CHARTE DES SORTIES ET VOYAGES SCOLAIRES

I - Dfinitions et principes gnraux II- Organisation pdagogique des sorties et voyages III - Rle du C.A. et principes dorganisation financire IV- Organisation matrielle des voyages et sorties Feuille de route lusage de lorganisateur des voyages et sorties Modle dacte administratif relatif lorganisation dun voyage ou dune sortie Note de cadrage du chef dtablissement concernant les voyages et sorties Documents annexes : Annexe I - Ordre individuel de mission pour les sorties et voyages Annexe II- Sortie pdagogique obligatoire 1- Descriptif du projet 2- Financement 3- Information des parents et autorisation Annexe III- Voyage scolaire facultatif 1-Descriptif du projet 2-Fiche financire 3-Informations des parents 4-Engagement des parents 5-Consignes aux parents 6-Liste des lves 7-Bilan financier Annexe IV1-Autorisation parentale de sortie du territoire 2-Autorisation collective de sortie du territoire 3-Formulaire de mobilit Annexe V-Fiche sanitaire de liaison Annexe VI-Documents relatifs aux rgies (3 documents) Annexe financire Questions / rponses

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Rfrences juridiques sur les voyages et sorties

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Vu le Code de l'ducation, notamment les articles R421-2, R421-20 et R421-54 Vu la dcision du conseil pdagogique du I. Dfinitions et principes gnraux Article 1 : Sortie scolaire Une sortie scolaire n'a de justification que dans le cadre d'un projet pdagogique en relation avec les enseignements dispenss, les programmes et le projet d'tablissement. Cet ancrage doit tre explicit dans la description du projet. Une sortie scolaire est une activit se droulant l'extrieur de l'tablissement, d'une dure maximale d'une journe, effectue avec l'autorisation du chef d'tablissement, et aprs accord du conseil d'administration, par un groupe d'lves concerns par la mme activit pdagogique et son encadrement. Article 2 : Voyage scolaire Un voyage scolaire, ncessairement facultatif, comprend au moins une nuite, mais ne peut pas excder cinq jours pris sur le temps scolaire. S'il s'agit d'un voyage scolaire l'tranger, la Dlgation Acadmique aux Relations Europennes et Internationales et la Coopration (DAREIC) du Rectorat doit tre saisie (http://www.acrouen.fr/espaces-pedagogiques/ouverture-internationale ou email : dareic@ac-rouen.fr). Article 3 : Caractre obligatoire ou facultatif d'une sortie (circulaire n79-186 du 12 juin 1979) Toute sortie pdagogique qui s'inscrit dans le cadre des programmes officiels d'enseignement est obligatoire pour les lves (ex. sortie SVT prvue dans les programmes). Elle fait partie intgrante de la mission de service public d'un EPLE. Elle a lieu pendant le temps scolaire. Par consquent, elle doit tre finance sans aucune participation financire des familles (ressources budgtaires de l'tablissement, dons..). Il appartient au chef d'tablissement de dcider de la nature des dplacements projets. A cet gard, le caractre obligatoire ne peut tre reconnu que dans le cadre d'une action ducative organise en priode scolaire. Une sortie est facultative si elle permet d'atteindre un objectif ducatif sans s'inscrire dans les programmes, si elle concerne un groupe d'lves, une ou plusieurs classes. Dans ce cas prcis, elle peut tre payante. Les lves ne participant pas l'activit sont pris en charge par l'tablissement. Article 4 : Activits priscolaires facultatives (article L551-1 du code de l'ducation) Les activits priscolaires sont facultatives et peuvent tre payantes, contrairement aux activits pdagogiques obligatoires. Elles visent, notamment, favoriser, pendant le temps libre des lves, leur gal accs aux pratiques culturelles et sportives et aux nouvelles technologies de l'information et de la communication. Les tablissements veillent, dans l'organisation des activits priscolaires ce que les ressources des familles ne constituent pas un caractre discriminant entre les lves (fonds sociaux). II. Organisation pdagogique des sorties et voyages scolaires Article 5 : Le premier conseil d'administration de l'anne adopte le programme des sorties et voyages scolaires pour lanne scolaire. Il fixe le nombre maximum de voyages scolaires facultatifs par lve. Il est recommand de le limiter 1 par lve, dans le respect du projet d'tablissement. Article 6: Dans la perspective du conseil d'administration voqu, une runion des organisateurs potentiels de voyages/sorties aura t organise, si ncessaire, afin de s'assurer de la rpartition quitable des voyages entre les classes. Conformment au code des marchs publics, un cahier des charges sera labor voyage par voyage afin de permettre la mise en concurrence. Article 7 : Le projet de sortie et de voyage est soumis laccord du CA et lautorisation du chef dtablissement. Les enseignants qui en sont gnralement lorigine doivent veiller ce que son laboration soit la plus prcise possible. Les dossiers complets seront dposs imprativement au plus tard 10 jours avant la tenue du conseil d'administration.

Le CA dlibre sur l'ventuelle participation demande aux familles. Puis, il vote le budget de la sortie ou du voyage. Et, le cas chant, il autorise le chef d'tablissement signer le(s) contrat(s) ventuel(s) affrents au voyage ou la sortie (Cf. modle d'acte administratif page 6).

III. Rle du Conseil d'administration et principes d'organisation financire (art. R421-20 et R421-54 du code de l'ducation) Article 8 : "Le conseil d'administration donne son accord sur la programmation et le financement des voyages" et sorties scolaires (article R421-20). Article 9 : Les dlibrations relatives au financement des voyages scolaires sont des actes transmissibles l'autorit acadmique (art. R421-54). Article 10 : Le conseil d'administration fixe le montant de la contribution volontaire des familles par voyage et par sortie. Son montant doit tre raisonnable. Ce montant est fixe et ne peut pas tre compris dans une fourchette. Lchancier du rglement est tabli par l'agent comptable, en concertation avec les enseignants. Il tient compte des impratifs du service de gestion. Article 11 : Les financements envisags par l'tablissement (prlvement sur fonds de rserves, participation d'un autre chapitre ou affectation de subvention de fonctionnement) sont soumis l'approbation du conseil d'administration. Article 12 : En tout tat de cause, le code des marchs publics s'impose. Et le formalisme de la commande publique doit tre respect et adapt en fonction des seuils. Article 13: Aucune modulation de tarif ne peut-tre consentie eu gard au principe dgalit devant le service public. Cependant, en cas de difficults financires, lintervention du fonds social lycen peut tre sollicite. Il conviendra donc dinformer les lves de le xistence du fonds social en les incitant prendre contact sans dlai avec lAssistante sociale scolaire (ou avec le service de gestion, bureau des frais scolaires en cas dabsence de lassistante sociale) . Si laide du fonds social nest pas gale 100% du cot du voyage, elle ne sera, en principe, valide quaprs le versement par la famille de la part restant sa charge. La participation de llve la sortie ou au voyage sera considre comme effective ds le 1er versement selon les modalits indiques par la commission de fonds social prside par le chef d'tablissement. Le montant des aides octroyes dans le cadre des fonds sociaux ne font lobjet que dune information directe aux intresss. Article 14 : La dlibration du conseil d'administration relative au financement de la sortie ou du voyage devra tre rendue excutoire par l'autorit de contrle avant d'encaisser de l'argent des familles ou d'engager les dpenses relatives au voyage. C'est cette dlibration rendue excutoire qui autorise la prise en charge dans la comptabilit. Les dpenses seront engages dans la limite des sommes perues. Si le montant fix en conseil d'administration pour un voyage/sortie ne peut pas tre recouvr en totalit pour un lve, le chef d'tablissement a la possibilit d'annuler le voyage/sortie titre individuel. Dans des circonstances exceptionnelles, et en ayant mesur l'impact sur les rserves de l'tablissement, le chef d'tablissement peut galement se trouver contraint d'annuler le voyage/sortie (contraintes juridiques, financires, sanitaires). Article 15: Les contributions extrieures sous forme de dons et legs l'activit voyage/sortie doivent faire lobjet dune acceptation par le C.A.(article R421-20- acte du CA non transmissible). Compte tenu des impratifs de gestion, et des calendriers de runions du CA, il convient de dterminer avec le gestionnaire la chronologie respecter. En gnral, soit un don, une subvention ou une aide est attribu l'tablissement pour l'activit, elle est donc affecte l'activit (DBM type 24). Soit l'aide est nominative et doit tre verse directement la famille. Si le donateur ne souhaite pas attribuer la somme l'activit de l'tablissement, le chef d'tablissement pourra donc l'inviter le verser directement la famille.

