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GESTIN AUTOESCUELAS

PROCEDIMIENTOS

Gestin Autoescuelas
El proceso descrito es aplicable a cualquier permiso ordinario, es decir, A, B, C, D, E.

1.- Matriculacin.
Un alumno llega a la autoescuela. En un primer momento se le informa de las tarifas, condiciones y se resuelven las dudas que puedan surgir. Una vez la persona toma la decisin de realizar el curso de obtencin del permiso, el alumno selecciona el curso que necesita entre las opciones que se le ofrecen, tras haber hablado con el personal de administracin. El personal administrativo introducir la informacin en la base de datos del programa de gestin de la autoescuela generando as el correspondiente contrato. El pago inicial se corresponde, en base al curso elegido, al importe de matrcula (tarifa de precios). Automticamente el personal de administracin proceder a la inclusin de los datos de alumno en el Libro Registro de Trfico. Si el alumno ha contratado slo la formacin prctica, automticamente entrar en el proceso de Formacin Prctica, tras comprobar o dar de alta en el libro de registro de trfico. Si quiere recibir tambin la formacin terica, el personal administrativo le entregar el material didctico y empezar la Formacin Terica.

Documentacin relacionada con este proceso: Contrato de enseanza Recibo de pago Tarifas de precios Libro Registro de Trfico Material de enseanza (libros) DNI del alumno

2.- Formacin Terica.


Dentro del Departamento de Formacin, cada profesor de terica es responsable de la formacin de los alumnos que asisten a sus clases. As mismo el Responsable del Departamento de Terica, como coordinador supervisa el trabajo de los profesores y el resultado de los alumnos. El alumno selecciona el horario que ms le interesa y empieza a recibir clases tericas a la vez que puede ir realizando los diferentes test de aprendizaje. Dichos test se pueden realizar a travs de los siguientes medios: 1. Internet. 2. Carpetas de test en papel 3. Aula de Ordenadores en la autoescuela. El alumno continuar haciendo test y asistiendo a clase, hasta que el profesor de terica le considere apto para presentarse al examen; para tomar esta decisin, entre otros aspectos, se tiene en consideracin los resultados de las estadsticas de los test on line y de la autoescuela. Si por el contrario, el profesor considera que el alumno no est preparado el alumno por su cuenta y riesgo puede solicitar la inscripcin en la prueba.

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PROCEDIMIENTOS

3.- Presentacin a examen Terico.


El alumno aporta la documentacin necesaria a administracin. Si es la primera vez que se va a presentar al examen pagar las tasas correspondientes, si todava le queda convocatoria pendiente no realizar este pago. El personal administrativo confecciona la relacin de alumnos que se van a presentar al examen una vez que cuenta con toda la documentacin requerida para ello. Para asegurar que el alumno entrega toda la documentacin a tiempo, administracin le har saber la fecha tope de entrega de la misma. El Director revisa dicha relacin para asegurarse que todo es correcto y la presenta correctamente firmada y sellada donde procede en las oficinas de la Jefatura Provincial de Trfico (JPT) con un periodo de antelacin de aproximadamente una semana. Unos das despus de la entrega de dicha documentacin en la JPT, el Director recoge de all los expedientes; en el caso del expediente para el terico ste viene sellado; y la hora y fecha de examen es comunicada por email a la Organizacin. Si todo es correcto el alumno puede presentarse al examen. Despus de realizar el examen; en un plazo aproximado de 24h, la Organizacin recibe por parte de la Asociacin Provincial de Autoescuelas un comunicado en el que se especifica el resultado de los exmenes tericos de los alumnos. El personal de administracin comunica el resultado al interesado e incorpora este dato al expediente del alumno. Si ha suspendido continuar con la formacin terica. Si ha aprobado pasar a la formacin prctica; de manera que la Responsable de Administracin proceder a hacer su correspondiente cartulina que colocar en el casillero de alguno de los profesores; comunicndoselo siempre a ste. Dichas cartulinas contendrn, al menos los datos del alumno, su telfono, fecha en la que ha aprobado el terico y horario disponible.

Documentacin relacionada con este proceso:


Carpeta examen, debe contener: Ficha del alumno Relacin de alumnos a examen terico Ficha del alumno Autorizacin para gestiones en trfico Expediente del alumno Solicitud de examen Psicotcnico Fotocopia del DNI Fotocopia del Carn de Conducir del alumno (si el alumno ya posee otro permiso) Taln Foto

4.- Formacin prctica.


Dentro del departamento de formacin prctica, cada profesor de prctica es responsable de la formacin de los alumnos a los que ensea a conducir. As mismo el Responsable de formacin terica, como coordinador, supervisa el trabajo de los profesores y el resultado de los alumnos.

