5 herramientas personales para la comunicacin exitosa Mtodo para realizar presentaciones con placer y seducir a las audiencias Marcel

Antonorsi Blanco Para hablar bien en pblico, disfrutarlo, seducir a las audiencias y lograr sus propsitos, es indispensable utilizar con destreza los recursos naturales de que disponen los seres humanos para comunicar sus ideas y conocimientos de manera contundente. Para dominar la comunicacin personal contundente, el presentador tiene que utilizar en todo momento las cinco poderosas herramientas con que cuenta. Slo as ser capaz de transmitir efectivamente sus mensajes para convencer a sus audiencias y lograr sus objetivos. Presentaciones Una presentacin es la comunicacin organizada y eficaz de mensajes que impresionan y convencen a la audiencia, mediante la correcta utilizacin de los recursos y apoyos disponibles. Pero esos recursos no son slo de carcter externo. En esta cuenta incluimos las herramientas personales de que disponemos los seres humanos para comunicarnos . El dominio del tema, la identificacin muy clara de los objetivos que perseguimos y la preparacin lgica y sistemtica de los contenidos que vamos a transmitir, son tres condiciones indispensables para tener xito cada vez que hay que hablar en pblico. Tcnicos y expertos. En su vida de trabajo, los profesionales de cualquier disciplina, bien durante su poca acadmica, bien a lo largo de su experiencia laboral, profundizan da a da el conocimiento de sus materias especficas. Esa acumulacin de conocimientos les va a permitir llegar a ser verdaderos expertos. Es frecuente que, una vez al frente de sus responsabilidades laborales, y como parte de su plan de desarrollo de carrera, los profesionales asistan a una serie de cursos destinados precisamente a que manejen con una propiedad cada vez mayor las particularidades y las novedades de su campo especfico de accin. Con ello lograrn un conocimiento muy detallado de su "qu", de las materias a las que han dedicado su vida de trabajo. No nos entrenamos para comunicar No suele ser el mismo caso, lamentablemente, en el campo de las habilidades que hay que tener para comunicar con xito esos conocimientos a otras personas. Muy por el contrario, lo que sucede en la mayora de los casos es que, cuando a un profesional le corresponde hacer una presentacin, se dispone con toda seriedad y responsabilidad a preparar los contenidos de su exposicin, muchas

veces sin contar con una metodologa adecuada. Ese proceso es fundamental y hay que dedicarle mucho cuidado y tiempo. A la hora de comunicar sus conocimientos, de enfrentarse a la audiencia a la que ha de dirigirse, el presentador suele hacer lo que ha visto cientos de veces desde su butaca de miembro de una audiencia. Reproduce, sin mucha reflexin ni anlisis, la forma en la que otros expositores hacen sus presentaciones. Desdichadamente para l, la mayora de esos expositores ha hecho lo mismo que l. En ese proceso de imitaciones se van asentando vicios que atentan contra la buena comunicacin. Fondo y forma El profesional piensa y estudia mucho, pues, su "qu" (el fondo). Pero estudia o analiza muy poco, y en ocasiones nada, el "cmo" (la forma). La cuestin est en que la parte formal de una presentacin es tan importante como la otra, la de fondo, a la que el presentador s dedica muchas horas de investigacin, de pensamiento y de trabajo. Para las audiencias una presentacin es un acto compuesto por un fondo y por una forma. Esperan que ambas cosas sean bien manejadas por el presentador. El juicio que normalmente se hace de una presentacin es de carcter integral, y muchas veces injustamente simplificado: "La presentacin fue buena", "la presentacin fue mala", "ese seor s sabe", "ese seor es un improvisado". En muy contadas ocasiones se diferencia una cosa de la otra. No hay manera de evitar que la impericia para manejar la forma afecte de manera negativa a las presentaciones como un todo. Cuando el presentador se da cuenta de que no maneja el "cmo" de la presentacin, experimenta una perversa cadena de sensaciones: frustracin, incomodidad, prdida de prestigio, estancamiento profesional, desaprovechamiento de oportunidades. Mientras eso le sucede al presentador, los miembros de la audiencia se aburren. Dejan el recinto en el que tuvo lugar la presentacin con las manos vacas y con la desoladora impresin de haber desperdiciado su tiempo, el cual habran aprovechado mucho mejor en otra parte, o haciendo otra cosa. Manejo de los recursos para la comunicacin De la misma forma en que es imprescindible manejar el fondo de las presentaciones, es tambin indispensable que el presentador domine los recursos de que dispone para comunicar sus conocimientos de manera contundente. Lenguaje Manejar con propiedad y correctamente el lenguaje que se comparte con los miembros de la audiencia es una exigencia condicionante para el xito de cualquier presentacin. Pero no es ese el nico lenguaje que el presentador debe manejar igualmente bien. Otros recursos Todas las personas cuentan con un conjunto de recursos, adems del lenguaje oral, que utilizan para comunicarse con sus semejantes. En la mayora de los casos en los que la gente se comunica con los dems hace un adecuado uso de

