir: Hasta qu punto la persona cambia de curso o abandona una tarea cuando aparece un obstculo? Cul es su capacidad para trabajar eficazmente, cual sea la situacin, con varias personas o grupos? Cul es su capacidad para adaptar su enfoque en situacin de cambio? 1 Comentarios: 2 3
3.10 Actitud al enfrentar conflictos inter-personales Quiere decir: Hasta qu punto la persona puede hacer frente a situaciones de conflicto? Qu influencia esto tiene en su trabajo o sus relaciones con otras personas? Cmo reacciona, a ttulo personal, estando en un conflicto? 1 Comentarios: 2 3
3.11 Respeto los reglamentos de la entidad y de la Ley General de Voluntariado Quiere decir: Hasta qu punto la persona cumple con las reglas operativas de la entidad, su organigrama y sus procedimientos? Especialmente, qu actitud adopta frente al carcter confidencial de determinados asuntos? 1 Comentarios: 2 3
3.12 Habilidades sociales y comunicativas
No aplicable o no observado 2 3 4
1 Comentarios:
RESUMEN DE LA INFORMACIN MS SIGNIFICATIVA DE ESTA SECCIN Lo alcanzado Lo que hay que reforzar
Mdulo 2
135
SECCIN 4: PERSPECTIVAS DE DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL
Evaluacin de la persona en relacin a su compromiso futuro con sus tareas, con la realizacin de otras
tareas para la entidad, con la entidad misma:
Necesidades de formacin (detectadas por la persona que evala y/o por la persona que es evaluada):
Perspectivas de desarrollo profesional de la persona (segn la persona que evala y la persona que es
evaluada): Fecha de evaluacin:
Firma de la persona que realice la evaluacin: Firma de la persona voluntaria evaluada:
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
Si la persona no est de acuerdo con la evaluacin, especifique aqu sus razones para firmarla:
2.5 FASE 5. TRMINO DE LA ACCIN VOLUNTARIA: FINALIZACIN Y NUEVO INICIO Es la desvinculacin del personal voluntario de la entidad y del programa. Forma parte del trabajo voluntario aunque muchas organizaciones de nuestro medio pierden de vista la importancia y relevancia de esta etapa y dejan ir al personal voluntario sin mediar algn tipo de actividad especfica. Este momento brinda la oportunidad perfecta para: Explorar las causas y motivaciones que llevan al voluntario o voluntaria a dejar el programa (si es que no se debe al fin del programa). Podran ser motivos personales, o a veces por errores en la gestin del voluntariado (que podran ser corregidos), entre otros motivos. Explorar la percepcin del personal saliente con respecto al programa (plan operativo, objetivo y resultados, actividades, tareas, etc.), a la coordinacin y su gestin del voluntariado, al equipo de voluntarios y voluntarias, a las labores realizdas. Segn el Instituto de Comunicacin y Desarrollo (Uruguay, 2011), los motivos por las que una persona voluntaria deja la institucin se agrupan en:34 Motivos vinculados a la organizacin: - Termino del acuerdo - Imposibilidad para continuar con el desarrollo del programa en el que participa la persona voluntaria.
34 Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). dem. Pgina 61.
136
- Incumplimiento, por parte del o la voluntario o voluntaria, de los compromisos adquiridos con la organizacin. - Ausencia reiterada y sin previo aviso de la persona voluntaria. - Comportamiento inadecuado: incumplimiento de los principios de la organizacin, difusin de informacin confidencial, trato inadecuado a beneficiarios, etc. Motivos vinculados a la persona: - Cambio en sus prioridades personales. - Falta de disponibilidad horaria para cumplir con el compromiso establecido. - Desmotivacin frente a las expectativas iniciales con la labor de la organizacin. - Desacuerdo con la forma de entender y gestionar el voluntariado en la entidad. Durante esta fase, la coordinacin debe tener en cuenta las siguientes acciones: Rescatar la percepcin de la persona voluntaria con respecto a su trabajo, al programa y a la entidad, rescatando sus logros y avances alcanzados. Emitir la certificacin del caso que reconozca su accin voluntaria. Prever un remplazo para su cargo. Solicitarle la entrega de equipos y documentos institucionales (incluyendo el carnet). Comunicar su desvinculacin a todos los actores relacionados. Traspasar sus responsabilidades a otra persona. Aun cuando la persona voluntaria cese sus labores, es posible y recomendable mantener una relacin posterior con ella. Es por eso que se tiene que averguar si la persona voluntaria cesante desea mantener tal vnculo, y de ser as existen muchas formas que se pueden recomendar para preservarlo. Por ello, hay que mantener actualizada la informacin que se tiene de ambas partes, tales como nombres, datos de contacto, etc. Esto asegura que si, por ejemplo, la persona cesante se muda, o cambia de nmero telefnico, an se podr mantener el contacto entre ambos. El Manual de Gestin del Voluntariado (Fundacin La Caixa, 2009) brinda la siguiente lista de actividades que se puede proponer a la persona voluntaria saliente para que mantenga su vnculo con la entidad35: Participar en encuentros del equipo de la entidad, ya sean de carcter tcnico, celebratorio o ldico. Participar en el futuro como formador o formadora para el equipo de voluntariado, ya sea proporcionando formacin tcnica o brindando su testimonio. Integrarse a la entidad como persona asociada, colaboradora, o similar. Colaborar de manera puntual con algunas actividades. Convertirse en donante de la organizacin. Involucrarse en el rgano de gobierno de la entidad (patronato o junta directiva, normalmente) o en alguna otra comisin u rgano asesor de que se disponga. Contribuir a fomentar el trabajo en red, si la persona participa como voluntario o voluntaria en otra entidad. Recibir publicaciones, boletines, revistas, etc. editadas por la entidad. A continuacin un ejemplo de como la Cruz Roja maneja los casos de inactividad de sus voluntarios.
35 Observatorio del Tercer Sector. Manual de Gestin del Voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pgina 155.
Mdulo 2
137
Una de las consecuencias claves que todo programa de voluntariado debe lograr con su personal voluntario es que ste no solo adquiera los conocimientos y desarrolle actitudes, habilidades, valores y sensibilidad positivas adecuadas para una adecuada implementacin de las actividades fijadas, sino que traslade todo esto al mbito de su vida personal y cotidiana, como ciudadano o ciudadana, teniendo siempre consigo la capacidad con potencial para transformar la sociedad en su conjunto. Para que esto suceda, las entidades deben acompaar el trabajo voluntario con espacios de reflexin y anlisis que permitan profundizar en el sentido de la accin realizada, las causas de la situacin que se quiere transformar, y las posiblidades que todos tenemos de aportar a la construccin de una realidad diferente36. HERRAMIENTAS PARA LA FASE 5 A. Lista de temas claves en relacin a la entrevista de salida con el personsal voluntario37 La presente tabla, titulada Temas claves en relacin a la entrevista de salida, describe aquellos puntos que, , tratados en la entrevista de salida, permitir rescatar las percepciones del personal voluntario saliente y la persona entrevistadora (que, seguramente, forma parte de la coordinacin de la gestin del voluntariado) sobre los diversas fases de la gestin del voluntario y de la participacin del personal en la misma, as como las valoraciones respecto a la coordinacin, el equipo de personal voluntarios, y las aportaciones respectivas.
36 Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). dem. Pgina 61. 37 Diseo de la lista basado en: Observatorio del Tercer Sector. Manual de Gestin del Voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Pginas 153-154.
138
TEMAS CLAVES EN RELACIN CON LA ENTREVISTA DE SALIDA CON EL PERSONAL VOLUNTARIO
TEMAS Valoracin del rol del voluntario en la entidad. Valoracin de la fase de captacin y seleccin: clarificacin de las expectativas, informacin, etc. Valoracin de la fase de incorporacin: carta de compromiso, manual de acogida, primeros das, etc. Valoracin de la fase de desarrollo: organizacin de responsabilidades, formacin, sistemas de seguimiento, actividades realizadas, etc. Valoracin de las tcnicas de reconocimiento. Valoracin de la relacin con el resto del equipo (voluntario/remunerado) Aportaciones de mejora en la gestin del voluntario. Aportaciones de mejora en el funcionamiento de la entidad. Otros:
Evaluacin de la persona voluntaria
Evaluacin de la persona entrevistadora
Mdulo 2
139
BIBLIOGRAFA La siguiente bibliografa ha sido revisada y/o citada para la confeccin del contenido del presente mdulo. Observatorio del Tercer Sector. Manual de gestin del voluntariado. Obra Social La Caixa. Barcelona, Espaa. 2009. Instituto de Comunicacin y Desarrollo (ICD). Voluntariado(s) Manual de gestin y formacin: Una mirada desde Uruguay. Montevideo, 2011. The AIDS Control and Prevention Project (AIDSCAP). How to create and effective communication project. AIDSCAP. Virginia, USA. Lpez Salas, Emilio. Claves para la gestin del voluntariado en las entidades no lucrativas Cuaderno de Gestin 6. Fundacin Luis Vives. Espaa. 2009. Federacin internacional de sociedades de la Cruz Roja y de la Media Luna Roja. Gua del voluntariado. Barcelona, Espaa. 2007. WEBGRAFA: http://curriculosem.wikispaces.com/Competencias http://paz.caritas.org/index.php/Herramientas_para_la_evaluacin_de_talleres
140
HERRAMIENTAS
HERRAMIENTA 2.1
Plantilla para la definicin de temas que trabajar el voluntario o voluntaria en el programa

Competencia acadmica Competencia actitudinal Competencia en habilidades
1. Actividad X:
Tareas
1.1
1.2
1.3
()
()
Mdulo 2
()
141
142
Competencia acadmica Competencia actitudinal Competencia en habilidades
2. Actividad Y:
Tareas
2.1
2.2
2.3
()
()
()
Competencia acadmica
Competencia actitudinal
Competencia en habilidades
3. Actividad Z:
Tareas
3.1
3.2
3.3
()
()
()
Mdulo 2
143
144
HERRAMIENTAS
Tabla para la construccin del perfil (o de los perfiles)
Competencias acadmicas, actitudinales y comportamentales
HERRAMIENTA 2.2:
Grupos de Tareas
Grupo 1 (Perfil 1)