Article 16 : La rglementation interdit que la prise en charge de la participation financire des accompagnateurs du voyage/sortie soit supporte par les familles. L'tablissement fixe en conseil d'administration les modalits de ce financement (ressources propres, subventions diverses, participation volontaire ventuelle de l'accompagnateur lui-mme etc.). Article 17 : La participation aux charges communes du voyage scolaire (frais de tlphone, rception) est soit impute sur le budget de fonctionnement gnral de l'EPLE soit la charge du voyage.

Article 18: Un bilan financier et pdagogique du voyage sera prsent au conseil d'administration (annexe III-Page 7). Article 20 : Les conditions d'annulation du voyage sont notifies aux familles dans l'acte d'engagement (Annexe III-Page 3). Ces conditions peuvent tre dtermines par l'tablissement. Elles peuvent tre quivalentes celles prvues dans le contrat conclu avec le voyagiste lorsquil y est fait recours. Dans le cas dune gestion directe par l'tablissement, le remboursement seffectuera sur la base de la participation demande, diminue de la quote-part des dpenses dj engages par ltablissement. Article 21 : Conformment l'article 51-V de la loi de finances rectificative n2001-1276 du 28/12/2001, les reliquats ventuels suprieurs 8 seront rembourss aux familles. En revanche, les reliquats infrieurs 8 seront dfinitivement acquis l'tablissement, l'expiration d'un dlai de 3 mois aprs notification aux familles. Article 22 : Si la prvision de dpenses sur place ou si l'encaissement des recettes le justifient, une rgie temporaire d'avances et/ou de recettes peut tre cre au moins 3 semaines avant le dpart du voyage, ou un mandataire peut tre dsign (Annexe VI). La dcision d'institution de la rgie doit tre transmise au service CEPL de la Trsorerie gnrale territorialement comptente. L'acte de nomination du rgisseur est un acte interne l'tablissement. Les rgisseurs sont nomms par le Chef d'tablissement, qui engage sa responsabilit. Ce document n'a plus tre transmis au service CEPL pour contrle. Cependant, l'agrment de l'agent comptable reste obligatoire et doit tre matrialis par sa signature, conformment l'article R421-70 du Code de l'Education. D'autre part, le rgisseur devra tre en possession de ce document afin de connatre les droits et devoirs qui lui incombent. IV. Organisation matrielle d'un voyage ou d'une sortie facultative Article 23 les dossiers complets sont dposs par les professeurs organisateurs, dans les dlais prciss par le Chef d'tablissement et le gestionnaire, au secrtariat de direction . Ces dossiers comprennent les documents suivants dment complts : Le descriptif du voyage facultatif - annexe III-Page I le projet de budget ( tablir avec le gestionnaire) Annexe III -Page 2 pour les voyages) Les formulaires dengagement de la famille Annexe III- Pages 3, 4 et 5 La liste des lves participant au voyage Annexe III-Page 6 Cette liste est tablie par ordre de classe puis par ordre alphabtique. ( cette liste est galement transmise, avec le premier versement des familles, lintendance) Dans le cas dun chque mis avec un nom diffrent de celui de llve participant, le nom de ce dernier figurera au dos du chque au crayon papier.

Le cas chant les autorisations parentales de sortie du territoire Annexe 4-Page 1 (et un formulaire mobilit de groupes dlves ltranger se procurer au secrtariat au plus tard 2 mois avant le dpart. Il convient de prendre l'attache de la prfecture pour tout lve qui n'est pas ressortissant de l'Union Europenne.) Par ailleurs, l'infirmerie scolaire doit tre destinataire de lannexe V.

Article 2 : L'arrt du 29 septembre 1997 fixe les conditions d'hygine applicables dans les tablissements de restauration collective. Dans le cadre d'une sortie ou d'un voyage scolaire, ces dispositions s'appliquent et doivent tre respectes notamment en matire de conservation, de transport, de confection des repas. En cas d'intoxication alimentaire, toute ngligence dans ce domaine est susceptible d'engager la responsabilit du chef d'tablissement (CAA de Douai, 3 juin 2002 )

FEUILLE DE ROUTE A L'USAGE DE L'ORGANISATEUR DUNE SORTIE OU DUN VOYAGE

Priode Septembre Voyages facultatifs RDV avec le chef d'tablissement ( et ventuellement la gestionnaire) pour llaboration du projet Retrait au secrtariat du dossier voyage scolaire Sorties obligatoires pour lanne civile suivante Retrait du dossier sorties puis dpt au secrtariat du document sortie- descriptif, sortiefinancement et de la liste des lves avant fin septembre

Courant octobre Courant octobre

Ds le retour de l'acte administratif rendu excutoire Novembre

Dpt du dossier complet au secrtariat de direction avant la date indique Runion du CA pour validation de la programmation des voyages et sorties et de leur financement et dtermination du tarif demand aux familles Echancier voir avec lagent comptable Information crite des familles (annexes III ou IV) Collecte des engagements des familles et des premires participations financires, tablissement et dpt de la liste des participants et des autorisations parentales au secrtariat de direction Rendez-vous avec la gestionnaire pour les modalits dengagement des dpenses. Conseil d'administration du Budget qui intgre les projets de voyages pour l'anne civile Ne pas prvoir des sorties en dcembre (hors cinma)

Dcembre

15 jours avant chance prvue

chaque

40 jours avant un voyage ltranger 15 jours avant le voyage/sortie

Rcuprer les chques auprs des familles (les espces sont dposes directement lintendance par llve ou sa famille). Dposer le formulaire de mobilit de groupes dlves ltranger au secrtariat de direction Collecte puis Dpt des fiches de liaison sanitaire Runion avec les parents dlves programmer avec le chef dtablissement

Quelques jours avant

Au moment du dpart Au moment de larrive Pendant le voyage

Aprs le voyage Pour le 31 mai

Donner un (des) numro(s) de tlphone o vous serez joignable et rcuprer auprs du chef dtablissement les numros de tlphone utilisables en cas durgence, lordre de mission au secrtariat de direction. Informer la vie scolaire ou le chef dtablissement de la prsence effective de tous les participants Confirmer auprs du chef dtablissement le bon droulement du voyage aller. Prendre les autorisations parentales En cas durgence y compris nocturne, prvenir le chef dtablissement Fournir lintendance tous les documents caractre financier Fournir le bilan pdagogique qui sera prsent au CA

Distribuer puis rcuprer les autorisations parentales de sortie Les rendre au secrtariat de direction rcuprer l'ordre de mission

Acte administratif relatif lorganisation dune sortie ou dun voyage scolaire.