esos recursos, casi siempre de manera inconsciente. En la vida cotidiana ser muy difcil escuchar a alguien decir "no s qu hacer con las manos", cuando habla directamente con otra persona, o "me tiemblan las manos", o "se me ponen las manos heladas". Esas sensaciones se experimentan solamente cuando las personas se enfrentan a una audiencia para comunicarle sus ideas, sus conocimientos. En situaciones individuales las personas normalmente utilizan eficientemente todos sus recursos para la comunicacin. Sin embargo, no es siempre as cuando se trata de presentaciones frente a una audiencia. Nos referimos a esas ocasiones en las que el expositor debe enfrentarse a una audiencia, en una situacin planificada o no, a la que tiene que dirigirse para comunicarle un contenido sobre un tema en particular, el cual, en la mayora de los casos, domina ampliamente. Desagradable De acuerdo con sus propios testimonios, para muchas personas hablar en pblico es una experiencia desagradable, que les produce incmodas sensaciones mentales y corporales. Se debe precisamente a esas sensaciones el que rechacen hacerlo, o que lo hagan a disgusto, y mucho ms como una obligacin, que como un acto del que puedan obtener resultados provechosos y, mucho menos, que les produzca placer. Crece a diario el nmero de profesionales de todo tipo que tiene la necesidad de hablar en pblico. No importa si se trata de un vendedor de plizas de seguros, del responsable del reclutamiento de personal para una empresa multinacional, del presidente de una institucin financiera, o de un funcionario gubernamental. Todos ellos tienen un mensaje que transmitir y un objetivo que lograr. Todo aquel que ocupa una posicin de responsabilidad en organizaciones pblicas o privadas, en empresas nacionales o multinacionales, en instituciones sin fines de lucro, debe dirigirse con frecuencia a una audiencia para solicitar la aprobacin de un proyecto, de un presupuesto; para darle detalles sobre las caractersticas de un plan de trabajo; para convencerla sobre las ventajas de un producto o de un servicio; para conseguir su incorporacin a un programa de aporte social. Para comunicarle, en fin, sus ideas, sus conocimientos sobre temas que para l tienen una importancia especial y que deben ser comunicados de forma tal que la audiencia tambin los perciba importantes. Cuando el expositor se enfrenta a una audiencia debe disponer de las armas (y saber manejarlas) que le van a permitir alcanzar el xito. Hablar en pblico es, pues, un instrumento de trabajo que debe ser utilizado con propiedad por todo aquel que necesita expresarse directamente ante otras personas. Ocurre con frecuencia que profesionales altamente calificados en el manejo de sus especialidades, en la oportunidad de tener que exponer sus conocimientos en pblico pasan muy malos ratos, sienten enormes frustraciones, desaprovechan oportunidades de crecimiento personal y profesional. Ms grave an, tanto para el

expositor como para la organizacin que representa, esas oportunidades probablemente no aparecern nuevamente. Agradable A quienes sienten incomodidades corporales y mentales ante la eventualidad de tener que realizar presentaciones en pblico les sonar extrao, y quiz lo pongan en duda, el que afirmemos de manera categrica que hablar en pblico puede llegar a ser una experiencia enriquecedora y muy agradable. Pero primero que nada hay que comenzar por identificar las razones de esas incomodidades, conocidas por muchos como miedo escnico. El primer paso que debemos dar en todo proceso de aprendizaje es identificar y conocer por qu las cosas ocurren. Hay que saber por qu sentimos eso que nos produce angustias, ansiedades, inseguridades, y que comnmente llamamos miedo escnico. El miedo escnico y el uso provechoso de sus consecuencias Sentir miedo escnico es la cosa ms natural de este mundo. Muchas personas experimentan esta muy desagradable sensacin, la cual en ocasiones puede llegar a tener las dimensiones de una fobia. Todos sentimos algn grado de miedo