Grupo 2 (Perfil 2)
Grupo 3 (Perfil 3)
HERRAMIENTAS
Construyendo nuestra misin y visin
HERRAMIENTA 2.3
Ficha para la redaccin del perfil necesitado Nombre del cargo: Programa o Proyecto en el que se ubica: Objetivos y descripcin de la(s) tarea(s): Formacin o experiencia requeridas (competencias acadmicas): Habilidades o competencias requeridas (competencias actitudinales y comportamentales): Condiciones de trabajo (recursos, espacio fsico): Duracin prevista: Tiempo de dedicacin requerida:
Mdulo 2
145
HERRAMIENTAS
GUA DE TEMA A TRATAR EN LA REUNIN INICIAL CON EL PERSONAL VOLUNTARIO SELECCIONADO (Ayuda memoria)
HERRAMIENTA 2.4
TEMA Descripcin del programa de voluntario y de las actividades para las cuales se necesita el trabajo voluntario
Informacin tratada
Descripcin del puesto, tareas requeridas y el tiempo de dedicacin.
Descripcin de los fines y directrices de la entidad (misin, visin, pblicos beneficiarios, objetivos, estrategias, etc.).
Medios utilizados para llevar a cabo el programa de voluntariado.
146
Comentario sobre la no remuneracin y el compromiso a realizar las tareas con responsabilidad y regularidad.
Explicacin sobre cundo una labor voluntaria, o servicio, es satisfactoria y cundo no lo es.
Descripcin de las condiciones de trabajo voluntaria y los deberes de la entidad para con el personal voluntario, aadiendo particularidades sobre seguridad (si fuera el caso).
Descripcin de los derechos de la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238) y otros derechos propuestos por la entidad.
Descripcin de los deberes de la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238) y otros derechos propuestos por la entidad.
Mdulo 2
147
HERRAMIENTAS
GUA DE TEMA A TRATAR EN LA REUNIN INICIAL CON EL PERSONAL VOLUNTARIO SELECCIONADO (Ayuda memoria)
HERRAMIENTA 2.5
ACTA: ACUERDO DE COMPROMISO INCORPORACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA
Siendo las partes, Don/Doa (Nombre del director o directora - Presidente/a de la entidad), con D.N.I.________________________, en su calidad de (Director/a Presidente/a) de (nombre de la entidad) y Don/Doa (Nombre de la persona voluntaria), con D.N.________________________, en su calidad de persona voluntaria; ambas suscriben el siguiente ACUERDO: PRIMERO.- Que es deseo de ambas partes firmar el presente acuerdo. SEGUNDO.- Que la persona voluntaria conoce los fines y las directrices de (Nombre de la entidad) y est de acuerdo con ellos y con los medios utilizados para llevar a cabo el programa o proyecto de voluntariado. TERCERO.- Que conoce y acepta expresamente, que su actividad, por los fines a los que va orientada, no ser objeto de remuneracin alguna y se compromete a realizarla con responsabilidad y regularidad; avisando a (Nombre de la entidad) con la antelacin suficiente en el caso de que surgiera alguna dificultad imprevista, a fin de poder ser reemplazado/a por otra persona voluntaria. As mismo, la persona voluntaria, se compromete en caso de imposibilidad para acudir a una actividad concertada, a avisar con tiempo suficiente para garantizar su cobertura durante la actividad (mnimo ___ horas). CUARTO.- Que la persona voluntaria contar con una persona encargada del acompaamiento a su trabajo, cuyo objetivo es brindar asesora y monitorear sus actividades. QUINTO.- Que las tareas que la persona voluntaria se encargar de desarrollar son las siguientes (colocar la relacin de tareas a desarrollar por el personal voluntario), en un perodo de tiempo que va desde la fecha de firma de este acuerdo hasta el da __ de (mes) del ao ________; participando activamente en el siguiente horario propuesto l/ella misma (colocar el horario propuesto por la persona voluntaria para realizar sus labores) SEXTO.- Que dado el carcter voluntario de su actividad, podr cesar en la misma cuando lo desee, debiendo en este caso ponerlo en conocimiento de (Nombre de la entidad) con la antelacin suficiente, a fin de poder buscar quien le sustituya. STIMO.- Que, en el supuesto que sus servicios no sean satisfactorios para (Nombre de la entidad), esta podr prescindir de ellos, notificndolo razonablemente. As mismo, (Nombre de la entidad), en caso de cesar una actividad en el da y hora acordado, notificar a la persona voluntaria este hecho con la suficiente anticipacin (mnimo _____ horas). OCTAVO.- Que la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), tiene derecho a: a. Contar con la seguridad adecuada para salvaguardar su integridad fsica, psquica y moral. b. Ser informado previamente si la labor a desarrollar conllevar algn peligro para su vida o salud.
148
c. Recibir parte del beneficiario la capacitacin necesaria para el desarrollo del servicio de voluntariado a realizar, de acuerdo a las posibilidades del beneficiario o beneficiaria. d. Contar con la identificacin que acredite su condicin de personal voluntario. e. Obtener una certificacin de las actividades realizadas en el servicio de voluntariado desempeado con especificacin de las actividades desarrolladas y de las capacitaciones adquiridas de ser el caso. f. En caso de sufrir algn accidente o su fallecimiento en el ejercicio de la actividad, su derecho a que los gastos derivados de tales eventualidades sean asumidos por la persona jurdica a la cual pertenece. g. Acordar libremente el tiempo y el horario que puedan dedicar a la actividad voluntaria, de acuerdo a las necesidades de la organizacin de voluntarios. NOVENO.- Que la persona voluntaria, segn el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), tiene como deberes: a. Informar oportunamente a los beneficiarios la interrupcin de la prestacin del voluntario, cuando corresponda. b. Desarrollar su labor con diligencia y honestidad, y observar las indicaciones que el beneficiario le asigne. c. Respetar los derechos de los beneficiarios. d. Guardar confidencialidad de la informacin recibida y conocida en el desarrollo del voluntariado. e. Participar en las actividades de formacin o capacitaciones previstas por la organizacin de voluntarios o por los beneficiarios. f. Rechazar cualquier tipo de contraprestacin econmica. g. Tener un comportamiento acorde con el servicio de voluntariado que preste. h. Utilizar debidamente la acreditacin y distintivos que se le entregue. i. Respetar y cuidar los bienes que el beneficiario ponga a su disposicin para el desarrollo del servicio de voluntariado. j. Cumplir con la regulacin interna de la Organizacin de Voluntarios a la que pertenece y/o de la entidad beneficiaria a la que brinda su servicio. k. Cumplir con lo establecido en el presente Reglamento. DCIMO.- Que (nombre de la entidad), segn seala el Reglamento de la Ley General de Voluntariado (N28238), se compromete a: a. De las Asociaciones: Debern asumir los gastos derivados del accidente o fallecimiento del voluntario en el cumplimiento del servicio del voluntariado. b. Deberes comunes a Las Asociaciones y Organizaciones de Hecho: b.1 Los Estatutos de Las Asociaciones: Debern contener cuando menos lo siguiente: Las condiciones de admisin y prdida de la condicin de voluntario, los derechos y deberes de los voluntarios conforme a lo estable ido en el presente reglamento, los principios que han de regir las relaciones entre La Asociacin y los voluntarios y los mecanismos de participacin en la misma. Las Organizaciones de Hecho debern contar con un documento en el que conste lo sealado en el prrafo precedente. b.2 Articular los mecanismos necesarios para garantizar la informacin, participacin y colaboracin de la persona voluntaria. b.3 Llevar un registro de altas y bajas del personal voluntario. b.4 Proporcionar la capacitacin mnima e indispensable para el correcto desarrollo del servicio de voluntariado. b.5 Proporcionar un documento de identificacin del voluntario. b.6 Expedir una constancia de ser o haber sido miembro de La Asociacin o de la Organizacin de hecho.
Firmado en (localidad), a (da)
de
(mes)
del
(ao)
Por (nombre de entidad) Nombre: Doc. Identidad:
Nombre de persona voluntaria: Doc. Identidad:
Mdulo 2
149
HERRAMIENTAS
FICHA DE REGISTRO DE LA PERSONA VOLUNTARIA
HERRAMIENTA 2.6
Fecha de vinculacin: Fecha de desvinculacin:
Tipo: N voluntario/voluntaria:
DATOS PERSONALES Nombre(s): Apellido o apellidos: Direccin:
Distrito: Fecha de nacimiento: Telfono: Correo electrnico (e-mail): Primaria Secundaria FORMACIN (marcar y llenar lo que corresponda) Tcnica. Por favor, colocar el (o los) oficios o carrera(s) seguidas: Doc. Identidad: Celular:
Universitaria. Por favor, colocar la profesin (o profesiones):
Ttulo:
Bachiller Licenciatura en: Diplomatura(s) en: Maestra(s) en: Doctorado(s) en:
Idiomas: ___ Quechua ___Aymara ___ Otros idiomas locales. Indicar cul(es): ___ Ingls ___ Francs ___Portugus ___Otro. Indicar cul(es):
150
Conocimiento de informtica: ___Word ___Excel ___Powerpoint ___Algn programa de diseo grfico. Indicar cul(es): ___Otro(s) programa(s). Indicar cul(es): Experiencia en redes sociales: ___Cuenta en Facebook ___Cuenta en Twitter ___Cuenta en LinkedIn ___Cuenta en otras redes sociales. Indicar cul(es): Cuenta con vehculo propio: ___S ___No Cuenta con brevete: ___S ___No
SITUACIN LABORAL Situacin laboral actual: ___En actividad (se incluye ac el trabajo en el hogar) ___Persona desempleada ___Persona jubilada ___Estudiante ___Otra situacin. Indical cul: Experiencia laboral (rellenar empezando por el ms actual y as sucesivamente hasta completar la tabla): Entidad Puesto y funcin Perodo de tiempo
Experiencia como voluntario: Entidad Puesto y actividades desarrolladas Perodo de tiempo
Mdulo 2
151
HISTORIA DE VOLUNTARIADO CON LA ENTIDAD Programa de voluntariado: Puesto: Actividades principales a desarrollar:
Cobertura geogrfica de su trabajo voluntario: Persona que coordina su trabajo voluntario: Fecha de ingreso al programa: Duracin aproximada de su trabajo voluntario: Disponibilidad de su trabajo voluntario: Lunes Maana De a... Tarde De a... Martes De a... De a... Mircoles De a... De a... Jueves De a... De a... Viernes De a... De a... Sbado De a... De a... Domingo De a... De a...
VINCULACIN A LA ENTIDAD Fecha de reunin inicial despus de haber sido seleccionado/seleccionada por la entidad: Actividades de induccin realizadas (marcar cada una cuando se haya realizado y colocar la fecha): (colocar ac la primera actividad de induccin programada) (colocar ac la segunda actividad de induccin programada) (colocar ac la tercera actividad de induccin programada) () Fecha: Fecha: Fecha: Fecha:
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES FORMACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Actividades de formacin brindadas por la entidad (marcar cada una cuando se haya realizado y colocar la fecha y el resultado): (colocar ac la primera actividad de formacin programada) Resultado: Fecha:
(colocar ac la segunda actividad de formacin programada) Resultado:
Fecha:
(colocar ac la tercera actividad de formacin programada) Resultado:
Fecha:
152
() Resultado:
Fecha:
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES - ACOMPAAMIENTO MONITOREO DEL TRABAJO VOLUNTARIO Programa de voluntariado: Monitoreo N: Actividad monitoreada: Tareas monitoreadas: Fecha:
Desempeo: Aspectos a destacar
1 (pobre)
3 (regular) Aspectos a reforzar
5 (bueno)
Percepcin de la persona voluntaria sobre sus aspectos a destacar y reforzar:
Percepcin de la persona voluntaria sobre el monitoreo en general:
Percepcin de la persona voluntaria sobre la coordinacin de sus actividades: Aspectos a destacar Aspectos a reforzar
Observaciones finales de la persona que realiza el monitoreo:
Nombre, firma y fecha de la persona voluntaria:
Mdulo 2
153
Nombre, firma y fecha de la persona que realiz el monitoreo:
(se repiten tantas secciones de monitoreo como nmero de monitoreos programado para la persona voluntaria a lo largo del presente programa de voluntariado)
DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES EVALUACIN Evaluacin N: Persona que realiza la evaluacin: Fecha: Cargo de la persona que realiza la evaluacin:
Desempeo en las actividades/tareas evaluadas Descripcin 1 (pobre) 2 3 (regular) 4 5 (bueno)
Observaciones sobre las actividades / tareas:
Capacidades y habilidades Descripcin Relacin con los compaeros y las compaeras Relacin con la poblacin beneficiaria Puntualidad Iniciativa y creatividad Flexibilidad y adaptabilidad Rendimiento y productividad Otro. Especificar: Otro. Especificar: Observaciones sobre el desempeo: 1 (pobre) 2 3 (regular) 4 5 (bueno)
154
PRXIMOS PASOS Tareas principales en las que la persona voluntaria debe enfocarse en su prxima asignacin:
Formaciones necesarias (e inmediatas) que mejoraran la eficacia de la persona voluntaria en el desempeo de sus funciones:
Nombre, firma y fecha de la persona voluntaria evaluada:
Nombre, firma y fecha de la persona que realiz la evaluacin:
(se repiten tantas secciones de la evaluacin como nmero de evaluaciones programado para la persona voluntaria a lo largo del presente programa de voluntariado)
Mdulo 2
155
HERRAMIENTAS
PLAN FORMATIVO PARA EL VOLUNTARIADO (para usarse durante la subfase Formacin)
PLAN FORMATIVO PARA EL VOLUNTARIADO Seccin 1 Informacin general Nombre del programa de voluntariado: Periodo de implementacin del plan formativo: De (mes) del (ao) a (mes) del (ao) Persona encargada de la coordinacin de las actividades formativas: Seccin 2 Identificacin de necesidades Perfiles definidos 1. 2. 3. 4. (lista) (lista) (lista) (lista) Conocimientos necesarios Habilidades necesarias (lista) (lista) (lista) (lista) Priorizacin de necesidades formativas (lista) (lista) (lista) (lista)
HERRAMIENTA 2.7
Seccin 3 Planificacin de las actividades formativas Actividad formativa 1. 2. 3. 4. 5. 6. Seccin 4 Evaluacin de las actividades formativas Actividad formativa 1. 2. 3. 4. 5. 6. Nmero de participantes Nivel de satisfaccin Aplicabilidad en el da a da Perfil de voluntario/a Periodicidad Modalidad Das y horas Calendario Material necesario Costo
Comentarios:
156
HERRAMIENTAS
FICHA DE EVALUACIN DE LA ACTIVIDAD FORMATIVA (para usarse durante la subfase Formacin)
FICHA DE EVALUACIN DE ACTIVIDAD FORMATIVA Actividad formativa: Fecha: Lugar:
HERRAMIENTA 2.8
Evaluacin de objetivos 1. Hasta qu punto cree que este taller lo/la hay ayudado a (escribir objetivo 1 del taller)? 1 (no alcanzado) 2 3 4 5 (se obtuvo ms)
2. Hasta qu punto cree que este taller lo/la hay ayudado a (escribir objetivo 1 del taller)? 1 (no alcanzado) 2 3 4 5 (se obtuvo ms)
(Repita la pregunta para cada objetivo del taller. Prestar atencin de cambiar la numeracin de las preguntas que vienen despus de la evaluacin de los objetivos)
Planificacin de la actividad y desempeo del equipo facilitador 3. Por favor califique lo siguiente, marcando lo que usted opine: 3.1 Qu opina sobre la claridad de los objetivos propuestos? 1 (para nada claros) 2 3 4 5 (bien precisos)
3.2 Qu opina de la informacin que se le ha brindado? 1 (nada que ver con lo que esperaba) 2 3 (es la informacin que esperaba) 4 5 (obtuve mucho ms)
3.3 Qu opina de los mtodos de enseanza para esta actividad? 1 (totalmente inapropiados) 2 3 4 5 (son los apropiados)
Mdulo 2
157
3.4 Qu opina de los ejercicios, dinmicas o trabajos grupales? 1 (no hubo) 2 (hubo, la mayora inapropiados) 3 (hubo, la mitad apropiados) 4 hubo, la mayora apropiados) 5 (hubo, todos apropiados)
3.5 Qu opina de la claridad de la(s) persona(s) facilitadora(s)? Comprendieron? 1 (no comprend nada) 2 3 4 5 (comprend todo)
4. Qu habilidades en la comunicacin o en la enseanza de los facilitadores se podran mejorar?
5. En su opinin, Qu fue lo ms interesante de esta actividad? Cundo fue y qu aprendiste?
6. En su opinin, Qu no funcion en esta actividad? Qu sugerencias tiene para mejorarla?
7. Qu es lo que saca de este taller? Cmo aplicar lo que aprendi a su trabajo voluntario y a su vida diaria?
8. Hay algo que no se haya preguntado y que quiera preguntar?
Mil gracias por sus respuestas!
http://paz.caritas.org/index.php/Herramientas_para_la_evaluacin_de_talleres
158
HERRAMIENTAS
Tabla de acciones de acompaamiento
(para usarse durante la subfase Acompaamiento) HERRAMIENTA 2.9
VOLUNTARIA EN EL PROGRAMA O ENTIDAD Accin Entrevista inicial (a los 2-3 das de haber sido la persona seleccionada) Entrevista inicial (a los 2-3 das de haber sido la persona seleccionada) Objetivos Valorar la acogida inicial (induccin y presentacin). Contar con sus primeras impresiones. Resolver dudas iniciales. Seguimiento de las actividades y propuesta de pasos a seguir. Presentacin de problemas y bsqueda de soluciones (incluyendo relaciones con otros actores sociales) Brindar asesora y apoyo en dificultades cotidianas. Fomentar y reforzar la relacin con el resto del equipo de voluntariado. Llevar a cabo un seguimiento del desarrollo de las motivaciones. Implementar acciones de monitoreo (llenado de ficha correspondiente) Para la primera reunin mensual, adems: Valorar el ajuste inicial de expectativas personales y organizativas. Valorar la integracin y la acogida del equipo. Detectar posibles dificultades e inquietudes. Entrevistas mensuales de seguimiento Valorar la estancia en la organizacin y cmo se siente la persona en ella. Concretar aspectos organizativos que deberan ser mejorados: formacin, actividades. Concretar aspectos personales que pueden mejorarse: actitudes, formas de llevar a cabo las actividades, etc.
Reuniones informales semanales (se recomienda realizarlas al final de la semana o al inicio de la misma)
Mdulo 2
159
HERRAMIENTAS
Ficha resumen sobre actividad realizada
FICHA INFORMACIN RESUMEN SOBRE LA ACTIVIDAD REALIZADA Actividad: Persona(s) que implement(aron) esta actividad: Personal voluntario que llena esta ficha: Fecha de la actividad: Duracin de la actividad: Fecha actual: Si hubo, material educativo traido (tipo y cantidad): Si hubo, material educativo distribuido (tipo y cantidad): Material de apoyo utilizado (incluyendo documentos para presentar en proyector): Nmero (aproximado) de asistentes Cmo se realiz la convocatoria a la actividad?
Lugar / Espacio donde se realiz la actividad: Resultados positivos de la actividad: Qu aspectos o elementos facilitaron los resultados positivos? Resultados negativos de la actividad: Qu dificult el desarrollo de la actividad? Se solucionaro dichos problemas? Cmo as se solucionaron? Cmo calificaras tu nivel de organizacin para esta actividad? 1 (muy pobre) 2 3 (regular) 4 5 (muy efectivo)
160
Cmo calificaras tu nivel de conocimiento con respecto al tema de esta actividad? 1 (muy pobre) 2 (pobre) 3 (regular) 4 (estoy en el nivel adecuado) 5 (ms del nivel adecuado)
Cmo calificaras tu habilidad para la comunicacin por la poblacin beneficiaria? 1 (agresiva) 2 (entre asertiva y agresiva) 3 (asertiva) 4 (entre pasiva y asertiva) 5 (pasiva)
Qu habilidades sientes que te falt desarrollar para esta actividad?
Algn comentario ms que quisieras agregar?
Firma de la persona que llen esta ficha:
Fecha:
Mdulo 2
161
HERRAMIENTAS
Ficha de monitoreo del trabajo voluntario
FICHA DE MONITOREO DE LA PERSONA VOLUNTARIA DATOS GENERALES Programa de voluntariado: Persona que realiza el monitoreo: Persona voluntaria que es monitoreada: Actividad(es) monitoreada(es): Lugar(es) de la actividad: Fecha(s) en que se aplic este monitoreo: DESEMPEO DE LA PERSONA VOLUNTARIA Sobre el nivel promedio de organizacin de la(s) actividad(es) monitoreadas 1 (muy pobre) 2 Aspectos a resaltar 3 (regular) 4 Aspectos a mejorar 5 (muy efectivo)
Sobre le nivel promedio de conocimientos tcnicos con respecto al tema o temas de la(s) actividad(es) 1 (muy pobre) 2 (pobre) Aspectos a resaltar 3 (regular) 4 (estoy en el nivel adecuado) Aspectos a mejorar 5 (ms del nivel adecuado)
Sobre sus habilidades sociales al implementar la(s) actividad(es) 1 (agresiva) 2 (entre asertiva y agresiva) Aspectos a resaltar 3 (asertiva) 4 (entre pasiva y asertiva) Aspectos a mejorar 5 (pasiva)
162
PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR
PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
Formacin necesaria para reforzar la eficacia de su desempeo (indicar los temas necesarios):
PARA SER LLENADO POR LA PERSONA VOLUNTARIA MONITOREADA: Este monitoreo te parece ___Justo ___Medianamente justo ___Injusto
Por qu le parece (justo / medianamente justo / injusto)?
Con respecto a la accin de acompaamiento a sus labores: PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
Con respecto a la coordinacin del programa PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A RESALTAR PRIORIZACIN GENERAL DE ASPECTOS A MEJORAR
Firma de la persona que realiz el monitoreo: Firma de la persona voluntaria:
Mdulo 2
163
HERRAMIENTAS
Encuesta de satisfaccin de la persona voluntaria
(para usarse durante las subfases Acompaamiento y Reconocimiento) HERRAMIENTA 2.12
ENCUESTA DE SATISFACCIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Fecha: Programa de voluntariado: Fecha de su entrada al programa:
Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de otros voluntarios y voluntarias durante sus actividades con el programa y la entidad? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin de la gestin del voluntariado? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin del programa y de la entidad? Cmo calificara la cooperacin o apoyo recibido por parte de la coordinacin del personal administrativo?
1 bajo 1 bajo 1 bajo 1 bajo
3 medio 3 medio 3 medio 3 medio
5 alto 5 alto 5 alto 5 alto
2 2 2
4 4 4
Cuenta con los materiales y recursos de apoyo necesarios (materiales educativos, movilidad, utilera, materiales de oficina, etc.) para completar su tarea? ___S ___No Qu materiales o recursos siente que le faltan?
Si hubiera, Qu opina de los materiales educativos que distribuye a la poblacin beneficiaria (folletos, trpticos, uso de rotafolio)? Piensa que son adecuados o no? En qu medida s, en qu medida no?
Siente que como voluntario/voluntaria ha alcanzado sus metas profesionales y de desarrollo? ___S ___No Piensa que su trabajo voluntario ha tenido un impacto positivo en el programa en el que est? ___S ___No Siente que cuenta con el apoyo de parte del resto de personas voluntarias? ___S ___No Siente que se le motiva como voluntraio/voluntaria? De acuerdo a la respuesta anterior, explicar sus motivos: S NO
164
Qu tipo de motivaciones siente que tiene?
Qu tipo de motivaciones siente que faltan?
Siente que le falta algn tipo de capacitacin que le sera de provecho como voluntario/voluntaria? ___S ___No Si la respuesta fue S: En qu?
Dada su experiencia como voluntario o voluntaria, Piensa que hay programas que (nombre de la entidad) pueda ampliar? ___S ___No Si su respuesta fue S, indique sus razones:
Le gustara seguir siendo voluntario de (nombre de la entidad)? ___S Por favor, explique la razn de su respuesta:
___No
Tiene algn comentario u observacin adicional para hacer?
Si gusta, coloque su nombre:
MUCHAS GRACIAS!
Mdulo 2
165
HERRAMIENTAS
Ficha de evaluacin
(para usarse durante la subfase Evaluacin) HERRAMIENTA 2.13
FORMATO DE EVALUACIN DE LA PERSONA VOLUNTARIA Programa de voluntariado: Nombre y apellido de la persona evaluada: Nombre y apellido de la persona que evalua: Cargo de la persona que evalua: Periodo de evaluacin: ___Evaluacin intermedia o anual ___Fin del voluntariado ___Otra
Qu periodo de tiempo se considera? De (mes) de (ao) a (mes) de (ao) Fecha de la evaluacin:
Nota: Una efectiva entrevista de evaluacin requiere de por lo menos 60 minutos

