TPICOS PROGRAMA DE CONHECIMENTOS ESPECFICOS ADMINISTRAO PRINCPIOS DA ADMINISTRAO

Administrar dirigir uma organizao utilizando tcnicas de gesto (pessoas e

recursos) para que alcance seus objetivos de forma eficiente, eficaz e com responsabilidade social e ambiental.

Principais funes administrador: Planejar, Organizar, Liderar (direcionar) e Avaliar (controlar). Incio sculo XX os chefes oprimiam os colaboradores atrs de mais lucros e eficincia a comunicao era de cima pra baixo. Atualmente a administrao est mais flexvel e considera-se a organizao como uma unio de esforos para conseguir objetivos todos os membros participam da administrao; diviso de autoridade; poder base de competncia e no imposto; valorizao sem discriminao; preparao para problemas imprevistos; todos os nveis capazes de interagir com o meio externo. H um consenso para administrar diferentes instituies, porm as ideias tm que ser adaptadas s condies das necessidades da organizao.

AS ORGANIZAES COMO SISTEMAS SOCIAIS: OBJETIVOS, SENTIDO DO TRABALHO, COMPROMETIMENTO E DESEMPENHO DE PAPIS Sistemas so partes de um todo: pessoas, grupos, departamentos; as empresas so consideradas um sistema scio-tcnico. Sistema Tcnico: mquinas, equipamentos, procedimentos, metas, processos administrativos; Sistema Scio: Pessoas necessidades, motivaes, interesses, sentimentos, cultura; Transao da empresa com os empregados so as vendas, prestao de servios, lucro, retorno de investimentos, fluxo de caixa, parcela de participao no mercado, satisfao do pblico. O Produto Nacional Bruto no pode ser considerado uma ferramenta para medir a situao social da populao. Os sucessos das empresas no sistema capitalista so diferentes dos resultados sociais (tais como reduo da pobreza,
degradao de reas urbanas).

As organizaes comeam a se preocupar com a sociedade (qualidade, proteo do consumidor, assistncia mdica, controle da poluio) devido s presses da populao que resultam em novas leis. A responsabilidade ambiental implica na obrigao das empresas pra com a sociedade (proteo ambiental, projetos educacionais, servios sociais) Para atender ao novo posicionamento de conscientizao social, as empresas
desenvolveram trs fases para situar os mecanismos internos para lidar com as mudanas ocorridas no ambiente dos negcios: Percepo, Compromisso e Ao.

HIERARQUIZAO E RESPONSABILIDADE

Hierarquia: Diretores Gerentes Operrios A organizao um meio de a empresa atingir seus objetivos.

Organizao Linear: origem dos antigos exrcitos medievais, autoridade nica e absoluta do superior: Superior Subordinado (linha reta); comunicao feita atravs de organograma; decises centralizadas; Vantagens Organizao Linear: Estrutura simples de fcil compreenso; clara responsabilidade dos rgos; adequado para pequenas empresas. Desvantagens da organizao Linear: inflexibilidade; nfase na funo de chefe; congestionamento da comunicao medida que a empresa cresce; telefone-sem-fio. Organizao Funcional: aplica o princpio de especializao de tarefa separa distingue e especializa autoridade dividida; comunicao direta sem intermedirios; no hierarquia, especialidade quem toma decises; Vantagens Organizao Funcional: melhor superviso; comunicao direta, rpida e sem distores; separao de funes. Desvantagens Organizao Funcional: perda de autoridade; subordinao mltipla; concorrncia entre especialistas; tendncia a tenso e conflitos; confuso quanto aos objetivos. Organizao Linha Staff: Combinao entre organizao linear e funcional (predomnio da linear); mais utilizado atualmente; separao entre rgos operacionais e de apoio. Vantagens Organizao Linha Staff: Assessoria especializada com autoridade nica. Desvantagens Organizao Linha Staff: Possibilidade de conflitos da assessoria com os rgos. NORMAS E PROCEDIMENTOS

A elaborao de normas e procedimentos indispensvel para os objetivos de uma organizao, so regras formais. Principais benefcios: padronizao, formalizao, otimizao. Elementos do Manual de Normas e Procedimentos: _Normas: documentos que contm orientaes necessrias ao desenvolvimento de

determinadas atividade que so de interesse e aplicao por todas as unidades administrativas da empresa. _Procedimentos: detalhamento da operacionalizao das atividades que compem um sistema. _Formulrios: impressos que circulam no processo administrativo, bem como da forma de manipulao; _Fluxogramas: a indicao dos grficos representativos dos diversos procedimentos descritos; _Anexos: (tabelas, reprodues de textos, legislao, ou outra informao referente ao assunto).