VU la loi n 83-663 du 22 juillet 1983 modifie VU le Code de l'ducation, notamment les articles R421-20 et R421-54 : Le conseil d'administration (ou la commission permanente), sur convocation adresse le est runi ce jour sous la prsidence de M. .., Chef d'tablissement, et compos de des 24/30 membres le composant. Article 1 : Le conseil d'administration autorise le chef d'tablissement organiser un voyage ou une sortie scolaire obligatoire ou facultatif (barrer la mention inutile) : XXXXXXX (dtailler les lieux de visites) et de signer les contrats et conventions ci-joints. En cas de voyage ou sortie facultatif, la participation des familles est fixe :.. Article 2 : Le voyage ou la sortie aura lieu : Du _____ _____heures Au ____ _____heures. Article 3 : L'objectif et les moyens pdagogiques sont les suivants : Article 4 : Le nombre de participants est fix : .lves. Particip ent ce voyage les lves de classe(s) : Article 5 : Le responsable du projet est : L'encadrement des lves durant le dplacement sera assur par responsable. Article 6 : Projet de budget DEPENSES Frais de transport aller-retour circuit sur site transports locaux (bus, mtro) Hbergement RECETTES Subvention spcifique de la collectivit de rattachement Subvention d'organismes publics (communes, agglo) Subvention spcifique de l'Etat (MEN, Ministre culture..) Subventions spcifiques d'organismes internationaux Participation de l'EPLE (dans le cadre du projet d'tablissement, participation A1 ou autres chapitres) Participations des associations (don du FSE, autres) Participation volontaire des familles personnes, y compris le

Repas Visites, spectacles, confrence Documentation et fournitures pdagogiques Divers : menues dpenses (ex. pourboires chauffeurs, guides..) Total dpenses Votants : Abstentions :

Bulletins nuls :

= total recettes Pour : Contre :

Adopte, la prsente dlibration (n Fait XXXXX, le Dernier accus de rception Dat du 20 Publicit ou notification Effective le 20

) est transmise le

l'autorit acadmique,

Acte reu le : Acte retourn vis le :

Le Prsident d'Administration

du

Conseil

Signature

Le Chef d'Etablissement A Lorganisateur dune sortie ou dun voyage

NOTE DE CADRAGE SORTIE/ VOYAGE SCOLAIRE

Le rglement intrieur de l'tablissement s'applique, notamment en termes de surveillance. La notion de "quartier libre" n'exonre pas l'engagement potentiel de responsabilit. 1) En cas de difficults lies un problme de sant : * En cas d'urgence : contacter directement le personnel de l'unit mdicale du lieu d'activit (si cela est possible) ou directement le mdecin rgulateur du SAMU (15 partir d'un poste fixe, 112 partir d'un tlphone portable). Prvenir ensuite l'tablissement ds que possible. * Autre cas de figure : prendre attache auprs de l'unit mdicale du lieu d'activit (si cela est possible) Selon le cas, prvenir les parents ou contacter l'infirmerie de l'tablissement. 2) En cas d'lments particuliers modifiant significativement le droulement du sjour (exemple heure de retour fortement dpasse), prvenir l'tablissement. 3) Veiller particulirement la scurit des lves sur place (prendre connaissance sur place des lments de scurit) et pendant les transports, notamment : * A pieds : un accompagnateur doit se trouver l'avant du groupe, un l'arrire. Il faut tre particulirement vigilant lorsque les lves empruntent une voie accessible aux vhicules motoriss. * En autocar : un accompagnateur se tiendra proximit immdiate de chaque issue. Les lves seront assis et calmes tout au long du trajet. L'arrt du 18 mai 2009 du ministre de l'cologie relatif aux transports en commun de personnes stipule que la liste nominative des passagers doit tre fournie au transporteur par l'organisateur (EPLE). Elle contient les coordonnes tlphoniques d'une personne contacter. La liste nominative des passagers bord n'est pas exige lorsque les services sont raliss dans la zone constitue par le dpartement de prise en charge des passagers et les dpartements limitrophes. 4) Dans tout lieu accueillant du public, l'usage du tabac est interdit

ANNEXE I

Tlphone de l'EPLE : 02.32.60.60.60 Fax : 02.32.60.60.83 Mail : ce-0270042z

Le Chef d'Etablissement A Madame /Monsieur XXXXXX

ORDRE INDIVIDUEL DE MISSION SORTIE /VOYAGE SCOLAIRE SUR LE TERRITOIRE NATIONAL ( faire remplir par le secrtariat de direction)

Vu le code de l'ducation Vu la circulaire 86-317 du 22 octobre 1986 Vu la circulaire 88-254 du 6 octobre 1988 relative la dconcentration des autorisations de sorties et voyages

DATE DE DEPART : DATE DE RETOUR : Moyen de dplacement utilis : DESTINATION PRECISE : CLASSE(S) CONCERNEE(S)

HEURE DE DEPART : HEURE ESTIMEE DE RETOUR :

- Votre mission consiste (le chef d'tablissement indiquera le dtail des activits):

- Professeur responsable de la sortie : - Professeurs assurant galement l'encadrement et laccompagnement : - Autres personnes assurant l'encadrement et laccompagnement: - Collaborateurs occasionnels du service public

Les lves ci-dessus sont placs sous votre responsabilit tout au long du voyage et du sjour, ceci implique le respect absolu des consignes de scurit spcifiques chaque endroit. Sur les lieux d'activits une redfinition nouvelle des groupes pour tenir compte des diffrents cas de figure sera assure si ncessaire par le professeur responsable de la sortie. Le service de l'enseignant comprend les activits de djeuner, de diner, et de coucher, pendant lesquelles il reste responsable du groupe dont il a la charge. Lorsque les lves sont en famille d'accueil, la responsabilit des lves incombe ces dernires.

(Signature du chef dtablissement)

ANNEXE II-Page 1

SORTIE PEDAGOGIQUE OBLIGATOIRE- DESCRIPTIF DU PROJET

Responsable :

........................................................................................................

Destination : ........................................................................................................ (Coordonnes prcises) ........................................................................................................ Objectifs(s)pdagogique(s) : ........................................................................................................ ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................... .........................................................................................................................................................

Date : Heure de dpart : Heure de retour :

............................................................................................................. .... H .... .... H .... Lieu de rendez-vous pour le dpart :.................................... Retour ltablissement : Elves librs sur place : Nombre d'lves participants Nombre de Demi-pensionnaires et dinternes * Non participants (Motif)

Classes (Joindre la liste des lves)

DP =

Internes =

* Prvoir leur prise en charge. - Signaler les absents au dpart ou immdiatement au retour la vie scolaire et l'intendance.