SECCIN 1: EXPERIENCIA EN EL PUESTO Para ser llenada por la persona voluntaria 1.1 Cmo te sientes en tu puesto de trabajo voluntraio? En tu ambiente de trabajo? Cul es tu impression general?
1.2 Cules han sido los hechos o eventos ms importantes para ti en este ltimo periodo? Por qu? Qu o quin tuvo una influencia en tu trabajo y/o en ti como personal?
1.3 El trabajo que realizas, Corresponde a las funciones descritas en tu Acta de Compromiso con la entidad?
1.4 Qu tareas te han sido delegadas, cul(es) has delegado, y cules quisieras que se deleguen a ti o a otros?
1.5 Cules son las prioridades que crees debera tener tu trabajo?
1.6 Qu opinas del apoyo que has recibido de tu supervisor en terminus de gua, asesora y comunicacin?
1.7 Crees que cuentas con los recursos necesarios para llevar a cabo tus tareas y lograr tus objetivos?
1.8 Qu opinas de tu desarrollo personal, y professional, que has logrado en este ltimo periodo? Qu progresos has hecho? Hay algo que has querido conseguir en este trabajo y que hasta ahora no has podido?
166
SECCIN 2: EVALUACIN DE LAS ACTIVIDADES Y OBJETIVOS ESTABLECIDOS Para ser llenada por la persona que realiza la evaluacin. Para cada tarea/actividad, indicar el nivel de evaluacin segn la siguiente descripcin: 1. Dbil: La persona no es capaz de realizar la tareas descritas en el Acta de Compromiso de una aceptable o no logr conseguir el resultado esperado. 2. Promedio: La persona alcanza algunos de los requerimientos pero generalmente necesita ayuda; parcialmente logra los resultados esperados. 3. Bueno: La persona realiza sus tareas conforme a las expectativas y a la descripcin de stas en el Acta de Compromiso. Los resultados se consiguieron segn lo esperado. 4. Muy bueno: La persona hace ms de lo necesario al realizar las tareas, con iniciativa y flexibilidad. Los resultados conseguidos sobrepasan las expectativas. 2.1 Evaluacin de las tareas - para cada tarea, tal como aparece en el perfil y/o Acta de Compromiso. Actividad / Tarea: (se coloca ac la primera tarea descrita en el Acta de Compromiso): 1 2 3 4
Mdulo 2
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SECCIN 3: EVALUACIN DE LAS HABILIDADES Y ACTITUDES GENERALES Para ser llenado por la persona que evalua 3.1 Espritu de iniciativa, creatividad y anticipacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona se anticipa al presente y acta pensando en futuras necesidades y posibilidades? Hasta qu punto se esfuerza para mejorar su trabajo con nuevos enfoques? 1 Comentarios: 2 3 No aplicable o no observado 4
3.2 Planificacin, delegacin y organizacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona planifica su trabajo? Cmo organiza sus actividades? Hasta que punto pone en prctica un sistema para delegar funciones? 1 Comentarios: 2 3
3.3 Confianza en si mismo/misma Quiere decir: Hasta qu punto la persona realiza su trabajo con total confianza? Cul es su capacidad para hacer frente a situaciones demandantes tomando decisiones bien fundadas y expresando su opinin de manera eficaz? 1 Comentarios: 2 3
3.4 Capacidad para socializar informacin / reportar Quiere decir: Hasta qu punto la persona responde a las necesidades de informacin de los miembros del equipo y del pblico beneficiario que la rodea? Se anticipa a esas necesidades y lo hace de manera efectiva? Son esas informaciones confiables? 1 Comentarios: 2 3
3.5 Razonamiento crtica / Resolucin de problemas Quiere decir: Hasta qu punto la persona entiende las consecuencias y las relaciones causaefecto? Es capaz de unir diversos elementos en un todo coherente? Proponer nuevos puntos de vista para analizar las situaciones? 1 Comentarios: 2 3
3.6 Capacidad de negociacin y de influencia Quiere decir: Hasta qu punto la persona tiene xito negociando y/u obteniendo aceptacin y apoyo a sus ideas y propuestas? 1 Comentarios: 2 3
168
3.7 Espritu de grupo / Comunicacin Quiere decir: Hasta qu punto la persona facilita el funcionamiento del equipo en el cual est trabajando? Mantiene una suficiente y adecuada comunicacin con otros voluntarios y voluntarias? 1 Comentarios: 2 3
3.8 Manejo de stress / autocontrol Quiere decir: Hasta qu punto controla o canalice sus emociones o stress para evitar una mala reaccin ante una oposicin, hostilidad, provocacin u otra situacin de stress? Cul es su capacidad para trabajar eficazmente a pesar de un stress prolongado? 1 Comentarios: 2 3
3.9 Flexibilidad / Adaptabilidad Quiere decir: Hasta qu punto la persona cambia de curso o abandona una tarea cuando aparece un obstculo? Cul es su capacidad para trabajar eficazmente, cual sea la situacin, con varias personas o grupos? Cul es su capacidad para adaptar su enfoque en situacin de cambio? 1 Comentarios: 2 3
3.10 Actitud al enfrentar conflictos inter-personales Quiere decir: Hasta qu punto la persona puede hacer frente a situaciones de conflicto? Qu influencia esto tiene en su trabajo o sus relaciones con otras personas? Cmo reacciona, a ttulo personal, estando en un conflicto? 1 Comentarios: 2 3
3.11 Respeto los reglamentos de la entidad y de la Ley General de Voluntariado Quiere decir: Hasta qu punto la persona cumple con las reglas operativas de la entidad, su organigrama y sus procedimientos? Especialmente, qu actitud adopta frente al carcter confidencial de determinados asuntos? 1 Comentarios: 2 3
3.12 Habilidades sociales y comunicativas
No aplicable o no observado 2 3 4
1 Comentarios:
Mdulo 2
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RESUMEN DE LA INFORMACIN MS SIGNIFICATIVA DE ESTA SECCIN Lo alcanzado Lo que hay que reforzar
SECCIN 4: PERSPECTIVAS DE DESARROLLO PERSONAL Y PROFESIONAL
Evaluacin de la persona en relacin a su compromiso futuro con sus tareas, con la realizacin de otras
tareas para la entidad, con la entidad misma:
Necesidades de formacin (detectadas por la persona que evala y/o por la persona que es evaluada):
Perspectivas de desarrollo profesional de la persona (segn la persona que evala y la persona que es
evaluada): Fecha de evaluacin: Firma de la persona que realice la evaluacin: Firma de la persona voluntaria evaluada:
-----------------------------------------------------------
-----------------------------------------------------
Si la persona no est de acuerdo con la evaluacin, especifique aqu sus razones para firmarla:
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HERRAMIENTAS
Ficha de evaluacin de salida
NOMBRE: FECHA:
HERRAMIENTA 2.14
1. Qu es el voluntariado y quines son las personas voluntarias?
2. En qu consiste el ciclo de gestin de talento humano?
3. En qu consiste el ciclo de gestin de voluntarias y voluntarios como parte de un proyecto o programa de voluntariado?
4. Cul es la diferencia entre el ciclo de gestin de talento humano y el ciclo de gestin de voluntariado?
5. Cules son las fases o etapas del ciclo de gestin de voluntariado?
Mdulo 2
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ANEXOS AL MDULO 2 CICLO DE GESTIN DEL VOLUNTARIADO
ANEXO 1 - A
Buena Prctica sobre Planificacin de Programa de Voluntariado Orden Hospitalaria de San Juan de Dios1
1 Fuente: Observatorio del Tercer Sector. Buenas Prcticas en la Gestin del Voluntariado. Obra Social Fundacin La Caixa. Barcelona, 2007. Pgs. 65-68.
Mdulo 2
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ANEXO 1 - B
Buena Prctica sobre la definicin de perfiles y responsabilidades organizativas del voluntariado de la Federacin de Asociaciones de Scouts de Espaa.2
POR QU ES RELEVANTE? Dentro de las organizaciones existe una multiplicidad de posibilidades en lo que se refiere a la participacin del voluntariado en la estructura de gestin y a las responsabilidades. En una entidad en la que la parte tcnica (especialmente a nivel directivo) es prcticamente nula, la especificacin de los diferentes cargos, con sus funciones y requisitos, ayuda a clarificar cmo organizarse. A su vez, informa al voluntariado sobre cmo puede evolucionar. La existencia de un ncleo gestor voluntario hace que la utilidad de definir los puestos sea an mayor. Por un lado, el voluntariado sabe cul es su compromiso en cuanto a responsabilidades y funciones al asumir un cargo. Por otro, se evitan los espacios sin responsable identificado. En el caso de la Federacin de Asociaciones de Scouts de Espaa (ASDE), con una estructura en tres niveles y con presencia en todo el territorio estatal a travs de grupos locales, de no existir una coordinacin y un apoyo desde las reas de Recursos Humanos, se podra propiciar una heterogeneidad en la gestin de las entidades que se trasladara especialmente a la definicin de los cargos y las funciones voluntarias. En primer lugar, las entidades de base cuentan con la organizacin federada a la que estn afiliadas, pero tambin con el apoyo institucional de la federacin estatal, que marca las lneas comunes.. EN QU CONSISTE ESTA EXPERIENCIA? La estructura organizativa: un elemento clave La Federacin de Asociaciones de Scouts de Espaa acta como estructura de tercer nivel que agrupa diferentes organizaciones federadas (16) distribuidas por todo el territorio espaol. stas, a su vez, cuentan con diferentes grupos de base formados mayoritariamente por personas voluntarias. La puesta en marcha del proceso de identificacin de perfiles de voluntariado, para describir sus caractersticas, facilit la reflexin general sobre la estructura de la entidad y su forma de organizacin. Objetivos esperados Recientemente se identific la necesidad de unificar criterios y funciones para: homogeneizar los cargos y puestos de personas voluntarias de la entidad en los diferentes niveles; dar apoyo a las federaciones y organizaciones de base con una orientacin sobre las tareas y funciones esperadas de los diferentes cargos voluntarios; facilitar la labor de los cargos responsables, informndoles previamente sobre las implicaciones de asumir cada uno de los cargos voluntarios: compromiso, requisitos, etc.; facilitar la deteccin de necesidades formativas individuales al tener explicitadas las capacidades o habilidades requeridas en cada nivel. De esta manera, se pueden poner en marcha acciones especficas cuando un responsable asume un cargo en un rea que requiere formacin especfica.
FIGURA 1: LA ESTRUCTURA ORGANIZADA FIGURA 1: LA ESTRUCTURA ORGANIZATIVA
ESTRUCTURA FEDERAL
16 ORGANIZACIONES FEDERALES
GRUPOS DE BASE
Fuente: Observatorio del Tercer sector, 2005
2 Observatorio del Tercer Sector. dem. Pgs. 69-72.
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Por qu desarrollar un catlogo de cargos, funciones y perfiles? 1. Para conocer las responsabilidades de cada adulto. 2. Para orientar el compromiso. 3. Para orientar la captacin y la seleccin. 4. Para orientar la formacin. Fuente: Catlogo de cargos, funciones y perfiles, ASDE, 2005 La elaboracin del catlogo: equipo y formato El Catlogo de cargos, funciones y perfiles de ASDE es fruto de un proceso que se coordin y revis conjuntamente desde el Servicio Federal de Recursos Humanos Adultos y Crecimiento y desde el rea de Comunicacin e Imagen. Los contenidos fueron elaborados por un equipo de 17 personas, que agrupaba a diferentes responsables de varias reas de la entidad: Una persona del Equipo de Desarrollo de la Poltica de Recursos Humanos (en el mbito federal). Una persona del Equipo Federal de Formacin. Una persona del Servicio Federal de Recursos Humanos Adultos y Crecimiento. Una persona del Departamento Tcnico de ASDE. Trece responsables de cinco federaciones autonmicas. Los perfiles de voluntariado estn clasificados en el organigrama de ASDE segn el nivel: cargos federales, cargos de las organizaciones federadas, cargos de los grupos, cargos de las secciones y otros cargos. Dentro del catlogo se describen los diferentes perfiles para los cargos organizativos a partir de: Funciones bsicas Caractersticas genricas Responsabilidades Cada una de las fichas incluye la siguiente estructura:
FIGURA 2: EJEMPLO DE FICHA DE DEFINICIN DE CARGOS
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ANEXO 2
Buena Prctica sobre captacin y seleccin del voluntariado a partir de perfiles previamente definidos de Intermon Oxfam3
POR QU ES RELEVANTE? La siguiente experiencia refleja una necesidad que es a la vez uno de los retos para muchas organizaciones que cuentan con voluntariado. Antes de incorporar a una persona voluntaria a la entidad, existe una fase previa en la que tanto la organizacin como la persona interesada contrastan la informacin, sus necesidades y los requisitos para determinar el posible ajuste entre intereses. La seleccin del voluntariado no consiste en filtrar a los candidatos que podran encajar, sino tambin en determinar dnde y por qu. El proceso de definicin previa de necesidades y el establecimiento previo de los perfiles requeridos es positivo para las entidades. De este modo, se visualizan mejor las tareas que desarrollarn posteriormente las personas colaboradoras y el apoyo que representan para la entidad, se asegura su satisfaccin respecto a la tarea desarrollada y se facilita su coordinacin. Asimismo, con ofertas de voluntariado especficas, como se describe a continuacin, la persona interesada tiene una informacin clara sobre las expectativas de la entidad y sus posibilidades de encajar en ella. EN QU CONSISTE ESTA EXPERIENCIA? La poltica de voluntariado integrada en la poltica de recursos humanos Durante el ao 2004, el Consejo de Direccin de Intermn Oxfam promovi la revisin y actualizacin de la poltica y el Plan del voluntariado de la entidad. Para ello, se form un grupo de reflexin con voluntarios, voluntarias y personas contratadas. Se incorporaron sus propuestas sobre el papel del voluntariado en la organizacin, lo cual permiti mejorar aspectos de la poltica de voluntariado de IO (se renov la anterior, de 1998). A partir de las polticas de recursos humanos diseadas para todos los equipos y miembros del equipo operativo, se han adaptado procedimientos y acciones especficas para el voluntariado, con el objetivo de adecuarse a su realidad concreta y siempre entendindolo como colectivo integrante del global del equipo organizativo. El objetivo de esta poltica de voluntariado es recoger: principios bsicos del voluntariado en la organizacin; especificidades del voluntariado en relacin con el resto del equipo; mecanismos de relacin entre la entidad y cada persona voluntaria. Para coordinar estos esfuerzos, adems de los responsables de Recursos Humanos presentes en las siete delegaciones y en la mayora de los comits locales, la organizacin cuenta con un programa de voluntariado y una persona responsable del voluntariado en la sede central, lo cual permite una coordinacin estatal. La definicin de perfiles y el modelo de voluntariado en la entidad En el marco de la poltica organizativa, se establece quela incorporacin de personas voluntarias estarcondicionada por la realizacin de actividades concretas. Por este motivo, es prioritario contar con una serie detareas y responsabilidades definidas para los diferentespuestos de voluntariado. La organizacin cuenta con ladescripcin de puestos voluntarios junto con el perfil ylos requisitos necesarios para cada uno, en base a loscuales se procede a la seleccin. La descripcin de losperfiles de voluntariado establece: qu personas se necesitan; qu tareas concretas hay que desarrollar; cules son los requisitos necesarios: conocimientos,experiencia, disponibilidad horaria, etc. La determinacin de las necesidades de personasvoluntarias y de perfiles adecuados desencadena elproceso de incorporacin, que comienza estableciendocontacto con personas interesadas que cumplan losrequisitos solicitados. Adems de los canales establecidospara la captacin y difusin (web, tablones de anuncios,difusin local, etc.) tambin se utilizan, en caso necesario,campaas activas de bsqueda de personas voluntariaso perfiles concretos. La incorporacin implica un proceso de seleccin que garantice que la persona voluntaria se ajusta al puesto y/o las funciones requeridas, as como comprobar la motivacin respecto a la organizacin y las posibilidades de futura integracin. Poltica de voluntariado de Intermn Oxfam, junio de 2005
3 Fuente: Observatorio del Tercer Sector. dem. Pgs. 73-76.
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Los elementos clave que siempre se incluyen en elproceso de seleccin son: La informacin sobre las actividades de la entidad ydel voluntariado. La definicin de las tareas que hay que desarrollary el perfil necesario. La realizacin de una entrevista de seleccin. La informacin a la persona voluntaria de suscompromisos y derechos.
FIGURA 1: INTERCAMBIO DE INFORMACIN EN EL PROCESO DE FIGURA 1: INTERCAMBIO DE INFORMACIN EN EL PROCESO DE SELECCIN DE COLUNTARIOS Y COLUNTARIAS SELECCIN DE VOLUNTARIOS Y VOLUNTARIAS
ENTIDAD
Informacin sobre la entidad: valores, principios, ideario y trabajo Definicin del perfil del puesto Compromisos y derechos como voluntario/a
PERSONA VOLUNTARIA
Motivaciones Experiencia y formacin vinculadas a la tarea que hay que realizar
Fuente: Elaboracin propia a partir de la poltica de voluntariado 10, junio de 2005
Para llevar a cabo esta seleccin e informar a laspersonas interesadas de las necesidades de voluntariado, la entidad publica sus ofertas a travsde su pgina web y otros canales, especificandosiempre los puntos siguientes: Funciones bsicas Nombre del puesto e informacin detallada delequipo y el lugar geogrfico. Tareas que hay que realizar. Requisitos de las personas interesadas (segnpuesto): compromiso, intereses, disponibilidad, formacin y conocimientos, habilidades ycapacidades, etc. Datos de contacto. La gestin del voluntariado desde la sede Desde la sede central en Barcelona, el rea deComunicacin Interna y Desarrollo Institucional (ACIDI) del Departamento de Recursos Humanosse responsabiliza de la coordinacin del voluntariado. Entre sus funciones se incluye el establecimiento deprocedimientos que faciliten la definicin de lospuestos voluntarios y las lneas generales para losprocesos de incorporacin y formacin de losvoluntarios y las voluntarias. La coordinacin del voluntariado tiene como objetivoofrecer herramientas estandarizadas y establecer unadefinicin global para las responsabilidades y funcionesde las personas voluntarias y su ciclo en la entidad. Sinembargo, la relacin con el colectivo se realiza en el mbito local, en cada departamento, sede o comit, locual permite una cierta adaptabilidad o flexibilidad segnla situacin concreta. La gestin del voluntariado en IO se estructura en lneasde actuacin agrupadas en ocho mbitos: Incorporacin,Acogida e integracin, Formacin y desarrollo,Seguimiento y evaluacin, Reconocimiento, Participacin,Comunicacin interna y Salida.
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FIGURA 2: OFERTA DE VOLUNTARIADO
## de ## de 2006 Voluntarios/as para el equipo de RR.HH. de la sede ##