escnico cada vez que nos toca pararnos frente a una audiencia para hacer una exposicin sobre cualquiera que sea el tema de que se trate. Un miedo normal Los resultados de numerosas investigaciones realizadas en diversos pases del mundo indican que el miedo escnico es uno de los ms comunes. En muchos casos encabeza la lista de los ms serios temores que experimentan los seres humanos. Es perfectamente natural sentir algn tipo de incomodidad cuando estamos enfrentados a una audiencia para hacer una exposicin. Esas incomodidades mentales no son otra cosa que las consecuencias de un estado de nervios producto del miedo escnico, el cual tiene las mismas races y produce las mismas reacciones que el miedo que sentimos cuando nos encontramos en cualquier otra situacin de riesgo. Frente a cualquier amenaza, el organismo produce sus propios mecanismos de defensa. Un caso comn Pensemos en lo que nos sucede cuando sentimos miedo por la presencia de un perro furioso. En una situacin as, el cerebro, de manera autnoma, dispara una serie de rdenes para que el organismo produzca una carga energtica extraordinaria que nos permita enfrentar la situacin. Esa carga energtica extraordinaria es la que explica por qu en una situacin tal, podamos ser capaces de correr a velocidades nunca antes imaginadas y de esa manera preservar nuestra integridad fsica.

Pongamos a un lado por un momento el ejemplo del perro y vaymonos a una situacin real, en la que tenemos que hacer una exposicin en pblico. Estamos frente a una audiencia a la que queremos transmitir una idea, comunicar un mensaje, lograr una reaccin. Sabemos que cada una de las personas que est en esa audiencia, importa poco si son diez o cuarenta, est formndose una imagen de nosotros. Sabemos que cada uno de ellos espera algo del expositor. Esa es, pues, y sin duda alguna, una situacin de riesgo, porque puede que defraudemos a la audiencia. Es posible que algo nos salga mal. Existe la posibilidad de que se nos olvide lo que queramos decir, o que falle uno cualquiera de los equipos de apoyo que estamos utilizando para comunicar nuestros mensajes. La del perro y esta ltima son situaciones distintas en la calidad de las consecuencias que ambas pudieran tener, pero muy similares por el riesgo que corremos. En la primera est en riesgo nuestra integridad fsica. No as en la segunda, en la que esa posibilidad es muy remota. Pero lo que s puede sucedernos en ese caso, y eso lo sabemos perfectamente bien, es que resulte lesionada, nada ms y nada menos que nuestra reputacin, una parte que es tan importante para nosotros como el cuerpo. Estamos conscientes de que si no lo hacemos bien recibiremos un duro golpe en nuestro prestigio, que nuestra imagen ser vulnerada. En el ejemplo del perro, cuando la persona amenazada corri, gast de manera provechosa esa carga energtica. Us bien la energa extraordinaria que produjo el organismo para enfrentar la amenaza que para su integridad fsica representaba la presencia del perro furioso. Frente a una audiencia Cuando se enfrenta a una audiencia para comunicarle sus ideas, y visto que en esos casos tambin existe una amenaza, el organismo de la gente tambin produce una carga de energa extraordinaria, precisamente con la intencin de que pueda disponer de la energa que requiere para enfrentar y vencer esa amenaza. El propio organismo se encarga de gastar esa energa. Pero no todos los organismos reaccionan de la misma manera, lo que explica que las personas consuman esa energa de manera muy diferente. A algunas le tiemblan las piernas, a otras se les altera el ritmo cardaco y se les produce una taquicardia, a otras se les modifica el funcionamiento normal de las glndulas sudorferas, a otras se les dificulta la respiracin. Como consecuencia de la incapacidad para manejar provechosamente la carga energtica extraordinaria que producen las personas cuando se enfrentan a una audiencia, experimentan un funcionamiento anormal en alguna parte de su organismo. Uso correcto de los recursos El uso adecuado de los recursos para la comunicacin con que cuentan los seres humanos es el mecanismo para eliminar esta desagradable situacin. Con el