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PROCEDIMIENTOS

El alumno, una vez que est capacitado para comenzar las clases prcticas, avisa de ello a la Responsable del departamento de Administracin con el fin de que se produzca la asignacin de profesor a partir de la disponibilidad de ambos, siempre acordando la mejor opcin para el cliente. El Responsable de administracin procede a la apertura de la Cartilla del Alumno la cual estar en posesin del profesor; ser en ella donde anotar todo aquello que asegure un perfecto control y seguimiento de la evolucin del alumno. Si durante la imparticin de las clases prcticas, el profesor detectara alguna anomala por parte del alumno lo comunicar de forma inmediata al Responsable de formacin prctica. El control sobre las clases prcticas se llevar de la siguiente manera; cada profesor es conocedor de los alumnos que tiene y a partir de ah procede a la organizacin de las clases segn disponibilidad de horarios. Dicho control queda plasmado en su correspondiente Parte Diario que l mismo confecciona. Al final de la jornada o a lo largo de la maana del da siguiente; cuando el profesor deje una copia del Parte Diario a la Responsable de Administracin, sta comprobar las clases prcticas con el control de clases que el alumno previamente le haya dicho. El alumno continuar recibiendo clases hasta que el profesor estime que se encuentra capacitado para la presentacin. Si el alumno decide hacerlo por su cuenta y riesgo, puede solicitar la inscripcin en la prueba.

Documentacin relacionada con este proceso: Cartilla (Ficha del alumno Prctica) Cartulina alumno Control de clases Parte Diario del Profesor

5.- Presentacin a examen prctico.


El Responsable de cada departamento de formacin ser el principal responsable del seguimiento del proceso de presentacin a examen. El alumno aporta la documentacin necesaria a administracin. Si es la primera vez que se va a presentar al examen o no dispone de convocatorias pendientes, pagar las tasas correspondientes, si todava le queda convocatoria no realizar este pago. El personal administrativo confecciona la relacin de alumnos que se van a presentar al examen una vez que cuenta con toda la documentacin requerida para ello. Para asegurar que el alumno entrega toda la documentacin a tiempo, administracin le har saber la fecha tope de entrega de la misma. El Director revisa dicha relacin para asegurarse que todo es correcto y la presenta correctamente firmada y sellada donde procede en las oficinas de la Jefatura Provincial de Trfico (JPT) con un periodo de antelacin de aproximadamente una semana. Unos das despus de la entrega de dicha documentacin en la JPT, el Director recoge de all los expedientes; en el caso del expediente para los exmenes prcticos es en dicho expediente sellado donde se detalla la hora y fecha de examen. Si todo es correcto el alumno puede presentarse al examen.

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PROCEDIMIENTOS

En este caso despus de realizar el examen, el profesor de prcticas que les ha llevado a la pista de exmenes, les comunicar el resultado a partir de los calcos entregados por parte de la JPT. En la autoescuela, el personal de administracin incorporar este dato al expediente del alumno. Si ha suspendido continuar con la formacin prctica y su cartulina se redistribuir en el casillero de control de alumnos prcticas-profesores. En el caso de los alumnos que no retomen las clases prcticas de forma inmediata a haber suspendido, sus cartulinas se colocarn en lugar para ello y la Responsable de Administracin har un seguimiento telefnico sobre ellos con una periodicidad de unas tres semanas. Si por el contrario, el alumno ha aprobado, el profesor entrega la cartilla del alumno a la responsable de administracin para que cuadre la relacin de las clases dadas con los controles de clases prcticas por el alumno y sus correspondientes pagos. Una vez que est todo correcto se indica se registra el APTO, se archiva toda la documentacin correspondiente y procede a la tramitacin del permiso de conducir segn lo detallado en la IT-06 Tramitacin del Permiso de Conducir.

Documentacin relacionada con este proceso:


Carpeta examen, debe contener: Relacin de Alumnos presentados a examen prctico por Profesro/vehculo Autorizacin para gestiones en trfico Apto terico Expediente del alumno Solicitud de examen Psicotcnico Fotocopia del DNI Fotocopia del Carn de Conducir del alumno (si el alumno ya posee otro permiso) Taln Foto

6.- Tramitacin del permiso.


El Responsable del Departamento de Administracin ser el encargado de la tramitacin del permiso de conducir hasta donde la autoescuela puede llegar, ya que el proceso final queda en manos de la Jefatura Provincial de Trfico (JPT). Las desviaciones que se generen en esta fase final del proceso no son responsabilidad de la Autoescuela. El personal de administracin revisar la cuenta del alumno con el fin de conocer si tiene algn pago pendiente. Si todo est correcto empezar la revisin del expediente del alumno, si no tendr que pagar lo que est pendiente. El personal de administracin elaborar el taln foto y se lo dar al alumno para que lo firme. Una vez est hecho esto, se finaliza el expediente del alumno y se enva la documentacin a la JPT. La JPT revisa la documentacin aportada y si est correcta enva la documentacin a la Casa de la Moneda y Timbre quien realiza el carn y lo enva al domicilio del alumno. En caso de aparecer alguna irregularidad la documentacin, esta ser revisada por la autoescuela y despus nuevamente presentada en la JPT.

Documentacin relacionada con este proceso: Taln foto. Expediente