Tareas que hay que desarrollar Cubrir las necesidades de voluntarios/as del comit de la sede: difusin de ofertas, anuncios, entrevistas, dar respuesta a personas interesadas, etc. Organizar las acciones formativas del comit o la sede (calendario, material, etc.). Coordinar la inscripcin, acogida y seguimiento del voluntariado. Controlar alzas y bajas de voluntariado para actualizar la base de datos. Difundir herramientas de comunicacin interna (revista interna, boletn, etc.). Mantener contacto / coordinacin con la responsable de RR.HH. de la sede. Necesitamos a personas que dispongan de: Motivacin por: solidaridad, cooperacin al desarrollo y lucha contra la pobreza. Compromiso estable de 4 a 8 horas semanales, durante un periodo mnimo de 9 meses. Formacin y/o experiencia en psicologa, pedagoga o RR.HH. Ofimtica a nivel de usuario. Capacidad de comunicacin y habilidad para las relaciones interpersonales. Capacidad de trabajo en equipo.
Si ests interesado/a, envanos tus datos personales indicando tu formacin y experiencia, antes del ## de ##, al e-mail ####@intermonoxfam. org o bien por correo postal indicando la referencia. Es importante que nos indiques cul es tu disponibilidad horaria.
Fuente: Intermn Oxfam, 2006
QU SE PUEDE APRENDER? El establecimiento de unas pautas mnimas en cuantoa la realizacin de procesos de seleccin puedeevitar que se reinvente continuamente la sistematizacindel proceso (por diferentes personas, a lolargo del tiempo, etc.). Este aspecto es especialmenterelevante en aquellas organizaciones quecuentan con diferentes sedes o delegaciones. Estaexperiencia muestra una unificacin de criterios yprocesos en una entidad en la que han crecidoprogresivamente las sedes territoriales. La elaboracin de perfiles detallados facilita elproceso de seleccin en las organizaciones que cuentan con una oferta de puestos de voluntariadoamplia y continua. La existencia de perfiles es til para homogeneizarel trabajo en diferentes delegaciones y, sobre todo,en los comits de tamao ms reducido dondeexisten funciones muy similares. De esta forma, sereduce el trabajo de las personas coordinadoras,ya que se clarifican y se priorizan las responsabilidadessegn cada puesto voluntario.
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ANEXO 3
Ejemplos de productos comunicacionales utilizados para diversas convocatorias durante la capactin de personal volutnario. PRODUCTOS AUDIOVISUALES Video convocatoria de voluntarios Transparencia: http://www.youtube.com/watch?v=DR-r23MXo60&feature=player_embedded Video convocatoria de voluntarios Techo-Per: http://www.youtube.com/watch?v=-jhqt2pOkfY Video convocatoria voluntarios Cruz Roja: http://www.youtube.com/watch?v=XJdVz9rxVc8
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PRODUCTOS GRFICOS
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PROMOCIN DEL VOLUNTARIADO EN PRENSA ESCRITA
Fuente: Diario La Repblica, Viernes 22 de Junio 2012 http://www.larepublica.pe/22-06-2012/inabif-firma-convenio-con-usil-para-crear-voluntario-universitario
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ANEXO 4
Buena Prctica sobre el acompaamiento en el proceso de incorporacin del pesonal voluntario en la Asociacin Pupaclown, Payasos de Hospital4
4 dem. Pgs. 79-83.
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ANEXO 5
Buena Prctica sobre la creacinde espacios de formacin continua, a cargo de la Fundacin Red de Apoyo a la Integracin Sociolaboral (RAIS)5
FIGURA 1:1:ACCIONES ACCIONES FORMATIVAS FIGURA FORMATIVAS