manejo apropiado de esas herramientas, reproducen la situacin de comunicacin cara a cara. Ya no es ms una persona que se dirige a muchas. Ahora es una persona, el presentador, que se dirige siempre a una sola persona de la audiencia. De esta manera se elimina la desproporcin que existe entre un emisor individual y un receptor colectivo. Cuando las personas que hablan en pblico hacen buen uso de los recursos de que disponen para la comunicacin, gastan de manera provechosa la carga energtica que se produce en el organismo en esa circunstancia. Recursos personales para la comunicacin. Las herramientas. Como ha sido ya dicho, adems del lenguaje oral, las personas cuentan con otros recursos para comunicar sus ideas, sus conocimientos. Y como tambin ha sido ya dicho, hacen buen uso de esos recursos cuando estn es situaciones individuales de comunicacin. Es decir, las personas saben usarlos. Esos recursos son cinco: la vista, la voz, la expresin facial, la gesticulacin y la postura del cuerpo. 1. La vista Los seres humanos se comunican con tan slo mirarse. El contacto visual es un poderoso vnculo de comunicacin que se establece entre los interlocutores. El sentido de la vista es de tal manera til e importante para la relacin de los seres humanos con su entorno, que lo que el pblico ve en una presentacin lo impresiona enormemente. El uso correcto del sentido de la vista como elemento para la relacin del presentador con su audiencia, es la primera de las herramientas con que cuentan los seres humanos para comunicarse eficientemente. A efectos de la influencia que tiene sobre el bienestar del presentador, quiz sea la ms importante de todas. El uso correcto de la comunicacin visual rinde una serie de ventajas para el expositor y para los miembros de la audiencia. Reproduce la comunicacin cara a cara, que es la forma ms contundente de comunicacin entre las personas. Crea una sensacin de seguridad que ayuda al presentador a organizar sus ideas. Permite al expositor evaluar su desempeo mientras se est desarrollando la presentacin. Logra que el presentador pueda percibir la actitud de los miembros de la audiencia. Facilita que los miembros de la audiencia encuentren ms convincente al presentador. Para manejar correctamente la comunicacin visual, recomendamos al presentador que siga los pasos siguientes:

 Antes de comenzar a hablar, el expositor debe fijar la vista en los ojos de una cualquiera de las personas que se encuentran en la audiencia. El primer contacto de comunicacin del presentador con su audiencia ha de ser siempre por intermedio de la relacin visual. Una vez establecida esta comunicacin silenciosa, el expositor comenzar su discurso, dirigido nicamente a la persona con quien mantiene esa relacin visual. Mantendr la comunicacin visual con esa persona hasta que desarrolle por completo una idea. Se podr buscar otros ojos para establecer una nueva comunicacin visual solamente cuando el discurso acepte una interrupcin que no afecte el sentido de lo que est diciendo el hablante. As como en el lenguaje escrito hay que utilizar correctamente los signos de puntuacin (punto, coma, punto y coma, punto y seguido, punto y aparte) para que la idea que se est expresando no pierda su sentido, en la comunicacin visual tambin hay que usar correctamente los signos de puntuacin, que son los cambios de destino de la mirada. En la comunicacin visual el presentador buscar los ojos de otro miembro de la audiencia nica y exclusivamente cuando sienta que, si estuviese escribiendo esa idea que est diciendo, puede utilizar un signo de puntuacin sin que se interrumpa la fluidez de la idea. La duracin de la comunicacin visual con cada interlocutor no puede ser muy breve, pero tampoco debe ser muy prolongada. En ambos casos se produce efectos negativos en el presentador, lo mismo que en la audiencia. 2. La voz La voz es otra de las poderossimas herramientas con las que cuentan los seres humanos para comunicarse. La forma en la que el hablante utiliza la voz influye de manera decisiva en el grado de atencin del oyente. La manera en que el expositor utiliza la voz impresiona al pblico de manera contundente . Por medio de la voz se transmite el contenido de las ideas y la informacin que las soporta. El uso correcto de la voz proporciona una serie de ventajas para el expositor y para los miembros de la audiencia: Todos oyen bien la presentacin. Cuando todos los miembros de la audiencia oyen con comodidad, prestan ms atencin al presentador. Se logra un alto nivel de recordacin de los mensajes por parte de la audiencia. El expositor transmite su entusiasmo y el compromiso que tiene con eso que est comunicando con palabras, razn por la cual convence con ms facilidad a la audiencia de la importancia de sus mensajes. El expositor gasta de manera provechosa la carga energtica que experimenta cuando hace presentaciones pblicas. Para llegar a manejar correctamente la voz, el presentador debe seguir los siguientes pasos: Hablar con firmeza. Se recomienda aplicar fuerza a la voz desde el momento mismo en el que se inicia la exposicin.