Accompagnateurs

Classes libres

10

ANNEXE II-Page 2

SORTIE PEDAGOGIQUE OBLIGATOIRE- FINANCEMENT

Cot dtaill : Transport (Joindre 3 devis) : .. .. .. .. Entres (Modalits de paiement prciser : bon de commande, chque etc) Autre ( prciser)

Fait le,

(Signature du responsable de la sortie)

AUTORISATION DU CHEF D'ETABLISSEMENT Le : Signature :

11

ANNEXE II-Page 3 SORTIE PEDAGOGIQUE OBLIGATOIRE- AUTORISATION PARENTALE (Feuille rendre lorganisateur de la sortie ) Madame, Monsieur Votre enfant participera une sortie obligatoire dans le cadre des programmes le : ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Objet : ..................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... ........................................................................................................................................................... Heure de dpart : H Lieu de rendez-vous pour le dpart : pied en car en train Retour l'tablissement : Elves librs sur place :

Le transport s'effectuera : H

Heure de retour :

Cette sortie est financirement prise en charge par l'tablissement. Le Professeur Responsable Le Chef d'Etablissement

Je soussign M. .. responsable lgal de llve . - reconnat avoir t inform(e) de la sortie . - autorise mon enfant y participer - Autorise les accompagnateurs prendre toute mesure ncessaire en cas durgence pour mon enfant Le : Signature

12

ANNEXE III- Page 1

SORTIE FACULTATIVE/ VOYAGE - DESCRIPTIF .. .. .. ..

Responsable Destination (Coordonnes prcises)

: :

Objectif pdagogique

.. .. .. : : : .. . Heure de retour : Nombre d'lves participants * Non participants (Motif)

Date Heure de dpart

Classes (Joindre la liste des lves )

* Prvoir leur prise en charge. Signaler les absents au dpart ou ds louverture de l'tablissement au secrtariat de direction.

Accompagnateurs

Classes libres

RESPONSABLE DU PROJET Le : AUTORISATION DU CHEF D'ETABLISSEMENT Le : Signature :

Signature :

13

ANNEXE III- Page 2

SORTIE FACULTATIVE/VOYAGE - FICHE FINANCIERE Professeur responsable : Destination : Classe : Nombre de participants : Nombre daccompagnateurs : Priode du : Objectifs pdagogiques :

au :

BUDGET

DEPENSES Frais de transport aller-retour circuit sur site transports locaux (bus, mtro) Hbergement

RECETTES Subvention spcifique de la collectivit de rattachement Subvention d'organismes publics (communes, agglo) Subvention spcifique de l'Etat (MEN, Ministre culture..) Subventions spcifiques d'organismes internationaux Participation de l'EPLE (dans le cadre du projet d'tablissement, participation A1 ou autres chapitres) Participations des associations (don du FSE, autres) Participation volontaire des familles Soit par lve

Repas Visites, spectacles, confrence Documentation et fournitures pdagogiques Divers : menues dpenses (ex. pourboires chauffeurs, guides..) Assurance annulation Total dpenses

= total recettes

Le Chef d'tablissement

Echancier :

1 versement (=montant et date) : .. 2 versement............. 3 versement...... Vu, lagent comptable

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ANNEXE III- Page 3 SORTIE FACULTATIVE/VOYAGE - INFORMATIONS DES PARENTS Inscription des lves au voyage destination de Par dlibration en date du du au destination de par lve de pour les classes de : : le conseil d'administration a autoris l'organisation d'un voyage pour un cot total

La participation ce voyage revt un caractre facultatif. Les lves ne dsirant pas s'y inscrire seront accueillis dans l'tablissement selon les modalits suivantes. Modalits daccueil : Les lves seront accueillis en cours ou bien au C.D.I avec un travail prpar par les enseignants. Aucun lve ne sera cart de ce voyage pour des raisons financires. Les familles qui le souhaitent peuvent solliciter une aide financire auprs de l'tablissement selon les modalits suivantes. Leur demande sera examine dans le respect de l'anonymat. Modalits daccs au fonds social : Dossier de demande daide constituer auprs de Mme MASURIER, Assistant(e) Social(e) scolaire, ou de Mme OLIVIER, service intendance, ds la connaissance du voyage. Descriptif du projet retenu par le conseil dadministration (objectifs) :

Participation des familles fixe par dlibration du conseil dadministration :

par lve.

Le calcul de cette participation sest faite en tenant compte (en dduction pour chaque famille) des aides donnes par les mairies, le Foyer socio-ducatif, ltablissement, La participation des familles comprend les prestations suivantes : transport hbergement visites assurance annulation et rapatriement

ne comprend pas : ________________ Les versements interviendront selon l'chancier suivant :

En cas de dsistement, le remboursement des sommes dj verses s'effectuera selon les modalits fixes par le conseil d'administration au cours de sa sance du XX/XX/XXXX. selon les conditions du contrat conclu avec le voyagiste. sur la base de la participation perue diminue de la quote-part des dpenses rellement engages. Les inscriptions seront reues du au . Elles valent engagement participer au voyage. Le formulaire d'inscription ci-aprs doit tre remis avant le . auprs de M.

le

Le Chef d'tablissement.

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ANNEXE III- Page 4

SORTIE FACULTATIVE/VOYAGE- FORMULAIRE D ENGAGEMENT DE LA FAMILLE ( rendre lorganisateur du voyage)

Je soussign(e) , responsable lgal de .dclare inscrire mon fils /ma fille au voyage facultatif organis par l'tablissement de .. destination de du au . J'accepte les modalits d'organisation de ce voyage, telles qu'elles ont t autorises par le conseil d'administration et dont j'ai t inform par lettre date du . Je verserai la somme de selon l'chancier propos.

Je dclare sur lhonneur avoir souscrit au nom de mon fils/ma fille une assurance individuelle accident ainsi qu'une assurance en responsabilit civile. Jatteste que mon enfant est jour de toutes ses vaccinations, en particulier celle du ttanos. J'ai not qu'en cas de dsistement, le remboursement seffectuera selon les modalits mentionnes dans le courrier cit ci-dessus. Je m'engage faire tablir une autorisation individuelle de sortie du territoire, pour l'lve mineur et accomplir les diverses formalits qui me seront demandes cet effet et selon le calendrier qui me sera communiqu. Les reliquats ventuels de versements de plus de 8 seront rembourss. En revanche, les reliquats infrieurs 8 seront dfinitivement acquis l'tablissement l'expiration d'un dlai de trois mois aprs notification.

Etabli le

Signature du responsable lgal

Signature du Chef d'tablissement

Transmis au gestionnaire le ..

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ANNEXE III- Page 5

SORTIE FACULTATIVE/VOYAGE- CONSIGNES ( rendre lorganisateur du voyage)

Madame, Monsieur, Vous voudrez bien trouver ci-dessous quelques recommandations ou consignes que nous vous demandons de lire avec la plus grande attention, et quil est souhaitable dvoquer avec votre enfant. * si votre enfant suit un traitement mdical, il faut nous fournir un double de lordonnance en cas de traitement prendre lors de voyage. Dans cette hypothse, les professeurs accompagnateurs doivent tre prvenus sans dlai. * durant le sjour, nous comptons sur une attitude exemplaire des lves et sur le respect scrupuleux de la rglementation de l'tablissement, des lieux spcifiques dans lesquels les lves seront amens pntrer, et dune faon gnrale de toutes les consignes qui leurs seront donnes sur place. * en particulier, nous rappelons aux lves la ncessit de respecter les consignes donnes. En tout tat de cause, le rglement intrieur de l'tablissement est applicable pendant toute la dure du sjour. * afin de limiter les risques de vol, nous attirons votre attention sur les risques lis aux baladeurs MP3 et autres nouvelles technologies. Aussi, nous dconseillons aux lves demporter tout objet de valeur. * nous restons votre disposition pour tout renseignement complmentaire. La prochaine date de runion d'information est prvue le. Je vous prie d'agrer Madame, Monsieur, l'expression de mes salutations distingues Nous vous demandons de nous retourner le coupon engagement ci-dessous.