AVALIAO, CONTROLE ADMINISTRATIVO, DESEMPENHO E PRODUTIVIDADE Avaliao certificar-se de que os objetivos esto sendo cumpridos ou no, e de posse dessas informaes melhorar os resultados da equipe. tambm uma forma de obter retorno de como seu trabalho est sendo desenvolvido. Controle: processo regulatrio que mede e avalia o desempenho e toma ao corretiva. Existem vrios tipos de controle: financeiros, contbeis, produo, qualidade, etc. assim, h tambm vrias pessoas com a tarefa de acompanhar e avaliar

essas atividades, se o desempenho se afasta das normas e padres prescritos pela empresa uma medida corretiva deve ser tomada. Os controles organizacionais servem para: _Padronizar desempenhos e qualidade atravs de inspees e treinamentos; _Proteger os bens organizacionais de desperdcios, roubos atravs de registros, auditorias; _Limitar a autoridade exercida atravs de descries de cargos, regras e regulamentos; Fases do controle estratgico: _ Estabelecer padro desempenho: - Quantidade: nmero de empregados, volume de produo, de vendas, ndice acidentes... - Qualidade: produo, funcionamento de mquinas, assistncia tcnica... - Tempo: permanncia do empregado, tempo de processamento de pedido, tempo de produo. - Custo: para estocar matria-prima, de processamento de um pedido, custobenefcio.. _Avaliao de desempenho: mediao e mensurao _Comparao: comparar o desempenho (grficos, relatrios, ndices) com o que foi planejado no busca apenas localizar erros ou desvios, mas tambm premeditar resultados futuros. A comparao pode ser feita atravs de: resultados (final) ou desempenho (durante o processo). A comparao em relao ao padro pode resultar em trs possibilidades: - Conformidade ou aceitao (de acordo com o padro) - Resultados apontam um leve desvio, embora no estejam totalmente dentro do padro, aceito. - Rejeio: Resultado apresenta desvio alm do permitido, sujeito a ao corretiva. _ Ao Corretiva: Tomada quando o desempenho no est de acordo com o padro. QUALIDADE

Ausncia de deficincia; tudo aquilo que melhora o produto; que satisfaz o cliente. Dimenses da qualidade: desempenho, caractersticas, confiabilidade, conformidade, durabilidade, atendimento, esttica, qualidade percebida. Benefcios da qualidade: aumento da produtividade, melhoria na qualidade, reduo de custo, reduo no prazo de entrega, aumento no prestgio da empresa etc. ATENDIMENTO AO CLIENTE

Recepcionar (ouvir), Informar, Orientar, Filtrar, Amenizar, Agilizar. A imagem da empresa est ligada ao atendimento, que o carto de visitas da empresa. LEVANTAMENTO DE DADOS

Pesquisa para resoluo de problemas; Instrumentos de coletas de informao podem ser divididos em: _Estruturados: as partes so planejadas rigorosamente e previamente. _Semiestruturados: as partes so planejadas ms h outras em aberto que podem ser encaixadas ao longo da entrevista.

_No estruturados: focados no depoente, no tem um direcionamento prvio. COMUNICAO A comunicao nas empresas era falha, assim, os trabalhadores de escales inferiores comearam a participar das reunies para a resoluo de problemas. A comunicao aberta melhor que a restrita, quando os funcionrios conhecem a situao da organizao e o impacto do seu trabalho sobre ela, a motivao e o desempenho so maiores. CADASTRO Coletnea de dados que rene todas as informaes possveis de clientes potenciais, a fim de otimizar buscas e pesquisas com informaes rpidas e precisas. Atualmente as empresa contam com departamentos especializados em cadastros. ROTINAS Hbito de fazer uma coisa sempre do mesmo modo e que pode ser aplicado em qualquer setor de uma organizao. A aplicao do processo de rotina de responsabilidade do chefe do departamento, mas a melhoria dever de todos. SEGURANA NO TRABALHO Conjunto de medidas tcnicas, administrativas, educacionais, mdicas e psicolgicas, empregadas para prevenir acidentes, seja pela eliminao de condies inseguras do ambiente, seja instruo ou convencimento das pessoas para a implantao de prticas preventivas. As bases para a preservao da fora de trabalho a sade e a segurana. Condies inseguras (equipamentos sem proteo) e atos inseguros (correr, brincar) As normas regulamentadoras NR, a segurana e a medicina do trabalho so de responsabilidade dos rgos pblicos, privados, legislativo e judicirio que possuam empregados pelo regime CLT. Uma NR explica as determinaes contidas na CLT que servem de parmetro para as empresas atenderem aos trmites legais das convenes. A segurana do trabalho redigida pelo CLT onde consta a obrigao da CIPA Comisso Interna de Preveno de Acidentes nos locais de trabalho. O Ministrio Pblico que regulamentar as atribuies, a composio e o funcionamento das CIPAs. Cabe CIPA apontar as condies de insegurana e o rgo de segurana, as solues. COMUNICAO NA EMPRESA Comunicao Verbal comunicao oral e escrita; Comunicao no-verbal mmica, olhar, postura Uma pessoa (emissor) tem uma idia (significado) que pretende comunicar. Para tanto se vale de seu mecanismo vocal (codificador), que expressa sua mensagem em palavras. Essa mensagem veiculada pelo ar (canal)