 Aumentar el volumen de la voz en funcin del tamao de la sala y de la audiencia. Es total responsabilidad del expositor que en el recinto se oiga bien lo que est diciendo. Pronunciar correctamente las palabras. Hablar al ritmo, la entonacin y el volumen que exige el significado de los mensajes que desea comunicar. Acentuar con variaciones de tono y de volumen palabras e ideas que son clave para lograr el propsito de la presentacin. En el mundo de la prensa, esas acentuaciones se corresponden con los titulares de prensa, en los cuales se resume y se destaca el asunto ms importante del tema que se trate. A lo largo de su presentacin, el expositor tendr que "titular" muchas veces para resaltar lo que l sabe que, debido a la importancia que tiene para el logro de sus propsitos, hay que resaltar Utilizar de manera adecuada los silencios que deben existir en cualquier discurso. El silencio enmarca y destaca la importancia de algunas de las ideas fundamentales del discurso y permite que la audiencia medite y analice lo que escucha. El poder comunicativo del silencio es muchas veces mayor que el de las palabras. 3. La expresin facial El rostro de los seres humanos tiene un inmenso valor comunicativo. Mucho ms que las palabras que se emiten, las expresiones faciales son capaces de comunicar los estados de nimo de las personas. El uso correcto de sus expresiones faciales produce al expositor una serie de beneficios: Se "conecta" rpidamente con el pblico. A las audiencias las seduce la amabilidad que expresa un rostro afable y sonredo. Comunica lo que desea verdaderamente comunicar y se fortalece el sentido del mensaje, puesto que el mensaje facial acenta lo que se dice con las palabras Se crea un ambiente agradable, gracias al cual se alcanzan los objetivos de la comunicacin de un modo ms eficiente. Para manejar de manera adecuada los smbolos que emite a travs de la expresin facial, se recomienda que el presentador cumpla con los siguientes requisitos: Sonrer de manera natural an antes de comenzar a hablar. La sonrisa hace sentir bien al hablante y es grata para el oyente. A las audiencias les gusta participar en actos agradables. El expositor tiene la responsabilidad de hacer de su presentacin un acontecimiento de calidad, memorable, til y grato para las audiencias. Evitar mantener la cara y la frente arrugadas si el mensaje que se intenta comunicar nada tiene de dramtico o de lamentable. Mostrar un rostro distendido, agradado. Acompaar a sus mensajes orales con armoniosas expresiones faciales, o lo que es lo mismo, administrar convenientemente la cara de circunstancia. 4. La gesticulacin

Otro de los recursos con los que cuenta el presentador para comunicarse con los miembros de su audiencia es la gesticulacin, la cual se realiza bsicamente con los brazos y con las manos. Cuando se controla el lenguaje de los gestos, los contenidos que desea comunicar el presentador logran su efecto de manera eficiente: La gesticulacin incrementa la atencin de la audiencia hacia lo que est comunicando de manera integral el expositor. Los gestos adecuadamente dosificados aumentan el poder comunicativo del presentador. Los gestos bien usados aumentan la recordacin del mensaje en la mente del oyente, quien oye y ve el mismo contenido. La gesticulacin natural y coherente hace que el presentador sea ms convincente. La utilizacin enftica y dinmica de los gestos demanda un consumo provechoso de la energa corporal que el presentador genera cada vez que se enfrenta a una audiencia. Para manejar correctamente el lenguaje de la gesticulacin, el presentador deber prestarle atencin a las siguientes recomendaciones: "Decir" con gestos lo mismo que se dice con las palabras. Ser muy natural con el uso de los gestos, los cuales han de estar siempre en armona con los rasgos propios de la personalidad del expositor. Utilizar con nfasis los brazos y las manos, en el mbito completo del espacio de los gestos, que no deben restringirse siempre a la zona frontal del pecho del hablante. Reposar con naturalidad los brazos extendidos hacia las piernas, lo que le permitir al expositor gesticular nuevamente en la totalidad de su espacio. 