Le Chef d'Etablissement

Je soussign .lve de .dclare avoir pris connaissance des consignes donnes ci-dessus et mengage les respecter strictement.

Date :

Signature de l'lve

Signature des parents (si lve mineur)

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ANNEXE III- Page 6

SORTIE FACULTATIVE/VOYAGE- LISTE DES ELEVES

A apporter : - au secrtariat er - l'intendance avec le 1 versement. (et chaque fois quil y a un changement dans la liste)

Nom et Prnom

Date de naissance

Classe

18

Professeur responsable : Destination : Classe : Nombre de participants : Nombre d'accompagnateurs : Priode du Objectifs pdagogiques :

ANNEXE III- Page 7

au

Ce bilan sera prsent au dernier CA de lanne scol aire Il est donc rendre avant le 15/06

BILAN FINANCIER
DEPENSES Transports Hbergements Elves Accompagnateurs Entres (Muses, cinmas) RECETTES SUBVENTIONS DIVERSES Organismes internationaux

DONS Association de parents FSE Autres :

Divers

Assurance Annulation

CONTRIBUTION ENTRE SERVICES (participation de ltablissement) PARTICIPATION DES FAMILLES ____ lves x ____ = _______

TOTAL DES DEPENSES

TOTAL DES RECETTES

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Annexe IV-Page 1

AUTORISATION PARENTALE DE SORTIE DU TERRITOIRE MTROPOLITAIN DE MINEUR DE NATIONALIT FRANAISE PARTICIPANT UN VOYAGE SCOLAIRE
( rendre loganisme du voyage)

Je soussign Nom : Prnoms : N le : : Domicili : agissant en qualit de : pre, mre, parent exerant le droit de garde, tuteur, autorise le (ou les) mineur(s) de nationalit franaise : Nom : Prnoms : Date et lieu de naissance : participer au voyage organis par : Dates du voyage : Pays de destination et ventuellement pays de transit : Je dclare sur l'honneur : a) Avoir le plein exercice de l'autorit parentale l'gard de ce mineur et n'tre ni divorc, ni spar de corps, ni en instance de divorce ou de sparation de corps ; b) Etre investi du droit de garde (ou) de la tutelle l'gard de ce mineur.

Date Signature

Justifications produire : A) En cas de divorce ou de sparation de corps des parents, le demandeur doit fournir un extrait du jugement l'investissant de la garde de l'enfant, dlivr par le greffe du tribunal et comportant l'tat civil complet des parties et le dispositif ou, si l'instance est en cours, l'extrait de l'ordonnance du prsident du tribunal statuant sur la garde des enfants. B) En cas de dlgation ou de dchance de l'autorit parentale, produire un extrait de la dcision de justice prononant la dchance ou autorisant la dlgation. En cas de tutelle, produire la dlibration du conseil de famille ou la dcision de justice dsignant le tuteur.

Nota : En application de l'article 154 du Code pnal, sera puni d'un emprisonnement de trois mois deux ans et d'une amende, quiconque se sera fait dlivrer indment, soit en faisant de fausses dclarations, soit en prenant un faux nom ou une fausse qualit, soit en fournissant de faux renseignements, certificats ou attestations, un permis, certificat, livret, carte, bulletin, rcpiss, passeport, laissez-passer ou autres documents dlivrs par les administrations publiques en vue de constater un droit, une identit ou une qualit, ou d'accorder une autorisation.

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Annexe IV-Page 2

DEMANDE DAUTHENTIFICATION DE LISTE COLLECTIVE . (NOM ET ADRESSE DE LETABLISSEMENT SCOLAIRE) : Voyage scolaire du .. .au .. A destination de ..(avec transit par)

Monsieur le Prfet (ou le sous prfet le cas chant) de .

OBJET : Demande dauthentification de liste collective tenant lieu dautorisation de sortie de territoire mtropolitain. Rfrences : Circulaire n81-46 et 81-252 du 09/07/81 Jai lhonneur de vous soumettre ci-joint, pour authentification, une liste collective dautorisation de sortie de territoire pour les lves participant sous la responsabilit de notre tablissement au voyage mentionn cidessus. Lexactitude de ltat civil ainsi que la nationalit franaise des jeunes inscrits sur cette (ou ces) liste(s) ont t dment vrifies par mes soins. Les intresss sont dautre part en possession dune carte nationale didentit ou dun passepor t prim depuis moins de cinq ans. Les autorisations de sortie du territoire mtropolitain de ces mineurs, fournies par les personnes exerant lautorit parentale sont en possession de mes services.

Le Chef dtablissement

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Annexe IV-Page 3
AUTORISATION COLLECTIVE DE SORTIE DU TERRITOIRE DE MINEURS PARTICIPANTS A UN VOYAGE SCOLAIRE.

Nom et adresse de ltablissement :

Destination

Date de dpart

Date de retour

(1) Inscrire les participants par ordre alphabtique.

Cachet et signature du chef dtablissement

Bon pour autorisation de sortie, Date Cachet de la prfecture 22

Signature

Annexe IV-Page 4 FORMULAIRE MOBILIT / ACCUEIL DE GROUPES DLVES transmettre 1 mois avant la date prvue pour les mobilits entrantes ou sortantes, par courrier lectronique la DAREIC Textes officiels : circulaires n2011-116 et n2011-117 du 03 aot 2011 (BO n30 du 25 aot 2011) Mobilit sortante Type de mobilit : Mobilit entrante (accueil)

change scolaire dans le cadre d'un appariement Mobilit Comenius / Leornardo / Erasmus Coordonnes de l'tablissement franais Type : C.P : Tl : Nom : Ville : @:

change scolaire hors appariement Sortie / voyage scolaire ltranger

Stage en entreprise

Coordonnes tablissement tranger ou informations destination Type : C.P : Rgion : Nom : Ville : Pays :

Date de dpart : .. ...

Date de retour :

Classes concernes : Nombre d'lves / tudiants participants : .... Encadrement : Souligner le nom de la personne responsable du voyage Personnel encadrant Fonction Discipline

Projet pdagogique Conditions d'hbergement : Moyens de transport : 1/ Thmatique retenue 2/ Objectifs viss par cette activit 3/ Programme dtaill 4/ valuation envisage Modalits de financement

Prix de revient global du voyage pour tout le groupe : .. Source des financements : Subventions globales attendues : Cachet de ltablissement

Le :

Signature

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Annexe V-Page 1

FICHE DE LIAISON SANITAIRE SORTIE PEDAGOGIQUE

Merci de bien vouloir remplir scrupuleusement cette fiche et la remettre au professeur organisateur de la sortie ou du voyage. Les informations recueillies revtent un caractre confidentiel et seront strictement communiques aux services mdicaux si besoin. Identit de llve Nom : . Prnom : N(e) le : A : Garon : Fille :

Cadre remplir par le responsable du voyage Etablissement : Classe : Sjour du : au . Lieu du sjour : ... Responsable : .

Renseignements concernant le responsable lgal de llve Nom : Adresse : ........................... Coordonnes tlphoniques du pre Domicile : Mobile : .. Travail : . . Prnom : ..

Ville : .. Coordonnes tlphoniques de la mre Domicile : .. Mobile : .. Travail : ..