DIRECTAS INDIRECTAS
Curso de introduccin al voluntariado social Espacios de formacin continua Biblioteca de formacin
Entrevista inicial con voluntariado Revista Milhistorias Encuentro anual del voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2006
5 dem. Pgs. 109-112.
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FIGURA2: 1: ESPACIOS ESPACIOS DE CONTINUA FIGURA DE FORMACION FORMACIN CONTINUA
RESPONSABILIDADES EN LA PREPARACIN
IMPACTO DE LA ACCIN FORMATIVA
Responsable de voluntariado Bsqueda y recopilacin de temticas Elaboracin de dossier de prensa Preparacin del orden del da Grupo de voluntariado Elaboracin de propuestas desde las comisiones Anotaciones en el cuaderno de formacin continua Envo de artculos de prensa para dossier
Entrevista de inicial Potenciacin con voluntariado aprendizaje colectivo a partir de experiencias Revista Milhistorias propias Encuentro anual Reflexin de las personas del voluntariado voluntarias cobrela exclusin social Creacin de comisiones con capacidad de llevar a cabo iniciativas de transformacin social Mejora de la comunicacin entre el voluntariado
Fuente: Observatorio del Tercer Sector, 2006
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ANEXO 6
LA COMUNICACIN ASERTIVA La comunicacin es el proceso en el que dos o ms personas se relacionan tratando de comprenderse e influirse para alcanzar algn objetivo. Todos necesitamos comunicarnos para cambiar informacin y relacionarnos entre nosotros. Existen tres estilos de comunicacin generales: pasivo, agresivo y asertivo. La persona que posee un estilo pasivo se preocupa por satisfacer a los dems y no defiende sus propias ideas, mientras que la que posee un estilo agresivo slo se preocupa por defender a cualquier precio sus derechos, pero adems lo hace faltando el respeto a los otros. Generalmente una comunicacin agresiva o inhibida nos dar una impresin negativa; mientras que una comunicacin asertiva nos dar una positiva.
Es importante tener en cuenta los estilos de comunicacin al momento que tengamos alguna conversacin con una personas; pues segn el estilo que use esa persona podremos saber cmo se relaciona con su familia, sus amigos o su pareja; y tambin podremos saber cmo se valora y se considera s mismo.
Estilo asertivo en la comunicacin La comunicacin asertiva es una habilidad social gracias a la cual expresamos nuestros propios sentimientos, deseos, derechos legtimos y opiniones, respetando los derechos de otras personas, sin amenazar ni castigar. Entre las ventajas de ser una persona asertiva estn: Hacemos que los dems sepan que les escuchamos y que los entendemos. Poder decirle a los dems lo que sentimos. Poder decirle a los dems lo que pensamos. Reducir la tensin que puede generar un problema. Aprender a decir No con seguridad sin sentirse culpable. Habilidades asertivas en toda comunicacin Es un conjunto de comportamientos que nos facilitan las relaciones con las dems personas. A diferencia de lo que se cree, estas habilidades se pueden aprender, aunque en un primer momento pensemos que porque nos quitan naturalidad ya que tenemos que esforzarnos por encontrar la palabra adecuada o buscar la entonacin correcta. Estos son las principales habilidades asertivas en toda comunicacin: a. Habilidad para dar nuestra opinin Tenemos los siguientes pasos: 1. Debemos referirnos siempre a los comportamientos (nunca a las personas), empezando por los adecuados o positivos. (Pienso que estuvo bien que propusieras a tu enamorado usar el condn) 2. Luego sealemos: los comportamientos que creamos que se deben mejorar, la forma concreta de conseguir esa mejora
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Por ejemplo: Pienso que estuvo bien que le dijeras a tu enamorado para usar condn; aunque al final no lo usaron, sabiendo a lo que t y l se exponan. Como t s quieres usarlos lo que puedes hacer ahora es informarte o pedir consejo sobre cmo convencer a tu novio para usar condn en sus las relaciones que tengan despus.
Siempre hablemos en forma de opiniones personales (En mi opinin..., Creo que..., Pienso que...).
b. Habilidad para formular una crtica Tenemos los siguientes pasos: 1. Hacemos referencia a comportamientos que observamos. Por ejemplo: Cuando t (y mencionamos sobre lo que nos han dicho o la situacin que estamos observando). 2. Expresar los sentimientos que determinada conducta nos provoca. Ejemplo: Cuando t yo me siento (y mencionamos el sentimiento que nos produce esa conducta).... 3. Sugerir los cambios que consideren necesarios proponiendo alternativas u opciones para dicha conducta. Ejemplo: Cuando t yo me siento Me gustara que (y proponemos una conducta alternativa, para mejorar la anterior). 4. Agradecr la atencin (Te agradezco..., o gracias por escucharme, etc.). c. Habilidad para recibir una crtica Existen diversas tcnicas que podemos emplear para asimilar las crticas. El banco de niebla: lo usamos cuando estamos de acuerdo con la crtica. Consiste en enfrentarse a las crticas sin negarlas ni contraatacarlas con otras crticas. Es decir, podemos: dar la razn totalmente (Es verdad lo que dices, pero aun as deseo....), o considerar la posibilidad de que el otro tenga razn (Puede que tengas razn, pero......, Es posible que, pero..., No dudo que tengas razones para..., pero...). La pregunta asertiva: la usamos contra la crtica manipuladora. Se trata de conseguir ms informacin por parte de la personas que nos est criticando. Incluso, nos permite descubrir si esta persona realmente nos quiere dar un consejo o quiere manipularnos. La asercin negativa: se utiliza ante crticas constructivas. Consiste en responder admitiendo que se ha cometido un error, pero separndolo del hecho de que nosotros seamos buenas o malas personas: Es cierto, no estuve muy acertado con ese comentario.... Ya me di cuenta de (la ropa que tengo puesta), es que tengo una manera de (vestir) muy particular.... Si, me olvid de la cita que tenamos. Por lo general suelo ser ms responsable.... d. Habilidad para solicitar cambios Utilizaremos la tcnica del bocadillo: 1. Comenzamos por hablar de tal o cual conducta, pero de buscando su lado positivo. 2. Luego, introducimos propuesta de cambio, crtica, o sugerencia. e. Habilidad para decir no Existen dos tcnicas que nos ayudarn a resistir a las posibles presiones de los dems, que son el disco rayado y el banco de niebla (ya descrito).
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El disco rayado consiste en ser persistente y en repetir lo que se quiere sin enojarse, ni irritarse ni levantar la voz. Podemos usar frases como: S, pero..., S, lo s, pero mi punto de vista es..., Estoy de acuerdo, pero..., S, pero yo deca..., etc. f. Habilidad para expresar y recibir sentimientos positivos Para que el elogio sea lo mas especfico posible, procuraremos describir la conducta que queremos elogiar ms que utilizar un calificativo hacia la persona. En este sentido, es mejor decir he pasado un rato muy agradable hablando contigo que eres muy simptico. Una forma sutil de elogio que resulta muy agradecida consiste en repetir el nombre de la persona con la que hablamos a lo largo de la conversacin (muy bien, Ana, estamos de acuerdo, Juan, etc.). Cuando nos elogian, aceptaremos los cumplidos sin negarlos, manifestando nuestro acuerdo y agradecimiento. Por ejemplo, Muchas gracias. Eres el nico que me lo ha comentado. Me alegro de que me lo hayas dicho..., etc.
Otras habilidades comunicacionales a tomar en cuenta Aparte de las habilidades asertivas, contamos con las siguientes dos habilidades que la complementan con el fin de lograr una comunicacin eficaz. El escucha activa Escuchar activamente supone usar todos los medios a nuestro alcance para lograr entender lo que nos quieren decir, mostrando adems inters. Incluye el mirar a la persona y concentrarse sin distraerse, asentir con la cabeza o expresar inters con palabras (aj, s, claro), comprender el mensaje (observando tambin los gestos de la persona). Habilidades conversacionales Es el manejo de los elementos verbales de la comunicacin para iniciar, mantener y terminar conversaciones Para iniciar conversaciones: 1. Observar previamente a la gente a la que nos vamos a dirigir, tratando de captar qu tan atentos estn (si bostezan, si conversan mucho, si ren, etc.). 2. Si vamos a abordar a un una persona o grupo en la calle, parque o loza deportiva, hay que buscar el momento que pueda resultar ms adecuado. 3. Usar frases sencillas y hacer contacto visual. Decir Hola, Qu tal?, mi nombre es puede ser suficiente si los dems estn en buena disposicin. 4. Sonrer a la hora de aproximarnos o de comenzar una actividad. Para mantener conversaciones: Hacer preguntas: que pueden ser abiertas (Qu?, Cmo?, Por qu?) o cerradas (Quin?, Dnde?, preguntas S/No). Facilitar libre informacin: Dar nuestras ideas u opiniones, actividades con la finalidad de reanimar la conversacin Cambiar de tema: Es necesario cuando se agota el tema que estamos tratando. Podemos hablar sobre algo de la actualidad del barrio para tener otros temas. Para terminar conversaciones: 1. Dar un comentario positivo (Me he alegrado mucho de verte...., Lo he pasado muy bien..., He pasado un rato muy agradable..., etc.). 2. Comunicar que debemos marcharnos (Lamentablemente me tengo que marchar..., Tengo que dejarte..., Lamentablemente no puedo quedarme ms tiempo..., etc.). 3. Concertar una cita (Quedamos maana a las..., A ver si quedamos..., Te llamo maana o llmame..., etc.).
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ANEXO 7
Buena Prctica sobre Sistematizacin del Seguimiento de Voluntarios Fundacin Entreculturas6
6 Idem. Pgs. 137-140.
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ANEXO 8
Buenas prcticas en la creacin de una herramienta para la evaluacin de personal voluntario, de la Asociacin Espaola contra el Cncer (aecc)7
POR QU ES RELEVANTE? En el desarrollo de la actividad voluntaria es importante contar con procedimientos que permitan hacer un correcto seguimiento desde la organizacin. Uno de los elementos que ayudan a realizar un buen seguimiento de la labor del voluntariado es la evaluacin de la actividad voluntaria. Esto es til tanto para conocer la situacin del voluntariado (sus expectativas, su valoracin de la actividad que realiza, como se siente, etc.) como para conocer la valoracin de usuarios y usuarias o personas en contacto con su tarea habitual. El xito de la siguiente experiencia pone de manifiesto lo til que resulta, en el momento de realizar una evaluacin, tener un procedimiento, es decir, un plan que indique tanto las etapas que deben seguirse en el proceso como las herramientas disponibles que se deben o pueden emplear. Para que el proceso sea beneficioso es necesario un anlisis de los resultados que permita realizar un diagnstico de la situacin y hacer una propuesta de acciones para la actuacin posterior. EN QU CONSISTE ESTA EXPERIENCIA? La Asociacin Espaola Contra el Cncer (AECC) cuenta con una intranet en la que el personal de la entidad dispone de recursos, informacin y procedimientos coordinados desde la sede estatal. Se estructura segn las diferentes reas de funcionamiento. En el caso del voluntariado, las coordinadoras locales tienen un espacio en la intranet en el que se incluye, entre otros recursos, el procedimiento de actuacin con las personas voluntarias. Este documento resume cada una de las fases en las que se estructura la actuacin del voluntariado en la entidad: estudio de las necesidades, captacin, acogida, formacin, incorporacin, seguimiento y evaluacin. Cada una de ellas contiene acciones y herramientas para facilitar la gestin. Es preciso destacar las actuaciones y los recursos disponibles relativos a la evaluacin de la actividad voluntaria. Recientemente, la entidad ha realizado diferentes esfuerzos para mejorar las acciones en este terreno, y ha incluido sistemas para evaluar no slo la tarea voluntaria sino tambin la actuacin global (de la entidad y su voluntariado) a partir de las valoraciones de los diferentes pblicos vinculados. Las coordinadoras de voluntariado se renen anualmente para valorar el trabajo realizado y planificar las acciones futuras en jornadas que se centran en una temtica concreta. Las dos ltimas han girado en torno a la evaluacin, un hecho que demuestra la importancia que da la entidad a este tema, y han servido para establecer pautas, desarrollar procedimientos, etc. Origen y desarrollo del proceso Hace unos aos, cada una de las Juntas Provinciales (la entidad se organiza en 52, correspondientes a las diferentes provincias del Estado) llevaba a cabo evaluaciones, pero no de forma homognea y sistemtica. Como no haba un procedimiento establecido, se decidi implantar un sistema comn. El proceso empez con la elaboracin de un protocolo desde la oficina central, que se aplic a modo de prueba piloto en las Comunidades Autnomas de Madrid y Castilla la Mancha. A partir de la aplicacin del modelo, las mismas juntas realizaron modificaciones y presentaron las conclusiones. As se garantiz que fuera un modelo probado por las propias delegaciones que haban puesto en prctica la primera versin. Actualmente el modelo se est implantando en todas las Comunidades Autnomas. En la figura se pueden observar las diferentes fases del proceso de desarrollo e implementacin del sistema de evaluacin de AECC.
7 dem. Pgs. 141-145.
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FIGURA 1: ESTRATEGIAS PARA LA SISTEMATIZACIN DE LA EVALUACIN EN AECC
El protocolo de evaluacin de la actividad voluntaria A continuacin se concretan algunas cuestiones especficas relativas al sistema de evaluacin desarrollado por AECC. Hay que tener en cuenta que, en la actualidad, este sistema se est extendiendo a delegaciones que todava no lo tienen implementado. 1. Las herramientas empleadas La evaluacin se realiza a travs de diferentes herramientas que utilizan las personas involucradas en la actividad voluntaria: usuarios/as y sus familiares, personas voluntarias, personal sanitario y coordinadores/as del voluntariado (en los diferentes niveles organizativos). El protocolo se concreta en 3 cuestionarios y 2 fichas de registro: Cuestionario de satisfaccin del enfermo y sus familiares con la atencin recibida. Cuestionario de satisfaccin con el desempeo de la actividad voluntaria. Cuestionario de satisfaccin del personal sanitario con el programa. Ficha de registro de indicadores de evaluacin de la accin voluntaria para Coordinadores de Voluntariado. Ficha de registro de indicadores de evaluacin de la accin voluntaria para Coordinadores Generales de Voluntariado.
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FIGURA 2: SISTEMA DE EVALUACIN DEL VOLUNTARIADO
Sistema de evaluacin del voluntariado:

1. 2. 3. 4. 5. Cmo se concreta? Cmo se mide? Cmo se hace? Cul es su utilidad? Cmo se evala hasta ahora la implantacin?
Fuente: Observatorio del tercer Sector, 2005.
2. Los aspectos medidos La recogida de la valoracin de la persona voluntaria, personas enfermas, familiares y personal sanitario es importante para tener en cuenta realmente las diferentes perspectivas de todas las personas involucradas. De esta forma, se va ms all de la evaluacin de la labor del voluntariado porque se identifican a la vez los elementos que las personas destinatarias consideran importantes. Adems, el sistema mide la actuacin y el grado de satisfaccin del voluntariado.
FIGURA 3: LOS CUESTIONARIOS DE EVALUACIN

Cuestionario de satisfaccin de enfermos y familiares sobre la atencin recibida: Valoracin de la utilidad de las tareas de las personas voluntarias. Elementos que aporta la presencia de la persona voluntaria. Valoracin del contacto con las personas voluntarias de la entidad. Existencia de problemas en el desarrollo de la labor realizada por el voluntario y posibles soluciones. Cuestionario de satisfaccin de personas voluntarias sobre el desempeo de su actividad: Valoracin global de aspectos relacionados con la entidad (por ejemplo,la formacin que reciben, periodicidad y sentido de las reuniones, grado de apoyo desde la entidad, etc.). Principales problemas en el desarrollo de su actividad. Grado de satisfaccin con el volumen de informacin recibida. Aspectos en los que querran recibir ms informacin. Valoracin de la coordinacin: aspectos positivos y negativos. Cuestionario de satisfaccin del personal sanitario con el programa (jefes de oncologa, onclogos, personal de enfermera y auxiliares, hematlogos): Valoracin de la utilidad de la labor del voluntario para enfermos oncolgicos y sus familiares en diferentes aspectos. Beneficios indirectos de la labor del voluntario para el personal sanitario. Problemas que plantea la labor del voluntario para el hospital sanitario. Valoracin global de la tarea del voluntariado.
Fuente: aecc.
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3. El proceso El cuestionario a enfermos/as y familiares se va realizando a lo largo de todo el ao, mientras estn en contacto con la entidad, a travs de un sistema de evaluacin annimo. En el caso del personal hospitalario y el voluntariado, la recogida de datos est ms centralizada y se realiza una vez al ao tambin mediante cuestionarios. El anlisis de la informacin se efecta desde la sede central, donde se desarrollan informes generales a partir de todas las respuestas segn los colectivos, adems de informes selectivos segn los cuestionarios de cada Junta. De este modo, las personas responsables disponen del anlisis de los resultados en su rea de actuacin concreta. 4. La utilidad Los cuestionarios de evaluacin son un instrumento claro y estructurado en el seguimiento del voluntariado que aportan informacin relevante para plantear acciones posteriores. Por ejemplo, la evaluacin del voluntariado permite conocer cmo se siente la persona voluntaria dentro de la organizacin. El conocimiento informal sobre el funcionamiento del voluntariado en la organizacin es habitual en muchas entidades. La existencia de un sistema de evaluacin permite constatar los resultados de la actividad voluntaria. As, se complementa la evaluacin informal con una ms formalizada. Las valoraciones y aportaciones de todas las personas implicadas tienen una funcin doble. Por una parte, permiten mejorar la tarea que se realiza con todas ellas. Por otra, son una fuente de reconocimiento de la actividad del voluntariado que proviene directamente de las personas beneficiarias. Tener constancia de las diferentes valoraciones permite respaldar la accin voluntaria mediante la evaluacin e informes peridicos. La AECC puede legitimar la labor del voluntariado: es til para buscar financiacin para estos programas, ayuda a fundamentar las necesidades de mejora del rea y a mejorar las relaciones con las instituciones sanitarias, etc. 5. Principales conclusiones de la aplicacin El protocolo de evaluacin es una herramienta susceptible de evaluacin peridica. Es importante acompaar el cuestionario de instrucciones claras de aplicacin e informacin sobre su utilidad. Las preguntas abiertas provocan generalmente indecisin o respuestas con monoslabos. El cuestionario debe entregarse slo a enfermos/as y familiares que hayan sido beneficiarios de la actividad voluntaria. Es importante garantizar el anonimato del cuestionario, para lo cual se usan buzones situados en el hospital o en la sede de la entidad. En el caso de las personas beneficiarias que no pueden escribir las respuestas ellas mismas, pueden recurrir a la ayuda de algn familiar. Para tener una mayor garanta de respuesta por parte del personal sanitario, es ms conveniente entregar los cuestionarios e implicar en su distribucin a algn responsable (de rea, servicio, unidad) aprovechando una reunin del equipo deprofesionales. QU SE PUEDE APRENDER Es importante que la evaluacin general delvoluntariado tenga en cuenta las percepciones y los puntos de vista de todos los colectivos implicadosen las actividades en que participan las personas voluntarias: beneficiarios/as, familiares, otros gruposen contacto directo con el voluntariado, etc. La existencia de un sistema de evaluacin permiteobtener una serie de informacin de forma peridicay estructurada, siempre de modo similar y siguiendoun formato homogneo. As, puede verse cmoevolucionan los diferentes aspectos valorados y cules la opinin de la persona voluntaria en cada momento. La evaluacin del voluntariado puede ser un factorde legitimacin de la actividad voluntaria en la organizacin. De este modo, la valoracin que serealiza pasara de ser un instrumento de seguimientooperativo para mejorar la gestin del voluntariado, aconvertirse en un factor que se puede utilizarestratgicamente, por ejemplo, en la captacin defondos o en la implantacin en nuevas zonas. La definicin del procedimiento de evaluacin de laactividad voluntaria debera tener en cuenta, en suplanteamiento, una gran cantidad de aspectos.Algunos de los ms relevantes son: tipo de herramientas que se van a utilizar, aspectos que sedesea valorar, metodologa ms adecuada segn laactividad, posibilidades de adaptacin de losinstrumentos que se crean, etc. La evaluacin del voluntariado permite obtenerinformacin clave sobre la labor de las personas voluntarias. Este tipo de acciones impulsan elaprendizaje organizativo y facilitan el establecimiento de acciones para la mejora de la actividad voluntaria.
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ANEXO 9
Buena Prctica sobre Reconocimiento Formal de Voluntarios Fundacin Trabajo, Asistencia y Superacin de Barreras (TAS)8
8 dem. Pgs. 149-151.
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Mdulo 2
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Bscanos en: http://www.mimp.gob.pe soyvoluntarix.blogspot.com facebook.com/SoyVoluntarioPeru @Soy_Voluntarix VoluntariadoPeru