5. La postura corporal La quinta de las herramientas para la comunicacin contundente a las que nos hemos referido en este artculo es la postura corporal del expositor, la cual tiene un poderoso efecto comunicativo y que tambin transmite claros mensajes a las audiencias, los cuales ponen en evidencia el estado de nimo del expositor. Cuando el presentador mantiene una postura corporal adecuada a la importancia del acto de una presentacin en pblico, comunica una serie de mensajes que lo ayudan a lograr sus propsitos: Transmite seguridad y confianza. Es sumamente conveniente que las audiencias no se planteen dudas sobre la seguridad del presentador. Si el presentador emite con su cuerpo mensajes distintos a los que transmite con su voz, la audiencia quedar confundida. En la mayora de los casos la impresionar mucho ms lo que ve que el presentador dice con su cuerpo que lo que le oye decir con sus palabras. Frente a una audiencia, el presentador es el centro de la atencin. La audiencia est muy pendiente de todo lo que el presentador hace y dice. Cmo lo hace y cmo lo dice. Cuando el presentador maneja con propiedad su postura

corporal, comunica que domina correctamente el espacio en el que se desarrolla el espectculo de su presentacin. Los desplazamientos del presentador en ese mbito tienen un propsito definido. No son resultado de un estado incontrolable de nervios. La audiencia sabe diferenciar cundo es por lo primero y cundo por lo segundo. Una postura corporal balanceada, centrada en su eje, comunica solidez, confianza, poder. El uso correcto de sus desplazamientos y mantener siempre una postura corporal balanceada, permiten que el presentador consuma de manera provechosa la energa extraordinaria que genera el organismo cada vez que se encuentra frente a una audiencia. Para controlar su postura corporal, el presentador deber cumplir con los preceptos de una sencilla receta: Moverse en relacin armoniosa con el contenido del mensaje oral. Que lo que diga con sus desplazamientos comunique lo mismo que transmiten sus palabras. O que la calidad de esos desplazamientos no atraiga ms la atencin de la audiencia que el contenido de sus mensajes orales. Mantener el balance corporal a lo largo de la exposicin. Pararse sobre sus dos pies, no sobre uno y luego sobre otro de manera alterna y pendular de una frecuencia predecible. Elegir una postura erguida y centrada sobre el eje del cuerpo, cosa que transmite una conveniente sensacin de seguridad en la mente de los miembros de las audiencias, quienes perciben que estn siendo conducidos con propiedad hacia un destino anunciado y til. Es muy importante que el presentador se ubique en un lugar del recinto en el que se desarrolla la presentacin en el cual pueda establecer comunicacin visual fcilmente con todos los miembros de su audiencia. Que pueda ver con facilidad a todos los miembros de la audiencias y ser visto cmodamente por cada uno ellos. Recuerde hacer buen uso de sus herramientas personales para la comunicacin contundente Utilice siempre la visin, la voz, la expresin facial, la gesticulacin y la postura corporal para seducir a sus audiencias, disfrutar la presentacin y lograr sus objetivos. xito!