Autres numros pouvant tre joints en cas durgence (prcisez les noms et lien de famille) Renseignements mdicaux concernant llve Llve suit-il un traitement mdical ? OUI NON

Si OUI, merci de joindre une photocopie de lordonnance avec les mdicaments correspondants. (Mdicaments dans leurs botes demballage, identifis au nom du llve accompagns de la notice) Aucun mdicament ne sera administr sans prescription mdicale Llve a-t-il des allergies ? Asthme : OUI NON Alimentaires : OUI NON Mdicamenteuses : OUI NON Autres : .. .

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Annexe V-Page 2 Etat des maladies enfantines

Llve a-t-il dj eu les maladies suivantes ? MALADIE Rubole Varicelle Oreillons Otite Angine OUI NON MALADIE Coqueluche Rougeole Scarlatine Rhumatisme articulaire aig OUI NON

Etat des vaccinations VACCINS OBLIGATOIRES Diphtrie Ttanos Poliomylite OU DT-polio OU Ttracoq BCG NB : Si llve ne possde pas les vaccinations obligatoires, merci de fournir un certificat mdical de contre-indication. Attention : le vaccin antittanique ne prsente aucune contre-indication. Informations et recommandations importantes Merci dindiquer les ventuels problmes de sant de votre enfant (maladie, accident, convulsions, intervention) en indiquant la conduite tenir. ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... Votre enfant porte-t-il des lunettes, lentilles, appareils auditifs ou dentaires ? Prciser galement si votre enfant est soumis un rgime alimentaire particulier. ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... ......................................................................................................................................................................... Noms et coordonnes du mdecin traitant Docteur : ..Tlphone : . Adresse : Engagement du responsable lgal Je soussign, ., responsable lgal de lenfant dclare exact les renseignements ports sur cette fiche de liaison. Jautorise par la prsente le responsable du voyage prendre, le cas chant, toutes mesures durgences rendues ncessaires par ltat de lenfant. Date : Signature : DATE DU DERNIER RAPPEL VACCINS RECOMMANDES Coqueluche Rougeole-Oreillons-Rubole Hpatite B Autres ( prciser) DATES

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Annexe VI-Page1

DECISION PORTANT INSTITUTION D'UNE REGIE DE RECETTES ET D'AVANCES AUPRES DE L'ETABLISSEMENT X - Vu le dcret n 92-681 du 20 juillet 1992 modifi relatif aux rgies de recettes et aux rgies d'avances des organismes publics - Vu l'arrt du 11 octobre 1993 modifi habilitant les chefs d'tablissement publics locaux d'enseignement instituer des rgies de recettes et des rgies d'avances,

Le Chef d'tablissement de l'ETABLISSEMENT X arrte TITRE I : Rgie de recettes Article 1 Il est institu auprs de l'ETABLISSEMENT X une rgie temporaire de recettes du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX pour l'encaissement des produits suivants : - Participation des familles aux voyages scolaires - Remboursements de services rendus (communication tlphoniques, photocopies) - Droits d'entre (bibliothque, expositions, manifestations) - Reversements conscutifs des dgradations et des prestations en nature indment perues et restant la charge du personnel ou des lves Ces donnes sont issues du plan comptable fourni avec l'application GFC. S'agissant des comptes de classe 4, ceux-ci sont subdivisibles et leur intitul est laiss la libre saisie de l'agent comptable Article 2 - Le montant maximal autoris de l'encaisse du rgisseur est fix 1000.00 . TITRE II : Rgie d'avances Article 3Il est institu auprs du COLLEGE X une rgie temporaire d'avances du XX/XX/XXXX au XX/XX/XXXX pour le paiement des dpenses suivantes : Nature de dpense - Autres charges ext. diverses - Hbergement - Transport - Droits d'entre (muse) - .. Montant maximum par opration 1500.00 1500.00 1500.00
er

Ces donnes sont issues du plan comptable fourni avec l'application GFC. S'agissant des comptes de classe 6, les libells sont non modifiables. Article 4- Le montant de l'avance consentir au rgisseur est fix .. TITRE III : Dispositions communes Article 5 - Les fonctions de rgisseur de recettes et de rgisseur d'avances peuvent tre confies un mme agent. Article 6- : Le chef d'tablissement est charg de l'excution de la prsente dcision. Le chef d'tablissement (Cachet de l'tablissement) Signature et nom

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Annexe VI-Page 2 ARRETE DE NOMINATION D'UN REGISSEUR DE REGIE DE RECETTES

Cachet de l'tablissement

Sur proposition de : Madame ou Monsieur le Proviseur du Lyce Madame ou Monsieur le Principal du Collge

Ordonnateur des recettes, Aprs accord de M____________________________, agent comptable de l'tablissement

IL EST ARRETE CE QUI SUIT

Madame ou Monsieur _______________________, fonction _________________________ est dsign(e) rgisseur de recettes pour la priode du ___________ au ______________ selon les termes de l'arrt constitutif du _________________________________________

Madame ou Monsieur _______________________, fonction _________________________ est dsign(e) rgisseur de recettes supplant pour la priode du ___________ au ______________ selon les termes de l'arrt constitutif du _________________________________________

Le Rgisseur (nom-prnom)

Pour agrment, L'Agent Comptable (nom-prnom)

Le Chef d'Etablissement (nom-prnom)

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Annexe VI-Page 3 ARRETE CONSTITUTIF DE NOMINATION DE REGISSEUR DE REGIE D'AVANCES

Cachet de l'tablissement

Sur proposition de : Madame ou Monsieur le Proviseur du Lyce Madame ou Monsieur le Principal du Collge

Ordonnateur des dpenses, Aprs accord de M____________________________, agent comptable de l'tablissement

IL EST ARRETE CE QUI SUIT

Madame ou Monsieur _______________________, fonction _________________________ est dsign(e) rgisseur d'avances pour la priode du ___________ au ______________ selon les termes de l'arrt constitutif du _________________________________________

Madame ou Monsieur _______________________, fonction _________________________ est dsign(e) rgisseur d'avances supplant pour la priode du ___________ au ______________ selon les termes de l'arrt constitutif du _________________________________________

Le Rgisseur (nom-prnom)

Pour agrment, L'Agent Comptable (nom-prnom)

Le Chef d'Etablissement (nom-prnom)