Curso 3 - Gestión Del Ciclo de Voluntariado

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Ciclo de gestin del voluntariado

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Introduccin al Curso 3: Ciclo de gestin del voluntariado

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Competencias a desarrollar en el presente curso

Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria

Actividad Bienvenida al curso

Cada participante desarrolla la evaluacin de entrada correspondiente al curso.

Dinmica Mar adentro, mar afuera 1

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Actividad Dinmica Presentacin por parejas 3

Objetivo(s) Presentacin de participantes. Animacin.

Presentacin Objetivos del Curso y del Mdulo 1

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Proponer reglas bsica de convivencia, consensuadas.

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Papelgrafo. Plumones gruesos. Masking tape.

Actividad Dinmica Es voluntariado?

Presentacin Voluntariado y la persona voluntaria

Presentacin Importancia de la accin voluntaria

Brindar informacin sobre la importancia de la accin voluntaria.

Informacin clave en Cuaderno de Informacin clave, pgina 48.

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.

Trabajo grupal Por qu sera importante una ley para el voluntariado?

Presentacin La institucionalizacin del voluntariado en el Per

Brindar informacin sobre la institucionalizacin del voluntariado en el Per.

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.

Actividad Trabajo grupal Zapatos perdidos 5

Objetivo(s) Analizar la importancia de la organizacin.

Trabajo en grupo Museo de la gestin del voluntariado

Presentacin La gestin del voluntariado

Informacin clave: en Cuaderno de Informacin clave, pgina 49.

5 Vargas Vargas, Laura y Graciela Bustillos de Nez. dem. Pgs. 242-245.

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape. Revistas usadas, diversas.

Presentacin El rol de la persona coordinadora de la gestin del voluntariado

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Recursos Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape. 30

Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.

Trabajo grupal Qu tipo de coordinacin queremos para nuestro voluntariado

Presentacin Casos exitosos en la gestin del voluntariado

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Recursos Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.

Papelgrafos. Plumones gruesos. Masking tape.

Actividad Evaluacin del Mdulo 1.

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Carpeta de contenidos bsicos para el equipo facilitador del curso

Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria

Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Jornada nica: Conceptualizacin, caracterizacin y relevancia de la accin voluntaria

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

2. INTRODUCCIN NTRODUCCIN A LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

19 dem. Pgina 18.

4. EL ROL DE LA PERSONA RESPONSABLE DE LA GESTIN DEL VOLUNTARIADO

Curso 3. El ciclo de gestin del voluntariado

21 Habilidades citadas de: Observatorio del Tercer Sector.

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