interpretada pela pessoa a quem se comunica (receptor) aps sua decifrao por seu mecanismo auditivo (decodificador). O receptor, aps constatar que entendeu a mensagem (compreenso), esclarece a fonte acerca de seu entendimento (regulamentao). ADMINISTRAO DE MATERIAIS Administrao de materiais imprescindveis organizao, no tempo certo, na qualidade requerida, na quantidade necessria e pelo menor custo. ORGANIZAO DOCUMENTAL E ARQUIVAMENTO Arquivo o conjunto de documentos recebidos por uma organizao para efeitos futuros, sua funo tornar disponveis informaes contidas no acervo sob sua guarda. O sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel e permitir expanses. Sistema direto, sem consulta a um ndice (alfabtico) indireto, consulta a um ndice

LOCALIZAO DE MATERIAIS, CLASSIFICAO DE MATERIAIS, MOBILIRIO Classificao de materiais: Demanda subdivide em : _ Materiais no de Estoque: demanda imprevisvel; utilizado imediatamente; _ Materiais de Estoque: Devem sempre existir no estoque; ressuprimento automtico; _Subdividem em: _Aplicao (Estoques de Matrias-Primas, Estoques de Matrias em Processamento, Estoques de Materiais Semi-acabados, Estoques de Materiais Acabados e Estoques de Produtos Acabados) _Valor de Consumo (separar o que essencial e o que secundrio Curva ABC ou de Paretto) _Importncia Operacional (Produtos imprescindveis e difceis de obter) classificados em: Materiais X (existem similares na empresa no to importantes) Materiais Y (com ou sem similares mdia importncia) Materiais Z (sem similares importncia vital) Materiais Crticos: Materiais onde a demanda no previsvel e a deciso de estocar tem como base o risco; devem ser mnimos; imprescindveis empresa; nico fornecedor. Perecibilidade: Materiais Perecveis; inviabiliza estocagem por longos perodos (remdios, alimentos). Periculosidade: oferecem risco ao manuseio, transporte, armazenagem (lquidos inflamveis) Possibilidade de Compra e Venda: Materiais que podero ser recondicionados, fabricados internamente ou comprados. Dificuldade de Aquisio: Materiais classificados pela dificuldade de compra ou de fcil aquisio. Mercado Fornecedor: Materiais fabricados no Brasil ou no exterior. INVENTRIO FSICO

Contagem fsica dos itens em estoque, pode ser geral ou rotativo. Apura irregularidades, extravios, necessidades de manuteno. Geral: no fim do exerccio fiscal, contagem de todos os itens da empresa (e no fim da gesto para Administrao Pblica) Rotativo: durante o ano, contando cada grupo de itens por vez. O Inventrio dividido em trs partes: _Levantamento: coleta de dados sobre todos os materiais ativos e passivos; subdividido em trs partes: Identificao, Agrupamento e Mensurao. _Arrolamento: Registro das caractersticas e quantidades. _Avaliao: atribui um valor aos componentes. ACONDICIONAMENTO; FERRAMENTAS, MQUINAS, COMPUTADORES, UTILIDADE E CONSERVAO

Armazenagem de produtos por um determinado perodo. O emprego de empilhadeiras e pallets proporcionam s empresas uma economia de 80% com utilizao de espao vertical. Os critrios de armazenagem seguem em funo dos seguintes parmetros: Fragilidade, Combustibilidade, Volatizao, Oxidao, Explosividade, Intoxicao, Radiao, Corroso Inflamabilidade, Volume, Peso e Forma. Os materiais sujeitos armazenagem no obedecem as regras dos materiais do estoque, por isso, devem ser analisados os critrios de armazenagem. Para Armazenagem deve-se considerar: Volume, Espao, Resistncia, Acabamento, Nmero de Itens, Temperatura, Manuteno etc.

SISTEMA DE INFORMAO DA EMPRESA, CONDUTA E COMUNICAO VIA INTERNET. A informtica usada na Administrao como uma forma de passar a informao mais rapidamente dentro da organizao e armazenar documentos. Sistema de informao um conjunto de sistemas relacionados que coleta, processa, armazena e distribui informaes e dados que representam o que est acontecendo dentro da empresa. Trs atividades no sistema de informao produzem as informaes que as organizaes necessitam para tomar decises: Entrada Processamento - Sada Componentes de um Sistema de Informao: _Organizaes: Moldam o sistema incorporando procedimentos com demandas internas e externas. _Pessoas: Usam a informao do SI, Necessitam treinamento. _Tecnologia: Hardware, Software, Armazenamento, comunicao