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ANNEXE FINANCIERE I. La Comptabilit ordonnateur 1. La comptabilisation des voyages et sorties scolaires obligatoires : principe de gratuit respecter Lorsque la sortie ou le voyage correspond une activit obligatoire et pdagogique, les dpenses sont effectues sur le budget de l'tablissement et/ou sur ressources spcifiques. Aucune participation financire des familles ne peut tre demande. Il n'existe en comptabilit aucun compte 7067 contributions des familles aux voyages scolaires dans les services numrs ci-dessous. Imputations budgtaires La gestion financire et comptable est impute en totalit : - Au service gnral : - sur le chapitre A1 : activits ducatives et pdagogiques - et/ou sur les services spciaux suivants : - J1 : Enseignement technique (y compris la taxe d'apprentissage si la sortie est en rapport avec la formation des lves) - J31, J32, J38 : projet d'tablissement - J4 : Zone d'Education Prioritaire - N8 : subvention de la collectivit territoriale 2. La comptabilisation des voyages et sorties facultatifs Un service spcial unique a t cr pour comptabiliser l'ensemble des sorties et voyages facultatifs, le chapitre N3appariements, voyages, changes. C'est un service spcial sans rserves, quilibr en recettes et en dpenses, gr en tant que ressources affectes. Une recette dite "affecte" a une affectation prcise (ralisation d'un voyage autoris par le conseil d'administration et clairement dfini, tant au niveau des dpenses que des recettes, par un budget prvisionnel). Le montant de la recette doit toujours tre gal au montant de la dpense mandate ce qui explique que la recette ne soit dfinitivement acquise l'tablissement que lorsque la dpense correspondante a t effectue. Il est indispensable de suivre chaque voyage en comptabilit budgtaire l'aide d'un code de gestion spcifique, en recettes comme en dpenses. La cration de codes de gestion doit prcder tout mouvement du compte concern. La participation entre services : le service gnral (A1..), les services spciaux (J1, J3) peuvent participer au service spcial N3 ( prvoir au budget ou par DBM de niveau 3). La contribution entre services s'effectuera par l'utilisation en parallle des comptes 6588 et 7588. Les sources de financements Les voyages facultatifs peuvent tre financs, en tout ou partie par : - des subventions publiques : Etat, collectivits territoriales, fonds europens (OFAJ, SOCRATES) - prlvements sur fonds disponibles : le service spcial N3 ne disposant pas de rserves, il faut procder une ouverture de crdits au service gnral (chapitre A1-compte 6588 contribution entre services de l'tablissement, pour ordre), une prvision de recettes au service spcial (chapitre N3 compte 7588-contribution entre services de l'tablissement pour ordre) et une ouverture de crdit aux comptes de charges du chapitre N3 sur lesquels seront imputs les mandats. - des dons du FSE (autoris par un acte du conseil d'administration) - des dons d'autres organismes privs (le don d'un voyagiste qui conditionnerait la signature d'un contrat avec celui-ci ne peut tre admis) - participation volontaire des accompagnateurs - contribution volontaire des familles J'attire votre attention sur le fait qu'aucune association (FSE) ne peut avancer des fonds au nom de l'tablissement. Il s'agirait d'un dmembrement du service public. Par consquent, aucun reversement n'est possible vers l'association dans ce cas.

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3. La gestion des dons Si le don n'est pas affect par le donateur, une Dcision Budgtaire Modificative pour vote de type 38 doit tre passe en conseil d'administration afin de dcider de son affectation. Si le don est affect par le donateur l'activit voyages, et donc qu'un seul chapitre budgtaire est concern, une Dcision Budgtaire Modificative pour information de type 26 doit tre passe, sous rserve que l'acte concernant le don soit excutoire. Il est vivement conseill que les dons soient anticips pour viter la multiplication des dcisions budgtaires modificatives.

4. La gestion des participations des familles J'attire votre attention sur le fait que l'acte administratif fixant le tarif de la contribution volontaire des familles doit tre excutoire avant l'engagement de l'action. soit le budget initial prvoit le financement de ces voyages/sorties facultatifs soit la traduction financire par DBM (type 2 en gnral) intervient aprs l'acte administratif du conseil d'administration, rendu excutoire (dlai de 15 jours aprs transmission aux autorits de contrle).

5. gestion des reliquats Le conseil d'administration ne peut pas dcider de conserver un reliquat important de voyage pour une sortie ultrieure. En effet, l'article 51-V de la loi de finance rectificative n2001-1276 du 28/12/2001 dispose que : Si les reliquats sont suprieurs 8, ils doivent tre obligatoirement reverss aux familles. "Toute crance infrieure 8 constate dans les critures d'un comptable public et provenant de trop -perus () ou recouvrements pour le compte de tiers, sera dfinitivement acquise la collectivit dbitrice (EPLE) l'expiration d'un dlai de 3 mois, compter de la date de sa notification au crancier (familles)."

Tout reliquat fait l'objet d'un ordre de recette exceptionnel. Les fonds de rserves de l'tablissement sont abonds. Il n'est donc pas envisageable que le conseil d'administration raffecte directement un reliquat, mme prescrit, une autre activit. II. La prise en charge en comptabilit gnrale Aucun engagement (bon de commande, bon de r servation) ne peut tre pris si les recettes ne sont pas inscrites au budget (initial ou Dcision Budgtaire Modificative). Et dans la pratique, on veillera la ralisation des recettes (encaissements, ordres de recettes des familles, ou notifications) hauteur au moins des paiements effectuer (premier versement des familles notamment) pour ne pas mettre en pril les finances de l'tablissement, en particulier quand la masse financire des sorties et voyages est importante par rapport au budget de l'tablissement. La comptabilisation partir du 1 janvier 2008 (note DAF A3 du 22/10/2007) Les comptes 4118 "famille participation aux voyages scolaires -exercice courant " et 4117 " exercice antrieur" sont mouvements en contrepartie du compte 7067 "contribution des familles aux voyages scolaires". Les comptes 468623 et 468663 respectivement "produits recevoir" et "charges payer", des appariements, voyages et changes peuvent tre utiliss pour le suivi des ressources affectes perues au titre des voyages scolaires (subventions spcifiques notamment)
er

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A noter Il n'y a plus d'galit entre les prises en charges des comptes 4682 -4686 et les sommes portes en comptabilit budgtaire au chapitre N3. Le compte 4118 doit tre dbiteur ou nul. Comme tout compte de crances, il doit tre justifi nominativement (dveloppement de soldes avec pice justificative nominative des familles concernes).

Par ailleurs, il est recommand de subdiviser le compte 4118 par voyage avec le mme identifiant de gestion que les comptes 4682 et 4686. Exemple Exemple concernant une classe de 30 lves avec 2 accompagnateurs partant pour lEspagne Le cot du voyage ngoci est de 250 X 32 = 8000 . Les billets des accompagnateurs (250 x 2 doivent tre financs par des produits autres que la participation des familles. Les financements prvus : - Subvention spcifique de la collectivit de rattachement affecte ce voyage : 1000 - Don du FSE (aprs accord du CA) : 1000 - Contribution de ltablissement : 450 - Solde la charge des familles : 5550

Ecritures manuelles : 1. Prise en charge de la subvention de la collectivit de rattachement : D/ :468263 Esp C/468663 Esp 1000 2. Prise en charge du don du FSE D/468263 Esp C:468663 Esp : 1000 12 . Prise en charge de la contribution de lEtablissement D/468263 Esp C/468663 Esp : 450 Ecritures gnres par validation des FQE 3. Encaissement de la participation des familles D/ 5. C/41911 (avances reues des familles 5550 4. Encaissement autres financements D/5.. C/468263 Esp 2000

Ecritures gnres automatiquement par prise en charge du mandat 5./6. sans changement Ecriture manuelle : affectation des avances 7. D/41911 C/4118 Esp 5250 pour le montant ncessaire l'quilibre de la dpense 8. Constatation des reliquats (trop perus des familles) D.41911 c/4664 300 Ecritures gnres automatiquement par la prise en charge de l'ordre de recettes 9. OR subvention de la collectivit de rattachement D/468663 Esp C/744 1000 10. OR don du FSE D/468663 Esp 1000 5250

C/7468

11. OR participation des familles D/4118 C/N3 7067 Contribution entre service 13. mandat pour ordre du service qui donne D/6588 (chap A1) C/468263 14. OR D/468663 C/7588

450 450

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PLANCHE COMPTABLE ANNEXE FINANCIERE

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QUESTIONS REPONSES RELATIVES AUX SORTIES ET VOYAGES

Puis-je rdiger et donner (aux lves ou quiconque) un document relatif mon projet de ma propre initiative ? Non, aucun document ne peut tre diffus sans tre valid au pralable par le chef d'tablissement, de manire explicite. Je souhaite organiser une sortie d'une journe maximum sur temps scolaire (y compris sortie cinma), que faire ? Il s'agit d'une sortie obligatoire qui en principe est gratuite pour l'lve. Se reporter aux modalits figurant sur le dossier sortie. Il est ncessaire de prsenter ce programme en conseil d'administration. Je souhaite organiser un voyage, que faire ? Je prends connaissance de la charte vote en CA le XX/XX/XXXX. je la lis attentivement et je la respecte. Ne pas organiser de voyage en dcembre (compte tenu des contraintes rglementaires qui s'imposent au service de gestion). Je constitue un dossier de projet de voyage facultatif (dossier retirer au service intendance). Je souhaite organiser des actions du Foyer socio-ducatif ou faire appel au Fonds social pour aider financer le projet de voyage avec les lves, comment procder ? Un accord pralable du Prsident du Foyer socio-ducatif est ncessaire avant d'engager toute action. Le FSE grera alors l'ensemble des encaissements et le rglement des factures lis l'action. Puis, le FSE fera un don des bnfices l'tablissement. Le don est accept par une dlibration du Conseil d'administration de l'EPLE. Il est non affect et concerne l'activit sortie/voyages scolaire pour l'ensemble des lves, mme les non adhrents du FSE, selon le principe d'galit. Un lve me semble avoir besoin daide financire (demande d'attribution de fonds social), je contacte l'assistante sociale de l'tablissement (numro de poste : .) et le CPE concern. Attention aux dlais il est prfrable d'organiser les actions avant la fin janvier pour des raisons de calendrier. Puis-je demander une aide aux mairies pour financer mon voyage, de ma propre initiative ? NON, seul le chef d'tablissement, reprsentant de l'tablissement est habilit solliciter des subventions. La Le courrier est prpar par lorganisateur du voyage, puis dpos au secrtariat de direction pour signature par le chef dtablissement. Toute subvention attribue par une commune ou d'autres collectivits doit contribuer au financement global des voyages et sorties scolaires. L'tablissement ne peut pas recevoir de subvention pour rduire des dpenses nominatives, ni envisager de recevoir des sommes qui seraient rembourser aux familles. Puis-je proposer un nombre dlves suprieur au nombre de places prvues ? NON, mais je peux prvoir une liste supplmentaire condition den avoir inform les intresss. Quel encadrement doit-on prvoir ? Sauf pour les activits sportives qui relvent dune rglementation spcifique ( cf. BO n30 du 24 juillet 2003 et BO n32 du 9 septembre 2004), il appartient au chef dtablissement dvaluer le nombre daccompagnateurs ncessaires compte tenu de limportance du groupe, de la dure du dplacement, des difficults ou des risques que peut comporter le parcours suivi par les lves (Cf. circulaire n 96-248 du 25/10/1996 - BO n39 du 31 octobre 1996).Il est dusage de compter un accompagnateur pour 10 15 lves en plus du professeur organisateur du voyage. Il est donc ncessaire de prendre attache auprs du chef dtablissement pour lui soumettre votre proposition sur les bases nonces ci dessus. Puis-je encaisser des sommes en espces pour le voyage ? 2 cas de figure NON : Si aucune rgie n'a t cre : llve doit rgler au service intendance qui transmet au professeur responsable du voyage, la copie de la quittance. OUI : Si vous avez t rgulirement nomm rgisseur de recettes de l'tablissement ou mandataire Puis-je faire une dpense sur place lors de mon voyage ? NON, sauf si celle-ci tait prvue dans le budget prvisionnel et autorise par le service intendance, dans les conditions de la rglementation comptable. OUI : Si vous avez t rgulirement nomm rgisseur d'avances de l'tablissement ou mandataire

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Un lve souhaite une att estation de voyage pour le comit dentreprise dun parent ? Le service intendance tablit suivant la liste des demandes tablies par le professeur responsable du voyage, le justificatif afin que le parent puisse se faire rembourser par son C.E.

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Rfrences juridiques sur les voyages scolaires CODES ET LOIS Code des Marchs publics Article L132-2 Code de lducation : principe de gratuit de lducation Articles L 421-11 et L 421-14 du Code de lducation : rle des autorits de contrle concernant un voyage scolaire Art. L 551-1 Code de lducation : relatif aux activits pri-scolaires Article L911-4 du Code de lducation) : prvoit que la responsabilit de ltat, reprsente par le prfet, se substitue celle des membres de lenseignement public. Loi de finances n66-948 du 22 dcembre 1966- art 21 (modifie par la loi de finances n84-1208 du 29 dcembre 11984, modifie par la loi de finances rectificative pour 2001 n2001-1276 du 28 dcembre 2001 art.51.V) relative l'apurement de petits reliquats :"seuil des 8 Loi n92-645 du 13 juillet 1992 + dcret n94-490 du 15 juin 1994 fixant les conditions dexercice des activits relatives lorganisation et la vente de voyages ou de sjours. DECRETS Dcret n62-1587 du 29 dcembre 1962 portant rglement gnral sur la comptabilit publique Dcret n85-924 du 30 aot 1985 relatif aux tablissements publics locaux d'enseignement (EPLE) ARRETES Arrt du 11 octobre 1993 modifi par larrt du 10 s eptembre 1998 concernant la cration des rgie davances et de recettes Arrt du 21 dcembre 2001 relatif l'habilitation des Chefs d'EPLE instituer des rgies de recettes et des rgies d'avance. Arrt du 18 mai 2009 du ministre de l'cologie modifiant l'arrt du 2 juillet 1982 relatif aux transports en commun de personnes - article 7- publi au JORF n0137 du 16 juin 2009, page 9804, texte n7

CIRCULAIRES Circulaire n76-260 du 20 aot 1976 : rel. aux sorties et voyages collectifs dlves. Circulaire n76-353 du 19 octobre 1976 : relative ouverture du systme ducatif sur ltranger : appariements dtablissements scolaires, changes de classe. Circulaire n79-186 du 12 juin 1979 : rel. aux sorties et voyages collectifs dlves caractre fa cultatif Circulaire interministrielle n 81-46 et 81-252 du 9 juillet 1981 : relative ltablissement par les Chef dEPLE, de listes tenant lieu aprs authentification par les prfets dautorisations collectives de sortie du territoire pour les mineurs qui effectuent en groupe des voyages scolaires ltranger. Circulaire n88-254 du 6 octobre 1988 relative la dconcentration de la dlivrance des autorisations de sorties et voyages collectifs d'lves du second degr Circulaire n 96-248 du 25 octobre 1996 - BO n39 du 31 octobre 1996 relative la surveillance des lves Circulaire n97-193 du 11 septembre 1997 : relative la drogation la rgle du paiement aprs service fait INSTRUCTIONS Instruction codificatrice n 98-065-M9-R du 4 mai 1998 relative la convention de mandat procuration de lagent comptable vers un mandataire pour rcolter des fonds NOTES DE SERVICES Note de service ministrielle n85-229 du 21 juin 1985 : relative aux assurances scolaires dans les EPLE. BO n30 du 24 juillet 2003 relatif aux conditions d'encadrement de certaines activits sportives BO n32 du 9 septembre 2004 relatif aux conditions d'encadrement de certaines activits sportives Note de service ministrielle n2005-205 du 31/11/2005- BO n45 du 8 dcembre 2005 relative l'agrment de l'EPLE par l'ANCV pour le paiement d'un voyage scolaire par chques vacances.

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